CONTRATO PARA LA PREPRODUCCIÓN, PRODUCCIÓN Y SUMINISTRO DE BOLETOS DE LOTERÍA INSTANTÁNEA

 Experiencia: El oferente debe tener al menos 20 (veinte) años de experiencia en la preproducción, producción y suministro de boletos de lotería instantánea en formato físico, de manera sostenida como parte de su giro ordinario durante dicho período. (ver apartado 3.5).
 Cartas de referencia: El oferente debe presentar 5 cartas de referencia que validen la prestación del servicio de preproducción, producción y suministro de boletos de Lotería Instantánea con Organizaciones de Loterías, sin incluir a la Junta. (ver apartado 3.5).
 Capacidad de Producción: Para ser considerado, el oferente debe garantizar a la Junta que tiene la capacidad de producir para la Junta al menos, y no limitado a, 25 millones de boletos de Lotería Instantánea anualmente. (ver apartado 3.5).

Nota. Ver apartado 3.1 del documento de Condiciones y Especificaciones Técnicas.

La preproducción, producción y suministro de boletos de Lotería Instantánea debe contar con las siguientes condiciones y/o requerimientos:
1. TAMAÑO DEL BOLETO
El oferente debe ofrecer boletos para emisiones de quinientos mil boletos exactos, 1 millón de boletos exactos, 1 millón quinientos mil boletos exactos, dos millones de boletos exactos y tres millones de boletos exactos, de acuerdo con el siguiente detalle: Tamaño (en centímetros)
5.08 X 10.16
6.096 X 10.16
7.62 X 10.16
10.16 X 10.16
12.192 X 10.16
15.24 X 10.16
20.32 X 10.16
30.48 X 10.16
Se aclara que 1 pulgada = 2,54 cm
En las dimensiones de los tamaños de los boletos solicitados en el cuadro anterior se permite un margen de tolerancia de +/- 1mm (un milímetro).
Además de las emisiones indicadas, el oferente puede ofertar para los tamaños requeridos emisiones menores a los 500 mil boletos exactos y superiores a los 3.5 millones de boletos exactos por juego.
2. Atributos obligatorios por centímetro cuadrado / por boleto
 Troquelado especial
 Múltiples escenas
 Prepicado especial (talón desprendible)
 Tinta fluorescente (color neón)
 Tinta holográfica (en la oferta, cada oferente deberá indicar el nombre comercial de la tinta holográfica que propone utilizar)
 Barniz boleto entero
 Látex transparente
 Color adicional al área de juego
 Color pastel
 Efecto relieve al tacto (en la oferta, cada oferente deberá indicar el nombre comercial del efecto relieve al tacto que ofrece)

Los oferentes en su oferta económica deberán establecer el precio por centímetro cuadrado por boleto para cada uno de los anteriores atributos.
Los oferentes podrán, en su oferta económica, cotizar de manera opcional atributos adicionales a los definidos como obligatorios en el presente pliego, siempre que correspondan a innovaciones o tendencias vigentes en el mercado internacional de lotería instantánea. Dichos atributos deberán detallarse técnicamente y cotizarse de forma desagregada por centímetro cuadrado por boleto, con el fin de contar con una referencia económica objetiva en caso de que la Junta valore su eventual incorporación.
La inclusión de estos atributos adicionales no modifica el objeto contractual ni constituye un requisito obligatorio para la admisibilidad de la oferta. Tampoco forman parte del sistema de evaluación de ofertas, en virtud de que pueden variar entre oferentes y no responden a una base homogénea de comparación.
La eventual implementación de alguno de estos atributos quedará sujeta a un análisis técnico, presupuestario y de conveniencia institucional por parte de la Junta, y su incorporación se realizará únicamente dentro de los límites y condiciones del contrato adjudicado, garantizando el respeto a los principios de igualdad, transparencia y seguridad jurídica.
3. CARACTERÍSTICAS Y MATERIAL DE IMPRESIÓN:
a. Colores:
Deben de utilizarse para la impresión del diseño del anverso de los boletos como mínimo 4 tintas y un solo color en el reverso. Las tintas deberán ser resistentes a condiciones normales de manipulación y almacenamiento propias del territorio nacional, incluyendo exposición a humedad ambiental, variaciones de temperatura habituales y contacto ocasional con agua o jabones comerciales, sin que ello afecte la legibilidad, seguridad o integridad del boleto.
a. Material de impresión:
El oferente debe presentar propuestas para boletos en:
 Para material de impresión (cartulina, cartón o similar) con un grueso de 10 o más puntos, el cual debe ser virgen, reciclable o biodegradable o ambas; el material y la impresión conjuntamente garanticen a la Junta que los datos impresos en el “área de raspar” estén adecuadamente protegidos contra falsificación o determinación de su texto, sea por el tipo de tinta y material de impresión usado o por otros medios seguros y eficaces. La tinta y los elementos de seguridad no deberán alterarse durante el proceso de remoción del material de raspar cuando este sea realizado mediante fricción manual ordinaria por parte del jugador, conforme al uso habitual del producto.

La impresión debe hacerse de tal forma que la tinta cubra el 100% del anverso del boleto. No deberá existir transferencia de tintas del anverso al reverso de los tiquetes o en páginas adyacentes y viceversa, por haber sido enrollados o apilados en hojas durante la impresión o el acabado final.
 Las medidas de seguridad impresas en los boletos deben garantizar y proteger a la Junta y público en general ante cualquier intento de alteración, imitación o visualización de los símbolos, números o figuras impresas en el área de juego bajo la capa protectora del boleto de la lotería Instantánea.
c. Capas protectoras:
Es requisito indispensable para la seguridad y mejor presentación de los boletos que estos tengan una capa de barniz transparente colocada sobre el 100% de la superficie del área de juego, aplicada después de realizada la impresión variable que determina los premios, de forma tal que la impresión quede sellada por esta capa transparente y se imposibilite su alteración, falsificación y la proteja contra manchas, humedad, alcohol, productos en base a hidrocarburos o daño al momento de descubrir o raspar el área de juego. Las películas de barniz deberán ser biodegradables, de base orgánica o, en última instancia, reciclables, no tóxicas. Sobre el barniz transparente se debe colocar el material protector que cubra el área protegida o de “raspar” correspondiente a los números y caracteres variables de los premios. Sobre la capa protectora del área de juegos o su equivalente debe imprimirse parte del diseño utilizado en cada boleto de lotería, utilizando también los cuatro colores básicos que se emplean en las artes gráficas. La impresión de los datos e imágenes deberá ser clara, legible y no se deberá correr o distorsionar.
d. Impresión Variable
La impresión variable de números y caracteres en los boletos debe ser hecha por un sistema controlado por computadora, preferiblemente por un sistema de “chorro de tinta”. Se prefiere la impresión de “alta resolución” (por ejemplo, aproximadamente 95 x 95 puntos por centímetro cuadrado), que permita leer la impresión de los datos relativos a los premios, a los símbolos de juegos y los códigos de barras y números de convalidación de premios.
Los datos variables impresos deberán estar perfectamente cubiertos por el material de raspar.
Micro perforaciones: Entre cada tiquete, a lo largo del borde horizontal, debe existir la posibilidad de incluir micro perforaciones que permitan separar los tiquetes una vez impresos.

Códigos de Barras: para el caso de la impresión de estos códigos como parte de los parámetros de identificación del tiquete, estos deberán cumplir con los requisitos mínimos definidos en la norma ANSI, su equivalente o su actualización en un futuro.
e. Empaque:
La cantidad requerida de boletos en cada libreta la Junta lo solicitará según lo requiera en cualquiera de las siguientes cantidades de boletos exactos para cada juego: 20, 25, 50, 75 o 100, los boletos deben estar plegados razonablemente al tamaño de cada boleto. Es decir, el plegado de los boletos deberá realizarse de forma ordenada y proporcional a sus dimensiones, procurando que la orientación del pliegue se adapte al diseño gráfico y estructural de cada juego. Y empacado en plástico transparente debidamente sellado.
Este plástico debe permitir que se identifiquen los números de control impresos sobre una plana de boletos sin abrir los paquetes o libretas.
Estos paquetes o libretas que contienen los boletos, se deben entregar empacados en cajas de cartón de tamaño adecuado según la práctica de cada fabricante, y estos a su vez deben venir en un embalaje que garantice la protección de los boletos y evitar su deterioro.
Todas las cajas deben venir marcadas en su exterior, indicando los números consecutivos del comienzo y el final de la serie de boletos que contiene, así como los excluidos. Además, deben venir, las cajas, en su exterior con un código QR que al leerse indique únicamente el número de la caja.
f. Numeración de libreta
Para fines administrativos y de seguridad, cada boleto debe contener un número único, comúnmente conocido como un número de libreta y de boleto, el cual debe estar situado en el reverso del boleto, en una posición definida y permanente y debe ser visible todo el tiempo. Este número debe ser impreso en código de barras y en caracteres numéricos (digitables en caso de no poder hacer la lectura en código de barras).
Estos números serán utilizados para controlar la distribución de los boletos a los vendedores y para control de almacenamiento.
4. CÓDIGO DE VALIDACIÓN DE LOS PREMIOS
Los boletos además deben tener un número único de verificación aleatoria y debe estar impreso totalmente dentro de la superficie protegida del juego, sea el área comúnmente conocida como de “raspar”, lo que permitirá a la Junta determinar si un boleto es ganador o no, y si es un ganador, el monto del premio que le corresponde.

Los boletos deben estar impresos con código de barras entrelazado 2 de 5 en el anverso (validación de premios) y en el reverso (inventarios), los cuales deben ser leídos por un mismo dispositivo lector de códigos.
El oferente debe indicar en su oferta una descripción detallada del proceso que debe seguirse para la validación de los premios y los procedimientos administrativos que deben adoptarse por la Institución para tales fines. Además la Junta se reserva el derecho de solicitar una presentación en las instalaciones de la Junta del proceso ofrecido en su propuesta para la validación de los premios, para lo cual debe tomar las previsiones del caso y contar con el software, hardware, muestras de boletos y cualquier otro equipo, sistema y/o requerimiento, necesario para llevar a cabo la demostración correspondiente.
a. Validación de los premios
El código de barras o cualquier otro sistema de validación automatizado, debe permitir la validación de los premios, mediante uno o dos procesos como máximo, según la Junta lo requiera, independientemente de su cuantía y el mismo debe estar cubierto totalmente dentro del área de juego, y que garantice confiabilidad, seguridad y agilidad en el proceso de validación de premios. El código de validación debe estar completamente cubierto bajo el látex.
Los detalles o especificaciones se establecerán en los “documentos de trabajo”.
Este número debe estar impreso en formato de código de barras entrelazado 2 en 5 en el anverso del boleto, además debe ser impreso en caracteres numéricos (digitables en caso de no poder hacer la lectura con el lector de código de barras). O cualquier otro código de barras que la Junta decida utilizar.
b. Inventarios
El código de barras debe permitir la lectura para determinar:
• Número de juego numérico.
• Número de libro o libreta numérico.
• Número de boleto numérico.
Las libretas de Lotería Instantánea deberán contener un código de barras leíble, que brinde el número de sorteo y los números de tiquetes automatizados que cada libreta contiene con el fin de crear una facilidad a nivel del sistema automatizado, en la que los cajeros despachadores de todo el país, puedan escanear dicho código y descargar la lotería, y así evitar errores por mal descargo.
Las cajas de libretas, deberán indicar externamente, la cantidad de libretas que contienen, además de indicar si son continuas o poseen tiquetes excluidos.

5. PATRONES DE TRAMA
-Los tiquetes deberán tener impreso un patrón de Benday (líneas curvas que cruzan el área de juego) en las áreas de juego del tiquete, con el propósito de evitar la posibilidad de 16 falsificación de un premio. Dentro de cada pliego de impresión se deberán emplear patrones Benday distintos para cada tiquete. Cada símbolo de juego deberá cruzar al menos una línea del patrón.
Color del área de Juego: La información variable que aparece en las áreas de juego del tiquete se imprimirá sobre un fondo de color que garantice la seguridad de la información variable impresa sobre de ella, sin afectar la legibilidad de la misma.
Colores de Bajo impresión: El tinte o color de base, deberá ser lo suficientemente claro para que los datos variables de juego sean flexibles, para brindar un buen contraste con los colores de sobre impresión que ayuden a evitar posibles atentados al tiquete, entendiéndose a cualquier tipo de fraude por parte de los jugadores.
Capa de látex: Deberá colocarse una capa desprendible, ya sea de látex o cualquier otro material expuesto, sobre el barniz transparente para cubrir el área protegida correspondiente a los números y caracteres variables (premios y códigos de validación).
-Sobreimpresión (capas de seguridad) mínimo 5 tintas sobre fondo blanco (el blanco no cuenta como tinta). Con calidad fotográfica sobre el látex.
El material de raspar debe ser de un material que se mantenga en buen estado en condiciones de almacenamiento naturales por al menos un año después de su producción, deberá ser opaco, de elastómero y deberá tener mínimo la calidad necesaria para:
Impedir ver los números o figuras impresas debajo del área cubierta por este material ya sea por medios físicos, mecánicos, eléctricos o electrónicos o de cualquier otra índole.
Asegurar su adherencia y permanencia sobre la superficie del tiquete.
Imposibilitar el “levantar” y “reponer” la capa de látex ya sea por medios físicos y/o mecánicos. No dañarse por motivos meteorológicos o verse liso y sentirse suave al tacto.
-Ser fácilmente removible con un grado de resistencia razonable al ser raspado con artículos comúnmente utilizados para este fin, típicamente monedas.
- La capa de raspado deberá ser removible mediante fricción manual, con una resistencia aproximada equivalente a un rango de entre 25 y 75 gramos de presión, garantizando que el material se desprenda de manera uniforme y controlada. En caso de fragmentación del material al removerse, esta no deberá generar polvo ni residuos finos que puedan afectar la experiencia del jugador o la legibilidad del boleto.
-No causar irritación química o dermatológica alguna, en caso de reclamos por parte de los clientes, la empresa proveedora deberá hacerse responsable.
-Resistir al manejo normal de envío y distribución de los paquetes de boletos y manipulación de los mismos.
El material de raspar deberá:
Aplicarse sobre el área de despliegue, cubriendo por completo el área del juego, sin rebasar el borde de sobreimpresión.
Estar definido y uniforme el borde entre el área de raspar y la parte descubierta del tiquete.
Tanto el área de datos variables, como el área de seguridad, serán zonas cubiertas de acuerdo con lo descrito en los puntos específicos.
La(s) capa(s) deberá(n) estar libre(s) de vacíos y rayas detectables a simple vista y no tendrán huecos o marcas que dificulten la detección de tiquetes falsificados.
6. PROCESO DE PRODUCCIÓN Y SEGURIDAD
a. Descripción en forma amplia y detallada de todo el proceso de producción de los boletos y los mecanismos de seguridad utilizados e incorporados en los mismos. Tal descripción puede realizarse por medio de un flujograma o mediante un documento donde se detalle todo el proceso. Este requisito puede ser ampliado mediante la inclusión en la oferta de folletos, descripciones y otros documentos emitidos o publicados por el oferente.
b. Se compromete en su oferta que contratará una empresa auditora especializada que realizará la auditoría las cintas de computadora (que contienen la información para la impresión y producción de los boletos) que se usarán para producir los boletos de lotería instantánea. Esta auditoría debe garantizar la integridad, confidencialidad y autenticidad de los datos contenidos en las cintas, asegurando la correcta generación e impresión de los boletos conforme a las especificaciones técnicas establecidas. El adjudicatario deberá remitir un reporte o informe detallado a la Junta de Protección Social, certificando que las cintas han sido revisadas y cumplen con los estándares establecidos, asegurando así la transparencia y confiabilidad del proceso de producción.

La empresa auditora que contrate el oferente no debe tener ninguna relación con la empresa ofertante, es decir, debe ser una empresa ajena al ofertante, y esta última será quien suministre a la Junta los resultados de la auditoria solicitados en este apartado.
c. Compromiso a introducir las medidas de seguridad que la tecnología vaya desarrollando con el transcurso del tiempo.
d. Detallar que el proceso de impresión del oferente, incorpora dispositivos de monitoreo computadorizados para asegurar los registros.
e. El oferente deberá indicar la metodología de impresión que empleará en el proceso de producción de los boletos de lotería instantánea, detallando los procedimientos, tecnologías y controles de calidad y seguridad utilizados.
La metodología deberá garantizar:
Un alto grado de calidad gráfica, incluyendo resolución, nitidez, fidelidad de color y durabilidad del material impreso.
La incorporación de elementos de seguridad como tintas especiales, micro textos, códigos de data, marcas de agua, hologramas u otros mecanismos que dificulten la falsificación.
La consistencia en la producción, demostrada mediante certificaciones de calidad (por ejemplo, ISO 9001), controles estadísticos de procesos o auditorías internas.
El oferente deberá presentar documentación técnica que respalde la metodología propuesta, incluyendo fichas técnicas, certificaciones, ejemplos de productos similares y evidencia de cumplimiento de estándares internacionales de impresión y seguridad.
Señalar los métodos de producción utilizados que incluyen revisiones de control de calidad en cada etapa de la producción, desde la recepción de las materias primas hasta los boletos terminados.
f. Proporcionar y detallar el plan de seguridad con que se cuenta en la planta de impresión, sus instalaciones y en el transporte de los boletos hasta que estos pasen a poder de la Junta. Si lo solicitado en este punto reviste de carácter confidencial para el oferente, este deberá justificar técnicamente el por qué lo considera confidencial y proporcionar lo solicitado a la Junta de Protección Social por medio de SICOP, en apego a lo estipulado en artículo 118 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

g. El oferente deberá aportar información técnica que permita a la Junta verificar su capacidad operativa y productiva para atender los requerimientos establecidos en el pliego de condiciones, incluyendo la infraestructura productiva disponible y el control efectivo sobre los procesos de fabricación. Esta información no constituye un requisito adicional a la manifestación de voluntad implícita en la presentación de la oferta, sino un insumo técnico para el análisis de riesgo y planificación contractual.
Debe describir:
 Programa general de fabricación aplicable al suministro ofertado.
 Fases del proceso productivo.
 Capacidad instalada disponible para la producción de boletos de lotería instantánea.
 Ubicación de las plantas donde se realizará la producción.
 Régimen de propiedad o control sobre dichas plantas (propias, arrendadas o bajo otra modalidad contractual), detallando el nivel de control operativo que ejerce sobre maquinaria, personal y procesos.
 Mecanismos de control de calidad y seguridad en la producción.
 Cualquier otra información relevante que evidencie continuidad operativa.
h. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 48 de la Ley General de Contratación Pública, el oferente deberá declarar expresamente que los materiales, procesos y servicios ofrecidos cumplen con las especificaciones técnicas establecidas en este pliego, particularmente en lo relativo a estándares de seguridad, calidad y control en la producción de boletos de lotería instantánea.
7. CARACTERÍSTICAS DE SEGURIDAD CONTRA FALSIFICACIÓN:
a. Los boletos, en su impresión, deben reunir condiciones especiales de seguridad que garanticen su validez y confiabilidad ante cualquier intento de alteración o imitación, que impidan visualizar los números o símbolos que indiquen el premio impreso en el anverso. Para lograr lo anterior, el oferente debe indicar en forma detallada las medidas de seguridad utilizadas contra la falsificación y/o alteración.
b. La Junta puede verificar en las propias instalaciones del fabricante las condiciones y mecanismos de seguridad ofrecidos, para lo cual puede efectuar las visitas que considere necesarias y en el momento en que lo estime pertinente. Asimismo, la Junta puede designar uno o varios representantes para que verifiquen en la propia fábrica el control de calidad y la seguridad en el proceso de producción de los boletos de lotería.
8. DISTRIBUCIÓN DE PREMIOS:
a. La designación de los premios en los distintos juegos debe realizarse a través de un proceso computarizado de manera que se cumpla la programación y estructura aprobada previamente por la Junta.
b. La impresión de los boletos debe llevar implícita en la edición, la distribución exacta de los premios previamente aprobados por la Junta Directiva.
9. SISTEMA DE INFORMACIÓN:
Los archivos de información solicitados en este apartado deben ser entregados por cada juego producido. La información correspondiente a los archivos de inventario, archivos de validación de premios y archivos de totales deberá remitirse mediante un sitio seguro de transferencia de información encriptada.
La organización de los archivos solicitados debe ser como sigue:
Archivo de totales que contenga, lo siguiente:
JJJJCCCCLLLBBBIIIFFFTT donde
 J es el Número de juego
 C es la Cantidad de Cajas por Juego
 L es la Cantidad de Libros por Caja
 B es la Cantidad de Boletos por Libros
 I es el número de secuencia inicial de numeración de los boletos por libro
 F es el número de secuencia final de numeración de los boletos por libro
 T es el registro de terminación.
Archivo de inventario que contenga lo siguiente:
JJJJCCCCLLLLLTT
 J es el Número de juego
 C es en Numero de caja
 L es el Número de libro
 T es el registro de terminación

Archivo de validación de premios
JJJJVVVVVVVVPPPTT donde
 J es el Número de Juego
 V es el Número de Validación
 P es el tipo de premio, mismo que debe estar asociado a una descripción del premio en el archivo de plan de premios
 T es el registro de terminación
Archivo de Plan de Premios
PPPXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXTT donde
 P es el tipo de premio
 X es la Descripción del Monto del Premio en Efectivo o en Especie (para los casos en que consiste en premios distintos a dinero en efectivo)
 T es el registro de terminación
Archivo de Validación de Boletos No Ganadores
JJJJVVVVVVVVTT donde
 J es el Número de Juego
 V es el Número de Validación
 T es el registro de terminación
10. CODIGO DE BARRAS
a. El código de barras del inventario debe tener el siguiente formato JJJJLLLLLBBB00 donde:
 J es el Número de Juego
 L es el Número de libro
 B es el Número de boleto
 0 es relleno
Nota: Esta información debe venir impresa en la parte posterior (reverso) del boleto en código numérico e igualmente representado por medio de un código de barras.
b. El código de barras de validación debe tener el siguiente formato JJJJVVVVVVVV donde:

 J es el número de juego
 V es el Número de Validación
Esta información debe venir impresa en la parte frontal (anverso) del boleto con un código numérico e igualmente representada por medio de un código de barras, el cual debe venir impreso en el área de juego y se permite al descubierto el número de juego y bajo la capa protectora de látex el número de validación, de forma tal que pueda ser leído por el lector de código de barras en un solo proceso. El código de barras deberá cumplir con las normas ANSI, garantizando su correcta lectura mediante dispositivos lectores utilizados por la Junta. El oferente se compromete a coordinar previamente con el Departamento de Tesorería y el Departamento de Tecnologías de Información la realización de pruebas técnicas de validación, a fin de asegurar la compatibilidad del código ofrecido con la infraestructura tecnológica existente en la Junta.
En caso de que se requiera algún ajuste técnico menor para garantizar dicha compatibilidad, este deberá ser asumido por el oferente sin costo adicional para la Administración y sin que implique la modificación sustancial del objeto contractual.
11. ALMACENAMIENTO DE JUEGOS
Los oferentes, en su oferta económica deben ofertar el almacenamiento de juegos de Lotería Instantánea producidos, en las bodegas del oferente, e indicar en su oferta económica el costo mensual de almacenamiento según la cantidad de juegos que requiera la Junta almacenar.
En la oferta económica debe indicar las medidas de seguridad que ofrece en cuanto al almacenamiento de juegos, que incluya como mínimo:
 Vigilancia permanente mediante personal de seguridad o sistemas electrónicos.
 Control de acceso restringido a personal autorizado.
 Monitoreo por circuito cerrado de televisión (CCTV) con grabación continua.
 Sistemas de alarma contra robo.
 Protección contra incendios.
El oferente deberá garantizar que las medidas de seguridad aplicables al almacenamiento de los juegos se mantendrán activas durante todo el período en que estos permanezcan bajo su custodia, debiendo, además, declarar expresamente en su oferta que asume en un cien por ciento el riesgo derivado del almacenamiento de los juegos.
La Junta, por un tema de espacio en sus bodegas en San José, Costa Rica, será quien determine cuántos juegos y por cuánto tiempo contratará el almacenamiento de juegos, es decir, según necesidad institucional.

El Oferente debe detallar cada uno de los precios en la matriz en Excel que se incorpora a SICOP. Y el monto total que resulte de la suma de las 744 líneas indicarlo en SICOP.
El oferente deberá aportar una estructura de precios para el presente procedimiento.

ESTRUCTURA DE PRECIO PORCENTAJE MONTO
Costos Directos
Costos Indirectos
Imprevistos
Utilidad
TOTAL
NOTA: CON CADA REQUERIMIENTO DE LA PROPUESTA DEBE INDICAR SI EL SERVICIO ES PROPIO O SUBCONTRATADO O BIEN QUE PORCENTAJE DEL REQUERIMIENTO SE ESTABLECERÍA BAJO DICHA MODALIDAD, esto considerando lo indicado en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública y artículo 133 de su Reglamento sobre el porcentaje de subcontratación.
En cuanto a la subcontratación, el oferente puede subcontratar hasta un 50% del monto adjudicado, según lo establece el artículo 133 del RLGCP y que al igual que el oferente, el subcontratista debe tener en el registro de proveedores de SICOP la declaración jurada del artículo 29 de la LGCP.
Cabe mencionar que será responsabilidad del contratista las subcontrataciones que realice. Además, que junto con la propuesta se aportará un listado de las subcontrataciones. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas la persona física o jurídica con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en el costo total de la oferta.
*Se le recuerda la obligación de leer y atender aquellos aspectos que se encuentran establecidos en el apartado del pliego de condiciones denominado condiciones generales 2026, mismo que se adjunta al pliego de condiciones en la plataforma SICOP.

1. GENERALIDADES

1.1. Serán oferentes todas aquellas personas que presenten sus ofertas en forma electrónica por medio del Sistema Integrado de Compras Públicas, actuando por sí mismo o por medio de un representante.

1.2. Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, el oferente admite:

1.2.1. Conocer completamente las condiciones del concurso, sus aclaraciones y/o modificaciones, y que acepta todos los términos y condiciones que en ellos constan.

1.2.2. Cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social de sus trabajadores y que el contrato que se llegue a suscribir entre las partes no generará responsabilidad alguna para la Administración, en cuanto a dichos rubros.

1.2.3. Someterse a la jurisdicción y a los tribunales nacionales.

1.3 Es deber del oferente revisar y mantener al día las declaraciones juradas de cumplimiento obligatorio del proveedor/oferente en el registro oficial de proveedores en el Sistema digital unificado (SDU) Ver consideraciones adicionales a este punto en el anexo 1 de este documento.

1. OFERTAS ELECTRÓNICAS

2.1. Toda oferta deberá ser elaborada y presentada en el Sistema Integrado de Compras Públicas, a más tardar a la hora y fecha indicada en el pliego de condiciones como cierre de recepción de ofertas.

2.2.  La oferta estará compuesta por las partes y documentos que sean necesarios, de acuerdo con lo solicitado en el pliego de condiciones, sin que por ello pierda la característica de unicidad e integridad, en los casos cuando se aporten manuales o documentación técnica, de conformidad con el artículo 123 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública.

2.3. En los casos cuando se aporten manuales o documentación técnica que no esté disponible en documento electrónico o no cuente con firma digital certificada, este se debe incluir como un archivo en el PDF o GIF.

2.4. La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante deberán presentarse en idioma español, salvo que en el Pliego de condiciones se permitan otros idiomas con la traducción debidamente consularizada o se acepte una traducción libre de su texto lo cual es de entera responsabilidad del oferente por algún error o inadecuada interpretación.

2.5. El oferente deberá tener una cuenta domiciliada, cuenta que utilizará para realizar el pago del monto correspondiente a cualquier otro emolumento, en lo que proceda, así como los depósitos o transferencias en efectivo correspondiente a garantías de cumplimiento.

2.6. El acto de apertura de las ofertas se realizará mediante el Sistema Integrado de Compras Públicas, en la fecha y hora establecida en el pliego de condiciones.

2.7. Los oferentes podrán efectuar observaciones al acto de apertura de ofertas en forma electrónica por medio del Sistema Integrado de Compras Públicas dentro del plazo de una hora posterior a la publicación de la apertura.

2.8. Todas las unidades de medidas que se utilicen en la oferta deben estar dadas en el Sistema Internacional (S.I.) de Pesos y Medidas.

2.9. El oferente está obligado a cotizar todo el objeto, salvo que se trate de partidas independientes entre sí, en cuyo caso podrá cotizar en las de su interés, sin que sea necesario que el pliego de condiciones lo autorice. No se permite la cotización parcial de una línea.

2.10. Oferta Base y Ofertas Alternativas.

2.10.1. La oferta base es aquella que cumple con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones (Condiciones Generales, Condiciones Particulares y Especificaciones Técnicas).

2.10.2. En el pliego de condiciones se indicará cuando se aceptan ofertas alternativas, se entenderá por oferta alternativa una propuesta distinta a la definida en el pliego de condiciones, respetando el núcleo del objeto y la necesidad a satisfacer, que puede ser conveniente y oportuna para la entidad. La Institución en la sección [5. Oferta] del pliego de condiciones indicará la cantidad máxima de ofertas base y alternativas que se permitirán y conforme al artículo 125 inciso b) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

2.10.3. Cantidad de Ofertas: Para efectos de presentar varias ofertas, el oferente deberá registrarlas de forma separada en el Sistema Integrado de Compras Públicas. Para presentar ofertas alternativas, cuando sean permitidas, se deberá seleccionar el campo “Tipo de Oferta”, la opción “Alternativa”.

2.11. Cuando la Institución requiera muestras del producto a ofertar, en la sección [11. Información, bien, servicio u obra] en el detalle de línea del pliego de condiciones se indicará cómo se llevará a cabo la entrega, la custodia, el análisis y la devolución de las muestras.

2.12. Ofertas en consorcio.

2.12.1 En caso de ofertas en consorcio todas las partes del consorcio deberán cumplir con los requerimientos mínimos de experiencia en el área de su competencia en forma individual, según lo indicado en el pliego de condiciones para el oferente, se deberá indicar específicamente el área en que participará dentro del consorcio según lo dispone el artículo 125 inciso d) del Reglamento a la Ley de Contratación Pública y deberán aportar el acuerdo consorcial referentes a este tema.

2.12.2 En el análisis de la oferta se considerarán para cada consorciado solo los aspectos que corresponden al área de competencia, según lo indicado en el acuerdo consorcial, la información aportada por las empresas será contabilizada una sola vez, los plazos y experiencias siempre que hayan sido positivas. Cada parte del consorcio deberá cumplir con el mínimo requerido en el pliego de condiciones para el trabajo que ofrece realizar, según el área de competencia establecida en el acuerdo consorcial. Para el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad al menos una de las empresas en el consorcio deberá cumplir con el mínimo de Admisibilidad, en caso de experiencia adicional se contabilizará la que tenga mayor cantidad admisible, pero no se sumarán entre ellas.

2.13 Cuando existan discrepancias o contradicciones entre las especificaciones técnicas que se adjunten al expediente electrónico de la contratación, en relación con los formularios del Sistema Integrado de Compras Públicas o la ficha en el catálogo del bien, servicio u obra creado en Sistema Integrado de Compras Públicas, para todos los casos prevalecerá sobre cualquier aspecto; lo que indique el documento que se anexe denominado como especificaciones técnicas. En caso de duda el oferente debe solicitar la aclaración correspondiente dentro del plazo habilitado para tal efecto, por lo que no son de recibo aspectos que debieron dilucidarse previo a la consolidación del pliego de condiciones de la contratación.

2.14 La oferta económica debe ser acorde con los requerimientos y especificaciones técnicas contenidas en el pliego de condiciones electrónico y los documentos complementarios a este.

2.15 Cuando del objeto producto de la contratación disponga la obligación de estar inscrito en el Colegio Profesional respectivo, el oferente físico o jurídico debe acreditar esa condición, además de cumplir con los requisitos que sean establecidos para el ejercicio de su profesión.

2.16 Conforme lo dispuesto en el artículo 94 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, la experiencia será considerada siempre que esta haya sido positiva y para todos los efectos debe cumplir con el punto 2.15 de este documento, o sea contará a partir y durante el periodo en que haya cumplido con esta disposición legal.

2.17. Documentos confidenciales de las ofertas

2.17.1 La excepción a la publicidad de la información se encuentra contenida en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública, No.9986; así como en el artículo 30 de su Reglamento.

2.17.2. En caso de que un participante considere que existen datos en su oferta con excepción a la publicidad, deberá separar esa información en ARCHIVOS INDEPENDIENTES, para luego INDIVIDUALMENTE categorizar esos documentos como “CONFIDENCIALES” dentro del sistema digital unificado.

2.17.3. El oferente deberá argumentar sobre los motivos que lo llevan a clasificar sus documentos como confidenciales, haciendo señalamiento claro del sustento jurídico por los cuales realiza esta excepción.

2.17.4. En caso de que el oferente NO cumpla con lo anteriormente señalado o que esta administración, tras realizar la evaluación pertinente, considera que dichos archivos NO merecen la condición de CONFIDENCIALIDAD, se procederá dentro del plazo establecido en la normativa supra citado a cambiar a un estatus de “PÚBLICO” todos aquellos documentos involucrados en esta gestión.

1. ESTRUCTURA DEL PRECIO OFERTADO

3.1 Conforme lo dispone el artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública y 102 de su Reglamento para contratos de servicios y obras, debe presentar el desglose de la estructura del precio. Sin embargo, la Institución se reserva el derecho de requerirlo en otros objetos contractuales que así lo considere. En aquellos casos que el precio ofertado sea en más de una moneda, el oferente deberá presentar la estructura de precio correspondiente a cada una de ellas.

En los contratos en los que procede la aplicación del reajuste o revisión de precios, de conformidad con lo regulado en los artículos 107, 108 y 109 Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, el oferente deberá aportar la información de los índices oficiales de precios y costos asociados con los costos directos e indirectos de la estructura de precio. Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio de oferta y los valores absolutos de la estructura de precio.

En caso de que no exista un índice oficial para determinado costo directo, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y aportar la documentación pertinente a efectos de que las partes puedan aplicar el método contemplado en los artículos 107, 108 o 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, según corresponda. Sino existe un índice oficial para determinado costo indirecto, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y podrá proponer un índice oficial general de precios para el reajuste o revisión de dicho costo.

Para lo anterior se deberá disponer con información desde la elaboración de la oferta con la documentación idónea como factura proforma de la compra o adquisición del insumo o servicio, en caso de solicitud de ajuste por método analítico documental el contratista debe brindar a la administración la factura de compra donde se visualice al menos la siguiente información:

• Fecha de la emisión de la factura de compra
• Nombre y razón social del proveedor y comprador
• Información contacto del proveedor
• País de origen del proveedor del insumo o servicios
• Descripción y características principales del insumo o servicio
• Precio unitario concordante con la moneda en que se presenta el precio ofertado
• Costos desagregados, tales como pero no limitados a transporte, flete, seguros e impuestos.

Asimismo, el contratista deberá aportar la documentación probatoria (depósito o transferencia) que acredite el pago de la compra o la adquisición del insumo o servicio, que da sustento a la factura presentada.

La Institución podrá solicitar cualquier información o documentación adicional que considere necesaria para resolver la solicitud.

La fórmula de estructura del precio deberá estar compuesta al menos de la siguiente manera:

Costos directos (mano de obra +insumos u otros): Son los costos que involucran lo esencial y lo sustantivo del objeto de la contratación.

Costos indirectos (gastos administrativos): Son los costos accesorios y necesarios para poder desarrollar lo esencial y sustantivo que persigue la relación contractual, pueden ser muy diversos.

Imprevistos: Son los costos asociados a posibles costos originados en contingencias naturales, económicas y humanas, que quedan bajo la responsabilidad del contratista y que ni fueron previstos dentro de los costos del precio.

Utilidad: Es el beneficio que persigue lograr el contratista al celebrar un contrato administrativo que se calcula considerando el tipo de trabajo, el esfuerzo para llevarlo a cabo, el riesgo intrínseco en el negocio, la inversión que el contratista realizará para ejecutarlo, etc.

P= % CD + % CI + % I + % U

P= 100%

3.2 Presupuesto detallado. Según el artículo 103, del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública, el adjudicatario, una vez el acto adquiere firmeza, debe presentar en un lapso no mayor a ocho días hábiles el presupuesto detallado. De no ser presentado en dicho tiempo, se procederá con el acto de declaratoria de insubsistencia según lo indicado en dicho artículo.

Según aplique en cada rubro, es necesario que se indiquen las cantidades y costos, así como que se especifiquen las unidades de medida que correspondan. Adicionalmente, se podrán contemplar otros costos directos e indirectos que afecten el precio ofertado

El Presupuesto Detallado debe contener al menos los siguientes elementos:

1. COSTOS DIRECTOS: Son los costos que involucran lo esencial y lo sustantivo del objeto de la contratación.

Debe considerar como mínimo los recursos de materiales, mano de obra con el detalle de cargas sociales (considerar los porcentajes mínimos de Ley vigentes al momento de presentar la oferta), equipos y maquinaria e identificación de los subcontratos.

1. COSTOS INDIRECTOS: Son los costos accesorios y necesarios para poder desarrollar lo esencial y sustantivo que persigue la relación contractual, pueden ser muy diversos. Ejemplo los gastos administrativos.

1. IMPREVISTOS: Son los costos asociados a posibles costos originados en contingencias naturales, económicas y humanas, que quedan bajo la responsabilidad del contratista y que no fueron previstos dentro de los costos del precio.

1. UTILIDAD: Es el beneficio que persigue lograr el contratista al celebrar un contrato administrativo que se calcula considerando el tipo de trabajo, el esfuerzo para llevarlo a cabo, el riesgo intrínseco en el negocio, la inversión que el contratista realizará para ejecutarlo.

El Presupuesto Detallado debe presentarse bajo el siguiente orden, no obstante, el adjudicatario podrá adecuarlo de la mejor forma en que se ajuste al objeto contractual del presente pliego:

Como referencia se presenta un cuadro resumen de los componentes mínimos respecto al rubro de mano de obra que debe incluirse en el presupuesto detallado:

CCSS

OTRAS INSTITUCIONES

LEY DE PROTECCIÓN AL TRABAJADOR (LPT)

RESUMEN

3.3      Ofertas con componentes internacionales. Asimismo, queda entendido que, en el caso de ofertas en moneda extranjera, la Junta de Protección Social realizará el ajuste de precios, solamente sobre los costos de los insumos importados; a tales efectos, el oferente que disponga cotizar en moneda extranjera o que requiera de insumos importados para cumplir con su oferta, deberá incorporar una lista con el desglose de los insumos nacionales e importados y su costo.

Además, a efectos de que se proceda con el ajuste de precios en tal caso, el contratista deberá acreditar, en su solicitud de ajuste, que es importador directo del insumo con respecto al cual han variado los costos; deberá aportar también una certificación apostillada del índice de precios del país de origen del bien que acredite la variación del costo del insumo sobre el que sustenta su reclamo.

El pago del ajuste para este rubro se realizará al tipo de cambio de venta del día en que se presenta la solicitud de ajuste ante la Junta de Protección Social, de acuerdo con el tipo de cambio establecido para esa fecha por el Banco Central de Costa Rica.

La Junta de Protección Social no ajustará la utilidad prevista ni los precios cotizados en moneda extranjera, con excepción de lo indicado en el párrafo anterior. Tampoco serán ajustables las variaciones en los precios producto de la variación del precio de la divisa en que se cotizó con respecto al colón.

3.4 Revisión de precios

El oferente deberá indicar en su oferta la fórmula aplicable para la revisión de precios en caso de cotizar en colones.

En materia de revisión de precios para la presente contratación, aplicará las disposiciones establecidas en el artículo 43 de la LGCP y los artículos 102, 103, 107 y 109 del RLGCP en lo atinente, y lo establecido en el Transitorio IX del mismo reglamento.

1. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

4.1. Garantías de cumplimiento deben de ser rendidas en forma electrónica, podrán rendirse en cualquier moneda extranjera o bien en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día anterior a la suscripción del contrato. el contratista está obligado a mantener actualizado el monto de la garantía.

4.2. La garantía de cumplimiento deberá estar vigente por el plazo indicado en la sección [4. Garantías] del pliego de condiciones o en su defecto hasta por el plazo de dos meses adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva del objeto contractual.

4.3. La Garantía de Cumplimiento será devuelta al contratista en el plazo indicado en las condiciones particulares del Pliego de condiciones o en su defecto dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el contrato, comprobado mediante documento suscrito por el Administrador del Contrato debidamente justificado.

4.4. En el caso de que la Institución se viera obligada a ejecutar la garantía antes del vencimiento del contrato, el contratista rendirá una nueva, de manera que el contrato en todo momento quede garantizado hasta su ejecución total. En caso de no rendir la nueva garantía, será motivo suficiente para resolver el contrato.

4.5. Es una obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento mientras no se haya recibido el objeto del contrato. Si un día hábil antes del vencimiento de la garantía, el contratista no ha prorrogado su vigencia, la Administración podrá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso el contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva.

4.6. En ofertas conjuntas cada oferente podrá respaldar solo el componente que cotiza o aportar una garantía para todo el monto ejecutable indistintamente de quien incumpla.  En ofertas en consorcio se presentará una única garantía.

4.7. El monto o porcentaje de la garantía de cumplimiento y colateral, así como su vigencia se establecerán en la sección [4.Garantias] del Pliego de condiciones.

4.8. Las garantías deberán rendirse por medios electrónicos, de acuerdo con lo establecido en artículo 111 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública No 43808-H.

4.9. Cuando se trate de una garantía de cumplimiento o colateral otorgada mediante un depósito de bono de garantía, el obligado, para rendir la garantía electrónica deberá acudir a una entidad emisora de este tipo de garantías. La entidad garante deberá transmitirla al Sistema Integrado de Compras Públicas en el mismo acto de su emisión.

4.10. Cuando la garantía de cumplimiento se rinda mediante certificados de depósito a plazo, bonos del Estado y sus Instituciones y cheques certificados o de gerencia de un banco del Sistema Bancario Nacional, el obligado deberá entregar estos valores al banco asignado para este efecto en las condiciones particulares del pliego de condiciones para que dicha entidad se encargue de su custodia y la transmisión de la garantía electrónica correspondiente

4.11. Cuando la garantía de cumplimiento se rinda mediante dinero en efectivo, el obligado, utilizando el Sistema Integrado de Compras Públicas deberá transferir el dinero a una cuenta domiciliada de la Institución.

4.12. Cuando el acto final del procedimiento quede en firme, el proveedor debe otorgar la garantía de cumplimiento dentro de los cuatro días hábiles posteriores a este acto. Podrá valorarse ampliar el plazo, con la debida justificación; en la misma cantidad de días que se brindaron para otorgar la garantía de cumplimiento.

4.13 De no emitir la garantía de cumplimiento de acuerdo con el punto 4.12 de estas condiciones y debidamente prevenido el proveedor, la Institución iniciará el procedimiento previsto en el artículo 52 de la LGCP, además de las eventuales sanciones que se establezcan.

1. NORMAS DE CALIDAD

5.1.   Cuando se trate de la adquisición de bienes, el oferente, deberá indicar las normas bajo las cuales se fabricarán los bienes o servicios ofrecidos. Cualquier discrepancia con lo especificado por la Administración, en cuanto a estas normas, deberá ser indicada por el Oferente agregando la norma a utilizar y la equivalencia con las normas que la Administración indicó en el Pliego de condiciones. Donde quiera que se mencione una norma o especificación, debe entenderse que se aceptará, a criterio exclusivo de la Administración, cualquier otra internacionalmente reconocida que garantice una calidad igual o superior a lo estipulado.

5.2   Conforme con el artículo 4° de la Directriz No. 011-MINAE publicado en la Gaceta No. 163 del 26 de agosto de 2014, los suministros y equipos que se ofrezcan a la Institución deben cumplir con la presentación del certificado de producto emitido por un Organismo de Certificación Acreditado o reconocido por el Ente Costarricense de Acreditación, que demuestre el cumplimiento de los requisitos de eficiencia energética establecidos en la directriz señalada.

1. MARCAS DE FÁBRICA

6.1 Tratándose de la adquisición de bienes, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales, o marca, ello se hará a manera de referencia. Únicamente podrá ser estricta la aplicación de estas referencias cuando se trate de repuestos genuinos o la fabricación de piezas que por su aplicación dentro del proyecto pueda tener el carácter de "especial".

1. CONVERSIÓN DE MONEDAS

7.1 En caso de recibir propuestas en distintas monedas, y únicamente para efectos del estudio comparativo de precios de las ofertas, el Sistema Integrado de Compras Públicas las convertirá a una misma moneda aplicando el tipo de cambio de referencia para la venta en dólares norteamericanos, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la apertura de ofertas.

1. INFORMACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA

8.1 Toda oferta deberá suministrar la información completa y suficiente que permita su análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación. Cuando se trate de la contratación de obras y servicios el oferente deberá indicar en la sección [Información de bienes servicios u obras] el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. Ver lo indicado en el punto 3. de este documento de condiciones generales.

1. ESTUDIO COMPARATIVO, ADJUDICACIÓN Y PRECIO RAZONABLE

9.1. La Institución se reserva el derecho de adjudicar el concurso a uno o más oferentes en forma total o parcial, por partidas según lo indicado en el pliego de condiciones.

9.2. En caso de que al concurso no se presenten ofertas o las que lo hicieren no se ajusten a los requerimientos sustanciales la Administración declarará infructuoso el concurso.

9.3. Cuando, existiendo ofertas elegibles, pero por razones de interés público no se recomienda adjudicar, la Administración mediante acto motivado declarará desierto el concurso.

9.4. La Institución se reserva el derecho de adjudicar al segundo mejor oferente en caso de declarar insubsistente el concurso.

9.5. Si la oferta ganadora del concurso presenta un precio menor al monto presupuestado, la Institución se reserva el derecho de adjudicar una mayor cantidad de bienes o servicios si la necesidad así lo justifica.

9.6 De conformidad con el artículo 96 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y si el único factor de evaluación es precio; la Institución valorará las tres propuestas de menor precio. Cuando se incorporen elementos de evaluaciones adicionales al precio que requieran una evaluación particular o cuando la Administración determine en forma razonada que no resulta conveniente su aplicación, se podrá evaluar al menos dos ofertas con el fin de generar eficiencia y transparencia en el proceso.

9.7 Para cada procedimiento conforme lo dispuesto en el artículo 44 RLGCP se definió en base al sondeo o estudio de mercado incorporado en la decisión inicial o pliego de condiciones las bandas o rangos entre los cuales podrían variar los precios del objeto contractual. Esta desviación será analizada, de tal manera que los montos ofrecidos que superen las bandas superior o inferior, eventualmente las plicas podrían ser consideradas inelegibles, posterior al análisis que se realice por la parte técnica.

1. EL ACTO DE ADJUDICACIÓN, LA DECLARATORIA DE DESIERTA O INFRUCTUOSA SERÁ PUBLICADO EN EL SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS PÚBLICAS (SICOP)

10.1 El acto que declare adjudicado, desierto o infructuoso el concurso será publicado en el Sistema Integrado de Compras Públicas. El adjudicatario deberá estar al día en el pago de las obligaciones obrero-patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social.

1. GARANTÍA SOBRE LOS BIENES Y SERVICIOS

1. El contratista quedará comprometido a reponer, por su cuenta y riesgo, incluyendo el transporte y cualquier otro gasto adicional, los materiales, equipos o sus componentes que se pruebe se han dañado o bien que presenten problemas de desempeño durante el período de garantía como consecuencia de defectos de fabricación, por mala calidad de los materiales empleados, por funcionamiento defectuoso, por deficiente embalaje o por cualquier otra causa imputable al contratista, incluyendo los faltantes de fábrica.

11.2.  Los bienes reemplazados por las causas enumeradas anteriormente gozarán de las mismas garantías de reemplazo por cuenta del contratista. Si el daño se repitiera se suspenderá la vigencia del periodo que el contratista tarda en reemplazar los bienes adjudicados una vez comprobado que los mismos funcionen en óptimas condiciones, la garantía vuelve a correr por lo que resta del periodo de vigencia. Los componentes reemplazados gozarán del mismo periodo de garantía originalmente solicitado.

11.3.  Los materiales y componentes con daños en el período de garantía serán entregados al adjudicatario para su reparación. Los contratistas, en todos los casos, serán los que cubrirán los costos de envío, reparación o sustitución y devolución.

11.4.  El contratista deberá garantizar la existencia y el suministro de piezas de repuesto, incluyendo los componentes que no sean de su manufactura.

11.5.  En caso de contratación de servicios, éstos deben responder a los fines expuestos en el contrato, sin perjuicio de las mejoras que puedan sobrevenir, pero nunca podrá ser en detrimento de la necesidad pública contratada.

1. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL TRÁMITE DE PAGO Y DOCUMENTACIÓN RELACIONADA

12.1. Las facturas deben presentarse en idioma español de acuerdo con las disposiciones de la Dirección General de Tributación.

12.2. En el caso de que el contratista desalmacene los bienes, está obligado a presentar una factura con desglose del impuesto al valor agregado, además copia de la Declaración Única Aduanera (DUA).

12.3. En el caso de que no se le haya solicitado al contratista desalmacenar los bienes, éste deberá entregar junto con la mercancía, el original de la Declaración Única Aduanera (DUA). El contratista será responsable de presentar el DUA con el detalle del monto por impuesto al valor agregado.

12.4.  El contratista deberá adjuntar originales de los documentos de embarque, a decir: del conocimiento de embarque y lista de empaque. Hasta tanto no se presenten dichos documentos no se considerarán como recibidos los materiales

12.5 Para el trámite de pago, los contratistas obligados al uso de la factura electrónica deberán adjuntar la representación gráfica en PDF del archivo en formato XML a nombre de la Junta de Protección Social, a través del módulo de Gestión de Recepción en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) y su aceptación por el administrador del contrato es el momento en el que iniciará el trámite de pago correspondiente. Por lo que cualquier atraso en la generación de este proceso es de entera responsabilidad del contratista.

12.6    Por cuestiones del Sistema de Tributación Directa, se habilita el correo electrónico: facturaelectronicarm@jps.go.cr Razón Social: Junta de Protección Social, Cédula Jurídica institucional 3-007-045617.

12.7    Facturas electrónicas no incorporadas en el módulo de Gestión de Recepción de SICOP se asumen como no presentadas y por ende no serán tramitadas en los plazos dispuestos.

12.8 Las facturas deben ser concordantes con el contrato generado en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) en cuanto a líneas adjudicadas, cantidades, montos unitarios y totales, así como la moneda determinada.

12.9 El contratista conoce y acepta que, para iniciar con el trámite de pago; debe solicitar la Gestión de Recepción en los módulos del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), adjuntando en el formulario habilitado en la plataforma la factura electrónica y cualquier documento que se haya requerido en el pliego de condiciones para iniciar el proceso de pago.

1. TRÁMITE DE EXONERACION PARA BIENES QUE DEBAN SER IMPORTADOS

13.1.  Cuando corresponda y para efectuar el trámite de exoneración ante el Ministerio de Hacienda, el contratista debe presentar a la Institución la siguiente documentación:

13.1.1. Solicitud escrita de exoneración suscrita por el adjudicatario o su representante, en esta hará referencia a la contratación que da origen a la solicitud y deberá indicar el número de documento de embarque, el tipo de transporte (vapor, avión o terrestre), el país de procedencia, el consignatario, el remitente, el peso bruto en kilos y el valor CIF en dólares moneda de Estados Unidos de América. Con la descripción exacta del(los) bien(es).

13.1.2. Una copia original de la (s) factura (s) del o los suministros a exonerar, la misma debe ser redactada en español o en su defecto debe venir acompañada con la traducción correspondiente. En el caso de que en una misma factura se consignen otros suministros, se debe indicar claramente, cuáles son los bienes que serán entregados a la Institución.

13.1.3. Una copia original del documento de embarque o guía aérea, el cual debe cumplir con todos los requisitos legales que exigen las aduanas del país, para cumplir con los trámites de exoneración. Asimismo, debe contener un “Endoso comercial a favor de la Institución”, firmado por el apoderado generalísimo, o su representante legal, indicando el nombre, número de cédula y firma. Esto por cuanto los documentos de embarque deben estar consignados a nombre del adjudicatario o su representante y no de la Administración.

13.2.  La Administración entregará al contratista o a su representante en Costa Rica, la documentación pertinente a la exoneración para que realicen en la Aduana o Almacén Fiscal los trámites de desalmacenaje y posterior entrega del bien en las bodegas de la Institución o en el lugar acordado.

13.3.  Es responsabilidad del contratista correr con todos los gastos que ocasione el internamiento, desalmacenaje, transporte dentro y fuera del país, hasta entregar el bien en las bodegas de la Institución, si así se ha establecido en las condiciones del pliego de condiciones o contrato.

1. MODALIDADES DE PAGO

14.1 La Administración indicará en la sección [11. Información de bien, servicio u obra] del pliego de condiciones, en el detalle de partida, las modalidades de pago que utilizará para cumplir su obligación de conformidad con lo siguiente:

14.1.1 Giro a 30 días vista o cuenta abierta: El pago se realizará mediante transferencia electrónica de fondos, 30 días naturales después de la recepción a satisfacción del objeto contractual que da lugar a la cancelación. La Administración realizará los pagos en colones costarricenses utilizando el tipo de cambio de venta de referencia del Banco Central a la fecha de la factura de acuerdo con el plazo de entrega.

En la solicitud de pago se deberá indicar la siguiente información: nombre y dirección del banco, el SWIFT o ABA, el número de la cuenta a acreditar para oferentes domiciliados en el exterior y el número de la cuenta cliente o IBAN para los oferentes nacionales.

14.1.2 Carta de Crédito o Crédito Documentario: La Administración solo abrirá cartas de crédito no transferibles, confirmadas e irrevocables. Todos los gastos bancarios dentro y fuera de Costa Rica, serán cubiertos por el adjudicatario. La carta de crédito se emitirá únicamente a favor del adjudicatario. En caso de que el adjudicatario requiera realizar disposiciones de pago bajo esta modalidad, deberá gestionarlo directamente ante el banco emisor del crédito documentario (carta de crédito).

14.1.3 En caso de que algún pago se realizara mediante crédito documentario contra documentos de embarque, el adjudicatario deberá presentar copia de la declaración aduanera de tránsito, recepción y depósito fiscal emitida por el Servicio Nacional de Aduanas de Costa Rica, con el sello original de recibido del Depositario Aduanero o Almacén Fiscal, fechado mínimo 30 días antes de la fecha de presentación del documento.

14.1.4.  Cobranza bancaria: El pago al banco cobrador se realizará 30 días naturales después de la recepción a satisfacción del evento que da lugar a la cancelación. Todos los gastos bancarios que origine esta modalidad dentro y fuera de Costa Rica, serán cubiertos por el contratista.

1. IMPUESTOS

15.1. La Junta de Protección Social no es exenta del pago del Impuesto al Valor Agregado, para la adquisición de obras, bienes y servicios según ley 9635.  Por lo que deben desglosar los impuestos que afectan la oferta. En caso de no desglosarlos se consideran incluidos en el monto ofertado.

15.2.  El contratista será el responsable por el pago de los impuestos directos e indirectos, cargas sociales, contribuciones o cualquier otro tipo de obligación tributaria que establezca el ordenamiento jurídico costarricense, derivados de la ejecución de la contratación, para lo cual deberá indicar dentro de su oferta el monto y la naturaleza de los impuestos que la afectan.

El oferente deberá presentar en la sección [Información de bienes servicios u obras] de la oferta un desglose de los bienes ofrecidos junto con los impuestos. En caso de que el Pliego de condiciones se refiera a algún rubro sujeto a exenciones o exoneraciones establecidas en alguna ley especial, se entenderá que esto aplica para la Administración, salvo si la ley respectiva disponga que la exención o exoneración aplica también para el contratista.

Si se omite esta referencia se tendrán por incluidos en el precio cotizado, tanto los impuestos, tasas, sobretasas y aranceles de importación, como los demás impuestos del mercado local, según lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública y 98 de su Reglamento.

Con el fin de verificar el monto de los impuestos correspondientes, el contratista deberá presentar dentro de sus facturas un desglose de los bienes y/o servicios adquiridos y los impuestos en forma separada.

15.3.  Para el caso de pagos de servicios que se deban acreditar en el extranjero, la Administración realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre las Remesas al exterior vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo 59 de la Ley de Impuesto sobre la Renta No. 7092.

15.4.  Para el caso de pagos que se deban acreditar en Costa Rica, la Administración realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre la Renta vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo 23 inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta No. 7092.

1. CLAÚSULA PENAL / MULTAS

16.1 Las cláusulas penales y/o multas se aplicarán según se establecen en la sección [7. Condiciones de contrato] del pliego de condiciones y se anexará al expediente el estudio que la sustenta.

1. FINIQUITO

17.1 Conforme a lo dispuesto en el artículo 111 de la Ley General de Contratación Pública, en los contratos de obra pública las partes deberán suscribir el finiquito correspondiente, dentro del plazo máximo de un año contado a partir del día siguiente a la recepción definitiva de la obra.

17.2 En los contratos de servicios o suministros de bienes la Institución valorará la emisión del finiquito dentro del plazo de seis meses, contado a partir de la recepción definitiva del objeto contractual, conforme a lo previsto por el artículo 111 de la Ley General de Contratación Pública.

17.3 La emisión del finiquito no exime de la responsabilidad al contratista por incumplimientos o vicios ocultos de la obra, en los plazos establecidos en el artículo 107 de la Ley General de Contratación Pública, ni del cumplimiento de las garantías de buen funcionamiento de la obra y/o equipos u otras otorgadas por el contratista.

1. CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD

18.1 El adjudicatario se compromete de manera formal e irrevocable a guardar la debida confidencialidad respecto a la información y las materias objeto de esta contratación, incluyendo la de los secretos de propiedad intelectual relacionados para satisfacer los servicios establecidos en esta contratación.

18.2 Dicha información será tratada por el contratista de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones y contrato suscrito con la Junta, y será utilizada única y exclusivamente para los fines de la contratación, y se compromete a realizar las acciones necesarias para salvaguardar su confidencialidad.

18.3 El contratista será responsable de la utilización que él y sus empleados o agentes den a la información suministrada y de las consecuencias civiles y/o penales, así como de los daños y perjuicios que para la Junta puedan derivarse por el uso indebido de ella, de conformidad con lo dispuesto en la legislación vigente sobre la materia.

18.4 Si por la naturaleza del objeto del contrato, la Institución requiere la suscripción de un documento adicional de confidencialidad, el contratista se obliga a su suscripción previo a la ejecución, el cual será suministrado y coordinado por el administrador de la contratación.

1. SEGUROS

19.1 Correrá a cargo del contratista todo lo relativo a obligaciones de los seguros para cubrir las responsabilidades de carácter civil, laboral, económico, fiscal o cualquier otra que pueda derivarse del objeto contratado. La Junta queda relevada de toda responsabilidad civil directa, indirecta o laboral como consecuencia del presente contrato.

1. Otras condiciones

El oferente con la sola presentación de la oferta acepta que:

1. Correrá por su cuenta todo lo relativo a los seguros para cubrir las responsabilidades de carácter civil y laboral del personal que brindará respecto del objeto contratado. Así mismo será responsable de todos los daños que se suscitan en contra de personas o bienes con ocasión del objeto contractual, de tal manera que la Junta queda total y definitivamente relevada de toda responsabilidad civil directa o indirecta o laboral, como consecuencia de la presente contratación.
2. Es responsabilidad del contratista cualquier daño que causare producto de alguna labor que realice originada por los alcances del objeto contractual, también debe velar por su equipo y personal.

• Corresponde al contratista en forma amplia, total y general, todas las obligaciones y responsabilidades de patrono derivadas del código de trabajo y leyes conexas, y en general del ordenamiento jurídico correspondiente, debiendo cubrir cualquier suma en que resulte condenada en su condición de PATRONO ÚNICO.

1. Cuando por la naturaleza del objeto del concurso que se trate, el contratista debe utilizar el equipo de seguridad para su personal a cargo, así también debe suscribir las correspondientes pólizas de riesgos del trabajo y otra de responsabilidad civil por el monto que corresponda, de las cuales debe enviar copia a la unidad solicitante. Además, debe comprometerse a cumplir con lo dispuesto en el manual de seguridad para contratistas de la Junta de Protección Social.

19.2 Póliza de Riesgos de Trabajo: Todo oferente jurídico y físico en el caso que aplique debe contar con el “Seguro Obligatorio de Riesgos del Trabajo”, vigente y aplicable al objeto de la contratación, de conformidad con el artículo 193, 201 y 202 del Título IV del Código de Trabajo. Para comprobar lo anterior, deberá aportar COPIA SIMPLE de la constancia de dicha póliza, la cual debe contener el detalle suficiente que logre acreditar que, la actividad asegurada, se relaciona con el objeto contractual de la presente contratación.

En caso de ser contratista del concurso, previo a la ejecución del contrato, deberá aportar al encargado general de la contratación, la constancia emitida por la Entidad competente, de las condiciones y estado de la póliza de riesgos del trabajo en la que se acredite la vigencia, el estado, tarifa, monto asegurado, prima y la actividad económica para la cual fue suscrita, la cual debe corresponder a la actividad económica para la cual es el concurso. De advertir que no corresponde a la actividad por la cual fue adjudicado, la Institución valorará las consecuencias que de ello se deriven y efectuará los procedimientos legales que considere oportunos.

Para el caso de proyectos de construcción, al contratista adicionalmente, le será requerida la constancia de riesgos del trabajo para la obra específica que vaya a ejecutar. 

1. CESIÓN DE DERECHOS, CAMBIO DE RAZÓN SOCIAL Y OTRAS CIRCUNSTANCIAS

20.1 La Institución no asumirá responsabilidades con ningún contratista, si previamente no se efectúan los procedimientos y obtiene autorización conforme lo dispuesto en el artículo 102 de la Ley General del Contratación Pública y 277 de su Reglamento, en los casos de fusión, transformación o cambio de razón o denominación social de la sociedad contratada. En este sentido, la Junta de Protección Social tiene la potestad de resolver los contratos por incumplimiento. Para el caso de la cesión de pago aplica lo dispuesto en el artículo 278 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

1. INCUMPLIMIENTO EN LOS PLAZOS DE ENTREGA

21.1 En caso de incumplimiento en el plazo de entrega, sin una causa justa; la Institución valorará la trascendencia de la afectación e iniciará la respectiva resolución contractual sin responsabilidad alguna para ella; además, en el mismo procedimiento se efectuará los procesos sancionatorios que por Ley correspondan.

1. DECLARACIONES JURADAS

1. 1 Es deber de los oferentes y subcontratistas cumplir de previo a su participación en los procedimientos de contratación, verificar que las declaraciones juradas amparadas al artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública, se encuentran actualizadas en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)

22.2 En el caso de las declaraciones juradas, serán rendidas bajo fe de juramento con las responsabilidades y delitos que ello conlleva en caso de indicar información falsa y estarán parametrizadas en el sistema digital unificado y serán seleccionadas por la Institución, considerando el principio de eficiencia y según lo requerido para cada procedimiento de contratación. No será necesario rendirlas ante notario público ni requieren ser autenticadas por un abogado.

La Institución verificará el estado de las obligaciones del oferente y subcontratista, señaladas en el pliego de condiciones, mediante consulta en línea en el sitio web de cada entidad competente en la materia; asimismo, la Institución podrá constatar en cualquier momento, el cumplimiento por parte del oferente y subcontratista de estas obligaciones.

La información declarada respecto a los beneficiarios finales será únicamente para consulta y verificación por parte de la Institución a fin de constatar las prohibiciones establecidas en el artículo 28 incisos c) y k) de la Ley General de Contratación Pública, esta debe encontrarse al día en el Registro de Proveedores del Sistema Digital Unificado (SICOP).

1. PERMISO MINISTERIO DE SALUD Y PATENTE COMERCIAL AL DÍA ACORDES AL OBJETO CONTRACTUAL

23.1 Al pliego de condiciones se anexa el formato de declaración jurada que debe ser rendida y anexarse a la oferta del proveedor según se indica en el documento. (Anexo 2)

23.2 Previo a la ejecución del contrato el contratista debe presentar la patente municipal y permiso del Ministerio de Salud, donde se evidencie que la actividad bajo la cual fue contratado es acorde con estos documentos, o la respectiva nota de la Municipalidad u oficina del Ministerio de Salud que indique que la actividad se encuentra amparada o no es requerida.

1. ARBITRAJE

Se podrá acudir al arbitraje en los casos en los que así lo autorice previa y expresamente el Consejo Directivo o la Instancia competente de las Instituciones, siguiendo los lineamientos dictados por dicha Instancia.