SE Contratación de escasa cuantía Adquisición de Servicio de mantenimiento de equipo de ensayo triaxial. GE-283 / DISA

1. Declaraciones juradas y certificaciones. 

 El oferente debe presentar las declaraciones juradas, se adjunta información (Anexo en PDF llamado declaraciones juradas).

1. Información técnica.

Todos los Oferentes deben suministrar información, completa y detallada de los servicios ofertados, para facilitar el análisis y estudio de recomendación. Se deben presentar la oferta en idioma español.

• El oferente deberá presentar, como parte de su oferta, una declaración jurada en la que manifieste que cuenta con la capacidad técnica y los recursos necesarios para ejecutar el servicio de mantenimiento del equipo de ensayo triaxial. Dicha declaración deberá indicar que dispone de mano de obra especializada, acceso a repuestos originales o compatibles con las especificaciones técnicas del fabricante, y que garantizará el reemplazo de las piezas defectuosas cuya sustitución sea requerida como resultado de los trabajos ejecutados durante el período de garantía del servicio.

 

• El oferente deberá presentar una certificación emitida por el fabricante del equipo, mediante la cual se acredite que es representante y distribuidor autorizado en Costa Rica de la marca objeto del mantenimiento y que cuenta con el respaldo técnico directo del fabricante.

 

• El oferente del servicio de mantenimiento de equipo de ensayo triaxial debe emitir una nota firmada en la que se haga constar que cuenta con un sistema de soporte técnico remoto y/o presencial que le permita responder a las inquietudes planteadas por el Cliente en un plazo máximo de 24 horas desde la recepción de la solicitud. Una vez recibida la solicitud, el oferente debe poder llevar a cabo un diagnóstico inicial del problema en un plazo no mayor a 48 horas.

 

• El oferente del servicio de mantenimiento de equipo de ensayo triaxial debe cumplir con el requerimiento completo, esto es, emitir un documento con la cotización con las cantidades solicitadas y detalles técnicos, además de cumplir con el embalaje para cada uno los artículos que son parte del servicio suministrado.

 

• El oferente del servicio de mantenimiento de equipo de ensayo triaxial deberá incluir en la cotización la garantía por un período mínimo de 12 meses para el equipo incluido en esta contratación. Esta garantía deberá abarcar tanto el montaje de las piezas en el equipo triaxial que ya se tiene instalado en Laboratorio. En caso de que alguna pieza dañada requiera ser enviada a la fábrica matriz para su reparación o sustitución, la empresa deberá asumir todos los gastos relacionados con el envío, tanto de ida como de retorno, como parte de los términos de la garantía ofrecida.

 

• El oferente del servicio de mantenimiento de equipo de ensayo triaxial deberá especificar mediante una nota firmada si el equipo que se instale como parte del servicio brindado requiere calibración periódica. En caso afirmativo, deberá indicar la periodicidad correspondiente e incluir esta actividad dentro de los mantenimientos recomendados que se contemplen durante el período de garantía.

 

• El oferente del servicio de mantenimiento de equipo de ensayo triaxial debe informar mediante nota firmada que cumplirá con el embalaje dentro del costo del equipo según lo requiera la fábrica.

 

• El oferente del servicio de mantenimiento de equipo de ensayo triaxial ofertado debe satisfacer las necesidades actuales de la administración en cuanto a aspectos de compatibilidad con los instrumentos que se tienen, esto es, igual o superior a la marca Controls, para lograr así mayor eficiencia en los trabajos.

 

• El oferente del servicio de mantenimiento de equipo de ensayo triaxial debe suministrar la ficha técnica de fábrica en español, con la información de los materiales ofertados en cada ítem para facilitar el análisis y estudio de recomendación.

 

• El oferente debe presentar una nota firmada indicando que dispone de las herramientas, equipos de medición e instrumentos técnicos necesarios para ejecutar el mantenimiento conforme a las especificaciones del fabricante y las buenas prácticas de mantenimiento de equipos de laboratorio.

Se requiere la reparación del equipo de ensayo triaxial igual o superior a la marca Controls. La reparación consiste en la sustitución de las partes que se enlistan a continuación, la verificación del buen funcionamiento de todo el equipo una vez reparado y la puesta en marcha, esto último es la ejecución de los tres tipos de ensayo triaxial según normativa técnica vigente.

 

• Actualización del actual equipo autotriax 1 al nuevo autotriax ems.           
• 29-WF43DA, Controlador de presión/volumen hydromatic para el sistema autotriax 2, 6 transductores de presión ya incluidos, cantidad 3
• 29-WF4645/COMP, ordenador de sobremesa concentrador LAN de 8 puertos para conexión autotriax [hasta 3 sistemas, cantidad 1
• 29-WFD1A2/SW1, Software de cálculo de tensiones efectivas y tensiones totales que permite realizar de forma manual o automática las etapas de consolidación por saturación y de corte. cantidad 1
• 30-WF9000/PR, SOILMASTER P Y R: procesamiento y generación de informes. cantidad 1
• 29-WFD1A2, AUTOTRIAX 2 unidad de adquisición de datos y control: unidad principal compuesta por 12 canales, cantidad 1
• 29-WFD0A3 AUTOTRIAX-2 unidad de adquisición de datos y control: unidad de extensión de presión triple, cantidad 1
• 29-WFD0A1 AUTOTRIAX 2 unidad de adquisición de datos y control: unidad de ampliación de presión, cantidad 1
• 28 - WF6301/A transductor de presión 0-2000 kpa, cantidad 3
• 28 - WF6310 bloque de ventilación adecuado para celdas triaxiales con bandas y estándar, cantidad 3
• Soporte técnico de especialistas de fábrica, instalación y puesta en marcha de los equipos nuevos y de los antiguos.

 

Se requiere valorar también el estado de funcionamiento de las siguientes partes:

 

• Bastidor de carga: se puede utilizar el bastidor de carga actual.
• Célula triaxial y accesorios: nota: la célula triaxial actual se puede reutilizar con el nuevo sistema presión de la célula y contrapresión

1. Criterios sostenibles

El oferente debe presentar una declaración jurada indicando que cumple con el criterio social expuesto en el siguiente punto:
Criterios sociales: Igualdad y equidad de género: Debe asegurar que exista equidad salarial entre hombres y mujeres que desempeñan roles similares y que todos los beneficios laborales estén disponibles de manera equitativa para todos los empleados, independientemente de su género.

2. Estructura de Precio y Presupuesto Detallado: 

Con fundamento en el artículo 26 del Reglamento a la Ley 8660, el oferente deberá presentar junto con su oferta la estructura del precio por partida y el presupuesto detallado.

• La estructura del precio: El oferente debe presentar la estructura de precio en conjunto con la oferta, estableciendo los siguientes rubros obligatorios: costos directos de mano de obra, costos directos de insumos, costos indirectos de mano de obra, costos indirectos de insumos, y utilidad; las ofertas deben considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta y la dependencia analizará el fondo y determinará el cumplimiento o no de la oferta. Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. Se anexa el formato a utilizar. Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios.
• El presupuesto detallado: el oferente deberá presentar en conjunto con la oferta un presupuesto detallado y completo con todos los elementos de costo que lo componen. Se anexa el formato a utilizar
  Nota: El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

3. Recepción

El contratista debe solicitar en sistema de información de compras públicas SICOP la aprobación de la entrega del servicio dos días antes de la entrega, no será requisito para entregar el servicio que dicha solicitud de entrega este aprobada en sistema de compras públicas SICOP. Las entregas se realizarán de lunes a jueves de 7:00 am a 16:00 pm según corresponda, los viernes se recibe material de la 7:00 a.m. a 14:30 pm.

4. Recibo conforme

El recibo del servicio y la validación solicitada se dará una vez logrado lo siguiente:
• Se haya verificado el cumplimiento del servicio que cumpla con los niveles de calidad solicitados en el cártel y conforme al siguiente punto.
• El contratista procederá a:

i. Ejecutar el servicio con el debido cuidado, conocimiento, habilidad y diligencia, de acuerdo con el estándar empleado normalmente similares bajo circunstancias semejantes; y
ii. Re-ejecutar a su propio costo cualesquiera del servicio que no cumplan con dicho estándar.

Obligaciones del contratista

• El Contratista deberá cerciorarse que personal asignado cumpla con la normativa vigente en materia de salud ocupacional y seguridad laboral, utilizando el equipo de protección personal requerido para la ejecución del servicio.

• El contratista deberá entregar por escrito el resultado del diagnóstico inicial del equipo que valide la necesidad de los repuestos por suministrar.

• El contratista debe satisfacer las necesidades actuales de la administración en cuanto a aspectos de compatibilidad con los instrumentos que se tienen, esto es, igual o superior a la marca Controls, para lograr así mayor eficiencia en los trabajos, incluyendo la necesidad suministrar los repuestos que se enlistan a continuación y demostrar que el equipo cumple con el funcionamiento necesario para la ejecución de los ensayos triaxiales según normativa técnica vigente.

• El Contratista debe entregar un informe técnico de cumplimiento del final del servicio, que incluya: Actividades ejecutadas, estado general del equipo, componentes revisados, mediciones realizadas, repuestos sustituidos, recomendaciones técnicas y registro fotográfico antes y después del mantenimiento.

• El contratista debe previo al inicio del mantenimiento, coordinar con el administrador del contrato la fecha y hora de intervención del equipo, a fin de afectar las actividades del laboratorio.

• El contratista deberá asignar personal técnico calificado y debidamente identificado para la ejecución del servicio. No podrá sustituir al personal asignado sin la autorización previa del administrador del contrato, salvo por causas de fuerza mayor.

• Durante la ejecución del servicio, el contratista será responsable de proteger el equipo, sus accesorios y los bienes circundantes, evitando daños por manipulación inadecuada. En caso de ocasionar algún daño, deberá asumir el costo total de su reparación o reposición.

• Será responsabilidad del contratista aportar todas las herramientas, licencias, equipos de medición, interfaces de comunicación y software necesarios para ejecutar el mantenimiento. La institución no facilitará herramientas especializadas.

• Finalizado el mantenimiento, el contratista deberá realizar pruebas funcionales completas en presencia del ingeniero técnico o personal asignado por el ICE. Las pruebas deberán demostrar el correcto funcionamiento de: Sistema de presión, sistema de volumen, transductores, sensores, software de adquisición, comunicación entre módulos. consola de control. actuadores y válvulas.

• En caso de requerirse soporte posterior al mantenimiento, el contratista deberá brindar respuesta técnica en un plazo máximo de 24 horas hábiles y, de ser necesaria una visita técnica, esta deberá efectuarse dentro de los cinco 5 días hábiles siguientes, además deberá contar con un medio de contacto, teléfono y correo electrónico, para la atención de consultas técnicas relacionadas con el mantenimiento realizado durante la vigencia de la garantía.

Otras clausulas

1. Facturación.
Para facturar el pedido debe de incorporar en su factura, en el espacio de “referencia”, creado exclusivamente para ingresar el número interno:
Ejemplo: MM-45000xxxx (sin espacios)
Para obtener este número interno (MM-45000xxxx), el proveedor deberá obligatoriamente aceptar el pedido notificado en SICOP.
Las opciones para obtener este número interno (MM-45000xxxx) e indicarlo en la factura, el proveedor tendrá estas opciones:

1. Solicitar el número interno al elaborador del pedido, PREVIO a la entrega de material o servicio.
2. Realizar la entrega con una guía de Reporte de Tiempos de Operación (RTO) en las instalaciones indicadas por el gestor y una vez incorporado el registro del servicio se le notificará automáticamente al correo registrado el número interno y POSTERIOR podrá presentar la factura ya con el número.
   Las facturas y el XML se deben enviar al correo facturasice@ice.go.cr 

2. Cláusula de desempate
En caso de empate en el precio más bajo para la partida, se convocará un sorteo público, el cual se realizará en forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente.
Para definir el desempate se utilizará una moneda.
De lo anterior se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento.

3. Visita al sitio

Los oferentes podrán realizar visitas al sitio de instalación previo a enviar la cotización, ubicación física: Provincia San José, cantón San José, distrito Mata Redonda, del edificio del ICE central Sabana Norte 300mtrs hacia el norte, portón lado izquierdo, edificio Dirección de Infraestructura y Servicios Asociados piso 1, ala oeste, puerta número 48 Laboratorio experimentación Geotécnica. Para dicha visita se debe previamente validar permisos de ingreso y demás puntos de reunión después de la fecha de publicación si lo consideran necesario. Esta visita se debe realizar en los primeros 5 días hábiles posterior a la fecha de la publicación. La visita se coordinaría con el Ing. Fernando Fallas Barrantes, celular: 8818-69-74 correo: ffallasb@ice.go.cr. Esta visita deberá ser realizada bajo los lineamientos de seguridad, horarios, programas y otras condiciones a criterio del encargado del ICE en el sitio.

4.Forma de pago

• El ICE realizará el pago una vez recibido a satisfacción el servicio por mes vencido, contra el informe mensual de gestión avalado por el Administrador de Contrato.

5.Plazo de entrega
• 40 días hábiles a partir de la notificación del contrato electrónico

Cláusulas Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional:

• El oferente debe presentar una declaración jurada que cumple con la "Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional" (ver documento en la documentación anexa) además deberá presentar toda la información y documentación indicada en el punto 7.1.3. de la Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional.
• Toda obra o servicio adjudicado no podrá iniciar hasta que todo el personal de la empresa contratada haya participado en la capacitación de inducción que brindará el Centro de Trabajo, sobre las medidas y disposiciones específicas de Seguridad y Salud Ocupacional que tiene el centro de trabajo donde se efectuarán las obras o servicios. Esta capacitación debe estar registrada formalmente ante el CADE y podrá ser impartida por el Gestor de Salud y Seguridad del Centro de Trabajo, Prevencionista designado o por Seguridad Industrial.
• La documentación de los registros de la implementación de su programa preventivo de Seguridad e Higiene Ocupacional según la legislación vigente.
• Cuando se presente un accidente laboral el contratista debe presentar un informe completo al Administrador de Contrato en un plazo de 8 días hábiles, donde se identifiquen las causas para cada caso específico de accidente leve, moderado o grave, que ocurra durante el periodo de ejecución de la obra, además de un plan de acción en relación con cada causa descrita, donde se establezca las medidas preventivas a tomar para el control de eventos similares; el responsable y la prioridad de intervención.
• La contratación no originará relación laboral alguna entre el ICE y los empleados del contratista y sus subcontratistas. Por tal motivo, corresponderá a estas dos figuras, el pago de pólizas y en general, respetar todos los derechos laborales y disposiciones en materia de riesgos de trabajo que le corresponden al personal a su cargo, debiendo cumplir en todos los casos como mínimo con las garantías laborales de la legislación vigente.
• La responsabilidad de la aplicación de los derechos en materia de seguridad y salud ocupacional que realicen las personas trabajadoras del contratista o sus subcontratistas durante la ejecución del contrato será de exclusiva competencia del contratista.
• El cumplimiento estricto, como deber ineludible, propio y de sus subcontratistas con las obligaciones laborales, prevención de riesgos laborales y de seguridad social, siendo su inobservancia causal de revisión del contrato por parte del AC para activar las acciones pertinentes
Control del cumplimiento de las cláusulas cartelarias y contractuales
• Corresponde al AC en conjunto con el Gestor de Salud y Seguridad del Centro de Trabajo, verificar mediante inspecciones planeadas a intervalos definidos, el cumplimiento de las anteriores obligaciones y otras normas de seguridad e higiene ocupacional. El no cumplimiento de las acciones correctivas emitidas conlleva a la revisión del contrato para activar la sanción que corresponda aplicar.
• El AC debe incluir en el calendario de reuniones de seguimiento ordinarias y extraordinarias con el personal responsable de parte del contratista, la evaluación de los resultados de las inspecciones y cumplimiento de acciones preventivas y correctivas de SySO. Además, debe documentar estas reuniones y mantener los registros correspondientes. En estas reuniones se requiere la participación de encargados de SySO del contratista y del Personal de Seguridad y Salud en el Trabajo del centro de trabajo.
• En caso de incumplimientos por parte del Contratista en materia de seguridad e higiene ocupacional, el AC solicita a quién corresponda la aplicación de las acciones pertinentes.
Documentación que debe presentar el Contratista

Una vez adjudicada la obra o servicio ofertado, el contratista debe presentar obligatoriamente ante el AC la siguiente documentación:
Contrataciones de menos de cincuenta -50- personas que desempeñarán labores en una obra o servicio contratado por el ICE:

• Actualización de la certificación de la póliza de Riesgos de Trabajo, para que se indique de manera clara y precisa el detalle de la adjudicación (actividad, tipo de trabajos y otros), emitida por el Instituto Nacional de Seguros (INS).
• Presentación de la documentación asociada al cumplimiento de las obligaciones del régimen de la C.C.S.S. (estar al día con las mismas).
•  Copia de la planilla presentada y recibida por el INS, actualizada mensualmente durante el periodo de ejecución del contrato.
•  Permisos de trabajo al día para personal extranjero, emitidos por la autoridad competente.
•  Informe con la identificación de los peligros y riesgos laborales asociados a la contratación, mediante una metodología de valoración de peligros y riesgos ocupacionales, emitida en el país por el INS o el CSO y debe estar firmado por un profesional en Salud Ocupacional.
• Plan de acción para mitigar los riesgos y peligros laborales identificados en el párrafo anterior, asociados al tipo de contratación debe considerarse a los 10 días posteriores a notificado el contrato. En caso de que se omita un riesgo y peligro laboral en la identificación realizada, no exime de responsabilidad al Contratista de tomar las medidas de prevención requeridas.

Contrataciones de un número igual o mayor a cincuenta -50- personas que desempeñarán labores en una obra o servicio contratado por el ICE:

• Actualización de la certificación de la póliza de Riesgos de Trabajo, para que se indique de manera clara y precisa el detalle de la adjudicación (actividad, tipo de trabajos y otros), emitida por el Instituto Nacional de Seguros.
•  Presentación de la documentación asociada al cumplimiento de las obligaciones del régimen de la C.C.S.S. (estar al día con las mismas).
•  Copia de la planilla presentada y recibida por el INS, actualizada mensualmente durante el periodo de ejecución del contrato.
•  Permisos de trabajo al día para personal extranjero emitidos por la autoridad competente.
• Plan de Gestión en Seguridad e Higiene Ocupacional, según lo especificado en el anexo 2 dentro del documento Norma de seguridad e higiene ocupacional y debe estar firmado por un profesional en Salud Ocupacional. La implementación de este plan es responsabilidad del Contratista.
• Listado con el nombre de la o las personas trabajadoras designadas como encargado de Salud y Seguridad Ocupacional en cumplimiento del Decreto N° 39408-MTSS, que tendrá a cargo la implementación del programa preventivo de Salud y Seguridad Ocupacional.