Suministro de repuestos genuinos para los Sistemas de Detección y Notificación de Alarmas de Incendio SOLPE 2026000133 / CA20260119

2. CONDICIONES ESPECIALES

2.1. ORDEN DE INICIO DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

La Orden de Inicio del contrato se tendrá dada al día hábil siguiente de la comunicación del contrato electrónico, o bien, de acuerdo con lo establecido en la sección II de este pliego de condiciones.

Cuando la modalidad de pago sea la carta de crédito al exterior, la orden de inicio se contará a partir de la confirmación de su apertura, según la información suministrada por el banco emisor.

2.2. ENTREGA DE BIENES

2.2.1. RECEPCIÓN

Tratándose de bienes por entrega única, el (la) contratista debe realizar la solicitud de recepción al menos con una antelación de 2 días hábiles a su entrega a través del Módulo de Gestión de Recepción del SDU con indicación de la fecha y la hora en que se realizará la entrega, así como la información requerida indicada en el detalle de línea del contrato o la orden de pedido, de resultar este último aplicable. En el caso de entregas parciales, la unidad solicitante que gestiona el requerimiento confirmará al contratista la fecha, hora y otras consideraciones importantes para realizar las entregas. Las solicitudes de recepción que no se efectúen en el tiempo señalado, correrán por cuenta y riesgo del (la) contratista en cuanto al impacto que esto le pueda generar en el plazo de entrega.

La recepción provisional y definitiva de los bienes se gestionará por parte del Titular Subordinado de la Unidad Solicitante que promovió la contratación, en el SDU.

Los materiales y equipos que al momento de la entrega se encuentren con defectos evidentes e inaceptables a juicio de RECOPE, serán rechazados en el acto, o bien, dentro del plazo establecido para la revisión técnica en la Normativa Interna en Contratación Pública PA-05-12-004 y no se tendrán por recibidos, corriendo por cuenta del (la) contratista todos los gastos asociados para su reposición.

Tratándose de bienes provenientes de un (una) contratista extranjero, en lo que respecta a los costos inherentes a un reclamo de mercancías, cuando se realice la revisión de la mercancía recibida en el lugar de destino convenido y se detecta un faltante de la misma, y se determine que ha sido incluida en la factura, correrán por cuenta del contratista los costos de envío, impuestos de nacionalización, costos de desalmacenaje y de entrega, así como cualquier otro costo asociado que sea necesario para colocarlo nuevamente a disposición de RECOPE. Iguales costos le corresponderá asumir al contratista cuando envíe un artículo que no corresponde a lo adjudicado. En todo caso, será obligatorio para el (la) contratista suplir el objeto contratado según las condiciones pactadas, sin que ello suponga ningún costo adicional para RECOPE.

Los documentos que genere el (la) contratista durante la ejecución contractual, cuando se requieran en formato digital, debe ajustarse a los estándares de RECOPE.

Quien se contrate está obligado a entregar los bienes en las mejores condiciones y actualizados, conforme lo establece el artículo 287 del RLGCP.

2.2.2. EMBALAJE DE BIENES

Con el fin de asegurar la protección de los materiales y equipos durante su manipulación, transporte y almacenamiento, éstos deberán venir embalados debidamente de acuerdo con su naturaleza y características específicas. En el caso de materiales que requieran especial cuidado, éstos deberán venir empacados y etiquetados con las instrucciones pertinentes de manipulación y almacenamiento. Por tanto, el (la) contratista tomar las previsiones correspondientes para garantizar la integridad de los bienes, así como el costo que esto conlleve.

Quien se contrate debe acompañar con cada bulto que envíe a RECOPE, la documentación adecuada que determine en forma precisa lo siguiente:

• Lista con el contenido de cada bulto.
• Precio unitario y total de los materiales y equipos.
• Hacer mención del número de licitación y pedido en la parte exterior de cada bulto
• Identificar claramente todos los bultos a la hora de embarcar. No se podrán mezclar materiales de diferentes procesos de contratación en un mismo bulto a la hora de empacar y embalar los materiales o equipos.
• Entregar los equipos y accesorios suministrados con sus respectivos catálogos de despiece, de operación y de mantenimiento.
• Adjuntar los certificados de composición química de los materiales, cuando así corresponda
• Entregar la hoja Material Safety Data Sheet (MSDS) de los productos químicos.

2.2.3. TRÁMITE DE INSCRIPCIÓN DE VEHICULOS (APLICA PARA COMPRA DE CUALQUIER TIPO DE VEHICULO Y EQUIPO ESPECIAL)

En caso de que la empresa importadora de los bienes no sea la misma contratista, la empresa importadora deberá inscribir y transferir la propiedad del bien a la empresa contratista a través de un traspaso con Notario Público. Posteriormente, a través de la Asesoría Jurídica, se deberá solicitar formalmente a la Notaría del Estado el traspaso del bien a favor de RECOPE, esto para respetar el principio de tracto sucesivo. Además, se debe realizar la correspondiente solicitud de cambio de matrícula por la oficial, por lo que la contratista, en el momento que se le indique, deberá hacer el respectivo depósito de las placas metálicas y sticker, cubriendo todos los gastos que esto genere, entregando a la Asesoría Jurídica la certificación de depósito para su posterior trámite.

Antes de que la contratista entregue a la Asesoría Jurídica de RECOPE los documentos necesarios para la inscripción de los vehículos y equipos especiales (Declaración Única Aduanera -DUA-, Revisión Técnica Vehicular y Derecho Temporal de Circulación), es imprescindible que verifique la concordancia de la información sobre las características básicas del vehículo, requeridas para su inscripción según los artículos 2 inciso 21; 9, 10 y 11 de la Ley de Tránsito. Esta verificación deberá asegurar que la información coincida entre los documentos y con las características reales de los bienes entregados a RECOPE.

El atraso o los costos en el trámite de inscripción, que implique el no entregar los bienes conforme a lo indicado anteriormente, serán responsabilidad del contratista.

2.3. PRORROGAS AL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

De conformidad con el artículo 105 de la LGCP y 281 del RLGCP, el plazo contractual podrá ser prorrogado cuando existan demoras ocasionadas por la Administración o causas ajenas al contratista originadas por caso fortuito o fuerza mayor.
Quien se contrate debe solicitar la prórroga dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al conocimiento del hecho que provoca la extensión del plazo ante el Titular Subordinado de la unidad solicitante, y se seguirá el procedimiento establecido al efecto en la Normativa Interna en Contratación Pública P-05-12-004.

2.4. FORMA DE PAGO

Para los bienes cotizados en plaza, el pago se efectuará en la moneda en que fue pactada la contratación o en colones, según convenga a los intereses de RECOPE. Tratándose de moneda extranjera será facultativo realizar los pagos en colones.

El plazo máximo que se dispone para pagar es de treinta (30) días calendario, plazo que correrá a partir de la presentación de la factura, previa recepción del bien a satisfacción conforme lo pactado en los documentos contractuales por parte de la Administración y dada la recepción definitiva.

De previo a la realización del pago al contratista, se verificará en el sistema SICERE el estado de éste, y de determinarse que el mismo se encuentre moroso con la CCSS, RECOPE en caso de tener pagos pendientes a su favor, girará dichos recursos directamente a la CCSS. Si una vez honrado el pago de las cuotas obrero-patronales o de trabajadores independientes quedara algún remanente a favor del (la) contratista, RECOPE le hará entrega del mismo. Lo anterior, de conformidad con el artículo 74 de la Ley denominada “Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social CCSS”.

RECOPE efectuará los pagos mediante transferencia bancaria, por lo que el (la) oferente debe indicar en su propuesta la entidad bancaria, el número de cuenta cliente o cuenta IBAN y el tipo de cuenta ya sea corriente o electrónica/ahorros de colones o de dólares.
Cuando se trate de oferentes domiciliados en el exterior, para todo pago se seguirán las normas y costumbres del comercio internacional y el artículo 49 de la Ley N°7558, Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica.

Para los bienes de importación cotizados por oferentes extranjeros, se seguirán las normas y costumbres del comercio internacional. Con el objeto de garantizar el cabal cumplimiento de los términos del contrato, se cancelará únicamente un setenta y cinco por ciento (75%) del monto total contra presentación de documentos de embarque, y el remanente contra el recibo a satisfacción del objeto contratado en el lugar de destino convenido, siempre y cuando el (la) contratista no haya incurrido en mora, en cuyo caso, se procederá de conformidad con lo regulado en los artículos 47 de la LGCP y 117 de su reglamento.

RECOPE se encargará de realizar todos los trámites relacionados con el desalmacenaje de las mercancías y el pago de los impuestos de nacionalización respectivos. El plazo que conlleve esta gestión no será imputable al contratista.

El (la) oferente extranjero (a) debe indicar claramente la forma de pago propuesta; en caso de no indicarla se entenderá como transferencia electrónica pagadera a treinta (30) días naturales, a partir del recibo del bien a satisfacción.

Cuando el (la) oferente extranjero solicite como medio de pago la carta de crédito, RECOPE procederá a realizar las aperturas únicamente con los bancos corresponsales de primer orden, que resulten de su libre elección y a su mejor criterio, según las disponibilidades de corresponsalía por parte del banco emisor. Por tanto, cualquier pretensión del (la) oferente respecto a la designación de bancos específicos en el exterior, con los cuales se le tramita el pago, no supondrá compromiso alguno para RECOPE. La carta de crédito se abrirá directamente al contratista, puesto que RECOPE no acepta hacer pagos a terceros. Para adjudicaciones inferiores a los diez mil dólares ($10,000.00), no se aceptará como forma de pago la carta de crédito, dado que los costos administrativos y financieros de dicho trámite no resultan rentables para RECOPE. Sin embargo, de requerir el (la) contratista una carta de crédito por un monto inferior al indicado, éste debe cubrir la totalidad de los gastos, tanto locales como del exterior, inherentes a ese mecanismo de pago.

Para todo pago al exterior el (la) contratista correrá con las comisiones y gastos fuera de Costa Rica, y las comisiones locales correrán por cuenta de RECOPE, con excepción de lo indicado anteriormente.

Cuando en la oferta se presente como forma de pago el giro a la vista, la transferencia o cualquier modalidad de crédito, el (la) oferente debe indicar como mínimo, para la efectividad del pago, su nombre y dirección, el nombre y dirección de la entidad bancaria, el número de cuenta correspondiente y el número de referencia de SWIFT, IBAN, ABA.

2.5. TRÁMITE DE PAGO

2.5.1. CONTRATISTA NACIONAL

Para el trámite de pago de los bienes cotizados en plaza, la factura electrónica debe gestionarla a través del Módulo de Solicitud de Pago en el SDU, remitirla al correo factura@recope.go.cr, así como a los indicados en el documento mediante el cual el Departamento de Contratación de Bienes y Servicios comunica el pedido, debiendo contener en la misma el detalle claro de la mercancía entregada y el número del pedido dado por la Administración, tratándose de una única entrega. En el caso que se hayan permitido entregas parciales de una misma línea, debe indicar adicionalmente el número de pedido marco (FO) dado por la Unidad Solicitante, con el fin de iniciar el trámite de pago correspondiente. No obstante, en caso de rechazo de la factura, la Unidad Solicitante lo comunicará a través del SDU.

2.5.2. CONTRATISTA EXTRANJERO

Para el trámite de pago de los bienes cotizados DAP (Incoterms 2020), el (la) contratista debe presentar la siguiente documentación:

• Conocimiento de embarque consignado a RECOPE y factura comercial, ambos emitidos según los requisitos estipulados en los artículos 316 y 317 del Reglamento a la Ley General de Aduanas. Además, dichos documentos deberán mostrar, el desglose del monto correspondiente al acarreo interno de las mercancías del muelle al lugar de destino convenido.
• Lista de empaque
• Certificado de peso
• Certificado de origen
• Tratado de Libre Comercio, en caso de que aplique
• Hoja “Material Safety Data Sheet (MSDS), para productos químicos.

La omisión, error o inexactitud en los datos relacionados con la factura y el conocimiento de embarque ocasionará al menos el pago de una multa equivalente al valor aduanero de la mercancía, de conformidad con lo establecido en el artículo 242 bis de la Ley General de Aduanas. Si el (la) contratista no la cancela, RECOPE estará facultado para deducir ese monto del pago correspondiente.

En caso de que la factura y la guía aérea o Bill of Lading no contengan el desglose del acarreo interno del muelle al lugar de destino convenido, y así haya sido desglosado en la oferta, RECOPE pagará los impuestos de nacionalización sobre el total facturado; sin embargo, el rubro pagado de más por este concepto correspondiente al acarreo interno debe ser asumido en su totalidad por el (la) contratista.

Con el propósito de evitar costos adicionales por concepto de bodegaje, es indispensable para la aprobación del pago y trámite de desalmacenaje, que los documentos originales de embarque sean negociados con la entidad bancaria, para carta de crédito o cobranza, o bien, presentados al Departamento de Contratación de Bienes y Servicios de RECOPE para las modalidades restantes, a más tardar a los tres (3) días hábiles de efectuado el embarque cuando el medio de transporte es aéreo, y a los cinco (5) días hábiles cuando sea marítimo. Además, el (la) contratista a más tardar tres (3) días hábiles posteriores al embarque, deberá enviar los documentos respectivos al correo documentosdesalmacenaje@recope.go.cr.

RECOPE recibirá los documentos originales del embarque y procederá a tramitar el pago de los impuestos correspondientes y a gestionar el desalmacenaje.

El tiempo que demande RECOPE en desalmacenar la mercancía no será tomado en cuenta en la contabilización del plazo de entrega ofertado por el contratista, en el tanto dichos documentos no presenten inconsistencias que incidan directamente en la continuidad de este proceso.

Una vez desalmacenada la mercancía, se notificará al contratista para que inmediatamente realice el traslado correspondiente hasta el lugar de destino convenido, estipulado en el contrato electrónico.

Los costos adicionales en que incurra RECOPE por concepto de bodegaje, debido a atrasos en el desalmacenaje de la mercancía, por la falta de presentación oportuna de documentos originales para la negociación del crédito documentario, según la fecha establecida en el mismo, discrepancias por la incorrecta presentación de los mismos, así como la omisión de documentos o el incumplimiento de requisitos establecidos, para otras modalidades de pago, deberán ser cubiertos por el (la) contratista. Igual disposición aplicará para la presentación de la hoja “Material Safety Data Sheet (MSDS), requisito indispensable para el desalmacenaje de los productos químicos. En razón de lo anterior, RECOPE queda facultado para resarcirse de dichos gastos, deduciendo el monto correspondiente del o los pagos más próximos a realizar.

Si el incumplimiento por parte del contratista de los plazos para la presentación de documentos llegara a incidir en el pago adicional de bodegajes, se procederá con el cobro respectivo, deduciéndose de la factura más próxima de pago.

2.5.3. CESIÓN DE PAGO

Para la transmisión de derechos de crédito y cobro, RECOPE recibirá en cualquier momento los contratos de cesión de derechos de cobro en la siguiente dirección de correo: consultas.tesoreria@recope.go.cr.

No obstante, de conformidad con el artículo 278 del RLGCP, el documento de cesión de derechos de pago, debe ser presentado ante la Administración mediante el Sistema Digital Unificado, al momento de gestionar la Solicitud de Pago de la factura y deberá cumplir con los requerimientos del procedimiento “Requisitos para trámite cesión de facturas por parte de proveedores de RECOPE a terceros”, que se encuentra visible en el siguiente enlace: https://www.recope.go.cr/contrataciones/tramites-cobros-facturas/ 

El cesionario asume el riesgo del no pago de la obligación por parte de la Administración, cuando se determinen multas o cláusulas penales para resarcir los incumplimientos del contratista.

Adicionalmente, el pago al cesionario podrá hacerse efectivo siempre y cuando se satisfagan todos los requisitos establecidos en el pliego de condiciones y el contrato respectivo.

2.6. CLÁUSULA PENAL

Cuando hubiere atraso en la entrega del objeto contractual por causas imputables al contratista se hará acreedor a la aplicación de la cláusula penal, según el porcentaje o cuantía establecido en la Sección II de este pliego de condiciones. La penalización se aplicará por cada día natural de atraso hasta un máximo del veinticinco por ciento (25%). En caso de que se haya pactado la contratación en moneda extranjera, las multas que se apliquen se calcularán en la moneda en que fue presentada la oferta.

Los montos por imputación de la mora se deducirán de la factura correspondiente. Si resultare insuficiente del monto pendiente a facturar, se acudirá a la garantía de cumplimiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 47 de la LGCP y 117 del RLGCP.

Cuando el objeto esté compuesto por líneas independientes, el monto máximo para el cobro de multas se considerará sobre el valor de cada una y no sobre la totalidad del contrato, siempre que el incumplimiento de una línea no afecte el resto de las obligaciones.

La ejecución de la cláusula penal por demora no exime al (la) contratista de la indemnización a RECOPE por los daños y perjuicios que hayan sido ocasionados a la Administración y que fueran debidamente acreditados.

Los incumplimientos que se presenten en la ejecución contractual serán valorados al amparo de lo establecido en el Título VI “Régimen Sancionatorio”, Capítulo I “Sanciones a Particulares” de la LGCP.

2.7. EMBARGOS JUDICIALES

El (la) contratista estará obligado a levantar por su propia cuenta los embargos judiciales que llegaran a decretarse en su contra por cualquier motivo, parcial o totalmente, sobre los derechos objeto de esta contratación; lo anterior, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles después de hecha la notificación judicial respectiva. El no atender la prevención que RECOPE formule, a través del Titular Subordinado de la Unidad Solicitante, y dentro del término que al efecto le confiera, facultará a RECOPE a tomar acciones que garanticen la satisfacción del interés público.

En cumplimiento de la Ley y de la Directriz DPJ-002-2025 de la Dirección del Registro de Personas Jurídicas, se informa que RECOPE inscribió en el Registro de Personas del Registro Nacional el siguiente correo electrónico para recibir notificaciones judiciales y administrativas: notificaciones@recope.go.cr 

2.8. MANTENIMIENTO DEL EQUILIBRIO ECONOMICO DE LOS COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS

En las contrataciones de suministro de bienes, cuando se demuestren variaciones en los precios de los costos directos e indirectos, estrictamente relacionados con el objeto del contrato, la Administración revisará los precios, aumentándolos o disminuyéndolos según varíen los costos directos e indirectos, a efecto de mantener el equilibrio económico del contrato.

Para la revisión de los precios aplicará lo regulado en el Decreto Ejecutivo 44937-H-MICITT-MIDEPLAN, “Reglamento para el reajuste precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios".

Los índices a que hace referencia la fórmula que resulte aplicable conforme a lo regulado en dicho reglamento, deberán ser los más estrechamente vinculados con la actividad objeto de la contratación.

El (la) contratista debe gestionar la solicitud del mantenimiento del equilibrio económico del contrato mediante el SDU.

2.9. ANTICORRUPCIÓN Y PREVENCIÓN DE FRAUDE, CODIGO Y POLITICAS EMPRESARIALES

Se establecen las siguientes disposiciones que resultan aplicables a los procedimientos de contratación pública en el desarrollo de todas sus etapas.

2.9.1. ACTOS DE CORRUPCIÓN

Las personas que participen en el presente procedimiento de contratación adquieren la obligación de no incurrir directa o indirectamente en actos de corrupción, con la finalidad de obtener beneficios ilegítimos para sí o para terceros, o de conseguir causar un perjuicio para terceros participantes en el proceso de contratación, en relación con la participación en el proceso, o con la adjudicación, ejecución, ampliación o continuidad del contrato.

Para los efectos de esta cláusula, se entenderá que los agentes indirectos de quienes se puede valer el (la) oferente o contratista para ejecutar el acto de corrupción, pueden serlo sus trabajadores, administradores, representantes, accionistas o bien cualquier persona que haya sido encomendada por el (la) oferente o quien se contrate o por las personas citadas para cometer el acto de corrupción. Asimismo, la figura pasiva del acto de corrupción podrá ser el funcionario, o bien uno o más familiares suyos, personas jurídicas e incluso terceras personas que actúen en su nombre con el fin de cometer las omisiones o acciones punibles que se describen a continuación. Se consideran actos de corrupción los siguientes:

a. El requerimiento o la aceptación por una persona funcionaria de RECOPE de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios indebidos, como favores, promesas o ventajas para sí mismo o para otra persona o entidad, proveniente, directa o indirectamente, de las personas que participen en el presente proceso de contratación, a cambio de la realización, omisión o intervención indirecta para que se realice u omita cualquier acto en el ejercicio de sus funciones, o en el ejercicio de las funciones de otros funcionarios.

b. El ofrecimiento o el otorgamiento que hagan, directa o indirectamente, las personas que participen en el presente proceso de contratación, a una persona funcionaria de RECOPE, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios indebidos, como favores, promesas o ventajas para esa persona funcionaria o para otra persona o entidad, a cambio de la realización, omisión o intervención indirecta para que se realice u omita cualquier acto en el ejercicio de sus funciones, o en el ejercicio de las funciones de otros funcionarios.

c. La realización por parte de una persona funcionaria de RECOPE, de cualquier acto u omisión en el ejercicio de sus funciones, con el fin de obtener ilícitamente beneficios indebidos para sí mismo o para un tercero.

d. El aprovechamiento doloso u ocultación de bienes provenientes de cualesquiera de los actos a los que se refiere la presente cláusula.

e. La participación como autor, co-autor, instigador, cómplice, encubridor o en cualquier otra forma en la comisión, tentativa de comisión, asociación o confabulación para la comisión de cualquiera de los actos a los que se refiere la presente cláusula.

f. En general, la realización de cualquiera de los actos punibles de acuerdo con lo que al efecto disponen el Código Penal y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento ilícito en la Función Pública N°8422.

g. En general, la realización de cualquiera de los actos punibles de acuerdo con lo que al efecto dispone lo establecido en el régimen de prohibiciones regulado en el capítulo V de la LGCP y lo establecido en los artículos 119 y 125 de la LGCP.

2.9.2. PREVENCIÓN DE FRAUDE

Las personas que participen en el presente procedimiento de contratación adquieren la obligación de garantizar el origen lícito de sus fondos. Deben estar conscientes de que no participan en actividades de lavado de activos, bienes o legitimación de capitales. Entiéndase la Legitimación de Capitales como el proceso donde se disfraza la fuente ilegal, destino o uso, de bienes o fondos producto de actividades ilegales, que mediante diversos medios son integrados a la economía de un país con el fin de darles una “Apariencia Legítima”.

Asimismo, los (las) participantes en el presente proceso de contratación garantizan que no financian, ni financiarán al terrorismo, directa o indirectamente, cuando por cualquier medio voluntariamente se provea, aporte o recolecte medios, fondos, recursos financieros o económicos o servicios financieros o servicios conexos o de cualquier naturaleza, sean de origen lícito o ilícito, con la finalidad de cometer cualquiera de los actos relacionados al delito de terrorismo, la realización de sus fines o asegurar la existencia de un grupo terrorista o terroristas individuales.

Cuando RECOPE o una autoridad judicial costarricense o del extranjero, previa aplicación del debido proceso compruebe la realización de un acto de corrupción, fraude o financiamiento al terrorismo, por parte de un oferente o contratista, según sea el caso, éste estará sujeto a las indemnizaciones o cualquier sanción de naturaleza civil administrativa para resarcir los daños económicos ocasionados a RECOPE.

Con la sola presentación de la oferta, los participantes en el proceso de contratación admiten la facultad de RECOPE de ejecutar el cobro de las indemnizaciones en Costa Rica o en cualquier otra jurisdicción. Lo anterior, aplica también para oferentes que participen de forma consorciada o conjunta y aceptan que las obligaciones y consecuencias derivadas de esta cláusula aplican tanto al conjunto o consorcio como a las personas físicas o jurídicas que los componen.

Esta cláusula tiene como referencias la Convención Interamericana Contra la Corrupción, aprobada por Costa Rica mediante la Ley N°7670, el Convenio de las Naciones Unidas contra la Corrupción, aprobado por Costa Rica mediante la Ley N°8557, la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública N°8422, la Ley Contra la Delincuencia Organizada N°8754 y la Ley para sancionar el apoderamiento y la introducción ilegal de los combustibles derivados del petróleo y sus mezclas N°9853, por lo que, cuando sea necesario, la aplicación de esta cláusula debe interpretarse o integrarse según lo que disponen dichas normas. Con la presentación de la oferta, el (la) oferente acepta sin restricción la presente cláusula anticorrupción y de responsabilidad civil contractual.

2.9.3. CÓDIGO Y POLÍTICAS EMPRESARIALES

Las personas participantes en el procedimiento de contratación y en la ejecución contractual, reconocen, aceptan y se obligan a cumplir el contenido de las siguientes políticas empresariales de RECOPE, siendo de acatamiento obligatorio para cualquier oferente o contratista:

• Código de Ética y Conducta de RECOPE
• Política de Gestión de Ética y Anticorrupción PE-05-18-029.
• Política de Conflictos de Interés PE-05-18-036.
• Política de Seguridad de la Información PE-05-08-015.

Los (las) oferentes y contratista entienden que están en la obligación de denunciar ante cualquier autoridad competente toda conducta antiética, situación irregular o conducta que pueda generar un potencial conflicto de interés entre sus propios trabajadores, subcontratistas o el personal de RECOPE. Cualquier omisión sobre lo descrito se considerará como un incumplimiento contractual sujeto al proceso de resolución contractual y cualquier otro proceso legal que corresponda para el caso en específico.

Asimismo, los (las) oferentes y contratista entienden que están en la obligación de velar por la protección de la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información, uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o pérdida de la información propiedad de RECOPE o de terceras personas que se encuentre en manos de RECOPE. Lo anterior implica que los (las) oferentes y contratistas son responsables sobre los mecanismos de gestión que implementen para garantizar el resguardo de la información de RECOPE o terceros, en apego a la Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales N°8968. El no acatamiento de lo contenido en esta cláusula se considerará como un incumplimiento contractual y dará lugar al proceso de resolución contractual.

Los documentos citados están disponibles en el siguiente link https://www.recope.go.cr/transparencia/politicas-empresariales/  

Por último, ante la presencia de un incumplimiento de las conductas estipuladas en el Código de Ética y Conducta de RECOPE, las denuncias pueden presentarse directamente ante el correo electrónico confidencial contraloria@recope.go.cr, o bien, podrán ser presentadas ante la Auditoría Interna, mediante el correo auditoria.servicios@recope.go.cr 

2.10. OTRAS CONDICIONES:

• COMO COMPLEMENTO AL APARTADO 1.8 DE ESTE DOCUMENTO, PARA EFECTO DE LA EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS COMPLEMÉNTESE DE LA SIGUIENTE FORMA:

La razonabilidad del precio de los servicios se determinará conforme las disposiciones dadas en el artículo 44 del RLGCP. Para la determinación de los porcentajes de desviación se incluirán dos decimales en los valores resultantes, que formarán parte del análisis económico que se efectúe.

• ACCIONES NORMAS INTEG: 38

Los contratistas deberán asistir a las capacitaciones o entrenamientos a los cuales RECOPE le convoque con el propósito de mejorar su desempeño en ámbitos de calidad, desarrollo sostenible u otros, y de informar sobre las mejores prácticas existentes.

• SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

RECOPE cuenta con un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), basado en la norma ISO 27001:2022, el cual complementa la Política de Seguridad de la Información y el Manual de Directrices en materia de Seguridad de la Información vigentes en la empresa; motivo por el cual, el contratista deberá cumplir con los lineamientos establecidos en los controles existentes para la ejecución de sus labores, independientemente del alcance y tipo de contratación a cumplir.

• INFRACCIONES A LA LEY DE MARCAS Y OTROS SIGNOS DISTINTIVOS, LEY N° 7978.

Los proveedores, oferentes y contratistas deberán abstenerse de utilizar el nombre comercial, marca, emblemas, logotipos o cualquier otro signo distintivo propiedad de RECOPE, en cualquier tipo de documentación (física o digital), incluyendo las ofertas, los documentos anexos a estas, en la denominación de los Acuerdos Consorciales, en la identificación y numeración de los oficios del proyecto, así como cualquier tipo de comunicación o correspondencia que se genere durante el estudio de ofertas, presentación de acciones recursivas y formalización contractual, prohibición que persistirá inclusive, durante la etapa de ejecución contractual y hasta la recepción final. Lo anterior, a efectos de evitar incurrir en infracciones a la Ley de Marcas y Otros Signos Distintivos, Ley N° 7978.

• FACTURA ELECTRONICA

El Sistema TRIBU-CR desarrollado por la Dirección General de Tributación (DGT) del Ministerio de Hacienda, obliga al uso de la versión 4.4 de los códigos de actividad económica CIIU4 y, por tanto, el nuevo código para RECOPE es 1920.0 “Fabricación de los productos de la refinería del petróleo”. Esta actualización exige que los proveedores de bienes y servicios de la empresa utilicen el código: 1920.0 Fabricación de los productos de la refinería del petróleo en las facturas digitales emitidas a RECOPE.

1. CONDICIONES GENERALES

1.1. REQUISITOS DE LA OFERTA ELECTRÓNICA

Será oferente toda aquella persona que presente su oferta en forma electrónica por medio del SDU, actuando por sí mismo o por medio de un representante.

A continuación, se describen los aspectos generales que deben considerar el (la) oferente en la presentación de la oferta.

1.1.1. Toda oferta debe ser elaborada y presentada en el SDU. La misma debe estar redactada en idioma español, y ser suscrita por el (la) oferente o su representante legal mediante firma digital certificada.

La información técnica o complementaria y demás anexos deben presentarse en forma electrónica y estar en idioma español, o bien, podrán presentarse en inglés con traducción libre al español. No obstante, de no estar disponible en documento electrónico se debe incluir como un archivo en PDF o GIF.

1.1.2. Quien oferte, de participar bajo un esquema de consorcio, debe incluir el acuerdo consorcial respectivo, el cual debe contener al menos los aspectos señalados en el artículo 130 del RLGCP y la oferta debe ser firmada por del consorcio designado(s) en dicho acuerdo.

1.1.3. Las unidades de medida deben expresarse en el Sistema Internacional de Unidades, basado en el Sistema Métrico Decimal.

1.1.4. Todo oferente debe estar al día en el pago de las cuotas obrero-patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social, cuya condición será verificada a través del SDU. Cuando mantenga un arreglo de pago aprobado por esa institución, debe presentar junto con la oferta la certificación correspondiente vigente al momento de la apertura de la oferta.

Para el caso de proveedor extranjero, de no estar inscrito ante la Caja Costarricense del Seguro Social, así debe indicarlo expresamente, justificando las razones por las cuales no forma parte de dicho régimen.

1.1.5. Para el caso de las obligaciones del (la) oferente prevista en el artículo 22 de la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF), Ley N°5662, la verificación la realizará RECOPE a través de la página web www.fodesaf.go.cr o en su defecto, a través del SDU.

1.1.6. Quien oferte y disponga de un “Modelo de organización, prevención de delitos, gestión y control” bajo los términos establecidos a partir del artículo 6 y siguientes de la Ley N°9699 “Responsabilidad de las personas jurídicas sobre cohechos domésticos, soborno transnacional y otros delitos”, debe rendir una declaración jurada acreditando que cuenta con dicho modelo.

1.1.7. La oferta alternativa será considerada cuando así sea permitida en el SDU, seleccionando el campo “Tipo de Oferta”, la opción “Alternativa” y registrándose en el módulo correspondiente; de no ser así, no será considerada para análisis.

La oferta alternativa es una propuesta distinta a la definida en el pliego de condiciones, respetando el núcleo del objeto y la necesidad a satisfacer, que puede ser conveniente y oportuna para la entidad.

1.1.8. Si la oferta incluye subcontratos, el (la) oferente deberá adjuntar un listado de subcontratación, de conformidad con lo establecido en el artículo 29 de la LGCP. RECOPE consultará en el SDU las declaraciones a través del Registro de Proveedores. El subcontratista deberá manifestar en un documento adjunto a la oferta, que la información contenida en las declaraciones juradas presentadas en el citado registro se mantiene invariable.

1.1.9. Quien oferte, para la identificación del bien a cotizar, debe utilizar como base el código del producto del catálogo del SDU; no obstante, debe detallar ampliamente las especificaciones técnicas necesarias y suficientes que describen el objeto, y adjuntar sin excepción, para todo el equipo, material, accesorios o repuestos cotizados, cartillas técnicas, o en su defecto, literatura o catálogos.

1.1.10. Tratándose de oferta de importación presentada por el (la) oferente extranjero (a) debe realizar en la oferta el desglose del tiempo de embarque de la mercancía y el tiempo para el arribo a puerto costarricense, así como el país de origen de los bienes y el puerto de embarque.

1.1.11. Cuando el bien que se requiera contratar incluya la presentación previa de artes para aprobación en la etapa de la ejecución contractual, el (la) oferente debe indicar explícitamente en su propuesta el tiempo de entrega en días naturales, tanto para la entrega de esas artes como para la entrega final de los productos contratados, una vez aprobados los mismos por parte de la Administración, o en su defecto, indicar que el tiempo de entrega incluye el tiempo para la presentación de artes.

1.1.12. Cuando se trate de productos químicos, se debe presentar junto con la oferta la hoja “Material Safety Data Sheet (MSDS).

1.2. VISITA AL SITIO

De haberse indicado dentro de las condiciones de la presente contratación visita al sitio, con el objetivo de hacer un reconocimiento general, resultará aplicable el presente apartado.
Las personas interesadas deberán presentarse según el día, hora y lugar establecido en el SDU.

Las personas que se hagan presentes deberán llevar la vestimenta obligatoria para ingresar a las instalaciones operativas de RECOPE, las cuales consisten en: casco, zapatos de seguridad, camisa 100% algodón, chaleco reflectivo y pantalón de mezclilla. Se aceptarán como máximo dos representantes de cada una de las empresas que tengan interés en participar.

El (la) representante designado por RECOPE levantará el listado de los participantes de la visita, en un documento el cual firmará digitalmente. Este documento debe ser remitido al correo electrónico del analista designado por la Dirección de Proveeduría para llevar el proceso, a efecto de ser incorporado al expediente electrónico.

Los comentarios y manifestaciones que hagan los potenciales oferentes únicamente serán considerados cuando sean canalizados según lo establecido en el Apartado 1.6. según los plazos establecidos en el artículo 93 del RLGCP.

RECOPE no asumirá ningún tipo de responsabilidad frente al contratista ante reclamos sustentados en las condiciones propias del sitio, debido a la no asistencia a la visita al sitio, o que, aun asistiendo a ella, no fueran considerados en la oferta y que resultaran de evidente constatación.

1.3. FORMULACIÓN DE CONSULTAS Y SOLICITUDES DE PRÓRROGA

La formulación de consultas y solicitudes de prórroga en el plazo para la recepción de la oferta, deben plantearse a través del SDU, dentro del plazo otorgado para tal efecto, de conformidad con lo regulado en el artículo 93 del RLGCP.

Si durante el período de formulación de la oferta, el interesado llegara a advertir incompletez del objeto o bien dificultad en el desempeño o funcionalidad del objeto contractual, debe indicarlo dentro de los plazos previstos en el SDU. De no hacerlo, no podrá invocar esa circunstancia como eximente de responsabilidad en la fase de ejecución contractual.

1.4. PRECIO DE LA OFERTA

En el apartado “Oferta Económica” del SDU, debe indicar el costo de las líneas que conforman las diferentes partidas. Los precios pueden ser expresados en colones costarricenses, dólares de los Estados Unidos de América, o en cualquier otra moneda, y se tendrán por ciertos y definitivos.

El (la) oferente debe presentar la estructura del precio tanto en términos absolutos como porcentuales, de conformidad con lo establecido en el artículo 42 de la LGCP. Cuando haya discrepancias entre los valores absolutos y los porcentuales de la estructura de precio presentada, prevalecerán los valores absolutos.

Dicha estructura del precio detallará al menos los siguientes componentes: costos directos, costos indirectos, utilidad e imprevistos, aportando además la información de los índices oficiales de precios y costos asociados con los costos directos e indirectos de la estructura de precio. Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio de oferta y los valores absolutos de la estructura de precio.

De no existir un índice oficial para los costos directos, se debe advertir así en la oferta y aportar la documentación pertinente para la aplicación del método contemplado en los artículos 107 y 109 del RLGCP. De no existir un índice oficial para los costos indirectos, se debe advertir así en la oferta y podrá proponer un índice oficial general de precios para la revisión de dicho costo. Lo anterior de conformidad con el artículo 102 del RLGCP.

El (la) oferente nacional debe cotizar el precio en plaza, y desglosar el monto y naturaleza del impuesto del mercado local que los afecte, tal y como se define en la estructura de la oferta en el SDU, detallando en el campo de Impuesto el monto que corresponda a este rubro según su naturaleza. En razón de lo anterior el (la) oferente nacional no podrá expresar su precio utilizando los Incoterms, de hacerlo la oferta será descalificada.

El (la) oferente extranjero debe enlistar el precio en forma unitaria y se totalizarán por línea en términos DAP (Entregado en lugar de destino designado) según Incoterms 2020, es decir, costo más flete hasta el lugar de destino convenido, en cuyo caso el (la) contratista debe asumir los costos del acarreo interno para disponer la mercancía en dicho sitio, conforme se indica en la Sección II del concurso y/o en el SDU. La oferta electrónica se debe totalizar en dicho término y debe desglosar en el SDU el monto que corresponde al acarreo interno desde el puerto de arribo hasta el lugar de destino convenido, para cada una de las líneas de las partidas que oferte.

En caso de no realizar el desglose del acarreo interno, para efectos de comparación de ofertas, se tomará como base para el cálculo de los impuestos de nacionalización, el valor total de la oferta.

Cabe destacar que para el término DAP, el costo del seguro sobre los materiales o equipos de importación correrá por cuenta de RECOPE, según términos y condiciones de la póliza de seguro de transporte internacional con que se dispone. Por su parte, el riesgo inherente a ese Incoterms corresponderá al contratista. En caso de que ocurra algún evento en el que se utilice la póliza de seguro, RECOPE autorizará al contratista para que realice los trámites indemnizatorios correspondientes, tomando en cuenta que el deducible que genere el uso de dicha póliza, corre por su cuenta.

Para aquellos bienes que se ofrezcan afectos a los beneficios de desgravación arancelaria establecidos en instrumentos bilaterales o multilaterales de comercio y que hayan sido suscritos y ratificados por Costa Rica, deben indicar en su oferta la partida, sub partida o fracción arancelaria que le son aplicables, y declarar bajo la fe de juramento que con los bienes se acompañarán los formularios del tratado internacional de libre comercio, debidamente completos y los certificados de origen que comprueben la información aportada en la oferta.

El (la) contratista no podrá aducir desconocimiento de los tributos que afectan el contrato ni efectuar reclamos posteriores a RECOPE por este aspecto.

1.5. PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Y ACTO DE APERTURA

La oferta debe atender las regulaciones dadas en los artículos 16 y 48 LGCP y presentarse considerando las condiciones establecidas en los artículos 119 y 120 del RLGCP.

1.6. OBSERVACIONES Y ACLARACIONES A LAS OFERTAS

El (la) oferente, de conformidad con lo establecido en los artículos 119 y 120 del RLGCP, dispondrá del plazo establecido en el pliego de condiciones para presentar las observaciones posteriores a la apertura de las ofertas, únicamente a través del SDU. Asimismo, dentro de este plazo, el (la) oferente podrá remitir aclaraciones a su oferta, las cuales podrán ser consideradas en el estudio de la misma, en tanto no impliquen o signifiquen en manera alguna, modificación en sus elementos esenciales.

RECOPE se reserva el derecho de solicitar por medio del SDU, las aclaraciones o subsanaciones a las ofertas que considere necesarias para efectos de estudio y evaluación. La respuesta a las mismas ser remitida dentro del plazo definido en el SDU; de no atender la prevención dentro del plazo definido, caducará la facultad de quien oferte para realizarlo en un momento posterior, conforme lo regula el artículo 50 de la LGCP y 134 del RLGCP, y se procederá con la descalificación de la oferta siempre que la naturaleza del defecto así lo amerite.

Respecto a las mejoras, ventajas y descuentos que sean sometidas por el (la) oferente después de la apertura respectiva, éstos no serán tomados en cuenta en la valoración y comparación de la propuesta, pero obligarán a quienes las formule una vez firme la adjudicación.

Las gestiones que no se realicen a través del SDU, no serán atendidas por RECOPE.

1.7. GARANTÍAS SOBRE LOS BIENES

Quien oferte someterse a las garantías que sobre los materiales y equipos que ofrecen los fabricantes se establezca en el pliego de condiciones.

El (la) contratista será solidariamente responsable con el fabricante de los equipos y materiales ofrecidos, por el cumplimiento de las garantías estipuladas en esta contratación el (la) contratista quedará comprometido a reponer, por su cuenta y riesgo, incluyendo el transporte y cualquier otro gasto adicional, los materiales, equipos o sus componentes que se pruebe se han dañado, o bien, que presenten problemas de desempeño durante el período de garantía como consecuencia de defectos de fabricación, por mala calidad de los materiales empleados, por funcionamiento defectuoso, por deficiente embalaje o por cualquier otra causa imputable al contratista, incluyendo los faltantes de fábrica.

Los bienes reemplazados por las causas enumeradas anteriormente gozarán de las mismas garantías definidas en el pliego de condiciones, las cuales regirán a partir del recibo de conformidad del bien. Si el daño se repitiera, se suspenderá la vigencia del periodo que el (la) contratista tarda en reemplazar los bienes adjudicados; una vez comprobado que los mismos funcionen en óptimas condiciones, la garantía vuelve a correr por lo que resta del periodo de vigencia. Los componentes reemplazados gozarán del mismo periodo de garantía originalmente solicitado.

Los materiales y componentes con daños en el período de garantía serán entregados al contratista para su reparación, y cubrirá los costos de envío, reparación o sustitución y devolución.
El (la) contratista debe garantizar la existencia y el suministro de piezas de repuesto, incluyendo los componentes que no sean de su manufactura.

1.8. SISTEMA DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

La oferta será analizada independientemente para cada uno de los aspectos que se señalan a continuación. En caso de que no satisfaga cualquiera de estos aspectos, será considerada como incumpliente y no sujeta de adjudicación, así:

1.8.1 Admisibilidad legal: se determinará mediante un análisis de los aspectos formales de la oferta. Si en el análisis preliminar la oferta presenta defectos que la torne manifiestamente improcedentes, generará su inadmisibilidad al concurso y no será considerada en el análisis de los demás aspectos.

1.8.2 Admisibilidad técnica: estará dada por el cumplimiento de todas las condiciones técnicas que se definan en la Sección II de este pliego de condiciones, así como de los criterios de compra pública estratégica (criterios sociales, económicos, ambientales, culturales, de calidad y de innovación) que se definan en dicha sección, si así resultan aplicables.

1.8.3. Factores de evaluación: de considerarse pertinente, en la Sección II de este pliego de condiciones se podrán establecer otros factores de evaluación diferentes al precio, así como los parámetros y rangos de evaluación para la valoración de la oferta, los cuales serán aplicados a las ofertas que resulten admisibles legal y técnicamente. Asimismo, podrá definirse una calificación mínima, a partir de la cual los (las) oferentes serán susceptibles de adjudicación. Los criterios serán aplicados a las partidas que así se definan. De no definirse otros factores, las ofertas serán evaluadas exclusivamente con base en el precio comparativo.

1.8.4 Precio comparativo: de resultar cumpliente con la admisibilidad legal y técnica, se debe determinar el precio comparativo, el cual tiene como fin establecer una misma base de comparación de todas las propuestas.

Para tal efecto, se utilizará el tipo de cambio de referencia de venta que reporte el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la apertura de la oferta, el cual está visible en el SDU.

Además, tratándose de oferente extranjero, se considerarán los siguientes rubros:

a. Si se propone como pago carta de crédito, el precio cotizado se incrementará en un 0,5%.

b. Por uso del seguro sobre los materiales o equipos de importación del Instituto Nacional de Seguros, se aplicará un 0,16182% más el IVA al valor DAP (Incoterms 2020).

c. Los impuestos de nacionalización calculados sobre la base del valor aduanero de la mercancía, excluyendo el monto del acarreo interno, si el mismo fue desglosado en el SDU, según la partida arancelaria que corresponda. En caso de que el (la) oferente indique una partida arancelaria que no coincida con la recomendada por la agencia aduanal contratada por RECOPE, prevalecerá la indicada por esta última, con el fin de establecer el porcentaje del arancel a aplicar para el pago de los impuestos.

d. La tarifa por correduría aduanera, que corresponde al monto que se debe cancelar a la agencia aduanal por los servicios que prestan para la nacionalización del bien, con base al valor DAP (Incoterms 2020) de la mercancía, según la siguiente tabla:

e. Por concepto de otros gastos de desalmacenaje asociados al manejo de la mercancía desde la descarga en puerto (aéreo, marítimo o terrestre) hasta su despacho, una vez que se ha generado el DUA correspondiente, se aplicará un porcentaje de 1,5% al valor DAP (Incoterms 2020).

Igualmente, las disposiciones anteriores resultan aplicables para los (las) oferentes extranjeros que cotizan bienes afectos a los beneficios de desgravación arancelaria.

Producto del análisis de los aspectos definidos en los puntos anteriores, se debe establecer un orden descendente para los (las) oferentes que resulten elegibles.

La razonabilidad del precio de los bienes se determinará conforme las disposiciones dadas en el artículo 44 del RLGCP.

Las observaciones que realicen los (las) oferentes sobre los estudios que se generen durante los procedimientos de contratación, serán valoradas en lo pertinente, no siendo necesaria una indicación expresa de ellas. Por su naturaleza de actos preparatorios estos informes no tendrán recurso de ninguna clase y solo serán impugnables en conjunto con el acto final.

1.9. ACTO FINAL

El acto final, ya sea una adjudicación, declaratoria de desierto o de infructuosa, será una decisión adoptada por el nivel de competencia correspondiente, motivada en los estudios de las ofertas.

En caso de adjudicación, la misma recaerá sobre la oferta de mayor conveniencia para RECOPE, la cual será aquella técnica y legalmente admisible, que obtenga la mayor calificación total en los factores de evaluación y haya superado la calificación mínima, cuando así se haya definido.

Ahora bien, de darse un empate entre dos o más oferentes, entendiéndose éste cuando el puntaje total asignado obtenido por dos o más oferentes sean iguales, considerando hasta las centésimas de puntos en el valor obtenido, para la determinación del (la) oferente adjudicatario (a), conforme al artículo 97 del RLGCP, se asignará los siguientes puntajes adicionales a las PYMES que hayan demostrado su condición según lo regulado en los artículos 32 y 97 del RLGCP, así:

• PYMES por objeto y por regiones de industria 5 puntos
• PYMES por objeto y por regiones de servicio o agropecuaria 5 puntos
• PYMES por objeto y por regiones de comercio 2 puntos

De continuar el empate, se considerará el (la) oferente se encuentre certificado en la Norma ISO 14001.

En caso de mantenerse el empate y tratándose de personas jurídicas, la adjudicación recaerá sobre el (la) oferente que demuestre tener implementado un “Modelo de organización, prevención de delitos, gestión y control” bajo los términos establecidos a partir del artículo 6 y siguientes de la Ley N°9699 “Responsabilidad de las personas jurídicas sobre cohechos domésticos, soborno transnacional y otros delitos”.

Si continúa el empate, de conformidad con lo establecido en el artículo 97 del RLGCP, se procederá a convocar a los (las) oferentes involucrados y lo definirá la suerte para determinar la oferta ganadora.

El acto final se dictará como máximo, en el doble del plazo otorgado para la recepción de ofertas, incluyendo en ese cálculo las prórrogas otorgadas. El plazo se contará a partir del día hábil siguiente a la apertura de las ofertas.

RECOPE se reserva la facultad discrecional de adjudicar parcialmente una misma línea o partida.

1.10. CADUCIDAD DEL PROCEDIMIENTO

Transcurrido el plazo dispuesto en el artículo 51 de la LGCP y no se haya emitido el primer acto final del procedimiento de contratación, se procederá a dictar la caducidad del procedimiento, atendiendo las disposiciones establecidas en la Normativa Interna en Contratación Pública PA-05-12-004.

1.11. REQUISITOS PARA LA FORMALIZACIÓN

1.11.1. Acreditación de la existencia

Posterior a la firmeza del acto de adjudicación, la Administración procederá con la validación de la capacidad de actuación del (la) adjudicatario (a) mediante el Sistema Electrónico de Reconocimiento (SER) en la dirección electrónica www.sicop.go.cr Mapa del Sitio, Registro SER. Es responsabilidad del oferente mantener vigente la información contenida en el SER, de lo contrario se emplazará al (la) adjudicatario (a) para que, a más tardar al día hábil siguiente de la solicitud, realice la actualización correspondiente.

Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 272 del RLGCP y dado la complejidad que reviste la acreditación de la existencia de una empresa extranjera, se otorga un plazo de ocho (08) hábiles posteriores a la firmeza del acto. Para tal efecto, en caso de resultar necesario, debe presentar los documentos legales idóneos mediante los cuales se acredite la existencia y representación de la sociedad en el país de origen. Toda la documentación que se presente debe estar debidamente legalizada por los medios consulares respectivos. En caso de que la empresa extranjera se encuentre domiciliada en alguno de los países adheridos al Convenio de la Haya del 5 de octubre de 1961 (Convenio de Apostilla), podrá presentar la documentación debidamente apostillada. En ambos casos debe n presentarse los documentos digitales correspondientes.

Las empresas extranjeras que participen dentro de un Consorcio, en caso de resultar necesario, deben aportar la documentación señalada en el párrafo anterior; igual disposición aplicará para el caso de las sucursales, cuya disposición también debe ser satisfecha por la casa matriz.

1.11.2. Garantía de Cumplimiento

De conformidad con lo regulado en el artículo 110 del RLGCP, la garantía de cumplimiento aplicará únicamente para las licitaciones menores y mayores, y debe rendirse conforme lo establecido en el artículo 111 del RLGCP y a través del SDU.

Ponderando el interés público inmerso en los procesos de contratación que gestiona RECOPE, y a efectos de prevenir daños mayores llegada la eventualidad, en donde se requerirá de una pronta y eficiente ejecución de las garantías que se rindan para la presente contratación, sin remisión a normativas ajenas que entraben el proceso; para este concurso no se aceptarán garantías emitidas por empresas aseguradoras.

Las garantías que se rindan en dinero en efectivo deben tramitarse a través de SDU, a las cuentas habilitadas para tal efecto.

Quien resulte adjudicatario (a) dispondrá de 10 días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación para rendir la correspondiente garantía de cumplimiento, por el porcentaje o cuantía y vigencia establecida en el SDU; además, debe observarse los demás requisitos y condiciones que al respecto establece la LGCP y su Reglamento.

Los plazos de vigencia de la garantía de cumplimiento se contabilizarán a partir del recibo a satisfacción de dicho aval ante RECOPE.

Si se trata de ofertas en consorcio debe presentarse una garantía. Asimismo, en razón de la responsabilidad solidaria de las firmas consorciadas, el aval debe garantizar a todas ellas por la totalidad del monto adjudicado.

La garantía de cumplimiento puede rendirse en cualquier moneda extranjera o bien en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta establecido por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento en que se registre el pago de la misma en el SDU. El (la) contratista estará obligado a mantener actualizado el monto de la garantía, por las variaciones de tipo de cambio que le puedan afectar.

La Administración está facultada a ejecutar la garantía de cumplimiento si una vez formalizado el contrato y comunicada la orden de inicio, no se inicia la ejecución contractual.

La garantía de cumplimiento podrá ser ajustada parcialmente, ante solicitud del contratista, en proporción a la parte ya ejecutada, siempre y cuando se trate de bienes independientes entre sí, y que no imposibiliten la satisfacción del interés público perseguido en la presente contratación.

1.11.3. Presupuesto detallado

De conformidad con lo regulado en el artículo 42 de la LGCP, el adjudicatario (a) debe presentar dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación el presupuesto detallado. Dicho presupuesto debe ser concordante con la estructura del precio definida en este pliego de condiciones, tanto en valores absolutos como en la o las monedas en que cotizó su precio.

1.11.4. Patente Municipal

El adjudicatario deberá estar al día en el pago de la patente municipal, cuya condición será verificada a través del SDU, según la legislación que regula este tipo de impuesto.

1.12. FORMALIZACIÓN CONTRACTUAL

Se tendrá por perfeccionada la relación contractual entre RECOPE y el (la) contratista cuando el acto de adjudicación o readjudicación adquiera firmeza y la garantía de cumplimiento sea válidamente otorgada, cuando esta resulte aplicable para el proceso de contratación.

El instrumento de formalización lo constituirá el contrato generado en el SDU, el cual, debe ser suscrito por el (la) representante legal del adjudicatario (a).

Si por la cuantía del monto total adjudicado así lo demanda, se someterá al refrendo correspondiente según lo establezca el Reglamento de Refrendo que emita la Contraloría General de la República.

No obstante lo anterior, RECOPE se reserva la facultad de establecer adicionalmente para la formalización, la suscripción de un contrato rubricado por las partes, en cuyo caso, la Asesoría Jurídica de RECOPE comunicará al adjudicatario (a), el día en que debe suscribir el contrato.

Una vez refrendado el contrato, RECOPE notificará al contratista la orden de inicio.

1.13. INSUBSISTENCIA DEL ACTO DE ADJUDICACIÓN

El acto de adjudicación será declarado insubsistente y la Administración estará facultada para readjudicarlo de forma inmediata, cuando se presente alguna de las causales reguladas en el artículo 52 de la LGCP.