S.E Contratación Directa de Escasa Cuantía / Servicio de de hospedaje Obra Bloque Proyectos (Escuela de Linieros) / GE-161 / DISA

Condiciones de admisibilidad

• El oferente debe presentar una copia del permiso Sanitario de Funcionamiento (PSF), otorgado por el Ministerio de Salud de la zona donde se requiere el servicio, el cual debe estar al día y debe mantenerse vigente durante todo el período del contrato.

• El oferente debe presentar una copia de la Patente comercial y estar al día. En caso de que la patente no esté a nombre del oferente debe presentar un contrato de arrendamiento del inmueble.

• Debe contar con agua potable (presentar una certificación de potabilidad de agua, extendida por el A y A, la municipalidad o Asada). Si no presentase la certificación, deberá presentar un análisis de laboratorio de potabilidad del agua acreditado por ECA, con no más de 6 meses de emitido, que considere los siguientes parámetros: Coliformes fecales y Escherichia coli. El ICE se reserva el derecho de realizar muestreos en los grifos del oferente para corroborar la calidad del agua.

• Deberá contar con un plan de control y manejo de plagas, para el local comercial durante la vigencia del contrato. Este debe ser ejecutado por parte de una empresa que cuente con el PSF del Ministerio de Salud para dicha actividad (Adjuntar el permiso de funcionamiento de dicha fumigadora). En caso de no contar con un plan de control y manejo de plagas se deberá realizar una declaración jurada indicando que se va a cumplir antes de iniciar a dar el servicio.

DECLARACIONES JURADAS Y CERTIFICACIONES

El oferente debe presentar las declaraciones juradas que se adjuntan en el Anexo en PDF llamado "Declaraciones Juradas y Certificaciones".

Condiciones específicas

PARTIDA N° 1: Servicio de Hospedaje

Requerimiento

Servicio de hospedaje para personal asociado a proyectos que se desarrollan en el negocio de Ingeniería y Construcción en el sector de Santa Cruz. Se requiere la disponibilidad mínima de entre dieciséis (16) y veinte (20) habitaciones, incluyendo habitaciones individuales y dobles, según las necesidades operativas que determine el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), durante el período de prestación del servicio.

Jornada de Trabajo 

Se laborará en jornada continua como se ilustra en la siguiente tabla, pero este horario puede variar de acuerdo con las necesidades de la obra, lo cual se comunicaría 5 días hábiles con antelación al adjudicatario:

Simbología: L=libre, E=entrada, T=trabajo y S=salida

Condiciones del Establecimiento

• Es indispensable que el establecimiento cuente con parqueo privado y seguro para vehículos ICE. Un espacio de parqueo por habitación.
• Debe contar con Vigilancia 24/7 horas.
• Ofrecer al menos un área común con acceso a internet (Wi-fi).
• Se debe contar con agua potable y electricidad, en el establecimiento contratado.
• Se debe contar con un plan de emergencias.
• Se deberá cotizar el costo por noche de acuerdo con el requerimiento.
• La habitación deberá contar con una cama para cada ocupante
• Debe contar con armario o closet para cada ocupante, el mismo debe estar limpio y en buen estado de funcionamiento. Preferiblemente con llave.
• El oferente deberá suministrar todo el menaje necesario (sabanas, fundas, almohadas, cobijas, paños). El cambio del menaje y la limpieza deberá realizarse de forma diaria.
• Las camas deben contar como mínimo con un colchón semi ortopédico, el mismo debe estar en buenas condiciones para uso (visiblemente limpio y sin signos de humedad o malos aromas).
• La habitación debe tener baño con ducha de agua y servicio sanitario, ambos en buenas condiciones de mantenimiento e higiene.
• Deberá suministrar los artículos de higiene personal (el papel higiénico, jabón de baño y jabón para manos).
• La habitación debe contar con buena iluminación y ventilación, ya sea natural o mecánica.
• Las puertas, paredes, ventanas, pisos, cielos de la habitación deben estar en buenas condiciones de mantenimiento y limpieza.
• Debe contar con aire acondicionado en buen estado de funcionamiento.
• Debe contar con televisión por cable, la cual debe funcionar adecuadamente.
• Reunir amplias condiciones de seguridad en cuanto a puertas y ventanas, por ejemplo, verjas, portones y llavines en óptimas condiciones de funcionamiento.

Condiciones generales

Presupuesto de años futuros:

Para la atención de las erogaciones de pago que se originen de este contrato que corresponde a presupuestos de años futuros, la dependencia incluirá en las cifras de formulación presupuestaria del año correspondiente el debido contenido presupuestario, el cual queda sujeto a la aprobación del presupuesto por parte de la Contraloría General de la República. En caso necesario, la dependencia se compromete a dotar del debido contenido presupuestario mediante el procedimiento interno de modificación presupuestaria.

Criterios sostenibles:

El oferente debe presentar una declaración jurada indicando que cumple con los criterios sociales expuesto en el siguiente punto:

Criterios sociales: Igualdad y equidad de género: Debe asegurar que exista equidad salarial entre hombres y mujeres que desempeñan roles similares y que todos los beneficios laborales estén disponibles de manera equitativa para todos los empleados, independientemente de su género.

Estructura de Precio y Presupuesto Detallado:

Con fundamento en el artículo 26 del Reglamento a la Ley 8660, el oferente deberá presentar junto con su oferta la estructura del precio y el presupuesto detallado.

• La estructura del precio: El oferente debe presentar la estructura de precio en conjunto con la oferta, estableciendo los siguientes rubros obligatorios: costos directos de mano de obra, costos directos de insumos, costos indirectos de mano de obra, costos indirectos de insumos, y utilidad; las ofertas deben considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta y la dependencia analizará el fondo y determinará el cumplimiento o no de la oferta. Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. Se anexa el formato a utilizar.  Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios.
• El presupuesto detallado: El oferente deberá presentar en conjunto con la oferta un presupuesto detallado y completo con todos los elementos de costo que lo componen. Se anexa el formato a utilizar

Nota: El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

Obligaciones del contratista

Consideraciones generales:

• El ICE se reserva el derecho de realizar visitas de inspección al local del contratista cuando así lo considere conveniente durante la ejecución del contrato.

• Si el oferente opera en un local alquilado, deberá presentar copia del contrato de arrendamiento para verificar que la fecha de vigencia cubre el plazo del contrato.

• El ICE notificará los servicios bisemanales recibidos mediante una orden de pedido a través de SICOP (mismo que desglosará en observaciones: periodo de servicio, bloque de proyecto), la cual será tramitada por la persona autorizada por parte de la administración del contrato.

• Cada obra contará con una persona responsable de parte de la administración, que será la encargada de coordinar diariamente los servicios a brindar. Además, recibir las hojas de control de firmas para pago cada 5 días, al mismo tiempo deberá realizar un conteo cruzado con el contratista con el fin de evitar retrocesos en la documentación, procesos SICOP y llevar el control del consumo real de la contratación.

• Para el control de los servicios brindados y el pago respectivo, el contratista deberá enviar las hojas de control de firmas cada 5 días a la persona indicada de la obra correspondiente al pedido que se emitirá vía SICOP bisemanalmente, en la cual se indicará la cantidad y descripción de los servicios brindados de acuerdo con lo solicitado por parte del ICE.

• Hoja de control de entrega de servicios: El ICE entregará al contratista un machote de “Hoja de control de entrega de servicios” en la que contendrá fecha y hora, el nombre de las personas que recibe el servicio, número de cedula, tipo de servicio recibido, nombre cedula firma de la persona que entrega y recibe.

 

• El ICE podrá realizar visitas sin previa notificación al contratista y en caso de identificar acciones de mejora que no comprometan la salud de los trabajadores el contratista tendrá un plazo de 5 días hábiles para ejecutar la acción, y en el caso que exista riesgo a la salud de los trabajadores, el contratista deberá realizar la acción de mejora inmediata, a partir de la fecha de recibido el informe de la inspección. Notificara al AC de las acciones ejecutadas en el plazo establecido.

• El ICE efectuará visitas de inspección al local del contratista de forma trimestral. En caso de que se registren dos inspecciones con una calificación inferior al 80 % en la evaluación realizada por la SG, el ICE procederá a la suspensión del contrato e iniciará el procedimiento de resolución contractual, por incumplimientos imputables al Contratista.

• Para poder medir la satisfacción por parte de los usuarios, el ICE se reserva el derecho de aplicar encuestas de servicio y satisfacción al cliente, si el resultado de dichas encuestas es menor a 80% el ICE podrá si lo considera conveniente suspender el contrato sin ninguna responsabilidad.

• El contratista no podrá subcontratar los servicios en ningún momento a terceros.

• En caso de que el contratista rescinda el contrato deberá dar un plazo de 3 meses para iniciar un nuevo proceso de contratación.

• El contratista en coordinación con la administración, bajo el principio de buena fe, es responsable de llevar el control del monto adjudicado y el saldo vigente, esto para evitar que brinde servicios fuera de fecha y que se exceda en el saldo disponible.

• Los cortes de facturación por parte del contratista deberán ser emitidos cada 10 días naturales, mediante la presentación de factura en SICOP

• Se aplicará la retención anticipada de renta (2%)

• El ICE no realizará pagos por anticipado. El pago se realizará 30 días naturales posteriores al V.B (Visto Bueno) o recibo conforme de la factura.

• Con la presentación de la oferta, todo oferente debe indicar el monto del impuesto del precio cotizado en la casilla correspondiente en SICOP. En caso de no incluir el rubro de impuestos, se deberá adjuntar la documentación correspondiente que demuestre que su precio está exento de impuestos.

• El ICE realizará una inspección de cumplimiento al oferente, mediante el formulario “Verificación de condiciones de Hospedaje”. El ICE realizará una inspección de cumplimiento durante el proceso de análisis de ofertas. El oferente deberá obtener una nota igual o superior a 80, en los demás puntos que no se cumplió dentro de la inspección quedará a criterio de la administración solicitar la subsanación de estos.

Prohibiciones del Servicio de Hospedaje.

• No se permite el ingreso de personas externas a las habitaciones.

• No se permite la permanencia de personal en las habitaciones, fuera de la jornada de trabajo autorizada (días libres, vacaciones, suspensión disciplinaria, incapacidad).

• No se permite la ingesta de licor o consumo de drogas en las habitaciones.

• No se permite el fumado o vapeo en las habitaciones.

Otras clausulas

Facturación

Para facturar el pedido debe de incorporar en su factura, en el espacio de “referencia”, creado exclusivamente para ingresar el número interno:

Ejemplo: MM-45000xxxx (sin espacios)

Para obtener este número interno (MM-45000xxxx), el proveedor deberá obligatoriamente aceptar el pedido notificado en SICOP.

Las opciones para obtener este número interno (MM-45000xxxx) e indicarlo en la factura, el proveedor tendrá estas opciones:

• Solicitar el número interno al elaborador del pedido, PREVIO a la entrega de material o servicio.

• Realizar la entrega con una guía de despacho o boleta en las instalaciones indicadas por el gestor y una vez incorporado el material se le notificará automáticamente al correo registrado el número interno y POSTERIOR podrá presentar la factura ya con el número

Las facturas y el XML se deben enviar al correo facturasice@ice.go.cr 

Cláusula de desempate

En caso de que se presente un empate en la propuesta económica de los posibles adjudicatarios, se convocará un sorteo público, el cual se podrá realizar en forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente.

Para definir el desempate se utilizará una moneda.

De lo anterior se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento y la misma será subida a SICOP.

Cláusulas Bandas de Tolerancia

Para el presente procedimiento de contratación, el ICE define bandas de tolerancia a partir de los insumos obtenidos mediante el Sondeo de Mercado, las cuales aplicarán como herramienta de referencia para el estudio de ofertas y análisis de la razonabilidad del precio. Dichas bandas se encuentran documentadas en el expediente de la contratación, del cual se extrae la siguiente tabla:

Tabla N. 1 Umbrales según Bandas de Tolerancia

Cálculo de Bandas de Tolerancia
Objeto	Metodología:             % Combinado     (  X )			Cantidad requerida	Monto estimado de consumo anual CRC
	Moneda CRC
	Devest.P	Mínimo	Máximo
SERVICIO DE HOSPEDAJE EN HABITACIÓN SENCILLA CON TODAS LAS CONDICIONES DE FUNCIONAMIENTO	1 217,60	15 141,53	17 576,74	624	10 208 100,24
SERVICIO DE HOSPEDAJE EN HABITACIÓN DOBLE CON TODAS LAS CONDICIONES DE FUNCIONAMIENTO	1 700,32	22 760,29	26 160,93	3266	79 888 360,43
				Total, CRC	90 096 460,67

 

 

 Nota: Se aclara que los límites no serán utilizados como criterios de exclusión automática, sino como indicadores para realizar un análisis que permita justificar o descartar de forma razonada las ofertas que se ubiquen fuera de los límites.                           

A partir de estas bandas, se elaborará una tabla comparativa que incorpore los precios recomendados por los oferentes, permitiendo identificar si se ubican dentro o fuera de los umbrales definidos.

Si el precio es menor al umbral mínimo este se presumirá como no remunerativo y si es mayor al umbral máximo se presumirá como excesivo, debiendo la Administración indagar lo correspondiente, considerando las siguientes definiciones y situaciones:

• Precio excesivo: es aquel que comparado con los precios normales de mercado los excede o bien que supera una razonable utilidad. La utilidad es aquella que le permite al oferente cubrir sus costos productivos, de distribución y entrega con un margen de ganancia moderado.
• Precio no remunerativo o ruinoso: es el precio cobrado por un oferente el cual es tan bajo que permite suponer la posibilidad de incumplimiento futuro en la ejecución del contrato por razones económicas al no ser suficiente los réditos cobrados para cubrir los costos de la obra, bien o servicio de conformidad con los requerimientos del cartel, o bien, que no cumple con las obligaciones obrero-patronales, por lo que está en riesgo la ejecución y calidad con que se entregará el objeto.
• Precio que excede la disponibilidad presupuestaria:  Precio que excede el monto del que dispone la Administración para cancelar las obligaciones económicas que se derivan del contrato, y ante indagatoria al oferente, éste no acepte ajustar su precio al disponible sin afectar las condiciones y calidad ofrecidos. En el caso extremo que no se cuente con mayor contenido presupuestario o no sea factible una adjudicación parcial, la oferta que contenga un precio que excede la disponibilidad presupuestaria será declarado como inadmisible económicamente, lo anterior, bajo el marco de aplicación del artículo 21 del Reglamento al título II Ley 8660.  

La Administración se reserva el derecho de adjudicar precios fuera de las bandas, para lo cual se debe razonar y acreditar los motivos por los cuales resulta aceptable dicho precio, habiéndose valorado desde diversas perspectivas de negocio, técnicas, comerciales u otras, considerando los Principios de Contratación, así como criterios de oportunidad y conveniencia según proceda.