Alquiler de equipamiento en sonido, luces, estructuras, y otros para eventos Municipales

Todo interesado en participar como oferente o subcontratista deberá aportar las siguientes declaraciones juradas de acuerdo a artículo 28 de la Ley General de Contratación Pública:

 

• Que no se encuentra sujeto a ninguna de las causales de prohibición establecidas en esta ley. Que, en caso de encontrarse en alguno de los supuestos de prohibición regulados en los incisos j) y k) del artículo anterior, cumple con alguno de los supuestos de desafectación establecidos en el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública.
• Tratándose de personas jurídicas deberán indicar, en la declaración jurada, la naturaleza y propiedad de las acciones y el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y condición declarada de beneficiario final.
• Declaración jurada que demuestre que el oferente se encuentra debidamente inscrito como Proveedor ante la Dirección de Contratación Pública y que mantiene los datos actualizados ante dicho ente.

Cualquier violación debidamente acreditada al artículo 28 y 29 de la LGCP, generará la exclusión de la oferta del procedimiento y/o la resolución del contrato si se detecta en la fase de ejecución, así como la imposición de la sanción correspondiente conforme a la normativa conexa al presente procedimiento contractual.

 

Todos los oferentes deben garantizar a la administración lo siguiente:

• Que se encuentra al día de sus obligaciones obrero patronales ante la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) y del Fondo de Desarrollo Social y de Asignaciones Familiares (FODESAF), en el caso de empresas nacionales. Cualquier contratación en el territorio nacional que realicen entes de derecho público internacional u organismos internacionales, incluidos los contemplados en el inciso a) del Art. 3 de la LGCP, deberán manifestar que se encuentran al día con las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social y el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares con respecto a las personas trabajadoras que contraten para realizar los servicios que presten en el país, al momento de la apertura y que habiendo sido advertido por la Administración no regularice su situación.
• Se considera inadmisible la oferta de persona física o jurídica que no se encuentre al día con el pago de las obligaciones tributarias ante el Ministerio de Hacienda, al momento de la apertura y que habiendo sido advertido por la Administración no regularice su situación, lo anterior de conformidad con el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.
• Toda oferta deberá suministrar la información completa y suficiente que permita su análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación. En razón de lo anterior, el oferente estará obligado a describir de forma completa y precisa las condiciones propias del bien yo servicio que se compromete a brindar.
• Conforme lo dispuesto en la ley 9529, los oferentes que ofrezcan servicios en administración, economía, estadística o ciencias actuariales deberán estar inscritos ante el Colegio de Ciencias Económicas de Costa Rica debiendo aportar certificación de la incorporación respectiva en donde se demuestre que se encuentra activo y al día.
• Todos los oferentes deben aportar copia del permiso de funcionamiento sanitario vigente a la fecha y hora de apertura de ofertas a fin con el objeto contractual y coincidente con el nombre de la persona física o jurídica que presenta la oferta.
• Los oferentes deben presentar copia del certificado de patente comercial, del cantón en donde se domicilia la persona física o jurídica, coincidente tanto con el objeto contractual como con el nombre de la persona física o jurídica que presenta la oferta.
• Todos los oferentes deben presentar una constancia, certificación o similar que acredite que se encuentra al día y activa con el gobierno local correspondiente.
• Los precios deberán ser ciertos y definitivos, sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones. En la cotización, el Oferente deberá indicar el presupuesto detallado de los componentes de la línea, debiendo presentar el precio unitario, el porcentaje del “Impuesto al Valor Agregado” (IVA) que correspondiere y total, caso contrario quedará excluido del concurso. En caso de que el bien, servicio u obra esté exento o la entidad contratante se encuentre exenta del pago de impuestos, deberá indicar la norma que expresamente concede tal exención.
• La Administración al momento de estudio de las ofertas, verificará que los precios cotizados no resulten inaceptables, por ruinoso o no remunerativo para el oferente, precio excesivo con relación a los precios normales del mercado, excederse de la disponibilidad presupuestaria o precios producto de prácticas colusorias.
• Deberá cumplir las disposiciones señaladas en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
• Serán excluidas del concurso las ofertas que tengan una vigencia inferior a 30 (treinta) días hábiles. Toda propuesta que no indique el plazo de vigencia, se presumirá su ajuste al plazo mínimo citado, con la sola presentación de la oferta.
• Todo oferente que sea empleador y que pretenda la adjudicación de un servicio a tiempo determinado, deberá contar con su propia comisión, oficina o departamento de Salud Ocupacional, según corresponda, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento de Comisiones y Oficinas o Departamentos de Salud Ocupacional (Decreto Ejecutivo No. 39408 del 23 de noviembre del 2015 publicado en el Alcance No. 8 a La Gaceta No. 19 del 28 de enero del 2016), salvo que no le cubra dicha obligación por tratarse de un trabajador independiente que no cuenta con personal a su cargo o que siendo empleador no alcanza la cantidad de trabajadores requerida por dicho Reglamento. Para acreditar el cumplimiento de este requisito, el oferente deberá declarar bajo fe de juramento que cumple con las obligaciones derivadas de dicho Reglamento.
• Sobre la eventual confidencialidad de documentos. Si el oferente considera que la información aportada para un procedimiento de contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el sistema digital unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo preceptuado en el Art. 15 de la LGCP, salvo solicitud de la Contraloría General de República, la Procuraduría General de la República o cualquier autoridad judicial que por sus competencias, requieran a la Administración contratante la visualización de dicha información. En consecuencia, si alguna oferta contiene archivos clasificados en el SICOP (utilizando la etiqueta respectiva) como confidenciales y las justificaciones e información requerida no fueran aportadas con la oferta, se prevendrá al oferente para que presente su justificación. En caso de que no se atienda de manera completa y suficiente la prevención en el plazo otorgado, la Administración procederá a permitir que terceros y las partes del proceso, puedan visualizar los documentos mediante el acceso al expediente digital. Si, por el contrario, se aportara la justificación requerida de manera completa, la Administración procederá a valorarla y determinará si los documentos se mantienen confidenciales de conformidad con la jurisprudencia, precedentes y doctrina aplicable. Se advierte que, aún y cuando la Administración haya avalado la información como confidencial, podrá utilizar en documentos públicos (oficios, análisis integral, resoluciones, entre otros) aquellos datos totales y/o generales derivados de esa información clasificada como confidencial a efectos de justificar los actos administrativos que corresponda, cuidando no comprometer información específica que pueda vulnerar o afectar al oferente, ponderando las razones que él mismo haya expuesto para mantener los datos bajo la clasificación de confidenciales.
• Si los documentos son emitidos en el extranjero, para la fase de adjudicación deberán cumplir con los requisitos legales de consularización o apostillado cuando así sea solicitado por la Administración, aún dentro de la fase de análisis de ofertas.
• En caso de aportarse poderes especiales, se requiere que estos cuenten con las especificaciones propias de cada mandato conforme la normativa vigente y el número correspondiente a la contratación en la que se participa y para la cual se otorga.
• Un mismo oferente únicamente deberá presentar una oferta base y no se aceptarán ofertas alternativas de conformidad con el Art. 48 de la LGCP y el Art. 125 del RLGCP.
• El proveedor comercial deberá mantener actualizadas las declaraciones juradas, según lo indicado en el Art. 32 inciso c), Art. 33 y Art. 122 del RLGCP.

 

• Toda solicitud de aclaración y/o consultas a esta contratación de orden formal o técnico deben de realizarse por medio del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

 

La Municipalidad de Naranjo se reserva el derecho de contactar y verificar lo que corresponda, con el fin de constatar la fidelidad de la información de la oferta; si detecta que alguna información no es coincidente con lo indicado en la oferta, se procederá a no tener en cuenta la información y a descalificar inmediatamente la oferta, con las consecuencias dispuestas por el cartel y la normativa de contratación administrativa.

 

13.1. Subcontratación:

• Para los efectos de subcontratar para el presente proceso se aplicará lo dispuesto en el artículo No. 49 del LGCP.
• Todas las prohibiciones, así como las cláusulas de confidencialidad que se establezcan en el pliego de condiciones para el oferente, aplican de la misma forma para aquel a quien se subcontrata, no obstante, la Municipalidad no asume ningún tipo de compromiso para con este.
• Asimismo, el oferente deberá presentar junto con su oferta un desglose de las posibles empresas o personas a quienes subcontratará.
• Durante la ejecución del contrato el subcontratado debe cumplir con todos los requisitos.
• La Administración se reserva el derecho de verificar el cumplimiento de dichos requisitos durante la ejecución contractual.

 

4.    OFERTAS EN CONSORCIO

 

De participar el oferente bajo un esquema de consorcio, deberá incluir el acuerdo consorcial respectivo, el cual deberá contener al menos los aspectos señalados en el artículo 125 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y la oferta debe ser firmada por el (los) representante(s) legal(es) del consorcio designado(s) en dicho acuerdo.

 

En caso de acreditación de experiencia, considerando que el presente proceso no pondera el factor precio, la experiencia debe ser acreditada en las mismas condiciones por todas las personas físicas o jurídicas que conforman el consorcio.

 

En el acuerdo consorcial se debe detallar claramente el aporte de cada participante tomando en consideración lo indicado en el párrafo anterior.

 

5.    ENCARGADO GENERAL DEL CONTRATO

 

La designación de administrador de la contratación por la MUNICIPALIDAD recae sobre la funcionaria Beatriz Campos Morgan, Encargada de Gestión Cultural o quien ocupe su cargo, ostentando capacidad para:

 

• Recibir vía SICOP los bienes y servicios
• Verificar que la actividad puesta al cobro se haya realizado satisfactoriamente.
• Avalar el pago de cada servicio
• Gestionar cualquier incumplimiento contractual dentro de los tres días hábiles siguientes a la generación del hecho, debiendo documentarlo en el expediente respectivo.
• Gestionar los pagos y recepción a través del Sistema Unificado de compras dentro del plazo señalado para tal fin.
• Cualquier otra actividad relacionada a la Administración del Contrato.
• Velar por la adecuada revisión de los informes periódicos conforme a lo solicitado en el presente pliego.

 

En caso de presentarse eventos futuros que impidan la continuidad del funcionario en tal condición, la designación mencionada en el párrafo supra podrá ser variada en la etapa de ejecución por parte de la Municipalidad de Naranjo, para lo cual se emitirá la comunicación con constancia en el expediente del SICOP.

 

 

6.    CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD

 

 

1. a) El adjudicatario deberá apegarse a las normas de ética profesional y técnica, por lo que no podrán revelar información de naturaleza confidencial o de propiedad de la Municipalidad de Naranjo.
2. b) Queda prohibida la divulgación o publicación de: fotografías, videos, o audios relativas a la prestación de servicios, antes, durante y posterior a la realización del contrato.
3. c) Toda la documentación que reciba el contratista de la Municipalidad de Naranjo es confidencial no pudiendo el mismo hacer uso mas que para lo estrictamente indispensable en la prestación de los servicios.

15.     ADJUDICACIÓN

La Administración podrá adjudicar, declarar desierta o infructuosa esta contratación,  de acuerdo con el Art. 139 del RLGCP. Asimismo, la Proveeduría resolverá este concurso en el doble del plazo otorgado para la presentación de ofertas, pudiendo prorrogarse por un plazo igual en forma justificada, de conformidad con el Artículo 51 del RLGCP; todas las actuaciones se comunicarán por medio del SICOP. Se advierte a los participantes que la adjudicación que recayere queda sujeta a la Aprobación Interna de la Municipalidad de Naranjo.

 

16.     INSUBSISTENCIA

 

Una vez que la adjudicación esté en firme, si dentro del plazo otorgado la persona física o jurídica adjudicada no retira o no quiere recibir la orden de inicio, manifiesta su decisión de no ejecutar el contrato, no presenta los documentos solicitados, no aporta los timbres fiscales respectivos o incurra en alguna de las causales establecidas en los artículos 52 de la LGCP y 103 del RLGCP; la Administración podrá declarar insubsistente el trámite y re adjudicar el concurso según corresponda.

 

17.     FORMALIZACIÓN

 

Para el caso que el Contratista sea persona jurídica deberá aportar junto con el contrato firmado a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), la certificación de la Personería Jurídica y de la propiedad de las Cuotas o Acciones, con vista en los Libros de la Sociedad emitida por un Notario Público o Contador Público Autorizado, con vigencia no menor de TRES MESES. Se advierte a los participantes que este contrato se regirá por lo establecido en el Reglamento de Refrendos de las Contrataciones Administrativas, emitido por la Contraloría General de la República, publicado en La Gaceta Número 202 del 22 de octubre de 2007, modificado según resolución número R-DC-31-2012 del 07 de marzo de 2012 y resolución número R-DC-114-2016 del 16 de diciembre del 2016; en consecuencia, de conformidad con el monto adjudicado, la estimación y el tipo de contrato, podría requerirse el refrendo interno por parte de la Asesoría Legal o el refrendo de la Contraloría General de la República.

CAPITULO III

CONDICIONES ESPECIFICAS

 

18.     EL CONTRATISTA

 

El Contratista se sujetará a las disposiciones contempladas en la normativa que rige la materia de Contratación Pública. El Contratista tiene el deber ineludible de cumplir las obligaciones laborales y de seguridad social, hasta la recepción definitiva del bien o servicio. La omisión de esta estipulación se tomará como causal de incumplimiento de acuerdo a la Directriz Número 34 del Poder Ejecutivo publicada en La Gaceta Número 39 del 25 de febrero del 2002, haciéndose acreedor el contratista a las sanciones establecidas en la Ley General de Contratación Pública a y su Reglamento en estos casos.

 

19.     CLAUSULAS PENALES Y MULTAS:

 

Cuando el contratista incurra en alguna falta, prevista en el presente en el presente pliego, en el contrato firmado por las partes en la Ley o en el Reglamento de la Ley de Contratación Pública, el régimen aplicable para sancionar será el establecido en dicho cuerpo normativo. Sin perjuicio de los procesos por responsabilidad profesional, civil o penal que correspondan según el caso en concreto.

 

 

1. CLAUSULA PENAL: Si existiera atraso imputable al contratista en la entrega de los servicios objeto de esta contratación, según los plazos establecidos en el presente pliego, la Municipalidad de Naranjo cobrara un 1% del valor de los servicios no entregados, por cada dia hábil de atraso hasta un máximo de 25% del monto total de la factura o servicio en cuestión, momento en el cual se tendrá por definitivo el incumplimiento contractual.

 

1. MULTAS: en caso de presentarse deficiencias en la ejecución del contrato, según las causales que se detallan a continuación, se aplicara una multa, por cada evento de ¢23.110.00 cada una que corresponde al 5% del salario base de renta para el año 2026, lo anterior podrá ser rebajado en una misma factura, según la cantidad de eventos que se cuantifiquen y evidencien.

 

Se considerarán causales de aplicación de multa los siguientes eventos:

 

• Atraso en la instalación: cuando el contratista no haya instalado el equipo requerido dentro del horario previsto por la administración y esto genere retrasos en el inicio de la actividad.
• Disponibilidad de los equipos: cuando alguno de los equipos expresamente requeridos no sea instalado en el evento por falta de disponibilidad.
• Cambio de equipos: cuando el contratista suministre equipos de características, capacidad o calidad inferiores a los requerimientos iniciales sin contar con autorización del administrador de contrato (consignada en el expediente)
• Falta de personal técnico: Cuando el contratista no disponga de personal técnico requerido para la instalación, operación, supervisión o desmontaje de los equipos.
• Abandono del servicio: cuando el personal técnico del contratista se retire injustificadamente del lugar durante la ejecución del servicio.
• Cuando el servicio suministrado no cumpla con las condiciones técnicas requeridas en cuanto a cantidad, capacidad, calidad, cobertura, funcionamiento o compatibilidad de los equipos.
• Toda aquella acción objetiva, verificable e imputable al contratista que represente un perjuicio para la actividad que se desarrolla y que constituya una acción atribuible al contratista.

 

1.    DECISIÓN INICIAL:

 

En cumplimiento a lo establecido en artículo 37 de la Ley General de Contratación Pública y artículo 86 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública conforme consta en expediente administrativo en SICOP.

 

1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN:

 

La Municipalidad de Naranjo requiere la contratación de servicios profesionales en derecho, bajo la modalidad "según demanda", para la adquisición de servicios de alquiler de equipamiento en sonido, luces, estructuras y equipos especiales para eventos de la Municipalidad de Naranjo.

 

1. PROYECCION DE CONSUMOS ANUAL

 

 

Se advierte al oferente que la información plasmada en este punto es meramente referencial de manera que, la Municipalidad de Naranjo no asegura al contratista ningún volumen mínimo de consumo, por lo que los servicios se solicitaran según la demanda real, disponibilidad presupuestaria en cada periodo y cartera de morosidad existente.

 

La Municipalidad estima una inversión de ¢6.235.999.99 para ejecutar en 2026.

 

4.    OFERTA:

 

Conforme lo establecido en el numeral 14 y 16 de la Ley General de Contratación Pública, toda oferta deberá presentarse de forma electrónica y debidamente firmada por quien tenga poder para ello, en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), con todo gasto pagado e impuestos incluidos.

 

5.    REFERENCIA AL PLAN ANUAL DE COMPRAS

 

Los bienes que se desean comprar se encuentran incorporados al plan de compras institucional del 2026 dentro del rubro de alquiler de maquinaria, equipo y mobiliario de Programa 2 de Cultura y Gestión Social.

 

6.    REAJUSTE Y REVISION DE PRECIOS:

 

En aras de mantener el equilibrio económico de los contratos, conforme al artículo 3 del Reglamento para el reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los contratos de bienes y servicios, cuando el contratista demuestre eventuales desequilibrios económicos del contrato producidos por variaciones en los costos directos e indirectos que integran el precio ofertado, originadas por alteraciones imprevisibles y no atribuibles al contratista ni a los riesgos implícitos del negocio deberá presentar la prueba suficiente y pertinente, acorde a la estructura de precio y del presupuesto detallado regulado en el artículo 103 del RLGCP y el programa de trabajo.

 

Los cálculos de la revisión de precios se realizarán con base en las variaciones de pago por la entrega de los bienes o por la prestación de los servicios aprobados por la administración, conforme a los índices de precios del mes calendario de la presentación de la oferta y las cantidades planificadas e índices correspondientes al mes calendario conforme a la ejecución establecida en el cronograma vigente.

 

Si el contratista se atrasa en la entrega del bien o la prestación del servicio por su única y exclusiva responsabilidad, según el mes calendario dispuesto en el cronograma vigente, para el cálculo de las revisiones se utilizarán los valores de los índices de precios de los meses calendarios que originalmente se consignaron en dicho cronograma.

Si el contratista se adelanta en la entrega del bien o la prestación del servicio, según el mes calendario dispuesto en el cronograma vigente, para el cálculo de las revisiones de precios se utilizarán los valores de los índices de precios del mes calendario en que efectivamente se entregaron los bienes o se prestaron los servicios.

La valoración de pago aprobada por la Administración será utilizada como base para determinar la revisión de los precios.

 

Para efectos de una eventual revisión/reajuste de precios, conforme al artículo 6 del Reglamento para reajustes y revisiones de precio, para efectos del cálculo de reajuste o la revisión de precios de un contrato el oferente deberá presentar:

• Estructura de cada precio, tanto en valores absolutos como porcentuales.
• Propuesta de una fórmula matemática para cada línea ofertada.
• El oferente deberá aportar la información de todos los índices de precios oficiales, ya sean específicos o similares, de los costos directos e indirectos de la estructura de precio, los cuales deberán estar estrechamente vinculados con la variación de los costos que desea medir. Para ello el oferente deberá considerar el siguiente orden de aplicación: primero, propondrá un índice de precios específico asociado al costo, para el que se desee medir dichas variaciones y en segundo lugar, en su ausencia o inexistencia, propondrá un índice de precios similar. En caso de que se proponga un índice similar se deberá aportar en la oferta la justificación técnica correspondiente de dicha decisión.

 

Para lo anterior los oferentes deberán presentar una declaración jurada en donde acrediten la veracidad de la información aportada, indicando al menos los aspectos regulados en los artículos 9 y/o 12 del Reglamento para el reajuste o revisión de precios, según corresponda.

 

Tanto el procedimiento de análisis para el cálculo de los reajustes de precios como la revisión de los mismos se regirá por el Reglamento para el reajuste de precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios, Decreto Ejecutivo N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN, publicado en La Gaceta N°64, alcance 46, del 03 de abril de 2025.

 

7.    PERIODO ESTIMADO DE VIGENCIA DE LA CONTRATACIÓN:

 

Dada la naturaleza de la contratación, los servicios profesionales se requieren según la demanda real que posea la Administración por lo que el contrato se extenderá por un periodo de 1 año prorrogable anualmente durante 3 años adicionales, en caso de que la Municipalidad lo requiera, siempre y cuando se cuente con el contenido presupuestario disponible suficiente para hacer frente a la erogación correspondiente en cada periodo presupuestario.

 

Al tratarse de un servicio según demanda, se aclara que la Municipalidad se reserva el derecho de solicitar o no el mismo, conforme a su conveniencia y necesidad.   

 

8.    FORMA Y PROCEDIMIENTO DE PAGO

 

Cada línea se encuentra estimada por hora o evento según corresponda por lo que para efectos del presente proceso se identifica una banda de precios de +-20%.

 

El procedimiento de pago se ejecutará siguiendo el siguiente procedimiento:

• Dentro de los primero cinco días hábiles del mes el contratista formulará un reporte de los servicios.
• El contratista deberá solicitar a través de la plataforma de SICOP la recepción mensual junto con el informe respectivo.
• Como máximo dentro de los tres días hábiles siguientes a la solicitud de recepción, el administrador del contrato deberá aceptar o rechazar según corresponda, la solicitud de recepción a través de la plataforma SICOP.
• En caso de que se cuente con un rechazo de la solicitud de recepción a través de SICOP, el contratista deberá proceder máximo dentro de 3 (tres) días adicionales a corregir los factores solicitados dentro del proceso formal de rechazo de la solicitud.
• De aprobarse la solicitud de recepción a través de SICOP, dentro de un plazo no mayor a 3 días hábiles siguientes, el contratista deberá emitir formal solicitud de gestión de pago en el cual se incluya la factura respectiva.
• El administrador del contrato dentro de un plazo máximo de 3 (tres) días hábiles deberá proceder a rechazar o aprobar la gestión de pago correspondiente a través de SICOP, debiendo asignarle la gestión a la encargada de tesorería para trámite correspondiente.
• La encargada de tesorería procederá a incluir el pago correspondiente conforme a la programación semanal de pagos, debiendo consignar en el SICOP el detalle de la transferencia con el número de comprobante que corresponda para consulta y registro del contratista.

 

9.    FUENTE DE FINANCIAMIENTO

 

Mediante certificación de saldos adjunta al proceso, emitida por el Área de Presupuesto, en la cuenta de Alquiler de maquinaria, equipo y mobiliario (1.01.02) de Programa 2.