Contratación para la adquisición de impresoras y multifuncionales

1. La persona oferente deberá ser representante autorizado por el fabricante o distribuidor autorizado del fabricante, para lo cual deberá aportar la certificación original vigente que sean recientes y deberá indicar el tiempo de ser representantes directos de la marca ofertada.  La certificación deberá ser vigente, emitida durante el año en curso.

2. La persona oferente deberá contar y demostrar que cuenta con el respaldo directo del fabricante y que tiene al menos cinco (5) años de ser distribuidor autorizado de la marca ofrecida.

3.  La persona oferente deberá entregar mediante declaración jurada al menos 2 clientes como referencia.  Deberá contener nombre de la empresa, nombre del contacto, correo electrónico, teléfono, breve descripción del producto y hacer constar que se ha llevado todo el proceso de manera satisfactoria en todas sus etapas.

4. La persona oferente deberá contar con un coordinador, como enlace de la contratación, quien será el responsable de la comunicación con fábrica, de la apertura de los casos en caso de fallas, de brindar los enlaces necesarios con el fabricante, entre otros, para el cumplimiento de los objetivos de esta contratación.

 

 

1. Descripción

1.1 PARTIDA 1 Impresoras láser o led color 100.000 páginas

a) Equipo laser o led a color

b) Velocidad impresión: 20 ppm mínimo

c) Memoria:  1 GB o superior

d) Disco Duro o SSD de 64 GB mínimo

e) Impresión dúplex estándar

f) Resolución de 1200 x 1200 ppp como mínimo

g) Ciclo trabajo:  Mínimo 100,000 páginas mensuales

h) Suministro papel:  1 bandeja de 500 hojas como mínimo, bandeja multipropósito de 100 hojas, como mínimo.

i) Bandeja de salida:  170-500 hojas

j) Interface USB Hi-speed. Ethernet 10/100/1000

k) Rendimiento del tóner:  Negro 10,500 páginas mínimo y CMY 7,000 páginas mínimo.

l) Kit de mantenimiento o partes y consumibles de reemplazo periódico para 150.000 impresiones, como mínimo, según las instrucciones de uso correspondiente.

m) Contenedor de tóner aparte del cilindro.

n) Vida útil 600.000 páginas o 5 años.

1.2 PARTIDA 2 Multifuncional Láser color 100.000 páginas

a) Velocidad de impresión:  40 ppm mínimo.

b) Memoria: 2GB como mínimo.

c) Disco duro o SSB: 256 GB como mínimo.

d) Impresión dúplex estándar.

e) Resolución de 1.200 x 1.200 dpi

f) Ciclo trabajo: máximo 100.000 páginas mensuales

g) Suministro papel:  2 bandejas de 250 hojas como mínimo y otra para 500, bandeja multipropósito de 100 hojas como mínimo.

h) Bandeja de salida 150-500 hojas.

i) Máximo tamaño de papel 8.5 x 14.0

j) Procesador de documentos para 100 originales dúplex

k) Interface:  USB Hi-speed, Ethernet 10/100/1000

l) Rendimiento del tóner negro para 10.500 copias mínimo y tóner cyan, magenta, amarillo para 7.000 copias como mínimo ofrecido por los fabricantes en el mercado.

m) Kit de mantemiento o partes y consumibles de reemplazo periódico para 200.000 copias (color/BW), según las indicaciones de uso correspondiente.

n) Contenedor de tóner aparte del cilindro.

o) Funciones de copia:  Copiado continúo de 1 a 999 y ampliación y reducción de 25% a 400%.

p) Funciones de escaner:  Funciones de escaneo:  Escaneo a e-mail (SMTP sobre SSL), FTP (FTP sobre SSL), SMB, USB, buzón de documentos (HDD), TWAIN (RED USB) y escaneo a WSD (WIA) (red USB).

q) Velocidad escaneo (datos mínimos):  Simplex BW/Color: BW (49 ipm a 300 dpi)/Color (40 ipm a 300 dpi) y dúplex BW/Color: BW (90 ipm @ 300 dpi)/color (80 ipm a 300 dpi).

r) Resoluciones de escaneo: 600, 400, 300, 200 ppm

s) Vida útil 600.000 páginas o 5 años.

1.3 PARTIDA 3 Multifuncional monocromático 250.000 páginas

a) Velocidad de impresión:  55 ppm mínimo.

b) Memoria: 1.5 GB como mínimo.

c) Disco duro de 128 GB o SSD 128 GB.

d) Impresión dúplex.

e) Resolución de 600 x 600 dpi como mínimo.

f) Ciclo de trabajo:  250.000 páginas mensuales como mínimo.

g) Suministro de papel:  2 bandejas de 500 hojas como mínimo, bandeja multipropósito de 100 hojas como mínimo.

h) Bandeja de salida: 500 hojas.

i) Máximo tamaño de papel 8.5 x 14.0 

j) Procesador de documentos para 100 originales dúplex

k) Interface:  USB Hi-spedd, Ethernet 10/100/1000

l) Rendimiento del tóner negro de 15.500 copias como mínimo de menor capacidad ofrecido por los fabricantes en el mercado.

m) Kit de mantenimiento o partes y consumibles de reemplazo periódico para 300.000 copias según las instrucciones de uso correspondiente.

n) Contenedor de tóner aparte del cilindro.

o) Funciones de copia:  Copiado continuo de 1 a 999 y ampliación y reducción de 25% a 400%.

p) Funciones de escaner:  Funciones de escaneo:  Escaneo a carpeta (SMB), escaneo a e-mail, escaneo a FTP, escaneo a FTP sobre SSL, escaneo a USB, Escaneo WSD y escaneo TWAIN/WIA.

q) Velocidad escaneo (datos mínimos): Simplex BW/Color: BW (60 ipm a 300 dpi)/color (40 ipm a 300 dpi) y dúplex BW/color:  BW (120 ipm @ 300 dpi) /color (80 ipm a 300 dpi).

r) Resoluciones de escaneo: 600 dpi, 400 dpi, 300 dpi, 200 dpi.

s) Memoria de fax 3.5 MB a 200 páginas como mínimo.

t) Funciones de fax y transmisión / Recepción dúplex.

u) Vida útil 1.000.000 páginas o 5 años.

1.4 PARTIDA 4 Multifuncional monocromático 80.000 páginas

a) Velocidad de impresión:  40 ppm mínimo.

b) Memoria:  2 GB mínimo.

c) Impresión dúplex estándar.

d) Resolución hasta (600 x 600) dpi como mínimo.

e) Ciclo de trabajo:  máximo 80.000 páginas mensuales.

f) Máximo tamaño de papel 8.5 x 14.0 

g) Suministro de papel:  1 bandeja de 250 hojas como mínimo, bandeja multipropósito de 100 hojas como mínimo.

h) Bandeja de salida 150 hojas.

i) Procesador de documentos para 50 originales dúplex.

j) Interface: USB, EThernet 10/100/1000.

k) Rendimiento del tóner negro 10000 copias como mínimo de menor capacidad ofrecido por los fabricantes en el mercado.

l) Kit de mantenimiento o partes y consumibles de reemplazo periódico para 75.000 copias según las instrucciones de uso correspondiente.

m) Contenedor de tóner aparte del cilindro.

n) Funciones de copia:  copiado continuo de 1 a 999 y ampliación y reducción de 25% a 400%.

o) Funciones de escaner:  funciones de escaneo: escaneo a carpeta (SMB), escaneo a e-mail, escaneo a FTP, escaneo a USB.

p) Velocidad escaneo (datos mínimos):  Simplex BW/Color:  BW (40 ipm a 300 dpi) / Color (20 ipm a 300 dpi) y dúplex BW/color: BW (80 imp @ 300 dpi) /color (46 ipm a 300 dpi).

q) Resoluciones de escaneo:  600 dpi x 600 dpi.

r) Vida útil 200.000 páginas o 5 años.

1.5 PARTIDA 5 Impresora Láser o Led monocromática 80.000 páginas

a) Velocidad de impresión:  Hasta 40 ppm

b) Volumen de trabajo:  Máximo 80.000 páginas mensuales

c) Memoria:  256 MB o superior

d) Impresión:  Dúplex estándar automático

e) Resolución:  Hasta (600 x 600) dpi como mínimo

f) Cilindro separado del contenedor del tóner

g) Consumibles:  Tóner 10.000 páginas como mínimo de menor capacidad ofrecido por los fabricantes en el mercado.

h) Kit de mantenimiento o partes y consumibles de reemplazo periódico para 75.000 impresiones según las instrucciones de uso correspondiente.

i) Bandeja de entrada:  250 hojas mínimo y multipropósito 50 hojas.

j) Interface:  USB, Ethernet 10/100/1000.

k) Impresión:  Blanco y Negro (monocromática).

l) Vida útil 200.000 páginas o 5 años.

1.6 PARTIDA 6 Impresora matriz de punto

a) Matriz de punto:  9 agujas como mínimo.

b) Dirección de impresión:  Bitcional.

c) MTBF (Ciclo encendido antes primera falla):  Como mínimo 20.000 páginas.

d) Duración cabezal:  Como mínimo 400 millones de caracteres.

e) Velocidad de impresión:  680 cps a 12 cpp como mínimo.

f) Consumible:  Cinta con capacidad de 7.5 millones caracteres como mínimo.

g) Ancho de columna:  80 caracteres por línea a 10 cpi.

h) Alimentación de papel:  por fricción (delantera, posterior).  Tractor de empuje (delantera, posterior).  Tractor de arrastre (delantera, posterior).  Tractor de empuje / arrastre (delantera, posterior).  Debe incluir los tractores de empuje y de arrastre).

i) Tipo de papel:  Hojas sueltas, formas continuas, formas con partes múltiples.

j) Número de copias:  Original + 5 copias como mínimo.

k) Vías de alimentación:  Hojas sueltas y papel continuo.

l) Memoria/Buffer:  128 KB como mínimo.

m) Interfaces:  Paralelo, USB como mínimo.

n) Emulación:  EPSON, IBM como mínimo.

o) Nivel de sonido:  Máximo 55 DB (A)

p) Cinta de impresora:  Cinta de tela.

q) Lenguajes o emulaciones de impresión compatibles con ESC/P e IBM como mínimo.

1.7 PARTIDA 7 Impresora Térmica para Punto de Venta

a) Capacidad de impresión de váuchers.

b) Velocidad de impresión al menos 90 mm/seg en impresiones monocromo como mínimo.

c) Tecnología de impresión térmica, con método de impresión térmica directa.

d) Debe soportar un ancho de papel de al menos 80 mm, con capacidad para al menos 42 columnas.

e) Debe poseer un adaptador de red compatible con redes Ethernet 10/100.

f) Debe poseer un puerto USB 2.0 o superior.

g) Para la impresora de al menos 60 millones de líneas (MCBF).

h) Debe poseer un cortador de papel.

i)  Debe incluir cable USB para conexión con el computador de al menos 3 metros de longitud.

j) Liviana, peso no mayor a 2.5kg

2. CONDICIONES GENERALES PARA EQUIPOS DE IMPRESIÓN

2.1 Alimentación eléctrica de los equipos: AC 120 V 50/60 Hz.

2.2 Se deben de incluir los cables de alimentación eléctrica y conexión USB para cada uno los equipos.

2.3 Los equipos deben soportar todos los sistemas operativos de Windows 7 y superiores, MAC OS versión 10.5 como mínimo, UNIX, LINUX.

2.4 El Kit de mantenimiento contempla generalmente los siguientes elementos: Rodillo de transferencia, recogedor y alimentador, Unidad de fijación, Rodillo de transferencia, Herramienta de plástico para remover el rodillo de transferencia, Ensamblaje de fusión (unidad de sustitución), Almohadilla de separación, Unidad de rodillo de alimentación, Unidad de corona de transferencia, Varilla de limpieza para el ensamblaje de fusión, Unidad de alimentación, Ventilador de refrigeración, Rodillo recogedor MP, Rodillo recogedor PC y Rodillo recogedor LC.

2.5 El “Kit de mantenimiento” indicado en las impresoras, es un dato de referencia sobre el rendimiento, ya que debe venir el que viene instalado en el equipo. Además, también es referencia para el reemplazo de partes y consumibles.

2.6 El cilindro, cuchillas y el tóner pueden venir juntos o por separado.

2.7 Lo referido al volumen de trabajo, se refiere a las impresiones mensuales que pueden soportar los equipos.

2.8 La persona contratista deberá contemplar la característica solicitada del rendimiento de los equipos de impresión, tanto del tóner, como el "kit de mantenimiento" y demás consumibles.  Para la recepción del bienes no se aceptarán equipos cuyos consumibles vengan con rendimientos iniciales por lo que se considerará que aún la persona contratista no ha entregado el bien solicitado.  Posteriormente, habiendo contemplado la característica solicitada de rendimiento se procederá a recibir el bien solicitado como corresponde.

3. GARANTÍA DE EQUIPOS Y SERVICIO

3.1 Todos los equipos o partidas (ítems), deberán de contar con una garantía del equipo de al menos 3 años), se requerirá un documento formal haciendo constar la garantía que se brinda al objeto en adquisición por medio de este procedimiento.

3.2 El fabricante deberá contar con un lote de repuestos u accesorios en el país y disponer de un taller que permitan la atención inmediata y reemplazo de las partes dañadas.

3.3 Si se determina el cambio completo del equipo como medida para cumplir la garantía, la persona contratista deberá tener en el país el equipo que cumpla con todas las condiciones técnicas solicitadas, incluyendo las mejoras técnicas respectivas, además realizar el proceso de configuración y preparación de este, el equipo sustituto deberá estar en plaza. El equipo deberá ser igual al modelo ofertado o uno superior para tales fines.

3.4 En caso de que el equipo entregado esté en garantía y haya sido reparado tres veces, la persona contratista deberá sustituir el equipo ofertado, en un plazo de 24 horas, una vez que se haya colocado y verificado con el contratista el respectivo reporte de soporte, reemplazando así un equipo sobre reparado con evidentes fallas por uno nuevo de igual calidad y características a las solicitadas en este concurso y dado el caso considerando la mejora tecnológica.

3.5 La persona oferente, deberá contar con un stock de repuestos en el país, que permitan el reemplazo inmediato de las partes dañadas para cada uno. Deben aportar Declaración Jurada reciente (con no más de tres meses de extendida) indicando que se cuenta con inventario de repuestos en el país.

3.6 La persona oferente deberá ofrecer garantía de funcionamiento de los equipos ofertados de acuerdo con lo indicado en las especificaciones técnicas a partir de la puesta en operación (cualquier condicionamiento se tendrá como incumplimiento de este requerimiento).

3.7 La garantía de los equipos debe de brindarse en el sitio y durante el tiempo indicado en las especificaciones técnicas. Para el caso, en que la garantía de fábrica fuese mayor a lo solicitado en las especificaciones técnicas, la persona oferente deberá indicar las partidas (los ítems) que tienen una garantía de fábrica mayor a lo solicitado, el tiempo de garantía que brinda el fabricante e indicar el sitio Web o número de teléfono gratuito al cual llamar, así como el procedimiento detallado para hacer uso del servicio.

3.8 Para el reporte de fallas la persona oferente deberá indicar el o los medios (número telefónico, correo electrónico y otros), destinados para tal fin. Al menos debe incluir dos cuentas de correo electrónico, para notificaciones.

3.9 Durante el periodo de garantía deberá contemplarse la sustitución de partes, o de los equipos en mal estado, atención de consultas, incidencias, con base a los reportes realizados por los funcionarios del IMAS.

4. SOPORTE DE GARANTÍA

4.1 Toda coordinación de soporte o atención deberá realizarse por medio del Sistema Digital Unificado-SICOP como canal oficial para los procedimientos de contratación pública incluyendo durante la etapa de ejecución contractual. Solicitud de información en la etapa de ejecución contractual.

4.2 El soporte o garantía será asumido económicamente por la persona contratista en su totalidad.

4.3 El horario del IMAS para reporte y atención de fallas será de lunes a viernes de las 7:00 am a las 5:00 pm.

4.4 Se deberá realizar el soporte telefónico inmediato, como primera instancia, con un tiempo de respuesta no mayor a 4 horas. Se debe de adjuntar la información de contacto requerida, como correo, número telefónico, nombre(s) de las personas de contacto, entre otros que faciliten la comunicación con la persona contratista.

4.5 Si el IMAS considera necesario, el soporte se realizará con una visita al sitio, con un tiempo de respuesta no mayor a 16 horas, luego de su primer reporte y atención telefónica.

4.6 Cuando un equipo presente fallos durante el tiempo de garantía, las reparaciones requeridas para solucionar los problemas presentados deben realizarse en un lapso máximo de 72 horas naturales, una vez que se haya colocado y verificado con el contratista el respectivo reporte. En caso de que el contratista incumpla con lo solicitado, debe sustituir el equipo reportado con otro con las mismas características técnicas o superiores. Para cumplir con lo solicitado, la persona oferente debe certificar mediante declaración jurada que dispondrá de un stock de repuestos, por al menos el lapso de garantía del equipo que está ofreciendo.

4.7 En caso de que se presente lo mencionado anteriormente, el equipo podrá ser trasladado al taller de la persona contratista y deberá ser sustituido en el IMAS, en un plazo no mayor a 48 horas, por uno nuevo o usado de igual calidad y características a las solicitadas en este concurso, mientras es reparado.

4.8 La persona contratista deberá comunicar al IMAS por medio de un oficio dirigido al Administrador de Contrato utilizando el Sistema Digital Unificado-SICOP (Solicitud de Información en la etapa de ejecución contractual) que dicho activo es irreparable, según su criterio técnico, además debe indicar la propuesta de reemplazo con el detalle del nuevo equipo.

4.9 La persona contratista deberá sustituir el equipo en condiciones técnicas iguales o superiores y sin ningún costo adicional para el IMAS, en un plazo no mayor a 3 días (72 horas) hábiles, contados a partir del día siguiente del reporte de la incidencia. por uno nuevo de igual calidad y características a las solicitadas en este concurso y dado el caso considerando la mejora tecnológica sin costo adicional mientras repara el equipo retirado.

4.10 La persona contratista será el responsable de llevarse el equipo para su sustitución y coordinar con el Administrador de Contrato el trámite de ingreso del nuevo equipo.

4.11 La persona administradora de contrato en conjunto con la persona contratista debe realizar un Acta Administrativa donde se justifique detalladamente el motivo del cambio, la cual debe ser firmada por el IMAS y el contratista y archivada en el expediente electrónico de la licitación.

4.12 De lo actuado se debe comunicar a la persona administradora de contrato mediante oficio.

4.13 En caso de que se trate de una incidencia que no requiera sustitución de partes o del equipo, el periodo máximo para la resolución de incidencias será de doce (12) horas hábiles, contado a partir del momento del reporte de incidencias por parte de funcionarios del IMAS.

4.14 En casos que sean considerados de urgencia el tiempo de respuesta deberá ser igual o menor a 4 (cuatro) horas hábiles. El Administrador del Contrato será quien autorice si un equipo se califica para la atención urgente.

4.15 Toda incidencia deberá quedar documentada mediante un informe del servicio brindado, el cual debe especificar fecha del servicio, hora de inicio, hora de finalización, datos del equipo (marca, modelo, serie y placa), descripción clara y sucinta de las actividades realizadas, nombre y firma del técnico asignado.  Este informe deberá incorporarse al expediente electrónico de la licitación.

4.16 La garantía de cada equipo debe ser de 3 años como mínimo contra defectos de fábrica.

4.17 En caso de que el equipo sea llevado a taller, el mismo deberá ser sustituido por uno de iguales condiciones y configurado hasta su reparación, entrega y conclusión de reporte o avería.

4.18 Los consumibles deben poder adquirirse en todas las provincias del país durante todo el año.

4.19 Incluir manuales originales de operación y de usuarios en idioma español, software de configuración original.

4.20 El servicio de Soporte Técnico y Garantía debe durar 3 años, incluye las atenciones que sean necesarias por parte del personal de T.I., para corregir cualquier error o mal funcionamiento de los equipos ofertados (ítems) bajo las siguientes modalidades de atención:

a) Servicios electrónicos vía e-mail: A través de este servicio, IMAS obtiene acceso las 24 horas del día para registrar solicitudes de soporte y para solicitar el estado de estas. Una vez establecida la comunicación el personal de Tecnologías de Información iniciarán el proceso de resolución del caso de acuerdo con el horario de atención establecido.

b) Servicios electrónicos vía remota: Se refiere a la conexión remota a través de internet con los equipos de IMAS por parte del personal de Tecnologías de Información para la solución de problemas de acuerdo con el horario de atención establecido. En caso de que se desee utilizar este esquema, es responsabilidad de IMAS las condiciones de conexión a Internet correspondientes, así como verificar que los privilegios de acceso a sus computadores sean suficientes para poder solventar el problema reportado.

c) Atención telefónica: Se refiere al acceso telefónico, por parte de IMAS para que el personal de Tecnologías de Información pueda darle la resolución de problemas de acuerdo con el horario de atención establecido.

d) Atención en sitio: En caso de que el fallo sea de hardware, la persona contratista debe revisar el equipo en sitio.

NOTA:  La documentación de los casos de soporte deberá ser suministrada y almacenada en SICOP como canal oficial y expediente en la ejecución contractual.

5. NIVELES DE SEVERIDAD

5.1 La persona oferente se compromete a que los problemas reportados por IMAS recibirán la prioridad de acceso al personal de Tecnologías de Información dependiendo de la severidad que determine los especialistas en soporte del IMAS o el Administrador del contrato de acuerdo con la siguiente tabla:

NIVEL	CRITERIOS
Alta	Se refiere a problemas que hagan inoperable el equipo para el personal de la institución.
Media	Se refiere a problemas identificados que afecten el funcionamiento normal del equipo para el personal de la institución, pero que permiten su continuidad de operación y para los cuales existen soluciones alternas.
Baja	Se refiere a problemas de menor impacto en el funcionamiento normal del equipo para el personal de la institución.

5.2 Tiempo de respuesta

El problema reportado se asignará de acuerdo con lo señalado en el Anexo 3 denominado:  Matriz Única de Niveles de Servicio SLA.

Nota:  Se define como asignación la acción de designar a personal de soporte la atención exclusiva del incidente o problema.

6. Recibo de bienes actualizados

El contratista está obligado a entregar al IMAS bienes en las mejores condiciones y actualizados y para estos efectos se aplicará lo dispuesto en el artículo 287 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

7. Cláusula de confidencialidad

La persona contratista se compromete a procesar y manipular los datos institucionales dentro de un marco de discreción, privacidad e integridad, acorde con las políticas de control y seguridad que debe mantener la institución. Por ende, en ninguna circunstancia, el contratista podrá utilizar los archivos o información del IMAS para propósitos no contemplados en los procedimientos normales de desarrollo e implementación de los respectivos sistemas de información contratados. La utilización indebida o negligente de los recursos institucionales, por prácticas imputables al contratista, serán consideradas factores de incumplimiento del contrato por parte de este y objeto de las sanciones administrativas y penales correspondientes.

El IMAS se reserva el derecho de acudir a las vías que estime necesarias ante eventuales incumplimientos de este compromiso.

I. INFORMACIÓN GENERAL DE LA CONTRATACIÓN

El INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL (en adelante IMAS) invita a participar en esta Licitación Menor, para lo cual se recibirán ofertas por medio del Sistema Digital Unificado, según fecha y hora indicada en este pliego de condiciones.

El Departamento de Proveeduría Institucional del IMAS será la dependencia encargada de conducir el procedimiento de contratación.

La unidad solicitante es Tecnologías de Información  y se designó a la Sr. José Pablo Arce Barrantes,  como administrador de contrato.

Toda la actividad de contratación pública regulada en la Ley General de Contratación Pública No. 9986 y su Reglamento deberá realizarse por medio del Sistema Digital Unificado, empleando para ello el uso de los formularios electrónicos que se disponga al efecto en la plataforma.

1. Oferta

1.1 La oferta deberá presentarse en el Sistema Digital Unificado, firmada digitalmente por quien tenga poder suficiente para ello, dentro del plazo previsto para tal efecto en el pliego de condiciones.  La oferta estará encriptada e inaccesible hasta la hora y la fecha señaladas en el pliego de condiciones para la apertura de ofertas, garantizándose en el Sistema Digital Unificado la confidencialidad.

1.2 Deberá redactarse en idioma español.

1.3 La persona oferente deberá aportar, mediante el Sistema Digital Unificado, toda la documentación requerida en el pliego de condiciones.

1.4 Con el solo sometimiento de la oferta en tiempo, se entiende aceptado el plazo de vigencia de la oferta establecido en el pliego de condiciones y durante las diferentes etapas del procedimiento, aunque no deje constancia de ello en la oferta.  Si hubiera alguna inconsistencia, se le hará la prevención correspondiente en la fase de análisis de las ofertas.

1.5 La oferta participará únicamente en el concurso para el que fue presentada, asumiendo la persona oferente las consecuencias que se puedan generar por su falta de cuidado o cualquier error imputable a él en el momento de ingresar su oferta y la documentación complementaria en el Sistema Digital Unificado.

1.6 Para el sometimiento de la oferta en el Sistema Digital Unificado es necesario al adjuntar documentos, se agrupen en las siguientes tres categorías:

• Documentos técnicos
• Oferta económica
• Documentos legales

En la primera página de cada archivo deberá usar el índice de documentos que contiene.

1.7 Los documentos electrónicos que se aporten junto con la oferta deberán presentarse en un formato adecuado que permita la verificación de la firma digital, conforme lo establece la Ley No. 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, que establece que una firma electrónica es válida únicamente si ha sido emitida bajo un certificado digital vigente y registrado.

2. Participación única en cada procedimiento de contratación

2.1 Una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una única oferta ya sea como subcontratista, oferente individual o participar en forma conjunta o consorciada.  La condición también resultará aplicable a las personas física o jurídicas que conformen un mismo grupo de interés económico en los términos establecidos en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública No. 9986.  Lo anterior a excepción de lo establecido en el artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

3. Subsanación y plazo de caducidad para efectuarla

3.1 Podrán ser susceptibles de subsanación los defectos que contenga una oferta, siempre y cuando con ello no se otorgue una ventaja indebida.

3.2 El IMAS realizará los análisis de las ofertas recibidas, conforme al principio de calificación única.  Dentro del plazo establecido en el cronograma de la contratación, emitirá una única prevención que consolidará todos los aspectos a subsanar o a aclarar por parte de los oferentes.  Excepcionalmente, cuando resulte imprescindible para el adecuado análisis de las ofertas, la Administración podrá realizar una segunda solicitud de subsanación o aclaración.

3.3 El IMAS otorgará a la persona oferente un plazo para atender la solicitud de subsanación o aclaración, el cual deberá determinarse atendiendo a la naturaleza de la información solicitada, su complejidad para ser obtenida y el tipo de procedimiento de contratación correspondiente.

3.4 Dentro del mismo plazo otorgado la persona oferente deberá aclarar o subsanar extremos no prevenidos por el IMAS, que estuvieren indicados en los informes realizados para el análisis de la oferta o cualquier otro extremo que estime necesario subsanar o aclarar.

3.5 El plazo otorgado para atender la prevención podrá ser prorrogado por el IMAS, mediante acto motivado, hasta por un plazo igual al inicialmente concedido.

3.6 De no atenderse la prevención en tiempo y forma, caducará la facultad de la persona oferente para realizarla en un momento posterior, conforme al artículo 50 de la Ley General de Contratación Pública.

3.7 El IMAS procederá, mediante acto motivado, a descalificar la oferta siempre que la naturaleza del defecto así lo amerite, por incumplir aspectos esenciales de las bases del concurso o sean sustancialmente disconformes con el ordenamiento jurídico.  Los incumplimientos intrascendentes no implicarán la exclusión de la oferta, pero así deberá ser razonado.

3.8 No será parte de la subsanación aquellas omisiones relacionadas con aspectos exigidos en el pliego de condiciones, que no requieren una manifestación expresa de la persona oferente para conocer los alcances puntuales de su propuesta, en cuyo caso se entenderá que acepta las condiciones.

4. Horario habilitado para el uso del sistema

4.1 Todos los días y horas se consideran habilitados para las actuaciones en el Sistema Digital Unificado.  En caso de interrupción del funcionamiento del Sistema Digital Unificado, sea por mantenimiento, por alguna falla debidamente documentada, o bien por razones de caso fortuito o fuerza mayor, la Dirección de Contratación Pública podrá mediante acto motivado declarar la suspensión del cómputo de los plazos de los procedimientos de contratación.  Dicha suspensión se aplicará a todos los usuarios del sistema a partir de la comunicación que al efecto realizará la Dirección.

5. Notificación en el Sistema Digital Unificado

5.1 Tratándose de la notificación al domicilio electrónico permanente y/o al medio subsidiario, el proveedor o subcontratista quedará notificado el mismo día de la comunicación, siempre y cuando ésta se realice en día y hora hábil de conformidad con el horario oficial del IMAS.  Las actuaciones presentadas en días inhábiles se entenderán por interpuestas en el siguiente día hábil.  La notificación será válida cuando ingrese a alguno de los medios señalados, tanto al domicilio electrónico permanente y/o al medio subsidiario.  Será responsabilidad del usuario cumplir con los mecanismos de verificación establecidos en la plataforma que garanticen la pertenencia de los medios de notificación registrados, así como que éstos se encuentren activos.  En virtud de lo anterior, cualquier imposibilidad de realizar la notificación al domicilio electrónico por la omisión de dichas verificaciones, no será imputable al IMAS o al Sistema Digital Unificado.

5.2 En caso de interrupción del funcionamiento del Sistema Digital Unificado, sea por mantenimiento, por alguna falla debidamente documentada o bien por razones de caso fortuito o fuerza mayor, el proveedor o subcontratista quedará notificado el día hábil siguiente de la comunicación.

6. Responsable del estudio

Técnico:  José Pablo Arce Barrantes-Tecnologías de Información

Legal:  Rosa María Zúñiga Fernandez, Asesoría Jurídica

Financiero:  Xenia Weatte Ruiz, Departamento de Administración Financiera

7.  Contenido presupuestario

Recursos ejercicio presupuestario 2026

Solicitud de Pedido SAP 10016441

Subpartida 5.01.05

Centro Gestor:  1118000000/1119000000/1117000000/1114000000/1223000000

La persona administradora de contrato realizará las previsiones respectivas para garantizar el pago de las obligaciones anuales en cada ejercicio económico al ser una contratación plurianual.

8. Medio de pago

El IMAS utilizará la transferencia electrónica para cancelar las obligaciones contractuales.

9. Forma de pago

El pago será total, contra el recibido a satisfacción del equipo solicitado por medio de la orden de pedido en SICOP, este se realizará una vez que el objeto contractual haya sido revisado y recibido a entera satisfacción por la persona administradora de contrato. Sin el recibido conforme, no será posible librar ningún desembolso.

10. Trámite de pago

10.1 Para la gestión de pago se requiere de la presentación de la factura electrónica y el recibido a satisfacción de la persona Administradora de Contrato, encargada de fiscalizar la ejecución contractual.  Para todas las formas de pago el IMAS aplicará los principios de eficiencia, eficacia y valor por el dinero.

10.2 De conformidad con la Ley No. 10495 Manejo Eficiente de la Liquidez del Sector Público (MEL) la persona contratista deberá suministrar la cuenta IBAN como requisito indispensable para la tramitación de pagos.

10.3 La factura comercial que presente la persona contratista debe ser electrónica bajo los estándares que establece el Ministerio de Hacienda. 

11. Expediente electrónico y conservación de la información

11.1 En cada procedimiento de contratación pública que se realice en el Sistema Digital Unificado, el expediente será electrónico y contendrá todos los documentos que se generen en el trámite del procedimiento, la ejecución del contrato y su finiquito.

11.2 Todo interesado tendrá libre acceso al expediente electrónico del procedimiento de contratación, el cual podrá ser consultado en línea.

12. Incorporación de documentos

Todos los documentos que se adjunten al expediente electrónico de la contratación, a los formularios y/o documentos electrónicos disponibles en el Sistema Digital Unificado, deben ser digitales e incorporados en el módulo que corresponda.  En los casos en los que el documento no está disponible en formato electrónico, deberá digitalizarse e incluirse en formato PDF en el módulo respectivo.

13. De la información confidencial en el Sistema Digital Unificado

En el supuesto que una persona oferente considere que la información aportada para un procedimiento de contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el Sistema Digital Unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo indicado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública 9986, salvo solicitud de la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la República o cualquier autoridad judicial que por su competencias requieran al IMAS la visualización de dicha información.

El solicitante deberá sustentar su gestión considerando, entre otros, los siguientes elementos:

a) Deberá indicar de forma expresa los motivos que justifican la solicitud de declaratoria de confidencialidad, así como el sustento jurídico que respalda dicha petición.

b) Indicar claramente cuál es la información para la cual se solicita el resguardo.

c) Manifestar que se trata de información secreta que no es de conocimiento general, ni de fácil acceso, por lo que tiene el carácter de confidencialidad.

d) Debe estar bajo el control del oferente y protegida mediante medidas razonables.

e) Debe tener valor comercial derivado de su carácter confidencial.

14. Precio

14.1 El precio deberá ser cierto y definitivo. 

14.2 En caso de divergencia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo el caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real. 

14.3 El precio deberá incluir el impuesto de valor agregado, pues la institución no se encuentra exenta.

14.4 La Directriz No. 44-H denominada: "Directriz de uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas, dirigida al Sector Público", dispone el uso de moneda nacional.  Por lo que la oferta deberá ser presentada en la moneda de curso legal en Costa Rica, sea el colón.  En caso de recibir ofertas en monedas distintas a la nacional de curso legal en Costa Rica, la oferta no será excluida, pero se deberá realizar la conversión a la moneda nacional para efectos de realizar la comparación con las demás ofertas que se cuente.

15. Estructura del precio

15.1 La persona oferente deberá presentar la estructura del precio tanto en términos absolutos como porcentuales.  Cuando haya discrepancias entre los valores absolutos y los porcentuales de la estructura del precio presentada por la persona oferente, prevalecerán los valores absolutos sobre los porcentuales.  Los valores absolutos deberán ser concordantes con la o las monedas con que se presenta el precio de la oferta.  En documento adjunto (Anexo No. 1) a este pliego de condiciones encontrará el formato para la presentación de la estructura del precio. El archivo debe presentarse en formato EXCEL que no esté bloqueado.

16. Presupuesto detallado

16.1 El presupuesto detallado deberá ser presentado únicamente por la persona adjudicataria dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza del acto de adjudicación y antes de la suscripción del contrato.  Lo anterior, aplica para cualquier modalidad de cotización y tipo de contrato.  En caso de no presentarse en ese plazo, el IMAS declarará insubsistente la adjudicación y procederá conforme a lo establecido en el artículo 52 de la Ley General de Contratación Pública 9986.

16.2 Corresponderá a la persona administradora de contrato, posterior a la firmeza del acto de adjudicación y antes de la sucripción del contrato la revisión del presupuesto detallado aportado por la persona adjudicataria, verificando que sea concordante con la estructura del precio de la oferta, tanto en valores absolutos como enla o las monedas enque cotizó su precio.  En caso de presentarse discrepancias entre la estructura del precio y el presupuesto detallado, prevalecerán los valores absolutos de la estructura del precio, para ello la persona adjudicataria deberá ajustar el presupuesto a dichos valores.

16.3 El presupuesto detallado corresponde a la memoria de cálculo efectuada y que sustenta el precio cotizado, todo lo cual se refleja en la estructura del precio presentada con la oferta.

17. Mejora del precio

De conformidad con lo establecido en el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, se dejará prevista la opción desde el pliego de condiciones para la mejora del precio.

Para determinar la aplicación de la mejora del precio, se considerará los siguientes aspectos:

1. El Departamento de Proveeduría Institucional deberá habilitar desde el pliego de condiciones la funcionalidad para la mejora del precio.
2. Discrecionalidad administrativa debidamente razonada y justificada por la unidad solicitante.  El IMAS se reserva esta facultad ya que no es obligatorio, pero si dejará prevista la posibilidad.
3. La disponibilidad presupuestaria.
4. La valoración con respecto a los precios de mercado previamente considerados.

17.1 Metodología para la mejora del precio

1. En primera instancia, se procede con el análisis de admisibilidad de las ofertas a partir de los requisitos mínimos estipulados en el pliego de condiciones, determinando la elegibilidad de la oferta.
2. Una vez aplicado el "filtro" de admisibilidad, se invita a presentar la mejora del precio solo a las personas oferentes elegibles (los que superaron el análisis de admisibilidad).
3. La convocatoria de la mejora de precios, la realizará el Departamento de Proveeduría Institucional a solicitud de la unidad solicitante y se concederá un plazo de 2 días hábiles para que las personas oferentes elegibles presenten la mejora en el precio.  El trámite se realizará por medio del Sistema Digital Unificado.
4. Todo procedimiento de mejora de precio lo realizará el Departamento de Proveeduría Institucional en el plataforma del Sistema Digital Unificado-SICOP, siguiendo los pasos establecidos en el Manual de Mejora de Precios P-PS-107-04-2013.
5. El precio que se tomará para efectos de la calificación de ofertas será el último que propongan los oferentes.
6. Para la aplicación de este sistema será necesario que los oferentes incluyan, como mínimo desde su oferta original la estructura del precio, ello con el fin de identificar con claridad los rubros o componentes afectados con la mejora del precio.
7. La persona oferente convocada a la mejora del precio se encuentra obligado a justificar con toda claridad las razones que justifican la disminución de su precio.
8. Si las ofertas elegibles fueron valoradas por medio de un estudio financiero, corresponderá a la instancia competente realizar la valoración de la mejora del precio, caso contrario, corresponderá a la unidad solicitante.  El plazo para evaluar la mejora del precio será de 2 días hábiles.
9. Las mejoras del precio no deben implicar una disminución de cantidades o desmejora de la calidad del objeto originalmente ofrecido y tampoco puede otorgar ventajas indebidas a quienes lo proponen, tales como convertir su precio en ruinoso o no remunerativo.
10. Para efectos de la mejora de precios, es estrictamente obligatorio realizar el desglose del precio con la reducción del precio propuesta dentro de su estructura del precio, esto para efectos de comparación y conocer si éstos se mantienen o varían y poder realizar una razonabilidad del precio eficiente.

Cualquier incumplimiento a las condiciones anteriormente señaladas son causales de no aceptar la mejora del precio ofrecida.

18. Verificación de cumplimiento de las obligaciones del oferente

El IMAS verificará el estado de las obligaciones de la persona oferente y subcontratista señaladas en el pliego de condiciones, mediante consulta en línea en el Sistema Digital Unificado o en el sitio web de cada entidad competente en la materia, el IMAS podrá constatar en cualquier momento el cumplimiento por parte de la persona oferente y subcontratista de estas obligaciones:

1. Deberá estar al día en el pago de las obligaciones con FODESAF según lo establecido en artículo inciso 22 inciso c) de la Ley 8783, Reforma No. 5662 Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares.
2. La condición de estar al día con las obligaciones obrero-patronales, de conformidad con el artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social.
3. Estar al día con el Impuesto de Personas Jurídicas.
4. Estar al día con las obligaciones de la seguridad social en el IMAS.
5. Estar al día con las obligaciones tributarias.

18.1 Cada persona oferente deberá rendir las declaraciones bajo fe de juramento en el Sistema Digital Unificado, lo cual en aplicación del principio de eficiencia serán adecuadas a lo requerido en el presente procedimiento de contratación para la consulta y verificaciones que deba realizar el IMAS.  Todo interesado en participar como oferente o como subcontratista en cualquier procedimiento de contratación pública deberá rendir la declaración jurada de conformidad con lo regulado en el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública 9986.

18.2 Las personas oferentes y las personas contratistas deberán estar al día durante todo el proceso de contratación, incluida la fase de ejecución contractual, con el pago de las cuotas obrero-patronales ante la CCSS, el FODESAF y el IMAS, así como con los impuestos nacionales incluido el impuesto a los moteles que recauda el IMAS. Las personas contratistas con la presentación de la oferta aceptan el compromiso de mantenerse al día, durante toda la ejecución contractual, del cumplimiento del pago de cuotas obrero-patronales correspondientes a la CCSS, el FODESAF, el IMAS y los impuestos nacionales incluyendo el impuesto a moteles recaudado por el IMAS. Lo anterior, como condición para poder recibir el respectivo pago.

18.3 Si durante la etapa de ejecución del contrato, un contratista adquiere la condición de morosidad con la Caja, y el contratante tiene pendiente pagos a su favor, este deberá retener su pago y girarle dichos recursos directamente a la Caja.  Si una vez honrado el pago de las cuotas obrero-patronales o de trabajadores independientes quedara algún remanente a favor del contratista, el contratante le hará entrega de este.

18.4 Se considerará un incumplimiento contractual encontrarse moroso con el pago de las cuotas obrero-patronales ante la CCSS, el FODESAF y el IMAS, así como con los impuestos nacionales incluido el impuesto a los moteles que recauda el IMAS y en dicho caso, se podría producir la resolución del contrato, una vez se le haya dado la oportunidad a la persona contratista de cumplir con las obligaciones mencionadas en los términos que señala la Ley.

18.5 Es responsabilidad de los proveedores y subcontratistas mantener actualizada la información que hayan aportado al momento de solicitar su inscripción en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas para cada proceso de contratación en el que quieran participar.  De generarse cualquier variación en los términos consignados en las declaraciones juradas que constan en ese registro deberán rendir oportunamente una nueva que deberá constar en el Sistema Digital Unificado.

18.6 Toda persona oferente deberá estar inscrito ante la Administración Tributaria en la actividad económica que corresponda al objeto contractual.  Además, la actividad económica que incluya en la factura debe corresponder al servicio que eventualmente ejecute.  No será de recibo en el IMAS facturas electrónicas que correspondan a la actividad económica diferente a la establecida en la oferta y el contrato.  La persona administradora de contrato procederá a verificar que la actividad económica incluida en la factura corresponde al servicio que se contrató, antes de realizar el trámite para el respectivo pago.

18.7 La persona oferente debe declarar bajo juramento que está libre de trabajo infantil, y que en el caso de la contratación de adolescentes cumple con lo establecido en el Régimen Especial de Protección al Adolescente Trabajador del Código de la Niñez y la Adolescencia (Ley 7739) y en la Prohibición del Trabajo Peligroso e Insalubre para Personas Adolescentes Trabajadoras (Ley 8922).

19. Ofertas en consorcio

19.1 Dos o más participantes podrán ofertar de forma consorciada sin que ello implique crear una persona jurídica diferente, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. Por tanto, las actuaciones, los hechos y las omisiones que se presenten en el desarrollo de la propuesta y del contrato, afectaran todos los miembros del consorcio.

19.2 El acuerdo consorcial al menos cubrirá lo siguiente:

a. Calidades, incluido domicilio, lugar para recibir notificaciones, correo electrónico y capacidad de las partes.

b. Designación de los representantes, con poder suficiente para actuar durante la fase de estudio de ofertas, de formalización, de ejecución contractual y para trámites de pago.

c. Detalle de los aportes de cada uno de los miembros, sean recursos económicos o bienes intangibles, como experiencia y obligaciones que asumiría en fase de ejecución contractual, el porcentaje de la participación de cada uno de ellos, cuando resulte posible.

d. Plazo del acuerdo, que deberá como mínimo cubrir la totalidad del plazo contractual.

19.3 Deberá aportarse en el Sistema Digital Unificado el documento original en caso de haberse suscrito de manera digital, o copia certificada del acuerdo si éste fue emitido de forma física.

19.4 Los integrantes del consorcio deberán estar registrados como proveedores en el Sistema Digital Unificado-SICOP.

19.5 Los términos, las condiciones y la extensión de la participación de los miembros de un consorcio en la presentación de su propuesta o ejecución del contrato, en caso de que existiese alguna modificación, deberá ser comunicado a la Administración.

19.6 Los requisitos legales y de admisibilidad deben ser cumplidos por todos los integrantes del consorcio para el objeto que ofrecen y solo se podrán reunir o completar requisitos del pliego de condiciones, por parte de los consorciados en cuanto a los objetos ofrecidos.

19.7 Para efectos de la evaluación financiera, en los casos que se realice, se tomará en cuenta el capital de trabajo de cada uno de los consorciados o complementariamente de todos, lo que debe estar señalado en el acuerdo consorcial.

19.8 En caso de que el consorcio lo integren oferentes extranjeros; los proveedores extranjeros deberán de inscribirse en el SICOP, siguiendo al efecto la normativa dispuesta según corresponda, de conformidad con el artículo 32 inciso b) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

20. Acto final

El acto final ya se trate de una adjudicación, declaratoria de desierto o de infructuoso, se deberá fundamentar en una decisión informada de la instancia competente motivada en criterios técnicos y jurídicos.  El plazo para dictar el acto final será el dispuesto en el pliego de condiciones.  En casos excepcionales, por acto motivado, se podrá prorrogar hasta por un plazo igual al de recibir ofertas.

Si transcurrido el plazo de seis mesdes, contado a partir del vencimiento de la prórroga, no se ha emitido el primer acto final, operará la caducidad del procedimiento.

21. Régimen recursivo

21.1 Todo recurso se presentará utilizando para ello el Sistema Digital Unificado.  Para el cómputo de los plazos, estos empezarán a correr el día hábil siguiente a la notificación de todas las partes.  Para la interposición del recurso se entienden hábiles todas las horas del propio día en que venza el plazo para presentarlo.

21.2 Los recursos deberán presentarse debidamente fundamentados y con la prueba idónea, con invocación de los principios de la contratación pública y normas infringidas.  Se deberá indicar la infracción sustancial del ordenamiento jurídico que se alegue como fundamento de la impugnación.  Junto con el recurso deberán aportarse los estudios técnicos que desvirtúen los criterios en que se sustente al acto impugnado.  De lo contrario el recurso se tendrá como establecido de forma temeraria con las sanciones que para esto se haya dispuesto.

22. Orden de inicio de la ejecución contractual

La orden de inicio la comunicará la persona administradora de contrato a la persona contratista por medio del Sistema Digital Unificado.

23. Cláusula anticorrupción y de responsabilidad civil contractual

23.1 Las personas que participen en el presente procedimiento de contratación adquieren la obligación y el compromiso de no incurrir directa ni indirectamente en actos que se puedan interpretar como conductas que deriven en: beneficios patrimoniales, negociaciones, ofrecimiento, tramitación o pago a cambio de beneficios, tráfico de influencias, actos que comprenden una conducta tendiente a corromper la imparcialidad de la función pública, tales como soborno, extorsión, instigación al delito, lavado de dinero, así como cualquier otro comportamiento que tienda a interponer intereses particulares por encima del interés público que se pretenden satisfacer con el concurso público con la finalidad de obtener beneficios ilegítimos para sí o para terceros, o de conseguir causar un perjuicio para terceros participantes en el proceso de contratación, en relación con la participación en el proceso, o con la adjudicación, ejecución, ampliación o continuidad del contrato. Para los efectos de esta cláusula, se considera que el procedimiento de contratación pública nace desde que se incorpora en la planificación y se perfecciona a partir de Decisión Inicial citada en el artículo 37 de la Ley General de Contratación Pública.

23.2 Se entenderá que son agentes indirectos aquellas personas de quienes se puede valer el oferente o contratista para ejecutar el acto de corrupción, pueden serlo sus trabajadores, administradores, representantes, accionistas o bien cualquier persona que haya sido encomendada por el oferente o contratista o por las personas citadas para cometer el acto de corrupción.

23.3 La figura pasiva del acto de corrupción podrá ser el funcionario, o bien uno o más familiares suyos, personas jurídicas e incluso terceras personas que actúen en su nombre con el fin de cometer las omisiones o acciones punibles que se describen a continuación.

24.4 Se consideran actos de corrupción los siguientes:

• La omisión en el reconocimiento de prohibiciones o incompatibilidades para ofertar en licitaciones promovidas por el Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS).
• El requerimiento o la aceptación, directa o indirecta, por un funcionario del IMAS, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios indebidos como favores, promesas o ventajas para sí mismo o para otra persona o entidad, proveniente directa o indirectamente de las personas que participen en el presente proceso de contratación, a cambio de la realización, omisión o intervención indirecta para que se realice u omita cualquier acto en el ejercicio de sus funciones, o en el ejercicio de las funciones de otros funcionarios.
• La participación como autor, coautor, instigador, cómplice, encubridor o en cualquier otra forma en la comisión, tentativa de comisión, asociación o confabulación para la comisión de cualquiera de los actos a los que se refiere la presente cláusula.
• Soborno: ofrecimiento, promesa, entrega, autorización o aceptación de cualquier dádiva monetaria indebida o de cualquier otro beneficio o ventaja para, a través de, o llevada a cabo por cualquiera de las personas que intervienen en el procedimiento de contratación pública, o cualquier otra persona vinculada con el resultado de éste, con el fin de obtener o retener un negocio o cualquier otro beneficio o ventaja inapropiada ya sea al compartir parte del pago de un contrato adjudicado, ya sea con el funcionarios de la parte que efectúa el concurso, de la otra parte contratante, o sus parientes, amigos o Socios Comerciales, utilización de intermediarios, agentes, subcontratistas, consultores u otros terceros, para canalizar pagos a esos funcionarios.
• Extorsión o Instigación al Delito: exigencia de un soborno o pago, ya sea que se acompañe o no de una amenaza ante la negativa a proporcionar lo exigido.
• Tráfico de Influencias: ofrecimiento o requerimiento de una ventaja indebida con el fin de ejercer influencia inapropiada, real o supuesta, sobre un funcionario público, con el objeto de obtener un beneficio o ventaja indebida para el instigador del acto o para cualquier otra persona.
• Lavado del producto de las prácticas antes mencionadas: es el ocultamiento o encubrimiento del origen ilícito, de la fuente, ubicación, disposición, movimiento o titularidad de una propiedad, con conocimiento de que tal propiedad es producto del delito.

24.5 Cuando el IMAS o alguna autoridad judicial o competente en la materia, previa aplicación del debido proceso compruebe la realización de un acto de corrupción, el participante en el proceso de contratación que haya incurrido en él y haya resultado adjudicado, será sujeto de sanción de inhabilitación en relación al impacto negativo en el servicio público derivado de los efectos de su actuación, y de conformidad con el artículo 123 de la Ley General de Contratación Pública, será comunicada a la Dirección de Contratación Pública.

24.6 En los casos que se determine que un participante en el proceso de contratación haya incurrido en un acto de corrupción, y éste no haya sido adjudicado, se deberá conformar un expediente para la denuncia de esta situación ante la entidad competente y será comunicada a la Dirección de Contratación Pública.

24.7 Las anteriores sanciones no eximirán al oferente o contratista de la potestad sancionatoria de naturaleza civil, penal, disciplinaria y/o administrativa que le sean aplicables al obligado por esta cláusula.

24.8 Con la sola presentación de la oferta, los oferentes se someten a la potestad sancionatoria derivadas de la participación en conductas que se interpreten como corruptas, corruptoras o abusivas en que participen con oportunidad del procedimiento de contratación pública.

24.9 Asimismo, con la sola presentación de la oferta, los participantes mediante ofertas conjuntas o consorciadas aceptan que las obligaciones y consecuencias derivadas de esta cláusula aplican tanto al conjunto o consorcio como a las personas físicas o jurídicas que los componen.

25. Fiscalización contractual

La persona administradora de contrato tiene el deber de fiscalizar todo el proceso de ejecución del contrato de acuerdo con la Directriz de Fiscalización de Contratos Administrativos del IMAS y lo regulado en el artículo 283 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

26. Finiquito

La gestión deberá realizar por medio del Sistema Digital Unificado y de conformidad con lo que regula la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.

27. Caducidad

27.1 En materia de contratación pública aplicará la figura de la caducidad ante la inactividad del IMAS o de la persona contratista, por un período que alcance seis meses, ya sea de forma continua o de la sumatoria de las suspensiones parciales e implicará la extinción del contrato en la etapa en que se encuentre.  Tal cómputo se realizará de forma separada en cuanto a las actuaciones propias del IMAS y aquellas de la persona contratista y la primera que alcance ese plazo originará la caducidad.

27.2 Por inactividad se entenderá que, pese al desarrollo de algunas actuaciones durante la ejecución del contrato, estas no conducen a su efectiva continuidad en la forma, el tiempo y el plazo previstos para la óptima satisfacción del interés público. 

27.3 Únicamente en el caso de que el contrato caduque por responsabilidad del IMAS cabría indemnización para la persona contratista, siempre y cuando este haya realizado gestiones tendientes a la consecución de la ejecución del contrato.  En tal caso, cabrá responsabilidad del funcionario público que con su omisión hubiera dado lugar a la caducidad del contrato.

28. Recepción del servicio

La persona contratista deberá realizar la solicitud de recepción del servicio por medio del Sistema Digital Unificado y corresponderá a la persona administradora de contrato atender y gestionar lo correspondiente, generar el acta de recepción respectiva.

29. Rangos de tolerancia de los precios ofertados

Los márgenes de tolerancia obtenidos en el estudio de mercado indican los límites de precio, por los cuales, las ofertas no podrán ser mayores al límite superior (Precio máximo) del cálculo realizado ni menores al límite inferior (Precio mínimo).

Las bandas de tolerancia serán +-15

30. Proyecciones de consumo

La proyección de consumo son datos referenciales.

 Proyección Año 2026

PARTIDA	DESCRIPCIÓN	CANTIDAD
1	Impresora láser o led color 100.000 páginas	0
2	Multifuncional láser color 100.000 páginas	11
3	Multifuncional monocromático 250.000 páginas	1
4	Multifuncional monocromático 80.000 páginas	29
5	Impresoras láser o led monocromática 80.000 páginas	0
6	Impresoras matriz de punto	0
7	Impresora térmica de punto de venta

Proyección Año 2027

PARTIDA	DESCRIPCIÓN	CANTIDAD
1	Impresora láser o led color 100.000 páginas	10
2	Multifuncional láser a color 100.000 páginas	25
3	Multifuncional monocromático 250.000 páginas	10
4	Multifuncional monocromático 80.000 páginas	40
5	Impresora laser o led monocromática 80.000 páginas	10
6	Impresora matriz de punto	10
7	Impresora térmica de punto de venta	9

Proyección Año 2028

PARTIDA	DESCRIPCIÓN	CANTIDAD
1	Impresora láser o led color 100.000 páginas	10
2	Multifuncional láser a color 100.000 páginas	10
3	Multifuncional monocromático 250.000 páginas	6
4	Multifuncional monocromático 80.000	20
5	Impresora láser o led monocromática 80.000 páginas	17
6	Impresora matriz de punto	15
7	Impresora térmica de punto de venta	5

Proyección Año 2029

PARTIDA	DESCRIPCIÓN	CANTIDAD
1	Impresora láser o led color 100.000 páginas	10
2	Multifuncional láser color 100.000 páginas	15
3	Multifuncional monocromático 250.000 páginas	10
4	Multifuncional monocromático 80.000 páginas	20
5	Impresora láser o led monocromática 80.000 páginas	10
6	Impresora matriz de punto	10
7	Impresora térmica de punto de venta	5

31. Estimación de la contratación

Contrato:  Cuantía Inestimable con monto límite máximo de la Licitación Menor.

32. Garantía de Cumplimiento:  La persona contratista deberá gestionar por medio del Sistema Digital Unificado-SICOP la garantía de cumplimiento del 10% contra cada pedido. La garantía regirá hasta por 4 meses adicionales a la fecha probable de la recepción (plazo de entrega).

33. Indicación de los recursos humanos y materiales de que dispone a llegará a disponer para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato

La ejecución del contrato y la entrega de los equipos, así como el personal para la culminación de las tareas de entrega serán absorbidos por parte de la persona contratista,  para dicha tarea se coordinará previamente con la persona administradora del contrato.

La verificación de la ejecución del contrato se realizará mediante la entrega oportuna de los equipos solicitados según se haya determinado, basado en las condiciones establecidas previamente detallas en este procedimiento.

Inicialmente se realizaría una entrega provisional que permitirá consignar las cantidades de los equipos, valorar sus capacidades y realizar la revisión física y técnica de estos, posteriormente, se realizará la recepción definitiva que conlleva a entrega, configuración e instalación de los equipos a sus destinos finales, para estos efectos se determinó la entrega de una boleta de servicios que identifica que el o los equipos fueron instalados satisfactoriamente. Esta información final se consignará en SICOP como parte de la documentación final de los pedidos en el proceso de recepción definitiva.

34. Otras condiciones

34.1 La persona oferente deberá presentar su oferta especificando claramente el número de partida, precio unitario, descripción, marca, modelo y vida útil.

34.2 La información contenida en la oferta deberá concordar con los catálogos, planfletos y documentos complementarios aportados por la persona oferente, en idioma español donde se muestren sus características técnicas.  Serán excluidas del concurso aquellas partidas de una oferta en que se demuestre que lo ofrecido no reúne las condiciones mínimas establecidas en este pliego de condiciones.

34.3 La persona oferente deberá incluir literatura técnica de los equipos, instalación y drivers (en español) ofrecidos que permitan validar las características del equipo ofrecido.  La literatura técnica deberá de coincidir exactamente con los productos a ofrecer (hardware y software).

34.4 La persona contratista deberá suministrar todos los componentes, accesorios, controladores y cualquier otro dispositivo necesario para que los equipos funcionen adecuadamente.

34.5 La persona oferente deberá ofrecer la garantía de funcionamiento de cada equipo de acuerdo con lo indicado en las especificaciones técnicas de cada partida, a partir de la puesta en operación (cualquier condicionamiento se tendrá como incumplimiento de este requerimiento).  Se requerirá una garantía escrita sobre la garantía que se brinda.

34.6 La persona oferente deberá certificar mediante declaración jurada que dispondrá de un stock de repuestos nuevos, por el lapso que dure la garantía del equipo que está ofreciendo.

34.7 La persona oferente deberá indicar en su oferta el plazo de entrega.

34.8 Deberá existir en el país al menos un taller de servicio autorizado por el fabricante de las marcas ofertadas para cubrir cualquier necesidad que no sea cubierta por la garantía de los equipos, para lo cual deberá incluir carta o constancia del fabricante original o copias certificadas notarialmente no mayor a 6 meses de emitida, en el cual se indique el nombre del taller, ubicación, teléfono y modelos de los equipos que reparan en el taller.

34.9 Todos los componentes de la solución ofertada, tanto el "hardware" como de "software" y "firmware", que estén certificados por la fábrica deben ser la última versión liberada al mercado al momento de la presentación de la oferta.

34.10 Todo equipo ofrecido y sus componentes deben ser totalmente nuevos y libres de cualquier desperfecto que menoscaben la apariencia, funcionamiento o durabilidad de estos.

34.11 El equipo y modelo ofrecido debe estar en línea de producción (no descontinuado) por el fabricante, encontrarse dentro de la línea de productos (modelo) más reciente que ofrece el fabricante y debe corresponder con un modelo disponible para venta en América Latina. El oferente debe aportar una carta del fabricante con no más de 6 meses de emitida, indicando que estas condiciones se cumplen para los equipos ofertados.

34.12 En los casos donde se indique en las características la expresión “o superior”, esta debe entenderse como una referencia objetiva a versiones técnicas, capacidades de hardware o estándares normativos reconocidos y jerarquizarles (ej.: velocidad de memoria, resolución de pantalla, versión de protocolos o conectividad), en el ámbito técnico informático, cuya superioridad es técnica y cuantitativamente demostrable.

34.13 La persona oferente debe de comprometerse mediante declaración jurada al reciclaje de los equipos ofertados una vez concluida su vida útil o cuando la Administración lo indique, indicando en la oferta el mecanismo a aplicar para estos efectos.

34.14 La persona oferente deberá cumplir con lo dispuesto en el Reglamento para la Declaratoria de Residuos de Manejo Especial, Decreto No. 38272-S, para lo cual debe adjuntar la certificación o declaración jurada indicando que el servicio de Residuos de Manejo Especial fue inscrito en la Unidad de Cumplimiento en el Ministerio de Salud ya sea por el oferente o un tercero que brinda el servicio. Debe adjuntar el certificado respectivo que valide el servicio.

34.15 Los equipos deben de estar libres de materiales y sustancias peligrosas, que no contengan mercurio ni cadmio, o componentes radioactivos.

34.16 El embalaje o empaque deberá ser reutilizable o reciclable.

34.17 Los equipos ofertados deben de contar con la certificación Energy Star.

34.18 La persona oferente deberá suministrar la certificación ISO 9001 del fabricante (sistema de gestión de la calidad) y la certificación del ISO 14001 para la Gestión de Sistemas Medioambientales.

34.19 La persona oferente deberá indicar en su oferta el nombre de gestor de residuos electrónicos que podrán recibir los equipos objeto de la contratación, una vez superada su vida útil o cuando la administración lo considere de conformidad con lo señalado por los artículos 14 y siguientes del decreto ejecutivo No 35933-S Reglamento para la Gestión Integral de los Residuos electrónicos Administración lo considere de conformidad con lo señalado por los artículos 14 y siguientes del decreto ejecutivo No 35933-S Reglamento para la Gestión Integral de los Residuos electrónicos.

35. Plazo de recepción contractual

35.1 El plazo de entrega será de 30 días hábiles a partir del recibido de la respectiva orden de pedido en el Sistema Digital Unificado-SICOP.

35.2 A partir de la entrega del equipo en el Almacén de Suministros del IMAS, el IMAS tendrá un plazo máximo de 15 días hábiles para las coordinaciones internas que se requieran para el traslado del equipo a la unidad administrativa correspondiente.

35.3 En el momento que el equipo se encuentre ubicado en la unidad administrativa respectiva, la persona administradora de contrato lo comunicará a la persona contratista y a partir de ese comunicado la persona contratista contará con un plazo máximo de 10 días hábiles para la instalación y configuración del equipo.

36. Póliza de riesgo del trabajo

El contratista debe rendir póliza del riesgo del trabajo, acorde con las labores contratadas. La póliza debe presentarse a la persona Administradora de Contrato antes de iniciar la ejecución contractual, como condición imprescindible. La póliza debe estar al día, su vencimiento se considerará incumplimiento contractual. El IMAS está facultado a solicitar la póliza en cualquier momento, donde claramente se demuestre que quienes brindan el servicio a la institución se encuentran debidamente incluidos y al día en dicha planilla o póliza.
Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual: Debe amparar daños a terceros, bienes del IMAS y su personal. Monto y condiciones determinadas por el contratista de forma proporcional al riesgo, junto con su aseguradora. Vigencia mínima igual al plazo contractual.