MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO PARA SISTEMAS HVAC

REQUISITOS PARA EL OFERENTE 

 

Consecutivo	Requisito
1	La empresa oferente debe contar con el permiso sanitario de funcionamiento vigente, presentar una copia de este.
2	La empresa oferente debe contar con la patente municipal de funcionamiento vigente, presentar una copia de este.
3	La empresa oferente deberá estar debidamente inscrita y habilitada ante el C.F.I.A, Colegio de Ingenieros y Arquitectos desde un periodo de tiempo no menor a cinco años. Se deberá adjuntar certificación que valide dicho requisito.
4	La empresa deberá tener un plan de Salud Ocupacional, el cual deberá adjuntar junto con su oferta.
5	La empresa deberá tener un mínimo de 15 años de conformación de la empresa en el país. Se deberá presentar la certificación que lo acredite. Esto con el fin de garantizar la solidez técnica y financiera de la empresa para la debida ejecución del contrato y de las obligaciones que este demande, debido a la cantidad de equipos acá incluidos, y la disponibilidad de repuestos que se requiere para la ejecución de los mantenimientos en caso de ser requeridos. Deberán aportar la certificación respectiva.
6	La empresa deberá tener al menos 10 años de experiencia en labores de Contratos de Mantenimiento de equipos de aire acondicionado, extracción y refrigeración. Deberá aportar la documentación que acredite este requisito. Aportar al menos 3 copias de contratos ejecutados en labores de mantenimiento de aires acondicionados en instalaciones hospitalarias, con una antigüedad no mayor a 5 años. Adjuntar declaración jurada, con la información de cada contrato (número de compra, institución y fechas de vigencia), y además en donde se indique claramente el area en metros cuadrados de los edificios.
7	La empresa deberá tener al menos 5 años de experiencia en mantenimiento de equipos tipo Chiller de al menos 100 toneladas de capacidad de la marca Carrier. Deberá aportar la documentación que acredite este requisito. Adjuntar al menos 2 copias de contratos que acrediten esta experiencia.
8	La empresa deberá tener al menos 5 años de experiencia en mantenimiento de equipos tipo VRF de al menos 10 toneladas de capacidad de la marca Toshiba. Deberá aportar la documentación que acredite este requisito. Adjuntar al menos 2 copias de contratos que acrediten esta experiencia. El oferente debe indicar que cuenta con taller de servicio autorizado, contar con las licencias y software de monitoreo y servicio de los equipos tipo VRF y la interfaz de comunicación entre el equipo y la computadora de diagnóstico para la marca Toshiba. Dicha certificación no tendrá más de 12 meses de emitida.
9	La empresa deberá contar un ingeniero a cargo, el cual deberá estar inscrito ante el CFIA. Este profesional podrá ser un ingeniero mecánico, electromecánico o de mantenimiento industrial, con experiencia de al menos 5 años en mantenimiento de aires acondicionados en instalaciones hospitalarias. Aportar la documentación que lo acredite, además de presentar la declaración jurada de la experiencia.
10	Se deberá contar con un supervisor técnico en sitio. Con al menos 5 años de experiencia en mantenimiento de sistemas de aire acondicionado. Deberá ser un técnico en refrigeración y/o aire acondicionado graduado de Colegio Profesional, INA u otro centro de formación técnica, en la especialidad de mecánica industrial, refrigeración, aire acondicionado, electromecánica u otra especialidad referente al objeto de esta contratación para realizar labores de instalación, mantenimiento correctivo y preventivo de sistemas de aire acondicionado. Además, deberán de contar con carné de manejo de refrigerante por parte del Minae, presentar copia del carné.
11	Se deberá contar con (3) técnicos graduados de Colegio Profesional, INA u otro centro de formación técnica, en la especialidad de mecánica industrial, refrigeración, mantenimiento de aires acondicionados, electromecánica u otra especialidad referente al objeto de esta contratación para realizar labores de instalación, mantenimiento correctivo y preventivo de sistemas de aire acondicionado tipo VRF.
12	Se deberá contar con (2) ayudantes de mantenimiento correctivo y preventivo de sistemas de aire acondicionado, estos ayudantes deberán tener al menos 3 años de experiencia. Se deberá adjuntar currículo de cada uno.
13	En resumen, para la ejecución del mantenimiento se deberá contar con 6 personas destacadas en sitio.
14	El oferente deberá presentar en la oferta el listado y el currículo vitae del personal técnico que realizará el servicio de mantenimiento del equipo objeto de esta contratación, indicando nombre completo, número de cédula, especialidad y grado académico. El cual deberá estar titulado en ramas como electrónica, electromecánica, electricidad, mantenimiento industrial o afín.
15	Se deberá presentar declaración jurada, en donde se garantice el suministro de repuestos originales, ya que no se admitirá el suministro de repuestos diferentes a los indicados en esta contratación, esto con el fin de mantener los sistemas tal como fueron instalados en el proyecto.
16	Presentar declaración jurada en la que se indique que el ingeniero a cargo del contrato de mantenimiento cuenta con conocimiento en el “NORMAS ASHRAE” para el tema de aires acondicionados en instalaciones Hospitalarias.

 

 

 

NOTA: para facilitar la verificación de cada uno de los requisitos, cada oferente deberá subir un documento en donde se enumere cada uno de los requisitos según el consecutivo de la tabla anterior.

 

Por ejemplo, el archivo uno debe llamarse 

Permiso Sanitario Funcionamiento.pdf 

 

El archivo dos debe llamarse. 

Patente Municipal.pdf

 

Para que la oferta sea ponderada, se deberá cumplir con la presentación de TODOS los requisitos acá solicitados, sin excepción. 

 

 

 

CONDICIONES INVARIABLES.

 

 

Si se requiere un cambio de personal durante la ejecución del contrato, el personal nuevo deberá cumplir con los requisitos acá solicitados, sin ninguna excepción. 

 

 

MUESTRA

 

No se requiere

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS SOLICITADAS

 

Partida	Línea	Nombre del Equipo	Descripción	Frecuencia	Cantidad Equipos	Mantenimientos totales por periodo de contrato (2 años)
1	1	Chillers, agua Helada	SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE UNIDADES GENERADORAS DE AGUA REFRIGERADA PARA AIRE ACONDICIONADO	Mensual	2	48
1	2	Bombas agua Helada Chillers	MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO PARA BOMBA DE AGUA HELADA Y CONDESADA	Mensual	3	72
1	3	Aire Acondicionado tipo Fan Coil Agua Helada (1,5 a 4 ton)	SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO EN SISTEMAS DE CLIMATIZACION	Trimestral	41	328
1	4	Aire Acondicionado tipo Manejadora Agua Helada (serie 39M hasta 7 Ton)	SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO EN SISTEMAS DE CLIMATIZACION	Trimestral	24	192
1	5	Aire Acondicionado tipo Manejadora Agua Helada (serie 39M hasta 15 Ton)	SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO EN SISTEMAS DE CLIMATIZACION	Trimestral	17	136
1	6	Aire Acondicionado tipo Manejadora Agua Helada (serie RUSA hasta 8.5 Ton)	SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO EN SISTEMAS DE CLIMATIZACION	Trimestral	12	96
1	7	Aire Acondicionado tipo Manejadora Agua Helada (serie RUSA hasta 20 Ton)	SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO EN SISTEMAS DE CLIMATIZACION	Trimestral	7	56
1	8	Aire Acondicionado tipo Casette de agua Helada (de 1 a 3 ton)	MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE AIRES ACONDICIONADOS	Trimestral	60	480
1	9	Aire          Acondicionado                 tipo           Unidad Condensadora VRF (hasta 14 ton)	MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE AIRES ACONDICIONADOS	Trimestral	17	136
1	10	Aire          Acondicionado                 tipo           Unidad Condensadora (tipo split hasta 4 Ton)	MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE AIRES ACONDICIONADOS	Trimestral	4	32
1	11	Aire Acondicionado tipo Evaporador VRF Cassette y piso cielo (hasta 3 ton)	MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE AIRES ACONDICIONADOS	Trimestral	165	1320
1	12	Aire Acondicionado tipo Evaporador VRF Pared Alta (hasta 2 ton)	MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE AIRES ACONDICIONADOS	Trimestral	61	488
1	13	Aire Acondicionado tipo Evaporador VRF Manejadora ductos (hasta 6 ton)	MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE AIRES ACONDICIONADOS	Trimestral	3	24
1	14	Extractores en línea	SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EXTRACTOR DE AIRE	Trimestral	116	928
1	15	Extractores tipo hongo	SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EXTRACTOR DE AIRE	Trimestral	42	336
1	16	Cuartos fríos	SERVICIO               DE                 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE CUARTO FRIO	Trimestral	3	24
1	17	Bebederos agua	SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO PARA BEBEDERO METALICO	Trimestral	20	160
1	18	Repuestos para Chillers (líneas 1 y 2)	REPUESTOS PARA CHILLER		Cantidad: 1
1	19	Repuestos                 para                 equipos     de                 aire acondicionado (líneas 3 a la 13)	REPUESTOS PARA SISTEMA DE AIRE ACONDICIONADO		Cantidad: 1
1	20	Repuestos para extractores (líneas 14 y 15)	EXTRACTOR DE AIRE, REPUESTOS Y ACCESORIOS.		Cantidad: 1
1	21	Repuestos para cuartos fríos (línea 16)	REPUESTOS PARA CUARTO FRIO		Cantidad: 1
1	22	Repuestos para bebederos (línea 17)	REPUESTOS PARA BEBEDEROS DE AGUA POTABLE		Cantidad: 1

 

El listado de equipos se adjunta en archivo llamado “Anexo 1 Listado de Equipos”.

 

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ESPECIFICACIONES DE CALIDAD

 

 

Todos los materiales, repuestos y mano de obra se deberán garantizar por un periodo mínimo de 6 meses, a partir de su debida instalación.

 

 

EMPAQUE:

 

Debe dar protección a los insumos, de forma tal que asegure su integridad. El sitio de apertura cuando corresponda debe estar ubicado en la parte superior de tal manera que permita la extracción, ejemplo bolsa plástica, caja de cartón, en caso de ser artículos con dimensiones mayores a 2 metros debe de traer protección en sus extremos y paletizado.

 

Todos los repuestos deberán venir sellados en su empaque de fábrica, ya sea en la caja o bolsa según el tipo de equipo, con la información de la pieza tal como se muestra a continuación:    

 

   

 

 

REGISTRO SANITARIO Y OTROS CERTIFICADOS

 

Se requiere el carné de manejo de refrigerantes. 

 

 

REQUISITOS PARA EL CONTRATISTA

 

 

El contratista deberá enviar previamente el listado del personal a ingresar a realizar las labores de mantenimiento, así como el envío de las pólizas de riesgos del trabajo. Todo esto mediante solicitud de información en el expediente en SICOP.

 

El contratista deberá reportar y registrar su ingreso al Hospital de conformidad con las indicaciones del Oficial de Seguridad en Turno. Al menos debe indicar: El nombre de la empresa, descripción del equipo industrial e indicar que se dirigen al Área de Ingeniería y Mantenimiento. Para esto, previamente deberán enviar un listado del personal que va a ingresar a las ejecuciones del mantenimiento.

 

El personal de la empresa deberá portar el gafete de la empresa, así como el uniforme respectivo. De no presentar el gafete de la empresa, no se permitirá el ingreso.

 

En acto seguido, deben presentarse en el Área de Ingeniería y Mantenimiento, reportarse con el Coordinador del contrato o la persona que este designe, para verificar el plan de trabajo del día.

 

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Se dispondrá de un espacio para que el contratista ubique al personal técnico, y de igual manera se asignara un espacio de bodega para que el contratista mantenga el stock de repuestos críticos que se requieren en sitio. 

 

Posteriormente, será acompañado al sitio para el inicio de las labores preventivas contratadas. Inicialmente le corresponde al contratista escuchar y atender las generalidades, dudas, sugerencias y reportes de eventos ocurridos durante el uso del equipo desde la última visita.

 

Se asignará un técnico de mantenimiento para el acompañamiento, durante las rutinas de mantenimiento preventivo y correctivo. 

 

La seguridad eléctrica del equipo es responsabilidad del contratista, por cual, parte de la rutina general contratada es la revisión de la condición del equipo en función de la seguridad eléctrica y física del usuario/paciente, según describe en el manual de servicio del equipo. En caso de requerir hacer la desconexión eléctrica de algún equipo, se deberá hacer uso de los dispositivos del procedimiento LOTO (bloqueo/etiquetado) respectivos. 

 

Se deberá portar el EPP requerido para la ejecución del mantenimiento. Esto según el manual de salud ocupacional. No se permite el ingreso a realizar labores de mantenimiento en tenis, pantalones cortos, camisas de tirantes, ni uso de anillos en labores de trabajo con equipos eléctricos.

 

No se permitirá deambular por áreas ajenas a la zona de trabajo correspondientes al objeto de esta contratación. 

 

No se permite el ingreso de ningún tipo de armas a las instalaciones del HWAT.

 

Se prohíbe el uso de video juegos, reproductores de música, aparatos electrónicos o similares que puedan producir distracción de las actividades de mantenimiento.

 

No se permite el ingreso de familiares o personas relacionadas.

 

Todos los maletines, bolsos o bultos serán revisados a la salida.

 

No se permite el consumo de ningún tipo de drogas, alcohol ni tabaco dentro de las instalaciones del HWAT.

 

En caso de que algún funcionario ingrese bajo el efecto de alguna droga o alcohol o se detecte consumiéndola dentro de las instalaciones, se solicitara de forma inmediata la salida de dicho funcionario, y NO se permitirá el ingreso nuevamente a estas instalaciones. el contratista deberá hacer cambio de dicho personal, previa autorización del administrador del contrato, ya que se deben de cumplir los requisitos del personal solicitados en este pliego. 

 

Evitar dentro de las instalaciones del hospital, dar bromas pesadas, entretenerse en juegos de manos, llamar a gritos, hacer demostraciones de violencia, actos de discriminación de cualquier tipo, hacer burla de cualquier persona en su entorno y cualquier manifestación de hostigamiento o acoso sexual y/o laboral. 

 

Abstenerse de cometer actos inmorales, injuriar o calumniar a los colaboradores del hospital o a sus compañeros de trabajo, propagar rumores que afecten la decencia, el buen nombre o la moralidad de los representantes de la Institución y personas en general. 

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No hacer uso indebido o desautorizado de las instalaciones y equipamientos del hospital; distraer a los funcionarios de este de sus labores cotidianas. No extraer de las instalaciones del hospital instrumentos, herramientas, utensilios, materiales, útiles y demás pertenencias de la Institución. 

 

No atender o realizar visitas de carácter personal, durante las horas de trabajo, salvo en los casos de imprescindible necesidad en que deberá obtener permiso del administrador del contrato. 

 

El contratista guarda la obligación de acatar todas las medidas de Seguridad y Salud Ocupacional exigidas por las autoridades costarricenses con jurisdicción, entendiéndose que el costo de tales medidas ya las ha tomado en cuenta al formular su oferta.

 

Todo trabajo del proveedor será previamente coordinado, analizado y planificado desde el punto de vista de la prevención de riesgos laborales.

 

El administrador del contrato, se reserva el derecho de solicitar al proveedor, el uso de los Equipos de Protección Personal, de acuerdo con el criterio técnico, necesarios para la adecuada protección de los colaboradores frente a riesgos generales y específicos que de forma inminente o potencial puedan influir en el trabajo.

 

El contratista toma responsabilidad directa sobre la adecuada planificación del trabajo de manera que las labores se ejecuten de la forma más segura posible.

 

El GIM, mediante su(s) representante(s) en materia de Seguridad y Salud Ocupacional fungirá como auditor del proveedor en la materia, procurando el adecuado cumplimiento de las normas y procedimientos de Seguridad e Higiene del Trabajo contemplados en la legislación nacional y de acuerdo con el criterio técnico.

 

El contratista demarcará y/o señalizará de manera adecuada las áreas de trabajo cuando sea necesario, y SIEMPRE cuando estos trabajos se realicen en áreas de paso convencional.

 

El proveedor debe trabajar de forma ordenada y mantener limpias las áreas de trabajo durante la ejecución de las labores.

 

Todo trabajo en alturas deberá contar con todas las medidas de seguridad requeridas según la normativa que rige los trabajos en alturas.

 

 

 

CONDICIONES DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL.

 

 

El contratista deberá brindar charlas semestrales sin costo alguno al personal técnico de mantenimiento. Las charlas serán de al menos 4 horas, y para al menos 10 personas. Los temas de las charlas serán definidos en conjunto con el administrador del contrato. El HWAT brindara el espacio para las mismas. 

 

Se llevará una bitácora digital para el seguimiento de los mantenimientos. 

 

 

 

 

 

Los reportes de mantenimiento se recibirán únicamente en formato digital, esto para anexarlo al acta de recepción en SICOP.

 

Toda comunicación formal y vinculante con el contrato se realizará a través de la plataforma SICOP.

 

 

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

 

Para la ejecución de las labores de mantenimiento preventivo, se deberá contar con al menos 4 técnicos destacados en sitio. El horario para mantenimientos será de lunes a jueves de 7am a 4 pm y viernes de 7 am a 3 pm. Se autorizará trabajar fuera de este horario bajo circunstancias que lo ameriten y con previa solicitud.

 

En casos de áreas especiales como salas de operaciones, Chillers, los mantenimientos serán brindados los sábados de 6 am a 12 md. 

 

Para la ejecución del mantenimiento preventivo, se hará por medio de la notificación de la orden de pedido en el SICOP.

 

Se deberá respetar la periodicidad de las rutinas, y las mismas se aplicarán de manera mensual o trimestral, según la línea respectiva. 

 

En el caso de los equipos de lavandería, se deberán lavar los filtros cada semana. 

 

En ninguna circunstancia se permitirá variar el cronograma de visitas previamente establecido al inicio del contrato, salvo circunstancias que lo ameriten y para salvaguardar el bien público. 

 

En las visitas programadas de mantenimiento preventivo, se aplicarán las rutinas mínimas acá establecidas. En caso de querer aplicar una rutina adicional, esta estará sujeta a la aprobación por parte del administrador del contrato. 

 

El contratista deberá incluir como parte integral de esta contratación, todas las herramientas, la mano de obra, así como todos los consumibles necesarios para cumplir con las labores de mantenimiento solicitadas, tales como detergentes, grasas, aceite, penetrantes, desincrustantes, limpiadores dieléctricos, elementos abrasivos, etc. que se necesiten para completar las labores de mantenimiento requeridas.

 

En ninguna circunstancia el Hospital prestará herramientas, escaleras o personal, para realizar labores que le correspondan al contratista, como parte de los servicios contratados.

 

En caso de detectarse cualquier anomalía o fallo durante el mantenimiento preventivo, el contratista se compromete a realizar el mantenimiento correctivo necesario de manera inmediata. Esto incluirá la reparación o sustitución de equipos dañados o defectuosos, así como la resolución de cualquier problema que pueda comprometer la eficacia del sistema de detección y supresión de incendios. 

 

El horario para la ejecución de las labores de mantenimiento preventivo será de lunes a viernes de 8:00 am a 3:00 pm. Salvo situaciones especiales en los cuales sea necesario extender este horario, previa coordinación con el administrador del contrato. 

 

Una vez realizado el mantenimiento preventivo se debe entregar al supervisor del contrato un reporte de visita, el cual debe incluir como mínimo la información de la visita de mantenimiento, en donde para la entrega del servicio se deberá elaborar un informe completo correspondiente al periodo respectivo. En el cual deberán incluir las rutinas llevadas a cabo en el mantenimiento preventivo, las visitas de mantenimiento correctivo, y además el listado de repuestos instalados en ese periodo. El formato para la entrega del informe se definirá en conjunto con los administradores del contrato.  

 

En los casos en los que el equipo se encuentre fuera de funcionamiento a la espera de algún repuesto, y corresponda realizarle el mantenimiento preventivo (según orden de pedido), no se le realizará la rutina preventiva programada. Una vez que el equipo quede en funcionamiento el contratista debe realizar la rutina de mantenimiento preventivo previa programación del Administrador del Contrato.

 

Para la ejecución de mantenimiento de equipos de aire acondicionado, se deberá utilizar un toldo según el tipo de equipo (piso cielos, cassettes, pared alta), según se ejemplifica en la siguiente imagen:

 

 

 

Además, se deberá colocar protección sobre los equipos de cómputo cercanos a los equipos de aire acondicionado durante la ejecución de las labores de mantenimiento. 

Se deberán aplicar las rutinas indicadas en el archivo adjunto llamada, Anexo 2 “Rutinas de Mantenimiento”.

Además, se deberán aplicar todas las recomendaciones del fabricante para cada tipo de equipo.

Cada técnico deberá contar con sus herramientas, con todo el equipo necesario para brindar un servicio de mantenimiento a los equipos de esta contratación. 

Se deberá tener en sitio, equipos de medición para temperatura, humedad, bulbo seco, bulbo húmedo, para flujos de agua en las manejadoras, para medir presiones diferencias en cuartos aislados, para medición de flujos aire, para poder balancear sistemas. 

Como parte de las rutinas iniciales, el contratista deberá etiquetar todas las rejillas de cada equipo. Indicando si son retorno, suministro, extracción, inyección, e indicando al equipo al que pertenece.

Además se deberán entregar fichas técnicas actualizadas, según el formato indicado por el servicio de Ingeniería y Mantenimiento.  

 

 

 

 

 

 

 

MANTENIMIENTO CORRECTIVO

 

El mantenimiento correctivo se origina por fallas inesperadas en el equipo que por su naturaleza no se pueden prever ni programar, por lo cual se constituye en una garantía del servicio de mantenimiento preventivo brindado, por tal motivo no es posible determinar un precio anual por este mantenimiento; dado que, a estos equipos se le está brindando un servicio de mantenimiento preventivo precisamente para minimizar la ocurrencia de fallas,  por tal motivo la empresa no podrá hacer cobros por las visitas de mantenimiento correctivo. 

 

El mantenimiento correctivo constituye en una garantía del servicio de mantenimiento preventivo brindado.

 

Para el reporte de emergencias el contratista deberá brindar todos los números telefónicos con disponibilidad (Oficina, Celular, Fax, Casa de Habitación) para realizar el reporte y al menos una dirección de correo electrónico para enviar por escrito el reporte. Se deberá tener un único número de atención para este contrato. Teléfono que deberá siempre portar la persona en disponibilidad. 

 

 

REPUESTOS

 

Esta contratación incluye adquisición de repuestos, bajo la modalidad de procedimientos ordinarios con repuesto indeterminado, derivados de un contrato de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo que implique repuestos eventuales, al amparo del art. 78 LGCP. Para este supuesto, se emiten las presentes condiciones específicas.

 

La Administración, dada la naturaleza y modalidad de la contratación de servicio; no se encuentra en la obligación de contratar el monto total anual estimado contemplado para las líneas de repuestos (la cual se entiende como una opción de adquirir repuestos en caso de ser requeridos), por cuanto, esta previsión es únicamente referencial para efectos estadísticos de las rutinas de mantenimiento programadas o averías imprevisibles de los equipos incluidos en el presente pliego de condiciones.

 

Se establece un estimado de consumo de repuestos por periodo (2 años) de 120,000,000 de colones para la adquisición de repuestos. Si se llegara a alcanzar este monto, la administración deberá recurrir a otro procedimiento de compra para la adquisición de los repuestos. Sin embargo la compra quedara limitada al límite inferior del umbral para un procedimiento de licitación mayor. 

 

Todos los materiales o repuestos que deban emplearse parcial o totalmente para cumplir con los servicios requeridos deberán ser nuevos y de primera calidad, con las cualidades exigidas en las especificaciones o recomendadas por el fabricante, quedando sujetos   a la aprobación del supervisor asignado.

 

Toda presentación de cotizaciones se hará por medio de la plataforma de SICOP. Para esto, el contratista deberá llevar a cabo una solicitud de información, y la administración analizará la información. En caso de que la solicitud cumpla con lo requerido por la administración, se procederá a llevar a cabo una orden de pedido para la compra del repuesto, y el plazo de entrega será según lo indicado en el punto 2.

 

El plazo para la presentación de cotizaciones será de 3 días a partir de atendido el mantenimiento, para lo cual deberá de realizar el informe o reporte de servicio en físico de lo diagnosticado en la visita, asociando los repuestos a cada activo si es necesario; enviándolo de forma digital por medio de la plataforma SICOP en la sección de solicitud de información el reporte técnico y cotización.

 

Una vez recibida por el administrador del contrato, se solicitará a Presupuesto la razonabilidad de precios, una vez realizada la razonabilidad el administrador del contrato contestará la solicitud de   información enviada por el proveedor, esto en un plazo de 5 días como máximo. Posteriormente    contestada la solicitud de información el Administrador del Contrato realizara la solicitud de pedido correspondiente mediante la plataforma SICOP, en un plazo de 1 (uno) días.

 

Una vez que se proceda con el cambio de los repuestos, el contratista deberá presentarse en proveeduría con el repuesto nuevo a adquirir, para dar el visto bueno. Una vez aprobado se podrá desplazar al sitio a realizar la instalación de este. 

 

Previo a la instalación de los repuestos, el contratista deberá presentarse ante la Proveeduría del Hospital y verificar las cantidades correctas en conjunto con el administrador del contrato, esto con el fin de que sea avalado y aceptado. La Administración del contrato se reserva el derecho de visitar e inspeccionar las instalaciones de los repuestos del contratista.

 

 

Una vez hecho el reemplazo, deberá presentarse al administrador del contrato para firma del reporte de instalación, y para mostrar el repuesto viejo. Una vez firmado el reporte se podrá proceder con la solicitud del trámite de pago.

 

La administración está en total facultad de solicitar al contratista la disposición final de los residuos producto del cambio de repuestos. La disposición de los repuestos usados será a favor del medio ambiente.

 

Como requisito de admisibilidad el oferente deberá indicar que podrá disponer de repuestos originales, respecto al equipo que le brindará el mantenimiento. 

 

La Administración se reserva de la posibilidad de adquirir repuestos mediante otro procedimiento de contratación en caso de que los ofrecidos por el contratista del servicio no se ajusten a los criterios técnicos y/o financieros.

 

La Administración, dada la naturaleza y modalidad de la contratación de servicio; no se encuentra en la obligación de contratar el monto total anual estimado contemplado para las líneas de repuestos (la cual se entiende como una opción de adquirir repuestos en caso de ser requeridos), por cuanto, esta previsión es únicamente referencial para efectos estadísticos de las rutinas de mantenimiento programadas o averías imprevisibles de los equipos incluidos en el presente pliego de condiciones.

 

Todos los materiales, repuestos y mano de obra se deberán garantizar por un periodo mínimo de 6 meses, a partir de su debida instalación. 

 

Las partes o piezas que se cambien deberán ser mostradas, al responsable asignado por la Administración del Contrato. Toda pieza o parte que sea sustituida será entregada con el respectivo reporte de servicio. El contratista deberá disponer de los repuestos desechados si la Administración del Contrato lo considera necesario. La disposición de los repuestos usados será a favor del medio ambiente.

 

Para la instalación de los repuestos, por recomendación del fabricante y por el criterio técnico del servicio solicitante se establece que, para la presente contratación, solo se utilizaran repuestos originales (genuinos), así como de marcas directamente autorizadas por el fabricante.

 

Una vez recibido los repuestos y verificados, la empresa deberá de emitir un reporte del servicio brindado, incluyendo y especificando los repuestos según el activo atendido.

1. B) CONDICIONES GENERALES

 

Todas las partidas serán adjudicadas juntas, ya que todas forman parte integral del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de todo el sistema de aire acondicionado y ventilación incluidos dentro de esta contratación. 

 

Por tanto, las partidas se adjudicarán a una sola empresa, como parte del servicio integral de mantenimiento, y compra de repuestos. 

 

 

OBJETO CONTRACTUAL

 

Mantenimiento preventivo y correctivo, y repuestos para equipos de aire acondicionado, ventilación y refrigeración (HVAC)

 

PLAZO DE ENTREGA

 

Para la ejecución de las rutinas de mantenimiento preventivo, se hará un cronograma el cual se coordinará con el contratista previo a la comunicación del contrato. La orden de pedido deberá ser atendida en un plazo máximo 20 días hábiles para equipos con frecuencia mensual (partida 1), y en un plazo máximo de 60 días hábiles para equipos con frecuencia trimestral (partida 2), a partir de su notificación en la plataforma SICOP. En caso de atraso en la entrega, aplicara la cláusula penal.

 

En las líneas de repuestos (partida 3) el plazo máximo de entrega será de 10 días hábiles una vez realizada la orden de pedido, y debidamente notificada en la plataforma SICOP. 

 

En caso de que los servicios o repuestos no cumplan con lo requerido en el pliego de condiciones tendrán un plazo máximo de 5 días hábiles para realizar la entrega correcta de lo solicitado. En caso no de cumplir con este plazo, se aplicará los porcentajes de multa establecidos en el punto 6. 

 

Si el contratista requiere una prórroga al plazo, la deberá solicitar por medio de SICOP, y la misma estará sujeta a aprobación por parte del administrador del contrato. En caso de no solicitarlo se aplicará la cláusula penal o multa respectiva por entrega tardía de los mantenimiento o repuestos. 

 

El objeto de esta contratación es por mantenimiento de los de aire acondicionado, extracción y equipos de refrigeración, por lo que los tiempos de respuestas para la atención de reportes por mantenimiento correctivo se indican a continuación: 

 

 

Componente	Tiempo respuesta
Chillers y bombas	2 horas naturales
Equipos AHU	8 horas naturales
Equipos UCC	12 horas naturales
Equipos FCU	24 horas naturales
Equipos HFCU	24 horas naturales
Equipos Extracción / Inyección	24 horas naturales
Cuartos Fríos	12 horas naturales
Bebederos de agua	48 horas naturales

 

FORMA DE ENTREGA

 

Entregas mensuales para la partida 1, entregas trimestrales para la partida 2, y según necesidad para la partida 3.

 

MECANISMO DE PEDIDO

 

Los pedidos se realizarán por medio de la plataforma SICOP a través de una orden de pedido.

 

LUGAR DE ENTREGA

 

Dirección del Hospital: Turrialba, sobre ruta 10 carretera hacia Siquirres, de la entrada principal del CATIE sigue 1,4 km y en la intersección gira a la derecha en ruta 411 y continúa 1.2 km hasta Barrio La Susanita.

Para entrega de los repuestos, esta se debe realizar en la Bodega de la Sub-Área Almacenamiento y Distribución del Hospital William Allen Taylor, en las instalaciones del hospital, de lunes a jueves de 7:00 a.m. a 4:00 p.m. y los viernes de 7:00 am a 3:00 p.m.

sin excepción.

 

 

 

PRECIO

 

Se deberán cotizar precios unitarios y totales, para cada una de las líneas. 

 

Para la línea de repuestos, el oferente debe cotizar 1 unidad, y el precio debe ser 1. El oferente, en el formulario de oferta de SICOP debe seleccionar la moneda en la cual va a cotizar en ejecución.

 

VIGENCIA DEL CONTRATO

 

La vigencia del contrato será por 2 años, con una única prorroga de un periodo de 2 años, de acuerdo con los establecido en las Condiciones Generales para la Contratación Pública en la CCSS.

Para aprobar la prórroga, el contratista deberá obtener al menos un 80% en la evaluación del anexo 3. 

 

VISITA AL SITIO

 

Se solicita que los potenciales oferentes realicen una visita al sitio de los mantenimientos, por parte de un representante de la empresa con capacidad para verificar las condiciones del lugar en el cual se realizaran los mantenimientos. 

 

La fecha de la visita al sitio se realizará el quinto día hábil del plazo de recepción de ofertas, para el concurso. 

 

La visita será a las 9:00 am. Se debe coordinar con el Ing. Diego Arias Sanabria, al correo:

dariass@ccss.sa.cr. Se admite solamente una persona por empresa para la visita al sitio.

 

La falta a esta visita quedará a entera responsabilidad del Oferente. No se aceptarán reclamos por desconocimiento de las condiciones. 

 

El oferente será el único responsable de cualquier error, aumento de cantidad de mano de obra u otros, que puedan desprenderse de tal situación. 

 

El hospital no aceptará reclamos en el transcurso de los trabajos por desconocimiento de estos no reconocerá ningún tipo de trabajo extra pues se asume que su detención era posible con una adecuada revisión de documentos y detallada en la visita al sitio. 

 

POLIZAS

 

Responsabilidad Sobre Daños a la Propiedad del Hospital y de Terceros 

 

En caso de daños a la propiedad del Hospital y terceros durante la realización de los trabajos, objeto de estas condiciones, se entiende que la responsabilidad total corresponde asumirla al Contratista.  Inclusive el contratista deberá asumir la responsabilidad por hurtos contra la propiedad del Hospital, realizados por personal de su empresa o por su negligencia. 

 

 

En general para efecto de responsabilidad sobre lo que ocurra durante la realización de los trabajos aplicarán las disposiciones del Código Civil.

 

Pólizas de Seguros 

 

El CONTRATISTA indemnizará a la Administración y verá que éste quede indemne en caso de: a) daños y perjuicios a sus bienes y b) cualquier reclamo o sentencia por lesiones o muerte de personas o daños a la propiedad (incluyendo los costos de litigio y los honorarios de abogados), que se establezcan o se dicten contra el Propietario por parte de terceras personas, incluyendo entre éstas a los empleados y agentes de la Administración y del CONTRATISTA cuando se funden en daños a las personas o a la propiedad en cualquier forma en que sean causados, o por incidentes o conexos que resulten de los empleados y/o agentes del CONTRATISTA en los dominios de la Administración. La Administración no tendrá responsabilidad por pérdidas, daños o lesiones, inclusive la muerte, producida por negligencia del CONTRATISTA, sea cual fuere la causa de ello. 

 

 

 

El CONTRATISTA deberá obtener y suministrar a la ADMINISTRACIÓN:

 

 

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Póliza de Seguro de Riesgos del Trabajo para su personal conforme se requiere en el Código de Trabajo y emitido por el INS. Además de la copia de la planilla incluida en dicha póliza. El adjudicatario deberá presentar ante la administración, el reporte ante el INS del trabajo adjudicado para efectos de cubrir los riesgos del trabajo, (en el sistema del SICOP al momento de formalizar el contrato). La cobertura de riesgos del trabajo en área de construcción de edificios. El código de la actividad es la 3314, con una tarifa comercial de 2,28%.

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Póliza de Responsabilidad Civil (cobertura ante la eventualidad de que quien ejecute las obras provoque lesiones o muerte, así como el daño a la propiedad de terceras personas como pacientes, visitantes o funcionarios del Hospital.  El monto de la póliza será de Ȼ 50.000.000,00 en la actividad económica de la póliza de responsabilidad civil de servicios.

 

 

El contratista deberá presentar una constancia o certificación por la autoridad aseguradora la cual conste las condiciones de la póliza, así como la actividad económica para la cual fue suscrita, (en el sistema del SICOP al momento de formalizar el contrato).