ADQUISICIÓN DEL SERVICIO DE SUMINISTROS E INSTALACION DE ODORIZANTES Y AROMATIZANTES AMBIENTALES DE BAÑO

2.1 REQUISITOS LEGALES

 De acuerdo con el documento GJU-G-001(1) Requerimientos Legales para el Pliego de Condiciones, con el fin de cumplir con la normativa legal vigente, se comprobará con la presentación de toda la documentación indicada en el anexo.

2.2 EXPERIENCIA DEL OFERNETE

El oferente deberá demostrar una experiencia de cinco (5) años, mediante tres (03) ventas de clientes diferentes, acorde con el objeto de la contratación en la adquisición de suministros de odorizantes y aromatizantes, con el fin de asegurar la capacidad de abastecimiento y conocimientos en la venta de los bienes.

La experiencia será verificada por medio de algunos de los siguientes:

1. Cartas o certificaciones emitidas por clientes, las cuales deberán contener, como mínimo, la siguiente información:

• Nombre del contacto administrador de contrato o encargado final del servicio.
• Número de teléfono
• Correo electrónico
• Descripción del servicio
• Fecha de la venta

1. Expediente digital en SICOP, este aplica únicamente si en el expediente de SICOP se logra corroborar la información necesaria, siempre y cuando el expediente este completo, el oferente deberá indicar el número de procedimiento, en caso de duda o información pendiente
2. Órdenes de compra si las ventas fueron para la ESPH, se deberá de indicar los números de Órdenes de Compra, los cuales se revisarán de forma individual para aplicarlos como experiencia válida, siempre y cuando el análisis interno así lo amerite y se pueda demostrar. 

Nota: En caso de que se considere necesario la ESPH podrá solicitar mediante correo a la verificación o cualquier aclaración de la información, se otorgará un máximo de 3 días hábiles para obtener respuesta, en caso de no poder corroborar la información se descartará la información.

2.3 CUMPLIMENTO TÉCNICO

El oferente debe aportar la ficha técnica, con el fin de verificar el cumplimiento técnico del bien a ofertar.

Toda la documentación técnica, administrativa, legal y financiera presentada por el oferente deberá estar redactada en idioma español. En caso de que algún documento original esté en otro idioma, deberá acompañarse de su respectiva traducción oficial al español, realizada por un traductor autorizado. La falta de cumplimiento con este requisito podrá ser motivo de inadmisión de la oferta.

1.  

ítem	Código clasificación SICOP	Código Identificación SICOP	Descripción SICOP	Cantidad según demanda	Garantía	Tiempo de entrega
1	72153609	92082871	SERVICIO DE INSTALACION Y MANTENIMIENTO DE DESODORIZADORES Y AROMATIZADORES PARA LOS BAÑOS (GOTEO)	444	1 año	60 días naturales
2	72153609	92082871	SERVICIO DE INSTALACION Y MANTENIMIENTO DE DESODORIZADORES Y AROMATIZADORES PARA LOS BAÑOS (SPRAY)	264	1 año	60 días naturales
3	72153609	92082871	SERVICIO DE INSTALACION Y MANTENIMIENTO DE DESODORIZADORES Y AROMATIZADORES PARA LOS BAÑOS (ANTI-SPLASH)	180	1 año	60 días naturales

 

• DESCRIPCIÓN:

El detalle de las especificaciones técnicas se puede ver en el anexo, Especificaciones técnicas.

 

3.2 METODOLOGIA DE EJECUCION

El contratista deberá ejecutar los suministros de odorizantes y aromatizantes ambientales conforme a las especificaciones técnicas, cantidades y condiciones establecidas en el presente pliego de condiciones y en la oferta adjudicada.

La ejecución contractual deberá contemplar, como mínimo, lo siguiente:

1. El suministro oportuno de los suministros de odorizantes y aromatizantes ambientales, garantizando que los productos entregados sean nuevos, originales y en cumplimiento con las especificaciones técnicas solicitadas según cada ítem
2. La Administración gestionará las órdenes de pedido mediante la plataforma SICOP, las cuales serán coordinadas por el administrador del contrato o la unidad técnica correspondiente.
3. El contratista contará con un plazo máximo de dos (2) días hábiles para aceptar la orden de pedido emitida por la Administración en SICOP. Una vez aceptada la orden, comenzará a regir el plazo de entrega ofertado.

Plazo para aceptar Orden de Pedido (aviso al contratista)	Plazo de entrega máximo	Plazo para siguiente entrega (frecuencia)
2 días hábiles	Ver tiempos de entrega en cuadro de apartado 3. Condiciones especificas	Semestral:           Ítem 1-2-3

 

Verificación de la calidad (Sistemas de control de calidad)

La Administración realizará una verificación técnica y de calidad durante la ejecución contractual por cada entrega y en caso de incumplimiento de acuerdo con las condiciones establecidas en el pliego, se podrá rechazar los bienes.

Garantía: 

Durante el plazo de la garantía al adjudicatario deberá seguir el siguiente proceso:

1. El plazo de la garantía inicia a partir de la recepción definitiva en SICOP. 

1. La sustitución, en un plazo de 2 días hábiles, de cualquier suministro de odorizantes ambientales que presente daños, defectos de fabricación, incumplimiento técnico o diferencias respecto a lo adjudicado, sin costo adicional para la institución.
2. Todos los costos asociados al retiro, transporte, sustitución, reinstalación o reposición de materiales defectuosos correrán por cuenta exclusiva del contratista.

Causas de resolución contractual:

1. Cuando el contratista incumpla los plazos máximos de entrega en tres (3) ocasiones consecutivas, o - Incumpla los plazos de entrega en cinco (5) ocasiones dentro de un mismo año, tomándose como referencia la vigencia total del contrato.
2. Cuando el contratista entregue bienes que no cumplan los parámetros y estándares de calidad establecidos en el pliego, presente fallas reiteradas en el cumplimiento técnico, o incurra en la entrega de productos defectuosos o no conformes en dos (2) ocasiones durante el plazo del contrato.
3. Cuando el proveedor no acepte el pedido en el plazo establecido, en tres (3) ocasiones durante el año de vigencia de contrato.

 

Reglas para excluir un producto:

 

1. Cuando el fabricante descontinúe oficialmente el producto, el contratista presente la carta oficial del fabricante indicando la descontinuación, y no exista un bien de reemplazo que cumpla con todas las características técnicas, requisitos funcionales y especificaciones establecidas en el pliego de condiciones.
2. Cuando el bien se vuelve obsoleto sea por una nueva normativa institucional o lineamientos oficiales o requisitos técnicos actualizados vuelvan el bien incompatible o no apto para su utilización, o inadecuado para cumplir con el fin público.
3. Cuando el bien presente desempeño deficiente documentado o fallas reiteradas comprobadas mediante los sistemas de control de calidad.

Orden de inicio (bienes y servicios)

• El contratista deberá de presentar al administrador de contrato, por medio de SICOP un cronograma preliminar del servicio a ejecutar, de acuerdo con la LGCP y su reglamento, además del Reglamento para el reajuste precios en los contratos, en un plazo de 8 días hábiles, posteriores a la firmeza de la adjudicación.
• El cronograma debe estar acompañado de un informe y/o documentos, de acuerdo con el artículo 45. Documentos anexos del cronograma para contratos de bienes y servicios.
• El administrador de contrato cuenta con 5 días hábiles para revisar y resolver la pertinencia del cronograma. En caso de cumplir, dicho cronograma preliminar se emitirá la “no objeción” mediante acto motivado. En caso de no cumplir, el contratista dispone de 3 días hábiles para elaborar las respectivas correcciones.
• Se emitirá la orden de inicio en un plazo máximo de 3 días hábiles posterior a la “no objeción” del cronograma.
• A los 3 días hábiles posterior a la emisión de la orden de inicio el contratista deberá presentar el cronograma preliminar previamente oficializado por el administrador de contrato.
• El administrador de contrato contará con 3 días hábiles para revisar y resolver acerca de la pertinencia o no el cronograma. En caso de no cumplir, el contratista dispone de 3 días hábiles para elaborar las respectivas correcciones.
• Si el administrador de contrato no requiere de aclaraciones por parte del contratista o modificaciones, es decir, el cronograma cumple cabalmente con los términos contractuales, el administrador de contrato emitirá mediante acto motivado la "no objeción" a dicho cronograma, por medio del cual se oficializará éste para todos los efectos contractuales.
• El administrador de contrato debe emitir la "no objeción" a la pertinencia de los índices de precios, sobre el presupuesto detallado presentado por el contratista. Esta "no objeción" se emitirá por el administrado de contrato antes de otorgar la orden de inicio.

Obligaciones del contratista:

Todo de acuerdo con el artículo 14 de la LGCP y 238 del RLGCP.

• El contratista deberá mantener de forma permanente el stock, inventario o insumos necesarios para atender los requerimientos que formule la Administración dentro de los plazos establecidos en la metodología de ejecución establecidos en este cartel.
• El contratista deberá estar en capacidad de entregar los bienes en cualquier momento en que la Administración lo solicite, independientemente de la variación en la frecuencia, cantidad o volumen de los pedidos.
• Cumplir con la Ley de Gestión Integral de Residuos No. 8839 y su Reglamento.   
• Designar un ejecutivo para la atención y canal de comunicación, con su respectivo suplente quienes fungirán como enlaces entre el contratista y la ESPH.
• Presentar al administrador de contrato la actualización del cronograma, de acuerdo con el Artículo 50. Actualización del cronograma vigente, del Reglamento para el reajuste precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios.

 

Vigencia del contrato:

 12 meses con prorrogas automáticas de 12 meses, hasta un máximo de 48 meses.

Vigencia de la oferta:

60 días hábiles.

Entrega de bienes / servicios:

La entrega, instalación y puesta en funcionamiento de los odorizantes y aromatizantes ambientales deberá realizarse en las diferentes oficinas e instalaciones de la ESPH, S.A., según los requerimientos y la programación que establezca el administrador del contrato. Las entregas y servicios se efectuarán en horario de atención a proveedores, de lunes a jueves de 7:00 a.m. a 4:00 p.m. y los viernes de 7:00 a.m. a 2:00 p.m.

Es requisito para la entrega de los materiales cumplir con los lineamientos establecidos para la generación de los códigos de barras y etiquetado de cada producto para recibir la compra en nuestro Almacén de forma satisfactoria, para mayor información por favor acceder a la dirección:

https://www.esph-sa.com/proveedores/administracion-de-contratos-y-gestion-de-compras

La ESPH se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente cada uno de estos ítems.

El oferente adjudicado previo a la entrega de los bienes deberá gestionar ante la Plataforma de Compras SICOP la Solicitud de Recepción dirigida al Administrador del Contrato correspondiente.

Pago:

La ESPH realiza el pago a 30 días naturales, desde la presentación de la factura.

Todo trámite de pago deberá realizarse a través de la Plataforma de Compras SICOP, cualquier factura emitida antes de dicho trámite deberá ser anulada y emitida nuevamente.

Plazo de entrega:

Todo de acuerdo con los artículos 40 de la LGCP y 96 del RLGCP.

El contratista deberá realizar la entrega de los materiales adjudicados en un plazo máximo de treinta (30) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la aceptación de la orden de pedido emitida por la Administración mediante la plataforma SICOP.

Las entregas deberán efectuarse en el lugar designado por la Administración y en coordinación con el administrador del contrato o personal técnico autorizado.

El incumplimiento del plazo de entrega podrá dar lugar a la aplicación de las medidas administrativas y sanciones correspondientes, conforme a lo establecido en el presente pliego de condiciones y la normativa vigente aplicable.

Desempate:

Todo de acuerdo con el artículo 97 RLGCP.

• En caso de empate, se aplicaría la siguiente puntuación adicional:

 

1. a) PYME de industria 5 puntos.

 

1. b) PYME de servicio o agropecuaria 5 puntos.

 

1. c) PYME de comercio 2 puntos.

 

• Se aplicará la oferta menor en precio, para definir el desempate.

 

Mejora de Precios:

Todo de acuerdo con el artículo 99 RLGCP.  ☒ Sí / ☐ No.

Precio: Todo de acuerdo con el artículo 98 y 104 RLGCP.

Bandas de tolerancia: De conformidad con lo dispuesto en los artículos 34 de la Ley General de Contratación Pública (LGCP) y 44 de su Reglamento (RLGCP), la Administración ha realizado los estudios de mercado correspondientes durante la fase de planificación, a partir de los cuales se ha determinado un precio de referencia para cada ítem.

Con base en dicho análisis, se establece desde el presente pliego una banda de tolerancia de ±20% respecto al precio de referencia definido, la cual será utilizada como parámetro para la verificación de la razonabilidad de las ofertas económicas presentadas.

Desglose del precio: Todo de acuerdo con el artículo 102 RLGCP.

		Totales		Unitarios
Componente		Monto	Porcentaje	Monto	Porcentaje	Índice de precios asociado	Fuente
Costo directo de MO	CD m
Costo directo de Insumos	CD i
Costo indirecto de MO	CI m
Costo indirecto de Insumos	CI i
Imprevistos
Utilidad
Sub Total
IVA	13%
Total, IVAI

 

Bandas de tolerancia: De conformidad con lo dispuesto en los artículos 34 de la Ley General de Contratación Pública (LGCP) y 44 de su Reglamento (RLGCP), la Administración ha realizado los estudios o sondeos de mercado correspondientes durante la fase de planificación, a partir de los cuales se ha determinado un precio de referencia para cada ítem.

Con base en dicho análisis, se establece desde el presente pliego una banda de tolerancia de ±20% respecto al precio de referencia definido, la cual será utilizada como parámetro para la verificación de la razonabilidad del precio de las ofertas económicas presentadas.

Presupuesto detallado:

Se adjunta propuesta de presupuesto (SOP-CS-GC-F-036 Presupuesto Detallado), que deberá ser adaptado en caso proceso de contratación) que deberá ser adaptado en caso proceso de contratación. Todo de acuerdo con el artículo 103 RLGCP.

Reajuste de Precios:

 En los contratos en los que procede la aplicación del reajuste o revisión de precios, de conformidad con lo regulado en los artículos 107, 108 y 109 del presente Reglamento.

Se utilizará la siguiente fórmula matemática de reajuste de precios en contratos de obra pública y bienes y servicios:

 

En donde:  

Rpc: Representa el monto del reajuste del precio unitario contractual para cada línea o renglón de pago en un mes calendario específico, conforme a la moneda ofertada. 

PC: Representa el monto del precio unitario contractual de la línea o renglón de pago 

 

:  Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos directos de mano de obra, que serán reajustados mediante índices, multiplicada por la variación de los índices de precios de mano de obra directa. Dicha variación se obtiene de dividir el valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad. 

  

:  Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos directos de insumos, que serán reajustados mediante índices, multiplicada por la variación de los índices de precios de los insumos directos. Dicha variación se obtiene de dividir el valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad. 

  

:  Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos por subcontrataciones, multiplicada por la variación del índice general, (IPG), y en su ausencia, siempre y cuando se demuestre que no existe un índice de precio general estrechamente vinculado con la variación de los costos que se desea medir para la subcontratación, se podrá utilizar el Índice de Precios al Consumidor (IPC). Dicha variación se obtiene de dividir el valor del IPG, o IPC según corresponda, de un mes calendario específico entre el valor del IPG, o IPC según corresponda, del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad. 

  

:  Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos indirectos de mano de obra, que serán reajustados mediante índices, multiplicada por la variación de los índices de precios de mano de obra indirecta. Dicha variación se obtiene de dividir el valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad. 

:  Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos indirectos de insumos, que serán reajustados mediante índices, multiplicada por la variación de los índices de precios de los insumos indirectos. Dicha variación se obtiene de dividir el valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la presentación de la oferta y restarla la unidad. 

Descuentos: Todo de conformidad con el artículo 41 de la LGCP.

Contrato: (Se debe indicar una de las opciones)

☒Requiere firma del Contratista

☐No requiere firma del Contratista

Contenido Presupuestario:

   (x) Autorización de Compra.

* ( ) Certificación con Visto Bueno de la Gerencia (aplica en casos de que se inicie el procedimiento sin disponer de recursos presupuestarios).

* Se advierte a los interesados en participar que se ha iniciado el presente procedimiento de contratación sin disponer de los recursos presupuestarios, pero con la debida autorización conforme al artículo 38 de la LGCP, por lo cual la ESPH S.A. no emitirá adjudicación hasta que cuente con el presupuesto suficiente, disponible y debidamente aprobado.