Contratación de alquiler de sonido, tarimas y luces para actividades institucionales

 

1. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD

Partida 1: Alquiler de sonido y luces para actividades institucionales.

• El oferente deberá presentar, junto con su oferta, la documentación que acredite que cuenta con al menos una persona técnica responsable de la instalación, operación y supervisión del sistema de sonido e iluminación. Para ello deberá aportar las certificaciones en sonido, títulos, constancias de capacitación especializada o certificaciones de experiencia laboral que demuestren conocimientos y experiencia comprobable en audio profesional para eventos.
• No se aceptarán ofertas en las que el equipo propuesto para la prestación del servicio, incluyendo parlantes, mixers y demás equipo técnico, presente golpes, abolladuras, rupturas, deterioro visible o daños externos que afecten su apariencia y, por ende, la presentación formal del evento y de la institución.

En aquellos casos en que el equipo presente algún desgaste menor que no afecte su funcionamiento, este únicamente podrá ser aceptado si cuenta con cobertores, forros o elementos de protección presentables que oculten completamente dichas imperfecciones, de manera que no sean visibles durante el desarrollo de la actividad.

El cumplimiento de este requisito será verificado por la Administración. Para ello, la persona oferente deberá adjuntar dentro de su oferta fotografías claras, recientes y legibles del equipo que propone utilizar, con el fin de comprobar su estado físico y condiciones de presentación.

• Presentar tres cartas de experiencia emitidas por empresas o instituciones que acrediten la prestación satisfactoria de servicios similares en los últimos tres años.
• El oferente deberá adjuntar, una carta firmada en la que indique expresamente el personal que fungirá como enlace oficial con la Municipalidad en caso de resultar adjudicado. En dicha carta deberá identificarse un máximo de dos personas, quienes serán las únicas autorizadas para atender y coordinar los requerimientos de las distintas unidades municipales vinculadas con la ejecución contractual. Estas personas serán responsables de la coordinación previa de los eventos, la atención durante su desarrollo y la gestión administrativa relacionada con la tramitación de facturas.
• El oferente deberá contar con una base operativa en la Zona Norte o Caribe del país, que le permita atender, entregar, instalar, desmontar y responder oportunamente a los requerimientos de la Administración en el cantón de Sarapiquí. Lo anterior deberá acreditarse mediante declaración jurada del oferente, indicando la ubicación de su base operativa o centro logístico, los medios de transporte disponibles y la persona enlace para coordinación. La Administración podrá constatar dicha información con la patente comercial, permiso municipal o cualquier otro documento idóneo que demuestre el ejercicio de la actividad comercial desde dicha base operativa.

La presente condición se establece en atención a criterios de oportunidad, continuidad y capacidad de respuesta en la prestación del servicio. Se considera que la ruta 32, específicamente en el sector del Zurquí, presenta cierres constantes y afectaciones recurrentes al tránsito vehicular, lo que incide directamente en los tiempos de traslado hacia el cantón de Sarapiquí. Asimismo, las rutas alternas pueden representar incrementos significativos en el tiempo de desplazamiento, incluso de hasta tres horas adicionales, situación que podría comprometer la entrega, instalación, desmontaje o atención de eventualidades requeridas por la Administración. Debido a lo anterior, y por tratarse de una contratación sujeta a necesidades logísticas inmediatas, se requiere que el oferente cuente con base operativa en la Zona Norte o Caribe del país, a efectos de garantizar una atención más oportuna y eficiente durante la ejecución contractual.

 

Partida 2: Alquiler de tarimas para actividades institucionales. 

• El oferente debe presentar la certificación o constancia emitida por un profesional responsable incorporado al Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica (CFIA), en la que se indique que cada tarima, cada estructura truss, coberturas, los anclajes y los elementos complementarios cumplen con las condiciones de seguridad estructural requeridas para el uso

previsto.

• El oferente deberá presentar una póliza de riesgos del trabajo vigente que cubra al personal encargado del transporte, montaje, operación, mantenimiento y desmontaje de las estructuras suministradas.
• El oferente deberá aportar una certificación vigente que acredite que el profesional responsable de

emitir la constancia de seguridad estructural se encuentra debidamente incorporado y al día en el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica (CFIA). Esta certificación deberá encontrarse vigente al momento de la presentación de la oferta.

• El oferente deberá indicar expresamente la capacidad de carga de la tarima y de la estructura truss ofertadas, así como las restricciones técnicas para la instalación de sistemas de sonido, iluminación, pantallas LED, banners, escenografías u otros elementos suspendidos.
• El oferente deberá presentar una declaración técnica en la que se haga constar que la tarima, la estructura truss, la cobertura, los anclajes y sus componentes se encuentran en óptimas condiciones de uso, sin deformaciones, corrosión, fisuras, fracturas, piezas faltantes o cualquier otra condición que comprometa la estabilidad o la seguridad de la estructura.
• El oferente deberá presentar una póliza de responsabilidad civil vigente que cubra los posibles daños a terceros, bienes públicos, personal municipal, participantes y asistentes que puedan derivarse del

montaje, permanencia y desmontaje de las estructuras contratadas.

• El oferente deberá aportar cualquier otro permiso, autorización, certificación o documento técnico que sea requerido por la Municipalidad de Sarapiquí, el Ministerio de Salud, el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica (CFIA), el Benemérito Cuerpo de Bomberos de Costa Rica,

la Comisión Nacional de Emergencias (CNE) o cualquier otra autoridad competente, de acuerdo con la naturaleza y características del evento.

• Presentar tres cartas de experiencia emitidas por empresas o instituciones que acrediten la prestación satisfactoria de servicios similares en los últimos tres años.
• El oferente deberá adjuntar, una carta firmada en la que indique expresamente el personal que fungirá como enlace oficial con la Municipalidad en caso de resultar adjudicado.
• En dicha carta deberá identificarse un máximo de dos personas, quienes serán las únicas autorizadas para atender y coordinar los requerimientos de las distintas unidades municipales vinculadas con la ejecución contractual. Estas personas serán responsables de la coordinación previa de los eventos, la atención durante su desarrollo y la gestión administrativa relacionada con la tramitación de facturas.
• El oferente deberá contar con una base operativa en la Zona Norte o Caribe del país, que le permita atender, entregar, instalar, desmontar y responder oportunamente a los requerimientos de la Administración en el cantón de Sarapiquí. Lo anterior deberá acreditarse mediante declaración jurada del oferente, indicando la ubicación de su base operativa o centro logístico, los medios de transporte disponibles y la persona enlace para coordinación. La Administración podrá constatar dicha información con la patente comercial, permiso municipal o cualquier otro documento idóneo que demuestre el ejercicio de la actividad comercial desde dicha base operativa.

La presente condición se establece en atención a criterios de oportunidad, continuidad y capacidad de respuesta en la prestación del servicio. Se considera que la ruta 32, específicamente en el sector del Zurquí, presenta cierres constantes y afectaciones recurrentes al tránsito vehicular, lo que incide directamente en los tiempos de traslado hacia el cantón de Sarapiquí. Asimismo, las rutas alternas pueden representar incrementos significativos en el tiempo de desplazamiento, incluso de hasta tres horas adicionales, situación que podría comprometer la entrega, instalación, desmontaje o atención de eventualidades requeridas por la Administración. Debido a lo anterior, y por tratarse de una contratación sujeta a necesidades logísticas inmediatas, se requiere que el oferente cuente con base

operativa en la Zona Norte o Caribe del país, a efectos de garantizar una atención más oportuna y eficiente durante la ejecución contractual.

 

 

1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

 

PARTIDA 1 Alquiler de sonido y luces para actividades institucionales
#	PRODUCTO	CANTIDAD
1	Personal Técnico: El oferente deberá contar con al menos una persona técnica responsable del sistema de sonido y luces, con formación técnica, capacitación especializada (certificaciones en sonido) o experiencia comprobable en audio profesional para eventos durante toda la actividad para garantizar el óptimo funcionamiento del sonido en parlantes, planta, micrófonos y mixer, video proyector así como de las luces, o de cualquier otro equipo contratado mediante la orden de pedido.   El oferente deberá contar con personal de staff suficiente para realizar las labores de carga, descarga, montaje, soporte operativo y desmontaje del equipo solicitado, garantizando el cumplimiento de los tiempos establecidos por la Administración y la correcta ejecución del evento.   El precio ofertado debe incluir armado y desarmado, así como la carga y descarga de equipo de sonido, transporte y el personal técnico, solicitados en la orden de pedido. El equipo de audiovisual debe ser retirado al finalizar la actividad.   Para el servicio de equipo audiovisual, el precio ofertado corresponde al tiempo por hora de funcionamiento efectivo. Este tiempo no incluye el montaje ni el desmontaje del equipo, los cuales deberán realizarse antes y después del período de operación contratado.   Al tratarse de un contrato según demanda, la municipalidad gestionará los requerimientos mediante una orden de pedido. En esta, se especificará la cantidad, día, hora y lugar de acuerdo con las necesidades de cada evento.   Condiciones de presentación personal: El oferente deberá garantizar que el personal asignado al servicio se presente con vestimenta adecuada al carácter formal de la actividad, así como con condiciones óptimas de higiene, orden y pulcritud personal, de manera consistente con los estándares de imagen y representación institucional requeridos para actos protocolarios y oficiales.   Presentación y orden del equipo durante la prestación del servicio: El contratista deberá aportar, por su cuenta, una mesa con mantel en condiciones presentables, destinada a la colocación y resguardo del equipo técnico requerido para la prestación del servicio, tales como mixer, micrófonos, cajas de audio, extensiones y demás accesorios. Asimismo, deberá garantizar que, durante el desarrollo de la actividad, dicho equipo se mantenga ordenado, limpio y dispuesto de forma estética y funcional, evitando en todo momento una apariencia de desorden que pueda afectar la imagen y presentación del evento.   La Municipalidad no asumirá responsabilidad por daños en el equipo audiovisual. En caso de condiciones climáticas adversas, como lluvia o exposición prolongada al sol, será responsabilidad exclusiva del proveedor tomar las precauciones necesarias para proteger su equipo.   Equipo requerido Para esta partida los oferentes deben cotizar el costo por hora del siguiente equipo:   Línea 1: Requerimientos mínimos del PA básico:  1. 1 mixer digital de 16 canales. 2. 3 micrófonos profesionales shure o superior inalámbricos. 3. 3 pedestales articulados. 4. 2 parlantes tipo columna activa full rango audio digital de 1000/1500w RMS. 5. 2 sub bajo activos 1000 W RMS.  6. 1 caja directa. 7. 1 reproductor y cableado necesario.	1
2	Línea 2: Requerimientos mínimos para Alquiler de sonido Back Line y luces para actividades nocturnas    Sistema de sonido DAS - 4 altos DAS R215 - 4 Subbajos Das R218 - 2 monitores DAS Avant 15” - 1 mixer digital Behringer X32 - 2 micrófonos inalámbricos Shure - Set de micrófonos para batería e instrumentos Shure - 12 pedestales para micrófonos - 6 cajas directas - 35 líneas de audio - 6 extensiones 120 voltios - 1 centro de carga A/C - 1 cometida primaria 240V de 30 metros   Iluminación: -3 barras Led RGBWY para escenario -1 controlador DMX   Esta línea será utilizada por la Municipalidad para actividades abiertas al público, tales como parques, salones comunales u otros espacios donde se requiera un sistema de sonido de mayor alcance, debido a la realización de diversas presentaciones musicales, como marimbas, grupos folclóricos y bandas locales, durante el desarrollo de las actividades.   Para esta línea, al tratarse de iluminación y equipo de sonido en espacios abiertos, la Municipalidad se encargará de proporcionar un toldo con paredes para la colocación y resguardo del equipo durante el desarrollo de las actividades.	1
3	Línea 3 Kilometraje:   El lugar de entrega de referencia será el edificio Juan Rafael Mora Porras (Municipalidad de Sarapiquí). Sin embargo, en caso de que el municipio requiera el servicio de sonido o tarimas en otro sitio dentro del cantón de Sarapiquí, se ha destinado una partida específica para cubrir el costo de traslado por kilómetro. El proveedor podrá presentar su oferta para esta partida adicional, indicando el precio correspondiente por kilómetro de desplazamiento. Se contabilizarán únicamente los km desde el edificio de la Municipalidad de Sarapiquí hasta el lugar del evento.	1
4	Línea 4 Generador eléctrico para equipo de sonido   Generador eléctrico para equipo de sonido de 9 mil kilowatts   Se requiere una planta eléctrica para garantizar el funcionamiento del equipo de sonido en actividades al aire libre, Dado que estos eventos se llevarán a cabo en espacios sin acceso directo a la red eléctrica, el proveedor deberá contar con una planta generadora adecuada para la conexión y operación del sistema de sonido.   Al tratarse de un contrato según demanda, la Municipalidad gestionará los requerimientos mediante una orden de pedido. En esta, se especificará el evento, el lugar y las condiciones específicas de la prestación del servicio para cada una de las actividades descritas anteriormente.	1

 

PARTIDA 2 Alquiler de tarimas para actividades institucionales   Especificaciones técnicas para alquiler de tarimas con cobertura en estructura truss. Condiciones generales para ambas opciones   El servicio corresponde al alquiler, montaje, instalación, operación preventiva y desmontaje de tarimas modulares con cobertura de toldo sobre estructura tipo truss, para actividades institucionales, culturales, artísticas, protocolarias y eventos municipales, según demanda y de conformidad con cada orden de pedido emitida por la Municipalidad.   Todos los equipos, estructuras, tarimas, pisos, truss, toldos, escaleras, paredes laterales, anclajes y accesorios deberán encontrarse en perfecto estado de conservación, limpieza, funcionamiento y seguridad estructural.   El proveedor deberá incluir dentro del precio ofertado todos los costos asociados al servicio, incluyendo, transporte, carga, descarga, montaje, desmontaje, herramientas, equipo técnico, personal operativo, hospedaje, alimentación, viáticos, seguros, pólizas, certificaciones y demás gastos necesarios para la correcta prestación del servicio.
#	PRODUCTO	CANTIDAD
5	Línea 5 (opción 1). Tarima mediana de 6 m × 9 m Requerimientos mínimos: 1. Servicio de alquiler de tarima modular de 6 metros de frente por 9 metros de fondo. 2. Altura mínima de la tarima: 1,20 metros sobre el nivel del suelo, salvo que la orden de pedido indique una altura distinta por condiciones del evento o del terreno. 3. La tarima deberá contar con piso sólido, plano, estable, antideslizante, sin agujeros, desniveles peligrosos o piezas sueltas, debidamente pintado o acabado. 4. La estructura deberá incluir cobertura superior mediante toldo instalado sobre estructura tipo truss, con dimensiones acordes al área de la tarima y con capacidad suficiente para proteger el espacio escénico de condiciones climáticas normales. 5. La cobertura deberá instalarse sobre estructura truss independiente o debidamente soportada, con sus respectivos anclajes, contrapesos, tensores o sistemas de fijación requeridos según las condiciones del sitio. 6. La tarima deberá incluir al menos dos accesos mediante escaleras seguras, firmes y estables, ubicadas según lo indique la Municipalidad en la orden de pedido. 7. Las escaleras deberán contar con superficie antideslizante y condiciones adecuadas para el ingreso y salida segura de personas usuarias, artistas, expositores o personal autorizado. 8. La Municipalidad podrá solicitar paredes laterales, fondo de escenario, cerramientos parciales o telas negras, según el tipo de actividad, ubicación del escenario y plano de distribución del evento. 9. La estructura deberá instalarse con todos sus sistemas de seguridad, nivelación, fijación, arriostramiento y anclaje necesarios para garantizar estabilidad durante el evento. 10. La instalación deberá realizarse como mínimo tres horas antes del inicio del evento, salvo que la orden de pedido establezca un plazo mayor por la complejidad del montaje. 11. El servicio deberá incluir transporte, montaje y desmontaje completo por parte del proveedor adjudicado.	1
6	Línea 6 (Opción 2). Tarima grande de 12 m × 12 m    Requerimientos mínimos 1. Servicio de alquiler de tarima modular de 12 metros de frente por 12 metros de fondo. 2. Altura mínima de la tarima: 1,20 metros sobre el nivel del suelo. Para eventos de mayor formato, la Municipalidad podrá solicitar una altura superior, según la orden de pedido. 3. La tarima deberá contar con piso sólido, plano, estable, antideslizante, sin agujeros, desniveles peligrosos o piezas sueltas, debidamente pintado o acabado. 4. La estructura deberá incluir cobertura superior mediante toldo instalado sobre estructura tipo truss, con dimensiones acordes al área de la tarima. 5. La cobertura deberá ser apta para eventos al aire libre y deberá instalarse con los sistemas de fijación, contrapesos, anclajes, tensores y arriostramientos necesarios para garantizar seguridad estructural. 6. La estructura tipo truss deberá permitir, cuando así se solicite en la orden de pedido, la instalación complementaria de equipos de iluminación, sonido, pantallas, decoración escénica u otros elementos propios del evento, siempre dentro de la capacidad técnica certificada de la estructura. 7. La tarima deberá incluir al menos dos accesos mediante escaleras seguras, firmes y estables. La Municipalidad podrá solicitar accesos adicionales de acuerdo con el tipo de evento, distribución del escenario o cantidad de personas participantes. 8. Las escaleras deberán contar con superficie antideslizante y condiciones adecuadas para el ingreso y salida segura de artistas, expositores, personal técnico y personas autorizadas. 9. La base frontal y laterales visibles de la tarima deberán estar forrados con tela negra, faldón u otro material adecuado, según lo indique la Municipalidad. 10. La Municipalidad podrá solicitar paredes laterales, fondo de escenario, cerramientos parciales, telas negras o elementos de aforo visual, según el plano de distribución del evento y las necesidades de cada orden de pedido. 11. La estructura deberá instalarse con todos sus sistemas de seguridad, nivelación, fijación, arriostramiento y anclaje necesarios para garantizar estabilidad durante el evento. 12. La instalación deberá realizarse como mínimo tres horas antes del inicio del evento. En eventos de mayor complejidad, la Municipalidad podrá solicitar el montaje con mayor anticipación. 13. El servicio deberá incluir transporte montaje y desmontaje completo por parte del proveedor adjudicado.   Requisitos técnicos: 1. Todos los equipos solicitados deberán estar en perfecto estado, de manera que se garantice la seguridad estructural, el adecuado funcionamiento y la correcta prestación del servicio. 2. Las estructuras deberán contar con sus respectivos anclajes, contrapesos, tensores, seguros, niveladores y sistemas de fijación. 3. No se aceptarán estructuras improvisadas, deterioradas, oxidadas, inestables, con piezas incompletas o que representen riesgo para las personas asistentes. 4. El proveedor será responsable de verificar previamente las condiciones del sitio de instalación, incluyendo nivelación del terreno, acceso vehicular, espacio disponible, cercanía de tendido eléctrico, árboles, cunetas, aceras, drenajes u otros elementos que puedan afectar el montaje. 5. El proveedor deberá acatar las indicaciones de la persona encargada de la contratación y coordinar previamente la ubicación exacta de la tarima. 6. El proveedor será responsable de la seguridad de su personal durante el montaje, desmontaje y permanencia en sitio. 7. Si el proveedor decide dejar las estructuras instaladas antes o después del evento, deberá asumir toda la responsabilidad correspondiente y disponer de seguridad propia para el resguardo de dichas estructuras, previa coordinación con la persona encargada de la contratación. 8. La Municipalidad no asumirá responsabilidad por pérdida, daño, robo o deterioro de equipos, herramientas, estructuras o materiales pertenecientes al proveedor. 9. El proveedor deberá desmontar y retirar completamente las estructuras, materiales, residuos y equipos utilizados, dejando el sitio en condiciones adecuadas.	1
7	Línea 7 Kilometraje: El lugar de entrega de referencia será el edificio Juan Rafael Mora Porras (Municipalidad de Sarapiquí). Sin embargo, en caso de que La Municipalidad requiera el servicio de sonido o tarimas en otro sitio dentro del cantón de Sarapiquí, se ha destinado una partida específica para cubrir el costo de traslado por kilómetro. El proveedor podrá presentar su oferta para esta partida adicional, indicando el precio correspondiente por kilómetro de desplazamiento. Se contabilizarán únicamente los km desde el edificio de la Municipalidad de Sarapiquí hasta el lugar del evento.	1

 

Nota: Si un mismo proveedor resulta adjudicado en ambas partidas y el equipo de sonido y las tarimas se transportan conjuntamente en un solo vehículo, únicamente se reconocerá un cobro de kilometraje por cada traslado realizado.

 

1. CONDICIONES GENERALES.

 

1.1.            Trámite y procedencia del pago.

El adjudicatario deberá realizar la gestión de pago mediante la plataforma SICOP, una vez ejecutados los servicios objeto de la contratación y cumplidas las condiciones establecidas en el presente pliego de condiciones y en la respectiva orden de pedido emitida por la Administración.

 

Para iniciar dicha gestión, el adjudicatario deberá adjuntar el informe detallado de las labores realizadas, acta de entrega, reporte mensual, comprobante de ejecución o cualquier otro documento que demuestre el cumplimiento de los servicios ejecutados, según corresponda.

 

La recepción conforme será emitida por el administrador del contrato o funcionario competente designado, una vez verificado el cumplimiento satisfactorio de los servicios ejecutados durante el período correspondiente o conforme a la respectiva orden de pedido.

 

Posteriormente, el adjudicatario deberá adjuntar mediante SICOP, en el apartado de Gestión de Pago, la factura electrónica debidamente autorizada por el Ministerio de Hacienda y remitirla al correo electrónico: facturacion@sarapiqui.go.cr (indicando cantidad de personas atendidas, costo unitario y total, fecha en que se brindó el servicio y orden de compra de referencia.), indicando el código de actividad económica de la Municipalidad: 8411.0 “Actividades de la Administración Pública en general”. Sin excepción, la Municipalidad de Sarapiquí no tramitará pagos sobre facturas que no se encuentren debidamente autorizadas por el Ministerio de Hacienda.

 

La facturación se deberá de presentar al finalizar el período mensual correspondiente (último día hábil del mes) o una vez concluido el servicio solicitado mediante la respectiva orden de pedido, según corresponda.

 

El envío de la factura electrónica al correo indicado no genera por sí mismo obligación de pago para la Municipalidad, por lo que el plazo máximo de treinta (30) días naturales para efectuar el pago comenzará a contabilizarse únicamente una vez presentada correctamente la factura electrónica mediante SICOP, junto con la totalidad de la documentación requerida y emitida la recepción conforme correspondiente por parte de la Municipalidad.

 

La presente contratación se ejecutará bajo modalidad según demanda, por lo que la Administración no garantiza cantidades mínimas de ejecución, consumo ni facturación durante la vigencia contractual.

 

El pago se realizará mediante depósito en cuenta o transferencia bancaria a la cuenta IBAN que el proveedor indique mediante escrito firmado.

 

Si el pago debe efectuarse a un tercero, el adjudicatario deberá cumplir con lo dispuesto en el artículo 278 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

 

En caso de contrataciones pactadas en moneda distinta a la oficial, se utilizará el tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica vigente a la fecha efectiva del pago.

 

Sobre el monto facturado se aplicará la deducción correspondiente al dos por ciento (2%) por concepto de retención del impuesto sobre la renta, conforme al artículo 23 inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta N.° 7092 y el artículo 24 de su Reglamento.

 

De conformidad con el artículo 9 inciso 2 de la Ley N.° 9635, la Municipalidad se encuentra exenta del pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA) en las adquisiciones que realice conforme a la normativa aplicable.

 

Todo lo anterior se regirá conforme a la Ley General de Contratación Pública, su Reglamento y demás normativa aplicable.

 

• Lugar de entrega.

Este se definirá en la orden de pedido. Los lugares a colocar el mobiliario y sonido siempre serán dentro del cantón de Sarapiquí. 

 

• Plazo de entrega del servicio por orden de pedido

Los plazos de ejecución de los servicios serán definidos en cada orden de pedido emitida por la Administración, de acuerdo con la necesidad institucional y la complejidad del servicio requerido.

 

• Plazo del contrato.

El plazo del contrato se establece en doce (12) meses, con opción de prórrogas por 3 períodos iguales.

 

• Orden de inicio.

La ejecución contractual iniciará una vez notificada la respectiva orden de inicio emitida por la Administración.

 

Si el oferente subcontrata el servicio a terceros, deberá presentar una constancia y dar fe del tipo de contrato que se tiene para con estos terceros (contrato, Leasing o cesión vigente). Igualmente, los subcontratados deberán (al igual que el oferente) estar inscritos en el Sistema de Compras Públicas (SICOP) y presentar una declaración jurada de las causales establecidas en el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública, además de evidenciar estar al día con la Caja Costarricense del Seguro Social, Fodesaf, Ministerio de Hacienda y presentar fotocopias de las cédulas de identidad y personería jurídica. De igual forma los terceros subcontratados deberán presentar una declaración jurada de la naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen. Esta información se constatará en el formulario electrónico de SICOP.

 

El oferente podrá subcontratar hasta en un cincuenta por ciento (50%) del monto adjudicado, lo cual procederá únicamente para la realización de cuestiones especializadas y ello no relevará al contratista de su responsabilidad.

El contratista no podrá alegar en ningún caso cláusulas de confidencialidad con sus subcontratistas para brindar información que le sea solicitada, con las salvedades de la Ley General de Contratación Pública.

 

Con la oferta se aportará un listado de las empresas subcontratadas. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas las personas físicas y jurídicas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en las prestaciones a realizar y se aportará una certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas.

 

1.7.            Administrador del contrato.

Se cuenta con la administración del contrato recaído a favor de la Oficina Asuntos Sociales y Económicos, Oficina de Cultura y Alcaldía para el trámite de ordenes de pedido

 

El administrador de contrato o funcionario competente será responsable de la supervisión, fiscalización, coordinación, seguimiento y recepción de los servicios objeto de la contratación, así como de verificar el correcto cumplimiento de las condiciones técnicas, administrativas y contractuales establecidas en el presente pliego de condiciones.

Además, será la encargada de emitir las recepciones provisionales o definitivas, gestionar las observaciones que correspondan durante la ejecución contractual y brindar el acta de recepción correspondiente para el trámite de pago, cuando resulte procedente.

• Recepción de servicios.

La recepción de los servicios será realizada por el administrador del contrato, quien verificará el cumplimiento de las tareas, entregables, niveles de servicio y demás condiciones establecidas en el presente pliego y en la respectiva orden de pedido.

 

• Recepción provisional

La recepción provisional se emitirá cuando los servicios hayan sido entregados y exista conformidad inicial por parte de la Municipalidad respecto del cumplimiento de las condiciones pactadas, quedando sujeta a verificación técnica, administrativa o funcional, cuando corresponda.

En caso de detectarse inconsistencias, incumplimientos o cualquier otra condición que afecte el cumplimiento contractual, la Municipalidad podrá solicitar la sustitución, corrección o entrega correspondiente antes de emitir la recepción definitiva.

 

• Recepción definitiva

La recepción definitiva se emitirá una vez verificado el cumplimiento total de las obligaciones contractuales y subsanadas, de existir, las observaciones realizadas durante la recepción provisional.

La emisión del acta de recepción definitiva acreditará que los servicios fueron recibidos a satisfacción de la Municipalidad.

 

La recepción de los servicios no exime al contratista de responder por incumplimientos, errores, fallas funcionales, defectos de operación, vulnerabilidades, inconsistencias o cualquier otra situación detectada con posterioridad, conforme a la normativa aplicable y las condiciones contractuales.

 

• Garantía del servicio.

El oferente deberá garantizar que los servicios solicitados serán entregados de acuerdo con las especificaciones dadas, en los plazos establecidos y que el trabajo se entregue completo, de lo contrario, la Administración aplicará las multas correspondientes, que serán definidas en cada orden de pedido, dichas multas se aplicarán

En el caso de que la Administración solicite correcciones, el Contratista tendrá 8 días hábiles para realizarlas.

 

• Cronograma de tareas.

Existen actividades protocolarias a nivel municipal previamente establecidas para las cuales se realizará una orden de pedido. Estas incluyen:

 

• 18 de noviembre – Celebración del cantonato de Sarapiquí.
• 22 de diciembre – Conmemoración de la Batalla de La Trinidad.
• 31 de agosto – Celebración del Régimen Municipal.

 

No obstante, estas fechas podrán modificarse según las necesidades institucionales. Asimismo, se podrán incorporar nuevas actividades o incluir eventos adicionales que surjan en el transcurso del año.

 

1.11.        Control de calidad.

1. Control en la Recepción de los Servicios

Se debe realizar una inspección previa para verificar el estado del equipo de audio de sonido antes de la instalación. Es importante contar con una lista de verificación para asegurarse de que todo lo contratado se entregue conforme a las especificaciones establecidas. Además, se debe firmar un acta de recepción donde se registren las condiciones y observaciones del equipo recibido.

1. Control en la Instalación y Montaje

Durante la instalación, un supervisor técnico debe asegurarse de que los equipos de sonido sean montados correctamente. También es fundamental verificar que las conexiones eléctricas de los equipos de sonido e iluminación cumplan con las normas de seguridad para evitar riesgos de fallas o cortocircuitos.

1. Pruebas de Funcionamiento

Al menos 1 hora antes de iniciar el evento, se deben realizar pruebas de sonido y luces.

1. Supervisión Durante el Evento

Es necesario mantener un monitoreo constante para asegurarse de que todo el equipo funcione correctamente. En caso de presentarse alguna falla técnica o problema con la instalación, se debe contar con un procedimiento para solucionarlo de inmediato. También se debe evaluar

cualquier riesgo asociado a condiciones climáticas adversas, como lluvias o vientos fuertes, que puedan afectar la seguridad del equipo eléctrico.

1. Control en la Retirada del Servicio

Al finalizar el evento, se debe realizar un inventario para verificar que todo el equipo sea devuelto en las mismas condiciones en que fue recibido. Si se presentan daños o pérdidas en las instalaciones, se debe registrar en un informe para aplicar las garantías o deducciones correspondientes.

Finalmente, se debe garantizar la limpieza del área y la correcta disposición de los residuos generados.

 

• Póliza de riesgos del trabajo.

En caso de que el oferente resulte adjudicatario se deberá aportar póliza de riesgos de trabajos vigente.