CONTRATACIÓN DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÓN DE COBRO ADMINISTRATIVO PARA LA MUNICIPALIDAD DE ASERRÍ

Se admite a concurso la oferta que cumpla con las condiciones legales, especificaciones técnicas y los documentos requeridos en el presente Pliego de Condiciones (certificaciones y declaraciones juradas).
a) El oferente debe estar al día con los impuestos nacionales.
b) Patente comercial, acorde al objeto contractual.
c) Permiso de funcionamiento vigente, extendido por el Ministerio de Salud.
d) Certificación de personería jurídica que acredite la existencia y vigencia de la sociedad, los poderes de representación del firmante, y la composición de su capital social. En caso de un oferente físico deberá aportar su cedula de identidad.
e) El oferente deberá encontrarse al día y no ser omiso en sus obligaciones tributarias ante el Ministerio de Hacienda, aunado a ello, deberá estar inscrito en actividades económicas que sean acordes y consecuentes con el bien y/o servicio solicitado por la Administración. El oferente deberá de aportar copia de la Licencia Comercial para el ejercicio de la actividad económica a ofertar.
f) Firma de la Oferta, será inadmisible la oferta que carezca de la firma del oferente o el representante legal, situación que no es subsanable.
g) Certificaciones por aportar:
i. Personas Físicas, deberán de certificar su capacidad legal para el ejercicio de la actividad económica a ofertar, consignando claramente todas las calidades (el nombre completo, estado civil, profesión u oficio, número de cédula de identidad, dirección exacta, número telefónico) y copia de la cedula de identidad.
ii. Personas Jurídicas, deberán de presentar personería jurídica con vista en el libro de accionistas o cuotistas, en donde se consigne citas de inscripción, personería, razón social, plazo social, domicilio social, nombre y calidades de sus representantes legales, así como su porcentaje de participación, facultades legales de representación y capital social, además dicha certificación deberá de confirmar que la sociedad fue constituida para brindar servicios de seguridad privada. Tal certificación no podrá exceder de un mes de emitida cumpliendo con lo establecido en los artículos 77 y 110 del Código Notarial.
iii. Certificación Municipal emitida por el Gobierno Local donde se domicilie la empresa, que demuestre que se encuentra al día de todas sus obligaciones tributarias.
iv. Certificación Bancaria donde se consigne el número de cuenta cliente o IBAN y el Banco del Sistema Bancario Nacional donde se domicilie la cuenta bancaria a utilizar para efectuar los pagos en caso de resultar ser adjudicado.
h) Declaraciones Juradas a presentar:
i. El oferente o su representante legal deberá comparecer ante notario público a declarar bajo fe de juramento, que se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales o locales, que se encuentra al día con la CCSS, FODESAF y el INS, que no le alcanza ninguna de las prohibiciones que
prevé el Régimen de Prohibiciones de la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, en dicho espacio de la declaración deberá de consignarse la leyenda “Ni a nosotros personalmente, ni a nuestra representada, ni a los personeros, ni a los accionistas de la sociedad que represento nos afectan las prohibiciones.”, y por último, que al oferente o alguno de sus personeros NO se les ha aplicado sanción de inhabilitación de conformidad con la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
i) La Administración verificará:
i. CCSS: La administración verificará que el oferente se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero-patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), en caso de no estarlo deberá subsanar tal situación o presentar el arreglo de pago aprobado, vigente antes del análisis administrativo. Consulta en línea en el enlace:
https://sfa.ccss.sa.cr/moroso
ii. FODESAF: La administración verificará que el oferente se encuentra al día en el pago de las obligaciones ante FODESAF, en caso de no estarlo deberá subsanar tal situación o presentar el arreglo de pago aprobado, vigente antes del análisis administrativo. Consulta en línea en el enlace:
http://fodesaf.go.cr/gestion_de_cobros/Consulta_patronos_morosos.html
iii. CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS: La administración verificará el cumplimiento de la obligación tributaria conforme lo establecido en el artículo 18 bis y 131 bis de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal (N° 9416), en caso de no estarlo deberá subsanar tal situación o presentar el arreglo de pago aprobado, vigente antes del análisis administrativo. Se Consulta el enlace:
https://www.hacienda.go.cr/ATV/frmConsultaSituTributaria.aspx
j) Verificación de los requisitos de admisibilidad:
La Municipalidad de Aserrí se reserva el derecho de verificar en cualquier momento y confirmar los datos que, a su juicio se consideren necesarios de investigar con la presentación de las ofertas. La falsedad de algún dato o información descalificará inmediatamente la oferta del concurso.

El oferente acepta con la presentación de su Oferta, todos los términos y condiciones establecidos en el Pliego de Condiciones, cualquier condición no prevista en el presente documento, se regirá de conformidad con las disposiciones pertinentes de la Ley General de Contratación Pública, su Reglamento y demás normativa conexa que sea aplicable.
k) Estar inscrito como proveedor en SICOP y como contribuyente activo ante el Ministerio de Hacienda, con actividad económica compatible con el servicio.
l) Estar al día con la CCSS, FODESAF y obligaciones tributarias; mantener vigente la póliza de riesgos del trabajo cuando corresponda.
m) Contar con licencia municipal o patente comercial vigente y acorde con la actividad, cuando legalmente corresponda.
n) Mantener actualizada en SICOP la declaración jurada de prohibiciones, inhabilidades, propiedad de acciones y ausencia de conflictos de interés.
o) Acreditar experiencia mínima de dos servicios de gestión de cobro administrativo ejecutados durante los últimos cinco años, mediante certificaciones verificables que indiquen cliente, objeto, periodo, alcance y contacto.
p) Designar una persona responsable del servicio con al menos tres años de experiencia en gestión de cobranza, administración de cartera, servicio al cliente o áreas afines.
q) Demostrar disponibilidad de plataforma multicanal, sistema de cobranza, bitácora histórica, reportes exportables, herramienta lícita de localización y controles de seguridad.
r) Presentar declaración jurada sobre las herramientas propias o de terceros, proveedor, alcance, vigencia de licencias, ubicación de datos y cumplimiento de la normativa de protección de datos.
s) Aceptar expresamente las obligaciones de confidencialidad, trazabilidad, seguridad, auditoría, devolución y eliminación de información.
t) Oferta de porcentajes de comisión iguales o inferiores a los máximos definidos por antigüedad de mora.
u) Presentación electrónica completa en SICOP y en idioma español.

TÉCNICAS:
• Centro de contacto multicanal o plataforma equivalente para llamadas, correo electrónico, SMS, mensajería instantánea, WhatsApp u otros medios permitidos.
• Sistema especializado para registrar y dar seguimiento a cada cuenta, con bitácora histórica, fecha, hora, canal, resultado, usuario responsable y próximos pasos.
• Herramienta lícita de localización, verificación y actualización de datos de contribuyentes, sin exigir una marca específica.
• Reportes mensuales editables en Excel y, cuando se requiera, PDF, con estructura definida por la Municipalidad.
• Personal capacitado en cobro administrativo, atención al usuario, confidencialidad, protección de datos y normativa tributaria municipal básica.
• Gestión eficiente, oportuna, respetuosa y documentada; informe dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes.
• Confidencialidad durante y después del contrato; control de accesos, respaldos, reporte de incidentes y devolución o eliminación segura de la información.
• Prohibición de recibir pagos, aprobar arreglos, modificar saldos, cobrar honorarios al contribuyente, ejecutar cobro judicial, usar información para otros fines o subcontratar sin autorización.
• Mantener obligaciones con CCSS, FODESAF, Hacienda e INS al día; patente o licencia municipal cuando corresponda; ausencia de prohibiciones y conflictos de interés.
• Remuneración únicamente sobre sumas efectivamente pagadas, identificadas, conciliadas y acreditadas a favor de la Municipalidad

La cartera morosa municipal requiere una cobertura sistemática que combine localización de contribuyentes, contacto multicanal, seguimiento documentado, actualización de datos y medición de resultados. La capacidad operativa interna es limitada frente al volumen de cuentas y a la necesidad de herramientas especializadas. Por ello se propone una contratación por demanda, con controles que permitan pagar únicamente sobre recuperaciones efectivas y verificables.

La Municipalidad de Aserrí requiere contratar una persona física o jurídica especializada en gestión de cobro administrativo, con capacidad técnica, operativa y tecnológica para apoyar la localización de contribuyentes, la actualización lícita de datos de contacto, la comunicación multicanal, el seguimiento de cuentas en mora, la generación de bitácoras y la elaboración de informes de recuperación de cartera.
La Municipalidad asignará al contratista carteras, grupos de cuentas o lotes de obligaciones morosas conforme a criterios de antigüedad, monto, prioridad, probabilidad de recuperación y estado administrativo. La asignación será realizada exclusivamente por la Administración Tributaria y no implicará obligación de consumo mínimo ni exclusividad sobre carteras no asignadas.