SERVICIOS PROFESIONALES EN ASISTENCIA EN PRODUCCIÓN Y LOGÍSTICA, BIBLIOTECA Y RELACIONES EXTERNAS - OSUCR

Partida 1: Asistencia Relaciones Externas y Producción

1. Identificación del Puesto

• Dependencia: Coordinación de Producción Artística
• Reporta a: Coordinación de Producción Artística y Dirección de Operaciones

1. Objetivo o descripción del Puesto

• La persona encargada de la Asistencia en Relaciones Externas y Producción juega un papel clave en la correcta planificación y ejecución de los conciertos y actividades de la OSUCR. Su función está orientada a garantizar la integración efectiva del personal artístico en cada ciclo de ensayos y conciertos, asegurar la correcta documentación de la participación y fortalecer las relaciones institucionales para la gestión de públicos. Además, su rol permite la mejora continua de la producción orquestal mediante un seguimiento sistemático del elenco y de las estrategias de divulgación.

1. Funciones y responsabilidades
2. Colaboración en la gestión de Personal y Participación en Ensayos y Conciertos:
   • Coordinar con la Asistente de Biblioteca y la Jefatura de Personal la instrumentación general anual y la asignación de personal para cada concierto.
   • Localizar, contactar y evaluar la disponibilidad de personas invitadas pasantes estudiantiles para su posible inclusión en el elenco de cada concierto.
   • Facilitar la recopilación de datos de las personas pasantes con la Jefatura de Personal para la documentación de su expediente.
   • Asegurar la correcta integración de pasantes en ensayos y conciertos, gestionando su incorporación con las secciones respectivas.
   • Elaborar la lista confirmada del elenco de cada ciclo con al menos dos semanas de antelación, en coordinación con la Jefatura de Personal, para su disposición al inicio del ciclo y para efectos de producción de materiales informativos.
     • Registrar la asistencia de los integrantes en ensayos y conciertos, manteniendo un control detallado y actualizado en comunicación constante con la Jefatura de Personal.

1. Gestión de Públicos y Relaciones Institucionales
   • Coordinar con instituciones educativas la asistencia de públicos de interés a los conciertos gratuitos de la OSUCR.
   • Establecer comunicación con centros educativos, colegios y dependencias universitarias para promover y difundir las actividades de la orquesta.
   • Coordinar la entrega de invitaciones de conciertos a entidades clave, cuerpo diplomático y unidades institucionales con el fin de fortalecer las relaciones externas.
   • Documentar la asistencia y retroalimentación del público para contribuir a la mejora continua de la estrategia de divulgación y gestión de audiencias.
2. Apoyo en la Producción Artística:
   • Brindar apoyo logístico en eventos y actividades programadas por la Coordinación de Producción.
   • Colaborar con el equipo de producción en la ejecución de tareas logísticas antes, durante y después de cada presentación.
   • Participar activamente en reuniones de producción y procesos de planificación.
3. Evaluación y Documentación:
   • Atender la administración de tareas y bitácoras a su cargo, bajo la supervisión de la Coordinación de Producción Artística
   • Colaborar en la evaluación anual del proyecto, proporcionando información sobre la gestión de las tareas a su cargo.
   • Participar en la elaboración del informe anual, documentando las actividades bajo su responsabilidad de manera precisa.

1. Promoción de Valores Universitarios:
   • Apoyar la implementación de estrategias para fortalecer la presencia institucional de la orquesta.
   • Promover los valores de integridad, compromiso social y excelencia académica en todas las actividades de la orquesta.
   • Contribuir al desarrollo de los valores artísticos, empresariales y humanos de la organización, fomentando un ambiente de trabajo respetuoso y colaborativo.
2. Requisitos del Puesto

1. Formación Académica: Preferiblemente estudiante avanzado o egresado de Gestión Cultural o Música (dirección, ejecución o enseñanza).
2. Experiencia:

• Experiencia en producción de eventos culturales y/o gestión de personal artístico, acreditada por la autoridad correspondiente del lugar (1 año).
• Experiencia en relaciones externas y contacto institucional (1 año).
• Experiencia en coordinación de actividades de difusión y promoción cultural (1 año).
• Toda experiencia deberá estar debidamente certificada por la institución u organización correspondiente.

1. Conocimientos y Habilidades:

• Organización y capacidad de planificación.
• Manejo de herramientas digitales esenciales: Google Drive, Teams y YouTube (indispensables), así como OneDrive, Mega y herramientas similares.

1. Habilidades Personales:

• Proactividad: Capacidad para anticiparse a las necesidades de la producción y actuar en consecuencia.
• Honestidad: Mantener una conducta ética y responsable en todas sus funciones.
• Cordialidad: Actitud positiva y habilidades de comunicación efectiva, promoviendo un ambiente de trabajo armónico y colaborativo.
• Trabajo en Equipo: Capacidad para trabajar en estrecha colaboración con el equipo artístico, productores y músicos, fomentando un ambiente de cooperación y de excelente comunicación.

1. Requisitos legales y administrativos:

• Presentar declaración de jurada de no superposición horaria laboral,
• Disponibilidad para participar en una entrevista de elegibilidad como parte del proceso de selección.
• Participación en capacitaciones organizadas por la OSUCR después de la contratación.

1. Requisitos deseables:

• Participación en capacitación contra el hostigamiento sexual impartido por la UCR, debidamente acreditado.
• Participación en el Taller virtual sobre Impuestos y facturación organizado por la OSUCR, debidamente acreditado.

1. Condiciones del Puesto

• Disponibilidad para asistir a los ensayos, conciertos y reuniones de coordinación, incluyendo posibles horarios extendidos durante montajes o actividades extraordinarias.
• Capacidad para desplazarse a diferentes locaciones cuando sea requerido.
• Trabajo en estrecha colaboración con la Coordinación de Producción Artística y la Jefatura de Personal.

1. Disposición para recibir y ofrecer retroalimentación en un entorno profesional colaborativo.

1. Compromiso activo con el fomento de una cultura orquestal eficiente y colaborativa, inspirada en modelos profesionales modernos, sobre la base de los valores de la Universidad de Costa Rica.

Partida 2: Asistencia en Biblioteca y Producción

1. Identificación del Puesto

• Dependencia: Coordinación de Producción Artística
• Reporta a: Coordinación de Producción Artística y Dirección de Operaciones

1. Descripción y objetivo del puesto

• Apoyar a la Coordinación de Producción Artística en todas las labores relacionadas con la gestión del archivo musical y el apoyo bibliotecario, así como colaborar en tareas logísticas que aseguren el óptimo desarrollo de los ciclos de eventos de la OSUCR.

1. Funciones y Responsabilidades

1. Gestión de Biblioteca Orquestal:

• Asegurar el acceso, preservación y calidad técnica del archivo musical de la OSUCR, con especial observancia en el patrimonio nacional y en los estándares técnicos de la unidad.
• Mantener un registro detallado del acervo físico y digital (partituras generales, particellas, obras académicas y de compositores nacionales).
• Priorizar la preservación del patrimonio costarricense mediante protocolos técnicos: Digitalización en alta resolución, Almacenamiento físico adecuado, copias de seguridad periódicas en plataformas digitales institucionales (Google Drive, MEGA).
• Clasificar todo el material según el sistema estandarizado de la OSUCR (Guía de Partituras).
• Actualizar el catálogo digital de obras al menos una vez por ciclo.
• Incluir metadatos básicos: compositor/a, título, año de composición, instrumentación, editorial, y derechos de autor.
• Verificar que todas las particellas cumplan con dimensiones estándar (9.5” x 12.5”), numeración consecutiva de páginas y compases, Inclusión de arcadas validadas por concertino (en el caso de cuerdas).
• Aplicar correcciones técnicas menores mediante ajustes de márgenes, limpieza digital de manchas o borrones y uso de software como Finale, Sibelius o MuseScore o editores PDF, según corresponda.
• Elaborar cotizaciones y solicitudes para adquisición de materiales (físicos o digitales) en coordinación con la Dirección de Operaciones.
• Registrar ingreso de nuevos materiales en el sistema.
• Supervisar entrega, devolución y resguardo del material durante los ciclos de ensayo y concierto.
• Documentar movimientos de repertorio, solicitudes especiales, y formatos entregados por cada músico/a.
• Mantener actualizada la bitácora de biblioteca como parte del sistema de producción.
• Gestiona la colaboración con Bibliotecas de otras orquestas o instituciones musicales.

1. Apoyo logístico:

• Asegurar la disponibilidad oportuna del material musical y apoyar las necesidades logísticas básicas en cada ciclo de la OSUCR.
• Colaborar con las impresiones y empastado de las partituras, particellas y materiales para ensayo.
• Distribuir materiales musicales impresos antes y durante ensayos y conciertos.
• Apoyar en montaje y preparación técnica de escenarios.
• Colaborar en la planificación logística de eventos con la Coordinación de Producción mediante apoyo puntual en escenografía, mobiliario, utilería, coordinación de ensayos, producción de documentos auxiliares.
• Contribuir con la sistematización de procesos mediante el registro de memorias técnicas, cronogramas y bitácoras de apoyo a la producción.

1. Coordinación y comunicación:

• Facilitar la comunicación efectiva entre el equipo de producción, el elenco artístico y otras dependencias institucionales.
• Comunicar al elenco artístico la disponibilidad de materiales físicos y digitales al inicio de la temporada y con al menos 22 días de antelación al inicio de cada ciclo mediante el uso de los Grupos de WhatsApp segmentados por sección.
• Notificar con antelación cualquier cambio de repertorio, actualizaciones editoriales o ajustes técnicos.
• Mantener comunicación activa y continua con la Coordinación de Producción para retroalimentación y solución de contingencias.

1. Registro y mejora continua:

• Garantizar la trazabilidad de los procesos y fomentar la mejora sistemática de los procedimientos técnicos y logísticos del perfil.
• Registrar todas las tareas en la bitácora de actividades institucional.
• Dar seguimiento a pendientes definidos por la Coordinación.
• Elaborar y actualizar protocolos y guías de procedimiento mediante Estándares de edición, conservación y distribución y manuales operativos de archivo musical y logística de conciertos.
• Participar en procesos de capacitación y reuniones de evaluación convocadas por la Coordinación y la Dirección de Operaciones.
• Aportar en procesos de evaluación institucional regulares mediante informes técnicos y propuestas de mejora.

1. Habilidades y competencias:

• Orden, metodología y atención al detalle.
• Conocimiento de notación musical y manejo preferente de software como Finale, Sibelius o MuseScore.
• Manejo de fotocopiadoras e impresoras de alta capacidad para el escaneo y producción de materiales orquestales.
• Manejo de plataformas de trabajo colaborativo: Google Drive, OneDrive, YouTube, MEGA, TEAMS y plataformas de almacenamiento y comunicación.

1. Habilidades Personales:

• Proactividad: Capacidad para anticiparse a las necesidades de la producción y actuar en consecuencia.
• Honestidad: Mantener una conducta ética y responsable en todas sus funciones.
• Cordialidad: Actitud positiva y habilidades de comunicación efectiva, promoviendo un ambiente de trabajo armónico y colaborativo.
• Trabajo en Equipo: Capacidad para trabajar en estrecha colaboración con el equipo artístico, productores/as y músicos/as, fomentando un ambiente de cooperación y de excelente comunicación.

1. Requisitos legales y administrativos:

• Presentar declaración de jurada de no superposición horaria laboral, Disponibilidad para participar en una entrevista de elegibilidad como parte del proceso de selección.
• Participación en capacitaciones organizadas por la OSUCR después de la contratación.

1. Requisitos deseables
   • Participación en capacitación contra el hostigamiento sexual impartido por la UCR, debidamente acreditado.
   • Participación en el Taller virtual sobre Impuestos y facturación organizado por la OSUCR, debidamente acreditado.
2. Condiciones del Puesto

• Disponibilidad para asistir presencialmente a ensayos, conciertos y reuniones de coordinación, planificación, inducción, capacitación, evaluación y cierre, cuando sean requeridas.
• Mantener la disponibilidad necesaria para responder con flexibilidad a los requerimientos de la OSUCR durante cada ciclo.
• Capacidad de desplazamiento a diferentes escenarios y comunidades según planificación anual.
• Entregar productos técnicos y logísticos como cronogramas, stage plots, listas de personal, fichas técnicas, informes y otros, en tiempo y forma.
• Cumplir con las disposiciones administrativas establecidas por la Unidad Ejecutora, así como los principios éticos y de confidencialidad institucional.

1. Disposición para recibir y ofrecer retroalimentación en un entorno profesional colaborativo.

1. Compromiso activo con el fomento de una cultura orquestal eficiente y colaborativa, inspirada en modelos profesionales modernos, sobre la base de los valores de la Universidad de Costa Rica.

• Experiencia comprobada en manejo de repertorio musical, edición de partituras, organización bibliotecaria o archivo documental musical.
• Experiencia trabajando con equipos artísticos musicales orquestales, preferiblemente en contextos universitarios de grado e institucionales.
• Toda experiencia deberá estar debidamente certificada por la institución u organización correspondiente.

1. En el apartado [11. Información de bien, servicio u obra] detalle de línea y detalle de partida, se indica la información de modalidad de entrega, esquema y modalidad de pago, forma de entrega, lugar de entrega, plazo de entrega, garantía técnica, muestras y en el apartado de observaciones de entrega: instalación, mantenimiento, capacitación, coordinaciones de entrega. Sobre estas condiciones, prevalece lo indicado en SICOP.

1. Las especificaciones técnicas válidas son las descritas en [*8. Condiciones generales, específicas y de admisibilidad]

1. Para esta contratación no se está pidiendo información que pueda considerarse sensible por lo que se solicita no clasificarla en SICOP como confidencial.

1. El oferente debe verificar las condiciones y declaraciones en el apartado correspondiente de SICOP y aportar la documentación requerida.

1. Los bienes ofertados deberán cotizarse considerando que la Universidad de Costa Rica está sujeta a una tarifa reducida de 2% de Impuesto al Valor Agregado (IVA) de acuerdo con lo indicado en la Ley de Fortalecimiento a las Finanzas Públicas No. 9635

1. Los bienes ofertados deberán cotizarse con el Impuesto al Valor Agregado (IVA) por separado.

1. Los precios deberán ser ciertos y definitivos y, según lo indicado en los artículos 43 de la LGCP y 117 del RLGCP, podrán ser sometidos a eventuales reajustes o revisiones.

1. El precio total cotizado deberá presentarse en números y letras coincidentes. En caso de diferencia entre uno y otro prevalecerá lo indicado en letras

1. Se entiende que en esta contratación, el valor de los servicios cotizados por el oferente contempla todos los gastos utilizados para brindar el servicio en su totalidad (ensayos y conciertos), por lo que el adjudicatario no podrá cobrar ningún gasto adicional que no esté contemplado en el detalle de la oferta.

1. Estructura de precios:

La única estructura del precio válida para efectos de determinar el precio cierto y definitivo será la suministrada por la Administración en el presente pliego de condiciones, por ello, los oferentes deberán incluir cada elemento del precio según lo dispuesto en dicha estructura. Lo anterior, con el objetivo de evaluar las ofertas en igualdad de condiciones en cuanto a precio se refiere.

Instrucciones de llenado:

• La columna “% Ponderación” debe sumar 100%.

• La columna “Monto (¢/$ u otra)” debe coincidir con el precio total ofertado para la línea correspondiente.

• Los montos deben incluir todos los costos, cargas, utilidades e impuestos aplicables, conforme a la normativa vigente y lo indicado en SICOP. Impuestos por separado, en caso de no indicarlos se presume que están incluidos.

• Si la oferta se presenta en moneda extranjera, utilice el signo correspondiente y observe lo dispuesto en este proceso respecto a tipo de cambio y pagos.

• Cuando existan subcontrataciones, refleje su costo en el renglón respectivo y asegure consistencia con lo declarado en su oferta técnica y administrativa.

• Subcontrataciones no aplican: si el oferente no prevé subcontrataciones, deberá consignar 0% y ¢/$ u otra “0” en el renglón “Costos de subcontratación” y declarar expresamente que “No contempla subcontrataciones” en su oferta. En caso de que si existan, deberá mantener consistencia con lo declarado
• en el punto 8.1 (Subcontrataciones) y adjuntar los respaldos correspondientes.

• Obras y servicios: obligatorio los imprevistos no pueden ser 0%.

Cualquier otro rubro que se introduzca distinto a los señalados en la Estructura de Precios anterior es causal para que la oferta no se considere en el análisis legal.

1. Precio de los servicios ofertados

Por tratarse de una contratación por demanda, el oferente deberá presentar su oferta por el precio unitario de cada ciclo de servicio,  según la partida correspondiente. La Universidad de Costa Rica activará los ciclos requeridos de acuerdo con sus necesidades, programación artística y disponibilidad presupuestsria.

1. Vigencia del contrato

El contrato tendrá una vigencia de un año prorrogable por períodos iguales hasta un máximo de cuatro (4) años, previo acuerdo entre las partes por escrito y aprobado el presupuesto para el nuevo período con al menos noventa (90) días naturales de anticipación a la fecha de vencimiento del respectivo plazo o cualquiera de sus prórrogas

1. Orden de inicio

La OSUCR girará la orden de inicio y la comunicará a la Unidad de Ejecución Contractual de la Oficina de Suministros para el seguimiento respectivo.

14, Fiscalización del servicio

La fiscalización y control del servicio que brinden los contratistas será responsabilidad de la OSUCR. Los contratistas se comprometen a aceptar los controles que ésta establezca, así como las demás gestiones que se realicen con esta finalidad.

La OSUCR notificará a la Unidad de Ejecución Contractual de la Oficina de Suministros la fecha de entrega del servicio según el cronograma establecido, a fin de que se pueda realizar el seguimiento respectivo.

15, Deberes del oferente

Asumir daños ocasionados a terceros producto de esta contratación, si los hubiera.

1. Como parte de la ejecución de esta contratación ni la Universidad de Costa Rica ni la OSUCR, adquieren relación laboral con el adjudicatario. Todos los riesgos inherentes a la ejecución del contrato correrán por cuenta y riesgo del adjudicatario.

1. Cláusula de resolución contractual

En caso de incurrir en tres (3) o más incumplimientos en distintos ciclos durante el mismo período contractual, la Administración podrá resolver el contrato por incumplimiento reiterado, sin que ello implique responsabilidad para la Universidad de Costa Rica.

1. Otras disposiciones de orden de la OSUCR

• La llegada tardía de más de 10 minutos a un servicio sin causa justificada y documentada será considerada como una ausencia.
• Es imperativo que las personas contratistas del equipo de producción estén presentes antes del inicio de cada servicio, a la hora indicada por la Coordinación, con el fin de supervisar, verificar y preparar toda la logística correspondiente.
• Las ausencias, llegadas tardías y retiros anticipados deberán ser notificadas al equipo de Dirección de Operaciones y Jefatura de Personal y a la Coordinación de Producción con la mayor antelación posible, y deberán estar debidamente documentadas.
• Las solicitudes de permiso para ausentarse a ensayos, conciertos u otras actividades contractuales deberán presentarse formalmente al menos veintidós (22) días naturales antes del inicio del ciclo respectivo, salvo causas de fuerza mayor debidamente justificadas.
• Aquellas ausencias que por enfermedad u otras causas justificadas puedan producirse fortuitamente, deberán ser notificadas a la Jefatura de Personal de la OSUCR mediante correo electrónico a sinfonica@ucr.ac.cr y, en el momento en que sea posible, mediante un mensaje por WhatsApp u otro medio inmediato, salvo que circunstancias de fuerza mayor lo impidan. La justificación y documentación correspondiente deberá presentarse al correo institucional en el menor plazo posible para su debida valoración.
• Las sustituciones del personal contratado, debido a ausencias justificadas por enfermedad u otras razones de peso, serán gestionadas únicamente por la Jefatura de Personal de la OSUCR. No se permitirá la delegación ni tercerización del servicio por parte de la persona contratista, al tratarse de una contratación personalísima. La comunicación de la sustitución será formalizada mediante notificación por correo electrónico institucional (sinfonica@ucr.ac.cr) y se informará a la persona contratista afectada tan pronto como sea posible, posterior a la valoración y decisión administrativa correspondiente.
• Toda falta justificada deberá acompañarse de la documentación correspondiente, enviada al correo institucional oficial designado: sinfonica@ucr.ac.cr.
• Las demás disposiciones que establezca la Orquesta Sinfónica UCR para la ejecución del servicio de Producción Artística en el ejercicio de sus funciones como Unidad Ejecutora