S.E. – Contratación Directa de Escasa Cuantía Adquisición de Instrumentación para ARDESA (DG-2205-2026)

DECLARACIONES JURADAS:

 

1. Se deben presentar las declaraciones juradas establecidas en el Anexo # 1.

 

REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD DEL OFERENTE:

 

Partida No. 1

 

El oferente deberá presentar junto con la oferta lo siguiente:

 

1.-      Todo oferente deberá suministrar la información técnica mediante fichas técnicas, catálogos, afiches y/o manuales que permita su análisis, estudio comparativo y verificación del cumplimiento de lo ofertado, para efectos de adjudicación, haciendo referencia al ítem solicitado respetando el orden en que se presenta en el cartel. Todos los documentos aportados en otro idioma que no sea español deben de ser presentados mediante una traducción Libre al español de su texto (Reglamento al Título II Ley N° 8660 Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones SECCIÓN VII La Oferta Artículo 50.- Generalidades).

 

2.-      Certificación vigente con al menos 6 meses de emitido por el fabricante (nota oficial del fabricante) que lo acredite como representante directo para Costa Rica de la marca ofertada, donde se indique que el Oferente cuenta con el respaldo directo de repuestos, servicio de mantenimiento y con la garantía del fabricante.

 

La nota aportada deberá ir dirigida al Administrador del Contrato de la Institución e incluir como mínimo los siguientes atributos de formato:

 

1.-      Carta Membretada de fábrica.

1. Nombre del firmante autorizado por la fábrica.
2. Posición o rol en la organización empresarial.
3. Correo electrónico empresarial del firmante.
4. Teléfono.
5. Fecha emisión documento.
6. Con firma digital y/o firma manual.

 

3.-      El Oferente deberá entregar una declaración jurada donde se indique el período de Garantía durante el cual estarán respaldados los equipos, el cual debe ser por un periodo de dos años. En este documento se deben explicar claramente las condiciones de almacenaje requeridas para dar ese respaldo.

ESPECIFICACIONES DE DESEMPEÑO O TÉCNICAS

 

Los oferentes deberán analizar las características y ofertar el bien que cumpla con lo requerido por la Administración para los diferentes equipos; en los casos de “similar o superior” cuando aplique, que se indica para efectos de comparación.

 

Los equipos suministrados deberán incluir todos los accesorios requeridos para su montaje, configuración y monitoreo, tales como acoples, placas de montaje, tornillería, adaptadores, drivers de configuración, cables, códigos fuente, aplicaciones para monitoreo.

 

Debe cumplir con las especificaciones técnicas descritas en los códigos SICOP y las siguientes indicaciones:

 

Partida No. 1

 

Artículo # 1 – Código # 41111931 - 92297465

 

• Rango de trabajo de 30 a 100 litros/minuto.
• Con display digital, puede ser local o remoto; se debe diseñar suponiendo dos diámetros antes y después del equipo.

 

Artículo # 2 – Código # 41101805 - 92235316

 

• Medidor de flujo tipo ultrasónico CLAMP-ON, no invasivo.
• Comunicación HART.
• Incluyendo transmisor, sensores, accesorios y configurador Hart para instalación y configuración (cable de al menos 10 metros).
• Alimentación de 24 VCD, salida 4 a 20 MA y protocolo HART.
• Similar o superior a modelo 9W4BA2-DJP7/0 de Endress and Hauser.
• Rango de trabajo de 1 000 a 4 000 litros/minuto.
• Para tuberías dentro de un rango desde 38,10 mm (1 ½ Pulgadas) hasta 76,2 mm (3 Pulgadas) de diámetro.

 

Artículo # 3 – Código # 41112105 - 92262649

 

• Para sensor RTD.
• Con display digital.
• La carcasa puede ser de acero inoxidable o aluminio.

 

Artículo # 4 – Código # 41111950 - 92291817

 

• Para medición de distancia sin contacto.
• Con display digital.
• Rango de medición de 0,24 m a 9,1 m ó 0,35 m a 9,1 m.

 

Artículo # 5 – Código # 41112501 - 92267284

 

• Similar o superior a # AXFA11G-E1-21 de Yokogawa.
• Con bridas tamaño DN40, rango de flujo desde 30 hasta 100 litros/minuto.
• Voltaje de alimentación de 24 VCD.

 

Artículo # 6 – Código # 41111938 - 92267420

 

• De aluminio recubierto con poliuretano.
• Comunicación Hart, conexión eléctrica 12,70 mm (1/2 pulg-14 npt hembra), tamaño sonda 3,91 m.
• Tipo de conexión bridado de 50,8 mm (2 Pulg).
• ANSI 300
• Para alta presión y temperatura.
• Con display digital.
• La sonda guiada debe ser tipo varilla metálica.
• Para utilizar en la medición de nivel de aceite dieléctrico dentro de un cojinete de Generador.

 

Artículo # 7 – Código # 41112410 - 92274980

 

• Con display digital.
• Debe incluir el manifold correspondiente.
• La conexión al proceso debe ser tipo NPT de 6,35 mm (¼”).

 

Artículo # 8 – Código # 41112410 - 92406515

 

• Indicación en bar.
• Deberá tener como mínimo una salida libre de potencial para al menos 5 A y 24 VCD.
• Deberá tener al menos un canal de salida analógica de 4 mA a 20 mA.
• Deben tener display digital.
• La alimentación de los instrumentos debe ser de 24 VCD.
• La conexión al proceso debe ser tipo NPT macho de 6,35 mm (¼”).
• La carcasa puede ser de acero inoxidable o aluminio.

 

Artículo # 9 – Código # 41112410 - 92232582

 

• Transductor de presión, número de parte similar o superior al modelo 328A8002P253 y/o PT3551, que cumpla con las características siguientes:
• De acero inoxidable.
• Rango de presión de 0 / 250 bar.
• Para unidad generadora.
• Indicador digital LCD local.
• Deberá tener como mínimo una salida libre de potencial para al menos 5 A y 24 VCD.
• Deberá tener al menos un canal de salida analógica de 4 mA a 20 mA.
• Deben tener display digital.
• La alimentación de los instrumentos debe ser de 24 VCD.
• La conexión al proceso debe ser tipo NPT macho de 12,70 mm (1/2”).
• Deben incluirse los accesorios de acople o fittings de acero para que la conexión al proceso se pueda adaptar a un tipo NPT macho de 6,35 mm (1/4 Pulgada)

 

Artículo # 10 – Código # 41112410 - 92046157

 

• Deberá tener como mínimo una salida libre de potencial para al menos 5 A y 24 VCD.
• Deberá tener al menos un canal de salida analógica de 4 mA a 20 mA.
• Deben tener display digital.
• La alimentación de los instrumentos debe ser de 24 VCD.
• Deben incluirse los accesorios de acople o fittings de acero para que la conexión al proceso se pueda adaptar a un tipo NPT macho de 6,35 mm (1/4 Pulgada)
• La carcasa puede ser de aluminio y la conexión al proceso de acero inoxidable.

 

Artículo # 11 – Código # 39122210 - 92331963

 

• Deberá tener como mínimo una salida libre de potencial para al menos 5 A y 24 VCD.
• Deberá tener al menos un canal de salida analógica de 4 mA a 20 mA.
• Deben tener display digital.
• La alimentación de los instrumentos debe ser de 24 VCD.
• Deben incluirse los accesorios de acople o fittings de acero para que la conexión al proceso se pueda adaptar a un tipo NPT macho de 6,35 mm (1/4 Pulgada)

 

Para la atención de las erogaciones de pago que se originen de este contrato correspondiente a los presupuestos de los años futuros la dependencia incluirá en las cifras de formulación presupuestaria del año correspondiente el debido contenido presupuestario, el cual queda sujeto a la aprobación del presupuesto por parte de la Contraloría General de la República. En caso necesario la dependencia se compromete a dotar el debido contenido presupuestario mediante el procedimiento interno de modificación presupuestaria.

 

La composición presupuestaria se distribuye de la siguiente manera:

 

Partida No. 1: Período 2027 un monto de 72 768 699,44 CRC (151 450,01 USD), considerando el tipo de cambio institucional establecido por el ICE para el período 2027, el cual es de 480,48 CRC por 1,00 USD.

 

CRITERIOS DE COMPRA PÚBLICA ESTRATÉGICA (CRITERIOS SOSTENIBLES):

 

1.-      Todo oferente debe presentar declaración jurada de que en caso de resultar contratista, al momento de presentarse al ICE para entrega o retiro de productos o cualquier otra actividad previamente coordinada entre las partes, debe seguir todas las medidas, recomendaciones, políticas y lineamientos en Ambiente, Salud y Seguridad en el Trabajo, Derechos Humanos, Diversidad, Responsabilidad Social y cualquier otro que la institución crea pertinente.

 

CLAUSULA DE DESEMPATE:

 

1.-      En caso de que se presente un empate en la propuesta económica de los posibles adjudicatarios, se convocará un sorteo público, el cual se podrá realizar en forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente.

 

2.-      Para definir el desempate se utilizará la moneda.

 

3.-      De lo anterior, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento presencial, el cual se incluirá en el Sistema Digital Unificado.

 

INDAGATORIA PRECIO OFERTADO:

 

El ICE solicitará la presentación de la estructura de precios para efectos de analizar la razonabilidad de los precios, mediante solicitud de aclaración vía SICOP como parte de la etapa de indagatoria, únicamente a los oferentes elegibles, conforme el artículo 42 inciso f del RICA, es decir, ante diferencia del ± 15% del monto estimado versus el ofertado elegible.

 

OTRAS CLÁUSULAS:

 

SOBRE LA ENTREGA DE BIENES:

 

1.-      Previo a la entrega de los bienes, el contratista debe elaborar en la plataforma SICOP la correspondiente “solicitud de recepción”.

 

2.-      Se deberá adjuntar en la solicitud de recepción la “Hoja de Entrega de bienes o servicios” (HEBS) (Ver Anexo N°2) incluida en este cartel, debidamente completada con la información que se solicita.

 

3.-      En caso de no adjuntarse la hoja de entrega de materiales sugerida, el contratista puede utilizar otro documento similar, siempre y cuando contenga los datos de la información de la HEBS.

 

4.-      Junto con la entrega de los bienes en el sitio indicado en el contrato, se debe entregar físicamente la HEBS o documento similar el cual será utilizado para realizar la recepción provisional de bienes.

 

5.-      La recepción de bienes se hará contra la HEB o su similar y una vez recibido de conformidad se da visto bueno para que se emita la factura electrónica.

 

6.-      El contratista debe de contar con una persona necesaria para la descarga de los artículos.

 

7.-      Se establece el plazo máximo para la recepción provisional y la recepción definitiva, conforme a lo dispuesto en el Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones.

 

8.-      El plazo de entrega será como máximo setenta (70) días hábiles a partir de la notificación del contrato electrónico en la plataforma SICOP.

 

 

SOBRE LA FACTURACIÓN:

 

1.-      Luego de la entrega de los bienes en el lugar indicado en el contrato, el ICE procederá a realizar la revisión cuantitativa y cualitativa de los bienes. De existir bienes que no cumplan con algún aspecto del contrato, se levantará un reclamo al contratista para que éste solucione el incumplimiento.

 

2.-      La factura deberá ser electrónica, emitida conforme a la legislación fiscal vigente. Durante la entrega de los bienes en el lugar indicado en el contrato, el ICE procederá a realizar la revisión cuantitativa y cualitativa de los bienes. De existir bienes que no cumplan con algún aspecto del contrato, se levantará un reclamo al contratista para que éste solucione el incumplimiento.

 

3.-      Cuando el ICE dé por aceptados los bienes recibidos, se le notificará al contratista mediante un correo electrónico emitido por administrador del contrato, el detalle de los bienes aceptados según el procedimiento de compra. La facturación de los bienes entregados deberá realizarse por el contratista hasta recibir la notificación en el correo electrónico. El ICE se reserva el derecho de recibir facturaciones sin la respectiva aceptación definitiva de los bienes.

 

4.-      Para el envío de las facturas electrónicas, el contratista debe indicar:

 

• Número de pedido (MM), N° contrato, N° de procedimiento SICOP, Modalidad de la compra.
• Descripción detallada del bien entregado.
• Unidad de medida, cantidad, precio unitario y Monto total.
• Condiciones de pago pactadas.
• Cédula jurídica: 4-000-042139
• Razón social: Instituto Costarricense de Electricidad.
• Nombre comercial (ICE)
• Domicilio: San José, San José, Mata Redonda, Sabana norte, Avenida Las Américas, frente al boulevard, avenida principal.
• Código de actividad económica: 3510.0 Generación y/o distribución de energía eléctrica (hidráulica, convencional, térmica, etc.)

 

5.-      La factura deberá ser enviada electrónicamente al correo facturasice@ice.go.cr, y de forma simultánea se deberá realizar la solicitud de pago en el módulo de SICOP establecido para tal fin, anexando la factura emitida. De no completar este paso no se procederá con el registro del pago. Las solicitudes de pago donde no se anexe la factura serán rechazadas de oficio.

 

6.-      El ICE realizará el pago en un plazo no mayor a treinta (30) días naturales a partir de la recepción a entrega a satisfacción de los bienes por parte del Responsable Técnico en el sitio de entrega pactado, y una vez emitida el acta de recepción definitiva por parte del Administrador de Contrato.

 

SOBRE LA EMISIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO:

 

De conformidad con el Reglamento de Comprobantes Electrónicos (Decreto Ejecutivo N° 44739-H) y la normativa tributaria vigente, las notas de crédito y débito constituyen documentos electrónicos que modifican los efectos fiscales y contables de las facturas electrónicas previamente emitidas, cuya procedencia debe responder a la realidad de la transacción y a las condiciones acordadas entre las partes.

 

En virtud de lo anterior, se establece que la emisión de notas de crédito deberá entenderse como un acuerdo entre el contratista y el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), por lo que el contratista se compromete a no emitir este tipo de comprobantes de manera unilateral sin la previa coordinación y validación del ICE o de su representante autorizado en el proceso de compra.

Lo anterior tiene como finalidad asegurar la correcta trazabilidad, registro y respaldo de las operaciones, así como prevenir inconsistencias en la información reportada ante la Administración Tributaria. En caso de emitirse comprobantes que no correspondan con la realidad de la transacción o sin la debida coordinación, el contratista deberá gestionar oportunamente su corrección mediante los mecanismos establecidos (como la emisión de notas de débito u otros que correspondan), sin perjuicio de las responsabilidades y ajustes que pudieran derivarse conforme a la normativa tributaria aplicable.

 

Las partes acuerdan mantener una coordinación permanente para la adecuada gestión de los comprobantes electrónicos, en resguardo del cumplimiento normativo y la correcta ejecución contractual.

 

PORTACIÓN DE CARNÉ Y CONDUCTA EN INSTALACIONES ICE:

 

1.-      Es obligación del contratista, sea persona física o jurídica, que el personal de su empresa porte el carné de su organización siempre visible al momento que ingresen a las instalaciones de las empresas del Grupo ICE durante la ejecución del contrato. Este carné debe contener al menos el nombre de la empresa contratista, nombre completo del trabajador y su fotografía, la revisión de este requisito se realizará al ingreso de las instalaciones por parte del personal de vigilancia.

 

2.-      El contratista deberá entregar al Administrador de Contrato mediante correo electrónico con 5 días hábiles de anticipación a la entrega del bien, el formulario adjunto al cartel DG-00-FO-81-002 (Ver Anexo No.3) “Solicitud de ingreso a particulares a instalaciones de la División Generación”. El contratista deberá presentar al momento de ingreso el documento debidamente autorizado por el ICE, de lo contrario, por directriz de la administración superior el personal de vigilancia (institucional o privada) en el puesto de ingreso no le permitirá el acceso.

 

3.-      Durante la permanencia en las instalaciones del ICE, el contratista estará sujeto a lo estipulado en el procedimiento DG-00PR-81-002 (Ver Anexo # 4) “Ingreso a instalaciones de la División de Generación”. El incumplimiento al procedimiento faculta al ICE a solicitar corregir cualquier discrepancia con el personal del contratista que está haciendo la entrega y en casos de gravedad se puede incluso solicitar la salida de las instalaciones del ICE.

 

4.-      El costo de cualquier daño a los bienes del ICE, causado por personal o equipo del contratista, correrá por cuenta de este último.

 

5.-      Dentro de las instalaciones de la Institución, está PROHIBIDO FUMAR.

 

6.-      No podrán ingresar a las instalaciones ICE, aquellos vehículos que: tengan fugas, no tengan la revisión vehicular por el emisor del servicio contratado por el Estado al día, o permiso de circulación este vencido. Esto será revisando por los oficiales de seguridad en el puesto de vigilancia en sitio.

 

7.-      El personal del contratista es responsable de su propia seguridad y tendrá cuidado en prevenir lesiones a sus compañeros. Este personal siempre estará acompañado de personal de la Institución que lo guiará sobre el procedimiento que se debe cumplir al ingreso de las instalaciones, procedimiento DG-00PR-81-002 (Ver Anexo # 4) ingreso a instalaciones de la División de Generación.

 

8.-      El contratista debe indicar las condiciones del embalaje de los materiales, dimensiones, así como si requiere que el ICE le suministre maquinaria especial, herramienta, o equipo de protección personal adicional para el descargo; de no requerir, deberá confirmar que lo va a aportar, para coordinar con el encargado de Seguridad y Salud en el trabajo (SST) para su revisión y cumplimiento. El ICE se reserva el derecho de rechazar, al momento del recibo de los bienes, aquellos que no hayan dado aviso y que incumplan los requisitos estipulados, sin costo adicional para el ICE.

 

METODOLOGÍA PARA LA RAZONABILIDAD:

 

Partida N° 1

 

Debido a que no se establecieron bandas de tolerancia, se indica lo siguiente: Cuando exista una diferencia entre el monto estimado y el monto ofertado en un ±15%, será obligatorio justificar dicha variación. Esta justificación deberá presentarse de forma detallada y documentada, en atención a lo dispuesto en el artículo 42, inciso f), del Reglamento Interno de Contratación Administrativa (RICA).

 

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

 

Para todas las Partidas

 

1.-      Los bienes deben venir debidamente identificados de fábrica con su respectivo número de parte; no se aceptará etiquetados que no sean de fábrica, ni rotulaciones manuales, ni empaques no originales con respecto a la marca ofertada.

 

2.-      Los bienes deberán tener un embalaje de cartón u otro material reciclable o biodegradable o compostable para su transporte y almacenamiento que garanticen su perfecto estado al momento de su recepción.

 

3.-      Los bienes tienen que ser nuevos, de la marca indicada en la oferta, no se recibirán con partes oxidadas, defectos de pinturas, golpes, deformaciones y/o cualquier otro daño o defecto que haga dudar de las buenas condiciones de los elementos. En caso de que los bienes no sean entregados en perfectas condiciones de embalaje podrías ser considerada como una razón para rechazar los bienes entregados y solicitar su reemplazo.

 

4.-      El contratista quedará comprometido a reponer, por su cuenta y riesgo, incluyendo el transporte y cualquier otro gasto adicional, el material, partes o equipos que se pruebe se han dañado durante el periodo de garantía como consecuencia de defectos de fabricación, oxido, descuadres, variaciones de medidas, golpes, diferentes especificaciones, mala calidad de los materiales empleados, deficiente embalaje o por cualquier otra causa que se compruebe de la responsabilidad del contratista.

 

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

 

1        Con la oferta presentar declaración jurada que conoce la Política Integrada para la Gestión del Negocio de Electricidad. (Ver Anexo # 7)

 

2        Con la oferta presentar declaración jurada que cumplirá la Política de Sostenibilidad del Grupo ICE, establecida en la Sesión 6255 del 12 de marzo del 2018 (Ver Anexo # 8), o ver siguiente enlace:

https://www.grupoice.com/wps/portal/ICE/Transparencia/informes/sostenibilidad