RENOVACIÓN DE SOPORTE TÉCNICO, MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE FILAS QWIZARD

Se admite a concurso la oferta que cumpla con las condiciones legales, especificaciones técnicas y los documentos requeridos en el presente Pliego de Condiciones (certificaciones y declaraciones juradas).
a)
El oferente debe estar al día con los impuestos nacionales.
b)
Patente comercial, acorde al objeto contractual.
c)
Permiso de funcionamiento vigente, extendido por el Ministerio de Salud.
d)
Certificación de personería jurídica que acredite la existencia y vigencia de la sociedad, los poderes de representación del firmante, y la composición de su capital social. En caso de un oferente físico deberá aportar su cedula de identidad.
e)
El oferente deberá encontrarse al día y no ser omiso en sus obligaciones tributarias ante el Ministerio de Hacienda, aunado a ello, deberá estar inscrito en actividades económicas que sean acordes y consecuentes con el bien y/o servicio solicitado por la Administración. El oferente deberá de aportar copia de la Licencia Comercial para el ejercicio de la actividad económica a ofertar.
f)
Firma de la Oferta, será inadmisible la oferta que carezca de la firma del oferente o el representante legal, situación que no es subsanable.
g)
Certificaciones por aportar:
i.
Personas Físicas, deberán de certificar su capacidad legal para el ejercicio de la actividad económica a ofertar, consignando claramente todas las calidades (el nombre completo, estado civil, profesión u oficio, número de cédula de identidad, dirección exacta, número telefónico) y copia de la cedula de identidad.
ii.
Personas Jurídicas, deberán de presentar personería jurídica con vista en el libro de accionistas o cuotistas, en donde se consigne citas de inscripción, personería, razón social, plazo social, domicilio social, nombre y calidades de sus representantes legales, así como su porcentaje de participación, facultades legales de representación y capital social, además dicha certificación deberá de confirmar que la sociedad fue constituida para brindar servicios de seguridad privada. Tal certificación no podrá exceder de un mes de emitida cumpliendo con lo establecido en los artículos 77 y 110 del Código Notarial.

iii.
Certificación Municipal emitida por el Gobierno Local donde se domicilie la empresa, que demuestre que se encuentra al día de todas sus obligaciones tributarias.
iv.
Certificación Bancaria donde se consigne el número de cuenta cliente o IBAN y el Banco del Sistema Bancario Nacional donde se domicilie la cuenta bancaria a utilizar para efectuar los pagos en caso de resultar ser adjudicado.
h)
Declaraciones Juradas a presentar:
i.
El oferente o su representante legal deberá comparecer ante notario público a declarar bajo fe de juramento, que se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales o locales, que se encuentra al día con la CCSS, FODESAF y el INS, que no le alcanza ninguna de las prohibiciones que prevé el Régimen de Prohibiciones de la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, en dicho espacio de la declaración deberá de consignarse la leyenda “Ni a nosotros personalmente, ni a nuestra representada, ni a los personeros, ni a los accionistas de la sociedad que represento nos afectan las prohibiciones.”, y por último, que al oferente o alguno de sus personeros NO se les ha aplicado sanción de inhabilitación de conformidad con la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
i)
La Administración verificará:
i.
CCSS: La administración verificará que el oferente se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero-patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), en caso de no estarlo deberá subsanar tal situación o presentar el arreglo de pago aprobado, vigente antes del análisis administrativo. Consulta en línea en el enlace:
https://sfa.ccss.sa.cr/moroso
ii.
FODESAF: La administración verificará que el oferente se encuentra al día en el pago de las obligaciones ante FODESAF, en caso de no estarlo deberá subsanar tal situación o presentar el arreglo de pago aprobado, vigente antes del análisis administrativo. Consulta en línea en el enlace:
http://fodesaf.go.cr/gestion_de_cobros/Consulta_patronos_morosos.html

iii.
CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS: La administración verificará el cumplimiento de la obligación tributaria conforme lo establecido en el artículo 18 bis y 131 bis de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal (N° 9416), en caso de no estarlo deberá subsanar tal situación o presentar el arreglo de pago aprobado, vigente antes del análisis administrativo. Se Consulta el enlace:
https://www.hacienda.go.cr/ATV/frmConsultaSituTributaria.aspx
j)
Certificación emitida por el titular de los derechos de propiedad intelectual de la solución Qwizard que acredite que el oferente es representante autorizado, distribuidor autorizado, proveedor autorizado, proveedor autorizado o proveedor exclusivo para comercializar, actualizar y brindar soporte técnico, mantenimiento y actualizaciones de la plataforma en Costa Rica.
k)
Declaración jurada firmada física o digitalmente, donde indique que dispone de personal técnico capacitado para brindar soporte a la solución ofertada.
l)
Experiencia demostrable mediante declaración jurada firmada física o digitalmente en implementación, administración o soporte de sistemas de gestión de filas o soluciones equivalentes.
m)
Verificación de los requisitos de admisibilidad:
La Municipalidad de Aserrí se reserva el derecho de verificar en cualquier momento y confirmar los datos que, a su juicio se consideren necesarios de investigar con la presentación de las ofertas. La falsedad de algún dato o información descalificará inmediatamente la oferta del concurso.
El oferente acepta con la presentación de su Oferta, todos los términos y condiciones establecidos en el Pliego de Condiciones, cualquier condición no prevista en el presente documento, se regirá de conformidad con las disposiciones pertinentes de la Ley General de Contratación Pública, su Reglamento y demás normativa conexa que sea aplicable.

La Municipalidad de Aserrí dispone actualmente de un Sistema de Gestión de Filas Qwizard en operación, el cual constituye una herramienta tecnológica fundamental para la atención de los contribuyentes.
La plataforma se encuentra instalada, configurada y adaptada a los procesos institucionales de atención al público, permitiendo la administración de turnos, control de filas, generación de estadísticas e indicadores de gestión.
• La continuidad del soporte y mantenimiento resulta necesaria para garantizar:
• La disponibilidad permanente del sistema.
• La operación continua de los servicios de atención al contribuyente.
• La conservación de la información histórica.
• La estabilidad de la plataforma actualmente instalada.
• La aplicación de actualizaciones y mejoras liberadas por el fabricante.
• La atención oportuna de incidentes técnicos.

Asimismo, la Municipalidad ha realizado una inversión institucional significativa en la implementación, configuración, parametrización y puesta en funcionamiento de la plataforma actualmente instalada. La continuidad de esta solución tecnológica permite preservar la información histórica existente, mantener la estabilidad operativa de los servicios institucionales y evitar riesgos asociados a eventuales procesos de sustitución, migración o reconfiguración tecnológica
a) ALCANCE DEL SERVICIO
La contratación deberá contemplar como mínimo:
i. Renovación del licenciamiento
Renovación del licenciamiento correspondiente a la plataforma Qwizard durante toda la vigencia contractual.
ii. Soporte técnico especializado
Atención remota y presencial par la resolución de incidentes asociados al sistema.
iii. Mantenimiento preventivo
Realización de mantenimientos programados de carácter preventivo con una frecuencia mínima trimestral
iv. Mantenimiento correctivo.
Corrección de fallas, errores o incidentes que afecten el funcionamiento normal de la plataforma
v. Actualizaciones
Instalación de actualizaciones, correcciones, mejoras y nuevas versiones liberadas oficialmente por el fabricante durante la vigencia contractual, siempre que sean compatibles con la infraestructura institucional instalada.
vi. Capacitación y acompañamiento
Cuando durante la vigencia contractual se incorporen cambios relevantes, mejoras funcionales o nuevas características en la plataforma, el contratista deberá brindar orientación o capacitación básica al personal administrador del sistema sin costo adicional para la Municipalidad.
b) INFRAESTRUCTURA CUBIERTA

La contratación deberá brindar soporte sobre la infraestructura actualmente instalada en la Municipalidad de Aserrí, compuesta por:
• Un (1) kiosco dispensador de turnos.
• Una (1) pantalla principal de visualización.
• Un (1) servidor local (delimitado a los servicios correspondientes a Qwizard y Base de datos).
• Cinco (5) ventanillas de atención.
• Componentes de software asociados a la solución.
c) REQUERIMIENTOS FUNCIONALES MINIMOS
El sistema deberá:
i. Mantener la operación actual de los servicios de gestión de filas institucionales.
ii. Conservar la estructura funcional existente sin afectar la continuidad operativa de los servicios.
iii. Mantener la información histórica almacenada en la plataforma.
iv. Permitir la administración y monitoreo de filas por parte del personal autorizado.
v. Mantener la funcionalidad de reportería y generación de estadísticas.
vi. Garantizar compatibilidad con la infraestructura tecnológica actualmente instalada.
vii. No requerir reemplazo de equipos o migración de datos como condición para la prestación del servicio ofertado.
viii. La solución ofertada deberá ser totalmente compatible con la plataforma Qwizard actualmente instalada en la Municipalidad de Aserrí, preservando la configuración existente y la información histórica almacenada.
d) MANTENIMIENTO PREVENTIVO.
El contratista deberá realizar un mínimo de cuatro (4) visitas anuales de mantenimiento preventivo. Cada visita deberá contemplar como mínimo:
• Revisión general del sistema.
• Verificación de conectividad.
• Validación de funcionamiento del kiosco.

• Verificación de funcionamiento de la pantalla principal.
• Verificación de funcionamiento del servidor.
• Revisión de bases de datos asociadas.
• Limpieza lógica del sistema.
• Recomendaciones técnicas.
Al finalizar cada visita deberá entregarse un informe técnico
e) SOPORTE TÉCNICO Y MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Con el fin de garantizar la continuidad operativa, disponibilidad y estabilidad del Sistema de Gestión de Filas Qwizard, el contratista deberá brindar servicios de soporte técnico especializado y mantenimiento correctivo durante toda la vigencia contractual. La atención de incidentes se gestionará conforme a niveles de servicio (SLA) definidos según el impacto de la incidencia sobre la operación institucional, estableciéndose tiempos máximos de respuesta y solución para cada categoría.
Niveles de servicio
A continuación, dentro del recuadro siguiente se muestran los acuerdos de nivel de servicio que se deberán cumplir: ver cuadro en el documento adjunto de pliego de condiciones

• Procedimiento para atención de incidencias
Al inicio de la contratación el contratista deberá suministrar un procedimiento formal para el reporte y atención de incidencias, el cual deberá contener como mínimo:

o Medios oficiales para reportar incidentes.
o Números telefónicos de contacto.
o Direcciones de correo electrónico.
o Horarios de atención.
o Niveles de escalamiento.
o Personal responsable de la atención de incidencias.
Dicho procedimiento deberá estar vigente durante toda la ejecución contractual.
• Reporte de atención de incidencias
Cada incidencia atendida deberá contar con un reporte técnico que contenga como mínimo
o Fecha y hora del reporte
o Descripción de la incidencia
o Diagnóstico efectuado.
o Acciones realizadas
o Solución aplicada
o Fecha y hora del cierre del caso.
Este reporte deberá entregarse en forma digital.
f) ENTREGABLES
El contratista deberá entregar durante la vigencia contractual:
i. Al inicio
• Plan de trabajo
• Información de contacto para soporte
• Al menos dos contactos de soporte técnico, indicando nombre, correo electrónico y número de teléfono.
ii. Trimestralmente
• Informe de mantenimiento preventivo
• Informe de incidencias atendidas.
iii. Al finalizar el periodo contractual
• Informe anual de gestión.
• Resumen de incidentes atendidos.

• Recomendaciones técnicas.

La presente contratación se requiere para garantizar la continuidad operativa del Sistema de Gestión de Filas Qwizard actualmente utilizado por la Municipalidad de Aserrí, mediante la renovación de los servicios de soporte técnico, mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo y actualización tecnológica. Lo anterior resulta indispensable para asegurar la disponibilidad, estabilidad y adecuado funcionamiento de la plataforma, así como la continuidad de la atención brindada a los contribuyentes.

La Municipalidad de Aserrí requiere contratar los servicios de renovación del soporte técnico, mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo y actualización de la plataforma tecnológica del Sistema de Gestión de Filas Qwizard actualmente utilizado por la institución.
La contratación comprende la continuidad operativa de la solución instalada, incluyendo el licenciamiento requerido, soporte técnico especializado, actualizaciones de software, mantenimiento preventivo y correctivo, así como los servicios necesarios para garantizar el adecuado funcionamiento de la plataforma durante toda la vigencia contractual. Los requerimientos técnicos de estos servicios se amplían en el documento de especificaciones técnicas MA-ETC-UTI-SB49-2026 anexo en el proceso.