CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DIRECCIÓN REGIONAL PACÍFICO CENTRAL 2026

No aplica para este procedimiento, ya que, el mismo se gestiona al amparo de la Licitación Pública (madre)2022LN-000009-0006100001, denominada “Preselección de Oferentes para la prestación de Servicios de Organización de Eventos, para actividades a nivel nacional, del Patronato Nacional de la Infancia”. Mediante la cual, los oferentes ya se encuentran precalificados, superando la etapa de requisitos de admisibilidad.

1. REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:

a. Especificaciones técnicas y características del bien, servicio u obra:

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Se requiere el servicio de organización de eventos, con los siguientes insumos y características:

1) Se requiere animación durante toda la actividad, deben utilizar vocabulario adecuado, música que promueva ambientes de paz.

2) Incluir sonido de alta calidad.

3) Debe incluir de ser necesario, una planta eléctrica.

4) Se debe contar con rally, de 8 estaciones con juegos tradicionales para al menos 50 personas menores de edad por estación, aclarando que corresponde una actividad abierta a comunidad, por lo que el rango de edad puede ser variado.

En cada estación debe haber al menos 2 personas encargadas de moderar el juego facilitadas por el proveedor, y el PANI aportará 2 personas más para el manejo del grupo.

5) Se requiere de 2 botargas.

6) Servicio de globoflexia: garantizar que la persona asignada para atender el evento sea empática, amable y respetuosa con las personas menores de edad que realice diferentes figuras con globos, los que deberá aportar, de colores llamativos y figuras innovadoras. Deberá ser rápida (o) en la elaboración.

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Condiciones de la contratación:

• El contratista deberá trasladarse por sus propios medios al lugar del evento, contar con los equipos, suministros y demás artículos requeridos para la ejecución de las actividades.
• Los materiales que se utilicen no deben representar peligro para las personas menores de edad y asistentes.
• Se requiere que las personas encargadas de estos servicios brinden resguardo y seguridad para las personas menores de edad que participen en cada uno de ellos. Así mismo se requiere que la vestimenta sea acorde a lo establecido en los reglamentos de vestimenta de las instituciones educativas. (No faldas cortas, transparencias, escotes, short y otros)
• El contratista debe cumplir con lo estipulado en la línea de especificaciones técnicas, en caso de tener dudas o consultas comunicarse con los fiscalizadores.

El contratista debe contemplar:

1. Las Características de parlantes, música, sonido y microfonía deben garantizar la calidad del sonido y la potencia adecuada para impactar a las personas que se ubicarán en esa misma área. Apegados a las indicaciones emitidas por el Ministerio de Salud en su momento.

2. Las actividades solicitadas se llevarán a cabo en zonas abiertas, tanto en condiciones climáticas de verano o invierno. El contratista debe considerar los insumos para la protección del equipo que utilice en la actividad.

3. El contratista debe contemplar los insumos necesarios para garantizar el funcionamiento de los equipos eléctricos que requiera para el cumplimiento de la contratación.

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Condiciones de la contratación:

• El contratista deberá trasladarse por sus propios medios al lugar del evento, contar con los equipos, suministros y demás artículos requeridos para la ejecución de las actividades.
• Los materiales que se utilicen no deben representar peligro para las personas menores de edad y asistentes.
• Se requiere que las personas encargadas de estos servicios brinden resguardo y seguridad para las personas menores de edad que participen en cada uno de ellos. Así mismo se requiere que la vestimenta sea acorde a lo establecido en los reglamentos de vestimenta de las instituciones educativas. (No faldas cortas, transparencias, escotes, short y otros)
• El contratista debe cumplir con lo estipulado en la línea de especificaciones técnicas, en caso de tener dudas o consultas comunicarse con los fiscalizadores.

El contratista debe contemplar:

1. Las Características de parlantes, música, sonido y microfonía deben garantizar la calidad del sonido y la potencia adecuada para impactar a las personas 160 que se ubicarán en esa misma área. Apegados a las indicaciones emitidas por el Ministerio de Salud en su momento.

2. Las actividades solicitadas se pueden llevar a cabo en zonas abiertas, tanto en condiciones climáticas de verano o invierno. El contratista debe considerar los insumos para la protección del equipo que utilice en la actividad.

3. El contratista debe contemplar los insumos necesarios para garantizar el funcionamiento de los equipos eléctricos que requiera para el cumplimiento de la contratación; en todo caso se promoverá el acceso al suministro eléctrico.

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1. El servicio de alimentación se debe brindar en excelente calidad y frescura, deben velarse por entregarlo en excelente calidad, tomar previsiones para que la entrega. Ejemplo (entregar sándwiches frescos, sin sensación de humedad en el pan, el tomate se debe integrar en el lugar para evitar que se dañe), en cuanto a los alimentos tipo almuerzo, debe entregarse caliente ejemplo (pollo, arroz, o frijoles).
2. En cuanto a los refrescos, se debe entregar fríos (según este dispuesto en el cartel).
3. Los insumos para utilizar deben ser en material biodegradable, material Caña de azúcar o similar, no se acepta estereofón.
4. Debe suministrar empaques individuales, en material biodegradable como caña de azúcar o similar, además bolsas de papel Kraft, con capacidad de ¾ libra o superior, debe comunicarse al fiscalizador, para que sea utilizado según la necesidad del evento.
5. Las entregas de los alimentos, en el lugar debe ser coordinada y autorizadas por el fiscalizador.
6. El proveedor debe garantizar un espacio de respeto, así mismo las personas que suministren los alimentos con el fiscalizador y las personas beneficiarias, promoviendo espacios libres de violencia.
7. En cuanto a las actividades recreativas, se indica debe velarse por la seguridad de los participantes, presentar póliza de riesgo del INS para el evento.

1. Plazo y Lugar de Entrega de los servicios:

b. Lugar: Indicados en cada una de las líneas y partidas, los plazos o fechas serán a convenir con las personas fiscalizadoras de contrato.

Esta contratación se encuentra amparada en la Licitación Pública número 2022LN-000009-0006100001, denominada “Preselección de Oferentes para la prestación de Servicios de Organización de Eventos, para actividades a nivel nacional, del Patronato Nacional de la Infancia”.

Así las cosas, la misma se tramita a la luz del Transitorio I de la LGCP (Ley 9986) el cual señala que:

“TRANSITORIO I- Los procedimientos de contratación y contratos iniciados, antes de la vigencia de esta ley, se concluirán conforme a las disposiciones vigentes en el momento de adoptarse la decisión inicial del concurso.”

1. CONDICIONES GENERALES

a. El Oferente

Se entenderá por “oferente”, toda persona física o jurídica precalificada en la licitación madre arriba mencionada, interesada en suministrar los servicios solicitados en esta licitación, que presente una propuesta al respecto, siempre y cuando su giro comercial corresponda al objeto contractual.

b. Subcontratación

El oferente no deberá subcontratar más del 50%, según lo estipulado en el artículo 62 de la Ley de Contratación Administrativa y el artículo 69 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa— Subcontratación— que cita:

“El oferente podrá subcontratar hasta en un 50% del monto adjudicado, salvo que la Administración autorice un monto mayor. En todo caso, la subcontratación no relevará al contratista de su responsabilidad.

Junto con la propuesta se aportará un listado de las empresas subcontratadas. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas las empresas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en el costo total de la oferta y se aportará una certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas.

No se considera subcontratación, la adquisición de suministros, aun cuando éstos conlleven su propia instalación, ni tampoco los compromisos asumidos por cada uno de los participantes consorciados.”

c. Plazo de vigencia de la oferta

La vigencia de la oferta será de al menos 30 días hábiles. En caso de omisión de este dato en la oferta, el PANI entiende que el “oferente” se somete al plazo de vigencia indicado en este apartado. Se entenderá que la vigencia de la oferta correrá a partir del día indicado por el PANI para su recepción y apertura.

d.Garantía de cumplimiento

De acuerdo con el apartado 11 (Garantía de Cumplimiento) definido en el pliego de condiciones de la Licitación Pública (contratación madre) 2022LN-000009-0006100001, el precalificado deberá rendir una garantía del 5% del monto total del proyecto que le sea adjudicado, con cada requerimiento (contratación hija).

Dicha garantía deberá ser depositada dentro de los 3 días hábiles siguientes a la firmeza del acto de dicha adjudicación, a través de la plataforma de compras públicas SICOP.

Es obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento, por el tiempo de duración del contrato del proyecto adjudicado. más tres (3) meses adicionales.

e. Certificaciones

Si el oferente es persona jurídica, deberá presentar personería jurídica “expedida” por el Registro Nacional (no debe tener más de un mes de extendida previo a la fecha de apertura de las ofertas y deberá indicar el número de cédula jurídica), en la que se indique en este último caso lo siguiente:

1. El plazo de vigencia de la sociedad, indicando la fecha de inicio y la fecha de vencimiento.

1. El plazo de vigencia del nombramiento de sus personeros, indicando la fecha de inicio y la fecha de vencimiento.

1. Adjuntar copia de la cédula de identidad del representante legal.

1. Adjuntar certificación original emitida por el MEIC, según Decreto Ejecutivo No. 33305- MEIC- H, artículo 4, referente a las PYMES, en caso de que corresponda.

 f. Declaraciones Juradas.

1. La Administración verificará en el SICOP, puntualmente en la sección “Información de Registro de Proveedor”, la (s) declaración (es) y/o prohibición (es) adjunta (s) en los “archivos públicos del registro”, según lo establece el artículo 18 y 29 de la Ley General de Contratación Pública y artículo 32 inciso c) y 122 del Reglamento a la Ley 9986.

1. En todos los concursos en que presenten sus propuestas, los oferentes y subcontratistas deberán manifestar expresamente en su oferta que la información contenida en la declaración jurada, presentada en el registro que al efecto lleve la Dirección de Contratación Pública, se mantiene invariable. Lo anterior, de conformidad con el artículo 29. Declaración Jurada, de la Ley General de Contratación Pública.

1. Que, en caso de resultar adjudicatario, se garantiza la calidad de los productos ofrecidos y del servicio, la atención y la puntualidad de manera que siempre se brinde un excelente servicio, con capacidad de respuesta para atender actividades no programadas en un plazo de 8 días naturales.

1. El oferente deberá aportar declaración jurada en donde se indique que, las personas inscritas en la póliza de Riesgos del Trabajo, son las mismas que se encuentran brindando el servicio el día del evento.

g. El oferente deberá estar al día en sus obligaciones con:

1. El pago de las obligaciones con FODESAF según lo establecido en el artículo 22 inciso c) de la Ley 8783, Reforma No. 5662 Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares.

1. Las obligaciones obrero-patronales, de conformidad con el Art. 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y el Art. 122 del RLGCP.

1. En caso de que el oferente sea sociedad mercantil, deberá estar al día con el Impuesto a Sociedades.

Todo lo anterior se verificará por medio del Sistema Compras Públicas (SICOP). En caso de que por medio de la plataforma no se pueda realizar dicha verificación, se procederá con la revisión en los sitios web correspondientes.

1. El oferente deberá estar al día con las obligaciones formales y materiales ante la Dirección de Tributación de conformidad con el Art. 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Dicha situación se verificará mediante la base de datos en línea habilitada por la Dirección General de Tributación Directa del Ministerio de Hacienda. Por lo anterior no se hace necesario incorporar a la oferta certificación alguna respecto de este requerimiento.

1. El oferente deberá contar con la respectiva licencia municipal (Patente) donde se acredite que cuenta con la licencia (patente) propia del giro comercial relacionado con el objeto de la presente contratación para el día de apertura de ofertas. Se aclara que la patente comercial debe habilitar al oferente para realizar la actividad comercial específica de esta contratación, por lo que no se aceptarán patentes para llevar a cabo otro tipo de negocios. Lo anterior, en vista del mandato legal establecido en el Artículo N°88 del Código Municipal, del cual se desprende la obligación de toda persona física o jurídica de contar con licencia municipal para ejercer actividades de carácter lucrativo.

En caso de que la actividad que se indique en la patente comercial no coincida con el objeto contractual, será obligación exclusiva del oferente adjuntar documento idóneo emitido por la Municipalidad en el que se aclare qué actividades comerciales comprende la patente otorgada, de manera que la Administración pueda comprobar que en efecto,  el oferente está autorizado para ofrecer el bien y/o servicio de la presente contratación  y estar al día con el pago del impuesto de la patente municipal conforme a lo que establece la legislación vigente para las actividades que así lo requieren; para verificar dicha condición deberá aportar la licencia municipal (Patente) vigente y el último recibo de pago que así lo acrediten.

1. Aportar el respectivo permiso de funcionamiento, emitido por el Ministerio de Salud Pública, el cual debe encontrarse vigente.

h. Precios

1. Los precios serán considerados firmes y definitivos.
2. Los impuestos o tributos que afecten el precio se deberán de indicar por separado, se debe de indicar el porcentaje y el monto correspondiente al Impuesto al valor agregado IVA.
3. Para la presente contratación, se acepta cotizar por partidas, pero únicamente el 100% de cada una. La Administración se reserva el derecho de adjudicar parcialmente la partida o línea.
4. Los oferentes precalificados deben indicar claramente, en números los precios unitarios y el monto total de la oferta en números y letras. En caso de divergencia entre las dos formas de expresión, prevalecerá la consignada en letras, salvo errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real.

i. Estructura del precio:

Los oferentes deberán presentar el desglose de la estructura de su precio, con todos los elementos que lo componen, según el siguiente detalle. La anterior obligación no excluye la posibilidad para la Administración de solicitar información adicional atinente al cálculo de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

Donde:

MO = Porcentaje de costo de mano de obra.

GA = Porcentaje de gastos administrativos del precio de cotización.

I = Porcentaje de insumos del precio de cotización.

U = Porcentaje de utilidad del precio de cotización.

P = Precio

La fórmula anterior, respalda cualquier solicitud de reajustes de precio que se genere y los mismos deberán ajustarse según lo descrito en el Anexo N°1 del Pliego de Condiciones, de la licitación madre, según procedimiento 2022LN-000009-0006100001.

j. Pólizas

El adjudicatario deberá suscribir y mantener vigente, durante el plazo de la ejecución contractual, las siguientes pólizas:

i. Póliza de Riesgos del Trabajo: que cubra a todo el personal que asignará durante la ejecución del contrato, liberando de toda responsabilidad sobre el particular al PANI.

ii. Póliza de Responsabilidad Civil: Póliza de Responsabilidad Civil por daños a terceros, la misma deberá cubrir cualquier lesión o daño provocado a la integridad física de una persona, deberá estar vigente durante la ejecución del proyecto. El incumplimiento de este requisito faculta al PANI a dar por concluida la relación contractual sin ninguna responsabilidad para la institución.

Estas pólizas deberán ser presentadas durante la etapa de formalización del contrato y deberán estar vigentes durante la ejecución del contrato.

El fiscalizador del contrato deberá velar porque las mismas se mantengan vigentes durante la ejecución contractual.

4. ACTO FINAL

Para dictar el acto final: adjudicación o el que declara desierto o infructuoso el concurso, el PANI tendrá un plazo de 10 días hábiles, contados a partir de la apertura de las ofertas.

Excepcionalmente, el órgano competente podrá prorrogar por un máximo de 10 días hábiles este plazo, mediante acto motivado que deberá constar en el expediente respectivo. En tal caso, el Departamento de Proveeduría procederá a comunicar esta prórroga, y cada oferente será responsable de mantener vigente su oferta.

5. PLAZO DEL CONTRATO:

Esta contratación se establece por el plazo de 4 meses de agosto a diciembre 2026.

7. FISCALIZACIÓN DEL CONTRATO.

Para la presente contratación, la unidad solicitante designó como fiscalizadores del contrato por parte del PANI, a los siguientes funcionarios:

A los funcionarios anteriormente citados les corresponde velar por la correcta ejecución del objeto contractual, de igual forma deben cumplir con las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 13 y 15 de la Ley Contratación Administrativa (N°7494); así como el artículo 33 del Reglamento Interno de Contratación Pública, e Instructivo para Unidades Solicitantes y Fiscalizadores de Contratos del PANI.

8. FORMA DE PAGO.

a. La Administración efectuará el pago, conforme se vayan concluyendo las actividades o eventos. Si existieran actividades cuya cantidad de sesiones tienen una duración superior a un mes, se podrá tramitar de forma mensual el pago, con el fin de no afectar al contratista y mantener el equilibrio económico del contrato, una vez que haya recibido a satisfacción los bienes, servicios u obras previamente pactados y sea presentada la factura conforme a Derecho.

b. La forma de pago establecida por el PANI es de 30 días naturales. Este plazo correrá a partir de la recepción en el Departamento de Proveeduría, de las actas de recepción y las facturas electrónicas del proveedor, previo al recibo a satisfacción de lo contratado (recepción definitiva) por parte de los Fiscalizadores.

c. El PANI pondrá a disposición para el envío de las facturas electrónicas por parte del contratista, los correos electrónicos descritos en las respectivas órdenes de compra, que se comunicarán una vez formalizados el/los contrato(s) con el/los contratistas(s) seleccionado(s).