CONTRATACIÓN SERVICIO ADMINISTRADO DE SOFTWARE (SaaS) ERP

1. Requisitos de Admisibilidad

Experiencia del Oferente

 

1. El oferente deberá acreditar al menos cinco (5) años de experiencia en la prestación de servicios de operación, implementación, soporte y consultoría de soluciones de software que incluyan ERP (Enterprise Resource Planning). Dicha experiencia podrá haber sido adquirida en Costa Rica o en el ámbito internacional. En todos los casos, el oferente deberá contar con oficinas físicas operativas en Costa Rica al momento de presentar su oferta, como condición necesaria para garantizar la capacidad de soporte presencial, atención en sitio y comunicación en idioma español durante la ejecución del contrato.
2. El oferente debe contar con experiencia positiva mínima de haber implementado la solución ofertada en al menos tres organizaciones públicas o privadas, nacionales o internacionales bajo un modelo SaaS que integre infraestructura, aplicativos de software y monitoreo.
3. Los proyectos de referencia presentados para acreditar la experiencia indicada en los incisos anteriores deberán haber sido ejecutados en los últimos cinco (5) años, contados a partir de la fecha de apertura de ofertas. La experiencia internacional será valorada en igualdad de condiciones que la experiencia nacional, siempre que se acredite debidamente mediante los documentos establecidos en este apartado.

 

Toda experiencia será acreditada mediante carta emita por la empresa que recibió el servicio donde certifican la entrega a satisfacción del proyecto, y debe incluir la siguiente información:

• Membrete de la institución o empresa que la extiende.
• Nombre de la empresa o institución que la extiende (si está en el membrete no hace falta este punto).
• Teléfono(s) de la empresa.
• Dirección electrónica de la empresa.
• Descripción de los servicios suministrados.
• Periodo (fechas inicio y fin) en que se llevó a cabo el servicio brindado.
• Hay que especificar que los servicios fueron recibidos a entera satisfacción por parte del cliente
• Nombre, firma y cargo de la persona que extiende la certificación.

El Patronato Nacional de la Infancia se reserva el derecho de verificar por los medios que considere oportunos, la experiencia referida en las cartas aportadas.

Experiencia del Equipo Profesional

                                                         

 

Régimen de equivalencia de certificaciones, cursos y credenciales

 

Las certificaciones, cursos y credenciales requeridas en el presente apartado podrán acreditarse mediante la

credencial indicada o mediante una credencial equivalente, conforme a las siguientes

reglas:

1. Fuentes admisibles. Se admitirán como equivalentes las certificaciones emitidas por el fabricante de la solución ERP ofertada, por otros fabricantes u organismos certificadores reconocidos internacionalmente, y las credenciales sucesoras designadas oficialmente por el emisor de la credencial indicada.

• Condiciones concurrentes. Para tenerse por equivalente, la credencial alternativa deberá:

1. Estar vigente a la fecha de apertura de ofertas, verificable mediante el portal oficial del emisor, número de credencial o enlace de validación;
2. Cubrir las áreas de competencia de la credencial indicada, para lo cual el oferente aportará el temario oficial de ambas credenciales y una matriz comparativa que relacione cada área de competencia de la credencial indicada con la correspondiente de la alternativa;
3. Ser de nivel igual o superior, según la clasificación de niveles publicada por el propio emisor; y
4. Presentarse en idioma español o acompañada de su traducción.
5. En el caso de cursos no aplica la condición de vigencia ni la de nivel; la equivalencia se determinará conforme a las condiciones 2 y 4, a partir del programa oficial emitido por la entidad que lo imparte.

• Regla de decisión. La equivalencia se tendrá por acreditada cuando se cumplan todas las condiciones aplicables. En caso contrario, el requisito se tendrá por no acreditado, sin perjuicio de la subsanación que proceda conforme al Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

1. Credenciales retiradas. No se exigirá ni se admitirá como acreditación ninguna credencial retirada por su emisor.
2. Se mantienen las reglas de acreditación individual o conjunta establecidas para cada perfil.

 

Acreditación de más de un perfil por un mismo profesional

 

Un mismo profesional podrá acreditar como máximo dos perfiles, siempre que cumpla íntegramente la totalidad de los requisitos de formación, experiencia y certificación de cada uno de ellos, y que se trate de una de las siguientes combinaciones: Analista Desarrollador y Desarrollador Front End; Desarrollador Front End y Profesional de Diseño; Líder Técnico/Arquitecto y Analista Desarrollador; Administrador de Proyectos y Líder en Gestión del Cambio; Analista de Negocio (PO) y Especialista en Recursos Humanos. No se admitirá ninguna otra combinación. Los profesionales QA no podrán acreditar ningún otro perfil, a fin de preservar la independencia de las funciones de control y aseguramiento de calidad.

El oferente deberá indicar expresamente en su oferta los perfiles que acredita cada

profesional. Para efectos de las cantidades mínimas establecidas, el profesional se computará en cada uno de los perfiles que acredite.

Si durante la ejecución contractual el Administrador del Contrato determina, mediante acto motivado, que la acumulación de perfiles afecta el cumplimiento del cronograma, los entregables o los niveles de servicio, el contratista deberá incorporar, dentro de los diez días hábiles siguientes a la notificación, un profesional adicional que cumpla íntegramente los requisitos del perfil correspondiente, sin costo adicional para el PANI.

 

Colegiatura

Ninguno de los perfiles establecidos en el presente apartado exige la incorporación a un colegio profesional como requisito de admisibilidad ni como punto de partida para el cómputo de la experiencia. La experiencia de todos los perfiles se computará conforme a lo establecido para cada uno de ellos.

                                                         

Equipo de Analistas Desarrolladores: El oferente debe de aportar un mínimo de 4 (cuatro) desarrolladores, con grado académico mínimo en Bachillerato Ingeniería de Software, ciencias computacionales, Ingeniería informática o similar, con experiencia en el desarrollo de aplicaciones en la plataforma .net y html 5, en lenguaje de programación .NET C#, web forms y arquitectura mvc y que tengan experiencia programando en WPF (Windows Presentation Foudation).

 

Cada uno debe contar con experiencia de al menos 3 años como profesional y participar de al menos 3 (tres) proyectos en los últimos 4 años que incluyeran el diseño, desarrollo e implementación de aplicaciones de las tecnologías solicitadas ERP (.Net, HTML 5, .NET C#, Web Forms, Arquitectura MVC, Xamarin o WPF), la experiencia regirá a partir de la fecha del título Universitario. 

La experiencia de proyectos será acreditada mediante carta emita por la empresa que recibió el servicio donde certifican la entrega a satisfacción del proyecto, y debe incluir la siguiente información:

 

• Membrete de la institución o empresa que la extiende.
• Nombre de la empresa o institución que la extiende (si está en el membrete no hace falta este punto).
• Teléfono(s) de la empresa.
• Dirección electrónica de la empresa.
• Descripción de los servicios suministrados.
• Periodo (fechas inicio y fin) en que se llevó a cabo el servicio brindado.
• Hay que especificar que los servicios fueron recibidos a entera satisfacción por parte del cliente
• Nombre, firma y cargo de la persona que extiende la certificación.

 

El Patronato Nacional de la Infancia se reserva el derecho de verificar por los medios que considere oportunos, la experiencia referida en las cartas aportadas.

 

Los desarrolladores propuestos deberán cumplir de manera conjunta con la totalidad de las certificaciones, entendiéndose que no es requisito que cada profesional cuente individualmente con todas ellas, sino que el cumplimiento se verificará a nivel del equipo en su conjunto.

 

En consecuencia, las certificaciones podrán estar distribuidas entre los distintos integrantes del equipo, siempre que, en forma agregada, se acredite el cumplimiento total de los siguientes requisitos:

 

• Microsoft Certified: Azure AI Cloud Developer Associate (AI-200) o equivalente.
• Microsoft Certified: Azure AI Apps and Agents Developer Associate (AI-103) o equivalente.
• Microsoft Certified: DevOps Engineer Expert o equivalente.
• El requisito de Azure AI Cloud Developer Associate (AI-200) podrá acreditarse también mediante Microsoft Certified: DevOps Engineer Expert, siempre que se trate de una credencial distinta de la utilizada para acreditar el requisito de DevOps Engineer Expert de la misma lista. Cada credencial solo podrá computarse para un requisito. Todas las credenciales quedan sujetas al régimen de equivalencia de este apartado

 

Adicionalmente cada profesional que conforma el Equipo de Desarrolladores debe de cumplir con la siguiente certificación:

• Scrum Developer Professional Certification
• Curso o certificación de usabilidad y accesibilidad.

 

Equipo de Profesionales QA: El oferente debe aportar un mínimo de 2 (dos) profesionales QA, con grado académico en Ingeniería en Computación, Ingeniería en sistemas, Ingeniería en Informática o similar, con experiencia en la integración y evaluación de funcionalidad del software desarrollado en las tecnologías solicitadas en el ERP, cada uno debe contar con experiencia de al menos 3 años como profesional y participar de al menos 3 (tres) proyectos en los últimos 4 años, la experiencia regirá a partir de la fecha del título Universitario.

 

La experiencia de proyectos será acreditada mediante carta emita por la empresa que recibió el servicio donde certifican la entrega a satisfacción del proyecto, y debe incluir la siguiente información:

 

• Membrete de la institución o empresa que la extiende.
• Nombre de la empresa o institución que la extiende (si está en el membrete no hace falta este punto).
• Teléfono(s) de la empresa.
• Dirección electrónica de la empresa.
• Descripción de los servicios suministrados.
• Periodo (fechas inicio y fin) en que se llevó a cabo el servicio brindado.
• Hay que especificar que los servicios fueron recibidos a entera satisfacción por parte del cliente
• Nombre, firma y cargo de la persona que extiende la certificación.

 

El Patronato Nacional de la Infancia se reserva el derecho de verificar por los medios que considere oportunos, la experiencia referida en las cartas aportadas.

 

Los profesionales propuestos deberán cumplir de manera conjunta con la totalidad de las certificaciones, entendiéndose que no es requisito que cada profesional cuente individualmente con todas ellas, sino que el cumplimiento se verificará a nivel del equipo en su conjunto.

 

En consecuencia, las certificaciones podrán estar distribuidas entre los distintos integrantes del equipo, siempre que, en forma agregada, se acredite el cumplimiento total de los siguientes requisitos:

 

• ISTQB Certified Tester Foundation Level
• ISTQB Certified Tester Foundation Level, Agile Tester
• ISTQB Certified Tester Advanced Level, Test Analyst
• ISTQB Certified Tester Advanced Level, Test Manager
• ISTQB Certified Tester Foundation Level, Mobile Application Testing
• ISTQB Certified Tester - Test Automation Engineer
• ISTQB Certified Tester – Performance Testing
• Artificial Intelligence (CAIPC)
• Todos los profesionales deben de contar con la certificación de Scrum fundamentals o Scrum Foundation

 

Analista de Negocio (PO). La persona oferente debe de aportar un o una profesional con grado mínimo de bachiller en ingeniería en sistemas, ingeniería industrial, administración de empresas o similar, con conocimiento en la captura, documentación y evaluación de requerimientos de usuarios finales por medio de herramientas modernas de generación de ideas. Esta persona profesional, será la encargada de capturar, documentar, crear flujos y la revisión de producto terminado con el usuario final. Además, debe de contar con al menos 5 años de experiencia en el análisis de requerimientos, la experiencia regirá a partir de la fecha del título Universitario y deberá de contar con las siguientes certificaciones:

 

• Scrum Product Owner Professional Certification (requerida como conocimiento certificado de profesional en el perfil de analista de negocio o PO).
• User Stories Professional Certification (requerida para crear una documentación de acuerdo con los estándares del mercado y que permita un adecuado seguimiento de las solicitudes de los usuarios).
• Kanban Professional Certification (requerida para asegurar una adecuada gestión del flujo de trabajo, la visualización y el seguimiento de las solicitudes, permitiendo optimizar procesos, mejorar la eficiencia y la visibilidad del trabajo, lo que facilita identificar cuellos de botella, priorizar tareas y completar entregas de manera más predecible y ordenada).

 

Líder Técnico/Arquitecto. La persona oferente debe de aportar al menos una persona profesional con grado mínimo de bachillerato en informática o carrera afín que posean conocimiento en el desarrollo de arquitecturas de software; con más de 3 años de experiencia en el diseño y configuración de arquitecturas de software: Plataformas como kubernets, Microsoft .NET, HTML 5, .NET C#, Web Forms, Arquitectura MVC, Xamarin, MAUI o WPF) La experiencia regirá a partir de la fecha del título Universitario.  Estos recursos deberán cumplir en conjunto con la totalidad de las siguientes certificaciones:

 

• Microsoft Certified: Azure AI Cloud Developer Associate (AI-200) o equivalente.
• Microsoft Certified: DevOps Engineer Expert o equivalente.
• El requisito de Azure AI Cloud Developer Associate (AI-200) podrá acreditarse también mediante Microsoft Certified: DevOps Engineer Expert, siempre que se trate de una credencial distinta de la utilizada para acreditar el requisito de DevOps Engineer Expert de la misma lista. Cada credencial solo podrá computarse para un requisito. Todas las credenciales quedan sujetas al régimen de equivalencia de este apartado.

Además, todos los profesionales deberán contar con la totalidad de las siguientes certificaciones:

 

• Scrum Developer Professional Certification
• Agile Coach Professional Certification
• Software Project Leader Professional Certification
• Curso o certificación de usabilidad y accesibilidad

 

El Administrador de Proyectos: El oferente debe aportar un mínimo de dos (2) Administradores de Proyectos, con grado académico mínimo en Maestría en Administración Proyectos, Maestría en Gerencia de Proyectos o Certificación PMP del PMI, con experiencia en Administración de Proyectos, cada uno debe contar con experiencia de al menos 3 años como profesional y participar de al menos 3 (tres) proyectos en los últimos 4 años, la experiencia regirá a partir de la fecha de obtención del primer título universitario de grado (bachillerato o licenciatura), independientemente de si el perfil se acredita mediante maestría o mediante certificación.

La experiencia de proyectos será acreditada mediante carta emita por la empresa que recibió el servicio donde certifican la entrega a satisfacción del proyecto, y debe incluir la siguiente información:

 

• Membrete de la institución o empresa que la extiende.
• Nombre de la empresa o institución que la extiende (si está en el membrete no hace falta este punto).
• Teléfono(s) de la empresa.
• Dirección electrónica de la empresa.
• Descripción de los servicios suministrados.
• Periodo (fechas inicio y fin) en que se llevó a cabo el servicio brindado.
• Hay que especificar que los servicios fueron recibidos a entera satisfacción por parte del cliente
• Nombre, firma y cargo de la persona que extiende la certificación.

 

El Patronato Nacional de la Infancia se reserva el derecho de verificar por los medios que considere oportunos, la experiencia referida en las cartas aportadas.

Los administradores propuestos deberán cumplir de manera conjunta con la totalidad de las certificaciones, entendiéndose que no es requisito que cada profesional cuente individualmente con todas ellas, sino que el cumplimiento se verificará a nivel del equipo en su conjunto.

 

En consecuencia, las certificaciones podrán estar distribuidas entre los distintos integrantes del equipo, siempre que, en forma agregada, se acredite el cumplimiento total de los siguientes requisitos:

 

• Certificación Scrum Máster Professional Certification
• Agile Coach Professional Certification Certification
• Bussiness Agility Professional Certification
• Artificial Intelligence (CAIPC)
• Certificación SIX SIGMA
• ITIL Foundation Certificate in IT Service Management
• ISO/IEC 27001:2022 Lead Auditor
• Maestría en Transformación Digital

 

Profesional de Diseño. La persona oferente debe de aportar una persona profesional con grado de licenciatura en diseño gráfico, que posea conocimiento en el diseño gráfico de soluciones como la del objeto de esta contratación; con un mínimo de 3 años de experiencia en el diseño, la experiencia regirá a partir de la fecha del título Universitario y deberá contar con las siguientes certificaciones:

 

• Licenciatura en Artes Plásticas con énfasis Diseño Gráfico o Licenciatura en Diseño Gráfico ó Licenciatura en Diseño Multimedia y Artes Digitales.
• UX Designer Full-Stack ó Costumer Experience CX.
• Certificación Design Thinking Professional.
• Certificación o curso de implementación de accesibilidad en la tecnología.

 

Desarrollador Front End: El oferente debe aportar un mínimo de 2 (dos) profesionales desarrolladores front end, con grado académico en Ingeniería en Computación, Ingeniería en sistemas, Ingeniería en Informática o similar, con experiencia en el desarrollo con Angular, cada uno debe contar con experiencia de al menos 1 año como profesional y participar de al menos 2 (dos) proyectos en los últimos 4 años, la experiencia regirá a partir de la fecha del título Universitario.

 

La experiencia de proyectos será acreditada mediante carta emita por la empresa que recibió el servicio donde certifican la entrega a satisfacción del proyecto, y debe incluir la siguiente información:

 

• Membrete de la institución o empresa que la extiende.
• Nombre de la empresa o institución que la extiende (si está en el membrete no hace falta este punto).
• Teléfono(s) de la empresa.
• Dirección electrónica de la empresa.
• Descripción de los servicios suministrados.
• Periodo (fechas inicio y fin) en que se llevó a cabo el servicio brindado.
• Hay que especificar que los servicios fueron recibidos a entera satisfacción por parte del cliente
• Nombre, firma y cargo de la persona que extiende la certificación.

 

El Patronato Nacional de la Infancia se reserva el derecho de verificar por los medios que considere oportunos, la experiencia referida en las cartas aportadas.

 

Los desarrolladores propuestos deberán cumplir de manera conjunta con la totalidad de las certificaciones, entendiéndose que no es requisito que cada profesional cuente individualmente con todas ellas, sino que el cumplimiento se verificará a nivel del equipo en su conjunto.

En consecuencia, las certificaciones podrán estar distribuidas entre los distintos integrantes del equipo, siempre que, en forma agregada, se acredite el cumplimiento total de los siguientes requisitos:

 

• Expert Angular Developer
• Scrum fundamentals o Scrum Foundation
•  

Líder en Gestión del Cambio: El oferente debe aportar un mínimo de un (1) Líder en Gestión del Cambio, con grado académico mínimo en Maestría en Administración Proyectos, Maestría en Gerencia de Proyectos, Maestría en Administración de Empresas, Certificación PMP o similar, con experiencia en proyectos de gestión del cambio, debe contar con experiencia de al menos 5 años como profesional y participar de al menos 3 (tres) proyectos en los últimos 4 años, la experiencia regirá a partir de la fecha de obtención del primer título universitario de grado (bachillerato o licenciatura), independientemente de si el perfil se acredita mediante maestría o mediante certificación.

 

La experiencia de proyectos será acreditada mediante carta emita por la empresa que recibió el servicio donde certifican la entrega a satisfacción del proyecto, y debe incluir la siguiente información:

 

• Membrete de la institución o empresa que la extiende.
• Nombre de la empresa o institución que la extiende (si está en el membrete no hace falta este punto).
• Teléfono(s) de la empresa.
• Dirección electrónica de la empresa.
• Descripción de los servicios suministrados.
• Periodo (fechas inicio y fin) en que se llevó a cabo el servicio brindado.
• Hay que especificar que los servicios fueron recibidos a entera satisfacción por parte del cliente
• Nombre, firma y cargo de la persona que extiende la certificación.

 

El Patronato Nacional de la Infancia se reserva el derecho de verificar por los medios que considere oportunos, la experiencia referida en las cartas aportadas.

 

Este recurso deberá cumplir con la totalidad de las siguientes certificaciones:

 

• Certificación Scrum Master Professional Certificate
• Agile Coach Professional Certificate
• ISO/IEC 27001:2022 Lead Auditor
• HCMBOK 3G Practitioner (Human Change Management Institute)
• HCMP 3G Expert Professional (Human Change Management Institute)
• Maestría en Transformación Digital

 

Especialista en Recursos Humanos: El oferente debe aportar un mínimo de un especialista en recursos humanos, con grado académico mínimo bachillerato en administración de empresas, administración de negocios, gerencia de recursos humanos o similar, con experiencia en proyectos de sistemas de recursos humanos, debe contar con experiencia de al menos 3 años como profesional y participar de al menos 3 (tres) proyectos en los últimos 4 años, la experiencia regirá a partir de la fecha de obtención del primer título universitario de grado (bachillerato o licenciatura).

La experiencia de proyectos será acreditada mediante carta emita por la empresa que recibió el servicio donde certifican la entrega a satisfacción del proyecto, y debe incluir la siguiente información:

 

• Membrete de la institución o empresa que la extiende.
• Nombre de la empresa o institución que la extiende (si está en el membrete no hace falta este punto).
• Teléfono(s) de la empresa.
• Dirección electrónica de la empresa.
• Descripción de los servicios suministrados.
• Periodo (fechas inicio y fin) en que se llevó a cabo el servicio brindado.
• Hay que especificar que los servicios fueron recibidos a entera satisfacción por parte del cliente
• Nombre, firma y cargo de la persona que extiende la certificación.

El Patronato Nacional de la Infancia se reserva el derecho de verificar por los medios que considere oportunos, la experiencia referida en las cartas aportadas.

 

Este profesional deberá cumplir con la totalidad de las siguientes certificaciones:

 

• Scrum Master Professional Certificate
• Agile Coach Professional Certificate
• Agile HR Certified Professional

 

Nota aclaratoria:

El proyecto ERP objeto de la licitación comprende actividades de alta complejidad técnica y funcional, entre ellas levantamiento de requerimientos, configuración, parametrización, desarrollo de componentes adicionales, integración con sistemas internos y externos, pruebas, migración de datos, capacitación, puesta en producción, soporte técnico y mantenimiento evolutivo. Conforme a la Ley N.° 9986, la Administración está obligada a estructurar el procedimiento de modo que la futura ejecución contractual sea viable y satisfaga adecuadamente la necesidad pública; y el Reglamento le permite exigir acreditaciones objetivas de capacidad cuando estas guarden relación con la correcta prestación del servicio. De ahí que los requisitos del equipo técnico no constituyan un exceso, sino una manifestación legítima del deber de prevención y diligencia reforzada en contratos de alta criticidad.

 

• Levantamiento de requerimientos.
• Configuración.
• Parametrización.
• Desarrollo de componentes adicionales.
• Integración con sistemas internos y externos.
• Pruebas funcionales.
• Pruebas de aceptación de usuario.
• Migración de datos.
• Capacitación.
• Puesta en producción.
• Soporte técnico.
• Mantenimiento evolutivo.
• Aseguramiento de calidad.
• Continuidad operativa.

Por tanto, la Administración debe asegurarse de que el contratista cuente con un equipo técnico idóneo, con formación, experiencia y certificaciones que respalden su capacidad de ejecución.

 

Declaraciones Juradas

 

1. Integración total de los módulos funcionales:

 

Para demostrar lo indicado en el punto 7 “Integración total de los módulos funcionales” del apartado Especificaciones Técnicas, el oferente deberá presentar una declaración jurada que respalde la unicidad e integración tecnológica de la solución ofertada.

 

1. Adaptación a la legislación costarricense:

 

Para acreditar lo indicado en el punto 9 “Cumplimiento normativo y actualización automática” del apartado Especificaciones Técnicas, el oferente deberá presentar una declaración jurada que certifique que la solución cumple con todos los requerimientos normativos nacionales vigentes.

 

1. Presencia local y soporte técnico:

 

Para demostrar lo indicado en el punto 14 “Mesa de servicio y soporte técnico” del apartado Especificaciones Técnicas, el oferente deberá presentar una declaración jurada que confirme la existencia de la infraestructura local, el equipo técnico designado y los medios de atención disponibles en territorio nacional.

NOTA: Cualquier información que se omita por error involuntario en esta sección, el oferente deberá corroborarla con los documentos adjuntos en el expediente electrónico.

1. Descripción del objeto contractual, especificaciones técnicas y características del servicio.

Se requiere una Partida, con 2 líneas específicas:

 

Línea 1:  Operación anual del Servicio Administrado ERP (Implementación + Operación del Servicio)

 

 

Esta contratación tiene como objeto la adquisición de un servicio de software en modalidad SaaS (Software como Servicio) en la nube, llave en mano, que provea una solución integral de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) para PANI, abarcando las áreas de gestión administrativa, financiera y recursos humanos, con acceso a información integrada a nivel organizacional.

 

La presente contratación se estructura bajo un esquema de ejecución por fases, claramente diferenciadas, pero comprendidas dentro de una única línea contractual, con el fin de que los oferentes dimensionen adecuadamente los tiempos, recursos, esfuerzo técnico y económico requeridos.

 

Las fases que conforman el Servicio Administrado ERP son las siguientes:

 

Fase I – Implementación del ERP (Precio global pago según entregables)

 

Corresponde al conjunto de actividades necesarias para la puesta en producción de la solución ERP, incluyendo planificación, análisis, configuración, parametrización, desarrollos específicos, integraciones, migración de datos, pruebas, capacitaciones, estabilización, documentación técnica y cierre formal de la implementación.

 

Esta fase se ejecutará conforme al cronograma contractual definido en las Etapas 1 a la 4 y concluirá únicamente con la aceptación formal del sistema por parte del PANI mediante el acta de cierre de implementación.

Fase II – Operación del Servicio Administrado ERP (Precio pago mensual)

 

Inicia una vez concluida y aceptada formalmente la Fase de Implementación y corresponde a la prestación continua del servicio ERP en ambiente productivo, bajo la modalidad de Servicio Administrado, incluyendo soporte, mantenimiento, monitoreo, seguridad, respaldo, cumplimiento de niveles de servicio (SLA) y demás obligaciones operativas establecidas en el pliego.

 

Esta fase se ejecutará conforme a la Etapa 5 del cronograma contractual y su duración

corresponderá al remanente del plazo total de ciento veinte (120) meses naturales de vigencia del contrato, una vez concluida la Fase I, conforme a la nota aclaratoria siguiente.

 

El oferente deberá dimensionar y presentar de forma diferenciada cada fase, indicando de manera clara los recursos asignados, tiempos de ejecución, entregables y costos asociados, de conformidad con el cronograma definido por la Administración.

 

Nota aclaratoria:

 

Dentro de esa vigencia total de diez años, el contrato se estructura en dos fases secuenciales y diferenciadas: la Fase I — Implementación del ERP, que

comprende todas las actividades necesarias para la puesta en producción de la solución y tendrá una duración máxima de doce (12) meses naturales contados a partir de la orden de inicio, y la Fase II — Operación del Servicio Administrado ERP, que inicia inmediatamente después de la emisión del acta de cierre de implementación y cuya duración será la que reste del plazo total de diez años luego de concluida la Fase I, de manera que la duración de la Fase II nunca podrá exceder la diferencia entre ciento veinte (120) meses naturales y el tiempo efectivamente utilizado en la Fase I. El tiempo efectivamente utilizado en la Fase I forma parte de la vigencia total del contrato y no se adiciona al plazo de diez años.

 

Para efectos de total claridad: la sumatoria del tiempo de la Fase I más el tiempo de la Fase II nunca podrá superar los ciento veinte (120) meses naturales, equivalentes a los diez (10) años de vigencia total del contrato autorizados mediante el acuerdo de Junta Directiva antes citado. Cualquier referencia en el pliego de condiciones, en los formularios de SICOP o en documentos anteriores que indique una vigencia de un año con prórroga de nueve años, o que sugiera que la Fase de Implementación constituye un período adicional o separado del plazo contractual, debe entenderse sustituida por la presente aclaración, que es el texto que prevalece en caso de discrepancia.

 

ALCANCE DEL SERVICIO ADMINISTRADO

 

·         El Patronato Nacional de la Infancia (PANI) requiere la contratación de una solución integral de tipo Servicio Administrado, llave en mano, que proporcione una plataforma ERP en la nube, o en su defecto, una solución SaaS (Software como Servicio) que permita la planificación y gestión de recursos institucionales en línea, integrando los procesos de administración financiera, presupuestaria, contable, de recursos humanos y adquisiciones.

 

·         La solución deberá incluir todo el licenciamiento requerido, tanto del sistema operativo de los servidores, bases de datos, ERP, así como los servicios de mantenimiento, soporte técnico, actualizaciones, respaldo y recuperación de información.

 

·         El oferente deberá garantizar la operación continua del servicio 24/7 los 365 días del año durante la Fase II – Operación del Servicio Administrado ERP, una vez concluida la implementación y aceptada formalmente por el PANI, incluyendo un sistema de monitoreo, seguridad, disponibilidad y cumplimiento normativo, que asegure la funcionalidad del ERP durante todo el plazo contractual. Adicionalmente, la propuesta técnica y económica deberá contemplar todos los elementos necesarios para la correcta operación, administración y sostenibilidad del servicio, bajo la modalidad de servicio administrado, en cumplimiento con los estándares de calidad, seguridad de la información y normativas aplicables al sector público costarricense.

 

·         Las funcionalidades del sistema ERP incluidas dentro del servicio serán parametrizadas conforme al análisis integral del entorno operativo, técnico y normativo del PANI, durante la Fase I – Implementación del ERP, conforme a las etapas y plazos definidos en el cronograma contractual. Dicha parametrización garantizará que cada módulo contratado funcione de manera alineada con los procesos institucionales, asegurando la operatividad continua, la seguridad de la información, la trazabilidad de los datos y la usabilidad efectiva por parte de los usuarios finales. Asimismo, el proceso se orientará a optimizar el desempeño del sistema, la interoperabilidad con las herramientas existentes y la adaptación a los requerimientos funcionales de las distintas áreas institucionales, dentro de un entorno amigable, confiable y acorde con los estándares técnicos y de control interno vigentes.

 

·         Se garantiza al Patronato Nacional de la Infancia (PANI) la vigencia funcional y operativa durante la Fase II – Operación del Servicio Administrado ERP, por el plazo remanente de la vigencia total de diez (10) años del contrato, conforme a lo establecido al acuerdo emitido por la Junta Directiva. Esta garantía comprende el mantenimiento de la funcionalidad, disponibilidad, soporte técnico y continuidad del servicio dentro del periodo indicado, asegurando su operación estable y conforme a los estándares y requerimientos institucionales establecidos.

 

·         Las condiciones técnicas del servicio serán objeto de monitoreo continuo durante toda su etapa de operación, por parte del Patronato Nacional de la Infancia (PANI) y del adjudicatario, conforme a los mecanismos de control y seguimiento establecidos. El adjudicatario deberá ejecutar de manera oportuna todas las acciones preventivas, correctivas y evolutivas necesarias para garantizar el correcto funcionamiento del servicio, la disponibilidad de la plataforma y la integración segura y confiable de la información institucional, dentro de los plazos definidos para la implementación, puesta en marcha y operación. Asimismo, deberá asegurar la consistencia, integridad y trazabilidad de los datos, así como la compatibilidad con los entornos tecnológicos y normativos del PANI, en cumplimiento de los estándares de calidad, seguridad y continuidad operativa establecidos por la institución.

 

·         El servicio y los módulos contratados del sistema ERP deberán cumplir con la normativa legal, técnica y contable vigente que rige al Estado costarricense y sus instituciones públicas, asegurando la correcta gestión financiera, presupuestaria, administrativa y de recursos humanos dentro del entorno institucional. En particular, el sistema deberá soportar las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), adoptadas oficialmente por la Contaduría Nacional del Ministerio de Hacienda, así como garantizar su integración con las disposiciones establecidas en la Ley N.° 8131 (Administración Financiera y Presupuestos Públicos), la Ley N.° 8292 (Control Interno), la Ley N.° 10159 (Ley Marco de Empleo Público), el Código de Trabajo, las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) y los lineamientos del MICITT en materia de seguridad, interoperabilidad y gobierno digital. El adjudicatario deberá asegurar que las funcionalidades, reportes e integraciones del ERP reflejen de forma íntegra y trazable el cumplimiento de estas disposiciones, garantizando la transparencia, la seguridad de la información y la sostenibilidad operativa en la gestión institucional.

 

·         El servicio deberá contar con la capacidad de integración e interoperabilidad con los sistemas institucionales del PANI y con las plataformas del Gobierno de Costa Rica relacionadas con los procesos de gestión financiera, adquisiciones y recursos humanos, mediante el uso de servicios web (APIs) basados en estándares abiertos y seguros. Estas integraciones deberán garantizar la compatibilidad técnica, la integridad y trazabilidad de la información, cumpliendo con los lineamientos de interoperabilidad del Gobierno Digital, las políticas de seguridad de la información del PANI y las normas técnicas emitidas por el MICITT.

·         El servicio deberá permitir la integración automática y bidireccional con el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), de manera que los procesos de adquisición del PANI se gestionen directamente a través de dicha plataforma. Esta integración deberá garantizar la trazabilidad completa de las transacciones, la integridad y consistencia de la información, así como la reducción de tareas manuales mediante la alimentación automatizada de datos entre el ERP institucional y el SICOP, contribuyendo a una gestión más eficiente, transparente y alineada con las disposiciones del sistema nacional de compras públicas.

 

·         El servicio deberá cumplir con los más altos estándares de seguridad, accesibilidad y usabilidad, permitiendo a los usuarios institucionales acceder de forma fácil y segura desde cualquier oficina del PANI a través de Internet, mediante mecanismos de autenticación robusta con doble factor (MFA), control de roles y privilegios, y cifrado extremo a extremo (HTTPS/TLS) que garanticen la trazabilidad, integridad y confidencialidad de la información. La plataforma deberá contar con una interfaz intuitiva, responsiva y de alta usabilidad, que facilite la operación y reduzca procesos manuales, todo en conformidad con las políticas de seguridad del PANI, los lineamientos del MICITT y las mejores prácticas internacionales de ciberseguridad, como ISO/IEC 27001, OWASP y NIST.

 

·         El servicio deberá contemplar un dimensionamiento de almacenamiento estimado con base en las condiciones actuales del PANI, el cual podrá ajustarse de manera escalable durante el período de operación conforme aumente la cantidad de datos generados, sin representar costos adicionales para la institución.

 

Actualmente, la base de datos institucional cuenta con un tamaño aproximado de 500 GB. No obstante, la institución definirá un alcance específico de información a migrar al nuevo ERP, conforme a criterios funcionales y operativos previamente establecidos. En este sentido, se realizará un proceso de depuración y segmentación de los datos, de manera que únicamente se traslade al nuevo entorno la información necesaria para la operación, considerando un corte definido y el correspondiente levantamiento de saldos.

 

El resto de la información histórica no migrada deberá permanecer disponible en un esquema de consulta, mediante el visor de información histórica, garantizando en todo momento la integridad, consistencia y trazabilidad de los datos. Este enfoque permitirá asegurar la continuidad operativa en el nuevo sistema, así como la preservación y acceso a los registros históricos relevantes.

 

·         El servicio deberá incluir e implementar una metodología formal de administración y gestión de respaldos de datos, ejecutada sobre el servicio de almacenamiento contratado, conforme a las políticas y procedimientos institucionales. Dicha metodología deberá alinearse con lo establecido en el apartado 10 del “Procedimiento de Respaldo, Recuperación y Pruebas de la Información del PANI”, garantizando la disponibilidad, integridad y trazabilidad de las copias de seguridad de las bases de datos institucionales. Además, el adjudicatario deberá asegurar la automatización de las rutinas de respaldo, verificación periódica de su validez y capacidad de restauración, así como la documentación de los procesos y controles aplicados, en cumplimiento con los lineamientos de seguridad de la información y control interno del PANI.

 

·         El servicio deberá estar diseñado, desarrollado y probado para operar de manera óptima, estable y segura en los principales navegadores web, incluyendo Google Chrome, Microsoft Edge y Safari, garantizando la compatibilidad, rendimiento y visualización uniforme de todas las funcionalidades. Asimismo, deberá cumplir con los estándares internacionales de accesibilidad, seguridad y usabilidad (W3C, OWASP), asegurando una experiencia de usuario consistente y el funcionamiento adecuado de la plataforma en los diferentes entornos tecnológicos institucionales.

 

·         El servicio deberá incorporar un sistema de monitoreo continuo de la disponibilidad de la solución, 24/7 los 365 días del año, durante toda la vigencia del contrato. Dicho monitoreo deberá incluir verificaciones de estado y rendimiento, generación de registros (logs) y métricas, así como alertas automáticas ante fallas, degradaciones o eventos críticos. Las notificaciones se enviarán de forma inmediata a las cuentas de correo electrónico de los administradores del sistema designados por el PANI, con umbrales configurables, detalle técnico del incidente y trazabilidad de las acciones ejecutadas hasta su cierre. Adicionalmente, el adjudicatario deberá poner a disposición tableros de control y reportes periódicos que evidencien la disponibilidad, tiempos de respuesta e incidentes atendidos, para efectos de seguimiento, auditoría y control interno.

• El servicio, de tipo Software como Servicio (SaaS) y basado en una solución 100% web, deberá ser garantizado plenamente por el adjudicatario durante toda la vigencia del contrato, asegurando su operación continua, disponibilidad, soporte técnico y mantenimiento integral. Asimismo, el adjudicatario deberá mantener actualizada la plataforma, sus componentes y medidas de seguridad, garantizando un desempeño óptimo, accesibilidad permanente y cumplimiento de los niveles de servicio (SLA) acordados, sin interrupciones que afecten la gestión institucional del PANI.

·         El adjudicatario deberá implementar y mantener medidas de seguridad, protección y continuidad operativa que salvaguarden todos los elementos que soportan el servicio, incluyendo infraestructura, datos, redes y componentes asociados. Estas medidas deberán garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información, así como la recuperación oportuna ante incidentes que puedan afectar la prestación del servicio. Asimismo, el adjudicatario será responsable de cumplir con los niveles de servicio (SLA) definidos en el pliego, aplicando controles preventivos, correctivos y de monitoreo continuo que aseguren la operación estable y segura del sistema durante toda la vigencia del contrato.

 

·         Residencia del personal profesional y de soporte:

 

Todos los profesionales, especialistas, técnicos y demás personal que el contratista proponga y asigne para la ejecución del objeto contractual, incluyendo el equipo de implementación, configuración, desarrollo, integración, migración, administración, gestión del proyecto, soporte técnico y funcional, deberán tener residencia habitual en la República de Costa Rica durante todo el período de ejecución de las actividades que les correspondan.

Esta condición será aplicable, como mínimo, a todos los profesionales y especialistas solicitados como parte del equipo de trabajo, así como al personal encargado de brindar los servicios de soporte técnico y funcional de la solución ERP.

El contratista deberá garantizar que el personal asignado pueda prestar los servicios requeridos desde Costa Rica y atender oportunamente las actividades presenciales que la Institución determine necesarias, de acuerdo con las condiciones, niveles de servicio (SLA), horarios de atención y demás requerimientos establecidos en el presente contrato.

En caso de sustitución o incorporación de personal durante la ejecución contractual, el nuevo recurso deberá cumplir igualmente con el requisito de residencia en Costa Rica y con los demás requisitos de formación, experiencia y perfil profesional establecidos para el puesto correspondiente.

El contratista deberá presentar, cuando sea requerido por la Institución, la documentación o evidencia necesaria que permita verificar el cumplimiento de este requisito.

 

·         En caso de que el Servicio Administrado experimente una afectación parcial o total, el adjudicatario será responsable de restablecer la operación completa del servicio dentro de los plazos y niveles de servicio (SLA) definidos en este pliego, garantizando la continuidad de los procesos institucionales. Asimismo, deberá entregar al PANI toda la documentación técnica y de configuración utilizada durante el proceso de recuperación y restablecimiento del sistema, incluyendo registros de incidentes, acciones ejecutadas, respaldos aplicados y validaciones posteriores, con el fin de asegurar la trazabilidad, transparencia y control interno sobre las acciones realizadas y la estabilidad del servicio posterior a la recuperación.

 

·         El oferente adjudicado deberá realizar la importación, migración y validación integral de los datos contenidos en el servicio ERP actualmente en operación, garantizando su integridad, consistencia y trazabilidad durante todo el proceso, con el fin de asegurar una implementación completa, funcional y libre de pérdida de información en el nuevo ERP a contratar. Asimismo, deberá desarrollar e implementar un visor de información histórico, que permita la consulta estructurada y segura de los datos provenientes de sistemas anteriores del PANI, preservando el acceso a la información institucional y facilitando la continuidad operativa, auditoría y toma de decisiones sobre registros históricos relevantes.

 

·         Al finalizar el contrato o la operación del servicio, el oferente adjudicado estará en la obligación de entregar al PANI la totalidad de la información, bases de datos y configuraciones generadas o administradas durante la vigencia del servicio, garantizando su integridad, trazabilidad y disponibilidad en formatos abiertos y reutilizables. Esta entrega deberá incluir todas las copias de respaldo, documentación técnica y credenciales necesarias para asegurar la continuidad operativa, la conservación del patrimonio digital institucional y la soberanía de los datos, conforme a las políticas de seguridad de la información y a la normativa vigente aplicable al sector público costarricense.

 

El oferente adjudicado deberá presentar un informe mensual de operación que contenga, de forma detallada, los incidentes reportados y su estado de atención, los requerimientos gestionados, las acciones preventivas o correctivas ejecutadas, el nivel de cumplimiento de los SLA, y el estado actual del servicio, así como cualquier otro dato relevante o recomendación técnica que contribuya a la mejora continua de la operación y pago de la factura mensual según servicio brindado. Dicho informe deberá ser remitido al Departamento de Tecnologías de Información del PANI dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, y servirá como insumo para el seguimiento, control y evaluación del desempeño del servicio administrado.

 

 

COMPONENTES DE LA SOLUCIÓN SAS REQUERIDA

 

Componentes de Servicio	Descripción del Servicio
Servicios de Infraestructura	El servicio deberá contemplar un Hosting Dedicado diseñado bajo una arquitectura de seguridad por capas, que asegure la protección integral de los componentes de infraestructura, bases de datos y aplicativos que conforman la solución ERP. La arquitectura deberá incluir ambientes segregados y controlados, con servidores dedicados para producción, desarrollo y aseguramiento de la calidad (QA), garantizando la independencia operativa, integridad de la información y trazabilidad de los cambios. Asimismo, el servicio deberá incorporar réplicas de menor capacidad destinadas específicamente a las pruebas funcionales, de rendimiento y validación de versiones, permitiendo realizar ensayos controlados antes de la liberación en el entorno productivo. El oferente adjudicado deberá asegurar que la infraestructura cumpla con los principios de disponibilidad, confidencialidad y resiliencia, aplicando controles de seguridad física y lógica, monitoreo continuo y respaldo de datos, conforme a los estándares internacionales de gestión y seguridad de la información (ISO/IEC 27001, ISO/IEC 22301, NIST) y las políticas institucionales del PANI.
Servicios de Plataforma	Instalación, configuración y administración integral de los sistemas operativos, motores de bases de datos y demás componentes de software necesarios para el correcto funcionamiento de las aplicaciones que soportan la solución ERP. El oferente adjudicado será responsable de proveer y mantener vigente todo el licenciamiento requerido, garantizando la compatibilidad, estabilidad y seguridad del entorno tecnológico durante toda la vigencia del contrato. Asimismo, deberá asegurar la actualización periódica de los sistemas, la aplicación de parches de seguridad, y la optimización del rendimiento de los servidores y bases de datos, conforme a las buenas prácticas internacionales en administración de plataformas tecnológicas (ITIL, ISO/IEC 20000, ISO/IEC 27001) y las políticas de seguridad de la información del PANI.
Servicios de Software	El servicio ERP bajo modalidad SaaS (Software como Servicio) deberá incluir, como parte integral de su alcance, todos los módulos funcionales y componentes técnicos necesarios para la gestión administrativa, financiera, presupuestaria y de recursos humanos del Patronato Nacional de la Infancia (PANI), conforme al detalle establecido en el Anexo Técnico correspondiente. Cada módulo deberá estar plenamente integrado dentro de la plataforma ERP, en los términos del apartado “Integración total de los módulos funcionales”, permitiendo la interoperabilidad de los procesos, la trazabilidad de la información y la automatización de los flujos de trabajo. Asimismo, deberán contemplarse las funcionalidades específicas definidas en el Anexo, garantizando la coherencia operativa, seguridad, disponibilidad y escalabilidad del servicio durante toda la vigencia del contrato.

 

 

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

 

El oferente deberá presentar de manera detallada las características técnicas, funcionales y de operación de la solución ERP ofertada, conforme con las especificaciones descritas en el objeto y alcance de la licitación, incluyendo toda la documentación técnica, manuales, certificaciones y referencias que sustenten el cumplimiento de los requerimientos institucionales y las normativas vigentes del Estado costarricense:

 

1.   Naturaleza del servicio

El sistema ERP deberá implementarse bajo la metodología SaaS (Software as a Service), de forma que el PANI no incurra en costos de infraestructura física o licenciamiento de hardware, beneficiándose de una infraestructura optimizada, escalable y segura, con acceso remoto confiable, garantizando el cumplimiento de las políticas institucionales, la Ley N.º 8968 (Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales), las Normas Técnicas de Control Interno de la Contraloría General de la República y los lineamientos del MICITT en materia de seguridad, interoperabilidad y gobierno digital.

 

2.   Infraestructura y disponibilidad

La infraestructura tecnológica deberá operar bajo un esquema de alta disponibilidad (High Availability), con redundancia y balanceo de carga, garantizando una operación continua 24/7 los 365 días del año.
Deberá contar con mecanismos automáticos de respaldo, recuperación y monitoreo proactivo, con tiempos de respuesta definidos según los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) establecidos contractualmente.

 

 

3.   Respaldo, recuperación y retención de información

El servicio deberá incluir procedimientos de respaldo continuo y recuperación de datos para todas las transacciones del sistema, mediante un esquema de retención mínima de siete (7) días, con registros verificables de respaldo y restauración.

Asimismo, deberá conservar, migrar, registros históricos de transacciones, movimientos y datos contables de años anteriores, permitiendo su consulta, auditoría y trazabilidad completa.

 

4.   Control de procesos y trazabilidad

Todos los movimientos, transacciones y acciones del sistema deberán ser auditables y trazables.

 

Los documentos anulados deberán registrar automáticamente la razón de anulación, la fecha, hora y usuario responsable, conservando un historial no editable conforme a las normas de control interno institucional y auditoría.

 

5.   Documentación técnica y manuales

El oferente deberá proporcionar documentación digital completa sobre la operación del sistema, incluyendo manuales técnicos, de usuario y de administración, así como procedimientos de configuración, respaldo, recuperación y mantenimiento.

Esta documentación deberá mantenerse actualizada y accesible durante toda la vigencia del contrato.

 

 

6.   Integración total de los módulos funcionales

a)      Núcleo ERP. Los módulos que conforman el núcleo ERP deberán estar plenamente integrados, en línea y operar de forma unificada, soportados sobre un único modelo de datos, arquitectura y fabricante. Conforman el núcleo ERP todos los módulos descritos en los apartados 2, 3 y 4 del Anexo 1 – Términos de Referencia, con excepción de los indicados en el inciso b). No se aceptarán soluciones en que el núcleo ERP esté conformado por productos de distintos fabricantes, ni en que alguno de sus módulos dependa de integraciones parciales para su operación.

b) Componentes complementarios. Las funcionalidades descritas en los apartados 2.10  (Facturación Electrónica), 2.18 (Herramienta de Inteligencia de Negocios), 4.2  (Notificaciones) y 4.4 (Firma Digital) del Anexo 1 podrán ser provistas por el fabricante del núcleo ERP o mediante componentes, plataformas o servicios de terceros, siempre que se cumplan de forma concurrente las siguientes condiciones:

1)      Que se integren con el núcleo ERP mediante interfaces documentadas y soportadas, sin intervención manual en el intercambio de información;

2)      Que no dupliquen ni sustituyan información o funciones de los módulos del núcleo ERP;

3)      Que su indisponibilidad no comprometa la integridad de la información ni la disponibilidad del núcleo ERP;

4)      Que cumplan los mismos requisitos de seguridad, disponibilidad y niveles de servicio del pliego; y

5)      Que el contratista asuma responsabilidad integral frente al PANI por su funcionamiento, integración, soporte, actualización y continuidad. El oferente deberá identificar en su oferta cada componente de tercero, su fabricante, la funcionalidad del Anexo 1 que atiende y el mecanismo de integración con el núcleo ERP.

c) La solución, en su conjunto, deberá garantizar la coherencia de la información, la

trazabilidad de los procesos y la estabilidad del sistema.

7.   Uso de herramientas de Inteligencia Artificial

 

El contratista podrá y deberá, cuando resulte técnica y operativamente conveniente, incorporar herramientas de Inteligencia Artificial (IA) y asistentes de desarrollo basados en IA como mecanismos de apoyo a las actividades de ingeniería de software, incluyendo, entre otras, generación y refactorización de código, asistencia en la elaboración de pruebas, análisis estático y revisión de código, detección de errores, documentación técnica, análisis de vulnerabilidades y apoyo en la resolución de incidencias.

 

El uso de herramientas de Inteligencia Artificial deberá realizarse bajo supervisión y responsabilidad de profesionales competentes, quienes deberán validar la exactitud, calidad, seguridad, licenciamiento y adecuación del código, configuraciones, documentación o cualquier otro artefacto generado o asistido mediante dichas herramientas. El uso de IA no eximirá al contratista de su responsabilidad contractual sobre la calidad, seguridad, funcionamiento y mantenibilidad de los productos entregados.

 

Cuando se utilicen herramientas de IA para apoyar actividades relacionadas con el desarrollo, configuración, personalización o mantenimiento de la solución, el contratista deberá garantizar que la información institucional, datos personales, información confidencial, credenciales, código fuente propietario y demás información sensible de la Institución no sean ingresados o expuestos en servicios de IA públicos o de terceros sin la autorización previa y expresa de la Institución y sin que se hayan implementado las medidas de seguridad y protección de la información correspondientes.

 

El contratista deberá documentar, cuando sea solicitado por la Institución, las metodologías, herramientas y prácticas utilizadas para el desarrollo y mantenimiento de los componentes de software, incluyendo aquellas relacionadas con automatización e Inteligencia Artificial, así como los mecanismos de revisión y validación aplicados para garantizar la calidad y seguridad de los entregables.

 

La Institución podrá solicitar evidencia del cumplimiento de estas prácticas durante la ejecución contractual, incluyendo, cuando corresponda, documentación de procesos, reportes de calidad, resultados de pruebas, métricas de desarrollo, evidencias de control de versiones, registros de cambios y demás elementos que permitan verificar la aplicación efectiva de las prácticas de ingeniería de software establecidas.

 

 

8.   Actualizaciones y control de versiones

El sistema deberá recibir actualizaciones periódicas en su versión más estable, que incorporen mejoras funcionales, de rendimiento y de seguridad, sin afectar la continuidad operativa.

El contratista deberá documentar y comunicar todos los cambios realizados, incluyendo un control de versiones tanto del software como de los manuales técnicos y de usuario.

 

9.   Cumplimiento normativo y actualización automática

 

La solución ofertada deberá estar plenamente adaptada y alineada con la normativa vigente en Costa Rica, incluyendo, pero no limitándose a, la legislación financiera, contable, presupuestaria, de contratación administrativa y laboral, así como con los estándares de información y control establecidos por la Contraloría General de la República (CGR), el Ministerio de Hacienda, el MICITT y la Ley General de Control Interno (N.° 8292).

 

La solución deberá garantizar la generación automática de reportes y procesos conforme a las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NIC-SP) y la Ley Marco de Empleo Público (N.° 10159), entre otras disposiciones regulatorias aplicables.

 

El sistema deberá incluir todos los reportes, formularios y procesos exigidos por la normativa nacional, tales como los requeridos por la Contraloría General de la República, el Ministerio de Hacienda y el MICITT.

En caso de que existan actualizaciones legales, contables o normativas que modifiquen procedimientos establecidos, el adjudicatario deberá incorporar dichos cambios sin costo adicional para el PANI, garantizando la continuidad del cumplimiento regulatorio.

 

10.     Reportes e interoperabilidad

 

El sistema deberá permitir la generación, impresión y exportación de reportes en múltiples formatos, al menos: Microsoft Excel, JSON, TXT, PDF y HTML.
Todos los reportes deberán contar con filtros dinámicos, gráficos y parámetros de búsqueda avanzada que faciliten el acceso rápido y preciso a la información institucional.

Asimismo, deberá permitir la interoperabilidad con sistemas institucionales y gubernamentales (como SICOP, Delphos y plataformas existentes en el PANI) mediante APIs o Web Services seguros, asegurando la trazabilidad y consistencia de los datos compartidos.

 

Se requiere, además, que el nuevo sistema tenga dashboards que muestre la información como widgets que incluyen gráficos, tablas y otros elementos visuales que detallen la información en tiempo real y los datos históricos. Estos pueden abarcar diversos aspectos de la organización, como información laboral, vacaciones, activos, mi equipo de trabajo, estados financieros, partidas presupuestarias, entre otros.

 

11.      Accesibilidad y seguridad de acceso

El sistema deberá ser 100% web, con un portal único de ingreso que permita personalizar el acceso según el perfil del usuario, conforme a las políticas de seguridad y control de acceso del PANI.

El ingreso se realizará mediante un navegador estándar (Chrome, Edge, Safari o equivalentes) sin requerir complementos externos ni virtualización, garantizando la portabilidad y facilidad de uso desde cualquier equipo conectado a Internet o la red institucional.

Deberá incluir doble factor de autenticación (MFA), roles de acceso jerárquicos y cifrado extremo a extremo (HTTPS/TLS).

 

12.      Ambientes de operación

La solución deberá contar con al menos dos ambientes diferenciados:

·         Ambiente productivo: para la operación real y diaria del sistema.

·         Ambiente de pruebas (QA): para realizar validaciones, simulaciones y capacitaciones, actualizado periódicamente y coordinado con el PANI.

Este entorno deberá ser idéntico en configuración y funcionalidades al productivo, permitiendo realizar pruebas de procesos antes de su liberación definitiva.

 

13.      Requisitos de la Plataforma de TI en la Nube

·         El proveedor de servicios en la Nube debe garantizar soporte local, por lo tanto, para verificar el cumplimiento de lo solicitado, el oferente deberá aportar carta del proveedor de servicios en la Nube que valide lo solicitado.

·         El proveedor de servicios de Nube debe contar con las siguientes certificaciones: ISO 9001:2015, ISO 20000, ISO 27001, CSA STAR. Para verificar el cumplimiento de lo solicitado, el oferente deberá aportar las certificaciones del proveedor de servicios de nube, según se indicó.

 

14.      Mesa de servicio y soporte técnico

El contratista deberá contar con presencia local directa en Costa Rica, con oficinas físicas y personal técnico especializado autorizado para brindar soporte en idioma español.

Deberá disponer de un equipo de soporte autorizado y certificado para la atención de incidencias, tanto de forma remota como presencial, y con la capacidad de desplazamiento inmediato a las instalaciones del PANI ante cualquier situación crítica o que requiera atención en sitio.

 

El contratista deberá disponer de una Mesa de Servicio Institucional (Help Desk) disponible durante el horario de operación, con canales múltiples de contacto (teléfono, correo electrónico y mensajería), y un tiempo de respuesta y resolución acorde con la criticidad del incidente.

La atención de incidentes deberá gestionarse conforme a los niveles definidos en el SLA, registrando la trazabilidad completa del caso, desde su reporte hasta su cierre y validación.

 

 

 

 

 

 

 

Gestión de Incidentes

Componente Afectado	Nombre	Tiempo de Atención	Tiempo de Resolución
Aplicativo / Infraestructura		Registrar Categorizar/ Priorizar/ Escalar	Solución	Horario
	Crítico	120 min	5 horas efectivas proveedor del servicio	9x5 L-V 7 a.m a 4 p.m (Aplicativo Infraestructura Comunicación o sistemas vitales)
	No crítico	120 min	24 efectivas proveedor del servicio

 

• Crítico: El aplicativo no está operativo y no es posible aplicar una solución alterna. La operación está detenida, el problema está teniendo un grave impacto sobre su capacidad de continuar el desarrollo operativo del negocio.

 

• No crítico: El aplicativo está operativo, pero alguna de sus funcionalidades no puede continuar durante una cantidad razonable de tiempo antes de que el problema se vuelva crítico. Está disponible una solución alterna y resulta aceptable.

 

 

Gestión de Peticiones

 

Nombre	Tiempo de Atención		Tiempo de entrega		Horario
	Registrar / Categorizar / Priorizar / Escalar	Presentación, aprobación y presentación del dimensionamiento	Entrega	días
Petición de cambios	120 min	80 horas hábiles	Conforme indica plan de acción y aprobación	-	9x5 L-V 7 a.m a 4 p.m (Aplicativo)

 

·         Toda petición que implique un cambio o el desarrollo de nuevos requerimientos funcionales o técnicos en el sistema de información ofertado —con excepción de aquellos derivados de modificaciones legales o normativas de cumplimiento obligatorio— deberá ser justificada de manera completa, documentada y detallada por el área de negocio solicitante. La justificación deberá incluir el objetivo del cambio, su alcance funcional, impacto esperado y beneficios institucionales, con el fin de que el proveedor pueda evaluar preliminarmente su pertinencia, viabilidad técnica y operativa.

 

·         Una vez realizada esta validación preliminar, el proveedor deberá emitir un acuse de recibo formal, asignando la solicitud para su análisis técnico detallado, estimación de esfuerzo, cronograma y aprobación correspondiente, conforme a los procedimientos de control y trazabilidad definidos.

 

·         Es importante destacar que este procedimiento excluye las peticiones de consultoría o asesorías funcionales, las cuales deberán tramitarse mediante los mecanismos establecidos para servicios de apoyo técnico.

 

·         Asimismo, todo cambio, incluyendo aquellos derivados de disposiciones legales o reglamentarias, deberá ser implementado en un plazo máximo de tres (3) meses, contados a partir de la publicación, conceptualización y aprobación del cambio normativo, garantizando la actualización oportuna del sistema, la continuidad operativa y el cumplimiento institucional.

 

·       El sistema deberá ser modular, escalable e integral, de manera que todos sus módulos funcionales operen de forma interconectada y coherente dentro de una misma plataforma, garantizando la trazabilidad, interoperabilidad y consistencia de la información institucional. Cada módulo deberá compartir una misma base de datos y motor de procesos, evitando duplicidad de información y asegurando la integración total entre los diferentes componentes administrativos, financieros, presupuestarios, contables y de recursos humanos. Asimismo, la solución deberá contemplar la totalidad de los módulos descritos en el ANEXO 1 – Términos de Referencia ERP 2025, asegurando su implementación completa, interoperabilidad y funcionamiento armónico bajo los estándares de calidad, seguridad y desempeño requeridos por el Patronato Nacional de la Infancia (PANI).

 

15.   Confidencialidad

 

Durante la implementación de la solución de la plataforma de software, el contratista será corresponsable de la seguridad, integridad y accesibilidad de la información contenida en el proyecto. Por lo tanto, deberá asumir y aceptar cualquier situación anómala relacionada con la pérdida o daño de la información indicada. Además, deberá respetar lo que la ley establezca en materia de derechos de propiedad intelectual, protección de datos personales y protección de datos privados. Así como firmar un acuerdo de confidencialidad para cada integrante del equipo de trabajo que integre este proyecto.

Línea 2: Horas de Servicios profesionales por demanda

 

a)      Alcance. Comprende la atención de nuevos requerimientos que excedan el alcance  funcional del Anexo 1 – Términos de Referencia, la integración con sistemas que la Institución disponga o adquiera en el futuro y que no estén identificados en el pliego, y la asesoría o consultoría funcional especializada que solicite la Administración. No se atenderán con esta línea las brechas funcionales respecto de los requerimientos del Anexo 1, que forman parte del precio de la Línea 1, ni la atención de incidentes, el soporte y el mantenimiento incluidos en el servicio administrado.

b)     Forma de cotización. El oferente cotizará una tarifa única por hora, aplicable a cualquier perfil profesional que ejecute el servicio. Para efectos de comparación de ofertas, el monto de esta línea será el resultado de multiplicar la tarifa por hora ofertada por una cantidad referencial de ochocientas sesenta y cinco (865) horas anuales.

c)       Cantidad referencial. La cantidad de 865 horas anuales es estimada, se establece únicamente para efectos de comparación de ofertas y no constituye compromiso de consumo mínimo para la Administración.

d)     Ejecución y pago. Cada requerimiento se tramitará mediante solicitud de la Administración. El contratista presentará una estimación de horas, cronograma y entregables, que deberá ser aprobada por el Administrador del Contrato antes de iniciar la ejecución. Solo se pagarán las horas efectivamente ejecutadas y recibidas a satisfacción, sin exceder la estimación aprobada, facturadas por mes vencido con el detalle de horas por requerimiento. Las horas no consumidas no generarán pago alguno.

 

Este servicio se entregará de acuerdo con los Acuerdos de Nivel de Servicio detallados anteriormente.

 

 

Garantía Técnica

El servicio, de tipo Software como Servicio (SaaS) y basado en una solución 100% web, deberá ser garantizado plenamente por el adjudicatario durante toda la vigencia del contrato, asegurando un nivel mínimo de disponibilidad del 98.8% del tiempo de operación mensual, medido conforme a los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) establecidos.

El adjudicatario deberá implementar mecanismos de monitoreo continuo, redundancia de infraestructura y planes de recuperación ante fallos que aseguren la continuidad del servicio, la integridad de la información y la operatividad ininterrumpida del sistema ERP. Cualquier interrupción o degradación del servicio que afecte el cumplimiento del nivel de disponibilidad establecido deberá ser reportada, documentada y justificada formalmente, conforme a los procedimientos de control y seguimiento definidos por el Departamento de Tecnologías de Información del PANI.

Cronograma:

 

El cronograma contractual establece de forma expresa la separación entre la Fase de Implementación (Etapas 1 a 4) y la Fase de Operación del Servicio (Etapa 5). La Fase de Operación iniciará únicamente una vez concluida la implementación y emitida el acta de cierre correspondiente, conforme a la validación técnica y funcional realizada por el PANI.

El cronograma de la ejecución contractual es el siguiente:

 

Cronograma del Contrato
Etapa	Descripción	Duración	Resultados Esperados	Responsables
Orden de Inicio	Orden de inicio del contrato, donde comenzaran las labores propias de la planificación, planes de trabajo, cronogramas específicos, reuniones de entendimientos, conocimiento de entorno, configuraciones, implementaciones, pruebas y capacitaciones; según etapas posteriores.	Día hábil siguiente a la comunicación de la Orden de Compra por parte del Departamento de Proveeduría	Comunicación de Orden de Compra al Contratista por medio de Correo electrónico y por SICOP	Analista de contratación administrativa
Etapa 1 - Kick-Off y planeación del proyecto de implementación y primera fase de implementación	- Presentación del plan de trabajo y cronograma detallado.  - Configuración inicial del entorno ERP.  - Implementación y validación del módulo financiero-presupuestario.	1°-3° mes natural	Aprobación del plan de trabajo y acta de conformidad del primer módulo.	Fiscalizador de la contratación Jefaturas Funcionales Consultores del Contratista
Etapa 2 -segunda fase de implementación e integraciones	- Implementación de los módulos de Recursos Humanos, Contabilidad, Adquisiciones e Inventario.  - Integración con sistemas externos (SICOP, SIGAF, PowerApps, etc.).  - Validación funcional y operativa.	4°-6° Mes natural	Actas de conformidad y validaciones modulares.	Fiscalizador de la contratación Jefaturas Funcionales Consultores del Contratista
Etapa 3- Tercera fase de implementación, migraciones finales y pruebas integrales	- Implementación de módulos de Activos Fijos y Tesorería. -Desarrollo de brechas y nuevas funcionalidades. - Ejecución de pruebas integrales y migración de datos finales.	7°-9° Mes natural	Validación técnica y aceptación de módulos restantes.	Fiscalizador de la contratación Jefaturas Funcionales Consultores del Contratista
Etapa 4 - Estabilización, capacitaciones, documentación Técnica, Informe final y cierre de implementación	- Capacitaciones finales a usuarios.  - Estabilización y monitoreo post-implementación.  - Entrega de documentación técnica, informe final y acta de cierre.	10°- 12° Mes natural	Aprobación final del sistema y cierre del proyecto.	Fiscalizador de la contratación Jefaturas Funcionales Consultores del Contratista
Etapa 5 - Operación del servicio	Operación del Servicio del ERP	Remanente del plazo total de 120 meses naturales, una vez concluidas las Etapas 1 a 4.	Seguimientos de operación continua según SLA	Contratista adjudicado

NOTA: Cualquier información que se omita por error involuntario en esta sección, el oferente deberá corroborarla con los documentos adjuntos en el expediente electrónico.

El Patronato Nacional de la Infancia (en adelante PANI) le invita participar en la Licitación Mayor denominada “CONTRATACIÓN DE SERVICIO ADMINISTRADO DE SOFTWARE (SaaS) ERP”; por ende, publica el llamado a licitar el mismo, en el portal de SICOP.

 

El Patronato Nacional de la Infancia, en lo sucesivo denominado el PANI invita a participar en la presente licitación para la contratación del Servicio Administrado de Software ERP. La presente contratación se regirá por este pliego de condiciones, la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, así como el Reglamento Interno de Contratación Pública del PANI y demás leyes afines, las cuales se tienen por incorporadas y aceptadas por el proveedor con sólo el hecho de la presentación de su oferta.

 

1. Justificación

El presente apartado tiene como objetivo sustentar la adquisición de un sistema ERP en la nube, bajo la modalidad de servicio administrado, por un período de un año, con el fin de garantizar la continuidad operativa y la eficiencia en la gestión institucional del Patronato Nacional de la Infancia (PANI).

 

La necesidad de esta contratación se fundamenta en los lineamientos establecidos en el Plan Estratégico Institucional (PEI) 2024-2028 y el Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI) 2024-2028, los cuales destacan la transformación digital y la modernización tecnológica como ejes prioritarios para fortalecer la gestión administrativa, financiera y de recursos humanos, así como para optimizar los procesos internos y la rendición de cuentas institucional.

 

La implementación de un sistema ERP en la nube permitirá al PANI integrar sus procesos críticos en una única plataforma tecnológica, mejorar la interoperabilidad entre sistemas, garantizar la seguridad y trazabilidad de la información, y reducir riesgos operativos asociados a infraestructuras tecnológicas obsoletas. Además, esta solución contribuye directamente al cumplimiento del Eje Estratégico 4 del PEI: Gestión del Cambio e Innovación Institucional, promoviendo una administración pública más eficiente, transparente y basada en datos.

 

Problemática Actual:

 

El Patronato Nacional de la Infancia (PANI) enfrenta actualmente una serie de desafíos estructurales y tecnológicos que impactan directamente la eficiencia de la gestión institucional y la calidad de la información utilizada para la toma de decisiones.

 

El Plan Estratégico Institucional (PEI) 2024–2028 identifica como una de las principales debilidades institucionales la “Carencia de un sistema de información funcional, administrativo y técnico para la toma de decisiones”. Esta situación se refleja en diversos problemas operativos y estratégicos, entre los cuales destacan:

·                     Incertidumbre sobre la confiabilidad de los datos internos: La ausencia de procesos robustos de sistematización y análisis del quehacer institucional ha generado dudas sobre la veracidad y oportunidad de la información, afectando la toma de decisiones basada en evidencia.

·                     Pérdida de credibilidad ante la ciudadanía: La falta de mecanismos tecnológicos que faciliten una rendición de cuentas clara, verificable y participativa ha limitado la transparencia institucional, afectando la confianza pública en el PANI.

·                     Sistemas informáticos desactualizados o no alineados con las necesidades institucionales: Las herramientas actuales no permiten generar reportes estadísticos confiables ni realizar análisis integrales, lo que repercute en la eficiencia, seguimiento y evaluación de la gestión.

·                     Duplicidad de datos y procesos aislados: La inexistencia de una arquitectura tecnológica integrada provoca redundancia en la información, inconsistencias entre sistemas y dificultades para consolidar una visión global de la gestión institucional.

 

En conjunto, estas limitaciones evidencian la urgente necesidad de una plataforma tecnológica integral que permita modernizar los procesos administrativos, financieros, técnicos y operativos, fortaleciendo la capacidad de análisis, transparencia y gobernanza institucional del PANI.

 

Importancia de un Sistema ERP en la Nube:

 

La implementación de un sistema ERP en la nube, bajo la modalidad de servicio administrado, constituye una solución estratégica y sostenible para superar las deficiencias tecnológicas actuales y alinear la gestión institucional del PANI con los objetivos establecidos en el Plan Estratégico Institucional (PEI) 2024–2028 y el Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI) 2024–2028.

 

Este tipo de solución permite optimizar los recursos tecnológicos y humanos, fortalecer la toma de decisiones basada en datos y promover una gestión moderna, integrada y transparente. Entre sus principales ventajas se destacan:

 

·       Integración de la información: Centraliza los datos provenientes de las diferentes áreas institucionales, eliminando la duplicidad de registros y facilitando una visión unificada y estratégica de la gestión del PANI.

·       Automatización de procesos: Optimiza los flujos de trabajo administrativos, financieros y operativos, reduciendo tareas manuales, minimizando errores y mejorando los tiempos de respuesta.

·       Mejora en la toma de decisiones: Proporciona información precisa, oportuna y confiable, fortaleciendo la capacidad de análisis, planificación y control institucional.

·       Acceso remoto y seguro: Permite el acceso al sistema desde cualquier ubicación con conexión a Internet, bajo esquemas de autenticación segura, cifrado de datos y control de usuarios, garantizando la confidencialidad y protección de la información.

·       Reducción de costos operativos: Al ser una solución en la nube y administrada, elimina la necesidad de mantener infraestructura física local, reduce costos de mantenimiento y licenciamiento, y facilita la escalabilidad según las necesidades institucionales.

 

En conjunto, la adopción de un ERP en la nube permitirá al PANI fortalecer su gobernanza tecnológica, mejorar la eficiencia institucional, y avanzar hacia una gestión pública más ágil, transparente y orientada a resultados, en beneficio de la niñez y adolescencia del país.

 

Beneficios para el PANI:

 

La adquisición e implementación de un sistema ERP en la nube, bajo la modalidad de servicio administrado, representará una inversión estratégica que generará beneficios significativos y sostenibles para el Patronato Nacional de la Infancia (PANI), impactando positivamente la gestión administrativa, operativa y tecnológica de la institución. Entre los principales beneficios se destacan:

 

·         Mejora en la calidad y oportunidad de los servicios: La automatización de procesos, junto con la integración de la información institucional, permitirá agilizar los tiempos de respuesta, reducir errores y brindar servicios más eficientes, precisos y oportunos a la población beneficiaria.

·         Fortalecimiento de la transparencia y la rendición de cuentas: La centralización y trazabilidad de la información facilitará el acceso a datos confiables y verificables, promoviendo una gestión institucional más transparente y responsable, en cumplimiento con los principios de acceso a la información pública.

·         Optimización del uso de los recursos institucionales: La reducción de costos asociados a infraestructura, mantenimiento y licenciamiento permitirá optimizar los recursos financieros y técnicos, destinándolos a áreas de mayor impacto institucional.

·         Alineación con la Estrategia Nacional de Transformación Digital: La adopción de un ERP en la nube se enmarca dentro de la Estrategia de Transformación Digital, impulsada por el Gobierno de la República, contribuyendo al fortalecimiento del Gobierno Digital, la interoperabilidad institucional y la innovación pública.

 

En conjunto, estos beneficios permitirán al PANI modernizar su gestión, fortalecer la confianza ciudadana y consolidar una administración pública más eficiente, tecnológica y centrada en resultados, en concordancia con los objetivos establecidos en el PEI y PETI 2024–2028.

 

Justificación Financiera:

 

Desde una perspectiva financiera y de gestión institucional, la adquisición de un sistema ERP en la nube bajo la modalidad de servicio administrado constituye una decisión estratégica de inversión que permitirá optimizar la gestión financiera y operativa del Patronato Nacional de la Infancia (PANI), fortaleciendo el cumplimiento de sus objetivos estratégicos y misionales. Mismos indicados en la viabilidad indicada mediante PANI-GA-OF-1221-2025 y acuerdo de Junta Directiva PANI JD OF 364-2025.

 

La modalidad SaaS (Software como Servicio) elimina la necesidad de realizar inversiones en infraestructura tecnológica propia, tales como servidores, equipos de red o licencias perpetuas, generando un ahorro significativo en costos de capital. Adicionalmente, al tratarse de un servicio administrado, el proveedor asume las tareas de mantenimiento, soporte técnico y actualizaciones, lo cual libera al PANI de la gestión directa de personal especializado, reduce los costos operativos y garantiza la continuidad y estabilidad tecnológica.

Optimización de Recursos:

La implementación del sistema ERP en la nube permitirá una optimización sustancial de los recursos institucionales, al automatizar y centralizar procesos administrativos, financieros y presupuestarios, tales como:

• Gestión de compras, contabilidad, control presupuestario y tesorería, reduciendo tareas repetitivas y aumentando la productividad del personal.
• Integración de la información financiera en una única plataforma, facilitando la generación de reportes consolidados, análisis automatizados y una toma de decisiones más ágil y precisa.

 

Esto permitirá redirigir los esfuerzos humanos hacia actividades de mayor valor estratégico, fortaleciendo la eficiencia interna, el control financiero y la rendición de cuentas.

• La automatización de procesos administrativos y financieros, como la gestión de compras, la contabilidad y el control presupuestario, libera al personal de tareas repetitivas y le permite enfocarse en actividades de mayor valor estratégico.
• La integración de la información financiera en un único sistema facilita la generación de reportes y análisis, lo que agiliza la toma de decisiones y la planificación estratégica.

 

Alineación con la Planificación Estratégica:

La adquisición de este sistema se alinea plenamente con los lineamientos del Plan Estratégico Institucional (PEI) y el Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI) 2024–2028, particularmente con el Eje Estratégico 4: Gestión del Cambio e Innovación Institucional, que promueve la digitalización y modernización de los procesos institucionales. Así como la autorización por parte de Junta Directiva mediante PANI JD OF 364-2025.

Asimismo, contribuye al cumplimiento del Eje Estratégico 2 del PEI, orientado a mejorar la eficacia, eficiencia, pertinencia y calidad de los servicios públicos, mediante el uso de información confiable, oportuna y basada en evidencia para la toma de decisiones.

Retorno de la Inversión:

Aunque los beneficios financieros de un ERP en la nube no siempre se reflejan de manera inmediata en términos monetarios, el retorno de la inversión se evidencia a través de impactos tangibles en la gestión institucional, tales como:

·       Mayor eficiencia operativa y reducción de costos a largo plazo.

·       Decisiones estratégicas más informadas y efectivas, basadas en información actualizada y centralizada.

·       Mejora en la calidad, oportunidad y cobertura de los servicios institucionales, con un impacto social directo en la atención a la niñez y adolescencia.

·       Fortalecimiento de la imagen institucional y la confianza pública, a través de una gestión financiera moderna, transparente y eficiente.

 

En conjunto, la adquisición de un ERP en la nube representa una inversión estratégica en transformación digital, orientada a consolidar una institución más eficiente, innovadora y alineada con las políticas nacionales de modernización del Estado costarricense.

 

Justificación Funcional:

 

La gestión eficiente de los recursos, procesos y la información institucional es un factor determinante para el éxito y sostenibilidad de cualquier organización. El Patronato Nacional de la Infancia (PANI) no es la excepción, ya que debe adaptarse con agilidad a los cambios en las políticas públicas, normativas nacionales y demandas operativas, garantizando al mismo tiempo una gestión transparente, eficiente y orientada a resultados. En este contexto, la implementación de un Sistema ERP se presenta como una herramienta estratégica e integradora, capaz de unificar en una sola plataforma funcional áreas clave como finanzas, recursos humanos, presupuesto, adquisiciones y gestión institucional.

Un ERP permite la integración y centralización de los procesos institucionales en una única base de datos, promoviendo un flujo de información coherente, oportuno y seguro entre los distintos departamentos, lo que reduce la duplicidad de datos y mejora la consistencia de la información. Asimismo, proporciona a la Gerencia y a las jefaturas acceso en tiempo real a datos actualizados y confiables, facilitando una toma de decisiones informada y estratégica, esencial para la planificación institucional y la evaluación del desempeño.

En términos operativos, el ERP aumenta la eficiencia y productividad al automatizar tareas rutinarias y eliminar procesos manuales, permitiendo que el personal concentre sus esfuerzos en actividades de mayor valor agregado. Su carácter escalable permite que la plataforma crezca y se adapte conforme evolucionan las necesidades institucionales, incorporando nuevas funcionalidades o módulos sin afectar la continuidad del servicio.

La relevancia funcional de un ERP para el PANI radica en su capacidad de transformar la gestión de los recursos y procesos institucionales, optimizando la administración pública mediante integración, eficiencia, control y disponibilidad de información en tiempo real. En un entorno estatal en constante cambio, la adopción de esta herramienta no representa un simple gasto tecnológico, sino una inversión estratégica esencial para fortalecer la modernización, la transparencia y la sostenibilidad de la gestión institucional a largo plazo.

 

 

 

 

 

Presupuesto

Mediante certificación de fondos PANI-DAP-OF-0321-2025 de fecha 08 de octubre            de 2025, el señor Oscar Vinicio Cordero Fernández, Coordinador r.f. del Departamento de Administración de Presupuesto, certifica que, la proyección de presupuesto para la partida presupuestaria 1.03.07, denominada “Servicios de tecnologías de información” es por un monto de ₡415.000.000,00 (cuatrocientos quince millones de colones). Asimismo, el Departamento de Departamento de Tecnologías de Información indica mediante oficio PANI-DTI-OF-004-2026 de fecha 12 de enero 2026 que:

Por medio del presente, quien suscribe, en su condición de Ejecutor Presupuestario del Departamento de Tecnologías de Información, y en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública, su Reglamento y demás normativa aplicable, manifiesta su compromiso formal de adoptar las medidas presupuestarias necesarias para asegurar la disponibilidad de los recursos financieros requeridos durante la ejecución del contrato por un plazo de diez (10) años, así como durante las eventuales prórrogas que se formalicen conforme a la normativa vigente.

Lo anterior se realiza en concordancia con el Plan Estratégico Institucional 2024–2028, aprobación por la Junta Directiva, y alineado con la planificación institucional y las prioridades estratégicas definidas.

Este compromiso contempla la planificación, reserva y gestión oportuna de los recursos en cada ejercicio económico, de conformidad con el marco presupuestario aprobado para el Departamento de Tecnologías de Información, con el objetivo de garantizar la continuidad, estabilidad financiera y la adecuada ejecución de las obligaciones contractuales durante toda la vigencia del contrato.

La presente manifestación se emite bajo los principios de legalidad, responsabilidad fiscal, eficiencia y buena gestión de los recursos públicos, procurando en todo momento el interés institucional y el cumplimiento de los fines públicos encomendados.

Así las cosas, el Departamento de Tecnologías de Información estima que el proyecto tiene un costo presupuestario anual de ¢323,000,000.00 (trescientos veintitrés millones de colones) y un costo total por los diez (10) años de 3,230,000,000.00 (tres mil doscientos treinta millones de colones); comprometiéndose a garantizar el presupuesto durante el tiempo de ejecución del contrato y sus prórrogas (toda la vigencia del contrato).

El Oferente

Se entenderá por “oferente”, toda persona física, jurídica o en consorcio, interesada en suministrar los servicios solicitados en esta licitación, que presente una propuesta al respecto, siempre y cuando su giro comercial corresponda al objeto contractual.

Subcontratación

El oferente no deberá subcontratar más del 50%, según lo estipulado en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública, el cual cita:

“En la oferta se deberá indicar el listado de los subcontratistas, así como el objeto de subcontratación, con señalamiento expreso del porcentaje del objeto que asumirá cada uno de ellos. La totalidad del porcentaje de subcontratación no podrá superar el cincuenta por ciento (50%) del monto total del contrato. En todo caso, la subcontratación no relevará al contratista de su responsabilidad integral por el objeto contratado, debiendo este también cumplir con todas las obligaciones contraídas con los subcontratistas. El contratista no podrá alegar, en ningún caso, cláusulas de confidencialidad con sus subcontratistas para brindar información que le sea solicitada, con las salvedades de esta ley.

Una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una oferta ya sea como subcontratista, oferente individual o participar de forma conjunta o consorciada. La condición anterior también resultará aplicable a las personas físicas o jurídicas que conformen un mismo grupo de interés económico.

En casos excepcionales, cuando se acredite que en el mercado existe un número limitado de eventuales subcontratistas, la Administración podrá, de manera razonada, habilitar en el pliego de condiciones la posibilidad que un mismo subcontratista sea ofrecido por diferentes oferentes.

La Administración podrá asignar puntaje razonable adicional cuando en la contratación de bienes y servicios exista la subcontratación de una pyme local”.

 

Ofertas en consorcio

De conformidad con el artículo 48 de la Ley General de Contratación Pública, artículos 125 inciso d. y siguientes de su Reglamento. En la presente licitación, se recibirán ofertas en consorcio, sin que ello implique crear una persona jurídica diferente. Para utilizar este mecanismo, será necesario acreditar, ante el PANI, la existencia de un acuerdo de consorcio, en el cual se regulen, las obligaciones entre las partes firmantes y los términos de su relación con el PANI. Las partes del consorcio responderán, solidariamente, ante el PANI, por todas las consecuencias derivadas de su participación y de la participación del consorcio en la licitación o en su ejecución.

Se aceptarán ofertas en Consorcio, siempre y cuando las partes que lo conformen se dediquen al mismo giro comercial.

Plazo de vigencia de la oferta

La vigencia de la oferta será de al menos 120 días hábiles. En caso de omisión de este dato en la oferta, el PANI entiende que el “oferente” se somete al plazo de vigencia indicado en este apartado. Se entenderá que la vigencia de la oferta correrá a partir del día indicado por el PANI para su recepción y apertura.

Plazo del contrato

El contrato tendrá una vigencia de diez (10) años, lo anterior con fundamento en el artículo 104 de la Ley General de Contratación Pública y artículo 280 de su Reglamento, respaldo mediante Junta Directiva en acuerdo PANI JD OF 364-2025 el cual indica lo siguiente:

 

 

 Para su conocimiento y fines consiguientes, se le comunica el acuerdo tomado por la Junta Directiva del Patronato Nacional de la Infancia en la sesión y fecha que se indica:

Sesión Ordinaria 2025-052

30 de setiembre de 2025

ARTICULO 007) APARTE 01)

VISTA Y ANALIZADA LA PRESENTACION REALIZADA POR EL SEÑOR JOSE PABLO BEITA, COORDINADOR DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION, SE ACUERDA:

1. DAR POR CONOCIDO EL CRITERIO VERTIDO POR EL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION, CON BASE EN LOS CRITERIOS DE LA ASESORÍA JURIDICA Y DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA, ASOCIADOS AL PLAZO DE DIEZ (10) AÑOS DE LA NUEVA CONTRATACION DEL ERP.
2. APROBAR LA AUTORIZACIÓN DEL PLAZO CONTRACTUAL DE HASTA DIEZ (10) AÑOS PARA LA CONTRATACIÓN DEL ERP INSTITUCIONAL, SUSTENTADA EN:

• EL ARTÍCULO 104 DE LA LEY GENERAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA Y EL ARTÍCULO 280 DE SU REGLAMENTO, QUE PERMITEN EXPRESAMENTE PLAZOS CONTRACTUALES DE HASTA DIEZ AÑOS BAJO CONDICIONES JUSTIFICADAS.
• LOS CRITERIOS TÉCNICOS, FINANCIEROS Y JURÍDICOS DOCUMENTADOS EN LOS OFICIOS PANI-GA-OF-1221-2025 Y PANI-AJ-OF-0658-2025, ASÍ COMO EN EL ANÁLISIS DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN MEDIANTE OFICIO PANI DTI OF 0242-2025 Y PANI DTI OF 0296-2025.
• LA JURISPRUDENCIA ADMINISTRATIVA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, QUE AVALA LA APLICACIÓN DE EXCEPCIONES COMO LOS PROCESOS DE SOFTWARE Y TECNOLOGÍA, CUANDO ÉSTAS GARANTIZAN EFICIENCIA Y CONTINUIDAD DEL SERVICIO PÚBLICO.
• LOS PRINCIPIOS DE PROBIDAD, EFICIENCIA Y CONTINUIDAD DEL SERVICIO PÚBLICO, RECOGIDOS EN LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA, LA LEY GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y LA LEY DE CONTRATACIÓN PÚBLICA.
• CABE MENCIONAR QUE, LA APROBACIÓN DEL PLAZO DE DIEZ (10) AÑOS NO CONSTITUYE UN BENEFICIO EXCEPCIONAL, SINO QUE RESPONDE AL DEBER DE PROBIDAD ADMINISTRATIVA ESTABLECIDA EN LOS ARTÍCULOS 11 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA Y 3 DE LA LEY GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, EN TANTO SE ORIENTA A GARANTIZAR LA MODERNIZACIÓN TECNOLÓGICA, LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA Y LA EFICIENCIA INSTITUCIONAL DEL PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA, SIEMPRE EN COHERENCIA CON SU MISIÓN SUPERIOR DE PROTECCIÓN DE LOS DERECHOS DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA EN COSTA RICA; ASÍ COMO EN EL SUSTENTO DE LOS CRITERIOS DE EFICIENCIA, EFICACIA, ECONOMÍA, SOSTENIBILIDAD Y CUMPLIMIENTO INSTITUCIONAL, CONFORME A LO DISPUESTO EN LOS ARTÍCULOS 4 Y 5 DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO (N.° 8292)
• SE DA POR RECIBIDAS Y HACER CONSTAR EN EL ACTA LAS ADVERTENCIAS, PLAZOS, COSTOS, RIESGOS Y RECOMENDACIONES SEÑALADOS EN LOS OFICIOS PANI-DTI-OF-0242-2025 Y PANI-JD-OF-226-2025, PRESENTADOS EN EL MARCO DE ESTE PROYECTO A NIVEL INSTITUCIONAL.

 

SE DECLARA ACUERDO FIRME POR UNANIMIDAD DE LOS PRESENTES. LA VOTACION SE REALIZA CON CUATRO MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA.

 

Garantía de cumplimiento

Con el objetivo de asegurar el resarcimiento de cualquier daño eventual o perjuicio que se ocasione al PANI, el adjudicatario deberá rendir una garantía de cumplimiento por un monto de ¢16.150.000,00 (Dieciséis millones ciento cincuenta mil colones exactos), los cuales deberán visualizarse a través de la plataforma de compras públicas SICOP, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación.

Dicha garantía tendrá una vigencia de tres (3) meses adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva del objeto contractual. Es obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento, durante la ejecución contractual, el cual tendrá un plazo total de hasta diez (10) años. Su vigencia se estructurará por periodos anuales calendario, debiendo el contratista renovarla cada año antes del cumplimiento de cada anualidad contractual, hasta completar el plazo total del contrato. Si un día hábil antes del vencimiento de la garantía, el contratista no ha prorrogado su vigencia, la Administración podrá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso el contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva del dinero.

La Administración, a solicitud del interesado devolverá la garantía de cumplimiento, según lo que indica el artículo 113 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

La ejecución de garantías se regirá de conformidad con el artículo 45 de la Ley General de Contratación Pública y 116 de su reglamento.

Importante señalar que, no se aceptarán garantías emitidas por entidades aseguradoras, a menos que, expresamente el ente emisor indique que no tiene ninguna restricción para hacerla efectiva o ejecutarla en su totalidad, en el momento que la Administración lo requiera.

 

Certificaciones

Si el oferente es persona jurídica, deberá presentar personería jurídica “expedida” por el Registro Nacional o por Notario Público (no debe tener más de un mes de extendida a partir de la fecha de apertura de las ofertas y deberá indicar el número de cédula jurídica), en la que se indique en este último caso lo siguiente:

• El plazo de vigencia de la sociedad, indicando la fecha de inicio y la fecha de vencimiento.
• El plazo de vigencia del nombramiento de sus personeros, indicando la fecha de inicio y la fecha de vencimiento.
• Adjuntar copia de la cédula de identidad del representante legal.
• Adjuntar certificación original emitida por el MEIC, según Decreto Ejecutivo No. 33305- MEIC- H, artículo 4, referente a las PYMES, en caso de que corresponda.

 

Declaraciones Juradas

La Administración verificará en el SICOP, puntualmente en la sección “Información de Registro de Proveedor”, la (s) declaración (es) y/o prohibición (es) adjunta (s) en los “archivos públicos del registro”, según lo establece el artículo 18 y 29 de la Ley General de Contratación Pública y artículo 32 inciso c) y 122 del Reglamento a la Ley 9986.

En todos los concursos en que presenten sus propuestas, los oferentes y subcontratistas deberán manifestar expresamente en su oferta que la información contenida en la declaración jurada, presentada en el registro que al efecto lleve la Dirección de Contratación Pública, se mantiene invariable. Lo anterior, de conformidad con el artículo 29. Declaración Jurada, de la Ley General de Contratación Pública.

 

El oferente deberá estar al día en sus obligaciones con:

El pago de las obligaciones con FODESAF según lo establecido en el artículo 22 inciso c) de la Ley 8783, Reforma No. 5662 Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares.

Las obligaciones obrero-patronales, de conformidad con el Art. 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y el Art. 122 del RLGCP.

En caso de que el oferente sea sociedad mercantil, deberá estar al día con el Impuesto a Sociedades.

Todo lo anterior se verificará por medio del Sistema Compras Públicas (SICOP).  En caso de que por medio de la plataforma no se pueda realizar dicha verificación, se procederá con la revisión en los sitios web correspondientes.

El oferente deberá estar al día con las obligaciones formales y materiales ante la Dirección de Tributación de conformidad con el Art. 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Dicha situación se verificará mediante la base de datos en línea habilitada por la Dirección General de Tributación Directa del Ministerio de Hacienda. Por lo anterior no se hace necesario incorporar a la oferta certificación alguna respecto de este requerimiento.

El oferente deberá contar con la respectiva licencia municipal (Patente) que lo faculte para cumplir con el objeto contractual, y estar al día con el pago del impuesto de la patente municipal conforme a lo que establece la legislación vigente para las actividades que así lo requieren; para verificar dicha condición deberá aportar la licencia municipal (Patente) vigente y el último recibo de pago que así lo acrediten.

Aportar el respectivo permiso de funcionamiento, emitido por el Ministerio de Salud Pública, el cual debe encontrarse vigente.

 

Precios

Los precios serán considerados firmes y definitivos.

Los impuestos o tributos que afecten el precio se deberán de indicar por separado, se debe de indicar el porcentaje y el monto correspondiente al Impuesto al valor agregado IVA.

Para la presente contratación, se acepta cotizar por partidas, pero únicamente el 100% de cada una. La Administración se reserva el derecho de adjudicar parcialmente la partida o línea.

Se recibirán ofertas en moneda nacional a fin de cumplir con la Directriz 044-H, en caso de que se reciban en otra moneda la institución solo paga en colones en atención al Voto 03495-1992.

 

Estructura del precio

Los oferentes deberán presentar el desglose de la estructura de su precio, con todos los elementos que lo componen, según el siguiente detalle (se adjunta cuadro). La anterior obligación no excluye la posibilidad para la Administración de solicitar información adicional atinente al cálculo de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario. 

 

Concepto		%	Monto (¢)
Costos Directos de Mano de Obra	CDmo
Costos Directos de Insumos	CDi
Costos Directos de Subcontratos	CDs
Costos Indirectos de Mano de Obra	CImo
Costos Indirectos de Insumos	CIi
Imprevistos	I
Utilidad	U
Precio	P	100%

 

 

La fórmula anterior, respalda cualquier solicitud de reajustes de precio que se genere. La cual se en encuentra amparada el nuevo Reglamento de Reajustes de precios. Decreto Ejecutivo N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN.

 

El adjudicatario deberá presentar el presupuesto detallado del servicio contratado en la etapa posterior a la firmeza del acto (verificación contractual), según lo establecido en el artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública y artículo 103 de su Reglamento.

 

 

Pólizas

El adjudicatario deberá suscribir y mantener vigente, durante el plazo de la ejecución contractual, la siguiente póliza:

Póliza de Riesgos del Trabajo: que cubra a todo el personal que asignará durante la ejecución del contrato, liberando de toda responsabilidad sobre el particular al PANI.

Esta póliza deberá ser presentada durante la etapa de formalización del contrato y deberá estar vigentes durante la ejecución del contrato.

Acto final

El plazo para dictar el acto final será el dispuesto en el pliego de condiciones establecido en SICOP, que, en ningún caso, podrá ser superior al doble del plazo fijado en el pliego de condiciones para la recepción de ofertas.

Excepcionalmente, el órgano competente podrá prorrogar mediante acto motivado, el plazo para dictar el acto final, por un plazo igual al establecido para recibir ofertas. El Departamento de Proveeduría, procederá a comunicar esta prórroga, y cada oferente será responsable de mantener vigente su oferta.

Formalización

Una vez confeccionado y aprobado el contrato, se generará el documento electrónico, mismo que se le enviará al adjudicatario a través del SICOP para su firma y posterior envío a la Asesoría Jurídica, para el Refrendo correspondiente, previo rendimiento satisfactorio de la garantía de cumplimiento mediante el SICOP.

 

Orden de Inicio

Una vez otorgado el refrendo del contrato, el Departamento de Proveeduría procederá a su notificación, junto con la emisión de la Orden de Compra. A partir del día hábil siguiente a dicha comunicación, el adjudicatario deberá iniciar la ejecución del contrato.

Forma de Pago

La Administración realizará el pago contra la entrega, implementación y aceptación formal de los productos y servicios contratados, conforme a las etapas definidas en el cronograma del proyecto y las validaciones funcionales aprobadas por el Departamento de Tecnologías de Información del PANI (DTI).

 

 

Esquema de Pagos para Fase 1 Implementación y

Fase 2 Operación del Servicio

 

Esquema de Pagos para Fase 1

El precio de la Fase 1 se pagará exclusivamente conforme a los hitos y porcentajes de la tabla “Cronograma Implementación y pagos”, contra el acta de conformidad de cada hito. Durante la Fase I no se generará facturación mensual por licenciamiento, alojamiento, operación ni por módulos aceptados; la aceptación de módulos individuales se remunera únicamente mediante el hito correspondiente.

Una vez que el sistema ERP institucional haya sido implementado, configurado y validado por etapas o módulos operacionales, se dará inicio a la fase de operación del servicio, bajo la modalidad de servicio administrado (SaaS).

Cada módulo deberá contar con su respectiva acta de conformidad técnica, validación funcional y puesta en marcha aprobada por el Departamento de Tecnologías de Información del PANI (DTI) y área responsable, previo al inicio de la facturación mensual correspondiente.

Si la implementación concluye antes del plazo máximo, los porcentajes de hitos pendientes se pagarán contra el acta de cierre de implementación.

El esquema de pagos se realizará conforme al avance real y validado de la implementación, vinculado a hitos verificables y sustentado en los informes técnicos y actas de aceptación.

Cronograma Implementación y pagos:

Trimestre	Actividades Principales	Porcentaje de pago	Resultados Esperados / Hitos de Pago
I Trimestre (Meses 1–3)	·         Inicio del Proyecto ·         Presentación del plan de trabajo y cronograma detallado. ·         Configuración inicial del entorno ERP. ·         Implementación y validación del módulo Expediente Persona Funcionaria- financiero-presupuestario. ·         Instalación, configuración, pruebas unitarias, carga inicial de datos, capacitación funcional y validación del módulo.	20%	·         Orden de inicio ·         Aprobación formal del plan de trabajo y acta de conformidad del primer módulo por el DTI, área solicitante.
II Trimestre (Meses 4–6)	·         Implementación de los módulos de Recursos Humanos, Contabilidad, Adquisiciones e Inventario. ·         Integración con sistemas externos (SICOP, SIGAF, PowerApps, etc.). ·         Validación funcional y operativa. ·         Implementación, pruebas integradas, validaciones funcionales y operativas de los módulos.	25%	·         Actas de conformidad y validaciones modulares por el DTI, área solicitante.
III Trimestre (Meses 7–9)	·         Implementación de módulos de Activos Fijos y Tesorería. ·         Desarrollo de brechas y nuevas funcionalidades. ·         Ejecución de pruebas integrales y migración de datos finales.	35%	·         Actas de conformidad y validaciones modulares por el DTI, área solicitante. ·         Validación técnica y aceptación de brechas desarrolladas.
IV Trimestre (Meses 10–12)	·         Capacitaciones finales a usuarios. ·         Integración total y puesta en producción completa del sistema ERP. ·         Estabilización y monitoreo y soporte post-implementación. ·         Entrega de documentación técnica, informe final y acta de cierre del proyecto.	20%	·         Informe técnico de capacitación y aceptación formal por el DTI.   ·         Aprobación del informe de cierre por parte del DTI y la Administración.

 

Esquema de pagos por Fase 2 Operación de Servicio

La facturación mensual iniciará el mes siguiente a la emisión del acta de cierre de implementación y se pagará por mes vencido, contra la aprobación del Informe de Servicios. Si la Fase I se extiende más allá de su plazo máximo por causas atribuibles al contratista, no se facturará la Fase II hasta la emisión del acta de cierre, sin perjuicio de las sanciones aplicables, y la Fase II se reducirá en igual medida para respetar la vigencia total de 120 meses.

Los pagos de la Fase II se efectuarán mensualmente, por mes vencido, a partir del mes siguiente a la emisión del acta de cierre de implementación, conforme a las condiciones de servicio establecidas.

Cada pago mensual estará condicionado a la presentación y aprobación del Informe de Servicios, el cual deberá detallar como mínimo:

1. La disponibilidad y desempeño del sistema durante el mes reportado.
2. Los servicios de soporte, mantenimiento y atención de incidentes proporcionados.
3. Las horas técnicas o de ingeniería aplicadas a las actividades de mantenimiento, soporte o mejora.
4. Las acciones preventivas o correctivas realizadas.
5. La evidencia de cumplimiento de los SLA y del plan de trabajo mensual aprobado.

 

Facturación y aprobación técnica

El pago se efectuará contra la presentación de la factura electrónica desglosada correspondiente, acompañada del Informe de Servicios debidamente aprobado por el Director del Proyecto o Fiscalizador designado por el PANI.

No se procesarán pagos sin el acta de recepción definitiva de conformidad técnica del DTI o del fiscalizador a cargo.

 

Fiscalización del contrato.

Para la presente contratación, la unidad solicitante designó como fiscalizadores del contrato por parte del PANI, a los siguientes funcionarios:

Funcionario	Dependencia	Correo Electrónico	Teléfono
Miguel Ramírez Largaespada o persona designada	Departamento de Recursos Humanos	mramirez@pani.go.cr	2523-0757
Olga Cabalceta Pérez o persona designada	Departamento de Proveeduría	ocabalceta@pani.go.cr	2523-0838
Mirgiana Mora Madrigal o persona designada	Departamento Financiero Contable	mmoram@pani.go.cr	2523-0747
Oscar Cordero Fernández o persona designada	Departamento de Presupuesto	ocordero@pani.go.cr	2523-0865
Chiristian Foseca Torres o persona designada	Departamento de Servicios Generales	cfonsecat@pani.go.cr	2523-0723
Jose Pablo Beita Granados	Departamento de Tecnologías de Información	jbeita@pani.go.cr	2523-0901
Federico Sánchez Herrera	Departamento de Tecnologías de Información	fsanchez@pani.go.cr	2523-0704

 

A quienes les corresponde velar por la correcta ejecución del objeto contractual, de igual forma deben cumplir con las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 25 y 106 de la Ley General de Contratación Pública N°9986, y artículo 283 de su Reglamento; así como el artículo 33 del Reglamento Interno de Contratación Pública, e Instructivo para Unidades Solicitantes y Fiscalizadores de Contratos del PANI.

Cabe aclarar que, el fiscalizador que se encargará del estudio técnico y de la razonabilidad de precio, además de ser la persona para contactar en caso de requerirse aclaraciones y respuestas a objeciones al acto o cualquier modificación contractual será el funcionario Federico Sánchez Herrera del Departamento Tecnologías de Información.

 

Plazo y Lugar de Entrega de los servicios:

El oferente tendrá un plazo máximo de 12 meses calendario a partir de la orden de inicio, para realizar todas las labores correspondientes a la implementación, de acuerdo con el cronograma definido en este pliego en el apartado “Cronograma” y se compromete a entregar el servicio objeto de esta contratación.

 

Partida	Línea	Descripción	Máximo Plazo
1	1	Fase 1: Implementación del Servicio arrendamiento de un sistema bajo la modalidad de Software como Servicio (SaaS) en la nube	Hasta 12 meses
		Fase 2: Operación del Servicio, inicia una vez concluida fase 1 Implementación del Servicio.	Remanente del plazo total de 120 meses, una vez concluida la Fase 1
1	2	Servicios profesionales de horas de servicio o bolsa de horas, por demanda para soporte y asistencia especializados	Durante la vigencia total del contrato, 120 meses contados desde la orden de inicio

 

El plazo cuenta a partir de la notificación de la orden Inicio (fiscalizador), fecha que rige para efectos de aplicar el rebajo respectivo por Cláusula Penal. En caso de que no indique expresamente un plazo determinado, se entenderá que se aceptan las condiciones cartelarias.

El contratista en caso de no poder cumplir con el plazo de entrega establecido, previo a que este se venza deberá solicitar de forma justificada la prórroga por medio de SICOP, de acuerdo al parámetro normativo.

Entrega se realizará en las oficinas centrales del Patronato Nacional de la Infancia.

SISTEMA EVALUACIÓN

Todas las ofertas que cumplan con los requisitos legales, técnicos y financieros, pasarán a la etapa de valoración de factores a ponderar. Y se adjudicará tomando en cuenta la puntuación más alta obtenida.

El porcentaje mínimo que deben obtener los oferentes para quedar elegibles para la etapa final de adjudicación será de 70% y se adjudicará tomando en cuenta la puntuación más alta obtenida. El PANI se reserva por interés institucional, el derecho de adjudicar con una nota menor en caso de no contar con ofertas que alcancen esta nota mínima.

Ítem	FACTORES DE EVALUACION	Porcentaje
a.	Precio de la Oferta	75%
b.	Plazo de Implementación	10%
c.	Criterios Sustentables Criterio económico PYMES (5%) Criterio Ambiental (5%) Criterios Sociales (5%)	15%
Total		100%

 

1. Precio (75%)

                                         MCO

             P =          -------------------------------    X 75 %

                                           CO

Fórmula de evaluación de ofertas

Donde:

P= Precio

MCO= Menor Costo Ofertado

CO= Costo Ofertado

Las ofertas presentadas en moneda extranjera serán comparadas con respecto a las cotizaciones en moneda nacional, según el tipo de referencia de venta del Banco Central de Costa Rica del dólar estadounidense vigente en el día de apertura de las ofertas.

Debido a que el precio final de la oferta será cierto y definitivo (Artículo 41 de la LGCP); cuando en la casilla correspondiente al Impuesto al Valor Agregado (IVA) en el SICOP se indique 0%, la Administración entenderá que este producto y/o servicio es exento. Por consiguiente, el oferente deberá adjuntar la documentación de parte de la Dirección General de Tributación de que el bien o servicio que se está ofertando en la presente licitación se encuentra exento del Impuesto al Valor Agregado.

De conformidad con el Art.98 del RLGCP, los oferentes podrán cotizar en cualquier moneda de curso legal en Costa Rica. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, la Administración las convertirá a una misma moneda para efectos de comparación, aplicando en su defecto el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura de las ofertas.

 

1. Plazo de implementación (10%):

 

Se otorgarán hasta un máximo de puntaje de los 10 puntos a la oferta que ofrezca el menor tiempo de implementación siempre y cuando este tiempo no sea inferior a 10 meses, de lo contrario no será candidato a evaluación. A las demás ofertas se les asignará un puntaje proporcional, de acuerdo con la siguiente fórmula:

PTAIO = (PIM/PIO) *10

Donde:

PTAIO: Puntaje total asignado al plazo de implementación de la oferta

PIM: Plazo de la oferta de menor tiempo.

PIO: Plazo de la oferta evaluada.

1. Criterios sustentables (15%):

Criterio económico PYMES (5%)

Se asignan hasta 5 puntos a la oferta que demuestre su condición de PYME a la administración, según lo dispuesto en el Reglamento a la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Instituciones, Ley N° 8262.

Para efecto de la validez de la certificación PYME el OFERENTE deberá presentar la certificación emitida por el MEIC que indique que la institución es una PYME, y tener acreditada la actividad comercial objeto de esta contratación, se le otorgará una calificación según corresponda con la clasificación siguiente:

• PYME de Comercio: 5 puntos
• PYME de Servicios: 5 puntos
• PYME de industria: 2 puntos

 

Criterio Ambiental (5%)

En concordancia con el Programa Nacional de Carbono Neutral se asignará un puntaje de   máximo de 5% a las ofertas que presenten alguna de las siguientes certificaciones:

• Los oferentes cuentan con la certificación INTE/ISO 14001:2015 Sistemas de gestión ambiental o la certificación INTE B5:2021 Norma para demostrar la Carbono Neutralidad emitidas por INTECO o sus equivalentes a nivel internacional.
• Los oferentes cuentan con la certificación de Carbono Neutral.

 

 

Criterio Social Igualdad y Equidad de Género (5%):

 

La organización que brindará el servicio que sea liderada por mujeres, teniendo un porcentaje de mujeres en cargos de tomas de decisiones o directivos, se calificará de acuerdo con el siguiente cuadro:

 

Porcentaje de mujeres en cargos directivos o de toma de decisiones	Puntuación asignada (Sobre el 100% de la evaluación)
Mayor al 50% de los cargos son ocupados por mujeres	5 %
Entre el 30% y el 50% de los cargos son ocupados por mujeres	3 %
Menor al 30% de los cargos son ocupados por mujeres	0 %

 

Requisitos de Verificación

 

Para obtener el puntaje, el oferente debe aportar la siguiente documentación de forma obligatoria en su oferta:

 

• Certificación de personería jurídica y acta constitutiva: Para verificar la composición actual de la Junta Directiva.
• Organigrama oficial de la organización: Debe identificar claramente los puestos de toma de decisiones o directivos y los nombres de las personas que los ocupan para constatar el género.

 

Criterios de desempate

Si el resultado del concurso ocasiona empate entre dos o más oferentes, para el desempate se tomarán en consideración en su orden los siguientes elementos, de manera independiente:

• La Administración considerará como factor de evaluación de desempate para la contratación, puntuación adicional a las PYMES que han demostrado su condición a la Administración según lo dispuesto en el RLGCP artículo 97, Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas (Ley N°8262), sus reformas y reglamentos. En caso de empate, la Administración aplicará la siguiente puntuación adicional:

 

• PYME de industria 5 puntos.
• PYME de servicio o agropecuaria 5 puntos.
• PYME de comercio 2 puntos.

 

• Desempate de Preferencia a las Asociaciones de Desarrollo de las Comunidades, según Decreto Ejecutivo N° 9434 del 05 de abril de 2017.

 

• Mayor experiencia adicional

 

De persistir el empate, el PANI convocará por escrito con dos (2) días mínimo de antelación a la fecha en que se resolverá el desempate, a los representantes legales de las empresas, en el caso de las personas jurídicas y a las personas físicas, cuyas ofertas se encuentren en esta situación, para efectuar una rifa y así seleccionar el adjudicatario, la cual será efectuada en el Departamento de Proveeduría.  Cada oferente tomará al azar un papel donde en uno de ellos se consignará la palabra “adjudicatario”, el resto estarán en blanco; el oferente que tenga el papel con la palabra antes indicada será el adjudicatario. La no asistencia de una de las partes no impedirá la realización de la rifa. De lo actuado se levantará un acta que se incorporará al expediente.

Advertencia

Se pone en conocimiento que dentro del presente procedimiento de contratación pública aplica lo establecido en el numeral 40 de la Ley General de Contratación Pública en cuanto a que, entre otras cosas: “La omisión en el pliego de condiciones de aquellas obligaciones impuestas por el ordenamiento jurídico a los potenciales oferentes en atención al objeto contractual, no exime a estos de su obligado cumplimiento”. Lo anterior para lo que considere oportuno el oferente respectivo.

NOTA: Cualquier información que se omita por error involuntario en esta sección, el oferente deberá corroborarla con los documentos adjuntos en el expediente electrónico.