Licitación Abreviada para “SC-Servicios de mantenimiento preventivo en las plantas de emergencia administradas por Proceso de Gestión Inmobiliaria, según demanda”

El oferente deberá presentar junto con su oferta lo siguiente:

 1. Garantía y vigencia de la oferta:

El oferente debe indicar en su oferta la garantía de los servicios ofertados y la vigencia de la oferta, dichos plazos no podrán ser inferiores a los solicitados en el Cartel.

2. Experiencia del oferente:

El oferente deberá acreditar una experiencia mínima de cinco (5) años, cumplidos a la apertura de las ofertas, en la ejecución de mantenimientos preventivos de equipos electrógenos, cuya capacidad nominal se encuentre en el rango de10 kVA y hasta     1.500 kVA.

Dicha experiencia se entenderá como la ejecución de servicios de mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, inspecciones y pruebas de equipos electrógenos con características iguales o superiores a las descritas en el cartel; recibidos a entera satisfacción del cliente, lo cual deberá acreditarse mediante los respectivos documentos de respaldo.

Para acreditar la experiencia, se deberá aportar lo siguiente: 

• Declaración jurada en donde manifieste los años de experiencia con que cuenta la empresa en la comercialización y ejecución de bienes y/o servicios superiores, iguales o similares a los incluidos en esta contratación, es decir en equipos electrógenos con una potencia superior a 10 kVA y hasta de 1.500 kVA.
• Un cuadro con el detalle de al menos cinco empresas a las que le haya suministrado este tipo servicios; la información mínima que debe aportar de cada una de las empresas es la siguiente: empresa, contacto, teléfono, correo electrónico, y tipo servicio recibido.

1. Inscripción ante el colegio profesional:

La empresa oferente deberá estar inscrita ante el Colegio Profesional respectivo, ya sea, al Colegio de Federado de Ingenieros y arquitectos (CFIA) por lo que, en cualquiera de los casos, deberá presentar con la oferta certificación vigente de encontrarse inscrito en dicho colegio profesional y al día con el pago de las cuotas respectivas.

1. Personal profesional responsable:

Deberá contar con grado académico mínimo de bachillerato en ingeniería mecánica, electromecánica o de mantenimiento industrial, que cumpla con lo siguiente:

4.1 El profesional deberá estar debidamente inscrito en el Colegio de Ingenieros y Arquitectos, encontrándose colegiado y en estado activo, presentando la certificación correspondiente. Éste será designado como responsable técnico de los servicios, y deberá contar con al menos cinco (5) años de incorporación al colegio profesional, cumplidos a la apertura de las ofertas.

4.2 Experiencia Profesional:

El ingeniero deberá poseer un mínimo de cinco (5) años de experiencia cumplidos a la apertura de las ofertas; comprobable en el campo. Para demostrar lo anterior, deberá presentar una declaración jurada que respalde su participación activa en empresas y plantas, específicamente en labores de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos superiores, iguales o similares a los incluidos en esta contratación.

4.3 Capacitación y entrenamiento

Se deberán aportar la(s) certificación(es) correspondientes que acrediten capacitación o entrenamiento en equipos de generación electrógenos, en rangos de capacidad desde 10 kVA hasta 1500 kVA.

4.4. Certificaciones por Marca.

El profesional deberá estar certificado en al menos una o más de las siguientes marcas:

FG Wilson, Matra, Himoinsa, MDS, Cummins, Generac, Modasa, John Deere, SDMO, Pramac, Aska, Caterpillar, Broadcrown, Tradewinds, Olympian.

Para demostrar lo anterior, deberá presentar una certificación vigente emitida por la entidad autorizada, representante de la marca o proveedor de la marca en el país.

Nota: Los atestados del ingeniero deberán presentarse junto con la oferta. Posteriormente a la adjudicación, se proporcionarán los contactos correspondientes para atender consultas y brindar asesoría técnica.

      5. Declaraciones juradas.

5.1 Los oferentes deben presentar las declaraciones juradas indicadas en el cartel tipo en el apartado 4 y 5 de las condiciones generales, las cuales pueden ser accedidas por medio de la siguiente dirección electrónica: https://apps.grupoice.com/PEL/

Además, deberá indicar:

5.2. Que acepta y cumplirá fielmente con las condiciones, requerimientos, especificaciones y requisitos técnicos de ésta contratación.

 

 

Aspectos relacionados con los servicios: 

1. Para referencia de los oferentes y el contratista, se adjunta el archivo denominado “Anexo 10. Lugares de entrega para dar el mantenimiento, el cual incluye el dato de la Provincia y cantón de los lugares donde se encuentran ubicadas las plantas de emergencia a intervenir, sin embargo, dichos datos es solo una referencia, ya que los servicios deberán brindarse en cualquiera de las instalaciones con las que cuenta el ICE dentro del territorio nacional, por lo que las ubicaciones podrían variar durante la etapa de ejecución contractual.

2. A continuación, se indica en forma general los elementos a los que se les debe brindar servicio en cada visita de mantenimiento preventivo:

• Motor
  • Sistema de lubricación del motor
  • Sistema de refrigeración del motor
  • Sistema de combustible del motor
  • Sistema de admisión y escape del motor
  • Sistema eléctrico del motor
  • Sistemas auxiliares del motor
  • Sistemas de soportes del motor
  • Sistema de arranque.
• Generador.
  • Sistema eléctrico del generador
  • Sistemas auxiliares del generador
  • Sistema de soporte del generador
  • Sistema de control del generador
• Transferencia Automática. software (revisión / actualización)
  • Sistema funcional: Funcionamiento y comprobación
  • Sistema de sujeción mecánico
  • Sistema eléctrico de la transferencia
  • Sistema de control de la transferencia
• Gabinete de la Planta / encerramiento.
  • Estructura y entorno
  • Sistemas generales: estado de sistemas de alarmas, controladores, botoneras, sistema de carga, otros.

 3. El costo de los servicios de mantenimiento preventivo debe incluir lo siguiente elementos, según corresponda el mantenimiento:

Insumos tales como:

• Lubricantes, grasas, desengrasantes, limpiadores de superficie, cera automotriz, limpiador de contactos dieléctrico, estopas-trapos, lija, brochas, recipientes de limpieza, alemite (boquillas de engrase), entre otros.
• Aceite lubricante y con la disposición ante los entes autorizados del ministerio de Salud para la disposición final de deseos.
• Refrigerante – Coolant (según los tipos a requerir para cada equipo)
• Tornillería/tuercas/inserto/helicoil´s/arandelas requeridas en uso de cobertores, soportes, motor, otros. Propia del equipo. (en caso de requerirse o faltante o desgaste u otro).

Repuestos menores, requeridos por los equipos (dependerá de sistema particular), e incluidos en los servicios de mantenimiento preventivo:

• Filtros:
  • Filtros de aceite,
  • Filtros de aire primarios / secundarios,
  • Filtros de Coolant.
  • Filtros de combustible, con sus respectivos empaques.
  • Filtros de trampa de agua.
• Oil-ring, sellos, empaques, felpas: requeridos para los diferentes repuestos o accesorios tales como tapas, tuberías, filtros, inyectores (en la mayoría incluido en los repuestos menores y en otros será el insumo para subsanar fugas o averías). (en caso de requerir, o sustitución).
• Cables de batería, bornes y cobertores para bornes. (en caso de requerir, o sustitución plan de mantenimiento 1 o plan de mantenimiento 2).
• Luces piloto. (en caso de requerir, o sustitución).
• Fajas de motor, (solamente para el plan de mantenimiento 1).
• Baterías de los paneles de control.

Retiro y disposición de: aceites, coolant, filtros de aceite, filtros de aire, filtros de coolant, filtros de combustible, trapos sucios, o cualquier residuo provocado por el mantenimiento. Todo deberá ser recolectado adecuadamente y la empresa deberá aportar el debido documento o un certificado de disposición final de estos desechos.

“… El certificado de disposición final podrá presentarse de forma periódica ( cada 6 meses), según lo solicite la Administración durante la ejecución contractual”

Gastos administrativos, utilidad, movilidad, transporte, impuestos y cualquier gasto necesario para ejecutar los servicios objeto de este contrato.

Mano de obra especializada y requerida para cada tipo de mantenimiento como las herramientas mecánicas, eléctricas, manuales, automáticas, software -hardware y todo aquello requerido para aplicar las mejores y buenas prácticas de mantenimiento de plantas eléctricas como seguridad en el equipo, y seguridad de la vida humana.

Repuestos Mayores no incluidos en la contratación de mantenimiento preventivo.

• Visores de cooland (en caso de requerir, o sustitución).
• Termostato (se cambiará solamente en caso de daño, o deficiencia de funcionamiento, trabado – incluido en el costo de mantenimiento)
• Bomba de agua
• Felpas / retenedores: de motor-generador”

• Mangueras de radiador, mangueras de los precalentadores,
• Abanico, poleas, tensores, rodamientos de sistemas giratorios,
• Radiador de motor,
• Calentador de camisas,
• Generador de la planta eléctrica,
• Alternador de motor,
• Arrancador de motor,
• Soportes de motor,
• Inyectores,
• Tapón de radiador,
• Mantenimiento de tanque de combustible (limpieza de filtración-recirculación y aplicación de químicos eliminadores de agua y bacteria, y análisis de combustible).
• Batería(s) del sistema de combustión-motor de la planta eléctrica,
• Sensores de temperatura, aceite, RPM, combustible.

4. Tipos de servicios preventivos y actividades a incluir:

Generalidades de gestión:

4.1 ANALICIS DE ACEITE Y REFRIGERANTE:

El contratista deberá realizar en el (Plan de mantenimiento 1), análisis de laboratorio al aceite y al refrigerante de los equipos, incluyendo pruebas fisicoquímicas y de condición.

Los resultados deberán presentarse mediante informes técnicos, con el propósito de evaluar el estado operativo de los equipos, detectar posibles fallas incipientes y fortalecer las estrategias de mantenimiento predictivo.

El alcance de los análisis deberá considerar, como mínimo, el aceite del motor y el refrigerante del sistema, garantizando la trazabilidad, interpretación técnica de resultados y recomendaciones de acciones correctivas o preventivas.

a)     Análisis de aceite de motor (aceite usado)

 

El Contratista deberá realizar análisis fisicoquímicos y de desgaste del aceite de motor, con el fin de evaluar la condición interna del equipo, detectar fallas incipientes y estimar la vida útil remanente del lubricante.

Las muestras deberán extraerse con el debido procedimiento para evitar contaminación con agentes externos a la planta de generación eléctrica. 

Parámetros mínimos para evaluar:

• Viscosidad a distintas temperaturas (40 °C y 100 °C).
• Contenido de metales de desgaste (hierro, cobre, aluminio, plomo, entre otros).
• Presencia de contaminantes:
• Agua
• Combustible
• Hollín
• Número Ácido Total (TAN) y/o Número Básico Total (TBN).
• Niveles de oxidación y nitración.
• Conteo de partículas (para equipos críticos o de alta relevancia operativa).

b)     Análisis de refrigerante del motor (coolant)

El Contratista deberá efectuar análisis fisicoquímicos del refrigerante del sistema de enfriamiento, con el objetivo de verificar su capacidad de protección contra corrosión, sobrecalentamiento y congelamiento.

Parámetros mínimos para evaluar:

• pH (nivel de acidez o alcalinidad).
• Concentración de glicol (etilenglicol o propilenglicol).
• Punto de congelación y punto de ebullición.
• Nivel de inhibidores de corrosión.
• Presencia de contaminantes:
• Aceite
• Óxido
• Sólidos en suspensión
• Conductividad.

c)      Requisitos para gestión del refrigerante

El Contratista deberá cumplir con los siguientes lineamientos:

• Respetar el tipo de refrigerante especificado por el fabricante del equipo.
• En caso de sustitución del refrigerante:
• Se deberá realizar un lavado completo del sistema, asegurando la remoción total del fluido anterior.
• Utilizar refrigerantes de calidad similar o superior a especificaciones del fabricante (por ejemplo, John Deere,  Hinmoinsa, Caterpilar o equivalente técnico).

Clasificación referencial de refrigerantes:

• Verde / Azul (IAT): Tecnología inorgánica, utilizada en motores antiguos, con menor vida útil.
• Rosa / Rojo / Naranja (OAT): Tecnología orgánica de larga duración, utilizada en motores modernos.
• Amarillo / Dorado (HOAT): Tecnología híbrida, combina características de IAT y OAT; requiere control técnico en su aplicación.

d)     Consideraciones generales para ambos análisis

• Las muestras deberán ser tomadas y manipuladas conforme a buenas prácticas de mantenimiento predictivo.
• Los análisis deberán contemplar evaluación de:

• Degradación
• Contaminación
• Desgaste del sistema

• Los resultados deberán presentarse mediante informes técnicos, que incluyan:

• Resultados de laboratorio
• Interpretación técnica
• Identificación de desviaciones
• Recomendaciones de acciones correctivas o preventivas

• Dichos informes deberán ser incorporados en la documentación técnica del contrato y servirán como base para la toma de decisiones en operación y mantenimiento

4.2 LINEAMIENTOS Y PRUEBAS PARA EVALUACIÓN DE BATERÍAS EN PLANTAS ELÉCTRICAS.

El objetivo de estas pruebas es establecer los criterios técnicos y las pruebas necesarias para evaluar la capacidad, condición, vida útil remanente y confiabilidad de los bancos de baterías de arranque en plantas eléctricas.

Aplica para:

• Plantas eléctricas de 10 kW a 1000 kW
• Sistemas de baterías:
• Plomo-ácido (convencionales)
• AGM (Absorbent Glass Mat)
• Gel
• Sistemas de arranque:
• 12V / 24V / superiores según configuración

Parámetros por evaluar para determinar el estado de las baterías:

• Capacidad de carga (Ah / CCA)
• Voltaje en reposo
• Caída de voltaje bajo carga
• Resistencia interna
• Estado de carga (SOC)
• Estado de salud (SOH)
• Temperatura de operación
• Condición física

Pruebas técnicas obligatorias

a)      Inspección visual con el fin de detectar fallas evidentes.

Verificar:

• Sulfatación en terminales
• Corrosión
• Fugas de electrolito
• Deformaciones (hinchamiento)
• Estado de cables y bornes
• Nivel de electrolito (si aplica)

b)     Medición de voltaje en reposo (OCV) para determinar estado de carga inicial.

Criterio general:

Voltaje (12V)	Estado
12.6 – 12.8 V	Carga completa
12.4 V	~75%
12.2 V	~50%
<12.0 V	Descargada

 

c)      Prueba de carga (Load Test) para validar capacidad real de arranque.

Procedimiento:

• Aplicar carga equivalente al 50% del CCA durante 10–15 segundos
• Medir caída de voltaje

Criterio de aceptación:

• No debe bajar de 9.6 V (para sistemas de 12V) a 25°C
• No deberán observarse caídas bruscas de tensión ni recuperación anormalmente lenta después de retirar la carga.

Cualquier resultado inferior al criterio establecido deberá reportarse como condición anormal y analizarse para determinar la necesidad de recarga, pruebas complementarias o sustitución de la batería.

d)     Medición de resistencia interna / conductancia con el objetivo de evaluar degradación interna.

Interpretación:

• Alta resistencia = batería deteriorada
• Comparación con valores de referencia del fabricante

•  

e)       Medición de gravedad específica (solo plomo-ácido) con el objetivo de determinar estado químico.

Valores típicos:

Gravedad específica	Estado de carga aproximado
1.265 - 1.280	100 %
1.240	75 %
1.225	50 %
1.200	25 %
1.150 o menos	Descargada

f)     Prueba de arranque real (cranking test) con el objetivo de validar desempeño en condición real.

Evaluar:

• Tiempo de arranque
• Caída de voltaje
• Recuperación posterior

g)     Verificación del sistema de carga (alternador/cargador) con el objetivo de asegurar que el problema no sea externo.

Valores típicos:

• 5 – 14.5 V (sistemas 12V)

 

h)       Aplicación según el tipo de plan recomendadas

 

Prueba	Tipo de Plan
Inspección visual	Plan de mantenimiento 1 y Plan de mantenimiento 2
Voltaje en reposo	Plan de mantenimiento 1 y Plan de mantenimiento 2
Resistencia interna	Plan de mantenimiento 1 y Plan de mantenimiento 2
Prueba de carga	Plan de mantenimiento 1
Prueba de capacidad	Plan de mantenimiento 1 y Plan de mantenimiento 2
Ensayo de arranque	Plan de mantenimiento 1 y Plan de mantenimiento 2

 

i)       Criterios para determinar vida útil

Se considerará batería en condición de reemplazo cuando:

• Capacidad < 80%
• Resistencia interna elevada
• Caída de voltaje fuera de rango
• Fallas recurrentes de arranque
• Edad ≥ 3–5 años (según tipo)
• Evidencia de daño físico

j)      Requisitos para contratistas

• El contratista deberá realizar pruebas de condición y capacidad de las baterías, utilizando equipos certificados, y presentar informes técnicos que incluyan resultados, interpretación, tendencias y recomendaciones de sustitución.
• Etiquetado con:
• Fecha instalación
• Tipo
• Capacidad

5. Tareas para desarrollar según cada plan de “Servicio de Mantenimiento Preventivo”

	TAREAS	PLAN DE MANTENIMIENTO 1	PLAN DE MANTENIMIENTO 2
	✅ Área: Sistema Lubricación - del motor
1	Revisar el nivel y estado del aceite de Motor.	✅	✅
2	Tomar muestra, hacer análisis de laboratorio y presentar resultados de aceite. (la toma de aceite será con el aceite antiguo, antes de cambiar). Se deberá realizar interpretación y presentar en informe escrito.	✅	N/A
3	Revisar que no existan fugas de aceite en caso de estar dañado algo, o presentarse una fuga visible o invisible, este deberá ser incluirlo en el informe escrito y reportarlo al supervisor ICE	✅	✅
4	Revisión del sistema de ventilación del cárter (para evitar presión excesiva y contaminación del aceite).	✅	✅
5	Reemplazar aceite de motor en envase sellado (galón, cubeta, estañón dependiendo del equipo) (tipo de aceite a utilizar debe ser igual o superior John Deere o recomendado por el fabricante del equipo).	✅	✅
6	Reemplazo de filtros de aceite Se establece que, en caso de disponibilidad, los filtros a reemplazar deberán ser originales del fabricante. En caso contrario, se podrán utilizar repuestos equivalentes de calidad certificada, previa aprobación por parte del inspector técnico del ICE. (ver nota al final del cuadro de definición de tareas)	✅	✅
	✅ Área: Sistema Refrigeración - del motor
1	Revisar el nivel y estado del refrigerante de motor y rellenar en caso de ser necesario.	N/A	✅
2	Reemplazar refrigerante de motor en envase sellado (galón, cubeta, estañón dependiendo del equipo.)	✅	N/A
3	Limpiar y revisar estado y condición de los cobertores del radiador	✅	✅
4	Limpiar y revisar estado y condición del radiador	✅	✅
5	Revisar estado del tapón del radiador en caso de estar dañado para reemplazarlo, reportando al supervisor ICE, incluir en el reporte digital del ICE.	✅	✅
6	Revisar que no existan fugas de refrigerante y corregir en caso de ser necesario	✅	✅
7	Verificación del estado y funcionamiento de las mangueras del sistema de radiador y calentador de camisas, incluyendo revisión de fugas, desgaste, fisuras, deformaciones y condición de las gasas metálicas, abrazaderas o elementos de sujeción. En caso de requerirse el reemplazo de las mangueras, deberá comunicarlo al supervisor ICE y detallarlo dentro del formulario electrónico App ArcGIS Survey123.	✅	✅
8	Revisar estado y condición del abanico.	✅	✅
9	Revisión de las fajas del abanico con su respectiva medición y ajuste	N/A	✅
10	Reemplazo de fajas o correas: (de los sistemas del alternador, bomba de agua, abanico) todas las que sea necesarias para su funcionamiento integral. Se establece que, en caso de disponibilidad, los repuestos reemplazar deberán ser originales del fabricante. En caso contrario, se podrán utilizar repuestos equivalentes de calidad certificada, previa aprobación.	✅	N/A
11	Revisar estado y condición del visor de refrigerante del radiador y limpiarlo cada vez que lo amerite o reemplazar en caso de ser necesario	✅	✅
12	Revisar estado y condición de los rodamientos del abanico.	✅	✅
13	Prueba del termostato y válvulas de control de flujo. su intervención con el cambio de cooland en caso de estar dañado	✅	N/A
14	Prueba del sistema de alarma de temperatura	✅	✅
15	Tomar muestra, hacer análisis de laboratorio y presentar resultados del cooland. (la toma de la muestra será con el líquido refrigerante antiguo, antes de cambiar). Se deberá realizar interpretación y presentar en el informe.	✅	N/A
	✅ Área: Sistema Combustible- del motor
1	Reemplazo de filtros de combustible Se establece que, en caso de disponibilidad, los filtros a reemplazar deberán ser originales del fabricante. En caso contrario, se podrán utilizar repuestos equivalentes de calidad certificada, previa aprobación	✅	✅
2	Reemplazo de filtros separador de agua. Se establece que, en caso de disponibilidad, los filtros a reemplazar deberán ser originales del fabricante. En caso contrario, se podrán utilizar repuestos equivalentes de calidad certificada, previa aprobación.	✅	✅
3	Revisar y limpiar el indicador de nivel de combustible en caso de estar dañado incluirlo en el informe escrito y reportarlo al supervisor ICE.	✅	✅
4	Revisar estado y condición de las líneas de combustible, mangueras, purgas, fiting, otros, en caso de estar dañado incluirlo en el informe escrito y reportarlo al supervisor ICE	✅	✅
5	Revisar que no existan fugas de combustible y corregir en caso de ser necesario	✅	✅
6	Revisión e inspección del tanque de combustible para determinar requerimiento de limpieza mayor con sistemas de recirculación con filtración de 10, 5 y 1 micras, aplicación de químicos eliminadores de agua y bacterias, análisis de combustible en laboratorio. (reportar en sistema digital App ArcGIS Survey 123) - revisión de gomas, corrosión, otros.	✅	✅
7	revisión y prueba de bomba de transferencia o trasiego, reportar estado en caso de problemas o daños en sistema digital App ArcGIS Survey123	✅	✅
8	Prueba del sistema de alarma de nivel bajo de combustible.	✅	✅
9	Revisar ventilación del tanque de combustible	✅	✅
	✅ Área: Sistema Admisión y Escape - del motor
1	Revisar el estado y condición del indicador de obstrucción del filtro de aire, limpiar el filtro si es necesario. (cuando aplique)	N/A	✅
2	Reemplazo de los filtros de aire. Se establece que, en caso de disponibilidad, los filtros a reemplazar deberán ser originales del fabricante. En caso contrario, se podrán utilizar repuestos equivalentes de calidad certificada, previa aprobación.	✅	N/A
3	Revisar que no existan ruidos extraños o fugas en el sistema de escape en caso de estar dañado incluirlo en el informe escrito y reportarlo al supervisor ICE	✅	✅
4	Revisar que no existan ruidos extraños o fugas en el turbo en caso de estar dañado incluirlo en el informe escrito y reportarlo al supervisor ICE.	✅	✅
5	Revisar estado y condición del silenciador, soportes, juntas y ajustar si es necesario. Revisar estado de gasas en general, en caso de estar dañadas reemplazarlas, reportando al supervisor ICE	✅	✅
	✅ Área: Sistema Eléctrico del Motor
1	Limpiar y verificar estado y condición de la Batería (medir nivel y densidad de electrolito y presentar datos). en caso de estar dañado incluirlo en el informe escrito y reportarlo al supervisor ICE	✅	✅
2	Prueba de conductancia u óhmica de baterías – NFPA 110 lo exige para garantizar capacidad de arranque.	✅	✅
3	Limpiar y revisar cables, terminales y bornes de la batería (cambiar en caso de requerir)	✅	✅
4	Revisar funcionamiento del cargador de Baterías en caso de estar dañado incluirlo en el informe escrito y reportarlo al supervisor ICE	✅	✅
5	Revisar funcionamiento de las luces piloto y reemplazar en caso de ser necesario	✅	✅
6	Revisar estado de los bloques de conexión	✅	✅
7	Revisar estado y condición del alternador	✅	✅
8	Revisar estado y condición de los sensores, reportar en sistema digital en caso de haber daños preventivo o correctivo	✅	✅
9	Revisar estado del calentador de camisas en caso de estar dañado incluirlo en el informe escrito y reportarlo al supervisor ICE	✅	✅
	✅ Área: Arranque y Componentes Auxiliares - del motor
1	Inspección del alternador y regulador de voltaje (cargador del motor)	✅	✅
2	Realizar prueba de funcionamiento del arrancador	✅	✅
3	Revisar y medir voltaje y corriente en el arranque del motor. (Presentar registro en el informe)	✅	✅
4	Prueba de caída de voltaje durante el arranque.	✅	✅
5	revisión y limpieza de cables, terminales y bornes de la batería, cambiar de ser necesario cables, terminales, bornes.	✅	✅
6	Revisión general de la tornillería, reemplazo y reposición, en caso de ser necesario. Si se presenta cobertores dañados estos deberán ser reportados en el informe escrito y reportado al supervisor ICE	✅	✅
7	Lubricar el varillaje del gobernador	✅	✅
	✅ Área: Sistema Eléctrico del Generador
1	Revisar estado y condición del disyuntor principal.	✅	✅
2	Revisar estado y condición de conexiones del conjunto generador y corregir si es necesario	✅	✅
3	Revisión de conexiones: Ajustar todas las conexiones eléctricas de potencia y control (AVR), ya que la vibración puede aflojarlas. (torque), Revisión del AVR (Regulador Automático de Voltaje): Verificar que el AVR esté limpio, seguro y que sus conexiones estén firmes	✅	✅
4	Revisar estado, condición y toma de datos de las bobinas del generador (registrar en informe).	✅	N/A
5	Inspección del Puente Rectificador (Diodos): Revisar los diodos del rotor para asegurar que no estén quemados	✅	N/A
6	Revisar estado y condición del funcionamiento de las donas y transformadores.	✅	N/A
7	Revisar estado y condición de los fusibles y porta fusibles	✅	✅
8	Medir voltaje y amperaje de líneas del generador (barras de conexión) Con el equipo en operación con carga. (Presentar registro en el informe)	✅	N/A
9	Medir voltaje y amperes con respecto a neutro del generador (barras de conexión). Con el equipo en operación con carga. (Presentar registro en el informe)	✅	N/A
10	Probar el aislamiento de los devanados (estator y rotor) respecto a tierra para asegurar que no haya humedad o degradación del barniz.	✅	N/A
11	Verificación del sistema de puesta a tierra, limpiar, torquear, proteger. Tomar medidas del sistema y anotar en sistema digital	✅	✅
	✅ Área: Estructura y Soportes del generador
1	Revisar estado y condición del soporte del Generador	✅	✅
2	Revisar estado de los cobertores y tornillería en general en caso de estar dañado incluirlo en el informe escrito y reportarlo al supervisor ICE	✅	✅
3	Revisar estado y condición de los rodamientos del generador en caso de estar dañado incluirlo en el informe escrito y reportarlo al supervisor ICE, Revisión acople "motor - generador".	✅	✅
	✅ Área: Infraestructura y Entorno
1	Revisar estado del Gabinete, realizar enserado del Gabinete o encapsulado del generador. Revisar cuarto de máquinas - recinto, reportar cualquier afectación que ponga en riesgo la actividad de la planta eléctrica.	✅	✅
2	Limpiar y revisar estado general del motor, en caso de suciedad del motor, se deberá realizar una limpieza profesional con desengrasantes, y líquidos sin presión que permitan regenerar la limpieza de este.	✅	✅
3	Revisar que no existan filtraciones de agua en el equipo o entorno	✅	✅
4	Revisar calcomanías de seguridad, realizar reportes de cantidades y tipo requeridas en aplicativo App ArcGIS Survey123	✅	✅
5	Realizar limpieza del equipo y del recinto en general.	✅	✅
6	Revisión de Aislantes e insonorización, en caso de estar dañados se deberá informar en el formulario electrónico App ArcGIS Survey123 cantidad de metros cuadrados de reemplazo según la insonorización detectada, e informar al supervisor del ICE	✅	✅
7	Revisión del estado del piso y soportes antivibración	✅	✅
	✅ Área: Operación y Pruebas Funcionales
1	Revisar transferencia automática de la planta generadora (simular corte de fluido eléctrico).	✅	✅
2	Revisar arranque manual del Generador del panel de control ubicado en la subestación/caseta de transferencia/ cuarto de control, u otros. (En cada uno de los mantenimientos)	✅	✅
3	Revisar paradas automáticas, verificación de los 4 tiempos de transferencia (T1-T2-T3 -T4), revisar, corregir, anotar en bitácora.	✅	✅
4	Revisar el estado y condición del Generador en operación sin Carga (En cada uno de los mantenimientos)	✅	✅
5	Revisar el estado y condición del Generador en operación con Carga.	✅	✅
6	Revisar el estado y condición del Generador en operación con Carga. Prueba bajo carga mínima del 30% para evitar acumulación de hollín.	✅	✅
7	Tomar y presentar datos (en informe) del display de la planta generadora en operación, con carga y sin carga de los siguientes puntos: • Voltaje y amperaje de línea del generador. • Voltaje y amperaje con respecto a neutro del generador. • Frecuencia • Temperatura del refrigerante. • Presión del aceite. • Voltaje de Alternador. • Revoluciones del motor. • Voltaje y amperaje de la batería.	✅	✅
8	Conectar equipo de escaneo, imprimir y presentar informe a solicitud del ICE o antes fallos eminentes del funcionamiento del sistema (todos los informes deberán presentar análisis de la información, recomendaciones, conclusiones y acciones por realizar en caso de aplicar mejoras o correcciones en caso de ser necesario.	✅	✅
9	En panel de Control. Reportar alarmas, verificar y programar horario de “Ejercicio funcional semanal” a solicitud del ICE o con discrepancia de funcionamiento ordinario (desprogramación), con una duración de 30 minutos.	✅	✅

Nota: En caso de que durante la ejecución de los mantenimientos sea necesario utilizar repuestos, consumibles o componentes no originales (OEM), la empresa contratista deberá demostrar técnicamente que dichos elementos son totalmente compatibles con la marca, modelo y especificaciones del fabricante de la unidad intervenida.

Para tal efecto, el contratista deberá aportar la documentación técnica correspondiente emitida por el fabricante del repuesto alternativo, la cual deberá evidenciar de manera expresa la compatibilidad con el equipo original. Esta documentación podrá consistir en fichas técnicas, catálogos, certificaciones del fabricante, manuales técnicos o tablas de equivalencia y compatibilidad.

Asimismo, el contratista deberá demostrar que el repuesto alternativo cumple con las características funcionales, mecánicas, eléctricas, dimensionales y de desempeño requeridas por el fabricante de la planta eléctrica, garantizando que su instalación no afectará la seguridad, confiabilidad, eficiencia operativa, garantía vigente ni la vida útil del equipo.

La Administración se reserva el derecho de solicitar información técnica adicional o rechazar aquellos repuestos cuya compatibilidad no pueda ser demostrada satisfactoriamente por el contratista

En referencia al prueba de operación con carga mínima del 30 %, se establece la duración mínima de la prueba de operación será de 30 minutos. Para su ejecución se utilizará la carga existente disponible en la instalación. El combustible consumido durante la prueba será suministrado por la institución.

En aquellos casos en que la carga existente en la instalación sea inferior al 30 % de la capacidad nominal de la planta eléctrica, la prueba no será ejecutada, dado que la verificación se realizará exclusivamente con las condiciones reales de operación presentes en el inmueble.

Todos los hallazgos, mediciones, resultados, recomendaciones, anomalías detectadas y acciones ejecutadas durante la prestación del servicio deberán quedar debidamente registrados tanto en el informe escrito como en el registro digital mediante la aplicación ArcGIS Survey123. Asimismo, dicha información deberá ser comunicada oportunamente al Supervisor de Contrato del ICE o al representante designado, para su conocimiento, seguimiento y gestión correspondiente. La información consignada en ambos medios deberá mantener concordancia y reflejar fielmente las actividades realizadas y el estado de los equipos intervenidos.

6. Condiciones generales del mantenimiento preventivo

1. El contratista deberá coordinar con el administrador de contrato todas las tareas que desempeñe.
2. Durante sus labores de mantenimiento preventivo, el contratista deberá tomar las previsiones del caso a fin de evitar accidentes y minimizar los accidentes mientras se realiza el mantenimiento del generador eléctrico, Equipo de seguridad mínimo estimado: bloqueo/etiquetado, conos de seguridad, cintas de seguridad, equipos des -energizados, uso de EPP certificado tales como: zapatos de seguridad dieléctricos, casco, lentes, guantes, chaleco o camiseta reflectiva, anteojos de seguridad, ropa adecuada de seguridad eléctrica tanto el pantalón como la camisa.
3. Toda la información a la cual tenga acceso el contratista durante el desarrollo del Contrato, acerca de los procedimientos internos, instalaciones, activos y/o cualquier otra información puesta a disposición del Contratista sea gráfica, oral o escrita y/o en cualquier medio, por el ICE, deberá ser considerada como confidencial por el contratista y utilizada únicamente para efectos del Contrato. Al finalizar el Contrato, el contratista deberá devolver cualquier información de este tipo, o aquella que el Ingeniero Residente del ICE o su representante técnico o que cualquier funcionario le haya entregado. El contratista no podrá utilizar información del ICE, para promocionar su producto en otras empresas u organizaciones, sin autorización por escrito del órgano competente a esos efectos a lo interno del ICE, para lo cual deberá suscribir el correspondiente contrato de confidencialidad.
4. El contratista deberá actuar de manera diligente respecto de todas las obligaciones derivadas del contrato que surge de este concurso y adoptar todas las medidas razonables para asegurar su cumplimiento efectivo.
5. Si el contratista cometiere imprecisiones o errores en la prestación de los servicios objeto de esta contratación, deberá corregir, rectificar, complementar o reponer la información y trabajos que resultaran defectuosos, asumiendo todos los costos en que deba incurrir.
6. El contratista deberá estar anuente a que se realicen las inspecciones necesarias a fin de establecer una determinación de la calidad de los servicios prestados.
7. Todos los servicios de mantenimiento se realizarán según los estándares y procedimientos establecidos por los fabricantes del equipo y normas de seguridad que sean aplicables, para los técnicos del Contratista y las mejores prácticas de mantenimiento preventivo en plantas de emergencia (generación de energía).
8. El Contratista se compromete a utilizar limpiadores, lubricantes, felpas, pulidores, herramientas, y otros, especialmente aptos para el mantenimiento preventivo del equipo . No se aceptará el uso de productos de uso casero o genérico que ocasione daños o acelere el desgaste de piezas o degenere el rendimiento de los equipos, en caso de detectar ese incumplimiento el ICE podrá exigir a la empresa contratista que le reponga los elementos o partes que fuera necesario reemplazar, sin que esto se tome como un servicio de mantenimiento correctivo y esta acción no generará ningún cobro adicional.
9. Todos los materiales de lubricación y limpieza que se requieran durante la ejecución del mantenimiento preventivo serán aportados por el contratista y correrán por su cuenta. Después de terminado el trabajo en cada visita de mantenimiento de cada equipo, el Contratista debe remover todos los materiales sobrantes, limpiar el sitio de residuos, limpieza externa del generador eléctrico y entregar la zona de trabajo completamente limpia, entendiendo propiamente lo relacionado al trabajo específico realizado en ese sitio. El contratista no puede almacenar herramienta o repuestos en el aposento del generador eléctrico.
10. El personal contratado por el Contratista, durante la permanencia de las instalaciones del ICE, estará sujeto a las normas disciplinarias que la Institución mantiene dentro de sus instalaciones. El irrespeto de tales normas faculta al ICE para solicitar el retiro de dichas personas sin responsabilidad alguna para el ICE. Está completamente prohibido el uso de drogas dentro de la institución o que el personal este bajo los efectos de las drogas.
11. El Contratista se compromete a realizar los trabajos acatando todas las siguientes medidas de seguridad que el caso amerite y ajustándose a la normativa de seguridad laboral y ocupacional del ICE, se adjunta dicha normativa en la plataforma SICOP. El ICE se reserva el derecho de prohibir el ingreso, así como; de retirar al personal que incumpla con esta cláusula y sin responsabilidad alguna.
12. El ICE no se responsabilizan de ningún incidente, accidente o lesión que ocurra al personal empleado del contratista durante la ejecución del trabajo.
13. El Contratista deberá realizar el levantamiento de los repuestos menores consumibles, enlistados al inicio de este documento, que considere necesarios mantener en stock para planificarlos adecuadamente para posibles reparaciones con el fin de minimizar los tiempos del generador eléctrico fuera de servicio en caso de que falle por algún repuesto menor que sufren desgaste por el uso o deterioro por tiempo.
14. En caso de cambios de diseños y avances tecnológicos, algunas refacciones pueden descontinuarse por el fabricante, dificultando el mantenimiento y la operación eficiente de los equipos. Por ende, el contratista notificará por escrito al ICE donde realizará las recomendaciones que sean necesarias para los equipos, así como el costo involucrado.
15. El Contratista debe suministrar a su personal los gafetes, gabachas o camisetas, en buen estado, con el nombre o logo que identifique a la empresa para la que laboran, esto es obligatorio portarlo por el personal siempre que se encuentre dentro de las instalaciones del ICE.
16. Finalizado el servicio de mantenimiento preventivo, se deberá realizar un informe detallado y se debe realizar en formato digital el cual deberá contar con el visto bueno del delegado técnico del ICE para su aceptación, adicional se deberá subir al sistema en formato de imagen el informe físico que maneja la empresa contratada con su formato correspondiente, se puede agregar más datos, fotografías o información técnica relevante para su control, seguimiento y datos para análisis. Los detalles de este informe deben incluir como mínimo la siguiente información:

• Datos técnicos de los dispositivos o equipo.
• Nombre del personal técnico que realizó el servicio.
• Fecha de la realización del servicio.
• Duración del servicio.
• Estado actual antes de la realización del servicio.
• Detalle de las actividades realizadas.
• Valores técnicos como: voltajes, amperajes, temperatura del motor, frecuencia, presión de aceite, entre otros.
• Todos los repuestos que fueron reemplazados (con fotografías del antes y después) durante el mantenimiento realizado.
• Se deben incluir fotografías del antes y después de la realización del servicio donde se ilustre la efectividad del trabajo realizado.
• Este informe deberá contar con la firma de aprobación por parte del representante del ICE o su delegado.

    18. El ICE se reserva el derecho de solicitar la sustitución del personal asignado originalmente para atender este contrato, si a su juicio existieran causas que justifiquen esta petición. El Contratista estará obligado a sustituirlo en un plazo máximo de una semana. Cualquier trabajo defectuoso por la calidad de los materiales, repuestos, por descuido o por deficiencia de la mano de obra, a juicio del inspector deberá ser sustituido de inmediato (en lo razonablemente posible) por cuenta del Contratista. El hecho que el inspector hubiese aprobado la calidad de los materiales o repuestos antes de ser usados no releva al Contratista de la obligación de reponerlos si posteriormente se encuentran defectuosos.

      19. Los repuestos he insumos retirados como cambio y que el ICE considere como desecho, el Contratista deberá retirarlos del sitio y realizar su disposición final de forma adecuada, conforme a la normativa ambiental vigente. Todos los costos asociados al retiro, transporte, manejo y disposición final de dichos materiales deberán considerarse incluidos dentro del alcance de la presente contratación, sin que proceda reconocimiento económico adicional. Asimismo, el Contratista deberá priorizar el reciclaje de los materiales siempre que sea técnica y ambientalmente viable y presentar la documentación que certifique la correcta disposición o reciclaje, como parte del cierre de cada intervención. (aceites, diésel, todo esto dentro de los parámetros de sostenibilidad, huella carbono, otros), esta documentación debe de adjuntarse al informe que se presenta posterior a los mantenimientos realizados.

       20. El contratista deberá estar anuente a cualquier cambio o reprogramación de fechas previamente coordinadas con el ICE para la ejecución de los mantenimientos preventivos del generador eléctrico (Planta eléctrica). El ICE podrá solicitar la reprogramación de la visita con hasta una (1) hora de anticipación respecto a la fecha y hora acordadas, sin que ello genere costos adicionales ni recargos para la Institución.

 

Nota: Las observaciones del estado del equipo, recomendaciones, mejoras, trabajos a planificar, deberán estar en un informe detallado que permita planificar los costos y el tiempo requerido para su ejecución incluyendo los tiempos de logística en repuestos, mano de obra y ejecución, como la valoración según el estado en crítico, aceptable o buen estado. Todo lo necesario para la planificación de las actividades.

 

7. Tratamiento del Mantenimiento Correctivo.

El presente apartado tiene como objetivo establecer los lineamientos para la gestión de las actividades de mantenimiento correctivo mayor que se deriven de las labores de mantenimiento preventivo. Cuando, como resultado de las inspecciones, pruebas operativas o diagnósticos efectuados durante el mantenimiento preventivo, se identifique la necesidad de una intervención correctiva, la condición detectada deberá clasificarse de acuerdo con su nivel de criticidad, considerando el impacto potencial sobre la seguridad de las personas, la continuidad de la operación, el cumplimiento normativo y la integridad de los activos institucionales.

1. Criticidad Leve

Corresponde a aquellas condiciones que no representan riesgo para la vida humana, no afectan significativamente la operación de las instalaciones y no comprometen de forma inmediata la integridad de los equipos o activos.

Características:

• No genera interrupción del servicio.
• No representa peligro para las personas.
• El deterioro del equipo es limitado y de evolución lenta.
• Puede programarse su corrección dentro de la planificación ordinaria del mantenimiento.
• No implica incumplimientos regulatorios o normativos.

Ejemplos:

• Desgaste menor de componentes no críticos.
• Fugas menores sin afectación operativa.
• Ajustes de calibración no urgentes.
• Elementos estéticos o de acabado sin impacto funcional.

 

1. Criticidad Media

Corresponde a aquellas condiciones que pueden afectar parcial o progresivamente la operación de los sistemas, reducir la vida útil de los equipos o incrementar el riesgo de una falla futura, sin representar un peligro inmediato para la vida humana.

Características:

• Existe afectación parcial de la capacidad operativa.
• Puede provocar interrupciones no planificadas si no se corrige oportunamente.
• Genera deterioro acelerado de los activos.
• Puede afectar indicadores de confiabilidad, disponibilidad o eficiencia energética.
• Requiere programación prioritaria para su corrección.

Ejemplos:

• Equipos operando fuera de parámetros de diseño.
• Componentes con desgaste avanzado.
• Fallas en sistemas redundantes.
• Corrosión moderada en elementos estructurales o mecánicos.
• Alarmas recurrentes que no generan paro inmediato del sistema.

 

1. Criticidad Grave

Corresponde a aquellas condiciones que representan un riesgo para la vida humana, la seguridad de las instalaciones, la continuidad operativa de los servicios esenciales o la integridad de los activos institucionales.

Características:

• Existe riesgo potencial o inminente para las personas.
• Puede ocasionar lesiones, accidentes o emergencias.
• Puede provocar pérdida total o parcial de equipos de alto valor.
• Genera afectación significativa de los servicios críticos de la instalación.
• Puede ocasionar incumplimientos legales, reglamentarios o normativos.
• Requiere atención inmediata y prioritaria.

Ejemplos:

• Componentes eléctricos con riesgo de arco eléctrico, incendio o electrocución.
• Equipos de elevación con condiciones inseguras de operación.
• Riesgo de colapso estructural o desprendimiento de elementos.
• Fugas de combustibles, gases o sustancias peligrosas con potencial de afectar personas o instalaciones.
• Equipos cuya falla pueda ocasionar daños mayores a otros activos institucionales.

Esta clasificación permitirá definir la prioridad de atención, tiempos de respuesta y el nivel de autorización requerido.

 

7.1. Presentación de Cotización

Una vez detectada la necesidad de una acción correctiva, el contratista deberá presentar, en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, una cotización técnica-económica detallada, la cual deberá incluir como mínimo la siguiente información:

1. Información General

• Datos completos de la empresa.
• Fecha de emisión.
• Número de referencia o consecutivo de la cotización.
• Nombre del cliente.
• Persona de contacto ("Atención").
• Número telefónico o medio de contacto.
• Asunto de la cotización.

2 Información Técnica

• Marca, modelo y características relevantes del equipo intervenido.
• Descripción detallada del servicio correctivo propuesto.
• Diagnóstico técnico que justifique la intervención.
• Detalle de repuestos y materiales requeridos.
• Indicación de trabajos a realizar en taller (fuera del sitio), cuando aplique.
• Cantidad estimada de horas de trabajo, diferenciando:
• Técnico especializado
• Ayudante técnico

3 Información Económica

• Subtotal.
• Impuesto de ventas aplicable.
• Total, general.

4 Condiciones Comerciales y Técnicas

• Plazo de ejecución o entrega.
• Garantía de la intervención (mano de obra y repuestos), no menor a doce (12) meses, y en todo caso limitada a la vigencia del contrato de mantenimiento preventivo.
• Forma de pago.
• Vigencia de la oferta.
• Condiciones generales, exclusiones y recomendaciones técnicas.

7.2. Consideraciones Adicionales

• La información contenida en la cotización será utilizada como base para el análisis técnico, financiero y para la toma de decisiones por parte del ICE.
• No se autorizará la ejecución de trabajos correctivos sin la aprobación formal previa.
• El contratista deberá garantizar la trazabilidad entre el diagnóstico emitido en el mantenimiento preventivo y la solución correctiva propuesta.
• En casos clasificados como criticidad grave, el contratista deberá notificar de manera inmediata al Responsable técnico con copia al Administrador del contrato, y proponer medidas de mitigación temporal, en caso de ser requeridas.

8. Tolerancia para clasificación de capacidades de plantas eléctricas

Las capacidades de las plantas eléctricas indicadas en el presente cartel corresponden a rangos referenciales para efectos de cotización, clasificación económica y ejecución de los servicios de mantenimiento.

Si durante la ejecución contractual se determine que la capacidad nominal indicada en placa del equipo difiere de la capacidad consignada en la documentación contractual solicitada, prevalecerá la clasificación dentro de la categoría o rango de potencia comercialmente equivalente, según tabla inferior, se aceptará una variación de hasta un diez por ciento (±10%) respecto a la capacidad nominal del equipo, sin que ello implique reclamos económicos, modificaciones de precios unitarios, reclasificación de la categoría cotizada o ajustes contractuales.

Esta tolerancia reconoce las diferencias existentes entre capacidades de placa, capacidades Stand-By, Prime Power, Continuous Power, configuraciones de tensión, factor de potencia y criterios de denominación comercial utilizados por los distintos fabricantes.

Únicamente procederá una revisión técnica y económica cuando la capacidad real del equipo exceda los límites de tolerancia establecidos para la categoría correspondiente y ello implique una variación significativa en consumibles, repuestos, tiempos de ejecución, recursos humanos o costos asociados al mantenimiento.

Para efectos de administración contractual y reconocimiento económico, las capacidades se agrupan en rangos normalizados de mercado, según la categoría inmediatamente equivalente de potencia comercial.

Tolerancia por rango para efectos de variación en campo de trabajo.

Categoría de cotización	Rango nominal	Tolerancia ±10%	Rango aceptable en campo
Rango 1	10 - 30 kVA	±3 kVA	9 - 33 kVA
Rango 2	31 - 50 kVA	±5 kVA	28 - 55 kVA
Rango 3	51 - 80 kVA	±8 kVA	46 - 88 kVA
Rango 4	81 - 110 kVA	±11 kVA	73 - 121 kVA
Rango 5	111 - 140 kVA	±14 kVA	100 - 154 kVA
Rango 6	141 - 250 kVA	±25 kVA	127 - 275 kVA
Rango 7	251 - 500 kVA	±50 kVA	226 - 550 kVA
Rango 8	501 - 1000 kVA	±100 kVA	451 - 1100 kVA

 

La identificación de diferencias menores entre la capacidad indicada en el cartel y la capacidad nominal observada en sitio no constituirá motivo de reclamo económico, reajuste de precios, modificación contractual o reconocimiento adicional de costos, siempre que el equipo permanezca dentro de la misma categoría de potencia de referencia establecida en el presente documento.

Únicamente procederá una revisión técnica y económica cuando la capacidad real del equipo implique un cambio a una categoría superior o inferior de potencia que modifique de manera significativa los insumos, repuestos, tiempos de intervención, recursos técnicos o costos de mantenimiento asociados.

Nota: La tolerancia establecida reconoce las diferencias que pueden existir entre los distintos fabricantes en cuanto a la definición y denominación de la capacidad de las unidades de generación eléctrica, incluyendo capacidades Standby Power (ESP), Prime Power (PRP), Continuous Power (COP), configuraciones de tensión, factor de potencia y criterios comerciales de clasificación.

Para efectos de esta contratación, la capacidad nominal de la unidad de generación eléctrica será la definida por el fabricante del conjunto completo motor-generador, según la información consignada en la placa de identificación y la documentación técnica oficial del equipo.

En consecuencia, la verificación de la capacidad de la unidad se realizará considerando el sistema de generación como un conjunto integral, según haya sido diseñado, ensamblado y certificado por el fabricante. Por lo tanto, no se evaluarán de forma independiente los datos de placa del motor ni los datos de placa del generador, dado que estos componentes forman parte de un conjunto cuyas características operativas y capacidad nominal son establecidas y garantizadas por el fabricante del equipo completo.

 

CAPÍTULO I.

Las Condiciones Generales que regirán para los procedimientos de contratación administrativa, tramitadas por el Instituto Costarricense de Electricidad, que en lo sucesivo se denominará ICE, Institución Autónoma de la de la República de Costa Rica, domiciliada en San José y con cédula jurídica N.º 4-000-042139-02, son las CONDICIONES GENERALES DEL CARTEL TIPO DE CONDICIONES PARA PROCESOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA, publicadas en el Alcance No.161 a La Gaceta No.174 del 19 de setiembre del 2024.

Estas condiciones pueden ser accedidas por medio de la siguiente dirección electrónica: https://apps.grupoice.com/PEL/

1. VISITA DE CAMPO.

Con la finalidad de que los oferentes logren una mejor apreciación de los servicios de mantenimiento requeridos por la institución, la Administración realizará una visita (no obligatoria, sin que ello limite la responsabilidad del oferente de analizar adecuadamente las condiciones del servicio conforme a la información disponible en el cartel) a los sitios indicados en Anexo N°10. Lugares de entrega para dar el mantenimiento.  La misma iniciará el tercer día hábil posterior a la publicación del cartel. Se realizará con todos los potenciales oferentes que lo consideren conveniente, en un horario comprendido de las 7:30 am a las 5:00 pm. Por lo tanto, se requiere que los oferentes realicen la respectiva coordinación con la Administradora del Contrato, Rosa Haydee Bonilla Mora, al Teléfono (506) 2000-9873, correo electrónico:         rbonillam@ice.go.cr  

1. El oferente que no realice la visita al sitio no podrá alegar durante la ejecución del contrato desconocimiento de las circunstancias del sitio y otras condiciones.
2. Se entenderá que el oferente ha inspeccionado y examinado todos los aspectos concernientes con esta licitación, y ha obtenido toda la información necesaria en cuanto a los riesgos, contingencias y otras circunstancias que pudieran influir en su propuesta.
3. El alcance indicado es referencial, sin embargo, es responsabilidad del oferente interesado en presentar oferta de la licitación, realizar los levantamientos de información en el sitio de trabajo según disponibilidad del ICE y revisar requerimientos y alcance deseado por el ICE.                               

 2. EROGACIONES DE AÑOS FUTUROS.

El presupuesto estimado para el año 2027 es de 54 371 955,45 CRC y para el siguiente año 2028 se estiman en 51 450 230,15  CRC, cubriendo así lo indicado en la casilla "Presupuesto total estimado" y que corresponde al primer año de vigencia del contrato.

Para la atención de las erogaciones de pago que se originen de este contrato que corresponde a presupuestos de años futuros, la dependencia incluirá en las cifras de formulación presupuestaria del año correspondiente el debido contenido presupuestario, el cual queda sujeto a la aprobación del presupuesto por parte de la Contraloría General de la República. En caso necesario, la dependencia se compromete a dotar del debido contenido presupuestario mediante el procedimiento interno de modificación presupuestaria.

3. ESTRUCTURA DEL PRECIO Y PRESUPUESTO DETALLADO.

Los oferentes que participen en este concurso deberán presentar junto con su oferta la estructura de precio, así como un presupuesto detallado y completo.

3.1 Los precios ofertados deben ser por partida completa, es decir deberán cotizarse todas y cada una de las líneas que conforman la partida a ofertar, sin que esto represente una limitante para participar en varias partidas. La omisión de esta condición por parte de algún oferente hará que la Administración declare como inelegible dicha oferta.

3.2 Los precios ofertados deberán de incluir lo correspondiente al transporte, viáticos, materiales, mano de obra (salarios mínimos de ley, cargas sociales…), pólizas del personal y vehículos, equipos de protección, insumos, gastos administrativos, utilidad e IVA, así como cualquier costo que consideren necesario para la ejecución de los servicios solicitados.

3.3 Los precios ofertados deberán ser desglosados por línea, no obstante, para calcular el precio total por cada partida, se multiplicará el precio unitario ofertado en cada línea, por la cantidad total estimada al año, esto según la estimación de consumo determinada. (Ver anexo 1 Proyección Consumo).

3.4 Estructura del precio.

El oferente debe presentar la estructura de precio en conjunto con la oferta, estableciendo los siguientes rubros obligatorios:

• costos directos de mano de obra, costos indirectos de mano de obra,
• costos directos de insumos, costos indirectos de insumos,
• utilidad;

Las ofertas deben considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta y la dependencia analizará el fondo y determinará el cumplimiento o no de la oferta.  Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. (Ver Anexo 2. Formato Estructura de Precios).  Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios.  

Por tratarse de una contratación de servicios en modalidad según demanda se deberá aportar la estructura de precios por línea, y será obligatorio cotizar la totalidad de las líneas que integran cada partida que el oferente desee ofertar.

No obstante, el oferente podrá realizar las agrupaciones de líneas en la estructura de precios en los casos en que los costos sean proporcionalmente iguales para todas las líneas. 

3.5. PRESUPUESTO DETALLADO.

El oferente deberá presentar en conjunto con la oferta un presupuesto detallado y completo con todos los elementos de costo que lo componen. (Ver Anexo 3. Formato presupuesto detallado). 

El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

4. CLÁUSULA DE DESEMPATE.

En caso de que se presente un empate en la propuesta económica de los posibles adjudicatarios, se convocará un sorteo público, el cual se realizará de forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente. Para definir el desempate se utilizará la moneda.

De lo anterior, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento. Dicha acta será incluida en el expediente SICOP.

5. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO:

Los montos de las garantías a depositar de acuerdo con cada partida adjudicada son los siguientes:

Partida	Monto de Garantía de Cumplimiento CRC
Partida 1	1 565 154,80
Partida 2	1 190 062,04
Partida 3	1 483 450,10
Partida 4	1 052 442,34

 

No obstante, el Contratista se compromete a mantener vigente esta garantía durante toda la duración del presente contrato.

 

6. CRITERIOS SOSTENIBLES.

6.1. Criterios Sociales.

a) Todo oferente y contratista deberá ser idóneo legalmente para contratar con la Administración. En virtud de ello, deberá contar con Patente Comercial emitida por la Municipalidad respectiva según lo estipula el artículo 88 del Código Municipal. Para demostrar lo anterior, el oferente deberá adjuntar junto con su oferta copia de la patente municipal vigente, al día y emitida a su propio nombre, la cual deberá ser atinente con el objeto de la contratación. En caso de que el título respectivo condicione su vigencia a mantenerse al día con el pago del canon respectivo, deberá presentar copia del recibo donde se acredite dicho pago.

En caso de que la descripción de la actividad indicada en el título de Patente no coincida con el objeto contractual, deberá aportar con la oferta documento idóneo (certificación, resolución o constancia) expedido por la Municipalidad competente donde conste que la actividad comercial autorizada incluye el objeto de la contratación y por lo tanto que está habilitado para el ejercicio de la actividad requerida por la Administración.

b) El oferente debe aportar copia del Permiso Sanitario de Funcionamiento vigente y emitido por el Ministerio de Salud a su propio nombre, de conformidad con el decreto número D-39472-S, Reglamento General para Autorizaciones y Permisos Sanitarios de Funcionamiento o conforme al decreto que se encuentre vigente al momento de la solicitud del permiso sanitario por parte del Oferente. Para demostrar lo anterior, los oferentes deberán adjuntar con su plica copia del Permiso, dicho documento deberá ser atinente a los servicios requeridos por la Administración. En caso de que el título respectivo condicione su vigencia a mantenerse al día con el pago del canon respectivo, deberá presentar copia del recibo donde se acredite dicho pago.

6.2 Criterios Ambientales.

Cláusulas de huella de carbono:

La Institución está promoviendo la sensibilización en materia ambiental, tanto a lo interno como a nuestros proveedores, debido a esto, es imperativo solicitar que las empresas contratadas por el ICE nos suministren información sobre su inventario de huella de carbono, con la intención de ir culturizando a los proveedores y a la vez cumplir con los lineamientos establecidos en el Programa País Carbono Neutralidad, por lo que se requiere que el contratista aporte y/o cumpla con lo que se detalla a continuación:

a) El contratista deberá identificar sus fuentes de emisión de Gases de Efecto Invernadero de tipo directa durante el primer mes de la contratación, donde se contemple al menos fuentes de consumo de combustible tanto de vehículos como maquinaria, consumo de electricidad, consumo de refrigerantes para aires acondicionados, generación de aguas residuales, consumo de lubricantes, consumo de productos químicos que liberen o se oxidan generando CO2 y otros que sean propias de las operaciones del contratista que realiza para el ICE.

b) Posteriormente y durante el transcurso del contrato, deberá detallar un inventario de huella de carbono (en TonCO2e) basado en la norma INTE/ISO 14064-1 o bien proporcionar la información (en kg, litros, libras, entre otros) de los consumos de combustible tanto de vehículos como maquinaria, consumo de electricidad, consumo de refrigerantes para aires acondicionados, consumo de lubricantes, consumo de productos químicos que liberen o se oxidan generando CO2 y otros que sean propias de las operaciones del proveedor, según formato establecido. Ver Anexo N°4, Inventario de huella de carbono.

El contratista deberá mantener y conservar información documentada que garantice el desarrollo del inventario de emisiones producto de sus operaciones, además del control y seguimiento de este.

c)   El Inventario de Huella de Carbono deberá ser actualizado y presentado anualmente durante la vigencia de todo el contrato. El primer informe deberá ser entregado un año posterior a la adjudicación del contrato. La metodología utilizada para el cálculo deberá ser detallada en el informe.

d)   El contratista permitirá que su personal reciba formación en la medición, reporte y gestión de la huella de carbono, por parte del ICE, en caso de aplicar.

e) Adicional al tema y la cláusula de Carbono, el contratista deberá llevar un registro y control de la cantidad de litros de aceite que se fue reemplazado o que rellenó a cada uno de los equipos que ha sido intervenido. Presentando un informe cada 6 meses al administrador de contrato y responsable técnico de la contratación. En dicho informe se indicará:

• Tipo de mantenimiento,
• Número equipo intervenido,
• zona de ejecución del mantenimiento,
• cantidad de aceite de motor.                                                                                                                                                                                           7. REQUISITOS OBLIGATORIOS DEL CONTRATISTA:

7.1. El horario ordinario para la ejecución de los trabajos será de 7:30 a.m. a 5:00 p.m. No obstante, la Administración se reserva el derecho de autorizar, previa solicitud debidamente justificada por parte del Contratista, la ejecución de labores fuera de dicho horario o durante fines de semana, Para tales efectos, el Contratista deberá gestionar notificando por escrito, con al menos cinco (5) días hábiles de antelación, el cronograma de ejecución de labores. Lo anterior es requisito indispensable para que el Administrador de contrato, gestione los permisos necesarios ante el personal de vigilancia y el responsable Técnico coordine con las demás partes interesadas. La ejecución de trabajos fuera del horario ordinario sin la debida autorización previa será considerada un incumplimiento de las condiciones contractuales, y podrá dar lugar a la aplicación de las sanciones correspondientes.

7.2 El contratista y su personal deben de cumplir con lo establecido en los siguientes anexos:  

-Anexo N°5. Norma de seguridad e higiene ocupacional del ICE.

 Lo indicado en el punto 7.2. y todos sus incisos. Adjudicación de la obra o  servicio.

-Anexo N°6. Reglamento de Protección de caídas en trabajo de altura.

Lo indicado en el punto 5.2. incluyendo todos sus incisos. Responsabilidades del empleado, contratista y/o subcontratistas.

-Anexo N°7. Reglamento general de acceso y tránsito instalaciones del ICE.

Lo indicado en los siguientes capítulos.

    CAPITULO 1. Lineamientos generales. Excepto el artículo 3.

    CAPITULO 2. Requisitos de ingreso. Artículo 8, 10, 11 (inciso h), 12.

    CAPITULO 3. Autorización de ingreso. Artículo 13, 14, 15, 16 (inciso h), 12.

    CAPITULO 4. Lineamiento sobre instalaciones.

    CAPITULO 5. Incumplimiento del reglamento y sanciones. Articulo 28 y 29.

-Anexo N°8. Reglamento para la utilización de los parqueos del ICE.

      Lo indicado en el punto 6.15.

7.3. Una vez finalizada la ejecución del servicio de mantenimiento, como requisito para la recepción de cada servicio, el contratista deberá completar el informe en la plataforma ArcGIS Survey123, por cada uno de los equipos atendidos, según lo estipulado en el apartado de Metodología ejecución contractual. Lo anterior con la finalidad de verificar el cumplimiento de la ejecución de las tareas estipuladas en las condiciones específicas establecidas en este cartel. Este informe deberá contemplar todas las actividades solicitadas en las especificaciones técnicas que se ejecutaron en el mantenimiento, así como las fotografías de un antes y después de ejecutado el servicio. El registro de información en la plataforma ArcGIS Survey123 es de carácter obligatorio y deberá efectuarse en campo, durante cada actividad de mantenimiento, asegurando la captura oportuna, completa y veraz de los datos y evidencias requeridas.

7.4 El Contratista deberá presentar, en formato digital, un listado del personal asignado a la ejecución del servicio, en el cual se consigne, de manera clara y completa, la ocupación, nombre completo y número de cédula de identidad o pasaporte de cada uno de los trabajadores. En el caso de personal extranjero, el Contratista deberá aportar, copia del permiso de trabajo vigente, debidamente emitido por la autoridad competente. Asimismo, deberá incluirse fotografía reciente de cada persona, cuando así sea requerido por la Administración.

El incumplimiento de esta disposición facultará a la Administración para denegar el ingreso del personal a las instalaciones o adoptar las medidas contractuales que correspondan.

7.5 Si excepcionalmente se requiere la sustitución de algún operario, el personal sustituto debe estar igualmente capacitado que el titular, para lo cual deberá aportar los mismos requisitos y atestados que se solicitan en el presente cartel. 

7.6 En caso de que el Contratista, su personal o representantes incurran en errores u omisiones que ocasionen daños durante la prestación de los servicios, objeto de la presente contratación, aquel estará obligado a corregir, reparar, reponer o restituir, según corresponda, las partes, equipos, sistemas eléctricos, elementos estructurales de los inmuebles o cualquier información que resulte afectada, perdida o dañada.

Dichas acciones deberán ejecutarse de manera inmediata y a entera satisfacción de la Administración, asumiendo el Contratista la totalidad de los costos y gastos en que deba incurrir para tales efectos, sin que ello genere responsabilidad alguna para el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) ni derecho a reconocimiento de pago adicional alguno. El incumplimiento de lo aquí dispuesto facultará a la Administración para aplicar las sanciones que correspondan conforme a la normativa vigente.

7.7 El Contratista asumirá, bajo su exclusiva responsabilidad, la totalidad de la logística requerida para la adecuada ejecución de los servicios objeto de la presente contratación, incluyendo, sin limitarse a, el transporte del personal, equipos, herramientas, materiales e insumos necesarios. En consecuencia, no procederá reconocimiento de costos adicionales por dichos conceptos, entendiéndose estos incluidos dentro de la oferta presentada.

7.8 El Contratista será responsable, en todo momento, de la custodia, resguardo y adecuado uso de las herramientas, equipos y demás bienes que introduzca en las instalaciones. El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) no asumirá responsabilidad alguna por la pérdida, sustracción o daño de dichos bienes.

Asimismo, el ICE se reserva el derecho de realizar, en cualquier momento y sin previo aviso, inspecciones o revisiones al personal técnico del Contratista, así como a los equipos, herramientas y materiales utilizados, con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones contractuales y las disposiciones de seguridad aplicables.

7.9 El Contratista deberá asegurarse de que el funcionario del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) consigne en la boleta de servicio su nombre completo, número de cédula de identidad, firma y fecha de recepción. Posteriormente, el Contratista deberá remitir dicho documento al Administrador del Contrato, a efectos de gestionar el trámite de recepción definitiva.

7.10 En caso de que alguno de los servicios no sea aceptado por incumplimiento de las especificaciones o requisitos establecidos en el presente cartel, el Contratista estará obligado a ejecutar nuevamente el servicio las veces que resulten necesarias hasta cumplir a cabalidad con lo solicitado. Lo anterior no generará costo adicional alguno para la Institución ni implicará reconocimiento de perjuicio, debiendo efectuarse dentro de los plazos contractuales establecidos.

7.11 El contratista deberá realizar la facturación electrónica según lo establecido en el documento denominado: “Factura-electrónica-ICE”. Las facturas deberán contener la información que la Institución solicite para poder realizar el pago. El documento antes mencionado será suministrado por el Administrador de Contrato una vez iniciado el contrato.

7.12 De acuerdo con la Política Tributaria establecida por ley, las facturas deberán cumplir con todas las normas y requisitos técnico, legales. El ICE, rebajará según la legislación vigente el 2% por concepto de Impuesto sobre la Renta de cada factura a pagar.

7.13 El contratista deberá realizar las gestiones en SICOP correspondientes a recepción de la orden de pedido, además realización de la recepción provisional y/o definitiva, y posteriormente realizar la solicitud de pago correspondiente, en la que adjuntará la factura y el recibido a satisfacción de los servicios en cuestión, esto último es un requisito obligatorio para la cancelación de la factura.

7.14 El ICE no asumirá responsabilidad por accidentes a los trabajadores del contratista ocurridos dentro o fuera de las instalaciones del ICE, por el traslado y la descarga de los bienes o por cualquier otro incidente o siniestro ajeno a la actividad contractual desarrollada por el contratista. El contratista debe asumir dicha responsabilidad.

7.15 Durante la permanencia en las instalaciones del ICE, el personal empleado por el contratista para realizar los servicios estará sujeto a las normas disciplinarias que la Institución mantiene dentro de sus instalaciones. El irrespeto de tales normas faculta al ICE para solicitar el retiro de dichas personas sin responsabilidad alguna para el Instituto.

7.16 Personal del Contratista:

a) El contratista deberá aportar en los primeros 8 días hábiles posterior a la emisión del contrato; un listado y currículos del personal mínimo solicitado en esta licitación.

Para la adecuada ejecución de los servicios objeto de la presente contratación, la(s) empresa(s) oferente(s) deberá(n) contar, como mínimo, del siguiente recurso humano, por cada partida (región) en la que participen:

• Personal profesional: Un (1) profesional con grado académico mínimo de bachiller en Ingeniería Mecánica, Electromecánica o en Mantenimiento Industrial. Este recurso será asignado a la totalidad de la contratación, no siendo requerido de forma independiente por cada partida (región) en la que participe. Lo anterior será aplicable siempre que el mismo profesional respalde a una única empresa y esta resulte adjudicataria en una o más partidas.
• Dos (2) cuadrillas de trabajo, cada una conformada por un (1) técnico y un (1) auxiliar.

No se permite que un mismo recurso humano de perfil técnico y auxiliar sea propuesto para más de una partida (Región). El personal mínimo requerido no limita la responsabilidad del Contratista de garantizar el cumplimiento oportuno de las órdenes de servicio que emita la Administración en la modalidad según demanda.

En caso de que el volumen de servicios requerido supere la capacidad operativa mínima establecida, el Contratista estará obligado a:

-Incrementar de manera oportuna sus recursos humanos y logísticos,

-Garantizar el cumplimiento de los plazos establecidos,

-Mantener la calidad de los servicios, y

-Cumplir con todas las condiciones contractuales pactadas.

Lo anterior deberá realizarse sin que genere costo adicional alguno para el ICE, siendo responsabilidad exclusiva del Contratista asegurar la adecuada disponibilidad de recursos para la ejecución del contrato.

b) Requisitos del personal del contratista.

El profesional en ingeniería, así como el personal técnico y auxiliar propuesto en la oferta, deberá aportar la siguiente información, en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles posteriores a la notificación de la adjudicación del contrato:

• Curriculum vitae (CV) que incluya nombre completo del trabajador, cédula de identidad o documento de identificación equivalente, títulos acordes al puesto que desempeñará dentro del contrato, años de experiencia en el área correspondiente.

En el caso del personal técnico, deberá aportar los siguientes requisitos adicionales:

• Título de técnico en la especialidad de mecánica, electromecánica o en Mantenimiento Industrial, debidamente avalado por el Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), ITCR o el Ministerio de Educación Pública (MEP).
• Acreditar una experiencia mínima de dos (2) años en labores relacionadas con el campo de la electromecánica. Para la comprobación de la experiencia requerida, el contratista deberá presentar certificaciones o constancias emitidas por las empresas donde el personal haya prestado sus servicios, en las cuales se detalle el tipo de labores realizadas y el período correspondiente.

La Administración se reserva el derecho de verificar la veracidad de la información aportada, así como de solicitar documentación adicional en caso de considerarlo necesario

c) Requisitos para trabajos en altura

El personal que deba ejecutar labores en altura deberá contar con certificación vigente en trabajos en altura, emitida por el área de Seguridad Industrial o por una entidad debidamente acreditada a nivel nacional o internacional.

Para efectos de verificación del cumplimiento de este requisito, el Contratista deberá aportar los certificados correspondientes en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles posteriores a la notificación de la adjudicación del contrato a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP). Dichos certificados serán sujetos a validación por parte de los especialistas en Seguridad Industrial del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), como condición previa al inicio de las labores.

Se establece como requisito mínimo que al menos un (1) integrante por cada cuadrilla cuente con la certificación indicada, quien será responsable de ejecutar las labores en altura. Asimismo, el Contratista deberá garantizar que dicho personal disponga y utilice en todo momento el equipo de protección personal adecuado, conforme a la normativa vigente en materia de seguridad ocupacional.

La definición de este mínimo no limita, en modo alguno, la responsabilidad del Contratista de contar con la cantidad de personal certificado necesaria para cumplir en requerimientos de forma y calidad en la ejecución de los servicios contratados. En consecuencia, el ICE no asumirá responsabilidad alguna derivada de la determinación de dicho mínimo, siendo obligación exclusiva del Contratista asegurar el recurso humano calificado requerido para el cumplimiento integral del objeto contractual.

d) Requisitos de ingreso, seguridad y control de personal.

El personal del Contratista, al momento de ingresar a las instalaciones del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) y durante la ejecución de los servicios, deberá cumplir estrictamente con los “Requisitos de protección personal, vestimenta e identificación”, establecidos en el documento denominado “Anexo N.°5: Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional del ICE”, sin perjuicio de cualquier otra normativa legal o técnica aplicable.

Asimismo, el ICE se reserva el derecho de exigir, en cualquier momento, la remoción de cualquier miembro del personal del Contratista que no cumpla con el perfil técnico requerido o que no demuestre la idoneidad necesaria para la correcta ejecución de las labores objeto de la presente contratación.

El personal que sea removido no podrá ser reincorporado a la ejecución del contrato sin la previa autorización expresa del Administrador del Contrato del ICE, quien valorará su eventual reingreso con base en la revisión del respectivo currículo y demás atestados.

Adicionalmente, el Contratista deberá garantizar la implementación de todas las medidas necesarias para salvaguardar la integridad, salud y seguridad de su personal durante la ejecución de los servicios. Cualquier atraso en la ejecución contractual derivado del incumplimiento de estas disposiciones será imputable exclusivamente al Contratista, sin que ello genere responsabilidad alguna para el ICE

e) Cumplimiento de obligaciones laborales y migratorias.

El Contratista deberá aportar, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, copia de la planilla presentada y recibida por el Instituto Nacional de Seguros (INS), debidamente actualizada durante todo el período de ejecución contractual.

Asimismo, deberá presentar, dentro del mismo plazo, copia vigente de los permisos de trabajo del personal extranjero asignado a la ejecución del contrato, emitidos por la autoridad competente.

El incumplimiento de estas disposiciones podrá dar lugar a la aplicación de las medidas contractuales correspondientes, incluyendo la eventual suspensión de labores del personal que no cumpla con los requisitos establecidos.

f) Cumplimiento de obligaciones ante la seguridad social y pólizas.

El Contratista deberá presentar mensualmente la planilla correspondiente a la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) e INS, así como certificación vigente de las pólizas requeridas para la ejecución del contrato.

El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) se reserva el derecho de solicitar, en cualquier momento durante la ejecución contractual, la presentación de dichas certificaciones, a efectos de verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales y de aseguramiento correspondientes.

El incumplimiento de lo anterior facultará al ICE para adoptar las medidas contractuales que correspondan, conforme a la normativa vigente.

7.17. Manejo y disposición final de residuo:

a) El Contratista deberá realizar la disposición final de los residuos generados como consecuencia de la ejecución de los servicios, de conformidad con lo establecido en el Anexo N.º 9 y en apego a la Ley para la Gestión Integral de Residuos N° 8839, así como a la normativa ambiental vigente aplicable según el tipo de residuo. Dicha gestión deberá efectuarse de manera responsable con el ambiente.

b) El Contratista deberá garantizar que los residuos o sobrantes de insumos generados posterior a la ejecución del mantenimiento preventivo no serán depositados en ríos, arroyos, quebradas, nacientes, humedales, sistemas de desagüe, áreas verdes ni áreas silvestres protegidas, ni serán objeto de eliminación mediante quemas, en virtud del riesgo de emisión de sustancias contaminantes o tóxicas al ambiente.

c) Durante toda la vigencia del contrato, el Contratista será responsable de la recolección, manejo y disposición adecuada de los residuos generados. Para tales efectos, deberá realizar la recolección de los residuos en el mismo sitio donde se prestó el servicio a la Administración, inmediatamente después de finalizada cada intervención.

d) El Contratista será responsable de asegurar que las aguas residuales provenientes del lavado de equipos, especialmente aquellas que contengan contaminantes, sean tratadas y dispuestas conforme a la normativa vigente, de manera que no representen riesgo alguno para la salud humana, animal o vegetal, ni para el ambiente. Dichas aguas deberán ser manejadas bajo criterios de disposición ambientalmente adecuada.

e) En caso de utilizar sustancias o productos clasificados como peligrosos o tóxicos, el Contratista deberá presentar las correspondientes Fichas de Datos de Seguridad (FDS), o las debidas MSDS, así como garantizar que dichos productos se mantengan debidamente etiquetados, conforme a la normativa vigente en materia de manejo de sustancias peligrosas.

El incumplimiento de cualquiera de las disposiciones establecidas en este apartado facultará a la Administración para aplicar las medidas contractuales y legales correspondientes.

7.18 Salud ocupacional:

a) El Contratista debe aportar informe con la identificación de los peligros y riesgos laborales asociados a la contratación, mediante una metodología de valoración de peligros y riesgos ocupacionales emitida en el país por parte del INS o el CSO, debidamente firmado por un profesional en Salud Ocupacional, tomando en consideración que los controles operacionales que se incluyan deben corresponder a las que se implementarán durante la ejecución del contrato; la planificación de la prevención se realizará de acuerdo con la naturaleza de las actividades detalladas en el cartel. En caso de que se omita un riesgo o peligro laboral en la identificación realizada, no exime de responsabilidad al Contratista de tomar las medidas de prevención requeridas. El mismo debe ser presentado como máximo 8 días hábiles posterior a la notificación del contrato en SICOP.

b) El contratista debe presentar un plan de acción para mitigar los riesgos y peligros laborales identificados según los requisitos vigentes establecidos por el Ministerio de Salud, en caso de que se omita el análisis y valoración de un riesgo laboral determinado, este no exime de responsabilidad al contratista de tomar las medidas de prevención requeridas. Dicho análisis de riesgos y plan de Salud Ocupacional debe ser elaborado por personal competente en Salud Ocupacional, con grado académico mínimo de Diplomado. El análisis debe ser presentado como máximo 8 días hábiles posterior a la notificación del contrato en SICOP.

c) Toda obra o servicio contratado no podrá iniciar hasta que todo el personal de la empresa contratada haya participado en la inducción que brindará personal del ICE, sobre las medidas y disposiciones específicas de Seguridad y Salud Ocupacional que tiene el centro de trabajo donde se efectuarán las obras o servicios. Esta inducción podrá ser impartida por el Gestor de Salud y Seguridad del Centro de Trabajo, Prevencionista designado por Seguridad Industrial.

d) Cuando se presente un accidente laboral el contratista debe presentar un informe completo al Administrador de Contrato en un plazo de 8 días hábiles, donde se identifiquen las causas para cada caso específico de accidente leve, moderado o grave, que ocurra durante el periodo de ejecución de la obra, además de un plan de acción en relación con cada causa descrita, donde se establezca las medidas preventivas a tomar para el control de eventos similares; el responsable y la prioridad de intervención.

e) La contratación no originará relación laboral alguna entre el ICE y los empleados del contratista y sus subcontratistas. Por tal motivo, corresponderá a estas dos figuras, el pago de pólizas y en general, respetar todos los derechos laborales y disposiciones en materia de riesgos de trabajo que le corresponden al personal a su cargo, debiendo cumplir en todos los casos como mínimo con las garantías laborales de la legislación vigente.

f) El Contratista debe aportar la actualización de la certificación de la póliza de Riesgos de Trabajo, para que se indique de manera clara y precisa el detalle de la adjudicación (actividad, tipo de trabajos y otros), emitida por cualquier aseguradora.

7.19. Seguros y administración del riesgo:

a) Términos Aplicables: El Contratista, en el transcurso de ocho (8) días hábiles a partir de la notificación del contrato electrónico, deberá por su cuenta obtener, las pólizas que se indican en el presente numeral emitidas por el Instituto Nacional de Seguros de Costa Rica (INS) o cualquier otro ente reconocido por SUGESE. El Contratista deberá presentar la certificación de las pólizas un (1) día hábil después de vencido el plazo indicado anteriormente.

Las certificaciones presentadas estarán sujetas a la aprobación del ICE y en pleno cumplimiento de la Ley Aplicable y el Contratista estará obligado a mantener en vigencia las pólizas durante la vigencia del presente contrato

Los Seguros mencionados no son una limitación de la responsabilidad de la empresa contratada, ni el ICE asume responsabilidad alguna por señalar los montos. El ICE no reconocerá ningún pago adicional por el otorgamiento de estos seguros.

b) El Contratista deberá aceptar mediante manifestación escrita, su obligación de resarcir los daños y perjuicios que se ocasionen al ICE y que le sean imputables por dolo, negligencia, imprudencia o impericia. Asimismo, deberá asumir el pago de cualquier deducible aplicable a las pólizas del ICE, cuando el evento generador del daño sea atribuible al Contratista.

De igual forma, el Contratista será responsable por cualquier acto ilícito o deshonesto cometido por su personal en perjuicio del ICE.

c) El contratista deberá observar las normas de seguridad y control de pérdidas que a través del ICE, éste solicite para sus empleados, equipos, recursos, señalización de área de trabajo o bien en la ejecución de la obra, siendo de acatamiento obligatorio cualquier corrección que el ICE solicite en esa materia, de lo contrario la Institución tiene la potestad de suspender los trabajos hasta que sean acatadas todas sus indicaciones, sin que sea causa justificada de atraso en la entrega de los servicios.

d) Para aquellas labores en que el Contratista requiera subcontratar a un tercero tendrá la obligación de exigir al subcontratista el cumplimiento todo lo referente a seguros y pólizas que correspondan. Lo cual a solicitud del ICE podrá ser verificado en cualquier momento durante la ejecución del contrato. 

7.20 Seguros durante la contratación:   

a) El contratista deberá contar con una póliza de riesgos del trabajo que cubra a todo el personal empleado en la realización del servicio.  La póliza debe cubrir todos los diferentes tipos de labor que estarán realizando los trabajadores del Contratista para este contrato. La empresa contratista deberán presentar cada mes la planilla del personal, mediante documento emitido por la empresa aseguradora.

b) Lesión o Muerte de Personas:

Cien millones de colones (100 000 000,00 CRC) por persona.

Cien millones de colones (100 000 000,00 CRC) por accidente.

c) Daños a la Propiedad de Terceros:

Cien millones de colones (100 000 000,00 CRC) por accidente.

La fijación de los límites mínimos anteriores no implica la limitación de la responsabilidad del Contratista y el ICE no asume responsabilidad por señalar dichos montos. 

En el caso de que cualquier instalación ICE sea dañada por causas imputables al Contratista, este último deberá resarcir el 100% del costo generado por los daños y perjuicio ocasionados al ICE.

d) El ICE se reserva el derecho de revisar las pólizas y solicitar los cambios que considere necesarios para que las mismas se ajusten a lo estipulado en este cartel; por lo que, no existe aprobación para iniciar los trabajos si estas pólizas no han sido presentadas a su entera satisfacción. 

e) El ICE tendrá la potestad de suspender el contrato o ejecutar la garantía de cumplimiento si alguna de las pólizas deja de tener vigencia durante el tiempo de ejecución del contrato o si se incumple alguna de las cláusulas señaladas anteriormente.

f) El contratista y sus subcontratistas deberán registrarse como patrono en la C.C.S.S. y cumplir con todas las obligaciones que le sean conferidas. Por lo tanto, el ICE no tendrá obligación ni responsabilidad alguna al respecto.    

El ICE tiene la potestad de solicitar al contratista o subcontratista, cuando, lo crea conveniente, la planilla registrada ante la C.C.S.S., o cualquier otro documento relacionado con este punto que se considere necesario, estos documentos tienen que ser emitidos por la C.C.S.S. o la entidad respectiva.  

7.21. Permisos de ingreso:

a) El Contratista, en coordinación con el responsable Técnico Institucional o con la persona que este designe para tales efectos, deberá acordar y formalizar un cronograma de ejecución de los servicios requeridos. Dicho cronograma deberá quedar definido y aprobado a más tardar cinco (5) días hábiles antes de la fecha programada para la prestación de los servicios de mantenimiento preventivo de las plantas eléctricas de emergencia.

Una vez aprobado y en firme, el cronograma de ejecución deberá ser remitido al Administrador del Contrato, con el fin de gestionar oportunamente los permisos de ingreso a cada uno de los sitios donde se efectuarán las intervenciones. Nota: El cronograma se considerará aprobado únicamente mediante validación expresa por correo electrónico institucional del responsable técnico, o administrador de contrato.

Para estos efectos, será obligatorio consignar en todos los casos el nombre completo y número de identificación del personal técnico del Contratista que participará en la prestación del servicio, así como del funcionario designado por el ICE para realizar el respectivo acompañamiento e incluirse de manera detallada la información de los equipos, insumos, herramientas y demás recursos requeridos para la ejecución de los trabajos, indicando para cada intervención la fecha y hora programadas.

Adicionalmente, el Contratista deberá suministrar la información correspondiente a los vehículos que serán utilizados para el traslado del personal, indicando expresamente el número de placa de cada unidad vehicular.

b) El Contratista, debe presentar al Administrador del Contrato, con un máximo de 8 días hábiles una vez iniciado el contrato, padrón actualizado que contenga el registro fotográfico, el nombre completo y número de cédula de todo el personal enlistado que participarán en la prestación del servicio.

c) Se precisa, que este personal será el único autorizado para realizar los servicios contemplados en este procedimiento, por lo que deben estar enlistados en las planillas solicitadas y registrados en el padrón. El personal que no se encuentre registrado en el padrón no podrá hacer ingreso a las instalaciones del ICE, lo cual no podrá significar algún atraso en la prestación del servicio y podrá dar lugar a la aplicación de sanciones previstas en este cartel. En caso de que durante la ejecución del servicio se requiera realizar una modificación en el listado del personal, el Contratista deberá remitir con al menos tres días de anticipación, al responsable técnico y vía correo electrónico, la nueva información y/o documentación según lo estipulado en este apartado, con la finalidad de coordinar con las partes interesadas, asi mismo el Administrador de contratos tramite los permisos respectivos.

d) Para todo el personal del contratista, estos deberán al ingresar a los distintos Centros u establecimientos del ICE, la portación de los distintivos de la empresa con uniforme de la empresa y la cédula de identidad o documento idóneo para verificar que concuerden con los incluidos en el permiso de ingreso solicitado.

e) Todo lo anterior aplica aun para los subcontratistas, quienes deberán coordinar con el Contratista para que éste cumpla con los plazos y condiciones establecidas en este apartado.

7.22 Metodología de ejecución contractual:

a) Los servicios de mantenimiento se ejecutarán en instalaciones del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), tales como edificios administrativos, instalaciones técnicas, planteles, talleres, almacenes, bodegas, agencias, entre otros, según se indique en cada orden de pedido. Dichas instalaciones podrán estar ubicadas en cualquier región del territorio nacional, tanto en zonas urbanas como rurales. Dado que la presente contratación se realiza bajo la modalidad según demanda, la periodicidad, tipo de servicio y ubicación de los trabajos será determinada por el área técnica y según necesidad institucional.

b) La coordinación y el levantamiento de necesidades serán efectuados por el responsable Técnico Institucional o por la persona que este designe para tal efecto. Para ello, el responsable técnico remitirá al Contratista con copia al Administrador de contratos, mediante correo electrónico, el detalle de los servicios requeridos, indicando como mínimo la ubicación exacta del sitio de intervención, el tipo de servicio (plan de mantenimiento 1 o plan de mantenimiento 2) solicitado y los datos de contacto del funcionario designado para ejercer la supervisión correspondiente.

c) Recibida la información indicada en el inciso anterior, el Contratista deberá elaborar y remitir por correo electrónico al área técnica del ICE un cronograma de ejecución que contemple, como mínimo:

-Tipo de servicio a ejecutar.

-Dirección exacta del sitio de intervención.

-Fecha y hora programadas para cada servicio.

-Nombre y datos de contacto del técnico responsable y técnicos auxiliares.

-Número de placa del vehículo que será utilizado.

Dicha planificación deberá presentarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción del listado de servicios remitido por el ICE y deberá contemplar una programación con al menos cinco (5) días hábiles de anticipación respecto de la fecha prevista para el inicio de la ejecución del cronograma de labores.

El incumplimiento de los plazos establecidos en la presente disposición constituirá causal de aplicación de las sanciones que correspondan conforme a lo previsto en el contrato apartado 6, Condiciones de contrato, “Multas”. Se exceptúan todas aquellas situaciones de fuerza mayor debidamente justificada y de peso, eventos climáticos que imposibiliten o pongan en riesgo los equipos o la vida humana, o por alguna situación propia del ICE que imposibilite el cumplimiento de los plazos pactados.

Nota: Los plazos podrán ajustarse por mutuo acuerdo en casos debidamente justificados sin afectar el objeto contractual y cumpliendo los plazos permitidos en el  cartel.

d) El cronograma propuesto deberá ser revisado y validado por el responsable Técnico Institucional o por quien este designe. En caso de existir observaciones o discrepancias, las partes deberán efectuar los ajustes correspondientes de común acuerdo, garantizando en todo momento que la programación definitiva quede establecida con la debida antelación a la ejecución de los servicios.

e) Una vez aprobado y en firme, el cronograma deberá contener como mínimo:

-Tipo de servicio.

-Dirección exacta del sitio de intervención.

-Fecha y hora programadas.

-Nombre y datos de contacto del técnico designado por el Contratista.

-Nombre y datos de contacto del funcionario designado por el ICE para el acompañamiento.

El cronograma definitivo deberá ser remitido al Administrador del Contrato (AC), quien gestionará los permisos de ingreso requeridos y tramitará las respectivas solicitudes de servicio mediante la plataforma SICOP.

La programación de los servicios responderá a las necesidades institucionales y deberá ser atendida por el Contratista dentro de los plazos establecidos en el apartado 7. Entrega, “Detalle de entrega”.

f). Verificación y recepción de los servicios

Una vez concluidos los trabajos, el supervisor y/o el personal técnico designado por el ICE realizará la evaluación del servicio ejecutado.

Por cada intervención realizada, el Contratista deberá completar una boleta de servicio que contenga la información relevante de los equipos atendidos, la cual deberá ser firmada por el técnico de la empresa y por el funcionario designado por el ICE, dejando constancia de la recepción a satisfacción del servicio o, en su defecto, de las observaciones identificadas, las cuales deberán ser atendidas de forma inmediata por el Contratista.

Asimismo, será obligatorio completar en el sitio de ejecución de cada mantenimiento en forma individual para cada equipo, el formulario electrónico dispuesto en la plataforma ArcGIS Survey123, conforme a lo establecido en el inciso g) de este apartado.

En caso de incumplimiento, el supervisor podrá emitir el respectivo reporte para la aplicación de multas, de conformidad con las causales establecidas en el presente cartel y en el apartado 7. Condiciones de Contrato.

g) Informe de servicios brindados

“Con el propósito de verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, el Contratista deberá completar, para cada servicio ejecutado, el formulario electrónico dispuesto en la plataforma ArcGIS Survey123 para lo cual el ICE facilitará al inicio de la ejecución contractual, los accesos, credenciales y lineamientos necesarios para la utilización de dicha plataforma, con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de las obligaciones de registro y gestión de la información asociada a los servicios contratados, además brindará las capacitaciones requeridas al

personal del contratista para el uso y actualización.

El formulario deberá ser completado y registrado obligatoriamente en la plataforma Survey123 el mismo día en que se ejecute el servicio y mientras el personal técnico se encuentre en sitio, quedando registrada la fecha y hora efectiva de ejecución de manera que permita evidenciar la correcta prestación del servicio y la conformidad de la recepción o, en su defecto, las observaciones que deban ser subsanadas de forma inmediata.

Como mínimo, el formulario deberá incluir:

• Detalle de los servicios ejecutados en cada equipo: incluyendo como mínimo la identificación y ubicación del activo intervenido; estado inicial del equipo previo a la intervención; descripción detallada de las actividades realizadas; registro de los valores operativos y parámetros obtenidos durante las pruebas y mediciones, tales como voltaje, corriente, frecuencia, temperatura, presión de aceite, presión de combustible, horas de operación y cualquier otro parámetro aplicable; detalle de los repuestos, consumibles y materiales utilizados; hallazgos identificados durante la intervención; recomendaciones técnicas emitidas; y la identificación de condiciones que requieran mantenimiento correctivo o seguimiento posterior.
• Fecha, hora y ubicación de la intervención.
• Nombre del personal técnico y supervisores del ICE y del Contratista.

• Firma del técnico del Contratista y del funcionario designado por el ICE
• Insumos y materiales utilizados.

• Fotografía de la boleta de servicio debidamente firmada por ambas partes.
• Evidencia fotográfica y/o documental formatos digitales tales como JPG, JPEG, PNG, PDF o cualquier otro formato electrónico aceptado por la Administración, del estado del equipo antes y después de la ejecución del servicio.
• Datos técnicos de los equipos intervenidos.

 

Informe Preliminar de Mantenimiento

Cuando el mantenimiento preventivo contemple la toma de muestras para análisis de laboratorio, tales como aceite lubricante, refrigerante (coolant), combustible o cualquier otra prueba especializada realizada por terceros, el contratista deberá registrar en la plataforma ArcGIS Survey123 un Informe Preliminar de Mantenimiento dentro de un plazo máximo de cinco (5) días hábiles posteriores a la ejecución del servicio.

Dicho informe deberá incorporar toda la información disponible al momento de su emisión y contener, como mínimo:

1. Detalle de las muestras tomadas.
2. Fecha de toma de muestras.
3. Nombre del laboratorio responsable del análisis.
4. Fecha de envío de las muestras al laboratorio.
5. Número de muestra o mecanismo de trazabilidad correspondiente.
6. Fecha estimada de entrega de resultados, o bien, si estos ya se encuentren disponibles, incorporación de los resultados obtenidos y de la documentación de respaldo correspondiente.
7. Hallazgos preliminares identificados durante la intervención.
8. Condiciones observadas en sitio que requieran seguimiento y cualquier otra información técnica de interés para la Administración.

 

Este informe corresponderá al formulario predefinido en la plataforma ArcGIS Survey123 bajo la denominación "Informe Preliminar", cuyo objetivo es proporcionar a la Administración información oportuna sobre la intervención realizada, las muestras tomadas y el estado del proceso de análisis, previo a la emisión de los resultados finales por parte del laboratorio o de la entidad especializada correspondiente.

En caso de que los resultados finales se encuentren disponibles dentro del plazo establecido para la presentación del Informe Preliminar, el contratista deberá incorporar dicha información en el mismo registro, completando la totalidad de los campos requeridos en la plataforma Survey123, relacionados con dichos análisis y adjuntando la documentación de respaldo correspondiente.

En caso contrario, el contratista deberá registrar la información cuando esté disponible, una vez recibidos los resultados del laboratorio o de la entidad especializada correspondiente, debiendo completar y actualizar la información en la plataforma dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a su recepción. Para actualizar el informe preliminar debe incluir, como mínimo:

• Resultados completos de los análisis realizados.
• Informes emitidos por el laboratorio acreditado.
• Interpretación técnica de los resultados obtenidos.
• Comparación con valores de referencia y límites de aceptación.
• Diagnóstico de condición del equipo.
• Tendencias identificadas respecto a mediciones anteriores, cuando existan.
• Recomendaciones técnicas derivadas de los resultados.
• Acciones correctivas, preventivas o predictivas sugeridas.
• Clasificación de criticidad de los hallazgos detectados.
• Estimación de riesgos para la continuidad operativa y la vida útil del activo.

 

El "Informe Preliminar" deberá integrar toda la información disponible asociada al mantenimiento ejecutado, incluyendo, cuando corresponda, los resultados de laboratorio, su análisis técnico, hallazgos, conclusiones y recomendaciones respectivas.

 

Informe de gestión por cada orden de pedido en SICOP. El contratista deberá presentar un informe consolidado por cada orden de pedido emitida en SICOP, una vez concluidas las labores en sitio y cuando se disponga de la totalidad de los resultados de los análisis de laboratorio asociados a los servicios de mantenimiento incluidos en dicha orden de pedido, cuando corresponda.

 

Este informe deberá integrar toda la información generada durante la ejecución de la respectiva orden de pedido, incluyendo los informes de mantenimiento, resultados de laboratorio, evidencias fotográficas, hallazgos, recomendaciones técnicas y cualquier otra documentación de respaldo requerida para la recepción a satisfacción de los servicios por parte de la Administración.

Los informes generados deberán adjuntarse obligatoriamente a la gestión de pago presentada en SICOP junto con la respectiva factura.

El ICE contará con un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la recepción formal del o los informes correspondientes, para realizar la revisión correspondiente y emitir su aprobación o las observaciones pertinentes. La aprobación del informe quedará sujeta al cumplimiento de los requisitos establecidos en el contrato y sus documentos asociados. En caso de requerirse correcciones o aclaraciones, el plazo de revisión se suspenderá hasta que el contratista presente la información solicitada a satisfacción del ICE.”

h) Atención simultánea de pedidos

Cuando el ICE gestione simultáneamente varias órdenes de pedido, el Contratista deberá contar con la capacidad operativa necesaria para atenderlas dentro de los plazos establecidos, respetando los períodos de ejecución requeridos por la Institución, sin alterar las especificaciones técnicas definidas en el presente cartel ni afectar la calidad de los servicios contratados.

i) Tramitología en SICOP: Los pedidos de servicios se harán de manera directa al contratista, los mismos se realizarán en SICOP, de la siguiente manera:

El AC, envía orden de pedido de SICOP al contratista, según el cronograma de ejecución de labores previamente acordado con el área técnica ICE, en donde se indicará el listado de servicios de mantenimiento, con la ubicación de la planta eléctrica de emergencia, tipo de servicio que requiere la intervención, fecha y hora, además del personal técnico encargado de la ejecución de los servicios.

En un tiempo no mayor a un día, el contratista ingresa al sistema de compras SICOP para aprobar la orden de pedido.

Luego de haber sido aprobado el pedido en SICOP, el pedido quedará en firme; el contratista deberá coordinar toda la logística para realizar el o los servicios según corresponda, pero siempre cumpliendo con los plazos ya estipulados.

Posterior a la finalización de los servicios incluidos en cada orden de pedido, el contratista debe ingresar a SICOP y realizar la solicitud de recepción. Esta gestión deberá realizarla en un periodo no mayor a tres días hábiles posterior a la recepción a satisfacción del servicio.

Una vez que el Administrador del Contrato apruebe la recepción definitiva, el contratista deberá ingresar nuevamente a SICOP para realizar la solicitud de pago. Esto deberá realizarlo en un periodo máximo de dos días hábiles a partir de que SICOP notifica la aprobación de la recepción definitiva. 

Se establece que la gestión de pago solicitada por el contratista deberá cumplir con lo siguiente:

Deberá adjuntar la factura correspondiente, el informe, así como, los documentos o formularios que la Institución provea o solicite para efectos de la recepción a satisfacción de los servicios.

La facturación electrónica se deberá realizar según lo establecido en el documento denominado: “factura electrónica”. Dicho documento será suministrado oportunamente por el Administrador de Contrato.

Las facturas deberán contener la información que la Institución solicite para poder realizar el pago.

De acuerdo con la Política Tributaria establecida por ley, las facturas deberán cumplir con todas las normas y requisitos técnico, legales y tecnológicas. El contratista deberá ajustarse a la normativa interna de pagos y facturación.

El ICE, rebajará según la legislación vigente el 2% por concepto de Impuesto sobre la Renta de cada factura a pagar.

• j) Forma de pago. El ICE efectuará el pago por mes vencido, previa recepción a satisfacción de los servicios prestados y contra la presentación del informe de gestión por cada orden de pedido en SICOP según inciso g) 7.22 Metodología de ejecución contractual, o del documento que corresponda, debidamente avalado por el Administrador del Contrato.

k) Plazo de entrega.

El plazo de ejecución aplicable a los servicios solicitados en la presente contratación será el siguiente, contado a partir de la notificación de la orden de pedido en la plataforma SICOP:

De 1 a 5 servicios: en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles.

De 6 a 10 servicios: en un plazo máximo de catorce (14) días hábiles.

De 11 a 15 servicios: en un plazo máximo de diecinueve (19) días hábiles.

De 16 o más servicios: en un plazo máximo de veinticinco (25) días hábiles.

Generadores de más de 500 KVA el tiempo de intervención será de 3 días hábiles por cada generador.

Los plazos anteriormente establecidos corresponden a los tiempos máximos de ejecución, según el alcance del servicio requerido. No obstante, estos podrán ampliarse de mutuo acuerdo entre las partes, considerando las particularidades del servicio o en casos excepcionales debidamente justificados por necesidades institucionales que requieran una atención más diferenciada, dicha justificación de la ampliación del plazo debe ser remitida vía oficio del oferente al administrador del contrato.

7.23 Garantía técnica de los servicios:

a) El Contratista deberá otorgar una garantía técnica sobre los servicios prestados, la cual no podrá ser inferior dos (2) meses en mano de obra y doce (12) meses en repuestos, contados a partir de la recepción a satisfacción del servicio. Dicha garantía cubrirá la correcta ejecución de los trabajos realizados, incluyendo cualquier error, deficiencia u omisión atribuible al personal del Contratista durante la prestación del servicio.

b) En línea con lo anterior, en caso de que el Administrador del Contrato /o responsable técnico ICE detecte que, por causas imputables al contratista, el trabajo realizado no fue efectivo y eficaz, o bien, que después de la prestación del servicio efectuado se detecte que se incumplió con alguno de los requisitos pactados para dicho servicio, el contratista se comprometerá a realizar nuevamente el servicio contratado para solventar el problema sin costo para la Institución, en el plazo máximo de 48 horas, contados a partir de la notificación por parte del Administrador del Contrato o persona designada en su lugar, quien indicará al contratista sobre la situación presentada y el requerimiento de aplicación de la garantía.

c) En todos los casos, se tiene que el plazo de la garantía se computará desde el momento en que el servicio es recibido a satisfacción por parte del Administrador del Contrato o a quien se designe en su lugar.

8. Mejora de precios:

8.1. De conformidad con el artículo 66 el Reglamento al Título II de la Ley N°.8660, la Administración podrá otorgar audiencias posteriores al acto de apertura a fin de que aquellas ofertas elegibles, tengan oportunidad de otorgar un descuento a su propuesta. Este descuento será considerado en la calificación de las ofertas. En cada cartel se dispondrá las reglas para la aplicación de descuentos.

8.2. La Proveeduría citará a los oferentes que cumplan requisitos técnicos y de admisibilidad, concediéndole el plazo establecido en la tabla de plazos vigente comunicada por la Dirección Proveeduría, fijándose la fecha y hora para presentar el descuento por medio del Sistema Digital Unificado, sin que se afecten los demás términos de la propuesta efectuada. El descuento no podrá ser mayor a la utilidad establecida en el precio original.

8.3. Junto con la mejora de precios se deberá presentar en conjunto una estructura del precio y presupuesto detallado completo con todos los elementos de costo que lo componen, con la respectiva justificación de la disminución del precio.

8.4. El descuento debe estar exento de condicionamientos para que sea sujeto de aceptación.

8.5. No se aceptarán propuestas de descuento que no hubiesen sido presentadas en la audiencia fijada por la Proveeduría del ICE al efecto.

8.6. El oferente que ofrezca descuentos o mejoras en los precios deberá incorporar la estructura del precio y presupuesto detallado descontado, considerando todos los elementos que los componen, además de la estructura del precio y presupuesto detallado sin descuento, asimismo en caso de presentar una mejora del precio, deberá justificar la disminución del precio.

8.7. La mejora aplica sobre el subtotal del precio, sin considerar impuestos de ninguna clase.

9. CLAUSULA DE BANDAS DE TOLERANCIA

Para el presente procedimiento de contratación, el ICE define bandas de tolerancia a partir de los insumos obtenidos mediante el Estudio de Mercado, las cuales aplicarán como herramienta de referencia para el estudio de ofertas y análisis de la razonabilidad del precio. Dichas bandas se encuentran documentadas en el expediente de la contratación, del cual se extrae la siguiente tabla:

Cálculo de Bandas de Tolerancia
Objeto	Método Combinado
	Moneda (CRC)
	Desviación estandar	Mínimo	Máximo
Linea 1	67 328,78	219 966,92	354 624,47
Linea 2	90 277,82	256 011,22	436 566,86
Línea 3	90 152,00	277 745,36	458 049,37
Linea 4	93 645,68	330 046,94	517 338,30
Linea 5	115 897,89	366 822,39	598 618,18
Linea 6	116 187,40	443 645,85	676 020,64
Linea 7	129 620,32	477 541,43	736 782,06
Linea 8	456 009,57	1 724 960,75	2 636 979,89
Linea 9	57 032,40	186 544,26	300 609,06
Linea 10	59 478,48	217 822,34	336 779,31
Linea 11	65 877,39	242 939,01	374 693,78
Linea 12	88 788,63	277 224,21	454 801,48
Linea 13	91 476,58	313 564,39	496 517,54
Linea 14	95 231,46	358 455,88	548 918,79
Linea 15	112 040,65	391 893,18	615 974,48
Linea 16	286 788,09	1 581 239,33	2 154 815,50
Linea 17	88 491,62	323 184,77	500 168,01
Linea 18	91 242,90	358 082,29	540 568,09
Linea 19	78 990,48	401 265,27	559 246,22
Linea 20	144 324,25	437 990,26	726 638,75
Linea 21	194 577,73	511 046,62	900 202,08
Linea 22	38 883,59	288 377,33	366 144,51
Linea 23	80 178,42	315 980,14	476 336,98
Linea 24	63 615,40	356 035,25	483 266,05
Linea 25	94 204,34	373 704,69	562 113,38
Linea 26	199 741,69	424 731,67	824 215,05
Linea 27	68 622,21	399 304,37	536 548,79
Linea 28	64 300,33	451 384,07	579 984,73
Linea 29	54 776,04	483 550,07	593 102,15
Linea 30	86 530,00	564 225,36	737 285,36
Linea 31	134 052,13	613 934,00	882 038,26
Linea 32	55 033,69	331 634,63	441 702,00
Linea 33	32 153,34	424 791,62	489 098,29
Linea 34	23 223,15	451 423,33	497 869,62
Linea 35	23 089,19	518 997,04	565 175,43
Linea 36	131 082,26	553 795,02	815 959,53
Linea 37	113 717,78	311 762,68	539 198,23
Linea 38	104 302,82	384 252,67	592 858,32
Linea 39	88 481,16	444 898,66	621 860,97
Linea 40	138 322,36	573 252,29	849 897,02
Linea 41	59 573,37	270 995,66	390 142,40
Linea 42	88 126,66	331 250,75	507 504,06
Linea 43	78 515,90	386 892,08	543 923,87
Linea 44	93 012,15	491 226,32	677 250,62

 

Nota: Se establece que los límites no serán utilizados como criterios de exclusión automática, sino como indicadores para realizar un análisis que permita justificar o descartar de forma razonada las ofertas que se ubiquen fuera de los límites.

A partir de estas bandas, se elaborará una tabla comparativa que incorpore los precios recomendados por los oferentes, permitiendo identificar si se ubican dentro o fuera de los umbrales definidos.

Si el precio es menor al umbral mínimo este se presumirá como no remunerativo y si es mayor al umbral máximo se presumirá como excesivo, debiendo la Administración indagar lo correspondiente, considerando las siguientes definiciones y situaciones:

• Precio excesivo: es aquel que comparado con los precios normales de mercado los excede o bien que supera una razonable utilidad. La utilidad es aquella que le permite al oferente cubrir sus costos productivos, de distribución y entrega con un margen de ganancia moderado.
• Precio no remunerativo o ruinoso: es el precio cobrado por un oferente el cual es tan bajo que permite suponer la posibilidad de incumplimiento futuro en la ejecución del contrato por razones económicas al no ser suficiente los réditos cobrados para cubrir los costos de la obra, bien o servicio de conformidad con los requerimientos del cartel, o bien, que no cumple con las obligaciones obrero-patronales, por lo que está en riesgo la ejecución y calidad con que se entregará el objeto.
• Precio que excede la disponibilidad presupuestaria: Precio que excede el monto del que dispone la Administración para cancelar las obligaciones económicas que se derivan del contrato, y ante indagatoria al oferente, éste no acepte ajustar su precio al disponible sin afectar las condiciones y calidad ofrecidos. En el caso extremo que no se cuente con mayor contenido presupuestario o no sea factible una adjudicación parcial, la oferta que contenga un precio que excede la disponibilidad presupuestaria será declarado como inadmisible económicamente, lo anterior, bajo el marco de aplicación del artículo 21 del Reglamento al título II Ley 8660.

La Administración se reserva el derecho de adjudicar precios fuera de las bandas, para lo cual se debe razonar y acreditar los motivos por los cuales resulta aceptable dicho precio, habiéndose valorado desde diversas perspectivas de negocio, técnicas, comerciales u otras, considerando los Principios de Contratación, así como criterios de oportunidad y conveniencia según proceda.

 

 10. APLICACIÓN DE NORMA DE SEGURIDAD HIGIENE Y SALUD  OCUPACIONAL PARA EL OFERENTE.

El oferente deberá cumplir con lo estipulado en los incisos 7.1.3, 7.1.4, 7.1.5 y sus incisos, del Anexo N°5, Norma de seguridad e higiene ocupacional del ICE, 

7.1.3.  En las especificaciones técnicas para contrataciones de empresas que tengan de menos de cincuenta -50- personas que desempeñarán labores en una obra o servicio contratada por el ICE, se debe solicitar al oferente participante que presente lo siguiente:

7.1.3.1.         Declaración jurada de cumplimiento de la legislación nacional en materia de Seguridad e Higiene Ocupacional.

7.1.3.2.         Presentación de certificación de vigencia de la Póliza de Riesgos del Trabajo para la actividad económica requerida.

7.1.3.3.         Presentación de la documentación asociada al cumplimiento con las obligaciones del régimen de la C.C.S.S. (estar al día con las mismas).

7.1.3.4.         Certificación de inscripción y funcionamiento de la Comisión de Salud Ocupacional ante el Consejo de Salud Ocupacional (CSO) del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), si cuenta con 10 o más personas trabajadoras.

Nota: Cuando la empresa posea varios contratos adjudicados por el ICE, en los cuales la suma del personal sea igual o supere las 50 personas trabajadoras, debe cumplir con los requisitos solicitados en el punto siguiente:

7.1.4.  En las especificaciones técnicas para contrataciones de empresas que tengan de un número igual o mayor a cincuenta -50- personas que desempeñarán labores en una obra o servicio contratada por el ICE, se debe solicitar al oferente participante que presente lo siguiente:

7.1.4.1.         Declaración jurada de cumplimiento de la legislación nacional en materia de Seguridad e Higiene Ocupacional.

7.1.4.2.         Presentación de certificación de vigencia de la Póliza de Riesgos del Trabajo para la actividad económica requerida.

7.1.4.3.         Presentación de la documentación asociada al cumplimiento con las obligaciones del régimen de la C.C.S.S. (estar al día con las mismas).

 7.1.4.4.        Certificación de inscripción y funcionamiento de la Oficina de Salud Ocupacional ante el Consejo de Salud Ocupacional del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

7.1.4.5.         Certificación de inscripción y funcionamiento de la Comisión de Salud Ocupacional ante el Consejo de Salud Ocupacional del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

7.1.5.  En las especificaciones para contrataciones de servicios y obras que generen la visita de personal perteneciente a empresas radicadas fuera de Costa Rica se debe solicitar al oferente que presente:

7.1.5.1.         La existencia y vigencia de seguros de brinden cobertura por accidentes o enfermedades laborales, que puedan ocurrir durante las actividades que estas personas realicen en instalaciones del ICE. Los documentos solicitados, deben ser facilitados en idioma español (castellano) y antes de que inicien las actividades de ese personal en el país.

7.1.5.2.         Una vez adjudicado, estas empresas deben cumplir con las disposiciones en materia de Salud y Seguridad Ocupacional dispuestas en este documento y en la legislación nacional, como parte de la contratación.