Adquisición de una póliza de seguro contra incendio, riesgos asociados y coberturas complementarias bajo la modalidad por demanda para predio en Santo Tomás de Santo Domingo de Heredia

 

1. Condiciones invariables

1.1 Vigencia de la oferta: 30 días hábiles.

1.2 Lugar de entrega: Se debe entregar en las instalaciones del Instituto Costarricense sobre Drogas, Montes de Oca, 400 metros norte de AMBACAR (Antigua Subarú).

1.3 Plazo de entrega: 10 días hábiles máximo, después de la notificación de la orden de compra. (Las ofertas que indiquen un plazo de entrega superior al requerido no serán aceptadas para una eventual adjudicación).

1.4 Garantía: La garantía del seguro debe ser mínimo de 1 año (período de aseguramiento), contados a partir de la vigencia y su respectivo recibido a satisfacción.

1.5 Plazo: Esta contratación es anual con posibilidad de tres prórrogas anuales automáticas para un total de cuatro años de relación contractual.

1.6 Según demanda: Se solicita que la póliza de seguros a contratar esté estructurada bajo una modalidad ajustable o “por demanda”, de manera que permita modificar los montos asegurables en caso de que se presenten cambios en el valor del inmueble o en los bienes contenidos dentro del mismo. Esto se debe a que, por la naturaleza del bien decomisado y su condición operativa actual, puede existir variación en los activos bajo resguardo institucional, ya sea por traslado, ingreso o exclusión de mobiliario, equipo u otros artículos. En este sentido, es fundamental que el producto asegurador contemple la posibilidad de actualización periódica de los valores asegurados, de forma que se mantenga una cobertura realista y eficaz, alineada con las necesidades del Instituto y con los principios de eficiencia, racionalidad y protección del patrimonio público.

 

1. Descripción y condiciones del objeto
2. I Objeto contractual

Contratar una póliza de seguro contra incendio, riesgos asociados y coberturas complementarias para el Predio de Santo Tomás del Instituto Costarricense sobre Drogas, mediante un procedimiento de licitación reducida, con el propósito de proteger el inmueble, el contenido asegurable bajo custodia institucional y los riesgos operativos vinculados con la actividad de almacenamiento, resguardo, movilización, conservación y administración de bienes a cargo de la Unidad de Recuperación de Activos.

1. Fundamento legal y técnico

La procedencia de esta gestión se sustenta en el marco jurídico que regula la contratación pública y en las obligaciones específicas de administración y conservación de bienes asignadas al ICD. Desde esa perspectiva, la contratación pretendida debe analizarse no solo como una compra de servicios de aseguramiento, sino como un mecanismo técnico de mitigación del riesgo y de cumplimiento de los deberes institucionales de custodia.

III. Descripción

El riesgo asegurable se localiza en el Predio de Santo Tomás destinado al almacenamiento y custodia de bienes administrados por la Unidad de Recuperación de Activos.

Desde el punto de vista operativo, se trata de una instalación destinada a albergar bienes de diversa naturaleza que pueden requerir permanencia temporal o prolongada, manipulación interna, revisión, clasificación, aforo y movilización dentro del mismo predio. En ese contexto, el riesgo no se limita al inmueble entendido como estructura física, sino que se proyecta sobre la mercadería y sobre las actividades ordinarias de carga, descarga, reacomodo, custodia y control. Por ello, la solución aseguradora debe contemplar una cobertura integral, adaptable a la realidad dinámica del inventario institucional.

Esta protección integral resulta indispensable para garantizar el cumplimiento del art 140 de la ley 8204 que exige al ICD “asegurar el estado de conservación de los bienes”, es decir, esta administración debe verla por la seguridad jurídica y física de los bienes bajo resguardo, así como para prevenir posibles pérdidas patrimoniales derivadas de situaciones fortuitas o delictivas. El valor asegurable de la mercadería es altamente variable, dado el carácter dinámico del ingreso y egreso de bienes en la bodega. Por esta razón, se establecerá un mecanismo de actualización periódica mediante el envío de un nuevo listado a la aseguradora adjudicada, cada vez que se considere necesario. Esta medida tiene como finalidad garantizar que la cobertura otorgada se mantenga alineada con la composición y valor real de los bienes resguardados, asegurando así una protección adecuada y continua frente a los riesgos asociados.

La suma asegurada se fijará al valor de reposición del casco civil determinado en el avalúo técnico, con revisiones periódicas para preservar su suficiencia; los límites, sublímites y deducibles se ajustarán a la propuesta del asegurador, incluyendo, de estar contempladas, cláusulas de ajuste y amparo/inclusión automática para variaciones menores.

1. Contenido asegurable

Cuadro 1. Referencia preliminar del contenido asegurable

Componente	Monto / observación
Edificio	¢6.341.169,00
Mercadería	¢177.485.000,00
Cobertura de robo y/o tentativa de robo	¢177.485.000,00
Maniobras de carga y descarga	¢20.000.000,00
TOTAL SUMA ASEGURADA	¢381.311.169,00

 

1. Descripción técnica de lo requerido
2. Póliza de Seguro Tipo Incendio Multirriesgo con vigencia Anual Prorrogable

Se requiere una póliza de seguro tipo incendio multirriesgo con vigencia anual, susceptible de estructurarse bajo condiciones que permitan su ajuste técnico conforme evolucione el riesgo o bien conforme rote la mercadería, y que contemple, como mínimo, las coberturas y condiciones que seguidamente se desarrollan. La oferta adjudicada deberá describir en forma expresa las definiciones, alcances, límites, sublímites, deducibles, exclusiones, procedimientos, condiciones, cláusulas y demás elementos aplicables al producto ofertado.

1. Protección ante incendio, inundaciones, deslizamientos y vientos fuertes (riesgos básicos)

Cobertura obligatoria frente a eventos naturales o accidentales que puedan provocar la pérdida, daño parcial o destrucción total de la mercadería almacenada y/o del inmueble. Esta protección debe contemplar afectaciones ocasionadas por incendio (interno o externo), acumulación de agua por inundación, movimientos de masa (deslizamientos) y ráfagas de viento de alta intensidad que puedan dañar la infraestructura de almacenaje o comprometer la integridad física de los bienes resguardados. Se debe garantizar el resarcimiento económico proporcional al daño en caso de siniestro, conforme a la suma asegurada establecida.

1. Cobertura por fenómenos naturales extremos (riesgos catastróficos)

Amparo ante eventos de origen geológico o atmosférico de alta magnitud que representen un riesgo significativo para los bienes almacenados y/o el inmueble. Entre los riesgos a cubrir se encuentran temblores, terremotos, erupciones volcánicas, maremotos, incendios derivados de dichos eventos, fuego subterráneo, tormentas eléctricas severas y cualquier otro fenómeno considerado de impacto extremo según normativa nacional. La cobertura deberá aplicar exclusivamente a las pérdidas o daños materiales directos sufridos por la mercadería bajo custodia judicial y al inmueble.

1. Cobertura contra todo riesgo no catastrófico (riesgos operativos)

Protección integral contra daños accidentales o siniestros menores no catalogados como catastróficos, pero que afecten directamente la mercadería en resguardo y/o la nave industrial. Debe incluir:

• Derrames accidentales de líquidos o químicos.
• Cortocircuitos o fallos eléctricos en aparatos almacenados.
• Daños por vandalismo interno.
• Roturas menores en estantería o equipo de almacenaje.
• Golpes, caídas, vuelcos o manejo inadecuado durante procesos internos.
• Esta cobertura busca mitigar riesgos operativos cotidianos asociados al almacenamiento prolongado y la manipulación rutinaria de bienes diversos.

1. Cobertura ante robo, tentativa de robo, hurto o vandalismo

Cobertura específica contra eventos delictivos que deriven en pérdida total o parcial de los bienes bajo custodia judicial o daños al inmueble. Esta protección deberá contemplar:

• Robo consumado.
• Intento de robo (tentativa).
• Hurto simple o agravado.
• Actos vandálicos con daño directo a la mercadería.

Para el caso específico de los bienes muebles en custodia del ICD, la cobertura debe extenderse a los bienes almacenados en zonas designadas dentro del inmueble, así como a aquellos que se encuentren en tránsito interno o en áreas de verificación, clasificación, pesaje u otros espacios operativos bajo control del personal institucional.

1. Cobertura por maniobras de carga y descarga

Protección aplicable a los bienes durante todas las etapas de movimiento físico dentro del inmueble, incluyendo ingreso, egreso y traslados internos. Esta cobertura deberá contemplar riesgos por:

• Daños por manipulación directa o reacomodo.

• Caídas, colisiones o golpes accidentales.
• Errores operativos durante el embalaje, pesaje o rotulación.
• Uso del Montacargas.
• Deterioro parcial durante inspección visual, apertura o separación de bienes.

Esta cobertura resulta indispensable considerando la rotación operativa de los activos y las constantes maniobras de movilización dentro de la bodega institucional.

1. Inclusión automática de nuevos bienes mediante una cláusula de amparo dinámico

La póliza deberá incorporar una cláusula expresa de inclusión automática, también conocida como cláusula de amparo dinámico, mediante la cual se garantice que cualquier bien que ingrese posteriormente al inmueble quede automáticamente cubierto por la póliza. Esta disposición es esencial debido a la naturaleza cambiante del inventario bajo custodia judicial, cuya composición y volumen varían constantemente conforme al avance en los trabajos de investigación de las fuerzas policiales de Costa Rica, las disposiciones judiciales y los procedimientos de ingreso institucional.

1. La oferta debe describir todas las consideraciones, definiciones, ámbitos de cobertura, limites, sublimites, riesgos incluidos y excluidos de las coberturas, primas, procedimientos, valoración, condiciones, clausulas, garantía, y demás variables requeridas para los supuestos asegurables de cada una de las coberturas.
2. La oferta debe indicar términos del deducible ofrecido.
3. La oferta debe presentarse en moneda colones (¢) sin excepción.

 

VI Características físicas del inmueble por asegurar

1. Ubicación: 75 metros este del Hotel Bougainvillea, frente de la Escuela de Santo Tomás de Santo Domingo de Heredia.
2. Antigüedad aproximada: 2 años.
3. Superficie del terreno: 8843 metros cuadrados.
4. Características físicas generales del inmueble:

El Predio Santo Tomás presenta condiciones físicas y de infraestructura adecuadas para el almacenamiento, custodia y resguardo de bienes bajo administración institucional. El inmueble cuenta con una tapia perimetral que delimita la totalidad de la propiedad, lo cual permite establecer un cerramiento físico continuo y contribuye al control de accesos, a la seguridad del sitio y a la prevención de ingresos no autorizados.

El terreno es predominantemente plano y se encuentra lastreado, condición que favorece la circulación interna de vehículos, el acomodo de bienes, la operación logística dentro del predio y la reducción de riesgos asociados a zonas irregulares, acumulación de lodo o dificultades de tránsito en época lluviosa. Asimismo, esta condición permite una mejor organización del espacio disponible y facilita las labores de inspección, control y seguimiento de los bienes ubicados en el inmueble.

Dentro del predio existen dos estructuras tipo contenedor, utilizadas como espacios de apoyo para labores administrativas, control operativo y permanencia del personal de seguridad privada. Dichas estructuras permiten contar con un punto físico para la gestión básica del sitio, la atención de ingresos y salidas autorizadas, la coordinación de controles internos y el resguardo del personal destacado en el inmueble.

En materia de seguridad, el predio dispone de cerca eléctrica instalada en todo el perímetro, como medida complementaria al cerramiento físico existente, fortaleciendo la protección del inmueble frente a eventuales intentos de ingreso no autorizado.

Adicionalmente, el inmueble posee un tanque de captación de aguas y bombas hidráulicas de extracción, elementos que forman parte de la infraestructura funcional del predio y que contribuyen al manejo de aguas dentro de la propiedad, especialmente ante condiciones climáticas adversas o acumulación de líquidos en determinadas áreas. Estos componentes resultan relevantes para la conservación operativa del inmueble y para disminuir riesgos asociados a anegamientos, afectación del terreno o deterioro de bienes bajo custodia.

1. Medidas de seguridad contra incendio

Equipamiento contra incendios: En cumplimiento con la normativa nacional e internacional en materia de protección contra incendios, se cuenta con extintores portátiles contratados en modalidad de alquiler, asegurando su mantenimiento y actualización conforme lo dispone el Cuerpo de Bomberos de Costa Rica y la norma NFPA 10. El tipo y la cantidad de extintores instalados ha sido determinado con base en un análisis de riesgo de las áreas funcionales del inmueble.

1. Medidas de seguridad contra robo

Se cuenta con la presencia continua de 2 oficiales de seguridad privada por turno de 8 horas contratados mediante Convenio Marco Gobierno Central DCoP, lo que permite mantener vigilancia activa durante las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Este esquema garantiza la cobertura permanente del inmueble a través de turnos rotativos, sin interrupción del servicio. Las funciones asignadas a estos oficiales incluyen la vigilancia del perímetro, supervisión de accesos, resguardo de los bienes almacenados y respuesta inmediata ante cualquier eventualidad, en estricto cumplimiento de los protocolos de seguridad establecidos por la Unidad de Recuperación de Activos.

1. Medidas de seguridad adicionales

El Predio de Santo Tomás cuenta con un sistema de circuito cerrado de cámaras de alta tecnología, el cual permite fortalecer las labores de vigilancia, control y supervisión del inmueble. Dicho sistema facilita el monitoreo constante de las áreas estratégicas del predio y, además, permite la visualización remota, lo que constituye una medida adicional de seguridad preventiva y de reacción oportuna ante cualquier eventualidad.

1. Servicios públicos básicos

El inmueble cuenta con servicios de agua potable y electricidad activos y en funcionamiento, garantizando condiciones operativas estables.

 

VII. Programa de trabajo y administración del contrato

La aseguradora adjudicada deberá disponer de una persona funcionaria o enlace técnico-comercial que brinde acompañamiento directo al ICD durante toda la vigencia de la póliza, con capacidad para atender consultas, gestiones de reclamo, ajustes, renovaciones, aclaraciones técnicas y cualquier otro aspecto relacionado con la administración del seguro.

En virtud de la dinámica operativa de la Unidad de Recuperación de Activos, se requiere además que la póliza permita una gestión razonable de actualización de montos y composición del riesgo, de modo que la cobertura pueda mantenerse alineada con la realidad del inventario institucional. Para ello, el ICD documentará los ingresos mediante actas, informes técnicos de inspección y evidencia fotográfica, y procederá a actualizar la información asegurable una vez completados los procesos institucionales de registro, clasificación y valoración técnica.

VII. Condiciones del servicio solicitado

1. Todo oferente debe contar con al menos dos (2) años de experiencia en Costa Rica en la comercialización de seguros. Dicha condición debe ser indicada en una declaración jurada por parte del oferente.
2. La empresa oferente deberá ser una entidad aseguradora y encontrarse acreditada ante la Superintendencia General de Seguros de conformidad con lo dispuesto por el artículo 29, inciso d) de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros, Ley 8653, para lo cual deberá presentar constancia que le acredite. Lo anterior se establece ya que únicamente las entidades aseguradoras autorizadas por la Superintendencia General de Seguros pueden asumir directamente el riesgo asegurado y, por ende, participar como oferentes en el presente procedimiento. Conforme a la Ley Reguladora del Mercado de Seguros y al Reglamento sobre Comercialización de Seguros, las sociedades corredoras de seguros desarrollan actividades de intermediación y no ostentan la condición de entidades aseguradoras facultadas para asumir directamente el riesgo objeto del contrato.
3. Se solicita que la póliza de seguros a contratar esté estructurada bajo una modalidad ajustable o “por demanda”, de manera que permita modificar los montos asegurables en caso de que se presenten cambios en el valor del inmueble o en los bienes contenidos dentro del mismo. Esto se debe a que, por la naturaleza del bien decomisado y su condición operativa actual, puede existir variación en los activos bajo resguardo institucional, ya sea por traslado, ingreso o exclusión de mobiliario, equipo u otros artículos. En este sentido, es fundamental que el producto asegurador contemple la posibilidad de actualización periódica de los valores asegurados, de forma que se mantenga una cobertura realista y eficaz, alineada con las necesidades del Instituto y con los principios de eficiencia, racionalidad y protección del patrimonio público.
4. En virtud de la dinámica operativa de la Unidad de Recuperación de Activos, se solicita formalmente que la póliza de seguros brinde cobertura inmediata desde el momento en que la mercadería es recibida físicamente en las instalaciones de la bodega. Esto responde a la necesidad de asegurar los bienes desde su ingreso, ya que, a partir de ese instante, el Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD) asume la responsabilidad de su resguardo bajo las condiciones establecidas en la normativa vigente.

 

Con el fin de garantizar una trazabilidad clara y transparente, el ICD documentara cada recepción de bienes mediante la elaboración de un acta de ingreso o informe técnico de inspección, acompañado de evidencia fotográfica que permita dejar constancia del estado y características de los bienes en el momento de su ingreso. Este procedimiento constituye una medida de respaldo técnico y administrativo que asegura la veracidad y oportunidad de la información registrada.

Posteriormente, una vez que se haya gestionado el proceso institucional de registro en el sistema, clasificación y valoración técnica, la Unidad procederá a actualizar formalmente el listado asegurable. Esta actualización incluirá tanto los bienes que han ingresado como aquellos que hayan salido de la bodega, permitiendo así mantener un registro dinámico y ajustado a la realidad de inventario contenido dentro del inmueble. La valoración de los bienes será efectuada por un perito profesional institucional, garantizando que el monto asegurado refleje con precisión el valor estimado de los activos bajo custodia.

Este procedimiento interno constituye un mecanismo técnico-administrativo esencial para la correcta aplicación de la póliza, y es coherente con los principios de eficiencia, control y transparencia en la gestión de bienes bajo resguardo judicial.

 

1. Plazo de vigencia

La fecha exacta de inicio del aseguramiento deberá establecerse en la orden de inicio, orden de pedido o documento contractual que corresponda, una vez completado el procedimiento respectivo.

Se realizará esta contratación reducida bajo la modalidad por demanda. El Contrato tiene una vigencia de un (1) año con pagos anuales de tarifa, el cual podrá prorrogarse de manera automática por periodos iguales hasta un máximo de 3 prórrogas, para un máximo posible de 4 años incluyendo plazo original y prórrogas. Si la administración decide no otorgar las prórrogas, deberá comunicarlo al adjudicatario con al menos 1 meses de anticipación a la finalización del periodo que este en ejecución, salvo que el motivo de la no prórroga sea una causa imprevisible, en cuyo caso se podrá avisar en cualquier momento antes del vencimiento. Las posibles prórrogas precitadas, quedan sujetas a la disponibilidad de los recursos económicos necesarios para ejecutarlos en los ejercicios presupuestarios correspondientes.

Para las siguientes entregas bajo la modalidad según demanda, la administración procederá a comunicar las órdenes de pedido al contratista a través del Sistema SICOP.

1. Disposiciones finales

De acuerdo con el estudio de mercado realizado la presente contratación tiene una estimación económica preliminar anual de ₡2.102.634,00 (dos millones ciento dos mil seiscientos treinta y cuatro colones exactos)..

La Unidad de Recuperación de Activos se compromete a brindar el seguimiento técnico y administrativo necesario para verificar el adecuado cumplimiento del objeto contractual. Para tales efectos, se designa al señor Jordan Mora Calderón, Administrador de Bienes de la URA, teléfono 2527-6538, correo jmora@icd.go.cr, como persona responsable de coordinación y punto focal de seguimiento, salvo que la Administración disponga una designación distinta en la fase final del procedimiento.

 

 

1. Metodología de evaluación.

2.1. Precio 90%

FP={1-[(Px-Pmin)/Pmin]}x 90%

Donde:

FP=  Puntaje obtenido por la empresa para el Factor Precio.

Px=  Precio Total ofrecido por la oferta en evaluación.

Pmin= Precio total de la oferta con el monto total más bajo.

2.2 Criterios sustentables 10%

2.2.1 Criterios sociales 5%

Salud, seguridad y bienestar de la persona trabajadora (adicionales a las establecidas legalmente), el oferente implementa acciones afirmativas para promover la salud, seguridad y bienestar, como medida para la promoción de una salud integral de las personas involucradas en el cumplimiento de las actividades contractuales, Se otorga 5% al presentar copia de sus políticas de salud, seguridad o bienestar, junto con sus planes de acción, registros u otras evidencias relevantes.

2.2.2 Criterios ambientales 5%

El aseguramiento debe de otorgarse en formato digital, el oferente debe de aportar una declaración jurada indicando que la entrega de la documentación del seguro va a ser en formato digital.

2.3 En caso de presentarse empate se utilizará como criterio para el desempate lo definirá la suerte (Artículo 97 Reglamento Ley General de Contratación Pública). 

2.4 La convocatoria al acto de desempate contendrá las reglas para el mecanismo de desempate y se hará por medio de SICOP, como medio oficial y alternativamente al correo electrónico registrado en la oferta, en este segundo caso la convocatoria sea persona física o jurídica deberá en caso de que asista otra persona en representación de una persona Jurídica o física, se deberá incluir en SICOP, tres días hábiles antes del acto de desempate, el respectivo poder otorgado, para proceder a su revisión, de ser necesario, se solicitará la corrección del poder al momento de su revisión, teniendo el oferente un día hábil para su corrección.

Cuando por circunstancia de fuerza mayor, el representante no pueda llegar a tiempo y así lo haga ver previo al inicio del acto de desempate, se designará por parte del abogado que da fidelidad del acto, de un tercero imparcial, para que participe su nombre.

1. Desglose de precios:

3.1 Se deberá presentar un desglose de la estructura del precio y a su vez un presupuesto detallado por cada ítem, completo con todos los elementos que lo componen, asociado al desglose de precios, de acuerdo con el artículo 102 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

El desglose de precios debe contener al menos lo siguiente:

• Costos directos (distribuido según sea su segmentación)
• Costos indirectos (distribuido según sea su segmentación)
• Gastos administrativos (distribuido según sea su segmentación)
• Imprevistos
• Utilidad

3.2         El precio ofertado debe incluir el IVA.

 

1. Certificaciones

4.1 Los oferentes deberán aportar copia de la Patente Municipal del cantón correspondiente al domicilio social o lugar de ejercicio del comercio, además deberá presentar una certificación o el recibo de pago, donde demuestre que se encuentra al día con el pago del impuesto a dicha patente, el documento presentado deber ser emitido por la municipalidad respectiva, según Ley 7794 art. 88. Esta patente debe estar a nombre del oferente y ser atinente al objeto contractual, o bien presentar certificación emitida por la municipalidad respectiva que indique que la actividad contractual desarrollada no requiere de la patente comercial.

4.2 Los oferentes deberán aportar certificación de encontrarse al día con el pago de la póliza de riesgos del trabajo, o en su defecto copia del recibo de pago que demuestre que se encuentra al día, según ley 6727 art 193.

4.3 Los oferentes deben presentar el permiso físico sanitario vigente, este permiso debe ser atinente a la relación contractual y estar a nombre del oferente, emitido por el Ministerio de Salud.

 

1. Poderes

En caso de aportarse poderes especiales, se requiere que estos cuenten con las especificaciones propias de cada mandato conforme la normativa vigente y el número correspondiente a la contratación en la que se participa y para la cual se otorga.

 

1. Declaraciones Juradas

Aportar las siguientes declaraciones juradas:

6.1         Declaración Jurada de que no le alcanza ninguna de las prohibiciones que prevé la Ley General de Contratación Pública.

6.2         Declaración Jurada de que se encuentra al día en el pago de las Obligaciones con la Seguridad Social.

6.3         Declaración Jurada de que no se encuentra inhabilitado para contratar con la Administración, de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.

6.4         Declaración Jurada de encontrarse al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales según lo prevé la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.