Servicios profesionales para llevar a cabo el levantamiento integral del mapa de procesos.

Con el fin de asegurar que el oferente posea un conocimiento claro de los resultados esperados por parte de la Institución y de garantizar un uso eficaz y eficiente del presupuesto institucional, se requerirá que el oferente cuente con experiencia comprobable en la realización de levantamientos de procesos en una o varias municipalidades. Que la experiencia abarque al menos catorce (14) áreas distintas dentro de las municipalidades. El Equipo Consultor designado o contratado por la firma consultora, empresa o consorcio, para la elaboración de este procedimiento, se debe conformar de manera multidisciplinaria, como mínimo por los siguientes profesionales:
- 1. Grado mínimo de Licenciado(a) en Ingeniería Industrial: Coordinador de la estrategia y validación de procesos y procedimientos, para lo cual deberá ser un profesional con grado de Ingeniería industrial incorporado al colegio respectivo y estar debidamente inscrito y al día en el Colegio Profesional que lo faculte para dirigir como profesional responsable. Responsabilidades: asegurar que las operaciones sean eficientes, productivas y alineadas con los objetivos estratégicos de la Institución. Sus principales funciones incluyen: Identificación y Mapeo de Procesos
• Supervisar el levantamiento de información que se realizará mediante entrevistas, observaciones y análisis documental.
• Aplicar herramientas como diagramas de flujo, BPMN, SIPOC y Value Stream Mapping, entre otros.
• Clasificar los procesos en estratégicos, operativos y de soporte.
• Dirigir y apoyar en las actividades para cumplir con el objetivo de esta contratación Análisis y Diagnóstico de Procesos
• Analizar tiempos y movimientos dentro de los procesos.
• Identificar cuellos de botella, actividades duplicadas y desperdicios (aplicación de Lean Manufacturing y Kaizen).
• Evaluar el cumplimiento normativo y los estándares de calidad. Documentación y Normalización de Procedimientos
• Redactar manuales de procesos y procedimientos.
• Definir roles y responsabilidades dentro de cada proceso.
• Aplicar metodologías como ISO 9001, Six Sigma y reingeniería de procesos Optimización y Rediseño de Procesos
• Proponer automatización y digitalización de procesos con apoyo de software.
• Implementar mejoras continuas a través de metodologías de gestión de la calidad.
• Definir indicadores clave de desempeño (KPIs) para medir la efectividad de los nuevos procesos. Implementación y Capacitación del Personal
• Diseñar e impartir capacitaciones para los equipos de trabajo.
• Elaborar materiales de formación y guías de usuario.
• Realizar seguimiento y evaluación de la implementación de los cambios.
- 2. Grado mínimo de Técnico en Gestión Industrial Apoyar en la recolección, análisis y documentación de información clave para mejorar la eficiencia operativa de la organización. Sus funciones están enfocadas en la observación, recopilación de datos, análisis básico y documentación, bajo la supervisión del ingeniero senior o responsables de supervisión de los procesos, sus principales funciones incluyen: Recolección y Levantamiento de Información
• Realizar entrevistas con los colaboradores para documentar las actividades clave dentro de cada proceso.
• Observar la ejecución de tareas en tiempo real para identificar tiempos de ciclo y secuencias de operación.
• Recopilar documentación existente sobre procesos, normativas internas y manuales operativos.
• Aplicar herramientas como SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer) para mapear procesos de forma básica. Mapeo y Documentación de Procesos
CONTRATACIÓN

• Elaborar diagramas de flujo utilizando herramientas como Visio, Bizagi o Lucidchart.
• Identificar entradas, salidas y responsables de cada actividad dentro del proceso.
• Apoyar en la redacción de manuales de procesos y procedimientos.
• Documentar desviaciones y puntos críticos en los flujos de trabajo. Análisis Básico de Eficiencia y Productividad
• Medir tiempos de ejecución para identificar actividades que generan retrasos o desperdicios.
• Aplicar herramientas básicas de Lean Manufacturing y análisis de desperdicios (Muda).
• Colaborar en el análisis de cuellos de botella y redundancias dentro del flujo de trabajo.
• Apoyar en la definición de indicadores de desempeño (KPIs) para evaluar la eficiencia de los procesos. Capacitación y Seguimiento
• Apoyar en la creación de materiales de capacitación y guías de usuario.
• Impartir sesiones de entrenamiento sobre nuevos procesos bajo supervisión.
• Realizar seguimiento a la implementación de los cambios y documentar incidencias.
• Generar informes de avances y reportes sobre la efectividad de las mejoras.
- 3. Grado mínimo de Técnico en ciencias económicas, con experiencia en levantamiento de procesos y/o auditoría de operaciones Apoyar en la evaluación de los costos asociados a cada proceso y su impacto en la rentabilidad, sus principales funciones incluyen:
• Analizar costos directos e indirectos dentro de los procesos administrativos y operativos.
• Identificar oportunidades para reducir gastos y optimizar recursos.
• Participar en la elaboración de presupuestos operativos relacionados con la ejecución de los procesos.
• Aplicar herramientas de costeo por actividades o modelo (ABC) para determinar costos asociados a cada tarea.
• Apoyar en cualquier labor asignada por el profesional del proyecto y la administración del contrato
- 4. Profesional en Derecho, experto en el ámbito Municipal con más de 5 años de experiencia, para lo cual deberá ser un profesional con grado de Licenciado(a) en Derecho, incorporado al colegio respectivo y estar debidamente inscrito y al día en el Colegio Profesional que lo faculte para ejercer como profesional. Analizar la regulación de procesos administrativos en la institución, asegurando el cumplimiento normativo, la transparencia y la eficiencia en la gestión pública. Su participación busca garantizar que los procesos y documentados se alineen con el marco legal vigente y contribuyan a la mejora continua en la administración de los recursos y la prestación de servicios públicos, sus principales funciones incluyen:
• Analizar normativas legales aplicables a cada proceso administrativo.
• Identificar regulaciones sectoriales, municipales o nacionales que impacten la gestión de los procesos.
• Asegurar el cumplimiento de la Ley General de Administración Pública, ley de Control Interno y normativa aplicable en cada proceso
• Establecer mecanismos de responsabilidad jurídica y control legal en la ejecución de los procesos.
• Definir los roles y responsabilidades de los funcionarios dentro de los procesos.
• Documentar las obligaciones legales y contractuales de cada unidad administrativa.
• Asesorar sobre los límites de competencia y autoridad en la ejecución de procedimientos municipales o institucionales.
• Revisar la legalidad de las delegaciones de funciones dentro de la estructura organizativa. Cada miembro del equipo consultor deberá contar con experiencia comprobada en la elaboración o actualización de manuales por procesos o proyectos de levantamiento de procesos institucionales, preferiblemente en el ámbito municipal.

 

1.
Diagnóstico y Mapa general de procesos municipales y por tipo de proceso (estratégicos, operativos y de soporte)
Diagnóstico previo
Identificación de los procesos municipales clave
Diagnóstico Inicial
Mapa general de procesos municipales.
Clasificación por tipo de proceso: estratégicos, operativos y de soporte
Diagramas de flujo por proceso con responsables, insumos y productos.
Flujo de información y roles dentro de los procesos
Clasificación de procesos en estratégicos, operativos y de soporte.
Interacción entre diferentes departamentos y unidades municipales
Ficha técnica de cada proceso con descripción, objetivos y actores involucrados.
Normativa y regulaciones aplicables a cada proceso
2.
Manual de procesos y manuales de procedimientos actualizados y optimizados
Documentación clara y estructurada de cada proceso
Manual de procesos municipales con diagramas, normativa aplicable y responsables.
Identificación de puntos críticos y cuellos de botella
Procedimientos documentados con descripción paso a paso.
Establecimiento de tiempos estándar de ejecución
Guías de usuario y formatos de apoyo para la correcta aplicación de los procedimientos.
Normativas y leyes aplicables a cada procedimiento
Compendio de las normativas relacionadas
Responsables de ejecución en cada fase del proceso
3.
Informe técnico con hallazgos, diagnóstico y propuestas de mejora
Análisis de eficiencia y efectividad de los procesos actuales
Informe diagnóstico con hallazgos clave.
Identificación de ineficiencias, duplicidades y tareas innecesarias
Análisis comparativo entre el estado actual y el estado ideal.
Diagnóstico del nivel de cumplimiento normativo
Recomendaciones para la optimización de procesos.
Evaluación del impacto de los procesos en la ciudadanía y en la gestión municipal
Indicadores de desempeño para evaluar la efectividad de los cambios.
Propuesta de rediseño de procesos para optimizar tiempos y costos
4.
Plan de implementación y seguimiento de mejoras recomendadas
Priorización de mejoras a implementar en el corto, mediano y largo plazo
Plan de acción para la implementación de mejoras.
Definición de indicadores de éxito y medición de impacto
Matriz de responsables y cronograma de ejecución.
Asignación de responsables para la implementación de mejoras
Indicadores clave de desempeño (KPIs) para medir impacto.
Estrategia de seguimiento y ajustes continuos
Estrategia de monitoreo y evaluación de mejoras.
Inclusión de herramientas tecnológicas para la gestión de procesos
5.
Capacitación al personal municipal en la aplicación de los nuevos procedimientos
Estrategia de formación del personal municipal
Plan de capacitación por departamento y nivel de responsabilidad.
Diseño de materiales de capacitación interactivos
Talleres y sesiones de formación para el personal municipal.
Desarrollo de habilidades en gestión de procesos
Manual de capacitación y guías de referencia rápida.
Evaluación de la aplicación de los nuevos procedimientos
Evaluaciones para medir la comprensión e implementación de los procedimientos.
Implementación de buenas prácticas en la operación municipal

¢27.000.000
ÁREAS EN LAS CUALES SE LEVANTARÁN LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y DEBERÁN SER CONSIDERADAS PARA EVALUAR EXPERIENCIA:
1
Administración Alcaldía
Planificación Municipal
2
Salud Ocupacional
3
Relaciones Públicas
4
Servicios Jurídicos
5
Servicios Informáticos
6
Unidad Gestión Técnica Vial
7
Contraloría de Servicios
8
Infraestructura y Mant. Vial
9
Concejo Municipal
Secretaría Concejo Municipal
10
Miembros del Concejo Municipal
11
Regidores Municipales
12
Síndicos Municipales
13
Auditoría Interna
14
Direccion de Gestión Urbano
Catastro
15
Control Constructivo
Obras y Proyectos
16
Gestión Ambiental
17
Gestión Social (OFIM-COPAMDIS)
18
Infraestructura y Servicios Públicos
19
Planificación Urbana
20
Dirección de Hacienda
Plataforma de Servicios
21
Contabilidad
22
Presupuesto
23
Servicios Tributarios
Bienes Inmuebles
24
Tesorería
25
Inspección
26
Gestión Administrativa
Archivo central
27
Mantenimiento Vehicular
28
Plataforma de Servicios
29
Proveeduría Municipal
30
Recursos Humanos
31
Seguridad Interna y Externa
32
Servicios Generales

 

Con el fin de asegurar que el oferente posea un conocimiento claro de los resultados esperados por parte de la Institución y de garantizar un uso eficaz y eficiente del presupuesto institucional, se requerirá que el oferente cuente con experiencia comprobable en la realización de levantamientos de procesos en una o varias municipalidades. Que la experiencia abarque al menos catorce (14) áreas distintas dentro de las municipalidades. El Equipo Consultor designado o contratado por la firma consultora, empresa o consorcio, para la elaboración de este procedimiento, se debe conformar de manera multidisciplinaria, como mínimo por los siguientes profesionales:
- 1. Grado mínimo de Licenciado(a) en Ingeniería Industrial: Coordinador de la estrategia y validación de procesos y procedimientos, para lo cual deberá ser un profesional con grado de Ingeniería industrial incorporado al colegio respectivo y estar debidamente inscrito y al día en el Colegio Profesional que lo faculte para dirigir como profesional responsable. Responsabilidades: asegurar que las operaciones sean eficientes, productivas y alineadas con los objetivos estratégicos de la Institución. Sus principales funciones incluyen: Identificación y Mapeo de Procesos
• Supervisar el levantamiento de información que se realizará mediante entrevistas, observaciones y análisis documental.
• Aplicar herramientas como diagramas de flujo, BPMN, SIPOC y Value Stream Mapping, entre otros.
• Clasificar los procesos en estratégicos, operativos y de soporte.
• Dirigir y apoyar en las actividades para cumplir con el objetivo de esta contratación Análisis y Diagnóstico de Procesos
• Analizar tiempos y movimientos dentro de los procesos.
• Identificar cuellos de botella, actividades duplicadas y desperdicios (aplicación de Lean Manufacturing y Kaizen).
• Evaluar el cumplimiento normativo y los estándares de calidad. Documentación y Normalización de Procedimientos
• Redactar manuales de procesos y procedimientos.
• Definir roles y responsabilidades dentro de cada proceso.
• Aplicar metodologías como ISO 9001, Six Sigma y reingeniería de procesos Optimización y Rediseño de Procesos
• Proponer automatización y digitalización de procesos con apoyo de software.
• Implementar mejoras continuas a través de metodologías de gestión de la calidad.
• Definir indicadores clave de desempeño (KPIs) para medir la efectividad de los nuevos procesos. Implementación y Capacitación del Personal
• Diseñar e impartir capacitaciones para los equipos de trabajo.
• Elaborar materiales de formación y guías de usuario.
• Realizar seguimiento y evaluación de la implementación de los cambios.
- 2. Grado mínimo de Técnico en Gestión Industrial Apoyar en la recolección, análisis y documentación de información clave para mejorar la eficiencia operativa de la organización. Sus funciones están enfocadas en la observación, recopilación de datos, análisis básico y documentación, bajo la supervisión del ingeniero senior o responsables de supervisión de los procesos, sus principales funciones incluyen: Recolección y Levantamiento de Información
• Realizar entrevistas con los colaboradores para documentar las actividades clave dentro de cada proceso.
• Observar la ejecución de tareas en tiempo real para identificar tiempos de ciclo y secuencias de operación.
• Recopilar documentación existente sobre procesos, normativas internas y manuales operativos.
• Aplicar herramientas como SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer) para mapear procesos de forma básica. Mapeo y Documentación de Procesos

• Elaborar diagramas de flujo utilizando herramientas como Visio, Bizagi o Lucidchart.
• Identificar entradas, salidas y responsables de cada actividad dentro del proceso.
• Apoyar en la redacción de manuales de procesos y procedimientos.
• Documentar desviaciones y puntos críticos en los flujos de trabajo. Análisis Básico de Eficiencia y Productividad
• Medir tiempos de ejecución para identificar actividades que generan retrasos o desperdicios.
• Aplicar herramientas básicas de Lean Manufacturing y análisis de desperdicios (Muda).
• Colaborar en el análisis de cuellos de botella y redundancias dentro del flujo de trabajo.
• Apoyar en la definición de indicadores de desempeño (KPIs) para evaluar la eficiencia de los procesos. Capacitación y Seguimiento
• Apoyar en la creación de materiales de capacitación y guías de usuario.
• Impartir sesiones de entrenamiento sobre nuevos procesos bajo supervisión.
• Realizar seguimiento a la implementación de los cambios y documentar incidencias.
• Generar informes de avances y reportes sobre la efectividad de las mejoras.
- 3. Grado mínimo de Técnico en ciencias económicas, con experiencia en levantamiento de procesos y/o auditoría de operaciones Apoyar en la evaluación de los costos asociados a cada proceso y su impacto en la rentabilidad, sus principales funciones incluyen:
• Analizar costos directos e indirectos dentro de los procesos administrativos y operativos.
• Identificar oportunidades para reducir gastos y optimizar recursos.
• Participar en la elaboración de presupuestos operativos relacionados con la ejecución de los procesos.
• Aplicar herramientas de costeo por actividades o modelo (ABC) para determinar costos asociados a cada tarea.
• Apoyar en cualquier labor asignada por el profesional del proyecto y la administración del contrato
- 4. Profesional en Derecho, experto en el ámbito Municipal con más de 5 años de experiencia, para lo cual deberá ser un profesional con grado de Licenciado(a) en Derecho, incorporado al colegio respectivo y estar debidamente inscrito y al día en el Colegio Profesional que lo faculte para ejercer como profesional. Analizar la regulación de procesos administrativos en la institución, asegurando el cumplimiento normativo, la transparencia y la eficiencia en la gestión pública. Su participación busca garantizar que los procesos y documentados se alineen con el marco legal vigente y contribuyan a la mejora continua en la administración de los recursos y la prestación de servicios públicos, sus principales funciones incluyen:
• Analizar normativas legales aplicables a cada proceso administrativo.
• Identificar regulaciones sectoriales, municipales o nacionales que impacten la gestión de los procesos.
• Asegurar el cumplimiento de la Ley General de Administración Pública, ley de Control Interno y normativa aplicable en cada proceso
• Establecer mecanismos de responsabilidad jurídica y control legal en la ejecución de los procesos.
• Definir los roles y responsabilidades de los funcionarios dentro de los procesos.
• Documentar las obligaciones legales y contractuales de cada unidad administrativa.
• Asesorar sobre los límites de competencia y autoridad en la ejecución de procedimientos municipales o institucionales.
• Revisar la legalidad de las delegaciones de funciones dentro de la estructura organizativa. Cada miembro del equipo consultor deberá contar con experiencia comprobada en la elaboración o actualización de manuales por procesos o proyectos de levantamiento de procesos institucionales, preferiblemente en el ámbito municipal.

La experiencia deberá acreditarse mediante constancias, declaraciones juradas o documentos de respaldo que incluyan la siguiente información:
• Institución
• Contacto de referencia
• Teléfono
• Correo electrónico
• Servicio brindado
• Fecha del servicio