Compra según demanda de impresoras portátiles, Inder.

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3.           CONDICIONES ESPECÍFICAS

• El Precio

En cumplimiento de la Directriz No.44-H denominada "Directriz de uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas, dirigida al Sector Público" publicada en el alcance No.156 de la Gaceta No.167 del 10 de septiembre de 2024, el Inder deberá efectuar todas sus contrataciones de bienes y servicios en moneda nacional, estableciendo el requisito desde el pliego de condiciones de las contrataciones públicas, siempre y cuando las circunstancias del mercado lo ameriten y ello no cause un perjuicio a la satisfacción del interés público, lo cual deberá quedar acreditado dentro del expediente de la contratación. Cuando no sea posible adjudicar o renegociar en moneda nacional (colones) deberá motivarse el acto por la instancia pertinente y contar con el aval de la Administración Superior.

El precio indicado en la Plataforma Sicop debe incluir todos los costos asociados al producto y entregas con los respectivos impuestos. El Inder no reconocerá ningún costo adicional que no haya sido incluido en el precio ofrecido, por lo tanto, debe contemplar impuestos.  Tomar en cuenta que el Inder no está exento del pago de impuestos.

De acuerdo con el artículo 42 de la LGCP y el artículo 102 de su Reglamento se deberá detallar con el precio cotizado un desglose porcentual del precio (precio=%MO+%I+%GA+%U) según como se detalla en la siguiente tabla denominada Estructura del Precio, la cual será considerada dentro de análisis de razonabilidad de precios:

P =    %MO + % I + %GA + %U

• Presupuesto Detallado

De acuerdo con el artículo 42 de la LGCP y el 103 de su Reglamento el presupuesto detallado, deberá́ ser presentado únicamente por el adjudicatario dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato. Lo anterior, aplica para cualquier modalidad de cotización y tipo de contrato. Sin embargo, por un tema de celeridad en el proceso, aquellos oferentes que deseen incorporar su presupuesto detallado junto a su oferta podrán hacerlo.

• Rangos de Tolerancia para Razonabilidad del Precio

Con el fin de cumplir con el artículo 44 inciso b) RLGCP, el INDER realiza un estudio de razonabilidad de precios, mediante el formulario de Excel FO-ABS-002 (disponible en el expediente electrónico en la Solicitud de Contratación 0062026004900013) denominado Investigación de Precios y Análisis de Razonabilidad en el cual la metodología a utilizar es:

1. Sacar la desviación estándar de las fuentes dadas por la Unidad Solicitante (estudio de mercado).
2. Una vez dada se le resta al precio más bajo dado por las cuatro fuentes y nos da el precio mínimo y se le suma al precio más alto dado y nos da el precio máximo.

• Confrontar el precio ofertado con el precio mínimo y máximo.

Para este proceso, la unidad solicitante aporta la siguiente información como estudio de mercado que será utilizado para realizar la razonabilidad del precio, prestar atención a los precios mínimo y máximo:

• Evaluación de Ofertas

Las ofertas que cumplan con los aspectos técnicos y legales solicitados serán evaluadas según los siguientes criterios de selección, con el propósito de elegir la oferta adjudicada, las ofertas que no cumplan con los requerimientos técnicos, legales y financieros mínimos serán descalificadas y no serán tomadas en cuenta para esta etapa:

4.4.1.   Precio Ofertado (75%)

En caso de que la adjudicación sea por partida, la oferta de menor precio total por partida obtendrá 75 puntos, si la adjudicación es por línea, aquella con menor precio obtendrá 75 puntos, para las demás ofertas, el porcentaje disminuirá proporcionalmente de acuerdo con la aplicación de la siguiente fórmula, para la asignación de puntos:

4.4.2.   PYME (5%)

Con el fin de fomentar la participación de las Pyme según lo establecido en el artículo 73 del RLGCP, se otorgará un 5% a las Pyme de la región para lo cual deberá presentar documento emitido por el MEIC, para la asignación de los puntos respectivos, de lo contrario no será asignado ningún punto.

4.4.3.   Experiencia (5%)

El oferente debe tener experiencia certificada, ininterrumpida, superior a 5 años acorde al giro comercial del objeto contractual, así como demostrar mediante carta del fabricante sobre la autorización de la distribución del bien objeto de esta contratación. Para cumplir este requisito, se debe presentar declaración jurada donde indique el año y mes donde inicio en dicha actividad económica de manera continua sin interrupción.

Se asignará el mayor puntaje a la oferta con más años de experiencia adicional y las demás se calificarán proporcionalmente de la siguiente manera:

4.4.4.   Plazo de entrega (5%)

Para determinar el puntaje correspondiente en el factor plazo de entrega:

A la oferta con el menor plazo de entrega; se le asignará el 10% indicado, a las demás ofertas se les asignará un porcentaje de acuerdo con la siguiente formula:

Donde “menor plazo entrega” corresponde al menor plazo de entrega de todas las ofertas y “plazo de entrega oferta en estudio” corresponde al plazo de la oferta a evaluar.

4.4.5.   Garantía Extendida (10%)

Las garantías comerciales adicionales deberán indicarse en meses y las mismas empezarán a regir el día hábil después al vencimiento de la garantía comercial mínima solicitada en este cartel.

El oferente deberá especificar la cobertura de la garantía adicional que oferta.

La oferta que presente el mayor número de meses de garantía comercial adicional, se le asignará el total del 10%, a las demás ofertas se les asignará un porcentaje de acuerdo con la siguiente formula:

• Criterio de Desempate

En caso de presentarse un empate entre dos o más ofertas, en la suma de los factores evaluados, el criterio a utilizar para seleccionar a los proveedores es el siguiente:

1. PYMES: De acuerdo con el Decreto Ejecutivo número 37427-H, publicado en La Gaceta el 12 de diciembre 2012 y al artículo 97 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública, se procederá a asignar de forma adicional la siguiente puntuación:

1. a) PYME de Industria: 5 puntos.
2. b) PYME de Servicio: 5 puntos.
3. c) PYME de Comercio: 2 puntos.

1. De persistir el empate, se efectuará un sorteo en presencia de un representante de los oferentes que ostentan esa condición, un abogado de la Institución y el encargado del proceso licitatorio; previa convocatoria. Su inasistencia se entenderá como renuncia a participar, quedando excluido del sorteo, el cual se realizará con los presentes. Para el sorteo se utilizarán papeles, uno de ellos tendrá la palabra "Ganador", cada representante sacará de una bolsa un papel y resultará adjudicatario el que saque el papel con la palabra "Ganador". El sorteo se efectuará en la Proveeduría Institucional del Inder y se levantará el acta respectiva.

• Sobre la Adjudicación

La adjudicación será aprobada por la Gerencia General o Junta Directiva, según corresponda como Órganos Competentes según Ley 9036 “Transformación del Instituto de Desarrollo Agrario (IDA) en el Instituto de Desarrollo Rural (INDER) y oficios GG-1377-2016 del 15 de noviembre de 2016 e INDER -PE-AJ-939-2022 del 13 de diciembre 2022.

Opción 1: Por conveniencia institucional y por un tema de logística y coordinación de entregas con el contratista, la Administración se reserva el derecho de adjudicar la totalidad de líneas de una partida a un solo proveedor, siempre y cuando cumpla con los aspectos técnicos y legales solicitados en el cartel, así como también se reserva la posibilidad de aumentar o disminuir la cantidad por contratar de unidades de una o varias líneas dentro de una misma partida, dependiendo de la disponibilidad presupuestaria y de la razonabilidad del precio.

Opción 2: Si en una contratación, las ofertas elegibles para la evaluación en una partida no han ofertado la totalidad de las líneas, se procederá con la evaluación por línea, adjudicando aquellas que hayan obtenido la mayor calificación. La adjudicación parcial de una partida también será posible, siempre y cuando se cumpla con la satisfacción del interés público que se persigue y que las líneas que no se adjudiquen no afecten la integralidad del proyecto.

• Readjudicación

El Inder readjudicará a la segunda mejor oferta calificada en caso de incumplimiento por parte del adjudicatario, ya sea en:

1. No presentar la garantía de cumplimiento y especies fiscales en el plazo legal establecido.
2. Renuncia de la adjudicación.
3. No entregar el objeto contractual sin justificación válida para la administración.

Esta readjudicación será aprobada por la Gerencia General como Órgano Competente según Ley 9036 “Transformación del Instituto de Desarrollo Agrario (IDA) en el Instituto de Desarrollo Rural (Inder) y oficio GG-1377-2016 del 15 de noviembre de 2016.

• Coordinación Ejecución Contractual y Vigencia del Contrato

Le corresponderá al Administrador del Contrato y en conjunto con su Jefatura inmediata, cumplir con las funciones dictadas en el Reglamento Interno de Contratación Administrativa y en la Circular INDER -GG-AF-ADM-PI-002-2022 comunicada el 28 de febrero de 2022.

Toda ampliación o prórroga al plazo de ejecución o de entrega debe darse estando vigente el plazo del contrato.

El plazo del contrato, según lo definido en la Decisión Inicial será de 24 meses, con posibilidad de prorroga por 24 meses adicionales, si la Administración así lo requiere.  

Para contrataciones de servicios plurianuales el plazo de vigencia de los contratos puede ser de 1 año con prórrogas iguales, puede ser de dos años con prorrogas iguales, tres años con prórrogas de uno, máximo del contrato 4 años.

• Reajustes o Revisiones de Precios.

Según lo indicado en los artículos 107, 108 y 109 del RLGCP las partes tendrán derecho al mantenimiento del equilibrio económico de los costos directos e indirectos del contrato, según la estructura de precios presentada y los índices de precios aplicables según el bien o servicio contratado.  El reajuste solicitado se hará mediante la siguiente fórmula matemática:

Los índices a utilizar serán los publicados por el BCCR en la página http://www.bccr.fi.cr : 

• Mano de obra: Índice de salarios mínimos nominales (ISMN)
• Insumos: En el caso de los índices genéricos se utilizará el Índice de precios al productor de Servicios (IPP-S) para el caso de contratos de servicios y el Índice de precios al productor de Manufactura (IPP-Man) para el caso de bienes; los otros insumos específicos serán reajustados con cada índice asociado según sea más adecuado.
• Gastos administrativos: Índice de precios al consumidor (IPC)

En los contratos en los que procede la aplicación del reajuste o revisión de precios, de conformidad con lo regulado en los artículos 107, 108 y 109 del RLGCP, el oferente deberá́ aportar junto con la oferta la información de los índices oficiales de precios y costos asociados con los costos directos e indirectos de la estructura de precio.

En el caso de ofertas que contemplen la cotización en colones y cualquier otra monera, se deben indicar los índices elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos, y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio y los valores absolutos de la estructura de precio. La pertinencia de lo anterior deberá́ ser verificada por parte de la Administración.

Excepcionalmente, en caso de que no exista un índice oficial del país de origen de determinado costo directo o indirecto, las partes podrán demostrar las variaciones de ese costo, mediante el método analítico-documental. Esto tomando en consideración la diferencia en el precio del insumo o servicio entre el día de la notificación de la Orden de Pedido por Sicop y el día de la presentación de la oferta, ello con base en documentación probatoria valida y pertinente, que desde la oferta se haya presentado en caso de ser necesario.

De conformidad con los principios de equilibrio económico y razonabilidad que rigen la contratación pública en Costa Rica, el mecanismo de reajuste de precios debe aplicarse tanto cuando se produzcan incrementos como cuando se evidencien disminuciones en los costos que sirven de base para su cálculo. En consecuencia, si durante la ejecución contractual se determina, mediante la metodología establecida y los índices oficiales correspondientes, que los precios de mercado han experimentado una reducción, la Administración deberá proceder con el reajuste a la baja del precio contractual, con el fin de garantizar el uso eficiente de los recursos públicos y evitar que se generen pagos superiores a los costos reales del bien, servicio u obra contratada. Esta práctica responde al principio de mutabilidad del contrato administrativo y al deber de resguardar el interés público, manteniendo en todo momento el equilibrio económico-financiero de la contratación.

• Solicitud de Reajuste de Precios por parte del Adjudicatario:

El adjudicatario podrá solicitar por escrito ante al Encargado General del Contrato su solicitud de reajuste de precios cuando corresponda, para lo cual es necesario que desarrolle la fórmula matemática indicada anteriormente, indicando en detalle la forma de cálculo realizada sobre las cual se sustenta la petición de revisión de precio y adjunte fotocopia de los índices utilizados, posterior a que la administración revisa los cálculos y determina que están bien, se procederá a coordinar la entrega de la factura respectiva al Administrador del Contrato para el trámite respectivo ante la Proveeduría Institucional.

NO se podrá emitir la factura por parte del adjudicatario antes de que la Administración haya revisado los cálculos presentados y verificado que los mismos se encuentran correctos.

• Forma de Pago

El pago se realizará en un único tracto del 100% del monto total de la orden de pedido, tras el recibido a satisfacción de parte del Administrador del Contrato quien se le deberá enviar la factura en el tipo de moneda adjudicada.

El INDER realiza los pagos en moneda costarricense; en contrataciones pactadas parcial o totalmente en moneda extranjera, se utilizará el tipo de cambio de referencia para la venta emitido por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día en que se efectuará el pago, de conformidad con el artículo 48 de la Ley N°7558.

El pago se efectuará mediante Caja Única del Ministerio de Hacienda por transferencia electrónica a la cuenta del adjudicatario, 30 días naturales posteriores a la entrega del “Acta de Recibido a Satisfacción para Pago (Recepción Definitiva)” en la Proveeduría Institucional.

Todo pago producto de esta contratación, está sujeto a las retenciones que la Ley 7092 Ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento, establece en su artículo 23 inciso g) “dos por ciento (2%) de impuesto del producto bruto, cuando corresponda”; además de que se encuentre al día con la CCSS y FODESAF y las respectivas pólizas. Para efecto de solicitar una constancia sobre este rebajo debe solicitarse directamente a la oficina de Tesorería Institucional al correo tesoreria@inder.go.cr ya que es la única unidad competente para emitirlas.

• Administrador del Contrato

Le corresponderá al Administrador del Contrato y en conjunto con su Jefatura inmediata, cumplir con las funciones dictadas en el Reglamento Interno de Contratación Administrativa y en la Circular INDER-GG-AF-ADM-PI-002-2022 comunicada el 28 de febrero de 2022.

• Aspectos a Cumplir en Materia de Salud Ocupacional

Es obligación del adjudicatario velar porque sus empleados cuenten con todos los equipos y material necesario en materia salud ocupacional, por lo que el Inder no tendrá ninguna responsabilidad al respecto.

• Sanciones

• Multa:

En el caso de entrega que no cumple con lo solicitado y que ocasione una erogación presupuestaria adicional para el INDER, el adjudicatario será responsable de cubrir los costos inherentes en que incurra el Inder para poder cubrir la necesidad pública que se está buscando.

• Clausula Penal:

Si existiera atraso imputable al adjudicatario en la entrega del objeto contractual de esta contratación, según los plazos establecidos en el presente cartel, éste autoriza al INDER para que por concepto de cláusula penal, le rebaje del pago respectivo, la suma correspondiente al 0,5% (cero punto cinco por ciento) correspondiente por cada línea del cartel afectada y por cada día hábil de atraso en la entrega del objeto contractual (según el plazo ofrecido), hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del importe total del contrato, momento en el cual se tendrá por definitivo el incumplimiento contractual y se ejecutará la garantía de cumplimiento, sin detrimento de otros procedimientos sancionatorios como daños y perjuicios.

Para el cálculo de la aplicación de la cláusula penal se considerará el día hábil siguiente a la fecha de notificación al adjudicatario de la Orden de Inicio, o en su defecto se considerará el día hábil siguiente a la fecha de notificación del contrato vía SICOP.

• Garantía de Cumplimiento

Según la normativa para procesos por licitación reducida es facultativo se incluya, pero para licitaciones menores y mayores es obligatorio. Será facultativa para aquellas contrataciones efectuadas con pymes derivadas del procedimiento de licitación menor, siempre y cuando no alcancen el diez por ciento (10%) del umbral establecido para esta licitación.

El adjudicatario, dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha en que se le solicite luego de la firmeza del acto de adjudicación, debe depositar una garantía de cumplimiento por un monto de ¢ 405.000,00 el cual representa el 10% de la proyección de consumo durante el periodo del contrato, esta deberá rendirse por cualquiera de los medios que se indican expresamente en la Ley de Contratación Pública. Esta garantía tendrá una vigencia de 48 meses.

Deberá rendirse electrónicamente a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), de conformidad con lo establecido en el Reglamento de uso del Sistema sobre la rendición de garantías, por cualquiera de los medios que se indican expresamente en la Ley de Contratación Pública.

La devolución de la garantía o su ejecución se regirán según lo establecido en los artículos 44 y 45 LGCP y artículo 113 y 116 RLGCP.

• Formalización de Finiquitos

Con la recepción total del objeto contractual y canceladas las obligaciones, será obligatorio la firma del finiquito en todos los procesos de contratación, (artículo 291 RLGCP).

• Compromisos de Integridad y Actuaciones Anticorrupción

Con la presentación de la oferta, los participantes se comprometen a actuar de manera proba, íntegra, transparente, con rectitud y buena fe, bajo el más alto cumplimiento de los principios éticos y jurídicos, durante todas las etapas del procedimiento de contratación, incluyendo la ejecución contractual en caso de adjudicación.

• Sobre las constancias y/o consultas que pueda requerir de la Administración durante y posterior a la ejecución del contrato

1. Impuesto sobre la Renta: Para efecto de solicitar una constancia sobre este rebajo debe solicitarse directamente a la oficina de Tesorería Institucional al correo tesoreria@inder.go.cr ya que es la única unidad competente para emitirlas.
2. Las constancias sobre bienes o servicios ejecutados ante el INDER deben ser solicitados ante el Administrador del Contrato designado en SICOP, cuya información de contacto se encuentra en el apartado de entrega del presente documento o bien en la plataforma SICOP.
3. Las consultas sobre pago de facturas y devolución de Garantías de Cumplimiento deben tramitarse ante el Administrador del Contrato designado en SICOP con copia al Elaborador (Encargado de publicación, gestión de objeciones y apertura).

• Documentación

Toda documentación que se genere de esta contratación ya sea por parte del Administrador del Contrato y/o por el Adjudicatario, deberá subirse al expediente electrónico respectivo en el SICOP, con el fin de mantener un expediente actualizado, esta gestión en la etapa de ejecución contractual la realizará el Administrador del Contrato o en su defecto, su superior inmediato.

En todo lo no previsto en estas especificaciones se aplicará la Ley de General de Contratación Pública Ley No.9986, el Reglamento a la Ley General de la Administración Pública (Decreto Ejecutivo Nº 43808-H) y el Reglamento Interno de Contratación Pública del Inder.

• Participación de los Oferentes

La oferta debe especificar la lo siguiente:

• Nombre de la persona física o jurídica del oferente.
• Número cédula de persona física o cédula jurídica.
• Escaneada la cédula de identidad. En caso de ser una sociedad mercantil adjuntar personería jurídica.
• Dirección exacta, número de teléfono, dirección postal y correo electrónico.
• Declaraciones juradas: El oferente debe tener como archivo adjunto en su expediente de Sicop la declaración jurada y mantenerla actualizada cada 24 meses de conformidad con lo dispuesto en los artículos 18 y 29 de la Ley General de Contratación Pública, Ley 9986 y Así mismo deberá manifestar expresamente en la oferta que la información contenida en la declaración jurada, presentada en el Registro de proveedores se mantiene invariable.   
• Será obligación del oferente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 193 del Código de Trabajo, presentar prueba documental de que ha adquirido un seguro contra riesgos de trabajo.
• Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen.
• Tratándose de personas físicas, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final.
• El oferente deberá aportar documentos emitidos por la Municipalidad respectiva que se encuentra al día con la licencia comercial y con las obligaciones tributarias ante la Municipalidad del cantón donde se encuentra domiciliada la empresa. No se aceptarán patentes que no correspondan al giro comercial correspondientes al objeto del concurso.

• Impuestos

El INDER NO se encuentra exento del pago de impuestos. Las ofertas deberán presentarse con el impuesto al valor agregado que corresponda según el objeto contractual que se esté solicitando, dispuesto en la legislación vigente y sus transitorios (Ley 9635 de Fortalecimiento a las Finanzas Públicas, directriz DGABCA-0064-2019 del 05 de diciembre 2019 del Ministerio de Hacienda, CIRCULAR INDER -GG-AF-025-2019, de fecha 10 de diciembre de 2019 y Circular INDER -GG-AF-ADM-PI-480-2020 del 04 de junio 2020 del Instituto de Desarrollo Rural). El impuesto respectivo debe incluirse en el apartado de la plataforma SICOP designado para tal efecto; es decir, debe venir separado del precio unitario.

En caso de que el oferente pertenezca a algún segmento con excepción de porcentaje que contemple la ley, deben presentar las certificaciones o comprobantes que justifiquen las razones por las cuales la oferta tiene una tarifa del IVA diferenciada.

El precio ofertado final y definitivo por línea debe incluir todos los elementos que componen el mismo, tales como transporte, acarreo, fletes o similares.

En caso de presentar rubros adicionales deben realizarlos de conformidad a lo indicado en la Directriz DGABCA-0013-2020 del 04 de setiembre 2020.

En caso de que el adjudicatario requiera constancia de la devolución del 2% se debe solicitar a la Oficina de Tesorería.

• Información Confidencial en las Ofertas

Se informa que, para el presente proceso de contratación, debe tomar en consideración -al momento de generar su oferta en el Sistema Digital Unificado- lo siguiente:

La condición de “confidencial” que brinda dicho Sistema para adjuntar los anexos de las ofertas, es para uso exclusivo del oferente y puede ser seleccionado con un “SI” en la casilla correspondiente, en tanto en la oferta se introduzcan “documentos” que cumplían esa condición.

(…) Documento confidencial: Es aquel documento calificado, mediante acto razonado por la institución usuaria de oficio a solicitud de la parte interesada, como secreto comercial, industrial o económico, según lo regulado por la normativa especial aplicable a la institución usuaria, el cual será de acceso restringido. Incluye los procedimientos para la adquisición de objetos con seguridades calificadas.

De acuerdo con el artículo 15 de la Ley Nº 9986 y artículo 30 del RLGCP, los documentos no se deben incluir como “confidenciales” ya que únicamente aplica para los documentos supracitados; así el oferente deberá indicarlo de modo expreso en el sistema digital unificado, indicando los folios o archivos que estiman confidenciales, la justificación y el sustento jurídico respectivo.

ADVERTENCIA DOCUMENTOS CONFIDENCIALES

Se le solicitará al proveedor vía correo electrónico que brinde la fundamentación jurídica correspondiente para considerar los archivos en las partidas indicados como confidenciales de conformidad con el artículo 15 de la LGCP y se brindará un plazo de 1 día hábil para que presente su respuesta, de lo contrario se cambiarán los archivos a modo público.

• Participación de los Oferentes

Una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una única oferta ya sea como subadjudicatario, oferente individual o participar de forma conjunta o consorciada (Artículo 126 RLGCP).

• Subcontratos

Con la oferta se aportará un listado de las empresas subcontratadas, con los nombres de todas las personas físicas y jurídicas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en las prestaciones a realizar y certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas (artículo 133 RLGCP).

• Prácticas de Hostigamiento:

En cumplimiento con lo establecido en la Política Institucional para la prevención del Hostigamiento Sexual aprobada por Acuerdo de Junta Directiva N° 40, Sesión Ordinaria 02, las contrataciones que tengan por objeto la prestación de servicios o concesiones que introduzcan personas externas dentro del funcionamiento de la institución, se establece como causal de rompimiento del contrato con responsabilidad para la persona contratista, la práctica de actos de hostigamiento sexual.