EQUIPO DE COMPUTO PARA ACTUALIZACION TECNOLÓGICA BAJO LA MODALIDAD SEGÚN DEMANDA

REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD:

1. 1. El oferente deberá estar al día en el pago de las obligaciones con FODESAF según lo establecido en el artículo 22 inciso c) de la Ley 8783, Reforma No. 5662 Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, se verificará a través del SICOP.
   2. El oferente deberá estar al día con las obligaciones Obrero-Patronales al momento de la apertura de ofertas, de conformidad con la reforma al Art. 74 de la Ley constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social publicado en la gaceta N° 92 del 25 mayo del 2023, y el Art. 14 inciso f) de la LGCP, se verificará a través del SICOP.
   3. Para el caso de la póliza todo oferente debe contar y estar al día de la recepción de ofertas con la póliza de riesgos de trabajo aportando la certificación en la oferta. El oferente debe estar claro al momento de ofertar según la naturaleza del objeto, tener presente los siguientes puntos:
      • Para el caso de bienes y servicios: Debe aportar la póliza de riesgos de trabajo al momento de ofertar y en caso de requerir ser declarada, la Municipalidad solicitará esa condición previa a la formalidad del contrato. Para aquellos servicios que NO representen instalaciones nuevas, éstos no deberán ser declarados, solo que el pliego de condiciones solicita esa condición, así como también una póliza de responsabilidad civil y daños a terceros.
   4. El oferente deberá estar al día con las obligaciones formales y materiales ante la Administración Tributaria, de conformidad con el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Dicha situación se verificará mediante el sistema correspondiente, dentro del portal de consultas en internet del Ministerio de Hacienda.
   5. Todo aquel proveedor inscrito en el Sistema Digital Unificado (SICOP), tiene la obligatoriedad de mantener actualizado su registro con toda la información relacionada, la misma debe de indicar la naturaleza y propiedad de las acciones y su beneficiario final, así como la declaración donde indique que no se encuentra sujeto a ninguna de las causales de prohibición establecidas en la ley 9986, conforme lo regulado en el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública y emisión por parte de la Dirección de Contratación Pública mediante Circular MH-DCoP-CIR-0054-2023 y publicación en La Gaceta N.94 del lunes 29 de mayo del 2023.

Adicionalmente a la declaración jurada de no encontrarse en ninguno de los casos de imposibilidad legal para contratar con la Administración de conformidad con lo dispuesto en los artículos 24, 25, 26, 27, 28, 29 de la Ley General de Contratación Pública, adicional debe indicar: que no tiene parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad y afinidad en esta Municipalidad con: El Alcalde Municipal, Regidores propietarios y suplentes, Síndicos propietarios y suplentes y Proveedor Institucional.

1. Requisitos de admisibilidad referentes a los equipos, características técnicas y proveedores:

El oferente deberá presentar una declaración jurada en el orden que se establece en la siguiente lista de requerimientos señalados en este punto 6 y sus sub incisos. La misma debe ser suscrita por el representante legal o apoderado generalísimo (en caso de personas jurídicas) o por el oferente (en caso de personas físicas), donde certifique el conocimiento y cumplimiento de los siguientes puntos:

6.1   El oferente deberá entregar los equipos en las instalaciones del Departamento de Tecnologías de Información en la Municipalidad de Grecia, debidamente empacados y sellados de fábrica, garantizando el cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas en el presente pliego de condiciones.

6.2   Las herramientas de software para monitoreo, diagnostico, administración y configuración deben haber sido desarrolladas por el mismo fabricante del equipo ofertado. 

6.3      Experiencia del Oferente

1. Experiencia y estabilidad del oferente:

Requisitos: El oferente debe acreditar una experiencia mínima de cinco (5) años en la distribución y venta de equipos similares al objeto de esta contratación.

Acreditación: Se debe especificar en la declaración jurada solicitada, fehacientemente los años de experiencia en el mercado nacional. Este requisito es fundamental para asegurar la solidez, madurez logística y capacidad de soporte técnico que la Municipalidad requiere.

Justificación:

Se establece el requisito de cinco (5) años de trayectoria para garantizar que el adjudicatario posea la madurez operativa, estabilidad financiera y permanencia en el mercado necesarias para responder adecuadamente durante la vigencia total del contrato (4 años). Asimismo, considerando que los bienes contratados son de carácter estratégico para la continuidad operativa institucional y requieren el cumplimiento efectivo de la garantía por tres (3) años, este requisito busca minimizar el riesgo de desatención de garantías ante fallas en equipos críticos, asegurando un proveedor con la capacidad técnica y operativa para responder con celeridad y evitar la interrupción de los servicios municipales por insolvencia o cese de operaciones del contratista.

1. El oferente deberá demostrar experiencia en la venta de equipos de naturaleza similar o superior a los solicitados en este concurso. Se entenderá como experiencia positiva aquella donde los bienes fueron entregados y recibidos a entera satisfacción del cliente.

Requisitos:

Certificar experiencia mediante una lista de al menos tres (3) clientes con ventas ejecutadas entre enero de 2024 y la fecha de apertura. Para validar la capacidad operativa y la consolidación de la marca ofrecida, cada referencia aportada deberá acreditar un valor individual igual o superior al 15% del monto anual proyectado de la presente contratación.

Esta información debe completarse según el siguiente cuadro:

Notas importantes:

Para efectos de revisión y constatación de lo anterior es fundamental la presentación de esta tabla debidamente llena con la información que se indica.

Veracidad: La Municipalidad de Grecia podrá verificar la veracidad de la información en cualquier momento. De encontrarse información falsa, la oferta será excluida y se procederá con las sanciones correspondientes.

Facultad de Verificación: La Administración se reserva la prerrogativa de solicitar copia de las facturas, actas de recepción o certificaciones de experiencia en caso de que la información del cuadro sea incompleta o genere duda.

6.4 Metodología de Participación y Adjudicación 

Los oferentes deberán cotizar la totalidad de los bienes que integran la partida de su interés. Aquellas líneas con montos que no correspondan a la realidad del mercado o que presenten valores simbólicos serán declaradas inadmisibles.

Partida 1: Computadora de Escritorio.

Partida 2: Unidad de estado sólido.

Partida 3. Computadora Workstation.

Partida 4: Computadora Portátil.

Partida 5. Tableta.

Partida 6. Impresora Láser.

Partida 7. Impresora Multifuncional.

Partida 8. Impresora WorkForce.

Partida 9. Impresora Punto de Venta.

6.5 Integridad de la Solución: El oferente declara bajo juramento que incluirá en su propuesta todos los cables, conectores y accesorios necesarios para la correcta instalación y operación inmediata de los equipos. No se permitirá el uso de extensiones de cables, adaptadores de corriente o cualquier elemento externo que no sea parte integral y original del diseño del fabricante.

6.6 Condición de los Bienes: El oferente declara bajo juramento que todos los equipos y sus componentes internos de los equipos ofertados son nuevos, de primer uso. En ninguna circunstancia se aceptará equipo usado, remanufacturado (Renew), reacondicionado (Refurbished) o con partes de "saldos". Deberán haber sido adquiridos a través del canal oficial del fabricante o mayorista autorizado.

6.7 Ensamblaje de Origen: El oferente declara bajo juramento que los equipos ofertados son ensamblados de fábrica. Se prohíbe explícitamente el ensamblaje local de componentes (equipos "armados") para asegurar la certificación y garantía global del fabricante.

6.8 Identificación Plena y Verificación: El oferente declara bajo juramento la marca y el modelo exacto de cada producto. Deberá adjuntar la documentación técnica (brochures o fichas de fábrica) que sirva para corroborar el cumplimiento de las especificaciones.

6.9   Garantía de los Bienes (Requisito de Admisibilidad)

El oferente declara y garantiza que los equipos contarán con el periodo de garantía indicado en el apartado de “Especificaciones Técnicas”, el cual empezará a regir a partir de la recepción definitiva de los bienes a entera satisfacción de la Municipalidad de Grecia.

Esta garantía se regirá bajo las siguientes condiciones obligatorias:

-Soporte "On-Site" (En Sitio): La garantía debe ser ejecutada en las instalaciones de la Municipalidad de Grecia. Incluirá la sustitución de piezas, componentes y la mano de obra calificada, sin que esto represente ningún costo adicional (traslados, viáticos o repuestos) para la institución.

-Alcance Total: Deberá cubrir cualquier defecto de fabricación, vicios ocultos o mal funcionamiento de componentes internos y externos bajo condiciones normales de uso.

-Responsabilidad Directa: El adjudicatario será el responsable único y directo de gestionar la garantía con el fabricante o centro de servicio autorizado, asegurando la continuidad del servicio y evitando brechas de responsabilidad.

-Calidad de los Repuestos: En caso de sustitución de componentes, estos deberán ser originales, nuevos y de iguales o superiores características a los instalados de fábrica.

-Tiempo de Respuesta: Ante un reporte de falla, el adjudicatario deberá brindar una respuesta inicial en un plazo no mayor a 24 horas hábiles.

6.10 Otras Condiciones de Admisibilidad que aplican para las partidas, excepto la partida 5:

El oferente declara bajo la gravedad de juramento que entiende y acepta en todos sus extremos las siguientes cláusulas de cumplimiento obligatorio:

• Soporte Técnico y Garantía 24/7:

-Disponibilidad: Se garantiza un canal de atención para el reporte de fallas con disponibilidad 24/7 (24 horas, 7 días a la semana), asegurando la continuidad de operaciones críticas.

-Tiempo de Resolución: Toda falla o avería reportada durante el periodo de garantía deberá ser resuelta a entera satisfacción de la Municipalidad, en sitio (On-Site), en un tiempo no mayor a 48 horas.

-Acreditación: Para este punto, el oferente deberá indicar en la declaración jurada el compromiso formal de cumplir con esta disponibilidad y tiempo de respuesta.

• Relación con el Fabricante (Partner) y Soporte Local:

El oferente de los equipos (con excepción de la Partida 5) deberá presentar los siguientes atestados:

1. Certificado de Partner/Distribuidor Autorizado: Carta o certificado oficial emitido por el fabricante que confirme que el oferente es distribuidor/socio comercial activo y posee la categoría Gold o equivalente, según la nomenclatura del programa de socios de la marca.

1. 2. Acreditación de Taller de Servicio Técnico y Cobertura Local: Para demostrar el soporte técnico y garantía en el país, el oferente deberá presentar:

• Declaración jurada (o certificación del fabricante) que acredite la existencia de un Centro de Servicio Autorizado (CAS) o taller de servicio técnico en el país, indicando su dirección física.
• Copia de la certificación que faculta al taller o al personal técnico para dar mantenimiento y garantía a los modelos cotizados.

1. Trayectoria de la Relación Comercial: La antigüedad o trayectoria comercial con la marca podrá ser demostrada mediante el certificado del fabricante o bien mediante facturas de venta, cartas de recomendación o contratos previos que evidencien el historial de comercialización de la marca en Costa Rica.

• Sustitución de Equipos y Taller Autorizado:

En caso de que una avería no pueda ser resuelta en sitio y amerite el retiro del equipo al taller:

• Equipo de Reemplazo: El adjudicatario queda obligado a sustituir el equipo o sus componentes, por su cuenta y riesgo (incluyendo transporte), para no interrumpir el servicio municipal en el tiempo establecido en esta contratación para la resolución de una falla.
• Calidad de Repuestos: Solo se aceptarán repuestos originales y nuevos. No se aceptan repuestos remanufacturados o genéricos.
• Multas: El incumplimiento en los tiempos de respuesta o sustitución será gestionado mediante la aplicación de las multas establecidas en este pliego.

• Requisitos Comunes (computadoras e Impresoras):

Normativa: Todos los equipos y software deben cumplir con los estándares ISO y ANSI aplicables. Se debe indicar en la oferta el medio de verificación (correo o enlace técnico).

Ofertas Alternativas: No se permiten ofertas alternativas; solo se evaluará la oferta base presentada.

Entrega y Riesgo: El transporte de los equipos hasta el departamento de TI de la Municipalidad será por cuenta y riesgo del adjudicatario.

Suministro de Repuestos: Se garantiza la existencia oportuna en el país de partes, repuestos y servicio técnico durante todo el periodo de contratación y garantía solicitado.

6.11 Actualidad Tecnológica de los Componentes

El oferente adjudicado se obliga a entregar, por cada orden de pedido o solicitud de equipo, componentes y periféricos que correspondan a la última generación tecnológica liberada oficialmente al mercado por la casa matriz o fabricante al momento de la ejecución de la entrega.

Para el cumplimiento de esta cláusula, se establecen las siguientes condiciones:

• Prohibición de Tecnologías en Desuso: No se aceptarán equipos cuyos procesadores, tarjetas madre o componentes principales hayan sido declarados en estado de "Final de Vida Útil" (End of Life) o "Fin de Comercialización" por el fabricante.
• Actualización Automática: Si entre la presentación de la oferta y la emisión de la orden de pedido el fabricante ha liberado una versión superior de los componentes (sin variar la marca y manteniendo o superando el rendimiento ofertado), el proveedor deberá entregar la versión más reciente sin que esto represente un incremento en el precio unitario adjudicado o bien conforme lo establece la Ley General de Contratación Pública y lo estipulado en el Reglamento de esa misma Ley deberá presentar una estructura de costos que fundamente el incremento, la cual será analizada por la Administración para determinar su procedencia técnica, legal y presupuestaria.
• Verificación: La Municipalidad de Grecia, a través del departamento de TI, verificará mediante el número de serie y la base de datos del fabricante que los componentes internos cumplen con el estándar de fabricación más reciente de la línea de producción.

Conforme se indica en el documento adjunto llamado pliego de condiciones. 

1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN:

La Municipalidad de Grecia requiere la contratación de equipo de cómputo para la actualización tecnológica, bajo la modalidad según demanda.

1. JUSTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Bajo la estrategia de modernización tecnológica que la Municipalidad está llevando a cabo en este momento y siguiendo las instrucciones de la Alcaldía, se promueve la compra de equipo para actualizar las herramientas de diferentes áreas municipales. El objetivo fundamental es proporcionar herramientas ágiles y flexibles que optimicen el trabajo de los departamentos, logrando mediante este proceso la actualización de restante flota tecnológica para consolidar así la totalidad de la infraestructura de hardware municipal.

Justificación de la Modalidad: Cantidad Demanda

La adopción de la modalidad de Contratación por Demanda se fundamenta en la necesidad de dotar a la Municipalidad de un mecanismo de adquisición ágil, eficiente y oportuno, basado en los siguientes pilares estratégicos:

1. Eficiencia y Celeridad Administrativa:

El principal beneficio de esta modalidad es la eliminación de la fragmentación de procesos. Bajo una contratación tradicional, cada necesidad emergente requeriría un ciclo completo de licitación (planificación, publicación, recepción de ofertas, adjudicación y plazos de apelación).

Ventaja: Al tener un contrato por demanda ya adjudicado, la institución reduce los tiempos de respuesta de meses a solo días, permitiendo atender requerimientos inmediatos mediante órdenes de pedido simplificadas.

1. 2. Optimización del Flujo Presupuestario

Esta modalidad permite una gestión financiera más responsable y adaptativa:

Ejecución según Disponibilidad: No obliga a la institución a comprometer la totalidad de los fondos en un solo momento. Permite ejecutar las compras conforme se liberen las partidas presupuestarias o se identifiquen ahorros en otras áreas.

Reducción de Costos Operativos: Se ahorran los costos administrativos, legales y de recursos humanos asociados a la apertura de múltiples expedientes de contratación para bienes similares durante el año fiscal.

1. Flexibilidad frente a Necesidades Emergentes:

En un entorno municipal, surgen requerimientos críticos que no siempre son predecibles al 100% en el Plan Anual de Adquisiciones.

Justificación: Esta modalidad funciona bajo un esquema de disponibilidad garantizada. La Municipalidad asegura precios y condiciones técnicas de antemano, pero solo activa la compra cuando la necesidad es real y el equipo es requerido para la operación de una oficina o departamento específico.

Mediante las constancias presupuestarias se cuenta con una asignación de ¢45.504.930,00, garantizando la disponibilidad financiera para esta contratación de la siguiente manera:

El monto del contrato no excede la asignación presupuestaria y se gestiona conforme a los principios de eficiencia y control financiero establecidos en la Ley General de Contratación Pública.

1. CLAUSULADO GENERAL EN TRÁMITES PROMOVIDOS EN SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS PÚBLICAS.
   • Consideraciones para la presentación de su oferta:

1. Cada documento que conforma la oferta se debe adjuntar de forma individual (favor no incluir PDF con documentos agrupados).
2. El nombre de cada documento incluido en la oferta debe identificar claramente su contenido.
3. Los documentos escaneados y firmados en físico o en manuscrito, deberán presentarse conjuntamente con la certificación emitida por notario público, donde se haga constar que es copia fiel y exacta de su original, de conformidad con el artículo 295 de la LGAP.
4. En caso de incluir documentos emitidos en el extranjero, estos deben encontrarse apostillados o consularizados, según corresponda, de conformidad con el artículo 294 de la LGAP.

1. Oferta:
   1. Serán oferentes todas aquellas personas que presenten su oferta en forma electrónica por medio del Sistema integrado de compras públicas, actuando por sí mismo o por medio de un representante debidamente acreditado para tales efectos.
   2. Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, el oferente admite:
      • Conocer completamente las condiciones del concurso, sus aclaraciones o modificaciones, y que acepta todos los términos y condiciones que en ellos constan.
      • Cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social de sus trabajadores y que el contrato que se llegue a suscribir entre las partes no generará responsabilidad alguna para la Administración, en cuanto a dichos rubros.
   3. En atención al párrafo tercero, inciso 3 del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social en adelante C.C.S.S., el oferente deberá estar al día con sus obligaciones obrero-patronales ante la C.C.S.S.
   4. El oferente deberá encontrarse al día en el pago de las obligaciones con FODESAF, esto conforme al artículo 22 inciso c, de la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares No 5662.
   5. Debe de contar con póliza del INS conforme a la actividad comercial que ejerza y conforme lo solicitado en este pliego de condiciones.
   6. Conforme a lo establecido en el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, el oferente debe de encontrarse al día con sus obligaciones ante Tributación Directa.
   7. En los casos cuando se aporten manuales o documentación técnica los mismos deben adjuntarse a la oferta en el sistema integrado de compras públicas en momento procesal oportuno.
   8. La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante deberán presentarse en idioma español, salvo que en el pliego de condiciones se permitan otros idiomas con la traducción debidamente consularizada o se acepte una traducción libre de su texto.
   9. El acto de apertura de las ofertas se realizará mediante el sistema integrado de compras públicas, en la fecha y hora establecida en el pliego de condiciones.
   10. Los oferentes podrán efectuar observaciones al acta de apertura de ofertas en forma electrónica por medio de sistema integrado de compras públicas dentro del plazo de una hora posterior a la publicación de la apertura.
   11. El Oferente está obligado a cotizar todo el objeto, salvo que se trate de partidas independientes entre sí, en cuyo caso podrá cotizar en las de su interés, sin que sea necesario que el pliego de condiciones lo autorice. No se permite la cotización parcial de una línea.
   12. Toda documentación adjunta en la oferta económica que sea emitida del exterior deberá estar apostillada para validar la veracidad del documento, así como en etapas posteriores a ésta que sea requerida por la administración o como respaldo del oferente, adjudicado y/o contratado.
   13. Oferta Base, Alternativas, en Conjunto o Consorciada: Se regulará conforme lo indicado en el artículo 125 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
2. Los documentos adjuntos al pliego de condiciones forman parte integral de este, de forma tal que en caso de duda sobre las especificaciones técnicas del bien o servicio a adquirir prevalecerán las descripciones que elaboren las áreas técnicas y que se hagan constar en la documentación adjunta al pliego de condiciones en Sistema Integrado De Compras Públicas.
3. Acto final:

La Municipalidad de Grecia se reserva el derecho de adjudicar en forma parcial cuando surjan temas de interés público.  El plazo para dictar el acto final será el doble del plazo fijado en el pliego para la recepción de ofertas. En casos excepcionales y por acto motivado, se podrá prorrogar hasta por un plazo igual al definido en la recepción de ofertas.

1. Aumento o disminución de cantidades en el Acto Final:

Conforme a los artículos 104 y 139 del Reglamento a la Ley General de Contratación pública la Municipalidad se reserva el derecho de aumentar o disminuir las cantidades, conforme al disponible presupuestario, así mismo conforme al artículo 90 inciso h) se reserva el derecho de no adjudicar aquella (s) líneas que tengan precios fuera del mercado nacional en la línea afectada.

1. Presupuesto detallado:

El presupuesto detallado deberá ser presentado únicamente por el adjudicatario dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato. En caso de no presentarse en ese plazo, la Administración procederá con la insubsistencia del concurso.

1. Acto de no objeción:

Conforme al artículo 8 del Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios, el adjudicatario deberá entregar un programa de trabajo y se designa a el administrador del contrato como encargado de emitir la “no objeción” de:

1. El programa de trabajo preliminar, inicial y sus eventuales actualizaciones.
2. La pertinencia de los índices de precios y la documentación probatoria presentada.
3. El presupuesto detallado y su concordancia con la estructura del precio.
4. Cronograma de trabajo.

El encargado de emitir la “no objeción” será el encargado de velar por la correcta aplicación de esta cláusula y del régimen de revisión de precios.

Es importante considerar que el programa de trabajo que contempla las fechas acordadas por las partes en los contratos de bienes y servicios y de sus actualizaciones, adicionalmente deberá otorgar la “no objeción” de los índices de precios y de la documentación probatoria del método analítico-documental, según corresponda.La Administración contará con un plazo de cinco (5) días hábiles para revisar y resolver sobre la pertinencia del programa de trabajo y emitir la respectiva no objeción. En caso de devolución, el adjudicatario dispondrá de tres (3) días hábiles para corregir y reenviar el programa de trabajo, y la Administración de otros tres (3) días hábiles para su resolución definitiva.

Superada la etapa anterior, el adjudicatario deberá presentar el programa de trabajo inicial dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la orden de inicio, el cual también deberá obtener la no objeción de la Administración en un plazo máximo de tres (3) días hábiles.

Durante toda la ejecución contractual, el contratista estará obligado a mantener actualizado el programa de trabajo vigente, presentando solicitudes de actualización en casos de prórroga, suspensión, modificación unilateral ordinaria o excepcional del contrato, o incorporación de nuevos renglones de pago. En estos supuestos, la Administración contará con un plazo de cinco (5) días hábiles, prorrogables excepcionalmente hasta por quince (15) días hábiles, para resolver.

1. Contrato:

Queda debidamente informado y aceptado el oferente con la sola presentación de su oferta para cualquier procedimiento de contratación, la administración señale en el pliego de condiciones la contratación de un año con opción de renovación en periodos iguales hasta cubrir los cuatro años, la potestad de la Municipalidad de Grecia en NO RENOVAR esos periodos adicionales por ser prórrogas facultativas y en caso de tomar esa decisión, se notificará al contratado por el medio señalado en la oferta y/o sistema integrado de compras públicas, con al menos dos meses de anticipación de la fecha en que fue notificado el contrato que dio origen a la relación contractual, adjuntando la decisión tomada por el órgano competente.

El período de esta contratación será de 1 (un) año, prorrogable por 3 (tres) períodos adicionales de un año, es decir, el período total de la contratación podría ser por un máximo de 4 (cuatro) años. El cual iniciará a partir de la comunicación de la orden de inicio en SICOP a través de la funcionalidad “Comunicación de la ejecución del contrato”.

El tope para la presente contratación es el monto designado para la Licitación Menor. Se entenderá por alcanzado dicho tope cuando la sumatoria de todas las órdenes de pedido emitidas al  o los adjudicados, alcance dicho monto. Por tal razón habiéndose alcanzado el tope fijado, se dará por concluido el contrato independientemente del plazo que haya transcurrido.

1. Garantía de cumplimiento:

El adjudicado en firme previo a la firma del contrato debe de presentar una garantía de cumplimiento por un 10% con una vigencia de 14 meses conforme al cuadro adjunto por partidas. Si la garantía cumplimiento se rinde mediante dinero en efectivo, el obligado, utilizando el Sistema Integrado de Compras Públicas deberá transferir el dinero a una cuenta domiciliada de la Institución previamente establecida y asociada a este procedimiento.

La Garantías de cumplimiento deben de ser rendidas en forma electrónica, podrán rendirse en cualquier moneda extranjera o bien en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día anterior a la presentación de la oferta o la suscripción del contrato. En este último caso el contratista está obligado a mantener actualizado el monto de la garantía durante toda la contratación.

Es una obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento mientras no se haya recibido el objeto del contrato. Si un día hábil antes del vencimiento de la garantía, el contratista no ha prorrogado su vigencia, la Administración podrá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso el contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva.

En el caso de que la institución contratante se viera obligada a ejecutar la garantía antes del vencimiento del contrato, el adjudicatario rendirá una nueva, de manera que el contrato en todo momento quede garantizado hasta su ejecución total. En caso de no rendir la nueva garantía, será motivo suficiente para resolver el contrato.

En caso de contrataciones de más de una línea, la garantía debe rendirse con base en el monto global ofertado y no por línea.

La Garantía de Cumplimiento será devuelta al contratista cuando se solicite por información complementaria dicha devolución al administrador del contrato o en su defecto dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el contrato, comprobado mediante documento suscrito por el Administrador del Contrato debidamente justificado y se haya realizado la recepción provisional y definitiva en Sistema Integrado de Compras Públicas.

En ofertas conjuntas cada oferente podrá respaldar solo el componente que cotiza o aportar una garantía para todo el monto ejecutable indistintamente de quien incumpla. En ofertas en consorcio se presentará una única garantía.

Tanto para la garantía de cumplimiento y colateral, el monto o porcentaje, así como su vigencia se establecerá en el pliego de condiciones.

Cuando se trate de una garantía de cumplimiento o colateral otorgada mediante un depósito de bono de garantía, el obligado, para rendir la garantía electrónica deberá acudir a una entidad emisora de este tipo de garantías. La entidad garante deberá transmitirla a Sistema Integrado de Compras Públicas en el mismo acto de su emisión.

1. Reajuste de precios:

El reajuste de precios se regula mediante el reglamento para el reajuste de precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios, Decreto Ejecutivo No.44937-H-MICITT-MIDEPLAN (Alcance No.46 Gaceta No.64 03 abril 2025, entrada en vigencia a partir del 04 de agosto del 2025).

El oferente debe aportar en su estructura de precios, todos aquellos índices de precios que se componen de su oferta inicial, bajo el amparo de lo regulado en el artículo 9 y/o 12 de este Decreto.

Cuando haya ausencia del índice de precios el oferente deberá advertirlo en su oferta y se podrá aplicar bajo el método analítico – documental de conformidad con lo regulado en los artículos 102, 107, 108 y 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

1. Trámite de exoneración:

En caso de no tener los bienes ya ingresados al país, seguirá el siguiente proceso:

• Solicitud escrita de exoneración suscrita por el Adjudicatario o su representante, en esta hará referencia a la contratación que da origen a la solicitud y deberá indicar el número de documento de embarque, el tipo de transporte (vapor, avión o terrestre), el país de procedencia, el consignatario, el remitente, el peso bruto en kilos y el valor CIF en dólares moneda de Estados Unidos de América.
• Una copia de la (s) factura (s) del o los suministros a exonerar, la misma debe ser redactada en español o en su defecto debe venir acompañada con la traducción correspondiente. En el caso de que en una misma factura se consignen otros suministros, se debe indicar claramente, cuales son los equipos que serán entregados a la Institución.
• Una copia del documento de embarque o guía aérea, el cual debe cumplir con todos los requisitos legales que exigen las aduanas del país, para cumplir con los trámites de exoneración. Asimismo, debe contener un “Endoso comercial a favor de la Institución“, firmado por el apoderado Generalísimo, o su representante legal, indicando el nombre, número de cédula y firma. Esto, por cuanto los documentos de embarque deben estar consignados a nombre del adjudicatario o su representante y no de la Administración.
• La administración entregará al contratista o su representante en Costa Rica, la documentación pertinente a la exoneración para que realicen en la Aduana o Almacén Fiscal los trámites de desalmacenaje y posterior entrega del bien en las bodegas de la Institución o en el lugar acordado.
• Es responsabilidad del contratista correr con todos los gastos, que ocasione el internamiento, desalmacenaje, transporte dentro y fuera del país, hasta entregar el bien en las bodegas de la Institución, si así se ha establecido en las condiciones del contrato.
• En el caso de desalmacenaje de vehículos, una vez realizado el desalmacenaje por parte del contratista, este deberá hacer entrega a la Institución de la Póliza de Desalmacenaje y Riteve al día.
• La Institución procederá con el trámite de exoneración de los derechos de inscripción e impuesto a la propiedad.
• La Institución entregará al contratista la documentación necesaria para que proceda con los trámites de inscripción y placas metálicas ante el Registro Nacional.
• En el caso de bienes ya ingresados al país que cancelaron esos impuestos, deberá el bien ofrecerse cumplir con lo regulado en la directriz.

1. Orden de compra:

Aplicará este documento como un trámite a lo interno en aquellas contrataciones que ameriten acreditar los registros a nivel presupuestario que se origen en sistema integrado de compras públicas, quedando claro para el adjudicado en firme que no será un documento mandatorio para esta Municipalidad para iniciar con el plazo de entrega. Queda en claro que es un trámite único y exclusivo a lo interno, prevaleciendo lo señalado en el sistema integrado de compras públicas en la notificación de la formalización del contrato.

1. Recepción del objeto en el plazo de entrega:

El contratado debe realizar la solicitud provisional a través del sistema integrado de compras públicas para este procedimiento, del cual el administrador de esa contratación confrontará el objeto contratado y podrá tramitarlo sin condicionamiento alguno o bajo protesta, Debe estar la solicitud en sistema integrado de compras públicas previo a la entrega del objeto con al menos un día hábil antes de la entrega del objeto o de lo contrario no se recibirá.

En caso de presentarse en la entrega del objeto, anomalías, incongruencias, o su estado el administrador de la contratación dejará consignado al contratado por escrito y en sistema integrado de compras públicas, con el detalle de los aspectos a corregir y el plazo en que deberá hacerlo, el cual no podrá exceder de la mitad del plazo de ejecución original.

El plazo de entrega rige a partir de la notificación del documento “Contrato” que se emite y notifica el sistema integrado de compras públicas En el caso de compras por demanda, el documento correspondiente para los plazos de entrega será de la notificación de cada “Orden de Pedido” que sea tramitada por la Administración al contratado en sistema integrado de compras públicas.

La modalidad de entrega será la establecida para cada línea en particular, siendo que dentro de un mismo contrato se puede encontrar líneas con entregas parciales y otras con entregas totales.

El plazo de entrega se da por medio de la disponibilidad inmediata, referente de acuerdo con las condiciones y necesidades indicadas en el pliego de condiciones.

Esta Municipalidad una vez generada la recepción provisional y definitiva lo comunicará por sistema integrado de compras públicas al contratado.

1. Recepción provisional y definitiva:

El adjudicado debe de solicitar por medio de sistema integrado de compras públicas, la recepción Provisional y Definitiva. La recepción definitiva sería en aplicación de lo regulado en el artículo 188 y 189 para los casos de obra pública y los artículos 284 y 285 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, en las condiciones generales se detalla este punto.

En contrataciones que se estipulen pagos por avance en obra, las solicitudes de pago se realizaran por medio de “Solicitud de Información” en la etapa de contrato y se realizara una única recepción provisional y definitiva en el último pago del proyecto.

1. Factura:

La factura de pago deberá ser remitida vía Sicop por medio de gestión de pago así como al correo facturas_electronicas@grecia.go.cr., esta debe de tener fecha igual o posterior a la aprobación de la recepción definitiva en sistema integrado de compras públicas.

El código de actividad referente a la Municipalidad de Grecia es el 8411.0

Las Municipalidad de este país se encuentran exentas de todo tipo de impuestos conforme a la Ley 9635, del transitorio X ”Fortalecimiento de las Finanzas Públicas”.

De conformidad con el artículo de la Ley 7558, para aquellas contrataciones adjudicadas en una moneda diferente al colón, se aplicara el tipo de cambio de referencia para la venta emitido por el Banco Central de Costa Rica vigente al día en se efectuara el pago.

1. Cesión:

De conformidad con el artículo 277 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública, la cual cita  “Los derechos y las obligaciones derivados de un contrato en ejecución podrán ser cedidos a un tercero, previa autorización de la Administración, siempre que no se trate de una obligación personalísima.

El jerarca o quien éste designe contará con un plazo de hasta diez días hábiles para resolver la solicitud de cesión planteada, la cual debe acompañarse como mínimo de la solicitud formulada por el cedente la aceptación del cesionario y cualquier documentación que resulte pertinente en relación con sus condiciones. La autorización que emita el jerarca o quien este designe, deberá adoptarse mediante acto debidamente motivado en el que al menos se analicen los aspectos indicados en el artículo 102 de la Ley General de Contratación Pública”.

1. Cesión de derecho de pago:

Conforme se establece en el artículo 278 del Reglamento la Ley General de Contratación Pública, los documentos deberán ser presentados en el Sistema digital unificado.

“La cesión de pago recibida por la Administración no exonera al contratista de sus obligaciones y tampoco convierte al cesionario en parte contractual”.

1. Sustitución del administrador del contrato:

En caso de ausencia temporal del funcionario designado como órgano supervisor del contrato, quien asuma el puesto o en su defecto el superior jerárquico inmediato continuará con la labor de control, supervisión y coordinación de este. En caso de ausencia permanente se constituirá como nuevo órgano supervisor del contrato quien asuma el puesto ya sea de forma interina o permanente. Dicha situación será comunicada al contratado.

1. Subcontratación

Salvo que se disponga cosa distinta en las condiciones específicas del Pliego de condiciones, para los efectos de subcontratar se aplicará lo dispuesto en el artículo 49 del LGCP y 133 de su reglamento.

Todas las prohibiciones, así como las cláusulas de confidencialidad que se establezcan en el pliego de condiciones para el oferente, aplican de la misma forma para aquel a quien se subcontrata, no obstante, la Municipalidad no asume ningún tipo de compromiso para con este. Asimismo, el oferente deberá presentar junto con su oferta un desglose de las posibles empresas o personas a quienes subcontratará.

Durante la ejecución del contrato el subcontratado debe cumplir con todos los requisitos.

La Administración se reserva el derecho de verificar el cumplimiento de dichos requisitos durante la ejecución contractual.

El oferente podrá subcontratar hasta en un 50% del monto adjudicado. En todo caso, la subcontratación no relevará al contratista de su responsabilidad.

En los documentos adjuntos a la oferta, el (la) oferente debe realizar la indicación de si requiere subcontratistas   Sí_________   No__________

En caso de que existan subcontratistas, en la oferta se deberá:

1. Indicar los nombres de las personas físicas o jurídicas a quienes se pretende subcontratar.
2. Indicar el porcentaje de participación, el cual no podrá superar el 50% del contrato que se pretende obtener en el costo total de la oferta, salvo autorización previa y expresa de la Administración a través de sus representantes técnicos, cuando a juicio de esta última existan circunstancias muy calificadas que así lo justifiquen.
3. Presentar nota suscrita por el subcontratado, donde éste último muestre conformidad a prestar sus servicios para el (la) oferente y en el proyecto de interés.
4. Aportar las mismas declaraciones juradas presentadas por el (la) oferente que se muestran en el apartado de “Condiciones y Declaraciones” del pliego de condiciones del expediente, y deberán aportar una certificación de los titulares de su capital social y de sus representantes legales, cuando ello corresponda.

Se realizará consulta de estar al día en sus obligaciones ante la Caja Costarricense del Seguro Social, Fondo de Desarrollo y Asignaciones Familiares y Ministerio de Hacienda.

De autorizarse al contratista alguna subcontratación, éste se obliga solidariamente con el eventual subcontratista por la responsabilidad emanada de los derechos laborales de los trabajadores empleados por el o la subcontratista. Además, la subcontratación no releva al contratista de su responsabilidad por la ejecución defectuosa en el servicio que se realice. La no aprobación de algún subcontratista no da derecho alguno al adjudicatario en cuanto a prórrogas, obras extras, aumentos, etc.

1. Tramite y forma de pago:

Una vez notificada al contratado el acta de recepción definitiva por sistema integrado de compras públicas, podrá generar la factura electrónica y remitirse por ese sistema para el inicio del trámite respectivo de pago.

Las dependencias usuarias no recibirán las facturas junto con los bienes, servicios y/o obra; debe atenderse por el sistema integrado de compras públicas.

La factura electrónica debe cumplir con los requisitos que exige el Ministerio de Hacienda, de conformidad con lo establecido en el artículo 18 del Reglamento de la Ley de Impuesto General sobre las Ventas y adicionalmente en “otros” el proveedor debe indicar información del número de contrato que se solicita cancelar y el número de procedimiento.

El pago tendrá lugar dentro de los treinta días naturales a partir de la presentación de la factura en sistema integrado de compras públicas, la cual debe ser la fecha de notificación por ese sistema y después de notificada el Acta de Recepción Definitiva del objeto contractual de conformidad con lo establecido en la Ley vigente. Esta disposición aplica también para pagos parciales derivados de contratos de servicios continuados o compras por demanda.

1. Resolución y rescisión contractual:

• Resolución contractual: Con fundamento en el artículo 113 de la Ley General de Contratación Pública, La municipalidad podrá resolver unilateralmente el contrato por incumplimiento grave imputable al contratista. Para Garantizar el debido proceso, se seguirá el procedimiento previsto en el numeral 114 de la misma Ley.
• Rescisión Contractual: Con fundamento en el artículo 115 de la Ley General de Contracción Pública, la municipalidad podrá rescindir unilateralmente el contrato por razones de interés público, caso fortuito o fuerza mayor debidamente acreditadas; para ello, seguirá el procedimiento dispuesto en el propio artículo 115, así como, en el ordinal 114 de la Ley.

De igual manera, conforme lo establece el artículo 116 ídem, podrá convenirse la recesión por mutuo acuerdo cuando existan razones de interés público y no incurra causa de resolución imputable al contratista.

1. Finiquito:

El Administrador del Contrato está en la obligación de tramitar el finiquito ante los representantes de las partes y atender lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN. Esta condición aplicará de manera obligatoria para los contratos de obra pública y facultativamente en aquellos contratos de bienes y servicios que por sus características sean sometidos a una vigencia igual o superior a los seis meses o en contratos continuos hasta cubrir los cuatro años.

Las partes tendrán la responsabilidad de mantener el equilibrio económico en todo momento, siendo necesario advertir esas variaciones y se consolide ese registro en el finiquito.

Se adjuntara formato para el finiquito.

No podrán realizarse finiquitos de los contratos bajo protesta ni incorporarse enmiendas posteriores toda vez que este acuerdo impide reclamos patrimoniales futuros, a excepción de la responsabilidad por vicios ocultos de la obra o servicios, conforme a lo previsto  en el artículo 111 de la ley general de Contratación Pública.

El finiquito deberá formar parte del expediente electrónico de la contratación.