RENOVACIÓN LICENCIAS EPOWER, ECAPTURE, SMARTCAPTURE Y EGESTOR

RESOLUCIÓN MH-DF-PRMH-0295-2026 ACTO DE ADJUDICACIÓN PROCEDIMIENTO POR EXCEPCIÓN Nº 2026PX-000013-0021700001 SICOP / 2026PX-000013-01 SIAM “RENOVACIÓN LICENCIAS EPOWER, ECAPTURE, SMARTCAPTURE Y EGESTOR” RESULTANDO PRIMERO: Que la Municipalidad de Heredia promovió el procedimiento por excepción 2026PX-000013-0021700001 en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), cuyos ítems por contratar corresponden a: PARTIDA LÍNEA CANTIDAD DESCRIPCIÓN 1 1 1 Actualización a la última versión del software EPOWER, licenciamiento anual 2 1 Actualización a la última versión del software ECAPTURE, licenciamiento anual 3 1 Actualización a la última versión del software SMARTCAPTURE, licenciamiento anual 4 1 Actualización a la última versión del software EGESTOR, licenciamiento anual SEGUNDO: Que al ser las diez horas cuarenta y cinco minutos del veintisiete de agosto de dos mil veintiséis se realizó la apertura de las ofertas; en la cual, se recibió la siguiente propuesta: PARTIDA OFERTA N° CÉDULA FÍSICA / JURÍDICA 1 GRUPO DE SOLUCIONES INFORMÁTICAS GSI SOCIEDAD ANÓNIMA 3-101-073893 TERCERO: Que el pliego de condiciones dispone que el plazo para emitir el presente acto es de diez días hábiles a partir de la apertura de las ofertas. CUARTO: Que el veintisiete de agosto de dos mil veintiséis se solicitaron los criterios técnico y legal de la oferta; para lo cual, se concedió un plazo máximo de dos días. QUINTO: Que el veintisiete de agosto de dos mil veintiséis fue rendido en tiempo el criterio técnico; no obstante, se tuvo que pedir una ampliación al mismo el cual fue rendido en fecha primero de setiembre de dos mil veintiséis. SEXTO: Que el primero de setiembre de dos mil veintiséis fue rendido en tiempo y forma el criterio legal sobre las ofertas realizado por parte de la persona funcionaria de la Sección de Proveeduría. SÉTIMO: Que en el presente procedimiento no hubo descalificación de ofertas al cumplirse cabalmente los requisitos técnicos y legales por parte de estas. OCTAVO: Que el presente acto tiene por objeto motivar el resultado de la valoración efectuada y poner en conocimiento la resolución final del procedimiento de contratación pública. CONSIDERANDO I. FUNDAMENTO LEGAL. Los artículos 51 de la “Ley General de Contratación Pública”, N° 9986, y 139 del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”, Decreto Ejecutivo N° 43808-H, disponen que el acto final del procedimiento de contratación pública consiste en una decisión informada de la decisión tomada, sea en su propio contenido o mediante la referencia de los criterios técnicos y jurídicos previamente emitidos. II. ANÁLISIS TÉCNICO. De acuerdo con el criterio técnico rendido por la Unidad Solicitante, secuencia SICOP N° 1991116, se concluyó que la oferta cumple con las especificaciones técnicas previstas en el pliego de condiciones: “(…) Evaluación del cumplimiento Licencias requeridas El pliego solicita una licencia anual y la actualización a la última versión de cada uno de los siguientes productos: • ePower. • eCapture. • SmartCapture. • eGestor. La oferta económica contempla individualmente los cuatro productos y asigna a cada uno un licenciamiento anual y la actualización a la última versión. Desde el punto de vista del objeto, la propuesta coincide con las cuatro líneas requeridas. Resultado: Cumple técnicamente. Periodo de licenciamiento El pliego establece un plazo contractual de un año. La oferta identifica cada licencia como anual y presenta un precio total anual. Además, en la respuesta al pliego la empresa manifiesta que entiende, acepta y cumple el plazo de vigencia contractual de un año. Resultado: Cumple. Actualización a la última versión La descripción económica señala expresamente la actualización a la última versión de ePower, eCapture, SmartCapture y eGestor. Esta descripción coincide con la especificación técnica solicitada. Resultado: Cumple. Alcance del servicio El pliego establece que: • La modalidad corresponde a licenciamiento. • No se contratarán horas de desarrollo. • Las actualizaciones serán las efectuadas por el fabricante. • Se deberá verificar el buen funcionamiento del software instalado. • La empresa deberá disponer de un canal para reporte de errores y consultas. • Las solicitudes deberán registrarse en un sistema de tickets. En la respuesta al pliego, la empresa manifiesta que entiende y acepta estas condiciones. Adicionalmente, el documento Condiciones de Servicio GSI acredita la existencia de un servicio de atención, un sistema de tickets, un enlace de mesa de ayuda, atención telefónica y por correo electrónico, así como niveles de escalamiento. Resultado: Cumple Canal de soporte y gestión de tickets El proveedor indica que las solicitudes podrán reportarse mediante su mesa de ayuda, teléfono o correo electrónico, y que cada solicitud será identificada con un número único de ticket. También establece un esquema de escalamiento al coordinador de soporte técnico y posteriormente al gerente de operaciones. Resultado: Cumple. Municipalidad en el pliego y que sus condiciones generales de servicio no modificarán ni limitarán dicha definición. (…) Propiedad y capacidad para brindar el servicio GSI, S.A. declara que es creadora y propietaria del producto ePower y sus módulos, que posee los programas fuente y que es la empresa con derechos y capacidad técnica para soportar, actualizar, realizar cambios y dar mantenimiento al producto. Resultado: Se aporta respaldo documental para la condición de propiedad y soporte técnico. La validación jurídica de la declaración y del registro indicado corresponde a la instancia competente. (…) Después de analizar la documentación aportada, se determina que la oferta presentada por Grupo de Soluciones Informáticas GSI, S.A. cumple a satisfacción con el objeto y con las especificaciones técnicas relacionadas con la renovación anual, actualización a la última versión y soporte de las soluciones ePower, eCapture, SmartCapture y eGestor.” Por su parte, mediante secuencia SICOP N° 1994008 se amplió el criterio técnico en relación con la razonabilidad del precio, indicándose: “En atención a la observación realizada respecto a que la oferta económica presentada por la empresa Grupo de Soluciones Informáticas GSI Sociedad Anónima para la contratación 2026PX-000013-0021700001, resulta superior al precio de referencia consignado en el estudio de mercado, se procede a acreditar la razonabilidad del precio ofertado por un monto de ¢8.640.000,00, ya que la contratación se lleva después de junio 2026 y ya se cuenta con una actualización a la aplicación para me mejora del proceso del EPOWER y Flujos de informacion actuales del Ecapture. Asimismo, se determinó en el estudio de mercado que la empresa Grupo de Soluciones Informáticas GSI Sociedad Anónima es la titular de los derechos de propiedad intelectual del sistema ePower y de los aplicativos eCapture, SmartCapture y eGestor, siendo además la única empresa autorizada para brindar soporte, actualizaciones, mantenimiento y comercialización de dichas licencias. En consecuencia, la contratación se realiza en un contexto de ausencia de pluralidad de proveedores, condición que limita la posibilidad de obtener cotizaciones alternativas para establecer un promedio de mercado tradicional. Adicionalmente, la oferta económica presentada incorpora la actualización anual de cuatro componentes especializados de la plataforma institucional, así como los costos de personal técnico especializado, insumos, costos indirectos, imprevistos y utilidad empresarial, elementos que conforman la estructura de costos aportada por el oferente. Dicha estructura evidencia una distribución razonable de los costos asociados al servicio requerido y guarda relación con la naturaleza altamente especializada del objeto contractual. Es importante destacar que la Municipalidad ha venido utilizando esta plataforma desde el año 2006 y que la renovación objeto de esta contratación procura garantizar la continuidad operativa, la compatibilidad tecnológica con la infraestructura institucional vigente, el acceso a nuevas funcionalidades, las correcciones de seguridad y el soporte especializado del fabricante. La sustitución de la solución o la migración hacia otra plataforma implicaría costos significativamente superiores asociados a desarrollo, parametrización, migración de información, capacitación, soporte y continuidad de los servicios institucionales. Si bien el precio ofertado supera en aproximadamente 26,8% el precio de referencia de ¢6.815.000, la diferencia resulta atendible considerando que el estudio de mercado se elaboró meses antes de la presentación de la oferta definitiva y que el oferente acreditó la composición de sus costos mediante una estructura detallada de precio. Además, el monto ofertado se mantiene dentro de los recursos presupuestarios disponibles para atender la necesidad institucional y corresponde a un servicio especializado suministrado por el propietario exclusivo de la solución tecnológica requerida. Por las razones expuestas, esta dependencia considera que el precio ofertado por Grupo de Soluciones Informáticas GSI Sociedad Anónima es razonable, conveniente y acorde con las condiciones particulares del mercado aplicable, por tratarse de una actualización de licencias de software de propietario único, indispensable para garantizar la continuidad de la gestión documental institucional.” III. ANÁLISIS LEGAL. Que de acuerdo con el criterio legal sobre las ofertas realizado por parte de la persona funcionaria de la Sección de Proveeduría, secuencia SICOP N° 1991134, se concluyó que la oferta cumple con los requisitos mínimos legales para contratar con la Administración Pública. PUNTOS POR ANALIZAR OFERTA GRUPO DE SOLUCIONES INFORMÁTICAS GSI SOCIEDAD ANÓNIMA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Automático por SICOP VERIFICACIÓN “NOMBRE DEL ELABORADOR DE LA OFERTA” MARLYN ALICIA ESQUIVEL SANCHEZ VERIFICACIÓN “NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL” JAURIN MATA FERNANDEZ VERIFICACIÓN “FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL” JAURIN MATA FERNANDEZ VIGENCIA DE LA OFERTA Pliego de condiciones: 20 Días naturales La vigencia de nuestra oferta es de veinte días hábiles (20) días hábiles contados a partir de la fecha señalada para apertura de ofertas. FORMA DE PAGO R/ Entendemos y aceptamos. DESGLOSE DEL PRECIO Y ESTRUCTURA Sí aporta. Documento adjunto: OFERTA ECONÓMICA.pdf PRECIO CONFORME A LO OFERTADO Presupuesto disponible: ₡7.500.000 Precio ofertado: ₡8.640.000,00. Precio sin impuestos Nota: Análisis de razonabilidad del precio por parte de la Unidad Solicitante. PLAZO DE ENTREGA Conforme el pliego de condiciones. CONSULTA CCSS SEGÚN SICOP AL DIA DE LA APERTURA Estado en la C.C.S.S.: Normal (Al día) Fecha/hora de consulta: 27/08/2026 10:45 CONSULTA FODESAF SEGÚN SICOP AL DIA DE LA APERTURA Estado en FODESAF.: Al día Fecha/hora de consulta: 27/08/2026 10:45 CONSULTA IMPUESTO A PERSONAS JURÍDICAS SEGÚN SICOP AL DIA DE LA APERTURA Estado del impuesto a personas jurídicas: No Moroso (Al día) Fecha/hora de consulta: 27/08/2026 10:45 SITUACION TRIBUTARIA SITUACION SANCIÓN SICOP REQUISITO DE ADMISIBILIDAD No aplica. LICENCIA COMERCIAL Sí aporta Documento adjunto: Doc. Legales.zip / Patente GSI.pdf PERMISO DE FUNCIONAMIENTO SANITARIO Sí aporta Documento adjunto: Doc. Legales.zip / Permiso Sanitario Montes de Oca Vigencia: 14/09/2027 DECLARACIONES JURADAS / BENEFICIARIOS FINAL Sí aporta Documento adjunto: Declaración Jurada Registro de Proveedores.pdf Consta en el registro de proveedor Documento: Declaración Jurada Articulos GSI.pdf Declaración Jurada Beneficiarios Finales.pdf CLAUSULA HOSTIGAMIENTO SEXUAL Sí aporta/ No aporta Documento adjunto: copiar el nombre del documento.pdf NOTIFICACIONES MARLYN ALICIA ESQUIVEL SANCHEZ IV. RESULTADO DE LOS CRITERIOS. Con fundamento en los criterios técnico y legal, la oferta cumple con los requisitos técnicos y mínimos legales para contratar con la Administración Pública; por lo que, resulta apta para ser sometida al sistema de evaluación previsto en el pliego de condiciones. V. SISTEMA DE EVALUACIÓN. Por tratarse de un procedimiento por excepción, el procedimiento no está sujeto a un sistema de evaluación para seleccionar la oferta ganadora. POR TANTO De conformidad con lo establecido en el artículo 12 inciso a) del “Reglamento del Sistema para la Adquisición de Bienes y Servicios de la Municipalidad de Heredia”, que en lo que interesa indica: “Artículo 12.—Adjudicación. La Proveeduría, Alcaldía y Concejo Municipal adjudicarán los procesos de contratación, sea obra pública o bienes y servicios, según los siguientes montos: a. Proveeduría: Hasta un 2% del monto que adjudica la Alcaldía Municipal (…)” Monto equivalente a ₡17.291.922,58 (diecisiete millones doscientos noventa y un mil novecientos veintidós colones con cincuenta y ocho céntimos), según oficio MH-AMH-DF-002-2026 de fecha cinco de enero de dos mil veintiséis suscrito por el Lic. Adrián Arguedas Vindas, Director Financiero-Administrativo, esta Sección de Proveeduría RESUELVE: 1. Adjudicar el procedimiento por excepción 2026PX-000013-0021700001 denominado “Renovación licencias ePower, eCapture, Smartcapture y eGestor” a la oferta presentada por la empresa GRUPO DE SOLUCIONES INFORMÁTICAS GSI SOCIEDAD ANÓNIMA, cédula jurídica tres – uno cero uno – cero siete tres ocho nueve tres, por un monto total de ₡8.640.000 (ocho millones seiscientos cuarenta mil colones exactos), según el siguiente detalle: 2. En atención al artículo 275 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, Decreto Ejecutivo N° 43808-H, al no exceder la adjudicación el monto límite de los procedimientos de licitación menor, que para el año 2026 el umbral corresponde al equivalente o superior a ₡64.559.795 (sesenta y cuatro millones quinientos cincuenta y nueve mil setecientos noventa y cinco colones exactos), la formalización contractual se efectuará mediante la emisión de una orden de compra, instrumento que será utilizado para fase de ejecución y pago. 3. Con fundamento en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, R-CO-44-2007, el contrato no requiere refrendo interno como requisito de eficacia; toda vez que, no se encuentra dentro de los supuestos para el otorgamiento del refrendo interno, ni contralor. 4. Una vez en firme el acto de adjudicación, la Sección de Proveeduría gestionará la formalización del contrato. Se suscribe el día y la hora indicada en el certificado electrónico. ES TODO.-