SERVICIO DE PRODUCCIÓN DEL EVENTO DE CELEBRACIÓN DE LOS 115 AÑOS DE CANTONATO DE SAN CARLOS

• Licencia Municipal e impuesto Patente:
  • Los oferentes domiciliados fuera del cantón de San Carlos, deberán presentar copia de la licencia municipal de su respectivo municipio que los faculte para brindar la actividad requerida y deben aportar una constancia emitida por su respectivo municipio donde indique que se encuentran al día con el pago de los impuestos de la patente, la misma no debe superar una vigencia mayor de 30 días naturales de emitida.
  • Los oferentes domiciliados fuera del cantón de San Carlos pueden omitir la presentación de la constancia de encontrarse al día con el pago de los impuestos de la patente, si cuentan en su Municipio con una plataforma virtual donde se pueda verificar esta información. Los oferentes solo deben de indicar en su oferta el link o hipervínculo donde la Administración pueda verificar dicha información.
  • Para los oferentes domiciliados en el cantón de San Carlos, deberán presentar copia de la licencia municipal que los faculte para brindar la actividad requerida y la administración verificara que se encuentre al día con el pago del impuesto de la patente.
• Presentar la personería jurídica con máximo un mes de emitida.
• Si la oferta es presentada por una persona diferente al representante legal se deberá aportar un poder general o un poder especial que cumpla con las facultades del Articulo 1255 y 1256 del Código Civil. De ser un poder especial el mismo debe estipular expresamente las facultades otorgadas al apoderado.
• El oferente debe tener Póliza de Riesgos de Trabajo vigente e inscrita ante la aseguradora respectiva en la actividad económica que los faculte para brindar el servicio requerido, con su oferta debe adjuntar la constancia de seguro que demuestre que la póliza se encuentra vigente y al día con el pago.
• El adjudicatario deberá contar con una Póliza de Responsabilidad Civil vigente, emitida por la aseguradora correspondiente, que ampare la actividad económica que lo faculta para brindar el servicio requerido. Como requisito previo a la formalización del contrato, deberá presentar la constancia emitida por la aseguradora que demuestre que la póliza se encuentra vigente y al día con el pago.
• Presentar la estructura de precios, tanto en términos absolutos (₡) como porcentuales (%).
• Indicar cuales son los índices oficiales de precios y costos asociados con los costos directos e indirectos de la estructura de precios para una posible aplicación de reajuste de precios.

Se requiere la contratación de un servicio de producción general del evento que incluya todos los servicios descritos a continuación, en los cuales el proveedor deberá coordinar con el Departamento de Relaciones Públicas todos los detalles, verificar los horarios de montaje, desmontaje, logística y que se ejecuten cada uno de los servicios solicitados en esta contratación.

Todo el montaje deberá iniciarse al menos 3 días antes del evento, para asegurar que quede todo bien instalado y con el tiempo suficiente para las pruebas de sonido. En la oferta se deben incluir costos de transporte, viáticos, instalación y desinstalación.

Durante el montaje y desmontaje, todo el equipo de trabajo deberá utilizar en todo momento equipo de seguridad (casco, zapatos, guantes y arnés).

El evento se realizará en el Estadio Carlos Ugalde Álvarez, el cual cuenta con gramilla sintética, por lo cual, se deberá colocar rejillas o placas en los sitios donde van a montarse estructuras o toldos para evitar el daño de la misma.

• Amplificación de sonido
  • Se deberá contar con al menos un técnico de sonido profesional a cargo y dos técnicos en tarima.
  • Para el evento participará la agrupación Malpaís y ellos tendrá su propio técnico de sonido y de monitores.
  • El montaje y agenda deberá coordinarse previamente con el Departamento de Relaciones Públicas.
  • Se detalla el rider requerido para evento:
    • Line Array RCF, Adamson o superior, 8 partes altas por lado y 8 Subs 7000 w.
    • Sistema Side Fill L+R Adamson, Meyer Sound o superior.
    • 2 sub–Meyer Sound HP650 o superior
    • 2 altos Meyer Sound MLS4 o superior.
    • Una consola de 48 canales y 2 consolas de 32 canales o su equivalente en entradas y salidas. Calidad Yamaha, Beheringer, Midas o superior.
    • 1 spliter de audio mínimo 64 ch.
    • 8 monitores de piso Martin Audio, Meyer Sound o superior.
    • 8 in ear monitor Shure o superior.
    • Multicable digital según consolas y requerimientos.
    • 25 conectores " Y griega " XLR de 2 a 1
    • 12 cajas directas pasivas.
    • Cables, pedestales, conectores y demás accesorios necesarios
    • Centro de Carga trifásico, conexiones camlock, socapex, edison.
    • 10 micrófonos condensados
    • 35 micrófonos especializados para orquesta de cuerdas.
    • 19 micrófonos para instrumentos de viento Shure SM o superior.
    • 10 micrófonos para voces
    • 8 micrófonos condensados aéreos
    • 1 micrófono bombo adentro
    • 6 micrófonos para tom y congas Shure SM o superior
    • Pasacables y cableado de al menos 35m para FOH y backstage.
    • Reproductor para pistas de grupos de baile (PC)
  • El montaje y pruebas de sonido deberán realizarse antes de las 4:00 pm del día del evento, ya que a las 5:00 pm arrancan los grupos de danza.
  • Para un mejor entendimiento, además del grupo Malpaís, estará en escena una orquesta conformada por los siguientes instrumentos: 20 violines, 6 violas, 5 cellos, 4 contrabajos, 3 flautas, 1 oboe, 1 fagot, 4 clarinetes, 3 cornos, 3 trompetas, 3 trombones, 1 tuba, una batería, marimba, 3 timpanis, bombo, redoblante, platillos y conga.
• Iluminación.
  • Se deberá contar con al menos un técnico de luces.
  • El montaje deberá coordinarse previamente con el Departamento de Relaciones Públicas.
  • El equipo mínimo requerido será el siguiente:
    • Consola de luces full size.
    • 10 hibridas 250 led.
    • 12 wash 19x15w.
    • 4 mini brutos 4 x 100.
    • 8 barras 6 x40w TIL o superior
    • 24 par led outdoor 18x18w 6 en 1 o superior.
    • 2 máquinas de humo Haze o superior
    • 1 seguidor de 1000 w mínimo con operario.
    • Cables y accesorios de iluminación necesarios
    • Centro de carga de Iluminación trifásico
    • Se deberá contar con al menos un técnico de video.
    • El montaje deberá coordinarse previamente con el Departamento de Relaciones Públicas.
    • Se debe incluir como mínimo el siguiente equipo:
      • 1 pantalla led central de 6 mts x 3 mts mínimo pich 3.9 mm.
      • 1 Procesador de Video NovaStar o superior.
      • 1 switcher black magic.
      • Cables, estructuras y accesorios necesarios para la pantalla.
• Estructuras y mobiliario
  • • • Servicio de alquiler de techo grand suport, en truss de alta resistencia, 60 x 40 cm con una medida de 13 m x 17m con patas de 7 mts mínimo, con sistema de anclaje especiales y que soporten el peso de todo el equipo de luces y pantalla en la parte trasera.
      • 8 tanquetas de contra peso de 1 tonelada.
      • Servicio de alquiler de 8 motores de 1 tonelada con su respectivo controlador para subir techo
      • Tarima con medidas de 12m x 18mts x 1m de altura mínimo.
      • Box de 2.5 m ancho  de estructura a 10 m de alto del piso forrado con sarán en el interior y el exterior.
      • Área de trabajo en box (Box de 6 mts de altura con cantilever)
      • 2 torres de 8m de alto mínimo para colocación de sonido.
      • 1 sobre tarima de 4m x 3m con su respectivo toldo y luz para trabajo.
      • Área de control de 5x5m mínimo, en 2 niveles con baranda y toldo.
      • Toldo de lujo de 6x6m con paredes e iluminación para camerino de grupo principal.
      • Toldo de lujo de 6x12m con iluminación para camerino de la orquesta.
      • 10 mesas plegables para 8 personas con mantel.
      • 60 sillas plegables.
• Alquiler de generador.
  • • • 1 generador de 120 KVA mínimo, con gabinete insonorizado.
      • 1 juego de 5 cables Calibre 3 ceros de 50 mts
      • 1 distribuidor de AC.
      • 20 vallas carrileras de 3m para delimitación de perímetros.
      • El contratista deberá contar con su propio técnico para instalación, asistencia durante el evento y desinstalación.
• Pago de artistas.

El adjudicatario deberá realizar únicamente la contratación y el pago de ocho (8) agrupaciones de danza sancarleñas y seis (6) cantantes, los cuales se encuentran expresamente enumerados en el presente apartado.

Se aclara que la contratación del grupo musical Malpaís y de la Orquesta del SINEM no forma parte del objeto de la presente contratación, por cuanto corresponde a contrataciones independientes que serán gestionadas directamente por la Municipalidad de San Carlos.

En consecuencia, el oferente deberá considerar dentro de su oferta económica únicamente los costos asociados a la contratación de los artistas expresamente indicados en este apartado, sin incluir costos, honorarios, gastos administrativos, comisiones o cualquier otro rubro relacionado con la contratación de Malpaís o de la Orquesta del SINEM.

Antes del concierto, de 5:00 pm a 7:00 pm, se requiere la presentación de diversos grupos de danza que se estarán presentando sobre la gramilla, como una forma de apoyar a las agrupaciones sancarleñas y engalanar aún más la celebración. A continuación, se detallan los aspectos requeridos:

• Pago de 8 agrupaciones de danza sancarleñas, representativas de distintos distritos, según el horario que la organización les indique en el cronograma. Se deberá disponer de un mínimo de un millón de colones en total para todas las agrupaciones, la distribución se coordinará con la organización del evento, según la distancia de la que vienen y tamaño de cada una.Estos grupos son todos sancarleños y han sido seleccionados previamente para poder reservar las fechas y preparar el espectáculo y cronograma del evento. El pago que se les hace es muy simbólico, ya que deben movilizar gran cantidad de personas, invertir en vestuarios, utilería, maquillaje y mucho más, pero es de gran importancia para fortalecer el trabajo que realizan.

• Pago de 6 cantantes, que interpretarán en vivo una canción cada uno, de obras que la orquesta se encuentra ensayando, según el horario que la organización les indique en el cronograma. Se deberá disponer de un mínimo de 200 mil colones en total para los seis artistas.Estos artistas son todos sancarleños y han sido seleccionados previamente para poder reservar las fechas y preparar el espectáculo y cronograma del evento. El pago que se les hace es muy simbólico, ya que deben movilizarse a ensayar en Aguas Zarcas al menos 2 veces, invertir en vestuarios, maquillaje y mucho más, pero es de gran importancia para fortalecer el trabajo que realizan.

• Animador

Contratación de un animador durante 3 horas del evento, de 5:00 pm a 8:00 pm, para que presente a las distintas agrupaciones. Debe contar con experiencia en eventos formales y masivos similares. Este animador deberá llevar el visto bueno del Departamento de Relaciones Públicas para verificar que sean acorde a lo solicitado y al tipo de evento esperado.

• El oferente debe presentar mínimo 3 constancias que validen la experiencia en la realización de eventos similares en cuanto a características del montaje. Debe indicar el nombre de la empresa o institución para la que se realizó el evento y contacto para referencias (número telefónico y correo electrónico). (SE PUEDEN INDICAR NUMEROS DE PROCESO DE SICOP PARA CORROBORAR EN LA PLATAFORMA, SIN NECESIDAD DE CARTA EN CASO DE CONTRATOS POR MEDIO DE ESA PLATAFORMA). Aplica para oferentes que no hayan realizado eventos similares con la Municipalidad de San Carlos.
• Declaración jurada donde el oferente haga constar que cuenta con el presupuesto para cancelar todos los servicios una vez finalizados el evento y que se respetarán los montos mínimos designados a algunos rubros, especialmente el pago de artistas. El pago de artistas se deberá realizar una vez finalizado el evento.
• Declaración jurada donde se compromete a que todos los equipos estarán en perfecto estado estructural y de limpieza.
• Declaración jurada en cual se haga constar que, durante el montaje, el personal portará en todo momento implementos de seguridad como casco, chaleco, guantes y zapatos de seguridad.
• Presentar ficha técnica y fotografía del generador, además de fotografía de tarima y techo a colocar.
• Presentar hoja de experiencia del animador donde se indique su labor en eventos masivos (verificable mediante referencias).
• El adjudicatario deberá aportar planos y certificación estructural de la tarima y techo aprobados por CFIA, así como certificación eléctrica del generador.
• Presentar oferta detallada con las características de todos los equipos y servicios solicitados. En esta oferta deberá indicarse las marcas y modelos del equipo de amplificación de sonido.
• El oferente debe presentar obligatoriamente una oferta detallada, con su respectiva estructura de costos desglosada según los servicios solicitados en cada punto.