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CONDICIONES GENERALES
LLAMADO A COTIZAR
El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto (en adelante: MREC) por medio de la Proveeduría Institucional, invita a personas físicas o jurídicas a presentar ofertas electrónicas debidamente firmadas, por la persona o por quien ostente la representación legal de la persona jurídica, redactadas en idioma español, libre de alteraciones que hagan dudar de su legitimidad. Toda oferta deberá presentarse por medio del sistema digital unificado antes de la hora y fecha de cierre de la recepción de ofertas. Toda la información solicitada, así como los documentos adicionales, deben ser entregados en formato electrónico con el nombre y número correcto de la licitación. En la oferta, deberá indicarse la persona responsable a quién notificar, dirección exacta del domicilio, dirección electrónica y número de teléfono. Recuerde el oferente que toda notificación se hará de forma automática por medio del sistema digital unificado, para lo cual deberán estar actualizados los datos del oferente en dicho sistema. Toda comunicación se entenderá realizada conforme con la normativa que regula el sistema digital unificado, asimismo, con respecto al registro de los proveedores comerciales y las notificaciones de los actos administrativos e incorporación de documentos al trámite licitatorio respectivo se aplicará lo dispuesto en los artículos 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39 y 40 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública. El presente cartel de contratación pública pretende regular las condiciones técnicas, financieras y legales para la contratación de servicio de menaje para funcionarios de la Dirección del Servicio Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. A continuación, se enumeran las condiciones que regirán la presente contratación para brindar el servicio de traslado de menaje de casa de los funcionarios acreditados en el Servicio Exterior de la República, cuando se encuentren en cumplimiento de sus funciones o cuando para desempeñar sus cargos, requieran el servicio de traslado de menaje, hacia o desde el interior o exterior del país y para cubrir los requerimientos del Ministerio.
DEFINICIONES GENERALES:
Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto: Administración Activa.
Dirección General del Servicio Exterior: Unidad usuaria.
Menaje de casa: Todos los enseres y artículos del hogar nuevos o usados, en cantidades y características que permitan determinar que serán destinados para uso doméstico del funcionario y su núcleo familiar, según la resolución R.DC-066-2013 de la Contraloría General de la República, el Reglamento de Pago de Traslado de Menaje de Casa y Pasajes de los funcionarios acreditados en el Servicio Exterior, publicado en La Gaceta N° 121 del 25 de junio de 2013.
Los artículos como libros, obras de arte, colecciones de cualquier índole, joyas, antigüedades, armas; los bienes utilizados para el ejercicio de la profesión, arte u oficio del funcionario o su núcleo familiar; ropa, zapatos, vehículos, etc., no son considerados menaje de casa.
Funcionario propietario: El funcionario de la Dirección del Servicio Exterior a quien se solicita trasladar el menaje.
Adjudicatario/contratista: La oferta ganadora del concurso licitatorio.
Gastos portuarios: Pago que debe efectuar todo aquel que utiliza las instalaciones portuarias al exportar o importar.
Gastos de terminal DTHC: Los Terminal Handling Charges (Gastos por manipulación en la terminal) es un recargo aplicado por las compañías de transporte marítimo que aplican condiciones de línea regular, según las que el armador es responsable de la carga y de la descarga del buque, implica las operaciones de carga, estiba, desestiba y descarga, cargos que deben estar cotizados dentro del costo del flete.
Impuestos portuarios (tarifa BL, ISPS, otros): Son las tasas portuarias exigidas por la utilización privada o aprovechamiento especial del dominio público portuario y por la prestación del servicio de señalización marítima. De igual manera aquellas tarifas establecidas en el marco internacional como ISPS, entre otros).
Flete all in: Flete que incluye todas las operaciones de embarque/desembarque, estiba/desestiba, tracción hasta el terminal de almacenamiento u almacén.
Demurrage: Concepto que se usa en la terminología naviera y cuyo significado es señalar la demora que tiene un barco en un puerto, en cuyo caso se cancela una indemnización a la nave.
Carta de porte: Documento equivalente al conocimiento de embarque en el transporte terrestre, ya sea camionero o ferroviario.
Embalaje: Todo aquello que envuelve, contiene y protege los productos envasados, y que facilita, protege y resiste las operaciones de transporte y manejo. Los materiales más utilizados para el embalaje de los productos son: madera certificada, cartón, aluminio, plástico, etc.
Empaque: Es todo aquello que protege y conserva las cualidades del producto, facilita su transporte y manejo.
Guía de carga aérea (AIR WAYBILL, AIR BILL): Documento de embarque utilizado por las aerolíneas para el flete aéreo. Es un contrato de transporte que incluye las condiciones del mismo y disposiciones tales como límites de responsabilidad y procedimientos para las reclamaciones. Este documento también contiene instrucciones de embarque para las líneas aéreas, la descripción de las mercancías y los cargos aplicables por transporte.
Bill of lading: El conocimiento de embarque es un documento que se utiliza en el transporte marítimo y que emite el capitán del buque para acreditar la recepción de la mercancía.
Transporte multimodal: Traslado de cargas de un país a otro utilizando distintos medios de transporte: avión o buque, camión, tren.
Transportista: Profesional dedicado a transportar mercancías. El transportista internacional asegura que la mercancía bajo su custodia entra o sale del destino autorizado, en las mismas condiciones y naturaleza, desde el momento en que se pone a su disposición, y hasta que se da la debida entrega o recepción de esta.
IATA: La Asociación Internacional de Transporte Aéreo (del inglés International Air Transport Association o IATA).
SOBRE LOS OFERENTES:
Obligaciones a las que se compromete todo oferente al presente concurso.
El oferente garantizará niveles de calidad homogéneos en todas las etapas de la mudanza y en cualquier parte del mundo. El traslado del menaje de casa de nuestro país al exterior y viceversa, deberá disponer de garantías suficientes y apropiadas para que el embarque se reciba en el destino y se asista al funcionario para que logre una correcta instalación.
El oferente se compromete a que en caso de que sea contratado por el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, informará inmediatamente a la entidad contratante, sobre cualquier hecho extraordinario o anormal que ocurra en la ejecución del contrato, para la adopción de medidas correctivas o de emergencia por parte de la institución. El oferente se compromete a que en caso de ser adjudicado asumirá toda la responsabilidad técnica y administrativa del contrato, por lo que esta no podrá ser transferida a terceros.
Otros documentos que deben aportar los oferentes:
El oferente deberá aportar copia de patente municipal vigente y la misma debe ser compatible con el servicio que se solicita en el presente cartel.
El oferente debe presentar la copia vigente del respectivo permiso de funcionamiento.
El oferente debe aportar copia vigente de la póliza de riesgos del trabajo, emitida por cualquier entidad autorizada.
SOBRE LOS FUNCIONARIOS PROPIETARIOS DEL MENAJE:
El funcionario propietario del menaje proporcionará a la agencia adjudicada la documentación necesaria para que pueda iniciar con el traslado y logre la franquicia diplomática del menaje que le corresponde.
Durante la ejecución de la contratación, el funcionario propietario del menaje deberá informar al funcionario de contacto de la Dirección del Servicio Exterior (en adelante DSE) establecido en la “Solicitud de Transporte de Menaje” sobre cualquier incumplimiento al pliego de condiciones por parte del oferente que resulté adjudicatario.
El servicio puede ser efectuado en días no hábiles, según lo establezca el funcionario propietario del menaje de casa o quién este autorice.
El funcionario propietario deberá realizar un inventario completo de sus posesiones, declarando el valor individual de cada artículo, dicha valoración deberá ajustarse a los principios de racionalidad y proporcionalidad en aras de no encarecer el servicio. El inventario deberá consignar al menos la siguiente información:
• Fecha de realización del inventario.
• Cantidad de cada uno de los artículos y bienes.
• Descripción de los bienes del menaje de casa.
• Marca, modelo, serie de los bienes que así lo disponen.
• Estado de los bienes (nuevos o usados)
• Estimación del costo de cada uno de los artículos y bienes.
NECESIDAD DE INFORMACIÓN:
Si ante requerimiento del dueño del menaje de casa se debe alterar el cronograma del servicio pactado, el funcionario dueño del menaje deberá informar a la persona contacto de la Dirección del Servicio Exterior y a la Proveeduría Institucional, para que se determine si la alteración en el plazo de entrega devengará algún gasto que no se encuentre contemplado en los términos del presente cartel y corresponderá al funcionario dueño del menaje honrar la deuda al contratista.
La falta de previsión de la agencia de mudanzas adjudicada que le impida el cabal cumplimiento de las obligaciones contractuales establecidas en el presente cartel, no se considerará caso fortuito o fuerza mayor.
SOBRE LA ADMINISTRACIÓN:
Con fundamento en el deber de la Administración de hacer un uso eficiente de los recursos institucionales y atendiendo a la necesidad de proveer dichos servicios en forma oportuna y eficaz, se verificará la razonabilidad del precio ofertado y el cumplimiento de las condiciones contratadas.
La Dirección del Servicio Exterior (La Administración) se reserva el derecho de reportar ante el adjudicatario aquél personal de la empresa que, prestando servicio directo, no cumpla con las características del servicio pactado, o genere o desencadene fallos, incidencias o incumplimientos en el servicio, cuando estos se originen sin aviso previo o se produzca de manera repetitiva. El funcionario dueño del menaje de casa será el que comunique las situaciones indicadas a la persona establecida como contacto por parte de la DSE en la “Solicitud de Transporte de Menaje”, por medio de un correo electrónico o una llamada telefónica.
La Administración fiscalizará todo el proceso de ejecución del contrato, para eso el contratista deberá ofrecer las facilidades necesarias. En virtud de esta obligación de fiscalización, la Administración tiene la potestad de aplicar los términos contractuales para que el contratista corrija cualquier desajuste respecto del cumplimiento exacto de las obligaciones pactadas.
SOBRE LOS EVENTUALES ADJUDICATARIOS:
En todas las operaciones que se realicen en el cumplimiento del servicio adjudicado, el adjudicatario velará de forma puntual por el cumplimiento de las medidas de seguridad, medio ambiente y salud vigentes, tanto en nuestro país como en el país de donde proviene o se recibe el menaje de casa del funcionario. El personal encargado de realizar los servicios en las instalaciones del domicilio del funcionario o en donde se encuentre el menaje de casa, deberá conducirse con rectitud, respeto y cortesía, procediendo a retirar, colocar e instalar el menaje de casa de forma cuidadosa.
El contratista igualmente tendrá la obligación de cumplir cabalmente con lo ofrecido en su propuesta y en cualquier manifestación formal documentada, que hayan aportado adicionalmente en el curso del procedimiento o en la formalización del contrato.
OTRAS OBLIGACIONES DE LOS OFERENTES:
APORTACIÓN DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA REALIZAR LA LOGÍSTICA
La empresa que resulte adjudicataria se compromete a adoptar las medidas necesarias, así como a disponer de los recursos humanos y materiales adecuados para la óptima prestación del servicio objeto del contrato y de su control de calidad, estando a su exclusivo cargo todos los gastos que se originen por este compromiso. Asimismo, también correrán de su cargo todos los medios auxiliares de características especiales que sean necesarios para el desarrollo de las tareas y la formación adecuada del personal para el mejor desarrollo del servicio.
Todo el personal, incluido el suplente, deberá estar correctamente uniformado o con carné de identificación visible, incluido el supervisor del servicio que designará la adjudicataria y estará presente en el proceso de embalaje, empaque, desembalaje, desempaque y acomodo del menaje de casa. De igual manera el supervisor del servicio deberá portar algún sistema de localización permanente (teléfono móvil) que facilite su ubicación y el detalle del desarrollo del servicio suministrado. La presencia del supervisor solamente será obligatoria cuando el servicio se esté realizando en Costa Rica.
El personal encargado de realizar los servicios en las instalaciones del domicilio del funcionario o en donde se encuentre el menaje de casa, deberá conducirse con rectitud, respeto y cortesía, procediendo a retirar, colocar e instalar el menaje de casa de forma cuidadosa.
En cumplimiento de lo dispuesto en la legislación de protección de datos de carácter personal, la empresa adjudicataria y el personal encargado de la realización de las diferentes tareas de la logística del menaje de casa guardarán el compromiso de confidencialidad sobre todas las informaciones, documentos y asuntos a los que tenga acceso o conocimiento durante la vigencia del contrato, estando obligados a no hacer públicos o manejar los datos que conozcan como consecuencia de su ejecución, incluso después de finalizar el plazo contractual.
El adjudicatario se compromete a llevar a cabo el objeto del contrato en los términos establecidos en el presente pliego de condiciones según las necesidades del servicio por parte del Ministerio, se condicionará la adjudicación al cumplimiento de las características técnicas así como a las necesidades particulares del traslado a realizar, según se detalla en el documento denominado “Solicitud de Transporte de Menaje”, mismo que se anexa en el expediente electrónico del SICOP para uso de los interesados.
Cada traslado de menaje de casa se especificará en la “Solicitud de Transporte de Menaje”, con la siguiente información: los datos generales del funcionario cuyo menaje será transportado, ruta del traslado, kilos máximos autorizados, estimación del costo del menaje de casa para asegurar, cantidad de días otorgados para realizar la visita
previa y similares.
Una vez recibido el pedido de compra, el adjudicatario deberá asegurar el menaje con un seguro puerta a puerta que garantice que los bienes a trasladar no sufran ningún tipo de daño, la póliza del seguro deberá realizarse a nombre del funcionario, según la estimación del costo establecida en el documento denominado “Solicitud de Transporte de Menaje” y remitirá una copia de la certificación de la póliza del seguro del menaje del funcionario, a la persona de la DSE establecida como contacto en la “Solicitud de Transporte de Menaje” antes de la fecha en que se realice el empaque y embalaje del menaje en la residencia del funcionario.
Después de la entrega de la copia del certificado del seguro puerta a puerta anteriormente mencionado, el contratista dispone del día siguiente hábil para coordinar con el dueño del menaje o quién este autorice, la recolección de los bienes en el domicilio o sitio en donde se encuentre su menaje de casa, que podrá tener acceso normal o difícil, según sea el caso, iniciando el proceso de embalaje, empaque y el levantamiento del inventario detallado de los bienes y artículos a transportar.
En el momento en que inicia el proceso del embalaje y empaque empiezan a contabilizarse los días efectivos que durará el proceso de la logística del traslado hasta su entrega final, en el nuevo domicilio del funcionario o en el lugar en donde requiere que sea entregado su menaje de casa que, de igual manera, podrá tener un acceso normal o difícil, según sea el caso.
El adjudicatario tendrá acceso al inventario realizado por el funcionario, para verificarlo y realizar la lista de empaque, que deberá remitir al funcionario contacto establecido por la DSE.
PRIMAS DE SEGURO:
Será obligación de la agencia de mudanzas adjudicada asegurarse de que la entrega del menaje de casa del funcionario se lleve a cabo sin que se presenten bienes perdidos y dañados, a partir del inicio del empaque de los bienes y hasta su desempaque final. Por lo que deberá cancelar una prima de seguro sin cobro del deducible, puerta a puerta para que se garantice que los bienes a trasladar no sufran ningún tipo de daño, la póliza del seguro deberá realizarse a nombre del funcionario propietario del menaje de casa, con cobertura que cubra el riesgo de una pérdida parcial o total por la estimación del costo realizada por el funcionario, bajo el deber de probidad, e indicada en el formulario denominado “Solicitud de Transporte de Menaje”.
El adjudicatario remitirá una copia de la certificación de la póliza del seguro del menaje a la persona de la DSE establecida como contacto en la “Solicitud de Transporte de Menaje”, antes de la fecha en que se realice el empaque y embalaje del menaje en la residencia del funcionario. En la certificación de la póliza del seguro del menaje puerta a puerta se debe indicar un tiempo de respuesta para la indemnización que no supere los 45 días naturales.
El adjudicatario tendrá la responsabilidad de designar un ejecutivo y un suplente, encargados de atender cualquier trámite, gestión o consulta relacionada con reclamos, seguimientos, indemnizaciones de principio a fin sobre el aseguramiento de la carga que haya sufrido algún daño o pérdida y cualquier otra información que considere oportuna el funcionario dueño del menaje de casa y la Administración.
En caso de que se requiera hacer uso de la póliza de seguro contratada por la agencia de mudanzas adjudicada, ésta deberá realizar los trámites conducentes al día natural siguiente de la notificación hecha por el funcionario cuyo menaje de casa resultó con daños o pérdidas, con el fin de que obtenga la indemnización correspondiente de los bienes afectados en los 45 días naturales después del reclamo respectivo.
El plazo máximo para que el adjudicatario informe a la persona de la DSE establecida como contacto en la “Solicitud de Transporte de Menaje”, sobre la cancelación de la indemnización al funcionario afectado a que se refiere el párrafo anterior, será de 5 días hábiles después del pago de la aseguradora. Para los efectos el adjudicatario deberá aportar el documento en donde se concluye con el pago al funcionario, para que figure en el expediente electrónico de la contratación.
BODEGAJE DEL MENAJE DE CASA:
Las empresas oferentes deberán considerar en su oferta sin costo adicional para la Administración, la posibilidad de almacenar el menaje de casa en bodegas o depósitos en los lugares de origen y destino, hasta por un plazo máximo de un mes (treinta días naturales). Dichas bodegas deberán reunir condiciones óptimas de almacenaje, de seguridad y demás normas técnicas de construcción, donde las normas básicas serían:
• Vigilancia las 24 horas.
• Utilización de cámaras de video.
• Las bodegas deberán estar fabricadas de tal manera que aísle los bienes del polvo y la humedad.
• Control de plagas y fumigación periódicamente.
• Bodegas limpias e higienizadas
SERVICIO DE EMBALAJE Y EMPAQUE:
Tanto el servicio de embalaje como el de empaque, deberán realizarse en la residencia o lugar designado por el funcionario para ello, utilizando material de empaque y embalaje de primera calidad y completamente nuevos, no reutilizados (o de segunda mano), para lograr una adecuada protección del menaje. El material de embalaje y empaque, completamente nuevo, como mínimo cumplirá con las siguientes condiciones:
• Cajas de cartón corrugado de doble grosor o doble flauta de alta densidad.
• El cartón para el empaque de muebles debe ser grueso al menos de dos flautas de alta densidad (doble grosor) y certificados por fábrica de cartón, con los sellos correspondientes.
• Plástico poli burbuja para los artículos delicados que lo requieran.
• Plástico resistente para el empaque y embalaje de ciertos bienes.
• Jabas o cajas de madera certificada para cuadros, pantallas, mármol, sobres de vidrio o artículos de delicado manejo.
• Absorbentes de humedad para colocar dentro de los contenedores.
• Demás materiales necesarios para un correcto embalaje y empaque del menaje.
Si se trasladan colchones deben posicionarse y transportarse horizontalmente, reflejando su posición natural y no debe colocarse nada encima, ya que esto puede dañar los resortes o estructura de los mismos. Los colchones deben ser debidamente embalados y colocados sobre objetos sólidos y planos, pallets y similares, que no vayan a perforar el colchón.
El embalaje y el empaque deberá ser específico y adecuado para cada artículo o bien a trasladar, proporcionando especial cuidado a los enseres frágiles y delicados.
En el caso que la carga no complete la capacidad del contenedor, el adjudicatario deberá utilizar liftvan up o mampara de madera certificada, apta para inmovilizar y asegurar la carga.
El contenedor en donde se traslade el menaje de casa deberá encontrarse perfectamente limpio, exento de malos olores y residuos tóxicos, químicos o biológicos que contaminen los bienes a trasladar. Las paredes, suelos, puertas y techos deberán estar en buen estado para evitar la entrada de calor, frío, humedad, suciedad e insectos desde el exterior. Los contenedores de la carga deberán acondicionarse con absorbentes de humedad para proteger los bienes del funcionario.
El adjudicatario realizará el levantamiento de la lista de empaque, verificando el inventario realizado por el funcionario, y deberá detallar los bienes y artículos a transportar, consignando la siguiente información:
1. Fecha de la realización de la verificación del inventario
2. Cantidad de los bienes
3. Descripción de los bienes del menaje de casa
4. Marca, modelo, serie de los bienes que así lo disponen.
5. Estado de los bienes (nuevos o usados).
Cada bulto o caja embalada debe estar debidamente identificada, consignando en la lista de empaque del menaje de casa la ubicación exacta de cada artículo o bien. Por lo que se debe realizar un inventario completo de las posesiones o bienes, sean pocas o muchas, para saber con exactitud los objetos a trasladar y siguiendo un método sencillo de orden que permita su pronta ubicación.
Una vez realizado el traslado del menaje y practicado el desembalaje y desempaque en el nuevo domicilio del funcionario o lugar de entrega del menaje de casa, el contratista debe garantizar el retiro del material sobrante o de desecho que se utilizó en el empaque y embalaje, haciendo un adecuado manejo de los residuos y ajustándose a las políticas ambientalistas del país receptor.
El servicio debe ser realizado por personal operativo con experiencia en las mejores técnicas establecidas en empaque y embalaje, para evitar daños a los bienes del funcionario. No obstante, el servicio de embalaje, empaque, desembalaje, desempaque y acomodo del menaje en nuestro país deberá estar supervisado siempre por una persona encargada establecida por la agencia de mudanzas.
El servicio del empaque y embalaje del menaje de casa deberá realizarse en la fecha acordada previamente con el funcionario y dentro de los plazos establecidos en el presente pliego de condiciones y el Reglamento del Procedimiento de solicitud, desembolso y liquidación de los beneficios establecidos en el artículo 27 del Estatuto del Servicio Exterior de la República, Ley N° 3530 del 05 de agosto de 1965.
El funcionario deberá supervisar que tanto el embalaje como el empaque se realicen según lo establecido en este cartel de contratación, completando el formulario denominado “Verificación de un correcto embalaje, empaque, desembalaje, desempaque y acomodo del menaje de casa”. Por medio de correo electrónico lo remitirá a la persona de contacto establecida por la DSE ya sea, cuando finalice el proceso del traslado en el país de origen y posteriormente cuando finalice en el país de destino o una sola vez cuando finalice todo el servicio de mudanza.
ENTREGA FINAL DEL MENAJE DE CASA:
El proceso de entrega se realizará de la forma más conveniente por personal especializado en este tipo de servicios, en cuanto a desempaque, acomodo, armado de camas y muebles, recolección de los materiales de desecho al finalizar la entrega.
El servicio no incluye:
• Conexión de artículos eléctricos.
• Armar muebles tipo IKEA.
• Segundas entregas.
• Colgar cuadros y pinturas en paredes.
• Acomodos muy detallados de artículos (entiéndase el acomodo de artículos personales, de higiene personal, vajillas, ropa u similares).
• Reacomodos, ya que solamente se acomoda una sola vez.
• Conexión de internet o de cable.
COSTEO DEL SERVICIO:
El servicio contemplará el costo del flete tomando en consideración los gastos del transporte, cargos portuarios, primas de seguro, embalaje, empaque, bodegaje en almacén fiscal y bodegaje del menaje de casa del lugar de procedencia al lugar de destino (Ver Ruta de Traslado consignada en el documento denominado “Solicitud de Transporte de Menaje”), puerta a puerta, por la ruta y medio de transporte de menor costo, solo se permitirá un embarque por funcionario el cual puede ser multimodal, combinando marítimo, terrestre o aéreo, según destino y sin sobrepasar el peso máximo del menaje autorizado a trasladar.
Además, este servicio debe considerar la atención de información y reclamos correspondientes a indemnizaciones debido a daños del menaje de casa, el asesoramiento a la Administración y a los usuarios dueños de los menajes de casa, la programación, seguimiento del traslado del menaje, el costo total del flete contemplando cualquier gasto asociado que se pudiera presentar.
Las utilidades de la empresa por el servicio ofertado serán incluidas dentro de las cotizaciones de costos de los servicios correspondientes. Independientemente de los servicios auxiliares o de apoyo que adquiera el oferente, la relación contractual será exclusivamente entre el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y el Adjudicatario porque ofrece las mejores condiciones al momento de adquirir el servicio, que deber ser de puerta a puerta y no extenderá a terceros agentes o empresas que intervinieren en el proceso de mudanza.
El peso total en kilogramos del menaje de casa no podrá ser mayor a la cantidad autorizada, la cual se indicará en el documento denominado “Solicitud de Transporte de Menaje”, siendo que dicho límite es regulado por la Contraloría General de la República para cada una de las diferentes categorías establecidas en el escalafón del Servicio Exterior. Si el peso del menaje de casa excediera el límite establecido reglamentariamente, el costo que genere dicho excedente no podrá ser cubierto por la Administración y, por tanto, no podrá ser cotizado en la oferta, ni facturado por el contratista, ni liquidado por la Administración.
La estimación de los costos del servicio deberá contemplarse en el formulario que se denomina “NUEVO Costos del Servicio”, el cual debe adjuntarse a la oferta del servicio, según los siguientes parámetros generales:
• Un servicio de mudanza internacional puerta a puerta.
· El contratista será responsable de la elaboración y gestión de toda la documentación necesaria para el cumplimiento de los requisitos aduaneros relacionados con el traslado del menaje de casa, conforme a la normativa vigente tanto del Estado emisor, así como del Estado receptor. Asimismo, el contratista podrá requerir al funcionario la documentación que acredite su condición oficial en el país de destino, cuando esta sea necesaria para tramitar exenciones o exoneraciones tributarias aplicables.
• El embalaje y empaque específico y adecuado para cada artículo o bien a trasladar.
• Disposición de personal calificado para realizar el embalaje, empaque, bodegaje y el traslado del menaje de casa.
• Cargos por trámites en aduanas o aranceles aduaneros, nacionalización de la carga y cualquier otro costo que se genere por el traslado.
• Acondicionamiento apropiado de los contenedores para salvaguardar los bienes a ser trasladados.
• Disposición de bodegas o depósitos en los lugares de origen y destino que reúnan las condiciones óptimas de almacenaje con estándares de seguridad e higiene.
• Contratar un seguro internacional de riesgo y de pérdida parcial o total de las pertenencias del funcionario, puerta a puerta, brindando cobertura desde el día del empaque y embalaje hasta el día en que el menaje se entrega en el domicilio o nuevo destino. El certificado debe estar a nombre del funcionario propietario del menaje de casa. El contratista debe utilizar un seguro de persona física o jurídica que se encuentre autorizada, regulada y supervisada por la SUGESE (Superintendencia General de Seguros de Costa Rica), conforme a lo dispuesto en la Ley Reguladora del Mercado de Seguros No. 8653 (LRMS), de igual manera se aceptará el seguro con cualquier entidad aseguradora internacional siempre y cuando se ajuste a los requerimientos establecidos en el presente cartel.
• Cuando se desembale y entregue el menaje de casa al funcionario en el nuevo destino, se debe retirar el material sobrante o de desecho, de conformidad con las normas de reciclaje y de recolección de residuos sólidos del país receptor de la carga.
• El menaje de casa con el peso permitido y autorizado podrá trasladarse en un contenedor consolidado o compartido, siempre y cuando se genere el documento de Transporte Internacional, que puede ser: Bill of Landing para transporte marítimo, Air Way Bill para transporte aéreo o Carta al Porte para transporte terrestre.
• Prever los costos para que el agente en el destino disponga de acceso a la calle y al punto final de entrega del menaje de casa, que será la puerta del nuevo domicilio del funcionario o el lugar que este determine, por lo que solo habrá un punto final de entrega.
• La agencia de mudanzas adjudicada deberá realizar todos los trámites tanto de exportación como de importación de los bienes correspondientes al transporte del menaje de casa.
• Bodegaje gratis de un mes en bodegas o depósitos en los lugares de origen y destino que reúnan condiciones óptimas de almacenaje, estándares de seguridad y limpieza.
• Servicio de transporte con accesos limitados y difíciles del domicilio o lugar en donde se encuentra el menaje de casa y del domicilio o lugar de entrega del menaje de casa (más de un segundo piso, calle estrecha o restricción de tráfico, etc.) para permitir el ingreso final del menaje en la vivienda. Por lo que solo habrá un punto inicial de recepción y un punto final de entrega del menaje de casa. Gastos portuarios y de terminal DTHC, impuestos portuarios (tarifa BL, ISPS, otros).
• Flete all in.
• Almacenamiento de puertos.
• Almacenamiento en tránsito.
• Permiso de estacionamiento.
• Demurrage.
• Elevación externa del menaje con equipo especial.
• Descarga, desembalaje, desempaque y acomodo del menaje, que incluye el armado de camas y muebles.
• Contemplar cargos por demoras y almacenaje cuando la autoridad aduanera del gobierno del país al que se introduzcan los bienes ya sea por demora en la devolución del contenedor o por el almacenaje en puerto.
• Cualquier otro gasto que conlleve el traslado del menaje de casa en tiempo y forma.
De manera que, en su oferta, la agencia de mudanzas debe contemplar todos los gastos asociados al servicio de transporte y mudanzas, ya que el funcionario solamente cancelará los impuestos que genere la nacionalización de su menaje de casa.
DECLARACIONES JURADAS
1. Declaración jurada indicando disponer de agentes corresponsales que realicen la mudanza del menaje de casa en los siguientes países: Alemania, Argentina, Australia, Austria, Belice, Bolivia, Brasil, Bélgica, Canadá, Catar, Chile, China, Chipriota, Colombia, Corea, Costa Rica, Cuba, Ecuador, El Salvador, Emiratos Árabes Unidos, España, Estados Unidos de América, Francia, Reino Unidos de Gran Bretaña e Irlanda del Norte, Guatemala, Honduras, India, Israel, Italia, Jamaica, Japón, Kenia, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Países Bajos, Perú, República Dominicana, Rusia, El Vaticano, Singapur, Suiza, Trinidad y Tobago, Turquía, Uruguay y Venezuela, lo cuál debe ser indicado en su oferta. De igual manera, deberán establecer alianzas con otras agencias de mudanzas en los países que solicite
el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, producto de la apertura de alguna representación en el exterior.
2. Declaración jurada donde se indique disponer de los mecanismos electrónicos suficientes para comunicarse con cualquier país del mundo.
3. Declaración jurada donde se indique disponer de un servicio de turno las 24 horas posibilitando la efectiva solución para eventuales situaciones que acontezcan previo o posterior a la prestación del servicio, tales como:
• Asesoría en cuanto a aseguramiento de los bienes.
• Asesoría en cuanto a limitaciones locales para la entrada de ciertos bienes, dificultades que se pueden presentar con las autoridades aduaneras o por las circunstancias coyunturales que se estén presentando en el país receptor, entre otros.
• Orientación y gestión sobre documentación que se requiere en destino para un correcto traslado del menaje.
• Cualquier otro que a juicio de la Administración se determine para la efectividad y eficiencia del traslado y entrega del menaje de casa.
Se deberá de asignar un ejecutivo titular y un suplente de la contratación con una experiencia mínima de 2 años en la prestación del servicio solicitado, preferiblemente en la atención de instituciones de gobierno; para que atiendan las necesidades del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y de sus funcionarios. El ejecutivo suplente atenderá en ausencia del ejecutivo titular. Para acreditar este punto deberá presentarse una declaración jurada y adjuntarse copia del currículum vitae del ejecutivo y del suplente de la empresa.
El ejecutivo de la contratación asignado y su respectivo suplente deberán contar en sus casas de habitación con equipo de cómputo y teléfono para que pueda evacuar dudas y ayudar ante eventuales emergencias que la Administración le solicite. Por lo que deberá notificar los nombres, teléfonos de oficina y de comunicación móvil, así como correos electrónicos, para que atiendan consultas, realicen seguimientos sobre todos los asuntos relacionados con los traslados de los menajes de casa y los seguros de las cargas, según lo requiera el Ministerio o el funcionario dueño de los bienes y artículos a trasladar.
4. Declaración jurada que la empresa cuenta con un plan de desechos, manejo responsable de residuos u similar, donde indica cumplir con manejo y disposición responsable de los desechos producidos a consecuencia de las actividades de traslado de menaje u operación general de la empresa, la cual podrá incluir todas o algunas de las siguientes acciones:
• Los materiales y/o equipos de desecho producto del traslado de menajes como cajas, envolturas, cintas, papel, cartón, envases y similares son tratados de manera adecuada por
el contratista o son entregados a firmas recolectoras de materiales de reciclaje reconocidas y autorizadas por el Ministerio de Salud.
• El personal contratado para la recolección y tratamiento de los deshechos cuenta con capacitación en gestión ambiental, en temas como:
• Sostenibilidad ambiental y social o Utilización y tratamiento de materiales reciclables y/o biodegradables.
• Ahorro de recursos naturales y energéticos.
• Prestación del servicio sin envolturas excesivas o con materiales amigables con el ambiente y además garantizará envolturas o embalajes libres de poliestireno y el uso de plásticos inferiores al PET 3 (politereftalato de etileno), para reducir el impacto de los residuos que se puedan generar por dicha actividad.
5. Declaración jurada de los años de experiencia, no se aceptan oferentes con menos de cuatro (4) años de experiencia efectiva en el servicio de traslados internacionales de mercancías y menajes.
6. En la oferta del servicio la agencia de mudanzas deberá declarar bajo fe de juramento que, para la prestación de los servicios de fletes y traslados internacionales de menaje de casa, dispone de
la infraestructura, las facilidades, las condiciones y el equipo necesarios para el cabal cumplimiento de las condiciones establecidas en el presente cartel, que garanticen un servicio eficiente y eficaz que salvaguarde el menaje del funcionario de deterioro, daños, pérdidas u otras contingencias.
7. Que no le alcanza ninguna de las prohibiciones para contratar con la Administración, de conformidad con la Ley General de Contratación Pública y este Reglamento. En caso de que le alcance alguna de dichas prohibiciones, deberá indicar con cuál institución tiene esta afectación.
8. Que se acepta en el caso de proveedor extranjero, someterse a los Tribunales y Leyes de Costa Rica, en todo lo concerniente a los trámites del procedimiento licitatorio; la ejecución del contrato y los reclamos por responsabilidad que se derivan del mismo, con renuncia expresa de su jurisdicción.
OTRAS DECLARACIONES JURADAS:
Los oferentes deben aportar la siguiente declaración jurada: Declaración jurada de beneficiario (s) final (es):
• Tratándose de personas físicas, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final.
• Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen. Además, cada proveedor oferente también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el(los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial. En caso de que los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas”.
Ver definición de beneficiario final en el artículo 16 de la “Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales”:
Artículo 16.-Determinación de los beneficiarios finales. El beneficiario final será la persona o personas físicas que en primera instancia tengan el control de la persona jurídica en consideración a las participaciones directas e indirectas sobre el capital social. Si de tal operación no se identifica alguno, se tendrá como beneficiario final a las personas físicas que tengan una influencia sustantiva, es decir control por otros medios sobre la persona jurídica.
Se entenderá como influencia sustantiva, contar con la mayoría de los derechos de voto de los accionistas o socios, tener el derecho a designar o cesar a la mayor parte de los órganos de administración, dirección o supervisión, poseer la condición de control de esa empresa en virtud de sus estatutos, u otros. En caso de que tampoco sea posible identificarlo, finalmente se tendrá como beneficiario final a la persona que ocupe el puesto directivo superior de la persona jurídica que hace la declaración.
MUY IMPORTANTE: Indicar claramente en la declaración jurada quien(es) son los beneficiarios finales. En caso de que la oferente no se encuentre obligada a presentar esta declaración, deberá aportar el fundamento jurídico que le respalde.
OFERTAS ELECTRÓNICAS:
Toda oferta deberá ser elaborada y presentada en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), a más tardar a la hora y fecha indicada en el cartel electrónico como cierre de recepción de ofertas.
En el caso de documentación técnica que no esté disponible en documento electrónico, este se debe incluir como un archivo en el PDF, JPG, entre otros.
El acto de apertura de las ofertas se realizará mediante el sistema, una vez vencida la fecha y hora establecida en el cartel.
Los oferentes podrán efectuar observaciones a sus ofertas en forma electrónica por medio del sistema dentro del plazo establecido posterior a la publicación de la apertura.
Todas las unidades de medidas que se utilicen en la oferta deben estar dadas en el Sistema Internacional (S.I.) de Pesos y Medidas.
En caso de oferentes calificadas como PYME, deberá aportar documentos donde se acredite tal condición, siempre en observancia de lo establecido en el artículo 20, inciso a), de la Ley № 8262, Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas y sus reformas, publicada en el Diario Oficial La Gaceta №94, del 17 de mayo del 2002.
El oferente deberá indicar la vigencia de su oferta. Sin embargo, en ningún caso ésta podrá ser inferior a treinta y cinco (35) días hábiles, contados a partir de la fecha señalada para la apertura de las ofertas.
En caso de no indicarse la vigencia de la oferta o indicar únicamente días, se entenderán para todos los efectos como días hábiles o la vigencia mínima solicitada en el cartel.
Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, el oferente admite conocer completamente las condiciones del concurso, sus aclaraciones o modificaciones y acepta todos los términos y condiciones que en ellos constan, así como cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social de sus trabajadores y que el contrato que se llegue a suscribir entre las partes no generará responsabilidad alguna para la Administración, en cuanto a dichos rubros y someterse a la jurisdicción y a los Tribunales nacionales.
DOCUMENTOS CONFIDENCIALES EN EL SICOP
Los oferentes que deseen declarar confidencial parte del material de la oferta deben hacerlo teniendo en cuenta lo establecido en la Ley General de Contratación Pública en su Artículo Nº 15- Excepción a la publicidad de la información, en lo que interesa:
“En caso de que un participante considere que existe información confidencial, así deberá indicarlo de modo expreso en el sistema digital unificado, al momento mismo de presentar o facilitar la documentación, haciendo señalamiento claro de los folios o archivos que estimas confidenciales y de los motivos y su sustento jurídico.
Dentro de los cinco días hábiles siguientes a la advertencia de confidencialidad, mediante acto motivado suscrito por funcionario competente y con apego al principio de transparencia, la Administración deberá
señalar si procede o no la declaratoria de confidencialidad y, en caso de que así proceda, realizará un resumen del contenido de los documentos sin revelar los aspectos confidenciales e indicará por cuánto
plazo ha de mantenerse esta. Durante el lapso de los cinco días antes señalado, la información se tendrá como confidencial.”
Y también lo indicado en el Reglamento a la Ley N° 9986, Artículo 30. “De la información confidencial en el sistema digital unificado:
“…En el supuesto que un participante considere que la información aportada para un procedimiento de contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el sistema digital unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo preceptuado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública”.
* El subrayado no es del original.
INCLUSIÓN DEL PRECIO EN EL SISTEMA SICOP
El precio que el oferente debe indicar en el sistema SICOP, será la sumatoria de todos los gastos incluidos en el anexo denominado “NUEVO COSTOS DEL SERVICIO”. Si el servicio ofrecido tiene rubros exentos del IVA, deberá indicarlo en la oferta. Igualmente, a nivel de SICOP deberá ingresar el precio total con todo el IVA en la casilla denominada “Precio unitario sin impuestos” y la casilla llamada “Impuesto al valor agregado” deberá ir en cero, tal y como se muestra en el siguiente ejemplo:
Importante: El Ministerio no reconocerá ningún costo adicional que no esté incluido en el precio total, ofrecido.
SOBRE PRECIOS INACEPTABLES:
De conformidad con el artículo 106 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, se estimarán precios inaceptables y en consecuencia motivo de exclusión de la oferta, los siguientes precios:
a) Ruinoso o no remunerativo para el oferente, que dé lugar a presumir el incumplimiento por parte de éste de las obligaciones contractuales por insuficiencia de la retribución establecida. La Administración deberá solicitar al oferente que justifique y desglose razonada y detalladamente, mediante la presentación de aquella información y documentos que resulten pertinentes, que el precio cobrado le permite cubrir los costos de la obra, bien o servicio de conformidad con los requerimientos del pliego de condiciones. Esa solicitud deberá efectuarla antes de aplicar el sistema de evaluación, a efecto de no incluir en el listado de ofertas elegibles aquella que contenga un precio ruinoso, sin perjuicio de que en caso de duda acerca de la razonabilidad del precio de previo, solicite una línea de crédito o una garantía conforme lo establece el artículo 41, párrafo cuarto, de la Ley General de Contratación Pública y proceda conforme a lo regulado en el artículo 101 de este Reglamento.
b) Precio excesivo, es aquel que comparándose con los precios normales de mercado los excede o bien que supera una razonable utilidad. Antes de adoptar cualquier decisión, la Administración indagará con el oferente cuáles motivos subyacen para ese tipo de cotización y éste deberá justificar razonadamente su oferta, para lo cual aportará la información y documentos que resulten pertinentes.
c) Precio que excede la disponibilidad presupuestaria, en los casos en que la Administración no tenga medios para el financiamiento oportuno o el oferente no acepte ajustar su precio al límite
presupuestario, manteniendo las condiciones y calidad de lo ofrecido. En caso de que el oferente acepte ajustar su precio, la Administración deberá verificar que el precio ajustado sea razonable.
En tal caso, la oferta se comparará con el precio original y no con el precio derivado del ajuste.
d) Precio producto de una práctica colusoria o producto de cualquier práctica de comercio desleal. Se refiere a los precios cotizados por aquellos oferentes que, pese a haber sido sancionados por las autoridades nacionales en materia de competencia, cotizan directa o indirectamente por medio de algún miembro de su grupo comercial, durante el período en que hubiera sido sancionado conforme a lo previsto en la Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor, Ley N°7472 de 20 de diciembre de 1994 y sus reformas y de acuerdo con lo previsto en la Ley de Fortalecimiento de las Autoridades de Competencia de Costa Rica, Ley N°9736 de 5 de setiembre de 2019. Cuando la Administración detecte alguna práctica colusoria o desleal, deberá iniciar las gestiones establecidas en el artículo 138 de este Reglamento.
La Administración en el análisis de las ofertas deberá motivar técnicamente, las razones por las cuales concluye que el precio es inaceptable. En el caso del inciso d), anexará la resolución de las autoridades de competencia en la que se sanciona al oferente.
METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN:
Con las ofertas admisibles para una eventual adjudicación, se procederá a realizar la calificación de cada oferta bajo la siguiente metodología de evaluación:
Precio: …………………………………………………….75%
Pymes – Economía Social Solidaria…………..…10%
Salud Ocupacional……………………………………10%
Programa Reciclaje……………………………………. 5%
Total: ……………………………………………… ……100%
PRECIO 75%
Para determinar el puntaje correspondiente en el factor precio se aplicará la siguiente fórmula:
PF= {1-[(Px-Pmin) /Pmin]} x75 En donde: PF =
Puntaje obtenido por empresa para el Factor Precio.
Px= Precio Total ofrecido por la empresa en evaluación.
Pmin= Precio de la oferta con el monto más bajo.
El precio es firme y definitivo.
PYMES Y ORGANIZACIONES DE LA ECONOMÍA SOCIAL SOLIDARIA 10%
Pymes y organizaciones de la economía social solidaria (10%):
De conformidad con el Decreto Ejecutivo N°42709-H-MEIC-MTSS-MINAE-MICITT, “Medidas para incentivar la participación de empresas, pyme y empresas de la economía social en las compras públicas de la administración, según criterios de localización y sostenibilidad” se otorgará puntos de la metodología de evaluación a los oferentes que demuestren ser empresas clasificadas como “pymes” o que sean organizaciones o empresas de la “Economía Social Solidaria” y según su ubicación en los distritos del país que estén clasificados como de "Zonas de Mayor Desarrollo Relativo" o "Zonas de Menor Desarrollo Relativo", según se detalla a continuación:
a) Empresa “Pyme” u organización perteneciente a la “Economía Social Solidaria” ubicada en zona de Mayor Desarrollo Relativo: Obtiene 7%.
b) Empresa “Pyme” u organización perteneciente a la “Economía Social Solidaria” ubicada en zona de Nivel Medio de Desarrollo Relativo: Obtiene 8%.
c) Empresa “Pyme” u organización perteneciente a la “Economía Social Solidaria” ubicada en zona de Nivel Bajo de Desarrollo Relativo: Obtiene 9%
d) Empresa “Pyme” u organización perteneciente a la “Economía Social Solidaria” ubicada en zona de Nivel Muy Bajo de Desarrollo Relativo: Obtiene 10%.
Para determinar en qué nivel de desarrollo relativo se encuentra el distrito en que se ubica el oferente, se debe consultar el Índice de Desarrollo Social (IDS) más reciente que en Costa Rica emite el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica a través del Área de Análisis del Desarrollo.
El Índice de Desarrollo Social (IDS) se puede consultar en el ALCANCE N° 243 / LA GACETA N° 228 del 08 de diciembre de 2023.
https://www.imprentanacional.go.cr/pub/2023/12/08/ALCA243_08_12_2023.pdf
Para efectos de este Decreto Ejecutivo, el territorio nacional se clasifica en "Zonas de Mayor Desarrollo Relativo" y "Zonas de Menor Desarrollo Relativo". Su identificación se fundamenta en el valor del IDS de cada uno de los distritos, empleando para ello la técnica estadística de análisis de conglomerados, la cual permite agrupar los distritos a partir de la variabilidad de sus valores. De esta forma, los distritos agrupados en cada Zona de Desarrollo mostrarán los valores más cercanos entre sí, siendo a la vez, distantes de los pertenecientes a las otras Zonas.
Los rangos del IDS para cada una de las zonas precitadas se establecen del siguiente modo:
a) Mayor Desarrollo Relativo: 100 puntos a 76,70 puntos.
b) Menor Desarrollo Relativo:
i) Nivel Medio: 76,69 puntos a 60,48 puntos ii) Nivel Bajo: 60,47 puntos a 43,56 punto iii) Nivel Muy Bajo: 43,55 puntos a 0,00 puntos
Para los nuevos distritos que se crearen después de la emisión del presente Decreto Ejecutivo, el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica emitirá criterio técnico que permita imputarle el valor del IDS respectivo.
Los oferentes deben aportar la patente municipal o el permiso sanitario del Ministerio de Salud para demostrar la ubicación de su empresa u organización y por ende la zona de desarrollo relativo. Para los casos de empresas que por su actividad económica no requieran la patente municipal, se podrá presentar un recibo de servicios públicos (luz, agua, entre otros) donde, se especifique bien la dirección del oferente.
De conformidad con la Ley para Organizaciones Socio productivas de la Economía Social Solidaria (Ley N°10859) del 4 de febrero de 2026, que tiene por objeto establecer un marco jurídico para la promoción y el fomento de las organizaciones socioproductivas de la economía social solidaria, se detalla las organizaciones consideradas como parte de la Economía Social Solidaria:
ARTÍCULO 5- Tipos de organizaciones socioproductivas de la economía social solidaria amparadas por la presente normativa.
Estarán amparadas en este marco normativo las organizaciones socioproductivas de la economía social solidaria que, actualmente, están bajo las siguientes figuras:
a) Las Asociaciones Administradoras de Sistemas de Acueductos y Alcantarillados (Asadas), establecidas bajo la Ley 2726, Ley Constitutiva del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, de 14 de abril de 1961.
b) Las organizaciones comunales bajo la Ley 3859, Ley de Desarrollo de la Comunidad, de 7 de abril de 1967.
c) Las asociaciones solidaristas reguladas por la Ley 6970, Ley de Asociaciones Solidaristas, de 7 de noviembre de 1984.
d) Las fundaciones constituidas de acuerdo con la Ley 5338, Ley de Fundaciones, de 28 de agosto de 1973.
e) Las cooperativas bajo la Ley 4179, Ley de Asociaciones Cooperativas y Creación del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo, de 22 de agosto de 1968.
f) Los centros agrícolas cantonales en el marco de la Ley 4521, Creación de los Centros
Agrícolas Cantonales, de 26 de diciembre de 1969.
g) Las asociaciones de productores, de trabajadores, gremiales, artistas u otras que realicen actividad económica empresarial, organizadas al amparo de la Ley 218, Ley de Asociaciones, de 8 de agosto de 1939.
h) Las sociedades anónimas laborales reguladas por la Ley 7407, Ley de Sociedades
Anónimas Laborales, del 3 de mayo de 1994.
IMPORTANTE:
En caso de ofertas en consorcio entre un oferente que sea “pyme” o que sea una organización o empresa de la “Economía Social Solidaria” y un oferente que no sea ni “pyme” ni sea de la “Economía Social Solidaria”, el oferente que ostente la condición de “pyme” u organización o empresa de la “Economía Social Solidaria” deberá realizar al menos un 25% del servicio total ofertado por el consorcio y este deberá constar en el acuerdo consorcial que se presente en la oferta.
SALUD OCUPACIONAL 10%
La protección de las personas trabajadoras tiene su fundamento en la Constitución Política de Costa Rica, en la cual queda establecido que, el trabajo, es un derecho del individuo y una obligación con la sociedad.
Toda persona empleadora debe adoptar en su empresa las medidas necesarias para la higiene y seguridad del trabajo, y que el seguro de riesgos del trabajo será de su exclusiva cuenta y se regirá por condiciones especiales. Por tal motivo, dentro de la jerarquía del ordenamiento jurídico patrio, se integra lo dispuesto en los artículos 50, 56, 66, 73 y 74 de la Constitución Política de Costa Rica.
El MREC otorgará un 10% a la empresa que aporte cualquiera de las siguientes certificaciones: Aportar copia vigente de que está certificada con la “Certificación de Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (ISO 45001)”, es una norma internacional que establece los requisitos para un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SST). Este sistema tiene como objetivo proteger a los trabajadores y visitantes de los riesgos laborales, prevenir lesiones, enfermedades y muertes, y mejorar la salud y el bienestar de los trabajadores. Las empresas relacionadas con transporte de menajes y cargas están expuestas a una serie de riesgos laborales, como accidentes de tráfico, manipulación de cargas, exposición a sustancias peligrosas, entre otros. La certificación ISO 45001 puede ayudar a estas empresas a reducir estos riesgos y mejorar la seguridad de sus trabajadores.
La certificación ISO 45001 se basa en los siguientes principios:
• Liderazgo y compromiso
• Planificación
• Implementación y operación
• Evaluación del desempeño
• Mejora continua.
2) Que actualmente cuenta con la certificación vigente de: “Certificación de Salud Ocupacional”, inscrita ante el Consejo de Salud Ocupacional del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, puede aportar copia del documento denominado:” Informe Anual de Comisión de Salud Ocupacional”, el documento para ser válido debe tener el sello electrónico del Consejo de Salud Ocupacional, de no contar con el mismo no se podrá aceptar.
IMPORTANTE:
Se acepta la Certificación de Salud Ocupacional con 3 meses de emitidas, al momento de la apertura de las ofertas.
PROGRAMAS DE RECICLAJE 5%
Demostrar que tiene participación en programas de reciclaje, reforestación, manejo y desecho de equipo electrónico u similares, mismos que se encuentren activos y vigentes actualmente en la empresa, para lo cual deberá aportar toda la documentación necesaria que acredite esa condición. Dichos programas deben ser vigentes y tramitados por medio de gestores autorizados ante el Ministerio de Salud, para lo cual deberá indicar los datos del gestor autorizado y su número de gestor en el registro de gestores autorizados del Ministerio de Salud, lo anterior a fin de que la Administración pueda verificar la información aportada. También podrá aportarse una carta del gestor autorizado que indique la relación vigente que mantiene con el oferente (empresa) en relación con la recolección, reciclaje, disposición o manejo de desechos o en su defecto también podrá aportar recibos de pago del gestor (con no más de dos meses de antigüedad) contados a partir de la fecha de apertura de esta licitación".
Formas de presentar la participación en programas de reciclaje:
1. Por trazabilidad: se refiere a entregas de reciclaje durante el mismo mes.
2. Correspondencia continúa de residuos: se refiere a entregas constante de reciclaje durante el año.
IMPORTANTE:
Se aceptan cartas de Gestores Autorizados con 3 meses de emitidas, al momento de la apertura de las ofertas.
ESTRUCTURA DEL COSTO (SOLO EL ADJUDICATARIO)
El adjudicatario deberá presentar, este requisito en un plazo de 3 días hábiles posteriores a la notificación de la firmeza del acto, el mismo se solicitará por SICOP al adjudicatario.
De conformidad con artículo N°42 de la Ley General de Contratación Pública y articulo N°102 de su Reglamento, en los contratos de obra pública y servicios, así como para cualquier otro objeto contractual según se establezca en el pliego de condiciones, el oferente deberá presentar la estructura de precio tanto en valores absolutos como porcentuales, y de presentarse discrepancias entre los valores absolutos y los porcentuales prevalecerán los primeros.
Los valores absolutos deberán ser concordantes con la o las monedas con que se presenta el precio de oferta. El oferente deberá presentar la estructura de precio tanto en valores absolutos como porcentuales, y de presentarse discrepancias entre los valores absolutos y los porcentuales prevalecerán los primeros.
Los valores absolutos deberán ser concordantes con la o las monedas con que se presenta el precio de oferta.
En los contratos en los que procede la aplicación del reajuste o revisión de precios, de conformidad con lo regulado en los artículos 107 y 109 del presente Reglamento, el oferente deberá aportar la información de los índices oficiales de precios y costos asociados con los costos directos e indirectos de la estructura de precio. Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio de oferta y los valores absolutos de la estructura de precio.
En caso de que no exista un índice oficial para determinado costo directo, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y aportar la documentación pertinente a efectos de que las partes puedan aplicar el método contemplado en los artículos 107, 108 o 109 del presente Reglamento, según corresponda. Si no existe un índice oficial para determinado costo indirecto, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y podrá proponer un índice oficial general de precios para el reajuste o revisión de dicho costo.
En el caso de que no exista ningún índice oficial de precios del país de origen de determinado costo directo o indirecto, las partes podrán demostrar las variaciones de ese costo, mediante el método analítico y documental, esto tomando en consideración la diferencia en el precio del insumo o servicio entre el día de oferta y el día de compra, ello con base en documentación probatoria válida y pertinente. Bajo ningún supuesto, serán objeto de reajuste ni revisión la utilidad ni el rubro de imprevistos. El oferente debe presentar una estructura de precio de la oferta para cada una de las líneas que conforman esta licitación. En aquellos casos que el precio ofertado sea en más de una moneda, el oferente deberá presentar la estructura de precio correspondiente a cada moneda.
La estructura de precio de la oferta estará compuesta por al menos el desglose de los siguientes componentes:
a) los costos directos, que considere como mínimo los insumos, mano de obra y subcontrataciones, éste último si corresponde, de conformidad con el detalle y formato establecido por la Administración en el pliego de condiciones.
b) los costos indirectos, que considere como mínimo los insumos y mano de obra, la utilidad y los imprevistos, de conformidad con el detalle y formato establecido por la Administración en el pliego de condiciones.
Estructura de precio que debe presentar el oferente:
Componentes de la estructura de precio Monto Porcentaje
Mano de obra directa
Insumos directos
Subcontrataciones
Mano de obra indirecta
Insumos indirectos
Imprevistos
Utilidad
Total 100%
IMPORTANTE:
El I.V.A. (13%), no debe de ser contemplado en el desglose de la estructura del costo, debe de sumarse al final de la estructura del costo, para que concuerde con el total adjudicado.
Costos directos: son los costos en los que incurre el contratista para materializar el objeto contractual. Estos costos se dividen en costos directos de mano de obra, costos directos de insumos y costos directos por subcontrataciones.
Costos directos de mano de obra: son los costos necesarios para materializar el objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de salarios y remuneraciones, así como los costos de las cargas sociales, prestaciones legales y obligaciones laborales correspondientes.
Costos directos de los insumos: son los costos necesarios para materializar el objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de materiales, materias primas, así como equipos, maquinaria, herramientas y las depreciaciones y seguros de éstos, pago de servicios públicos, entre otros.
Costos directos por subcontrataciones: son los costos en los que incurre el contratista por concepto de subcontrataciones con terceros, para la realización de labores o trabajos especializados requeridos para materializar el objeto contractual, de conformidad con lo regulado en el artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
Costos indirectos: son los costos generales en que incurre el contratista para la administración del objeto contractual, en sus oficinas matrices y/o en el sitio de la ejecución del contrato, no atribuibles a una actividad contractual en particular, pero necesarios para la ejecución del contrato. Estos costos se dividen en costos indirectos de insumos y costos indirectos de mano de obra.
Costos indirectos de los insumos: son los costos requeridos para la administración del objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de materiales, equipos, herramientas, depreciaciones y seguros de edificios, vehículos y equipo de oficina, costos financieros, pago de servicios públicos, entre otros.
Costos indirectos de mano de obra: son los costos requeridos para la administración del objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de salarios y remuneraciones de su personal directivo, técnico, de soporte y administrativo, entre otros, así como los costos de las cargas sociales, prestaciones legales y obligaciones laborales correspondientes.
Imprevistos: monto estimado por el oferente dentro del precio de su oferta, para cubrir la incertidumbre de la estimación del presupuesto o cualquier eventualidad que recaiga bajo su responsabilidad y cuya finalidad es atender contingencias durante la ejecución contractual.
Utilidad: Ganancia que proyecta percibir el oferente o contratista, según corresponda, por la ejecución del contrato. Dicho importe y su ponderación en valor porcentual será conforme a lo establecido en el artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública y al pliego de condiciones.
METODOLOGIA DE DESEMPATE:
En el caso de presentarse un empate entre dos o más ofertas en la evaluación final, se aplicará lo establecido en el artículo 97 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública:
Primero factor de desempate: se dará prioridad a las empresas PYMES, con una puntuación adicional a las que han demostrado su condición, de la siguiente manera:
PYME industria……………………………….. 5 puntos
PYME de servicio…………………………….. 5 puntos
PYME de comercio…………………………… 2 puntos
Segundo factor de desempate: La oferta que indique menos plazo de entrega.
Tercer factor de desempate: De persistir el empate, definirá la suerte.
En este último supuesto, se convocará a los oferentes cuyas propuestas obtienen la misma puntuación a un lugar, hora y fecha determinada para seleccionar la oferta ganadora, el oferente que no se presente quedará automáticamente excluido, en caso de no presentarse ninguno de los oferentes, el desempate se realizará ante funcionarios de la Proveeduría, de todo ello se levantará un acta que será suscrita por los presentes, y posteriormente se adoptará el acto de adjudicación.
IMPUESTOS:
El contratista será el responsable por el pago de los impuestos directos e indirectos, cargas sociales, contribuciones o cualquier otro tipo de obligación tributaria que establezca el ordenamiento jurídico costarricense; derivados de la ejecución de la presente contratación.
De conformidad con la Ley N°9635 de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, este Ministerio debe cancelar un 13% por concepto de Impuesto de Valor Agregado.
Para el caso de pagos que se deban acreditar en Costa Rica, la Administración realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre la Renta vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo 23 inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta No. 7092.
El contratista deberá mantenerse al día con sus obligaciones ante la Dirección de Tributación del Ministerio de Hacienda.
SOBRE EL ACTO FINAL:
De conformidad con el artículo 140 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, el plazo para dictar el acto final será el dispuesto en el pliego de condiciones, que en ningún caso podrá ser superior al doble del plazo fijado en el pliego de condiciones para la recepción de ofertas. Únicamente en casos excepcionales y mediante acto debidamente motivado, se podrá prorrogar hasta por un plazo
igual al de recibir ofertas, acto que será suscrito por el superior jerárquico o a quien éste delegue para dictar el acto final e incorporado en el sistema digital unificado.
Si transcurrido el plazo de seis meses contados a partir del vencimiento del plazo original o su prórroga no se ha emitido el primer acto final, operará la caducidad del procedimiento, conforme a lo previsto en el artículo 112 de la Ley General de Contratación Públicas y 292 del presente Reglamento.
DEL PAGO Y DOCUMENTACION:
Las facturas deben presentarse en idioma español, no se dará trámite de pago a la factura si no cuenta con el recibido conforme y el visto bueno del funcionario o de algún miembro de su núcleo familiar con competencia para ello. Por lo que el contratista deberá solicitarle al dueño del menaje de casa un recibido conforme del embarque cuando éste solicite la entrega de su menaje en su casa de habitación, en una bodega o cualquier otro sitio que estime conveniente.
La forma de pago será Usual de Gobierno (mediante acuerdo de pago y depósito en cuenta bancaria del contratista). La misma se entiende como aquel pago que efectúa el Gobierno Central de la República de Costa Rica, para cancelar sus obligaciones ante los proveedores locales e internacionales, por concepto de compra de bienes y servicios; dentro de los 45 días naturales (Resolución N°770-2016 Ministerio de Hacienda), a partir de la fecha de recibo a satisfacción del servicio y previa autorización con visto bueno en factura por el Administrador del Contrato.
En el caso de los proveedores de pequeñas y medianas empresas (PYME) la Ley N°8262 Ley de Fortalecimiento de las pequeñas y medianas empresas y sus reglamentos, la Administración Central tendrá un plazo de 30 días naturales para pagar.
La Dirección General de Tributación, mediante Resolución DGT-R-48-2016 de fecha 7 de octubre del 2016, autoriza el uso de la factura electrónica, siempre que cumplan con los requisitos y características
indicadas en la página de Hacienda (http://www.hacienda.go.cr/contenido/13383-requisitos-de-lasfacturas- comprobantes–de ingresos).
Además, dicha entidad, publicó el 20 de marzo del 2018 la Resolución No. DGT-R-012-2018, denominada “Obligatoriedad general para el uso de comprobantes electrónicos”.
Cuando concluya el traslado del menaje de casa, el adjudicatario presentará ante las personas de contacto de la Dirección del Servicio Exterior, indicadas en este documento en el punto número cinco “Descripción ampliada”, los siguientes documentos para iniciar el proceso de pago:
• Original de la Factura Comercial, debidamente sellada y timbrada, desglosando debidamente el I.V.A. a partir del 01 de enero de 2020 y no antes.
• Original del documento de Transporte Internacional, que puede ser: Bill of Landing para transporte marítimo, Air Way Bill para transporte aéreo, o Carta al Porte para transporte terrestre. En los tres casos, debidamente firmada y sellada por la compañía transportista internacional.
• Lista de Embarque del menaje de casa con el detalle de los bienes y sus valores, con al menos la siguiente información:
• Fecha
• Cantidad de los bienes
• Descripción de los bienes del menaje de casa
• Marca, modelo, serie de los bienes que así lo disponen.
• Estado de los bienes (nuevos o usados)
• Estimación del costo de los bienes en dólares americanos establecida por el funcionario propietario del menaje de casa.
Con la firma del funcionario haciendo recepción a satisfacción de su menaje de casa.
La Proveeduría Institucional verificará, en el mismo momento de la recepción, que la factura original cumpla con los requisitos legales establecidos, que el peso de la carga consignado en el documento de transporte internacional no supere el peso máximo autorizado al funcionario y se ajuste a los requerimientos de la contratación pública.
Si el peso del menaje de casa se excede del reglamentario, el costo económico que genere dicho excedente deberá ser cubierto por el funcionario y no deberá indicarse ni en la oferta ni en la factura final del servicio, pero deberá presentarse una copia de la factura a nombre del funcionario, para que quede debidamente justificado el excedente del peso de la carga en el contenedor.
Los pagos se realizarán en forma electrónica mediante el Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (SINPE), del Banco Central de Costa Rica.
De conformidad con el artículo N°278 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, los derechos de cobro frente a la Administración podrán cederse en cualquier momento, sin que sea necesario el consentimiento de ésta. Sin embargo, deberá informarse a la entidad contratante, una vez que la cesión sea convenida, sin detrimento de los montos que por concepto de multas y cláusulas penales se deban resarcir con dicho pago, los cuales se deducirán automáticamente del monto. El documento de cesión de derechos de pago deberá ser presentado ante la Administración mediante el sistema digital unificado.
Antes de esa comunicación cualquier pago hecho a nombre del contratista surtirá efecto liberatorio.
La Administración no podrá negarse a pagar al cesionario, pero si podrá oponer la excepción de falta de cumplimiento o cumplimiento defectuoso o tardío de lo pactado.
La cesión de pago recibida por la Administración no exonera al contratista de sus obligaciones y tampoco convierte al cesionario en parte contractual. El cesionario del crédito asume por completo el riesgo por el no pago de la obligación por parte de la Administración, originado en las excepciones antes dichas.
Carecen de efecto legal las leyendas incluidas en las facturas comerciales que supongan aceptación del objeto contractual o renuncia a reclamos posteriores derivados de la simple recepción del documento de cobro.
OBLIGACIONES OBRERO PATRONALES:
Los patronos y las personas que realicen total o parcialmente actividades independientes o no asalariadas deberán estar al día en el pago de sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro
Social (CCSS), así como con otras contribuciones sociales que recaude esta Institución conforme a la ley. Para realizar los siguientes trámites administrativos, será requisito estar inscrito como patrono, trabajador independiente o en ambas modalidades, según corresponda, y al día en el pago de las obligaciones, de conformidad con el artículo 74 de la Ley orgánica de la Caja Costarricense de Seguro Social.
El oferente se debe encontrar al día con las obligaciones de la ley 8783, reforma a la ley 5662 del FODESAF en su artículo 22 inciso c.
La condición de estar al día para con las obligaciones obrero-patronales (CCSS y FODESAF), se mantendrá para el contratista, durante todo el periodo de vigencia del contrato, y durante todas las fases del proceso (desde la adjudicación y hasta la finalización del contrato). La Administración podrá validar tal condición en cualquier momento de la relación contractual.
Todas las obligaciones y cargas sociales correspondientes al personal que la eventual contratista designe para atender las obligaciones emanadas de esta contratación corren por cuenta de la contratista, sin ningún tipo de responsabilidad imputable a la Administración.
FISCALIZACIÓN Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO:
De conformidad con el artículo N° 283 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública, los funcionarios encargados de los contratos deberán fiscalizar en la ejecución contractual al menos los siguientes aspectos:
a) Realizar un control objetivo de la ejecución contractual, aplicando las medidas de control de forma eficiente en los procesos involucrados a fin de que el objeto contractual se cumpla a cabalidad.
b) Verificar mediante control técnico que el objeto contractual sea de la calidad y cumpla los requerimientos establecidos en la contratación en procura de que el contratista se ajuste a las condiciones y plazos establecidos en el contrato. Para tal efecto, podrá solicitar asistencia a las unidades técnicas respectivas, cuando sea necesario.
c) Comunicar en forma inmediata al contratista el incumplimiento de la programación de las actividades, de conformidad con el plan de ejecución vigente y autorizado, a fin de que el contratista adopte las medidas pertinentes para su corrección y se apliquen las multas, según corresponda.
d) Llevar el control de la vigencia de las garantías de cumplimiento, así como las colaterales.
e) En caso de posibles faltas e incumplimientos de gravedad cometidas por el contratista durante la ejecución del contrato, procederá a comunicarlo al órgano competente, para que éste tome las medidas legales y contractuales correspondientes.
f) Solicitar los criterios técnicos necesarios para una mejor fiscalización de los contratos, cuando se requiera por la naturaleza de la materia o especialidad.
g) Cualquier otro aspecto que la Administración contratante considere necesaria para la correcta fiscalización del contrato.
OTRAS DISPOSICIONES:
Los encargados de realizar todo lo relacionado al servicio de menaje, se comprometen a conducirse con rectitud, respeto y cortesía hacia los funcionarios y demás personas y así mismo deberán observar y respetar las disposiciones que contemplan la Ley y el Reglamento contra el Hostigamiento Sexual en el Empleo en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. El incumplimiento a esta cláusula facultará al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto a rescindir el contrato sin ningún tipo de responsabilidad.
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