Mantenimiento preventivo y correctivo del sistema automatizado de iluminación

A.        ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Deberá el oferente aportar toda aquella información técnica que sirva para verificar que el servicio ofertado corresponde a lo establecido en este cartel e indicar descripción completa del servicio indicando todas aquellas características solicitadas.

La administración se reserva el derecho de adjudicar parcialmente una misma línea de conformidad con las necesidades de la administración, así como con el contenido económico con el que cuente.

Ambas líneas de esta contratación se consideran dependientes una de la otra, por lo tanto, no serán aceptadas ofertas parciales por línea, por lo que el oferente deberá participar en ambas líneas como una sola partida.

Todas las especificaciones que seguidamente se señalan, son las mínimas para ser tomadas en cuenta, sin perjuicio de las mejoras que puedan ofrecer los eventuales oferentes.

Línea 1

Mantenimiento preventivo del sistema de iluminación Lutron -Quantum Vue

Cantidad:

1

Código SICOP

7215151192135974

1.          Servicio a contratar

Se requiere contratar el servicio profesional y especializado para realizar la actualización y el mantenimiento preventivo y correctivo al sistema automatizado de Iluminación Quantum Vue, marca Lutron. Lo anterior, para garantizar el correcto mantenimiento, funcionabilidad y respaldos de la plataforma de control central de iluminación y de gestión energética de nuestro edificio. Cabe indicar, que la última actualización del sistema fue en el 2021.

2.       Requerimientos técnicos del mantenimiento preventivo:

2.1.      Realizar una inspección inicial y respaldo del software Quantum Vue (versión 3.4.4), para determinar su estado en general.

2.2.    Actualizar a la última versión disponible de Lutron (Sist. Athena)

2.3.    Suplir e instalar procesador Athena QP5-2L POE”.

2.4.    Trabajos de programación e integración en el nuevo sistema.

2.5.    Hacer un recorrido en campo para validar el correcto funcionamiento de sensores, módulos y paneles de control.

2.6.    Realizar una inspección, limpieza, resoque, medición y pruebas respectivas en cada uno de los paneles, sensores, módulos y otros dispositivos que conforman el sistema.

2.7.    Implementar correcciones o mejoras necesarios de programación (son aquellas que se puedan realizar durante la misma visita).

2.8.    El tribunal suplirá las baterías necesarias para que el contratista realice los cambios necesarios.

2.9.    Cabe indicar que el sistema está funcionando, pero presenta alarmas activas por dispositivos que no responden o presentan perdida de comunicación. Adicionalmente por temas de respaldos de fabrica es recomendable migrar a una versión actual.

2.10.  El contratista debe tener el software y las herramientas necesarios para realizar integración, mejoras a las pantallas en caso de requerirse y respaldos respectivos.

2.11.    Realizar el nuevo respaldo del trabajo realizado y guardarlo en el equipo designado por el administrador del contrato.

2.12.  El servicio debe contar con una garantía de un año, En caso de fallas, se debe brindar el soporte técnico como parte de la garantía respectivo.

2.13.  Impartir una capacitación de actualización a los administradores del sistema de iluminación.

Nota: Para esta línea el presupuesto es de ocho millones de colones (¢8.000.000) para actualización, configuración y mantenimiento del sistema automatizado de Iluminación Quantum Vue, marca Lutron. Cabe indicar que, se podrá consumir la totalidad del presupuesto. Adicionalmente, de quedar un sobrante entre la oferta adjudicada y los ocho millones (¢8.000.000), se podrá pasar y utilizar en la línea 2 correspondiente al mantenimiento correctivo.

Línea 2

Mantenimiento correctivo del sistema de iluminación Lutron

Cantidad:

1

Código SICOP

7215151192299422

Son aquellos servicios adicionales que debe realizar el contratista cuando el sistema presente fallas parciales o totales de funcionamiento. Estas fallas pueden ser corregidas mediante ajustes mecánicos, electromecánicos, o de configuración. En casos más críticos mediante el reemplazo de componentes dañados (por ejemplo: módulos de control, sensores, baterías, luminarias led, dispositivos mecánicos, eléctrico, electromecánicos, entre otros repuestos). Además, se podrán realizar ajustes de programación, configuración y sustitución de nuevos dispositivos. Cada repuesto será cotizado y tendrán un costo adicional al mantenimiento preventivo.

Una vez finalizado el proceso de mantenimiento preventivo, el contratista informará al Encargado de Mantenimiento de los hallazgos y presentará la cotización respectiva. El administrador del contrato revisará y aprobará ágilmente para dar solución pronta al problema.

Todo repuesto deberá ser nuevo y contar con una garantía mínima de un año (por defectos de manufactura o de una instalación deficiente). Además, antes de su instalación serán revisados por el Encargado de Mantenimiento para garantizar la transparencia en el proceso.

Nota: la línea #2 dispone de un millón de colones (¢1.000.000) de presupuesto de por concepto de “Mantenimiento correctivo. Cabe indicar, que el dinero sobrante de la línea #1 (saldo entre la oferta adjudicada y los ocho millones (¢8.000.000) podrán ser trasladados a la línea #2 para solventar otras necesidades.

3.       Condiciones generales para las líneas.

De conformidad con criterios de oportunidad y conveniencia el objeto contractual determina la administración que ambas líneas son dependientes una de la otra.

4.       Visita para inspección visual de los equipos (no es obligatoria).

Se dispone de dos días hábiles para atender en sitio a los posibles oferentes, ver el estado del sistema y aclarar las dudas existentes (solo si el proveedor así lo considera necesario, esta visita no es obligatoria).

4.1.      De igual manera, se pueden aclarar consultas al telefónica al 2459-2284 (de 8am a 4 pm, con Fredy Fonseca).

4.2.    Cabe mencionar que los equipos fueron instalados en el 2018, la última actualización fue en el 2021 y se encuentra en funcionamiento, pero presenta algunos problemas.

5.        Horario establecido y requerimientos para realizar los trabajos:

5.1.     El servicio se brindará de lunes a viernes de 8:00 a 15:30.

5.2.    El supervisor encargado debe reunirse con el administrador del contrato para analizar los pormenores de los trabajos por realizar.

5.3.    Los técnicos deben utilizar la indumentaria que identifique a la empresa, contar con la herramienta necesaria y usar obligatoriamente todos los implementos de seguridad necesarios para salvaguardar en todo momento su integridad, la de los funcionarios y de los usuarios que nos visitan (casco, guantes, lentes, zapatos de seguridad, conos, etc.). El coordinador de la empresa y el técnico encargado deben velar por el cumplimiento a cabalidad de este requerimiento.

5.4.    El mantenimiento tendrá una garantía de 12 meses.

6.         De la cotización y facturación del servicio.

6.1.     Con fundamento en la Directriz N044-H (uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas), se recomienda a los oferentes presentar sus ofertas finales en colones.

6.2.    El oferente debe cotizar el costo de cada línea según los requerimientos indicados e incluir el impuesto del valor agregado:

6.3.    El informe de mantenimiento será recibido digitalmente por correo electrónico (Ffonseca@tra.go.cr), política de cero papel.

6.4.    La factura electrónica deberá ser registrada en el módulo de recepción del bien en Sicop (debe incluir: tipo de servicio, número de contratación administrativa de Sicop, monto ofertado y otros detalles del servicio).

7.         Requisitos técnicos

7.1.       El oferente podrán ser representante, distribuidor o integrador autorizado por la marca “Lutron”. Para demostrar lo anterior, debe presentar la certificación de integrador para el sistema automatizado de Iluminación Quantum Vue o Athena. Se debe contar con los programas y las herramientas del fabricante necesarios para realizar la migración, configuración, mejoras y respaldos respectivos.

7.2.    Presentar dos cartas de referencia mediante las cuales se pueda comprobar una experiencia mínima de cinco años brindando servicios de integración, actualización, instalación, implementación y mantenimiento de sistemas Lutron (las cartas deben contener: Nombre de la entidad, fecha de inicio del contrato, plazo contractual, nombre de la persona de contacto, teléfono y la recepción a satisfacción del servicio.

1.          Administrador del Contrato

El funcionario designado por la Dirección Administrativa como responsable del cumplimiento de las condiciones del contrato será el señor Fredy Fonseca Valerio cédula 0401840001, encargado de Mantenimiento de este Tribunal y será el administrador del contrato durante el plazo que dure su ejecución.

2.        Horario, plazo y lugar de entrega de los servicios:

2.1.     Los servicios deberán iniciar en un plazo no mayor a los 5 días hábiles posteriores a la notificación de la orden de inicio, previa coordinación con el administrador del contrato, al correo, ffonseca@tra.go.cr tel: 2459-2255. En jornada de lunes a viernes de 08:00am a 4:00pm.

2.2.    La prestación de los servicios no significa el recibo conforme de la Institución en cuanto a su calidad y características. Una vez recibidos, el administrador del contrato, verificará que los mismos coincidan con las especificaciones del pliego y las ofrecidas.

3.        Precio y Forma de pago:

3.1.     Los precios serán considerados firmes, definitivos y en plaza.

3.2.    El Tribunal NO se encuentra exento del impuesto al valor agregado IVA por lo tanto deberá el oferente contemplarlo en el precio ofertado.

3.3.    El Tribunal no cancelará rubros que no fueron considerados en el precio ofertado.

3.4.    Por la modalidad del contrato y para efectos comparativos, el oferente deberá cotizar el precio por visita, es decir, el costo que tendrá cada visita de mantenimiento preventivo y el precio por visita de mantenimiento correctivo.

3.5.    Deberá el oferente presentar el desglose detallado del precio ofertado indicando todos los costos asociados al servicio ofertado, de conformidad con lo indicado en el artículo 102 del RLGCP.

3.6.    Una vez en firme el acto de adjudicación deberá el adjudicatario presentar presupuesto detallado del servicio contratado dentro del plazo de 8 días hábiles antes de la notificación del contrato y emisión de la orden de inicio.

3.7.    El contratista deberá presentar la facturación durante el mes en el que se presentaron los servicios.

3.8.    Los precios serán considerados firmes, definitivos y en plaza.

3.9.    El Tribunal NO se encuentra exento del impuesto al valor agregado IVA por lo tanto deberá el oferente contemplarlo en el precio ofertado.

3.10.  El Tribunal no cancelará rubros que no fueron considerados en el precio ofertado.

3.11.    Por la modalidad del contrato y para efectos comparativos, el oferente deberá cotizar en SICOP la totalidad del servicio, incluyendo todos los costos asociados, por lo tanto, el Tribunal no cancelará sumas que no hayan sido consideradas en el precio ofertado.

3.12.  Deberá el oferente presentar el desglose detallado del precio ofertado indicando todos los costos asociados al servicio ofertado, de conformidad con lo indicado en el artículo 102 del RLGCP.

3.13.  Una vez en firme el acto de adjudicación deberá el adjudicatario presentar presupuesto detallado del servicio contratado dentro del plazo de 5 días hábiles antes de la notificación del contrato y emisión de la orden de inicio.

3.14.   El contratista deberá presentar la facturación durante el mes en el que se presentaron los servicios.

3.15.  Estructura del precio

El oferente debe presentar un desglose de la estructura del precio tanto en términos absolutos como porcentuales. Los valores absolutos deberán ser concordantes con la o las monedas con que se presenta el precio de oferta.

En caso de presentarse discrepancias entre la estructura del precio y el presupuesto detallado, prevalecerán los valores absolutos de la estructura del precio, para ello el adjudicatario deberá ajustar el presupuesto a dichos valores.

En los contratos en los que procede la aplicación del reajuste o revisión de precios, de conformidad con lo regulado en los artículos 102, 103, 107, 108 y 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, el oferente deberá aportar la información de los índices oficiales de precios y costos asociados con los costos directos e indirectos de la estructura de precio. Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio de oferta y los valores absolutos de la estructura de precio.

En caso de que no exista un índice oficial para determinado costo directo, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y aportar la documentación pertinente a efectos de que las partes puedan aplicar el método contemplado en los artículos 102, 103, 107, 108 o 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, según corresponda. Sino existe un índice oficial para determinado costo indirecto, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y podrá proponer un índice oficial general de precios para el reajuste o revisión de dicho costo.

Para lo cual deberá seguir y completar el siguiente formato:

*Ejemplos de índices de referencia del Banco Central de Costa Rica:

• Índice de precios al consumidor (IPC)            
• Indicadores de inflación subyacente (IIS)      
• Índice de precios al productor de la manufactura (IPP-MAN)             
• Índice de precios al productor de servicios (IPP-S)    
• Índice de precios de insumos para la construcción (IPi-CTR)             
• Índice de precios de insumos para el transporte público (IPi-TRP)    
• Índice de precios internacionales de materias primas importadas (IP-MPi)  
• Índice de salarios mínimos nominales (ISMN) y reales (ISMR)

Fuente: https://www.bccr.fi.cr/indicadores-economicos/%C3%ADndices-de-precios

3.16.  Presupuesto detallado:

El adjudicatario deberá presentar Presupuesto Detallado del objeto de esta contratación y deberá contener al menos los siguientes elementos, los cuales deberán ser coincidentes con la estructura del precio indicado en el numeral 3.15.:

COSTOS DIRECTOS: Son los costos que involucran lo esencial y lo sustantivo del objeto de la contratación.

Debe considerar como mínimo los recursos de materiales, mano de obra con el detalle de cargas sociales (considerar los porcentajes mínimos de Ley vigentes al momento de presentar la oferta), equipos y maquinaria e identificación de los subcontratos.

COSTOS INDIRECTOS: Son los costos accesorios y necesarios para poder desarrollar lo esencial y sustantivo que persigue la relación contractual, pueden ser muy diversos. Ejemplo los gastos administrativos.

IMPREVISTOS: Son los costos asociados a posibles costos originados en contingencias naturales, económicas y humanas, que quedan bajo la responsabilidad del contratista y que ni fueron previstos dentro de los costos del precio.

UTILIDAD: Es el beneficio que persigue lograr el contratista al celebrar un contrato administrativo que se calcula considerando el tipo de trabajo, el esfuerzo para llevarlo a cabo, el riesgo intrínseco en el negocio, la inversión que el contratista realizará para ejecutarlo.

El adjudicatario debe presentar un desglose del presupuesto detallado del servicio, considerando todos los porcentajes mínimos de Ley vigentes en un plazo no mayor a los 8 días hábiles posteriores a la firmeza del acto de adjudicación. En caso de no presentarse en ese plazo, la Administración declarará insubsistente la adjudicación y procederá conforme a lo establecido en el artículo 52 de la Ley General de Contratación Pública.

El Presupuesto Detallado debe contener como mínimo, los siguientes valores, sin embargo, el adjudicatario podrá adecuarlo de la mejor forma en que se ajuste al desglose del precio ofertado y al objeto contractual del presente pliego:

* No podrá indicar montos en 0.00 (cero), en caso de indicar montos en cero no será considerada la oferta y será descalificada.

3.17.   De la facturación del servicio.

Con fundamento en la Directriz N044-H (Uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas), se solicita a los oferentes presentar sus ofertas en colones, en caso de presentar la en dólares deberá justificar los motivos y presentar las evidencias correspondientes.

4.        Razonabilidad del precio

Se estima esta contratación en un valor aproximado para la línea 1 un valor precio de referencia ¢7,500,000.00 para el mantenimiento preventivo. Para la línea 2 un precio de referencia de ¢41,000.00 por lo cual, se establecen las siguientes bandas de tolerancia para determinar la razonabilidad del precio de las ofertas que se reciban

Estas bandas incluyen el impuesto al valor agregado, por lo tanto, los interesados deberán considerarlo en su oferta.

A efectos de analizar las ofertas, se tendrán por inadmisibles aquellas ofertas que se encuentren fuera de las bandas indicadas, de conformidad con lo establecido en el artículo 44 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

5.        Derechos y prerrogativas del Tribunal

5.1.     Queda a criterio del Tribunal, durante el plazo de estudio de las ofertas, requerir a los participantes la ejecución de las pruebas, explicaciones y aclaraciones que se consideren necesarias.

5.2.    El Tribunal se reserva el derecho de verificar si la información brindada por el oferente se ajusta a la realidad.

5.3.    En la aplicación del principio de eficiencia, el Tribunal pedirá subsanar en cualquier momento los errores materiales o aritméticos que se detecten, de conformidad con lo establecido en los artículo 134 y 135 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

6.        Sobre el reajuste de precios:

El oferente tendrá como medio principal por el cual se garantiza a las partes contratantes el derecho al mantenimiento del equilibrio económico ante las variaciones en los costos directos e indirectos en los contratos de bienes y servicios, realizados al amparo de la Ley General de Contratación Pública, el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y el presente reglamento.

La anterior obligación no excluye la posibilidad de que el Tribunal solicite información adicional atinente al cálculo de los precios contemplados en la oferta cuando ello resulte necesario. Podrá subsanarse la omisión del desglose de la estructura de precios únicamente si ello no genera una ventaja indebida para el oferente que no cumpla.

Para las solicitudes de revisión de precio, se aplicará según lo normado en el Decreto Ejecutivo N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN, que se refiere al Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios, publicado en el Alcance N° 46 de la GACETA N° 64 del 03 de abril de 2025.

7.        Sanciones por atraso o incumplimiento

8.        Documentación adicional

En caso de persona jurídica deberá adjuntar a su oferta certificación de personería vigente donde se demuestre la capacidad de actuar del firmante de la oferta.

Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen. Además, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el(los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial. En caso de que los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas”.

En caso de actuar mediante poder especial, se deben detallar claramente los actos jurídicos específicos para los cuales se faculta al apoderado, con la indicación expresa del número de contratación para la cual se le está otorgando el mandato, conforme lo establecido en el artículo 1256 del Código Civil.

No se admitirán documentos denominados “Poder Especial” cuando en estos se otorguen facultades propias de poderes generales o generalísimos, dado que el tipo de poder no lo define el título o denominación que se le asigne al documento, sino las facultades otorgadas en él.

Para acreditar la validez de los poderes que se otorguen con el fin de participar en este procedimiento de contratación pública, la administración verificará, si el poderdante está facultado para otorgar el poder con o sin limitaciones, (por ejemplo en cuanto a suma o facultades) o si para su otorgamiento se requiere la firma conjunta de dos o más mandantes y las especificaciones propias de cada mandato conforme la normativa vigente.

El oferente deberá encontrarse al día con:

a.   CCSS

b.   INA

c.    IMAS

d.   FODESAF

e.    Tributación Directa

f.     Impuesto a personas jurídicas

g.   Impuestos municipales (deberá aportar comprobante de encontrarse al día con la municipalidad correspondiente).

9.        Garantía de cumplimiento.

Con el fin de garantizar la correcta ejecución del contrato, la administración requiere que el adjudicatario presente una garantía de cumplimiento equivalente al 5% del monto total adjudicado.

10.      Adjudicación

Por la modalidad de este procedimiento se indica que para la partida 2 la administración adjudicará hasta por el total del presupuesto con el que cuenta para el presente periodo presupuestario el cual es por un monto de ¢1,000,000, sin embargo, serán cancelados solamente aquellos servicios que sean efectivamente prestados. Por lo tanto, deberá el oferente presentar el precio de su oferta por el precio unitario por hora de mantenimiento.

Según las estimaciones y presupuesto se contemplan una cantidad aproximada de 10 horas anuales, las cuales serán coordinadas por la encargada de mantenimiento. Sin embargo, se podrán requerir más o menos horas de las indicadas conforme a la necesidad de la institución y el presupuesto así lo permita. El restante del presupuesto para esta partida será utilizado para la compra de repuestos en caso de ser necesario como se describe en el apartado B. Especificaciones Técnicas.

El Tribunal no se encuentra exento del impuesto al valor agregado (IVA) por lo tanto el mismo deberá ser considerado en el precio ofertado.