“CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE PRODUCCIÓN Y LOGÍSTICA PARA FESTEC 2026”

1.        REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD

1. El oferente debe contar con más de 3 años de experiencia en eventos (su coordinación y ejecución), así como contar con el personal idóneo para cada uno de los requerimientos. Para lo cual el oferente debe presentar declaración jurada con el nombre de los eventos, fechas, nombre y contacto del cliente.
2. El oferente deberá presentar al menos 3 cartas o certificaciones emitidas por la empresa o Institución a la cual se le ha brindado el servicio, en los últimos 3 años. Las cartas o certificaciones deben indicar claramente lo siguiente:

• Fechas del evento
• Modalidad del evento (presencial o vía streaming)
• El número de teléfono, correo electrónico y el nombre del contacto en caso de que el ITCR requiera verificar la información consignada.

1.        VISITA AL SITIO

Se les convoca a participar de la visita al sitio para el objeto de esta contratación, los detalles los puede encontrar en el adjunto “Información Visita al Sitio”. La visita se llevará a cabo en el Parqueo del Centro de las Artes en el Campus Central Cartago. La visita no es obligatoria, quienes no asistan a la visita al sitio, no pueden alegar desconocimiento.

1.        ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

PARTIDA 1 LÍNEA 1: STAND UP COMEDY

• Fecha: 23 de octubre de 2026
• Duración total: 45 minutos continuos.
• Estilo: Stand-up Comedy (monólogo cómico en vivo).
• Ubicación: Centro de las Artes, Campus Central, Cartago.
• Horario: de 7:00 pm a 8:00 pm
• Se solicita la contratación de un(a) comediante costarricense profesional, con trayectoria reconocida en el ámbito del entretenimiento nacional, para presentar un espectáculo de stand-up comedy de 1 hora de duración. El oferente debe indicar el nombre del comediante desde la presentación de la oferta e indicar si corresponde a una subcontratación quien debe cumplir con todos los requisitos que se establecen en los art 29 y 49 de la Ley General de Contratación Pública.
• El espectáculo debe cumplir con las siguientes características:
  • Temática: Humor cotidiano, observacional o costumbrista, adaptado al público general y sin contenido ofensivo o discriminatorio, enfocado en personas entre 18 y 30 años.
  • Guion original, previamente trabajado y probado en escenarios similares.
  • No podrá hacerse burla de personas por su físico, etnia, religión, sexo, orientación sexual; no podrá realizarse burla de la Universidad de Costa Rica, Universidad Nacional o ninguna universidad de Costa Rica, pública o privada.
  • No podrán utilizarse comentarios o chistes misóginos ni machistas en el espectáculo.
  • Sí podrá tocarse temas de política nacional, vivencias estudiantiles, idiosincrasia costarricense.
  • Perfil del artista:
    • Comediante de trayectoria profesional comprobada (mínimo 3 años). Para lo cual debe presentar una declaración jurada firmada por el artista.
    • Con capacidad de interacción fluida y respetuosa y acorde con el público, manteniendo ritmo y control escénico.
    • Durante en ejecución contractual se debe facilitar a la Comisión FESTEC, el portafolio o demo audiovisual reciente disponible bajo carpeta para evaluación técnica.

 

PARTIDA 1 LÍNEA 2: PRODUCCIÓN DE CONCIERTO

1. Fecha: 24 de octubre de 2026
2. Lugar del concierto: Parqueo del Centro de las Artes
3. Se requiere la participación de los siguientes artistas:

Artista	Fecha	Hora de presentación	Duración
Fav y Tino	24 de octubre	1:00pm	45 minutos
Sonidero Barrio Fátima	24 de octubre	2:00pm	45 minutos
Canina	24 de octubre	3:00pm	45 minutos
Passiflora	24 de octubre	4:00pm	45 minutos
Lentamente	24 de octubre	5:00pm	45 minutos
In Betwin	24 de octubre	6:00pm	45 minutos
Deeikel	24 de octubre	7:00pm	45 minutos
Shel Dixon	24 de octubre	8:00pm	45 minutos

El oferente debe indicar la modalidad de contratación de las bandas: Inclusión a planilla o subcontratación desde la presentación de la oferta.

 

HABILITACIÓN EXCEPCIONAL DE SUBCONTRATACIÓN COMPARTIDA

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 49 párrafo 3, de la Ley General de Contratación Pública, y el artículo 133 de su Reglamento, la Administración habilita excepcionalmente la posibilidad de que un mismo subcontratista persona física o jurídica sea ofrecido por diferentes oferentes.  Lo anterior fundamentado en la naturaleza personalísima del servicio y la limitación objetiva del mercado.

Para efectos de ejecución contractual, si alguno de los artistas requeridos no puede presentarse, se deberá adjuntar evidencia de las razones que motivan su ausencia para autorizar su sustitución por otra banda o artista.

 

 

 

Especificaciones técnicas, se debe cumplir con igual o superior a lo solicitado:

 

1. Instalación de tarima, techo y backstage

• Debe incluir el personal capacitado para la instalación de las estructuras delimitadas en este documento. Como oferente debe declarar si la póliza de riesgos del trabajo cubre al personal que instala las estructuras temporales; si corresponde a una subcontratación, debe presentar la póliza de riesgos del trabajo correspondiente.

 

1. Tarima y techo:

• Tarima de dimensiones mínimas de 7m x 5m x 1.20m SNPT con respaldo trasero estructurado y forrado con tela adecuada hasta la altura del techo. Deberá contar con un faldón negro para cubrir la parte de inferior de la tarima. Debe tener bases ajustables para mejor nivelación.  
• Techo tipo “ground support”. De mínimo 7m x 5m x 5m con puente central y lona de protección UV y retardante de flama certificada con dos alas o alerones laterales para montaje volado de equipos de amplificación. Dos escaleras de acceso.
• 6 motores de 1 tonelada cada uno para levantamiento y soporte de estructura con su respectivo controlador y cadenas CM.
• Como oferente debe presentar una declaración señalando la condición de los materiales empleados en la tarima, el escenario, la escenografía, los materiales para montaje y de uso de los artistas, incluyendo que deben ser inherentemente retardadores de llama o han sido tratados para que actúen como tales.
• Como oferente debe presentar una declaración jurada señalando el compromiso de que como contratista presentará los siguientes documentos:
  • Los planos constructivos tramitados en la plataforma APC del CFIA y revisados conforme al Decreto Ejecutivo N° 36550-MP-MIVAH-S-MEIC del 28 de abril del 2011 "Reglamento para el Trámite de Revisión de los Planos para la Construcción.
  • La certificación estructural, de la estructura principal y tarima por utilizar, capacidad de medios de egreso y carga de ocupantes, emitida por un profesional en ingeniería civil, ingeniería estructural o en construcción, miembro del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos; así como la memoria de cálculo de los elementos indicados.
  • El certificado de verificación o en su defecto el informe de cumplimiento de las instalaciones eléctricas emitido por los profesionales que se establecen en el Decreto Ejecutivo No. 36979-MEIC del 13 de diciembre del 2011 "Reglamento de Oficialización del Código Eléctrico de Costa Rica para la Seguridad de la Vida y de la Propiedad (RTCR 458:2011)"

 

• Backstage:

Toldo de lona blanca, de 3 paredes, 6 m x 6 m. Capacidad para 15 personas. La fijación de cada uno de los apoyos del toldo debe ofrecer estabilidad y seguridad al suelo mediante estacado, cuerda con nudos o pesas metálicas de 15 a 25 kg. No se pueden utilizar estañones de agua para la sujeción de los toldos.

 

1. Sistema de amplificación de sonido 

El oferente debe especificar la cantidad de parlantes ofrecidos de acuerdo con los siguientes subsistemas, así como las marcas ofertadas. Este sistema estará conformado por:

• Un subsistema elevado de parlantes tipo line array (Top Speaker) de rango completo (Full Range)
• Un subsistema de frecuencias graves y subgraves (subwoofers) de arreglo frontal a nivel de piso
• Un subsistema de frente de fila (front fill), el sistema de escenario (monitores) y sistema de control (FOH).

El oferente debe especificar la cantidad de parlantes y decibeles ofrecidos por lado de acuerdo con los siguientes detalles, así como las marcas ofertadas:

 

Sistema de refuerzo sonoro dirigido al público (PA) tipo line array profesional, con sus respectivos motores de levantamiento y sistema de anclaje acorde al peso y las capacidades del sistema, para una cobertura de aproximadamente 2000 personas al aire libre en zona de parqueo. Arreglo lineal de mínimo 6 parlantes por lado, para un total de 12 cajas de PA instalados a los lados de la tarima principal con cobertura o rango de frecuencias desde los 100Hz a los 20Hz. Cada componente o elemento del arreglo de dicho sistema debe cumplir con las siguientes características mínimas: 

• Tipo de sistema: Line array de 3 vías activo o pasivo. 
• Respuesta en frecuencia (±3 dB): 60 Hz – 18 kHz como margen estándar para definir una respuesta “plana” o aceptable. SPL pico: ≥ 135 dB SPL por caja. 
• Cobertura horizontal: 90° (±6 dB) como caídas laterales máximas toleradas. 
• Sensibilidad: 

Banda de frecuencia	SPL continúo deseado	SPL pico estimado
LF (bajos)	98–102 dB	110–115 dB
MF (medios)	95–100 dB	108–112 dB
HF (agudos)	95–98 dB	105–110 dB

 

1. Extintores:

1. Cuatro (4) extintores de CO2, de 10 Libras, con su respectiva prueba de conductividad. Se verificará la ubicación en sitio
2. Un (1) extintor de polvo químico.
3. Recarga vigente y prueba hidrostática. Como adjudicatario, debe presentar declaración jurada que certifique que cuenta con personal entrenado en el uso.

 

1. Sistema de rango completo (Full Range System, Top speakers) 

El oferente debe especificar la cantidad de parlantes y decibeles ofrecidos por lado de acuerdo con los siguientes detalles, así como las marcas ofertadas:

Sistema de refuerzo sonoro dirigido al público (PA) tipo line array profesional, con sus respectivos motores de levantamiento y sistema de anclaje acorde al peso y las capacidades del sistema, para una cobertura de aproximadamente 2000 personas al aire libre en zona de parqueo. Arreglo lineal de mínimo 6 parlantes por lado, para un total de 12 cajas de PA instalados a los lados de la tarima principal con cobertura o rango de frecuencias desde los 100Hz a los 20Hz. Cada componente o elemento del arreglo de dicho sistema debe cumplir con las siguientes características mínimas: 

• Tipo de sistema: Line array de 3 vías activo o pasivo. 
• Respuesta en frecuencia (±3 dB): 60 Hz – 18 kHz como margen estándar para definir una respuesta “plana” o aceptable. SPL pico: ≥ 135 dB SPL por caja. 
• Cobertura horizontal: 90° (±6 dB) como caídas laterales máximas toleradas. 
• Sensibilidad: 

Banda de frecuencia	SPL continúo deseado	SPL pico estimado
LF (bajos)	98–102 dB	110–115 dB
MF (medios)	95–100 dB	108–112 dB
HF (agudos)	95–98 dB	105–110 dB

1. Sistema de subwoofer (Frecuencias graves y subgraves) 

El oferente debe especificar la cantidad de parlantes y decibeles ofrecidos por lado de acuerdo con los siguientes detalles, así como las marcas ofertadas:

Sistema complementario al line array de refuerzo de frecuencias graves en un rango de 20Hz a 100Hz para eventos masivos al aire libre. El sistema debe estar compuesto por al menos 4 unidades de parlantes con las siguientes características: 

• Respuesta en frecuencia (±3 dB): 30 Hz – 90 Hz como margen estándar para definir una respuesta “plana” o aceptable.: 
• Nivel de presión sonora (SPL) pico: igual o superior a 146 dB SPL medido a 1 metro. 
• Sensibilidad: mínimo 104 dB SPL a 1 W / 1 m. 
• Compatible con sistemas de arreglo lineal de gran escala, con cobertura uniforme de bajas frecuencias hasta 50 metros de distancia en condiciones abiertas. 
• Capaz de integrarse en arreglos cardioides o en arco, para control direccional de bajas frecuencias.

 

1. Sistema de monitoreo (Stage Monitor Sys) 

El oferente debe especificar la cantidad de parlantes y decibeles ofrecidos de acuerdo con los siguientes detalles, así como las marcas ofertadas:

6 parlantes para configuración como monitores de piso de mínimo dos vías con cobertura nominal de 90° horizontal x 45° vertical, con sensibilidad entre los 100dB SPL (LF) y 110dB (HF) con SPL máximo aproximado a 135dB pico.  Capacidad de dar al menos 6 señales de monitoreo tipo “in-ear” con las cajas inalámbricas correspondientes.

 

1. Backline

El oferente debe especificar las medidas de los instrumentos y en los amplificadores los decibeles ofrecidos de acuerdo con los siguientes detalles, así como las marcas ofertadas:

• Una (1) Batería Tama Star Classic Bubinga Birch o similar (Kick 22x18, Tom 10”12”, Floor tom 16 “, Snare Ludwig 14x6,5“ 4 cymbal stand, 1 pearl pedal, Un (1) drum throne, Un (1) hihat stand, Un (1) snare stand y Un (1) Con alfombra y pedal Pearl.
• Un (1) amplificador de bajo Ampeg svt 3 pro gabinete 4x10 ampeg o similar
• Dos (2) amplificadores de guitarra eléctrica o similar Fender Twin Reverb o similar
• Dos (2) Stand para teclado
• Una (1) Mesa de DJ booth

 

El backline anteriormente detallado es mínimo, en caso de que alguna banda requiera de un instrumento adicional, debe ser proporcionada por el mismo artista para efectos de ejecución contractual.

 

• Sistema de control y mezcla principal en frente del escenario (FOH) 

El oferente debe especificar las marcas ofertadas de acuerdo con el siguiente detalle:

1. Una consola digital de mezcla con capacidad de controla mínimo 32 canales: 28 mono y mínimo 4 canales estéreo. Capacidad 24 buses de mezcla (entre auxiliares, grupos y matrices), capacidad de almacenar escenas, ecualizadores gráficos, procesadores digitales internos, compresores por canal de entrada y salida, controles de ganancia, capacidad de control desde escenario para mezcla de monitores y fuente de poder redundante. Capacidad de comunicación entre zona de control y escenario (sistema talkback) 

 

• Sistema de captura de sonido, microfonía y cables 

El oferente debe especificar las marcas ofertadas de acuerdo con el siguiente detalle:

1. Microfonía y cajas directas para la captura de fuentes sonoras acústicas y electrónicas como voces e instrumentos acústicos y electrónicos. Estos equipos deben contar con sus respectivos pedestales o soportes, así como todos los cables XLR y TS necesario para las conexiones. Se requiere un kit de microfonía para batería, al menos 16 micrófonos para percusión e instrumentos y 8 para voces de gamas altas o profesionales como Beta 91 Beta 52, SM58, KSM137, Senheisser 421, SM57, Senheisser 206, SM81, Beyer 202. Para instrumentos electrónicos o electroacústicos 16 cajas directas pasivas y al menos 6 micrófonos inalámbricos de alta gama con características similares o iguales al Shure ULX 

 

1. Iluminación:

El oferente debe especificar las marcas, tipo y cantidad ofertado de acuerdo con el siguiente detalle:

• Consola de iluminación profesional 
• Técnicos de programación y operación 
• Mínimo 6 luminarias cabeza móvil BEAM automatizadas control vía DMX 512, con rueda de globos de cristal, rueda de colores y efectos, con su respectivo cableado de la luminaria a la fuente de energía y de las luminarias a la fuente de señal RS 485.
• Mínimo 8 luminarias cabeza móvil tipo Wash automatizadas control vía DMX 512, RGBW colores y efectos, con su respectivo cableado de la luminaria a la fuente de energía y de las luminarias a la fuente de señal RS 485.
• Mínimo 2 blinders de al menos 3 focos primarios de luz, 600 watts, DMX 512.
• Una (1) consola de iluminación con mínimo 2 universos con conector XLR 3 pines, con control por SMPTE. Indicar si se alimenta con un voltaje a 110 o 220 V
• Una (1) máquina de neblina.
• Cables y accesorios que se ajusten al funcionamiento del equipo anteriormente mencionado.
• En caso de emergencia la iluminación debe quedar disponible por medio del funcionamiento de la planta.

 

1. Logística Técnica para sonido e iluminación:

El oferente debe indicar que cuenta con el personal requerido de acuerdo con el siguiente detalle:

• Un (1) técnico de Sonido
• Un (1) técnico de monitores
• Un (1) técnico de iluminación
• Un (1) técnico de escenario

 

1. Otros Requisitos técnicos mínimos 

Marcas de referencia o calidad mínima (ej: JBL, L-Acoustics, d&b, Yamaha, Midas, etc.)

• Distribuidor de carga

Como oferente debe presentar una declaración jurada señalando el compromiso de que como adjudicatario debe presentar los siguientes requisitos:

• El contratista debe configurar, suministrar e instalar los tableros eléctricos necesarios para llevar la carga eléctrica de los equipos de audio, video e iluminación a instalar.
• Cada sistema de audio, video e iluminación deben contar con tableros eléctricos independientes de los edificios del TEC. Estos deben estar alimentados desde el generador que el contratista debe suministrar.
• Todos los tableros deben contar con sus protecciones principales y protecciones ramales su barra de neutros y barra de puesta a tierra para garantizar seguridad en el sistema.
• El o los tableros del sistema de audio debe contar con un sistema de puesta a tierra aislado y exclusivo para garantizar que no existan descargas y ruido eléctrico en la señal de sonido.
• Todos los interruptores ramales de 15 y 20 amperios que alimenten cargas que están expuestas a la intemperie deben ser tipo GFCI.
• Se debe incluir dentro de la oferta un generador eléctrico de mínimo 100 kW, con un voltaje de operación según la necesidad de los equipos de audio, video e iluminación que se vayan a instalar para alimentar los tableros de iluminación, audio y video.
• Se debe suministrar el combustible del generador para que permita un funcionamiento a carga plena de al menos 12 horas continuas por cada día de concierto (24 horas).
• Todo el cableado debe estar protegido contra daño físico tal y como lo indica la sección 525.6 del Código Eléctrico vigente en español NFPA 70 2020.
• Se debe suministrar e instalar un sistema de puesta a tierra para el generador compuesto de al menos dos varillas.
• Toda la tarima debe estar conectada al sistema de puesta a tierra.
• Todas las extensiones deben estar en buen estado, listados y certificados para uso en lugares mojados y deben ser resistentes a la luz solar.
• Todas las conexiones deben ser realizadas por medios permitidos por Código Eléctrico vigente en español NFPA 70 2020.
• Todo el sistema eléctrico debe cumplir con todas las secciones (Protección de los equipos eléctricos, acometidas, métodos de alambrado, puesta a tierra y unión de los equipos) del artículo 525 del Código eléctrico vigente en español NFPA 70 2020, se debe presentar una declaración jurada de un ingeniero eléctrico o electromecánico debidamente incorporado y habilitado para ejercer en el CFIA, que indique que el sistema es seguro para ser utilizado.
• Para cumplir con la “Autorización Sanitaria para Eventos Temporales de Concentración Masiva de Personas”, emitida por el Ministerio de Salud, si la estructura requiere de instalación eléctrica, como contratista se debe presentar un certificado de verificación o en su defecto el informe de cumplimiento de las instalaciones eléctricas emitido por los profesionales que se establecen en el Decreto Ejecutivo No. 36979-MEIC del 13 de diciembre del 2011 “Reglamento de Oficialización del Código Eléctrico de Costa Rica para la Seguridad de la Vida y de la Propiedad (RTCR458:2011)”, que garantice que la instalación eléctrica es segura.
• Como contratista debe contar con un técnico electricista autorizado presente durante todo el evento para atender cualquier incidente que ocurra en el sistema eléctrico.

 

El ITCR proveerá una conexión limitada al sistema de suministro de electricidad. Este consistirá en un punto de conexión para ensamblaje y desarmado de las estructuras temporales. El contratista deberá tomar las previsiones necesarias para contar con el sistema de suministro eléctrico para las actividades que se desarrollarán en la tarima (tanto corriente alterna como corriente directa) y que estén relacionadas con la presentación del espectáculo. El contratista no podrá utilizar la conexión suministrada por el ITCR para las presentaciones en el escenario.

Se requiere solicitar evidencia o declaración jurada que la condición de los materiales empleados en el escenario, la escenografía, los materiales para montaje y de uso de los artistas, son inherentemente retardadores de llama o han sido tratados para que actúen como tales.

 

• Transporte y Personal

1. Se debe incluir el montaje y desmontaje de todos los equipos contratados. El montaje se realizará un día antes de iniciar los conciertos y el desmontaje una vez finalizado el último concierto; salvo indicación expresa de la comisión organizadora.
2. Todo el staff debe estar debidamente identificado y uniformado durante la instalación y el evento.
3. Todo el personal que labore en el evento debe contar con el seguro de riesgos del trabajo. En los casos donde exista subcontratos, cada patrono (el subcontratista) debe tener su póliza de riesgo de trabajo para su personal.

 

• Seguridad

1. Horario: 11:00 a.m. a 9:30 p.m.
2. Cobertura: La asignación de los espacios a cubrir será definido por la coordinación de USEVI
3. El oferente debe indicar en su oferta la empresa a cargo de brindar el servicio de seguridad, el cual debe encontrarse debidamente inscrito y habilitado ante la Dirección de Servicios de Seguridad Privados del Ministerio de Seguridad Pública para prestar servicios de seguridad en eventos masivos. Dicha empresa debe estar reportado como subcontratista y cumplir con todos los requisitos que establece la Ley General de Contratación Pública para tal fin. En caso de indicar que el personal de seguridad pertenece a su planilla (que no se trata de una subcontratación) es el oferente el que debe contar con dicha inscripción ante el Ministerio.
4. En ejecución contractual (como contratista) debe enviar con al menos 2 días hábiles de anticipación al evento, el listado y calidades de los oficiales para que se USEVI verifique que realmente son parte de la empresa de seguridad y que cuentan con la inscripción y habilitación ante la Dirección de Servicios de Seguridad Privados del Ministerio de Seguridad Pública para prestar servicios de seguridad en eventos masivos
5. Contratación de 25 agentes de seguridad, los cuales no deben asistir con perros ni armas de fuego, según lo establece el Artículo 85 del manual de tramitación para la aprobación de los planes de seguridad los eventos temporales con asistencia masiva de personas del Ministerio de Seguridad Pública. Los mismos deben cumplir con los artículos 82 y 83 del manual de tramitación para la aprobación de los planes de seguridad los eventos temporales con asistencia masiva de personas del Ministerio de Seguridad Pública. En ejecución contractual se verificará el cumplimiento de la presente cláusula mediante la presentación una certificación que indique la idoneidad como agentes de seguridad privada emitida por el Ministerio de Seguridad Pública.
6. La empresa contratada para brindar el servicio de seguridad debe cumplir con:

• Brindar el servicio de seguridad privada para el concierto, de conformidad con la Ley N.° 8395, Ley de Regulación de los Servicios de Seguridad Privados, su Reglamento, el Manual de Tramitación para la Aprobación de los Planes de Seguridad de los Eventos Temporales con Asistencia Masiva de Personas del Ministerio de Seguridad Pública, así como las demás disposiciones y normativa aplicable.
• La empresa debe encontrarse debidamente autorizada, inscrita y vigente ante la Dirección de Servicios de Seguridad Privados del Ministerio de Seguridad Pública, y contar con la autorización correspondiente para prestar servicios de seguridad privada en eventos masivos.
• De conformidad con el Reglamento a la Ley de Servicios de Seguridad Privados y el Manual vigente del Ministerio de Seguridad Pública, la empresa debe contar con la capacidad operativa requerida para prestar servicios de seguridad en eventos masivos y cumplir con las directrices, disposiciones y requerimientos establecidos por las autoridades competentes.
• La empresa debe acreditar ante la Administración desde la presentación de su oferta, su inscripción y autorización vigente, así como el cumplimiento de los requisitos establecidos por el Ministerio de Seguridad Pública para esta modalidad.
• Personal de seguridad: La empresa debe proporcionar veinticinco (25) agentes de seguridad privada, quienes deberán encontrarse debidamente inscritos y habilitados ante la Dirección de Servicios de Seguridad Privados del Ministerio de Seguridad Pública para prestar servicios de seguridad en eventos masivos. Incluido un Supervisor del servicio: responsable del servicio de seguridad, quien deberá permanecer presencialmente en las instalaciones durante todo el período de prestación del servicio. El supervisor será el enlace operativo entre la empresa adjudicataria y la Unidad de Seguridad y Vigilancia.

Debe contar con un medio de comunicación permanente y estar facultado para coordinar la sustitución de personal, la atención de incidentes, la redistribución de agentes y demás situaciones operativas que se presenten durante el evento.

Los veinticinco (25) agentes deberán encontrarse efectivamente disponibles y asignados al evento durante todo el período establecido para la prestación del servicio.

Todos los agentes deberán portar durante la prestación del servicio el uniforme, distintivos e identificación correspondientes, de conformidad con la normativa vigente.

Previo al inicio de la prestación del servicio, la empresa adjudicataria deberá presentar un listado nominal de los veinticinco (25) agentes asignados al evento, indicando como mínimo:

1. Nombre completo.
2. Número de identificación.
3. Número de inscripción o acreditación ante la Dirección de Servicios de Seguridad Privados del Ministerio de Seguridad Pública.

Asimismo, deberá presentar la documentación que permita acreditar la vigencia de la inscripción y habilitación de los agentes asignados, conforme a los requisitos establecidos por el Ministerio de Seguridad Pública.

En caso de que alguno de los agentes deba ser sustituido, la empresa deberá comunicarlo previamente a la Administración. El sustituto deberá cumplir con los mismos requisitos de inscripción y habilitación exigidos para el personal originalmente designado.

 

• Prohibición de armas de fuego y perros: De conformidad con la normativa aplicable a los servicios de seguridad privada en eventos masivos, durante la prestación del servicio correspondiente al concierto queda expresamente prohibido que los agentes asignados al evento porten o utilicen armas de fuego. Asimismo, durante la prestación del servicio contratado queda prohibida la utilización de perros para labores de custodia de personas o bienes.

Tanto el contratista como la empresa de seguridad deben garantizar el cumplimiento de estas condiciones durante toda la prestación del servicio.

Para efectos de esta contratación, no se requerirá la presentación de copias de permisos de portación de armas de fuego de los agentes asignados al evento, debido a que el servicio deberá ejecutarse sin armas de fuego.

Tanto el contratista como la empresa de seguridad deben presentar una declaración formal suscrita por su representante legal, mediante la cual se comprometa a garantizar que los agentes asignados al concierto no portarán ni utilizarán armas de fuego y que no se utilizarán perros para labores de custodia de personas o bienes durante la prestación del servicio.

 

• Detectores de metales y filtros de seguridad: La empresa de seguridad deberá proporcionar, trasladar, instalar, operar y mantener durante todo el período requerido para el ingreso del público los detectores de metales necesarios para la implementación de los filtros de seguridad en los accesos al concierto.

Los detectores de metales deberán ser de marca Garrett o similar, entendiéndose como equipo similar aquel que presente características técnicas, funcionales y de desempeño iguales o superiores al equipo de referencia.

Como mínimo, los detectores deberán:

1. Ser equipos de uso profesional para controles de seguridad.
2. Permitir la detección efectiva de objetos metálicos.
3. Contar con indicación de detección mediante señal sonora y/o visual.
4. Contar con sensibilidad suficiente y ajustable para su utilización en filtros de seguridad de eventos con asistencia masiva.
5. Ser aptos para operación continua durante el período requerido.
6. Encontrarse en perfecto estado de funcionamiento.
7. Contar con las baterías, cargadores, accesorios y demás elementos necesarios para su operación.

La cantidad de detectores deberá ser suficiente para atender adecuadamente los accesos definidos para el evento y garantizar un flujo seguro y ordenado de ingreso de las personas, de acuerdo con el aforo, la cantidad de accesos y el Plan Operativo de Seguridad.

La empresa deberá garantizar que los detectores se encuentren disponibles y operativos desde el inicio del proceso de ingreso del público y durante todo el período en que sean requeridos.

La Administración podrá verificar, previo y durante el evento, el funcionamiento y las características de los equipos suministrados.

En caso de que el equipo ofrecido como “similar” no cumpla con las características técnicas requeridas, la empresa deberá sustituirlo por otro que cumpla con las condiciones establecidas, sin costo adicional para el Tecnológico de Costa Rica.

En los filtros de seguridad, los agentes deberán actuar de conformidad con la normativa vigente. No podrán realizar palpaciones, cateos ni requisas físicas sobre las personas. Las revisiones deberán realizarse mediante detectores de metales u otros medios permitidos por el ordenamiento jurídico.

 

• Equipo de comunicación y equipo auxiliar: La empresa de seguridad debe proporcionar a los agentes contratados el equipo de comunicación y equipo auxiliar necesario para garantizar la correcta prestación del servicio. Como mínimo deberá disponer de:

1. Radios de comunicación suficientes para la coordinación entre los agentes y el supervisor.
2. Baterías de respaldo y cargadores.
3. Detectores de metales conforme a lo indicado en este cartel.
4. Los demás equipos que sean necesarios y hayan sido incluidos en el Plan Operativo de Seguridad.

Todo equipo deberá encontrarse en adecuado estado de funcionamiento durante la totalidad del servicio.

 

• Coordinación previa: La empresa de seguridad debe elaborar y presentar el Plan Operativo de Seguridad requerido para el evento, de conformidad con el Reglamento a la Ley de Servicios de Seguridad Privados, el Manual vigente del Ministerio de Seguridad Pública y demás normativa aplicable. El Plan Operativo de Seguridad deberá contemplar, como mínimo:

1. Las acciones de seguridad preventiva antes, durante y después del evento.
2. Los mecanismos de control de espectadores.
3. La ubicación y funcionamiento de los filtros de seguridad.
4. Los controles de acceso y salida.
5. Los recorridos de los agentes.
6. La distribución y funciones del personal de seguridad.
7. La ubicación de los veinticinco (25) agentes mediante un croquis del lugar.
8. Los procedimientos de actuación ante situaciones de peligro, emergencia o alteración del orden.
9. La relación entre la cantidad de agentes y el aforo del evento.
10. El equipo de seguridad y comunicación que será utilizado.
11. La seguridad perimetral.
12. Los accesos, salidas y salidas de emergencia.
13. Las zonas de seguridad y áreas restringidas.
14. Las rutas y procedimientos de evacuación.
15. Los mecanismos de comunicación y coordinación.
16. Las medidas para prevenir el ingreso de objetos que puedan representar un riesgo para las personas.

Una vez adjudicada la contratación, tanto el contratista como la empresa de seguridad deben participar obligatoriamente en una reunión de coordinación con representantes de la VIESA, la Comisión FESTEC y las instancias técnicas respectivas del Tecnológico de Costa Rica, así como con las demás instituciones o autoridades que la Administración considere necesario incorporar. En dicha reunión se coordinarán, entre otros aspectos:

1. El Plan Operativo de Seguridad.
2. La distribución y ubicación de los veinticinco (25) agentes.
3. La ubicación y cantidad de filtros de seguridad.
4. La ubicación y operación de los detectores de metales.
5. Los accesos y salidas.
6. Las rutas de evacuación.
7. Los mecanismos de comunicación y atención de emergencias.
8. Las medidas de seguridad para el control de ingreso de personas y objetos.
9. La coordinación con las autoridades competentes.
10. Lo referente a la conexión eléctrica y el abastecimiento de agua requeridos para este evento.

La empresa de seguridad y el contratista deben acatar las disposiciones, directrices y requerimientos establecidos por el Ministerio de Seguridad Pública y demás autoridades competentes para la aprobación y ejecución del Plan de Seguridad del evento.

 

Verificación durante la ejecución contractual: La Administración podrá verificar en cualquier momento, antes y durante el desarrollo del evento, el cumplimiento de las condiciones establecidas en este pliego. En particular, podrá verificar:

1. La presencia efectiva de los veinticinco (25) agentes.
2. La identidad, inscripción y habilitación de los agentes asignados.
3. La presencia del supervisor.
4. El funcionamiento de los detectores de metales.
5. La disponibilidad y funcionamiento del equipo de comunicación.
6. El cumplimiento de la prohibición de armas de fuego y perros durante la prestación del servicio.
7. La correspondencia entre la distribución real de los agentes y el Plan Operativo de Seguridad.
8. El cumplimiento de las instrucciones emitidas por la Administración y las autoridades competentes.

El incumplimiento de las condiciones establecidas en este apartado estará sujeto a la aplicación de las medidas y consecuencias contractuales que correspondan, de conformidad con el ordenamiento jurídico y las condiciones del pliego.

 

1. Cabinas Sanitarias

Atendiendo lo establecido por el Código de Instalaciones Hidráulicas y Sanitarias en Edificaciones (Edición 2017) por Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos, se utilizará el número de piezas sanitarias establecidas en el Artículo 5.1.5-3., debido a la naturaleza del evento. Las mismas no podrán fijarse o afectar la infraestructura del espacio donde serán ubicadas.

Para una capacidad de 2000 personas, en el cual se esperan 1000 mujeres y 1000 hombres, la comparativa de servicios sanitarios necesarios y ya disponibles es de:

Género	Inodoros
Hombre	5
Mujer	8
Ley N.° 7600	3

Tal como fue solicitado, se contará con un total de trece (13) cabinas sanitarias y tres (3) cabinas más que deben cumplir con los requisitos de accesibilidad establecidos en la Ley N.° 7600. 

El oferente debe considerar dos (2) personas para la limpieza y abastecimiento de papel higiénico y una (1) persona de mantenimiento quien mantendrá las cabinas y sus lavatorios en correcto funcionamiento. La limpieza se realizará cada hora. Además, el oferente deberá encargarse del correcto manejo de los residuos al final de la jornada. 

En relación con los servicios sanitarios para la actividad, se requiere la instalación de 4 a 6 lavatorios, cantidad que deberá confirmarse directamente con el Departamento de Administración de Mantenimiento (DAM), los mismos deberán ser provistos por el oferente. No obstante, se deja constancia de que el Instituto Tecnológico de Costa Rica (TEC) será el responsable de suministrar el agua necesaria para el funcionamiento de dichos lavatorios durante el evento. El oferente velará por que se mantengan las condiciones adecuadas de higiene y servicio en estos lavatorios para las personas participantes.

Se requiere copia del contrato con la empresa que brindará el servicio con indicación del número del permiso sanitario de funcionamiento, la cantidad de cabañas y el plan de limpieza y mantenimiento de estas, que garantice la accesibilidad al público a instalaciones sanitarias (acorde a la cantidad de personas que asistirán al evento).

Cabe destacar que, una vez adjudicada la contratación, se debe establecer una reunión entre la empresa, la VIESA, Comisión FESTEC, además de las instancias técnicas respectivas del Tecnológico de Costa Rica, para coordinar las actividades y lo referente a la conexión eléctrica y el abastecimiento de agua requeridos para este evento.

 

2.        GARANTÍA DE LOS SERVICIOS

El contratista debe considerar la sustitución de cualquier equipo, cableado o repuestos en caso de fallas o daños para asegurar en todo momento la ejecución contractual.  

 

3.        SUSPENSIÓN POR FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO

La suspensión del evento por eventos de fuerza mayor o caso fortuito no será responsabilidad directa de la Administración. De ser el caso la Administración solo indemnizará al contratista por los gastos comprobados y razonables en los que haya incurrido hasta la fecha de la suspensión, y el procedimiento de reclamo según lo establece la LGCP.

 

4.        ADJUDICACIÓN

1. El Instituto procederá a adjudicar la presente Contratación, en el doble del plazo para recibir ofertas, incluyendo en ese cálculo todas las prórrogas que se hubieren dado. Este plazo podrá prorrogarse por un período igual al plazo de recepción de ofertas y por una sola vez, siempre y cuando se acrediten razones de interés público para tomar esa decisión, todo según lo estipulado en el artículo 140 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
2. El ITCR podrá hacer adjudicación parcial de la partida de acuerdo con el monto reservado para cada partida, lo anterior, en caso de que los precios de las ofertas sobrepasen el monto presupuestado y la naturaleza del bien o servicio lo Por lo anterior, el oferente debe indicar los precios unitarios de cada uno de los componentes o etapas del servicio según corresponda. De conformidad con el artículo 104 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

 

5.    PRECIOS

Los precios cotizados serán firmes, definitivos y en plaza (Nacionalizados). Lo anterior, sin perjuicio de la aplicación de los mecanismos de revisión de precios vigentes, o que se indiquen, en lo que se refiere únicamente a cotizaciones en colones.

El precio debe indicar su estructura (mano de obra, insumos, gastos administrativo y utilidad), de conformidad con la naturaleza del servicio.

 

6.    SUBCONTRATACIÓN

El oferente debe indicar en su oferta si habrá uso o no de la figura del subcontratista. Si existe en la oferta subcontratistas debe considerar:

1. El porcentaje de subcontratación permitido en la presente contratación será de hasta un máximo de 50% al amparo de lo establecido en el artículo 49 de la LGCP y el artículo 133 del RLGCP.
2. Listado de los subcontratistas con los nombres de todas las personas físicas y jurídicas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en las prestaciones a realizar y se aportará una certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas. (listado y adjunta)
3. Para verificar la información en el inciso b), el oferente debe completar la siguiente tabla:

Nombre del subcontratista (persona física o jurídica)	Cédula física o jurídica del subcontratista	Porcentaje de subcontratación	Área de subcontratación

 

1. De conformidad con los artículos 14 inciso g) de la LGCP, 122 del RLGCP los subcontratistas deben encontrarse inscritos, activos y al día con las obligaciones obrero-patronales y de seguridad social, así como de los impuestos nacionales. Es responsabilidad del oferente verificar las obligaciones de las calidades de los subcontratistas incorporados en su oferta.
2. Todo oferente y subcontratista debe cumplir con la declaración jurada de conformidad al artículo 29 LGCP, de no constar en el expediente electrónico previo a la presentación de la oferta será excluida del procedimiento. 
3. HABILITACIÓN EXCEPCIONAL DE SUBCONTRATACIÓN COMPARTIDA: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 49 párrafo 3, de la Ley General de Contratación Pública, y el artículo 133 de su Reglamento, la Administración habilita excepcionalmente la posibilidad de que un mismo subcontratista persona física o jurídica sea ofrecido por diferentes oferentes.  Lo anterior fundamentado en la naturaleza personalísima del servicio y la limitación objetiva del mercado relacionada con los artistas o bandas musicales.

 

7.     AUTORIZACIÓN SANITARIA PARA EVENTOS TEMPORALES DE CONCENTRACIÓN MASIVA DE PERSONAS

Se requiere realizar el trámite de Autorizaciones Sanitarias para Eventos Temporales de Concentración Masiva de Personas ante el Ministerio de Salud para la ejecución de los eventos.

La autorización será gestionada por la Rectoría con el fin de llevar a cabo el FESTEC 2026 en el Campus Tecnológico Central, Cartago.

Para estos efectos, la Administración solicitará al contratista los documentos pertinentes para cada gestión, por lo que este deberá aportar las certificaciones requeridas, las cuales deberán estar debidamente autorizadas antes de la fecha del evento y ser presentadas ante el Departamento de Aprovisionamiento y la Comisión FESTEC.

 

Es entendido que el contratista es responsable, durante la ejecución del contrato, de suministrar de forma completa y oportuna toda la documentación que requiera el Ministerio de Salud para la obtención de la autorización, así como para la correcta ejecución contractual.

Asimismo, se establece que, en caso de que por falta de diligencia, omisión o atraso en la presentación de los documentos no se obtenga a tiempo la “Autorización Sanitaria para Eventos Temporales de Concentración Masiva de Personas” emitida por el Ministerio de Salud —lo que impediría la realización del evento—, el contratista quedará sujeto a la aplicación de sanciones, incluyendo eventuales inhabilitaciones para contratar con la Administración.

 

8.    PÓLIZA

Como adjudicatario se debe presentar una póliza de responsabilidad civil que cubra los servicios de la presente contratación, ante riesgos como desastres naturales (inundaciones, derrumbes u otros), o bien ocasionado por el ser humano (incendios u otros) debe mantener vigente durante todo el plazo contratado. Así mismo la póliza de responsabilidad civil debe cubrir lesión o muerte de personas, y daños a la propiedad de terceros.

Dichas pólizas deben corresponder propiamente a este proyecto y serán revisadas por el administrador de contrato quien verificará su vigencia, monto de acuerdo con lo adjudicado y planilla, esto con el fin de brindar el correspondiente V°B° al pago de facturas.

 

9.    CRITERIOS Y SISTEMA DE EVALUACIÓN

Solo se considera para efectos de evaluación aquellas ofertas que cumplan con los requerimientos solicitados en el pliego de condiciones. El factor por considerar para la adjudicación será el precio ofertado.

Criterios de desempate:

En caso de empate: En caso de que existan dos o más ofertas que presenten igual precio, los criterios para el desempate se aplicarán de acuerdo con la siguiente jerarquía:

La oferta que haya acreditado inicialmente con la oferta su condición de PYME, según ley 8262, obtendrá puntuación adicional según su sector, de conformidad con el artículo 97 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública:

1. a) PYME de industria 5 puntos.
2. b) PYME de servicio o agropecuaria 5 puntos.
3. c) PYME de comercio 2 puntos.

La empresa con mayor cantidad de años de experiencia demostrada por medio de las certificaciones solicitadas en los requisitos de admisibilidad, y será evaluado por el ente técnico)

De persistir la igualdad del ITCR convocará por correo electrónico con dos días hábiles de antelación a la fecha en que se resolverá el desempate a los representantes legales de los oferentes que se encuentren en esa situación, la participación será únicamente virtual, por medio de la plataforma Zoom, cuyo ID y enlace será remitido en la convocatoria. Este proceso será dirigido por la persona encargada del procedimiento de contratación, según se indica en artículo 97, del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública. El encargado (a) realizará un sorteo a nombre de cada oferente y tomará al azar un papel donde en uno de ellos se detallará la palabra “adjudicatario”, el resto estarán en blanco; el oferente que tenga el papel con la palabra antes indicada será el adjudicatario. La no asistencia de una de las partes no impedirá la realización de la rifa. De lo actuado se levantará un acta que se incorporará al expediente digital, además se incorporará la grabación de la reunión.

10.  GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

Como requisito para la formalización de la contratación, el adjudicatario debe depositar a través del Sistema digital unificado, en un plazo de tres días hábiles siguientes a la firmeza de la adjudicación, la garantía de cumplimiento correspondiente a un 5% del monto adjudicado según el plazo indicado en el pliego de condiciones.

Nota: Artículo 44 (LGCP) Garantía de cumplimiento. Será facultativa la obligación de exigir garantía de cumplimiento para aquellas contrataciones efectuadas con Pymes derivadas del procedimiento de licitación menor que no alcancen el diez por ciento del umbral de este para obras, bienes y servicios, según el umbral de la institución que promueva la licitación.

 

11.  FORMALIZACIÓN

El ITCR y el adjudicatario formalizarán el presente contrato a través del Sistema Digital Unificado. Será remitido una vez se cuente con los requisitos para el perfeccionamiento del contrato (garantía de cumplimiento y presupuesto detallado). El adjudicatario debe firmar a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes a la remisión del contrato, de conformidad con el RLGCP.

El contrato no podrá ser ejecutado si no se cuenta con la Autorización Sanitaria para Eventos Temporales de Concentración Masiva de Personas del Ministerio de Salud o con sus requisitos emitidos antes de la fecha de inicio del servicio.

Como contratista debe presentar debe presentar los siguientes documentos y requisitos necesarios para la obtención de la Autorización Sanitaria para Eventos Temporales de Concentración Masiva de Personas y la ejecución contractual:

• Los planos constructivos tramitados en la plataforma APC del CFIA y revisados conforme al Decreto Ejecutivo N° 36550-MP-MIVAH-S-MEIC del 28 de abril del 2011 "Reglamento para el Trámite de Revisión de los Planos para la Construcción.
• La certificación estructural, de la estructura principal y tarima a por utilizar, capacidad de medios de egreso y carga de ocupantes, emitida por un profesional en ingeniería civil, ingeniería estructural o en construcción, miembro del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos. Para todos los elementos la certificación debe incluir la memoria de cálculo.

Sobre la certificación estructural debe indicarse lo siguiente:

• Dimensiones del toldo, tarima, techo, escaleras
• Indicar la carga de diseño

Sobre la capacidad de los medios de egreso debe indicar:

• Distancia mínima de separación
• Ancho mínimo de acuerdo con NFPA101

Sobre la carga de ocupantes debe indicar:

• El factor de ocupación según NFPA 101

• El certificado de verificación o en su defecto el informe de cumplimiento de las instalaciones eléctricas emitido por los profesionales que se establecen en el Decreto Ejecutivo No. 36979-MEIC del 13 de diciembre del 2011 "Reglamento de Oficialización del Código Eléctrico de Costa Rica para la Seguridad de la Vida y de la Propiedad (RTCR 458:2011)".

Cuando por causa del contratista no estén aprobados o listos antes de la fecha requerida y esto impida la realización del FESTEC 2026, la Administración no gestionará pagos por indemnización y podrá iniciar procesos sancionatorios correspondientes.

 

12.  FORMA DE PAGO

El ITCR no realiza pagos por adelantado. La totalidad del pago se efectuará a 30 días naturales posterior al recibido a satisfacción a cargo del Administrador del Contrato. Para ello, el contratista debe enviar la factura a la dirección de correo electrónico pagostecapro@itcr.ac.cr . Debe solicitar al administrador del contrato el visto bueno, para así proceder con el pago correspondiente.

 

13.  SOBRE EL PERSONAL DEL CONTRATISTA

Es un deber ineludible del contratista cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento del contrato respectivo. El ITCR se reserva la potestad de verificar el cumplimiento de dichas disposiciones en cualquier momento. Así mismo, esta cláusula será considerada contenido esencial del contrato, y cualquier falta a la misma implicará incumplimiento contractual, en cuyo caso, podrá el ITCR dar por terminado el contrato, según lo dispuesto por las normas que regulan la materia. Cualquier negociación entre el contratista y sus subcontratistas es responsabilidad de la empresa productora y no del ITCR.

El contratista debe contar con el personal idóneo y necesario para cumplir con el servicio. Dicho personal será contratado por el contratista siendo responsable tanto de su comportamiento, como de proveerlo de herramientas u otros accesorios que le permitan desarrollar sus funciones eficientemente.

El comportamiento de los empleados debe ser de respeto, responsabilidad y de acato a las normas de convivencia social. En caso de detectar irrespetos de parte de cualquier trabajador para con los funcionarios o estudiantes, o cualquier otra actuación alejada de los principios y valores de la comunidad universitaria, el Administrador del Contrato podrá solicitar de manera fundamentada la sustitución de dicho trabajador.

El personal removido por falta grave, por efecto de solicitud fundamentada del ITCR, no podrá ser reinstalado por el contratista para atender el servicio contratado en el campus universitario. En estos casos de remoción de personal, el contratista asume las responsabilidades laborales correspondientes. Si el contratista mantiene al trabajador en el servicio contratado o lo reinstala, el ITCR se reserva la potestad de iniciar un procedimiento de resolución contractual, o de aplicar lo que corresponda en sanciones económicas.

El personal asignado por el contratista no puede ingresar a las instalaciones del ITCR bajo los efectos de bebidas alcohólicas o cualquier otra sustancia análoga.

 

14.  NORMATIVA INTERNA

1. El contratista debe velar que se cumplan los lineamientos ambientales definidos por el Tecnológico de Costa Rica incluyendo el Reglamento para la Restricción y Sustitución del Plástico de un solo uso en el Instituto Tecnológico de Costa Rica. No se permite material de un solo uso ni de estereofón, únicamente material biodegradable.

 

15.  ADMINISTRACIÓN CONTRACTUAL

La Administración contractual es responsabilidad de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos o a quien este designe, para ello, el contratista se compromete a aceptar lo controles que se establezcan, así como las demás gestiones que se realicen para esta finalidad.

La Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos, como administrador del contrato, debe comunicar al Departamento de Aprovisionamiento aquellos aspectos que no se estén cumpliendo conforme a los términos pactados, para que inicie los procedimientos que correspondan.

 

16.  CONTROLES DE CALIDAD

El Administrador de Contrato se reservará el derecho de evaluar el nivel de satisfacción de la calidad del servicio brindado, bajo los siguientes parámetros:

• Reuniones periódicas con el equipo organizador, se debe entregar minuta de los acuerdos tomados, observaciones a mejorar y compromisos adquiridos.
• Reuniones con los entes técnicos, se debe entregar minuta de los acuerdos tomados, observaciones a mejorar y compromisos adquiridos.
• Entrega en el plazo requerido del montaje total del evento.

De existir algún incumplimiento se notificará de inmediato al contratista con el fin de que sea atendido, y de esa manera recibir el servicio de calidad que se está contratando.

 

17.  OTRAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

Es un deber ineludible del contratista cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento del contrato respectivo. El ITCR se reserva la potestad de verificar el cumplimiento de dichas disposiciones en cualquier momento. Así mismo, esta cláusula será considerada dentro del contenido del contrato y cualquier falta a la misma implicará incumplimiento contractual, en cuyo caso, podrá el ITCR dar por terminado el contrato, según lo dispuesto por las normas que regulan la materia.

TERMINACIÓN DEL CONTRATO

El ITCR podrá aplicar las disposiciones referidas a la rescisión y resolución contractual, de conformidad con lo estipulado en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.

 

CONSULTAS SOBRE EL PROCESO

Las personas funcionarias responsables del proceso darán trámite a consultas únicamente a través de la plataforma SICOP.

 CONDICIONES GENERALES PARA LA CONTRATACIÓN

(Incoterm DDP — En plaza)

1. GENERALIDADES
   • Serán personas oferentes todas aquellas personas físicas o jurídicas que presenten sus ofertas en forma electrónica por medio del Sistema Digital Unificado, actuando por sí mismo o por medio de un representante. Toda oferta debe ser elaborada y presentada en el Sistema Digital Unificado, a más tardar a la hora y fecha indicada en el pliego de condiciones como cierre de recepción de ofertas.
   • En los casos cuando se aporten manuales o documentación técnica que no esté disponible en documento electrónico o no cuente con firma digital certificada, este se debe incluir como un archivo PDF o JPG.
   • La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante deberán presentarse en idioma español, según se indica en el artículo 118 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública (RLGCP), salvo que en el pliego de condiciones se permitan otros idiomas con la traducción debidamente consularizada o se acepte una traducción libre de su texto.
   • La persona oferente debe tener una cuenta domiciliada, cuenta que utilizará para realizar el pago del monto correspondiente por los timbres y a los depósitos o transferencias en efectivo correspondiente a garantías de cumplimiento o colateral.
   • • Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, la persona oferente admite: Conocer completamente las condiciones del concurso, sus aclaraciones o modificaciones, y que acepta todos los términos y condiciones que en ellos constan.
     • Cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social de sus trabajadores y que el contrato que se llegue a suscribir entre las partes no generará responsabilidad alguna para el ITCR, en cuanto a dichos rubros.
     • Someterse a la jurisdicción y a los Tribunales Nacionales.
     •  
     • El ITCR verificará la situación de la persona oferente con sus obligaciones con el Ministerio de Hacienda, mediante el sitio https://www.hacienda.go.cr/ATV/frmConsultaSituTributaria.aspx. En caso de duda con la información obtenida, el funcionario encargado de este proceso remitirá la prevención respectiva a la persona oferente.

 

1. OFERTAS ELECTRÓNICAS

 

• El acto de apertura de las ofertas se realizará mediante el Sistema Digital Unificado, en la fecha y hora establecida en el pliego de condiciones.
• Las personas oferentes podrán efectuar observaciones al acta de apertura de ofertas en forma electrónica por medio del Sistema Digital Unificado dentro del plazo de un día hábil posterior a la publicación de la apertura.
• Todas las unidades de medidas que se utilicen en la oferta deben estar dadas en el Sistema Internacional (S.I.) de Pesos y Medidas.
• No se autoriza la presentación de ofertas en conjunto.
  • Oferta Base y Ofertas Alternativas: La oferta base es aquella que cumple con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones (Condiciones Generales, Especificaciones Técnicas y Planos cuando correspondan).
  • En el pliego de condiciones se indicará cuando se aceptan ofertas alternativas, se entenderá por oferta alternativa una propuesta distinta a la definida en el pliego de condiciones, respetando el núcleo del objeto y la necesidad a satisfacer, que puede ser conveniente y oportuna para la entidad. La Institución en la sección [5. Oferta] del pliego de condiciones indicará la cantidad máxima de ofertas base y alternativas que se permitirán.
  •  
  • Cantidad de Ofertas: Para efectos de presentar varias ofertas, la persona oferente deberá registrarlas de forma separada en el Sistema Digital Unificado.
  • Cuando la Institución requiera muestras del producto a ofertar, en la sección [11. Información, bien, servicio u obra] en el detalle de línea del pliego de condiciones se indicará cómo se llevará a cabo la entrega, la custodia, el análisis y la devolución de las muestras.
  • La oferta debe indicar claramente y por escrito el plazo de la garantía de los bienes o servicios.
  •  

 

1. PÓLIZA

Para contratar con la Administración es obligatorio cumplir con lo establecido en los artículos 193 y 201 del Código de Trabajo, en cuanto a la obligación de asegurar a sus trabajadores contra riesgos del trabajo en todas las actividades laborales. Lo cual será verificado con la presentación de la correspondiente Certificación de Riesgos de Trabajo al presentar la oferta y durante todo el período de ejecución contractual.

1. GARANTÍA SOBRE LOS BIENES Y SERVICIOS

 

• La garantía debe ser real y domiciliaria (se debe realizar en las instalaciones del Instituto Tecnológico de Costa Rica). Para efectos de garantía no se aceptarán bienes o servicios con características o calidades menores a las adjudicadas.
• La persona contratista quedará comprometida a reponer, por su cuenta y riesgo, incluyendo el transporte y cualquier otro gasto adicional, los bienes o servicios que se compruebe se han dañado o bien que presenten problemas durante el período de garantía como consecuencia de defectos de fabricación, por mala calidad de los materiales empleados, por funcionamiento defectuoso, por deficiente embalaje o por cualquier otra causa imputable a la persona contratista, incluyendo los faltantes de fábrica.
• Los bienes o servicios reemplazados por las causas mencionadas anteriormente gozarán de las mismas garantías de reemplazo por cuenta de la persona contratista. Si el daño se repitiera se suspenderá la vigencia del periodo que la persona contratista tarda en reemplazar el producto adjudicado una vez comprobado que no existan defectos, la garantía vuelve a correr por lo que resta del periodo de vigencia. Los bienes o servicios reemplazados gozarán del mismo periodo de garantía originalmente solicitado.
• La persona contratista, en todos los casos, cubrirá los costos de envío, sustitución y devolución.
• En caso de que corresponda la persona contratista deberá garantizar la existencia y el suministro de piezas de repuesto, incluyendo los componentes que no sean de su manufactura.
• En caso de contratación de servicios, éstos deben responder a los fines expuestos en el contrato, sin perjuicio de las mejoras que puedan sobrevenir, pero nunca podrá ser en detrimento de la necesidad pública contratada.
• Debe ser presentada en forma electrónica, en cualquier moneda extranjera o bien en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día anterior de la suscripción del contrato. En este último caso la persona contratista está obligada a mantener actualizado el monto de la garantía.
• Deberá estar vigente por el plazo indicado en la sección [4. Garantías] del pliego de condiciones o en su defecto hasta por el plazo de dos meses adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva del objeto contractual.
• Será devuelta por medio del sistema digital unificado a la persona contratista en el plazo indicado en las condiciones del pliego de condiciones o en su defecto dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el contrato, comprobado mediante documento suscrito por el Administrador del Contrato, previa solicitud del contratista.
•  

 

1. EJECUCIÓN DE GARANTÍA DE FUNCIONAMIENTO
2. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

 

• En el caso de que el ITCR se viera obligado a ejecutar la garantía antes del vencimiento del contrato, la persona adjudicataria rendirá una nueva, de manera que el contrato en todo momento quede garantizado hasta su ejecución total. En caso de no rendir la nueva garantía, será motivo suficiente para resolver el contrato.
• Es una obligación de la persona contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento hasta por el plazo de dos meses adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva del objeto contractual. Si un día hábil antes del vencimiento de la garantía, la persona contratista no ha prorrogado su vigencia, el ITCR podrá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso la persona contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva.
• Tanto para la garantía de cumplimiento y colateral, el monto o porcentaje, así como su vigencia se establecerán en la sección (4. Garantías) del pliego de condiciones.
• Las garantías de cumplimiento y colateral deberán rendirse por medios electrónicos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 44 del Decreto No. 36242-MP-Plan.
• Cuando se trate de una garantía de cumplimiento o colateral otorgada mediante un depósito de bono de garantía, el obligado, para rendir la garantía electrónica deberá acudir a una entidad emisora de este tipo de garantías. La entidad garante deberá transmitirla al Sistema Digital Unificado en el mismo acto de su emisión.
• Cuando la garantía de cumplimiento se rinda mediante certificados de depósito a plazo, bonos del Estado y sus Instituciones y cheques certificados o de gerencia de un banco del Sistema Bancario Nacional, el obligado deberá entregar estos valores al banco
• Cuando la garantía de cumplimiento se rinda mediante dinero en efectivo, el obligado, utilizando el Sistema Digital Unificado deberá transferir el dinero a una cuenta domiciliada de la Institución.
• Patente respectiva donde acredite la actividad comercial, debe ser afín al objeto contractual y a nombre de la persona física o jurídica que presenta la oferta. Para comprobar el requisito debe presentar Copia de la Patente o en su defecto la nota emitida por la Municipalidad respectiva en donde expresamente se indique que se exonera de la patente para la actividad comercial ofertada. No se aceptan declaraciones juradas.
• Todo oferente deberá contar con el Permiso Sanitario de Funcionamiento de la empresa o persona física, extendido por el Ministerio de Salud, de conformidad con los Decretos D-34728-S y D-6985-S, Reglamento General de Otorgamiento de Permisos de Funcionamiento y sus reformas; el mismo debe estar emitido a nombre del oferente y la actividad autorizada debe ser atinente a lo requerido por la Administración; asimismo, debe estar vigente, para lo cual deben aportar copia de los documentos que demuestren tales condiciones. Para los casos que estén exentos de
•  

 

asignado para este efecto en las condiciones particulares del pliego de condiciones para que dicha entidad se encargue de su custodia.

1. PATENTE Y PERMISO SANITARIO DE FUNCIONAMIENTO

 

• contar con el Permiso Sanitario de Funcionamiento deben aportar documento del Ministerio de Salud que así lo acredite.
• Para la evaluación y análisis del precio presentado en la oferta, el ITCR aplicará lo establecido en el artículo 44 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
• Los precios cotizados serán firmes, definitivos y en plaza (Incoterm DDP - nacionalizados). Lo anterior, sin perjuicio de la aplicación de los mecanismos de revisión de precios vigentes, o que se indiquen, en lo que se refiere únicamente a cotizaciones en colones.
• Cuando se trate de la contratación de obras y servicios la persona oferente deberá indicar en la sección (Información de bienes servicios u obras) el desglose de la estructura del precio. En el caso de bienes, cuando se solicite en el pliego de condiciones. La Administración se reserva la posibilidad de solicitar, en cualquier tipo de objeto contractual, la documentación que justifique el precio cotizado cuando lo estime necesario para el análisis de razonabilidad de precios.
• El precio total cotizado debe presentarse en números con no más de dos decimales y en letras coincidentes, en caso de duda prevalecerá el precio cotizado en letras. Las ofertas presentadas en moneda extranjera serán comparadas con respecto a las cotizaciones en moneda nacional, según el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el BCCR, vigente al día de apertura de las ofertas, según lo establecido en el artículo 98 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.
• La persona oferente debe detallar con claridad y en forma expresa, todo tipo de erogación a cargo del ITCR que se derive de la adjudicación de esta contratación.
• Cuando la persona oferente se encuentre registrada como PYME de conformidad con el artículo 3, inciso m), de la Ley N.° 6054, deberá indicarlo en su oferta y aportar la certificación vigente emitida por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), a efecto de que le sea aplicado el régimen legal correspondiente. Cuando el objeto contractual sea de producción nacional, el pliego de condiciones podrá asignar un puntaje de hasta un diez por ciento (10%) en el sistema de evaluación de ofertas, para lo cual la persona oferente deberá aportar el certificado de Producción Nacional emitido por el MEIC, conforme al Decreto Ejecutivo N.° 43272-MEIC-H-COMEX.
• Los Campus y Centros Académicos del ITCR son 100% Espacios Libres de Humo de Tabaco, acordado en la sesión ordinaria del Consejo Institucional No. 2754, del 8 de marzo del 2012, por lo tanto: No se permite fumar dentro de las instalaciones incluido parqueos y zonas verdes.
• Se debe acatar lo establecido en el artículo 39 del Reglamento contra el Hostigamiento Sexual en el Empleo y la Academia del ITCR.
• Se deben acatar las normas vigentes del "Reglamento contra el Acoso Laboral en el
•  

 

1. PRECIOS
2. Normativa Interna

 

• Instituto Tecnológico de Costa Rica".
• Todos los Campus y Centros Académicos del ITCR están cubiertos por el "Reglamento contra la Discriminación por orientación sexual, identidad y expresión de género", aprobado por el Consejo Institucional, en la Sesión Ordinaria No. 3247, Artículo 7, del 15 de diciembre de 2021, el cual se encuentra en la página web del ITCR. En dicho reglamento en el artículo 25 inciso g, se establecen las sanciones que en incumplimiento de este Reglamento serán aplicadas.
• Todos los reglamentos mencionados en esta cláusula pueden ser consultados en la página web del ITCR en la sección reglamentos.
•  

 

 

• En concordancia con los artículos 125 inciso d) y del 127 al 130 (ambos inclusive) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, el ITCR permitirá la presentación de ofertas en consorcio, bajo los siguientes términos:
• Las personas físicas o jurídicas que participen formando un consorcio, deben presentar sus documentos o atestados en forma individual con la presentación de la plica, para su respectivo análisis.
• Si uno o varios de los miembros del consorcio fuesen empresas o personas físicas extranjeras, la documentación que presenten para el análisis de la Administración debe venir en original o copia certificada.
• El ITCR podrá solicitar, a su discreción, la ampliación de la información, así como las aclaraciones que considere razonables, en aras de lograr una adecuada comparación entre los oferentes.
• La documentación debe incluir toda aquella información necesaria para la adecuada interpretación, usando terminología aceptada que pueda expresar mejor su significado y el carácter de dicha información.
• Para efectos de análisis, cada empresa o persona física que conforme el consorcio, debe ser estudiada en forma separada, para luego determinar su idoneidad en forma conjunta.
• La persona oferente deberá presentar en la sección (Información de bienes, servicios u obras) de la oferta un desglose de los bienes o servicios ofrecidos junto con los impuestos. En caso de que el pliego de condiciones se refiera a algún rubro sujeto a exenciones o exoneraciones establecidas en alguna ley especial, se entenderá que esto aplica para el ITCR, salvo si la ley respectiva dispone que la exención o exoneración aplica también para la persona contratista.
• Si se omite esta referencia se tendrán por incluidos en el precio cotizado, tanto los impuestos, tasas, sobretasas y aranceles de importación, como los demás impuestos del mercado local.
•  

 

1. PARTICIPACIÓN EN CONSORCIO
2. SUBCONTRATACIÓN

Se debe aportar junto con la oferta un listado de las empresas o persona física subcontratadas. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas las personas físicas y jurídicas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en las prestaciones a realizar y se aportará una certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas.

1. IMPUESTOS

 

• Con el fin de verificar el monto de los impuestos correspondientes, la persona contratista deberá presentar dentro de sus facturas un desglose de los bienes y/o servicios adquiridos y los impuestos en forma separada.
• Para el caso de pagos de servicios que se deban acreditar en el extranjero, el ITCR realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre las Remesas al exterior vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo 59 de la Ley de Impuesto sobre la Renta No. 7092.
• Para el caso de pagos que se deban acreditar en Costa Rica, el ITCR realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre la Renta vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo 23 inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta No. 7092.
• El ITCR es contribuyente del Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA), el cual grava los bienes y servicios con un 2% para las Universidades Estatales, esto de acuerdo con el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado, Decreto Ejecutivo N°41779, artículo 23 inciso e), Aplicación de tarifas reducidas, del Ministerio de Hacienda. Por lo que los impuestos deben indicarse por separado, según artículo 98 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, caso contrario se presume que el monto cotizado los contempla.
• Toda oferta debe suministrar la documentación técnica, expedida por el fabricante y suficiente que permita su análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación.
• Tratándose de la adquisición de bienes, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales, o marca, ello se hará a manera de referencia. Únicamente podrá ser estricta la aplicación de estas referencias cuando el objeto de contratación se trate de repuestos genuinos o la fabricación de piezas que por su aplicación dentro del proyecto pueda tener el carácter de "especial".
• La persona oferente debe indicar marcas, modelos, códigos y descripción del producto ofrecido según corresponda, de lo contrario su oferta quedará excluida, según resoluciones RC-006-2000 del 1 de febrero del 2000 y R-DCA-263-2011, ambas de la Contraloría General de la República.
• Toda descripción en el pliego de condiciones de: catálogos, nombres, marcas, especificaciones y otras indicaciones que correspondan a determinadas casas comerciales deben tomarse únicamente como referencia, ya que han sido citados solamente con el propósito de identificar, describir e indicar las características del objeto deseado para mayor claridad de los oferentes. Cuando se mencione la marca de un objeto o característica inherente a él, se entenderá que puede ser suplido en
•  

 

1. INFORMACIÓN TÉCNICA

 

• En caso de que el oferente detecte en el presente pliego de condiciones que se carece de algún elemento para su correcta ejecución, funcionalidad o cumplimiento del bien, deberá advertirlo oportunamente al ITCR antes de la apertura del concurso, de lo contrario no podrá invocar esa circunstancia para eximirse de responsabilidad durante una eventual ejecución contractual, en atención a lo dispuesto en el RLGCP.
• Para la adquisición de bienes todo oferente debe adjuntar la Ficha Técnica en cada una de las partidas ofertadas.
• Cuando la naturaleza del bien lo requiera, los empaques y embalajes deben ser apropiados al tipo de mercancía y garantizar su adecuada conservación durante el transporte y almacenamiento; el pliego de condiciones podrá detallar las indicaciones de manejo, riesgo, refrigeración u otra seguridad especial que corresponda, así como la exigencia de que las etiquetas de la mercadería se presenten en idioma español.
• Cuando se trate de la adquisición de bienes o servicios, la persona oferente, deberá indicar las normas bajo las cuales se rigen los bienes o servicios ofrecidos. Cualquier discrepancia con lo especificado por la Administración, en cuanto a estas normas, deberá ser indicada por la persona oferente agregando la norma a utilizar y la equivalencia con las normas que la Administración indicó en el Pliego de condiciones.
• Donde quiera que se mencione una norma o especificación, debe entenderse que se aceptará, a criterio exclusivo del ITCR cualquier otra internacionalmente reconocida que garantice una calidad igual o superior a lo estipulado.
• En lo que atañe a las regulaciones de calidad se deberán respetar las regulaciones de la Ley del Sistema Nacional de la Calidad, de acuerdo con el Artículo 90 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, contenido del pliego de condiciones, sección 3 inciso a.
• Cuando el pliego de condiciones habilite expresamente el trámite de exoneración ante el Ministerio de Hacienda, la persona contratista debe presentar al ITCR la siguiente documentación:
•  

 

forma equivalente, pero de calidad y especificaciones iguales o superiores a las de las marcas señaladas.

• Solicitud escrita de exoneración suscrita por la persona contratista o su representante, en esta hará referencia a la contratación que da origen a la solicitud y deberá indicar el número de documento de embarque, el tipo de transporte (vapor, avión o terrestre), el país de procedencia, el consignatario, el remitente, el

 

1. NORMAS DE CALIDAD
2. TRÁMITE DE EXONERACIÓN

peso bruto en kilos y el valor CIF en dólares moneda de Estados Unidos de América.

• Una copia de la(s) factura(s) del o los suministros a exonerar, la misma debe ser redactada en español o en su defecto debe venir acompañada con la traducción correspondiente. En el caso de que en una misma factura se consignen otros suministros, se debe indicar claramente, cuáles son los bienes que serán entregados a la Institución.
• Cuando un contratista nacional intermedie en la importación: Una copia del documento de embarque o guía aérea, el cual debe cumplir con todos los requisitos legales que exigen las aduanas del país, para cumplir con los trámites de exoneración. Asimismo, debe contener un "Endoso comercial a favor del ITCR", firmado por el apoderado Generalísimo, o su representante legal, indicando el nombre, número de cédula y firma.
  • Cuando un contratista internacional intermedie en la importación: Una copia del documento de embarque o guía aérea, el cual debe cumplir con todos los requisitos legales que exigen las aduanas del país, para cumplir con los trámites de exoneración. Asimismo, puede estar consignado al ITCR o en su defecto contener un "Endoso comercial a favor del ITCR", firmado por el apoderado Generalísimo, o su representante legal, indicando el nombre, número de cédula y firma. El ITCR entregará al contratista o su representante en Costa Rica, la documentación pertinente a la exoneración para que realicen en la Aduana o Almacén Fiscal los trámites de desalmacenaje y posterior entrega del bien en las bodegas de la Institución o en el lugar acordado.
  • Es responsabilidad del contratista cubrir con todos los gastos, que ocasione el internamiento, desalmacenaje, transporte dentro y fuera del país, hasta entregar el bien en las bodegas de la Institución.
  • El ITCR cancelará a la persona contratista el monto respectivo dentro de los 30 días naturales siguientes a la recepción a satisfacción del contrato. Para ello, una vez recibido el bien, obra o servicio a satisfacción por el Administrador de contrato, la persona contratista debe enviar la factura a la dirección de correo electrónico pagostecapro@itcr.ac.cr (Campus Tecnológico Central Cartago) o pagostecsc@itcr.ac.cr (Campus Tecnológico Local San Carlos). Se debe contar con el visto bueno de la persona Administradora del contrato, para así proceder con el pago correspondiente.
  •  

 

1. MODALIDADES DE PAGO

 

• Cuando la adjudicación se consigne en moneda extranjera, el pago se realizará en colones calculados al tipo de cambio interbancario de venta emitido por el Banco Central de Costa Rica para las operaciones con el Sector Público no bancario, vigente al día en que se realice la transferencia respectiva, según Directriz N°DFC-001-2017 "Uso del tipo de cambio en las operaciones del ITCR". En caso de que la persona contratista solicite una prórroga originada por motivos no imputables al ITCR, el pago se calculará al tipo de cambio establecido en la fecha de entrega inicial.
• El ITCR indicará en la sección [11. Información de bien, servicio u obra] del pliego de condiciones, en el detalle de partida las modalidades de pago que utilizará para cumplir su obligación.
• Se cobrará la multa correspondiente cuando se compruebe la existencia de incumplimientos parciales, defectos o atrasos en la entrega de los bienes, obras o servicios, sin que ello implique un incumplimiento grave de las obligaciones contractuales.
• La multa será definida por el órgano técnico competente como parte de la solicitud de contratación o del pliego de condiciones, debiendo constar en el expediente el análisis técnico que determina su monto o porcentaje, de conformidad con la Ley General de Contratación Pública, N.° 9986, y su Reglamento.
• El cobro de la multa se hará mediante acto motivado, con indicación de la prueba que lo sustente, y se rebajará de la factura pendiente de pago, sin perjuicio de otros daños que el incumplimiento genere.
• La cláusula penal sanciona los atrasos o entregas anticipadas no autorizados por la Administración del contrato en cualquiera de las obligaciones contractuales.
• Su monto o porcentaje será definido por el órgano técnico designado en cada contratación, con fundamento en el estudio previo que valore, al menos: el tiempo del recurso administrativo y técnico involucrado en atender el incumplimiento, el nivel de criticidad del bien, obra o servicio para la continuidad de las labores institucionales, el monto del contrato y el plazo pactado.
• Una vez cubierto el tope del veinticinco por ciento (25%) del monto total del contrato, el ITCR queda facultado para iniciar el procedimiento de resolución contractual por incumplimiento, sin perjuicio del cobro de los daños y perjuicios que corresponda.
• El cobro de la cláusula penal requiere acto motivado, con indicación de la prueba que lo sustente, tramitado conforme al procedimiento de la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
•  

 

1. MULTAS
2. CLÁUSULA PENAL

 

• Las prórrogas contractuales no operan de forma automática, salvo disposición distinta prevista expresamente en el pliego de condiciones para el caso concreto, y son facultativas para la Administración.
• Previo a resolver sobre una prórroga, el Administrador del contrato deberá verificar: i) que no exista un incumplimiento grave de las condiciones y plazos pactados; ii) que subsista la necesidad institucional del objeto contractual; iii) que las condiciones de precio no resulten excesivas respecto del mercado, para lo cual deberá constar en el expediente el estudio comparativo respectivo; iv) tratándose de proveedor único o exclusivo, que dicha condición se mantenga y que no existan alternativas idóneas en el mercado; v) la existencia de contenido presupuestario suficiente; y vi) que la persona contratista se encuentre al día en sus obligaciones obrero-patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social, conforme a los artículos 74 y 74 bis de la Ley Constitutiva de la C.C.S.S., N.° 17, así como en sus obligaciones tributarias y con FODESAF.
• De determinarse procedente la prórroga, se notificará a la persona contratista con al menos 30 días naturales de antelación al vencimiento del contrato, salvo caso fortuito o fuerza mayor debidamente motivado en el expediente, en cuyo caso podrá variarse dicho plazo previa coordinación con la persona contratista.
• Toda decisión sobre prórroga, sea de otorgarla o denegarla, deberá constar mediante acto motivado dentro del expediente de la contratación.
•  

 

1. PRÓRROGAS DEL CONTRATO
2. CLÁUSULA ANTISOBORNO

Toda contratación del ITCR está cubierta por esta cláusula antisoborno, que garantiza que las actuaciones de las partes se han desarrollado en estricto cumplimiento de la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, N.° 8422, el Código Penal costarricense y el bloque de legalidad.

La persona oferente, adjudicataria o contratista, sea física o jurídica, así como sus representantes legales, socios, accionistas o terceros que actúen en su nombre, no podrán ofrecer, negociar o efectuar pago alguno, dádiva, beneficio, incentivo, favorecimiento, regalo o cualquier ventaja indebida en relación con los procedimientos de contratación pública institucionales, ya sea de forma directa, indirecta o por interpósita persona, funcionaria pública o privada.

La persona contratista se obliga a conducir sus actuaciones durante la planificación, selección y ejecución contractual con apego a los principios de probidad. El ITCR se reserva la potestad de realizar la debida diligencia de verificación que corresponda, a través del Departamento de Aprovisionamiento, y de proceder con las denuncias

respectivas cuando existan indicios de acuerdos colusorios, prácticas monopolísticas, anticompetitivas o de corrupción.

1. CONFIDENCIALIDAD

La condición de "documento confidencial" suministrada por los oferentes en sus anexos será regulada acorde al artículo 15 — Excepción a la publicidad de la información — de la Ley General de Contratación Pública y el artículo 30 — De la información confidencial en el sistema digital unificado — del Reglamento para la utilización del Sistema Integrado de Compras Públicas "SICOP":

Artículo 15.- Excepción a la publicidad de la información: En caso de que un participante considere que existe información confidencial, así deberá indicarlo de modo expreso en el sistema digital unificado, al momento mismo de presentar o facilitar la documentación, haciendo señalamiento claro de los folios o archivos que estima confidenciales y de los motivos y su sustento jurídico (...)

Artículo 30.- De la información confidencial en el sistema digital unificado: En el supuesto que un participante considere que la información aportada para un procedimiento de contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el sistema digital unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo preceptuado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública, salvo solicitud de la Contraloría General de República (...)

Por tanto, la condición de "documento confidencial" que brinda el sistema para adjuntar anexos a su oferta puede ser utilizada en la casilla correspondiente en tanto dichos documentos cumplan esa condición y el oferente adjunte la justificación correspondiente, de lo contrario la Administración lo reclasificará como "documento público".

1. RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS, DIFERENCIAS, DISPUTAS O RECLAMOS

Se podrá acudir al arbitraje en los casos en los que así lo autorice previa y expresamente el Consejo Institucional o el Departamento de Aprovisionamiento, siguiendo la normativa dictada por la Ley y su Reglamento.

Todas las controversias, diferencias, disputas o reclamos de carácter patrimonial que pudieran derivarse de la presente contratación administrativa, su ejecución, incumplimiento, liquidación, podrán ser resueltas bajo la modalidad de un Proceso de Arbitraje, el cual se hará de conformidad con la Ley Sobre Resolución Alterna de Conflictos y Promoción de la Paz Social. El arbitraje será de derecho. Los árbitros serán designados uno por cada Parte y el tercero en conjunto por los dos árbitros designados por las partes contratantes. El laudo arbitral se dictará por escrito, será definitivo, vinculante para las partes e inapelable, salvo el recurso de revisión o de nulidad. Una vez que el laudo se haya dictado y se encuentre firme, producirá los efectos de cosa

 

• La persona contratista no podrá ceder ni traspasar, total o parcialmente, a terceros los derechos y obligaciones derivados del contrato sin la autorización previa y expresa del ITCR, de conformidad con el artículo 102 de la Ley General de Contratación Pública, N.° 9986, y el artículo 277 de su Reglamento.
• La cesión solo podrá autorizarse cuando no varíen las condiciones que fundamentaron la selección de la persona contratista original (idoneidad técnica, legal y financiera) y siempre que no se altere el objeto ni el equilibrio económico del contrato.
• La cesión realizada sin la autorización correspondiente facultará al ITCR para resolver el contrato, sin perjuicio de las demás acciones que en derecho correspondan.
• Cuando en virtud de la ejecución contractual la persona contratista tenga acceso, trate o custodie datos personales de estudiantes, funcionarios(as) o terceras personas vinculadas al ITCR, deberá cumplir con lo establecido en la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, N.° 8968, y su Reglamento.
•  

 

juzgada material y las partes deberán cumplirlo sin demora. Los gastos relacionados con el arbitraje y los honorarios de los árbitros serán asumidos por las partes en igual proporción. Los montos y porcentajes de las costas serán los que se establezcan en la reglamentación del Centro de Arbitraje que al efecto escogieran las partes. En caso de que las partes no acuerden bilateralmente la realización del arbitraje, deberán acudir a los mecanismos y procesos administrativos y judiciales previstos en la legislación.

1. DERECHOS DEL INSTITUTO

El oferente autoriza expresamente al Departamento de Aprovisionamiento, para que verifique si toda la información brindada por su representada se ajusta a la realidad.

1. FINIQUITO

Las partes se encuentran facultadas para acordar la suscripción del finiquito del contrato, el cual podrá realizarse dentro del año siguiente o plazo aplicable según normativa, a la recepción definitiva del bien, servicio u obra.

La suscripción del finiquito por quien tenga capacidad legal para ello impedirá reclamos futuros, salvo la responsabilidad que corresponda por vicios ocultos.

1. TERMINACIÓN DEL CONTRATO

El ITCR podrá aplicar las disposiciones referidas a la rescisión y resolución contractual, de conformidad con lo estipulado en la Ley General de Contratación Pública según los artículos del 113 al 116 y su Reglamento.

1. CESIÓN DEL CONTRATO
2. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

• La persona contratista se obliga a utilizar dichos datos únicamente para los fines estrictamente necesarios para la ejecución del contrato, a implementar las medidas de seguridad técnicas y organizativas correspondientes, y a no transferirlos a terceros sin autorización previa y expresa del ITCR.
• Finalizada la relación contractual, la persona contratista deberá devolver o eliminar, según corresponda, la información y los datos personales a los que tuvo acceso, salvo obligación legal de conservarlos.
• Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento total o parcial de sus obligaciones contractuales cuando este se derive de caso fortuito o fuerza mayor debidamente acreditado, entendido como todo acontecimiento imprevisible o inevitable, ajeno a la voluntad de la parte afectada.
• La parte que invoque el caso fortuito o la fuerza mayor deberá comunicarlo por escrito a la otra parte dentro de un plazo razonable a partir de su acaecimiento, indicando su naturaleza y el efecto sobre el cumplimiento de sus obligaciones, y deberá aportar la prueba que lo sustente.
• Verificada la situación, el Administrador del Contrato podrá suspender el plazo contractual mientras subsista la causa, de conformidad con el artículo 106 de la Ley General de Contratación Pública, N.° 9986, y el artículo 282 de su Reglamento.
• La invocación del caso fortuito o la fuerza mayor no exime a la persona contratista de adoptar las medidas razonables a su alcance para mitigar los efectos del hecho, ni de reanudar el cumplimiento de sus obligaciones tan pronto cese la causa que lo impide.
•  

 

1. CASO FORTUITO Y FUERZA MAYOR

 

• Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento total o parcial de sus obligaciones contractuales cuando este se derive de caso fortuito o fuerza mayor debidamente acreditado, entendido como todo acontecimiento imprevisible o inevitable, ajeno a la voluntad de la parte afectada.
• La parte que invoque el caso fortuito o la fuerza mayor deberá comunicarlo por escrito a la otra parte dentro de un plazo razonable a partir de su acaecimiento, indicando su naturaleza y el efecto sobre el cumplimiento de sus obligaciones, y deberá aportar la prueba que lo sustente.
• Verificada la situación, el Administrador del Contrato podrá suspender el plazo contractual mientras subsista la causa, de conformidad con el artículo 106 de la Ley General de Contratación Pública, N.° 9986, y el artículo 282 de su Reglamento.
• La invocación del caso fortuito o la fuerza mayor no exime a la persona contratista de adoptar las medidas razonables a su alcance para mitigar los efectos del hecho, ni de reanudar el cumplimiento de sus obligaciones tan pronto cese la causa que lo impide.
•