SERVICIO DE IMPRESION PARA INFORMACION AL USUARIO

Requisitos de Admisibilidad:

• Debe estar al día con el pago de las obligaciones tributarias ante la C.C.S.S.

• Debe estar al día con el pago de las obligaciones de la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares FODESAF

• Debe estar al día con el pago impuesto a personas jurídicas

• Debe estar al día con el pago de las obligaciones tributarias ante el Ministerio de Hacienda

De acuerdo a cada solicitud de cotización 

Condiciones Generales para la Solicitud del Servicio

Para la correcta ejecución contractual, las partes acuerdan sujetarse al siguiente protocolo de gestión, el cual regula de manera obligatoria el trámite de solicitudes, la presentación de cotizaciones unitarias, la aprobación del arte final, la formalización de la orden de pedido mediante la plataforma SICOP y el cumplimiento de los plazos de entrega:

a. Contacto: El contratista (Imprenta Nacional) estará obligado a designar, desde el inicio del contrato, al menos una dirección de correo electrónico institucional y un número telefónico de contacto directo. Estos canales serán de uso exclusivo y obligatorio para la remisión de solicitudes de servicio, envío de especificaciones técnicas, aclaraciones, recepción de cotizaciones, trámites de revisión del arte final y cualquier otra coordinación operativa derivada de la ejecución de este contrato. Cualquier cambio o modificación en los canales de contacto por parte de la Imprenta Nacional deberá ser notificado formalmente al fiscalizador.

b. Solicitud del Servicio: Cuando la institución requiera un trabajo, el fiscalizador del contrato solicitará formalmente a la Imprenta Nacional, por medio de correo electrónico institucional, la cotización del servicio de impresión específico. En dicha solicitud se detallarán las características del producto requerido.

c. Cotización: La Imprenta Nacional remitirá la cotización del servicio al fiscalizador vía correo electrónico. Este documento deberá detallar los aspectos técnicos, las condiciones operativas y el desglose de los montos económicos del servicio solicitado, los cuales deben contemplar el impuesto del valor agregado (I.V.A.).

d. Invariabilidad del Precio Cotizado: El monto consignado en la cotización aprobada será invariable. En caso de que el CONAPDIS requiera modificar cualquier característica original (cantidad, tamaño, número de páginas, materiales, formato, acabados, etc.), la institución deberá solicitar una nueva cotización que sustituya la anterior.

e. Revisión y Aprobación del Arte Final: De previo a la producción masiva, la Imprenta Nacional suministrará vía correo electrónico al fiscalizador hasta un máximo de dos (2) muestras digitales o impresas para la revisión del arte. El fiscalizador dispondrá de un plazo de dos (2) días hábiles para revisar cada muestra.
Se podrá emitir una tercera muestra, la cual será única y exclusivamente para otorgar el "Visto Bueno" final; en esta última etapa no se aceptarán cambios de diseño, diagramación o estructura.

f. Validez de la Cotización: Toda cotización emitida por la Imprenta Nacional tendrá una vigencia de treinta (30) días hábiles. Vencido este plazo sin haberse formalizado el pedido, el fiscalizador deberá consultar si las condiciones se mantienen vigentes; de lo contrario, se procederá a solicitar una nueva cotización.

g. Formalización de la Orden de Pedido en SICOP: Cada servicio específico se formalizará mediante una Orden de Pedido emitida por el Administrador del Contrato y notificada oficialmente por la Proveeduría a través de la plataforma SICOP.
En ninguna circunstancia se iniciará el proceso productivo ni el trabajo de impresión hasta que dicha Orden de Pedido se encuentre debidamente formalizada y notificada en el sistema, siendo este el único mecanismo legal para comprometer los fondos públicos.

h. Plazos de Entrega: El plazo de entrega obligatorio comenzará a regir a partir del día hábil siguiente a la notificación de la Orden de Pedido en SICOP, bajo los siguientes términos según la tipología del producto:

• Veinte (20) días hábiles: Tarjetas, carpetas, formularios, hojas, libretas, volantes, separadores, brochures, afiches y certificados.

• Treinta (30) días hábiles: Libros, folletos, revistas, cuadernos, agendas, calendarios y planificadores.

i. Excepción por Complejidad: Estos plazos serán de carácter obligatorio, salvo que la Imprenta Nacional justifique técnicamente en su cotización la necesidad de un plazo diferente debido a la complejidad del trabajo. Dicha variación excepcional requerirá el visto bueno del fiscalizador y deberá quedar expresamente consignada en la Orden de Pedido de SICOP.

j. Garantía de los Bienes: Todos los productos impresos y entregados por la Imprenta Nacional contarán con una garantía técnica de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la fecha del "Recibido Conforme" del trabajo. Esta garantía cubrirá de forma integral cualquier defecto relacionado con la calidad de la impresión y los acabados finales, obligando al contratista a corregir el producto sin costo adicional para el CONAPDIS.

k. Procedimiento para el Rechazo de Bienes y Productos Defectuosos: Si al momento de la entrega material de los bienes impresos, el fiscalizador del CONAPDIS detecta vicios ocultos, defectos de impresión, errores en el arte final aprobado, o incumplimiento de las especificaciones técnicas contratadas, se procederá al rechazo parcial o total del pedido. El fiscalizador notificará formalmente por correo electrónico y vía SICOP los motivos del rechazo. La Imprenta Nacional dispondrá de un plazo máximo e improrrogable de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la notificación del rechazo, para reponer o corregir los bienes defectuosos, sin costo adicional para el CONAPDIS.

l. Procedimiento de Recepción y Conformidad: Una vez que la Imprenta Nacional realice la entrega material del objeto contratado en las instalaciones del CONAPDIS, el fiscalizador dispondrá de un plazo de cinco (5) días hábiles para realizar la Recepción Provisional. De encontrarse los productos a entera satisfacción, el Administrador del Contrato registrará la Recepción Definitiva de recibido conforme en la plataforma SICOP. Esta aceptación formal será el requisito indispensable y obligatorio para habilitar el trámite de pago y la posterior presentación de la factura electrónica por parte de la Imprenta Nacional.

m. Flexibilidad en el Consumo y Ejecución: El CONAPDIS, por medio de su fiscalizador, solicitará las entregas de forma fraccionada y únicamente conforme surja la necesidad institucional durante la vigencia del contrato, sin estar obligado a agotar el presupuesto máximo estimado.

n. Capacidad Logística y Obligación de Stock: La Imprenta Nacional tendrá la obligación de mantener la capacidad logística, los insumos y las existencias suficientes para responder de forma inmediata a los requerimientos institucionales dentro de los plazos pactados en este pliego.