Licencias en modalidad SaaS para un Gestor Documental

A continuación, se detallan los requisitos de admisibilidad que deben cumplir los oferentes y la forma en que se debe acreditar el cumplimiento de cada uno de ellos:

 

• Patente Municipal:

 

El oferente deberá aportar copia de patente municipal vigente y la misma debe ser compatible con el servicio que se solicita en el presente pliego de condiciones.

 

El oferente deberá demostrar que se encuentra al día en el pago de la patente al momento de la apertura de ofertas aportando comprobante de pago del último periodo o una certificación vigente al momento de la apertura de ofertas.

 

• Permiso Sanitario:

 

El oferente debe presentar la copia vigente del respectivo permiso de funcionamiento emitido por el Ministerio de Salud.

 

• Póliza Riegos del Trabajo:

 

El oferente debe presentar la copia vigente de la póliza de riesgos del trabajo al día.

 

• Experiencia:

 

- El oferente deberá acreditar que es una empresa legalmente establecida en Costa Rica, con una antigüedad mínima de cinco años desde su constitución, consolidada y con presencia a nivel nacional, para ello deberá presentar una declaración jurada en la que indique el cumplimiento de este requisito y certificación de personería jurídica, en la que conste la fecha de constitución. 

 

Para validar este requisito el oferente deberá aportar declaración jurada con la siguiente información para cada servicio:

 

• Nombre del Cliente
• Descripción del servicio
• Fecha del servicio
• Información de contacto (Nombre la persona, correo electrónico o número telefónico)

 

El oferente debe indicar al menos 3 proyectos de referencia para cumplir con este requisito.

 

La Administración se reserva el derecho de verificar la información presentada por el oferente.

 

En caso de proyectos realizados con instituciones públicas y tramitadas en el sistema de compras SICOP, se debe indicar el número de la licitación para su revisión en el sistema.

 

• Ficha técnica:

 

El oferente deberá presentar claramente en la oferta, todos los documentos de las especificaciones técnicas del servicio ofertado.

El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto requiere establecer un contrato según demanda, para el alquiler de licencias con las siguientes especificaciones y condiciones:

 

En la oferta que presenten, los interesados deben de especificar los costos iniciales en los que se incluya el costo de la suscripción anual para las 150 licencias (Se hace la observación de que, según el presupuesto disponible, la administración podrá variar a la baja o a la alza, la cantidad de licencias alquiladas, todo según las necesidades y posibilidades de pago), el costo de configuración, parametrización, el costo del mantenimiento y la actualización del sistema para el primer año, el costo por un tera (1Tb) de espacio para los documentos en los servidores del oferente, además del costo de las capacitaciones sobre el uso y capacidades del sistema. Por separado, se debe de indicar el costo del mantenimiento, actualización y hosting de la información y del sistema para los siguiente tres años, así como el costo por tera (1Tb) adicional en caso de que se requiera, todos estos datos serán tomados en cuenta a la hora de seleccionar a la empresa que se le va a adjudicar.

 

Adicional a la cotización que se solicita, los interesados deben de completar la hoja de Excel que se adjunta (archivo cotizar.xlsx-formato facilitado por el CTIC) y debe ser completada por cada oferente, para simplificar los datos y el estudio de ofertas. En esta hoja se incluyen dos cuadros, uno en colones y otro en dólares (sólo se llena uno), para que el oferente tenga la libertad de ofertar en la moneda que desee.

 

En ese sentido, el Ministerio requiere el alquiler de licencias para un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo para el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto brindado desde la nube. Debe incluir las licencias requeridas, la implementación, instalación, configuración y parametrización, así como la respectiva capacitación sobre el uso y capacidades del sistema para cuatro (04) administradores generales y rol de usuario, para un total de ciento cincuenta (150) funcionarios designados por la Unidad de Archivo Central y el Centro de Tecnología de Información y Comunicación del Ministerio (la cantidad de licencias puede variar según los requerimientos de la administración) que posea como mínimo las siguientes funcionalidades o módulos:

 

1. Gestión documental,
2. Gestión de expedientes electrónicos,

III. Gestión de trámites,

1. Interoperabilidad,
2. Repositorio de Archivo Central,
3. Repositorio para Archivos de Gestión,

VII. Metadatos,

VIII. Gestión de metadatos,

1. Firma Digital,
2. Ordenación y clasificación,
3. Eliminación,

XII. Conservación y preservación,

XIII. Búsqueda, recuperación y visualización,

XIV. Control y seguridad,

1. Acceso y consulta.

 

 

Estos módulos y funcionalidades deben integrarse y funcionar simultáneamente bajo un mismo ambiente, sin que se requiera ingresar a otro sistema para poder ejecutar alguno de los módulos supra citados. Es indispensable que el sistema posea todas las soluciones de forma nativa, es decir, que se encuentren integradas dentro de un mismo ambiente y no sea un conjunto de sistemas independientes complementados por un API, SDK o similar.

 

 

 

 

1. Gestión documental

 

1. El sistema debe ser capaz de generar y editar documentos sin necesidad de salir de él y sin estar vinculado a una empresa de software en particular.

 

1. El sistema debe permitir la utilización de cualquier software (editor de texto) para la generación y edición de documentos electrónicos, sin estar vinculado a una empresa de software en particular.

 

1. El sistema debe permitir la creación, instalación y modificación de plantillas por tipo documental.

 

1. El sistema debe ser capaz de generar consecutivos automáticamente para todos los documentos que pertenecen a un mismo tipo documental.

 

1. El sistema debe ser capaz de generar códigos por unidad administrativa (código de referencia) a partir de la nomenclatura de la estructura organizacional del Ministerio.

 

1. El sistema debe ser capaz de editar y asignar un número de identificación único a cada documento generado o incorporado.

 

1. El sistema debe ser capaz de establecer versiones de los documentos en caso de que se realicen ajustes, modificaciones, cambios o añadan nuevas firmas.

 

1. Para el caso de las versiones de los documentos, el sistema debe registrar los siguientes metadatos:

 

1. Nombre completo del documento.
2. Ubicación del documento.
3. Fecha de creación.
4. Fecha de modificación.
5. Horas
6. Versiones
7. Usuario que creó el documento.
8. Usuario que modificó el documento.
9. Peso total del archivo.

 

1. El sistema debe permitir establecer avisos automáticos cuando se encuentren tareas de firma, revisión o atención a consultas pendientes.

 

1. El sistema debe permitir incluir documentos con cualquiera de las siguientes extensiones (y cualquiera de sus versiones antiguas):

• AVI
• BMP
• DOCX
• DV
• FLV
• JPG
• MOV
• MPEG
• MP3
• MP4
• ODP

• ODS
• ODT
• PDF
• PDF/A
• PNG
• RAW
• TIFF
• WAV
• WMA
• XSLX
• PPTX

 

1. El sistema debe permitir a distintos usuarios realizar digitalizaciones y escaneo de documentos, para ser integrados a un mismo expediente, utilizando tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o superior.

 

1. El sistema debe permitir realizar copias de respaldo de expedientes electrónicos en el sistema, utilizando diferentes dispositivos.

 

III. Gestión de trámites

 

1. El sistema debe permitir la creación de trabajo colaborativo sencillo, para la aprobación en múltiples niveles, múltiples firmas y el archivo de documentos electrónicos.

 

1. Este flujo de trabajo debe contemplar el establecimiento de un orden específico de aprobaciones y de firmas, de tal forma que la siguiente persona en aprobar o en firmar no pueda hacerlo, hasta que el anterior lo haya realizado.

 

1. El sistema debe permitir la inclusión de dos o más firmas digitales en un mismo documento.

 

1. Cada una de las firmas generadas en el sistema, deben registrarse en el esquema de metadatos asociado al documento.

 

1. El sistema debe permitir, a la hora de creación, la aprobación o firma de un documento electrónico, y que se adjunten los documentos relacionados al mismo.

 

1. El sistema debe permitir establecer un recordatorio para la notificación a los funcionarios de los documentos que deben ser aprobados o firmados; así como la notificación de documentos que tienen plazos prontos a vencer.

1. El sistema debe alertar todos y cada uno de los asuntos pendientes a los usuarios responsables de una acción, para anticiparse al vencimiento de los plazos administrativos en los documentos.

 

1. El sistema debe permitir compartir documentos con otros funcionarios, a los cuales se le puede asignar un permiso específico:

• Solo vista,
• Editar
• Editar y compartir,
• Editar y modificar,
• Modificar y firmar.
• Firma y devolución.

 

De tal forma que los funcionarios puedan tomar ciertas acciones de acuerdo con el premiso brindado por el funcionario “propietario” del documento.

 

1. El sistema debe notificar vía correo electrónico a las personas interesadas, que se les ha compartido un documento e indicar el motivo (notificación, aprobación o firma).

 

1. El sistema debe verificar que el certificado de firma no esté revocado o vencido, esta validación debe realizarse automáticamente.

 

1. El sistema debe generar un acuse de recibo electrónico automático, de forma tal que alerte a la persona que envió el documento, si el mismo es válido o no.

 

1. El sistema debe contar con la facilidad de envío de correo electrónico desde la misma aplicación, sin necesidad de salir del sistema para utilizar el correo electrónico institucional.

1. Interoperabilidad

 

1. El sistema debe ser capaz de interoperar con otros sistemas internos y externos por medio de un SDK, API o similar, abstraer la documentación e incorporarla a un expediente electrónico específico.

 

1. El sistema debe ser capaz de recibir documentos electrónicos firmados digitalmente a través del correo electrónico institucional.

 

1. Repositorio para el Archivo Central

 

1. El sistema debe permitir la implementación de un repositorio de documentos electrónicos y digitales para la Unidad de Archivo Central.

 

1. El sistema debe permitir la creación y establecimiento de flujos de trabajo sencillos entre la unidad de archivo central y los archivos de gestión, en los que se encuentre la remisión, aprobación y firma de documentos, así como el rechazo o devolución de documentos en casos especiales.

 

1. El sistema debe permitir la creación o inclusión de plantillas predeterminadas de tablas de plazos de conservación de documentos en el momento que se requiera.

 

1. La información de las Tablas de Plazos debe estar dispuesta en una plantilla de 18 columnas y la cantidad de filas requeridas para anotar los tipos documentales producidos por cada unidad administrativa.

 

1. El sistema deberá permitir la creación de una plantilla de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos, para la remisión de documentos que contenga la siguiente información:

 

1. Nº de orden
2. Serie o tipo documental
3. O/Copia
4. ¿Cuáles otras oficinas tienen esta serie? Señale si es O o C
5. Contenido
6. Soporte y cantidad

• Papel
• Cantidad
• Unid. medida

1. Vigencia Adm/legal

• Oficina
• Archivo Central
• Fechas extremas

1. Soporte y cantidad

• Electrónico
• Cantidad
• Unid. Medida

1. Vigencia Adm/legal

• Oficina
• Archivo Central
• Fechas extremas

1. Observaciones

 

1. El sistema debe permitir que las plantillas de las tablas de Plazos de conservación sean firmadas por los encargados de cada unidad administrativa y por la Unidad Archivo Central.

 

1. Una vez aprobadas las tablas de plazos de eliminación de documentos para cada unidad administrativa, se requiere que el sistema sea capaz de:

 

a-Advertir cuándo y cuáles documentos se pueden eliminar, de acuerdo con la vigencia administrativa y legal de dicho instrumento.

b-Alertar a cada unidad administrativa y a la unidad de archivo central el plazo de vencimiento de la vigencia administrativa y administrativa de los documentos.

 

1. El sistema debe permitir la creación o inclusión de plantillas predeterminadas de listas de remisión de documentos en el momento que se requiera.

 

1. El sistema deberá permitir la creación de una plantilla de transferencia de documentos, para la remisión de documentos que contenga la siguiente información:

 

a-Fondo.

b-Subfondo.

c-Cantidad de cajas o peso total (en disco) de los documentos.

d-Confeccionada por.

e-Revisada por.

f-Aprobado por Archivo Central.

g-Fecha de elaboración.

h-Número de caja.

i-Número de orden.

j-Tipo o serie documental

k-Alcance y contenido.

l-Fechas extremas

m-Soporte

n-Original o copia

 

1. El sistema debe permitir que las plantillas de listas de remisión de documentos sean firmadas por los encargados de cada unidad administrativa y por la Unidad Archivo Central.

 

1. Repositorio para Archivos de Gestión

 

1. El sistema debe permitir la implementación de un repositorio individual para cada unidad administrativa del Ministerio, incluidas las representaciones de Costa Rica en el exterior que dependen del Ministerio. Todo según la estructura orgánica.

 

1. Se debe asegurar que el acceso a este repositorio documental pueda realizarse solamente por personas autorizadas para ello, es decir, a los funcionarios de la unidad administrativa y a los que estos brinden acceso de acuerdo con roles específicos.

 

1. El sistema debe permitir archivar los documentos por carpetas y estas a su vez en subcarpetas; y de esta forma, archivar los documentos por año, subfondo, serie documental, tipo documental, entre otros.

 

1. El sistema debe permitir, cuando así se requiera, la creación de flujos de trabajo entre departamentos y unidades que comparten funciones en común, con el fin de facilitar y mejorar la comunicación institucional.

 

1. Una vez creado el flujo de trabajo, el sistema debe permitir el envío automático de notificaciones sobre el recibo de documentos, así como establecer un orden de aprobación y de firmas.

 

VII. Metadatos

 

1. El sistema debe permitir la generación de metadatos de forma automática para cada documento elaborado o anexado.

 

1. El sistema permite la inclusión de esquemas de metadatos y agregar información extra según el tipo documental.

 

1. El sistema debe permitir establecer pistas de auditoría por medio de los metadatos generados de manera automática, información como lo es:

 

• Título del documento.
• Fecha de creación del documento.
• Fecha, hora y funcionarios creadores del documento.
• Fecha, hora y funcionarios que realizan modificaciones al documento.
• Fecha y hora de firma del documento por las partes interesadas.
• Fecha y hora de la última modificación del documento.
• Fecha, hora y funcionarios que consultan/descargan el documento.
• Número de versión.
• Oficinas involucradas en el proceso.
• Ubicación del documento dentro del sistema.
• Tamaño o peso total.

 

1. El sistema debe permitir la inclusión de metadatos relevantes para los documentos, es decir, lograr incorporar información a los metadatos que es relevante para la conservación y preservación de documentos.

1. El sistema debe permitir la conservación y preservación de los metadatos del documento a través del tiempo.

 

1. El sistema debe salvaguardar la integridad, autenticidad y confiabilidad de los metadatos que forman parte de un documento, con el objetivo de evitar su edición, modificación y eliminación.

 

1. El sistema debe procurar la inalterabilidad de los metadatos creados de forma automática.

VIII. Gestión de metadatos

 

1. El sistema debe permitir la conservación y preservación de los metadatos del documento y creación de nuevos, una vez que se transfiera la propiedad a otra unidad administrativa; así como el tiempo que se conserve dentro de la institución o se decida realizar respaldos en dispositivos externos como lo son discos duros, USB, cd’s, entre otros.

1. Firma digital

 

1. El sistema debe permitir la encriptación de la firma digital con base en los estándares: CADES-X-L, PADES LTV, XADES-X-L correspondientes a la Política Nacional de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente.

• CAdES-X-L

1. Basado en la especificación ETSI TS 101 733, en su última versión oficial.
2. Para documentos con información codificada en binario.
3. Para su codificación en soluciones a la medida, se propone el perfil CAdES Baseline Profile de la ETSI, el cual puede encontrarse en la especificación ETSI TS 103 173, en su última versión oficial.

 

• PAdES Long Term (PADES LTV)

 

1. Basado en la especificación ETSI TS 102 778, en su última versión oficial.
2. Para documentos en formatos PDF y sus formatos extendidos.
3. Para su codificación en soluciones a la medida, se propone el perfil PAdES Baseline Profile de la ETSI, el cual puede encontrarse en la especificación ETSI TS 103 172, en su última versión oficial.

 

• XAdES-X-L

 

1. Basado en la ETSITS 101 903, en s última versión oficial.
2. Para documentos en formatos XML.
3. Se recomienda para el desarrollo de soluciones informáticas en donde sea necesaria la interoperabilidad con otras instituciones.
4. Para su codificación en soluciones a la medida, se propone el perfil XAdES Baseline Profile de la ETSI, el cual puede encontrarse en la especificación ETSI TS 103 171, en su última versión oficial.

 

1. Sin importar las diferencias en codificación y forma inherentes a cada especificación, los niveles de configuración de los formatos avanzados aquí mencionados deben permitir la utilización de algoritmos criptográficos robustos.

 

1. El sistema debe ser capaz de convertir y firmar documentos de texto e imágenes en formatos PDF, tanto para documentos creados en OOXML (Microsoft Office), ODF (Libre Office) y (Open Office). En el caso de audio y video, es deseable que permita los elementos necesarios de comprensión para su conservación y preservación a largo plazo.

 

1. El sistema debe impedir la firma de documentos electrónicos si existe la revocación de su certificado de firma, para esto, el sistema debe permitir la interoperabilidad con el Banco Central de Costa Rica, para validar las firmas digitales de las personas firmantes.

1. Ordenación y clasificación

 

1. El sistema es capaz de establecer modelos de clasificación de tipo orgánico, funcional o por asuntos, según los criterios establecidos en el proceso de clasificación de la Unidad Archivo Central del Ministerio.

 

1. El sistema debe permitir el establecimiento de carpetas y estas a su vez en subcarpetas; para la ordenación de los distintos documentos que se crean y resguardan en las unidades administrativas.

1. Eliminación

 

1. EI sistema deberá generar listados de aquellos documentos que perdieron su vigencia administrativa y legal, para proceder con su respectiva eliminación de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente y tablas de plazos de conservación documental de la institución.

 

1. El sistema debe permitir la selección de documentos que se deben eliminar después de un plazo determinado.

 

1. El sistema debe permitir la generación de un acta de eliminación para los documentos que perdieron su vigencia administrativa y legal.

 

1. El sistema debe permitir la autorización, mediante firmas digitales, de eliminación de documentos a las entidades competentes legalmente para ello, dígase Unidad de Archivo Institucional o Archivo Central. Sin esta autorización ningún funcionario debe poseer la posibilidad de eliminar ningún documento.

1. El sistema debe garantizar la eliminación total de los documentos dentro del sistema una vez autorizado por la Unidad de Archivo Central, esto de acuerdo con la legislación vigente.

XII. Conservación y preservación

 

1. El sistema deberá cumplir con el principio de neutralidad tecnológica.

 

• Pueden ser empleados en escenarios multiforma.
• No están sujetos a un determinado producto licenciado.
• Cuentan con una adecuada documentación técnica.
• Permiten la incorporación de múltiples firmas en un documento electrónico.
• Garantía de la autenticidad del documento electrónico.
• Garantía de la integridad del documento electrónico.
• Garantía de permitir la aplicación de técnicas de preservación digital como la emulación, migración, respaldo y traslado a archivos autocontenidos.
• Ubicación fehaciente del documento electrónico en el tiempo.

1. El sistema debe conservar los documentos en formato PDF/A con base en la norma ISO 19005-1.

 

1. El sistema deberá prevenir, retardar o detener el deterioro o eliminación de los documentos digitales, con el objetivo de preservarlos en condiciones de uso, estabilidad tecnológica y reconversión a nuevos soportes.

 

1. El sistema debe permitir el almacenamiento de todos los documentos electrónicos que se generen en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y sus representaciones en el exterior.

 

5. El sistema debe garantizar la preservación de todos los documentos electrónicos producidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y sus representaciones en el exterior, de conformidad a lo establecido en la Norma técnica para la gestión de documentos electrónicos del Archivo Nacional de Costa Rica.

 

XIII. Búsqueda, recuperación y visualización

 

1. El sistema debe permitir la consulta de documentos por medio del uso de descriptores como:

• Palabras clave (código de referencia, nombre del productor, unidades involucradas),
• Atributos del documento,
• Asunto,
• Estado del documento,
• Autor o autores,
• Destinatarios, entre otros.

 

1. El sistema debe permitir realizar la búsqueda en distintos repositorios, sin necesariamente situarse en el que se encuentra la información, es decir, realizar búsquedas generales de información en el sistema.

 

1. El sistema debe permitir la búsqueda booleana de documentos para la obtención positiva de resultados al momento de recuperar la información a nivel de unidad administrativa o general.

 

1. El sistema debe contar con una interfaz de búsqueda única, permitiendo consultas múltiples repositorios de manera transparente para el usuario (según su nivel de acceso a los documentos).

1. El sistema debe contar con un mecanismo de control de acceso y búsqueda a los documentos por diferentes niveles:

• Público,
• Departamental,
• Funcional,
• Por usuarios, entre otros.

1. El sistema debe establecer una interfaz para la visualización de los documentos dentro del mismo sistema, así como la información relacionada a la firma o firmas digitales del documento, en el caso de que corresponda.

 

XIV. Control y seguridad

 

1. El sistema debe permitir la incorporación de documentos electrónicos y digitales al sistema, así como la descarga de documentos para el establecimiento de respaldos por la institución y sus usuarios. El nombre del usuario que realiza la descarga debe registrarse en una bitácora.

 

1. El sistema debe velar por la seguridad y evitar la modificación de documentos una vez realizada la firma de este.

1. El sistema debe ser capaz de establecer y delimitar roles, responsabilidades y perfiles de los encargados y usuarios de la gestión de los documentos electrónicos dentro de la institución. Debe permitir el establecimiento de roles preestablecidos a los usuarios para la modificación o visualización de contenido (por ejemplo: administrador: modificación, creación y eliminación de documentos; editor: incorporación, edición y descarga de contenido; consumidor, visualización de contenido; entre otros).

 

1. El sistema debe permitir la realización de respaldos de manera diaria de manera automática o de manera manual cuando los administradores así lo requieran. Los respaldos deben generarse utilizando un método de encriptación, de manera que en los respaldos completos no se exporten los documentos en formatos que puedan ser leídos fuera del sistema.

 

1. El sistema debe permitir el establecimiento de una bitácora de registro de cada transacción realizada, en la cual se deje una constancia electrónica.

1. Acceso, autenticación y consulta

 

1. El sistema debe garantizar el libre acceso a todos los documentos que se produzcan o custodien en formato electrónico a través de la creación de reglas de acceso.

 

1. El sistema debe permitir el establecimiento de métodos de autenticación como doble factor, SignOn, Certificado Digital u otras opciones adicionales, para el acceso a la plataforma.

 

1. El sistema debe permitir el establecimiento de roles y perfiles de consulta de documentos electrónicos para usuarios internos y externos de la institución.

 

1. La interfaz del sistema con el usuario debe ser accesible mediante cualquier navegador Web.

 

1. EI sistema deberá permitir su funcionamiento a través de múltiples browsers: Internet Explorer, Edge, Safari, Mozilla Firefox, Google Chrome, entre otros.

 

Instalación del sistema:

 

1. El contratista deberá ajustar o institucionalizar la interfaz del sistema con el logo y valores de diseño gráfico y libro de imagen del Ministerio Relaciones Exteriores y Culto.

 

1. El contratista brindará toda la infraestructura para la instalación del sistema y todo componente de software y firmware de la solución ofertada para la contratación, deberá ser la última versión liberada al mercado al momento de la presentación de las ofertas y por ende al momento de ser implementadas, certificado por el fabricante del componente que así lo acredite, indicando: descripción, fabricante, versión y fecha de liberación; según lo dispuesto en el artículo 287 del Reglamento a la Ley General de Compras Públicas.

1. El contratista deberá garantizar que las licencias que se implementen queden operando a satisfacción por parte del usuario final. Por lo que se debe suministrar la documentación correspondiente al Centro de Tecnología Información y Comunicación del Ministerio (CTIC). Dicho proceso se validará con la Unidad de Archivo Central (AC), el cual dará por recibido conforme esto, con la supervisión del CTIC.

 

Atención de incidencias:

 

 

1. El contratista, en la reunión previa al inicio de la ejecución del proyecto, debe presentar y explicar al Ministerio el proceso para la recepción y atención de solicitudes o casos reportados.

 

1. El Ministerio designará un máximo de 04 personas autorizadas para presentar incidencias ante el contratista.

 

1. El servicio deberá incluir en la oferta la capacidad de atender los incidentes de gestión de servicio entre el contratista y este Ministerio.

 

1. El oferente debe comprometerse a que en caso de que resulte adjudicado garantizará la asistencia técnica especializada a los usuarios finales en caso de que se presente algún fallo de la herramienta y se interrumpa su funcionamiento normal.

 

1. El soporte a usuarios finales en el uso de la herramienta deberá brindarse vía telefónica, chat y correo electrónico. La atención de incidencias se establecerá durante la vigencia del contrato.

 

1. El oferente debe comprometerse a que en caso de que resulte adjudicado suministrará y mantendrá actualizado los medios de contacto que permitan al Ministerio ingresar una solicitud y/o caso de atención de un nuevo requerimiento, incidentes, fallas o problemas. Estos medios de contacto deben estar disponibles en el horario indicado en el punto anterior.

 

    7.El oferente debe comprometerse a que en caso de que resulte adjudicado        asignará niveles de severidad y de servicios con tiempos de solución, los cuales estarán determinados de común acuerdo entre el contratista y el Ministerio, acorde a la información que se presenta en el siguiente cuadro:

 

Nivel de impacto	Definición	Semáforo
Inferior	Impacto leve en uno de los componentes del sistema.	Naranja
Bajo	Impacto leve en uno de los componentes del sistema.	Naranja
Medio	Impacto moderado en uno de los componentes del sistema.	Morado
Alto	Impacto alto en uno o más de los componentes del sistema.	Morado
Superior	Impacto grave en uno o más de los componentes del sistema.	Rojo

 

1. El oferente debe comprometerse a que en caso de que resulte contratado, brindará la atención de los incidentes que se puedan presentar, según los tiempos máximos establecidos en el siguiente cuadro, con el fin de resolver cualquier falla, todo de acuerdo con el impacto o criticidad que el mismo represente:

 

1. El oferente debe comprometerse a que en caso de que resulte contratista designará a una persona encargada para la notificación de incidentes según orden de prioridad, para una atención rápida y ágil de los incidentes acorde con el siguiente cuadro:

 

ASPECTOS GENERALES:

 

El plazo contractual será de doce meses (12) contado a partir de la fecha indicada en la respectiva Orden de Inicio, la cual será emitida por parte del Administrador del Contrato.

 

El contrato eventualmente podrá ser prorrogado por períodos iguales de 12 meses, previo visto bueno y aceptación de la Administración, hasta alcanzar un máximo de 48 meses en total.

 

El plazo de la contratación se establece en el pliego de condiciones del presente proceso de contratación; sin embargo, de no convenir con los intereses del Ministerio, éste podrá poner término a la misma en cualquier momento,  cuando lo considere necesario en resguardo de sus intereses o por el incumplimiento del contratista de cualquiera de sus compromisos y obligaciones contractuales, así como de las disposiciones legales y reglamentarias que se tienen por incorporadas al presente pliego de condiciones.

 

Lo anterior, sin perjuicio del derecho del Ministerio de recurrir a los Tribunales para resarcirse de cualquier costo en que pudiera incurrir, así como al pago de daños y perjuicios que le fueren ocasionados en virtud de cualquier eventual incumplimiento del contratista.

 

Se aclara a todos los oferentes que, de llegarse a prorrogar el plazo del contrato, las cláusulas contenidas en él permanecerán invariables y aplicarán las mismas condiciones para la prórroga.

 

La Administración estima un consumo de ¢100.000.000,50 para el primer año y un consumo de ¢68.287.869,78 para el segundo, tercer y cuarto año, para un gran total de ¢304.863.609,84 (trescientos cuatro millones, ochocientos sesenta y tres mil novecientos nueve colones con ochenta y cuatro céntimos) durante la vigencia del contrato, en caso de extenderse hasta los 48 meses en total.

 

Este contrato se realizará bajo la modalidad de según demanda, por lo que a lo largo de la duración del contrato el Ministerio girará las respectivas órdenes de pedido para satisfacer las necesidades de la institución, de conformidad con los precios presentados por el oferente que resulte adjudicado.

 

Como esta licitación es bajo demanda, no compromete al Ministerio a realizar el consumo de las cantidades descritas para la estimación. La misma no representa cantidades mínimas ni máximas por consumir, las solicitudes serán de acuerdo con las necesidades reales de la Institución.

 

El oferente deberá indicar los precios unitarios y totales y estos deben ser expresados con un máximo de DOS DECIMALES. El no acatamiento de lo anterior facultará a la administración (en caso de existir más de dos decimales), a utilizar los primeros dos decimales sin aplicar ningún tipo de redondeo sobre los mismos.

 

La cotización de los oferentes debe de incluir los impuestos.

 

 

 

Para efectos de presentar la oferta en SICOP, se deberá incluir en esta plataforma, los montos que se reflejen en el cotizador que se adjuntará, denominado “Cotizador.xlsx”, con las cantidades que ahí se describen.

 

Este documento también deberá ser parte de los documentos que se presenten en la oferta para la contratación. Aunque el cotizador contempla estimaciones de licencias (que se indicaron anteriormente), en la oferta que se presente, también debe incluirse el monto unitario de cada una de las licencias o servicios solicitados, que será sobre el cual la Administración hará el consumo bajo demanda de lo solicitado. El cotizador presenta dos opciones para cotizar, ya sea en dólares ($) o en colones (¢), sólo debe completar una de ellas.

 

Para efecto de análisis de ofertas, el precio a detallar en el SICOP será el indicado en el ¨Total por los 4 años IVAI ¨ (celda C:12 o J:12 según elija el oferente), el monto detallado corresponderá a la sumatoria de todos los servicios solicitados en el archivo de Excel, anexo al pliego de condiciones denominado ¨Cotizador.xlsx ¨.

 

El documento en Excel se encuentra formulado para que se ingresen solamente los precios unitarios por ítem y la misma automáticamente obtiene los totales por servicio, por lo que el oferente NO debe realizar ningún cálculo en ella. El oferente debe ingresar los precios solamente en este documento, NO se permitirá la inclusión en otros formatos y tampoco se deben agregar o eliminar celdas en el documento.

 

Se designa como encargado general del contrato u orden de compra para dar seguimiento y control a: Carlos Eduardo Monge Trejos, cédula 107230744, Jefe de la Unidad Archivo Central del Ministerio, durante el tiempo que rige el contrato.

 

PLAZO DE ENTREGA:

 

El plazo máximo de entrega aceptado es de noventa (90) días naturales, contados a partir del día hábil siguiente a la notificación de la orden de pedido respectiva.

 

SOBRE LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS:

 

 

En caso de certificaciones o documentos legales deben estar actualizados y deben ser presentados según los términos y condiciones establecidos en este pliego de condiciones.

 

El Departamento de Proveeduría del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto es la oficina que tramita el procedimiento y que proporcionará la información adicional necesaria respecto de las especificaciones y documentación relacionada, información que deberá ser gestionada y publicada a través del Sistema SICOP.

 

Toda oferta deberá ser elaborada y presentada en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), a más tardar a la hora y fecha indicada en el cartel electrónico como cierre de recepción de ofertas.

 

Toda gestión de los interesados en participar en esta contratación, así como de aquellos que hayan presentado oferta, deberá realizarse a través del sistema SICOP. La Administración no admitirá para trámite consultas, documentos, aclaraciones, objeciones u otros que sean presentados por otra vía, salvo que así lo haya solicitado o autorizado explícitamente a través de un comunicado mediante el sistema SICOP.

 

En los casos de manuales o documentación técnica que no esté disponible en documento electrónico, este se debe incluir como un archivo en el PDF, JPG, entre otros.

 

El acto de apertura de las ofertas se realizará mediante el sistema, una vez vencida la fecha y hora establecida en el pliego de condiciones.

 

Todas las unidades de medidas que se utilicen en la oferta deben estar dadas en el Sistema Internacional (S.I.) de Pesos y Medidas.

 

En caso de oferentes calificadas como PYME, deberá aportar documentos donde se acredite tal condición, siempre en observancia de lo establecido en el artículo 20, inciso a), de la Ley N° 82623, Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas y sus reformas, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 94, del 17 de mayo del 2002.

 

El oferente deberá indicar la vigencia de su oferta. Sin embargo, en ningún caso ésta podrá ser inferior a cuarenta y cinco (45) días hábiles, contados a partir de la fecha señalada para la apertura de las ofertas.

 

Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, el oferente admite conocer completamente las condiciones del concurso, sus aclaraciones o modificaciones, y que acepta todos los términos y condiciones que en ellos constan, así como cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social de sus trabajadores y que el contrato que se llegue a suscribir entre las partes no generará responsabilidad alguna para la Administración, en cuanto a dichos rubros y someterse a la jurisdicción y a los Tribunales nacionales.

 

En caso de disconformidad justificada por el pliego de condiciones de esta licitación, los oferentes podrán presentar recurso de objeción en contra del cartel de la licitación dentro del plazo de 8 días hábiles contados a partir del día siguiente hábil a la publicación de la licitación, de conformidad con el artículo N° 254 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

 

OFERTAS EN CONSORCIO:

 

Dos o más oferentes podrán participar presentando una oferta en consorcio, sin que ello implique crear una persona jurídica diferente, con el objetivo de cumplir y fortalecer los requisitos dispuestos por la Administración en el pliego de condiciones, de conformidad con los artículos 125, 126, 127, 128, 129, 130 y 131 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública.

 

Las ofertas en consorcio deberán cumplir con lo dispuesto para este tipo de oferta en el Sistema Digital Unificado y deberá aportarse el acuerdo consorcial debidamente firmado digitalmente por sus integrantes, de acuerdo con lo establecido en los artículos 14, 19, 38 y siguientes del Reglamento de para la utilización del Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP.

 

Experiencia en consorcios. Dada la complejidad y cuantía de la presente licitación, la Administración establece que para reconocer la experiencia obtenida en proyectos en los que se haya participado bajo la forma consorciada, el oferente debió haber tenido una participación de al menos un 25% en el consorcio referido.

 

Las obligaciones que asume cada uno de los miembros que conforman el consorcio, deberán quedar plasmados en el respectivo acuerdo consorcial. La responsabilidad derivada de la participación consorcial es solidaria.

 

El acuerdo cubrirá al menos los siguientes aspectos:

 

• Calidades, incluido domicilio, lugar para recibir notificaciones, correo electrónico y capacidad de las partes.
• Designación de los representantes, con poder suficiente para actuar durante la fase de estudio de ofertas, de formalización, de ejecución contractual y para trámites de pago.
• Detalle de los aportes de cada uno de los miembros, sea en recursos económicos o bienes intangibles, como experiencia y obligaciones que asumiría en fase de ejecución contractual, el porcentaje de la participación de cada uno de ellos, cuando resulte posible, todo conforme a las regulaciones de la Ley General de Contratación Pública y este Reglamento.
• Plazo del acuerdo que deberá cubrir la totalidad del plazo contractual.

 

Deberá aportarse en el sistema digital unificado el documento original en caso de haberse suscrito de manera digital, o copia certificada del acuerdo si éste fue emitido de forma física.

 

Todos los miembros del consorcio deberán estar al día con el pago de cargas sociales, impuestos, póliza de riesgos del trabajo de INS, permiso sanitario del Ministerio de Salud y la patente municipal.

 

METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN

 

Con las ofertas admisibles para una eventual adjudicación, se procederá a realizar la calificación de cada oferta bajo la siguiente metodología de evaluación:

 

Precio: ………………………………….………………….……………….…90%

Pymes – Economía Social Solidaria…………….……………………5%

Criterios sociolaborales.....…………………………….….…………….5%

Total:…………………………………………………….…………………..…100%

 

Para determinar el puntaje correspondiente en el factor precio se aplicará la siguiente fórmula:

 

PF= {1-[(Px-Pmin)/Pmin]} x90

 

En donde:        PF =Puntaje obtenido por la empresa para el Factor Precio.

                        Px=      Precio Total ofrecido por la empresa en evaluación.

                        Pmin= Precio de la oferta con el monto más bajo.

 

Los oferentes deberán indicar expresamente que el precio es firme y definitivo.

 

El Ministerio no reconocerá ningún costo adicional que no esté incluido en el precio total ofrecido.

 

Pymes y organizaciones de la economía social solidaria (5%):

 

De conformidad con el Decreto Ejecutivo N° 42709-H-MEIC-MTSS-MINAE-MICITT, “Medidas para incentivar la participación de empresas, pyme y empresas de la economía social en las compras públicas de la administración, según criterios de localización y sostenibilidad” se otorgará puntos de la metodología de evaluación a los oferentes que demuestren ser empresas clasificadas como “pymes” o que sean organizaciones o empresas de la “Economía Social Solidaria” y según su ubicación en los distritos del país que estén clasificados como de "Zonas de Mayor Desarrollo Relativo" o "Zonas de Menor Desarrollo Relativo", según se detalla a continuación:

 

a) Empresa “Pyme” u organización perteneciente a la “Economía Social Solidaria” ubicada en zona de Mayor Desarrollo Relativo: Obtiene 2%.

 

b) Empresa “Pyme” u organización perteneciente a la “Economía Social Solidaria” ubicada en zona de Nivel Medio de Desarrollo Relativo: Obtiene 3%.

 

c) Empresa “Pyme” u organización perteneciente a la “Economía Social Solidaria” ubicada en zona de Nivel Bajo de Desarrollo Relativo: Obtiene 4%.

 

d) Empresa “Pyme” u organización perteneciente a la “Economía Social Solidaria” ubicada en zona de Nivel Muy Bajo de Desarrollo Relativo: Obtiene 5%.

 

Para determinar en qué nivel de desarrollo relativo se encuentra el distrito en que se ubica el oferente, se debe consultar el Índice de Desarrollo Social (IDS) más reciente que en Costa Rica emite el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica a través del Área de Análisis del Desarrollo.

 

El Índice de Desarrollo Social (IDS) se puede consultar en el Alcance N° 243 / La Gaceta N° 228 del 08 de diciembre de 2023:  

https://www.imprentanacional.go.cr/pub/2023/12/08/ALCA243_08_12_2023.pdf

 

Para efectos de este Decreto Ejecutivo, el territorio nacional se clasifica en "Zonas de Mayor Desarrollo Relativo" y "Zonas de Menor Desarrollo Relativo". Su identificación se fundamenta en el valor del IDS de cada uno de los distritos, empleando para ello la técnica estadística de análisis de conglomerados, la cual permite agrupar los distritos a partir de la variabilidad de sus valores. De esta forma, los distritos agrupados en cada Zona de Desarrollo mostrarán los valores más cercanos entre sí, siendo a la vez, distantes de los pertenecientes a las otras Zonas.

 

Los rangos del IDS para cada una de las zonas precitadas se establecen del siguiente modo:

a) Mayor Desarrollo Relativo: 100 puntos a 76,70 puntos.
b) Menor Desarrollo Relativo:

 

i) Nivel Medio: 76,69 puntos a 60,48 puntos;

ii) Nivel Bajo: 60,47 puntos a 43,56 puntos;

iii) Nivel Muy Bajo: 43,55 puntos a 0,00 puntos.

 

Para los nuevos distritos que se crearen después de la emisión del presente Decreto Ejecutivo, el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica emitirá criterio técnico que permita imputarle el valor del IDS respectivo. 

 

Los oferentes deben aportar la patente municipal para demostrar la ubicación de su empresa u organización y por ende la zona de desarrollo relativo. Para los casos de empresas que por su actividad económica no requieran la patente municipal, se podrá presentar un recibo de servicios públicos (luz, agua, entre otros) donde, se especifique bien la dirección del oferente.

 

De conformidad con la Ley para Organizaciones Socioproductivas de la Economía Social Solidaria (Ley N°10859) del 4 de febrero de 2026, que tiene por objeto establecer un marco jurídico para la promoción y el fomento de las organizaciones socioproductivas de la economía social solidaria, se detalla las organizaciones consideradas como parte de la Economía Social Solidaria:

 

ARTÍCULO 5- Tipos de organizaciones socioproductivas de la economía social solidaria amparadas por la presente normativa.

 

Estarán amparadas en este marco normativo las organizaciones socioproductivas de la economía social solidaria que, actualmente, están bajo las siguientes figuras:

 

a) Las Asociaciones Administradoras de Sistemas de Acueductos y Alcantarillados (Asadas), establecidas bajo la Ley 2726, Ley Constitutiva del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, de 14 de abril de 1961.

b) Las organizaciones comunales bajo la Ley 3859, Ley de Desarrollo de la Comunidad, de 7 de abril de 1967.

c) Las asociaciones solidaristas reguladas por la Ley 6970, Ley de Asociaciones Solidaristas, de 7 de noviembre de 1984.

d) Las fundaciones constituidas de acuerdo con la Ley 5338, Ley de Fundaciones, de 28 de agosto de 1973.

e) Las cooperativas bajo la Ley 4179, Ley de Asociaciones Cooperativas y Creación del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo, de 22 de agosto de 1968.

f) Los centros agrícolas cantonales en el marco de la Ley 4521, Creación de los Centros

Agrícolas Cantonales, de 26 de diciembre de 1969.

g) Las asociaciones de productores, de trabajadores, gremiales, artistas u otras que realicen actividad económica empresarial, organizadas al amparo de la Ley 218, Ley de Asociaciones, de 8 de agosto de 1939.

h) Las sociedades anónimas laborales reguladas por la Ley 7407, Ley de Sociedades

Anónimas Laborales, del 3 de mayo de 1994.

 

En caso de ofertas en consorcio entre un oferente que sea “pyme” o que sea una organización o empresa de la “Economía Social Solidaria” y un oferente que no sea ni “pyme” ni sea de la “Economía Social Solidaria”, el oferente que ostente la condición de “pyme” u organización o empresa de la “Economía Social Solidaria” deberá realizar al menos un 25% del servicio total ofertado por el consorcio y este deberá constar en el acuerdo consorcial que se presente en la oferta.

 

Criterios sociolaborales (5%):

 

 

El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto tiene entre sus propósitos promover buenas prácticas laborales, que ayuden a proteger a grupos sociales con mayor vulnerabilidad a través de sus compras públicas, tales como población infantil y adolescente, migrante, discapacitada, adulta mayor, población femenina, entre otros, tal y como se indica en el anexo del pliego de condiciones.

 

Así las cosas, el Ministerio pretende incentivar a las empresas que tengan estas buenas prácticas laborales con el porcentaje del 5% de la metodología de evaluación siempre y cuando lo puedan certificar a través de un tercero competente, para mantener la objetividad e imparcialidad.

 

Por lo tanto, únicamente se aceptarán certificaciones de entes públicos competentes que confirmen el cumplimiento por parte del oferente, de alguna de las prácticas laborales que beneficien a los grupos sociales en situación de vulnerabilidad social, ya sea por parte del Ministerio de Trabajo, Inamu, Conapdis, o la que corresponda.

 

El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto otorgará a los oferentes participantes de este concurso público la cantidad porcentual de 5% en la metodología de evaluación por contar con alguno de los reconocimientos del “Sistema de Reconocimientos Sociolaborales” del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, en aplicación de la Circular MH-DCoP-CIR-029-2024 --- “Aplicación del Sistema de Reconocimientos Sociolaborales (SIRESOL Somos +) del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social” de la Dirección de Contratación Pública o de alguna otra institución pública competente en la materia.

 

El “Sistema de Reconocimientos Sociolaborales” consiste en un sistema que facilita los reconocimientos sociolaborales, tomando en cuenta varios enfoques tales como: conducta empresarial responsable, comportamiento ético, debida diligencia en derechos humanos, enfoque de género, responsabilidad social, igualdad y no discriminación, transparencia y rendición de cuentas, entre otros más.

 

Las organizaciones de manera voluntaria, buscan implementar buenas prácticas laborales en las que se proteja a grupos sociales en situación de vulnerabilidad social. 

 

El “Sistema de Reconocimientos Sociolaborales” es creado mediante Decreto Ejecutivo Número 43714-MTSS-H,  publicado en el Diario Oficial La Gaceta,  Alcance Número 208 a la Gaceta Número 185, del 29 de septiembre del año 2022.

 

Categorías del “Sistema de Reconocimientos Sociolaborales”:

 

• Prevención del Trabajo Infantil y Protección a la Persona Adolescente Trabajadora
• Igualdad, Inclusión y Protección de la Persona con Discapacidad Trabajadora.
• Igualdad, Inclusión y Protección de la Persona Adulta Mayor Trabajadora
• Buenas Prácticas Laborales para la Igualdad de Género del INAMU
• Promoción de la Salud, la Seguridad y el Bienestar de la Persona Trabajadora
• Igualdad, Inclusión y Protección de la Persona Migrante Trabajadora
• Teletrabajo en condiciones de Seguridad y Bienestar
• Reconocimiento "Empresa que impacta" para organizaciones de economía social solidaria, constituidas y gerenciadas por mujeres.

 

La protección de las personas trabajadoras tiene su fundamento en la Constitución Política de Costa Rica, en la cual queda establecido que, el trabajo, es un derecho del individuo y una obligación con la sociedad.  Toda persona empleadora debe adoptar en su empresa las medidas necesarias para la higiene y seguridad del trabajo, y que el seguro de riesgos del trabajo será de su exclusiva cuenta y se regirá por condiciones especiales. Por tal motivo, dentro de la jerarquía del ordenamiento jurídico patrio, se integra lo dispuesto en los artículos 50, 56, 66, 73 y 74 de la Constitución Política de Costa Rica.

 

Si el oferente actualmente cuenta con la certificación vigente de: “Certificación de Salud Ocupacional”, inscrita ante el Consejo de Salud Ocupacional del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, puede aportar copia del documento denominado:” Informe Anual de Comisión de Salud Ocupacional”, el documento para ser válido debe tener el sello electrónico del Consejo de Salud Ocupacional, de no contar con el mismo no se podrá aceptar.

 

IMPORTANTE:

Se acepta la Certificación de Salud Ocupacional con 3 meses de emitida, al momento de la apertura de las ofertas.

 

SOBRE PRECIOS INACEPTABLES:

 

De conformidad con el artículo 106 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, se estimarán precios inaceptables y en consecuencia motivo de exclusión de la oferta, los siguientes precios:

 

1. Ruinoso o no remunerativo para el oferente, que dé lugar a presumir el incumplimiento por parte de éste de las obligaciones contractuales por insuficiencia de la retribución establecida. La Administración deberá solicitar al oferente que justifique y desglose razonada y detalladamente, mediante la presentación de aquella información y documentos que resulten pertinentes, que el precio cobrado le permite cubrir los costos de la obra, bien o servicio de conformidad con los requerimientos del pliego de condiciones. Esa solicitud deberá efectuarla antes de aplicar el sistema de evaluación, a efecto de no incluir en el listado de ofertas elegibles aquella que contenga un precio ruinoso, sin perjuicio de que en caso de duda acerca de la razonabilidad del precio de previo, solicite una línea de crédito o una garantía conforme lo establece el artículo 41, párrafo cuarto, de la Ley General de Contratación Pública y proceda conforme a lo regulado en el artículo 101 de este Reglamento.

 

Precio excesivo, es aquel que comparándose con los precios normales de mercado los excede o bien que supera una razonable utilidad. Antes de adoptar cualquier decisión, la Administración indagará con el oferente cuáles motivos subyacen para ese tipo de cotización y éste deberá justificar razonadamente su oferta, para lo cual aportará la información y documentos que resulten pertinentes.

 

Precio que excede la disponibilidad presupuestaria, en los casos en que la Administración no tenga medios para el financiamiento oportuno o el oferente no acepte ajustar su precio al límite presupuestario, manteniendo las condiciones y calidad de lo ofrecido. En caso de que el oferente acepte ajustar su precio, la Administración deberá verificar que el precio ajustado sea razonable. En tal caso, la oferta se comparará con el precio original y no con el precio derivado del ajuste.

 

Precio producto de una práctica colusoria o producto de cualquier práctica de comercio desleal. Se refiere a los precios cotizados por aquellos oferentes que, pese a haber sido sancionados por las autoridades nacionales en materia de competencia, cotizan directa o indirectamente por medio de algún miembro de su grupo comercial, durante el período en que hubiera sido sancionado conforme a lo previsto en la Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor, Ley N° 7472 de 20 de diciembre de 1994 y sus reformas y de acuerdo con lo previsto en la Ley de Fortalecimiento de las Autoridades de Competencia de Costa Rica, Ley N° 9736 de 5 de setiembre de 2019. Cuando la Administración detecte alguna práctica colusoria o desleal, deberá iniciar las gestiones establecidas en el artículo N°138 de este Reglamento.

 

La Administración en el análisis de las ofertas deberá motivar técnicamente, las razones por las cuales concluye que el precio es inaceptable. En el caso del inciso d), anexará la resolución de las autoridades de competencia en la que se sanciona al oferente.

 

IMPUESTOS:

 

El contratista será el responsable por el pago de los impuestos directos e indirectos, cargas sociales, contribuciones o cualquier otro tipo de obligación tributaria que establezca el ordenamiento jurídico costarricense; derivados de la ejecución de la presente contratación.

 

De conformidad con la Ley N° 9635 de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, este Ministerio debe cancelar el Impuesto de Valor Agregado.

 

Para el caso de pagos que se deban acreditar en Costa Rica, la Administración realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre la Renta vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo N° 23 inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta N° 7092.

 

El contratista deberá mantenerse al día con sus obligaciones ante la Dirección de Tributación del Ministerio de Hacienda.

 

OBLIGACIONES OBRERO PATRONALES:

 

Los patronos y las personas que realicen total o parcialmente actividades independientes o no asalariadas, deberán estar al día en el pago de sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), así como con otras contribuciones sociales que recaude esta Institución conforme a la ley. Para realizar los siguientes trámites administrativos, será requisito estar inscrito como patrono, trabajador independiente o en ambas modalidades, según corresponda, y al día en el pago de las obligaciones, de conformidad con el artículo 74 de la Ley orgánica de la Caja Costarricense de Seguro Social.

 

El oferente se debe encontrar al día con las obligaciones de la ley 8783, reforma a la ley 5662 del FODESAF en su artículo 22 inciso c.

 

La condición de estar al día para con las obligaciones obrero patronales (CCSS y FODESAF), se mantendrá para el contratista, durante todo el periodo de vigencia del contrato, y durante todas las fases del proceso (desde la adjudicación y hasta la finalización del contrato). La Administración podrá validar tal condición en cualquier momento de la relación contractual.

 

Todas las obligaciones y cargas sociales correspondientes al personal que la eventual contratista designe para atender las obligaciones emanadas de esta contratación corren por cuenta de la contratista, sin ningún tipo de responsabilidad imputable a la Administración.

 

DECLARACIONES JURADAS:

 

Los oferentes deben presentar las siguientes declaraciones juradas:

 

 

• Que no le alcanza ninguna de las prohibiciones para contratar con la Administración, de conformidad con la Ley General de Contratación Pública y este Reglamento. En caso de que le alcance alguna de dichas prohibiciones, deberá indicar con cuál institución tiene esta afectación.

 

• Declaración jurada de beneficiario (s) final (es):

 

Tratándose de personas físicas, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final.

 

Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen. Además, cada proveedor oferente también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el(los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial. En caso de que los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas”.

 

Ver definición de beneficiario final en el artículo N° 16 de la “Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales”:

 

“Artículo 16.-Determinación de los beneficiarios finales. El beneficiario final será la persona o personas físicas que en primera instancia tengan el control de la persona jurídica en consideración a las participaciones directas e indirectas sobre el capital social. Si de tal operación no se identifica alguno, se tendrá como beneficiario final a las personas físicas que tengan una influencia sustantiva, es decir control por otros medios sobre la persona jurídica.

 

Se entenderá como influencia sustantiva, contar con la mayoría de los derechos de voto de los accionistas o socios, tener el derecho a designar o cesar a la mayor parte de los órganos de administración, dirección o supervisión, poseer la condición de control de esa empresa en virtud de sus estatutos, u otros. En caso de que tampoco sea posible identificarlo, finalmente se tendrá como beneficiario final a la persona que ocupe el puesto directivo superior de la persona jurídica que hace la declaración.” El subrayado no es del original

 

Por favor indicar claramente en la declaración jurada quien(es) son los beneficiarios finales.

 

METODOLOGIA DE DESEMPATE:

 

En el caso de presentarse un empate entre dos o más ofertas en la evaluación final, se aplicará lo establecido en el artículo 97 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública:

 

Primero factor de desempate: se dará prioridad a las empresas PYMES, con una puntuación adicional a las que han demostrado su condición, de la siguiente manera:

 

PYME industria……………………………….. 5 puntos

PYME de servicio…………………………….. 5 puntos

PYME de comercio…………………………… 2 puntos

 

Segundo factor de desempate: El oferente que ofrezca el menor precio.

 

Tercer factor de desempate: El oferente que demuestre más años de experiencia en su oferta.

 

Cuarto factor de desempate: De persistir el empate, definirá la suerte.

 

En este último supuesto, se convocará a los oferentes cuyas propuestas obtienen la misma puntuación a un lugar, hora y fecha determinada para seleccionar la oferta ganadora, el oferente que no se presente quedará automáticamente excluido, en caso de no presentarse ninguno de los oferentes, el desempate se realizará ante funcionarios de la Proveeduría, de todo ello se levantará un acta que será suscrita por los presentes, y posteriormente se adoptará el acto de adjudicación.

SOBRE EL ACTO FINAL:

 

De conformidad con el artículo N°140 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, el plazo para dictar el acto final será el dispuesto en el pliego de condiciones, que en ningún caso podrá ser superior al doble del plazo fijado en el pliego de condiciones para la recepción de ofertas. Únicamente en casos excepcionales y mediante acto debidamente motivado, se podrá prorrogar hasta por un plazo igual al de recibir ofertas, acto que será suscrito por el superior jerárquico o a quien éste delegue para dictar el acto final e incorporado en el sistema digital unificado.

 

La Administración va a seleccionar a la oferta que alcance la mayor nota de evaluación y que haya cumplido con todos los puntos señalados en el cartel de esta licitación reducida, previa revisión de la Unidad Solicitante y de la Proveeduría Institucional.

 

En contra del acto de adjudicación cabrá recurso de apelación, el cual se podrá presentar dentro del plazo de 8 días hábiles, contados a partir de la notificación del acto final.  

 

CONTRATO

 

El Contratista deberá firmar electrónicamente el contrato conforme dispone la ley general de contratación pública y su reglamento, en un plazo máximo de dos días hábiles, prorrogables por dos días hábiles adicionales, contados a partir de la notificación respectiva realizada por parte del Ministerio al Contratista por medio del sistema SICOP, en caso de no firmarse en el plazo indicado el Ministerio podrá iniciar el trámite para declarar insubsistente el concurso, de conformidad con lo previsto en el artículo 52 de la ley general de la Contratación pública.

 

SOBRE EL CONTRATISTA:

 

El contratista no podrá rechazar las solicitudes de órdenes de pedidos válidamente emitidas, salvo la existencia de deuda vencida por parte de la Administración, o que el valor de la orden de pedido sea inferior al valor mínimo indicado por el oferente en su oferta.

 

La presente adjudicación queda condicionada a la efectiva disponibilidad presupuestaria y/o financiera y sujeta a la legislación vigente y al cumplimiento de los requisitos de refrendo o formalización contractual que correspondiere de conformidad con la Resolución R-CO-44-2007, de las nueve horas del día once de octubre del 2007 publicada en el Diario Oficial La Gaceta 202 del lunes 22 de octubre del 2007 y sus reformas.

 

El contratista se compromete que sus funcionarios, se conduzcan con rectitud, respeto y cortesía. Asimismo, deberán observar y respetar las disposiciones que contemplan la Ley y el Reglamento contra el Hostigamiento Sexual en el Empleo en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. El incumplimiento a esta cláusula facultará al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto a rescindir el contrato sin ningún tipo de responsabilidad.

 

El contratista asumirá todas las obligaciones laborales contenidas en el código de trabajo y demás leyes y regulaciones conexas, así como póliza de seguros contra riesgos del trabajo u otros.

 

El contratista asumirá las obligaciones fiscales, municipales y de cualquier índole tributaria que sean aplicables y cualquier otra que le afecte durante la vigencia del presente contrato.

 

El contratista está obligado a cumplir estrictamente con lo ofrecido en su propuesta y en cualquier manifestación formal documentada que haya aportado adicionalmente en el curso del procedimiento o en la formalización de la adjudicación. 

 

El contratista deberá apegarse en todo momento a todas las condiciones establecidas en este cartel sean estas del tipo técnicas, jurídicas o financieras. 

 

El contratista deberá cumplir fielmente con lo que estipule en su oferta y con la presentación de los documentos que la Administración le solicite en el presente cartel u aquellos que además le permitan garantizar la satisfacción del interés público. 

 

El servicio será prestado por el contratista sin que medie ninguna relación laboral ni estatutaria; el adjudicatario y sus empleados no se considerarán funcionarios del Ministerio.

 

El servicio que sea brindado de forma incompleta, defectuosa, impuntual o no los haya realizado del todo por causas imputables al contratista, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto pagará únicamente a la empresa contratada el servicio prestado a satisfacción y conforme con lo convenido entre las partes.

 

DEL PAGO Y DOCUMENTACION:

 

  

El atraso en la entrega de lo solicitado en la presente contratación, sin que haya una autorización previa, dará derecho a aplicar la cláusula penal estipulada en el formulario electrónico de SICOP o cualquier otra que se haya establecido en el proceso de contratación, así como el cobro si procediera, según lo señalado en los artículos 46 y 47 de la LGCP y los artículos 116 y 117 del RLGCP.

 

Pago contra entrega: La Administración efectuará el pago una vez entregado y verificado el cumplimiento de los servicios según lo solicitado en la orden de pedido.

 

 

Los pagos no constituyen aceptación de la totalidad de los servicios ni exonerarán al Contratista de sus obligaciones.

 

Si la oferta se realiza en otra moneda distinta al colón, el Ministerio realizará el pago en COLONES para ese efecto se utilizará el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de realizar el pago.

 

Las facturas deben presentarse en idioma español, no se dará trámite de pago a la factura si no cuenta con el recibido conforme y el visto bueno del funcionario con competencia para ello.

 

La forma de pago será Usual de Gobierno (mediante acuerdo de pago y depósito en cuenta bancaria del contratista). La misma se entiende como aquel pago que efectúa el Gobierno Central de la República de Costa Rica, para cancelar sus obligaciones ante los proveedores locales e internacionales, por concepto de compra de bienes y servicios; dentro de los 45 días naturales (Resolución N° 770-2016 Ministerio de Hacienda), a partir de la fecha de recibo a satisfacción del servicio y previa autorización con visto bueno en factura por el Administrador del Contrato.

 

En el caso de los proveedores de pequeñas y medianas empresas (PYME) y de conformidad con la reforma del artículo 34 del Reglamento General a la Ley de Contratación Administrativa publicada en el Alcance N° 202 Gaceta N° 240 y registrados en el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC), que han demostrado esta condición, la Ley N° 8262 Ley de Fortalecimiento de las pequeñas y medianas empresas y sus reglamentos, la Administración Central tendrá un plazo de 30 días naturales para pagar.

 

La Dirección General de Tributación, mediante Resolución DGT-R-48-2016 de fecha 7 de octubre del 2016, autoriza el uso de la factura electrónica, siempre que cumplan con los requisitos y características indicadas en la página de Hacienda. Además, dicha entidad, publicó el 20 de marzo del 2018 la Resolución N° DGT-R-012-2018, denominada “Obligatoriedad general para el uso de comprobantes electrónicos”.

 

De conformidad con el artículo N° 278 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, los derechos de cobro frente a la Administración podrán cederse en cualquier momento, sin que sea necesario el consentimiento de ésta. Sin embargo, deberá informarse a la entidad contratante, una vez que la cesión sea convenida, sin detrimento de los montos que por concepto de multas y cláusulas penales se deban resarcir con dicho pago, los cuales se deducirán automáticamente del monto. El documento de cesión de derechos de pago deberá ser presentado ante la Administración mediante el sistema digital unificado.

 

Antes de esa comunicación cualquier pago hecho a nombre del contratista surtirá efecto liberatorio.

 

La Administración no podrá negarse a pagar al cesionario, pero si podrá oponer la excepción de falta de cumplimiento o cumplimiento defectuoso o tardío de lo pactado.

 

La cesión de pago recibida por la Administración no exonera al contratista de sus obligaciones y tampoco convierte al cesionario en parte contractual. El cesionario del crédito asume por completo el riesgo por el no pago de la obligación por parte de la Administración, originado en las excepciones antes dichas.

 

Carecen de efecto legal las leyendas incluidas en las facturas comerciales que supongan aceptación del objeto contractual o renuncia a reclamos posteriores derivados de la simple recepción del documento de cobro.

 

GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO:

 

Las garantías deberán aportarse en forma electrónica, a nombre del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto de conformidad con lo establecido en los artículos N° 110, N°111, N°112, N°113 y N°114 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

 

Deberá aportarse una garantía de cumplimiento por un monto de ¢5.000.000,00, correspondiente al 5% sobre el monto anual inicial estimado de esta licitación, dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores al comunicado que le realice el Ministerio al Contratista.

 

Esta deberá tener vigencia hasta la fecha probable de recepción definitiva del objeto del contrato.

 

Esta garantía deberá tener vigencia mínima de 12 meses inicialmente, luego la misma se deberá prorrogar por plazos iguales a la inicial y hasta un mínimo de un mes adicional a la fecha de finalización del contrato.

 

Esta garantía de cumplimiento servirá como medido para resarcir económicamente al Ministerio en caso de presentarse cualquier incumplimiento por parte del contratista durante la ejecución del contrato.

 

La garantía se podrá tramitar mediante alguna entidad financiera autorizada a emitir garantías o mediante depósito en las cuentas del Ministerio en el Banco Nacional de Costa Rica:

 

 Cuadro N°3.

Cuenta Cliente	Moneda
15113010010002533 IBAN: CR62015113010010002533	Colones
15113010026000884 IBAN: CR38015113010026000884	Dólares

 

 

La garantía de cumplimiento deberá ser rendida electrónicamente a través del Sistema Digital Unificado.

 

Podrá rendirse en cualquier moneda extranjera o bien en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día anterior a la suscripción del contrato. En este último caso el contratista está obligado a mantener actualizado el monto de la garantía. Así establecido en el artículo 111 de la ley general de contratación pública.

 

FISCALIZACIÓN Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

 

De conformidad con el artículo N° 283 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública, los funcionarios encargados de los contratos deberán fiscalizar en la ejecución contractual al menos los siguientes aspectos:

 

a) Realizar un control objetivo de la ejecución contractual, aplicando las medidas de control de forma eficiente en los procesos involucrados a fin de que el objeto contractual se cumpla a cabalidad.

 

b) Verificar mediante control técnico que el objeto contractual sea de la calidad y cumpla los requerimientos establecidos en la contratación en procura de que el contratista se ajuste a las condiciones y plazos establecidos en el contrato. Para tal efecto, podrá solicitar asistencia a las unidades técnicas respectivas, cuando sea necesario.

 

c) Comunicar en forma inmediata al contratista el incumplimiento de la programación de las actividades, de conformidad con el plan de ejecución vigente y autorizado, a fin de que el contratista adopte las medidas pertinentes para su corrección y se apliquen las multas, según corresponda.

 

d) Llevar el control de la vigencia de las garantías de cumplimiento, así como las colaterales.

 

e) En caso de posibles faltas e incumplimientos de gravedad cometidas por el contratista durante la ejecución del contrato, procederá a comunicarlo al órgano competente, para que éste tome las medidas legales y contractuales correspondientes.

 

f) Solicitar los criterios técnicos necesarios para una mejor fiscalización de los contratos, cuando se requiera por la naturaleza de la materia o especialidad.

 

g) Cualquier otro aspecto que la Administración contratante considere necesaria para la correcta fiscalización del contrato.

 

 

REAJUSTE DE PRECIOS:

 

 

El Contratista tendrá derecho a solicitar el reajuste del precio, de conformidad con lo establecido en los artículos 102, 107, y 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública así como por lo establecido en los artículos 1 al 15 y del 42 al 64 del Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios (Decreto Ejecutivo N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN).

 

El oferente deberá presentar la estructura de precio tanto en valores absolutos como porcentuales, y de presentarse discrepancias entre los valores absolutos y los porcentuales prevalecerán los primeros.

 

Los valores absolutos deberán ser concordantes con la o las monedas con que se presenta el precio de oferta.

 

En los contratos en los que procede la aplicación del reajuste o revisión de precios, de conformidad con lo regulado en los artículos 107 y 109 del presente Reglamento, el oferente deberá aportar la información de los índices oficiales de precios y costos asociados con los costos directos e indirectos de la estructura de precio. Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio de oferta y los valores absolutos de la estructura de precio.

 

En caso de que no exista un índice oficial para determinado costo directo, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y aportar la documentación pertinente a efectos de que las partes puedan aplicar el método contemplado en los artículos 107, 108 o 109 del presente Reglamento, según corresponda. Si no existe un índice oficial para determinado costo indirecto, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y podrá proponer un índice oficial general de precios para el reajuste o revisión de dicho costo.

 

En el caso de que no exista ningún índice oficial de precios del país de origen de determinado costo directo o indirecto, las partes podrán demostrar las variaciones de ese costo, mediante el método analítico y documental, esto tomando en consideración la diferencia en el precio del insumo o servicio entre el día de oferta y el día de compra, ello con base en documentación probatoria válida y pertinente.

 

Bajo ningún supuesto, serán objeto de reajuste ni revisión la utilidad ni el rubro de imprevistos.

 

El oferente debe presentar una estructura de precio de la oferta para cada tipo de servicio que conforman esta licitación. En aquellos casos que el precio ofertado sea en más de una moneda, el oferente deberá presentar la estructura de precio correspondiente a cada moneda.

 

La estructura de precio de la oferta estará compuesta por al menos el desglose de los siguientes componentes:

 

a) los costos directos, que considere como mínimo los insumos, mano de obra y subcontrataciones, éste último si corresponde, de conformidad con el detalle y formato establecido por la Administración en el pliego de condiciones.

 

b) los costos indirectos, que considere como mínimo los insumos y mano de obra, la utilidad y los imprevistos, de conformidad con el detalle y formato establecido por la Administración en el pliego de condiciones.

 

Estructura de precio que debe presentar el oferente:

 

Componentes de la estructura de precio	Monto	Porcentaje
Mano de obra directa
Insumos directos
Subcontrataciones
Mano de obra indirecta
Insumos indirectos
Imprevistos
Utilidad
Total		100%

 

Costos directos: son los costos en los que incurre el contratista para materializar el objeto contractual. Estos costos se dividen en costos directos de mano de obra, costos directos de insumos y costos directos por subcontrataciones.

 

Costos directos de mano de obra: son los costos necesarios para materializar el objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de salarios y remuneraciones, así como los costos de las cargas sociales, prestaciones legales y obligaciones laborales correspondientes.

 

Costos directos de los insumos: son los costos necesarios para materializar el objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de materiales, materias primas, así como equipos, maquinaria, herramientas y las depreciaciones y seguros de éstos, pago de servicios públicos, entre otros.

 

Costos directos por subcontrataciones: son los costos en los que incurre el contratista por concepto de subcontrataciones con terceros, para la realización de labores o trabajos especializados requeridos para materializar el objeto contractual, de conformidad con lo regulado en el artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

 

Costos indirectos: son los costos generales en que incurre el contratista para la administración del objeto contractual, en sus oficinas matrices y/o en el sitio de la ejecución del contrato, no atribuibles a una actividad contractual en particular, pero necesarios para la ejecución del contrato. Estos costos se dividen en costos indirectos de insumos y costos indirectos de mano de obra.

 

Costos indirectos de los insumos: son los costos requeridos para la administración del objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de materiales, equipos, herramientas, depreciaciones y seguros de edificios, vehículos y equipo de oficina, costos financieros, pago de servicios públicos, entre otros.

 

Costos indirectos de mano de obra: son los costos requeridos para la administración del objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de salarios y remuneraciones de su personal directivo, técnico, de soporte y administrativo, entre otros, así como los costos de las cargas sociales, prestaciones legales y obligaciones laborales correspondientes.

 

Imprevistos: monto estimado por el oferente dentro del precio de su oferta, para cubrir la incertidumbre de la estimación del presupuesto o cualquier eventualidad que recaiga bajo su responsabilidad y cuya finalidad es atender contingencias durante la ejecución contractual.

 

 

Utilidad: Ganancia que proyecta percibir el oferente o contratista, según corresponda, por la ejecución del contrato. Dicho importe y su ponderación en valor porcentual será conforme a lo establecido en el artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública y al pliego de condiciones.

 

 

COMPROMISO CONFIDENCIALIDAD

 

El contratista se compromete a NO revelar en forma personal o por interpósita persona o de manera alguna hacer del conocimiento público, por cualquier medio de comunicación, ya sea escrito, verbal, fotografías o electrónico, de información institucional a la que tenga acceso en razón del servicio brindado, salvo que exista autorización por parte del Ministerio.

 

Se obliga a guardar total confidencialidad respecto de cualquier información que conste y que no necesariamente fuera producto del contrato, en resguardo de la seguridad institucional.

 

En este sentido, el oferente, así como las personas que destaque para brindar el servicio; se comprometen bajo fe de juramento, a guardar total confidencialidad respecto al servicio solicitado en el presente pliego de condiciones, quedando bajo su responsabilidad las consecuencias de tipo legal, civil o de otra índole que puedan derivarse de la divulgación o uso indebido de esa información.

 

De comprobarse algún incumplimiento a esta cláusula, el Ministerio tomará las acciones legales pertinentes para que se apliquen las sanciones correspondientes de acuerdo con el marco jurídico establecido.