L-296-2026 SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES PARA COMPRA DE TIQUETES AEREOS MODALIDAD SEGÚN DEMANDA

• Requisitos de admisibilidad:
  • Los oferentes interesados en participar en este concurso deben contar con una experiencia de al menos cinco años, en el objeto a contratar en venta y comercialización, contados con anterioridad a la fecha de apertura. Para comprobar lo anterior se debe adjuntar al menos lo siguiente:

1. Declaración jurada indicando los años y puede aportar copia de contribuyente tributario en Hacienda donde se reflejen las actividades económicas (giro comercial) atinente al objeto contractual o al equipo ofertado, no obstante, la UTN se reserva el derecho de verificar dicha información, lo anterior para garantizar la experiencia.
2. Aportar certificación o licencia vigente que lo acredite como agencia reconocida por la IATA (International Air Transport Association).
3. Presentar certificación vigente suscrita por el Instituto Costarricense de Turismo (ICT), donde conste que la Agencia de viajes está habilitada para operar en el territorio nacional.
4. Presentar certificación de la relación comercial de al menos dos de las siguientes aerolíneas Internacionales: Avianca, Delta Airlines, American & Airlines, United Airlines y Copa Airlines.
5. Aportar copia de Certificado de Patente Comercial vigente donde se refleje actividad comercial autorizada, dirección y fecha que fue otorgada.
6. Aportar copia de Permiso de Funcionamiento vigente (en caso que proceda) otorgado por el Ministerio de Salud.
7. Dos cartas de referencia comercial emitidas por diferentes instituciones del sector público o privado a nivel nacional donde se demuestre su experiencia brindando servicios similares a los solicitados en este cartel

 

Las cartas deben contener al menos:

• Nombre de la empresa o entidad que emite la carta.
• Cantidad de años que tiene de relación comercial con la Agencia de Viajes.
• Nombre de la persona contacto y cargo, teléfono, correo electrónico, fecha
• Grado de satisfacción de la empresa o entidad por el servicio recibido.

 

1. REQUERIMIENTOS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y EVALUACIÓN DE OFERTAS

 

• Se debe cumplir con los siguientes requerimientos:

 

• Toda compra de tiquetes aéreos deberá ser gestionada exclusivamente por la Proveeduría Institucional mediante solicitud de cotización vía correo electrónico. Únicamente el personal designado por la Proveeduría podrá formalizar órdenes de compra ante la agencia
• Cada vez que se solicite una cotización de un pasaje, la Agencia deberá remitir por el mismo medio en el que se cursó la solicitud, el desglose correspondiente de la tarifa, que contemple lo siguiente: Costo del boleto, impuesto de salida, comisión, entre otros únicamente en colones. Dicha cotización deberá tener una vigencia de al menos 24 horas.
• La Agencia de viajes deberá considerar que según el artículo N°11 tarifa reducida inciso d), de la ley 9635, Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, sobre el valor agregado IVA, a partir de enero 2020 la Universidad debe hacer el pago del 2% del IVA en todos los servicios y bienes que compra.
• La Agencia está obligada a presentar siempre la opción de tarifa más económica disponible en el mercado para la ruta y horario requeridos
• Toda cotización base debe incluir, un equipaje documentado en bodega (conforme a la capacidad máxima de la aerolínea) y una maleta de mano. Solo en caso de ser indicado se podrá reducir la cantidad de equipaje.

 

• Itinerarios
  • En los casos que existan rutas alternativas de vuelo para un mismo destino, la Agencia deberá presentar las diferentes alternativas con sus respectivas tarifas para que la UTN seleccione la más conveniente. Así mismo deberá remitir, toda la información atinente al viaje tal como la duración del mismo, cantidad y ubicación de aeropuertos, vacunas requeridas, requisitos migratorios, visas, pasaportes, entre otros.

 

• Reservaciones
  • La agencia tendrá un plazo máximo de tres (3) horas hábiles, y en caso de emergencias de   una (1) hora hábil, para remitir las opciones de itinerarios de acuerdo a lo solicitado.

 

• Reservación específica: La UTN solicitará a la Agencia la preferencia de ubicación de asiento del funcionario o viajero, para que la Agencia siempre y cuando sea posible, lo reserve.

 

• Reportes
  • La Agencia deberá presentar mensualmente un informe en Excel a la Proveeduría Institucional y al responsable del Contrato, para efectos de fiscalización y control interno que contenga la siguiente información:

           

1. Nombre de los funcionarios o viajeros
2. Rutas de viaje
3. Fechas de viaje
4. Líneas aéreas que se utilizó
5. Costo total del tiquete

 

• La Universidad podrá solicitar ajustes en la información presentada en el informe con el fin de mejorar la fiscalización, previo consenso con la agencia

 

• Autorización de boletos
  • La UTN se reserva el derecho de seleccionar la opción que más le favorezca. Así mismo concretará la compra por medio de la remisión de la orden de pedido de SICOP correspondiente, dentro del plazo de vigencia del itinerario.

 

• Solicitud de cambio o cancelación de itinerarios
  • La Universidad podrá solicitar la cancelación de reservaciones o cambio de itinerarios de acuerdo con sus necesidades o cambio de planes sin costo alguno, dentro de las 24 horas siguientes a la remisión del o los itinerarios propuestos. Excepto por las multas o penalizaciones que aplique la línea aérea en caso de haberse concretado la orden de pedido.

 

• Anulación de boletos ya emitidos
  • Para la anulación de los pasajes o tiquetes, la Agencia deberá remitir la información de la compañía aérea donde se establecen las reglas y nivel de restricción de la cancelación de los pasajes

 

• Reembolsos
  • En caso de que existan reembolsos por la anulación de boletos ya emitidos, la Agencia deberá comunicar a la UTN lo siguiente:

 

1. Boleto anulado, fecha, funcionario, etc.
2. Precio del boleto.
3. Cargo de penalidad aplicado por la Aerolínea.
4. Cargo de penalidad aplicado por la agencia.
5. Monto reembolsable

 

• Quejas y reclamos
  • En caso de que por producto de la compra de un tiquete aéreo se reciban quejas o reclamos por parte de los funcionarios o usuarios, la UTN trasladará dichas quejas y reclamos a la Agencia de Viajes quien deberá analizar cada caso e informar a la UTN en un plazo máximo de 5 días hábiles los resultados de la investigación y las posibles soluciones cuando corresponda.

 

• Capacidad Tecnológica
  • Disponer de un sistema de reservaciones y emisiones de pasaje o tiquetes aéreos, marítimos, terrestres, con la utilización de boleto electrónico que existe en el país a saber:

 

1. Amadeus: Programa europeo de acuerdos de distribución integra de tarifas; que garantice a las agencias de viajes toda la gama de tarifas de una aerolínea a través del Sistema.
2. Sabre: El sistema Global de reservas
3. Travel Port con Galileo: Para garantizar que las agencias cuenten con acceso en línea con las aerolíneas sin ningún tipo de recargo o costo adicional para la UTN.
4. Para la validación de este requisito se debe aportar las cartas de acreditación de los representantes de estos sistema en el país, con no menos de tres (3) meses de emitida

 

• Horarios del servicio
  • Tiempo o servicio de operación mínimo deberá cubrir el horario hábil de la UTN, el cuál es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., y que para el resto del tiempo se indique teléfonos y correos electrónicos para la cobertura de emergencias, los fines de semana o días no hábiles para la UTN. Se debe garantizar soporte telefónico y vía correo electrónico para el viajero fuera del horario hábil de la Universidad.

 

 Servicios de emergencia 24/7 para el viajero

• En todo caso deberá garantizarse en caso de emergencia un servicio 24/7, es decir, en horas fuera de la oficina para contactar a los ejecutivos. Dichos ejecutivos o suplentes deberán contar en sus casas de habitación con sistema de reservas para que puedan cubrir y ayudar ante eventuales emergencias que la Administración requiera. Disponer de un servicio de turno las 24 horas posibilitando la efectiva solución.

 

• Ejecutivo de cuenta
  • Aportar currículum vitae del ejecutivo de cuenta que cuente con una experiencia mínima de 3 años, para atender las necesidades de la Administración y urgencias que se presenten durante la prestación del servicio, entre otras cosas tales:

 

1. Además, la agencia de viajes deberá de aportar la certificación de que en caso de que el ejecutivo de la cuenta sea removido de su puesto, cubrirá el compromiso con la UTN, con un funcionario que cumpla las mismas características del que se ofrece en la oferta.
2. En caso de que se requiera la sustitución del Ejecutivo de cuenta se deberá coordinar esto con 5 días hábiles antes del cambio.
3. La UTN se reserva el derecho de solicitar la sustitución del ejecutivo de cuenta en caso de que se entienda que el mismo no está cumpliendo a cabalidad con lo solicitado.

 

• Contar con procedimientos de plan de contingencias y continuidad de servicios en casos fortuitos para ello debe aportar como anexo junto con la oferta.

 

• Sistema de evaluación de ofertas.
  • Una vez determinado que las ofertas cumplen con los aspectos legales y técnicos, se procederá a realizar la calificación de cada oferta, bajo la siguiente metodología de evaluación:

 

Ítem	Factor de calificación	Puntaje máximo
A.	Precio (Costo de comisión por la emisión de cada boleto)	90%
B.	Experiencia Adicional.	5%
C.	PYME	2%
D.	PYME Regional	3%
	TOTAL	100%

 

1. Precio (90%)

Se calificará según la siguiente fórmula:

 

 

    

Donde:

PP: Puntaje por precio.

P oferta: Precio de la oferta en estudio.

P min: Menor precio ofrecido de cada producto.

PT: Máximo puntaje por precio alcanzable (90%)

 

1. Experiencia adicional: Se evaluará la experiencia adicional que posea la agencia de viajes por encima de los cinco (5) años solicitados como requisito de admisibilidad obligatorio. Se otorgará un 1% por cada año adicional de experiencia comprobada brindando servicios de agencia de viajes corporativos o institucionales, hasta un máximo de cinco (5) años adicionales (para un tope máximo del 5%).

 

La asignación del puntaje se realizará mediante la siguiente escala escalonada:

• año adicional (6 años de experiencia total): 1%

 

• años adicionales (7 años de experiencia total): 2%

 

• años adicionales (8 años de experiencia total): 3%

 

• años adicionales (9 años de experiencia total): 4%

 

• años adicionales o más (10 o más años de experiencia total): 5% Forma de demostrarlo

 

El oferente deberá aportar, adjunto a su oferta, una declaración jurada firmada donde indique la cantidad exacta de años y meses de experiencia total ininterrumpida brindando los servicios objeto de esta contratación. La Administración restará los 5 años del requisito base obligatorio, y aplicará la escala de puntaje sobre el remanente de años adicionales.

1. PYME: De acuerdo con el artículo 23 de la Ley General de Contratación Pública (Ley N°9986) se otorgará un total de un 2% a aquellas oferentes que logren acreditar que son empresas PYME, inscritas en el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC); para ello deberán aportar la certificación respectiva, vigente y extendida por el MEIC.

 

1. PYME REGIONAL: Los oferentes que logren acreditar que son PYME regionales, se harán acreedores de un 3%. Para constatar dicha condición se procederá a verificar la condición de cercanía geográfica mediante la patente o licencia comercial de la Municipalidad donde tiene registrada su actividad comercial; cuando el documento no cuente con firma digital, el oferente deberá aportar copia certificada como único elemento probatorio para poder reconocer los puntos.

 

• Criterio de desempate de ofertas. En caso de presentarse un empate en una o varias partidas se adjudicará bajo los siguientes criterios:

 

1. A la empresa que ofrezca menor tiempo de entrega en los bienes y/o servicios ofertados.
2. A la empresa que ofrezca mayor plazo de garantía técnica para los bienes y/o servicios ofertados.
3. De persistir el empate, se utilizará lo establecido en el artículo 97 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública. De lo actuado se consignará un acta que se incorporará al expediente de la contratación.

 

• Estructura de precios.
  • Todos los interesados en participar en licitaciones relacionadas con la compra de obra pública o servicios, deberán especificar la estructura de costos del precio ofertado, según lo indicado en el siguiente cuadro:

 

Rubro	Valor absoluto	Porcentaje
Costos Directos (CD)	-	-
Costos Indirectos (CI)	-	-
Utilidad (U)	-	-
Imprevistos (I)	-	-
TOTAL, SIN IVA	-	100%
IVA**	-
TOTAL, CON IVA	-

**De acuerdo con la Ley 9635, la UTN está gravada con un 2%; en el caso de productos servicios que estén afectos a tarifas menores como los agroquímicos, la UTN pagará la tasa que dicte la citada Ley y sus reformas. **

 

Los precios ofertados deben cumplir con:

1. Deben ser firmes y definitivos, de acuerdo con el artículo 98 del Reglamento

a la Ley General de Contratación Pública, No.9986.

1. Los precios deben ser unitarios y totales, según lo establecido en el artículo 42 de la

Ley General de Contratación Pública, No.9986; así como en el artículo 104 de su

Reglamento.

1. La UTN requiere que los ACARREOS estén incluidos en el precio de cada artículo,

no se aceptan propuestas que lo indiquen en la casilla ACARREOS del Sistema Digital

Unificado.

1. La plica que sea presentada con el IVA incluido o costo de los ACARREOS en la

casilla del Sistema Digital Unificado, será descalificada del concurso.

 

• Análisis de la razonabilidad del precio.
  • La UTN realizará el análisis de razonabilidad del precio de las ofertas recibidas para la partida que componen el concurso.
  • Se considerarán razonables y por lo tanto aceptables los precios que se presentan a continuación.

 

Partida	Descripción	Unidad de medida	Precio de referencia	Porcentaje de razonabilidad	Piso	Techo
1	SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES (Comisión por la emisión de cada boleto)	c/u	¢13.240,00	25%	¢9.930,00	¢16.550,00

 

• El cuadro anterior muestra el desglose de costo del precio de referencia definido por la UTN, para cada tipo de personal que se desea contratar
• El análisis de razonabilidad del precio se realizará al amparo del artículo 106 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.
• Posterior a la revisión de los fundamentos que externó la evaluación anterior; esta Administración determinará cuales propuestas serán inaceptables y no formarán parte de las ofertas.
• Todas las ofertas que queden seleccionadas en el análisis de razonabilidad de precios pasarán a la siguiente evaluación.
• Todas las ofertas deben cumplir con los salarios mínimos establecidos por el Ministerio de Trabajo y Seguridad S
• Los oferentes que no brinden respuesta a lo señalado, quedarán excluidos de esta licitación

 

• Estudios a realizar por la Administración
  • Con base en el artículo 90, apartado 3, inciso c del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública (Ley N°9986), esta Administración señala a continuación los estudios a realizar:

 

1. Estudio Legal
2. Estudio Técnico
3. Estudio Económico
4. Estudio Financiero

 

1. CONDICIONES PARA LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

 

• Ejecución del contrato
  • El contratista se sujetará a las disposiciones contempladas en los artículos 12, 14, 43, 101, 106, 113, 115 siguientes y concordantes de la Ley General de Contratación Pública, (Ley N°9986); así como en los artículos 273, 274, 275, 293 del Reglamento, y demás normativas que rige la materia de Contratación Pública.

 

• Los siguientes aspectos se regirán por la normativa vigente aplicable, tales como:
  1. Recepción provisional: todo según el artículo 284 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, (Ley N°9986).

Para atender el proceso de recepción provisional se deben seguir las siguientes instrucciones:

 

1. Enviar la factura electrónica (ver requerimientos para la facturación) con al menos 3 días hábiles anteriores a la fecha de recepción provisional, cumpliendo con los siguientes requerimientos:

 

1. La factura electrónica debe ser enviada al correo: felectronica@utn.ac.cr, que contengan los siguientes archivos:

• Factura en formato PDF emitida por el sistema de facturación
• Dos archivos XML que genera el sistema

 

1. La factura debe presentarse según el tipo de moneda cotizada; cuando se trate de una moneda distinta al colón costarricense, el pago se realizará en colones costarricenses de acuerdo con lo establecido en el artículo 98 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

 

1. La factura debe indicar el número de contratación y/o el número de orden de pedido al que pertenece cuando aplica; de no venir el dato en la factura, esta será rechazada ya que no se puede determinar a qué transacción pertenece.

 

1. El contratista realizar la solicitud de recepción correspondiente en el sistema SICOP, adjuntando a este trámite la factura, los tres XML, todo según el artículo 284 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, No.9986 y posterior

1. Recepción definitiva: se emitirá dentro de los treinta (30) días naturales posteriores a la fecha de la recepción provisional, todo conforme al artículo 285 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
2. Rechazo del objeto contratado: todo según el artículo 286 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, (Ley N°9986).

 

• Plazo de contrato y prórrogas
  • El plazo del contrato será por un año, prorrogable por tres periodos iguales, para un total de cuatro años; o bien, hasta alcanzar el tope de licitación menor lo que ocurra primero.
  • En caso de prorrogar o no el contrato, tanto la ADMINISTRACIÓN como el CONTRATISTA comunicará a la parte interesada con una anticipación de al menos SESENTA (60) días naturales previos al vencimiento del contrato.

 

• Aplicación del Artículo 276 del RGCA
  • La UTN se reserva el derecho de aumentar o disminuir esta contratación según convenga a la institución.

 

• Persona Administradora del Contrato
  • Para la administración del contrato, la UTN designa al siguiente funcionario:

 

• Harold Hernández Padilla

             Vicerrector de Extensión y Acción Social

Email: hhernandezp@utn.ac.cr

   Teléfono: 2435-5000 ext. 8821

 

• Cláusula penal y multas
  • Cláusula Penal:

En caso de demostrarse ATRASO IMPUTABLE al CONTRATISTA en la entrega de los bienes y/o servicios de acuerdo con los plazos establecidos en este pliego de condiciones. Los interesados con la sola participación en este concurso, se dan por enterados que la UTN previo a la aplicación del debido proceso, aplicará la cláusula penal considerando los siguientes elementos:

 

1. Por cada día hábil de atraso en la entrega de los bienes y/o servicios se computará un CERO PUNTO CINCO POR CIENTO (0.5%), hasta un máximo de un VEINTICINCO PORCIENTO (25%) que se calculará sobre el valor de los bienes y/o servicios NO ENTREGADOS.

 

Si el cómputo anterior alcanza el 25% y los bienes y/o servicios no han sido entregados, la UTN tendrá por definitivo el incumplimiento contractual; por lo que procederá a realizar la valoración de posibles daños y perjuicios, resolución del contrato, determinación de eventuales sanciones de apercibimiento o inhabilitación (según corresponda) todo a la luz de lo establecido en los artículos 46 y 47 de la Ley General de Contratación Pública, así como en los artículos 116 y 117 de su reglamento.

 

1. Para el pago de las sumas obtenidas en el punto anterior, El CONTRATISTA autoriza a la UTN a rebajar de las facturas pendientes de pago las sumas surgidas.  De no existir facturas pendientes de pago, se procederá a ejecutar de forma parcial o total la garantía de cumplimiento.

 

1. Momento en el cual se tendrá por definitivo el incumplimiento contractual, luego de lo cual se procederá a realizar la valoración de posibles daños y perjuicios, resolución del contrato y eventuales sanciones de apercibimiento o inhabilitación (según corresponda) todo a la luz de lo establecido en los artículos 46 y 47 de la Ley General de Contratación Pública, así como en los artículos 116 y 117 de su reglamento.

Para la verificación y aplicación de lo normado en esta cláusula, el Administrador del Contrato determinará el incumplimiento, documentará todo y lo trasladará al Analista de Compras respectivo para que gestione con la Dirección de Gestión Financiera los montos a descontar o ejecutar la garantía de cumplimiento, o bien, inicie la posible rescisión contractual.

 

• Multas y sanciones. Dentro de la presente Licitación, esta Administración no aplicará multas y sanciones.

 

• Reglas de exclusividad.

De presentarse alguno de los siguientes incumplimientos, la UTN se reserva el derecho de adquirir los servicios de venta y gestión de tiquetes con otro proveedor para garantizar la continuidad del servicio

• El contratista perderá su exclusividad por parte de la UTN, en caso de presentarse alguna de las siguientes faltas durante un mismo año calendario:

1. El servicio brindado no se haya recibido a satisfacción.
2. Incapacidad de atención del servicio: Cuando el proveedor manifieste su incapacidad de realizar varios pedidos en forma simultánea, según lo requerido por la UTN.
3. Se demuestre la morosidad del proveedor de sus obligaciones patronales en dos meses consecutivos.
4. La entrega de materiales incompatibles y de baja calidad que ocasione daños a la imagen de la universidad.
5. Variar las condiciones mínimas de esta contratación.
6. Si se demuestra el uso de materiales o insumos de calidad inferior a lo contratado
7. Cuando se compruebe que existen en el mercado condiciones más favorables de precio, itinerario o tiempo de viaje, ofrecidas por otros proveedores.

 

• En caso de que el contratista cometa más de tres faltas de las mencionadas anteriormente y se presenten en el mismo año de contrato, se procederá con la apertura de un procedimiento administrativo para la posible resolución contractual. Las tres faltas mencionadas pueden ser de un mismo incumplimiento o combinado con otros de los ya definidos en el punto anterior.

 

• Cómputo de las faltas
  • El conteo de las faltas se realizará por año, iniciando cada año de prórroga con cero faltas.

 

• Motivos para la resolución contractual
  • En caso de incumplimiento de cualquiera de las cláusulas del pliego de condiciones, la oferta o del contrato, la UTN se arroga el derecho de rescindir y/o resolver unilateralmente el contrato, sin responsabilidad alguna para la institución y sin perjuicio de la aplicación de la normativa correspondiente.
  • En cumplimiento de la Política contra el Hostigamiento o Acoso Sexual; la UTN, podrá resolver el contrato en aquellos casos en que se demuestre la práctica de actos de hostigamiento o acoso sexual, por parte de personal de la empresa adjudicataria en contra de cualquier estudiante, visitante o persona funcionaria de la UTN

 

• Regulaciones que deben observarse
  • Transferencia de los derechos u obligaciones del contrato. La empresa contratada no podrá ceder o transferir los derechos u obligaciones derivados del contrato, ni los términos y condiciones aplicables, sin previa autorización por escrito por parte de la UTN
  • Acerca del presupuesto detallado, el adjudicatario deberá cumplir con todo lo señalado en el artículo 103 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública, (Ley N°9986).
  • El plazo máximo para la presentación del presupuesto detallado por parte de los adjudicatarios será de ocho (08) días hábiles, posteriores a la fecha de firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato.
  • El presupuesto detallado desglosará los componentes de cada actividad o unidad de la obra, unidad del bien, o unidad de servicio, según corresponda, indicando al menos sus:
• Costos Directos, los cuales debe considerar como mínimo:
  • Recursos Materiales. Los recursos materiales son aquellos insumos que se requieren para realizar el proceso de producción de una empresa.
  • Mano de obra. Con el detalle de cargas sociales.
  • Identificación de los subcontratos.
• Costos Indirectos.
• Utilidad
• Imprevistos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. APROBACIONES

 

 

 

 

Elaborado por:	Revisado por:	Revisado por:
________________________	________________________________	_____________________
Ana Lorena Mora Bolaños Encargada de Pliegos Área de Logística Dirección Proveeduría Institucional	Harol Hernández Padilla      Vicerrector de Extensión y Acción Social Administración Universitaria	Pablo Quesada Bermúdez Jefe del Área de Logística Dirección Proveeduría Institucional

 

 

 

Revisado por:	Aprobado por:
________________________	_________________________
José Roberto Solís Guevara Jefe Área Contratación Administrativa Dirección Proveeduría Institucional	María Gabriela Ávila Corrales Directora Proveeduría Institucional

 

UNIVERSIDAD TÉCNICA NACIONAL

DIRECCION DE PROVEEDURIA INSTITUCIONAL

 

                                                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LICITACIÓN MENOR

PLIEGO DE CONDICIONES

L-296-2026 SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES PARA COMPRA DE TIQUETES AÉREOS MODALIDAD SEGÚN DEMANDA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA CONTRATACIÓN

 

• Fundamento jurídico

El procedimiento se promueve bajo el amparo de los artículos 60 y 61 de la Ley General de Contratación Pública y los artículos 151 a 153 de su Reglamento.

 

• Objeto de la contratación

La Universidad Técnica Nacional (UTN) realiza el presente concurso con el fin de adquirir los servicios de una agencia de viajes para la compra de tiquetes aéreos, y asesoría relacionada con viajes nacionales como internacionales.

 

• Tipo de contrato

El tipo de contrato para este procedimiento es bajo la modalidad entrega según demanda, conforme a lo regulado en el artículo 74 de la Ley General de Contratación Pública y artículo 195 del Reglamento a la misma Ley.

 

• Estimación presupuestaria

Límite económico del tope de la licitación menor.

 

• Contenido presupuestario

La Administración se compromete a suplir los recursos económicos necesarios para cubrir las erogaciones derivadas del contrato en cada periodo presupuestario según corresponda.

 

• Histórico de consumo.

Los datos suministrados en la siguiente tabla son de carácter informativo y referenciales, de tal modo que la UTN no asegura al adjudicatario ningún volumen mínimo, ni máximo de consumo. Dicho volumen podrá disminuir o aumentar según la demanda real del servicio, sin que ello implique variación alguna de las condiciones contractuales, ni que otorgue derecho alguno de resarcimiento al adjudicatario, por lo que, en consecuencia, no asegura tampoco al adjudicatario suma mínima alguna de ingresos, pues esto se cancelará conforme al volumen real de servicios efectivamente ejecutados y contratados.

 

UNIVERSIDAD TÉCNICA NACIONAL HISTÓRICO DE CONSUMOS TIQUETES AÉREOS
DESCRIPCIÓN	2023	2024	2025
Servicio de Agencia de Viajes Tiquete Aéreo	¢35.050.272,00	¢61.644.264,00	¢ 76.479.854,00

 

• Fiscalizadores técnicos

En la ejecución del objeto de contratación, la UTN designa a las siguientes personas como fiscalizadores técnicos:

• Harold Hernández Padilla

Vicerrector de Extensión y Acción Social

Email: hhernandezp@utn.ac.cr

   Teléfono: 2435-5000 ext. 8821

 

• Kenlli Araya Rodríguez

Asistente Administrativa

Email: karayad@utn.ac.cr

   Teléfono: 2435-5000 ext. 8822

 

1. CONDICIONES GENERALES

 

• Plazo para interponer recurso de objeción, realizar subsanación y aclaraciones.

 2.1.1. Recurso de objeción

Tres (3) días hábiles contados a partir del día siguiente hábil de la fecha de publicación de esta licitación.

2.1.2. Plazo para presentar solicitud de aclaraciones y/o modificaciones al pliego de condiciones

El plazo para recibir aclaraciones y/o modificaciones a este pliego de condiciones, será de tres (03) días hábiles posteriores a la fecha de publicación y contenido de la invitación al presente concurso.

2.1.3. Subsanaciones

Durante la etapa de estudios por parte de la Administración, las subsanaciones serán tramitadas a la luz del artículo 135 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

2.1.4. Medios para recibir consultas y/o aclaraciones

Cualquier comunicación entre la administración y el interesado en participar, así como durante todo el plazo de análisis de ofertas, elaboración de contratos, así como durante la ejecución contractual, para que surta validez para el trámite, deberá ser gestionada mediante el Sistema Digital Unificado (SICOP).

 

• Garantía de cumplimiento
  • Una vez en firme la adjudicación y habiendo cumplido el adjudicatario con todos los requerimientos establecidos en el Artículo 103 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, así como los requerimientos de este pliego de condiciones, deberá aportar una garantía de cumplimiento equivalente a ¢ 2.000.000,00. (Dos millones de colones exactos)
  • Dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la fecha de firmeza del acto de adjudicación, se deberá rendir la garantía de cumplimiento por el monto antes definido, de conformidad con el artículo 111 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
  • La garantía de cumplimiento tendrá una vigencia de 14 meses contados a partir de la fecha de inicio del servicio.
  • En caso de existir prórrogas o modificación del contrato; la renovación de la garantía deberá realizarse al menos un mes antes de su vencimiento.
  • La garantía será devuelta a solicitud del interesado, dentro de los veinte (20) días hábiles posteriores al finiquito del contrato.
  • Podrá constituirse mediante cualquiera de las modalidades establecidas en los artículos 79, 111, 112, 113, 114 y 115 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (Ley N°9986).
  • Es obligación del contratista mantener la garantía vigente durante todo el contrato. 

 

• Obligaciones del oferente
  • La oferta debe estar debidamente firmada por la persona facultada para ello.
  • El oferente, adjudicatario, contratista o subcontratista, según corresponda dentro del tiempo, deberá estar al día en todo momento con: Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), Ley Impuesto a las Personas Jurídicas (Ley Nº9024), Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF), Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) y su condición tributaria con la Hacienda Pública.

 

• Documentación necesaria que cada oferente debe adjuntar a su oferta
  • Fichas técnicas u otros documentos que se considere oportuno acompañar, según la naturaleza del objeto licitado, que sirvan para verificar el cumplimiento de los requisitos consignados en este pliego de condiciones.
  • Información bancaria: nombre del banco, moneda y cuenta IBAN.

 

• Beneficiarios finales
  • A fin de cumplir con lo establecido en el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública y el artículo 32 de su Reglamento, se aclara que tanto para la Persona física como para la Persona Jurídica que desee participar en la presente licitación, se entenderán como BENEFICIARIO(S) FINAL(ES) las personas establecidas en el Registro de Proveedores del Sistema de Compras Públicas (SICOP).

 

• Documentos confidenciales
  • La excepción a la publicidad de la información se encuentra contenida en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública (Ley N°9986); así como en el artículo 30 de su Reglamento.
  • En caso de que un participante considere que existen datos en su oferta con excepción a la publicidad, deberá separar esa información en archivos independientes para luego individualmente categorizar esos documentos como “confidenciales” dentro del sistema digital unificado (SICOP).
  • El oferente deberá argumentar acerca de los motivos que lo llevan a clasificar sus documentos como confidenciales, haciendo señalamiento claro del sustento jurídico por los cuales realiza esta excepción. Si los documentos son aportados sin la justificación de confidencialidad, la UTN puede declararlos públicos, según sus criterios.
  • En caso de que el oferente NO cumpla con lo anteriormente señalado o que esta Administración tras realizar la evaluación pertinente, considera que dichos archivos no merecen la condición de confidencialidad, se procederá dentro del plazo establecido en la normativa antes citada, a cambiar a un estatus de “PÚBLICO” todos aquellos documentos involucrados en esta gestión.

 

• Términos de pago
  • Los pagos derivados del contrato de esta licitación se realizarán dentro de los TREINTA (30) días naturales, posteriores a la fecha de recepción definitiva de los bienes y / o servicios según cada orden de pedido.

 

• Facturación.
  • Impuestos: Según lo establecido en la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas (Ley N°9635) específicamente en el artículo 11 - Tarifa Reducida, punto 2: Se cancelará por concepto del Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA) un dos por ciento (2%) sobre el monto total adjudicado, para los siguientes bienes o servicios: Inciso d, compra y venta de bienes y servicios que hagan las instituciones estatales de educación superior, sus fundaciones, las instituciones estatales, el Consejo Nacional de Rectores (CONARE) y el Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior (SINAES), siempre y cuando sean necesarios para la realización de sus fines”.
  • De tratarse de un impuesto diferente al IVA, la Universidad Técnica Nacional se encuentra exenta de los mismos, según artículo Nº13 de la Ley Orgánica de la Universidad Técnica Nacional (Ley N°8638), del 14 de mayo de 2008 y publicada el 14 de junio de 2008.
  • En caso de encontrarse bajo el amparo de un transitorio que los exonere del IVA, deben aportar dicho documento vigente en la oferta, en caso de no contar con el mismo se aplicaría el 2% correspondiente a lo dispuesto para la Universidad.
  • El adjudicatario deberá facturar digitalmente, enviando el documento electrónico al correo de: felectronica@utn.ac.cr
  • El correo enviado a dicha dirección deberá contener los tres documentos adjuntos que todo sistema de facturación electrónica debe emitir:
• La factura en formato PDF.
• Dos archivos XML.
  • La factura deberá presentarse en el tipo de moneda cotizada; cuando se trate de una moneda distinta al colón, el pago se realizará en colones costarricenses y de acuerdo a lo establecido en el artículo 98 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

 

• Mantenimiento del equilibrio económico de los costos directos e indirectos del contrato.

 

• Para la solicitud de reajustes o revisión del precio, es necesario demostrar la variación de los respectivos costos que conforman el precio. El derecho a reajuste de los precios rige desde la presentación de la oferta y podrá ser solicitado una vez que dé inicio la ejecución contractual. No obstante, es necesario y obligatorio documentar y justificar dicha solicitud aportando todas las pruebas necesarias.

 

• Para efectos de reajustes de precios en ofertas, la estructura de costos debe ser desglosada según lo indicado en el siguiente cuadro:

 

Rubro	Valor absoluto	Porcentaje
Costos Directos (CD)	-	-
Costos Indirectos (CI)	-	-
Utilidad (U)	-	-
Imprevistos (I)	-	-
TOTAL, SIN IVA	-	100%
IVA**	-
TOTAL, CON IVA	-

 

• Dentro de los Costos Indirectos deben considerarse el gasto de transporte de los productos, así como cualquier gasto relacionado con los procesos de despacho de mercadería, facturación, etc.

 

• El índice base para utilizar en el análisis de reajuste, así como el de revisión de precios será el correspondiente a la fecha de la apertura de ofertas.

 

• El cálculo se deberá realizar de forma mensual de acuerdo con la fecha de inicio del servicio o bien, a la fecha de cada factura, según corresponda.

 

• Debe considerarse que la utilidad y los imprevistos no están sujetos de reajuste ni revisión.

 

• El precio base se mantendrá durante todo el periodo de la contratación, el cual será el mismo de la adjudicación.

 

• Documentos para atender solicitud de reajuste y revisión

 

• El desarrollo de la fórmula matemática para calcular la revisión o reajuste, la cual, se menciona más adelante.

 

• La presentación de los índices y/o cualquier otro documento que demuestre las variaciones en las condiciones del precio.

 

• Fórmula matemática aplicable a la revisión del precio:

 

                                                                     P = MO + I + GA + U

Donde:

 

P	100% Precio cotizado.
MO	Porcentaje de costo de mano de obra del precio cotizado.
I	Porcentaje de costos de insumo del precio cotizado.
GA	Porcentaje de costo de gastos administrativos del precio cotizado.
U	Porcentaje de utilidad del precio cotizado

 

• Para el caso de los reajustes de precio la Administración utilizará como base la fecha de la apertura y el precio base cotizado desde la oferta original.

 

• Con estos elementos se plantea la fórmula de variación de precios de la siguiente manera:

 

Expresión algebraica:

 

Donde:

Pv	Precio variado.
Pc	Precio de cotización.
MO	Porcentaje de costo de mano de obra del precio de cotización.
GA	Porcentaje de gastos administrativos del precio de cotización (Se utilizará el índice de precios al consumidor – IPC).
iMO tv	Índice del costo de la mano de obra en el momento considerado para la variación.
iMO tc	Índice del costo de la mano de obra en el momento de la cotización.
iLtv	Índice del costo de los insumos en el momento considerado para la variación.
iLtc	Índice del costo de los insumos en el momento de la cotización.
iGA tv	Índice del costo de gastos administrativos en el momento considerado para la variación.
iGA tc	Índice del costo de gastos administrativos en el momento de la cotización.
U	Porcentaje de utilidad del precio de cotización.

Fuente: Para el rubro de MO utilizar el índice de Salarios Mínimos Nominales (ISMN) del BCCR, para el rubro de GA utilizar el índice de Precio al Consumidor (IPC) - nivel general elaborado por el INEC-, para el rubro de I utilizar el índice de precios al productor de la manufactura (IPP-MAN) en caso de adquisición de bienes, o índice de precios al Productor de Servicios (IPP-S) para el caso de adquisición de servicios del BCCR.

 

• Para el cálculo y aplicación de la fórmula de reajuste o revisión de precios, se realizará de conformidad con lo establecido en los artículos 107, 108, 109 y el TRANSITORIO IX del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

 

• Vigencia de la oferta
  • Plazo: 90 DÍAS HÁBILES, contados a partir de la fecha límite de recepción de ofertas

 

• Condiciones de adjudicación
  • El plazo para adjudicar se encuentra definido en el Sistema Digital Unificado (SICOP).
  • La UTN se reserva el derecho de declarar desierto el concurso por conveniencia de sus intereses. La adjudicación parcial del objeto no está permitida.
  • Al momento de la adjudicación, en tanto la oferta favorecida se ajuste al contenido presupuestario; esta Administración podrá aplicar las facultades contenidas en el artículo 104 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública

 

• Visita al sitio: No aplica para este tipo de procedimiento

 

• Plazo de inicio del contrato
  • El servicio dará inicio a partir del año 2027 se le notificará al proveedor adjudicado la fecha exacta de ejecución de servicio en la plataforma SICOP.

 

• Plazo de entrega
  • De acuerdo a la modalidad utilizada se harán pedidos con una frecuencia MENSUAL, pudiendo aumentar dicha frecuencia, según la necesidad de la universidad, no obstante, para el primer pedido se estima que iniciará una vez emitida la orden de inicio.
  • La entrega será un (01) día hábil, una vez notificado el contrato SICOP y órdenes de pedido
• Lugar de entrega.
  • Debe coordinarse la entrega de tiquetes al correo mediante el cual fue solicitado.

 

• Entregas por encomienda.
  • Bajo ninguna circunstancia está Administración aceptará la modalidad de ENTREGA de bienes y/o materiales por ENCOMIENDA.

 

• Tipos de oferta admisibles al concurso

Las ofertas presentadas podrán ser las siguientes:

 

• Ofertas base: Todo oferente deberá presentar una oferta base que responda al llamado de la Administración.

 

• Ofertas alternativas: Por la naturaleza y conforme a la adecuada satisfacción del interés público, no se aceptarán ofertas alternativas

 

• Oferta en consorcio: Quienes presenten ofertas en consorcio deben considerar los siguientes requisitos:

1. Solo se permitirá una única oferta.
2. Deberá presentarse acuerdo consorcial conforme lo señala el artículo 129 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública y encontrarse firmado digitalmente por todas las partes, así como la indicación del porcentaje de participación, obligaciones de las partes, asimismo encontrarse inscritos en SICOP con antelación a la apertura de ofertas.
3. En todo caso, la responsabilidad de cada persona miembro será solidaria ante la Administración y responderá de manera igualitaria a todas las partes involucradas.
4. Para efectos del reconocimiento de los requisitos de admisibilidad, financiera, de evaluación, según lo que establezca el pliego de condiciones, se considera lo siguiente:

• Un socio, en su totalidad, deberá cumplir con la capacidad financiera, sea esta un aspecto de admisibilidad o de otorgación de puntos (ver lo definido en dichos apartados)
• Todos los socios, deberán cumplir con al menos el 50% de la experiencia mínima señalada en la admisibilidad, y sumando todas las partes puedan llegar a sobrepasar la totalidad de experiencia solicitada
• Cuando se trate de requisitos, donde se demuestre la experiencia individual tales como certificados de normas ISO, PYMES y otros similares, bastará que uno de los miembros demuestre dicho cumplimiento para la asignación de puntos.

1. Para el reconocimiento de experiencia en contratos consorciales previos a la apertura; se tomarán como válidos para evaluación, únicamente los proyectos que se hayan desarrollado en conjunto, es decir, el consorcio que suscribe la oferta, con una participación mínima en el contrato de un 25% por cada miembro. Para lo cual debe adjuntar documento idóneo que demuestre este cumplimiento.
2. Cuando la experiencia haya sido desarrollada independientemente por cada integrante del consorcio, serán tomados en cuenta en los factores de evaluación, lo siguiente:

• Tipo y cantidad de proyectos de cada integrante.
• Ponderación o sumatoria de proyectos de todos los integrantes, con el fin de acreditar la experiencia a la figura consorciada.

1. Las empresas o personas físicas que participen formando un consorcio, deberán presentar sus documentos o atestados en forma individual con la presentación de la plica, para su respectivo análisis.
2. Si uno o varios de los miembros del consorcio fueran empresas o personas físicas extranjeras, la documentación que presenten para el análisis de la Administración deberá venir en original o copia certificada.
3. Durante todo el plazo de duración en la ejecución del bien o servicio en la contratación, no se permitirá el cambio del socio que represente el mayor porcentaje de participación en el bien o servicio contratado.

 

Oferta en conjunto: Por la naturaleza y conforme a la adecuada satisfacción del interés público, no se aceptarán ofertas en conjunto.

 

• Subcontratación
  • Conforme lo establece los artículos 14, 18, 28, 29, 49 de la LGCP y 126, 133 del RLGCP se indicarán los nombres de las personas físicas o jurídicas de quienes se pretende subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en el costo total de la oferta.
  • El oferente deberá tomar en cuenta que no podrá subcontratar más del 50%, (cincuenta por ciento) del monto adjudicado, el porcentaje de subcontratación corresponderá únicamente a tareas secundarias, especializadas o accesorias.
  • Los subcontratistas no serán objetos de uso o aporte para el cumplimiento de requisitos de admisibilidad, los requisitos debe cumplirlos el oferente que presenta la oferta.

1. El oferente deberá adjuntar a su oferta una declaración jurada con el listado de todos los posibles subcontratos de servicios o trabajos: en ese listado se indicarán los nombres de las personas físicas o jurídicas de quienes se pretende subcontratar, anotando claramente las actividades para las que está requiriendo el subcontrato y el monto de este.
2. Cada subcontratista aportará una declaración jurada indicando que no están afectos al régimen de prohibiciones previsto en la LGCP; junto con una certificación de los titulares de su capital social y de sus representantes legales, cuando ello corresponda. Los subcontratistas deben estar inscritos en el Registro de Proveedores de Sistema Digital Unificado (SICOP), según artículo 18 de la LGCP, así como las declaraciones juradas de régimen de prohibiciones y beneficiarios finales deben estar actualizadas en este registro. Adicionalmente, los subcontratistas declarados deberán aportar declaración Jurada que está a la disposición inmediata del oferente para cubrir las obligaciones de la especialidad a subcontratar.
3. En caso de que en la fase de ejecución se modifique el listado de subcontratistas, se deberá reportar con la antelación debida a la Proveeduría Institucional, a fin de verificar lo referente al régimen de prohibiciones.

 

• Requisitos de admisibilidad:
  • Los oferentes interesados en participar en este concurso deben contar con una experiencia de al menos cinco años, en el objeto a contratar en venta y comercialización, contados con anterioridad a la fecha de apertura. Para comprobar lo anterior se debe adjuntar al menos lo siguiente:

1. Declaración jurada indicando los años y puede aportar copia de contribuyente tributario en Hacienda donde se reflejen las actividades económicas (giro comercial) atinente al objeto contractual o al equipo ofertado, no obstante, la UTN se reserva el derecho de verificar dicha información, lo anterior para garantizar la experiencia.
2. Aportar certificación o licencia vigente que lo acredite como agencia reconocida por la IATA (International Air Transport Association).
3. Presentar certificación vigente suscrita por el Instituto Costarricense de Turismo (ICT), donde conste que la Agencia de viajes está habilitada para operar en el territorio nacional.
4. Presentar certificación de la relación comercial de al menos dos de las siguientes aerolíneas Internacionales: Avianca, Delta Airlines, American & Airlines, United Airlines y Copa Airlines.
5. Aportar copia de Certificado de Patente Comercial vigente donde se refleje actividad comercial autorizada, dirección y fecha que fue otorgada.
6. Aportar copia de Permiso de Funcionamiento vigente (en caso que proceda) otorgado por el Ministerio de Salud.
7. Dos cartas de referencia comercial emitidas por diferentes instituciones del sector público o privado a nivel nacional donde se demuestre su experiencia brindando servicios similares a los solicitados en este cartel

 

Las cartas deben contener al menos:

• Nombre de la empresa o entidad que emite la carta.
• Cantidad de años que tiene de relación comercial con la Agencia de Viajes.
• Nombre de la persona contacto y cargo, teléfono, correo electrónico, fecha
• Grado de satisfacción de la empresa o entidad por el servicio recibido.