SE REQUIERE CONTRATAR LOS SERVICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS BTL

1. Experiencia: El oferente debe contar con al menos 3 años de experiencia en servicios de organización de eventos BTL, según demanda, en instituciones públicas o empresas privadas. Además, deberá demostrar haber realizado al menos (10) diez eventos en el último (1) año.
2. Cartas de referencia: El oferente debe aportar tres (3) cartas de clientes a quienes les haya prestado todos o algunos de los servicios objeto de la presente licitación.
3. Permisos: El oferente debe presentar los permisos respectivos que brinda el Ministerio de Obras Públicas y Transportes para realizar el perifoneo y los diversos eventos dentro del territorio nacional.
4. Equipo Humano: El oferente debe garantizar que en caso de quedar adjudicado contará con personal indicado en el apartado 3.4.

Contratación de servicios para los diferentes eventos a desarrollar por la institución, según las especificaciones que se detallan a continuación:
 Actividades a realizar
En los eventos que se realicen en las distintas zonas del país, se deberán desarrollar diferentes actividades según el tipo de evento (pequeño, mediano, grande o mixto), con el fin de motivar al público a participar en los distintos juegos disponibles.
Las personas que deseen participar en cada evento promocional, deben estar presentes en la mecánica de los juegos como lo son la ruleta, cilindros, baloteros, buzones.
Partida 1,
Línea 1: Evento Pequeño, dentro del GAM
Para el evento debe incluir las siguientes especificaciones:
 Fecha y cantidad: máximo 4 horas
 2 Zanqueros por 3 horas
 1 Edecán todo el evento
 2 toldos 3x3 con logo institucional y con alfombra de zacate
 Sonido y Animación
 Generador Eléctrico
 Perifoneo 4 horas el día del evento con un horario de 9: 00 horas a 13:00 horas y 2 horas el día anterior.
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 Supervisor acorde al evento con los colores y logos Institucionales (deberá coordinar el personal, verificar el montaje y desmontaje de la infraestructura (toldo, sonido, stands), supervisar el desarrollo de las actividades durante el evento, resolver situaciones imprevistas que puedan presentarse durante la actividad).
 Todo el personal uniformado acorde al evento con los colores y logos Institucionales (camisa tipo polo o manga larga y pantalón)
 El proveedor deberá cubrir los viáticos, alimentación, hospedaje, transporte, así como los costos de montaje y desmontaje, correspondientes al personal encargado de la organización y ejecución del evento.
Línea 2: Evento Mediano, dentro del GAM
Durante el evento se deben realizar las siguientes actividades:
 Fecha y cantidad: máximo 6 horas
 1 Zanquero por 6 horas
 2 Edecánes todo el evento, uniformados acorde al evento con los colores y logos Institucionales
 Al menos 2 juegos de habilidad, para entrega de promocionales a elegir por parte del Departamento de Mercadeo (Pesca, Jenga gigante, Dardos, globos premiados, Aros, Botellas)
 2 toldos 3x3 con logo Institucional, Stand Institucional para venta y alfombra de zacate, con una capacidad de 2 a 4 personas, con dimensiones típicas: 4 m x 3 m o 4 m x 4 m (12-16 m²).
 Sonido y Animación
 Generador Eléctrico
 Perifoneo 4 horas el día del evento con un horario de 9: 00 horas a 13:00 horas y 2 horas el día anterior.
 Supervisor de evento acorde al evento con los colores y logos Institucionales (deberá coordinar el personal, verificar el montaje y desmontaje de la infraestructura (toldo, sonido, stands), supervisar el desarrollo de las actividades durante el evento, resolver situaciones imprevistas que puedan presentarse durante la actividad).
 Todo el personal uniformado acorde al evento con los colores y logos Institucionales, (camisa tipo polo o manga larga y pantalón)
 Un influencer, quien realizará la promoción del evento durante tres días previos mediante publicaciones o historias en sus redes sociales, invitando al público a participar e informando la fecha, lugar y actividades del evento. Asimismo, el día de la actividad deberá apoyar durante aproximadamente 2
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horas en la entrega de volantes y en la animación de las dinámicas o actividades programadas.
 El proveedor deberá cubrir los viáticos, alimentación, hospedaje, transporte, así como los costos de montaje y desmontaje, correspondientes al personal encargado de la organización y ejecución del evento.
Línea 3: Evento Grande, dentro del GAM
Durante el evento se deben realizar las siguientes actividades:
 Fecha y cantidad: máximo 8 horas
 1 Zanquero por 6 horas
 1 Malabarista por 6 horas
 Una cimarrona por un periodo de 1 hora, integrada por 7 a 8 músicos, quienes deberán presentarse uniformados de acuerdo con el evento, (camisa tipo polo o manga larga y pantalón) y utilizando los colores y logos institucionales.
 2 Edecánes todo el evento, uniformados acorde al evento con los colores y logos Institucionales
 Al menos 3 juegos de habilidad para entrega de promocionales a elegir por parte del Departamento de Mercadeo (Pesca, Jenga gigante, Dardos, globos premiados, Aros, Botellas)
 2 toldos 3x3 con logo Institucional, Stand Institucional para venta y con alfombra de zacate, con una capacidad de 4 a 8 personas o más, con dimensiones típicas: 6 m x 4 m, 8 m x 4 m, o mayores según necesidad (24-32 m² o más).
 Sonido y Animación
 Generador Eléctrico
 Perifoneo 4 horas el día del evento con un horario de 9: 00 horas a 13:00 horas y 2 horas el día anterior.
 Supervisor uniformado acorde al evento con los colores y logos Institucionales (deberá coordinar el personal, verificar el montaje y desmontaje de la infraestructura (toldo, sonido, stands), supervisar el desarrollo de las actividades durante el evento, resolver situaciones imprevistas que puedan presentarse durante la actividad).
 Todo el personal acorde al evento con los colores y logos Institucionales, (camisa tipo polo o manga larga y pantalón)
 El evento deberá contar con una pantalla LED de aproximadamente 3 metros de ancho por 2 metros de alto, instalada en una estructura segura, para la proyección de videos, imágenes o contenido relacionado con la actividad.
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 Un payaso haciendo globoflexia y pintacaritas
 La persona encargada de manipular o permanecer dentro del inflable loterito caminante deberá realizarlo por periodos aproximados de 30 a 45 minutos, alternando con tiempos de descanso para garantizar su seguridad y comodidad. La participación total durante la actividad será de aproximadamente 3 horas.
 Se deberá contar con un stand para fotografías con botargas, el cual dispondrá de un fondo decorativo con imagen institucional, iluminación adecuada y espacio suficiente para la interacción con el público (área aproximada de 3 m x 3 m), permitiendo la toma de fotografías durante el evento, así como elementos decorativos (marcos para fotos, letreros divertidos).
 Se deberá contar con una tómbola decorativa de “números de la suerte”, con un diámetro aproximado de 70 a 80 cm y una altura total cercana a 1.50 m, instalada sobre una base estable y decorada con los colores o imagen institucional.
 Se deberá contar con un DJ responsable de la ambientación musical del evento, quien reproducirá música acorde con la actividad y apoyará en la animación del público, contribuyendo a crear un ambiente dinámico y participativo durante el desarrollo de la actividad.
 Un influencer, quien realizará la promoción del evento durante tres días previos mediante publicaciones o historias en sus redes sociales, invitando al público a participar e informando la fecha, lugar y actividades del evento. Asimismo, el día de la actividad deberá apoyar durante aproximadamente 2 horas en la entrega de volantes y en la animación de las dinámicas o actividades programadas.
 El proveedor deberá cubrir los viáticos, alimentación, hospedaje, transporte, así como los costos de montaje y desmontaje, correspondientes al personal encargado de la organización y ejecución del evento.
Línea 4: Evento Mixto, dentro del GAM
Para el evento debe incluir las siguientes especificaciones:
 2 Zanqueros por 2 horas
 2 Edecanes todo el evento, uniformados acorde al evento con los colores y logos Institucionales
 Sonido y Animación
 Supervisor uniformado acorde al evento con los colores y logos Institucionales (deberá coordinar el personal, verificar el montaje y desmontaje de la infraestructura (toldo, sonido), supervisar el desarrollo de
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las actividades durante el evento, resolver situaciones imprevistas que puedan presentarse durante la actividad).
 Todo el personal uniformado acorde al evento con los colores y logos Institucionales, (camisa tipo polo o manga larga y pantalón)
 Una cimarrona por un periodo de 1 hora, integrada por 7 a 8 músicos, quienes deberán presentarse uniformados de acuerdo con el evento, (camisa tipo polo o manga larga y pantalón) y utilizando los colores y logos institucionales.
 Una lona confeccionada con la información proporcionada por la Institución, con medidas de 2 m x 2 m, impresa a color.
 El proveedor deberá cubrir los viáticos, alimentación, hospedaje, transporte, así como los costos de montaje y desmontaje, correspondientes al personal encargado de la organización y ejecución del evento.
Línea 5: Evento Pequeño, fuera del GAM
Para el evento debe incluir las siguientes especificaciones:
 Fecha y cantidad: máximo 4 horas
 2 Zanqueros por 3 horas
 1 Edecán todo el evento
 2 toldos 3x3 con logo institucional y con alfombra de zacate
 Sonido y Animación
 Generador Eléctrico
 Perifoneo 4 horas el día del evento con un horario de 9: 00 horas a 13:00 horas y 2 horas el día anterior.
 Supervisor acorde al evento con los colores y logos Institucionales (deberá coordinar el personal, verificar el montaje y desmontaje de la infraestructura (toldo, sonido, stands), supervisar el desarrollo de las actividades durante el evento, resolver situaciones imprevistas que puedan presentarse durante la actividad).
 Todo el personal uniformado acorde al evento con los colores y logos Institucionales, (camisa tipo polo o manga larga y pantalón)
 El proveedor deberá cubrir los viáticos, alimentación, hospedaje, transporte, así como los costos de montaje y desmontaje, correspondientes al personal encargado de la organización y ejecución del evento.
Línea 6: Evento Mediano, fuera del GAM
Durante el evento se deben realizar las siguientes actividades:
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 Fecha y cantidad: máximo 6 horas
 1 Zanquero por 6 horas
 2 Edecánes todo el evento, uniformados acorde al evento con los colores y logos Institucionales
 Al menos 2 juegos de habilidad, para entrega de promocionales a elegir por parte del Departamento de Mercadeo (Pesca, Jenga gigante, Dardos, globos premiados, Aros, Botellas)
 2 toldos 3x3 con logo Institucional, Stand Institucional para venta y alfombra de zacate, con una capacidad de 2 a 4 personas, con dimensiones típicas: 4 m x 3 m o 4 m x 4 m (12-16 m²).
 Sonido y Animación
 Generador Eléctrico
 Perifoneo 4 horas el día del evento con un horario de 9: 00 horas a 13:00 horas y 2 horas el día anterior.
 Supervisor de evento acorde al evento con los colores y logos Institucionales (deberá coordinar el personal, verificar el montaje y desmontaje de la infraestructura (toldo, sonido, stands), supervisar el desarrollo de las actividades durante el evento, resolver situaciones imprevistas que puedan presentarse durante la actividad).
 Todo el personal uniformado acorde al evento con los colores y logos Institucionales, (camisa tipo polo o manga larga y pantalón)
 Un influencer, quien realizará la promoción del evento durante tres días previos mediante publicaciones o historias en sus redes sociales, invitando al público a participar e informando la fecha, lugar y actividades del evento. Asimismo, el día de la actividad deberá apoyar durante aproximadamente 2 horas en la entrega de volantes y en la animación de las dinámicas o actividades programadas.
 El proveedor deberá cubrir los viáticos, alimentación, hospedaje, transporte, así como los costos de montaje y desmontaje, correspondientes al personal encargado de la organización y ejecución del evento.
Línea 7: Evento Grande, fuera del GAM
Durante el evento se deben realizar las siguientes actividades:
 Fecha y cantidad: máximo 8 horas
 1 Zanquero por 6 horas
 1 Malabarista por 6 horas
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 Una cimarrona por un periodo de 1 hora, integrada por 7 a 8 músicos, quienes deberán presentarse uniformados de acuerdo con el evento, (camisa tipo polo o manga larga y pantalón) y utilizando los colores y logos institucionales.
 2 Edecánes todo el evento, uniformados acorde al evento con los colores y logos Institucionales
 Al menos 3 juegos de habilidad para entrega de promocionales a elegir por parte del Departamento de Mercadeo (Pesca, Jenga gigante, Dardos, globos premiados, Aros, Botellas)
 2 toldos 3x3 con logo Institucional, Stand Institucional para venta y con alfombra de zacate, con una capacidad de 4 a 8 personas o más, con dimensiones típicas: 6 m x 4 m, 8 m x 4 m, o mayores según necesidad (24-32 m² o más).
 Sonido y Animación
 Generador Eléctrico
 Perifoneo 4 horas el día del evento con un horario de 9: 00 horas a 13:00 horas y 2 horas el día anterior.
 Supervisor uniformado acorde al evento con los colores y logos Institucionales (deberá coordinar el personal, verificar el montaje y desmontaje de la infraestructura (toldo, sonido, stands), supervisar el desarrollo de las actividades durante el evento, resolver situaciones imprevistas que puedan presentarse durante la actividad).
 Todo el personal acorde al evento con los colores y logos Institucionales, (camisa tipo polo o manga larga y pantalón)
 El evento deberá contar con una pantalla LED de aproximadamente 3 metros de ancho por 2 metros de alto, instalada en una estructura segura, para la proyección de videos, imágenes o contenido relacionado con la actividad.
 Un payaso haciendo globoflexia y pintacaritas
 La persona encargada de manipular o permanecer dentro del inflable loterito caminante deberá realizarlo por periodos aproximados de 30 a 45 minutos, alternando con tiempos de descanso para garantizar su seguridad y comodidad. La participación total durante la actividad será de aproximadamente 3 horas.
 Se deberá contar con un stand para fotografías con botargas, el cual dispondrá de un fondo decorativo con imagen institucional, iluminación adecuada y espacio suficiente para la interacción con el público (área aproximada de 3 m x 3 m), permitiendo la toma de fotografías durante el evento, así como elementos decorativos (marcos para fotos, letreros divertidos).
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 Se deberá contar con una tómbola decorativa de “números de la suerte”, con un diámetro aproximado de 70 a 80 cm y una altura total cercana a 1.50 m, instalada sobre una base estable y decorada con los colores o imagen institucional.
 Se deberá contar con un DJ responsable de la ambientación musical del evento, quien reproducirá música acorde con la actividad y apoyará en la animación del público, contribuyendo a crear un ambiente dinámico y participativo durante el desarrollo de la actividad.
 Un influencer, quien realizará la promoción del evento durante tres días previos mediante publicaciones o historias en sus redes sociales, invitando al público a participar e informando la fecha, lugar y actividades del evento. Asimismo, el día de la actividad deberá apoyar durante aproximadamente 2 horas en la entrega de volantes y en la animación de las dinámicas o actividades programadas.
 El proveedor deberá cubrir los viáticos, alimentación, hospedaje, transporte, así como los costos de montaje y desmontaje, correspondientes al personal encargado de la organización y ejecución del evento.
Línea 8: Evento Mixto, fuera del GAM
Para el evento debe incluir las siguientes especificaciones:
 2 Zanqueros por 2 horas
 2 Edecanes todo el evento, uniformados acorde al evento con los colores y logos Institucionales
 Sonido y Animación
 Supervisor uniformado acorde al evento con los colores y logos Institucionales (deberá coordinar el personal, verificar el montaje y desmontaje de la infraestructura (toldo, sonido), supervisar el desarrollo de las actividades durante el evento, resolver situaciones imprevistas que puedan presentarse durante la actividad).
 Todo el personal uniformado acorde al evento con los colores y logos Institucionales, (camisa tipo polo o manga larga y pantalón)
 Una cimarrona por un periodo de 1 hora, integrada por 7 a 8 músicos, quienes deberán presentarse uniformados de acuerdo con el evento, (camisa tipo polo o manga larga y pantalón) y utilizando los colores y logos institucionales.
 Una lona confeccionada con la información proporcionada por la Institución, con medidas de 2 m x 2 m, impresa a color.
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 El proveedor deberá cubrir los viáticos, alimentación, hospedaje, transporte, así como los costos de montaje y desmontaje, correspondientes al personal encargado de la organización y ejecución del evento.
Otras condiciones:
 El oferente deberá presentar una oferta por concepto de diseño, materiales, mano de obra, traslado, instalación de toldos, detalles de iluminación, sistemas de montaje, música, y todos aquellos elementos que se consideren necesarios para la correcta ejecución del objeto contractual.
 La oferta que se presente deberá incluir los gastos de honorarios de todo el personal que participa en el show artístico y personal de coordinación.
Stand
 Se requiere un stand en cada lugar, en el cual la institución realice las actividades programadas.
 Evento Pequeño:
 Dimensiones típicas: 3 m x 3 m (9 m²) o similar.
 Capacidad: 1 a 2 personas.
 Consideraciones: Fácil de montar en espacios reducidos, ideal para promociones o información rápida.
 Evento Mediano:
 Dimensiones típicas: 4 m x 3 m o 4 m x 4 m (12-16 m²).
 Capacidad: 2 a 4 personas.
 Consideraciones: Balance entre visibilidad y funcionalidad, adecuado para productos o servicios específicos.
 Evento Grande:
 Dimensiones típicas: 6 m x 4 m, 8 m x 4 m, o mayores según necesidad (24-32 m² o más).
 Capacidad: 4 a 8 personas o más.
 Consideraciones: Requiere planificación para flujo de personas, señalización y seguridad.
 Evento Mixto:
 Dimensiones: Varía según necesidades, por ejemplo, un stand principal grande con áreas pequeñas anexas.
 Capacidad: 2 a 10 personas o más
 Consideraciones: Coordinación entre diferentes áreas para optimizar espacio y flujo.
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 Todas las estructuras y conexiones deben quedar funcionando sin ninguna posibilidad de peligro de accidentes.
 Deberán incluir el transporte y toma corrientes con 2 entradas; dicho cable debe ir sujeto al piso con un adhesivo de alto tránsito para evitar accidentes con los participantes, la instalación del stand debe evitar rayones o daños al piso, por lo que se debe utilizar algún protector entre la estructura y el piso.
 Deberá contar con un mínimo de 6 a 10 toma corrientes, distribuidos estratégicamente para la conexión de equipos como sonido, iluminación, pantallas y otros dispositivos necesarios para el desarrollo de la actividad.
 Deberán incluir el montaje, desmontaje y transporte
Fotografías
 Las fotografías deberán entregarse a color y en formato digital (JPEG), con una resolución mínima de 3000 x 2000 píxeles, de manera que permitan evidenciar claramente las actividades realizadas durante el evento y videos en formato digital (MP4).
 El material fotográfico deberá ser enviado al correo: publicidadypromocion@jps.go.cr
Espacio del evento
 Se requiere que el espacio para la realización del evento, esté ubicado dentro del Gran Área Metropolitana o fuera del Gran Área Metropolitana a un máximo de 300 metros de un parque central o mercado.
 Se requiere que el espacio para la realización del evento, tenga unas dimensiones de al menos 4 metros cuadrados, espacio que permite albergar las tarimas para los equipos de la Junta y personal de la Institución y público espectador.
 El espacio deberá ubicarse en una zona tránsito de personas, con facilidad de acceso, de manera que permita una mayor asistencia y participación del público en general.
 Se requiere que el espacio para la realización del evento cuente con ventilación natural.
 Se requiere que el espacio para la realización del evento cuente con servicios sanitarios ubicados a una distancia aproximada de 50 a 100 metros del área donde se desarrollará la actividad, con el fin de facilitar el acceso del público.
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 Se requiere que el espacio para la realización del evento cuente espacio y fácil acceso para colocar ambulancia frente al sitio donde se realizará el evento.
 Se debe cumplir con lo establecido en la Ley No.7600 “Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad”.
 La Institución asignará personal que realizará una visita de inspección al lugar antes de la realización de cada evento, para garantizar que cumple con todas las características anteriormente citadas.
Mobiliario
 Se deberá contar con al menos 10 sillas estilo americano, con asiento de plástico, patas de metal y estructura resistente.
 Se deberá contar con al menos 2 mesas plegables rectangulares de color blanco 72,5 x 74 x 180cm capacidad mínima de 90kg, diseño plegable en el cual permita armar, desarmar y guardar con facilidad.
 Se deberá contar con toldos de 6 x 5 mt, con branding de marca y de producto de acuerdo a la necesidad de la institución. A su vez dichos toldos se requieren con paredes laterales y trasera deben de venir con estructura metálica, rodines y frenos.
 Se deberá contar con al menos 2 manteles de 3 m x 1,5 m aproximadamente y sobremanteles (colores y rotulación a definir por el personal de la institución).
 Dentro de los servicios a requerir deben incluir el transporte respectivamente.
 Deberán incluir el montaje, desmontaje y transporte.
Animador de eventos
 El servicio debe transmitirse en vivo, según la necesidad que tenga la Institución.
 Durante la realización de cada evento, el animador debe entretener, musicalizar e invitar a los transeúntes a la compra de lotería, así como repartir material POP en las zonas que requiera la institución.
 Se debe contar con un generador eléctrico de al menos 2000 watts, que garantice durante todo el evento animación y sonido. Además, en caso de
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utilizar para promoción un inflable se debe brindar el servicio para que el mismo funcione.
 El animador -presentador es la persona que debe llevar el hilo conductor o dirección del evento por medio de un guion que suministrará la Institución en coordinación con el administrador del contrato y el animador - presentador, ya sea para eventos como la presentación de productos, entregas de incentivos a público espectador.
 La Junta podrá realizar cualquier tipo de mecánica promocional dentro del tiempo del servicio, siempre y cuando no exceda el desarrollo y la duración de este.
 El edecán debe colaborar en la organización y ejecución de eventos como: preparar y acondicionar el mobiliario, montaje y desmontaje de equipo, y todo lo que se requiere para el desarrollo de diferentes actividades que se realizan en la institución.
 El edecán debe llevar un control de la organización del evento en cuanto a la cantidad de artículos que se requieran en la actividad, reportando cualquier anomalía que se presente.
 El DJ debe contar con amplificación de sonido, mezcladora, micrófono para la animación de los eventos, música acorde con el tipo de actividad en el cual deberá incluir pantallas, luces y proyección. A su vez debe contar con plataforma para el DJ con la finalidad que se destaque en el evento.
Servicio de Volanteo
 Volanteo con valla humana por las zonas céntricas del lugar, zona comercial, paradas de autobuses, principales barrios y lugares de mayor concentración de personas.
 Se repartirán un máximo 600 volantes en promedio por gira, (200 volantes el día anterior y 400 volantes el día del evento) con personal proactivo para repartir los volantes.
 La realización del volanteo, están sujetos a cualquier cambio de zona o cancelación, en caso de algún evento fortuito o alguna necesidad institucional, coordinado previamente con el proveedor.
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 Los volantes serán proporcionados por la Institución
Servicio de Perifoneo
 Perifoneo en las zonas que requiera la institución, previamente definidas en el pliego de las especificaciones técnicas, de la siguiente manera:
 La cuña debe ser confeccionada por el equipo de perifoneo acorde al sorteo que están promocionando ese día del evento, con previa autorización del Departamento de Mercadeo.
 Dentro de las cuñas implementadas mencionar las ayudas sociales que se ha realizado por parte de la JPS.
 Dos horas el día antes del evento con un horario de 9: 00 horas a 13:00 horas, divulgando el lugar y horario del evento al día siguiente.
 Ocho horas como máximo el día del evento, en un horario de acuerdo al establecido para la animación de ese día, divulgando el lugar y horario del evento.
Servicio de influencer
 El contratista debe brindar un influencer que brinde el servicio por 3 días antes, por medio de redes sociales incentivando al público asistir a la actividad (el dialogo a brindar al público el influencer, se debe coordinar con previa autorización con el Departamento de Mercadeo).
 El contratista deberá ofrecer la participación de un influencer, presentando tres opciones a elección, diferenciadas según el alcance determinado por la cantidad de seguidores en sus redes sociales, conforme al siguiente detalle:
 Influencer con hasta 50 mil seguidores.
 Influencer con hasta 100 mil seguidores
 Influencer con más de 100 mil seguidores
El oferente deberá aportar una estructura de precios para la presente licitación:
ESTRUCTURA DE PRECIO PORCENTAJE MONTO
Costos Directos
Costos Indirectos
Imprevistos
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Utilidad
TOTAL
NOTA: CON CADA REQUERIMIENTO DE LA PROPUESTA DEBE INDICAR SI EL SERVICIO ES PROPIO O SUBCONTRATADO O BIEN QUE PORCENTAJE DEL REQUERIMIENTO SE ESTABLECERÍA BAJO DICHA MODALIDAD, esto considerando lo indicado en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública y artículo 133 de su Reglamento sobre el porcentaje de subcontratación.
En cuanto a la subcontratación, el oferente puede subcontratar hasta un 50% del monto adjudicado, según lo establece el artículo 133 del RLGCP y que al igual que el oferente, debe tener en el registro de proveedores de SICOP la declaración jurada del artículo 29 de la LGCP y encontrarse al día con las obligaciones de la seguridad social, tanto de la Caja Costarricense de Seguro Social y el FODESAF.
Cabe mencionar que será responsabilidad del contratista las subcontrataciones que realice para el evento. Además, que junto con la propuesta se aportará un listado de las subcontrataciones. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas la persona física o jurídica con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en el costo total de la oferta.
*Se le recuerda la obligación de leer y atender aquellos aspectos que se encuentran establecidos en el apartado del pliego de condiciones denominado condiciones generales 2026, mismo que se adjunta al pliego de condiciones en la plataforma SICOP.

1. GENERALIDADES

1.1. Serán oferentes todas aquellas personas que presenten sus ofertas en forma electrónica por medio del Sistema Integrado de Compras Públicas, actuando por sí mismo o por medio de un representante.

1.2. Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, el oferente admite:

1.2.1. Conocer completamente las condiciones del concurso, sus aclaraciones y/o modificaciones, y que acepta todos los términos y condiciones que en ellos constan.

1.2.2. Cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social de sus trabajadores y que el contrato que se llegue a suscribir entre las partes no generará responsabilidad alguna para la Administración, en cuanto a dichos rubros.

1.2.3. Someterse a la jurisdicción y a los tribunales nacionales.

1.3 Es deber del oferente revisar y mantener al día las declaraciones juradas de cumplimiento obligatorio del proveedor/oferente en el registro oficial de proveedores en el Sistema digital unificado (SDU) Ver consideraciones adicionales a este punto en el anexo 1 de este documento.

1. OFERTAS ELECTRÓNICAS

2.1. Toda oferta deberá ser elaborada y presentada en el Sistema Integrado de Compras Públicas, a más tardar a la hora y fecha indicada en el pliego de condiciones como cierre de recepción de ofertas.

2.2.  La oferta estará compuesta por las partes y documentos que sean necesarios, de acuerdo con lo solicitado en el pliego de condiciones, sin que por ello pierda la característica de unicidad e integridad, en los casos cuando se aporten manuales o documentación técnica, de conformidad con el artículo 123 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública.

2.3. En los casos cuando se aporten manuales o documentación técnica que no esté disponible en documento electrónico o no cuente con firma digital certificada, este se debe incluir como un archivo en el PDF o GIF.

2.4. La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante deberán presentarse en idioma español, salvo que en el Pliego de condiciones se permitan otros idiomas con la traducción debidamente consularizada o se acepte una traducción libre de su texto lo cual es de entera responsabilidad del oferente por algún error o inadecuada interpretación.

2.5. El oferente deberá tener una cuenta domiciliada, cuenta que utilizará para realizar el pago del monto correspondiente a cualquier otro emolumento, en lo que proceda, así como los depósitos o transferencias en efectivo correspondiente a garantías de cumplimiento.

2.6. El acto de apertura de las ofertas se realizará mediante el Sistema Integrado de Compras Públicas, en la fecha y hora establecida en el pliego de condiciones.

2.7. Los oferentes podrán efectuar observaciones al acto de apertura de ofertas en forma electrónica por medio del Sistema Integrado de Compras Públicas dentro del plazo de una hora posterior a la publicación de la apertura.

2.8. Todas las unidades de medidas que se utilicen en la oferta deben estar dadas en el Sistema Internacional (S.I.) de Pesos y Medidas.

2.9. El oferente está obligado a cotizar todo el objeto, salvo que se trate de partidas independientes entre sí, en cuyo caso podrá cotizar en las de su interés, sin que sea necesario que el pliego de condiciones lo autorice. No se permite la cotización parcial de una línea.

2.10. Oferta Base y Ofertas Alternativas.

2.10.1. La oferta base es aquella que cumple con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones (Condiciones Generales, Condiciones Particulares y Especificaciones Técnicas).

2.10.2. En el pliego de condiciones se indicará cuando se aceptan ofertas alternativas, se entenderá por oferta alternativa una propuesta distinta a la definida en el pliego de condiciones, respetando el núcleo del objeto y la necesidad a satisfacer, que puede ser conveniente y oportuna para la entidad. La Institución en la sección [5. Oferta] del pliego de condiciones indicará la cantidad máxima de ofertas base y alternativas que se permitirán y conforme al artículo 125 inciso b) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

2.10.3. Cantidad de Ofertas: Para efectos de presentar varias ofertas, el oferente deberá registrarlas de forma separada en el Sistema Integrado de Compras Públicas. Para presentar ofertas alternativas, cuando sean permitidas, se deberá seleccionar el campo “Tipo de Oferta”, la opción “Alternativa”.

2.11. Cuando la Institución requiera muestras del producto a ofertar, en la sección [11. Información, bien, servicio u obra] en el detalle de línea del pliego de condiciones se indicará cómo se llevará a cabo la entrega, la custodia, el análisis y la devolución de las muestras.

2.12. Ofertas en consorcio.

2.12.1 En caso de ofertas en consorcio todas las partes del consorcio deberán cumplir con los requerimientos mínimos de experiencia en el área de su competencia en forma individual, según lo indicado en el pliego de condiciones para el oferente, se deberá indicar específicamente el área en que participará dentro del consorcio según lo dispone el artículo 125 inciso d) del Reglamento a la Ley de Contratación Pública y deberán aportar el acuerdo consorcial referentes a este tema.

2.12.2 En el análisis de la oferta se considerarán para cada consorciado solo los aspectos que corresponden al área de competencia, según lo indicado en el acuerdo consorcial, la información aportada por las empresas será contabilizada una sola vez, los plazos y experiencias siempre que hayan sido positivas. Cada parte del consorcio deberá cumplir con el mínimo requerido en el pliego de condiciones para el trabajo que ofrece realizar, según el área de competencia establecida en el acuerdo consorcial. Para el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad al menos una de las empresas en el consorcio deberá cumplir con el mínimo de Admisibilidad, en caso de experiencia adicional se contabilizará la que tenga mayor cantidad admisible, pero no se sumarán entre ellas.

2.13 Cuando existan discrepancias o contradicciones entre las especificaciones técnicas que se adjunten al expediente electrónico de la contratación, en relación con los formularios del Sistema Integrado de Compras Públicas o la ficha en el catálogo del bien, servicio u obra creado en Sistema Integrado de Compras Públicas, para todos los casos prevalecerá sobre cualquier aspecto; lo que indique el documento que se anexe denominado como especificaciones técnicas. En caso de duda el oferente debe solicitar la aclaración correspondiente dentro del plazo habilitado para tal efecto, por lo que no son de recibo aspectos que debieron dilucidarse previo a la consolidación del pliego de condiciones de la contratación.

2.14 La oferta económica debe ser acorde con los requerimientos y especificaciones técnicas contenidas en el pliego de condiciones electrónico y los documentos complementarios a este.

2.15 Cuando del objeto producto de la contratación disponga la obligación de estar inscrito en el Colegio Profesional respectivo, el oferente físico o jurídico debe acreditar esa condición, además de cumplir con los requisitos que sean establecidos para el ejercicio de su profesión.

2.16 Conforme lo dispuesto en el artículo 94 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, la experiencia será considerada siempre que esta haya sido positiva y para todos los efectos debe cumplir con el punto 2.15 de este documento, o sea contará a partir y durante el periodo en que haya cumplido con esta disposición legal.

2.17. Documentos confidenciales de las ofertas

2.17.1 La excepción a la publicidad de la información se encuentra contenida en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública, No.9986; así como en el artículo 30 de su Reglamento.

2.17.2. En caso de que un participante considere que existen datos en su oferta con excepción a la publicidad, deberá separar esa información en ARCHIVOS INDEPENDIENTES, para luego INDIVIDUALMENTE categorizar esos documentos como “CONFIDENCIALES” dentro del sistema digital unificado.

2.17.3. El oferente deberá argumentar sobre los motivos que lo llevan a clasificar sus documentos como confidenciales, haciendo señalamiento claro del sustento jurídico por los cuales realiza esta excepción.

2.17.4. En caso de que el oferente NO cumpla con lo anteriormente señalado o que esta administración, tras realizar la evaluación pertinente, considera que dichos archivos NO merecen la condición de CONFIDENCIALIDAD, se procederá dentro del plazo establecido en la normativa supra citado a cambiar a un estatus de “PÚBLICO” todos aquellos documentos involucrados en esta gestión.

1. ESTRUCTURA DEL PRECIO OFERTADO

3.1 Conforme lo dispone el artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública y 102 de su Reglamento para contratos de servicios y obras, debe presentar el desglose de la estructura del precio. Sin embargo, la Institución se reserva el derecho de requerirlo en otros objetos contractuales que así lo considere. En aquellos casos que el precio ofertado sea en más de una moneda, el oferente deberá presentar la estructura de precio correspondiente a cada una de ellas.

En los contratos en los que procede la aplicación del reajuste o revisión de precios, de conformidad con lo regulado en los artículos 107, 108 y 109 Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, el oferente deberá aportar la información de los índices oficiales de precios y costos asociados con los costos directos e indirectos de la estructura de precio. Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio de oferta y los valores absolutos de la estructura de precio.

En caso de que no exista un índice oficial para determinado costo directo, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y aportar la documentación pertinente a efectos de que las partes puedan aplicar el método contemplado en los artículos 107, 108 o 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, según corresponda. Sino existe un índice oficial para determinado costo indirecto, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y podrá proponer un índice oficial general de precios para el reajuste o revisión de dicho costo.

Para lo anterior se deberá disponer con información desde la elaboración de la oferta con la documentación idónea como factura proforma de la compra o adquisición del insumo o servicio, en caso de solicitud de ajuste por método analítico documental el contratista debe brindar a la administración la factura de compra donde se visualice al menos la siguiente información:

• Fecha de la emisión de la factura de compra
• Nombre y razón social del proveedor y comprador
• Información contacto del proveedor
• País de origen del proveedor del insumo o servicios
• Descripción y características principales del insumo o servicio
• Precio unitario concordante con la moneda en que se presenta el precio ofertado
• Costos desagregados, tales como pero no limitados a transporte, flete, seguros e impuestos.

Asimismo, el contratista deberá aportar la documentación probatoria (depósito o transferencia) que acredite el pago de la compra o la adquisición del insumo o servicio, que da sustento a la factura presentada.

La Institución podrá solicitar cualquier información o documentación adicional que considere necesaria para resolver la solicitud.

La fórmula de estructura del precio deberá estar compuesta al menos de la siguiente manera:

Costos directos (mano de obra +insumos u otros): Son los costos que involucran lo esencial y lo sustantivo del objeto de la contratación.

Costos indirectos (gastos administrativos): Son los costos accesorios y necesarios para poder desarrollar lo esencial y sustantivo que persigue la relación contractual, pueden ser muy diversos.

Imprevistos: Son los costos asociados a posibles costos originados en contingencias naturales, económicas y humanas, que quedan bajo la responsabilidad del contratista y que ni fueron previstos dentro de los costos del precio.

Utilidad: Es el beneficio que persigue lograr el contratista al celebrar un contrato administrativo que se calcula considerando el tipo de trabajo, el esfuerzo para llevarlo a cabo, el riesgo intrínseco en el negocio, la inversión que el contratista realizará para ejecutarlo, etc.

P= % CD + % CI + % I + % U

P= 100%

3.2 Presupuesto detallado. Según el artículo 103, del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública, el adjudicatario, una vez el acto adquiere firmeza, debe presentar en un lapso no mayor a ocho días hábiles el presupuesto detallado. De no ser presentado en dicho tiempo, se procederá con el acto de declaratoria de insubsistencia según lo indicado en dicho artículo.

Según aplique en cada rubro, es necesario que se indiquen las cantidades y costos, así como que se especifiquen las unidades de medida que correspondan. Adicionalmente, se podrán contemplar otros costos directos e indirectos que afecten el precio ofertado

El Presupuesto Detallado debe contener al menos los siguientes elementos:

1. COSTOS DIRECTOS: Son los costos que involucran lo esencial y lo sustantivo del objeto de la contratación.

Debe considerar como mínimo los recursos de materiales, mano de obra con el detalle de cargas sociales (considerar los porcentajes mínimos de Ley vigentes al momento de presentar la oferta), equipos y maquinaria e identificación de los subcontratos.

1. COSTOS INDIRECTOS: Son los costos accesorios y necesarios para poder desarrollar lo esencial y sustantivo que persigue la relación contractual, pueden ser muy diversos. Ejemplo los gastos administrativos.

1. IMPREVISTOS: Son los costos asociados a posibles costos originados en contingencias naturales, económicas y humanas, que quedan bajo la responsabilidad del contratista y que no fueron previstos dentro de los costos del precio.

1. UTILIDAD: Es el beneficio que persigue lograr el contratista al celebrar un contrato administrativo que se calcula considerando el tipo de trabajo, el esfuerzo para llevarlo a cabo, el riesgo intrínseco en el negocio, la inversión que el contratista realizará para ejecutarlo.

El Presupuesto Detallado debe presentarse bajo el siguiente orden, no obstante, el adjudicatario podrá adecuarlo de la mejor forma en que se ajuste al objeto contractual del presente pliego:

Como referencia se presenta un cuadro resumen de los componentes mínimos respecto al rubro de mano de obra que debe incluirse en el presupuesto detallado:

CCSS

OTRAS INSTITUCIONES

LEY DE PROTECCIÓN AL TRABAJADOR (LPT)

RESUMEN

3.3      Ofertas con componentes internacionales. Asimismo, queda entendido que, en el caso de ofertas en moneda extranjera, la Junta de Protección Social realizará el ajuste de precios, solamente sobre los costos de los insumos importados; a tales efectos, el oferente que disponga cotizar en moneda extranjera o que requiera de insumos importados para cumplir con su oferta, deberá incorporar una lista con el desglose de los insumos nacionales e importados y su costo.

Además, a efectos de que se proceda con el ajuste de precios en tal caso, el contratista deberá acreditar, en su solicitud de ajuste, que es importador directo del insumo con respecto al cual han variado los costos; deberá aportar también una certificación apostillada del índice de precios del país de origen del bien que acredite la variación del costo del insumo sobre el que sustenta su reclamo.

El pago del ajuste para este rubro se realizará al tipo de cambio de venta del día en que se presenta la solicitud de ajuste ante la Junta de Protección Social, de acuerdo con el tipo de cambio establecido para esa fecha por el Banco Central de Costa Rica.

La Junta de Protección Social no ajustará la utilidad prevista ni los precios cotizados en moneda extranjera, con excepción de lo indicado en el párrafo anterior. Tampoco serán ajustables las variaciones en los precios producto de la variación del precio de la divisa en que se cotizó con respecto al colón.

3.4 Revisión de precios

El oferente deberá indicar en su oferta la fórmula aplicable para la revisión de precios en caso de cotizar en colones.

En materia de revisión de precios para la presente contratación, aplicará las disposiciones establecidas en el artículo 43 de la LGCP y los artículos 102, 103, 107 y 109 del RLGCP en lo atinente, y lo establecido en el Transitorio IX del mismo reglamento.

1. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

4.1. Garantías de cumplimiento deben de ser rendidas en forma electrónica, podrán rendirse en cualquier moneda extranjera o bien en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día anterior a la suscripción del contrato. el contratista está obligado a mantener actualizado el monto de la garantía.

4.2. La garantía de cumplimiento deberá estar vigente por el plazo indicado en la sección [4. Garantías] del pliego de condiciones o en su defecto hasta por el plazo de dos meses adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva del objeto contractual.

4.3. La Garantía de Cumplimiento será devuelta al contratista en el plazo indicado en las condiciones particulares del Pliego de condiciones o en su defecto dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el contrato, comprobado mediante documento suscrito por el Administrador del Contrato debidamente justificado.

4.4. En el caso de que la Institución se viera obligada a ejecutar la garantía antes del vencimiento del contrato, el contratista rendirá una nueva, de manera que el contrato en todo momento quede garantizado hasta su ejecución total. En caso de no rendir la nueva garantía, será motivo suficiente para resolver el contrato.

4.5. Es una obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento mientras no se haya recibido el objeto del contrato. Si un día hábil antes del vencimiento de la garantía, el contratista no ha prorrogado su vigencia, la Administración podrá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso el contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva.

4.6. En ofertas conjuntas cada oferente podrá respaldar solo el componente que cotiza o aportar una garantía para todo el monto ejecutable indistintamente de quien incumpla.  En ofertas en consorcio se presentará una única garantía.

4.7. El monto o porcentaje de la garantía de cumplimiento y colateral, así como su vigencia se establecerán en la sección [4.Garantias] del Pliego de condiciones.

4.8. Las garantías deberán rendirse por medios electrónicos, de acuerdo con lo establecido en artículo 111 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública No 43808-H.

4.9. Cuando se trate de una garantía de cumplimiento o colateral otorgada mediante un depósito de bono de garantía, el obligado, para rendir la garantía electrónica deberá acudir a una entidad emisora de este tipo de garantías. La entidad garante deberá transmitirla al Sistema Integrado de Compras Públicas en el mismo acto de su emisión.

4.10. Cuando la garantía de cumplimiento se rinda mediante certificados de depósito a plazo, bonos del Estado y sus Instituciones y cheques certificados o de gerencia de un banco del Sistema Bancario Nacional, el obligado deberá entregar estos valores al banco asignado para este efecto en las condiciones particulares del pliego de condiciones para que dicha entidad se encargue de su custodia y la transmisión de la garantía electrónica correspondiente

4.11. Cuando la garantía de cumplimiento se rinda mediante dinero en efectivo, el obligado, utilizando el Sistema Integrado de Compras Públicas deberá transferir el dinero a una cuenta domiciliada de la Institución.

4.12. Cuando el acto final del procedimiento quede en firme, el proveedor debe otorgar la garantía de cumplimiento dentro de los cuatro días hábiles posteriores a este acto. Podrá valorarse ampliar el plazo, con la debida justificación; en la misma cantidad de días que se brindaron para otorgar la garantía de cumplimiento.

4.13 De no emitir la garantía de cumplimiento de acuerdo con el punto 4.12 de estas condiciones y debidamente prevenido el proveedor, la Institución iniciará el procedimiento previsto en el artículo 52 de la LGCP, además de las eventuales sanciones que se establezcan.

1. NORMAS DE CALIDAD

5.1.   Cuando se trate de la adquisición de bienes, el oferente, deberá indicar las normas bajo las cuales se fabricarán los bienes o servicios ofrecidos. Cualquier discrepancia con lo especificado por la Administración, en cuanto a estas normas, deberá ser indicada por el Oferente agregando la norma a utilizar y la equivalencia con las normas que la Administración indicó en el Pliego de condiciones. Donde quiera que se mencione una norma o especificación, debe entenderse que se aceptará, a criterio exclusivo de la Administración, cualquier otra internacionalmente reconocida que garantice una calidad igual o superior a lo estipulado.

5.2   Conforme con el artículo 4° de la Directriz No. 011-MINAE publicado en la Gaceta No. 163 del 26 de agosto de 2014, los suministros y equipos que se ofrezcan a la Institución deben cumplir con la presentación del certificado de producto emitido por un Organismo de Certificación Acreditado o reconocido por el Ente Costarricense de Acreditación, que demuestre el cumplimiento de los requisitos de eficiencia energética establecidos en la directriz señalada.

1. MARCAS DE FÁBRICA

6.1 Tratándose de la adquisición de bienes, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales, o marca, ello se hará a manera de referencia. Únicamente podrá ser estricta la aplicación de estas referencias cuando se trate de repuestos genuinos o la fabricación de piezas que por su aplicación dentro del proyecto pueda tener el carácter de "especial".

1. CONVERSIÓN DE MONEDAS

7.1 En caso de recibir propuestas en distintas monedas, y únicamente para efectos del estudio comparativo de precios de las ofertas, el Sistema Integrado de Compras Públicas las convertirá a una misma moneda aplicando el tipo de cambio de referencia para la venta en dólares norteamericanos, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la apertura de ofertas.

1. INFORMACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA

8.1 Toda oferta deberá suministrar la información completa y suficiente que permita su análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación. Cuando se trate de la contratación de obras y servicios el oferente deberá indicar en la sección [Información de bienes servicios u obras] el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. Ver lo indicado en el punto 3. de este documento de condiciones generales.

1. ESTUDIO COMPARATIVO, ADJUDICACIÓN Y PRECIO RAZONABLE

9.1. La Institución se reserva el derecho de adjudicar el concurso a uno o más oferentes en forma total o parcial, por partidas según lo indicado en el pliego de condiciones.

9.2. En caso de que al concurso no se presenten ofertas o las que lo hicieren no se ajusten a los requerimientos sustanciales la Administración declarará infructuoso el concurso.

9.3. Cuando, existiendo ofertas elegibles, pero por razones de interés público no se recomienda adjudicar, la Administración mediante acto motivado declarará desierto el concurso.

9.4. La Institución se reserva el derecho de adjudicar al segundo mejor oferente en caso de declarar insubsistente el concurso.

9.5. Si la oferta ganadora del concurso presenta un precio menor al monto presupuestado, la Institución se reserva el derecho de adjudicar una mayor cantidad de bienes o servicios si la necesidad así lo justifica.

9.6 De conformidad con el artículo 96 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y si el único factor de evaluación es precio; la Institución valorará las tres propuestas de menor precio. Cuando se incorporen elementos de evaluaciones adicionales al precio que requieran una evaluación particular o cuando la Administración determine en forma razonada que no resulta conveniente su aplicación, se podrá evaluar al menos dos ofertas con el fin de generar eficiencia y transparencia en el proceso.

9.7 Para cada procedimiento conforme lo dispuesto en el artículo 44 RLGCP se definió en base al sondeo o estudio de mercado incorporado en la decisión inicial o pliego de condiciones las bandas o rangos entre los cuales podrían variar los precios del objeto contractual. Esta desviación será analizada, de tal manera que los montos ofrecidos que superen las bandas superior o inferior, eventualmente las plicas podrían ser consideradas inelegibles, posterior al análisis que se realice por la parte técnica.

1. EL ACTO DE ADJUDICACIÓN, LA DECLARATORIA DE DESIERTA O INFRUCTUOSA SERÁ PUBLICADO EN EL SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS PÚBLICAS (SICOP)

10.1 El acto que declare adjudicado, desierto o infructuoso el concurso será publicado en el Sistema Integrado de Compras Públicas. El adjudicatario deberá estar al día en el pago de las obligaciones obrero-patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social.

1. GARANTÍA SOBRE LOS BIENES Y SERVICIOS

1. El contratista quedará comprometido a reponer, por su cuenta y riesgo, incluyendo el transporte y cualquier otro gasto adicional, los materiales, equipos o sus componentes que se pruebe se han dañado o bien que presenten problemas de desempeño durante el período de garantía como consecuencia de defectos de fabricación, por mala calidad de los materiales empleados, por funcionamiento defectuoso, por deficiente embalaje o por cualquier otra causa imputable al contratista, incluyendo los faltantes de fábrica.

11.2.  Los bienes reemplazados por las causas enumeradas anteriormente gozarán de las mismas garantías de reemplazo por cuenta del contratista. Si el daño se repitiera se suspenderá la vigencia del periodo que el contratista tarda en reemplazar los bienes adjudicados una vez comprobado que los mismos funcionen en óptimas condiciones, la garantía vuelve a correr por lo que resta del periodo de vigencia. Los componentes reemplazados gozarán del mismo periodo de garantía originalmente solicitado.

11.3.  Los materiales y componentes con daños en el período de garantía serán entregados al adjudicatario para su reparación. Los contratistas, en todos los casos, serán los que cubrirán los costos de envío, reparación o sustitución y devolución.

11.4.  El contratista deberá garantizar la existencia y el suministro de piezas de repuesto, incluyendo los componentes que no sean de su manufactura.

11.5.  En caso de contratación de servicios, éstos deben responder a los fines expuestos en el contrato, sin perjuicio de las mejoras que puedan sobrevenir, pero nunca podrá ser en detrimento de la necesidad pública contratada.

1. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL TRÁMITE DE PAGO Y DOCUMENTACIÓN RELACIONADA

12.1. Las facturas deben presentarse en idioma español de acuerdo con las disposiciones de la Dirección General de Tributación.

12.2. En el caso de que el contratista desalmacene los bienes, está obligado a presentar una factura con desglose del impuesto al valor agregado, además copia de la Declaración Única Aduanera (DUA).

12.3. En el caso de que no se le haya solicitado al contratista desalmacenar los bienes, éste deberá entregar junto con la mercancía, el original de la Declaración Única Aduanera (DUA). El contratista será responsable de presentar el DUA con el detalle del monto por impuesto al valor agregado.

12.4.  El contratista deberá adjuntar originales de los documentos de embarque, a decir: del conocimiento de embarque y lista de empaque. Hasta tanto no se presenten dichos documentos no se considerarán como recibidos los materiales

12.5 Para el trámite de pago, los contratistas obligados al uso de la factura electrónica deberán adjuntar la representación gráfica en PDF del archivo en formato XML a nombre de la Junta de Protección Social, a través del módulo de Gestión de Recepción en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) y su aceptación por el administrador del contrato es el momento en el que iniciará el trámite de pago correspondiente. Por lo que cualquier atraso en la generación de este proceso es de entera responsabilidad del contratista.

12.6    Por cuestiones del Sistema de Tributación Directa, se habilita el correo electrónico: facturaelectronicarm@jps.go.cr Razón Social: Junta de Protección Social, Cédula Jurídica institucional 3-007-045617.

12.7    Facturas electrónicas no incorporadas en el módulo de Gestión de Recepción de SICOP se asumen como no presentadas y por ende no serán tramitadas en los plazos dispuestos.

12.8 Las facturas deben ser concordantes con el contrato generado en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) en cuanto a líneas adjudicadas, cantidades, montos unitarios y totales, así como la moneda determinada.

12.9 El contratista conoce y acepta que, para iniciar con el trámite de pago; debe solicitar la Gestión de Recepción en los módulos del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), adjuntando en el formulario habilitado en la plataforma la factura electrónica y cualquier documento que se haya requerido en el pliego de condiciones para iniciar el proceso de pago.

1. TRÁMITE DE EXONERACION PARA BIENES QUE DEBAN SER IMPORTADOS

13.1.  Cuando corresponda y para efectuar el trámite de exoneración ante el Ministerio de Hacienda, el contratista debe presentar a la Institución la siguiente documentación:

13.1.1. Solicitud escrita de exoneración suscrita por el adjudicatario o su representante, en esta hará referencia a la contratación que da origen a la solicitud y deberá indicar el número de documento de embarque, el tipo de transporte (vapor, avión o terrestre), el país de procedencia, el consignatario, el remitente, el peso bruto en kilos y el valor CIF en dólares moneda de Estados Unidos de América. Con la descripción exacta del(los) bien(es).

13.1.2. Una copia original de la (s) factura (s) del o los suministros a exonerar, la misma debe ser redactada en español o en su defecto debe venir acompañada con la traducción correspondiente. En el caso de que en una misma factura se consignen otros suministros, se debe indicar claramente, cuáles son los bienes que serán entregados a la Institución.

13.1.3. Una copia original del documento de embarque o guía aérea, el cual debe cumplir con todos los requisitos legales que exigen las aduanas del país, para cumplir con los trámites de exoneración. Asimismo, debe contener un “Endoso comercial a favor de la Institución”, firmado por el apoderado generalísimo, o su representante legal, indicando el nombre, número de cédula y firma. Esto por cuanto los documentos de embarque deben estar consignados a nombre del adjudicatario o su representante y no de la Administración.

13.2.  La Administración entregará al contratista o a su representante en Costa Rica, la documentación pertinente a la exoneración para que realicen en la Aduana o Almacén Fiscal los trámites de desalmacenaje y posterior entrega del bien en las bodegas de la Institución o en el lugar acordado.

13.3.  Es responsabilidad del contratista correr con todos los gastos que ocasione el internamiento, desalmacenaje, transporte dentro y fuera del país, hasta entregar el bien en las bodegas de la Institución, si así se ha establecido en las condiciones del pliego de condiciones o contrato.

1. MODALIDADES DE PAGO

14.1 La Administración indicará en la sección [11. Información de bien, servicio u obra] del pliego de condiciones, en el detalle de partida, las modalidades de pago que utilizará para cumplir su obligación de conformidad con lo siguiente:

14.1.1 Giro a 30 días vista o cuenta abierta: El pago se realizará mediante transferencia electrónica de fondos, 30 días naturales después de la recepción a satisfacción del objeto contractual que da lugar a la cancelación. La Administración realizará los pagos en colones costarricenses utilizando el tipo de cambio de venta de referencia del Banco Central a la fecha de la factura de acuerdo con el plazo de entrega.

En la solicitud de pago se deberá indicar la siguiente información: nombre y dirección del banco, el SWIFT o ABA, el número de la cuenta a acreditar para oferentes domiciliados en el exterior y el número de la cuenta cliente o IBAN para los oferentes nacionales.

14.1.2 Carta de Crédito o Crédito Documentario: La Administración solo abrirá cartas de crédito no transferibles, confirmadas e irrevocables. Todos los gastos bancarios dentro y fuera de Costa Rica, serán cubiertos por el adjudicatario. La carta de crédito se emitirá únicamente a favor del adjudicatario. En caso de que el adjudicatario requiera realizar disposiciones de pago bajo esta modalidad, deberá gestionarlo directamente ante el banco emisor del crédito documentario (carta de crédito).

14.1.3 En caso de que algún pago se realizara mediante crédito documentario contra documentos de embarque, el adjudicatario deberá presentar copia de la declaración aduanera de tránsito, recepción y depósito fiscal emitida por el Servicio Nacional de Aduanas de Costa Rica, con el sello original de recibido del Depositario Aduanero o Almacén Fiscal, fechado mínimo 30 días antes de la fecha de presentación del documento.

14.1.4.  Cobranza bancaria: El pago al banco cobrador se realizará 30 días naturales después de la recepción a satisfacción del evento que da lugar a la cancelación. Todos los gastos bancarios que origine esta modalidad dentro y fuera de Costa Rica, serán cubiertos por el contratista.

1. IMPUESTOS

15.1. La Junta de Protección Social no es exenta del pago del Impuesto al Valor Agregado, para la adquisición de obras, bienes y servicios según ley 9635.  Por lo que deben desglosar los impuestos que afectan la oferta. En caso de no desglosarlos se consideran incluidos en el monto ofertado.

15.2.  El contratista será el responsable por el pago de los impuestos directos e indirectos, cargas sociales, contribuciones o cualquier otro tipo de obligación tributaria que establezca el ordenamiento jurídico costarricense, derivados de la ejecución de la contratación, para lo cual deberá indicar dentro de su oferta el monto y la naturaleza de los impuestos que la afectan.

El oferente deberá presentar en la sección [Información de bienes servicios u obras] de la oferta un desglose de los bienes ofrecidos junto con los impuestos. En caso de que el Pliego de condiciones se refiera a algún rubro sujeto a exenciones o exoneraciones establecidas en alguna ley especial, se entenderá que esto aplica para la Administración, salvo si la ley respectiva disponga que la exención o exoneración aplica también para el contratista.

Si se omite esta referencia se tendrán por incluidos en el precio cotizado, tanto los impuestos, tasas, sobretasas y aranceles de importación, como los demás impuestos del mercado local, según lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública y 98 de su Reglamento.

Con el fin de verificar el monto de los impuestos correspondientes, el contratista deberá presentar dentro de sus facturas un desglose de los bienes y/o servicios adquiridos y los impuestos en forma separada.

15.3.  Para el caso de pagos de servicios que se deban acreditar en el extranjero, la Administración realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre las Remesas al exterior vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo 59 de la Ley de Impuesto sobre la Renta No. 7092.

15.4.  Para el caso de pagos que se deban acreditar en Costa Rica, la Administración realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre la Renta vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo 23 inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta No. 7092.

1. CLAÚSULA PENAL / MULTAS

16.1 Las cláusulas penales y/o multas se aplicarán según se establecen en la sección [7. Condiciones de contrato] del pliego de condiciones y se anexará al expediente el estudio que la sustenta.

1. FINIQUITO

17.1 Conforme a lo dispuesto en el artículo 111 de la Ley General de Contratación Pública, en los contratos de obra pública las partes deberán suscribir el finiquito correspondiente, dentro del plazo máximo de un año contado a partir del día siguiente a la recepción definitiva de la obra.

17.2 En los contratos de servicios o suministros de bienes la Institución valorará la emisión del finiquito dentro del plazo de seis meses, contado a partir de la recepción definitiva del objeto contractual, conforme a lo previsto por el artículo 111 de la Ley General de Contratación Pública.

17.3 La emisión del finiquito no exime de la responsabilidad al contratista por incumplimientos o vicios ocultos de la obra, en los plazos establecidos en el artículo 107 de la Ley General de Contratación Pública, ni del cumplimiento de las garantías de buen funcionamiento de la obra y/o equipos u otras otorgadas por el contratista.

1. CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD

18.1 El adjudicatario se compromete de manera formal e irrevocable a guardar la debida confidencialidad respecto a la información y las materias objeto de esta contratación, incluyendo la de los secretos de propiedad intelectual relacionados para satisfacer los servicios establecidos en esta contratación.

18.2 Dicha información será tratada por el contratista de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones y contrato suscrito con la Junta, y será utilizada única y exclusivamente para los fines de la contratación, y se compromete a realizar las acciones necesarias para salvaguardar su confidencialidad.

18.3 El contratista será responsable de la utilización que él y sus empleados o agentes den a la información suministrada y de las consecuencias civiles y/o penales, así como de los daños y perjuicios que para la Junta puedan derivarse por el uso indebido de ella, de conformidad con lo dispuesto en la legislación vigente sobre la materia.

18.4 Si por la naturaleza del objeto del contrato, la Institución requiere la suscripción de un documento adicional de confidencialidad, el contratista se obliga a su suscripción previo a la ejecución, el cual será suministrado y coordinado por el administrador de la contratación.

1. SEGUROS

19.1 Correrá a cargo del contratista todo lo relativo a obligaciones de los seguros para cubrir las responsabilidades de carácter civil, laboral, económico, fiscal o cualquier otra que pueda derivarse del objeto contratado. La Junta queda relevada de toda responsabilidad civil directa, indirecta o laboral como consecuencia del presente contrato.

1. Otras condiciones

El oferente con la sola presentación de la oferta acepta que:

1. Correrá por su cuenta todo lo relativo a los seguros para cubrir las responsabilidades de carácter civil y laboral del personal que brindará respecto del objeto contratado. Así mismo será responsable de todos los daños que se suscitan en contra de personas o bienes con ocasión del objeto contractual, de tal manera que la Junta queda total y definitivamente relevada de toda responsabilidad civil directa o indirecta o laboral, como consecuencia de la presente contratación.
2. Es responsabilidad del contratista cualquier daño que causare producto de alguna labor que realice originada por los alcances del objeto contractual, también debe velar por su equipo y personal.

• Corresponde al contratista en forma amplia, total y general, todas las obligaciones y responsabilidades de patrono derivadas del código de trabajo y leyes conexas, y en general del ordenamiento jurídico correspondiente, debiendo cubrir cualquier suma en que resulte condenada en su condición de PATRONO ÚNICO.

1. Cuando por la naturaleza del objeto del concurso que se trate, el contratista debe utilizar el equipo de seguridad para su personal a cargo, así también debe suscribir las correspondientes pólizas de riesgos del trabajo y otra de responsabilidad civil por el monto que corresponda, de las cuales debe enviar copia a la unidad solicitante. Además, debe comprometerse a cumplir con lo dispuesto en el manual de seguridad para contratistas de la Junta de Protección Social.

19.2 Póliza de Riesgos de Trabajo: Todo oferente jurídico y físico en el caso que aplique debe contar con el “Seguro Obligatorio de Riesgos del Trabajo”, vigente y aplicable al objeto de la contratación, de conformidad con el artículo 193, 201 y 202 del Título IV del Código de Trabajo. Para comprobar lo anterior, deberá aportar COPIA SIMPLE de la constancia de dicha póliza, la cual debe contener el detalle suficiente que logre acreditar que, la actividad asegurada, se relaciona con el objeto contractual de la presente contratación.

En caso de ser contratista del concurso, previo a la ejecución del contrato, deberá aportar al encargado general de la contratación, la constancia emitida por la Entidad competente, de las condiciones y estado de la póliza de riesgos del trabajo en la que se acredite la vigencia, el estado, tarifa, monto asegurado, prima y la actividad económica para la cual fue suscrita, la cual debe corresponder a la actividad económica para la cual es el concurso. De advertir que no corresponde a la actividad por la cual fue adjudicado, la Institución valorará las consecuencias que de ello se deriven y efectuará los procedimientos legales que considere oportunos.

Para el caso de proyectos de construcción, al contratista adicionalmente, le será requerida la constancia de riesgos del trabajo para la obra específica que vaya a ejecutar. 

1. CESIÓN DE DERECHOS, CAMBIO DE RAZÓN SOCIAL Y OTRAS CIRCUNSTANCIAS

20.1 La Institución no asumirá responsabilidades con ningún contratista, si previamente no se efectúan los procedimientos y obtiene autorización conforme lo dispuesto en el artículo 102 de la Ley General del Contratación Pública y 277 de su Reglamento, en los casos de fusión, transformación o cambio de razón o denominación social de la sociedad contratada. En este sentido, la Junta de Protección Social tiene la potestad de resolver los contratos por incumplimiento. Para el caso de la cesión de pago aplica lo dispuesto en el artículo 278 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

1. INCUMPLIMIENTO EN LOS PLAZOS DE ENTREGA

21.1 En caso de incumplimiento en el plazo de entrega, sin una causa justa; la Institución valorará la trascendencia de la afectación e iniciará la respectiva resolución contractual sin responsabilidad alguna para ella; además, en el mismo procedimiento se efectuará los procesos sancionatorios que por Ley correspondan.

1. DECLARACIONES JURADAS

1. 1 Es deber de los oferentes y subcontratistas cumplir de previo a su participación en los procedimientos de contratación, verificar que las declaraciones juradas amparadas al artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública, se encuentran actualizadas en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)

22.2 En el caso de las declaraciones juradas, serán rendidas bajo fe de juramento con las responsabilidades y delitos que ello conlleva en caso de indicar información falsa y estarán parametrizadas en el sistema digital unificado y serán seleccionadas por la Institución, considerando el principio de eficiencia y según lo requerido para cada procedimiento de contratación. No será necesario rendirlas ante notario público ni requieren ser autenticadas por un abogado.

La Institución verificará el estado de las obligaciones del oferente y subcontratista, señaladas en el pliego de condiciones, mediante consulta en línea en el sitio web de cada entidad competente en la materia; asimismo, la Institución podrá constatar en cualquier momento, el cumplimiento por parte del oferente y subcontratista de estas obligaciones.

La información declarada respecto a los beneficiarios finales será únicamente para consulta y verificación por parte de la Institución a fin de constatar las prohibiciones establecidas en el artículo 28 incisos c) y k) de la Ley General de Contratación Pública, esta debe encontrarse al día en el Registro de Proveedores del Sistema Digital Unificado (SICOP).

1. PERMISO MINISTERIO DE SALUD Y PATENTE COMERCIAL AL DÍA ACORDES AL OBJETO CONTRACTUAL

23.1 Al pliego de condiciones se anexa el formato de declaración jurada que debe ser rendida y anexarse a la oferta del proveedor según se indica en el documento. (Anexo 2)

23.2 Previo a la ejecución del contrato el contratista debe presentar la patente municipal y permiso del Ministerio de Salud, donde se evidencie que la actividad bajo la cual fue contratado es acorde con estos documentos, o la respectiva nota de la Municipalidad u oficina del Ministerio de Salud que indique que la actividad se encuentra amparada o no es requerida.

1. ARBITRAJE

Se podrá acudir al arbitraje en los casos en los que así lo autorice previa y expresamente el Consejo Directivo o la Instancia competente de las Instituciones, siguiendo los lineamientos dictados por dicha Instancia.