Servicio de mantenimiento preventivo y servicio técnico del Sistema de Generadores Eléctricos del Hospital del Trauma

PLIEGO DE CONDICIONES

IV. REQUISITOS TÉCNICOS DE LA PERSONA OFERENTE:

A. Experiencia de la persona oferente: La persona oferente deberá demostrar que tiene experiencia en trabajos de mantenimiento y reparación de plantas eléctricas, para lo cual debe aportar declaración jurada con información de contratos nacionales con personas físicas o jurídicas.

Para demostrar lo anterior deberá indicar, dentro de la declaración jurada, como mínimo:

• Dos (2) contratos que incluyan equipos en sincronía.
• Que sumada la potencia de cada contrato su potencia sea igual o superior a 800 Kilowatts.
• Cada contrato puede estar en ejecución o bien si no están vigentes pueden haber sido ejecutados hasta 5 años hacia atrás a partir de la fecha de apertura de ofertas del presente contrato.
• Nombre de la empresa o persona contratante.
• Nombre de la persona responsable.
• Número de teléfono y correo electrónico.
• Dirección geográfica de su empresa.
• Indicar cantidad de plantas eléctricas, características generales y capacidad en Kilowatts de cada equipo a los cuales se brinda o brindó el servicio.
• Fecha de inicio y finalización o indicar si está vigente.

El Instituto se reserva el derecho de verificar con los clientes, sobre las referencias aportadas y su grado de satisfacción con los servicios recibidos por parte de la persona oferente.

En caso de que la oferta sea presentada bajo la figura de consorcio, la experiencia requerida en la presente cláusula deberá acreditarse de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento. Para tales efectos, la experiencia podrá ser aportada de manera conjunta por las personas integrantes del consorcio, siempre que, en su conjunto, se cumpla íntegramente con el requisito de experiencia exigido.

B. Personal técnico de la empresa: La persona oferente deberá presentar una declaración jurada donde indique que en caso de resultar persona adjudicataria contará con personal calificado para brindar los servicios a los equipos objeto de este pliego de condiciones. En esa declaración jurada deberá indicar si alguna de las personas propuestas como profesional o técnico estarán a cargo de la supervisión.

La declaración deberá indicar que contará con:

 Personal profesional:

• Mínimo una (01) persona, que cumpa con las siguientes características:

o Grado mínimo de ingeniería, cuyo grado académico debe ser de la rama mecánica, electromecánica, mantenimiento industrial.
o Experiencia de al menos 4 años en el diseño, operación, montaje y mantenimiento de sistemas de igual naturaleza a la solicitada en este pliego de condiciones.

 Personal técnico:

• Mínimo tres (02) personas (independientemente de la especialidad) en el área eléctrica, electrónica, mecánica, electromecánica, mantenimiento Industrial; con que cuenta para brindar el servicio, los cuales deben cumplir con lo siguiente:

o Graduados en Colegio Vocacional, del INA o instituciones privadas, fundaciones, o capacitación impartida por fabricantes de equipos de la misma naturaleza al objeto de este contrato.
o Experiencia mínima de 6 meses en servicio técnico de este tipo de sistemas.

C. Infraestructura y herramientas: La persona oferente debe indicar mediante declaración jurada que cuenta con la infraestructura, ya sea un local con oficina y/o taller, indicando su dirección geográfica, así como las herramientas adecuadas mínimas para dar mantenimiento a los equipos mencionados en este contrato.

D. Declaración jurada: La persona oferente deberá presentar declaración jurada donde indique que cuenta con la capacidad para brindar el mantenimiento preventivo, así como el servicio técnico a cada equipo que conforma la partida para la que cotiza, así mismo deberá expresar que cuenta con la posibilidad de suplir los repuestos o partes originales que sean necesarias para cada planta eléctrica ya sea durante los mantenimientos preventivos o durante los servicios técnicos que se ejecuten.

Dentro de esta declaración jurada debe manifestar que cuenta con el firmware y llaves y códigos de acceso de cada uno de los equipos de este contrato, para realizar cualquier actualización, medición, ajuste de parámetros, o cualquier otro trabajo que involucre las tarjetas actuales para dejar el equipo en óptimo funcionamiento y que este servicio no representará un incremento en los costos ofertados. Ahora bien, si este servicio será subcontratado deberá manifestarlo en su oferta según el aparte de subcontratos y por cada subcontratista debe aportar la documentación señalada en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública.

E. Precio: La oferta debe incluir todos los aspectos solicitados en el presente pliego de condiciones, así como el compendio y sus anexos.

Para el servicio técnico, debe indicar por separado el costo por hora hombre del profesional y del técnico, la cual debe incluir todos los componentes de este, tales como: cargas sociales, pólizas, utilidad, gastos administrativos. Para lo anterior se establecieron las líneas N°4 y N°5.

F. Índice de Precios: De conformidad con los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, y lo establecido en el Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios, la persona oferente deberá aportar:

1. Información de los índices de precios oficiales (específicos) que se utilizarán para medir la variación de los costos directos e indirectos de la estructura de precio ofertada, debiendo estar estrechamente vinculados con la variación de los costos que se desea medir.

En caso de que aporte índices similares deberá presentar con la oferta justificación técnica para estos.

En la aportación de los índices deberá detallar al menos:

a) País de origen y unidad monetaria de los costos (costos ofertados en moneda extranjera)
b) Nombre, nivel, código y cualquier otra característica que identifique el índice de precios de todos los costos directos e indirectos de la estructura de precio.
c) Ente público competente que divulga el índice.
d) Enlace del sitio web del ente competente que emite el índice donde se accede a la información aportada.

2. La persona oferente deberá presentar una declaración jurada acreditando la veracidad de la información aportada, indicando al menos los aspectos regulados en los artículos 9 y/o 12 del Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

3. En caso de que la información se encuentre en un idioma distinto al español, la persona oferente deberá aportar una traducción libre al español bajo su responsabilidad, únicamente para corroborar la información aportada.

4. Ausencia de índice: Cuando no exista un índice de precios específico o similar que represente las variaciones de un determinado costo, la persona Oferente deberá advertirlo en su oferta y podrá aplicar el método analítico-documental, aportando la documentación probatoria pertinente según lo establecido en los artículos 14, 33 y/o 58 del Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

Nota: Los índices deberán ser elaborados y emitidos por una entidad oficial del país donde el oferente proyecta adquirir los bienes y servicios, y deberán ser concordantes con la moneda en que se presenta el precio de la oferta y los valores absolutos de su estructura.

G. Toda persona oferente deberá adjuntar junto con su oferta declaración jurada, mediante la cual manifieste, bajo juramento, que cuenta con lo siguiente:

a) Un Programa de Salud y Seguridad Ocupacional debidamente implementado.
b) Un Plan de preparativos y respuesta ante emergencias
c) Comisión de Salud y Seguridad Ocupacional, conforme a la normativa aplicable, en el caso de empresas que cuenten con más de diez personas trabajadoras.
d) Oficina de Salud y Seguridad Ocupacional, cuando se trate de empresas que cuenten con más de cincuenta personas trabajadoras.

En caso de que, conforme a la normativa nacional vigente, no sea requerida la presentación de estos requisitos en la declaración, se deberá efectuar la debida justificación de tal condición.

Nota: En caso de que, existan subcontratos, la persona subcontratista deberá cumplir de igual manera con los puntos anteriores.

COMPENDIO

II. REQUISITOS TÉCNICOS DE LA PERSONA OFERENTE:
1. Supervisor del contrato por parte de la persona oferente: La persona oferente deberá contar con un encargado que supervise y lleve el control general del contrato para asegurar un mejor orden, ubicación, y control al Instituto de un correcto mantenimiento y reparación. El funcionario designado será de acuerdo con lo indicado en el pliego de condiciones.

2. La persona oferente deberá manifestar expresamente en su oferta, a establecer un plan contingente para la prestación del servicio, ante cualquier desastre natural o incidentes que puedan poner en riesgo la continuidad del servicio contratado. Asimismo, en caso de resultar persona adjudicataria; se compromete a remitir el o los planes a la Unidad Usuaria, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la formalización, quedando facultada la Unidad Usuaria a remitir sus observaciones al contratista en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores a la recepción de dicho plan, cuya atención por parte de este no puede ser mayor a los dos días hábiles. Lo anterior sin perjuicio de que ambas partes se reúnan para conciliar un plan de acción y sin costo adicional para la Administración.

3. Tiempos de respuesta para reportes de fallas, reportes de averías, mantenimientos correctivos y atención a emergencias:

La persona oferente se compromete expresamente a brindar servicio técnico en modalidad 24/7/365 (veinticuatro horas al día, siete días a la semana, trescientos sesenta y cinco días al año), garantizando los siguientes tiempos máximos de respuesta desde el momento en que se reporta la incidencia, ya sea por vía telefónica o correo electrónico:

Zona Metropolitana: Máximo de cuatro horas naturales.

En los casos en que la persona oferente que resulte adjudicataria cuente con un centro de operaciones en la misma zona donde se ubica el equipo adjudicado, deberá atender las incidencias dentro de las primeras 2 horas naturales.

El tiempo de respuesta se contabiliza desde el momento del reporte hasta la presentación del técnico en el sitio.

El incumplimiento de estos tiempos será considerado como una falta a las condiciones del presente compendio, lo que facultará a la Administración para aplicar las sanciones correspondientes y, de ser necesario, iniciar el procedimiento de resolución contractual conforme a la normativa vigente. La aceptación expresa de esta cláusula por parte de la persona oferente se entiende otorgada con la presentación de su oferta.

4. Plazo de entrega mantenimiento preventivo: El plazo máximo de entrega para cada visita de mantenimiento preventivo mensual será de 4 días naturales, para todos los efectos legales se tendrá por iniciado al día siguiente a la notificación de la compra o aviso de entrega. Durante el plazo de entrega, debe ejecutar al menos las labores indicadas en el pliego de condiciones y el compendio, así como cualquier otro requerimiento que bajo el concepto de mantenimiento preventivo corresponda a realizar, aun cuando no aparezca indicada en el listado aportado en el pliego de condiciones y compendio. La persona oferente en caso de resultar persona adjudicataria debe determinar y disponer de la cuadrilla requerida para ejecutar el objeto de este contrato, tomando en cuenta el horario indicado. Con base a ello debe realizar la cotización.

5. La persona oferente debe aportar junto con su oferta copia de la patente comercial del local propuesto, la misma debe estar a nombre de la persona Oferente y vigente al momento de la apertura de ofertas en la cual se detalle la actividad para la cual se otorgó, siempre y cuando la Municipalidad de la zona brinde este tipo de documentos, caso contrario deberá portar la negativa de la Municipalidad.

De conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones y anexos.

PLIEGO DE CONDICIONES

III. CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA PERSONA OFERENTE:

A. Como persona oferente deberá entenderse persona física y/o jurídica.

B. En todos los costos de la oferta debe de incluirse el IVA. En caso de que alguno de los ítems indicados en la oferta se encuentre exento del pago de dicho tributo, o la persona oferente como tal, presentar el documento correspondiente que certifique dicha exención o referirse a la normativa que la confiere y refundir esta disposición en los Requisitos de la persona oferente.

C. La persona oferente deberá considerar en la elaboración de su plica, tanto las consideraciones del presente documento como del Anexo “Compendio MP y ST”.

D. El costo del mantenimiento preventivo debe incluir materiales, mano de obra, gastos administrativos, utilidad, impuestos, gastos de transporte, viáticos y cualquier otro gasto necesario para ejecutar los servicios objeto de este contrato, no se aceptarán cobros posteriores por estos rubros.

E. Aspectos Subsanables: Serán sujetos de subsanación los aspectos contemplados en el artículo N°135 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública. En cuanto a los hechos históricos, se permitirá su subsanación aún y cuando no estén referenciados en la oferta.

F. No se incluye en la presente contratación el suministro de combustible utilizado para el funcionamiento de los grupos electrógenos, el mismo será suplido por el INS.

G. No se aceptarán ofertas parciales, la persona oferente deberá cotizar la totalidad de equipos que señala la única partida.

H. Con la sola presentación de su plica se garantiza:

• Calidad de los servicios.
• Corrección de cualquier labor ejecutada de forma no adecuada según las condiciones del pliego de condiciones, compendio y anexos.
• Reposición de parte defectuosas o que fallen antes de su vigencia de garantía.

I. Rango de tolerancia: La persona oferente deberá considerar en su oferta que, para el presente proceso esta Administración define un rango de tolerancia de -19% y 0%; para efectos del análisis de razonabilidad de precios en la etapa de evaluación de la oferta, de conformidad con lo señalado en el artículo 44 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

J. Moneda para cotizar: Según lo indicado en la directriz N°044-H, se permite ofertas tanto en colones como en moneda extranjera dado que en el estudio de mercado se comprobó que los potenciales oferentes cotizan en divisa extranjera. Se recomienda tomar en cuenta el cotizar en la moneda en que desarrolla sus actividades para mantener el equilibrio económico.

COMPENDIO

I. CONDICIONES TÉCNICAS DE LA PERSONA OFERENTE:

1. Horario del servicio: La persona oferente deberá considerar en su oferta; que los servicios se requieren en un horario de servicio lunes a domingo de 7:00 am a 5:00 pm; para los servicios de tipo preventivo, pudiendo ampliarse este horario por mutuo acuerdo en caso de ser necesario, sin que esto represente costos diferentes a los adjudicados.

2. Para la atención de incidentes, (servicios técnicos) y solicitudes de trabajo que se puedan presentar, estos según las necesidades operativas y previa coordinación con los distintos departamentos y áreas, se debe contemplar en su oferta que el servicio se podrá requerir en horarios diurnos o nocturnos, en días hábiles, fines de semana, días feriados obligatorios y no obligatorios (365 días del año / 7 días de la semana/ 24 horas). Sin costo adicional para la Administración.

3. Garantía de funcionamiento: La garantía por mano de obra, repuestos y materiales mínima de 12 meses.

• Dentro de este término de garantía, cualquier desperfecto relacionado con el trabajo realizado en la visita, deberá ser sin costos adicionales para la Administración.
• La garantía de las reparaciones comienza a contar a partir de la fecha de recepción final de cada trabajo.
• El costo de los repuestos, materiales, la mano de obra para su instalación, configuración y el costo de cualquier labor requerida para restablecer el sistema a la condición previa al fallo, serán cubiertos por esta garantía.
• Se debe asegurar una vez realizado el servicio, el buen funcionamiento del sistema o equipo y cumplimiento de los parámetros establecidos por el fabricante.
• En caso de que los repuestos deban ser reemplazados antes de finalizar el tiempo de garantía, los nuevos repuestos instalados deberán garantizarse por el periodo total nuevamente sea 12 meses.
4. Visita Técnica: Es deseable, antes de someter su oferta, que la persona oferente visite las instalaciones del Hospital del Trauma, Ubicado en La Uruca, San José, 100 metros oeste y 400 norte del Centro Nacional de Rehabilitación de la CCSS, donde se prestará el servicio, con el propósito de que examine las condiciones en que se desarrollará el trabajo, valore las condiciones de espacio y cualquier situación que pueda afectar el desarrollo del servicio.

La visita será realizada al siguiente día hábil de publicado el concurso a las 10:00 a.m. y en coordinación con la Unidad de Mantenimiento Hospitalario, ubicada en el Hospital del Trauma con el Roy Rojas al número 2287-6000 a la extensión 4542 o 33649 si lo considera importante para que puedan tener un mayor conocimiento del sitio.

Esta visita no es para la presentación y atención de aclaraciones, sino sólo para que obtengan conocimiento del sitio donde se ubican los equipos

5. La persona oferente debe incluir en su oferta todos los costos relacionados a las horas hombre, consumibles e insumos requeridos para la atención y soporte ofrecido; así como herramientas y equipos especializados, certificados y accesorios, partes, elementos, software o similares requeridos para el correcto funcionamiento de los equipos.

6. El servicio de mantenimiento está en función del Sistema de manera integral, por lo tanto, todos elementos de dicho sistema deben ser considerado como un repuesto.