SOLICITUD DE SERVICIOS EN EJECUCIÓN CONTRACTUAL PRECALIFIACIÓN PROCEDIMIENTO MADRE 2025LY-000010-0020600001 Solicitud de Servicios DDP-308-2026

Para la partida número 2 únicamente deben atender la invitación de los proveedores:

Eventos La Hacienda

Consorcio 24/7

1. CONDICIONES ESPECIFICAS DEL OBJETO

Contratación de alquiler de local y servicio de alimentación (línea 2) para atender capacitación para personal del Banco Popular según el siguiente detalle:

Capacitación en Plataforma de procesamiento del Servicio de Adquirencia

Fecha: 16, 17 y 18 setiembre del 2026 (3 días)

Horario: de 8:00am a 4:30 pm

Cantidad de participantes: 45

(La cantidad de participantes es de referencia, puede variar según la necesidad del Banco. Finalmente se pagará por la cantidad de servicios efectivamente brindados.)

• Especificaciones del bien/servicios.

Servicio de Alimentación

Se requiere mantelería para mesas color naranja y/o blanco y sillas forradas de color blanco con naranja.

• Desayuno

Horario de servicio: de 7:30 a.m. a 8:20 a.m.

• Menú: gallo pinto debe contener todos los siguientes ingredientes:

1. Huevo
2. Queso
3. Plátano maduro
4. Frutas de temporada mínimo 2.

• Bebidas: café, té, crema, leche descremada y leche deslactosada, agua y jugo de naranja natural.
• Incluir sustituto de azúcar y azúcar regular.
• Servicio tipo bufet.
• Almuerzo

Disponible a partir de las 12:00 p.m. 

• Refresco natural (al menos dos sabores distintos)
• Dos guarniciones
• Una ensalada o una entrada
• Dos tipos diferentes de proteína (preferible res y pollo)
• Postre tamaño mediano no pequeño.
• Tipo Bufet

• Coffee Break

Disponible a partir de las 3:00 pm 

• Dos bocadillos salados (sugerencia: quiche de tocineta, butifarra)
• Un bocadillo dulce (sugerencia: costilla de leche condensada, brownie, arrollado de dulce de leche)
• Bebidas: café, té, crema, leche descremada y leche deslactosada, agua y jugo natural.
  Incluir sustituto de azúcar y azúcar regular.
•  

Nota:

Se requiere que se disponga de menús para personas vegetarianas, veganas y celiacas o cualquier otra condición que implique una restricción alimentaria, para lo cual el área fiscalizadora, comunicará al adjudicatario, con 2 días de anticipación al evento.

El proveedor debe garantizar que se incluirá el personal respectivo para brindar un buen servicio, mantenga la limpieza de las estaciones y garantice la reposición continua de los insumos.

Salón

Se solicita que el salón o local cuente con aire acondicionado en un rango de 20 a 23 grados y además cuente con parqueo para la totalidad de participantes.

Se requiere que el acomodo del salón sea tipo Auditorio para exposiciones teóricas, y capacidad de reorganización para trabajo en grupos durante la fase de taller. Debe permitir movilidad, interacción y formación de equipos distribuidos alrededor del espacio.

• Sillas: suficientes para todos los asistentes, preferiblemente ergonómicas o acolchonadas.
• Podio: para uso de presentadores o moderadores durante intervenciones formales.
• Estaciones de trabajo: se deben disponer mesas con espacio suficiente para equipos, materiales o laptops para los organizadores.

Se valorará que el mobiliario esté dispuesto previamente según el plano del evento y que se incluya servicio de montaje y desmontaje

Se requiere que el salón tenga la capacidad para desarrollar actividades lúdicas con los participantes.

Se requiere que el salón cuente con la disponibilidad razonable de puertos de electricidad y conexión WIFI.

Equipo Audiovisual

Se requiere equipo audiovisual que garantice una experiencia clara y fluida para todos los asistentes.

Específicamente:

Pantalla principal: de gran formato, con visibilidad adecuada desde todos los ángulos del salón. Debe tener el tamaño y la resolución suficientes para que el contenido proyectado sea legible para toda la audiencia.

Proyector: con buena luminosidad y resolución, compatible con múltiples formatos de presentación.

Micrófonos: de mano inalámbricos para los presentadores e intervenciones del público. Mínimo 2 micrófonos.

Sistema de sonido: con cobertura uniforme en todo el recinto, sin distorsiones ni zonas muertas.

El proveedor deberá garantizar el personal de apoyo necesario para la instalación, verificación previa del funcionamiento del equipo audiovisual y atención básica durante el desarrollo de la actividad

1. CONDICIONES DE ADMISIBILIDAD

Podrán participar únicamente los proveedores que hayan resultado adjudicados y se encuentren activos dentro de la Licitación Mayor con Precalificación para varios concursos de servicios de alimentación y/o alquiler de locales para atender capacitaciones del Plan de Aprendizaje y Crecimiento Institucional, específicamente en la Partida No. 2: Local y/o Alimentación.

La oferta presentada deberá cumplir como mínimo con las siguientes condiciones de admisibilidad:

1. Condiciones del oferente

• Mantener vigente su condición de proveedor precalificado dentro de la contratación madre.
• Encontrarse al día en el cumplimiento de sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), FODESAF y demás obligaciones legales aplicables al momento de la adjudicación y durante la ejecución contractual.
• Aceptar integralmente las condiciones técnicas, administrativas y contractuales establecidas en el presente concurso específico y en la licitación madre.
• Presentar una oferta económica en colones costarricenses, detallando claramente los costos asociados a alimentación, alquiler de salón, montaje y equipo audiovisual requerido.
•  
• Condiciones del local

El local ofrecido deberá cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

• Capacidad para albergar cómodamente a aproximadamente 45 participantes,
• Disponibilidad para los días 8, 9 y 10 de setiembre de 2026 en horario de 7:00 a.m. a 5:00 p.m.
• Aire acondicionado en un rango entre 20 y 23 grados centígrados.
• Parqueo suficiente para la totalidad o la mayor parte de los participantes.
• Conexión Wi-Fi funcional y disponibilidad razonable de tomas eléctricas.
• Capacidad de acondicionamiento tipo auditorio y facilidad para reconfigurarse para trabajos grupales

• Disponibilidad de mobiliario adecuado que incluya mesas, sillas, podio y estaciones de apoyo para los organizadores.
• Permiso Sanitario de Funcionamiento vigente y demás autorizaciones necesarias para operar.
• Póliza de responsabilidad civil vigente.

1. Condiciones del servicio de alimentación

El oferente deberá garantizar:

• Servicio de desayuno, almuerzo y coffee break durante los tres días de la actividad según los requerimientos establecidos en las especificaciones técnicas.
• Disponibilidad de menús alternativos para personas vegetarianas, veganas, celíacas o con restricciones alimentarias debidamente comunicadas por el Banco.
• Servicio tipo buffet para desayuno y almuerzo.
• Reposición continua de alimentos, bebidas e insumos durante cada servicio.
• Cumplimiento de normas sanitarias y de inocuidad alimentaria. 4. Condiciones del personal

El personal asignado deberá:

• Mantener una adecuada presentación e identificación durante la actividad.
• Contar con el certificado vigente de manipulación de alimentos cuando corresponda.
• Garantizar la correcta atención, limpieza y reposición permanente durante la prestación del servicio. 5. Condiciones del equipo audiovisual

El proveedor deberá garantizar como mínimo:

• Pantalla de proyección de tamaño adecuado para la totalidad de participantes
• Proyector con resolución y luminosidad apropiadas para actividades de capacitación.
• Sistema de sonido con cobertura adecuada para todo el salón.
• Un mínimo de dos micrófonos inalámbricos.
• Soporte técnico disponible durante el desarrollo de la actividad. 6. Admisibilidad técnica

Serán declaradas admisibles únicamente aquellas ofertas que:

• Cumplan la totalidad de las especificaciones técnicas establecidas en este documento y en la licitación madre
• Atiendan integralmente la necesidad planteada respecto a salón, alimentación y servicios audiovisuales.
• Presenten precios razonables de conformidad con la estimación presupuestaria realizada por la Administración y los precios de mercado.
• Acepten expresamente la aplicación de las multas, controles de calidad, mecanismos de fiscalización y forma de pago establecidos en la contratación madre.

1. JUSTICIACION DE LA PROCEDENCIA DE LA CONTRATACIÓN

La presente contratación resulta procedente y necesaria para garantizar las condiciones logísticas requeridas para la ejecución de la capacitación denominada“Plataforma de procesamiento del Servicio de Adquirencia”, programada para los días 8, 9 y 10 de setiembre de 2026, dirigida a aproximadamente 45 personas funcionarias del Banco Popular. La naturaleza de la actividad demanda contar con instalaciones adecuadas, alimentación durante toda la jornada y equipo audiovisual especializado que favorezca el desarrollo efectivo del proceso formativo. Asimismo, la contratación se encuentra amparada bajo la Licitación Mayor con Precalificación para Servicios de Alimentación y/o Alquiler de Locales, modalidad entrega según demanda, específicamente en la Partida No. 2: Local y/o Alimentación

1. DISPONIBILIDAD DE RECURSO HUMANO E INFRAESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

La División de Desarrollo Profesional cuenta con el recurso humano técnico y administrativo requerido para la planificación, coordinación, supervisión y fiscalización de la actividad de capacitación. Asimismo, dispone de la estructura administrativa necesaria para gestionar el procedimiento de contratación, tramitar los pagos correspondientes y verificar el cumplimiento contractual.

No obstante, la institución no dispone de infraestructura propia que reúna simultáneamente las condiciones requeridas para la actividad, tales como capacidad suficiente para 45 participantes, servicio integral de alimentación, parqueo para la totalidad de asistentes, climatización, conectividad, mobiliario, espacios adecuados para trabajos grupales y equipo audiovisual especializado, por lo que resulta indispensable recurrir a la contratación externa de dichos servicios.

1. FINALIDAD PÚBLICA QUE SE PERSIGUE SATISFACER CON EL CONCURSO

La finalidad pública de esta contratación consiste en facilitar el desarrollo de un proceso de capacitación técnica especializada orientado al fortalecimiento de conocimientos, habilidades y competencias del personal relacionado con el Servicio de Adquirencia, contribuyendo al mejoramiento continuo de los procesos institucionales y a la prestación eficiente de los servicios brindados por el Banco Popular.

Mediante esta contratación se procura garantizar condiciones adecuadas para el aprendizaje, la participación de los asistentes y el cumplimiento de los objetivos académicos definidos por la institución, fortaleciendo la capacidad operativa y técnica del personal que participa en procesos estratégicos para la organización.

1. JUSTICIACIÓN DE LA ESCOGENCIA DE LA SOLUCIÓN TÉCNICA PARA SATISFACER LA NECESIDAD

La solución técnica seleccionada consiste en la contratación integral de salón, alimentación y servicios audiovisuales mediante proveedores previamente precalificados, por

considerarse la alternativa más eficiente, oportuna y conveniente para satisfacer la necesidad institucional.

Esta solución permite disponer de un espacio acondicionado con aire acondicionado, conectividad, mobiliario, parqueo, facilidades para exposiciones teóricas y trabajos grupales, así como del servicio de alimentación durante las tres jornadas de capacitación. Adicionalmente, incorpora el equipo audiovisual necesario para garantizar una adecuada transmisión de los contenidos y una experiencia de aprendizaje satisfactoria para las personas participantes.

La contratación integral permite optimizar recursos, simplificar la coordinación logística, minimizar riesgos operativos y asegurar la adecuada prestación de todos los servicios requeridos para el desarrollo exitoso de la actividad.

1. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE CALIDAD

La verificación de la calidad del servicio estará a cargo del órgano fiscalizador mediante la comprobación del cumplimiento de las especificaciones técnicas, condiciones de ejecución y obligaciones contractuales establecidas en el presente concurso y en la contratación madre. Los resultados de las encuestas de satisfacción podrán utilizarse como insumo para la evaluación y mejora del servicio, sin constituir por sí mismos una causal automática para la imposición de multas.

1. TERCEROS INTERESADOS Y/O AFECTADOS

Se identifican como terceros interesados y/o potencialmente afectados los siguientes:

• Las personas funcionarias participantes de la capacitación.
• Las personas facilitadoras y personal técnico involucrado en el desarrollo de la actividad.
• Los proveedores precalificados invitados a participar en el concurso específico.
• El proveedor adjudicatario y el personal designado para la prestación de los servicios.
• Las dependencias institucionales involucradas en la gestión de la capacitación, contratación, fiscalización y pago.
• Las personas que requieran atención especial por restricciones alimentarias o condiciones de accesibilidad.
• Los administradores o responsables del recinto donde se desarrollará la actividad.

No se identifican afectaciones negativas significativas derivadas de la presente contratación, más allá de aquellas asociadas a la ejecución normal de los servicios contratados.

1. RIESGOS IDENTIFICADOS EN LA PRESENTE CONTRATACIÓN

• Riesgo 1: Incumplimiento de las especificaciones del salón contratado.
  Mitigación: Verificación previa de las condiciones físicas, técnicas y de capacidad requerida por parte del órgano fiscalizador
• Riesgo 2: Retraso en la apertura del local o en la prestación de los servicios.
  Mitigación: Confirmación previa con el proveedor y aplicación de multas contractuales cuando corresponda.
• • Riesgo 3: Deficiencias en la calidad o cantidad de los alimentos suministrados.
    Mitigación: Supervisión permanente durante la actividad y aplicación de mecanismos de evaluación de satisfacción
  • Riesgo 4: Fallas en el equipo audiovisual o en la conectividad requerida para la capacitación.
    Mitigación: Realización de pruebas técnicas previas y disponibilidad de soporte técnico durante la actividad
  • Riesgo 5: Variación en la cantidad final de participantes.
    Mitigación: Confirmación anticipada con el proveedor conforme a los plazos establecidos y pago únicamente de los servicios efectivamente recibidos.
  • Riesgo 6: Incumplimiento de requerimientos alimentarios especiales.
    Mitigación: Comunicación previa de las necesidades especiales y verificación del suministro de alternativas adecuadas.
  • Riesgo 7: Baja satisfacción de las personas participantes respecto a los servicios recibidos.
    Mitigación: Aplicación de encuesta de satisfacción, seguimiento de resultados y aplicación de las medidas contractuales correspondientes cuando proceda.

   

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