Contratación consultoría para la construcción del edificio ULDS Alajuela y ARDS Central Occidente

1. Patente comercial: La persona oferente deberá contar con patente vigente para ejercer la actividad de asesoría.  Medio de verificación: Deberá adjuntarse copia legible de la patente en la oferta.

2. Colegiatura CFIA: La persona oferente deberá estar inscrita en el CFIA, con colegiatura activa y al día con sus obligaciones, con una antigüedad mínima de tres (3) años de inscripción.  Medio de verificación: Deberá adjuntar certificación vigente del CFIA, en la oferta, que acredite estas condiciones.

3. Equipo profesional mínimo: La persona oferente deberá contar, como mínimo, con los/las siguientes profesionales:

a) Arquitectura: 1 profesional en Arquitectura.
b) Ingeniería Civil: 1 profesional en Ingeniería Civil.
c) Ingeniería Eléctrica: 1 profesional en Ingeniería Eléctrica o en una ingeniería afín cuya especialidad cubra instalaciones eléctricas.
d) Ingeniería Mecánica: 1 profesional en Ingeniería Mecánica o en una ingeniería afín cuya especialidad cubra sistemas mecánicos.

Equivalencia integrada: Para las áreas eléctrica y mecánica, se admite que una persona profesional con especialidad mixta o doble (que contemple ambas disciplinas) cubra ambas funciones, siempre que su acreditación lo respalde.

Medio de verificación: Las calidades se acreditarán mediante certificación emitida por el CFIA.

4. Experiencia específica del equipo profesional

Cada una de las personas profesionales indicadas en el numeral anterior deberá acreditar al menos dos (2) consultorías de inspección realizadas en edificios de oficinas, salud, educacionales o comerciales que contengan oficinas, de al menos 3 pisos de alto y cuya área de construcción sea igual o superior a mil quinientos metros cuadrados (≥ 1500 m²). La tipología descrita deberá ser coincidente con la establecida en el registro del CFIA. En lo concerniente a la expresión “tipología coincidente con la establecida en el registro del CFIA”, no se debe interpretar como algo literal excluyente y que existe la posibilidad de reconocer aquellas tipologías que hayan sido registradas en el CFIA y que claramente se puedan reconocer como edificaciones comerciales, como sería el caso de supermercados, Malls, entre otros cumpliendo con los requisitos establecidos en el pliego, incluyendo cantidad de consultorías, número de pisos y área mínima.  Así mismo, para la tipología registrada ante el CFIA como “no clasificado”, serán aceptables siempre y cuando el nombre del proyecto claramente especifique el uso compatible con el mencionado en las tipologías.

Importante:

a) Vigencia de la experiencia: Solo se admitirán consultorías concluidas dentro de los últimos quince (15) años, contados hasta el mes de la fecha de apertura de las ofertas.

b) Por profesional: Cada persona profesional del equipo deberá acreditar al menos dos (2) consultorías como experiencia mínima de inspección, afines al objeto de la contratación.

c) Profesionales con especialidad mixta o doble: Se deberá acreditar de forma independiente, la experiencia en cada una de las disciplinas. Es importante señalar la experiencia en la revisión y evaluación económica de las ofertas relacionadas con proyectos de construcción, incluyendo el análisis de presupuestos, precios unitarios, estructuras de costos y demás componentes económicos de las ofertas.

d) Forma de acreditación de la experiencia

La persona oferente deberá adjuntar, bajo declaración jurada y firmada digitalmente, la lista de consultorías similares por cada profesional (mínimo dos [2] por profesional), utilizando el formato obligatorio indicado en el Anexo No. 1.

5. Experiencia específica de la empresa

Acreditar que la persona oferente posee experiencia suficiente y pertinente para ejecutar consultorías de inspección del objeto contractual.

a) Alcance de la experiencia exigida (persona oferente):

La persona oferente deberá acreditar, en conjunto, al menos dos (2) consultorías de inspección concluidas en edificios de oficinas, salud, educacionales o comerciales que contengan oficinas, con área ≥ 1500 m² cada una.  La tipología descrita deberá ser coincidente con la establecida en el registro del CFIA.

Se admitirán proyectos en los que la empresa haya participado como contratista principal o subcontratista, siempre que se evidencien el rol, alcance y productos entregados.

Las consultorías deberán estar concluidas dentro de los últimos quince (15) años, contados hasta el mes de la fecha de apertura de ofertas.

Medio de verificación: La persona oferente deberá aportar, bajo declaración jurada firmada digitalmente, un listado utilizando el formato del Anexo No. 2.

 

1. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

1.1 Asesoría para licitación y adjudicación (Línea 1) 

1.1.1 Ajuste de términos de referencia para la contratación de la obra

1.1.1.1 El contratista deberá brindar asesoría técnica en las etapas de formulación y consolidación de la solicitud de contratación de la construcción de la obra.  Esto incluye:

a. Revisar y ajustar con detalle la información técnica necesaria para actualizar los Términos de Referencia, según las necesidades ya definidas en estudios previos.

b. En caso de que exista un cambio en la normativa, los términos de referencia se deberán ajustar a ésta.  En esta etapa, la persona contratista deberá brindar con detalle la información técnica necesaria para ajustar los términos de referencia, según las necesidades ya definidas en estudios previos.

c. Los términos de referencia existentes, así como los planos, especificaciones técnicas y demás documentos anexos que forman parte de los términos de referencia, serán suministrados por los administradores del contrato designados por el IMAS, para su revisión y análisis.

1.1.2 Asesoría para realizar la verificación técnica de ofertas y verificación financiera

1.2.1.1 La persona contratista deberá brindar asesoría técnica, en las etapas comprendidas desde la publicación del pliego de condiciones hasta la apertura de ofertas y el acto final.

a. En caso de consultas, objeciones o apelaciones al pliego de condiciones la persona contratista deberá prestar la asesoría técnica necesaria para aclarar ante los proveedores las consultas o brindar las respuestas en el proceso de contratación de la construcción.

b. La persona contratista acompañará a los administradores de contrato designados por el IMAS en la visita al sitio de la construcción, con el propósito de brindar a los potenciales oferentes información técnica objetiva, uniforme y relacionada exclusivamente con el carácter, alcance y condiciones de los trabajos por ejecutar, así como atender las consultas que correspondan respecto de los documentos constructivos que forman parte del pliego de condiciones.  La visita deberá desarrollarse bajos los principios de transparencia, igualdad de trato, objetividad y trazabilidad.  La persona contratista (consultor) deberá levantar un acta de la actividad, en la que se consignen, como mínimo la fecha, lugar, participantes, aspectos técnicos abordados, consultas y observaciones realizadas y deberá comunicarla a los administradores de contrato designados por el IMAS para su incorporación al expediente correspondiente.

c. La persona contratista (consultora) deberá tener disponibilidad para acompañar a brindar informes técnicos de ser requeridos por instancias superiores del IMAS.

d. Es responsabilidad de la persona contratista (consultora) mantener el resello de los planos al día.

e. La persona contratista (consultora) será la encargada de evaluar técnica y financieramente las ofertas presentadas en el concurso de licitación de la obra.  Esta se tramitará por medio del Sistema Digital Unificado (SICOP), la cual se realizará mediante solicitudes de verificación y/o información, lo cual se coordinará oportunamente con la persona contratista (consultor) para acceder a la información de la oferta y los documentos adjuntos que forman parte de su propuesta.

f. Adjuntará un informe escrito que señale los resultados de la verificación técnica realizada y en el cual se integre un cuadro comparativo de las ofertas económicas proporcionadas por las personas oferentes en la licitación.  El cuadro deberá mostrar en orden jerárquico la mejor oferta proporcionada.  El informe deberá contener los pormenores en cuanto a determinar la condición de las ofertas, en donde se manifiesten los beneficios para el IMAS.

g. Asimismo, deberá indicarse en dicho documento, si los precios cotizados están acordes con los bienes y servicios que se pretende adquirir, o bien, si se alejan significativamente de los precios del mercado.  Para lo anterior, deberá revisar los presupuestos de obra presentados por las personas oferentes cumplan con lo solicitado, también deberá incluirse aquellos aspectos a subsanar, los defectos que contenga una oferta, siempre y cuando con ello no se otorgue una ventaja indebida de forma clara y detallada.

h. Además, como parte de la evaluación financiera, se deberá incorporar lo relacionado con el artículo 44 y 106 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, que tiene que ver con la razonabilidad del precio y análisis de las ofertas.  Vinculando de forma más precisa la información del banco de precios del SICOP, con los precios efectivamente ofertados.  Así mismo, clarificar los criterios para el análisis técnico y económico de las ofertas, incluyendo de forma excepcional y bajo condiciones definidas, la posibilidad de considerar ofertas recibidas como insumo complementario.  En el análisis de las ofertas se deberá motivar técnicamente, las razones por las cuales se concluye que el precio es inaceptable.  De igual forma, si con posterioridad a la indagatoria la persona oferente se estima un precio razonable, resulta obligatorio incoporar el análisis de ofertas y las valoraciones para que la Administración brinde las explicaciones y las pruebas ofrecidas.

i. También, realizará un cuadro comparativo de características técnicas de los bienes y servicios ofertados, que permita observar si el oferente se ajusta a las bases del pliego de condiciones, o bien en qué puntos se aleja de ellas. En este cuadro también se incluirán aquellas características que, a pesar de no haber sido indicadas en el Pliego de condiciones, sean aportadas por el oferente y que el consultor considere importantes desde el punto de vista técnico, de forma tal que el estudio técnico sea lo más completo posible. Cuadro de resumen de calificación de ofertas, el que será resultante del cuadro comparativo de características técnicas, previamente elaborado por el consultor, así como de los requisitos de admisibilidad y técnicos.

j. El cuadro resumen deberá contener la calificación proporcionada a cada una de las ofertas. La calificación se realizará de acuerdo con los parámetros que se indiquen en el pliego de condiciones. El IMAS proporcionará a la persona contratista (consultor) el formato de ESTUDIO Y VERIFICACION TÉCNICA DE OFERTAS. En caso de consultas de aclaración, objeciones o apelaciones al pliego de condiciones la persona contratista (consultor) deberá prestar la asesoría técnica necesaria para aclarar ante los oferentes las consultas, con el fin de gestionar según corresponda. Todos los documentos mencionados anteriormente deberán ser digitales y estar debidamente firmados y tramitados como respuestas a solicitudes de información recibidas por la administración a través del Sistema Digital Unificado (SICOP).

k. En caso de que se presente algún elemento del régimen recursivo, durante la ejecución del procedimiento de contratación pública, la persona contratista (consultor) brindará asesoría a los administradores del contrato, en aspectos técnicos para analizar la validez de los argumentos presentados. Esta debe ofrecerse dentro de los plazos legalmente establecidos para el procedimiento de contratación de la obra constructiva.

l. En caso de que la contratación se declare infructuosa la consultora deberá de estar anuente a dar acompañamiento en la parte técnica ante instancias superiores del IMAS, si fuera necesario.

1.2 Inspección de la obra (Línea 2) 

1.2.1 Inspecciones semanales

1.2.1.1 Se entiende por inspección la verificación y seguimiento que el profesional o grupo de profesionales (o empresa) realiza durante el proceso de ejecución de un proyecto u obra, con el fin de garantizar que ésta se realice de conformidad con las mejores prácticas constructivas, los planos, las especificaciones técnicas y demás documentos que formen parte integral del contrato.

1.2.1.2 El servicio de inspección se presta mediante visitas periódicas a la obra por parte del profesional o profesionales correspondientes. En el caso de proyectos constructivos, las visitas se deben realizar al menos cada siete días naturales, en la etapa que le corresponda a cada uno de ellos y de acuerdo con el avance de la obra según su área de especialidad.

1.2.1.3 El inspector cuando asume únicamente este servicio no es el responsable de la ejecución del proyecto u obra. Sus actividades, al menos, consisten en lo siguiente:

a. Revisar que la obra se realice según lo indicado en planos, especificaciones técnicas y términos de contratación.

b. Proponer cambios a los diseños asumiendo la responsabilidad profesional que esto conlleva.

c. Realizar el acto de recepción de la obra juntamente con el propietario y elaboración de un informe final.

d. Elaborar informes periódicos al propietario.

e. Controlar y aprobar los desembolsos de acuerdo con el avance del proyecto, cuando corresponda.

f. Recomendar al propietario la ejecución de órdenes de cambio, cuando proceda.

g. Revisar y aprobar las facturas a la empresa contratista. Así como los documentos anexos a la facturación.

h. Revisar la calidad de los materiales y del proceso constructivo por los medios que correspondan a su criterio.

i. Revisar y aprobar los materiales y equipos por instalar, de acuerdo con planos, las especificaciones técnicas y términos de contratación.

1.2.1.4. En el proceso de ejecución del proyecto u obra, los profesionales que tuvieron a cargo el diseño o los profesionales a cargo de la inspección podrán realizar cambios en el diseño. Los profesionales asumirán la total responsabilidad de los cambios realizados. Estos cambios deberán ser autorizados por el propietario de la obra, si representan alguna variación a los términos de contratación del costo y plazo de la obra.

1.2.1.5 Todo cambio deberá quedar debidamente anotado y justificado técnicamente en la bitácora de obra y en los planos, según sea el caso.

1.2.1.6. Ni la consultora, o las personas profesionales a cargo del proyecto, podrán aprobar trabajos extras, el consultor debe canalizar oportunamente las solicitudes de aprobación de las horas extra, mediante un informe detallado donde se justifique el trabajo extra, costo y diseño específico, presentarlo mediante el SICOP a los administradores de contrato del IMAS, quienes valorarán su aprobación o rechazo.

1.2.1.7 Será obligación de la consultora revisar las solicitudes de modificaciones a los plazos de entrega que deriven a su vez de las modificaciones de obra, e informar de cualquier atraso en el plazo de entrega.  Se debe considerar que el porcentaje máximo permitido de modificación contractual es del 20%. Cualquier ampliación debe estar debidamente justificada y los cobros adicionales constituirán una modificación al contrato.

1.2.1.8 Cualquier omisión técnica en el pliego de condiciones, no libera a la consultora de la obligación de cumplir a cabalidad con los servicios profesionales de consultoría en Ingeniería y Arquitectura fundamentados en los mejores principios éticos y profesionales, establecidos en el marco de la Ley General de Contratación Pública de Costa Rica, su reglamento y la Ley Orgánica, Reglamentos y Procedimientos del CFIA. Con el informe final deberá entregar las correcciones realizadas a los planos, una copia de cada plano que se haya corregido, debidamente firmado y además de una versión digital compatible al AutoCAD en uso del IMAS, incluyendo todos los cambios, trabajos extras y otros, que se dieron en el transcurso de la construcción. Realizar todas aquellas labores que aun sin estar incluidas en el presente documento, se entienden que son inherentes al desempeño de su labor de consultora en proyectos de construcción, y que se especifican en la Ley Orgánica, Reglamentos y Procedimientos del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica. Los profesionales que se encargarán directamente de la supervisión de la obra, quienes tendrán la obligación de ejecutar el trabajo de campo, serán los propuestos en la oferta.

1.2.1.9 Si la consultora no cumple lo anterior, el IMAS podrá resolver el contrato con las restantes consecuencias, siguiendo el debido proceso dictaminado en la LGCP, su reglamento y normativa vinculante.

1.2.1.10 Los profesionales propuestos en la oferta serán los únicos autorizados para efectuar anotaciones en la bitácora de la obra por parte de la consultora.

1.2.1.11 Los cambios de profesionales los podrá autorizar el IMAS, solamente mediante justificación y previa solicitud por parte del contratista mediante SICOP, para lo cual deberán proponer al menos dos candidatos, los cuales deberán reunir los requisitos evaluados en el pliego de condiciones, en todo caso debe mediar la mayor oportunidad posible y ajuste al principio de buena fe.

1.2.2 Informes y minutas durante la ejecución de la inspección

1.2.2.1 Durante el desarrollo de la obra el consultor deberá presentar informes y/o minutas semanales de supervisión a las personas administradoras de Contrato del IMAS, estas serán documentos digitales, los cuales deberán ser incorporados en el expediente electrónico de SICOP; siguiendo el siguiente esquema:

a) Nombre del proyecto

b) Número de licitación

c) Nombre del contratista

d) Profesionales a cargo de la supervisión.

e) Descripción del avance de obra.

f) Descripción de los asuntos tratados en la supervisión y observaciones realizadas al contratista.

g) Comentarios y/u observaciones adicionales.

h) Memoria fotográfica a color (mínimo 5 fotos en el informe semanal).

i) Firma digital del responsable del informe.

1.2.2.2 Adicionalmente, el consultor deberá presentar además un informe mensual acompañando la facturación correspondiente a la supervisión de avance de obra, relacionada a los pagos al constructor, siguiendo el esquema siguiente:

a) Nombre del proyecto.

b) Número de licitación.

c) Nombre del contratista.

d) Profesionales a cargo de la supervisión.

e) Plazo de entrega ofrecido.

f) Monto de la obra.

g) Descripción del avance de obra con respecto al programa aprobado.

h) Tabla de pagos.

i) Calidad de los materiales, mano de obra y procedimiento.

j) Análisis de los estudios de laboratorio realizados.

k) Avance aprobadas en original para el pago mensual.

l) Obras extras solicitadas.

m) Resumen de pagos aprobados.

n) Resumen de pagos adicionales o deducciones aprobadas.

ñ) Comentarios y/u observaciones adicionales.

o) Copia de planos adicionales confeccionados o correcciones efectuadas a los originales.

p) Copia del programa de trabajo actualizado.

q) Memoria fotográfica a color (mínimo 20 fotos digitales en el informe mensual).

1.2.3 Asesoría para recibir la obra

1.2.3.1 Una vez que la persona contratista de la obra en coordinación con la supervisión del consultor considera concluida la obra constructiva cumple con el avance necesario para su recepción provisional, el contratista de las obras solicitará mediante el sistema SICOP dicha recepción. La Administración dispondrá de quince días para fijar la fecha de recepción la cual coordinará previamente con la supervisión. Para efectos de la recepción, la Consultora elaborara listados de verificación de componentes de Construcción (Check List o Punch List), en los cuales se dejará constancia de estado en que se reciben los diferentes sistemas de las obras, estos listados se incorporarán como parte del Acta de Recepción.

1.2.3.2 Al respecto, se levantará un acta con la presencia de las personas funcionarias del IMAS responsables de la fiscalización administrativa y técnica (administradores de contrato), la consultora y representantes de la contratista constructora, ésta recepción tendrá el carácter de provisional, la suscribirán los presentes y se colocará en ella todas las circunstancias pertinentes en orden, del estado de la obra, si el recibo es a plena satisfacción, o si se hace bajo protesta, además de toda observación relativa al cumplimiento de las partes. Una copia de este documento deberá ingresarse en el sistema SICOP, cuando la persona administradora del contrato realice la recepción en el sistema.

1.2.3.3 Una vez efectuada la recepción provisional no correrán sanciones por atraso en la entrega, salvo en el caso que sea recibida bajo protesta en cuyo caso si las correcciones no son atendidas en el plazo otorgado en esta misma acta, se aplicarían las multas correspondientes. Además, la Administración dispondrá de un plazo máximo de dos meses contados a partir de ese hecho para efectuar la recepción definitiva, cuando se encuentren todas las obras a satisfacción de los consultores y de los administradores de contrato del IMAS.

1.2.3.4 Para la recepción definitiva también se levantará un acta con la presencia de las personas administradoras de contrato IMAS,  responsables de la fiscalización administrativa y técnica, la consultora y de los representantes de la contratista constructora dejando constancia de la forma en que se ejecutó el compromiso contraído por las partes, ejecución de la obra, tiempo de ejecución, prórrogas acordadas, garantías ejecutadas, penalidades impuestas, recibo a satisfacción o bajo protesta, todo debidamente explicado en el referido documento. Una copia de este documento deberá ingresarse en el sistema SICOP, cuando la persona Administradora del contrato realice la recepción en el sistema.

1.2.3.5 Los servicios que a continuación se describen, solamente se ejecutaran en caso de que justifique la necesidad de actualizar consecuencia de ajustes normativos o que se encuentren vencidos los ya existentes.

1.3 Actualización de planos y resellos (Línea 3) 

1.3.1 El servicio que a continuación se describen, solamente se ejecutaran en caso de que justifique la necesidad de actualizar consecuencia de ajustes normativos o que se encuentren vencidos los ya existentes.

1.3.2 Por lo tanto, se deben ver como una posibilidad de que se deban ejecutar, sin embargo, de no requerirse, no generan una responsabilidad por parte de la institución el pago del servicio.

1.3.3 El consultor debe indagar, cumplir y revisar los requerimientos que solicitan las instituciones revisoras y que deben ingresarse en el Sistema de Administrador de Proyectos de Construcción (APC) del CFIA, para obtener el visado de los planos, cumpliendo lo normado en el Reglamento de Visado de Planos correspondiente. Además de realizar una consulta a la Municipalidad de Alajuela, para conocer si existe una variación respecto a los requisitos recopilados en el proceso de estudios preliminares. El servicio consistirá en realizar todas las gestiones necesarias para obtener a través de la plataforma APC del CFIA, los visados institucionales previos a obtener el permiso de construcción, pero se considera que el consultor deberá poner la debida atención a los requerimientos de cada una de las instancias, para lograr el objetivo final que son los documentos debidamente aprobados en el menor tiempo posible. La obtención de estos visados no exime al contratista de que, en el caso de que la municipalidad o la institución encargada de autorizar el proyecto, requiera ajustes en planos para la obtención de la Licencia Municipal de Construcción o su equivalente, los cuales deberá realizar sin que medie costo alguno para el IMAS. La empresa contratista durante este proceso, deberá informar de forma bisemanal sobre el avance de los trámites.

1.3.4 Es responsabilidad de la empresa consultora mantener el resello de los planos al día.

1.3.5 Deberán revisarse de manera detallada los planos y especificaciones técnicas con el propósito de detectar posibles cambios o ajustes necesarios para su trámite en el CFIA y prevenir cambios y variaciones sustanciales durante el trámite en el sistema de Administrador de Proyectos de Construcción (APC) durante la ejecución. Cualquier cambio generado por este análisis deberá realizarlo el contratista, previa aprobación de la persona asignada para la administración del Contrato.

1.3.6 En caso de que, durante el proceso de obtención de visados institucionales, cualquier institución involucrada en este proceso considera necesarios cambios o la incorporación de elementos adicionales a los planos constructivos y especificaciones técnicas, que signifiquen costos adicionales en el presupuesto, la contratista deberá actualizar este sin costo adicional. Debe tenerse la disposición de actualizarlo, sin costo adicional cuando se requiera. Por tanto, deberán indicarse si se superan los seis meses sin realizar la adjudicación, deberá realizar la actualización de precios según precios del mercado actual.

1.4 Actualización de presupuesto (Línea 4)

1.4.1 La actualización del presupuesto de obra se debe realizar solo en caso de que el presupuesto que actualmente se tiene se encuentre vencido al momento de requerirse para la carga de la contratación. Por tanto, de requerirse el servicio, el mismo se deberá entregar mediante archivo digital por correo electrónico dirigido a la administradora del contrato.

1.4.2 Presupuesto detallado por actividad: la revisión del presupuesto detallado elaborado para los planos constructivos, debe verificar que contenga cada una de las unidades de la obra que intervienen en el proceso de construcción, de manera que se pueda conocer con detalle y con precisión; los diferentes materiales por usar y su cantidad. Se deberán actualizar los precios unitarios del mercado considerado y, en general, todos los aspectos relacionados con costos de la obra.

1.4.3 Revisar que el cálculo de las cantidades de obra se hizo con base en los planos de construcción, en caso de detectar discrepancias, debe realizar los ajustes necesarios, tomando en cuenta los rendimientos normales de todos los componentes incorporados al proceso de construcción. Los precios de los materiales serán los del mercado y el valor de la mano de obra se actualizará de acuerdo con estudio de rendimiento para cada labor, con precios de salarios reales del sector construcción. Adicionalmente y como parte de la mano de obra, se revisará el porcentaje correspondiente a las cargas sociales, al amparo de las leyes vigentes.

1.4.4 Deben incluirse las partidas de las unidades de obra que, por su naturaleza, se cataloguen como subcontratos y debe incluirse, como parte de los costos directos, un porcentaje estimado de imprevistos, de acuerdo con la naturaleza y grado de complejidad de la obra. Además, se verificarán en detalle todos aquellos costos indirectos imputables a la construcción de la obra que por su índole no pueden ser cargados directamente a una unidad de obra específica. Estos costos indirectos varían, lógicamente, para cada obra, dependiendo de su carácter, escala y complejidad. Entre los costos indirectos más frecuentes se citan los siguientes:

a) Costos administrativos.

b) Costos de personal técnico.

c) Dirección técnica.

d) Instalaciones provisionales.

e) Equipo y herramienta permanente y fungible.

f) Costos legales.

g) Costos financieros.

h) Costos de tasas, permisos e impuestos.

1.4.5 Precio total del estimado presupuestado, en un cuadro desglosado de la siguiente manera:

a) Porcentaje de Costos Directos e Indirectos.

b) Porcentaje de Administración.

c) Porcentaje de Imprevistos.

d) Porcentaje de Utilidad.

 

I. INFORMACIÓN GENERAL DE LA CONTRATACIÓN

El INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL (en adelante IMAS) invita a participar en esta Licitación Menor, para lo cual se recibirán ofertas por medio del Sistema Digital Unificado, según fecha y hora indicada en este pliego de condiciones.

El Departamento de Proveeduría Institucional del IMAS será la dependencia encargada de conducir el procedimiento de contratación.

La unidad solicitante es el Área Regional de Desarrollo Social Central Occidente  y se designó a la Sra. María Lorena Calvo Castro, como administradora de contrato.

Toda la actividad de contratación pública regulada en la Ley General de Contratación Pública No. 9986 y su Reglamento deberá realizarse por medio del Sistema Digital Unificado, empleando para ello el uso de los formularios electrónicos que se disponga al efecto en la plataforma.

1. Oferta

1.1 La oferta deberá presentarse en el Sistema Digital Unificado, firmada digitalmente por quien tenga poder suficiente para ello, dentro del plazo previsto para tal efecto en el pliego de condiciones.  La oferta estará encriptada e inaccesible hasta la hora y la fecha señaladas en el pliego de condiciones para la apertura de ofertas, garantizándose en el Sistema Digital Unificado la confidencialidad.

1.2 Deberá redactarse en idioma español.

1.3 La persona oferente deberá aportar, mediante el Sistema Digital Unificado, toda la documentación requerida en el pliego de condiciones.

1.4 Con el solo sometimiento de la oferta en tiempo, se entiende aceptado el plazo de vigencia de la oferta establecido en el pliego de condiciones y durante las diferentes etapas del procedimiento, aunque no deje constancia de ello en la oferta.  Si hubiera alguna inconsistencia, se le hará la prevención correspondiente en la fase de análisis de las ofertas.

1.5 Con la presentación de la oferta se tendrá por aceptada todas las condiciones establecidas en el pliego de condiciones.  En ningún caso se aceptará la presentación de ofertas en medios distintos.

1.6 La oferta participará únicamente en el concurso para el que fue presentada, asumiendo la persona oferente las consecuencias que se puedan generar por su falta de cuidado o cualquier error imputable a él en el momento de ingresar su oferta y la documentación complementaria en el Sistema Digital Unificado.

1.7 Para el sometimiento de la oferta en el Sistema Digital Unificado es necesario al adjuntar documentos, se agrupen en las siguientes tres categorías:

• Documentos técnicos
• Oferta económica
• Documentos legales

En la primera página de cada archivo deberá usar el índice de documentos que contiene.

1.8 Los documentos electrónicos que se aporten junto con la oferta deberán presentarse en un formato adecuado que permita la verificación de la firma digital, conforme lo establece la Ley No. 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, que establece que una firma electrónica es válida únicamente si ha sido emitida bajo un certificado digital vigente y registrado.

2. Participación única en cada procedimiento de contratación

2.1 Una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una única oferta ya sea como subcontratista, oferente individual o participar en forma conjunta o consorciada.  La condición también resultará aplicable a las personas física o jurídicas que conformen un mismo grupo de interés económico en los términos establecidos en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública No. 9986.  Lo anterior a excepción de lo establecido en el artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

3. Subsanación y plazo de caducidad para efectuarla

3.1 Podrán ser susceptibles de subsanación los defectos que contenga una oferta, siempre y cuando con ello no se otorgue una ventaja indebida.

3.2 El IMAS realizará los análisis de las ofertas recibidas, conforme al principio de calificación única.  Dentro del plazo establecido en el cronograma de la contratación, emitirá una única prevención que consolidará todos los aspectos a subsanar o a aclarar por parte de los oferentes.  Excepcionalmente, cuando resulte imprescindible para el adecuado análisis de las ofertas, la Administración podrá realizar una segunda solicitud de subsanación o aclaración.

3.3 El IMAS otorgará a la persona oferente un plazo para atender la solicitud de subsanación o aclaración, el cual deberá determinarse atendiendo a la naturaleza de la información solicitada, su complejidad para ser obtenida y el tipo de procedimiento de contratación correspondiente.

3.4 Dentro del mismo plazo otorgado la persona oferente deberá aclarar o subsanar extremos no prevenidos por el IMAS, que estuvieren indicados en los informes realizados para el análisis de la oferta o cualquier otro extremo que estime necesario subsanar o aclarar.

3.5 El plazo otorgado para atender la prevención podrá ser prorrogado por el IMAS, mediante acto motivado, hasta por un plazo igual al inicialmente concedido.

3.6 De no atenderse la prevención en tiempo y forma, caducará la facultad de la persona oferente para realizarla en un momento posterior, conforme al artículo 50 de la Ley General de Contratación Pública.

3.7 El IMAS procederá, mediante acto motivado, a descalificar la oferta siempre que la naturaleza del defecto así lo amerite, por incumplir aspectos esenciales de las bases del concurso o sean sustancialmente disconformes con el ordenamiento jurídico.  Los incumplimientos intrascendentes no implicarán la exclusión de la oferta, pero así deberá ser razonado.

3.8 No será parte de la subsanación aquellas omisiones relacionadas con aspectos exigidos en el pliego de condiciones, que no requieren una manifestación expresa de la persona oferente para conocer los alcances puntuales de su propuesta, en cuyo caso se entenderá que acepta las condiciones.

4. Horario habilitado para el uso del sistema

4.1 Todos los días y horas se consideran habilitados para las actuaciones en el Sistema Digital Unificado.  En caso de interrupción del funcionamiento del Sistema Digital Unificado, sea por mantenimiento, por alguna falla debidamente documentada, o bien por razones de caso fortuito o fuerza mayor, la Dirección de Contratación Pública podrá mediante acto motivado declarar la suspensión del cómputo de los plazos de los procedimientos de contratación.  Dicha suspensión se aplicará a todos los usuarios del sistema a partir de la comunicación que al efecto realizará la Dirección.

5. Notificación en el Sistema Digital Unificado

5.1 Tratándose de la notificación al domicilio electrónico permanente y/o al medio subsidiario, el proveedor o subcontratista quedará notificado el mismo día de la comunicación, siempre y cuando ésta se realice en día y hora hábil de conformidad con el horario oficial del IMAS.  Las actuaciones presentadas en días inhábiles se entenderán por interpuestas en el siguiente día hábil.  La notificación será válida cuando ingrese a alguno de los medios señalados, tanto al domicilio electrónico permanente y/o al medio subsidiario.  Será responsabilidad del usuario cumplir con los mecanismos de verificación establecidos en la plataforma que garanticen la pertenencia de los medios de notificación registrados, así como que éstos se encuentren activos.  En virtud de lo anterior, cualquier imposibilidad de realizar la notificación al domicilio electrónico por la omisión de dichas verificaciones, no será imputable al IMAS o al Sistema Digital Unificado.

5.2 En caso de interrupción del funcionamiento del Sistema Digital Unificado, sea por mantenimiento, por alguna falla debidamente documentada o bien por razones de caso fortuito o fuerza mayor, el proveedor o subcontratista quedará notificado el día hábil siguiente de la comunicación.

6. Responsables de los estudios

Técnico:  María Lorena Calvo Castro-Jefa UCAR ARDS Central Occidente.

Legal:  Rosa María Zúñiga Fernández-Asesoría Jurídica.

Financiero:  Xenia Weatte Ruiz-Departamento de Administración Financiera.

7.  Contenido presupuestario- Recursos 2026

Solicitud de Pedido SAP 10016449

Monto total: [CRC] 95.891.776,22

Subpartida:  1.04.03

Centro Gestor:  1224000000

La persona administradora de contrato realizará las previsiones respectivas para garantizar el pago de las obligaciones anuales en cada ejercicio económico al ser una contratación plurianual.

8. Medio de pago

El IMAS utilizará la transferencia electrónica para cancelar las obligaciones contractuales.

9. Forma de pago

Línea 1 Asesoría para licitación y adjudicación del procedimiento de contratación de la obra

Ajuste de términos de referencia y acompañamiento en etapas previas: Con la entrega y aprobación de los documentos indicados en estudios preliminares. 50% del monto ofertado. Posterior a la entrega de la verificación Técnico y financiero y recomendación aprobados y recibidos conforme, una vez en firme la Adjudicación o finalizado el concurso de licitación si no es adjudicado, 50% del monto del arancel de la asesoría para licitación y estudios técnicos y financiero.

Línea 2 Inspección de la obra

Se realizará mensualmente y como porcentaje, aplicados a la facturación de la adjudicataria de la construcción, sujeta al cronograma de ejecución de obra, y con el visto bueno conforme por parte de los encargados por IMAS de la Fiscalización del Contrato. El cálculo para la facturación de los honorarios deberá ser sobre el monto facturado con el IVA. Para efectos del trámite de las respectivas facturas, el contratista deberá adjuntar una copia de los documentos de aprobación por parte de las personas funcionarias encargados de la Fiscalización del Contrato, de la etapa en cobro. Para el desarrollo de la contratación se deberá considerar los siguientes aspectos de los gastos reembolsables de la contratación:

a. Durante cualquier etapa de la contratación si es necesario contratar un estudio técnico especial de ingeniería necesario adicional a los indicados en esta contratación, la contratista deberá justificar debidamente este ante las personas funcionarias encargadas de la Fiscalización de la Contratación, esta justificación deberá incluir el motivo de la necesidad y al menos 3 cotizaciones del costo de los trabajos a realizar. Una vez aprobado y obtenida la disponibilidad presupuestaria para su realización, se deberá notificar a el Contratista la aprobación para que realice o contrate los servicios requeridos, y el precio de las serán reembolsados por el IMAS, contra presentación de facturas y de acuerdo con el monto de la cotización elegida mediante el trámite usual de la institución, todo lo anterior siguiendo el debido proceso.

b. Para las respectivas previsiones presupuestarias el oferente que resulte adjudicado deberá, una vez determinado el tiempo aproximado de duración de las obras presentar a las personas funcionarias encargadas de la fiscalización administrativa del contrato, una estimación del costo de las pruebas de materiales y de los gastos de viáticos y kilometraje según las tarifas vigentes definidas por la Contraloría General de la República.

Línea 3 Actualización de planos y resellos: Con la entrega y aprobación por parte de las instituciones revisoras de los documentos indicados 100% del monto ofertado.

En caso de que el IMAS haya aprobado la solicitud de actualización de planos o presupuesto detallado solicitado por el adjudicatario con la respectiva justificación este deberá presentar la factura.

En caso de tener que inscribir láminas de planos como parte de proceso de actualización de planos se deberá de presentar junto con la factura comprobante de pago emitido por CFIA para la inclusión de láminas nuevas.

Línea 4 Actualización de Presupuesto: Actualización del presupuesto detallado por actividad. Con la entrega y aprobación de los documentos indicados, el 100% del monto ofertado.

10. Reembolso de Gastos

Para el caso de los visados o resellos de planos el IMAS no reembolsará al consultor aquellos gastos administrativos o de trámites que se deriven de la propiamente dicha, ya que se consideran parte de la consultoría. Sólo se reembolsarán los pagos obligatorios, por concepto de servicios de revisión o tarifas que cobren las instituciones en las cuales se tramiten los visados o permisos, cuya facturación sea realizada a nombre de la CONSULTORA y a los cuales no esté exento el IMAS.

Durante cualquier etapa de la contratación si es necesario contratar un estudio técnico especial de ingeniería necesario adicional a los indicados en esta contratación, la contratista deberá justificar debidamente este ante la persona administradora de contrato, esta justificación deberá incluir el motivo de la necesidad y al menos 3 cotizaciones del costo de los trabajos a realizar. Una vez aprobado y obtenida la disponibilidad presupuestaria para su realización, se deberá notificar a la contratista esta aprobación para que realice o contrate los servicios requeridos, y el precio de las serán reembolsados por el IMAS, contra presentación de facturas y de acuerdo con el monto de la cotización elegida mediante el trámite usual de la institución.

Solo se rembolsarán gastos de viáticos y kilometraje durante las labores de Inspección, para los profesionales indicados en la oferta o sus substitutos previamente notificados a la Administración, de acuerdo con lo indicado en los reglamentos y según las tarifas vigentes definidas por la Contraloría General de la República. Otros tipos de gastos adicionales que la oferente considere deberá incluirlos en su precio. 

11. Trámite de pago

11.1 Para la gestión de pago se requiere de la presentación de la factura electrónica y el recibido a satisfacción de la persona Administradora de Contrato, encargada de fiscalizar la ejecución contractual.  Para todas las formas de pago el IMAS aplicará los principios de eficiencia, eficacia y valor por el dinero.

11.2 De conformidad con la Ley No. 10495 Manejo Eficiente de la Liquidez del Sector Público (MEL) la persona contratista deberá suministrar la cuenta IBAN como requisito indispensable para la tramitación de pagos.

11.3 La factura comercial que presente la persona contratista debe ser electrónica bajo los estándares que establece el Ministerio de Hacienda. 

Deberá contener la siguiente información:

• Descripción clara y precisa de la etapa objeto del cobro, incluyendo cantidades.
• Procedimiento, número y nombre de la contratación
• Indicación de la exención de impuestos si corresponde
• Referencia de si se trata de un pago parcial o total.
• La factura electrónica debe ser remitida en representación gráfica en PDF del archivo en formato XML al correo electrónico de la persona Administradora de Contrato, Lorena Calvo Castro al correo electrónico, lcalvo@imas.go.cr

12. Ajuste de honorarios

12.1 Para los ítems tarifales se aplicará lo indicado en el documento ARANCEL DE SERVICIOS PROFESIONALES DE CONSULTORA PARA EDIFICACIONES, Articulo 35.

Ajustes de honorarios: En todos aquellos casos en que el honorario profesional se calcule con base en tarifas por costo de obras, el monto fijado en el contrato se considerará tentativo, y que dicho monto se ajustará al costo final de obra en cada etapa contratada, según se fije en los aranceles anexos a ese reglamento. Para la etapa de asesoría para contratación, el incremento que se calculará con base al costo final de adjudicación de la obra según indica el documento Arancel de Servicios Profesionales de Consultoría para Edificaciones, Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos, Art. 3 Sección A. Remuneración Fijada Mediante Tarifas. Para la inspección El incremento que se calcula con base al costo final de la obra para la etapa de supervisión, según Arancel de Servicios Profesionales de Consultoría para Edificaciones, Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos, Art. 3 Sección A. Remuneración Fijada Mediante Tarifas, Fase 2, que indica: el costo final de la consultoría para inspección se calculará con base al costo final de la obra, compuesto por: el monto del proyecto original, el costo de las obras extras realizadas durante la construcción, reajustes de precios ocurridos durante el periodo de ejecución, y cualquier costo adicional propio de la construcción.

13. Expediente electrónico y conservación de la información

13.1 En cada procedimiento de contratación pública que se realice en el Sistema Digital Unificado, el expediente será electrónico y contendrá todos los documentos que se generen en el trámite del procedimiento, la ejecución del contrato y su finiquito.

13.2 Todo interesado tendrá libre acceso al expediente electrónico del procedimiento de contratación, el cual podrá ser consultado en línea.

14. Incorporación de documentos

Todos los documentos que se adjunten al expediente electrónico de la contratación, a los formularios y/o documentos electrónicos disponibles en el Sistema Digital Unificado, deben ser digitales e incorporados en el módulo que corresponda.  En los casos en los que el documento no está disponible en formato electrónico, deberá digitalizarse e incluirse en formato PDF en el módulo respectivo.

15. De la información confidencial en el Sistema Digital Unificado

En el supuesto que una persona oferente considere que la información aportada para un procedimiento de contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el Sistema Digital Unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo indicado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública 9986, salvo solicitud de la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la República o cualquier autoridad judicial que por su competencias requieran al IMAS la visualización de dicha información.

16. Precio

16.1 El precio deberá ser cierto y definitivo. 

16.2 En caso de divergencia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo el caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real. 

16.3 El precio deberá incluir el impuesto de valor agregado, pues la institución no se encuentra exenta.

16.4 La Directriz No. 44-H denominada: "Directriz de uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas, dirigida al Sector Público", dispone el uso de moneda nacional.  Por lo que la oferta deberá ser presentada en la moneda de curso legal en Costa Rica, sea el colón.  En caso de recibir ofertas en monedas distintas a la nacional de curso legal en Costa Rica, la oferta no será excluida, pero se deberá realizar la conversión a la moneda nacional para efectos de realizar la comparación con las demás ofertas que se cuente.

16.5 La persona oferente deberá entregar el detalle de su oferta y no podrá realizar una oferta donde aplique un arancel menor al indicado en el documento “ARANCEL DE SERVICIOS PROFESIONALES DE CONSULTORA PARA EDIFICACIONES CFIA”. Para la estimación del precio de la oferta se utilizará el monto de referencia para el proyecto constructivo, el cual el costo estimado es de ¢2 573 412 310,41.

Este precio incluye el impuesto al valor agregado (IVA), tanto para efectos del precio de la consultoría como para posibles ajustes de honorarios, la base para los cálculos será el costo de la construcción con el IVA. La suma alzada o el arancel no puede ser menor que el indicado en siguiente detalle:

a. Asesoría para los procesos de contratación de obra

Ajuste de Términos de Referencia para la contratación de la obra. con base en el arancel aplicado no podrá ser menor al de las tarifas mínimas establecidas por el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica.

b. Asesoría para realizar el estudio de ofertas y financiero

Con base en el arancel aplicado no podrá ser menor al de las tarifas mínimas establecidas por el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica

c. Inspección de obra

Como un porcentaje, sobre el costo estimado de la obra, cuyo arancel aplicado no podrá ser menor al de las tarifas mínimas establecidas por el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica.

d. Actualización de documentos de construcción y presupuesto:

Solo en caso de ser requeridos, y de no requerirse, no generan una responsabilidad por parte de la institución el pago del servicio:

i. Actualización Presupuesto detallado por actividad. Deberá cotizar por precio global o suma alzada, con base en el presupuesto para la labor de consultor, que se subdivide de la siguiente manera:

• • Gastos en personal (salarios más cargas sociales), que suelen calcularse sobre la base de la dedicación de profesionales, expertos y ayudantes, expresados en meses/hombre u horas/hombre.
  • Los gastos generales o indirectos (de acuerdo con la definición que se da en el artículo 27 del Reglamento, estimados como 70% de la partida de “Gastos en personal”, como mínimo.
  • Una previsión para imprevistos, calculada como porcentaje de las dos partidas anteriores sumadas. 
  • Gastos especiales o directos, definidos en el artículo 28 del reglamento.
  • Utilidad o beneficio del consultor, calculado como suma fija o como porcentaje (no menor que 20%) de la suma de las cuatro partidas anteriores.

ii. Actualización de planos y resellos (visados institucionales): Deberá cotizar por precio global o suma alzada, con base en el presupuesto para la labor de consultor, que se subdivide de la siguiente manera:

• • Gastos en personal (salarios más cargas sociales), que suelen calcularse sobre la base de la dedicación de profesionales, expertos y ayudantes, expresados en meses/hombre u horas/hombre.
  • Los gastos generales o indirectos (de acuerdo con la definición que se da en el artículo 27 del Reglamento, estimados como 70% de la partida de “Gastos en personal”, como mínimo.
  • Una previsión para imprevistos, calculada como porcentaje de las dos partidas anteriores sumadas. 
  • Gastos especiales o directos, definidos en el artículo 28 del reglamento.
  • Utilidad o beneficio del consultor, calculado como suma fija o como porcentaje (no menor que 20%) de la suma de las cuatro partidas anteriores.

16.6 Precios unitarios y totales, en números y letras coincidentes.

16.7 La persona oferente deberá contemplar todos sus gastos dentro de los precios o aranceles que establezca por sus servicios. Y en los casos en que proceda con un porcentaje no menor al arancel según se indicó anteriormente.

17. Estructura del precio

17.1 La persona oferente deberá presentar la estructura del precio tanto en términos absolutos como porcentuales.  Cuando haya discrepancias entre los valores absolutos y los porcentuales de la estructura del precio presentada por la persona oferente, prevalecerán los valores absolutos sobre los porcentuales.  Los valores absolutos deberán ser concordantes con la o las monedas con que se presenta el precio de la oferta.  En documento adjunto a este pliego de condiciones encontrará el formato para la presentación de la estructura del precio. El archivo debe presentarse en formato EXCEL que no esté bloqueado.

18. Presupuesto detallado

18.1 El presupuesto detallado deberá ser presentado únicamente por la persona adjudicataria dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza del acto de adjudicación y antes de la suscripción del contrato.  Lo anterior, aplica para cualquier modalidad de cotización y tipo de contrato.  En caso de no presentarse en ese plazo, el IMAS declarará insubsistente la adjudicación y procederá conforme a lo establecido en el artículo 52 de la Ley General de Contratación Pública 9986.

18.2 Corresponderá a la persona administradora de contrato, posterior a la firmeza del acto de adjudicación y antes de la sucripción del contrato la revisión del presupuesto detallado aportado por la persona adjudicataria, verificando que sea concordante con la estructura del precio de la oferta, tanto en valores absolutos como enla o las monedas enque cotizó su precio.  En caso de presentarse discrepancias entre la estructura del precio y el presupuesto detallado, prevalecerán los valores absolutos de la estructura del precio, para ello la persona adjudicataria deberá ajustar el presupuesto a dichos valores.

18.3 El presupuesto detallado corresponde a la memoria de cálculo efectuada y que sustenta el precio cotizado, todo lo cual se refleja en la estructura del precio presentada con la oferta.

19. Mejora del precio

De conformidad con lo establecido en el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, se dejará prevista la opción desde el pliego de condiciones para la mejora del precio.

Para determinar la aplicación de la mejora del precio, se considerará los siguientes aspectos:

1. El Departamento de Proveeduría Institucional deberá habilitar desde el pliego de condiciones la funcionalidad para la mejora del precio.
2. Discrecionalidad administrativa debidamente razonada y justificada por la unidad solicitante.  El IMAS se reserva esta facultad ya que no es obligatorio, pero si dejará prevista la posibilidad.
3. La disponibilidad presupuestaria.
4. La valoración con respecto a los precios de mercado previamente considerados.

19.1 Metodología para la mejora del precio

1. En primera instancia, se procede con el análisis de admisibilidad de las ofertas a partir de los requisitos mínimos estipulados en el pliego de condiciones, determinando la elegibilidad de la oferta.
2. Una vez aplicado el "filtro" de admisibilidad, se invita a presentar la mejora del precio solo a las personas oferentes elegibles (los que superaron el análisis de admisibilidad).
3. La convocatoria de la mejora de precios, la realizará el Departamento de Proveeduría Institucional a solicitud de la unidad solicitante y se concederá un plazo de 2 días hábiles para que las personas oferentes elegibles presenten la mejora en el precio.  El trámite se realizará por medio del Sistema Digital Unificado.
4. Todo procedimiento de mejora de precio lo realizará el Departamento de Proveeduría Institucional en el plataforma del Sistema Digital Unificado-SICOP, siguiendo los pasos establecidos en el Manual de Mejora de Precios P-PS-107-04-2013.
5. El precio que se tomará para efectos de la calificación de ofertas será el último que propongan los oferentes.
6. Para la aplicación de este sistema será necesario que los oferentes incluyan, como mínimo desde su oferta original la estructura del precio, ello con el fin de identificar con claridad los rubros o componentes afectados con la mejora del precio.
7. La persona oferente convocada a la mejora del precio se encuentra obligado a justificar con toda claridad las razones que justifican la disminución de su precio.
8. Si las ofertas elegibles fueron valoradas por medio de un estudio financiero, corresponderá a la instancia competente realizar la valoración de la mejora del precio, caso contrario, corresponderá a la unidad solicitante.  El plazo para evaluar la mejora del precio será de 2 días hábiles.
9. Las mejoras del precio no deben implicar una disminución de cantidades o desmejora de la calidad del objeto originalmente ofrecido y tampoco puede otorgar ventajas indebidas a quienes lo proponen, tales como convertir su precio en ruinoso o no remunerativo.
10. Para efectos de la mejora de precios, es estrictamente obligatorio realizar el desglose del precio con la reducción del precio propuesta dentro de su estructura del precio, esto para efectos de comparación y conocer si éstos se mantienen o varían y poder realizar una razonabilidad del precio eficiente.

Cualquier incumplimiento a las condiciones anteriormente señaladas son causales de no aceptar la mejora del precio ofrecida.

20. Verificación de cumplimiento de las obligaciones del oferente

El IMAS verificará el estado de las obligaciones de la persona oferente y subcontratista señaladas en el pliego de condiciones, mediante consulta en línea en el Sistema Digital Unificado o en el sitio web de cada entidad competente en la materia, el IMAS podrá constatar en cualquier momento el cumplimiento por parte de la persona oferente y subcontratista de estas obligaciones:

1. Deberá estar al día en el pago de las obligaciones con FODESAF según lo establecido en artículo inciso 22 inciso c) de la Ley 8783, Reforma No. 5662 Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares.
2. La condición de estar al día con las obligaciones obrero-patronales, de conformidad con el artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social.
3. Estar al día con el Impuesto de Personas Jurídicas.
4. Estar al día con las obligaciones de la seguridad social en el IMAS.
5. Estar al día con las obligaciones tributarias.

20.1 Las personas oferentes y las personas contratistas deberán estar al día durante todo el proceso de contratación, incluida la fase de ejecución contractual, con el pago de las cuotas obrero-patronales ante la CCSS, el FODESAF y el IMAS, así como con los impuestos nacionales incluido el impuesto a los moteles que recauda el IMAS. Las personas contratistas con la presentación de la oferta aceptan el compromiso de mantenerse al día, durante toda la ejecución contractual, del cumplimiento del pago de cuotas obrero-patronales correspondientes a la CCSS, el FODESAF, el IMAS y los impuestos nacionales incluyendo el impuesto a moteles recaudado por el IMAS. Lo anterior, como condición para poder recibir el respectivo pago.

20.2 Si durante la etapa de ejecución del contrato, un contratista adquiere la condición de morosidad con la Caja, y el contratante tiene pendiente pagos a su favor, este deberá retener su pago y girarle dichos recursos directamente a la Caja.  Si una vez honrado el pago de las cuotas obrero-patronales o de trabajadores independientes quedara algún remanente a favor del contratista, el contratante le hará entrega de este.

20.3 Se considerará un incumplimiento contractual encontrarse moroso con el pago de las cuotas obrero-patronales ante la CCSS, el FODESAF y el IMAS, así como con los impuestos nacionales incluido el impuesto a los moteles que recauda el IMAS y en dicho caso, se podría producir la resolución del contrato, una vez se le haya dado la oportunidad a la persona contratista de cumplir con las obligaciones mencionadas en los términos que señala la Ley.

20.4 Cada persona oferente deberá rendir las declaraciones bajo fe de juramento en el Sistema Digital Unificado, lo cual en aplicación al principio de eficiencia serán adecuadas a lo requerido en el presente procedimiento de contratación para la consulta y verificaciones que deba realizar el IMAS.  Todo interesado en participar como oferente o como subcontratista en cualquier procedimiento de contratación pública deberá rendir la declaración jurada de conformidad con lo regulado en el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública 9986.

20.5 Es responsabilidad de los proveedores y subcontratistas mantener actualizada la información que hayan aportado al momento de solicitar su inscripción en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas para cada proceso de contratación en el que quieran participar.  De generarse cualquier variación en los términos consignados en las declaraciones juradas que constan en ese registro deberán rendir oportunamente una nueva que deberá constar en el Sistema Digital Unificado.

20.6 Toda persona oferente deberá estar inscrito ante la Administración Tributaria en la actividad económica que corresponda al objeto contractual.  Además, la actividad económica que incluya en la factura debe corresponder al servicio que eventualmente ejecute.  No será de recibo en el IMAS facturas electrónicas que correspondan a la actividad económica diferente a la establecida en la oferta y el contrato.  La persona administradora de contrato procederá a verificar que la actividad económica incluida en la factura corresponde al servicio que se contrató, antes de realizar el trámite para el respectivo pago.

21. Acto final

El acto final ya se trate de una adjudicación, declaratoria de desierto o de infructuoso, se deberá fundamentar en una decisión informada de la instancia competente motivada en criterios técnicos y jurídicos.  El plazo para dictar el acto final será el dispuesto en el pliego de condiciones.  En casos excepcionales, por acto motivado, se podrá prorrogar hasta por un plazo igual al de recibir ofertas.

Si transcurrido el plazo de seis mesdes, contado a partir del vencimiento de la prórroga, no se ha emitido el primer acto final, operará la caducidad del procedimiento.

22. Régimen recursivo

22.1 Todo recurso se presentará utilizando para ello el Sistema Digital Unificado.  Para el cómputo de los plazos, estos empezarán a correr el día hábil siguiente a la notificación de todas las partes.  Para la interposición del recurso se entienden hábiles todas las horas del propio día en que venza el plazo para presentarlo.

22.2 Los recursos deberán presentarse debidamente fundamentados y con la prueba idónea, con invocación de los principios de la contratación pública y normas infringidas.  Se deberá indicar la infracción sustancial del ordenamiento jurídico que se alegue como fundamento de la impugnación.  Junto con el recurso deberán aportarse los estudios técnicos que desvirtúen los criterios en que se sustente al acto impugnado.  De lo contrario el recurso se tendrá como establecido de forma temeraria con las sanciones que para esto se haya dispuesto.

23. Orden de inicio de la ejecución contractual

La orden de inicio la comunicará la persona administradora de contrato a la persona contratista por medio del Sistema Digital Unificado.

24. Cláusula anticorrupción y de responsabilidad civil contractual

Las personas que participen en el presente procedimiento de contratación adquieren la obligación y el compromiso de no incurrir directa ni indirectamente en actos que se puedan interpretar como conductas que deriven en: beneficios patrimoniales, negociaciones, ofrecimiento, tramitación o pago a cambio de beneficios, tráfico de influencias, actos que comprenden una conducta tendiente a corromper la imparcialidad de la función pública, tales como soborno, extorsión, instigación al delito, lavado de dinero, así como cualquier otro comportamiento que tienda a interponer intereses particulares por encima del interés público que se pretenden satisfacer con el concurso público con la finalidad de obtener beneficios ilegítimos para sí o para terceros, o de conseguir causar un perjuicio para terceros participantes en el proceso de contratación, en relación con la participación en el proceso, o con la adjudicación, ejecución, ampliación o continuidad del contrato. Para los efectos de esta cláusula, se considera que el procedimiento de contratación pública nace desde que se incorpora en la planificación y se perfecciona a partir de Decisión Inicial citada en el artículo 37 de la Ley General de Contratación Pública.

Se entenderá que son agentes indirectos aquellas personas de quienes se puede valer el oferente o contratista para ejecutar el acto de corrupción, pueden serlo sus trabajadores, administradores, representantes, accionistas o bien cualquier persona que haya sido encomendada por el oferente o contratista o por las personas citadas para cometer el acto de corrupción.

La figura pasiva del acto de corrupción podrá ser el funcionario, o bien uno o más familiares suyos, personas jurídicas e incluso terceras personas que actúen en su nombre con el fin de cometer las omisiones o acciones punibles que se describen a continuación.

Se consideran actos de corrupción los siguientes:

La omisión en el reconocimiento de prohibiciones o incompatibilidades para ofertar en licitaciones promovidas por el Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS).

El requerimiento o la aceptación, directa o indirecta, por un funcionario del IMAS, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios indebidos como favores, promesas o ventajas para sí mismo o para otra persona o entidad, proveniente directa o indirectamente de las personas que participen en el presente proceso de contratación, a cambio de la realización, omisión o intervención indirecta para que se realice u omita cualquier acto en el ejercicio de sus funciones, o en el ejercicio de las funciones de otros funcionarios.

La participación como autor, coautor, instigador, cómplice, encubridor o en cualquier otra forma en la comisión, tentativa de comisión, asociación o confabulación para la comisión de cualquiera de los actos a los que se refiere la presente cláusula.

Soborno: ofrecimiento, promesa, entrega, autorización o aceptación de cualquier dádiva monetaria indebida o de cualquier otro beneficio o ventaja para, a través de, o llevada a cabo por cualquiera de las personas que intervienen en el procedimiento de contratación pública, o cualquier otra persona vinculada con el resultado de éste, con el fin de obtener o retener un negocio o cualquier otro beneficio o ventaja inapropiada ya sea al compartir parte del pago de un contrato adjudicado, ya sea con el funcionarios de la parte que efectúa el concurso, de la otra parte contratante, o sus parientes, amigos o Socios Comerciales, utilización de intermediarios, agentes, subcontratistas, consultores u otros terceros, para canalizar pagos a esos funcionarios.

Extorsión o Instigación al Delito: exigencia de un soborno o pago, ya sea que se acompañe o no de una amenaza ante la negativa a proporcionar lo exigido.

Tráfico de Influencias: ofrecimiento o requerimiento de una ventaja indebida con el fin de ejercer influencia inapropiada, real o supuesta, sobre un funcionario público, con el objeto de obtener un beneficio o ventaja indebida para el instigador del acto o para cualquier otra persona.

Lavado del producto de las prácticas antes mencionadas: es el ocultamiento o encubrimiento del origen ilícito, de la fuente, ubicación, disposición, movimiento o titularidad de una propiedad, con conocimiento de que tal propiedad es producto del delito.

Cuando el IMAS o alguna autoridad judicial o competente en la materia, previa aplicación del debido proceso compruebe la realización de un acto de corrupción, el participante en el proceso de contratación que haya incurrido en él y haya resultado adjudicado, será sujeto de sanción de inhabilitación en relación al impacto negativo en el servicio público derivado de los efectos de su actuación, y de conformidad con el artículo 123 de la Ley General de Contratación Pública, será comunicada a la Dirección de Contratación Pública.

En los casos que se determine que un participante en el proceso de contratación haya incurrido en un acto de corrupción, y éste no haya sido adjudicado, se deberá conformar un expediente para la denuncia de esta situación ante la entidad competente y será comunicada a la Dirección de Contratación Pública.

Las anteriores sanciones no eximirán al oferente o contratista de la potestad sancionatoria de naturaleza civil, penal, disciplinaria y/o administrativa que le sean aplicables al obligado por esta cláusula.

Con la sola presentación de la oferta, los oferentes se someten a la potestad sancionatoria derivadas de la participación en conductas que se interpreten como corruptas, corruptoras o abusivas en que participen con oportunidad del procedimiento de contratación pública.

Asimismo, con la sola presentación de la oferta, los participantes mediante ofertas conjuntas o consorciadas aceptan que las obligaciones y consecuencias derivadas de esta cláusula aplican tanto al conjunto o consorcio como a las personas físicas o jurídicas que los componen.

25. Fiscalización contractual

La persona administradora de contrato tiene el deber de fiscalizar todo el proceso de ejecución del contrato de acuerdo con la Directriz de Fiscalización de Contratos Administrativos del IMAS y lo regulado en el artículo 283 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

26. Finiquito

La gestión deberá realizar por medio del Sistema Digital Unificado y de conformidad con lo que regula la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.

27. Caducidad

27.1 En materia de contratación pública aplicará la figura de la caducidad ante la inactividad del IMAS o de la persona contratista, por un período que alcance seis meses, ya sea de forma continua o de la sumatoria de las suspensiones parciales e implicará la extinción del contrato en la etapa en que se encuentre.  Tal cómputo se realizará de forma separada en cuanto a las actuaciones propias del IMAS y aquellas de la persona contratista y la primera que alcance ese plazo originará la caducidad.

27.2 Por inactividad se entenderá que, pese al desarrollo de algunas actuaciones durante la ejecución del contrato, estas no conducen a su efectiva continuidad en la forma, el tiempo y el plazo previstos para la óptima satisfacción del interés público. 

27.3 Únicamente en el caso de que el contrato caduque por responsabilidad del IMAS cabría indemnización para la persona contratista, siempre y cuando este haya realizado gestiones tendientes a la consecución de la ejecución del contrato.  En tal caso, cabrá responsabilidad del funcionario público que con su omisión hubiera dado lugar a la caducidad del contrato.

28. Recepción del servicio

La persona contratista deberá realizar la solicitud de recepción del servicio por medio del Sistema Digital Unificado y corresponderá a la persona administradora de contrato atender y gestionar lo correspondiente, generar el acta de recepción respectiva.

29. Rangos de tolerancia de los precios ofertados

Los porcentajes para determinar la razonabilidad del precio al tratarse de una consultoría para la construcción de un edifico serán determinados según lo indicado en la tabla de honorarios del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos (CFIA).  En caso de otros servicios que no se rigen por el CFIA se aplicará un +-10% de tolerancia según lo establecido en el Procedimiento para elaborar los Estudios sobre la Razonabilidad de Precios en los Procesos de Contratación Pública realizados por el Departamento de Administración Financiera del IMAS.

30. Metodología para la verificación de ofertas

En virtud del tipo de modalidad de contratación que corresponde a servicios profesionales se encuentra regulado por aranceles obligatorios se realizara la verificación de ofertas con base en la tabla de honorarios del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos (CFIA).

31. Plazos de recepción contractual

31.1 Asesoría para (licitación y adjudicación) los procesos de contratación de obra

Una vez dada la orden de inicio, la persona administradora del contrato remitirá al consultor, los documentos relacionados con los Términos de Referencia de Construcción de la obra (Los propios Términos. Estudio de mercado, Estudio de Clausula Penal y Multas, entre otros). Para los cual, el consultor contará con un plazo de 10 días hábiles, posteriores a la remisión, para proceder con la revisión y ajuste, en caso de ser necesario, de dichos documentos.

Una vez recibido la actualización de los términos, si se determina que hay que realizar ajustes, el consultor deberá realizarlos en un plazo no mayor a los 10 días hábiles siguientes a la fecha de comunicación de los ajustes por parte de la persona administradora de contrato.

31.2 Asesoría para realizar la verificación técnica y financiera de ofertas

Para la etapa de estudio y verificación de ofertas se deberá responder en el plazo que se establezca por parte del departamento de proveeduría institucional por medio de la solicitud de verificación de ofertas en Sistema Digital Unificado (SICOP).

Una vez recibida dicha notificación se coordinará con la empresa consultora lo correspondiente.

31.3 Calificación de las ofertas elegibles

El registro del resultado de la calificación de ofertas elegibles lo realizará la persona administradora de contrato en el Sistema Digital Unificado (SICOP) una vez que la empresa consultora remita el documento con la información correspondiente, el plazo para esta calificación de parte del contratista no podrá exceder los 10 días hábiles a partir de que la persona administradora de contrato comunique a la persona contratista.

31.4 Criterio Técnico y/o financiero para la atención de recursos de apelación contra el acto final

La empresa consultora le corresponderá atender la solicitud de criterio en el plazo que la persona administradora de contrato le comunique y de acuerdo con lo resuelto por la Contraloría General de la República y el efecto podría implicar retrotraer el proceso a la etapa correspondiente por lo que se requerirá a la empresa contratista lo que sea pertinente.

31.5 Inspección de obra

La inspección de la obra se desarrollará semanalmente de acuerdo con el cronograma de obras que presente el contratista de la obra constructiva, las minutas semanales se entregarán dentro de los 3 días hábiles siguientes de realizadas las visitas, y los mensuales en un máximo de 5 días hábiles junto con la respectiva facturación.

31.6 Actualización de presupuesto

Para la actualización del presupuesto, si fuera necesario que se realice, luego de comunicado la solicitud para realizarlo, el contratista dispondrá de 10 días hábiles para presentar el presupuesto detallado actualizado.

31.7 Actualización de visados-documentos de construcción

Para la etapa de visados institucionales, luego de comunicada la fecha para iniciar esta etapa mediante solicitud de información en etapa de ejecución contractual (P-PS-165-01-2021 Manual solicitud información etapa ejecución contractual) el contratista dispondrá de 10 días hábiles para presentar la solicitud de documentos que necesita que el IMAS le aporte y firme. Posteriormente dispondrá de 5 días hábiles ingresar en el sistema APC del CFIA la solicitud de Visado de planos. La contabilización de este plazo iniciará en el momento que se le sean entregados al Contratista los documentos solicitados para realizar los trámites, en caso de que las instituciones revisoras soliciten correcciones en los planos, la contratista dispondrá de 10 días hábiles para la presentación de estas, en caso de que las correcciones requieran de un tiempo mayor, deberá justificar el plazo requerido y serán los fiscalizadores de la contratación quienes determinarán el plazo a aplicar de acuerdo con la valoración que se haga de la justificación presentada por la consultora. 

Los formularios o documentos que requieran firma por parte del representante legal de la Institución para todos los trámites necesarios para obtener la documentación solicitada para esta etapa.

32. Entregables

Toda entrega parcial de los productos anteriores deberá realizarse mediante un documento digital firmado electrónicamente dirigido a la persona designada como administradora del contrato, a la cual se deberá adjuntar los documentos digitales a entregar, deberá estar firmada por el responsable de la elaboración del documento o el responsable de la consultoría. Se tomará como fecha de entrega la fecha del recibido del correo electrónico por parte de la persona administradora del contrato.

En el caso de que el tamaño de los documentos exceda la capacidad del sistema, podrá entregarlos mediante servicio de compartir archivos por “la nube”, pero deberá consultar cuál es el servicio aceptado por el Área de tecnologías de información del IMAS o alternativamente un medio digital en las oficinas del Departamento de Administración Financiera para lo cual tendrá como máximo un día hábil para obtener el respectivo recibido del medio digital con la documentación restante.

33. Cláusulas de retención porcentual de las sumas pagadas

El IMAS, como medio para garantizar la cabal ejecución de los servicios contratados, retendrá un cinco por ciento (5%) de cada cobro a realizarse en cada facturación. 

Podrá ser solicitada la devolución del monto retenido, 60 días hábiles después de otorgado el recibido conforme de la etapa cancelada en el respectivo cobro. 

Esta solicitud deberá realizarse por escrito, con la indicación del documento de recibo conforme de la etapa que se solicita devolución, para ser tramitado de acuerdo con los procedimientos normales de la institución.

34. Administración de contrato

Se designa a la jefatura de la Unidad de Coordinación Administrativa Regional de Central Occidente, Sra. María Lorena Calvo Castro, o a quien en su lugar se encuentre asumiendo dicho cargo.

Así mismo, se contará con el apoyo y acompañamiento técnico de las siguientes unidades técnicas:

Dinia Rojas Salazar: Jefa Regional del ARDS Central Occidente, como representante de la Unidad Solicitante del Proyecto, como apoyo en la revisión y aprobación conjunta de los diferentes productos entregados y de las propuestas que haga la adjudicataria de la contratación.

Teodoro Hodgson Bustamante. Como representante del Departamento de Servicios Generales, como la Unidad Técnica Especializada, para apoyo en la revisión de los documentos técnicos solicitados en esta contratación, en la revisión y aceptación de los productos entregados y asistencia técnica en las reuniones de coordinación o revisión conjunta de las diferentes propuestas que haga la adjudicataria de la contratación.

35. Obligaciones adicionales que deberá cumplir la persona contratista

Previo a emitirse la orden de inicio, la persona contratista deberá informar al administrador de contrato si los profesionales incluidos en la oferta serán los definitivo o serán los que efectivamente serán los que van a realizar la labores en la ejecución del contrato, en el caso de algún cambio a los incluidos en la oferta, indicar quien será el nuevo profesional que se destacará durante la ejecución del contrato. En ningún momento, el contratista podrá desmejorar los requisitos de los profesionales establecidos y deberá contar con la misma experiencia que el original, cumpliendo con los mismos requisitos establecidos en el pliego de condiciones y en el contrato, bajo pena de incurrir en un incumplimiento grave. En caso de que el administrador del contrato designados por el IMAS para ejecutar las funciones de fiscalización del contrato detecte personal profesional menos calificado, documentará la falta mediante SICOP y ordenará su inmediata sustitución y aplicará la multa prevista para tal efecto. La sustitución se deberá hacer en el plazo máximo de los tres días hábiles siguientes a la notificación de la orden. La sustitución de personal deberá notificarse mediante el expediente electrónico en SICOP.