I Etapa Precalificación Servicio de Alimentación y Eventos

1. CONDICIONES DE ADMISIBILIDAD

 

• Experiencia específica en las marcas objeto de la precalificación

 

El oferente deberá demostrar experiencia comprobable en servicio de alimentación, alquiler de salón, alquiler de Inmobiliario y accesorios, servicio de organización de actividades protocolas y sociales.

 

El oferente deberá hacer uso de la plantilla “Formulario certificaciones de experiencia” donde detallen y clasifiquen los servicios de alimentación, alquiler de salón, alquiler de inmobiliario y accesorios, servicio de organización de actividades protocolas y sociales. para una mayor comprensión y referencia de las certificaciones y datos adicionales que desean incluir, para demostrar la experiencia.

 

El oferente deberá demostrar la ejecución satisfactoria de al menos tres (3) servicios correspondientes para la cual solicita la precalificación, ejecutados durante los últimos cinco (5) años. Como parte de dicha experiencia.

 

La experiencia será analizada de forma independiente para cada servicio acreditado por el oferente. En consecuencia, la precalificación podrá otorgarse de manera parcial, limitada únicamente a aquellos para las cuales el oferente haya demostrado el cumplimiento de los requisitos establecidos en este apartado. Asimismo, de acuerdo con el alcance de la experiencia acreditada.

 

 La experiencia será verificada por medio de alguna de las siguientes 3 opciones:

 

1. Cartas o certificaciones emitidas por clientes, las cuales deberán contener, como mínimo, la siguiente información:

• Nombre del contacto administrador de contrato o encargado final del servicio.
• Número de teléfono.
• Correo electrónico.
• Descripción del servicio: Especificar del servicio brindado, indicar si fue recibido a satisfacción sin ejecución de garantías, multas, clausulas penales o algún tipo de apercibimiento.
• Fecha de ejecución.

 

1. Expediente digital en SICOP, este aplica únicamente si en el expediente de SICOP se logra corroborar la información necesaria, siempre y cuando el expediente esté completo, el oferente deberá indicar el número de procedimiento, en caso de duda o información pendiente no se tomará en cuenta como parte de la experiencia.
2. Órdenes de compra si las ventas fueron para la ESPH, se deberá de indicar los números de Órdenes de Compra, los cuales se revisarán de forma individual para aplicarlos como experiencia válida, siempre y cuando el análisis interno así lo amerite y se pueda demostrar. 

 

• Requisitos Legales

 

De acuerdo con el documento GJU-G-001 Requerimientos Legales para el Pliego de Condiciones, con el fin de cumplir con la normativa legal vigente, se comprobará con la presentación de toda la documentación indicada en el anexo.

 

Nota: En caso de considerarlo necesario, la ESPH podrá verificar directamente con los contactos indicados en las certificaciones de experiencia la información aportada por el oferente. Para ello, se otorgará un plazo máximo de tres (3) días hábiles para obtener respuesta por parte del contacto consultado. En caso de no ser posible corroborar la información o de no recibirse respuesta dentro del plazo establecido, la experiencia presentada no será considerada para efectos de admisibilidad y/o evaluación.

 

Durante la segunda fase, únicamente podrán ser invitados a participar aquellos oferentes que se encuentren precalificados que forme parte del alcance de la contratación correspondiente.

 

1. CONDICIONES ESPECIFICAS DEL BIEN O SERVICIO

PARTIDA	ITEM	CÓDIGO CLASIFICACIÓN DE SICOP	CÓDIGO IDENTIFICACIÓN DE SICOP	DESCRIPCIÓN BIEN/SERVICIO	CANTIDAD	GARANTÍA del bien o servicio	TIEMPO DE ENTREGA
1	1	90101603	92154971	SERVICIO DE ALIMENTACION PARA EVENTOS	0	A definir	A definir
2	2	80131502	92006721	SERVICIO DE ALQUILER DE SALON PARA EVENTOS	0	A definir	A definir
3	3	73159995	92475187	SERVICIO DE ALQUILER DE MOBILIARIO Y ACCESORIOS PARA EVENTOS	0	A definir	A definir
4	4	80141999	92225985	SERVICIO DE ORGANIZACION ACTIVIDADES PROTOCOLARIAS Y SOCIALES	0	A definir	A definir

 

 

• Descripción

 

Conformar un banco de oferentes precalificados para atender las distintas necesidades de la ESPH relacionadas con los Servicio de Alimentación, Alquiler de salón, Alquiler de Inmobiliario, incluyendo puesta en marcha de los servicios especializados asociados a esta precalificación.

 

Durante la segunda fase de la precalificación, la ESPH podrá gestionar contrataciones específicas con los oferentes precalificados, según las necesidades identificadas. Estas contrataciones podrán corresponder a cuatro líneas de servicio:

 

1. SERVICIO DE ALIMENTACION PARA EVENTOS, suministro y atención de servicios de alimentación para actividades institucionales.
2. SERVICIO DE ALQUILER DE SALON PARA EVENTOS, suministro de espacios y facilidades para el desarrollo de actividades institucionales.
3. SERVICIO DE ALQUILER DE MOBILIARIO Y ACCESORIOS PARA EVENTOS, suministro, transporte, instalación y desmontaje de toldos para actividades institucionales
4. SERVICIO DE ORGANIZACION ACTIVIDADES PROTOCOLARIAS Y SOCIALES, planificación, coordinación, logística, montaje y atención de actividades institucionales, protocolarias y sociales, según los requerimientos de la ESPH.

 

 La ESPH requiere contar con proveedores con capacidad técnica y operativa para atender    actividades institucionales en diferentes ubicaciones, mediante la prestación de servicios de alimentación, alquiler de salones, alquiler de toldos y alquiler de mobiliario.

 Los servicios podrán requerirse de forma individual o combinada, para actividades de hasta 500 personas, tanto dentro como fuera del GAM, de acuerdo con las necesidades institucionales. Se requiere disponibilidad de recursos, logística, transporte, montaje, atención y demás facilidades asociadas a cada servicio, según corresponda.

1. METODOLOGIA DE EJECUCION

La precalificación se realizará en 2 fases, cumpliendo con lo establecido en el RLGCP.

 

Fase 1. Se precalificarán los proveedores idóneos que cumplan con las condiciones del pliego, se realizará una precalificación abierta, es decir que se podrán incorporar nuevos oferentes que pasen la etapa de evaluación, admisibilidad y análisis técnica, por medio de SICOP.

 

Fase 2. Durante el plazo que se mantenga vigente la precalificación se podrá realizar varios concursos, por medio de SICOP, donde podrán ofertar únicamente los proveedores previamente precalificados.

 

Durante la segunda fase de la precalificación, la ESPH suministrará a los oferentes el listado detallado ubicaciones. Esta información deberá ser considerada por los oferentes para la elaboración de su propuesta técnica y económica, incluyendo aspectos asociados al acceso a los sitios, movilización de personal, transporte de bienes y suministros, Se seleccionará a quien cotice el menor precio, manteniendo todas las condiciones previamente contempladas en el pliego y por las cuales fueron precalificados.

 

Condiciones generales durante la ejecución del servicio

 

El contratista deberá gestionar adecuadamente los residuos generados durante la prestación de los servicios contratados, de conformidad con la normativa vigente. Esto incluye residuos de alimentos, empaques, materiales desechables, embalajes y cualquier otro residuo generado como parte de la ejecución del servicio. Cuando corresponda, deberá garantizar su recolección, manejo, transporte y disposición final mediante los mecanismos autorizados, así como mantener la documentación que respalde su adecuada gestión.

 

Previo al inicio de los trabajos, el contratista deberá coordinar con el administrador del contrato las condiciones de ingreso, horarios de trabajo, áreas de intervención, requerimientos operativos y cualquier otra condición necesaria para garantizar la continuidad de los servicios de la ESPH.

 

El personal del contratista únicamente podrá permanecer en las áreas necesarias para la ejecución de los trabajos contratados y deberá acatar en todo momento las disposiciones de seguridad y control de acceso establecidas por la ESPH.

 

Cuando la naturaleza de las actividades lo requiera, el contratista deberá delimitar adecuadamente las áreas de trabajo mediante señalización, barreras físicas u otros mecanismos que eviten la interferencia con la operación normal de las instalaciones y reduzcan riesgos para terceros.

 

El contratista deberá suministrar a su personal el equipo de protección personal requerido según los riesgos asociados a cada actividad y cumplir con la normativa vigente en materia de salud ocupacional y seguridad laboral.

 

Cuando las labores involucren trabajos con riesgo eléctrico, espacios confinados, sustancias químicas peligrosas, sistemas de cloración o cualquier otra condición de riesgo especial, el contratista deberá implementar las medidas de seguridad correspondientes y contar con los equipos de atención de emergencias requeridos.

 

Personal:

 

El oferente deberá contar con personal suficiente, capacitado y con experiencia para la adecuada prestación de los servicios objeto de la presente precalificación, de acuerdo con la naturaleza y alcance de cada servicio.

 

Para la ejecución de los servicios deberá disponer, según corresponda, de:

1. Personal para la preparación, manipulación, transporte y atención de servicios de alimentación.
2. Personal para atención, montaje, organización y operación de actividades en salones.
3. Personal para transporte, instalación, montaje y desmontaje de toldos.
4. Personal para transporte, colocación, organización y retiro de mobiliario.
5. Personal de apoyo suficiente para atender actividades de hasta 500 personas, de acuerdo con los requerimientos de cada servicio.
6. Personal con la capacitación y acreditaciones requeridas por la normativa vigente, cuando corresponda

 

La ESPH podrá solicitar la presentación de atestados, certificaciones, constancias de capacitación, hojas de vida o documentación equivalente que respalde la experiencia y competencias del personal propuesto.

 

Orden de inicio y programa de trabajo

 

Una vez adjudicada la contratación específica, el contratista deberá presentar al administrador del contrato, por medio de SICOP, un cronograma preliminar de ejecución en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles posteriores a la firmeza del acto de adjudicación. El cronograma deberá contemplar las actividades principales, los equipos o estaciones a intervenir, los plazos estimados de ejecución y cualquier otra información relevante para la adecuada planificación de los trabajos.

 

El administrador del contrato contará con cinco (5) días hábiles para revisar el cronograma y solicitar ajustes cuando corresponda. En caso de requerirse modificaciones, el contratista dispondrá de tres (3) días hábiles para atender las observaciones realizadas.

 

Una vez aprobado el cronograma, la ESPH emitirá la orden de inicio correspondiente.

Durante la ejecución contractual, el contratista deberá informar oportunamente cualquier situación que pueda afectar el cumplimiento de los plazos establecidos y, cuando corresponda, presentar actualizaciones al cronograma para aprobación del administrador del contrato.

Cuando la naturaleza de la contratación específica lo requiera, la ESPH podrá establecer requisitos adicionales relacionados con programación, coordinación de trabajos, atención de emergencias, ventanas operativas, restricciones de acceso o secuencias de intervención.

 

Inspección en sitio

 

La ESPH podrá realizar inspecciones y verificaciones durante la prestación de los servicios, con el propósito de comprobar el cumplimiento de las condiciones, características y requerimientos establecidos para cada servicio contratado.

 

Durante las inspecciones se podrá verificar, según corresponda:

 

1. Cumplimiento de las condiciones y características del servicio contratado.
2. Cantidad y calidad de los bienes o servicios suministrados.
3. Cumplimiento de los horarios y tiempos establecidos.
4. Correcta instalación, montaje, colocación y retiro de los elementos contratados.
5. Condiciones de limpieza, orden, seguridad y adecuada presentación.
6. Cumplimiento de las condiciones de accesibilidad y funcionamiento de las instalaciones, cuando corresponda.
7. Disponibilidad del personal requerido para la prestación del servicio.
8. Cumplimiento de las condiciones de transporte, entrega, montaje y desmontaje, según corresponda.
9. Cumplimiento de los requisitos sanitarios y demás disposiciones aplicables al servicio de alimentación.
10. Cumplimiento de las condiciones de gestión de residuos generados durante la prestación del servicio.

 

La ESPH podrá solicitar al contratista la documentación necesaria para verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos, tales como permisos, acreditaciones, certificaciones, fichas técnicas, comprobantes u otros documentos relacionados con el servicio.

Cualquier situación que implique una modificación de las condiciones, cantidades o alcance del servicio deberá ser previamente coordinada y autorizada por el administrador del contrato.

 

Conformidad técnica para la aceptación de los servicios

 

La aceptación de los servicios estará sujeta a la verificación por parte de la ESPH del cumplimiento de las condiciones, características, cantidades y demás requerimientos establecidos para cada servicio contratado.

 

1. Seguridad, orden y condiciones del servicio
2. Según corresponda, se verificará:
3. Cumplimiento de las disposiciones de seguridad y normativa aplicable.
4. Condiciones adecuadas para el personal de la ESPH, contratista y terceros.
5. Orden y limpieza de las áreas utilizadas.
6. Correcta instalación, montaje, colocación, desmontaje y retiro de los bienes suministrados.
7. Condiciones adecuadas de los alimentos, instalaciones, toldos y mobiliario, según el servicio contratado.
8. Adecuada gestión de los residuos generados durante la prestación del servicio.
9. Restitución de las áreas utilizadas a las condiciones requeridas una vez finalizada la actividad.

 

Documentación de respaldo

 

Cuando corresponda, la ESPH podrá solicitar como respaldo para la aceptación del servicio:

 

1. Permisos o autorizaciones requeridos por la normativa vigente.
2. Certificaciones o acreditaciones aplicables.
3. Fichas técnicas o documentación de los bienes suministrados.
4. Comprobantes de entrega o recepción.
5. Registro fotográfico, cuando se considere necesario.
6. Documentación que evidencie la adecuada gestión de residuos.
7. Cualquier otra documentación necesaria para verificar el cumplimiento del servicio contratado.

 

Repuestos y componentes instalados

 

Los bienes, materiales, alimentos, mobiliario, toldos, equipos y demás elementos suministrados como parte de los servicios deberán cumplir con las características, cantidades, condiciones de calidad y demás requisitos establecidos en la contratación.

Cuando corresponda, la ESPH podrá solicitar documentación que permita verificar las características, calidad, procedencia o cumplimiento de los bienes suministrados.

La ESPH podrá rechazar bienes o servicios que no cumplan con las condiciones establecidas en la contratación, debiendo el contratista realizar su sustitución, corrección o reposición, sin costo adicional para la ESPH, cuando corresponda.

 

Garantía de los servicios y repuestos suministrados

 

El contratista será responsable por la calidad y correcta prestación de los servicios contratados, así como por los bienes y elementos que suministre como parte de estos.

Durante el periodo de garantía establecido contractualmente, el contratista deberá corregir, sustituir o reponer, por su cuenta, aquellos bienes o servicios que presenten defectos, daños o incumplimientos atribuibles a su suministro, instalación, montaje, manipulación o ejecución.

Cuando corresponda, la garantía comprenderá los costos de mano de obra, transporte, materiales, sustitución, montaje, desmontaje y demás gastos asociados a la corrección del incumplimiento.

La ESPH podrá rechazar bienes o servicios que no cumplan con las condiciones, características, cantidades o requisitos establecidos en la contratación.

 

En la segunda etapa se detalla la cantidad estimada de los servicios requeridos.

 

Servicios

SERVICIO DE ALIMENTACION PARA EVENTOS

SERVICIO DE ALQUILER DE SALON PARA EVENTOS

SERVICIO DE ALQUILER DE MOBILIARIO Y ACCESORIOS PARA EVENTOS

SERVICIO DE ORGANIZACION ACTIVIDADES PROTOCOLARIAS Y SOCIALES

1. CONDICIONES GENERALES

Obligaciones del contratista: Todo de acuerdo con el artículo 14 de la LGCP y 238 del RLGCP.

Vigencia del contrato: 4 años.

Vigencia de la oferta: 60 días hábiles

Entrega de bien o prestación del servicio: No aplica en la presente contratación, por tratarse de un procedimiento de precalificación (primera fase) para la contratación de servicios. En esta etapa no se requiere la entrega de bienes ni la ejecución de servicios específicos. Las condiciones de prestación, plazos y alcances serán definidos en los procedimientos de contratación que se promuevan posteriormente con los oferentes que resulten precalificados.

Pago: La ESPH realiza el pago a 30 días naturales, desde la presentación de la factura. El administrador de contrato podrá determinar pagos a plazos inferiores al establecido, siempre y cuando aporte una justificación técnica de los beneficios a la ESPH.

Todo trámite de pago deberá realizarse a través de la Plataforma de Compras SICOP, cualquier factura emitida antes de dicho trámite deberá ser anulada y emitida nuevamente.

Durante la según fase de la precalificación se podrá pactar el pago por entrega total de la obra o por avance de obra, en este último caso la ESPH aportará un esquema de hitos de pago por avance de obra.

Plazo de entrega: Todo de acuerdo con los artículos 40 de la LGCP y 96 del RLGCP.

El plazo de entrega se definirá en la segunda fase de la precalificación.

Desempate: Todo de acuerdo con el artículo 97 RLGCP.

Mejora de Precios: Todo de acuerdo con el artículo 99 RLGCP. Se definirá según la necesidad en la segunda fase.

 Precio: Debe incluir el impuesto de venta. Todo de acuerdo con el artículo 98 y 104 RLGCP.  

Bandas de tolerancia: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 34 de la Ley General de Contratación Pública (LGCP) y el artículo 44 de su Reglamento (RLGCP), la Administración ha determinado que las bandas de tolerancia serán definidas durante la segunda etapa del procedimiento. Asimismo, se establece como referencia un margen máximo de variación de ±30%; no obstante, el porcentaje específico aplicable se determinará en función de las características y condiciones particulares de cada contratación en dicha etapa.

Desglose del precio: El oferente debe indicar el precio de cada ítem (línea) de forma unitaria, total, incluyendo el impuesto al valor agregado, costos indirectos y utilidad.

		Totales		Unitarios
Componente		Monto	Porcentaje	Monto	Porcentaje	Índice de precios asociado	Fuente
Costo directo de MO	CD m
Costo directo de Insumos	CD i
Costo indirecto de MO	CI m
Costo indirecto de Insumos	CI i
Imprevistos
Utilidad
Sub Total
IVA	13%
Total IVAI

 

Presupuesto detallado: Se adjunta propuesta de presupuesto (LOG-PR-F-011 Presupuesto Detallado), que deberá ser adaptado en caso proceso de contratación) que deberá ser adaptado en caso proceso de contratación. Todo de acuerdo con el artículo 103 RLGCP.

Reajuste de Precios: En los contratos en los que procede la aplicación del reajuste o revisión de precios, de conformidad con lo regulado en los artículos 107, 108 y 109 del presente Reglamento.

Se utilizará la siguiente fórmula matemática de reajuste de precios en contratos de obra pública y bienes y servicios: Ver fórmula en Pliego de Condiciones, pág. 10

Descuentos: Todo de conformidad con el artículo 41 de la LGCP.

Contrato: (Se debe indicar una de las opciones)

☒Requiere firma del Contratista, se aplicará en la segunda fase en caso de que la cuantía así lo requiera.

Contenido Presupuestario:

   (x) Autorización de Compra. Para la segunda fase se deberá incorporar el contenido presupuestario.