Servicios integrales de apoyo logístico para el diseño, organización y ejecución de las actividades de Comunicación

1. La oferta deberá presentarse mediante el SICOP, en idioma español y firmada digitalmente por la persona que cuente con capacidad legal suficiente para obligar al oferente. La vigencia de la oferta será de cuarenta días hábiles.

2. El oferente deberá cumplir integralmente las especificaciones técnicas establecidas en el pliego de condiciones. Estas especificaciones se consideran condiciones invariables y de admisibilidad.

3. En el caso de personas jurídicas, deberá aportarse una certificación de personería jurídica vigente que acredite la capacidad legal de la persona que firma la oferta. Cuando se utilice un poder especial, este deberá referirse expresamente al procedimiento de contratación.

4. El oferente y los subcontratistas deberán estar inscritos en el Registro de Proveedores del SICOP y mantener actualizada la declaración jurada correspondiente a prohibiciones, beneficiarios finales, naturaleza de las acciones, condición de proveedor nacional o extranjero y demás información exigida por la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.

5. El oferente y los subcontratistas deberán encontrarse al día con sus obligaciones ante la Caja Costarricense de Seguro Social, el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, el Ministerio de Hacienda y, cuando corresponda, con el impuesto a las personas jurídicas.

6. El oferente deberá presentar una licencia comercial municipal y un permiso sanitario de funcionamiento vigentes, relacionados con la actividad objeto de la contratación. Cuando se encuentre legalmente exonerado de alguno de estos requisitos, deberá aportar la documentación emitida por la autoridad competente que lo acredite.

7. El oferente deberá demostrar experiencia positiva y recibida a satisfacción en al menos cinco eventos presenciales ejecutados durante los tres años inmediatamente anteriores a la fecha de apertura de las ofertas, en los cuales haya brindado servicios de gestión integral de eventos y apoyo a actividades de capacitación. La experiencia deberá acreditarse mediante la declaración jurada incluida en el Anexo N.° 2-2.

8. El oferente deberá identificar al personal propuesto para las labores de coordinación logística, apoyo técnico y atención, y aportar las declaraciones de disponibilidad correspondientes al Anexo N.° 2-3.

9. Cuando el personal forme parte de la planilla del oferente, deberá aportarse la declaración jurada contenida en el Anexo N.° 1-1. Cuando se trate de personas subcontratadas, deberá aportarse el detalle establecido en el Anexo N.° 2-1 y cumplirse las condiciones del artículo 133 del Reglamento.

10. La subcontratación no podrá superar el cincuenta por ciento del monto total ofertado. Los subcontratistas deberán estar inscritos en el Registro de Proveedores del SICOP y cumplir las obligaciones legales, tributarias y de seguridad social aplicables.

11. En las ofertas presentadas en consorcio deberá aportarse el acuerdo consorcial, firmado digitalmente, con la distribución de responsabilidades, la identificación del consorciado que aporta la experiencia, el personal asignado y la persona encargada de la facturación. No se sumará la experiencia de distintos consorciados para alcanzar el mínimo requerido.

12. La oferta económica deberá presentarse en colones, incluir todos los impuestos, gastos y costos necesarios para cumplir el objeto contractual, y contener el desglose de precios unitarios dispuesto en el Anexo N.° 2-4. El monto total registrado en el SICOP deberá coincidir con el total del escenario de evaluación.

13. El oferente deberá presentar la estructura del precio, identificando los componentes de mano de obra más cargas sociales, insumos, gastos administrativos y utilidad.

El incumplimiento de una condición sustancial de admisibilidad dará lugar a la exclusión de la oferta, sin perjuicio de la posibilidad de subsanar aquellos defectos que legalmente resulten subsanables.

El objeto consiste en la contratación, según demanda, de servicios integrales de apoyo logístico para el diseño, organización y ejecución de actividades de Comunicación de la Ciencia e Infraestructuras de Investigación en el marco de EULAC ResInfra Plus. Comprende organización de eventos, alquiler de salones, alimentación, equipo audiovisual, mobiliario, personal de apoyo, hospedaje, sistematización y demás servicios complementarios requeridos.

La actividad inicialmente programada deberá realizarse durante la semana del 21 de setiembre de 2026, durante dos días consecutivos, en horario de 8:00 a. m. a 4:00 p. m., con una participación estimada de treinta personas por día. La cantidad definitiva será comunicada oportunamente por la Administración.

El establecimiento deberá ubicarse en la provincia de San José, a una distancia máxima de trece kilómetros de las instalaciones del MICITT en Zapote. Los servicios de salón, alimentación, mobiliario, equipo audiovisual y apoyo técnico y logístico deberán prestarse dentro del mismo recinto o complejo integrado, de forma que la agenda oficial no requiera traslados externos.

El salón deberá contar con capacidad suficiente, mesas redondas, sillas, mantelería y cobertores. El espacio destinado a la alimentación deberá ser independiente y disponer de mesas, sillas, meseros, vajilla y menaje completo.

El servicio tecnológico deberá incluir conexión abierta a Internet con capacidad para realizar videoconferencias, micrófono de solapa, dos micrófonos inalámbricos, podio con micrófono, puntero láser, proyector, sistema de audio con conexión XLR adecuado al tamaño del salón y una persona técnica disponible durante la actividad. El contratista deberá efectuar pruebas de funcionamiento antes del inicio de cada jornada.

El servicio de alimentación comprenderá:

a) Coffee break matutino: café, té negro, verde, de manzanilla y frutales; leche entera y deslactosada; agua caliente y fría; jugo de naranja natural; frutas de temporada; yogurt; un bocadillo salado y uno dulce.

b) Almuerzo: una proteína, dos guarniciones de carbohidratos y vegetales, ensalada, jugo natural, café, té, leche entera y deslactosada, agua caliente y fría, postre, pan fresco, aderezos, vinagre balsámico y aceite de oliva.

c) Coffee break vespertino: café, té, leche entera y deslactosada, agua caliente y fría, jugo de naranja natural, un bocadillo salado y dos bocadillos dulces.

d) Estación continua durante aproximadamente ocho horas diarias: café regular, té, leche entera y descremada, azúcar, edulcorante, alternativas sin azúcar y agua, con reposición, limpieza y atención permanente.

El azúcar, edulcorante, crema y sal deberán suministrarse en presentaciones individuales. El contratista deberá brindar alternativas equivalentes para personas vegetarianas, veganas, con intolerancia al gluten o a la lactosa, alergias u otras restricciones alimentarias previamente comunicadas, sin costo adicional.

El establecimiento deberá contar con espacios de parqueo disponibles, seguros, señalizados y accesibles durante todo el horario del evento. La gratuidad del parqueo no constituye un requisito de admisibilidad y será valorada únicamente como factor de evaluación.

El hospedaje deberá brindarse en un hotel de tres estrellas o más, para dos personas durante dos noches, en habitaciones estándar individuales, para un total de cuatro noches-habitación. Cada hospedaje deberá incluir desayuno y cena. La prestación del hospedaje en el mismo establecimiento del evento será valorada como factor de evaluación.

El contratista deberá designar una persona coordinadora como punto único de contacto y mantener disponible durante toda la actividad el personal técnico, logístico y de atención necesario. El montaje, cableado, mobiliario y equipos no deberán obstruir rutas de evacuación ni generar riesgos para las personas participantes.

Finalizado el taller, el contratista deberá presentar una memoria digital que incluya la agenda ejecutada, síntesis de las conferencias y sesiones, resultados, conclusiones, recomendaciones, presentaciones y materiales autorizados. El informe deberá entregarse en formato PDF y editable dentro de los treinta días naturales siguientes a la finalización de la actividad. Las correcciones solicitadas por la Administración deberán atenderse dentro del plazo indicado en la comunicación correspondiente.

La contratación se tramitará mediante una licitación reducida bajo la modalidad de entrega según demanda. Se admitirá una oferta base por oferente y no se admitirán ofertas alternativas ni ofertas conjuntas. Podrán participar personas físicas, personas jurídicas y consorcios.

La sola presentación de la oferta implicará la aceptación íntegra del pliego de condiciones, la Ley General de Contratación Pública, su Reglamento y las demás disposiciones aplicables.

Los documentos adjuntos deberán incorporarse preferiblemente en un único archivo, ordenados e identificados mediante una tabla de contenido. Los documentos firmados digitalmente deberán presentarse por separado cuando sea necesario para validar la firma. La documentación se incorporará con carácter público, salvo que el oferente justifique técnica y jurídicamente su confidencialidad.

El precio deberá cotizarse en colones e incluir todos los impuestos, costos, gastos administrativos, insumos, mano de obra, transporte, viáticos, equipo y demás erogaciones requeridas para ejecutar el objeto contractual. La Administración no reconocerá costos adicionales al precio adjudicado.

La evaluación se realizará sobre una base de cien puntos: oferta económica, ochenta puntos; valor agregado, quince puntos; y condición pyme, cinco puntos. La oferta admisible que presente el menor precio obtendrá los ochenta puntos y las restantes serán calificadas de forma inversamente proporcional.

El valor agregado se distribuirá de la siguiente manera: cinco puntos por ofrecer gratuitamente al menos veinte espacios de parqueo por día y diez puntos por brindar el hospedaje de las personas expertas en el mismo establecimiento o complejo donde se realizará el evento.

El adjudicatario deberá rendir una garantía de cumplimiento equivalente al cinco por ciento del monto adjudicado, dentro de los cinco días hábiles posteriores a la firmeza del acto de adjudicación. La garantía deberá mantenerse vigente durante la ejecución contractual.

Antes de la firmeza del acto de adjudicación, el adjudicatario deberá presentar la póliza de responsabilidad civil y la póliza de riesgos del trabajo vigentes, salvo las excepciones legalmente aplicables.

El contrato deberá firmarse digitalmente en el SICOP dentro de los dos días hábiles siguientes a la comunicación correspondiente.

El pago de cada orden se efectuará después de la recepción definitiva de los servicios y entregables, previa presentación de la factura electrónica y solicitud de pago en el SICOP. El trámite de pago se realizará dentro de los treinta días naturales siguientes a la presentación correcta de la factura. La Administración aplicará la retención del dos por ciento correspondiente al impuesto sobre la renta.

La ejecución será fiscalizada por la persona administradora del contrato y por la Comisión de Seguimiento de la Contratación. El contratista deberá atender sus instrucciones, facilitar la supervisión y mantener una vía de comunicación disponible durante el horario laboral.