Servicios de Impresión para Folletos Contextualizados Cultura Bribri

11)
Requisitos de Admisibilidad
Se solicitan los siguientes requisitos para la partida 1 (Líneas 1-25):
a) Patente municipal vigente:
•
El oferente deberá contar con patente municipal (licencia comercial) a su nombre, para la actividad, el bien, obra o servicio comercial que sepretende contratar. Para lo cual el oferente deberá adjuntar a su oferta, el documento escaneado y legible de la patente o permiso municipal, vigente a la fecha de apertura de ofertas de la presente contratación, donde se describa la actividad propia del oferente que lo faculte para brindar la actividad, bien, obra o servicio requerido en el presente concurso.
•
El oferente participante deberá presentar declaración jurada firmada digitalmente por el representante legal, en donde declare que la copia de la patente municipal aportada es imagen fiel y exacta de su original, que la misma no presenta ninguna modificación o alteración en su información, y que la actividad autorizada en la patente o licencia se encuentra asociada con el objeto del presente concurso.
12.3 Capacidad técnica mínima: El oferente deberá declarar, mediante declaración jurada, que cuenta con la capacidad técnica, operativa y logística necesaria para ejecutar el objeto contractual, incluyendo:
•
Equipo avanzado: Planchas para impresión CTP (Computer-to-Plate), máquina especializada en la producción gráfica Offset.
•
Taller de producción que cuente con amplio espacio para manejo y almacenamiento de los materiales.
•
Personal idóneo para la ejecución del servicio.
•
Capacidad para cumplir con los plazos de entrega establecidos.
12.4 Evaluación de la admisibilidad: La verificación de los requisitos de admisibilidad se realizará bajo el criterio de cumple / no cumple.
El incumplimiento de cualquiera de los requisitos establecidos en este apartado dará lugar a la inadmisibilidad de la oferta, sin posibilidad de valoración posterior en la etapa de evaluación.
La definición, verificación y valoración de los requisitos de admisibilidad se realizará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 40 de la Ley General de Contratación Pública, garantizando los principios de legalidad, igualdad, razonabilidad y eficiencia del gasto público.12)
Criterios sustentables:
La evaluación de la partida 1 (Líneas 1-25), será la siguiente:
Criterios sustentables Justificación técnica-legal
Ambiental
Reduce generación de residuos sólidos, mejora la eficiencia logística y se alinea con buenas prácticas de gestión ambiental institucional, se debe adjuntar copia del documento que acredite a la empresa como poseedora de la certificación de Bandera Azul, la misma debe estar al día, y emitida por la autoridad competente.
Social
Promueve condiciones laborales dignas y cumplimiento de normativa laboral vigente, fortaleciendo la dimensión social de la contratación pública, para tales efectos se debe remitir declaración jurada firmada por el representante legal de la empresa oferente, en la que se indique, nombre, cédula y edad de los funcionarios que cumplen con la condición de edad solicitada, y aunado a lo anterior se debe adjuntar copia de la planilla en la que se puedan verificar los nombres de las personas incluidas en la declaración14)
Condiciones adicionales
Partida 1 (Líneas 01-25):
•
Empaque
Los bienes objeto de la presente contratación deberán empacarse en plástico termo encogible, en las cantidades y conforme a la clasificación que determine el Ministerio de Educación Pública. Asimismo, los paquetes resultantes deberán incorporarse en cajas de cartón, con el propósito de garantizar la adecuada protección, conservación e integridad del producto durante su almacenamiento y traslado.
El listado que detalla la clasificación del material será comunicado al contratista, una vez formalizado el contrato, a través del correo electrónico panea@mep.go.cr

1)
Plazo de entrega
El plazo de entrega para la partida 1 conformada por las líneas de la 01 a ala 25, será de 38 días hábiles para la, computados a partir del día hábil siguiente a la notificación de la orden de pedido por parte del Sistema Digital Unificado, de acuerdo con el siguiente cuadro: Fase Actividad Responsable Plazo máximo/ días hábiles Observaciones de control
1
Notificación de la orden de inicio
Administración
1 día
Inicio ejecución contractual
2
Entrega de artes y detalle de la clasificación del material.
Administración
Incluye versión digital validada
3
Confirmación de recepción de artes y detalle de la clasificación del material.
Contratista
1 día
Debe emitir acuse formal
4
Entrega de borrador físico de cada una de las líneas adjudicadas.
Contratista
5 días
Incluye especificación técnica completa
5
Revisión técnica de borrador y notificación al contratista
Administración
2 días
Se documenta mediante acta técnica incluyendo la notificación al contratista mediante correo electrónico de aprobación del borrador.
6
Subsane de observaciones a borrador.
Contratista
2 días
7
Aprobación del documento final.
Administración
2 días
Emisión de Acta formal de aprobación
8
Inicio de Impresión de los productos y notificación
Contratista
20 días
Se debe de notificar el inicio de las impresiones.
9
Revisión previa mediante muestreo por línea (esta revisión se realiza en el sitio de producción) y emisión de acta de recepción provisional.
Administración
5 días
Incluye la reunión con el contratista para definir el embalaje de los paquetes por línea.
10
Plazo de reposición por defectos (subsanes)
Contratista
5 días
El contratista contara con 5 días hábiles para realizar la reposición, embalaje y notificación de los cambios en las impresiones afectadas.
11
Revisión de subsanes y aprobación del producto final.
Administración
5 días
Acta de inspección y Acta de recepción provisional
12
Entrega en el CAD. (Empacado según lo establecido)
Contratista
5 días
Sin costo adicional
13
Recepción definitiva
Administración
5 días
Cierra etapa técnica de ejecución
Los 38 días hábiles que se señalan en el plazo de entrega corresponden a la sumatoria de días hábiles que la administración dará al contratista para las diferentes Actividades que tendrá injerencia el contratista (subrayados en negro en la columna de “Plazo máximo/ días hábiles”), los demás plazos señalados en el cuadro que anteceden son procesos propios de la administración los cuales no afectarán la intervención del contratista ni la entrega del bien.
En caso de requerirse aprobación de las artes finales (definir la logística del caso
para ejecución entre el Contratista y el MEP), al día siguiente hábil a partir de la aprobación de las artes.
Cualquiera de estos incisos deben informarse al Contratista mediante el “Modulo de Comunicación de la ejecución del contrato y orden de pedido en SICOP” en el proceso de compra del Sistema Digital Unificado, por parte del Administrador del Contrato, de lo cual deberá dar aviso inmediato al Departamento de Fiscalización de la Ejecución Contractual, mediante el correo electrónico: fiscalizaciondecontratos@mep.go.cr
Cualquiera de éstos incisos deben informarse al Contratista mediante el “Modulo de Comunicación de la ejecución del contrato y orden de pedido en SICOP” en el
a.
En caso de requerirse aprobación de las artes finales (definir la logística del caso para ejecución entre el Contratista y el MEP), al día siguiente hábil a partir de la aprobación de las artes.
Se deben informarse al Contratista mediante el “Modulo de Comunicación de la ejecución del contrato y orden de pedido en SICOP” en el proceso de compra del Sistema Digital Unificado, por parte del Administrador del Contrato, de lo cual deberá dar aviso inmediato al Departamento de Fiscalizacion de la Ejecución Contractual, mediante el correo electrónico: fiscalizaciondecontratos@mep.go.cr
EXONERACIONES Aplica solo para bienes ofertados bajo la modalidad de importación.
Para las compras "libre de derechos" e importaciones: El oferente debe manifestar en su oferta el plazo efectivo de la entrega (como único plazo), en días hábiles, considerando lo siguiente:
a.
El plazo en que se hará entrega de los documentos de solicitud para el inicio del procedimiento de exoneración (EXONET) ante el Administrador del Contrato, el cual hará un cotejo de especificaciones técnicas ofertadas y adjudicadas versus especificaciones técnicas contenidas en dichos documentos. Una vez realizado el cotejo, el Administrador del Contrato enviará al Departamento de Fiscalización de la Ejecución Contractual de la Dirección de Proveeduría Institucional los documento para iniciar al trámite de exoneración en EXONET.
Nota: El cómputo del plazo se suspende desde el momento en que se presentan los documentos y se reactiva a partir del día hábil siguiente en que la Administración notifique al Contratista que ha sido probado el proceso de exoneración, y momento se iniciará el cómputo de los días hábiles hasta completar el plazo de entrega ofertado. El plazo definitivo en que se hará entrega de la mercadería ante la administración una vez recibida y notificada la autorización de exoneración por parte del Departamento de Fiscalización de la Ejecución Contractual de la Dirección de Proveeduría Institucional.
Nota: El Departamento de Exenciones del Ministerio de Hacienda notifica al Departamento de Fiscalización de la Ejecución Contractual de la Dirección deProveeduría Institucional; la aprobación de la exoneración, la misma será notificada a las partes por lo que al día hábil siguiente de la notificación, se reactiva el plazo de entrega.
1.1 Procedimiento para la verificación de la ejecución contractual:
El administrador de contrato realizará la revisión de los servicios en 5 días hábiles y procederá a entregar el reporte al Contratista para que éste realice las gestiones necesarias de cambio o reparación, por lo que a criterio de la Administración se podrá conceder al contratista un nuevo plazo para que corrija el incumplimiento, el cual no podrá exceder de la mitad del plazo de ejecución original y no impedirá el cobro de multas; salvo lo dispuesto en los artículos 281 (Prórrogas al plazo de entrega) y 284 (Recepción provisional)del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.
Una vez que se realicen las sustituciones o las reparaciones, el Departamento de Alimentación y Nutrición contará con 5 días hábiles para realizar la inspección del o los servicios para comprobar que estos cumplan a cabalidad con lo estipulado en el pliego de condiciones y que no incurra en defectos indicados en los reportes realizados anteriormente para la emisión del recibido conforme.
Una vez que todos los servicios estén debidamente revisados y se haya verificado que cumplen con lo solicitado, se procederá a confeccionar el recibido conforme por parte del administrador de contrato, seguido de la firma del acta de recepción definitiva, a partir de la cual comenzarán a regir las garantías de los equipos.
Para que la Administración realice el recibido definitivo (recibido conforme) de los servicios, esta contará con un lapso máximo de 5 días hábiles, una vez que se haya entregado la totalidad del objeto contractual.
Referente a la recepción de bienes y servicios, será aplicable lo dispuesto en el artículo 109 de la Ley General de Contratación Pública.
2)
Lugar de entrega
Los bienes adjudicados deberán ser entregados en el Centro de Almacenamiento y Distribución de Bienes del Ministerio de Educación Pública (en adelante CAD) de la Dirección de la Proveeduría Institucional ubicada en La Uruca, San José, 200 metros al oeste y 50 metros al norte de la plaza de deportes de La Uruca.
El Contratista, dentro de los 3 primeros días hábiles del plazo de entrega deberá solicitar la cita al CAD, al correo electrónico: centro.almacenamiento@mep.go.cr; indicando cuál es el plazo máximo de entrega, en días hábiles, a fin de que el CAD pueda asignarle la cita de acuerdo con su capacidad de almacenamiento y según el plazo de entrega de ley, lo cual será considerado en el eventual procedimiento de cobro de cláusula penal”.
El contratista deberá incluir carga, descarga y colocación de los artículos o mercadería dentro de las instalaciones de la bodega, en el horario establecido para la recepción de la mercadería.Nota:
1.
La solicitud del Contratista de cita en el CAD deberá ser copiada al correo fiscalizaciondecontratos@mep.go.cr, así como cualquier respuesta hacia él, de parte del CAD, del Administrador del Contrato, Jefe y Coordinador de Programa Presupuestario.
2.
Únicamente en caso de que por un asunto de capacidad de almacenamiento, el CAD no pueda recibir los bienes al Contratista y le designe fecha posterior a la fecha máxima de entrega, se entenderá que el Contratista no incurre en incumplimiento del plazo de entrega.
El Contratista deberá aceptar la cita (día y hora asignada) por el CAD; únicamente podrá solicitar cambio del horario y día cuando la entrega de los bienes no pueda efectuarla por motivo de caso fortuito o fuerza mayor debidamente justificado por escrito; respetando la fecha máxima de entrega de los bienes establecida en el contrato.
3)
Vigencia de la oferta
El plazo mínimo de vigencia de oferta que deben ofrecer los oferentes será de 60 días hábiles, entre tanto se adjudique el proceso de contratación.
Aplica lo indicado en el artículo 48 párrafo 3 de la Ley General de Contratación Pública.
4)
Garantía técnica.
La garantía mínima será de 4 meses contra defectos de fábrica esto para la totalidad de las líneas, en condiciones normales de almacenamiento, de uso y manipulación la cual empezará a regir una vez extendida la recepción definitiva de los bienes.
Durante el período de garantía, los costos resultantes de la sustitución de productos deben correr por cuenta del Contratista.
El retiro y entrega de los bienes por reparar o sustituir; será previamente coordinado por la persona encargada de la dependencia del MEP que corresponda. La nueva entrega deberá ser en el mismo sitio de retiro. Será aplicable lo dispuesto en el artículo 109 párrafo 3 de la Ley General de Contratación Pública.
5)
Cláusula penal
En caso de no cumplir el contratista con el plazo de entrega del objeto contractual adjudicado, el Contratista pagará al Ministerio de Educación Pública una cantidad equivalente al 1% sobre el monto total contratado (sin IVA) de la línea del contrato donde ocurra el incumplimiento por cada día hábil de atraso total o parcial en la entrega del objeto contratado.
Esta cláusula no podrá superar el veinticinco por ciento (25%) del monto total contratado (sin IVA), incluidas sus modificaciones; en caso de ser superado la Administración podrá valorar la resolución del contrato.
La justificación para la determinación del porcentaje de cláusula penal se establece a partir de la tabla de estimación (memoria de cálculo clausula penal, documento adjunto en el punto 6 de la solicitud de la contratación).(Lo anterior para la totalidad de las líneas).
Debido Proceso cobro de Sanciones
De existir incumplimientos donde la Administración requiera realizar el cobro de clausula penal o multa: la notificación del monto a cobrar se realizará por medio de oficio al correo oficial del Contratista registrado en SICOP por parte del Departamento de Fiscalización de la Ejecución Contractual con fundamento en el monto aprobado por cobrar, calculado por el Administrador del contrato.
Lo anterior de conformidad a lo comunicado mediante circular MH-DCoP-CIR-0077-2024 de fecha 14 de octubre del 2024, asunto: Procedimientos sancionatorios en el Sistema Digital Unificado que comunica que en razón de que actualmente el sistema no prevé la funcionalidad requerida según lo establecido en la LGCP, no obstante, la DCoP, en coordinación con el proveedor del servicio, está trabajando en la mejora respectiva con el fin de que se parametricen los procedimientos administrativos y sancionatorios contenidos en la LGCP, implica que en caso de que la entidad contratante determine que corresponde imponer una eventual sanción derivada de procedimientos de contratación acorde a las regulaciones contenidas en la LGCP, mientras se completa el desarrollo en el sistema, deberá apegarse a las normas vigentes y documentar todas sus actuaciones, debiendo realizar los procedimientos contenidos en la LGCP fuera del Sistema y posteriormente, incluir la documentación respectiva en el Sistema Digital Unificado, en tanto se concreta la mejora en el SICOP.
Resolución Contractual
La Administración podrá resolver unilateralmente el contrato por motivo de incumplimiento imputable al contratista, de conformidad a lo indicado en los artículos 109, párrafo 3, 113 y 114 de la Ley General de Contratación Pública y 293 de su Reglamento. También posee la facultad de rescindir unilateralmente sus contratos, no iniciados o en curso de ejecución, por razones de interés público, caso fortuito o fuerza mayor debidamente acreditadas, según lo establecido en el artículo 115 de la Ley General de Contratación Pública. También podrá rescindir el contrato por mutuo acuerdo cuando existan razones de interés público y no concurra causa de resolución imputable al contratista, en virtud de lo dispuesto en el artículo 116 de la Ley General de Contratación Pública.

6)
Insubsistencia
Se aplica de conformidad con el artículo 52 de la Ley General de Contratación Pública y artículo 103 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
7)
Modalidad de pago
La Unidad Gestora debe definir la forma y modalidad de pago de acuerdo con la naturaleza, necesidad y urgencia de la entrega, según artículo 11 de la Ley General de Contratación Pública y 18 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
a)
Pago por resultados
8)
Razonabilidad y Aceptación del precio
Según artículo 44 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, en cuanto a la razonabilidad de los precios, la administración establecerá bandas de tolerancia de diferencias de los precios, definiendo para ello el rango (máximo y mínimo), el cual los considerará como aceptables. Lo anterior en concordancia con lo establecido en el artículo 106 del mismo Reglamento, en cual determina a un precio como aceptable e inaceptable.
Para cumplir con dicha normativa, como parte de la documentación inicial de cada proceso se emitirá el estudio referencial de precios, en el cual la administración define estas bandas; considerando para ello la metodología siguiente: se obtiene un precio promedio del estudio referencial de precios para cada una de las líneas que conforman el concurso, mismo que se representa tanto en la decisión inicial como en la solicitud de pedido del Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP. El detalle del precio promedio del sondeo de mercado se evidencia en el documento “Estudio de mercado (sondeo de precios)”, adjunto al pliego de condiciones.
Al mismo tiempo el estudio de mercado establece el porcentaje que definirá los umbrales de referencia sobre el monto promedio (mínimo y máximo respectivamente), mismos que serán aplicados a los precios cotizados de las ofertas que resulten admisibles técnica y legalmente.

Partida
Línea
Umbral mínimo
Umbral máximo
1
1
₡ 8.723,00
₡ 14.036,00
2
₡ 2.419,00
₡ 8.581,00
3
₡ 9.217,00
₡ 14.393,00
4
₡ 3.831,00
₡ 9.499,00
5
₡ 9.977,00
₡ 14.868,00
6
₡ 1.170,00
₡ 5.030,00
7
₡ 1.519,00
₡ 6.214,00
8
₡ 1.100,00
₡ 4.881,00
9
₡ 2.923,00
₡ 9.827,00
10
₡ 2.360,00
₡ 7.303,00
11
₡ 1.478,00
₡ 6.065,00
12
₡ 963,00
₡ 4.598,00
13
₡ 8.062,00
₡ 13.726,00
14
₡ 1.357,00
₡ 5.707,00
15
₡ 3.168,00
₡ 9.944,00
16
₡ 2.723,00
₡ 9.484,00
17
₡ 1.565,00
₡ 6.286,00
18
₡ 1.541,00
₡ 6.184,00
19
₡ 1.612,00
₡ 6.057,00
20
₡ 9.639,00
₡ 18.259,00
21
₡ 3.149,00
₡ 8.920,00
22
₡ 2.661,00
₡ 9.294,00
23
₡ 6.154,00
₡ 12.389,00
24
₡ 1.388,00
₡ 5.580,00
25
₡ 612,00
₡ 2.244,00
Con base en dichas bandas se aplicará el estudio de razonabilidad del precio cotizado, para determinar específicamente lo establecido en el inciso a.) y b.) del artículo 106 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, de tal forma que si el precio es menor al umbral mínimo este se presumirá como ruinoso y si es mayor al umbral máximo se presumirá como excesivo, debiendo la Administración indagar lo correspondiente de acuerdo con la normativa.
No obstante, se realizarán las indagaciones respectivas sobre todos los supuestos que estipula el artículo 106 del RLGCP según amerite para cada caso, es decir, tanto cuando se presuman precios ruinosos o excesivos, como cuando se determine colusión o práctica desleal.9)
Metodología de Evaluación
La metodología de evaluación para la partida 1 conformada por las líneas 01-25 de este proceso de contratación será la siguiente:
Factor de evaluación Porcentaje
Precio
80
Experiencia en servicios similares
10
Criterios sustentables
10
•
Precio:
El objeto contractual es estandarizado, técnicamente definido y sin diferenciadores de valor agregado relevantes, por lo que la evaluación por menor precio admisible maximiza la eficiencia del gasto público y se ajusta al presupuesto disponible. Se asignará el puntaje máximo a la oferta de menor precio elegible.
Fórmula:
Puntaje= (Precio más bajo/Precio ofertado) x 80
•
Experiencia en servicios similares: Subcriterio Puntaje máximo Método de evaluación
Experiencia de 10 años en servicios similares.
10 puntos
Experiencia Se debe remitir declaración jurada firmada por el representante legal de la empresa en la que se indique que cuentan con mínimo 10 años de experiencia en la venta, y distribución de los servicios solicitados en esta contratación (servicios de impresión, encuadernación).Criterios sustentables Subcriterios Puntaje Medio de evaluación
Certificado de Bandera Azul
5 puntos
Certificación vigente
Inclusión laboral de personas mayores de 45 años o en situación de discapacidad.
5 puntos
Declaración jurada
La adjudicación recaerá en la oferta que obtenga el mayor puntaje total.
Fórmula:
Puntaje total: Precio + Experiencia en servicio similares + Criterios sustentables
10)
Criterio de desempate de ofertas:
Luego de aplicada la metodología de evaluación definida, en el pliego de condiciones y obtenido el porcentaje total correspondiente para cada uno de los factores de evaluación en cada una de las líneas, y en caso de empate de dos o más oferentes, se aplicará de manera excluyente lo estipulado en el artículo 14 del Reglamento especial para la Promoción de las PYMES No 33305-MEIC-H. En caso de empate, se deberá dar una puntuación adicional a las pymes, conforme a lo establecido en el artículo 97 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
De persistir el empate se procederá a resolver dicha situación por medio de sorteo; este consistirá en citar a los oferentes que se encuentran en esta condición, con el fin de realizar la escogencia mediante el lanzamiento de una moneda, para el cual un (a) Asesor Legal del Departamento de Contratación Administrativa de la Dirección de Proveeduría, levantará un acta formal que suscribirán los oferentes o representantes y los demás asistentes.

La forma de pago será la usual de Gobierno según la facturación por entrega recibida a conformidad según el artículo 19 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública. Para el trámite de pago el Contratista deberá cumplir con los requisitos dados en la Resolución N° MH-DGT-RES-0027-2024, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N.º 217, alcance 186, del 19 de noviembre de 2024, titulada “Resolución general sobre las disposiciones técnicas de los comprobantes electrónicos para efectos tributarios”, así como su reforma contenida en la Resolución MH-DGT-RES-0001-2025, publicada el 13 de febrero de 2025, las cuales entraron en vigor el 1.º de septiembre del presente año. Es importante indicar que el número de cuenta cliente IBAN que esté registrada en SIGAF, debe incluirse en la factura, según requisitos establecidos en el “Instructivo para la operatividad del proceso de visado que se constituye en aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en dicho proceso”.
En la guía de uso del cartel, podría indicarse que el trámite de facturas digitales se encuentra previsto en la CIRCULAR DVM-PICR-DF-006-2021 Procedimiento para el trámite de pago de documentos de ejecución presupuestaria electrónicos con firma digital y DVM-PICR-DF-004-2023 Modificación a circular DVM-PICR-DF-006-2021 y CIRCULAR DVM-PICR-DF-005-2024: Procedimiento para el trámite de pago de documentos de ejecución presupuestaria electrónicos con firma digital.
16)
Consultas o Coordinación
María Palma Ellis, correo electrónico: maria.palma.ellis@mep.go.cr, funcionaria del Departamento de Alimentación y Nutrición de la Dirección de Programas de Equidad, al número telefónico: 2459-1101, Ext. 15405.
Ana Gabriela Barahona Salas, correo electrónico: ana.barahona.salas@mep.go.cr, funcionaria del Departamento de Alimentación y Nutrición de la Dirección de Programas de Equidad, al número telefónico: 2459-1101, Ext. 15422.
17)
Comunicación/Presentación de facturas
Con la funcionaria Laura Mena Hernández, correo electrónico: laura.mena.hernandez@mep.go.cr, funcionaria del Departamento de Alimentación y Nutrición de la Dirección de Programas de Equidad, al número telefónico: 2459-1101, Ext. 15453.

I.
La oferta electrónica debe cumplir con las disposiciones emitidas por La Dirección de Contratación Pública, de conformidad con el uso y funcionamiento del Sistema Digital Unificado. Así como lo establecido en la Ley 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos del 30 de agosto de 2005 y su Reglamento D.E. 33010 del 20 de marzo de 2006, La Gaceta 77 de 21 de abril de 2006 y DECRETO EJECUTIVO N°41438-H Reglamento para la utilización del sistema integrado de compras públicas "SICOP". La documentación firmada digitalmente que el interesado aporte con su oferta deberá contener firma válida, tanto en la garantía de integridad y autenticidad como en la garantía de validez en el tiempo, lo cual será verificado en el portal “Central Directo” del Banco Central de Costa Rica.
II.
La oferta deberá presentarse en el Sistema digital Unificado, firmada digitalmente por quien tenga poder suficiente para ello, dentro del plazo previsto para tal efecto en el pliego de condiciones según el artículo 119 y 120 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
III.
Todo contratista debe cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social, así como con lo establecido en el Decreto de Salarios Mínimos, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento contractual, pudiendo resolverse el contrato sin responsabilidad administrativa.
IV.
El oferente, estará obligado a describir de forma completa a partir del pliego de condiciones, las características del objeto, bien o servicio que cotiza, sin necesidad de reiterar la aceptación de las cláusulas invariables o condiciones obligatorias, cuyo cumplimiento se presume, así mismo; la oferta deberá redactarse en idioma español. La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante deberán presentarse en idioma español, salvo que en el pliego de condiciones se permitan otros idiomas con la traducción debidamente consularizada o se acepte una traducción libre de su texto (artículos 91 y 118 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública).
V.
El documento adjunto al pliego de condiciones denominado “Decisión inicial y Solicitud de Pedido” detalla en cada línea las especificaciones o requerimientos técnicos del objeto a contratar por línea.
VI.
No se tomarán en cuenta ofertas alternativas u optativas para cada línea de esta contratación, solo se tomará en cuenta una oferta base (artículo 125 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública). En caso de que un oferente presente más de una oferta base, se tomará en cuenta solamente la última oferta ingresada al Sistema Digital Unificado antes de la hora programada para el acto de apertura de ofertas.
VII.
El oferente en su propuesta deberá cotizar en moneda nacional, según las disposiciones establecidas en el artículo 1 de Directriz No.044-H "Directriz de uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas, dirigida al sector público", publicado en el Diario Oficial La Gaceta No.167 Alcance No.156 de fecha 10 de setiembre del 2024 “…Artículo l º -Las entidades y órganos del Poder Ejecutivo, a partir de la publicación de la presente Directriz, deberán efectuar todas sus contrataciones de bienes y servicios en moneda nacional, estableciendo el requisito desde el pliego de condiciones de las contrataciones públicas, siempre y cuando las circunstancias del mercado lo ameriten y ello no cause un perjuicio a la satisfacción del interés público, lo cual deberá quedar acreditado dentro del expediente de la contratación...”
Se advierte que, en caso de presentarse una oferta en moneda distinta del colón costarricense, esta será convertida para efectos comparativos al colón, en los términos dispuestos por el artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública, y de llegar a ser favorecido ese oferente con una adjudicación, el contrato será pactado en colones costarricenses, salvo que el Contratista justifique los motivos por los cuales las circunstancias del mercado se lo impiden y necesita mantener la moneda extranjera; esta justificación será avalada por el Administrador del contrato y Jefatura del Programa Presupuestario.
VIII.
Los precios ofertados en colones se deberán presentar solamente con dos decimales. De conformidad con Directriz DGABCA-0015-2017 suscrita por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa y la Circular CCAF-049-2020 de la Comisión de Coordinación de la Administración Financiera (CCAF) del Ministerio de Hacienda.
IX.
En caso de que el oferente utilice la figura de subcontratación dentro de los servicios que oferta, deberá adjuntar la información solicitada de acuerdo con el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública y artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública. Tanto el oferente como la (s) empresa (s) o persona (s) física (s) subcontratada (s), deben estar al día con las obligaciones de pago ante la CCSS de conformidad con el artículo No. 31 de la Ley de Protección al Trabajador y el artículo No. 74 reformado de la Ley Orgánica de la Caja Costarricense de Seguro Social, así como con FODESAF de conformidad con el artículo 22 de la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, reformada por medio dela Ley Nº 8783 del 13 de octubre del 2009, en su inciso e) y al día en el pago de las obligaciones Tributarias. (Artículo 14 inciso f y g, de la Ley General de Contratación Pública.)
X.
IMPUESTOS: En virtud de la entrada en vigencia de la Ley N° 9635 FORTALECIMIENTO DE LAS FINANZAS PÚBLICAS se reforma, la Ley N.° 6826, Ley de Impuesto General sobre las Ventas, del 8 de noviembre de 1982 y pasa a llamarse LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA), por lo que todos los oferentes deben incluir el rubro del IVA en sus ofertas. Es por ello que para  efectos del monto cotizado deberá constar la inclusión del mismo, en el respectivo desglose del precio o estructura del precio en el Sistema Digital Unificado.
PRECIO Y ESQUEMA DE COTIZACIÓN:
Precio: El oferente deberá ingresar en el Sistema Digital Unificado el precio total ofertado de las líneas del pliego de condiciones.
Deben incluir del rubro del IVA en su oferta, por lo tanto, el oferente deberá considerar para efectos de su cotización a nivel del Sistema Digital Unificado indicar:
-El precio unitario sin impuestos. En la casilla “precio unitario sin impuestos”.
-El monto correspondiente al impuesto al valor agregado en la casilla correspondiente y con nombre “impuesto al valor agregado”.
Lo anterior para que la estructura del precio total en el sistema se refleje según se visualiza a manera de ejemplo en la siguiente imagen:
El oferente deberá considerar lo anterior para que se realice un adecuado desglose del precio.
Esto con el fin de que la Administración tenga certeza del precio ofertado para un adecuado análisis de las ofertas, considerando que el precio es firme y definitivo.
En caso de que el oferente omita la inclusión del rubro del IVA en sus ofertas, la Administración tomará las siguientes medidas:
•
Contemplará en los análisis de ofertas el porcentaje de IVA que corresponda como parte de la estructura de precio presentada.
•
En caso de que la oferta resulte ser la mejor opción para recomendar su adjudicación, deberá el analista del proceso, hacer el ajuste correspondiente en el Sistema Digital Unificado en el formulario de recomendación de adjudicación en la estructura del precio, incorporando en la casilla correspondiente el porcentaje de IVA que aplique.

Lo anterior de conformidad con los instruido en la Circular DGABCA-0064-2019 de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, donde se indica que en acatamiento de la Ley N°9635 de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, los precios de la presente contratación deben tener incorporados el porcentaje del Impuesto de Valor Agregado (IVA) que corresponda.
XI.
Desglose de precios: El oferente deberá adjuntar a su oferta un desglose de la estructura del precios según lo establece el artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública y 102 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, y una declaración jurada donde acredita la veracidad de los índices de precios para determinar la variación de costos directos e indirectos, según indicando al menos los aspectos regulados en los artículos 8, 9 y/o 12 del Reglamento para el reajuste precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN, publicado en el Alcance N° 46 del Diario Oficial La Gaceta N° 65, en fecha 04 de agosto de 2025, se destacan los siguientes aspectos a aplicar:PRECIO UNITARIO SIN IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
Estructura del Precio Valor Costos Directos Costos Indirectos Sub total Emisor (Entidad que publica el índice de precios) Fuente (URL) (Enlace o “link” del Sitio Web de donde se extrae la información del índice de precios)
Mano de Obra
Absoluto
-
-
-
Porcentual
Insumos
Absoluto
-
-
-
Porcentual
Utilidad
Absoluto
N/A
N/A
Porcentual
N/A
N/A
Subcontrataciones
Absoluto
N/A
Porcentual
N/A
Imprevistos
Absoluto
N/A
N/A
Porcentual
N/A
N/A
TOTAL:
Valor absoluto
Valor porcentual
Viceministerio
Administrativo
Dirección de
Programas de Equidad
Departamento de
Alimentación y Nutrición
Edificio Bloque A, Tercer piso, Complejo ICE, Sabana Norte, Mata Redonda, San José.
Tel.: (50&) 22567011 (Central), www.mep.go.cr / dpe@mep.go.cr
La estructura del precio para cada línea (considerando el precio total ofrecido para esta) deberá indicarse tanto en valores absolutos como en valores porcentuales.
Fórmula matemática de revisión de precios en contratos de bienes y servicios
Las variaciones en los costos directos e indirectos del precio de una línea o un renglón de pago, para un mes calendario específico, se determinarán de acuerdo con la siguiente fórmula:
XII.
Presupuesto detallado: El presupuesto detallado de la obra, bien o servicio contratado deberá ser presentado únicamente por el adjudicatario dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato. Lo anterior, aplica para cualquier modalidad de cotización y tipo de contrato, según artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública y 103 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, bajo la siguiente estructura: io Bloque A, Tercer piso, Complejo ICE, Sabana Norte, Mata Redonda, San José.
Tel.: (50&) 22567011 (Central), www.mep.go.cr / dpe@mep.go.cr
PRECIO UNITARIO SIN IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
Estructura del Precio Detalle del renglón a reajustar Valor Costos Directos Costos Indirectos Sub total Emisor (Entidad que publica el índice de precios) Fuente (URL) (Enlace o “link” del Sitio Web de donde se extrae la información del índice de precios)
Mano de Obra
1. (Ejemplo: Operario)
Absoluto
-
-
-
Porcentual
2. (Ej. Supervisor)
Absoluto
Porcentual
Insumos
1. (Ejemplo: Madera)
Absoluto
-
-
-
Porcentual
2. (Ejemplo: Electricidad)
Absoluto
Porcentual
Subcontrataciones
1.
Incluir subcontratos que no supere el 50% según la oferta
Absoluto
N/A
Porcentual
N/A
Utilidad
Utilidad
Absoluto
-
N/A
-
Porcentual
N/A
0%
Imprevistos
Imprevisto
Absoluto
-
N/A
-
Porcentual
N/A
0%
TOTAL:
Valor absoluto
Valor porcentual
Precio ofertado por unidad IVA: 13% Precio total ofertado
Nota: El porcentaje del 13% es un ejemplo; el Oferente deberá cambiarlo de acuerdo con el objeto contractualAdjudicatario debe presentar el presupuesto detallado por cada renglón de pago,
En aquellos casos que el precio sea contemplado en más de una moneda, el oferente deberá presentar la estructura de precio correspondiente a cada moneda.
Método analítico documental:
De acuerdo con el artículo 58 del Reglamento para el reajuste precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN,
Este método se aplica únicamente cuando haya ausencia de índices de precios de un determinado costo; para ello el oferente deberá advertir en la oferta la ausencia de los índices de precios y aportar la documentación probatoria pertinente (factura proforma o documento equivalente). Asimismo, los oferentes deberán presentar en la oferta una declaración jurada en donde se acredite la veracidad de la información que debe aportar conforme lo regulado en ese artículo.
El adjudicatorio puede incluir más renglones según el detalle que se requiere para el objeto contractual adjudicado, manteniendo siempre la estructura brindada por la Administración.
Debería contemplarse una columna adicional que sea “Índice de precios” de conformidad con lo indicado en el Reglamento para el reajuste precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios que indica que el “oferente deberá aportar en la oferta la información de todos los índices de precios oficiales, ya sean específicos o similares, de los costos directos e indirectos de la estructura de precio, los cuales deberán estar estrechamente vinculados con la variación de los costos que desea medir”.
Adquirida la firmeza del proceso, el Administrador del Contrato será el responsable de emitir la no objeción a los índices de precios para la revisión o reajuste del precio, lo cual deberá ser acreditado en el proceso dentro del plazo de los 8 días hábiles siguientes a la presentación del presupuesto detallado por parte del Adjudicatario.
No objeción de los índices de precios: competencia del Administrador del Contrato
El Administrador del Contrato deberá emitir la "no objeción" a la pertinencia de los índices de precios, posterior a la suscripción de la formalización contractual o documento equivalente y previo a otorgarse la orden de inicio de la ejecución contractual.
En caso de que la Administración no emita la "no objeción" a la pertinencia de los índices de precios por motivos atribuibles al contratista, ello impedirá la aplicación del mecanismo de reajuste y de revisión de precios regulado en este reglamento.
XIII.
El contratista está obligado a entregar a la Administración, bienes/servicios en las mejores condiciones y actualizados, de conformidad con el artículo 109 de la Ley General de Contratación Pública. Las mercancías que se entreguen deberán ser nuevas, no deberán ser usadas o reconstruidas, o que hayan sufrido modificaciones, transformaciones o alteraciones de cualquier orden después de producidos.
XIV.
Para efectos de notificaciones el Sistema Digital Unificado lo hará de forma automática de acuerdo con los datos que el mismo oferente incluyó para el Registro de Proveedores, mismos que serán tomados por esta Administración en caso de ser necesario. Por lo tanto, será obligación del oferente mantener al día estos datos, ya que en caso de no concretarse la comunicación por los medios consignados en dicho Registro, toda notificación se entenderá realizada en el transcurso de un día hábil siguiente a partir de la emisión del acto administrativo; en cumplimiento del procedimiento que establece la ley de notificaciones # 8687, Reglamento para la utilización del Sistema Integrado de Compras Públicas "SICOP" y artículo 31 inciso b) y 36 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
XV.
Es deber de todos los proveedores y subcontratistas inscritos en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas, mantener actualizada la información aportada al momento de realizar la inscripción en el referido registro, en cumplimiento con lo establecido en los artículos 29 de la Ley General de Contratación Pública y los artículos 32 y 33 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, de acuerdo a lo indicado por la Dirección de Contratación Pública del Ministerio de Hacienda mediante el criterio No. MH-DCoP-OF-0361-2023 de fecha 16 de mayo de 2023 y la publicación en La Gaceta No. 94 del día 29 de mayo del 2023.
XVI.
La información relaciona con los beneficiarios finales será verificada en el Registro de Proveedores del Sistema Unificado de Compras Públicas SICOP, de acuerdo con lo establecido en el Art. 32 inciso c) vi) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.”
XVII.
La verificación de que el Oferente y Subcontratista está al día con el pago de las obligaciones con la Caja Costarricense del Seguro Social de conformidad con el artículo No. 31 de la Ley de Protección al Trabajador y el artículo No. 74 reformado de la Ley Orgánica de la Caja Costarricense del Seguro Social (Art. 122 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública), se hará de oficio por parte de la Administración de acuerdo con la información de la interfaz del Sistema Digital Unificado con SICERE.
Esta condición deberá mantenerse inclusive al momento de emitir el Acto de Adjudicación y en caso de ser Adjudicatario, por todo el plazo de la vigencia del contrato
XVIII.
La verificación de estar al día con el FODESAF, de conformidad con el artículo 22 de la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, reformada por medio de la Ley Nº 8783 del 13 de octubre del 2009, en su inciso e), se hará de oficio por parte de la Administración de acuerdo con la información de la interfaz del Sistema Digital Unificado con FODESAF.Esta condición deberá mantenerse inclusive al momento de emitir el Acto de Adjudicación y en caso de ser Adjudicatario, por todo el plazo de la vigencia del contrato
XIX.
El oferente debe cumplir con sus obligaciones tributarias, por lo que se recuerda a los oferentes que mediante la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, No. 9416, publicada en La Gaceta No. 313 del 20 de diciembre del 2016, se reforma la Ley No. 4755, Código de Normas y Procedimientos Tributarios, al cual se le adiciona, entre otros, el artículo 18 bis, se indica que toda persona física o jurídica que desee participar en cualquier proceso de contratación pública debe encontrarse al día en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias materiales y formales, así como en la presentación de las declaraciones tributarias a las que estuviera obligada, ante las dependencias del Ministerio de Hacienda. Por lo anterior, la verificación de estar al día en el pago de las obligaciones Tributarias se hará de oficio por parte de la Administración con base en la información brindada en la página oficial del Ministerio de Hacienda “Consulta Situación Tributaria” por medio de la Administración Tributaria Virtual del Ministerio de Hacienda”.
Esta condición deberá mantenerse inclusive al momento de emitir el Acto de Adjudicación y en caso de ser Adjudicatario, por todo el plazo de la vigencia del contrato
XX.
Poderes Especiales: En caso de aportarse poderes especiales, se requiere que estos cuenten con las especificaciones propias de cada mandato conforme la normativa vigente y el número correspondiente a la contratación en la que se participa y para la cual se otorga. Que detallen claramente los actos jurídicos específicos para los cuales se faculta al apoderado, con la indicación expresa del número de contratación para la cual se le está otorgando el mandato, conforme lo establecido en el artículo 1256 del Código Civil. Tómese en consideración que el apoderado está impedido de realizar en nombre del poderdante aquellos actos no puntualizados expresamente en el poder especial.
XXI.
Relación con el Ministerio: el proveedor no deberá tener ninguna relación laboral con el Ministerio de Educación Pública.
XXII.
La Administración se reserva la posibilidad de la adjudicación parcial de una misma línea (rebajo de cantidades), de conformidad con el Artículo 90 inciso h artículo 104 y 139 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública), así como aumento de cantidades si la necesidad así lo justifica. La Administración posee la facultad de determinar la necesidad de realizar modificaciones en el presupuesto.
XXIII.
ESPECIES FISCALES: En lo correspondiente al pago de Especies Fiscales y Reintegro de Papel, se informa que mediante directriz MH-DCoP-DIR-0002-2024, de fecha 19 de diciembre del 2024, signada por Miguel Antonio Hernández Mejía, Subdirector Dirección de Contratación Pública, Circular MH-DCoP-CIR-0091-2024, de fecha 06 de diciembre de 2024, suscrita por Erika Solís Acosta, Jefe del Departamento de Normas y Contrataciones, DCop, oficio D.PROV.I.-DCA-(Interno)001-2025, de fecha 13 de enero de 2025, suscrito por Manuel Zúñiga Delgado, Jefe del Departamento de Contratación Administrativa, de la Dirección de Proveeduría Institucional del Ministerio de Educación Pública, y Decreto Legislativo No. 10586 denominada “Simple I: Simplificación de Impuestos para levantar la Eficiencia y la Competitividad (Fase 1)” se deroga el artículo 3 de la Ley 6496, Ley Crea Timbre para Asociación Ciudad de las Niñas y Traspasa Inmueble, así como la derogatoria de varios artículos del Código Fiscal. Es por esta razón que, se procede a eliminar el arancel relacionado a Especies fiscales y reintegro de Papel.
XXIV.
Documentación sin formalidad legal: al recibir únicamente ofertas electrónicas, se debe adjuntar como anexo en la oferta digital, el documento electrónico firmado digitalmente, mediante un certificado digital válido y vigente, emitido por la autoridad certificadora competente. O bien, se deberá adjuntar como anexo en la oferta digital, copia del documento original firmado en manuscrito y legible.
XXV.
La presente contratación se regirá, en lo conducente, por los siguientes cuerpos normativos: Ley #6227 Ley General de la Administración Pública, Ley #9986 Ley General de Contratación Pública, Decreto Ejecutivo #43808-H, Decreto Ejecutivo #32448-MP-MEIC, Ley 8454 de 30-08-2005 y Reglamento a la Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos “D.E. 33010 del 20-03-2006, Gaceta 77 de 21-04-2006, Reglamento para la utilización del Sistema Integrado de Compras Públicas "SICOP", DECRETO Nº 36242-MP-PLAN publicado en la Gaceta No 221 del 15 de noviembre de 2010 y demás cuerpos legales que por su conexión u otras razones jurídicas aplicables.
XXVI.
El proveedor deberá cotizar la totalidad de las líneas, se adjudicarán todas a un mismo proveedor, debido que para la Administración es más conveniente, al realizar la logística de coordinación.