Contratación de servicios profesionales para Evaluación externa Auditoría Interna MREC

A continuación, se detallan los requisitos de admisibilidad que deben cumplir los oferentes y la forma en que se debe acreditar el cumplimiento de cada uno de ellos:

 

A-Patente Municipal:

 

Todo oferente deberá contar con la Patente Comercial y otorgada por la Municipalidad respectiva; la misma debe estar emitida a nombre del oferente y la actividad autorizada debe ser atinente al servicio requerido por la Administración; asimismo, debe estar vigente, para lo que deben aportar copia de los documentos que demuestren tales condiciones y legible de la patente.

 

Para los casos que estén exentos de contar con la Patente Comercial deben aportar justificación del por qué no les corresponde.

 

B- Permiso Sanitario:

 

Todo oferente deberá contar con el Permiso Sanitario de Funcionamiento de la empresa o persona física, extendido por el Ministerio de Salud, el mismo debe estar emitido a nombre del oferente y la actividad autorizada debe ser atinente al servicio requerido por la Administración; asimismo, debe estar vigente, para lo que deben aportar copia de los documentos que demuestren tales condiciones y legible del permiso.

 

Para los casos que estén exentos de contar con el permiso sanitario deben aportar justificación del por qué no les corresponde.

 

 

C- Póliza Riegos del Trabajo:

 

Presentar copia de la póliza de riesgos de trabajo vigente, misma que debe ser emitida por cualquier entidad debidamente autorizada. Todo de conformidad con la Ley Reguladora del Mercado de Seguros, Ley N° 8653.

 

 

D -Equipo de revisión externo:

 

1) El equipo de revisión debe estar conformado por al menos por un coordinador y un asistente.

 

Lo anterior debido al volumen del trabajo y por el plazo de entrega, ya que la Administración requiere que se complete el servicio antes de la finalización del presente año presupuestario.

 

Se deben aportar los currículos de las personas que van a conformar el equipo.

 

 

2) El coordinador del equipo revisor debe poseer un perfil idóneo, que incluya los requisitos relativos a una sólida formación y experiencia en la práctica profesional de la Auditoría Interna, al menos, en cuanto a lo siguiente:

 

 

• Conocimientos sobre el manejo gerencial de una Auditoría Interna.

 

• Experiencia en el proceso de evaluación de calidad de la Auditoría Interna.

 

• Conocimientos del "Manual de normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público" y su aplicación.

 

• Conocimientos sobre técnicas y procedimientos de auditoría, tecnologías de información y otros necesarios para el ejercicio profesional de la Auditoría Interna.

 

• Destrezas de relaciones humanas, de análisis y de comunicación verbal y escrita.

 

• Ser proveniente de fuera de la institución.

 

• Ser independiente de la entidad y de la Auditoría Interna objeto de revisión.

 

Para lo anterior, el oferente debe aportar declaración jurada de que el coordinador cumple con los 7 puntos señalados.

 

3) El coordinador del equipo revisor debe tener un grado mínimo de Licenciatura en Contaduría Pública. Aportar copia del título.

 

4) El coordinador del equipo revisor debe estar debidamente incorporado al Colegio Profesional de Contadores Públicos. Debe presentar la certificación correspondiente de estar incorporado y al día con dicho colegio profesional.

 

5) El coordinador del equipo revisor debe tener un mínimo de cinco años de experiencia en el ejercicio de la profesión y en labores similares a las solicitadas en el pliego de condiciones.

 

Para demostrar los 5 años de experiencia en la prestación del servicio objeto de esta contratación, cada oferente deberá aportar cartas o certificaciones originales de contratos diferentes, debidamente firmadas, extendida por la Institución, empresa u organización a la que brindó el servicio, donde se consigne la siguiente información:

 

• Datos generales del cliente (nombre, dirección, teléfonos, etc.)
• Fecha de prestación del servicio.
• Breve descripción del tipo de servicio brindado por el oferente.
• Indicación de que el servicio fue recibido a satisfacción.
• Nombre de la persona de contacto del cliente, su firma, número de teléfono y/o correo electrónico.
• Número de la Licitación o de la Contratación (en caso de contratos con instituciones públicas).

 

Los documentos que no cuenten con la información indicada anteriormente, serán excluidos y no serán tomados en cuenta.

 

La Administración se reserva el derecho de verificar dichas referencias.

 

Si el oferente tiene contratos que se han realizado mediante el Sistema de Compras Públicas SICOP, con sólo la indicación del número de contratación o licitación será suficiente para que la Administración realice la verificación en el expediente electrónico respectivo.

 

6) Los asistentes del equipo revisor debe poseer mínimos tres años de experiencia en el ejercicio de auditoría sea interna o externa. Deberán aportar declaración jurada del cumplimiento de este requisito.

La Auditoría Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, conforme a lo establecido en las Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República de Costa Rica, requiere la contratación de servicios profesionales especializados, considerando los siguientes detalles:

 

• 1 OBJETIVO:

 

Contratar los servicios profesionales de un equipo de revisión, independiente y proveniente de fuera de la institución, para que realice la evaluación externa de calidad de la función de la Auditoría Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, para el periodo comprendido entre el 01 enero del 2025 al 31 diciembre 2025; de conformidad con lo establecido en las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y lo dispuesto en las Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público (D-2-2008-CO-DFOE R-CO-33-2008 del 11 de julio de 2008), emitidas por la Contraloría General de República de Costa Rica.

 

• 2 ALCANCE DEL SERVICIO:

 

El oferente deberá ejecutar una evaluación externa que incluya, como mínimo, los siguientes asuntos:

 

Verificación del cumplimiento de normas aplicables en relación con:

 

• Atributos de la unidad de Auditoría Interna y su personal.

 

• Percepción institucional sobre la calidad del servicio de auditoría.

 

• Administración de la actividad de Auditoría Interna.

 

• Valor agregado generado por la actividad de Auditoría Interna.

 

• Aplicación de procedimientos técnicos conforme a lo establecido por la Contraloría General de la República de Costa Rica.

 

• Elaboración de informes de avance y un informe final de resultados, incluyendo hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

 

 

• 3 SOBRE LA AUDITORÍA INTERNA:

 

3.1. Universo Auditable:

 

El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto tiene a cargo el Servicio Exterior como actividad sustantiva, donde gran parte de su labor se realiza por medio de la función diplomática y los servicios consulares de Costa Rica, el resto de sus funciones es ejecutada por el Servicio Interno que está conformado por la Dirección General de Política Exterior, la Dirección de Servicio Exterior, la Academia Diplomática Manuel María Peralta, la Dirección de Cooperación Internacional, la Dirección de Protocolo y Ceremonial del Estado , Centro de Tecnologías de la Información y la Comunicación, Dirección Jurídica y demás dependencias que integran la Administración Superior.

 

3.2. Origen:

 

Cumplimiento de la disposición 4.9 (Informe N.º DFOE-GOB-IAD-00010-2024 del 29 de noviembre del 2024 de la Contraloría General de la República [Una vez que el proveedor haya sido formalmente adjudicado, se remitirá copia completa del documento correspondiente, con el propósito de que pueda realizarse su

valoración integral]) la cual indica:

 

“4.9. Definir e implementar las acciones de coordinación para llevar a cabo las auditorías externas de acuerdo con el apartado 1.5 de las Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público, de forma quinquenal. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, deberá remitir al Área de Seguimiento para la Mejora Pública de la Contraloría General, a más tardar el 20 de diciembre de 2025, una certificación que haga constar la definición de las acciones de coordinación. Además, al 30 de junio de 2026, remitir al Área de Seguimiento para la Mejora Pública de la Contraloría General, una certificación de su implementación”.

 

• 4 ETAPAS:

El proceso de Evaluación Externa de Calidad deberá comprender al menos las siguientes etapas:

 

• Planificación y preparación de la evaluación externa de calidad.
• Ejecución de procedimientos de verificación de la calidad.
• Comunicación de resultados.
• Seguimiento de la implementación del plan de mejora.

 

Para el cumplimiento de cada una de las etapas se debe presentar el cronograma de ejecución; así mismo, en la finalización de cada etapa el proveedor debe presentar el respectivo informe de avance.

 

El período de tiempo programado para la realización de la evaluación deberá contemplar además de los procesos de verificación, los informes de avances de resultados, reuniones durante y al final de la evaluación, el borrador del informe, la entrega del informe final y las respectivas presentaciones de este.

 

El adjudicatario deberá estar anuente a responder satisfactoriamente a las solicitudes sobre informes de avances del proyecto que sean solicitados por la Auditoría Interna, para tal efecto le serán solicitados con dos (02) días hábiles si éstos fueren requeridos. Asimismo, el adjudicatario deberá informar sobre cualquier problema o situación que atente contra la buena marcha del proyecto, así como plantear las alternativas correctivas, sin que ello represente para la Auditoría Interna ninguna alteración en cuanto al monto pactado en la contratación y a los objetivos trazados.

 

Adicionalmente, el adjudicatario deberá proponer un plan de mejoras derivado del proceso de evaluación, así como brindar seguimiento al mismo mediante revisiones a los seis (6) meses y al año de concluido el proyecto.

 

• 5 VERIFICACIÓN DE LA CALIDAD:

 

Los procedimientos de verificación de la calidad deberán referirse, al menos, a los siguientes asuntos:

 

1. Determinar el cumplimiento de las normas aplicables en relación con los atributos de la unidad de Auditoría Interna y su personal, considerando:

 

• Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna.
• Estructura orgánica de la Auditoría Interna.
• Independencia y objetividad.
• Competencias del auditor interno y el resto del personal de la Auditoría Interna.
• Aseguramiento de la calidad.

 

1. Verificar la conformidad de la administración de la actividad de Auditoría Interna con las normas aplicables, en aspectos como:

 

• Planificación de la actividad de Auditoría Interna:

 

-Plan estratégico congruente con el universo auditable actualizado.

-Plan anual de trabajo.

-Fundamento en la evaluación de riesgos.

-Congruencia con los objetivos de la organización.

 

• Políticas y procedimientos para guiar la actividad de Auditoría Interna.

 

• Ejecución, documentación y comunicación de los trabajos de auditoría:

 

-Papeles de trabajo: cumplimiento de normas de documentación (suficiencia, pertinencia y competencia de la evidencia), orden lógico, referencias cruzadas, revisión y supervisión.

-Informes de auditoría: calidad técnica y claridad, congruencia con los hallazgos, sustento en evidencia, oportunidad de emisión y cumplimiento de normas aplicables.

-Control de calidad: evidencia de revisiones, aprobaciones y cierre formal de los trabajos.

 

1. Evaluar el valor agregado que genera la Auditoría Interna, mediante la verificación de:

 

 

-Evaluación y mejora de la administración del riesgo, control y procesos de dirección.

-Planificación detallada de los servicios de Auditoría Interna.

-Procesamiento y calidad de la información recopilada y utilizada por la Auditoría Interna para la prestación de sus servicios.

-Comunicación de resultados de los servicios de Auditoría Interna.

-Productividad de la actividad de Auditoría Interna y su concentración en asuntos de relevancia.

-Supervisión del progreso en la implementación de las recomendaciones, observaciones y demás productos resultantes de la gestión de Auditoría Interna.

 

1. Conocer y valorar la percepción institucional sobre la calidad de la actividad de Auditoría Interna, mediante la aplicación de encuestas a actores clave que permitan identificar fortalezas y áreas de mejora en aspectos como:

 

-Relaciones organizacionales de la unidad.

-Competencia del personal auditor.

-Productividad de la auditoría.

-Valor agregado de sus servicios.

 

1. El revisor o equipo de revisión deberá mantener una comunicación constante y abierta con la Auditoría Interna, durante la ejecución del examen, principalmente con respecto a los resultados que se vayan obteniendo conforme se avance en la evaluación. Asimismo, efectuará una reunión de cierre al final de la ejecución de la evaluación externa, en la cual participarán la Auditoría Interna y otras instancias que, de común acuerdo entre el auditor interno y el revisor, se estimen pertinentes.

 

 

• 6 REQUSITOS Y CONDICIONES DE CUMPLIMIENTO

 

6.1. Requerimientos:

 

El adjudicatario deberá evaluar la eficacia y eficiencia en la gestión de la actividad de la Auditoría Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, a la luz de lo establecido en las “Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público”, “Normas Generales de Auditoria para el Sector Público” y las “Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las Auditorías Internas del Sector Público” de manera que se logre:

 

• Analizar la percepción, tanto del Servicio Exterior como del Servicio Interior, respecto a la función de Auditoría Interna, con el propósito de identificar buenas prácticas y formular propuestas concretas de mejora que contribuyan al fortalecimiento de su imagen y efectividad en el cumplimiento de sus objetivos.

 

• Determinar si los recursos destinados a la Auditoría Interna son suficientes para garantizar una cobertura adecuada de la totalidad del universo de auditoría, su planificación estratégica y el enfoque profesional dirigido por esta unidad.

 

• Evaluar si la capacidad técnica y el tamaño del equipo encargado de la Auditoría Interna son adecuados para la implementación exitosa del Plan Anual de Labores. Además, analizar si los recursos disponibles son suficientes para su ejecución eficiente y si se promueve un desarrollo profesional sostenible mediante programas de capacitación continua que permitan anticipar y atender las necesidades futuras derivadas de cambios en el entorno profesional.

 

• Emitir una valoración acerca del nivel de cumplimiento de los procesos establecidos por la Auditoría Interna en relación con sus funciones y responsabilidades, asegurando su coherencia con la Misión, Visión, el Código de Ética institucional y el Plan Estratégico Institucional (PEI).

 

• Acreditar el cumplimiento de la disposición 4.9. del “Informe de auditoría sobre la organización y servicios de la Auditoría Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto” (29 de noviembre de 2024; Informe N.º DFOE-GOB-IAD-00010-2024), en cuanto a la definición de las acciones de coordinación.

 

Lo anterior, sin perjuicio de que el adjudicatario en ejercicio de su criterio profesional y experiencia, pueda considerar aspectos adicionales que estime relevantes para ampliar el alcance de sus evaluaciones y fortalecer la calidad del análisis realizado.

 

6.2. Entregables esperados:

 

-Plan de trabajo y cronograma.

-Informes de avance (si aplica).

-Borrador del informe final para revisión.

-Informe final con hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

PLAZO DE ENTREGA:

 

De conformidad con las directrices de la Contraloría General de Costa Rica, la auditoría externa deberá ejecutarse conforme a las siguientes etapas y plazos máximos:

 

• Planificación de la auditoría.

 

El adjudicatario dispondrá de un plazo máximo de quince (15) días naturales, contados a partir de la orden de inicio contractual, para la elaboración y presentación del Plan de Auditoría. Este deberá incluir, como mínimo, el alcance, objetivos, metodología, identificación de riesgos, recursos asignados y cronograma detallado de actividades.

 

• Requerimiento y suministro de información.

 

Una vez notificada formalmente la solicitud de información por parte del adjudicatario, el auditado dispondrá de un plazo de hasta diez (10) días naturales para la entrega completa de la documentación requerida.

 

El adjudicatario deberá verificar la integridad de la información recibida dentro de los tres (3) días naturales siguientes.

 

• Ejecución del trabajo de campo.

 

El adjudicatario contará con un plazo máximo de cuarenta (40) días naturales para la ejecución del trabajo de campo, que comprenderá la aplicación de pruebas de auditoría, entrevistas, análisis documental y demás procedimientos técnicos necesarios, conforme a normas profesionales aplicables.

 

 

 

 

• Comunicación de hallazgos preliminares.

 

Finalizado el trabajo de campo, el adjudicatario deberá comunicar por escrito los hallazgos preliminares en un plazo máximo de siete (7) días naturales, otorgando audiencia al auditado.

 

• Respuesta de la Administración.

 

La Auditoría Interna (ente auditado) dispondrá de un plazo de hasta diez (10) días naturales para remitir sus comentarios, aclaraciones, evidencia de respaldo o manifestación de aceptación de los hallazgos comunicados.

 

• Presentación del informe borrador.

 

El adjudicatario deberá remitir el informe borrador en un plazo máximo de diez (10) días naturales, contados a partir de la recepción de la respuesta del auditado del vencimiento del plazo otorgado para tal efecto.

 

• Revisión del informe borrador.

 

El auditado contará con un plazo de siete (7) días naturales para la revisión del informe borrador y la remisión de observaciones finales.

 

• Emisión del informe final.

 

El adjudicatario deberá emitir el informe final en un plazo máximo de ocho (8) días naturales, contados a partir de la recepción de las observaciones al borrador o del vencimiento del plazo para presentarlas.

El plazo total de ejecución de la auditoría no deberá exceder de noventa (90) días naturales, salvo que medie justificación técnica debidamente aprobada.

 

El oferente deberá indicar el plazo estimado para la entrega del informe de resultados de la evaluación externa de la calidad de la Auditoría Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, expresado en semanas y/o en horas de trabajo, según cronograma preestablecido.

 

SOBRE LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS:

 

En caso de certificaciones o documentos legales deben estar actualizados y deben ser presentados según los términos y condiciones establecidos en este cartel.

 

El Departamento de Proveeduría del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto es la oficina que tramita el procedimiento y que proporcionará la información adicional necesaria respecto de las especificaciones y documentación relacionada, información que deberá ser gestionada y publicada a través del Sistema SICOP.

 

Toda oferta deberá ser elaborada y presentada en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), a más tardar a la hora y fecha indicada en el cartel electrónico como cierre de recepción de ofertas.

 

Toda gestión de los interesados en participar en esta contratación, así como de aquellos que hayan presentado oferta, deberá realizarse a través del sistema SICOP. La Administración no admitirá para trámite consultas, documentos, aclaraciones, objeciones u otros que sean presentados por otra vía, salvo que así lo haya solicitado o autorizado explícitamente a través de un comunicado mediante el sistema SICOP.

 

En los casos de manuales o documentación técnica que no esté disponible en documento electrónico, este se debe incluir como un archivo en el PDF, JPG, entre otros.

 

El acto de apertura de las ofertas se realizará mediante el sistema, una vez vencida la fecha y hora establecida en el cartel.

 

Todas las unidades de medidas que se utilicen en la oferta deben estar dadas en el Sistema Internacional (S.I.) de Pesos y Medidas.

 

En caso de oferentes calificadas como PYME, deberá aportar documentos donde se acredite tal condición, siempre en observancia de lo establecido en el artículo 20, inciso a), de la Ley N° 82623, Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas y sus reformas, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 94, del 17 de mayo del 2002.

 

El oferente deberá indicar la vigencia de su oferta. Sin embargo, en ningún caso ésta podrá ser inferior a treinta y cinco (35) días hábiles, contados a partir de la fecha señalada para la apertura de las ofertas.

 

Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, el oferente admite conocer completamente las condiciones del concurso, sus aclaraciones o modificaciones, y que acepta todos los términos y condiciones que en ellos constan, así como cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social de sus trabajadores y que el contrato que se llegue a suscribir entre las partes no generará responsabilidad alguna para la Administración, en cuanto a dichos rubros y someterse a la jurisdicción y a los Tribunales nacionales.

 

En caso de disconformidad justificada por el pliego de condiciones de esta licitación, los oferentes podrán presentar recurso de objeción en contra del cartel de la licitación dentro del plazo de 2 días hábiles contados a partir del día siguiente hábil a la publicación de la licitación, de conformidad con el artículo N° 255 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

 

METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN

 

Con las ofertas admisibles para una eventual adjudicación, se procederá a realizar la calificación de cada oferta bajo la siguiente metodología de evaluación:

 

Precio: …………………………………………….…………………90%

Pymes – Economía Social Solidaria………….…………10%

Total:………………………………………….…………………..…100%

 

Para determinar el puntaje correspondiente en el factor precio se aplicará la siguiente fórmula:

 

 

PF= {1-[(Px-Pmin)/Pmin]} x90

 

En donde:        PF =Puntaje obtenido por la empresa para el Factor Precio.

                        Px=      Precio Total ofrecido por la empresa en evaluación.

                        Pmin= Precio de la oferta con el monto más bajo.

 

 

Los oferentes deberán indicar expresamente que el precio es firme y definitivo.

 

El Ministerio no reconocerá ningún costo adicional que no esté incluido en el precio total ofrecido.

 

El oferente debe contemplar dentro del costo de su oferta el traslado del bien (bienes) desde sus instalaciones hasta el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.

 

Pymes y organizaciones de la economía social solidaria (10%):

 

De conformidad con el Decreto Ejecutivo N° 42709-H-MEIC-MTSS-MINAE-MICITT, “Medidas para incentivar la participación de empresas, pyme y empresas de la economía social en las compras públicas de la administración, según criterios de localización y sostenibilidad” se otorgará puntos de la metodología de evaluación a los oferentes que demuestren ser empresas clasificadas como “pymes” o que sean organizaciones o empresas de la “Economía Social Solidaria” y según su ubicación en los distritos del país que estén clasificados como de "Zonas de Mayor Desarrollo Relativo" o "Zonas de Menor Desarrollo Relativo", según se detalla a continuación:

 

a) Empresa “Pyme” u organización perteneciente a la “Economía Social Solidaria” ubicada en zona de Mayor Desarrollo Relativo: Obtiene 7%.

 

b) Empresa “Pyme” u organización perteneciente a la “Economía Social Solidaria” ubicada en zona de Nivel Medio de Desarrollo Relativo: Obtiene 8%.

 

c) Empresa “Pyme” u organización perteneciente a la “Economía Social Solidaria” ubicada en zona de Nivel Bajo de Desarrollo Relativo: Obtiene 9%.

 

d) Empresa “Pyme” u organización perteneciente a la “Economía Social Solidaria” ubicada en zona de Nivel Muy Bajo de Desarrollo Relativo: Obtiene 10%.

 

Para determinar en qué nivel de desarrollo relativo se encuentra el distrito en que se ubica el oferente, se debe consultar el Índice de Desarrollo Social (IDS) más reciente que en Costa Rica emite el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica a través del Área de Análisis del Desarrollo.

 

l Índice de Desarrollo Social (IDS) se puede consultar en el Alcance N° 243 / La Gaceta N° 228 del 08 de diciembre de 2023:  

https://www.imprentanacional.go.cr/pub/2023/12/08/ALCA243_08_12_2023.pdf

 

Para efectos de este Decreto Ejecutivo, el territorio nacional se clasifica en "Zonas de Mayor Desarrollo Relativo" y "Zonas de Menor Desarrollo Relativo". Su identificación se fundamenta en el valor del IDS de cada uno de los distritos, empleando para ello la técnica estadística de análisis de conglomerados, la cual permite agrupar los distritos a partir de la variabilidad de sus valores. De esta forma, los distritos agrupados en cada Zona de Desarrollo mostrarán los valores más cercanos entre sí, siendo a la vez, distantes de los pertenecientes a las otras Zonas.

 

Los rangos del IDS para cada una de las zonas precitadas se establecen del siguiente modo:

a) Mayor Desarrollo Relativo: 100 puntos a 76,70 puntos.

b) Menor Desarrollo Relativo:

 

1. i) Nivel Medio: 76,69 puntos a 60,48 puntos;
2. ii) Nivel Bajo: 60,47 puntos a 43,56 puntos;

iii) Nivel Muy Bajo: 43,55 puntos a 0,00 puntos.

 

Para los nuevos distritos que se crearen después de la emisión del presente Decreto Ejecutivo, el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica emitirá criterio técnico que permita imputarle el valor del IDS respectivo. 

 

Los oferentes deben aportar la patente municipal o el permiso sanitario del Ministerio de Salud para demostrar la ubicación de su empresa u organización y por ende la zona de desarrollo relativo. Para los casos de empresas que por su actividad económica no requieran la patente municipal, se podrá presentar un recibo de servicios públicos (luz, agua, entre otros) donde, se especifique bien la dirección del oferente.

 

De conformidad con la Ley para Organizaciones Socioproductivas de la Economía Social Solidaria (Ley N°10859) del 4 de febrero de 2026, que tiene por objeto establecer un marco jurídico para la promoción y el fomento de las organizaciones socioproductivas de la economía social solidaria, se detalla las organizaciones consideradas como parte de la Economía Social Solidaria:

 

ARTÍCULO 5- Tipos de organizaciones socioproductivas de la economía social solidaria amparadas por la presente normativa.

 

Estarán amparadas en este marco normativo las organizaciones socioproductivas de la economía social solidaria que, actualmente, están bajo las siguientes figuras:

 

a) Las Asociaciones Administradoras de Sistemas de Acueductos y Alcantarillados (Asadas), establecidas bajo la Ley 2726, Ley Constitutiva del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, de 14 de abril de 1961.

 

b) Las organizaciones comunales bajo la Ley 3859, Ley de Desarrollo de la Comunidad, de 7 de abril de 1967.

 

c) Las asociaciones solidaristas reguladas por la Ley 6970, Ley de Asociaciones Solidaristas, de 7 de noviembre de 1984.

 

d) Las fundaciones constituidas de acuerdo con la Ley 5338, Ley de Fundaciones, de 28 de agosto de 1973.

 

e) Las cooperativas bajo la Ley 4179, Ley de Asociaciones Cooperativas y Creación del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo, de 22 de agosto de 1968.

 

f) Los centros agrícolas cantonales en el marco de la Ley 4521, Creación de los Centros

Agrícolas Cantonales, de 26 de diciembre de 1969.

 

g) Las asociaciones de productores, de trabajadores, gremiales, artistas u otras que realicen actividad económica empresarial, organizadas al amparo de la Ley 218, Ley de Asociaciones, de 8 de agosto de 1939.

 

h) Las sociedades anónimas laborales reguladas por la Ley 7407, Ley de Sociedades Anónimas Laborales, del 3 de mayo de 1994.

 

En caso de ofertas en consorcio entre un oferente que sea “pyme” o que sea una organización o empresa de la “Economía Social Solidaria” y un oferente que no sea ni “pyme” ni sea de la “Economía Social Solidaria”, el oferente que ostente la condición de “pyme” u organización o empresa de la “Economía Social Solidaria” deberá realizar al menos un 25% del servicio total ofertado por el consorcio y este deberá constar en el acuerdo consorcial que se presente en la oferta.

 

SOBRE PRECIOS INACEPTABLES:

 

De conformidad con el artículo 106 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, se estimarán precios inaceptables y en consecuencia motivo de exclusión de la oferta, los siguientes precios:

 

Ruinoso o no remunerativo para el oferente, que dé lugar a presumir el incumplimiento por parte de éste de las obligaciones contractuales por insuficiencia de la retribución establecida. La Administración deberá solicitar al oferente que justifique y desglose razonada y detalladamente, mediante la presentación de aquella información y documentos que resulten pertinentes, que el precio cobrado le permite cubrir los costos de la obra, bien o servicio de conformidad con los requerimientos del pliego de condiciones. Esa solicitud deberá efectuarla antes de aplicar el sistema de evaluación, a efecto de no incluir en el listado de ofertas elegibles aquella que contenga un precio ruinoso, sin perjuicio de que en caso de duda acerca de la razonabilidad del precio de previo, solicite una línea de crédito o una garantía conforme lo establece el artículo 41, párrafo cuarto, de la Ley General de Contratación Pública y proceda conforme a lo regulado en el artículo 101 de este Reglamento.

 

Precio excesivo, es aquel que comparándose con los precios normales de mercado los excede o bien que supera una razonable utilidad. Antes de adoptar cualquier decisión, la Administración indagará con el oferente cuáles motivos subyacen para ese tipo de cotización y éste deberá justificar razonadamente su oferta, para lo cual aportará la información y documentos que resulten pertinentes.

 

Precio que excede la disponibilidad presupuestaria, en los casos en que la Administración no tenga medios para el financiamiento oportuno o el oferente no acepte ajustar su precio al límite presupuestario, manteniendo las condiciones y calidad de lo ofrecido. En caso de que el oferente acepte ajustar su precio, la Administración deberá verificar que el precio ajustado sea razonable. En tal caso, la oferta se comparará con el precio original y no con el precio derivado del ajuste.

 

Precio producto de una práctica colusoria o producto de cualquier práctica de comercio desleal. Se refiere a los precios cotizados por aquellos oferentes que, pese a haber sido sancionados por las autoridades nacionales en materia de competencia, cotizan directa o indirectamente por medio de algún miembro de su grupo comercial, durante el período en que hubiera sido sancionado conforme a lo previsto en la Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor, Ley N° 7472 de 20 de diciembre de 1994 y sus reformas y de acuerdo con lo previsto en la Ley de Fortalecimiento de las Autoridades de Competencia de Costa Rica, Ley N° 9736 de 5 de setiembre de 2019. Cuando la Administración detecte alguna práctica colusoria o desleal, deberá iniciar las gestiones establecidas en el artículo N°138 de este Reglamento.

 

La Administración en el análisis de las ofertas deberá motivar técnicamente, las razones por las cuales concluye que el precio es inaceptable. En el caso del inciso d), anexará la resolución de las autoridades de competencia en la que se sanciona al oferente.

 

IMPUESTOS:

 

El contratista será el responsable por el pago de los impuestos directos e indirectos, cargas sociales, contribuciones o cualquier otro tipo de obligación tributaria que establezca el ordenamiento jurídico costarricense; derivados de la ejecución de la presente contratación.

 

De conformidad con la Ley N° 9635 de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, este Ministerio debe cancelar el Impuesto de Valor Agregado.

 

Para el caso de pagos que se deban acreditar en Costa Rica, la Administración realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre la Renta vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo N° 23 inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta N° 7092.

 

El contratista deberá mantenerse al día con sus obligaciones ante la Dirección de Tributación del Ministerio de Hacienda.

 

 

OBLIGACIONES OBRERO PATRONALES:

 

Los patronos y las personas que realicen total o parcialmente actividades independientes o no asalariadas, deberán estar al día en el pago de sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), así como con otras contribuciones sociales que recaude esta Institución conforme a la ley. Para realizar los siguientes trámites administrativos, será requisito estar inscrito como patrono, trabajador independiente o en ambas modalidades, según corresponda, y al día en el pago de las obligaciones, de conformidad con el artículo 74 de la Ley orgánica de la Caja Costarricense de Seguro Social.

 

El oferente se debe encontrar al día con las obligaciones de la ley 8783, reforma a la ley 5662 del FODESAF en su artículo 22 inciso c.

 

La condición de estar al día para con las obligaciones obrero patronales (CCSS y FODESAF), se mantendrá para el contratista, durante todo el periodo de vigencia del contrato, y durante todas las fases del proceso (desde la adjudicación y hasta la finalización del contrato). La Administración podrá validar tal condición en cualquier momento de la relación contractual.

 

Todas las obligaciones y cargas sociales correspondientes al personal que la eventual contratista designe para atender las obligaciones emanadas de esta contratación corren por cuenta de la contratista, sin ningún tipo de responsabilidad imputable a la Administración.

DECLARACIONES JURADAS:

 

Los oferentes deben presentar las siguientes declaraciones juradas:

 

• Que no le alcanza ninguna de las prohibiciones para contratar con la Administración, de conformidad con la Ley General de Contratación Pública y este Reglamento. En caso de que le alcance alguna de dichas prohibiciones, deberá indicar con cuál institución tiene esta afectación.

 

• Declaración jurada de beneficiario (s) final (es):

 

Tratándose de personas físicas, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final.

 

Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen. Además, cada proveedor oferente también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el(los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial. En caso de que los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas”.

 

Ver definición de beneficiario final en el artículo N° 16 de la “Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales”:

 

“Artículo 16.-Determinación de los beneficiarios finales. El beneficiario final será la persona o personas físicas que en primera instancia tengan el control de la persona jurídica en consideración a las participaciones directas e indirectas sobre el capital social. Si de tal operación no se identifica alguno, se tendrá como beneficiario final a las personas físicas que tengan una influencia sustantiva, es decir control por otros medios sobre la persona jurídica.

 

Se entenderá como influencia sustantiva, contar con la mayoría de los derechos de voto de los accionistas o socios, tener el derecho a designar o cesar a la mayor parte de los órganos de administración, dirección o supervisión, poseer la condición de control de esa empresa en virtud de sus estatutos, u otros. En caso de que tampoco sea posible identificarlo, finalmente se tendrá como beneficiario final a la persona que ocupe el puesto directivo superior de la persona jurídica que hace la declaración.” El subrayado no es del original

 

Por favor indicar claramente en la declaración jurada quien(es) son los beneficiarios finales.

METODOLOGIA DE DESEMPATE:

 

En el caso de presentarse un empate entre dos o más ofertas en la evaluación final, se aplicará lo establecido en el artículo 97 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública:

 

Primero factor de desempate: se dará prioridad a las empresas PYMES, con una puntuación adicional a las que han demostrado su condición, de la siguiente manera:

 

PYME industria……………………………….. 5 puntos

PYME de servicio…………………………….. 5 puntos

PYME de comercio…………………………… 2 puntos

 

Segundo factor de desempate: El oferente que cotice el precio más bajo en su oferta.

 

Tercer factor de desempate: El oferente que tenga más años de experiencia.

 

Cuarto factor de desempate: De persistir el empate, definirá la suerte.

 

En este último supuesto, se convocará a los oferentes cuyas propuestas obtienen la misma puntuación a un lugar, hora y fecha determinada para seleccionar la oferta ganadora, el oferente que no se presente quedará automáticamente excluido, en caso de no presentarse ninguno de los oferentes, el desempate se realizará ante funcionarios de la Proveeduría, de todo ello se levantará un acta que será suscrita por los presentes, y posteriormente se adoptará el acto de adjudicación.

 

SOBRE EL ACTO FINAL:

 

De conformidad con el artículo N°140 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, el plazo para dictar el acto final será el dispuesto en el pliego de condiciones, que en ningún caso podrá ser superior al doble del plazo fijado en el pliego de condiciones para la recepción de ofertas. Únicamente en casos excepcionales y mediante acto debidamente motivado, se podrá prorrogar hasta por un plazo igual al de recibir ofertas, acto que será suscrito por el superior jerárquico o a quien éste delegue para dictar el acto final e incorporado en el sistema digital unificado.

 

La Administración va a seleccionar a la oferta que alcance la mayor nota de evaluación y que haya cumplido con todos los puntos señalados en el cartel de esta licitación reducida, previa revisión de la Unidad Solicitante y de la Proveeduría Institucional.

 

En contra del acto de adjudicación cabrá recurso de apelación, el cual se podrá presentar dentro del plazo de 2 días hábiles, contados a partir de la notificación del acto final. 

DEL PAGO Y DOCUMENTACION:

 

Las facturas deben presentarse en idioma español, no se dará trámite de pago a la factura si no cuenta con el recibido conforme y el visto bueno del funcionario con competencia para ello.

 

La forma de pago será Usual de Gobierno (mediante acuerdo de pago y depósito en cuenta bancaria del contratista). La misma se entiende como aquel pago que efectúa el Gobierno Central de la República de Costa Rica, para cancelar sus obligaciones ante los proveedores locales e internacionales, por concepto de compra de bienes y servicios; dentro de los 45 días naturales (Resolución N° 770-2016 Ministerio de Hacienda), a partir de la fecha de recibo a satisfacción del servicio y previa autorización con visto bueno en factura por el Administrador del Contrato.

 

En el caso de los proveedores de pequeñas y medianas empresas (PYME) y de conformidad con la reforma del artículo 34 del Reglamento General a la Ley de Contratación Administrativa publicada en el Alcance N° 202 Gaceta N° 240 y registrados en el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC), que han demostrado esta condición, la Ley N° 8262 Ley de Fortalecimiento de las pequeñas y medianas empresas y sus reglamentos, la Administración Central tendrá un plazo de 30 días naturales para pagar.

 

La Dirección General de Tributación, mediante Resolución DGT-R-48-2016 de fecha 7 de octubre del 2016, autoriza el uso de la factura electrónica, siempre que cumplan con los requisitos y características indicadas en la página de Hacienda (http://www.hacienda.go.cr/contenido/13383-requisitos-de-las-facturas- comprobantes–de ingresos).

 

Además, dicha entidad, publicó el 20 de marzo del 2018 la Resolución N° DGT-R-012-2018, denominada “Obligatoriedad general para el uso de comprobantes electrónicos”.

 

De conformidad con el artículo N° 278 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, los derechos de cobro frente a la Administración podrán cederse en cualquier momento, sin que sea necesario el consentimiento de ésta. Sin embargo, deberá informarse a la entidad contratante, una vez que la cesión sea convenida, sin detrimento de los montos que por concepto de multas y cláusulas penales se deban resarcir con dicho pago, los cuales se deducirán automáticamente del monto. El documento de cesión de derechos de pago deberá ser presentado ante la Administración mediante el sistema digital unificado.

 

Antes de esa comunicación cualquier pago hecho a nombre del contratista surtirá efecto liberatorio.

 

La Administración no podrá negarse a pagar al cesionario, pero si podrá oponer la excepción de falta de cumplimiento o cumplimiento defectuoso o tardío de lo pactado.

 

La cesión de pago recibida por la Administración no exonera al contratista de sus obligaciones y tampoco convierte al cesionario en parte contractual. El cesionario del crédito asume por completo el riesgo por el no pago de la obligación por parte de la Administración, originado en las excepciones antes dichas.

 

Carecen de efecto legal las leyendas incluidas en las facturas comerciales que supongan aceptación del objeto contractual o renuncia a reclamos posteriores derivados de la simple recepción del documento de cobro.

 

 

SOBRE EL CONTRATISTA:

 

 

El contratista no podrá rechazar las solicitudes de órdenes de pedidos válidamente emitidas, salvo la existencia de deuda vencida por parte de la Administración, o que el valor de la orden de pedido sea inferior al valor mínimo indicado por el oferente en su oferta.

 

La presente adjudicación queda condicionada a la efectiva disponibilidad presupuestaria y/o financiera y sujeta a la legislación vigente y al cumplimiento de los requisitos de refrendo o formalización contractual que correspondiere de conformidad con la Resolución R-CO-44-2007, de las nueve horas del día once de octubre del 2007 publicada en el Diario Oficial La Gaceta 202 del lunes 22 de octubre del 2007 y sus reformas.

 

El contratista se compromete que sus funcionarios, se conduzcan con rectitud, respeto y cortesía. Asimismo, deberán observar y respetar las disposiciones que contemplan la Ley y el Reglamento contra el Hostigamiento Sexual en el Empleo en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. El incumplimiento a esta cláusula facultará al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto a rescindir el contrato sin ningún tipo de responsabilidad.

 

El contratista asumirá todas las obligaciones laborales contenidas en el código de trabajo y demás leyes y regulaciones conexas, así como póliza de seguros contra riesgos del trabajo u otros.

 

El contratista asumirá las obligaciones fiscales, municipales y de cualquier índole tributaria que sean aplicables y cualquier otra que le afecte durante la vigencia del presente contrato.

 

El contratista está obligado a cumplir estrictamente con lo ofrecido en su propuesta y en cualquier manifestación formal documentada que haya aportado adicionalmente en el curso del procedimiento o en la formalización de la adjudicación. 

 

El contratista deberá apegarse en todo momento a todas las condiciones establecidas en este cartel sean estas del tipo técnicas, jurídicas o financieras. 

 

El contratista deberá cumplir fielmente con lo que estipule en su oferta y con la presentación de los documentos que la Administración le solicite en el presente cartel u aquellos que además le permitan garantizar la satisfacción del interés público. 

 

El servicio será prestado por el contratista sin que medie ninguna relación laboral ni estatutaria; el adjudicatario y sus empleados no se considerarán funcionarios del Ministerio.

 

El servicio que sea brindado de forma incompleta, defectuosa, impuntual o no los haya realizado del todo por causas imputables al contratista, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto pagará únicamente a la empresa contratada el servicio prestado a satisfacción y conforme con lo convenido entre las partes.

 

FISCALIZACIÓN Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

 

De conformidad con el artículo N° 283 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública, los funcionarios encargados de los contratos deberán fiscalizar en la ejecución contractual al menos los siguientes aspectos:

 

a) Realizar un control objetivo de la ejecución contractual, aplicando las medidas de control de forma eficiente en los procesos involucrados a fin de que el objeto contractual se cumpla a cabalidad.

 

b) Verificar mediante control técnico que el objeto contractual sea de la calidad y cumpla los requerimientos establecidos en la contratación en procura de que el contratista se ajuste a las condiciones y plazos establecidos en el contrato. Para tal efecto, podrá solicitar asistencia a las unidades técnicas respectivas, cuando sea necesario.

 

c) Comunicar en forma inmediata al contratista el incumplimiento de la programación de las actividades, de conformidad con el plan de ejecución vigente y autorizado, a fin de que el contratista adopte las medidas pertinentes para su corrección y se apliquen las multas, según corresponda.

 

d) Llevar el control de la vigencia de las garantías de cumplimiento, así como las colaterales.

 

e) En caso de posibles faltas e incumplimientos de gravedad cometidas por el contratista durante la ejecución del contrato, procederá a comunicarlo al órgano competente, para que éste tome las medidas legales y contractuales correspondientes.

 

f) Solicitar los criterios técnicos necesarios para una mejor fiscalización de los contratos, cuando se requiera por la naturaleza de la materia o especialidad.

 

g) Cualquier otro aspecto que la Administración contratante considere necesaria para la correcta fiscalización del contrato.