Servicios profesionales para levantamiento, análisis, rediseño, estandarización y documentación de procesos SGC

1. CONDICIONES ESPECIALES

 

• Calidades Mínimas del Oferente:

Condiciones especiales: 

 

1. Los profesionales responsables de la ejecución de la contratación deberán contar, como mínimo, con grado de Bachiller en Ingeniería Industrial.
2. Deberán demostrar experiencia en levantamiento, análisis, diseño o rediseño de procesos, elaboración de procedimientos y documentación asociada a Sistemas de Gestión de Calidad.
3. Deberán tener conocimientos en diagramación de procesos utilizando la notación BPMN 2.0.
4. Será deseable que el profesional cuente con conocimientos en Tecnologías de Información y en Sistemas de Gestión de Calidad.
5. El oferente deberá identificar en su oferta a los profesionales responsables de la ejecución de la contratación y aportar su currículo, junto con la documentación que respalde la formación y experiencia solicitadas.
6. En caso de sustitución de los profesionales durante la ejecución del contrato, el adjudicatario deberá solicitar la aprobación previa de la Administración. El profesional sustituto deberá cumplir, como mínimo, con los requisitos de formación y experiencia establecidos en la presente contratación.
7. Los productos desarrollados deberán ajustarse a la metodología, plantillas y lineamientos establecidos por el Sistema de Gestión de Calidad del Centro de Informática e incorporar las observaciones formuladas por la Administración dentro del plazo establecido en la contratación.

 

• Responsabilidades del adjudicatario

 

• El adjudicatario deberá elaborar y actualizar la documentación asociada según los procesos en el formato establecido por el CI, ya sea de procedimientos, instructivos, manuales, formularios y otros.
• Luego de cada una de las entregas de documentación (productos) y las revisiones de UCM, el adjudicatario deberá analizar y ejecutar las mejoras solicitadas a los productos entregados en un plazo de 2 semanas.

 

• Factores por evaluar

 

Factor	Porcentaje
I. Precio	100%

 

La evaluación de precios será ejecutada de manera automática por la plataforma SICOP.

1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
   • Especificaciones o requerimientos técnicos mínimos del renglón:

Reglón 1: Contratación de servicios profesionales en Ingeniería Industrial para analizar, documentar y proponer mejoras en cuatro procesos vinculados con Tecnologías de Información (TI) del Centro de Informática (CI). Las tareas incluyen: 

 

1. Desarrollar una sesión de inicio para cada uno de los cuatro procesos objeto de la contratación, con la participación del equipo gestor del proceso, la Unidad de Calidad y Mejora Continua y las demás personas que designe el Centro de Informática, con el fin de definir el alcance, metodología, cronograma y actividades de trabajo.
2. Ejecutar el levantamiento de información, análisis, diseño o rediseño y validación de cada uno de los procesos, en conjunto con el personal del Centro de Informática, mediante sesiones virtuales sincrónicas o presenciales, según corresponda, de aproximadamente dos horas semanales o la duración que acuerde la Administración.
3. Elaborar minutas semanales que documenten las actividades realizadas, acuerdos, compromisos, productos desarrollados y las horas invertidas en cada proceso.
4. Ejecutar, como mínimo, seis horas semanales de trabajo profesional para el análisis, levantamiento, actualización y documentación de los procesos asignados, incluyendo:
   1. Análisis de la documentación suministrada por el Centro de Informática relacionada con la estructura organizacional, normativa, funciones, procedimientos y demás información necesaria para el desarrollo del proyecto.
   2. Levantamiento y análisis de la situación actual de cada proceso e identificación de oportunidades de mejora.
   3. Elaboración o actualización de procedimientos, manuales, formularios, registros, instructivos y demás documentos asociados, conforme con la metodología del Sistema de Gestión de Calidad del Centro de Informática.
   4. Elaboración de los diagramas de proceso utilizando la notación BPMN 2.0.
5. Desarrollo de propuestas de indicadores de gestión para cada procedimiento documentado.
6. Incorporación de las observaciones y ajustes solicitados por el equipo gestor del proceso, la coordinación del área o unidad correspondiente y la Unidad de Calidad y Mejora Continua.
7. Desarrollar una sesión de cierre para cada proceso, con la participación del equipo gestor y de la Unidad de Calidad y Mejora Continua, en la que se presenten los productos finales, las mejoras incorporadas y los resultados obtenidos.
8. Cada uno de los cuatro procesos constituirá un entregable independiente y podrá ser revisado, validado y recibido individualmente por el Centro de Informática.
9. Toda la documentación deberá elaborarse utilizando las plantillas, codificación y lineamientos establecidos por el Sistema de Gestión de Calidad del Centro de Informática y entregarse tanto en formato editable como en formato PDF.
10. Entregar los productos finales correspondientes a cada uno de los procesos, una vez incorporadas las observaciones formuladas por la Administración y obtenida la conformidad de la Unidad de Calidad y Mejora Continua. 

 

Para cada proceso se estima la elaboración o actualización de al menos cuatro documentos asociados, los cuales serán definidos por la Administración con base en las reuniones de inicio, el análisis de la documentación existente, la normativa aplicable y las entrevistas realizadas durante el levantamiento de información. Dichos documentos deberán ser elaborados o actualizados por el adjudicatario como parte de los entregables del proceso.

 

En aquellos casos en que, por la naturaleza del proceso, no sea técnica o metodológicamente necesario contar con al menos cuatro documentos asociados, esta condición deberá ser debidamente justificada por el adjudicatario y validada por la Unidad de Calidad y Mejora Continua.

 

• Procedimientos de control de calidad

 

• Validación y aprobación del plan de trabajo y cronograma presentado por el adjudicatario, en un plazo aproximado de 15 días naturales, el cual debe de alinearse con las horas estimadas requeridas por productos, y las revisiones del producto terminado por todos los involucrados.
• Revisión, ajuste y validación de los procesos analizados y de la documentación correspondiente, en caso de ser requerido. 
• Evaluación y validación de las soluciones propuestas frente a las problemáticas o áreas de mejora identificadas. 
• Análisis y validación de las propuestas de mejora de los procesos, antes de su implementación. 
• Verificación de los productos entregados para asegurar que cumplan con los requerimientos técnicos mínimos establecidos en el renglón contratado.

 

• Cronograma de tareas y actividades:

 

Tareas	Producto	Duración Estimada	Fechas de inicio estimada	Fecha de fin estimada	Observaciones
Realizar el levantamiento de Información relacionada, la diagramación, el rediseño en los casos necesarios, generar soluciones a problemáticas, elaborar la documentación requerida y relacionada con los procesos, así como realizar análisis de mejoramiento y aprovechamiento de oportunidades de mejora	Procedimiento 1 y su documentación asociada	8 semanas	1 setiembre	30 octubre	Proceso a definir por el CI
Realizar el levantamiento de Información relacionada, la diagramación, el rediseño en los casos necesarios, generar soluciones a problemáticas, elaborar la documentación requerida y relacionada con los procesos, así como realizar análisis de mejoramiento y aprovechamiento de oportunidades de mejora	Procedimiento 2 y su documentación asociada	8 semanas	15 setiembre	13 noviembre	Proceso a definir por el CI
Realizar el levantamiento de Información relacionada, la diagramación, el rediseño en los casos necesarios, generar soluciones a problemáticas, elaborar la documentación requerida y relacionada con los procesos, así como realizar análisis de mejoramiento y aprovechamiento de oportunidades de mejora	Procedimiento 3 y su documentación asociada	8 semanas	1 Octubre	27 noviembre	Proceso a definir por el CI
Realizar el levantamiento de Información relacionada, la diagramación, el rediseño en los casos necesarios, generar soluciones a problemáticas, elaborar la documentación requerida y relacionada con los procesos, así como realizar análisis de mejoramiento y aprovechamiento de oportunidades de mejora	Procedimiento 4 y su documentación asociada	8 semanas	15 Octubre	11 Diciembre	Proceso a definir por el CI

Observaciones:

 

1. Se pueden ejecutar las diferentes tareas paralelamente, siempre y cuando el adjudicatario mantenga la calidad de los productos y las fechas de entrega.

 

1. La administración definirá los procesos a trabajar para cada renglón, según la disponibilidad de los equipos, necesidades documentales y las cargas de trabajo.

 

1. CONDICIONES INVARIABLES

 

• Vigencia de las ofertas

Las ofertas deberán tener una vigencia de 30 días hábiles a partir de la fecha de apertura de estas.

 

• Plazo de adjudicación

La administración podrá tomar hasta 10 días hábiles para realizar la adjudicación, contados a partir de la fecha de apertura de las ofertas, prorrogable por un plazo igual en casos debidamente justificados.

 

• Forma de adjudicación

La Universidad de Costa Rica se reserva el derecho de adjudicar, en forma total o parcial a un solo oferente o de declarar desierto el concurso.

 

Se adjudicará aquella oferta que haya obtenido el mayor puntaje de acuerdo con el apartado “Evaluación de las ofertas”.

 

• Plazo de entrega

Plazo máximo de entrega: 80 días hábiles. El adjudicatario debe estar en plena capacidad para cumplir con el plazo indicado y así lo hará saber en su oferta.

 

• Lugar de entrega

Centro de informática, Ciudad Universitaria “Rodrigo Facio”, entre Facultad de Ciencias Económicas y escuela de Geología.

 

• Precio

Los oferentes podrán presentar sus cotizaciones en colones o dólares, con el desglose de tributos correspondiente y todo de acuerdo con el artículo 98 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

 

Para esta contratación y de conformidad con lo establecido en el artículo 44 inciso b) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, se establecen los siguientes rangos de tolerancia

 

Rango mínimo	Rango máximo
-20% del valor estimado	+20% del valor estimado

 

• 6.1. PRECIO Y ESTRUCTURA DE COSTOS

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 102 del RLGCP, todo oferente tiene la obligación de presentar la estructura del precio tanto en valores absolutos como porcentuales.  Para la presente licitación se establece la siguiente plantilla en la que se debe agregar cada línea en la que se presente una oferta, indicando el porcentaje de ponderación de cada componente dentro del precio total y el monto correspondiente. 

Instrucciones de llenado:

1. a) La columna “% Ponderación” debe sumar 100 %.
2. b) La columna “Monto (₡ / $ u otra )” debe coincidir con el precio total ofertado para la línea correspondiente.
3. c) Los montos deben incluir todos los costos, cargas, utilidades e impuestos aplicables, conforme a la normativa vigente y lo indicado en SICOP. Impuestos por separado, en caso de no indicarse se presume que están incluidos; así como indicar si no le afecta el impuesto por el tipo de bien. 
4. d) Si la oferta se presenta en moneda extranjera, utilice el signo correspondiente y observe lo dispuesto en este proceso respecto a tipo de cambio y pagos.
5. e) Cuando existan subcontrataciones, refleje su costo en el renglón respectivo y asegure consistencia con lo declarado en su oferta técnica y administrativa.

 

Componente	% Ponderación	Monto (₡ / $)
Mano de obra directa
Costos directos
Mano de obra indirecta
Costos Indirectos
*Imprevistos (PARA BIENES NO APLICA)
Utilidad
Total	100%
IVA	2%

 

* SE RECUERDA A LOS POTENCIALES OFERENTES QUE LA ÚNICA ESTRUCTURA DE PRECIO VÁLIDA ES LA SUMINISTRADA POR LA ADMINISTRACIÓN EN ESTE PLIEGO DE CONDICIONES. POR LO TANTO, LOS PARTICIPANTES DEBERÁN DESGLOSAR CADA ELEMENTO DEL PRECIO SEGÚN DICHA ESTRUCTURA, GARANTIZANDO ASÍ LA EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS EN IGUALDAD DE CONDICIONES.

• Fórmula de revisión de precios 

Para realizar la revisión de precios, se utilizará la fórmula matemática establecida en el artículo 51 del Reglamento de Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios  en los Contratos de Bienes y Servicios, la cual se muestra a continuación: 

 

 

 

En donde, 

Rpc: Representa el monto de la revisión del precio unitario contractual para cada línea o renglón de pago en un mes calendario específico, conforme a la moneda ofertada.

 

PC: Representa el monto del precio unitario contractual de la línea o del renglón de pago. 

 

Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos directos de mano de obra, que serán revisados mediante índices, multiplicada por la variación de los índices de precios de mano de obra directa.  

Dicha variación se obtiene de dividir el valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad.

 

: Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos directos de insumos, que serán revisados mediante índices, multiplicada por la variación de los índices de precios de los insumos directos. Dicha variación se obtiene de dividir el valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad.

 

: Representa la ponderación en valor porcentual de los costos por subcontrataciones, multiplicada por la variación del Índice de Precios al Consumidor (IPC), respectivo del país de origen del costo. Dicha variación se obtiene de dividir el valor del IPC de un mes calendario específico entre el valor del IPC del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad.

El valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad.

 

: Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos indirectos de mano de obra, que serán revisados mediante índices, multiplicada por la variación de los índices de precios de mano de obra indirecta. Dicha variación se obtiene de dividir el valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad.

 

 : Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos indirectos de insumos, que serán revisados mediante índices, multiplicada por la variación de los índices de precios de los insumos indirectos. Dicha variación se obtiene de dividir el valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la  

presentación de la oferta y restarle la unidad.

 

Para efectos de la aplicación de la fórmula, cada ponderación en valor porcentual de los costos deberá ser expresada en forma decimal con aproximación a la cifra diezmilésima, esto es que la cifra numérica tendrá cuatro dígitos después de la coma. 

 

Índices de precio utilizables 

De conformidad con el Capítulo II del Reglamento de Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios (artículos del 8 al 14),  los oferentes deberán aportar el detalle de los índices de precios representativos para cada uno de  los elementos de la estructura previamente solicitada, con los siguientes parámetros: 

 

• El nombre, nivel, código y cualquier otra característica que identifique el índice de precios de todos los costos directos e indirectos de la estructura de precio. 
• Ente público competente que divulga el índice 
• El enlace del sitio web del ente competente que emite el índice en donde se accede a la información aportada. 

Para los índices de precios en moneda extranjera: 

• El país de origen y unidad monetaria de los costos. 
• El nombre, nivel, código y cualquier otra característica que identifique el índice de precios oficial de los costos directos e indirectos de la estructura de precio. 
• La periodicidad con que se determina el valor de cada índice, d) el ente competente que publica el índice.
• El enlace del sitio web del ente competente que emite el índice, en donde se accede a la información aportada. 

Para lo anterior los oferentes deberán presentar una declaración jurada en donde acrediten la veracidad de la información aportada.

 

No objeción 

De conformidad con el artículo 7 y 17 Reglamento de Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios, las personas responsables de emitir las no objeciones son: 

La pertinencia de los índices aportados en la oferta, la persona encargada de emitir dicho acto es:  Analista encargado. 

 

En el programa de trabajo, la persona encargada de emitir dicho acto es: usuario técnico. En la Universidad de Costa Rica, la instancia pertinente de realizar los reajustes y revisiones de precios, así como de emitir la no objeción para la pertinencia de la documentación probatoria para aplicar el método analítico documental, cuando sea procedente, es la Unidad de Ejecución Contractual. 

 

Presentación: 

La información de los componentes de la estructura de precios y los índices relacionados, deberán presentarse en el siguiente formato, debe presentar un cuadro por cada moneda ofertada. Dicha información se considera bajo juramento al momento de presentar la oferta:

 

Moneda: (colones, dólares, etc.)

Partida

Costo   Directo   Insumo

Costo   Directo   Mano de Obra Directa

Costo   Directo   Subcontrataciones

Costo   Indirecto   Insumos

Costo   Indirecto   Mano de Obra   Directa

Utilidad

Imprevistos

Valor  Abso-luto

Valor  Porcentual

Valor  Absoluto

Valor  Por centual

Valor  Absolu to

Valor  Porcentual

Valor Absoluto

Valor  Por cen tual

Valor  Abso luto

Valor  Por centual

Valor  Abso luto

Valor  Por cen tual

Valor  Abso luto

Valor  Por cen tual

1

Uni-tario

Total

2

Uni-tario

Total

3

Uni-tario

Total

Incluir  índice (s)  Relacionado (s)

 

Nota: En caso de requerir el trámite de exoneración, deberá indicar el plazo respectivo para la entrega de los documentos y el plazo para la entrega de los equipos, en el siguiente enlace puede encontrar la información correspondiente para presentar dicho trámite ante la Universidad de Costa Rica http://osum.ucr.ac.cr/taxonomy/term/47 una vez recibida la nota de exoneración debidamente aprobada por el Ministerio de Hacienda.

 

• Cancelación y forma de pago

La forma de pago se regirá bajo las siguientes cláusulas:

• El monto total del proyecto se cancelará en pagos, de acuerdo con la entrega de productos establecidos y la aprobación de los mismos.
• Para que la Administración autorice un pago de un producto, éste debe ser entregado cumpliendo con la totalidad de las funcionalidades solicitadas para dicho producto. Se cancelarán los montos de pago únicamente a los productos completos.
• En caso de que un producto se entregue sin la totalidad de las funcionalidades o características solicitadas, este se devolverá al contratado y se deberán hacer los ajustes necesarios.
• Las correcciones o ajustes solicitados no deben interferir en la entrega o retrasar la entrega de otros productos establecidos en el cronograma de la contratación. (*).

Para los pagos correspondientes, es requisito:

• La presentación de las minutas semanales asociadas a cada producto entregado.
• Recibido conforme del producto validado por el coordinador de Área. Esta aceptación corresponde al recibido técnico del producto.
• La presentación de la factura timbrada por el Ministerio de Hacienda, luego del recibido conforme del producto.
• Copia del pago de los seguros de enfermedad, invalidez, vejez y muerte al día.
• Debe tomarse en cuenta que, a partir de la presentación de la factura respectiva, luego del recibido conforme, la Administración tiene hasta treinta (30) días naturales para efectuar cada pago.
• La distribución de pagos se realizará de la siguiente manera, según los Productos solicitados en el siguiente cuadro:

 

Desglose de pagos por producto entregado, según monto ofertado
Producto	Pago porcentual del producto
1 Procedimiento y documentación asociada	25 %
2 Procedimiento y documentación asociada	25 %
3 Procedimiento y documentación asociada	25 %
4 Procedimiento y documentación asociada	25 %
Totales	100 %

 

(*) El supervisor del contrato debe comunicar por escrito a la Unidad de Adquisiciones, el incumplimiento del producto por parte del adjudicatario, para que dicha Unidad formalice la entrega o multa correspondiente.

 

• La presentación de la factura debe ser de forma electrónica al correo facturas.ci@ucr.ac.cr

 

• Forma de adjudicación

La Universidad de Costa Rica se reserva el derecho de adjudicar, en forma total o parcial a un solo oferente o de declarar desierto el concurso.

 

Se adjudicará aquella oferta que haya obtenido el mayor puntaje de acuerdo con el apartado “Evaluación de las ofertas”.

3.12 INCUMPLIMIENTOS

En caso de incumplimiento de cualquiera de las cláusulas del cartel, la oferta o del contrato, la Universidad de Costa Rica se arroga el derecho de rescindir y/o resolver unilateralmente el contrato, sin responsabilidad alguna para la Institución y sin perjuicio de la aplicación de la normativa correspondiente.

 

1. CONDICIONES GENERALES

Debe presentar las siguientes declaraciones juradas y certificaciones:

• Declaraciones juradas que debe presentar el oferente de acuerdo con lo establecido en

el artículo 32 inciso c) y artículo 122 del Reglamento Ley General Contratación Pública:

• 1.1. No le alcanzan las prohibiciones para contratar con la Universidad.
• 1.2. Que se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales.
• 1.3. En el caso de proveedor extranjero

Que se acepta en el caso de proveedor extranjero, someterse a los Tribunales y Leyes de Costa Rica, en todo lo concerniente a los trámites del procedimiento licitatorio; la ejecución del contrato y los reclamos por responsabilidad que se derivan del mismo, con renuncia expresa de su jurisdicción.

• 1.4. Beneficiario final y declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones, a

saber: 

 

“Tratándose de personas físicas, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final.

 

Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas, según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones y a quién pertenecen. Además, cada proveedor también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el (los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial”.

 

• Declaración jurada de compromiso anticorrupción y de buenas prácticas de acuerdo con

lo establecido en el artículo 24 inciso c) del Reglamento Ley General Contratación Pública. De acuerdo con el Reglamento Ley General Contratación Pública en su artículo 24 inciso c) indica lo siguiente: 

“Este compromiso anticorrupción y de buenas prácticas comerciales deberá ser incluido por la Administración contratante en el pliego de condiciones y aceptado por los oferentes con la presentación de la oferta”.

 

• Aporte de permiso municipal y permiso sanitario de funcionamiento del ministerio de salud

De acuerdo con el Código Municipal en su artículo 88, a la Ley General de Salud y el Reglamento para Autorizaciones y Permisos Sanitarios de funcionamiento otorgados por el Ministerio de Salud para establecimientos industriales, comerciales y de servicios para la operación en el territorio nacional, según sea la actividad, el oferente deberá aportar con su oferta:

• Copia de la patente domiciliada al día.
• Copia del comprobante de pago de los impuestos municipales al día o su respectivo arreglo de pago en caso de mora.
• Copia del permiso de funcionamiento sanitario vigente del Ministerio de Salud.

Esto se debe a lo que reza el artículo 79 del código municipal donde indica que toda empresa que realice una actividad lucrativa debe de contar con la misma.

 

• La Póliza de Riesgos del Trabajo.