Servicios de Mantenimiento Preventivo para Equipos de Rayos Equisdental, Unidades de la Región Pacífico Central

De conformidad a lo establecido en el pliego de condiciones

El oferente debe adjuntar con su oferta la hoja de distribuidor autorizado en el país de Costa Rica de la marca del equipo indicado.

El oferente debe de presentar un documento en la oferta una lista de los simuladores que serán utilizados para realizar mantenimiento preventivo y correctivo, además la copia de la última calibración realizada por el fabricante (Ver formulario D)

El oferente debe presentar un documento en la oferta el currículo vitae de cada ingeniero o técnico que brindara el mantenimiento, aportando certificado de la capacitación emitida por el fabricante, del o los equipos del presente contrato (Ver formulario C).

De conformidad a lo establecido en el pliego de condiciones

En caso de emergencia radiológica y/o infecciosa y/o temblor y/o incendio, el personal de la empresa adjudicada deberá, seguir los lineamientos de los funcionarios del servicio o departamento donde se encuentra dando mantenimiento y/o Unidad de Ingeniería y Mantenimiento y/o Brigada de Prevención de Combate de Incendios y/o Servicio de Vigilancia, del Centro Medico

El contratista se compromete a que su personal se apegue a las políticas y normativas de la Caja Costarricense de Seguro Social, en cuanto al comportamiento ético, moral, buenas costumbres y vestimenta. De no cumplirse lo anterior, el Centro Medico comunicará al contratista por escrito, la gravedad y/o reincidencia de la falta, para lo cual solicitará la acción correctiva.

Esta contratación será por un período de 01 año, prorrogable como máximo por 03 períodos iguales, por tratarse de una contratación mediante la Plataforma SICOP, la administración deberá comunicar con 60 días de anticipación la continuidad o no de la contratación; a falta de pronunciamiento por parte de la administración de previo al vencimiento del contrato no se considerará, ni asumirá que el contrato queda prorrogado automáticamente.
Los requisitos que se deben considerar para autorizar la prórroga son los siguientes:
• Que no se haya acreditado un incumplimiento grave en las condiciones y pactos acordados.
• Que la necesidad del aprovisionamiento prevalezca.
• Que las condiciones de compra y de precio no resulten excesivas en relación con el mercado al momento en que se valora prorrogar el contrato.
• Que se verifique la existencia de contenido presupuestario suficiente para hacerle frente a las obligaciones financieras.
• Que no resulte más conveniente para la institución la opción de adherirse a un procedimiento de adquisición a nivel gubernamental (En caso de que exista).
Fundamento legal art. 104 de la Ley General de Contratación Pública y art. 280 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO
El mantenimiento preventivo deberá realizarse según la frecuencia indicada en el cuadro descrito en el punto #1 del presente documento según cada partida y línea.

El contratista deberá realizar los mantenimientos preventivos en fecha y hora establecidos en el cronograma. En caso de que alguna de las fechas se tenga que reprogramar por solicitud de los Servicios involucrados, se notificara con una semana de anticipación por el Administrador de Contrato mediante SICOP, como Solicitud de Información.

Todo mantenimiento preventivo realizado debe de haberse coordinado previamente con el Servicio de Odontología en donde se especifique, día y horas de las que requiere disponer la empresa para que sea suspendida la consulta, de ser necesario. Se detallarán las acciones realizadas a través del reporte de servicio técnico, adjunto a éste se debe entregar el protocolo de revisión.

Y demás establecidas en el pliego de condiciones 

De conformidad a lo establecido en el pliego de condiciones

CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO

Al día hábil siguiente de la notificación del contrato mediante la plataforma SICOP, el contratista contará con un máximo de dos días hábiles para presentar al Administrador General del Contrato, Ing. Paolo Campos Sancho, el cronograma semestral de visita de mantenimiento preventivo, el cual deberá contemplar una periodicidad de máximo de ciento treinta y dos (132) días hábiles entre cada visita (seis meses).  El Administrador General del Contrato contará con un plazo máximo de tres (3) días hábiles para revisar y aprobar el cronograma presentado, este proceso contaría con un total máximo de 5 días hábiles.

La ejecución de la primera visita de mantenimiento preventivo deberá efectuarse una vez aprobada la programación y emitida la orden de inicio correspondiente, dentro de un plazo que iniciará el día hábil siguiente a dicha comunicación y que no podrá exceder de diez (10) días hábiles.

Para todos los efectos contractuales, las comunicaciones y notificaciones se tendrán por válidamente efectuadas a través de la plataforma SICOP.

El contratista se compromete a cumplir la primera visita de mantenimiento preventivo en un máximo de 10 días hábiles; y la siguiente con la periodicidad de forma semestral (equivalente a 132 días hábiles) como lo indica el cronograma de mantenimiento preventivo previamente aprobado en el que aplique la rutina.

En caso de que no se pueda realizar el mantenimiento total porque el servicio médico está ocupando los equipos se debe de hacer un reporte de servicio técnico indicando la razón por la cual no se pudo realizar la visita en el tiempo establecido ya que de lo contrario se aplicaran las multas correspondientes. El contratista podrá coordinar una nueva fecha de visita con la jefatura del servicio médico correspondiente si se amerita. El reporte mencionado anteriormente deberá venir con el visto bueno de la jefatura inmediata o del supervisor de equipo médico.

SOBRE LOS REPORTES DE MANTENIMIENTO

El contratista debe contar con un Sistema o Programa de Reportes digital, para ir implementando la digitalización de los Reportes de Mantenimiento preventivos

El reporte de servicio técnico aportado por la compañía que brinda el mantenimiento de ser digital debe ser en formato PDF, el mismo debe venir firmado por el técnico responsable de la visita de la empresa de manera digital y con la opción de poder ser modificado para las anotaciones de equipo médico. Además, debe ser enviado a los siguientes correos: jefatura del servicio, Unidad de Bienes y Servicios de cada Área.

En los reportes preventivos la compañía podrá incluir varios activos en un mismo reporte, pero deben ser de un mismo servicio, y exceptuando cuando el equipo requiera repuestos o se recomiende cambio de repuestos y/o quede fuera de servicio.

Se debe adjuntar el protocolo de revisión por mantenimiento preventivo definido por el fabricante del equipo (check list). Esto sólo aplica para mantenimiento preventivo. De igual manera en formato PDF, el mismo debe venir firmado por el técnico responsable de la visita de la empresa de manera digital y con la opción de poder ser modificado para las anotaciones de equipo médico.

Todo mantenimiento preventivo efectuado por el contratista debe ser documentado en el reporte técnico (físico o digital) con los siguientes datos:

Fecha y hora de entrada al Servicio.

Equipo en que se realizó el servicio técnico.

Número de activo, número de contrato, marca y modelo del equipo.

Nombre completo y firma del ingeniero o técnico a cargo del servicio técnico de la empresa.

Mantenimiento Preventivo, con la descripción detallada del trabajo realizado, junto a equipos o herramientas de medición utilizadas en el mantenimiento, así como los valores obtenidos en las mediciones.

Tiempo empleado en la labor.

Es requisito indispensable la entrega del reporte Digital del trabajo realizado en 01 día hábil después de realizada la visita

El reporte se recibe por correo para su firma y es indispensable para proceder a las recepciones provisional y definitiva en SICOP, para que sea realizada la gestión de facturación.
La recepción provisional y la Definitiva estará a cargo de la Jefatura del Servicio solicitante y/o el Servicio de Ingeniería y Mantenimiento (si la unidad cuenta con este departamento).

La rutina de mantenimiento preventivo, también llamada check list o protocolo de revisión deberá de entregarse adjunta al respectivo reporte de servicio técnico, dicha rutina de mantenimiento debe presentarse con la información completa sobre el equipo y las mediciones realizadas así, debe anotarse cada magnitud obtenida durante el mantenimiento; además en caso de utilizar algún dispositivo para realizar la mediciones debe detallarse en el reporte el modelo y la marca del mismo junto con su fecha de calibración, el check list se definirá de acuerdo a lo establecido por la fábrica del equipo y se aplicará a partir de la ejecución del contrato. Este debe ser firmado por el encargado de la empresa, además debe contener el número de reporte y número de placa del equipo.
El servicio de mantenimiento preventivo de los equipos anteriormente descritos se brindará en las instalaciones de cada Area de Salud indicada, específicamente en el lugar donde se encuentre instalado el equipo en el servicio. En un horario de lunes a jueves entre las siete (7:00) a.m. y las cuatro (4:00) p.m., y viernes entre las siete (7:00) a.m. y las tres (3:00) p.m.
Los equipos o partes que requieran movilizarse a las instalaciones del Contratista, se seguirán los procedimientos establecidos para brindar el Permiso de Salida de Artículos del centro de salud, la misma será realizada por el Servicio encargado del activo.
Los Equipos que se encuentren en préstamo a otras Unidades Programáticas, no se debe de realizar la visita de mantenimiento preventivo, dado que no se encuentran en el centro de salud. En estos casos se efectúa un reporte indicando que el equipo está de préstamo en otro centro.
Cualquier trabajo de mantenimiento preventivo o correctivo fuera de estos horarios deberá ser coordinado y autorizado por el Encargado de activos y el Jefe de Servicio de Odontología.

Y demás establecidas en el pliego de condiciones