Servicio de organización de eventos, Encuentro de Buenas Prácticas 2026, “La aventura de Crecer”, Región Brunca-Caribe

No aplica para este procedimiento, ya que el mismo se gestiona al amparo de la licitación Pública (madre) 2022LN-000009-0006100001, denominada "Preselección de Oferentes para la prestación de Servicios de Organización de Eventos, para actividades a nivel nacional, del Patronato Nacional de la Infancia".  Mediante el cual, los oferentes ya se encuentran preseleccionados, superando la etapa de requisitos de admisibilidad.

Notas: 

Se requiere los siguientes accesorios: 8 manteles y 64 servilletas de tela, tanto para el servicio que se brindará en Golfito, como Guápiles.

• El mecanismo oficial de comunicación y solicitud de la alimentación será el correo electrónico, por lo que la persona proveedora deberá estar atenta a este, pues las coordinaciones e información sobre posibles cambios se comunicarán por ese medio.

• Implementación de los mecanismos de salubridad establecidos por el Ministerio de Salud, en cuanto a la indumentaria necesaria (por ejemplo, cofia, guantes, mascarilla) y carné para manipulación de los alimentos, así como el aseo del área del trabajo, se solicita que el personal que manipule la alimentación porte de manera visible su carné. D

La solicitud de servicio de organización de eventos que se realiza debe entregarse de acuerdo con lo solicitado, sin embargo, ante situaciones de fuerza mayor, debe de coordinarse con la persona fiscalizadora cualquier cambio que se realice con un tiempo mínimo de 8 días naturales, sin embargo, debe entenderse que por imprevistos o emergencias debe llegarse entre proveedor(a) y fiscalizador(a) un acuerdo que beneficie ambas partes.

La alimentación debe contemplar la posibilidad de coordinar de manera anticipada con el fiscalizador un posible número de servicios dentro del número de servicios ya contratados, que requieran variación de alimentos alternativos para situaciones cuyas necesidades nutricionales lo ameriten, esto previo acuerdo conjunto con el proveedor en los tiempos de desayunos o  almuerzos.

• El contratista deberá entregar los bienes empacados de acuerdo con las especificaciones estipuladas

1. Plazo, lugar de entrega: Indicados en las especificaciones técnicas.

Licitación reducida, Servicio de organización de eventos, Encuentro de Buenas Prácticas 2026, “La aventura de Crecer”, Región Brunca-Caribe. Solicitud de compra 31284-26, Gerencia Técnica.

1. CONDICIONES GENERALES

Esta contratación se encuentra amparada en la licitación pública número 2022LN-000009-0006100001, denominada “Preselección de oferentes para la prestación de Servicios de Organización de Eventos, para actividades a nivel nacional, del Patronato Nacional de la Infancia”.

Así las cosas, la misma se tramita a la luz del Transitorio I de la LGCP (Ley 9986) el cual señala que: 

“TRANSITORIO I- Los procedimientos de contratación y contratos iniciados, antes de la vigencia de esta ley, se concluirán conforme a las disposiciones vigentes en el momento de adoptarse la decisión inicial del concurso.”

Dado lo anterior, se cursa invitación únicamente a los oferentes precalificados según procedimiento 2022LN-000009-0006100001, denominado Preselección de oferentes para la prestación de Servicios de Organización de Eventos, para actividades a nivel nacional, del Patronato Nacional de la Infancia

1. El Oferente

Se entenderá por “oferente”, toda persona física, jurídica o en consorcio, interesada en suministrar los servicios solicitados en esta licitación, que presente una propuesta al respecto, siempre y cuando su giro comercial corresponda al objeto contractual.

1. Subcontratación

El oferente no deberá subcontratar más del 50%, según lo estipulado en el artículo 62 de la Ley de Contratación Administrativa y el artículo 69 de su Reglamento— Subcontratación, que cita:

El oferente podrá subcontratar hasta en un 50% del monto adjudicado, salvo que la Administración autorice un monto mayor. En todo caso, la subcontratación no relevará al contratista de su responsabilidad.

Junto con la propuesta se aportará un listado de las empresas subcontratadas. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas las empresas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en el costo total de la oferta y se aportará una certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas.

No se considera subcontratación, la adquisición de suministros, aun cuando éstos conlleven su propia instalación, ni tampoco los compromisos asumidos por cada uno de los participantes consorciados.

1. Plazo de vigencia de la oferta

La vigencia de la oferta será de al menos 30 días hábiles. En caso de omisión de este dato en la oferta, el PANI entiende que el “oferente” se somete al plazo de vigencia indicado en este apartado. Se entenderá que la vigencia de la oferta correrá a partir del día indicado por el PANI para su recepción y apertura.

1. Garantía de cumplimiento

De conformidad con el apartado 11 (Garantía de Cumplimiento) definido en el pliego de condiciones de la Licitación Pública (contratación madre) 2022LN-000009-0006100001, el preseleccionado deberá rendir una garantía del 5% del monto total del proyecto que le sea adjudicado, con cada requerimiento (contratación hija).

Dicha garantía deberá ser depositada dentro de los 3 días hábiles siguientes a la firmeza del acto de dicha adjudicación, a través de la plataforma de compras públicas SICOP.

Es obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento, por el tiempo de duración del contrato del proyecto adjudicado más tres (3) meses adicionales.

1. Certificaciones

Si el oferente es persona jurídica, deberá presentar Personería jurídica “expedida” por el Registro Nacional o por Notario Público (no debe tener más de un mes de extendida a partir de la fecha de apertura de las ofertas y deberá indicar el número de cédula jurídica), en el que se indique en este último caso lo siguiente:

El plazo de vigencia de la sociedad, indicando la fecha de inicio y la fecha de vencimiento.

El plazo de vigencia del nombramiento de sus personeros, indicando la fecha de inicio y la fecha de vencimiento.

Adjuntar copia de la cédula de identidad del representante legal.

Adjuntar certificación original emitida por el MEIC, según Decreto    Ejecutivo No. 33305- MEIC- H, artículo 4, referente a las PYMES, en caso de que corresponda.

1. Declaraciones Juradas.

1. Que, en caso de resultar adjudicatario, se garantiza la calidad de los productos ofrecidos y del servicio, la atención y la puntualidad de manera que siempre se brinde un excelente servicio, con capacidad de respuesta para atender actividades no programadas en un plazo de 8 días naturales.
2. El oferente deberá aportar declaración jurada en donde se indique que, las personas inscritas en la póliza RT, son las mismas que se encuentran brindando el servicio el día del evento.

De igual forma la Administración verificará en el Sicop.

1. La Administración verificará en el SICOP, puntualmente en la sección “Información de Registro de Proveedor”, la (s) declaración (es) y/o prohibición (es) adjunta (s) en los “archivos públicos del registro”, según lo establece el artículo 18 y 29 de la Ley General de Contratación Pública y artículo 32 inciso c) y 122 del Reglamento a la Ley 9986.
2. En todos los concursos en que presenten sus propuestas, los oferentes y subcontratistas deberán manifestar expresamente en su oferta que la información contenida en la declaración jurada, presentada en el registro que al efecto lleve la Dirección de Contratación Pública, se mantiene invariable. Lo anterior, de conformidad con el artículo 29. Declaración Jurada, de la Ley General de Contratación Pública.

1. El oferente deberá estar al día en sus obligaciones con:

1. El pago de las obligaciones con FODESAF según lo establecido en el artículo 22 inciso c) de la Ley 8783, Reforma No. 5662 Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares.

1. Las obligaciones obrero-patronales, de conformidad con el Art. 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y el Art. 122 del RLGCP.

1. En caso de que el oferente sea sociedad mercantil, deberá estar al día con el Impuesto a Sociedades.

Todo lo anterior se verificará por medio del Sistema Compras Públicas (SICOP).  En caso de que, por medio de la plataforma no se pueda realizar dicha verificación, se procederá con la revisión en los sitios web correspondientes.

1. El oferente deberá estar al día con las obligaciones formales y materiales ante la Dirección de Tributación de conformidad con el Art. 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Dicha situación se verificará mediante la base de datos en línea habilitada por la Dirección General de Tributación Directa del Ministerio de Hacienda. Por lo anterior no se hace necesario incorporar a la oferta certificación alguna respecto de este requerimiento.

1. El oferente deberá contar con la respectiva licencia municipal (Patente) donde se acredite que cuenta con la licencia (patente) propia del giro comercial relacionado con el objeto de la presente contratación para el día de apertura de ofertas. Se aclara que la patente comercial debe habilitar al oferente para realizar la actividad comercial específica de esta contratación, por lo que no se aceptarán patentes para llevar a cabo otro tipo de negocios. Lo anterior, en vista del mandato legal establecido en el Artículo N° 88 del Código Municipal, del cual se desprende la obligación de toda persona física o jurídica de contar con licencia municipal para ejercer actividades de carácter lucrativo.

En caso de que la actividad que se indique en la patente comercial no coincida con el objeto contractual, será obligación exclusiva del oferente adjuntar documento idóneo emitido por la Municipalidad en el que se aclare qué actividades comerciales comprende la patente otorgada, de manera que la Administración pueda comprobar que en efecto,  el oferente está autorizado para ofrecer el bien y/o servicio de la presente contratación  y estar al día con el pago del impuesto de la patente municipal conforme a lo que establece la legislación vigente para las actividades que así lo requieren; para verificar dicha condición deberá aportar la licencia municipal (Patente) vigente y el último recibo de pago que así lo acrediten.

En caso de ofertas en consorcio, cada integrante deberá aportar copia de la patente que demuestre estar habilitado para ejercer la actividad específica que le corresponde ejecutar según la distribución de funciones que indique el acuerdo consorcial.

1. Aportar el respectivo permiso de funcionamiento, emitido por el Ministerio de Salud Pública, el cual debe encontrarse vigente.

1. Precios

1. Los precios serán considerados firmes y definitivos.
2. Los impuestos o tributos que afecten el precio se deberán de indicar por separado, se debe de indicar el porcentaje y el monto correspondiente al Impuesto al valor agregado IVA.
3. Para la presente contratación, se acepta cotizar por partida, pero únicamente el 100% de cada una. La Administración se reserva el derecho de adjudicar parcialmente la partida o línea.
4. Los oferentes preseleccionados, deben indicar claramente, en números los precios unitarios y el monto total de la oferta en números y letras. En caso de divergencia entre las dos formas de expresión, prevalecerá la consignada en letras, salvo errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real.

1. Estructura del precio:

El preseleccionado deberá presentar el desglose de la estructura de su precio, con todos los elementos que lo componen, de conformidad con la estructura de precio indicada en la licitación madre a saber: 2022LN-000009-0006100001

La fórmula anterior, respalda cualquier solicitud de reajustes de precio que se genere.

*La anterior obligación no excluye la posibilidad para la Administración de solicitar información adicional atinente al cálculo de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

1. Estudio o sondeo de mercado.

Se realizó el estudio de mercado de conformidad con la circular PANI-DPR-CIR-0012-2023, procedimiento N°PANI-DPR-P-002-2023, para determinar la razonabilidad del precio.

A continuación, se adjunta cuadro con el sondeo de mercado, a fin de que el proveedor lo considere para su oferta.

Según el procedimiento para la elaboración de estudios o sondeos de mercado del PANI N°PANI-DPR-P-002-2023, el porcentaje inferior y superior será el máximo permitido, por lo tanto, aquellas ofertas que superen esos márgenes se consideran como precios excesivos o ruinosos, según correspondan.

1. Pólizas

El adjudicatario deberá suscribir y mantener vigente, durante el plazo de la ejecución contractual, las siguientes pólizas:

• Póliza de Riesgos del Trabajo: que cubra a todo el personal que asignará durante la ejecución del contrato, liberando de toda responsabilidad sobre el particular al PANI.

En caso de que el adjudicatario sea una persona física, antes del inicio de la ejecución contractual debe suscribir y mantener vigente durante todo el plazo del contrato la Póliza de Riesgos del Trabajo - Trabajador Independiente (sin ayudantes ni asistentes).

En caso de que esa persona física ejecute el contrato con ayudantes o asistentes debe contar con la Póliza de Riesgos de Trabajo.

• En caso de que el adjudicatario sea una persona jurídica, antes del inicio de la ejecución contractual debe suscribir y mantener vigente durante todo el plazo del contrato la Póliza de Riesgos del Trabajo.
• El contratista deberá entregar al fiscalizador de contrato la Póliza de Responsabilidad civil, por daños a terceros para la actividad acorde al evento que se llevará a cabo, que cubra cualquier lesión o daño provocado a la integridad física de las personas, durante la ejecución del proyecto. El incumplimiento de este requisito faculta al PANI a dar por concluida la relación contractual sin ninguna responsabilidad para la institución.  Dicho documento será solicitado por la Administración, al momento de formalizar el contrato.
• Nota importante: Previo al perfeccionamiento contractual, en la etapa de verificación de condiciones, la Administración solicitará al adjudicatario la presentación de dichas pólizas, a través de la plataforma de compras públicas SICOP. El fiscalizador del contrato deberá velar porque la misma se mantenga vigente durante la ejecución contractual.

1. SISTEMA EVALUACIÓN

Todas las ofertas que cumplan con los requisitos técnicos pasarán a la etapa de valoración de factores a ponderar, se adjudicará tomando en cuenta la puntuación más alta obtenida en cada línea.

La comparación de las ofertas se realizará con los precios cotizados.

1. Precio (70%)

Menor precio

Puntaje =          -------------------------------      X 70%

    Precio oferta en estudio

Las ofertas presentadas en moneda extranjera serán comparadas con respecto a las cotizaciones en moneda nacional, según el tipo de referencia de venta del Banco Central de Costa Rica del dólar estadounidense vigente en el día de apertura de las ofertas.

1. Zonaje - Ubicación física del contratista según Permiso de Funcionamiento (30%)

Se puntuará a aquel oferente preseleccionado cuya ubicación física de sus Instalaciones se encuentre con mayor cercanía al lugar donde se desarrolle cada uno de los eventos.  Para ello se establece una asignación porcentual según la distancia (en kilómetros) desde las Instalaciones al lugar de cada evento requerido. Lo anterior se establece de la siguiente manera:

1. ACTO FINAL

El plazo para dictar el acto final será el dispuesto en el pliego de condiciones establecido en SICOP, que, en ningún caso, podrá ser superior al doble del plazo fijado en el pliego de condiciones para la recepción de ofertas.

Excepcionalmente, el órgano competente podrá prorrogar mediante acto motivado, el plazo para dictar el acto final, por un plazo igual al establecido para recibir ofertas. El Departamento de Proveeduría, procederá a comunicar esta prórroga, y cada oferente será responsable de mantener vigente su oferta.

1. Criterios de desempate

Si el resultado del concurso ocasiona empate entre dos o más oferentes, para el desempate se tomarán en consideración en su orden los siguientes elementos, de manera independiente:

1. Desempate de Preferencia a la PYMES de Producción Nacional (de conformidad con en el Decreto Ejecutivo N°33305-MEIC-H, Reglamento Especial para la Promoción de las PYMES en las Compras de Bienes y Servicios de la Administración, artículo 14).

1. Desempate de Preferencia a las Asociaciones de Desarrollo de las Comunidades, según Decreto Ejecutivo N° 9434 del 05 de abril de 2017.

1. Mayor cercanía el establecimiento respecto al lugar del evento.

De persistir el empate, el PANI convocará por escrito con dos (2) días mínimo de antelación a la fecha en que se resolverá el desempate, a los representantes legales de las empresas en el caso de las personas jurídicas y a las personas físicas, cuyas ofertas se encuentren en esta situación, para efectuar una rifa y así seleccionar el adjudicatario, la cual será efectuada en el Departamento de Proveeduría. Cada oferente tomará al azar un papel donde en uno de ellos se consignará la palabra “adjudicatario”, el resto estarán en blanco; el oferente que tenga el papel con la palabra antes indicada será el adjudicatario. En caso de que se requiera, se repetirá el mismo proceso las veces que sea necesario. La no asistencia de una de las partes no impedirá la realización de la rifa. De lo actuado se levantará un acta que se incorporará al expediente.

1. FORMA DE PAGO

Se realizará en dos pagos, una vez recibido el servicio a satisfacción, por parte de la fiscalizadora de contrato.  (según los servicios solicitados)

Es requisito fundamental que el contratista al tramitar sus facturas se encuentre al día con el pago de las obligaciones sociales y tributarias, obrero-patronales de la Caja Costarricense del Seguro Social, Hacienda, FODESAF, INA, IMAS, Registro Nacional, impuestos a Personas Jurídicas, razón por la cual el PANI verificará esta condición, a través del Sistema Web de información denominado Consulta de la Morosidad Patronal. El no cumplimiento de esta condición por parte del contratista facultará a la Administración para retener el pago, hasta que el contratista logre acreditar su cumplimiento.

La forma de pago establecida por el PANI es de 30 días naturales.  Este plazo correrá a partir de la recepción en el Departamento de Proveeduría, de las actas de recepción y las facturas electrónicas del proveedor, previo al recibo a satisfacción de lo contratado (recepción definitiva) por parte de los Fiscalizadores.

1. PLAZO DEL CONTRATO: El plazo del contrato es de cuatro meses.