Contratación de un Miembro Externo para el Comité de Riesgos

IMPORTANTE:

Para un mayor y mejor detalle o alcance de lo destacado acá, favor dirigirse al pliego de condiciones adjunto en PDF, por cuanto la numeración e incisos al colocarse en este apartado de SICOP pierde su formato del documento en PDF, por lo que, para una mejor compresión se solicita ver el documento completo en formato PDF que se adjunta en el apartado de "Documento del Pliego de condiciones":

 

CONSIDERACIÓN IMPORTANTE DE PREVIO A OFERTAR:

El oferente será responsable de la lectura, compresión y alcance de cada apartado, punto e inciso del presente pliego de condiciones, deberá responder en el mismo orden consecutivo utilizado en el pliego de condiciones, e indicar claramente que entiende, cumple y acepta con lo requerido en cada punto de este pliego y con lo solicitado en la plataforma SICOP y aportar la documentación y evidencia de los puntos que requieran de la presentación de la misma para su respaldo (en los casos donde no sea presentada esta documentación la misma será de subsanación en los casos que aplique), en caso contrario se asumirá su apego al cumplimiento de cada una de las condiciones en atención al artículo 123 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública N°9986, por lo que, con la sola presentación de la oferta, se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento a la totalidad del pliego de condiciones, disposiciones legales y reglamentarias vigentes en el entendido de que la oferta económica contempla la totalidad de las especificaciones del presente pliego de condiciones y lo indicado en SICOP, salvo prueba en contrario al momento de presentar la oferta, por lo que el oferente estará obligado a cumplir con el objeto íntegro, sin cobrar ninguna suma adicional por la inobservancia de cualquier aspecto para la conformación y presentación de su oferta y su ejecución contractual.

 

1. REQUISITO DE ADMISIBILIDAD.

 

• Cumplimiento de Normativa SUPEN:

 

El Reglamento de Riesgos de SUPEN indica que los miembros del Comité de Riesgos deben contar con formación y experiencia demostrable en materia económica, financiera, riesgos, contable, legal, bursátil, pensiones o actuarial, de manera que colectivamente posean un balance de habilidades, competencias y conocimientos para que puedan realizar el análisis de los riesgos financieros y no financieros que afectan a la entidad y a los fondos administrados, lo cual se corroborará en este caso con los requisitos mínimos indicados en el apartado 4 anterior; además que este es un requisito que se cumple de manera colectiva con los diferentes directores.

 

Individualmente cada uno de los miembros debe cumplir durante el periodo de ejercicio de su cargo, como mínimo con los siguientes requisitos según lo estipulado en el artículo 15 del Reglamento de Riesgos, por lo que el oferente deberá de presentar una declaración bajo la gravedad de juramento donde especifique que cumple con lo siguiente:

 

1. Ser persona de reconocida y probada honorabilidad.

 

1. No haber sido condenados mediante sentencia firme por la comisión de:

 

1. b) 1- Algún delito contra la propiedad, contra la buena fe en los negocios, los deberes en la función pública, la fe pública previstos en el Código Penal.

 

1. b) 2- Alguno de los delitos previstos en la Ley 8204, Reforma integral Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.

 

b) 3- Alguno de los delitos previstos en la Ley 8422, Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. Lo anterior, salvo que se haya efectuado la cancelación de los establecidos en la Ley del Registro y Archivos Judiciales, Ley 6723.

 

1. No haber sido sancionado administrativamente durante los últimos cinco años.

 

1. No haber sido suspendido, separado o inhabilitado para ocupar cargos administrativos o de dirección en entidades reguladas o supervisadas por los órganos de regulación o supervisión financiera.

 

1. No tener relaciones de parentesco, consanguinidad o afinidad, hasta el tercer grado, con otros miembros del Comité o con los integrantes del Órgano de Dirección. En el caso del miembro externo dicha incompatibilidad se extenderá a los funcionarios de la Alta Gerencia de la entidad regulada, del grupo o conglomerado financiero o del grupo de interés económico. Mediante declaración jurada el oferente deberá indicar que cumple con lo establecido en el artículo 14 del Reglamento de Riesgos de la SUPEN, el oferente deberá ser externo (no vinculado por relación laboral o contractual) a Popular Pensiones y a las entidades que conforman el Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal o al grupo de interés económico, así mismo el oferente no podrá estar participando como miembro externo de ningún comité de riesgo.

 

El Órgano de Dirección deberá comprobar el cumplimiento de los requisitos y en caso de cumplimiento de estos remitirá a ratificación interna de la Operadora el nombramiento mediante acuerdo, además dicho acuerdo será comunicado a la SUPEN dentro de los siguientes cinco días hábiles contados a partir del nombramiento en firme.

 

• Cumplimiento del artículo 14 del Reglamento de Riesgos de la SUPEN:

 

Mediante declaración jurada el oferente deberá indicar que cumple con lo establecido en el artículo 14 del Reglamento de Riesgos de la SUPEN, el oferente deberá ser externo (no vinculado por relación laboral o contractual) a Popular Pensiones y a las entidades que conforman el Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal o al grupo de interés económico, así mismo el oferente no podrá estar participando como miembro externo de ningún comité de riesgo o de inversiones de alguna operadora de pensiones de la industria del segundo pilar de pensiones.

 

Por lo tanto Popular Pensiones se reserva el derecho de contactar y verificar lo que corresponda con el fin de constatar la fidelidad de la información de la oferta ya sea a través de cualquier medio posible, solicitud de facturas, llamadas, correos, visita a las instalaciones u otro medio posible, en el momento que así lo disponga la Operadora en caso de encontrase incongruencia con la información aportada y la verificación realizada, dicha potestad aplicara no sólo en el caso que se subraya si no en cualquier momento que la Administración lo desee y lo requiera para cualquier término del presente cartel. Si Popular Pensiones detecta que alguna información entregada es falsa, valorará descalificar a dicho oferente del presente proceso de contratación.

IMPORTANTE:

Para un mayor y mejor detalle o alcance de lo destacado acá, favor dirigirse al pliego de condiciones adjunto en PDF, por cuanto la numeración e incisos al colocarse en este apartado de SICOP pierde su formato del documento en PDF, por lo que, para una mejor compresión se solicita ver el documento completo en formato PDF que se adjunta en el apartado de "Documento del Pliego de condiciones":

 

CONSIDERACIÓN IMPORTANTE DE PREVIO A OFERTAR:

El oferente será responsable de la lectura, compresión y alcance de cada apartado, punto e inciso del presente pliego de condiciones, deberá responder en el mismo orden consecutivo utilizado en el pliego de condiciones, e indicar claramente que entiende, cumple y acepta con lo requerido en cada punto de este pliego y con lo solicitado en la plataforma SICOP y aportar la documentación y evidencia de los puntos que requieran de la presentación de la misma para su respaldo (en los casos donde no sea presentada esta documentación la misma será de subsanación en los casos que aplique), en caso contrario se asumirá su apego al cumplimiento de cada una de las condiciones en atención al artículo 123 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública N°9986, por lo que, con la sola presentación de la oferta, se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento a la totalidad del pliego de condiciones, disposiciones legales y reglamentarias vigentes en el entendido de que la oferta económica contempla la totalidad de las especificaciones del presente pliego de condiciones y lo indicado en SICOP, salvo prueba en contrario al momento de presentar la oferta, por lo que el oferente estará obligado a cumplir con el objeto íntegro, sin cobrar ninguna suma adicional por la inobservancia de cualquier aspecto para la conformación y presentación de su oferta y su ejecución contractual.

 

1. FORMA DE PAGO.

 

El pago se realizará como máximo a los treinta días (30) naturales, después de recibido a satisfacción de la Operadora el objeto contractual y el pago será únicamente del bien o servicio que se llegue a utilizar, además de la recepción de la factura electrónica correspondiente y la aprobación de esta por parte del órgano fiscalizador de la relación contractual, cualquier otro aspecto será en apego a los establecido en el Reglamento y la Ley General de Contratación Pública.

 

ESTA CONTRATACIÓN NO REALIZA PAGOS ANTICIPADOS.

 

La recepción de facturas por orden y seguimiento de plazos se realizará únicamente los miércoles de cada semana en un horario de 8:30am a 3:30pm.

 

En la factura se deberá detallar el número y nombre del procedimiento respectivo y debe ser enviada de manera electrónica a la dirección: PopularPensionesFacturas@bp.fi.cr en caso de que no se detalle el número de la contratación, la factura estará siendo devuelta.

 

Así mismo y para registros en la plataforma SICOP la factura también se deberá presentar por medio del sistema digital unificado (SICOP), por lo tanto, en caso de que no se realicen los registros según lo indicado, las facturas no serán tramitadas para el pago correspondiente. 

 

El pago se realizará en colones costarricenses, salvo lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley N°7558, Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, de 3 de noviembre de 1995.

 

Para efectos del pago en colones, en contrataciones pactadas parcial o totalmente en moneda extranjera, la Administración deberá utilizar el tipo de cambio de referencia para la venta emitido por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día en que se efectuará el pago, de conformidad con el artículo 48 de la citada Ley N°7558.

 

En el caso de una devolución de un pago realizado en moneda extranjera, para su reintegro se deberá utilizar el tipo de cambio de referencia para la venta del Banco Central de Costa Rica del día en que se realizó la transacción de pago.

 

Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción definitiva de los bienes y servicios a satisfacción.

 

Toda transacción debe respaldarse con facturas o comprobantes que reúnan los requisitos establecidos por la Dirección General de la Tributación Directa. Las empresas a las que se les haya dispensado del trámite de timbraje, deberán hacer referencia en las facturas o comprobantes que presenten ante Popular Pensiones S.A., del número de resolución mediante la cual se les eximió de ese trámite. Popular Pensiones S.A. no se responsabiliza por los atrasos que puedan darse en la fase de ejecución, con motivo del incumplimiento de este aspecto.

 

Tratándose de contratistas domiciliados fuera del territorio costarricense y que requieran como mecanismo de pago, alguna de las formas convencionalmente utilizadas en la compraventa internacional, Popular Pensiones S.A. no sufragará las comisiones y demás costos financieros que se asocien con el instrumento de pago seleccionado.

 

1. OBJETO CONTRACTUAL.

 

Contratar un profesional para desempeñarse como miembro externo del Comité de Riesgos de la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S.A., quien ejercerá las funciones establecidas en la normativa vigente y brindará asesoría técnica especializada al Comité de Riesgos, por un período de doce meses, con posibilidad de prórroga de conformidad con la normativa aplicable y las necesidades institucionales.

 

1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.

 

• Contratar un miembro externo no vinculado por relación laboral o contractual, propiedad o gestión a la entidad, al grupo o conglomerado financiero, al grupo de interés económico, o las empresas que prestan servicios a la entidad regulada, o de parentesco, consanguinidad o afinidad con miembros del Órgano de Dirección, la Alta Gerencia, el director de la unidad o función de riesgos y los integrantes del Comité de Inversiones de la entidad regulada.

 

• Se debe cumplir al menos las siguientes funciones:

 

1. En conjunto con los otros miembros del Comité de Riesgo, deberá cumplir las funciones establecidas en el artículo 13 del Reglamento de Riesgos (Acuerdo SUPEN 5-17).

 

1. El oferente deberá indicar expresamente que está de acuerdo con los términos, quantum y plazo de los atrasos y ausencias.

 

1. El oferente debe indicar claramente que cuenta con disposición de horarios para la realización de comités tanto ordinarios como extraordinarios, ya que los mismos serán llevados a cabo de acuerdo con la disposición de la Operadora; en horarios de lunes a viernes, tanto en mañana, tardes o noches.

 

1. Al oferente que resulte contratista de la presente contratación, la Operadora le podrá consultar sobre temas profesionales de asesoría a Popular Pensiones, relativos a su función como miembro externo del Comité de Riesgos. Los posibles temas sobre consultas podrán estar dirigidos a análisis específicos económicos, financieros, de los riesgos a los cuales está expuesta la operadora y/o la industria de pensiones, así como análisis de emisores y/o emisiones locales e internacionales; entre otros.
2. La Operadora de Planes de Pensiones no asegura al adjudicatario un número mínimo de comités, es decir se reconoce el comité celebrado y participación respectiva del adjudicatario.

 

1. Esta contratación será autolimitada a un presupuesto anual máximo de ¢5.725.438,80 (monto incluye el impuesto al valor agregado), prorrogable por los periodos que el adjudicatario esté designado como miembro externo del comité de riesgos.

 

• Asistencia a las sesiones

 

1. Con base a procesos anteriores se proyecta de 1 a 2 sesiones mensuales y con un promedio anual de 18 sesiones, se debe considerar que ante cualquier eventualidad esta cantidad de sesiones podrá aumentar o disminuir dado que estas serán de consumo según demanda y la totalidad de los costos por el servicio no podrá superar el monto de licitación reducida correspondiente a la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S.A. durante la vigencia del plazo contractual (4 años), por lo anterior al ser un contrato por asistencia a las sesiones, únicamente se cancelan aquellas en las que el asesor en riesgo asista y que no tenga un atraso mayor a 30 minutos de la hora pactada para el comité atrasos menor a 30 minutos se estará aplicando la multa respectiva al asesor.

 

Cantidad de Sesiones Mensuales	Promedio Anual de Sesiones	Proyección de Consumo Anual para el Nuevo Período
1 a 2 sesiones	18 sesiones Anuales	24 sesiones Anuales
₡238.559,95 por Sesión IVA.I	₡4.294.079,10 IVA.I	₡5.725.438,80 IVA.I

 

1. El pago por servicios a contratar se realizará sobre la base de un costo por sesión el cual corresponde al monto vigente que se paga como dieta, establecido por el Conglomerado Banco Popular para los miembros del Comité de Riesgo. Dicho monto puede ajustarse de acuerdo con los incrementos y disminuciones comunicados por el Conglomerado. El monto de la dieta será de ₡211.115,00 más IVA, para un monto total de ₡238.559,95 IVA incluido. No se pagarán montos inferiores ni superiores al monto establecido por concepto de dieta.

 

1. Al ser un contrato por asistencia a las sesiones, únicamente se cancelan aquellas en las que el asesor en riesgo asista y que no tenga un atraso mayor a 30 minutos de la hora pactada para el comité.

 

1. En caso de que el contratista no se presente a sesionar o se presente más allá de 30 minutos después de iniciada la sesión o haga abandono de esta, ocasionará la pérdida de los honorarios respectivos.

 

1. En caso de tres ausencias injustificadas se dará por finalizado el contrato; por tanto, debe presentar ante el comité de riesgos una nota de justificación por la ausencia a la sesión respectiva a más tardar un día hábil antes del día de la sesión, si no presenta dicha nota no se le justificará la ausencia y con tres ausencias injustificadas el contrato se dará por finalizado y no se pagarán los honorarios y se aplicarán las sanciones que se establezcan en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento en cuanto a la rescisión del contrato por incumplimiento de la ejecución contractual.

 

• Requisitos mínimos del profesional

 

1. Académicos:

 

El oferente deberá contar con título(s) universitario(s) en carreras de ciencias económicas, financiera, ingeniería industrial y/o matemática actuarial, con los siguientes grados mínimos para las carreras anteriores:

 

• Licenciatura o bien Bachillerato Universitario más Maestría, deberá presentar el título que acredite el grado académico.

 

1. Colegiatura:

 

Deberá estar incorporado en el Colegio Profesional correspondiente, para lo cual deberá presentar una certificación original de incorporación al mismo, extendida como máximo un mes antes a la fecha fijada para la apertura de las ofertas. Además, que se indique que no tiene impedimento para ejercer su profesión y que nunca haya sido suspendido, separado o inhabilitado por el Colegio Profesional respectivo.

 

 

 

1. Experiencia financiera

 

El oferente debe contar con la experiencia de haber laborado o haber brindado servicios en una entidad financiera reguladas (operadoras de fondos de pensiones, bancos, sociedades administradoras de fondos de inversión, aseguradoras, puestos de bolsa o cooperativas de ahorro y crédito) así como en entidades dedicadas al financiamiento y desarrollo de actividades productivas, dentro de los diez años anteriores a la fecha de apertura de las ofertas, lo cual deberá demostrar de la siguiente manera:

 

1. c) 1- Mediante una carta que contenga:

 

• Nombre y Cédula jurídica de la empresa o institución.
• Nombre del puesto o cargo desempeñado.
• Detalle los servicios bursátiles, financieros, riesgo, pensiones o económicos brindados.
• Periodo de tiempo (Considerar que es dentro de los diez (10) años anteriores a la fecha de apertura de las ofertas).
• Contacto de la empresa con quien se pueda verificar la referencia. (Nombre, correo, teléfono).

 

1. c) 2- Mediante una declaración jurada que contenga:

 

• Nombre y Cédula jurídica de las empresas o instituciones.
• Nombre del puesto o cargo desempeñado.
• Detalle los servicios bursátiles, financieros, riesgo, pensiones o económicos brindados.
• Periodo de tiempo (Considerar que es dentro de los diez (10) años anteriores a la fecha de apertura de las ofertas).

 

1. Experiencia como miembro o asesor de comité:

 

La experiencia del profesional debe incluir la participación del oferente como miembro o asesor de Comités técnicos (de Riesgos, Inversiones, vigilancia, entre otros asociados al sistema bursátil) en entidades financieras reguladas (operadoras de fondos de pensiones, bancos, sociedades administradoras de fondos de inversión, puestos de bolsa, vector de precios, fideicomisos o cooperativas de ahorro y crédito) dentro de los diez años anteriores a la fecha de apertura de las ofertas, lo cual deberá demostrar de la siguiente manera:

 

1. d) 1- Mediante una declaración jurada que contenga:

 

• Nombre del puesto o cargo desempeñado.
• Descripción general del trabajo realizado
• Fecha de inicio y finalización del trabajo (Considerar que es dentro de los diez años anteriores a la fecha de apertura de las ofertas).
• Nombre y Cedula jurídica de las empresas o instituciones.
• Contacto de la empresa con quien se pueda verificar la referencia. (Nombre, correo, teléfono).

 

Si en la declaración se hace alusión a un proceso contractual el cual tuvo prórrogas, este se tomará como un solo proceso, a menos que referencie procesos de contratación totalmente independientes. Por ejemplo:

              

• Carta de referencia del Banco Popular del 2016 licitación referente al proceso 2016LA-000001-XX

 

• Carta de referencia del Banco Popular del 2018 licitación referente al proceso 2016LA-000001-XX

              

En línea con el párrafo anterior, Popular Pensiones podrá utilizar cualquier medio disponible; como: solicitud de facturas, llamadas, correos, visita a las instalaciones u otro medio en el momento que así lo disponga la Operadora; dicha potestad aplicará no sólo en el caso que se subraya sino en cualquier momento que la Administración lo desee y lo requiera para cualquier término del presente cartel. Si Popular Pensiones detecta que alguna información entregada es falsa, valorará descalificar a dicho oferente del presente proceso de contratación.

 

• La cotización de los servicios será con base al siguiente detalle, siendo que cada oferente en SICOP deberá realizar el registro de su oferta como se refleja a continuación:

 

A	B	C	D	E	F
Partida	Línea	Descripción	Costo Unitario de la Sesión /Dieta	IVA Unitario de la Sesión /Dieta	Costo Total                      Unitario con IVA de la Sesión /Dieta
1	1	Servicio de Miembro Externo	₡211.115,00	₡27 .444,95	₡238.559,95

 

***Los montos detallados son solamente de ejemplo.

 

*** Una vez más, los montos indicados en los recuadros anteriores son referenciales, cada proveedor será responsable de detallar el monto de su oferta con relación al cuadro anterior, en cuanto al monto unitario de las columnas D, E y F, estos deberán ser iguales a los montos que se establezca en la pantalla de SICOP, ya que al ser una contratación de consumo según demanda el monto a adjudicar corresponderá al monto unitario 1 un mensajero:

 

 

** Imagen de SICOP de referencia, montos y detalle del servicio de la imagen son como ejemplo.

 

Así mismo, se entiende que se puedan generar diferencias en los decimales debido a la metodología de la formula del cálculo del IVA, que en algunos casos se puede generar el monto en 2 decimales o hasta 4 decimales tal y como se evidenció en el cuadro anterior.

 

• PROCEDIMIENTO DE PEDIDOS

 

1. Dirección de Riesgos remite la solicitud de confección de la orden de pedido por correo al buzón PopularPensionesFiscalizacion@bp.fi.cr indicando la cantidad de sesiones efectuadas durante ese mes.
2. Área Administrativa realiza la orden de pedido en SICOP. (solo una por mes)
3. El proveedor acepta orden de pedido en SICOP y habilita acta de recepción. (el proveedor no debe de realizar ningún acta / documento, es solo una habilitación; es solo una por mes)
4. Dirección de Riesgos otorga VB en SICOP 

 

Observación: Por normativa se debe registrar en SICOP la factura; esto cerrar el proceso del expediente para dicha orden de pedido.

 

• Servicios de Consumo Según Demanda:

 

El precio por los servicios a contratar se realizará sobre la base de un costo por sesión el cual corresponde al monto vigente que se paga como dieta, establecido por el Conglomerado Banco Popular para los miembros del Comité de Riesgo. Dicho monto puede ajustarse de acuerdo con los incrementos y disminuciones comunicados por el Conglomerado. El monto de la dieta será de ₡211.115,00 más IVA, para un monto total de ₡238.559,95 IVA incluido. No se pagarán montos inferiores ni superiores al monto establecido por concepto de dieta.

 

Esta contratación se realizará bajo la modalidad de servicios por demanda, de conformidad con lo establecido en el artículo 195 y 214 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, adjudicándose el coso unitario de las dietas considerando que las cantidades finales del servicio estarán sujetas a las necesidades variables de la Operadora.

 

No obstante, para efectos de estimación, se proyecta una cantidad aproximada para el primer año de servicio de ₡5.725.438,80 IVA.I. Dicha cantidad podrá aumentar o disminuir durante la vigencia del contrato, siendo que esto corresponden únicamente a estimaciones o proyecciones promedio que podrían tener los servicios ofrecidos, los mismos no representan el consumo real que pueda tener la Administración, solo corresponde a una proyección por lo que las mismas podrán efectuarse o no, o podrán aumentar o disminuir según corresponda a la necesidad de la Administración, por lo tanto la Operadora no asegura al adjudicatario ningún volumen mínimo o máximo de servicios por lo que la cantidad estimada que se indicó podrá aumentar o disminuir según la demanda real del servicio siendo que en esta modalidad de contratación, la Administración adquiere determinados servicios, según sus necesidades sin que exista obligación alguna de adquirir una cantidad determinada de servicios, en razón de esto la contratación también podría generar un valor de consumo de ₡0.00 durante el plazo del año contractual sin que ello implique variación en las condiciones contractuales ni derecho alguno de resarcimiento para el adjudicatario por concepto de la presente contratación. En consecuencia, la Operadora no garantiza un volumen mínimo ni máximo de servicios ni un monto mínimo de ingresos al contratista, y los pagos se efectuarán conforme al volumen real efectivamente solicitado durante el plazo de ejecución del servicio, por lo que la Operadora se libera de toda obligación al respecto, el compromiso de la Administración es que la presente contratación no podrá superar el monto máximo de Licitación Reducida correspondiente a la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S.A. durante la vigencia de todo el plazo contractual incluidas las prórrogas.

 

• Evaluación de Desempeño para Seguimiento de la Relación Contractual:

 

Quien resulte Contratista se le aplicará una evaluación anual de desempeño según la “Política para la Evaluación del desempeño de los miembros externos de los comités de apoyo de la Junta Directiva de Popular Pensiones” aprobada por la Junta Directiva de Popular Pensiones, conforme a lo establecido por el ordenamiento jurídico vigente en materia de idoneidad.

 

El Área de cumplimiento normativo es la encargada de remitir y procesar los datos de la evaluación, para luego proceder a realizar el informe con los resultados obtenidos y envió al Comité respectivo; incorporando las propuestas y posibles oportunidades de mejora identificadas.

 

El Comité realiza la revisión y análisis del informe, incorpora sus observaciones y una vez conforme con el alcance y contenido de la propuesta; procede a dar por conocida la misma y traslada a conocimiento de la Junta Directiva; haciendo énfasis en las fortalezas y debilidades detectadas; así como, indicar si se recomienda o no la prórroga la contrato.

 

1. PLAZOS DE ENTREGA O DE ENTREGABLES.

 

Los servicios serán prestados conforme a los plazos y condiciones establecidos según cada sesión del comité.

 

1. CLÁUSULA PENAL.

 

CÁLCULO DE CLÁUSULA PENAL
Descripción del Servicio	Monto estimado anual del contrato	Porcentaje por aplicar	Aplicación sobre monto estimado	Justificación
a.     Ejecución tardía de las obligaciones contractuales	₡5.725.438,8	1%	₡57.254,38	No hay forma de definir un costo económico. Con este cálculo se pretende establecer un efecto coercitivo por parte del contratista en el cumplimiento de sus obligaciones y como función primordial constreñirlo a su cumplimiento a satisfacer una prestación total o parcialmente incumplida. Estas medidas corresponden a una sanción de la cual puede hacer uso la Administración en ejercicio de su función primordial de ejercer el control y la vigilancia de la ejecución del contrato, con el objeto de apremiar al contratista al cumplimiento de sus obligaciones que se asocia normalmente a las necesidades de dirección del contrato y de aseguramiento de los intereses públicos.
En caso de atraso en la entrega del objeto contractual, se cobrará un 1% por cada día hábil de atraso del costo total anual vigente al momento de incumplimiento, hasta un máximo del 25% del total.   La suma que corresponda por concepto de la aplicación de esta cláusula será rebajada del pago que se le haga al contratista.   En caso de que se incurra en atraso, no se preste el servicio o se incumpla con los compromisos adquiridos, la Administración, además, podrá resolver el contrato, perseguir el pago de los daños y perjuicios no cubiertos y aplicar las demás sanciones administrativas que prevé el ordenamiento jurídico.   El proceso de ejecución de cláusula penal será llevado a cabo por el Área Administrativa.

 

1. MULTAS.

 

CÁLCULO DE MULTA
Descripción del Servicio	Monto estimado	Porcentaje por aplicar	Aplicación sobre monto estimado	Justificación
a.     Atrasos presentados en el Comité	₡238.559,95 por sesión.	10%	₡23.856,00	No hay forma de definir un costo económico. Con este cálculo se pretende establecer un efecto coercitivo por parte del contratista en el cumplimiento de sus obligaciones y como función primordial constreñirlo a su cumplimiento a satisfacer una prestación total o parcialmente incumplida. Estas medidas corresponden a una sanción de la cual puede hacer uso la Administración en ejercicio de su función primordial de ejercer el control y la vigilancia de la ejecución del contrato, con el objeto de apremiar al contratista al cumplimiento de sus obligaciones que se asocia normalmente a las necesidades de dirección del contrato y de aseguramiento de los intereses públicos.
b.     Cuando no se realicen adecuadamente las actividades establecidas en el pliego de condiciones.	₡5.725.438,80	1%	₡57.254,38
Cabe indicar que esta penalidad será el Órgano Fiscalizador el responsable de la aplicación.   a.      Atrasos presentados en el Comité   Se aplicará una multa de 10% del costo total de la Sesión hasta un máximo del 25% en atención a las tardías de 1 a 30 minutos no justificadas, por el Miembro Externo, debido a los posibles atrasos presentados en el Comité y sus implicaciones normativas.   b.     Cuando no se realicen adecuadamente las actividades establecidas en el pliego de condiciones.   Actividades establecidas: Son todas las funciones establecidas en el pliego de condiciones, por lo que la administración debe velar por la correcta fiscalización de lo adjudicado en procura de que la empresa contratista cumpla con lo establecido en apego a las condiciones cartelarias. El objetivo de las multas es procurar resarcir a la Administración de una ejecución defectuosa o tardía de las obligaciones contractuales, siendo claro que el objetivo de estos mecanismos es en esencia no el obtener un rédito económico para la Administración con su aplicación, sino más bien desincentivar el incumplimiento de los contratistas, que conociendo las sanciones que puedan recibir, se abstengan de incurrir en los supuestos que las activen.   La Operadora realizará el cobro del 1% sobre el monto anual estimado de la relación contractual cuando no se efectúe de manera correcta o se incumpla con las especificaciones establecidas en el pliego de condiciones por parte del contratista.   El incumplimiento de las condiciones contractuales podría ir en detrimento del servicio generando faltas que podría repercutir en la Administración en aras de que el contratista cumpla con la legislación del país, así como del servicio a nivel general, que podría generar inconformidades con el personal de la Operadora y clientes externos, así como los afiliados de la Operadora, repercutiendo en la imagen de esta.   La suma que corresponda por concepto de la aplicación de esta cláusula será rebajada del pago que se le haga al contratista, así mismos el cobro de la multa podrá hacerse con cargo a las retenciones del precio, que se hubieren practicado y los saldos pendientes de pago.   En caso de que se incurra en atraso, no se preste el servicio o se incumpla con los compromisos adquiridos, la Administración, además, podrá resolver el contrato, perseguir el pago de los daños y perjuicios no cubiertos y aplicar las demás sanciones administrativas que prevé el ordenamiento jurídico.   El proceso de ejecución de multas será llevado a cabo por la Área Administrativa.

 

1. FACTORES DE EVALUACIÓN.

 

Las ofertas que cumplan con los requisitos de admisibilidad y con los aspectos tanto legales como técnicos, serán evaluadas según los criterios de selección que se indican en la Plataforma SICOP.

 

FACTOR	METODOLOGÍA	%
Factor 1: Experiencia sobre operación, normativa y supervisión de operadoras de pensiones	Se valorará la experiencia del profesional oferente, medida en años más fracción de año (definida como cantidad de meses completos entre 12) desempeñando puestos en Juntas Directivas, como Gerente, Subgerente, Director, Jefatura, Analista Senior o equivalentes de órganos supervisores o de entidades financieras reguladas (operadoras de fondos de pensiones, bancos, sociedades administradoras de fondos de inversión, aseguradoras, puestos de bolsa o cooperativas de ahorro y crédito). Así como en entidades dedicadas al financiamiento y desarrollo de actividades productivas.   Esta valoración será de un máximo, parcial o total hasta 45% de los siguientes rubros:   Concepto % a asignar 9 puntos porcentuales por cada año más fracción de año, en puestos de Juntas Directivas, Gerentes, Subgerentes, directores o Jefaturas de entidades descritas en este factor hasta un máximo de 5 años. 45% 4.5 puntos porcentuales por cada año más fracción de año, en puestos de Analista Senior de entidades descritas en este factor y hasta un máximo de 10 años 45%   Para esto deberá entregar una declaración jurada en las cuales se indique:   •          Nombre del puesto o cargo desempeñado •          Descripción general del trabajo realizado •          Fecha de inicio y finalización del trabajo. •          Nombre y Cedula jurídica de la empresa o institución. •          Contacto de la empresa con quien se pueda verificar la referencia. (Nombre, correo, teléfono).   Popular Pensiones; en atención a la normativa vigente, realizará las acciones de contacto requeridas a fin de validar que los servicios indicados en la declaración jurada hayan sido o se encuentren a conformidad.	45 %
Factor 2: Experiencia en órganos colegiados similares.	Se valorará la experiencia del profesional oferente medida en años más fracción de año (definida como cantidad de meses completos entre 12) desempeñando asesoría en comités de Riesgo o Inversiones de operadoras de fondos de pensiones u otras entidades supervisadas (operadoras de fondos de pensiones, bancos, sociedades administradoras de fondos de inversión, aseguradoras, puestos de bolsa o cooperativas de ahorro y crédito) así como en entidades dedicadas al financiamiento y desarrollo de actividades productivas.   Esta valoración será de un máximo, parcial o total hasta 24% de los siguientes rubros:   Concepto % a asignar 6 puntos porcentuales por cada año más fracción de año, de experiencia desempeñando asesoría en Comités de Riesgo en Operadoras de Fondos de Pensiones, así como en entidades dedicadas al financiamiento y desarrollo de actividades productivas hasta un máximo de 4 años de experiencia documentados. 24 % 4.8 puntos porcentuales por cada año más fracción de año, de experiencia en Comités de Inversiones en Operadoras de Fondos de Pensiones así como en entidades dedicadas al financiamiento y desarrollo de actividades productivas hasta un máximo de 5 años de experiencia documentados   24 % 3 puntos porcentuales por cada año más fracción, de experiencia en Comités de Riesgo y/o Inversiones en bancos, sociedades administradoras de fondos de inversión, puestos de bolsa o cooperativas de ahorro y crédito, así como en entidades dedicadas al financiamiento y desarrollo de actividades productivas hasta un máximo de 8 años de experiencia documentados 24 %   Para esto deberán entregar declaraciones juradas en las cuales se indique:   •          Nombre del puesto o cargo desempeñado •          Descripción general del trabajo realizado •          Fecha de inicio y finalización del trabajo •          Nombre y Cedula jurídica de la empresa o institución. •          Contacto de la empresa con quien se pueda verificar la referencia. (Nombre, correo, teléfono)   Popular Pensiones; en atención a la normativa vigente, realizará las acciones de contacto requeridas a fin de validar que los servicios indicados en la declaración jurada hayan sido o se encuentren a conformidad.	24%
Factor 3: Preparación académica complementaria y actualización reciente en temas atinentes.	Se valorará la preparación académica de la profesional oferente complementaria al grado indicado en requisitos mínimos y atinente a la temática de esta contratación, así como la actualización reciente en temas de riesgos.   a)                   reparación académica complementaria:   Esta valoración corresponderá de un 18%, el cual será asignado de forma total según el grado de cumplimiento de los rubros establecidos en este criterio de evaluación, debidamente acreditados mediante la documentación de respaldo correspondiente.     Concepto % a asignar Estudios formales en gestión de riesgos, impartidos y certificados por una universidad o institución especializada, de reconocido prestigio a nivel nacional o internacional. Se incluye dentro de esta categoría la formación correspondiente a programas de técnico medio en riesgos.   Se valorará según el siguiente detalle:   0 certificados: 0% 1 o más certificados: 18% 18 %   Para esto deberán entregar copia de los atestados correspondientes.   b)                   Actualización en temas de riesgos   Esta valoración será de un máximo, parcial o total hasta 8% en caso de contar con los siguientes rubros:   Concepto % a asignar Seminarios, talleres, cursos, congresos o actividades prácticas; todas las anteriores en temas de riesgos financieros, operativos u otros atinentes a la contratación, según la cantidad de horas totales de los eventos documentados, cuya fecha de finalización sea menor a 24 meses a partir de la fecha de apertura de las ofertas.   Se valorará según el siguiente detalle:   0 o menos de 19 horas: 0 Entre 20 y 39 horas: 4% Entre 40 y 60 horas: 6% Más de 60 horas: 8% 8 %   Para esto deberán entregar copia de los atestados correspondientes.	26%
Factor 4: Certificación PYMES, Declaración Jurada y detalle de Planilla	Conforme el artículo 23 de la Ley General de Contratación Pública y en aplicación del Artículo 74 de su Reglamento, en lo que respecta a la generación de empleo local, la PYME que opte por el beneficio del puntaje adicional deberá aportar una declaración jurada firmada por su representante legal en la que indique que al menos el sesenta por ciento (60%) de su planilla tiene domicilio en dicho cantón, cuando se trate de un municipio o en la región, en los restantes casos.   Se debe presentar certificación vigente, siendo que la administración se reserva el derecho a verificar y constatar por los medios correspondientes la validación de dicho documento cuando corresponda, además se deberá presentar detalle de la planilla del último mes anterior a la apertura de ofertas para constatar la cantidad total de empleados, esta puede venir con el detalle de salarios ocultos.   En caso de que el personal contratado no reúna el origen declarado, se procederá a descartar la oferta y proceder con la denuncia respectiva.   Conforme el Artículo 78. Grupos económicos del RLCP. No se permitirá que los oferentes de grupos económicos utilicen la figura de PYME para obtener los beneficios para ese tipo de empresas dispuesto en ese capítulo y en leyes especiales.   Nota: La declaración jurada debe evidenciar que al menos el 60% de su personal es de la región de donde dicha PYME es, para la verificación de la ubicación de la empresa la Administración está facultada para apoyarse en la información que consta en el sistema digital unificado según lo dispuesto en el RLGCP.   Claramente el oferente deberá hacer constar en su declaración jurada la cantidad total de personal que conforma su empresa y si al menos el 60% de ese personal es de la región de la cual es la empresa PYME que participa en el proceso, por ejemplo:   Empresa PYME con 200 colaboradores X 60%= 120 colaboradores deben ser de la región de la PYME	5%
Total		100%

 

Popular Pensiones se reserva el derecho de contactar y verificar lo que corresponda con el fin de constatar la fidelidad de la información de la oferta ya sea a través de cualquier medio posible, solicitud de facturas, llamadas, correos, visita a las instalaciones u otro medio posible, en el momento que así lo disponga la Operadora en caso de encontrase incongruencia con la información aportada y la verificación realizada, dicha potestad aplicara no sólo en el caso que se subraya si no en cualquier momento que la Administración lo desee y lo requiera para cualquier término del presente pliego de condiciones. Si Popular Pensiones detecta que alguna información entregada es falsa, valorará descalificar a dicho oferente del presente proceso de contratación.

 

Para la elección del adjudicatario, se tomará la oferta con el mayor porcentaje obtenido de la sumatoria de los porcentajes de los cuadros anteriores.

 

En caso de presentarse empate en la calificación, se utilizará como criterio de desempate lo siguiente:

 

a)Conforme el artículo No. 97 del Reglamento a la Ley una puntuación adicional a las PYMES que han demostrado su condición a la Administración según lo dispuesto en este Reglamento, la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas y sus reformas, Ley N°8262 de 02 de mayo de 2002 y sus reglamentos, así como el artículo 34 de la Ley de Desarrollo, Promoción y Fomento de la Actividad Agropecuaria Orgánica, Ley N°8591 del 28 de junio de 2007 y sus reglamentos, y el DE-37911-MAG Sistema de Registro del Ministerio de Agricultura y Ganadería para certificar condición de pequeño y mediano productor agropecuario (PYMPA), del 19 de agosto de 2013.

 

• PYME de industria: 5 puntos
• PYME de servicio o agropecuaria: 5 puntos
• PYME de comercio: 2 puntos

 

Se debe presentar certificación vigente, siendo que la administración se reserva el derecho a verificar y constatar por los medios correspondientes la validación de dicho documento cuando corresponda.

 

b)Si con lo anterior continua el empate se procederá a adjudicar al oferente que obtenga el mayor puntaje en el rubro de Factor 1: Experiencia sobre operación, normativa y supervisión de operadoras de pensiones

 

c)Si con lo anterior continua el empate se procederá a adjudicar al oferente que obtenga el mayor puntaje en el rubro de Factor 2: Experiencia en órganos colegiados similares.

 

d)Si con lo anterior continua el empate se procederá a adjudicar al oferente que obtenga el mayor puntaje en el rubro de Factor 3: Preparación académica complementaria y actualización reciente en temas atinentes.

 

e)Si con lo anterior continua el empate se procederá, a realizar un sorteo en el Área Administrativa y se convocará a los oferentes cuya propuesta tenga la misma puntuación, previa convocatoria de quienes quieran asistir. En este último supuesto, se procederá a imprimir en una hoja la palabra “Ganador”. Luego esta impresión de la palabra “Ganador” se recortará y seguidamente se recortarán al mismo tamaño del primer recorte trozos en blanco de la misma hoja, depositándose todos en una bolsa. Finalmente, entre los representantes que acudan a la convocatoria, y en ausencia de éstos completándose su número con personal de la Dirección de Administración, un representante de cada empresa sacará de la bolsa un trozo de papel, resultando adjudicatario aquel que saque el trozo de papel con la palabra “Ganador”.

 

De todo ello se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento y posteriormente se adoptará el acto de adjudicación, todo lo anterior deberá constar en el sistema digital unificado.

 

1. PLAZO DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL.

 

• Una vez formalizado y comunicado el contrato electrónico (orden de inicio) mediante la plataforma SICOP el plazo comenzara a regir el día hábil posterior a dicha comunicación y será de 12 meses prorrogable por periodos 3 periodos de 12 meses para un total de 48 meses de ejecución contractual, siempre y cuando la Administración se encuentre conforme con el servicio brindado.

 

• En el caso de que a esta contratación le apliquen prórrogas, las mismas se darán siempre y cuando la Administración se encuentre conforme con el servicio brindado y con base a la necesidad del momento en que se esté llevando a cabo el proceso de la prórroga, por lo que la Administracion tendrá la posibilidad de finalizar la totalidad de la relación contractual en todos los extremos por acaecimiento del plazo de la prórroga que se encuentre en vigencia en ese momento, pese a que queden prórrogas por ejecutar, en el ejercicio puro y simple de la terminación normal de la relación contractual por el agotamiento del plazo (artículo 105, 110 LGCP y 280, 288 RLGCP) y para lo cual se comunicará al contratista mediante oficio tal y como se menciona en el párrafo anterior con al menos dos (2) meses de antelación al vencimiento del plazo que encuentra en curso, la decisión de no prorrogar más la contratación.

 

En el caso contrario, de darse la prórroga si así la administración lo externa, el contratista estará obligado a indicar su anuencia en un plazo no mayor a 2 días hábiles mediante documento o respuesta de correo así como revalidar la garantía de cumplimiento, ésta solo en caso de que se haya establecido en el presente pliego de condiciones,  si este requisito no es satisfecho no se autorizará el pago del servicio, nuevamente solo en caso de que esta garantía se haya solicitado en el presente pliego de condiciones y SICOP, en el caso de que el contratista no brinde respuesta en el plazo indicado se entenderá como la aceptación a la prórroga y la Administración procederá con la formalización de la misma por medio de SICOP manteniendo las condiciones con las cuales se dio la adjudicación del proceso.

 

• El incumplimiento de alguno de los términos de la relación contractual u otras causas calificadas a juicio de la Administración, podrán dar lugar a la terminación del mismo en cualquier momento, sin que por ello Popular Pensiones S.A. deba indemnizar al contratista.

 

• El atraso en la entrega dará derecho a la OPERADORA DE PENSIONES a gestionar el trámite para aplicar la sanción estipulada en este pliego de condiciones (en caso de que se haya establecido alguna) o cualquier otra que se haya establecido en el proceso de contratación, así como el cobro, si procediera.

 

• El Oferente acepta que la entrega se haga conforme a lo indicado, sin que esto implique o signifique un costo adicional para la OPERADORA DE PENSIONES.

 

1. ESTIMACION PRESUPUESTARIA.

 

Anualmente se estima un monto promedio de consumo de ₡5.725.438,80 IVA.I y para las labores que deban ser ejecutadas durante el periodo presupuestario del 2026 la administración cuenta con un presupuesto de ₡2.500.000,00 IVA.I. Este presupuesto abarca del periodo de setiembre del 2026 a diciembre del 2026.

 

De igual forma se agrega que la ejecución del contrato estará sujeta a que la Administración cuente con contenido presupuestario, considerando que este será un proceso de consumo según demanda sobre los servicios que se vayan dando durante la ejecución contractual por lo que el presupuesto no es un factor determinante sin embargo, el compromiso adquirido es el de no superar el monto de licitación reducida correspondiente a la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S.A. durante la vigencia del plazo contractual.

 

Según lo estipulado en el artículo 38 de la Ley General de Contratación Pública y 87 de su Reglamento es importante mencionar que mediante el presente pliego de condiciones la Administración ya ha tomado las previsiones necesarias para garantizar el pago de las obligaciones derivadas del presente concurso para el periodo presupuestario del 2026 y años subsiguientes.

 

1. BANDAS DE TOLERANCIA DE DIFERENCIAS DE PRECIOS.

 

Para el presente concurso no se realiza estudio de mercado ni la aplicación de las bandas de precios, en virtud de que la contratación corresponde a la selección de un Miembro Externo para integrar el Comité de Riesgos, cuya remuneración no se determina mediante condiciones de oferta y demanda del mercado ni mediante un proceso competitivo de precios.

 

El monto para reconocer por concepto de dieta se encuentra previamente definido por el Conglomerado Banco Popular, correspondiendo actualmente a la suma de ₡238.559,95 IVA por sesión, tarifa que constituye el valor oficial y vigente para los miembros del Comité de Riesgo. En consecuencia, no existe margen para la presentación de propuestas económicas diferenciadas por parte de los oferentes, ni la Administración cuenta con discrecionalidad para negociar o fijar una remuneración distinta a la establecida institucionalmente.

 

Asimismo, la naturaleza de esta contratación se fundamenta principalmente en la valoración de la idoneidad, experiencia, formación académica, trayectoria profesional y cumplimiento de los requisitos técnicos y regulatorios exigidos para el cargo, por lo que el elemento económico no constituye un factor de evaluación o comparación entre eventuales participantes.

 

Bajo este contexto, la realización de un estudio de mercado carece de utilidad práctica y técnica, puesto que no permitiría obtener referencias que incidan en la determinación del precio de la contratación, debido a que este ya se encuentra previamente establecido y homologado para este tipo de nombramientos dentro del Conglomerado.

 

Por tanto, efectuar dicho estudio no aportaría información adicional que contribuya a la toma de decisiones ni al principio de eficiencia administrativa.

 

En caso de que el Conglomerado Banco Popular comunique modificaciones al monto de la dieta, ya sea por incrementos o disminuciones, la remuneración aplicable se ajustará automáticamente al valor vigente que oficialmente se encuentre aprobado para los miembros del Comité de Riesgo, sin que ello implique una variación derivada de condiciones de mercado.

 

1. PRECIOS.

 

El oferente deberá indicar en forma clara el precio unitario y total cotizado en números y letras coincidentes (con sus componentes Costos directos, Costos indirectos, Imprevistos, Utilidad e Impuestos); en caso de discrepancia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real comprobado,

 

Tomando en consideración que el pago por servicios a contratar se realizará sobre la base de un costo por sesión el cual corresponde al monto vigente que se paga como dieta, establecido por el Conglomerado Banco Popular para los miembros del Comité de Riesgo. Dicho monto puede ajustarse de acuerdo con los incrementos y disminuciones comunicados por el Conglomerado. El monto de la dieta será de ₡211.115,00 más IVA, para un monto total de ₡238.559,95 IVA incluido. No se pagarán montos inferiores ni superiores al monto establecido por concepto de dieta.

 

Los precios deberán ser cotizados firmes, definitivos e invariables durante el período de vigencia de la oferta.

 

Todo lo anterior, no excluye la posibilidad para la Administración de solicitar información adicional atinente al cálculo de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario, conforme lo señalado en los artículos 41 y 42 de la Ley General de Contratación Pública 44 y 98 del Reglamento a la Ley indicada.

 

1. ASPECTOS DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y CONTINUIDAD DEL NEGOCIO.

 

El oferente debe presentar una declaración jurada donde indique que acatará y cumplirá con cada uno de los puntos e incisos de los aspectos de la seguridad de información y continuidad del negocio que se detallan a continuación, así mismo deberá considerar que estas cláusulas podrán ser variadas o modificadas según las directrices internas del Conglomerado sin necesidad de requerir de una modificación contractual o confección de adendum, por cuanto estas cláusulas están en constante evaluación en el Conglomerado y según el entorno de seguridad de la información y continuidad del negocio que se derive del momento en que se encuentre la ejecución contractual, por lo tanto, cualquier modificación de estas durante la fase de ejecución contractual será comunicada al contratista por medio de un oficio por parte de Popular Pensiones:

 

• Normativa de Seguridad de la Información

 

1. El <CFBPDC> entregará la normativa interna vigente en materia de Seguridad de la Información, Ciberseguridad (DSC-040-DPR-A2 Directrices para Proveedores) que sea aplicables o vinculante con la <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS>, al igual que todas sus actualizaciones, las cuales serán comunicadas oportunamente al <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE>.

 

El <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE>, entiende y se compromete a cumplir durante todo el proceso de la <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS> y/o vigencia del contrato, la normativa interna vigente en materia de Seguridad de la Información, Ciberseguridad que se encuentren establecida por el <CFBPDC>, al igual que todas sus actualizaciones. Para ello el <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE> se compromete a entregar una carta de compromiso en la que confirme que dieron lectura, entendieron y aceptaron los apartados establecidos en la normativa remitida y sus actualizaciones, de conformidad con lo ya establecido en el contrato, que aplique según la naturaleza y alcance de los servicios o productos brindados al <CFBPDC>. Además, el <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE> debe valorar y comunicar las implicaciones e impactos en los bienes y servicios debido al cumplimiento y puesta en práctica de la normativa vigente mencionada anteriormente para su valoración interna.

 

El <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE> dispondrá de 1 mes plazo a partir de la entrega de la normativa para realizar sus comentarios y remitir la carta compromiso descrita en el párrafo anterior.

 

• Confidencialidad de la Información

 

1. En caso de requerir terceros subcontratados, <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE> se compromete a comunicarlo de forma transparente y oportuna al <CFBPDC>, y establecer acuerdos de confidencialidad individuales con el tercero para garantizar que todos los controles y aspectos de Seguridad de la Información, Ciberseguridad establecidos en la presente <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS> sean cumplidos por los terceros subcontratados. Debe entregarse copia de dichos acuerdos firmados al <FISCALIZADOR O DEPENDENCIA RESPONSABLE> previo a contar con el acceso a la información y sistemas del <CFBPDC>, el acceso a dicha información debe estar limitado a las labores propias del tercero subcontratados, lo anterior bajo los principios de necesidad de saber, en cumplimiento de sus funciones, el debido control de accesos, para su otorgamiento bajo el principio del mínimo privilegio y en estricto apego a las funciones a realizar.

 

1. Todos el personal y/o terceros contratados, sustitutos del personal titular del <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE> que trabajarán en la <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS>, entienden y se comprometen mediante acuerdos de confidencialidad individuales y/o mutuo (Se adjunta Acuerdo ASI-038-AIC-A3 y ASI-055-AMC-A3), a cumplir con la normativa en materia de Seguridad de la Información y Ciberseguridad que se encuentre establecida por el <CFBPDC>, durante todo el proceso de <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS> y/o la vigencia del contrato que se derive. El <CFBPDC> se compromete a entregar el Acuerdo de Confidencialidad que debe ser utilizado y el <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE> entregará los documentos previamente firmados al <FISCALIZADOR O DEPENDENCIA RESPONSABLE>.

 

• El <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE>, se compromete a mantener absoluta confidencialidad, integridad y disponibilidad sobre:

 

• Toda la información y/o datos que se generen y brinden producto de la <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS>, es catalogada como uso confidencial y exclusiva del <CFBPDC>.

 

• Los esquemas de infraestructura, modelos, procesos, arquitectura, diseño, funcionamiento, configuración e instalación llevados a cabo derivados de la <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS>, que está ejecutando para el <CFBPDC>.

 

1. El <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE> reconocen que existen sanciones aplicables por violaciones a la confidencialidad de la información, conforme a la legislación vigente y a la normativa vinculada con la <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS>, incluyendo sus actualizaciones, las cuales serán comunicadas oportunamente al <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE>.

 

Esto conlleva la prohibición por parte del <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE>, de divulgar o hacer un uso inadecuado de cualquier tipo de información y/o datos a la que tenga acceso y/o se genere durante la <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS>, y posterior a la finalización de este contrato, por lo cual deberá mantener absoluta confidencialidad durante al menos <5 años, 10 años o más, lo cual dependerá de lo que indique el objeto contractual>.

 

1. De comprobarse que exista un compromiso de información ante la divulgación, fuga o uso inadecuado de información por parte del <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA /  CONTRAPARTE>, ya sea de forma intencional o no, de forma parcial o total, el <CFBPDC> procederá a realizar las acciones necesarias para que se apliquen las sanciones correspondientes según la reglamentación y normativa aplicable , a su vez el <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE>, deberá cumplir los protocolos y medidas vigentes con respecto a la atención de incidentes asociados a la fuga de información establecidas por el <CFBPDC>.

 

1. En caso de que se requiera divulgar o compartir información, el <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE> se compromete a obtener previamente la autorización escrita del <CFBPDC>, antes de divulgar o compartir la información. Esta autorización deberá ser avalada por el representante designado (Dueño de la Información y/o <FISCALIZADOR O DPENDENCIA RESPONSABLE>) por parte del <CFBPDC>. Además, toda divulgación deberá realizarse bajo los controles de seguridad establecidos por Seguridad Informática, y cumplir con la normativa vigente en materia de Seguridad de la Información y Ciberseguridad que sea aplicable o vinculante con la <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS>, incluyendo sus actualizaciones, las cuales serán comunicadas oportunamente al <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE>.

 

• El <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE> debe prevenir e impedir la creación, duplicación, acceso, modificación, procesamiento, almacenamiento, transmisión, eliminación y destrucción no autorizada de la información y/o datos que se generen y le sean suministrados por el <CFBPDC>, ya sea antes, durante y posterior a la <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS> según el objeto contractual.

 

• El <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE>, debe utilizar toda la información que brinde el <CFBPDC>, en forma estrictamente confidencial y únicamente para actividades directamente relacionadas con la <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS>. De igual forma debe alertar al <FISCALIZADOR O DEPENDENCIA RESPONSABLE> en caso de que se esté exponiendo información de más y además indicar de manera expresa en su oferta, de que entiende, acepta y cumple con el uso correcto de la información y/o datos a los que tenga acceso y de las consecuencias legales ante la inobservancia de lo dispuesto en la Ley 7786, sus reformas y reglamentación conexa.

 

El <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE> y el <FISCALIZADOR O DEPENDENCIA RESPONSABLE>, se comprometen a mantener actualizados los inventarios de los activos de información y de soporte, conforme al esquema de clasificación definido por el <CFBPDC>, garantizando su correcta identificación, registro, protección y trazabilidad.

 

Asimismo, el <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE> se compromete a almacenar la información y/o los datos propiedad del <CFBPDC> en ubicaciones geográficas seguras y autorizadas por el <CFBPDC>.

 

• Seguridad, custodia y derechos de acceso:

 

1. El <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA /  CONTRAPARTE> deberá asegurar que el <CFBPD> tenga el acceso ilimitado a toda la información asociada al objeto contractual que se genere, almacene y resguarde producto de la <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS> en todo momento, dicha información debe estar disponible para su descarga de forma individual y/o masiva, en formato legible y acceso en el momento que sea requerido, sin que el contratista pueda oponerse , para el uso que el  <CFBPDC> lo requiera, incluyendo la migración de la información a otra solución tecnológica, sin que esto implique un costo alguno adicional para el <CFBPDC>, por lo cual deberán acordarse y establecer previamente los mecanismos correspondientes y los formatos específicos que se requieren.

 

1. Una vez terminada la ejecución de la <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS>, el <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA  /  CONTRAPARTE> deberá devolver toda la información (Física y digital)sin importar el medio donde resida, incluyendo la generada el último día de la <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS> y que sea propiedad del <CFBPDC>,  mediante los formatos accesibles previamente acordados entre las partes el día hábil posterior al finiquito de la <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS>  y coordinar el borrado seguro de la información y de las configuraciones propias del <CFBPDC> de todos los componentes tecnológicos y de la infraestructura, siendo documentado mediante una Declaración Jurada por  el <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA  /  CONTRAPARTE>, donde el <CFBPDC>  se reserva el derecho de realizar auditorías, pruebas y/o validaciones, para verificar que  la información y/o datos del <CFBPDC> han sido eliminados.

 

• En caso de presentarse un incidente de Seguridad de la Información y Ciberseguridad en la <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS> donde se comprometa la confidencialidad, integridad y/o disponibilidad de la información y/o datos del <CFBPDC>, es responsabilidad del <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA  /  CONTRAPARTE>, notificar inmediatamente al detectar el incidente o situación al <CFBPDC> mediante el personal designado para tal propósito y/o en su defecto al <FISCALIZADOR O DEPENDENCIA RESPONSABLE> del contrato para reportar el incidente en el servicio DTI: 75-Reporte Seguridad de la Información a través del Centro Soporte Logístico (CSL) en la oferta de servicios de TI y a la cuenta de correo < TISoluciones@bp.fi.cr >.  Adicionalmente, el <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE> se compromete a cumplir los diferentes protocolos del <CFBPDC> previamente notificados con respecto a la atención de incidentes.

 

1. El <CFBPDC> se reserva el derecho de auditar y/o verificar los controles de Seguridad de la Información y ciberseguridad establecidos por <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA  /  CONTRAPARTE>,  para asegurar la protección de la información,  datos y/o la continuidad del producto o servicio  del <CFBPDC> , para lo cual el <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA  /  CONTRAPARTE>, se compromete a colaborar en el proceso y entregar las evidencias necesarias como lo son matrices de seguimiento, informes de auditoría externas, evaluaciones, certificaciones relacionadas y reporte de aplicaciones  necesarias como prueba de cumplimiento en el plazo solicitado, esta revisión se ejecutará cuando el <CFBPDC>  lo requiera y será previamente notificada.

 

1. El <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE> se compromete a mantener los controles preventivos, de contingencia, recuperación y respaldos para asegurar la disponibilidad e integridad de la información y/o datos del proceso de <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS>.

 

1. Se deben establecer las personas contactos responsables por ambas partes del <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE> y el <CFBPDC> como responsables directos de la administración de la información y/o datos que se generen, por lo que, no se debe suministrar información a personas que no estén previamente autorizadas, en caso de existir un cambio en el contacto asignado, debe cumplir con los requerimientos previamente establecidos y ser notificado con la debida antelación:

 

• Por parte del <CFBPDC>, se establecen los siguientes contactos responsables:

 

Funcionario del <CFBPDC>	Dependencia	Teléfonos de Contacto	Correo Electrónico de Contacto
Carlos Sandoval Torres	Proveeduría	2010-0305	csandoval@bp.fi.cr
Bryan Vega Brobón	Proveeduría	2010-0498	bvega@bp.fi.cr
Charlene Wilshire Charles	Seguridad Informática	2010-0527	chwilshire@bp.fi.cr

 

• Asimismo, por parte del <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE>, del personal contacto, son los siguientes:

     

Personal del <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE>	Dependencia	Teléfonos de Contacto	Correo Electrónico de Contacto

                                     

• Es responsabilidad de <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE>mantener y comunicar oportunamente al <CFBPDC> los cambios o movimientos (entradas y salidas) de personal autorizado para acceder a la información o sistemas y/o dominio del <CFBPDC>, para el mantenimiento de accesos y controles pertinentes, previo a contar con el acceso a la información y sistemas del <CFBPDC>.

 

• El <CFBPDC> se reserva el derecho de admisión del personal que reporte el adjudicatario.

 

• El <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE>, no podrá conectar ningún tipo de dispositivo tecnológico a la red del <CFBPDC>, sin la previa comunicación, justificación y autorización por escrito de uso respectiva por parte del <CFBPDC> y deberá aplicar los controles de seguridad pertinentes definidos por la dependencia de Seguridad Informática correspondiente.

 

• En caso de que el <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA /  CONTRAPARTE>, inicie o se encuentre en proceso de reestructuración, fusión, reorganización, transformación, cierre o migración de servicios, entre otros; que afecte el normal funcionamiento del servicio, este se compromete a custodiar y brindar el acceso al <FISCALIZADOR O DEPENDENCIA RESPONSABLE> a toda la información y/o datos que sean propiedad del <CFBPDC> y que se generó durante todo el proceso de <CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. Además, debe comunicar inmediatamente cualquier cambio en el objeto contractual, asegurando la protección de la información del <CFBPDC> en todo momento y sin afectar el servicio ofrecido.

 

Además, el <CFBPDC>, se reserva el derecho de dar por terminada la relación contractual en caso de que el <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE>, inicie o se encuentre en proceso de reestructuración, fusión, reorganización, transformación cierre o migración de servicios, entre otros, y con ello afecte los intereses del <CFBPDC>.

 

1. En caso de presentarse algún conflicto de interés o afectación en los intereses del CFBPDC por motivo de que el <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA  /  CONTRAPARTE>, inicie o se encuentre en proceso de  reestructuración, fusión, reorganización, transformación cierre o migración de servicios, entre otros; las partes se comprometen a resolver en definitiva sus diferencias patrimoniales de naturaleza disponible, utilizando alguno de los mecanismos previstos en la Ley sobre la Resolución Alterna de Conflictos y Promoción de la Paz Social, el Reglamento de Arbitraje de los Centros de Conciliación y Arbitraje u otros existentes en el país.

 

1. El <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE> en caso de ser requerido se encuentra obligado a suministrar a las Superintendencias y/o al auditor externo de TI toda información que le sea requerida por estos, así como todas las facilidades requeridas en la supervisión de TI, de acuerdo con la reglamentación emitida por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero de la República de Costa Rica y sus Lineamientos Generales. Asimismo, se encuentra obligado a continuar brindando los servicios de TI contratados, aun en el caso de intervención de alguna entidad o empresa supervisada por parte de un órgano supervisor costarricense.

 

Además, el <OFERENTE / ADJUDICATARIO / CONTRATISTA / CONTRAPARTE> se compromete a ejecutar una auditoría externa de TI, cuando así sea requerida por la entidad o empresa supervisada. El alcance, plazo del estudio, plazo de ejecución y entrega podrán ser definidos por la entidad o empresa supervisada de conformidad con las solicitudes de las Superintendencias.

 

Importante: En todos los puntos adonde se indica <CFBPDC>, el oferente, el adjudicatario y/o el contratista, tendrá responsabilidad con Popular Pensiones S.A. y del conglomerado indicado.

 

IMPORTANTE:

Para un mayor y mejor detalle o alcance de lo destacado acá, favor dirigirse al pliego de condiciones adjunto en PDF, por cuanto la numeración e incisos al colocarse en este apartado de SICOP pierde su formato del documento en PDF, por lo que, para una mejor compresión se solicita ver el documento completo en formato PDF que se adjunta en el apartado de "Documento del Pliego de condiciones":

 

CONSIDERACIÓN IMPORTANTE DE PREVIO A OFERTAR:

El oferente será responsable de la lectura, compresión y alcance de cada apartado, punto e inciso del presente pliego de condiciones, deberá responder en el mismo orden consecutivo utilizado en el pliego de condiciones, e indicar claramente que entiende, cumple y acepta con lo requerido en cada punto de este pliego y con lo solicitado en la plataforma SICOP y aportar la documentación y evidencia de los puntos que requieran de la presentación de la misma para su respaldo (en los casos donde no sea presentada esta documentación la misma será de subsanación en los casos que aplique), en caso contrario se asumirá su apego al cumplimiento de cada una de las condiciones en atención al artículo 123 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública N°9986, por lo que, con la sola presentación de la oferta, se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento a la totalidad del pliego de condiciones, disposiciones legales y reglamentarias vigentes en el entendido de que la oferta económica contempla la totalidad de las especificaciones del presente pliego de condiciones y lo indicado en SICOP, salvo prueba en contrario al momento de presentar la oferta, por lo que el oferente estará obligado a cumplir con el objeto íntegro, sin cobrar ninguna suma adicional por la inobservancia de cualquier aspecto para la conformación y presentación de su oferta y su ejecución contractual.

 

Estimados señores:              

 

La Sección Administrativa de la Dirección de Administración de la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S.A., oficinas centrales ubicadas en San José centro entre la Avenida 1 y 3, en Calle 2, frente a Correos de Costa Rica, contiguo al Club Unión, le invita a participar en la presente licitación, se recibirán ofertas electrónicas por medio del Sistema Integrado de Compras Públicas “SICOP” según fecha y hora indicadas en el pliego de condiciones electrónico.

 

Actuar ético: Conforme lo señala el reglamento a la Ley de Contratación Pública en su CAPÍTULO II ACTUACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Y OTROS SUJETOS, SECCIÓN I, ACTUACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Artículo 17. Actuar ético y de probidad en la Contratación Pública, para el caso de la Operadora, las actuaciones realizadas por los colaboradores de Popular Pensiones están orientadas a la satisfacción del interés público.

 

En su gestión, deberán observar rectitud, buena fe y probidad en el uso de las facultades que les confiere la Ley, por lo que de advertirse lo contrario, pueden hacer sus denuncias a las siguientes instancias:

 

• Contraloría de Servicios de Popular Pensiones, salvaguardando la confidencialidad y la identidad del denunciante.

 

• Contraloría General de la República, instancia que determinará los procedimientos para la atención, la admisibilidad y el trámite de las denuncias que se le presenten en el ámbito de su competencia, en apego a los lineamientos establecidos en la Ley de Control Interno y la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

 

1. PLATAFORMA SICOP.

 

• El presente proceso es gestionado mediante la plataforma SICOP, por lo que, lo referente a declaraciones juradas, condiciones generales y otros detalles propios del pliego de condiciones y que no se encuentren en este documento, estarán estipulados en dicha plataforma y serán de cumplimiento obligatorio por parte del oferente con solo la presentación de su oferta.

 

No será necesario rendirlas ante notario público ni requieren ser autenticadas por un abogado.

 

Conforme al artículo 26 del RLGCP todos los días y horas se consideran hábiles para las actuaciones en el sistema digital unificado, salvo aquellos que por disposición de ley hayan sido declarados inhábiles, o cuando la Administración disponga de una hora o día específicos para realizar determinada actuación de acuerdo con lo establecido en la Ley General de la Administración Pública, Ley N°6227 de 02 de mayo de 1978. Las actuaciones presentadas en días inhábiles se entenderán por interpuestas en el siguiente día hábil.

 

• El medio oficial para la presentación de ofertas será el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) en ningún caso se aceptará la presentación de ofertas por la vía telefónica, fax, correo electrónico, soporte físico electrónico ni en soporte físico de papel.

 

• Los documentos adjuntos a la oferta no se deben incluir en SICOP como “Confidenciales”, ya que únicamente aplica cuando se trata de estados financieros o en el caso del Formulario Conozca a su Proveedor.

 

Conforme el Artículo 30 del RLCGP en el supuesto que un participante considere que la información aportada para un procedimiento de contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el sistema digital unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo preceptuado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública, salvo solicitud de la Contraloría General de República, la Procuraduría General de la República o cualquier autoridad judicial que por sus competencias, requieran a la Administración contratante la visualización de dicha información.

 

• En lo posible se solicita NO ADJUNTAR documentos en formato Roshal Archive (RAR).

 

• La oferta debe estar redactada en idioma español, incluidos los anexos técnicos. Sin embargo, se permitirá la presentación de estos anexos en idioma inglés, acompañados de una traducción al español libre, bajo responsabilidad del oferente.

 

• Los precios deberán ser cotizados con sus respectivos impuestos y tributos que lo afectan ya que Popular Pensiones no es una entidad exonerada de dichos rubros, en caso de omitirlos o de indicar el precio sin estos, se presumirán incluidos en el precio cotizado.

 

• El oferente debe responder en el mismo orden consecutivo utilizado en el pliego de condiciones, e indicar claramente que entiende, cumple y acepta con lo requerido en cada punto y con lo solicitado en la plataforma SICOP, en caso contrario se asumirá su apego al cumplimiento de cada una de las condiciones en atención al artículo 123 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

 

La omisión en el pliego de condiciones de aquellas obligaciones impuestas por el ordenamiento jurídico a los potenciales oferentes en atención al objeto contractual no exime a éstos de su obligado cumplimiento.

 

• Indicar la vigencia de la oferta, conforme lo indicado en la plataforma SICOP, en caso de que no se indique por el oferente, con el solo sometimiento de la oferta en tiempo la oferta se presume vigente por todo el plazo estipulado en el pliego de condiciones durante las diferentes etapas del procedimiento o, en su defecto el plazo máximo hasta la formalización contractual.

 

• Se entenderá que quien presenta la oferta en la plataforma SICOP ostenta facultad representativa y legal de su representada y se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento al ordenamiento jurídico, las condiciones y especificaciones definidas por la Administración de este pliego de condiciones y a las disposiciones legales y reglamentarias vigente lo cual deberá mantener durante la ejecución del contractual.

 

• Los proveedores y subcontratistas registrados están obligados a mantener actualizada la información que hayan aportado al momento de solicitar su inscripción en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas para cada proceso de contratación en el que quieran participar.

 

Además, de generarse cualquier variación en los términos consignados en las declaraciones juradas que constan en ese Registro deberán rendir oportunamente una nueva que deberá constar en el sistema digital unificado.

 

1. MULTAS POR PRESENTACIÓN DE RECURSOS TEMERARIOS.

 

En apego al Artículo 93- Multas por la presentación de recursos temerarios de la Ley General de Contratación Pública, la Contraloría General de la República o la Administración, según los recursos que les corresponda conocer, podrán imponer las siguientes multas:

 

1. Recurso de objeción:

 

De un cero coma cinco por ciento (0,5%) del monto del umbral de la licitación mayor y del umbral superior de la licitación menor, según corresponda a obra, bienes o servicios, y de acuerdo con el umbral a que pertenezca la entidad promovente del concurso.

 

En ambos casos, la multa podrá ser interpuesta cuando, al atender un recurso de objeción, se determine que ha operado la preclusión, que el objetante no acredita su vinculación con el objeto del concurso o que actúe con temeridad, mala fe o abuso de derechos procedimentales.

 

1. Recursos de apelación y revocatoria:

 

De un uno por ciento (1%) del monto del umbral de la licitación mayor y del umbral superior de la licitación menor y de la licitación reducida, según corresponda a obra, bienes o servicios y de acuerdo con el umbral a que pertenezca la entidad promovente del concurso.

 

En todos los casos, la multa podrá ser interpuesta cuando, al atender un recurso de apelación o de revocatoria, se determine que el recurrente actúa con temeridad, mala fe o abuso de derechos procedimentales.

 

La actuación se entenderá temeraria cuando el recurrente abusa ejercitando acciones totalmente infundadas y, de mala fe, cuando este alegue hechos contrarios a la realidad.

 

El monto que se obtenga como resultado de la imposición de las multas deberá ser trasladado a la caja única del Estado.

 

1. ACLARACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES.

 

• Con base a lo establecido en el Reglamento de la Ley General de Contratación Publica N°9986, las aclaraciones a solicitud de parte deberán ser presentadas ante la Administración según el siguiente detalle:

 

1. Dentro del plazo de los ocho días hábiles siguientes a la publicación del pliego de condiciones en el caso de licitaciones mayores y serán resueltas dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación.

 

1. Para las aclaraciones en las licitaciones menores el plazo será de tres días hábiles siguientes a la publicación y serán resueltas dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación.

 

1. En el caso de la licitación reducida la solicitud de aclaración será en un plazo de un día hábil, mismo plazo que tendrá la Administración para resolver.

 

• Si bien el sistema SICOP permite técnicamente la presentación de solicitudes de aclaración fuera de los plazos reglamentarios, dicha funcionalidad no puede interpretarse como una habilitación jurídica automática para su atención, toda vez que los plazos establecidos en el Reglamento son de carácter perentorio y preclusivo, y su inobservancia conlleva la pérdida del derecho a ejercer la facultad correspondiente.

 

1. Carácter preclusivo de los plazos para solicitar aclaraciones.

 

• Los plazos establecidos para la presentación de solicitudes de aclaración al pliego de condiciones tienen como finalidad:

 

• Garantizar que todas las personas oferentes potenciales cuenten con la misma información en igualdad temporal.

 

• Permitir a la Administración resolver oportunamente las consultas, publicar las respuestas y, de ser necesario, realizar ajustes al pliego antes de la apertura de ofertas.

 

• Evitar que se introduzcan interpretaciones, precisiones o aclaraciones tardías que puedan incidir en la formulación de las ofertas o alterar indirectamente las condiciones del procedimiento.

 

• En ese sentido, una vez vencido el plazo reglamentario, se produce la preclusión del derecho de los interesados para solicitar aclaraciones, sin que resulte jurídicamente procedente reabrir etapas ya concluidas del procedimiento.

 

1. Igualdad de trato y prohibición de ventajas indebidas

 

• Atender solicitudes de aclaración presentadas fuera del plazo implicaría:

 

• Otorgar una ventaja indebida a quienes no ejercieron su derecho dentro del término legal.

 

• Afectar el principio de igualdad de trato, en perjuicio de aquellos oferentes que actuaron diligentemente y conforme a los plazos establecidos.

 

• Generar un escenario de asimetría informativa, especialmente si la aclaración extemporánea se formula en una etapa cercana a la apertura de ofertas.

 

• La igualdad de condiciones no solo exige que todos puedan presentar solicitudes, sino que todos lo hagan dentro del mismo marco temporal, bajo reglas claras, previsibles y previamente conocidas.

 

1. Seguridad jurídica y orden procedimental

 

• La atención de aclaraciones extemporáneas introduce un riesgo directo a la seguridad jurídica del procedimiento, en tanto:

 

• Podría generar incertidumbre sobre el contenido definitivo del pliego de condiciones.

 

• Podría provocar retrasos indebidos o cuestionamientos sobre la validez de la apertura de ofertas.

 

• La Administración tiene el deber de preservar el orden lógico y secuencial del procedimiento, asegurando que cada etapa se desarrolle dentro de los plazos legalmente definidos.

 

1. Facultades de la Administración frente a aclaraciones extemporáneas

 

• El marco normativo reconoce que las solicitudes de aclaración extemporáneas no impiden la apertura de ofertas en la fecha y hora señaladas; sin embargo, ello no implica una obligación de la Administración de atenderlas.

 

• Por el contrario, la Administración conserva la facultad discrecional reglada de:

 

• No dar trámite a solicitudes presentadas fuera del plazo.

 

• Priorizar el cumplimiento estricto del cronograma del procedimiento.

 

• Salvaguardar el interés público, la eficiencia administrativa y la legalidad del proceso.

 

• En este sentido, la decisión de no atender aclaraciones extemporáneas constituye una medida legítima, razonable y proporcional, orientada a garantizar la correcta conducción del procedimiento.

 

1. Eficiencia administrativa y continuidad del procedimiento

 

• La atención de aclaraciones fuera de plazo puede afectar:

 

• La programación interna de la Administración.

 

• Los plazos para la apertura, evaluación y adjudicación.

 

• La continuidad y oportunidad del proceso de contratación.

 

• Bajo el principio de eficiencia, la Administración debe evitar actuaciones que no aporten valor al procedimiento y que, por el contrario, puedan generar retrasos, reprocesos o riesgos jurídicos innecesarios.

 

1. Conclusión administrativa

 

En virtud de lo anterior, y con el fin de asegurar el respeto estricto a los plazos reglamentarios, la igualdad de condiciones entre los oferentes, la seguridad jurídica del procedimiento y la eficiencia administrativa se establece expresamente que:

 

• No se dará trámite ni se atenderán solicitudes de aclaración al pliego de condiciones que sean presentadas fuera de los plazos establecidos, aun cuando el sistema SICOP permita su presentación técnica, manteniéndose incólume la fecha y hora de apertura de ofertas previamente fijada.

 

Esta disposición forma parte integral de las reglas del procedimiento y será de acatamiento obligatorio para todas las personas interesadas.

 

1. LEY N° 9699 RESPONSABILIDAD DE LAS PERSONAS JURÍDICAS SOBRE COHECHOS DOMÉSTICOS, SOBORNO TRANSNACIONAL Y OTROS DELITOS

 

El oferente, persona física o jurídica mediante declaración jurada deberá indicar que no se encuentra afectado por Cohechos Domésticos, Soborno Transnacional y Otros Delitos.

               

1. LEY N° 8422 LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN Y EL ENRIQUECIMIENTO ILÍCITO EN LA FUNCIÓN PÚBLICA

 

El oferente, persona física o jurídica mediante declaración jurada deberá indicar que no se encuentra afectado por la Ley Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

 

1. COORDINACIONES ADICIONALES.

 

Cualquier otra coordinación para la correcta ejecución de la presente contratación podrá ser efectuada por las partes siempre y cuando no medie un costo o implique modificación del objeto contractual en su naturaleza.

 

1. PÓLIZAS Y CONDICIONES GENERALES.

 

• El oferente junto con su oferta deberá presentar lo siguiente:

 

1. El oferente deberá aportar junto con su oferta la Póliza de Riesgos del Trabajo correspondiente a la actividad económica que desarrolla, en caso de tratarse de trabajador independiente deberá presentar Póliza de Riesgos del Trabajo de Trabajador Independiente por brindar servicios especiales, salvo indicación contraria y justificada mediante respaldos contundentes en la oferta que presente el oferente por parte del Ente respectivo sobre la no aplicación de este inciso.

 

***Ejemplo de póliza

 

• Lo que se estará solicitando en este punto será aplicable a los proveedores que participen como persona jurídica:

 

Mediante una declaración jurada el oferente debe indicar que en caso de resultar adjudicatario se compromete a presentar una vez en firme la adjudicación y durante la fase de formalización los siguientes documentos, en el caso de que alguno de estos no le aplique deberá dejarlo en constancia en la declaración jurada y hacer énfasis de que cuenta que los documentos de respaldo por parte del Ente respectivo sobre la no aplicación de alguno de estos requisitos, la no presentación de estos requisitos o su debida evidencia de respaldo de no aplicación durante la fase de formalización contractual facultará a la Administración para declarar el concurso insubsistente y readjudicarlo de forma inmediata y el adjudicatario que fue declarado insubsistente no podrá impugnar el nuevo acto de adjudicación..

 

1. Permiso sanitario de funcionamiento: El adjudicatario una vez en firme la contratación y durante la fase de formalización deberá presentar copia del permiso sanitario de funcionamiento extendido por el Ministerio de Salud, de acuerdo con los decretos D-34728-S y D-36985-S, Reglamento General de otorgamiento de Permisos de Funcionamiento y sus reformas, el cual deberá estar vigente desde el momento de la presentación y durante todo el plazo de ejecución contractual, este permiso debe ser o estar a nombre de la empresa adjudicataria y ser atinente a los bienes o servicios requeridos por la Administración, salvo indicación contraria y justificada mediante respaldos contundentes que presente el adjudicatario por parte del Ente respectivo sobre la no aplicación de este inciso.

 

1. Patente Municipal: El adjudicatario una vez en firme la contratación y durante la fase de formalización deberá presentar copia de la Patente Municipal del cantón correspondiente al domicilio social o lugar de ejercicio del comercio, el documento presentado deber ser emitido por la municipalidad respectiva, según Ley 7794 art. 79 y ser atinente a los bienes o servicios requeridos por la Administración, salvo indicación contraria y justificada mediante respaldos contundentes que presente el adjudicatario por parte del Ente respectivo sobre la no aplicación de este inciso.

 

1. Último Recibo de Pago de Patente Municipal: El adjudicatario una vez en firme la contratación y durante la fase de formalización deberá presentar comprobante, copia de una certificación o el recibo de pago, donde demuestre que se encuentra al día con el pago del impuesto a la patente del inciso anterior y deberá referenciar que esta al día al último trimestre de cobro con relación a la fecha de firmeza de la contratación o podrá presentar un documento de fecha reciente ya sea por medio de un comprobante, copia de una certificación o el recibo de pago que indique que no tiene pendientes de pago, el comprobante o el documento presentado podrá ser emitido también por la Municipalidad respectiva, según Ley 7794 art. 79 y ser atinente a los bienes o servicios requeridos por la Administración, salvo indicación contraria y justificada mediante respaldos contundentes que presente el adjudicatario por parte del Ente respectivo sobre la no aplicación de este inciso.

 

• El oferente que resulte adjudicatario con la presentación de su oferta se compromete que presentará una vez en firme la adjudicación lo siguiente:

 

1. Quien resulte adjudicatario con la presentación de su oferta se compromete a presentar detalle de la planilla o registro de la CCSS, el cual deberá presentarse mensualmente o cada vez que sea requerido por esta Administración durante la ejecución contractual, se puede presentar con detalle de salarios oculto y donde estén incluidos los funcionarios contratados para la prestación de servicios independientemente de su labor o gestión.

 

1. Quien resulte adjudicatario con la presentación de su oferta se compromete a presentar detalle de la planilla o registro del INS u Oceánica el cual deberá presentarse mensualmente o cada vez que sea requerido por esta Administración durante la ejecución contractual, se puede presentar con detalle de salarios oculto y donde estén incluidos los funcionarios contratados para la prestación de servicios independientemente de su labor o gestión.

 

En dichas pólizas deberán estar incluidos todos los funcionarios contratados o que vayan a ser contratados para la prestación de los servicios del presente pliego de condiciones según corresponda, dicho aspecto será total responsabilidad del contratista liberando a Popular Pensiones de cualquier responsabilidad ante eventuales incumplimientos.

 

Las pólizas y los permisos deberán mantenerse vigente durante todo el plazo de la contratación siendo responsabilidad del contratista la actualización de estas según corresponda llevando su debido control con el fin de evitar de que esta se llegue a vencer y presentando la debida actualización a la Operadora, no obstante, de presentarse algún incumplimiento el contratista quedará sujeto a las sanciones administrativas que correspondan tal y como se mencionó en líneas anteriores.

 

1. CONFIDENCIALIDAD Y SECRETO PROFESIONAL.

 

Mediante el presente pliego de condiciones  y el presente proceso el oferente/adjudicatario/contratista  se compromete de manera expresa, tanto antes, durante la vigencia del contrato, como después de su extinción a guardar completa confidencialidad, a no difundir, transmitir, revelar a terceras personas cualquier información de la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S.A., a la que tenga acceso como consecuencia del desempeño de su actividad laboral, ni a utilizar tal información en interés propio o de sus familiares o amigos.

 

La prohibición establecida en el párrafo anterior se extiende a la reproducción en cualquier soporte de la información de la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S.A., a la que tenga acceso sobre clientes, procedimientos y sistemas de organización, programas informáticos o cualquier otro tipo de información interna, salvo que tal información sea estrictamente necesaria para el desarrollo del contenido inherente de su puesto de trabajo y se realice dentro del ámbito de la empresa.

 

Todas las notas, informes y cualesquiera otros documentos (incluyendo los almacenados en dispositivos informáticos), elaborados por el contratista durante la vigencia del presente contrato y que se refieran a la actividad de la Operadora son propiedad de la Operadora y serán diligentemente custodiados por las partes.

 

La vulneración de este compromiso por parte del oferente/adjudicatario/contratista será considerada como causa justificada de extinción de la relación contractual que se derive de presente proceso, sin derecho a la percepción de indemnización alguna en el entendido de los riesgos reputacionales que puede enfrentar la Operadora.

 

En el supuesto de incumplimiento del compromiso asumido y con independencia de la extinción de la relación contractual, la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S.A., se reserva el derecho de reclamar el resarcimiento de los daños y perjuicios que le pudieran causar como consecuencia de la vulneración del deber de confidencialidad y secreto profesional pactado en la presente cláusula.

 

Los medios informáticos, incluido el correo electrónico, puestos a disposición para el presente proceso, son herramientas de trabajo propiedad de la Operadora, tanto en relación con el hardware y con el software instalado como en relación con los contenidos, y como tales herramientas deberán ser considerados, estando destinados los mismos al uso estrictamente profesional en función de los cometidos laborales encomendados al contratista. Por ello, la Operadora podrá realizar los controles que estime oportunos sobre la utilización de tales medios puestos a su disposición, incluido el acceso a los contenidos de correo electrónico y a cualquier archivo que pudiera tener el contratista en el ordenador, a lo cual ésta expresamente autorizado, dado que los contenidos se considerarán a todos los efectos como documentación de la Operadora.

 

El oferente/adjudicatario/contratista será responsable del uso de su contraseña personal, así como de la custodia de todos los documentos existentes en su ordenador, no pudiendo hacer uso de su contenido para fines distintos de los laborales, revelar o difundir su contenido ni obtener copias mediante cualquier procedimiento para utilizarlas fuera del ámbito de la empresa, salvo que tenga autorización expresa de la Operadora para ello.

 

Cualquier incumplimiento a lo regulado en los apartados anteriores será considerado como falta muy grave.

 

1. POLITICA CONOZCA A SU PROVEEDOR, PERSONA FÍSICA - PERSONA JURÍDICA.

 

ESTE FORMULARIO SE SOLICITA SE ADJUNTE DE MANERA CONFIDENCIAL EN SICOP, SI EL MISMO EL PROVEEDOR LO SUBE DE MANERA PUBLICA, POPULAR PENSIONES NO SE HACE RESPONSABLE DE LA CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS.

 

• El oferente debe responder de manera completa y firmar el formulario conozca a su Proveedor, Persona Física - Persona Jurídica, según corresponda, y presentarlo con su oferta de manera CONFIDENCIAL en la plataforma SICOP (Se anexa adjunto al pliego de condiciones).

 

Además de presentar la siguiente documentación y las siguientes declaraciones juradas solicitadas en dicho documento:

 

• Copia del documento de identidad.

 

• Certificación notarial con vista en el libro de accionistas, cuya fecha de emisión no debe ser mayor a tres meses al momento de su presentación, en la que se detalle el nombre y número de identificación del oferente, el nombre y porcentaje de participación de los accionistas que posean el 10% o más del capital accionario del oferente, o en su defecto, del accionista que posea la mayor participación societaria, aun cuando ésta no exceda el porcentaje señalado. Si las acciones pertenecen a otra sociedad, se deberá aportar la certificación hasta llegar a persona física, utilizando los mismos porcentajes señalados anteriormente.

 

• El oferente, representante legal en el país y propietario declara bajo juramento que no alcanza ninguna prohibición que prevé el artículo 24, 25, 26, 27 y 28 de la Ley General de Contratación Pública (Que, en caso de encontrarse en alguno de los supuestos de prohibición regulados en los incisos j) y k) del artículo 28, cumple con alguno de los supuestos de desafectación establecidos en el artículo 30 de la Ley General de Contratación Pública) y que no les afecta lo establecido en el artículo 45 de la Ley Orgánica del Banco Popular. Esta declaración deberá cubrir a todos los socios, asociados, directivos o personeros.

 

• El oferente, representante legal en el país y propietario declara bajo juramento que se encuentra al día en el pago de sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social, el Banco Popular y de Desarrollo Comunal, así como con el pago de impuestos directos.

 

• El oferente, representante legal y propietario declara bajo juramento que no le alcanza ninguna de las obligaciones que prevé el artículo 15 de la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.

 

• El oferente al presentar su oferta da por conocido, entendido y aceptado el Instructivo de Conducta del Proveedor de Popular Pensiones S.A., el cual se adjunta en el presente pliegos de condiciones para su conocimiento. 

 

En caso de incumplimiento total o parcial del instructivo de conducta para proveedores, la Operadora podrá dar por finalizado el contrato conforme el debido proceso, sin ninguna responsabilidad de su parte o porque así convenga al interés público.

 

El Conglomerado Financiero ante el cumplimiento normativo de la Ley 8204 debe conocer más detalle las condiciones y características con que cuentan nuestros aliados comerciales En razón de lo expuesto, quien resulte adjudicatario de esta contratación, acepta que esta administración contratante a través de sus instancias de control, utilizará los datos de la persona física o jurídica adjudicataria, y en el caso de persona jurídica, el de los representantes legales, miembros de junta directiva y accionistas, en las consultas requeridas para el cumplimiento de lo que establece la Ley 8204 Ley sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso No Autorizado, Actividades Conexas, Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.

 

El incumplimiento a la Ley No. 7786, durante la fase de ejecución contractual, podrá facultar a la Administración para la Resolución Contractual, regulada en el Reglamento y la Ley General de Contratación Pública, con las posteriores consecuencias que establece la norma como son la ejecución de la garantía de cumplimiento de resultar así procedente y cuando esta se haya solicitado en el pliego de condiciones.

 

1. GESTIÓN DE RIESGOS, CONTROL INTERNO Y CONTINUIDAD DEL NEGOCIO.

 

Como parte de una adecuada gestión de riesgos y control interno, en virtud de asegurar la operatividad de la Institución, el Conglomerado se ve en la necesidad de implementar una seria de medidas para mitigar, entre otros, los procesos de control interno y los riesgos asociados a los diferentes procesos de contratación, desde el momento inicial en que el área hace presentación de su requerimiento, hasta la etapa de ejecución contractual, procurando garantizar la continuidad del negocio y protección de los activos de la Operadora, y así dar cumplimiento a las diferentes normas que están siendo requeridas en este momento por la Gestión de Riesgo, Control Interno, y Superintendencia y a su vez, sin que considere menos importante, brindar seguridad a la ciudadanía.

 

Se hace necesario que, en la oferta, cada interesado manifieste en forma expresa su aceptación de que cualquier dependencia del Conglomerado y cualquier ENTRE REGULADOR de este, pueda solicitar información del proveedor directo o de servicios subcontratados durante todo el proceso de contratación y ejecución contractual según el objeto que nos ocupa, así como la facultad de realizar visitas de supervisión programadas previamente, si así lo requiere; en relación con la gestión de riesgo y Control Interno que cada uno realiza. Asimismo, que manifieste su compromiso de que dicha información será brindada en forma completa y oportuna según lo solicite la instancia correspondiente, durante la etapa procesal en que se encuentre la contratación.

 

1. REPRESENTACIÓN.

 

El oferente deberá indicar en forma clara y precisa la condición en que participa, si es a nombre propio, como apoderado de un tercero, a través de representante de casas extranjeras o bajo un esquema de reunión de empresas o consorcio, o bajo alguna otra forma de participación.

 

• Ofertas en consorcio: En caso de que se presenten ofertas en consorcio, deberán cumplir en todo con lo indicado en la Ley y el Reglamento General Contratación Pública, así como presentar el debido acuerdo consorcial con lo estipulado en el artículo 129 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública. Para todos los efectos del presente proceso (admisibilidad, requisitos formales y técnicos, evaluación, ejecución, etc.), al menos una de las empresas incluidas en la modalidad, debe cumplir con lo requerido en el pliego de condiciones, sin perder de vista que los integrantes del consorcio responderán frente a la Administración de manera solidaria, como si fuesen una única contraparte. Para efectos de evaluación, se debe indicar un solo precio del consorcio, cada una de las empresas que conformen el consorcio quedan sujetas y deberán cumplir con las declaraciones juradas del presente pliego de condiciones.

 

• En casos exigidos por ley, indicar quién es su agente residente y la dirección exacta de este.

 

• El oferente extranjero podrá hacerse representar por un apoderado debidamente acreditado con las formalidades y requisitos que establece la legislación costarricense.

 

• Tratándose de personas físicas, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el ***beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final. Lo anterior salvo indicación contraria y justificada mediante respaldos contundentes en la oferta que presente el oferente sobre la no aplicación de este inciso.

 

• Tratándose de personas jurídicas deberán presentar una declaración jurada con la naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen. Lo anterior salvo indicación contraria y justificada mediante respaldos contundentes en la oferta que presente el oferente sobre la no aplicación de este inciso.

 

• Además, cada proveedor oferente también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) ***beneficiario(s) final(es), incluido el(los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial.

 

En caso de que los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas. Lo anterior salvo indicación contraria y justificada mediante respaldos contundentes en la oferta que presente el oferente sobre la no aplicación de este inciso.

 

• Quien resulte adjudicatario y la formalización de la relación contractual sea mediante un contrato, debe presentar personería jurídica con no más de un (1) mes de emitida en el caso de certificación notarial y en caso de certificación digital emitida por el Registro Público con un plazo no mayor a diez (10) días naturales al momento de su solicitud, así como para cada prorroga de la contratación.

 

• Todos los documentos emitidos en el extranjero deberán presentarse en original y venir debidamente legalizados, (consularizados y/o apostillados) según corresponda, además se deberá aportar la personería jurídica o su documento homologo según el país de origen donde se emita la certificación, en donde se demuestre que el firmante de la certificación ostenta poder suficiente para tales efectos.

 

***BENEFICIARIO FINAL: El beneficiario final debe entenderse según la definición establecida en el artículo 5 de la Ley N° 9416 de fecha 14 de diciembre de 2016, denominada Ley para Mejorar la lucha contra el fraude fiscal, el cual detalla:

 

“Se entenderá por beneficiario final o efectivo la persona física que ejerce una influencia sustantiva o control, directo o indirecto, sobre la persona jurídica o estructura jurídica de manera que cuente con la mayoría de los derechos de voto de los accionistas o socios, tenga el derecho a designar o cesar a la mayor parte de los órganos de administración, dirección o supervisión, o que posea la condición de control de esa empresa en virtud de sus estatutos.  Se entenderá por control indirecto tener control sobre personas jurídicas que finalmente tienen participación en la persona jurídica o estructura jurídica nacional y, el directo, la posibilidad de tener acciones o participaciones suficientes para controlar la persona jurídica o estructura jurídica nacional.  En el caso de personas o estructuras jurídicas domiciliadas en Costa Rica, cuya participación accionaria sustantiva del capital social pertenezca, total o parcialmente, a entidades jurídicas domiciliadas en el extranjero, cuando resulte imposible identificar al beneficiario final, de acuerdo con lo dispuesto en este capítulo, habiendo agotado todos los medios de identificación y siempre que no haya motivo de sospecha, se presumirá que el beneficiario final es el administrador.

 

Se entenderá por participación sustantiva la tenencia de acciones y participaciones en un porcentaje igual o mayor al límite que a estos efectos fijará reglamentariamente el Ministerio de Hacienda, en atención a parámetros internacionales, y dentro de un rango del quince por ciento (15%) al veinticinco por ciento (25%) de participación con respecto al capital total de la persona jurídica o estructura jurídica.

 

Esta obligación de suministro de información deberá cumplirse anualmente, o bien, cuando algún accionista iguale o supere el límite definido reglamentariamente, según lo dispuesto en este artículo.”

 

1. SUBCONTRATACIÓN.

 

El contratista deberá ejecutar directamente la totalidad de las obligaciones derivadas del presente contrato, por lo que no se permitirá la subcontratación, cesión, delegación o transferencia, total o parcial, de los servicios objeto de esta contratación a terceros.

 

La adjudicación se realiza considerando las capacidades técnicas, experiencia, recursos y condiciones específicas acreditadas por el contratista durante el proceso de contratación, por lo que la ejecución deberá ser realizada exclusivamente por este.

 

Cualquier incumplimiento a esta disposición constituirá un incumplimiento contractual y facultará a la Administración para aplicar las medidas contractuales y legales correspondientes, sin perjuicio de las demás responsabilidades que pudieran derivarse.

 

1. UNIDAD ENCARGADA DE TRAMITAR EL PROCESO.

 

La Sección Administrativa de la Dirección de Administración de la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S.A., será la oficina encargada de tramitar el procedimiento de adquisición y proporcionará cualquier información adicional necesaria respecto a las especificaciones y documentación relacionada con esta contratación por medio de la plataforma SICOP, previa coordinación con la Unidad Técnica responsable, la Dirección de Riesgos

 

1. PRESUPUESTO DETALLADO Y REAJUSTES DE PRECIOS.

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública, y artículos 102, 103, 107 del Reglamento a la Ley indicada, el presupuesto detallado de la obra, bien o servicio contratado deberá ser presentado únicamente por el adjudicatario dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato.

 

Sin embargo, tal y como se indicó en el apartado de bandas de precios para el presente concurso no se realiza la solicitud de presupuesto detallado, en virtud de que la contratación corresponde a la selección de un Miembro Externo para integrar el Comité de Riesgos, cuya remuneración no se determina mediante condiciones de oferta y demanda del mercado ni mediante un proceso competitivo de precios.

 

El monto para reconocer por concepto de dieta se encuentra previamente definido por el Conglomerado Banco Popular, correspondiendo actualmente a la suma de ₡238.559,95 IVA por sesión, tarifa que constituye el valor oficial y vigente para los miembros del Comité de Riesgo. En consecuencia, no existe margen para la presentación de propuestas económicas diferenciadas por parte de los oferentes, ni la Administración cuenta con discrecionalidad para negociar o fijar una remuneración distinta a la establecida institucionalmente.

 

En caso de que el Conglomerado Banco Popular comunique modificaciones al monto de la dieta, ya sea por incrementos o disminuciones, la remuneración aplicable se ajustará automáticamente al valor vigente que oficialmente se encuentre aprobado para los miembros del Comité de Riesgo, sin que ello implique una variación derivada de condiciones de mercado.

 

1. REVOCACIÓN, READJUDICACIÓN, DECLARACIÓN DE DESIERTO O INFRUCTUOSO

 

Popular Pensiones S.A. podrá revocar el acto de adjudicación, o de declaratoria de deserción o infructuoso el concurso de conformidad con lo establecido en el numeral 51 de la Ley General de Contratación Pública y 142 de su Reglamento, acto que deberá tomarse antes de la firmeza del concurso.

 

De conformidad con lo que se establece en el artículo 52 así como el, 56, 61 y 62 de la Ley General de Contratación Pública esos tres últimos para Licitación Mayor, Licitación Menor y Licitación Reducida, respectivamente, Popular Pensiones S.A. podrá readjudicar o declarar desierto o infructuoso este concurso, según corresponda, en caso de anulación o revocación del acto de adjudicación.

 

1. FORMALIZACIÓN DE LA CONTRATACIÓN.

 

Conforme el Artículo 274 del Reglamento a la Ley, se tendrá por perfeccionada la relación contractual entre la Administración y el contratista cuando el acto de adjudicación o readjudicación adquiera firmeza.

 

Este proceso se formalizará mediante una orden de inicio (contrato electrónico de SICOP), en relación con lo dispuesto en el artículo 275 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública el cual indica:

 

“En las contrataciones cuyo monto no exceda los límites para efectuar licitaciones menores, la orden de pedido, orden de compra u otro similar, sustituirá la formalización contractual para la ejecución, la cual deberá incluir la descripción del bien, servicio u obra, identificación del contratista adjudicado, plazo de entrega y monto del contrato, entre otros aspectos, siendo este un instrumento idóneo junto al expediente administrativo en que se sustenta, para que se ejerza la fiscalización del procedimiento, así como para continuar con los trámites de ejecución contractual y pago respectivo, todo bajo responsabilidad del funcionario que la emite.”

 

Umbrales año 2026 (montos en colones)
Régimen	Tipo de contratación	Licitación Mayor	Licitación Menor		Licitación reducida
		Igual a o más de	Menos de	Igual a o más de	Menos de
Ordinario	Bienes y Servicios	258.239.178	258.239.178	64.559.795	64.559.795
	Obras	695.259.109	695.259.109	173.814.832	173.814.832
Diferenciado	Bienes y Servicios	309.887.014	309.887.014	77.471.753	77.471.753
	Obras	1.112.414.922	1.112.414.922	1278.103.730	278.103.730

 

Se entenderá que la relación contractual se perfecciona cuando el acto de adjudicación queda en firme y se haya rendido la garantía de cumplimiento esta última solo en caso de que así se haya establecido en el pliego de condiciones, así como los demás documentos de formalización contractual.

 

El incumplimiento de alguno de los términos de la relación contractual u otras causas calificadas a juicio de la Administración, podrán dar lugar a la terminación de este en cualquier momento, sin que por ello Popular Pensiones S.A. deba indemnizar al adjudicatario.

 

1. RECEPCION PROVISIONAL

 

Conforme el Artículo 284 del Reglamento de la LGCP, el área solicitante deberá levantar un acta en la cual consignará:

 

• Las cantidades recibidas, la hora, fecha y la firma de los presentes.

 

La recepción provisional podrá darse sin condicionamiento alguno o bien bajo protesta, en cuyo caso, la Administración indicará al contratista por escrito, con el mayor detalle posible los aspectos a corregir y el plazo en que deberá hacerlo, el cual no podrá superar el plazo de dos meses, según la complejidad del objeto.

 

La recepción provisional excluye el cobro de multas, salvo que se haya hecho bajo protesta.

 

La recepción provisional del objeto se entenderá como el recibo de los bienes y servicios, en el lugar y momento estipulado en el pliego de condiciones.

 

Para ello, el contratista deberá coordinar con la Administración, la hora y demás condiciones necesarias para la recepción, cuando sea pertinente, o bien informar cuando se ha procedido con la entrega.

 

Una vez recibido el bien o servicio el área usuaria o fiscalizadora elaborará un documento en PDF el cual deberá ser firmado por parte de ellos y deberá remitir este documento a firma del contratista haciendo constar que las partes recibieron conforme e bio o servicio o las observaciones pertinentes de dicha entrega y este documento deberá ser firmado como aceptación por parte del contratista, con dicho documento el contratista procederá por medio de SICOP a solicitar el acta de recepción provisional en el apartado correspondiente, en el caso de que este apartado no se encuentre habilitado, el contratista procederá a subir el documento en el apartado de “Contratos” en “Inclusión de Documentos al Expediente” o en el apartado de “Solicitud de Información” y remitir un correo haciendo dicha indicación, por último, en caso de que no se pueda realizar de ninguna de estas 3 maneras, el contratista deberá remitir un correo haciendo dicha indicación y aportando el documento en PDF debidamente firmado, para que en este caso esta Administración proceda a adjuntar dicho documento en el apartado de “Información Relacionada” del expediente en SICOP.

 

1. RECEPCION DEFINITIVA

 

Conforme el Artículo 285 del Reglamento de la LGCP, la recepción definitiva del objeto será extendida dentro del mes siguiente a la recepción provisional o dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones, o bien, vencido el plazo para corregir defectos.

 

Para ello se levantará un acta, la cual deberá estar en SICOP; en esta acta deberá quedar constancia clara de la forma en que se ejecutó el contrato, indicando al menos, tiempo de ejecución y las prórrogas concedidas, cuando fuera pertinente, forma en que se cumplieron las obligaciones, garantías ejecutadas o penalidades impuestas, ajuste a las muestras aportadas.

 

En caso de objetos y servicios de poca complejidad y a criterio de la Administración, la recepción provisional podrá coincidir con la recepción definitiva y así se hará constar en la respectiva acta.

 

Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción definitiva de los bienes y servicios a satisfacción.

 

La recepción definitiva no exime al contratista de responsabilidad por vicios ocultos.

 

1. RECIBO DE OBJETOS DE LA CONTRATACIÓN ACTUALIZADOS.

 

El contratista deberá brindar el servicio en las mejores condiciones y actualizados, todo ello considerando los dispuesto en el numeral 109 de la Ley General de Contratación Pública y 287 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, por lo que la Operadora por medio del Órgano Fiscalizador del proceso y en comunicación con la Sección Administrativa estará facultada para aceptar las mejoras y cambios e innovaciones tecnológicas en el objeto del contrato o en suministros que le proponga el contratista, siempre que sea presentada por escrito, no le representen ningún costo adicional y que se reviertan a favor del mejor beneficio para la Operadora medido en función de incrementos en la capacidad, calidad o potencialidad del objeto contratado.

 

El contratista deberá soportar la solicitud con los documentos técnicos probatorios que respalden su gestión.

Previo a la aceptación de tales mejoras, el órgano fiscalizador suministrará a la Sección Administrativa las verificaciones y validaciones del caso que sustenten la aceptación de la mejora. 

 

La Operadora contará con 10 días hábiles para la resolución de la solicitud y se tendrá por suspendido el plazo de entrega con la presentación de la gestión. Sin embargo, en el momento que la Operadora considere que la documentación es insuficiente, se tendrá por activado el plazo de entrega hasta tanto el contratista no conteste la prevención que la Operadora le remita.

 

1. ATENCIÓN Y CUMPLIMIENTO DE TRAMITES DURANTE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL.

 

Las gestiones, solicitudes o peticiones que formule el contratista con relación a la relación o ejecución contractual serán resueltas y comunicadas en un plazo máximo de treinta días hábiles contado a partir del recibo de la solicitud, dicho plazo se establece de manera justificada, tanto en términos de la complejidad y naturaleza de las gestiones, como en el principio de una gestión pública eficiente, que garantice respuestas bien fundamentadas y adecuadas para el cumplimiento de los compromisos contractuales con base a lo siguiente:

 

1. Complejidad de las gestiones a resolver: Algunas gestiones formuladas por el contratista pueden involucrar procedimientos complejos, que requieren la consulta de diversas áreas dentro de la Administración, la recopilación de información adicional o la ejecución de trámites que no pueden ser resueltos de manera inmediata. Plazos menores a este pueden resultar insuficientes en estos casos, poniendo en riesgo la calidad y la idoneidad de la respuesta, lo que podría afectar negativamente la correcta ejecución del contrato.

 

1. Garantía de una evaluación exhaustiva y precisa: A fin de que las respuestas a las gestiones del contratista sean fundamentadas y técnicamente sólidas, se requiere un tiempo adecuado para la revisión detallada de cada solicitud. El plazo de treinta días hábiles permitirá a la Administración contar con el tiempo necesario para realizar los análisis pertinentes y emitir respuestas que aseguren el cumplimiento cabal de los términos del contrato y la adecuación de las decisiones tomadas.

 

1. Relevancia de un plazo razonable y práctico: Dado el carácter administrativo de las gestiones y la posibilidad de que algunas solicitudes no sean de carácter urgente o crítico para la continuidad inmediata del contrato, un plazo de treinta días hábiles será más realista y adecuado, considerando los tiempos de respuesta necesarios para la consulta y coordinación entre diferentes dependencias. Esta medida evitará respuestas apresuradas que puedan ocasionar errores o deficiencias en la ejecución del contrato.

 

1. Cumplimiento de principios de eficacia y buena gestión pública: Un plazo de treinta días permitirá a la Administración gestionar las solicitudes del contratista de manera eficiente y acorde con los principios de buena gestión pública. Este plazo no solo garantiza respuestas más fundamentadas, sino que también evita situaciones de presión innecesarias que podrían derivar en decisiones precipitadas o mal fundamentadas.

 

1. Previsión de plazos específicos en el pliego de condiciones: En concordancia con el marco legal, el pliego de condiciones puede establecer plazos distintos cuando estos estén debidamente justificados, como ocurre en este caso, en que el plazo indicado está orientado a asegurar un proceso administrativo de mayor calidad y adecuado a la naturaleza de las gestiones solicitadas lo que permitirá una gestión más eficiente de las solicitudes formuladas por el contratista en apego a la Ley General de Contratación Pública.

 

1. Seguridad jurídica para ambas partes: Al establecer un plazo más amplio en el pliego de condiciones, se proporciona una mayor previsibilidad y seguridad tanto para la Administración como para el contratista. Esto contribuye a evitar conflictos derivados del incumplimiento de plazos demasiado ajustados y mejora la transparencia y confiabilidad del proceso administrativo.

 

Por último toda solicitud que formule el contratista deberá ser registrada por medio de SICOP en los apartados correspondientes para cada gestión, en el caso de que no se pueda realizar el registro por medio de SICOP, se deberá presentar la justificación y el respaldo de porque no se realiza por dicho medio, esta comunicación se debe remitir al correo electrónico popularpensionesfiscalizacion@bp.fi.cr con copia a los correos que se determinen posteriormente en el comunicado de la orden de inicio.

 

1. INTEGRIDAD.

 

El oferente está obligado a cotizar todo el objeto contractual del presente pliego de condiciones.

 

La sola presentación de la oferta se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento a las condiciones y especificaciones de este pliego de condiciones y a las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.

 

Se presume que la oferta económica, contempla la totalidad de la oferta técnica, salvo prueba en contrario. En caso de adjudicarse, el contratista estará obligado a cumplir con el objeto íntegro, sin cobrar ninguna suma adicional más allá de que proceda alguna revisión o reajuste del precio, en aras de mantener el equilibrio económico del contrato.

 

1. CERTIFICACIÓN CCSS.

 

El oferente deberá encontrarse al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social (en adelante CCSS), o bien, que tenga arreglo de pago aprobado por ésta, vigente al momento de la apertura de las ofertas.  En todo caso la Administración podrá constatar el cualquier momento, el cumplimiento de las obligaciones obrero patronales.

 

Para los efectos de esta disposición, el día señalado en el pliego de condiciones para la apertura de las ofertas, el Área Administrativa recurrirá a la información suministrada por la Caja Costarricense de Seguro Social, en el sistema denominado “Sistema para verificación del cumplimiento del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social”.  Por lo tanto, aquellos interesados en participar en el concurso que aún aparecen morosos en dicho sistema y que arreglaron esa situación antes de la hora y fecha de apertura señalada, deberán presentar junto con su oferta original, los documentos que así lo demuestren (constancia de la Caja o el recibo de pago que aporte el interesado cuando el mecanismo de pago utilizado impida acreditar automáticamente el pago).

 

En caso de que el oferente presente certificación de que no se encuentra inscrito como patrono ante la CCSS, y del objeto licitado se derive tal obligación, la Administración le solicitará explicación, la que, en caso de resultar insatisfactoria de acuerdo a los lineamientos establecidos por la CCSS, provocará la exclusión del concurso y la denuncia ante las autoridades correspondientes de cobro de la CCSS.

 

De acuerdo con la normativa expuesta en el artículo 74 de la Ley Constitutiva de la CCSS y el 14 de la Ley General de Contratación Pública, es obligación de toda persona física o jurídica estar al día en el pago de las obligaciones con la seguridad social, por lo tanto, para participar y quedar adjudicado en todo procedimiento de contratación pública deberán encontrase al día en el pago de las obligaciones con la CCSS o contar con le debido arreglo de pago, ya sea bajo su condición de patronos o trabajadores independientes.

 

Todo oferente si bien podría no tener personal contratado en términos de una relación laboral y que por tanto no aparezca inscrito como patrono, lo cierto es que, en su condición de trabajador independiente, entendido como todo trabajador manual o intelectual que desarrolla por cuenta propia algún tipo de trabajo o actividad generadora de ingresos, debe contribuir con sus aportes y acreditar tal situación para participar en el presente concurso de conformidad con lo dispuesto en el artículo 74 de la Ley Constitutiva de la CCSS y con lo establecido en el Reglamento para la Afiliación de los Trabajadores Independientes y sus reformas.

 

En el caso del oferente extranjero, deberá declarar su aceptación expresa del cumplimiento de lo que se establezca, una vez que se defina su situación ante la CCSS y se analicen los elementos justificantes que se aportan en la oferta, para respaldar su falta de inscripción ante esa entidad.

 

Las empresas extranjeras deberán manifestar que se encuentran al día con las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social con respecto a las personas trabajadoras que contraten para realizar los servicios que presten en el país en los casos que aplique.

 

En todo el caso la Administración se reserva el derecho de verificar esta información y si es del caso, solicitará al oferente la subsanación de su condición.

 

1. DOCUMENTO DE FODESAF.

 

Estar al día en el pago de sus obligaciones con el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF), conforme lo estipulado en el artículo 22 de la Ley 5662.  Para más información relacionada a este documento puede consultar al teléfono: 2233-1184.

 

Para empresas extranjeras deberán manifestar que se encuentran al día con las obligaciones con el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares con respecto a las personas trabajadoras que contraten para realizar los servicios que presten en el país en los casos que aplique.

 

En todo el caso la Administración se reserva el derecho de verificar esta información y si es del caso, solicitará al oferente la subsanación de su condición.

 

1. IMPUESTO A PERSONAS JURÍDICAS.

 

La condición de estar al día con el Impuesto a Personas Jurídicas se verificará a través del Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP.

 

1. ÓRGANO FISCALIZADOR.

 

La fiscalización de la presente contratación será por parte del área de la Dirección de Riesgos, quien como órgano fiscalizador tendrán a su cargo, tomar las previsiones pertinentes para garantizar, el pago de las obligaciones derivadas del presente proceso, además el órgano fiscalizador tendrán a su cargo, la Inspección y fiscalización de lo adjudicado, debiendo verificar que el contratista se ajuste al estricto cumplimiento de lo pactado y deberá contar con el recurso humano calificado para dicha labor, debiendo ofrecer el contratista las facilidades necesarias, si la Administración no fiscaliza los procesos, eso no exime al contratista de cumplir con sus deberes ni de la responsabilidad que le pueda corresponder de conformidad con lo establecido en el artículo 106 de la Ley General de Contratación Publica  59 y 283, 284 y 285 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública. En virtud de este deber de fiscalización, el órgano fiscalizador deberá exigir el cumplimiento de los términos contractuales, debiendo corregir el contratista cualquier desajuste respecto del cumplimiento exacto de las obligaciones pactadas.

 

Sin perjuicio de otros elementos normales de supervisión esta labor incluye:

 

• Realizar un control objetivo de la ejecución contractual, aplicando las medidas de control de forma eficiente en los procesos involucrados a fin de que el objeto contractual se cumpla a cabalidad.

 

• Verificar mediante control técnico que el objeto contractual sea de la calidad y cumpla los requerimientos establecidos en la contratación en procura de que el contratista se ajuste a las condiciones y plazos establecidos en el contrato. Para tal efecto, podrá solicitar asistencia a las unidades técnicas respectivas, cuando sea necesario.

 

• Coordinar lo pertinente con el contratista a efecto de optimizar los resultados del trabajo a realizar.

 

• Verificar el cumplimiento de los requisitos, productos, informes, plazos de entrega, plazos de garantías, plazos y tipos de pólizas, plazos de la relación contractual y sus prórrogas entre otros que se contemplaron en el pliego de condiciones.

 

• Coordinar las gestiones de corrección ante el contratista del servicio en caso de que se detecten omisiones, deficiencias, deterioro o incumplimiento del servicio.

 

• Comunicar en forma inmediata al contratista el incumplimiento de la programación de las actividades, de conformidad con el plan de ejecución vigente y autorizado, a fin de que el contratista adopte las medidas pertinentes para su corrección y se apliquen las multas, según corresponda.

 

• Llevar el control de la vigencia de las garantías de cumplimiento, así como las colaterales.

 

• En caso de posibles faltas e incumplimientos de gravedad cometidas por el contratista durante la ejecución del contrato, procederá a comunicarlo al órgano competente, para que éste tome las medidas legales y contractuales correspondientes.

 

• Solicitar los criterios técnicos necesarios para una mejor fiscalización de los contratos, cuando se requiera por la naturaleza de la materia o especialidad.

 

• Tomar las previsiones pertinentes para garantizar, el pago de las obligaciones derivadas del presente proceso.

 

• Tomar las medidas de control en cuanto a no exceder el monto adjudicado según corresponda durante el plazo de la relación contractual.

 

• En los casos que apliquen contratos o acuerdos de confidencialidad independientemente de su tipo, deberán gestionar lo respectivo con el proveedor que resulte adjudicatario para contar con dichos acuerdos debidamente firmados.

 

• Realización de ordenes de pedido o de compra en los casos que apliquen y su respectivo tramite por medio de SICOP.

 

• Realización de recepciones provisionales y definitivas del objeto contractual las cuales y según *dependan del objeto contractual se utilizarán como respaldos para las gestiones de facturación. (*ejemplo servicios continuos como limpieza, vigilancia, mensajería, entre otros no aplicaría por ser servicios diarios), una vez que estas recepciones se encuentren firmadas deberán ser remitidas a la Sección Administrativa de la Dirección de Administración.

 

• Calificación del servicio brindado por el contratista antes del visto bueno y pago de la factura.

 

• Evaluación final de la ejecución contractual (para cada prórroga que se realiza o en la finalización total de la contratación).

 

• A manera de control por parte del órgano fiscalizador, y como recomendación este podrá confeccionar un expediente de ejecución en orden cronológico, donde incorpore toda la información que se genera en la prestación del servicio como, por ejemplo: actas de reunión, correos electrónicos, variaciones en la adjudicación y solicitudes de prorrogas (previamente consultadas a la Proveeduría Institucional) o cualquier otra información adicional o de coordinación de lo adjudicado con el contratista y deberá ser remitido a la Sección Administrativa de la Dirección de Administración.

 

• Cualquier otro aspecto que la Administración contratante considere necesaria para la correcta fiscalización del contrato.

 

• No se podrá realizar ningún servicio que no haya sido contemplado en el pliego de condiciones y la adjudicación y que implique costos adicionales para la administración, cualquier tema ajeno al pliego de condiciones y la adjudicación del proceso deberá ser vista de previo con la Sección Administrativa de la Dirección de Administración con el fin de validar su cumplimento y aplicación con lo establecido en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.

 

El contratista se encuentra obligado a ofrecer a la Administración las facilidades necesarias para fiscalizar la relación contractual.

 

En caso de que “LA OPERADORA” decida cambiar el área fiscalizadora mencionada en este apartado, tal situación le será comunicada formalmente y por escrito a “EL CONTRATISTA”, sin que sea necesario confeccionar un adendum para esos efectos.

 

El contratista se encuentra obligado a ofrecer a la Administración las facilidades necesarias para fiscalizar la contratación, dentro de las cuales se encuentra la necesidad de entregar junto con su factura, fotocopia de la planilla presentada ante la Caja Costarricense del Seguro Social, debiendo incluir dicho documento el sello de recibido del ente asegurador (C.C.S.S.), en la cual se logre concluir que los empleados que se destacan en las instalaciones de la Operadora, son de planta del contratista, así como que se les está cancelando el salario que se determinó en la oferta y que se adjudicó y/o reajustó por parte de Popular Pensiones.

 

1. CONSIDERACIONES DE GESTIÓN AMBIENTAL Y AMIGABLES CON LA NATURALEZA.

 

Se espera que el proveedor se convierta en un aliado que brinde acompañamiento y apoyo en este campo, de manera que esto se traduzca en bienestar para la población en general, por lo que lo siguientes aspectos corresponden a una validación de aspectos ambientales y sociales que debe realizar Popular Pensiones, sin embargo, es importante indicar que en los apartados donde se indica que se presente una certificación o galardón, la no presentación de esta información no conllevara una descalificación de la oferta:

 

• El oferente dispone certificación o galardón vigente de alguno de los siguientes reconocimientos.

 

• Carbono Neutral avalado por MINAE dentro del marco del Programa País de Carbono Neutralidad.
• INTE G35.
• ISO 14001.
• Bandera Azul Ecológica (categoría cambio climático o bandera azul).
• Rain Forest Alliance.
• Esencial Costa Rica.
• SIRESOL Somos +

 

El oferente deberá evidenciar las debidas certificaciones vigentes y actualizadas.

 

• Si no se cuenta con alguna de las certificaciones mencionadas anteriormente, debe contar con alguno de los programas que se mencionan a continuación o implementar acciones ambientales:

 

• Tener Implementado un Programa de Gestión Ambiental (PGA).
• Estar inscrito en el Programa Bandera Azul Ecológica en la categoría Hogares Sostenibles o Cambio Climático.
• Evidenciar la implementación dentro de su empresa de alguna acción para reducir los consumos de electricidad, combustible y agua.
• Uso preferente de documentación digital.
• Participación en reuniones virtuales cuando sea requerido.
• Participación activa en las acciones de ahorro de energía o agua.
• Gestión y reciclaje de residuos según requisitos de la Operadora.

El oferente deberá evidenciar las debidas certificaciones vigentes y actualizadas (al menos 6 meses de antigüedad con relación a la fecha de publicación del pliego de condiciones), por medio de fotografías, convenios con distintas entidades de reciclaje, entre otros hechos comprobables.

 

Es importante mencionar que estas implementaciones o acciones deberán ser ejecutadas o pertenecer a la cedula jurídica o física que participe en el proceso.

 

La Operadora por medio del Área de Comunicación y Sostenibilidad se reserva el derecho de visitar las instalaciones del oferente para verificar la existencia de dichos programas y su aplicación en cualquier etapa del proceso desde la presentación de la oferta hasta la ejecución de la contratación como contratista.

 

• Recomendaciones de índole social:

 

• Cumplimiento legal de las condiciones laborales en protección y seguridad social y ocupacional de los trabajadores.

 

• Comercio ético y justo del proveedor y su cadena de suministro.

 

• Código de ética que promueva la transparencia, anticorrupción y derechos de los trabajadores.

 

1. COMPORTAMIENTO ÉTICO Y ANTICORRUPCIÓN (LEY 8422, LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN Y EL ENRIQUECIMIENTO ILÍCITO EN LA FUNCIÓN PÚBLICA).

 

Resulta importante enunciar algunas de las actuaciones que se consideran como prácticas corruptivas; esto sin llegar a ser exhaustivas:

 

1. Ofrecer, dar, recibir, o solicitar cualquier cosa de valor que motive influir en las decisiones que se deben adoptar como funcionarios públicos con relación al procedimiento de contratación o durante la ejecución contractual correspondiente (soborno, cohecho).

 

1. Amenazar con causarle a los funcionarios o a los miembros de su familia, en su persona, honra, o bienes un daño que constituya delito; esto con el afán de influir en las decisiones durante el procedimiento de contratación o la ejecución contractual correspondiente. Esto, aunque el objetivo se logre o no (extorsión, coacción).

 

1. Tergiversar datos o hechos con el objeto de influir sobre el procedimiento de contratación o en la fase de ejecución del contrato en perjuicio de la Operadora de Pensiones del Banco Popular y/o de otros concursantes (fraude).

 

1. Actuar entre oferentes orientado a la referencia de precios en los procedimientos de contratación a niveles artificiales, no competitivos que deriven en la privación a la Operadora de Pensiones del Banco Popular de los beneficios de una abierta, limpia y libre competencia (colusión).

 

Ante las denuncias concretas y formales de prácticas corruptivas ocurridas durante los procedimientos de contratación para la adquisición de bienes y servicios o durante la ejecución de un contrato derivado de las mismas; la Operadora de Pensiones del Banco Popular procederá de inmediato a investigar los hechos denunciados. La Institución se reserva en todo caso comprobado y sin perjuicio de las sanciones que impongan las autoridades competentes, el derecho para suspender los procedimientos de contratación o la ejecución de los contratos resultantes en cualquier etapa que se encuentren, todo ello garantizando el debido proceso. Las denuncias se deberán presentar ante el Jerarca de la Institución y a la Auditoría Interna.

 

Además, la Operadora de Pensiones del Banco Popular tiene debidamente establecido un Código de Ética Institucional, el cual establece una serie de pautas a seguir por parte de sus empleados en el comportamiento que adoptan durante la ejecución de todas sus actividades, producto de la relación laboral que tienen con la Institución.

 

Es esperado de los proveedores con quienes se establezcan relaciones comerciales, el respeto a estas normas internas en procura de que esas relaciones estén mutuamente delimitadas por la ética, la transparencia, el respeto y la honestidad.

 

Los empleados de la Operadora de Pensiones del Banco Popular no reciben dádivas, regalías, sobornos, ni retribuciones económicas ni de ninguna índole por la labor que desempeñan, por lo que si se ve expuesto a situaciones como ésta debe denunciarlas.  Así mismo el proveedor que se vea afectado por alguna propuesta indebida a cambio de beneficios, favorecimiento o condicionamientos, dentro de los procesos de contratación en que participe desarrollados por esta oficina, debe denunciarlo.

 

Como complemento de lo anterior se anexa al presente pliego de condiciones el Código de Conducta del Conglomerado.

 

1. TRANSPARENCIA (Ley Control Interno No. 8292 y Ley Orgánica de la Contraloría General de la República No.7428)

 

La transparencia es un factor importante que debe darse dentro de los procedimientos de contratación, cuyo objetivo es que la información que se brinde sea veraz, precisa y actualizada para todos los posibles oferentes.

 

Actuar ético: Conforme lo señala el reglamento a la Ley General de Contratación Pública en su CAPÍTULO II ACTUACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Y OTROS SUJETOS, SECCIÓN I, ACTUACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Artículo 17. Actuar ético y de probidad en la Contratación Pública, para el caso de la Operadora, las actuaciones realizadas por los colaboradores de Popular Pensiones están orientadas a la satisfacción del interés público.

 

En su gestión, deberán observar rectitud, buena fe y probidad en el uso de las facultades que les confiere la Ley, por lo que de advertirse lo contrario, el oferente en caso de encontrar alguna inconformidad que les afecte en la participación en los procesos de contratación pública podrá realizar sus denuncias o quejas ante las siguientes instancias:

 

• Contraloría de Servicios de Popular Pensiones, salvaguardando la confidencialidad y la identidad del denunciante.

 

• Contraloría General de la República, instancia que determinará los procedimientos para la atención, la admisibilidad y el trámite de las denuncias que se le presenten en el ámbito de su competencia, en apego a los lineamientos establecidos en la Ley de Control Interno y la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

 

1. EMBARGOS JUDICIALES.

 

El contratista estará obligado a levantar por su propia cuenta los embargos judiciales que llegará a decretarse en su contra, por cualquier motivo, parcial o totalmente sobre los derechos objeto de esta contratación. Esta obligación implica que, en un plazo máximo de 15 días hábiles después de hecha la notificación judicial respectiva, los embargos deberán estar levantados. El no atender lo establecido en esta cláusula, facultará a Popular Pensiones S.A. para dar por resuelta su relación contractual sin responsabilidad alguna de su parte, con la consecuente ejecución de la garantía de cumplimiento.

1. OTRAS CONDICIONES.

 

• Conforme lo dispone la Ley del Impuesto sobre la Renta, al realizarse el pago al contratista, la OPERADORA retendrá el porcentaje correspondiente por ese concepto.

 

• El contratista debe acatar las disposiciones de este pliego de condiciones, así como los términos de su oferta; en caso de incumplimiento de cualquiera de las cláusulas dispuestas en los documentos indicados, la OPERADORA tendrá la facultad de ejecutar la resolución de la relación contractual si el incumplimiento fuere grave, sin perjuicio de accionar en la vía jurisdiccional para el cobro de daños y perjuicios correspondiente.

 

• La oferta deberá ajustarse en forma detallada a los requerimientos básicos consignados en la Ley General de Contratación Pública N° 9986 del 27 de mayo de 2021, publicada en el Alcance 109 del Diario Oficial La Gaceta N°103 del 31 de mayo de 2021 y el Reglamento a la Ley de General de Contratación Publica Decreto Ejecutivo Nº 43808-H del 30 de noviembre del 2022, publicado en el Alcance 258 del Diario Oficial La Gaceta N°229, por lo anterior lo no previsto en este pliego de condiciones se regirá por las disposiciones de dicha Ley y su Reglamento, así como el Reglamento Complementario de Contratación Administrativa del Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal S.A., este pliego de condiciones y demás normativa aplicable.

 

• Procedimiento de Arbitraje: Para las controversias patrimoniales que resulten del presente contrato, las partes podrán acordar, para efectos de ahorro procesal, acudir al procedimiento de arbitraje establecido por la Ley Sobre Resolución alternativa de Conflictos y Promoción de la Paz Social No. 7727.

 

• Para más información o denuncias dirigirse a la Sección Administrativa de la Dirección de Administración de la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, ubicada en San José, en el edificio anexo al Club Unión, frente a correos de Costa Rica, o bien, comunicarse a través del teléfono 2010-0305 / 2010-0498, correos csandoval@bp.fi.cr / bvega@bp.fi.cr.