Adquisición de Repuestos Originales para Vehículos de Marca TOYOTA de la Flotilla Vehicular de JASEC bajo la modalidad por demanda

1. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD

 

Los oferentes interesados en cotizar deberán cumplir con los siguientes requisitos, los cuales se consideran indispensables para la aceptación de la oferta y su evaluación:

 

• El oferente debe demostrar que cuenta con al menos 15 años de experiencia en el mercado en venta de repuestos en el país.

 

• El oferente debe demostrar que cuenta con al menos 15 años de experiencia siendo distribuidor autorizado para la venta de repuestos.

 

• El oferente deberá presentar el Desglose del precio, el cual para este caso será el monto establecido en el apartado de Especificaciones Técnicas, punto N°8, de conformidad con lo establecido en el artículo 102 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública Nº9986. Dicho desglose deberá ser presentado tomando en consideración los siguientes rubros:

Componente del precio	Valor Absoluto	Valor Porcentual
Costos directos	($)(¢)	0%
Costos indirectos	($)(¢)	0%
Utilidad	($)(¢)	0%
Imprevistos	($)(¢)	0%
Subtotal
IVA
Total

1. REQUERIMIENTO DEL BIEN O SERVICIO

 

Se requiere la Adquisición de Repuestos Originales para Vehículos de Marca TOYOTA de la Flotilla Vehicular de JASEC bajo la modalidad por demanda, para lo cual se deben cotizar los requerimientos sobre la base de precios unitarios, con las especificaciones y condiciones técnicas mínimas que más adelante se detallan y las cuales deben ser indicadas en el mismo orden y numeración que se establece en este pliego de condiciones

 

Este contrato se define como un contrato bajo demanda para la adquisición de repuestos, es decir de la marca TOYOTA, esto en función de la necesidad de disponer de repuestos de calidad y respaldados, así como de la disponibilidad del repuesto y cantidades que al momento de generarse la orden de pedido cuente el distribuidor original.

 

Adicionalmente debido a la limitada capacidad de espacio para almacenaje en la Bodega, la cual tiene espacio reducido, por lo que el departamento se ve en la necesidad de contar con un “stock” mínimo de repuestos de este tipo, esto para poder abarcar mayor variedad de otros bienes también necesarios, sin tener que incurrir en la solicitud de mayor área de almacenaje fuera de las instalaciones ya mencionadas.

 

Corresponden estos a los vehículos con los que actualmente se encuentran como parte de la flotilla institucional que se detallan a continuación:

 

Fórmula	Partida	Código SICOP	Cantidad	Unidad	Descripción Servicio
1	1	2510150792334801	1	Unidad	Adquisición de Repuestos Originales para Vehículos de Marcas TOYOTA de la Flotilla Vehicular de JASEC bajo la modalidad por demanda.

 

La modalidad de esta contratación corresponde a un servicio según demanda para la Adquisición de Repuestos Originales para Vehículos de Marcas TOYOTA de la Flotilla Vehicular de JASEC, con una duración hasta agotar recursos.

 

Se reitera el cumplimiento por parte de la Administración, respecto a su potestad para celebrar contratos bajo la modalidad de entrega según demanda, al amparo, en este caso, de una licitación reducida, no sobrepasando el consumo total el umbral establecido para el procedimiento definido bajo el cual se está realizando el presente proceso de contratación.

 

De acuerdo con lo previamente indicado y en resumen, luego del análisis anterior, se adjunta el detalle de las unidades de la marca TOYOTA adquiridas a finales del año 2025:

 

 

 

#	VEHÍCULO PLACA	COMBUSTIBLE	MARCA	MODELO	AÑO	CARROCERÍA
1	108-312	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
2	108-313	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
3	108-314	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
4	108-315	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
5	108-316	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
6	108-317	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
7	108-318	GASOLINA SUPER	TOYOTA	RAV4	2026	SUV COMPACTO 4 PUERTAS
8	108-319	GASOLINA SUPER	TOYOTA	RAV4	2026	SUV COMPACTO 4 PUERTAS
9	108-320	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
10	108-321	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
11	108-322	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
12	108-323	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
13	108-324	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
14	108-325	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
15	108-326	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
16	108-327	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
17	108-328	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
18	108-329	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
19	108-330	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
20	108-331	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
21	108-332	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
22	108-333	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
23	108-334	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
24	108-335	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
25	108-336	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
26	108-337	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
27	108-338	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
28	108-339	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
29	108-340	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
30	108-341	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
31	108-342	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
32	108-343	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
33	108-344	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
34	108-345	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
35	108-346	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
36	108-347	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
37	108-348	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
38	108-349	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
39	108-350	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
40	108-351	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
41	108-352	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
42	108-353	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
43	108-354	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
44	108-355	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
45	108-356	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
46	108-357	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
47	108-360	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
48	108-361	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
49	108-362	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
50	108-363	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
51	108-364	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
52	108-365	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
53	108-366	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
54	108-367	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
55	108-368	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
56	108-369	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	FURGÓN O CAJA CERRADA
57	108-370	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
58	108-371	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU
59	108-372	DIESEL	TOYOTA	HILUX	2026	CAJA ABIERTA O CAM-PU

 

Nota: Para la estimación de consumo para esta división de partidas se aporta el Anexo N°1.

 

De acuerdo con lo previamente indicado en el resumen, luego de este análisis se detallan las proyecciones de tipos de repuestos a utilizarse durante la vigencia de la contratación, la marca conformante de la flotilla vehicular institucional de JASEC, siendo esta:

 

Vehículo Liviano:  Anexo N°2 Listado de posibles repuestos a requerir para el tipo Vehículo Liviano.

 

Las listas de artículos son de referencia, las cantidades y totales se incorporarán en las órdenes de pedido cuyo mecanismo se detallará en este mismo pliego de condiciones.

 

Para el caso de la presente contratación el detalle en la definición de las listas de las diferentes partidas no es taxativa, por lo que JASEC en caso de requerirlo se podrán solicitar la inclusión de ítems a la lista. Para estos casos, el adjudicatario de la partida en cuestión deberá aportar la cotización del mismo, esto para verificación por parte de JASEC de la razonabilidad del precio y así definir la conveniencia o no de adquirirlo mediante esta vía, para ser verificado de conformidad con el numeral 106 DE 43808-H.

 

Por lo anterior para los casos extraordinarios de alguna afectación en el precio de los artículos descritos en el presente proceso de contratación, la justificación, será sometida a su análisis y valoración por parte del Fiscalizador del Contrato, con el objetivo de determinar, mediante un estudio de mercado, si se han considerado dentro de la justificación, los índices económicos, del Banco Central u otros elementos que sean probatorios. Para este análisis, el fiscalizador realizará a su vez, un estudio de mercado, a efecto de validar lo correspondiente a la posible afectación en el precio de los artículos.

1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

 

A continuación, se adjuntan las correspondientes especificaciones técnicas.

Este contrato se define como un contrato para la Adquisición de repuestos originales para vehículos de la marca TOYOTA, bajo la modalidad de según demanda, las solicitudes serán realizadas bajo la modalidad de órdenes de pedido en SICOP e Institucional

 

Este contrato se rige por el artículo 3 “Excepciones” de la Ley General de Contratación Pública y el artículo 7 de su reglamento cuando se determine y compruebe que existe unicidad proveedor.

 

Definiciones:

1. Orden de Compra: es el documento emitido por el Departamento de Proveeduría, en el cual se define el monto presupuestario establecido, el cual para este caso corresponde a ¢ 405.000,00 IVA incluido.

 

1. Orden de pedido SICOP e Institucional: documento emitido a través del cual el ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS, MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS Y VEHÍCULOS define la cantidad, descripción del artículo requerido, indica los precios unitarios y firma de las personas autorizadas. Los artículos deberán entregarse mediante este documento en el Almacén Central de JASEC, ubicado en Barrio Fátima, Cartago.
2. Factura: documento comercial emitido con las condiciones de la compra-venta y que constituye una obligación de pago por parte de JASEC hacia el Adjudicatario.
3. La Estimación total: JASEC no está obligada a emitir Órdenes de Compra por la totalidad de la estimación económica del contrato de forma que los Derechos del Contratista están limitados por el valor económico de las Órdenes de Pedido que JASEC llegara a emitir.

Condiciones para la ejecución del servicio:

 

Para todos los repuestos que se solicita ofertar en ella, el contratista deberá ajustarse a las siguientes condiciones para la ejecución del servicio y realizar las entregas conforme a las órdenes pedido, según así lo requiera la Administración. La ejecución del contrato se regirá bajo las siguientes condiciones:

 

• El Departamento Administración de Activos, Mantenimiento de Edificios y Vehículos será el único autorizado para solicitar al contratista los repuestos que se requieran para los vehículos. No se reconocerá pago alguno sobre entregas de repuestos que hayan sido realizadas al margen de lo indicado.

 

• Mediante correo electrónico, el Departamento Administración de Activos, Mantenimiento de Edificios solicitará al contratista indicar si el repuesto se encuentra disponible en stock o es por pedido especial, o la cotización de los repuestos cuando no estos no estén incluidos en el requerimiento. El contratista tendrá un plazo no mayor a tres días hábiles para indicar lo solicitado.

 

• El Departamento Administración de Activos, Mantenimiento de Edificios y Vehículos notificará al contratista la orden de pedido de los artículos, mediante el formulario confeccionado para tal fin. Las personas autorizadas para realizar ésta notificación son:

 

Raúl Calderón Monge

Franciny Rojas Loaiza

Simón Marín Brenes

 

4)  La solicitud al proveedor se realizará mediante SICOP y el formulario llamado “Orden de Pedido Institucional” (se adjunta). Este formulario tendrá validez únicamente si se presenta debidamente lleno y firmado por las personas indicadas en el punto anterior.

 

 

• El control de calidad en el momento en el que se reciba el bien, se realizará el siguiente control de calidad por parte de los compañeros de los Talleres Mecánicos(criterio experto), los compañeros Diego Coto Acuña Mecánico de Automotriz y el señor Gustavo Zúñiga Arrieta Mecánico de Motos:

 

• Se verificará que se entregue el listado de los repuestos que correspondan a lo solicitado, y que se incluya: Programa Presupuestario, orden de pedido, número de ítem en el listado, número de parte, descripción, cantidad, costo unitario.
• Se verificará que las cantidades recibidas, correspondan a lo solicitado.
• Se revisará que el empaque del repuesto sea original, que cuente con los sellos de seguridad correspondientes y que indique el número de parte claramente.
• Se verificará que el estado físico de los repuestos corresponda a un repuesto nuevo, original y genuino.

 

1. MECANISMO DE VERIFICACIÓN DE PRECIOS

 

Cuando exista duda o una afectación en el precio de los artículos descritos en este proceso de contratación, se le solicitará la justificación al contratista, la misma será analizada y evaluada por parte del Fiscalizador del Contrato, con el objetivo de determinar, mediante un análisis de precios, utilizando los índices económicos, del Banco Central u otros elementos que sean probatorios y que respalden que la solicitud del artículo es razonable y aceptable por la administración.

 

Si los resultados de la comparación de precios determinan que existe una diferencia superior al 30% con respecto al precio acordado, que sea desfavorable para la administración no se asume ninguna responsabilidad y no se realizaría pedido alguno adicional.

1. LUGAR DE ENTREGA

 

El Almacén de JASEC Barrio Fátima es el lugar de entrega para todas las partidas y todos los artículos solicitados en la presente licitación, se regirá de la siguiente manera:

 

Se deberá, previa coordinación con el fiscalizador y asignación de la cita, la cual el adjudicatario debe solicitar vía correo electrónico a almacen@jasec.go.cr, realizar la coordinación y entrega en el Almacén de JASEC Barrio Fátima, ubicada 300 metros norte y 100 metros al oeste de la Iglesia María Auxiliadora en horario de 7.24 am a 5:00 pm de lunes a viernes.

 

1. PLAZO DE ENTREGA Y VIGENCIA DEL CONTRATO

 

La vigencia de este contrato será hasta agotar el contenido presupuestario (77.405.000,00 IVA incluido), la Administración mediante el fiscalizador, realizará la solicitud de pedido mediante SICOP y el formulario PALI.PR1.FM6. Orden de Pedido, dichos formularios indicarán de forma clara y especifica las condiciones particulares de la entrega, la cantidad solicitada y el tiempo de entrega mínimo y máximo que tendrá el Contratista para cumplir con lo pactado. El formulario está debidamente firmado por los fiscalizadores de contrato (o sus suplementes en caso de ausencias) de forma electrónica y se comunicará al contratista mediante la plataforma SICOP correo electrónico.

 

Una vez notificada la Orden de Pedido por SICOP, el contratista deberá entregar al Almacén Central de JASEC, ubicado en las instalaciones de Barrio Fátima, el repuesto (s) requerido (s) junto con la factura para el trámite de pago, en un plazo de 8 días hábiles cuando los repuestos los tengan en stock y en un plazo máximo de 65 días hábiles en caso de pedidos especiales.

 

• Notificación de Órdenes de Pedido al Contratista

 

El proceso de notificación de las órdenes de pedido al contratista se llevará a cabo según el punto 5. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, apartado Condiciones para la ejecución del servicio, definidos en el presente pliego de condiciones. Estas órdenes serán emitidas e incorporadas a través de la plataforma oficial de compras públicas, SICOP (Sistema Integrado de Compras Públicas).

 

La notificación de la Orden de Pedido se considerará válida una vez que el contratista de la aceptación a la Orden en SICOP, conforme a los mecanismos de trazabilidad y comunicación que ofrece la plataforma. Es responsabilidad del contratista dar seguimiento a las notificaciones emitidas por este medio, ya que constituyen el canal oficial de comunicación para efectos contractuales.

 

1. GARANTÍA

 

 

• Garantía de Cumplimiento

 

Quien resulte adjudicatario dispondrá de 5 días hábiles contados a partir de la firmeza del acto de adjudicación para rendir la correspondiente garantía de cumplimiento, por un monto de cinco por ciento del total adjudicado y con una vigencia mínima de dos (2) meses adicionales a la fecha probable de recepción definitiva del objeto del contrato, observando los demás requisitos y condiciones que al respecto establece la Ley N°9986.

 

• Garantía sobre los bienes

 

Los ítems deberán entregarse con una garantía mínima de 6 meses a partir de la fecha en que sean recibidos y aprobados en el Almacén de JASEC. Las ofertas que presenten una garantía inferior a la indicada serán declaradas inelegibles del concurso. En caso de que los artículos no cumplan con las condiciones solicitadas en el cartel y sea rechazado, se considerará como no entregado. El adjudicatario quedará comprometido a reponer, por su cuenta y riesgo, incluyendo el transporte y cualquier otro gasto adicional, los artículos que se pruebe se han dañado como consecuencia de defectos de fabricación, por mala calidad, por funcionamiento defectuoso, por deficiente embalaje o por cualquier otra causa imputable al contratista.

 

1. FORMA DE PAGO

 

JASEC pagará por Transferencia Bancaria, crédito a 30 días naturales, previa verificación del cumplimiento a satisfacción, esta verificación se dará de acuerdo con la normativa interna de la Institución. Para tales efectos debe agregarse a la factura el número de cuenta y banco donde deberá transferirse el monto adjudicado En ningún caso se darán anticipos de pago.

 

Para tramitar el pago se deberá presentar factura electrónica correspondiente. Los comprobantes electrónicos deberán incluir:

 

Comprobantes Electrónicos

 

1. El comprobante electrónico debe ser emitido a nombre de JASEC, con su respectiva cédula jurídica y debe incluir en su detalle: número de orden de compra, nombre del fiscalizador, correo del fiscalizador.
2. El comprobante electrónico debe ser remitido a la dirección de correo del fiscalizador y a la dirección factura.electronica@JASEC.go.cr para su aceptación tributaria.
3. En caso de inconsistencias en los comprobantes electrónicos el Fiscalizador le notificará al Proveedor el cual deberá emitir las Nota de Débito o Crédito en un plazo máximo de 2 días hábiles posteriores a su notificación.

 

1. Los proveedores deberán de remitir tres archivos que se mencionan a continuación:

 

Factura electrónica (versión gráfica PDF).

Archivo en formato XML

Archivo en formato XML (Aceptación Tributaria).

 

La factura electrónica debe contener al menos los siguientes datos

 

Facturar de acuerdo a la orden de compra (cantidades, precios unitario y total, IVA, etc)

Cedula jurídica JASEC: 3007045087

Número de orden de compra: Según Notificación oficial

Número de procedimiento: Según SICOP

Nombre del fiscalizador: Según SICOP

Correo del fiscalizador: Según SICOP

Número de cuenta IBAN para el pago

 

En la factura deberá detallar por cada línea adjudicada el porcentaje de la tarifa correspondiente al IVA que le sea aplicable en el monto total.

 

Retenciones en el pago: JASEC podrá retener hasta un 10% de las sumas pagadas, ante incumplimientos del contratista. JASEC podrá aplicar esta retención o ejecutar parcialmente la garantía de cumplimiento a como mejor le convenga.

 

Los pagos efectuados a empresas extranjeras que se originan de servicios prestados en el territorio nacional, generan la obligación de practicar retención. La tarifa que se debe aplicar depende del concepto a remesar, de conformidad con lo establecido en el artículo N°59 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

 

Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción definitiva de los bienes y servicios. La recepción definitiva no exime al contratista de responsabilidad por vicios ocultos, de conformidad con los artículos N°284 y N°285 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública DE Nº43808-H.

 

Para el pago deberá aportar certificación emitida por la CCSS indicando que se encuentra al día en la cancelación de las cuotas obrero – patronal. Así mismo, deberá indicar el número de cuenta bancaria a la cual realizar el pago. En ningún caso se darán anticipos de pago.

 

La oferta que indique una forma de pago distinta será declarada inadmisible. En ningún caso se darán anticipos de pago.

 

Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción parcial o definitiva de los bienes y servicios según formulario PALI PR3 FM2 Acta de Recepción de Materiales.

1. FISCALIZADOR DEL CONTRATO.

 

El fiscalizador del contrato titular es el Lic. Raúl Calderón Monge correo electrónico raul.calderon@JASEC.go.cr y como suplente Franciny Rojas Loaiza correo electrónico franciny.rojas@JASEC.go.cr, para que, en casos de ausencia, será quien realizará verificación del objeto de la presente Licitación. El fiscalizador titular será el responsable directo de la fiscalización del contrato y del cumplimiento de las condiciones de este.