Servicio de análisis, diseño, desarrollo, implementación, soporte y mantenimiento del sistema de reconocimiento y equiparación de grados y títulos del Conare (SORE)

SECCIÓN III REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD

 

1. Forma de cotizar. El oferente debe cotizar el precio total del servicio para el análisis, diseño, desarrollo e implementación de la solución SORE, de acuerdo con las especificaciones técnicas indicadas en la Sección II. El precio debe incluir el impuesto al valor agregado en su tarifa reducida de un 2% (artículo 11 numeral 2d Ley 9635), debe presentar el desglose precio del servicio e impuesto. El precio debe ser firme y definitivo. Si en el pliego de condiciones se pide un desglose de los tributos que afectan la propuesta y esta no lo indica, se presume que el monto total cotizado los contempla, incluyendo tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuestos del mercado local.

 

1. Estructura del precio. El oferente debe presentar el desglose de la estructura del precio tanto en valores absolutos como porcentuales según se solicita en el siguiente cuadro:

 

Concepto	Valor Absoluto	Valor Porcentual
Costos Directos
Mano de obra:
Insumos:
Subcontratos: *
Costos Indirectos
Mano de obra:
Insumos:
Imprevistos
Utilidad
Total precio cotizado (antes de IVA)***		100%

 

* Cuando aplique, en dicho caso debe estar indicado en el formulario de oferta en SICOP.

**El porcentaje correspondiente al IVA no forma parte del desglose porcentual del precio.

 

De conformidad con el artículo 8 del Reglamento de Reajuste de Precios en Contratos de Obra Pública y Revisión de Precios en Contratos de Bienes y Servicios N° 44937-H-MICIT-MIDEPLAN, el oferente debe aportar en la oferta la información de todos los índices de precios oficiales, sean específicos o similares, de los costos directos e indirectos de la estructura del precio, los cuales deberán estar estrechamente vinculados con la variación de los costos que desea medir. Cuando no exista un índice de precios, especifico oficial o uno similar, el oferente deberá advertirlo así en su oferta, y se podrá aplicar el método analítico documental.

En aquellos casos en que no exista un índice de precios del costo directo, debido a que dicho costo fue ofertado en una moneda distinta a la unidad monetaria legalmente establecida en el país de origen del citado costo, ello por motivos de exigencias del proveedor del insumo o servicio, el oferente deberá aportar en la oferta, la prueba pertinente y suficiente que acredite tal exigencia.

Cuando no exista un índice de precios oficial, específico o similar, que represente las variaciones de un determinado costo indirecto, el oferente deberá advertirlo así en su oferta y se podrá proponer como índice general el Índice de Precios al Consumidor (IPC) del país de origen del costo.

 

1. El oferente debe presentar el precio por hora para los servicios que se detallan en el siguiente cuadro, el precio por hora debe incluir el impuesto al valor agregado en su tarifa reducida de un 2% debe presentar el desglose precio por hora e impuesto.

 

Servicio:	Precio por hora
Tarifa fija equivalente al precio por hora para las actividades correspondientes a la Tarifa 1: Soporte técnico, mantenimiento y desarrollo evolutivo del aplicativo SORE, su base de datos, servicios e integraciones.
Tarifa fija equivalente al precio por hora para las actividades correspondientes a la Tarifa 2: Soporte especializado de datos, analítica e infraestructura cloud que forman parte de la solución SORE.

 

1. Garantía. El oferente debe indicar en su oferta una garantía de servicio con una vigencia mínima de seis (6) meses, contados a partir de la recepción conforme de todos los entregables de la plataforma. Esta garantía cubrirá la corrección de errores y fallas en las funcionalidades de la plataforma, inconsistencias en la visualización de datos o en los resultados de búsqueda, descarga o filtrado, omisiones o deficiencias en los documentos entregados.

 

1. Experiencia General. El oferente debe contar con una experiencia mínima de diez (10) años en la prestación de servicios asociados a la implementación de soluciones informáticas basadas en arquitectura Web bajo tecnologías Microsoft. La experiencia debe acreditarse mediante la presentación de una declaración jurada, indicando los años de experiencia.

 

1. Experiencia Específica. El oferente debe acreditar al menos tres (3) contratos de experiencia en proyectos similares ejecutados a partir del año 2020, relacionados con el desarrollo e implementación de soluciones informáticas, los cuales deberán cumplir, al menos, con las siguientes condiciones:

 

1. Experiencia en el desarrollo de sistemas de información basados en arquitecturas web utilizando tecnologías .NET 3.x o superior, Web API y Microsoft SQL Server 2016 o superior.
2. Al menos uno (1) de los contratos aportados deberá evidenciar experiencia específica en la visualización e integración de tableros utilizando Power BI, en conjunto con tecnologías .NET 8 o superior y Microsoft SQL Server 2022 o superior.

• Al menos uno (1) de los contratos aportados deberá evidenciar experiencia específica en implementación o integración con Microsoft Fabric.

1. Al menos uno (1) de los contratos aportados deberá evidenciar experiencia específica en implementación o integración con Azure Data Lake Storage Gen2.
2. Los contratos aportados deberán corresponder a proyectos que, individualmente, hayan requerido un esfuerzo igual o superior a tres mil (3000) horas de servicio.
3. En el caso de contratos cuyo objeto comprenda mantenimiento o desarrollo evolutivo de sistemas existentes, únicamente se considerarán válidas aquellas experiencias que, además de cumplir con las condiciones anteriores, incluyan el desarrollo e implementación de funcionalidades, módulos o componentes funcionales nuevos, como parte sustantiva de los trabajos ejecutados.

• No se considerarán válidas experiencias limitadas exclusivamente a la personalización, configuración o implementación de sitios web genéricos, portales informativos o plataformas CMS, tales como WordPress, Joomla, Drupal o tecnologías similares.

 

Para acreditar esta experiencia debe presentar la carta de experiencia correspondiente a cada contrato, la cual debe estar debidamente firmada por el administrador del contrato o el cliente receptor del servicio y debe indicar al menos la siguiente información:

 

• Nombre de la Institución o Empresa.
• Descripción detallada del alcance del proyecto.
• Descripción de la tecnología utilizada (plataforma, lenguaje, herramientas y características, incluso)
• Esfuerzo total (horas).
• Fecha de ejecución.
• Nombre del contacto.
• Teléfono del contacto (debe ser el número directo).
• Correo electrónico del contacto

 

Cuando la carta de experiencia no contenga alguno de los datos relativos al total de horas de esfuerzo o la descripción de la tecnología utilizada (plataforma, lenguaje, herramientas y características), el oferente podrá aportar esa información mediante una declaración jurada, conforme en el siguiente cuadro.  Dicha información deberá presentarse junto con la carta de experiencia correspondiente y permitir la verificación de la información requerida.

 

Institución/ Empresa	Descripción de la tecnología utilizada (plataforma, lenguaje, herramientas y características)	Esfuerzo total (horas)

 

*Este listado no sustituye la presentación de la carta de experiencia solicitada. Cada referencia debe contar con la carta correspondiente.

Las cartas deben hacer referencia al oferente tal y como hace constar su nombre en la oferta, no se aceptarán cartas que hagan referencia a terceros. Dichos trabajos deben ser aquella experiencia positiva donde se cumpla a satisfacción las necesidades de los distintos clientes (artículo 94 del Reglamento a la Ley de General de Contratación Pública). El Conare se reserva el derecho de verificar la veracidad y autenticidad de la información contenida en las cartas, para determinar si toma como experiencia positiva, esto es parte del estudio técnico para lo cual podrá hacer consultas a los números de teléfono o por correo electrónico consignados en la carta y dejará constancia en el análisis técnico, si la información no puede ser confirmada con la información suministrada o exista contradicciones, no se considerará dicho contrato para acreditar experiencia específica.

 

1. Services Support Partner: El oferente deberá demostrar que cuenta con la capacidad técnica, operativa y organizativa necesaria para brindar los servicios de soporte y mantenimiento de la solución SORE durante el período contractual. Para acreditar esta condición, el oferente aportar documentación que permita verificar que cuenta con la designación “Services Support Partner Designation” vigente, otorgada por Microsoft.

 

1.  Especializaciones Microsoft (Specializations): Con el objetivo de garantizar que el oferente cuente con capacidades y experiencia demostrables en el ecosistema Microsoft Cloud necesarias para la implementación, operación y evolución de la solución SORE, cuya arquitectura contempla servicios de Microsoft Azure, Microsoft Fabric y demás tecnologías Microsoft asociadas, el oferente deberá demostrar que cuenta con las siguientes especializaciones de Microsoft (specilizations), al menos:

• Analytics on Microsoft Azure
• App Modernization on Microsoft Azure
• Cloud Security

 

Las especializaciones deberán encontrarse activas y vigentes a la fecha de presentación de la oferta y mantenerse vigentes durante la ejecución contractual. Para efectos de acreditación, el oferente deberá aportar una carta o certificación oficial emitida por Microsoft que acredite su condición.

 

1. Equipo de trabajo. El oferente deberá asegurar la disponibilidad de un equipo de trabajo especializado, con conocimientos y experiencia comprobada en las actividades propias del objeto del servicio. Para ello, deberá presentar el currículum vitae, así como copias de los atestados académicos y certificaciones correspondientes de los profesionales propuestos, que respalden el cumplimiento de los requisitos de formación, capacitación y experiencia requerida. No se aceptarán certificados de participación, asistencia o constancias sin contenido evaluativo, tales como los otorgados por la asistencia a charlas, seminarios, conferencias o eventos similares.

 

El equipo designado deberá incluir, como mínimo, los siguientes perfiles profesionales:

 

1. Un (1) administrador de proyectos. El oferente designará en su oferta técnica un profesional que desempeñe el rol de administrador de proyectos. Responsable de la planificación, coordinación, seguimiento y gestión integral del proyecto, así como de la comunicación y coordinación con la contraparte institucional.

 

1. Grado mínimo de Bachillerato en una carrera de informática o computación.
2. Certificación Scrum Master, la cual esté vigente en el momento de presentar la oferta.

• Project Management Professional (PMP) o Maestría en Gestión/administración de Proyectos

1. Al menos cinco (5) años de experiencia profesional como líder de proyectos utilizando metodología de trabajo Scrum (marcos de desarrollo ágiles), los años de experiencia deben indicarse mediante la presentación de una declaración jurada por parte del profesional.
2. Conocimientos y experiencia en la gestión de proyectos bajo enfoques híbridos, combinando metodologías ágiles (Scrum) y prácticas tradicionales de dirección de proyectos alineadas con los estándares del PMI. Detallar en el currículum la experiencia, funciones desempeñadas y proyectos en los que haya aplicado este tipo de enfoques.
3. Al menos tres (3) referencias que respalden la experiencia en el ejercicio del rol de administrador de proyectos, específicamente en la ejecución de proyectos de naturaleza similar al ofertado. La experiencia debe detallarse en el siguiente cuadro:

 

Nombre de la institución o empresa	Breve descripción del alcance del servicio brindado	Descripción de la tecnología utilizada (plataforma, lenguaje y características	Fecha de inicio	Fecha de finalización	Nombre del encargado del contrato	Teléfono directo y correo electrónico

 

1. Diseñador UX/UI. Responsable del diseño de la experiencia de usuario y de la interfaz gráfica de la solución, incluyendo la definición, prototipado y validación de flujos de interacción. Deberá diseñar, documentar y validar la estructura de navegación, comportamiento de pantallas y componentes de la interfaz, tales como botones, formularios, modales, mensajes y demás elementos de interacción, asegurando una experiencia de usuario consistente, intuitiva y alineada con los objetivos del sistema.

 

1. Grado mínimo de Bachillerato en carrera de informática, computación, diseño gráfico, diseño publicitario, diseño industrial, diseño de interfaces, multimedia o carrera afín al diseño y la experiencia de usuario.
2. Mínimo tres (3) años de experiencia en diseño UX/UI para aplicaciones web o plataformas digitales. Los años de experiencia deben indicarse mediante la presentación de una declaración jurada por parte del profesional.

• Contar con al menos una certificación profesional en alguna de las siguientes áreas: User Experience (UX), Usabilidad, User-Centered Design, UX Design o Accesibilidad Digital.

1. El currículum vitae deberá incluir una descripción detallada de los trabajos realizados y los conocimientos en los siguientes temas:

• Herramientas de prototipado y diseño como Figma, Adobe Creative Cloud o similares.
• Conocimiento en diseño responsivo.
• Pruebas de usabilidad.
• Conocimientos en patrones de diseño UI/UX.
• Conocimientos en desing thinking.
• Conocimientos en accesibilidad digital (WCAG 2.1)

1. Al menos tres (3) referencias que respalden la experiencia en el ejercicio del rol de diseñador de experiencia (UX), específicamente en la ejecución de proyectos de naturaleza similar al ofertado. La experiencia debe detallarse en el siguiente cuadro:

Nombre de la institución o empresa	Breve descripción del alcance del servicio brindado. Incluyendo actividades realizadas, por ejemplo: Investigación UX, diseño de interfaces, pruebas de usabilidad, prototipado, arquitectura de información.	Herramientas o tecnologías utilizadas	Fecha de inicio	Fecha de finalización	Nombre del encargado del contrato	Teléfono directo y correo electrónico

 

1. Desarrollador FullStack. Responsable de desarrollar componentes frontend y backend, apoyar la integración entre la plataforma web, API Gateway y microservicios.

 

1. Grado mínimo de Bachillerato en una carrera de informática o computación.
2. Microsoft Certified: Azure Developer Associate (AZ-204) o equivalente vigente en tecnologías de desarrollo en la nube de Microsoft Azure.

• Professional Scrum Developer (PSD) o certificaciones equivalentes en metodologías ágiles orientadas a desarrollo de software.

1. Al menos tres (3) años de experiencia como desarrollador Fullstack utilizando las siguientes tecnologías:

• Desarrollo de aplicaciones bajo arquitecturas en capas (n-capas) en entornos .NET/C#
• Desarrollo y consumo de RESTFUL Web APIs con .Net 10
• Diseño, desarrollo y administración de bases de datos MS SQL Server

Los años de experiencia deben indicarse mediante la presentación de una declaración jurada por parte del profesional.

1. El currículum vitae deberá incluir una descripción detallada de la experiencia requerida y los conocimientos en:

• NET 10 Web API, GraphQL, Dapper, FluentValidation, Serilog y JWT
• Tecnologías front-end: Vue.js, Vite, TailwindCSS, Axios
• Diseño e implementación en bases de datos MS SQL Server 2022 o superior.
• Keycloak 24.x o superior.
• Manejo de control de versiones con Git y flujos de trabajo en Azure DevOps (repositorios, pipelines de integración y entrega continua).

1. Al menos dos (2) referencias que respalden la experiencia como desarrollador Fullstack en los últimos cinco (5) años. Las referencias deberán corresponder a proyectos o contratos en los cuales el profesional haya participado directamente en funciones de desarrollo Fullstack. La experiencia deberá detallarse en el siguiente cuadro:

 

Nombre de la institución o empresa	Breve descripción del alcance del servicio brindado	Descripción de la tecnología utilizada (plataforma, lenguaje y características	Fecha de inicio	Fecha de finalización	Nombre del encargado del contrato	Teléfono directo y correo electrónico

 

1. Desarrollador Frontend. Responsable de Implementar la interfaz web, pantallas, formularios, navegación e integración con servicios backend.

 

1. Grado mínimo de Bachillerato en una carrera de informática o computación.
2. Professional Scrum Developer (PSD) o certificaciones equivalentes en metodologías ágiles orientadas a desarrollo de software.

• Al menos tres (3) años de experiencia como desarrollador Frontend utilizando las siguientes tecnologías:
• Desarrollo de aplicaciones bajo arquitecturas en capas (n-capas) en entornos .NET/C#
• Desarrollo y consumo de RESTFUL Web APIs con .Net
• HTML5, CSS3 y JavaScript para el desarrollo de interfaces de usuario.

Los años de experiencia deben indicarse mediante la presentación de una declaración jurada por parte del profesional.

1. El currículum vitae deberá incluir una descripción detallada de la experiencia requerida y los conocimientos en:

• Tecnologías front-end: Vue.js, Vite, TailwindCSS, Axios
• .NET 10 Web API

1. Al menos dos (2) referencias que respalden la experiencia como desarrollador Frontend en los últimos cinco (5) años. Las referencias deberán corresponder a proyectos o contratos en los cuales el profesional haya participado directamente en funciones de desarrollo Frontend. La experiencia deberá detallarse en el siguiente cuadro:

 

Nombre de la institución o empresa	Breve descripción del alcance del servicio brindado	Descripción de la tecnología utilizada (plataforma, lenguaje y características	Fecha de inicio	Fecha de finalización	Nombre del encargado del contrato	Teléfono directo y correo electrónico

 

1. Desarrollador Backend. Responsable de desarrollar microservicios, reglas de negocio, APIs funcionales e integración con bases de datos.

 

1. Grado mínimo de Bachillerato en una carrera de informática o computación.
2. Microsoft Certified: Azure Developer Associate (AZ-204) o equivalente vigente en tecnologías de desarrollo en la nube de Microsoft Azure.

• Professional Scrum Developer (PSD) o certificaciones equivalentes en metodologías ágiles orientadas a desarrollo de software.

1. Al menos tres (3) años de experiencia como desarrollador Backend utilizando las siguientes tecnologías:

• Desarrollo de aplicaciones bajo arquitecturas en capas (n-capas) en entornos .NET/C#
• Desarrollo y consumo de RESTFUL Web APIs con .Net
• Diseño, desarrollo y administración de bases de datos MS SQL Server.

Los años de experiencia deben indicarse mediante la presentación de una declaración jurada por parte del profesional.

1. El currículum vitae deberá incluir una descripción detallada de la experiencia requerida y los conocimientos en:

• Experiencia y conocimiento avanzado en motores de bases de datos MS SQL Server 2022 o superior.
• Keycloak 24.x o superior.
• .NET 10 Web API, GraphQL, Dapper, FluentValidation, Serilog y JWT.
• Manejo de control de versiones con Git y flujos de trabajo en Azure DevOps (repositorios, pipelines de integración y entrega continua)

1. Al menos dos (2) referencias que respalden la experiencia como desarrollador Backend en los últimos cinco (5) años. Las referencias deberán corresponder a proyectos o contratos en los cuales el profesional haya participado directamente en funciones de desarrollo Backend. La experiencia deberá detallarse en el siguiente cuadro:

Nombre de la institución o empresa	Breve descripción del alcance del servicio brindado	Descripción de la tecnología utilizada (plataforma, lenguaje y características	Fecha de inicio	Fecha de finalización	Nombre del encargado del contrato	Teléfono directo y correo electrónico

1. Desarrollador de bases de datos (Database Developer). Responsable de diseñar, implementar y ajustar las bases de datos por dominio, scripts, estructuras y soporte a pruebas de datos.

 

1. Grado mínimo de Bachillerato en una carrera de informática o computación.
2. Microsoft Certified: Azure Database Administrator Associate (DP 300) o equivalente vigente en tecnologías de desarrollo en la nube de Microsoft Azure.

• Professional Scrum Developer (PSD) o certificaciones equivalentes en metodologías ágiles orientadas a desarrollo de software.

1. Al menos tres (3) años de experiencia como desarrollador de bases de datos, con experiencia en el uso de Microsoft SQL Server para el diseño, desarrollo y administración de bases de datos. La experiencia deberá incluir el desarrollo de procedimientos almacenados, funciones, triggers, tablas en memoria y el uso de Transact-SQL (T-SQL), así como conocimientos avanzados en SQL Server orientados a la optimización y mejora del rendimiento de consultas.

Los años de experiencia deben indicarse mediante la presentación de una declaración jurada por parte del profesional.

1. El currículum vitae deberá incluir una descripción detallada de la experiencia requerida y los conocimientos en:

• SQL Server 2025.
• Administración de entornos productivos: respaldos, recuperación, alta disponibilidad y análisis de incidencias.
• Monitoreo de rendimiento e implementación de soluciones de mejora.
• Capacidad para ejecutar cambios controlados, minimizando riesgos e impacto en la operación.

1. Al menos dos (2) referencias que respalden la experiencia como desarrollador de bases de datos en los últimos cinco (5) años. Las referencias deberán corresponder a proyectos o contratos en los cuales el profesional haya participado directamente en funciones de diseño y desarrollo de bases de datos. La experiencia deberá detallarse en el siguiente cuadro:

 

Nombre de la institución o empresa	Breve descripción del alcance del servicio brindado	Descripción de la tecnología utilizada (plataforma, lenguaje y características	Fecha de inicio	Fecha de finalización	Nombre del encargado del contrato	Teléfono directo y correo electrónico

 

1. Especialista Cloud Azure. Responsable de habilitar infraestructura cloud en Azure, configurar ADLS Gen2, seguridad, monitoreo, Front Door/WAF y lineamientos operativos.

 

1. Grado mínimo de Bachillerato en una carrera de informática o computación.
2. Certificación Scrum Fundamentals.

• Al menos tres (3) años de experiencia como especialista en Cloud Azure. Los años de experiencia deben indicarse mediante la presentación de una declaración jurada por parte del profesional.

1. El currículum vitae deberá incluir una descripción detallada de la experiencia requerida y los conocimientos en:

• Azure Data Lake Storage Gen2
• Azure Blob Storage
• Gestión de almacenamiento, seguridad, versionado y optimización de costos.
• Implementación de arquitecturas de datos escalables y seguras en Azure.
• Diseño de arquitecturas distribuidas y resilientes.
•  
• Gestión de disponibilidad, rendimiento y confiabilidad de sistemas.
• Traefik como reverse proxy y API Gateway
• Enrutamiento, balanceo de carga y configuración de TLS

1. Al menos dos (2) referencias que respalden la experiencia como especialista en Cloud Azure en los últimos cinco (5) años. Las referencias deberán corresponder a proyectos o contratos en los cuales el profesional haya participado directamente como especialista en Cloud Azure. La experiencia deberá detallarse en el siguiente cuadro:

 

Nombre de la institución o empresa	Breve descripción del alcance del servicio brindado	Descripción de la tecnología utilizada (plataforma, lenguaje y características	Fecha de inicio	Fecha de finalización	Nombre del encargado del contrato	Teléfono directo y correo electrónico

 

1. Ingeniero de datos. Responsable de implementar la plataforma de datos, Lakehouse, modelo Medallion, Data Mart, ingesta, transformación y modelo semántico.

 

1. Grado mínimo de Bachillerato en una carrera de informática o computación
2. Certificación Scrum Fundamentals.

• Al menos tres (3) años de experiencia como ingeniero de datos. Los años de experiencia deben indicarse mediante la presentación de una declaración jurada por parte del profesional.

1. El currículum vitae deberá incluir una descripción detallada de la experiencia requerida y los conocimientos en:

• Diseño e implementación de soluciones analíticas basadas en datos.
• Análisis de información para generación de insights y toma de decisiones.
• Modelado y transformación de datos para consumo empresarial.
• Microsoft Fabric:
  • Implementación de soluciones en arquitectura Lakehouse.
  • Gestión de Data Marts y modelos analíticos.
  • Construcción de modelos semánticos para explotación de datos.
  • Integración y orquestación de pipelines de datos.
• Gestión de datos:
  • Procesos ETL / ELT.
  • Limpieza, transformación y validación de datos.
  • Integración de múltiples fuentes de información

1. Al menos dos (2) referencias que respalden la experiencia como ingeniero de datos en los últimos cinco (5) años. Las referencias deberán corresponder a proyectos o contratos en los cuales el profesional haya participado directamente como ingeniero de datos. La experiencia deberá detallarse en el siguiente cuadro:

 

Nombre de la institución o empresa	Breve descripción del alcance del servicio brindado	Descripción de la tecnología utilizada (plataforma, lenguaje y características	Fecha de inicio	Fecha de finalización	Nombre del encargado del contrato	Teléfono directo y correo electrónico

 

1. QA/ Tester. Responsable de definir casos de prueba, ejecutar pruebas funcionales, pruebas de integración, pruebas end-to-end y pruebas de aceptación con usuarios.

 

1. Grado mínimo de Bachillerato en una carrera de informática o computación
2. Certificación Scrum Fundamentals.

• ISTQB Certified Tester Foundation Level (CTFL) o equivalente.

1. ISTQB Agile Tester (CTFL-AT) o equivalente.
2. A4Q Selenium Tester Foundation o equivalente en automatización de pruebas.
3. Al menos tres (3) años de experiencia como asegurador de la calidad del software. Los años de experiencia deben indicarse mediante la presentación de una declaración jurada por parte del profesional.

• El currículum vitae deberá incluir una descripción detallada de la experiencia requerida y los conocimientos en:
• Gestión de proyectos de QA y de pruebas de software; gestión de pruebas y de defectos.
• Implementación y uso de herramientas para la gestión de pruebas y defectos (p. ej. Azure Test Plans, Jira/Zephyr o equivalente).
• Manejo de equipos de prueba de alto desempeño.
• Aplicación de distintos tipos de prueba: funcionales (caja negra), estructurales (caja blanca) y asociadas al cambio (confirmación y regresión).
• Aplicación de pruebas en los niveles de componente, integración, sistema y aceptación.
• Conocimientos en automatización de pruebas (p. ej. Selenium, Playwright o equivalente) y nociones de pruebas de rendimiento y seguridad.
• Conocimientos de integración de pruebas automatizadas en pipelines de CI/CD.
• Al menos dos (2) referencias que respalden la experiencia como QA en los últimos cinco (5) años. Las referencias deberán corresponder a proyectos o contratos en los cuales el profesional haya participado directamente como QA. La experiencia deberá detallarse en el siguiente cuadro:

 

Nombre de la institución o empresa	Breve descripción del alcance del servicio brindado	Descripción de la tecnología utilizada (plataforma, lenguaje y características	Fecha de inicio	Fecha de finalización	Nombre del encargado del contrato	Teléfono directo y correo electrónico

 

• El oferente deberá identificar el personal propuesto para cada perfil, aportando el currículo, la experiencia y documentación pertinente que demuestre el cumplimiento de los requisitos establecidos.
• Durante la ejecución del proyecto, cualquier sustitución de personal deberá ser previamente aprobada por Conare y el recurso sustituto deberá acreditar calificaciones y experiencia iguales o superiores a las del recurso reemplazado.
• Un mismo profesional podrá desempeñar más de un rol siempre que demuestre cumplir los requisitos de experiencia y competencias exigidos para cada uno de ellos y que ello no afecte la adecuada ejecución del proyecto.
• Como excepción a lo anterior, el profesional designado como administrador de proyectos únicamente podrá asumir de forma adicional el rol de Arquitecto de Software, siempre que acredite el cumplimiento de los requisitos establecidos para ambos perfiles. No se permitirá que el administrador de proyectos asuma simultáneamente otros roles operativos del proyecto.

 

1. La oferta deberá tener una vigencia de treinta días hábiles, prorrogables según el proceso licitatorio lo requiera, contados a partir de la fecha de apertura de las ofertas.

SECCIÓN II ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO

 

Partida	Cantidad	Descripción
1	Servicio	Contratación del servicio de análisis, diseño, desarrollo, implementación, soporte y mantenimiento del sistema de reconocimiento y equiparación de grados y títulos del Conare (SORE).

 

CONDICIONES GENERALES

 

• El Área de Tecnologías de Información y Comunicación (ATIC) del Conare proporcionará, a través de su entorno de virtualización VMware, los componentes de infraestructura necesarios para gestionar la capacidad, el rendimiento y la seguridad del servicio objeto del contrato. Esto incluye máquinas virtuales, conectividad, almacenamiento, certificados de seguridad y respaldos.
• Los trabajos solicitados como parte de este servicio podrán ser atendidos de forma remota.

 

GLOSARIO DE TERMINOS

 

• Área de conocimiento: Agrupación de las disciplinas con cierto grado de afinidad, facilitando así la organización y clasificación de la oferta académica.
• ATIC: Área de Tecnologías de Información y Comunicación del Conare.
• Carrera: conjunto de actividades y cursos ofrecidos por una institución de educación superior en un determinado campo de conocimientos, el cual ha sido organizado por medio de un plan de estudios y que conduce a la obtención de un grado académico.
• CRE: Comisión de Reconocimiento y Equiparación.
• Disciplina: Agrupación de las carreras académicas que comparten cierta afinidad, de modo que puedan ser clasificadas dentro de una misma disciplina según el área de conocimiento correspondiente.
• Equiparación: Se entiende por equiparación el acto mediante el cual una de las instituciones miembros del Conare declara que el título o el grado, reconocido, equivale a un determinado título que ella misma confiere o de un grado de los previstos en el Convenio de Grados y Títulos de la Educación Superior Estatal.
• Reconocimiento: Se entiende por reconocimiento de un grado o de un título extendido por una institución de educación superior extranjera, el acto mediante el cual una de las instituciones miembros del Conare aceptan la autenticidad de dicho grado o título y lo inscribe en sus registros con el propósito, entre otros, de dar fe, mediante certificación o constancia, de la existencia del documento que lo acredita.
• Grado académico: es el elemento del diploma que designa el valor académico de los conocimientos y habilidades del individuo, dentro de una escala creada por las instituciones de educación superior para indicar la profundidad y amplitud de esos conocimientos y habilidades en cuanto estos puedan ser garantizados por el diploma.
• Oferta académica: Propuesta de los diferentes planes de estudio que se brinda al estudiante para su formación integral.
• Universidad: Institución de Educación Superior, gestora de conocimiento mediante la docencia, la investigación y la extensión (acción social). Conformada por diversas facultades, sedes, escuelas y departamentos, y que otorga grados académicos y títulos profesionales.
• Unidad académica: estructura organizativa básica de universidad (facultad, escuela, departamento o sede) responsable de planificar, ejecutar y evaluar las actividades docentes, de investigación y de extensión en un área de conocimiento específica. Gestiona programas formativos y sus recursos. 
• ORE: Oficina de Reconocimiento y Equiparación de Grados y Títulos de Conare.

 

ANTECEDENTES DEL PROYECTO

 

El Sistema de Reconocimiento y Equiparación (SORE), utilizado por Conare para la gestión de los procesos de reconocimiento y equiparación de grados y títulos, opera actualmente bajo un esquema híbrido que combina la recepción de documentación digital con documentos presentados en formato físico. Estos últimos deben ser verificados mediante citas programadas a través del sistema con las personas solicitantes y, posteriormente, digitalizados e incorporados por la Oficina de Reconocimiento y Equiparación (ORE) para conformar el expediente electrónico del trámite.

Esta modalidad genera actividades manuales que incrementan los tiempos de gestión, dificultan la trazabilidad del proceso y limitan la automatización de las diferentes etapas del trámite. Asimismo, el sistema actual presenta oportunidades de mejora en aspectos relacionados con la usabilidad, la gestión documental, el seguimiento de solicitudes, la interoperabilidad con otros sistemas y la disponibilidad de información para la toma de decisiones. Adicionalmente, existen nuevos requerimientos operativos, funcionales y tecnológicos derivados de la evolución del proceso y de las necesidades institucionales, los cuales no son soportados por la solución actual.

En este contexto, Conare ha identificado la necesidad de evolucionar el sistema SORE hacia una solución tecnológica moderna, escalable y orientada a procesos completamente digitales, que permita gestionar de forma integral el ciclo de vida de las solicitudes de reconocimiento y equiparación de grados y títulos. La nueva solución deberá fortalecer la trazabilidad, optimizar los tiempos de atención, mejorar el control y seguimiento de los expedientes, facilitar la interacción con las personas usuarias e incorporar capacidades de integración, automatización, analítica y seguridad acordes con las mejores prácticas y las necesidades presentes y futuras de la institución.

 

OBJETO DE LA CONTRATACION

 

Servicio de análisis, diseño, desarrollo, implementación, migración de datos, puesta en operación, soporte y mantenimiento de una nueva solución tecnológica para la gestión de los procesos de reconocimiento y equiparación de grados y títulos del Conare, incluyendo el soporte y mantenimiento de los componentes de infraestructura y servicios cloud, datos y analítica que conforman la solución, de conformidad con los requerimientos establecidos en el presente pliego de condiciones.

 

ALCANCE DEL PROYECTO

 

• El contratista será responsable de ejecutar, con sus propios recursos humanos y materiales, todas las actividades necesarias para el análisis, diseño, desarrollo, implementación y puesta en operación de una solución tecnológica que permita gestionar de forma completamente digital el proceso de reconocimiento y equiparación de grados y/o títulos gestionados por la ORE del Conare.
• La solución deberá permitir la gestión integral del proceso de reconocimiento y equiparación de grados y títulos en un entorno completamente digital, abarcando desde la recepción y registro de la solicitud, la conformación y gestión del expediente electrónico, la ejecución de las distintas etapas del trámite, hasta la emisión y notificación de la resolución final. Asimismo, deberá incorporar mecanismos que garanticen la trazabilidad de las actuaciones, el control y seguimiento de las solicitudes, la gestión documental y la automatización de las actividades y flujos de trabajo asociados al proceso.
• La solución SORE se implementará bajo una arquitectura híbrida, en la cual el núcleo transaccional y los componentes de aplicación serán desplegados en la infraestructura institucional on-premise de Conare, mientras que los componentes de almacenamiento documental, plataforma de datos y analítica, publicación, monitoreo y demás servicios cloud definidos en la arquitectura tecnológica serán implementados en el entorno cloud institucional de Conare. El contratista deberá garantizar la integración segura, eficiente e interoperable entre ambos entornos.
• Los requerimientos funcionales y no funcionales, historias de usuario, criterios de aceptación y demás especificaciones contenidas en el presente documento constituyen el alcance funcional mínimo esperado de la solución. El detalle y refinamiento de dichos requerimientos se realizará durante la ejecución del proyecto conforme a la metodología definida, sin que ello implique una reducción de las capacidades funcionales establecidas.
• En términos generales, el alcance del proyecto deberá contemplar, al menos, los siguientes componentes:

 

• Diseño de experiencia e interfaz de usuario (UX/UI): Adaptación, complementación e implementación de la interfaz gráfica de la solución a partir del diseño preliminar suministrado por Conare, garantizando su alineamiento con el Manual de Identidad Gráfica institucional, criterios de accesibilidad, usabilidad y una experiencia de usuario consistente en todos los módulos de la plataforma.
• Administración y parametrización: Proveer mecanismos para la administración de parámetros, catálogos, tablas maestras, plantillas, estados del proceso, reglas de configuración, plazos y demás elementos requeridos para la operación, administración y evolución funcional del sistema, sin necesidad de realizar desarrollos adicionales.
• Gestión de solicitudes: Gestionar integralmente el ciclo de vida de las solicitudes de reconocimiento y equiparación, desde su recepción hasta el cierre del trámite, mediante un núcleo transaccional que permita el registro, actualización, consulta, seguimiento y control de las solicitudes.
• Gestión del expediente digital: Administrar expedientes completamente digitales, permitiendo la conformación, organización, clasificación, consulta y seguimiento de la información mediante metadatos. Cada expediente deberá integrar la documentación, los datos de la persona solicitante, los requisitos, actuaciones, resoluciones y demás información asociada al trámite.
• Gestión documental y repositorio documental: Implementar un repositorio documental desacoplado de la base de datos transaccional, utilizando Azure Data Lake Storage Gen2 (ADLS Gen2) / Azure Blob Storage, que serán habilitados en el entorno cloud del Conare, para el almacenamiento, organización, consulta y administración de los documentos electrónicos asociados a las solicitudes y expedientes. El repositorio deberá garantizar la integridad, disponibilidad, seguridad, escalabilidad y trazabilidad de la información documental, así como su adecuada integración con el núcleo transaccional de SORE.
• Automatización del proceso: Implementar mecanismos para modelar, ejecutar y controlar el flujo de trabajo del proceso de reconocimiento y equiparación, incluyendo reglas de negocio, asignación de tareas, transiciones entre estados, validaciones, automatización de actividades, escalamiento y seguimiento de las distintas etapas del trámite.
• Gestión de plazos y calendario: Proveer mecanismos para la definición, monitoreo y control de los plazos asociados a las distintas etapas del proceso, incluyendo calendarios, alertas, vencimientos, prórrogas, semáforos e indicadores de cumplimiento.
• Trazabilidad y seguimiento del proceso: Disponer de mecanismos que permitan registrar y consultar el historial completo de las actuaciones realizadas durante el trámite, facilitando el seguimiento de las solicitudes, el control de estados, la consulta del expediente y la trazabilidad de las decisiones adoptadas.
• Comunicaciones y notificaciones: Incorporar funcionalidades para la comunicación entre los diferentes actores del proceso mediante mensajería interna, notificaciones automáticas y otros mecanismos de comunicación que permitan informar oportunamente sobre cambios de estado, requerimientos de información, vencimientos y demás eventos relevantes del trámite.
• Auditoría: Mantener un registro auditable de las actuaciones realizadas sobre solicitudes, expedientes, documentos, configuraciones y datos del sistema, permitiendo identificar las operaciones efectuadas, los usuarios responsables, la fecha y hora de ejecución y el historial de modificaciones.
• Núcleo transaccional y capa de aplicación: Implementar el núcleo transaccional del SORE en la infraestructura institucional on-premise de Conare, bajo una arquitectura modular, desacoplada y orientada a microservicios por dominio funcional, que facilite el mantenimiento, la escalabilidad, la interoperabilidad y la evolución de la solución. La capa de aplicación deberá contemplar los componentes frontend, backend, servicios de negocio, APIs y demás componentes necesarios para soportar las funcionalidades definidas en el presente pliego.
• Integración e interoperabilidad: Disponer de capacidades de integración e interoperabilidad entre los microservicios que conforman el núcleo transaccional implementado en la infraestructura on-premise de Conare, los servicios cloud que forman parte de la solución y los sistemas institucionales o servicios externos que correspondan. La integración deberá realizarse mediante APIs, servicios web u otros mecanismos de interoperabilidad, garantizando el intercambio seguro, confiable, trazable y controlado de información entre los diferentes componentes y sistemas.
• Plataforma de datos y analítica (Data & Analytics): Implementar una plataforma institucional de datos y analítica utilizando Microsoft Fabric (Capacity F4) /OneLake, orientada a integrar, almacenar, transformar, consolidar y explotar la información generada por el sistema SORE y las demás fuentes definidas por Conare. La plataforma deberá establecer los cimientos para el desarrollo progresivo de capacidades de analítica institucional, inteligencia de negocios y gobierno de datos.
• Reportes, tableros e indicadores: Proveer mecanismos para la consulta y explotación de la información mediante Microsoft Power BI y Power BI Embedded, incluyendo reportes operativos y gerenciales, tableros de control, indicadores y visualizaciones analíticas. Estos componentes deberán integrarse con los modelos y conjuntos de datos implementados en Microsoft Fabric y con la información generada por el núcleo transaccional SORE.
• Gestión de acceso y seguridad: Proveer mecanismos de autenticación, administración de usuarios y control de acceso basado en un modelo de roles y atributos organizacionales (RBAC + ABAC), que permitan definir, administrar y aplicar permisos sobre funcionalidades, expedientes, documentos y datos del sistema. Este modelo deberá considerar tanto los roles institucionales como atributos asociados a la estructura organizacional, estado del trámite, tipo de expediente u otros criterios definidos por Conare, garantizando un control de acceso granular conforme a los perfiles, responsabilidades y condiciones de operación del sistema.
• Migración: diseñar e implementar una estrategia para la migración selectiva de datos, documentos y metadatos desde el sistema actual hacia la nueva solución tecnológica, contemplando la incorporación de información histórica y su distribución en los componentes correspondientes de la arquitectura híbrida. La migración deberá garantizar la integridad, consistencia, trazabilidad y disponibilidad de la información, considerando el núcleo transaccional on-premise, el repositorio documental basado en Azure Data Lake Storage Gen2 / Azure Blob Storage y la plataforma de datos y analítica basada en Microsoft Fabric, según corresponda.
• Implementación y puesta en operación: Ejecutar las actividades necesarias para la puesta en producción de la solución en los dos entornos tecnológicos definidos para SORE: infraestructura institucional on-premise y entorno cloud institucional de Conare. Estas actividades comprenderán la instalación, configuración y despliegue de los componentes correspondientes a cada entorno, configuración de las integraciones, pruebas funcionales y técnicas, migración de datos, capacitación, transferencia de conocimiento, acompañamiento inicial y estabilización de la plataforma.

 

ACTORES DEL PROCESO

 

• El sistema deberá contemplar distintos tipos de usuarios o actores que participan en el proceso de reconocimiento y equiparación de grados y títulos, cada uno con funciones y niveles de acceso diferenciados dentro de la plataforma.
• Estos actores interactuarán con el sistema de acuerdo con sus responsabilidades dentro del proceso, pudiendo registrar, consultar, analizar o gestionar información asociada a las solicitudes y expedientes.
• La solución tecnológica deberá permitir la administración de estos actores mediante mecanismos de gestión de usuarios, roles y permisos que controlen el acceso a las funcionalidades del sistema y a la información asociada a cada solicitud o expediente.
• De manera general, se identifican los siguientes actores principales del proceso:

 

• Persona solicitante: Persona externa que realiza el trámite de reconocimiento y/o equiparación de grados o títulos. Este actor podrá registrar solicitudes, aportar la información requerida, adjuntar la documentación correspondiente y consultar el estado del trámite. Asimismo, podrá visualizar los documentos asociados a su solicitud o expediente que se encuentren disponibles para consulta, de acuerdo con las condiciones y niveles de acceso definidos por la institución.
• Personal de la ORE: Personal encargado de apoyar la gestión operativa del trámite dentro de la Oficina de Reconocimiento y Equiparación (ORE). Entre sus funciones se incluyen la verificación de la información presentada por la persona solicitante, la gestión y registro de la documentación asociada al expediente, la autorización del pago que formaliza el inicio del trámite, el envío del expediente a la universidad correspondiente para su análisis técnico, así como el seguimiento administrativo de las solicitudes durante las distintas etapas del proceso.
• Comisión de Reconocimiento y Equiparación (CRE): Instancia responsable de conocer, analizar y aprobar el traslado de las solicitudes de reconocimiento y/o equiparación de grados y títulos a la Institución de Educación Superior Universitaria Estatal (IESUE) que realizará el análisis técnico-académico correspondiente. Asimismo, adopta los acuerdos y resoluciones que le competen dentro del proceso, conforme a la normativa aplicable.
• Personal de la Oficina de Registro de la Universidad: Personal responsable de gestionar, dentro de la Institución de Educación Superior Universitaria Estatal (IESUE) correspondiente, las solicitudes de reconocimiento y/o equiparación de grados y títulos que hayan sido trasladadas por la ORE para su análisis técnico-académico. A partir de la recepción de la solicitud, le corresponde gestionar las distintas etapas del proceso dentro de la universidad, incluyendo la consulta y administración del expediente digital, la verificación de la documentación remitida, el registro y seguimiento de actuaciones, observaciones, plazos y resultados, así como la remisión de la documentación y antecedentes a las unidades académicas o instancias evaluadoras competentes.
• Unidades académicas o instancias evaluadoras de la universidad: Personal responsable de realizar el estudio de fondo de las solicitudes de reconocimiento y/o equiparación de grados y títulos remitidas por la Oficina de Registro de la Institución de Educación Superior Universitaria Estatal (IESUE) correspondiente, así como de emitir resultado del estudio, resolución o recomendación que corresponda, de conformidad con el ámbito de sus competencias.

 

ENFOQUE METODOLOGICO

 

• El proyecto deberá ejecutarse mediante un enfoque metodológico ágil basado en el marco de trabajo Scrum, orientado a la entrega incremental de valor, la colaboración continua entre el contratista y la contraparte institucional, y la mejora continua de la solución durante todo su ciclo de desarrollo.
• El enfoque metodológico deberá promover un desarrollo centrado en las necesidades institucionales y de los usuarios finales, facilitando espacios de trabajo colaborativo para la definición, análisis, priorización y validación continua de requerimientos, así como para la incorporación de ajustes, mejoras o nuevas necesidades identificadas durante la ejecución del proyecto.
• La solución deberá desarrollarse mediante ciclos iterativos e incrementales (sprints), permitiendo la construcción progresiva de funcionalidades funcionalmente utilizables, sujetas a revisión, validación y retroalimentación continua por parte de Conare. Este enfoque deberá favorecer la adaptación dinámica a cambios funcionales, técnicos o normativos, reduciendo riesgos y fortaleciendo la calidad de los entregables.
• El contratista deberá establecer mecanismos formales de planificación, seguimiento, trazabilidad y control del proyecto, incluyendo la gestión y priorización del Product Backlog, el refinamiento de historias de usuario, criterios de aceptación, planificación de sprints, seguimiento de tareas, control de incidencias y validación continua de entregables.
• Asimismo, el enfoque metodológico deberá garantizar la transparencia y visibilidad del avance del proyecto, permitiendo a la institución conocer el estado de los requerimientos, funcionalidades desarrolladas, riesgos identificados, resultados obtenidos y cumplimiento de los objetivos definidos para cada ciclo iterativo.
• Como parte del proceso metodológico, el contratista deberá realizar sesiones periódicas de planificación, refinamiento, seguimiento, revisión y retrospectiva, así como presentar los instrumentos, herramientas, roles, mecanismos de comunicación y prácticas de gestión que serán utilizados para la ejecución y control del proyecto.

 

FASES DEL PROYECTO

 

• Para efectos de organización, planificación, seguimiento, gobernanza y control contractual del proyecto, la ejecución de los servicios deberá garantizar la incorporación de las siguientes fases metodológicas:

 

1. Conformación y refinamiento del Product Backlog: El contratista deberá revisar y analizar el Backlog inicial (Anexo A), conformado por historias de usuario, criterios de aceptación y demás requerimientos funcionales definidos por la institución. Asimismo, deberá revisar y considerar la totalidad de los requerimientos y condiciones establecidos en el presente pliego.

Los requerimientos contenidos en el Backlog inicial, en conjunto con los establecidos en el presente pliego, constituyen la línea base mínima del alcance del proyecto y deberán ser incorporados, según corresponda, al Product Backlog para su refinamiento, descomposición, priorización, estimación, planificación y posterior implementación.

Durante las sesiones de refinamiento podrán ser ampliados, detallados, descompuestos o complementados mediante historias de usuario, criterios de aceptación, reglas de negocio, validaciones, flujos de proceso y demás especificaciones necesarias para su correcta implementación. Este proceso de refinamiento tendrá como finalidad precisar el alcance funcional requerido y no podrá interpretarse como una reducción de las capacidades funcionales mínimas ni del cumplimiento de los requerimientos y condiciones establecidos en el presente pliego. La ausencia de un requerimiento en el Backlog inicial no exime al contratista de la obligación de implementar aquellos requerimientos expresamente establecidos en el presente documento.

Asimismo, el contratista deberá revisar, validar, complementar y consolidar el diseño UX/UI preliminar de bajo nivel suministrado por la institución, con el propósito de obtener una definición detallada y consistente de las interfaces de usuario que servirán de base para el desarrollo e implementación de la solución. Como resultado de este proceso, se deberán definir y documentar los flujos de navegación, componentes reutilizables, comportamientos de la interfaz, reglas de interacción y prototipos o diseños de referencia requeridos para el desarrollo.

De igual forma, el contratista deberá definir, en conjunto con la contraparte institucional, la estrategia de aseguramiento de la calidad del proyecto, incluyendo los criterios de calidad aplicables, la definición de criterios de aceptación verificables, los tipos de pruebas a ejecutar y los mecanismos para el registro, seguimiento y resolución de defectos.

Como parte de esta estrategia, el contratista deberá elaborar y mantener actualizados los casos y escenarios de pruebas de aceptación del usuario (User Acceptance Testing – UAT), asegurando su trazabilidad con las historias de usuario, criterios de aceptación y requerimientos definidos en el Product Backlog. Los casos UAT deberán ser revisados y validados por la contraparte institucional y constituirán un insumo para la verificación formal de la conformidad funcional de cada incremento entregado.

 

1. Preparación de la solución y planificación de la ejecución: Con base en el Product Backlog refinado y los requerimientos establecidos en el presente pliego, el contratista deberá elaborar y presentar un Plan de Ejecución del Proyecto, el cual deberá describir la estrategia integral para la implementación de la solución.

Dicho plan deberá contemplar, la definición y validación de la arquitectura de alto nivel de la solución, así como un cronograma detallado que contemple las distintas etapas requeridas para el análisis, diseño, construcción, integración, pruebas, despliegue y puesta en producción de los diferentes componentes del proyecto.

La planificación deberá considerar, según corresponda, las actividades asociadas a las distintas fases de trabajo que conforman la solución, incluyendo, entre otros, la plataforma web, la arquitectura frontend y backend, los microservicios, la base de datos y mecanismos de caché, las integraciones con sistemas internos y externos, seguridad y publicación, la habilitación e implementación del servicio documental basado en Azure Data Lake Storage Gen2 (ADLS Gen2) / Azure Blob Storage, así como los componentes de analítica de datos, Microsoft Fabric, Data Mart y Power BI.

La habilitación y utilización de los servicios y recursos cloud deberá realizarse de manera progresiva y conforme a las necesidades de cada fase, incremento o componente de la solución. El contratista deberá identificar en el Plan de Ejecución el momento en que se requiera habilitar cada servicio cloud, considerando las dependencias técnicas y las actividades programadas y deberá coordinarlo previamente con la contraparte institucional.

Con el propósito de optimizar el uso de los recursos y controlar los costos asociados al consumo de servicios cloud, el contratista deberá evitar la habilitación anticipada de recursos que no sean necesarios para las actividades programadas. Cuando un servicio pueda ser habilitado en una fase posterior sin afectar el desarrollo, las pruebas o las dependencias del proyecto, su activación deberá postergarse hasta el momento en que resulte técnicamente necesaria.

Esta disposición será aplicable, entre otros, a los servicios de Azure Data Lake Storage Gen2 / Azure Blob Storage, Microsoft Fabric, Azure Front Door / WAF, Azure Key Vault, Azure Monitor / Log Analytics y demás servicios cloud contemplados en la arquitectura de la solución, así como a las capacidades de procesamiento y analítica cuya utilización genere consumo.

En particular, cuando la utilización de un servicio dependa de una capacidad habilitada o de su tiempo de utilización, el contratista deberá coordinar con Conare su activación, configuración, ampliación, reducción o, cuando técnicamente corresponda, suspensión durante los períodos en que no resulte necesario para las actividades del proyecto.

Asimismo, el Plan de Ejecución deberá definir los hitos del proyecto, entregables, criterios de aceptación, responsables, dependencias entre actividades, estrategia de liberaciones y mecanismos de seguimiento y control que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos y plazos establecidos para la contratación, así como la adecuada planificación del consumo de los servicios cloud.

El Plan de Ejecución presentado por el contratista deberá ser revisado y aprobado por la contraparte institucional previo al inicio formal de las actividades de construcción de la solución.

 

1. Construcción iterativa de la solución.

 

El contratista deberá ejecutar el desarrollo, configuración e integración de los diferentes componentes de la solución mediante ciclos iterativos e incrementales, de conformidad con el Product Backlog refinado y priorizad, así como el Plan de Ejecución del Proyecto aprobado. Para ello, deberá incorporar las actividades, fases y requisitos técnicos, funcionales y de calidad necesarios para asegurar la adecuada construcción, validación e implementación de la solución, según se detalla a continuación:

 

1. Planificación de ciclos de desarrollo (Sprint Planning): Previo al inicio de cada ciclo de desarrollo, el contratista deberá participar en sesiones de planificación con la contraparte institucional, en las cuales se definirán las historias de usuario que serán desarrolladas durante el sprint correspondiente.

 

Durante estas sesiones se establecerá el alcance del sprint, las tareas asociadas a las historias de usuario seleccionadas y los criterios de aceptación que deberán cumplirse para considerar finalizado el trabajo.

 

1. Desarrollo iterativo de incrementos funcionales: El desarrollo de la solución se realizará mediante ciclos iterativos de desarrollo (sprints), en los cuales el contratista deberá diseñar, construir e integrar las funcionalidades del sistema conforme a las historias de usuario priorizadas en el Product Backlog.

Cada sprint deberá generar un incremento funcional del sistema, el cual deberá cumplir con los criterios de aceptación definidos para las historias de usuario incluidas en dicho ciclo.

La validación de las historias de usuario deberá realizarse durante el Sprint, con base en los criterios de aceptación definidos, siendo requisito para su cierre la aprobación por parte del Product Owner.

El contratista deberá planificar, documentar y ejecutar las pruebas unitarias, técnicas, de integración, regresión y demás pruebas que sean necesarias para garantizar la calidad y correcto funcionamiento de la solución bajo su responsabilidad.

Asimismo, deberá coordinar y brindar acompañamiento a la institución durante la ejecución de las pruebas funcionales destinadas a validar las historias de usuario, los criterios de aceptación y los incrementos funcionales entregados. Para ello, deberá suministrar oportunamente los casos de prueba, datos de prueba, ambientes requeridos, evidencias de ejecución y demás insumos necesarios para facilitar el proceso de validación.

Como parte de las actividades iniciales del proyecto, la institución y el contratista deberán definir y validar conjuntamente la plantilla oficial para la documentación y seguimiento de los casos de prueba. Dicha plantilla deberá permitir, como mínimo, la trazabilidad entre los requerimientos, historias de usuario, criterios de aceptación, pruebas ejecutadas, resultados obtenidos, incidencias identificadas y evidencias generadas durante el proceso de validación.

Una vez aprobada por ambas partes, esta plantilla será de uso obligatorio para la documentación, ejecución, seguimiento y control de las pruebas realizadas durante el proyecto, constituyéndose en el mecanismo oficial para respaldar la validación y aceptación de las funcionalidades desarrolladas. Adicionalmente, los incrementos serán presentados en la revisión del Sprint para su validación final.

 

1. Revisión y validación de incrementos (Sprint Review): Al finalizar cada ciclo de desarrollo, el contratista deberá realizar una sesión de revisión del sprint con la participación de la institución, en la cual se presentarán las funcionalidades desarrolladas.

 

1. Mejora continua del proceso (Sprint Retrospective): Posterior a cada ciclo de desarrollo, el equipo del proyecto deberá realizar una sesión de retrospectiva con el objetivo de analizar el desarrollo del sprint, identificar oportunidades de mejora y definir acciones que permitan optimizar la dinámica de trabajo y la calidad del producto en los ciclos posteriores.

 

1. Pruebas integrales, documentación, capacitación e implementación del sistema: Una vez completada la construcción e integración de las funcionalidades previstas para la solución, el contratista deberá ejecutar las pruebas integrales necesarias para verificar el cumplimiento de los requerimientos funcionales y no funcionales establecidos en el presente pliego. Estas actividades deberán contemplar, según corresponda, pruebas funcionales, técnicas, de integración, rendimiento, seguridad, regresión y pruebas de aceptación del usuario (UAT), asegurando la corrección oportuna de los defectos identificados.

 

Asimismo, el contratista deberá elaborar y entregar la documentación técnica, operativa y de usuario requerida para la adecuada administración, soporte y utilización del sistema, así como impartir las actividades de capacitación y transferencia de conocimiento dirigidas a los usuarios finales, administradores funcionales y personal técnico designado por la institución.

 

Una vez obtenida la conformidad correspondiente, el contratista deberá realizar las actividades necesarias para la implementación y puesta en operación de la solución en el ambiente de producción.

 

GOBERNANZA DEL PROYECTO

 

• Roles del proyecto: El contratista deberá conformar un equipo de trabajo que permita ejecutar el proyecto bajo el marco de trabajo Scrum, incluyendo al menos los siguientes roles:
• Contraparte institucional / Product Owner: La institución designará una contraparte institucional que actuará como representante funcional del proyecto. Esta persona será responsable de coordinar con el contratista la priorización del Product Backlog, validar las funcionalidades desarrolladas y brindar la retroalimentación necesaria para la evolución del sistema.
• Equipo del contratista/Equipo de desarrollo: El contratista deberá asignar un equipo de trabajo responsable del análisis, diseño, desarrollo, pruebas e implementación de la solución tecnológica. Este equipo deberá contar con los perfiles técnicos y funcionales necesarios para el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
• Coordinación del proyecto/ Scrum Master: El contratista deberá designar un responsable de la coordinación del proyecto, quien actuará como punto de contacto principal con la institución para efectos de planificación, seguimiento y gestión del avance del proyecto. Además, será responsable de facilitar la correcta aplicación del marco de trabajo Scrum, coordinar las ceremonias del equipo, eliminar impedimentos y promover la mejora continua durante el desarrollo del proyecto.
• Espacios de coordinación: Durante la ejecución del proyecto se deberán establecer mecanismos de coordinación entre el contratista y la institución que permitan revisar el avance del proyecto, coordinar las actividades del desarrollo y atender los requerimientos o ajustes necesarios. Estos espacios podrán incluir, entre otros, sesiones de planificación de los ciclos de desarrollo, sesiones de refinamiento del Product Backlog, revisiones de funcionalidades desarrolladas y reuniones de seguimiento del proyecto.

 

GESTION DEL PROYECTO

 

• El contratista será responsable de planificar y gestionar las actividades necesarias para el desarrollo e implementación de la solución tecnológica, asegurando el cumplimiento de los objetivos del proyecto, los plazos establecidos y los criterios de calidad definidos.

 

• Como parte de la gestión del proyecto, el contratista deberá mantener mecanismos que permitan dar seguimiento al avance del desarrollo, al estado de los requerimientos y al cumplimiento de los compromisos adquiridos durante la ejecución del proyecto, incluyendo:

 

• Herramienta de gestión del Product Backlog: El contratista deberá utilizar una herramienta de gestión ágil que permita la administración y seguimiento del Product Backlog, así como el monitoreo del avance de los ciclos de desarrollo.

La herramienta deberá permitir, al menos:

• la visualización del Product Backlog;
• la gestión de historias de usuario y sus criterios de aceptación;
• la priorización de las historias de usuario;
• el seguimiento del estado de las tareas dentro de cada ciclo de desarrollo;
• la trazabilidad del avance del proyecto;
• la consulta del tablero de trabajo del proyecto (Kanban o Sprint Board) y del estado de las historias de usuario en tiempo real.

La herramienta deberá mantener la información actualizada durante toda la ejecución del proyecto y reflejar el estado real del avance del desarrollo. Asimismo, deberá estar disponible durante toda la ejecución del contrato y permitir el acceso al equipo institucional, con el fin de consultar el estado del Product Backlog, el avance de los ciclos de desarrollo y el progreso general del proyecto.

 

El uso de dicha herramienta no deberá representar costos adicionales para la institución, por lo que el contratista deberá proveer o habilitar los accesos necesarios para el equipo institucional dentro de las condiciones de la herramienta utilizada.

• Seguimiento del avance del proyecto: El contratista deberá mantener actualizada la información asociada al Product Backlog, las historias de usuario y las tareas relacionadas con los ciclos de desarrollo, de manera que la institución pueda conocer el estado de los requerimientos, el progreso de las funcionalidades en desarrollo y el avance general del proyecto.

 

• Documentación y registro de reuniones: El contratista será responsable de realizar la grabación de las sesiones que se desarrollen durante el proyecto, cuando la institución así lo determine, así como de elaborar la minuta de aquellas sesiones de trabajo que impliquen la definición de acuerdos, compromisos o la validación de funcionalidades del sistema. Entre estas se incluyen, al menos, las sesiones de planificación de los ciclos de desarrollo, las sesiones de refinamiento del Product Backlog, las revisiones de sprint y las reuniones de seguimiento del proyecto.

Las minutas deberán elaborarse utilizando el formato proporcionado por la institución e incluir, al menos, los temas tratados, acuerdos alcanzados, responsables y compromisos definidos.

El contratista deberá remitir las minutas a la contraparte institucional dentro de un plazo máximo de dos (2) días hábiles posteriores a la realización de la sesión. La institución contará con un plazo de dos (2) días hábiles para remitir observaciones o solicitar ajustes.

En caso de no recibirse observaciones dentro de dicho plazo, la minuta se considerará aprobada y validada, constituyéndose en el registro oficial de los acuerdos adoptados durante la sesión.

Las minutas aprobadas deberán mantenerse disponibles como parte de la documentación del proyecto.

 

ENTREGABLES DEL PROYECTO

 

• El Plan de ejecución del proyecto deberá desarrollar y calendarizar las fases establecidas en el presente pliego, definiendo para cada una las actividades, productos, responsables, dependencias, criterios de finalización y recursos requeridos.
• La planificación deberá considerar la habilitación progresiva de los servicios cloud, de manera que los recursos que generen costos de consumo sean aprovisionados y activados únicamente cuando sean requeridos para la ejecución de las actividades correspondientes, conforme al cronograma aprobado y a las necesidades de cada fase.
• Durante la ejecución del contrato, el contratista deberá generar y entregar a la institución los siguientes productos y resultados, los cuales deberán ser presentados para su revisión y validación por parte de la contraparte institucional.

 

Entregable	Descripción	Criterios de aceptación
1-Documento de visión del proyecto	Documento que consolida la visión del proyecto, objetivos, alcance, actores, usuarios, épicas que conforman la solución, arquitectura de alto nivel, estrategia de implementación, riesgos y modelo de gobernanza, considerando los insumos suministrados por Conare.	Documento revisado, validado y aprobado por Conare.
2-Product Backlog refinado y priorizado	Refinamiento y priorización del Backlog inicial suministrado por Conare, incorporando historias de usuario, reglas de negocio, criterios de aceptación, dependencias, requisitos no funcionales y demás elementos necesarios para su implementación.	Product Backlog validado y aprobado por Conare, con las historias de usuario requeridas para su desarrollo y con criterios de aceptación definidos.
3-Plan de ejecución del proyecto	Documento que establece la metodología de trabajo y la planificación para la ejecución del proyecto, incluyendo las fases definidas en el presente pliego, el cronograma, la planificación iterativa, la organización de los Sprints, actividades, dependencias, hitos, el dimensionamiento y planificación de disponibilidad de los recursos de infraestructura y servicios tecnológicos requeridos, tanto on-premise como cloud, para los ambientes de desarrollo, pruebas y producción, estrategia de pruebas, migración y despliegue, gestión de riesgos, aseguramiento de la calidad y demás actividades necesarias para la ejecución del proyecto.	-  Plan de ejecución entregado, revisado y aprobado por Conare, que incluya como mínimo: -  Las fases establecidas en el presente pliego. -  Actividades y productos asociados a cada fase. -  Cronograma y duración estimada. -  Dependencias y secuencia de ejecución. -  Sprints e incrementos previstos. -  Estrategia de pruebas, migración y despliegue. -  Identificación de los componentes on-premise y cloud que serán implementados en cada fase. -  Plan de habilitación progresiva de los servicios cloud. -  Hitos y criterios de finalización de cada fase.
4-Diseño funcional y UX/UI refinado implementados	Implementación de la experiencia de usuario y las interfaces de la solución SORE, a partir del diseño preliminar y del Manual de Identidad Gráfica suministrados por Conare, incorporando las validaciones y ajustes derivados del refinamiento funcional durante el proyecto.	Diseño UX/UI implementado e integrado en la solución; coherencia entre flujos, historias de usuario y navegación; cumplimiento del Manual de Identidad Gráfica; validación funcional con usuarios de Conare y ausencia de inconsistencias críticas de usabilidad.
5- Diseño técnico y arquitectura de la solución	Diseño detallado de la arquitectura tecnológica de SORE, incluyendo componentes on-premise y cloud, microservicios, modelo de datos, seguridad, integraciones, repositorio documental, plataforma de datos y analítica, ambientes y demás componentes necesarios para la implementación.	Documento técnico de arquitectura entregado, validado y aprobado por Conare.
6- Plataforma Web y núcleo transaccional SORE implementado	Implementación, integración y despliegue del núcleo transaccional de SORE en la infraestructura on-premise definida por Conare, bajo una arquitectura orientada a microservicios, incluyendo la capa web y los servicios backend requeridos para la gestión integral del proceso.	Núcleo transaccional desplegado y operativo en el ambiente definido por Conare, con las funcionalidades correspondientes al Product Backlog aprobado e integración satisfactoria de sus componentes.
7-Infraestructura y servicios cloud implementados	Aprovisionamiento, configuración y documentación de la infraestructura cloud requerida para soportar la solución, incluyendo ambientes de desarrollo, pruebas y producción, servicios de cómputo, almacenamiento, seguridad, monitoreo y publicación segura.   Configuración, implementación y documentación de los servicios y recursos cloud requeridos para los componentes cloud de la solución, utilizando las suscripciones y recursos provistos por Conare. Incluye, según corresponda, ambientes de desarrollo, pruebas y producción, servicios de almacenamiento, seguridad, monitoreo, publicación, integración, procesamiento y analítica.	Servicios cloud configurados, integrados y operativos en el tenant de Conare, conforme a la arquitectura aprobada, con los controles de acceso, seguridad, monitoreo y documentación correspondientes.
8-Repositorio documental implementado	Implementación y configuración del repositorio documental desacoplado del núcleo transaccional, utilizando Azure Data Lake Storage Gen2 (ADLS Gen2) / Azure Blob Storage, provistos por Conare, para el almacenamiento, organización, consulta y recuperación de documentos asociados a solicitudes y expedientes.	Repositorio documental operativo e integrado con SORE, con gestión de documentos, metadatos, acceso, consulta, recuperación, seguridad y trazabilidad conforme a los requerimientos aprobados.
9-Plataforma de datos y analítica institucional implementada	Implementación de la plataforma de datos y analítica sobre Microsoft Fabric, utilizando OneLake como componente central para el almacenamiento, integración y explotación de la información, incluyendo procesos de integración y transformación, estructuras de datos, modelos semánticos y demás componentes requeridos para la explotación analítica de SORE y para establecer las bases de su evolución hacia capacidades institucionales de analítica y gobierno de datos.	Plataforma implementada, integrada con SORE, con los procesos de carga y transformación operativos, estructuras y modelos analíticos disponibles y validación satisfactoria por Conare.
10-Reportes, tableros e indicadores	Desarrollo e implementación de reportes operativos, tableros de control e indicadores mediante Microsoft Power BI, utilizando los datos y modelos preparados en Microsoft Fabric. Cuando corresponda, deberá contemplarse su publicación e integración mediante Power BI Embedded.	Reportes, tableros e indicadores implementados, funcionalmente validados y aprobados por Conare, conforme a los requerimientos definidos.
11-Integraciones implementadas	Desarrollo e implementación de APIs, servicios web y demás mecanismos de interoperabilidad requeridos para integrar el núcleo transaccional on-premise con los servicios cloud de la solución, así como con sistemas institucionales y servicios externos.	Integraciones implementadas y validadas mediante pruebas funcionales y técnicas, garantizando el intercambio seguro, confiable y trazable de información.
12-Migración de datos e información histórica	Ejecución de la estrategia de migración de datos, expedientes, documentos y metadatos desde el sistema actual hacia la nueva solución, incluyendo extracción, transformación, depuración, carga, validación y trazabilidad de la información.	Información migrada conforme al alcance aprobado, validada y verificada para garantizar su completitud, integridad, consistencia y trazabilidad, con la aceptación de Conare.
13-Configuración de ambientes y procesos de despliegue	Configuración de ambientes de desarrollo, pruebas y producción, así como la automatización y documentación de los procesos de despliegue y administración de versiones.	Ambientes configurados y operativos, procesos de despliegue implementados y documentados conforme a la arquitectura aprobada.
De sistema implementado	Solución completamente integrada, desplegada y operativa en el ambiente productivo, incluyendo estabilización y acompañamiento inicial.	Sistema operando satisfactoriamente y aceptado por Conare.
14. Configuración y documentación de seguridad	Implementación y configuración de los mecanismos de seguridad de la solución, incluyendo autenticación y autorización, modelo de control de acceso RBAC + ABAC, gestión segura de credenciales, secretos, claves y certificados utilizados por los componentes de la solución, seguridad de APIs, controles de acceso, trazabilidad y demás controles definidos en la arquitectura aprobada.   Los secretos y credenciales utilizados por los componentes desplegados no podrán ser almacenamiento en el código fuente, repositorios o archivos de configuración no protegidos.	Mecanismos de seguridad implementados y configurados conforme a la arquitectura aprobada.   Documentación de la configuración de seguridad entregada y aprobada por Conare.
15. Solución implementada	Integración, despliegue y puesta en operación de la solución completa, incluyendo los componentes on-premise y cloud, migración de información, integraciones, configuración, pruebas finales, estabilización y acompañamiento inicial para la puesta en producción.	Solución operando satisfactoriamente en producción, con cumplimiento de los criterios de aceptación establecidos, pruebas de aceptación satisfactorias y aprobación formal de Conare.
16-Documentación técnica del sistema	Documentación de la arquitectura de la solución, componentes on-premise y cloud, así como procedimientos de instalación, configuración, operación, mantenimiento, seguridad, respaldo, monitoreo y recuperación ante desastres.	Documentación completa, actualizada y entregada conforme a la solución implementada, revisada y aprobada por Conare.
17-Documentación datos, analítica, indicadores y visualización	Documentación técnica y funcional correspondiente a la plataforma de datos y analítica, incluyendo las fuentes de información, procesos de integración, transformación y preparación de datos, Azure Data Lake Storage Gen2 , componentes de Microsoft Fabric, datasets y modelos semánticos, definición de indicadores y métricas, reglas de cálculo, reportes, dashboards y demás componentes de visualización implementados mediante Power BI.	Documentación completa, actualizada y validada, que refleje la solución implementada y permita comprender, operar, mantener y evolucionar los componentes de analítica, indicadores y visualización, entregada y aprobada por el CONARE.
18-Modelo de datos y diccionario de datos	Documentación del modelo lógico y físico de datos correspondiente al aplicativo web y a la plataforma de datos y analítica, incluyendo estructuras, entidades, atributos, relaciones, claves y demás elementos necesarios para comprender la organización y estructura de los datos, así como el diccionario de datos correspondiente.	Documento completo, actualizado conforme a la solución implementada y aprobado por Conare.
19-Documentación de integraciones y APIs	Documentación técnica de APIs, servicios web, contratos de integración, mecanismos de autenticación, formatos de intercambio, endpoints y procedimientos de consumo y administración.	Documentación entregada y validada por Conare.
20-Repositorio de código fuente y scripts de implementación	Entrega del código fuente, scripts de base de datos, configuraciones, procedimientos de construcción y despliegue e infraestructura como código, cuando corresponda, en el repositorio definido por Conare.	Repositorio actualizado y entregado con acceso completo para Conare, incluyendo los componentes necesarios para el mantenimiento, soporte, administración y evolución futura de la solución.
21-Manuales de usuario y administrador	Elaboración de manuales funcionales y operativos para usuarios finales y administradores funcionales, así como documentación necesaria para la administración técnica de la solución y sus componentes.	Manuales independientes entregados, actualizados conforme a la solución implementada y aprobados por Conare.
22-Capacitación y transferencia de conocimiento	Ejecución de actividades de capacitación y transferencia de conocimiento dirigidas a usuarios finales, administradores funcionales y personal técnico de Conare, incluyendo la administración de SORE, los componentes cloud y la plataforma de datos y analítica.	Capacitaciones impartidas, materiales entregados y evidencias de participación disponibles, a satisfacción de Conare.
23-Informe de cierre del proyecto	Documento que consolida los resultados del proyecto, cumplimiento del alcance, entregables desarrollados, resultados de las pruebas, transferencia realizada, lecciones aprendidas y recomendaciones para la evolución y operación futura de la solución.	Informe presentado, revisado y aprobado por Conare, incluyendo el estado final de los entregables y de las actividades de cierre.

 

• Todos los artefactos técnicos generados durante el desarrollo del proyecto, incluyendo el código fuente, configuraciones, scripts de despliegue y documentación técnica, deberán ser entregados a la institución como parte de los entregables del proyecto.

 

MIGRACIÓN DE DATOS E INFORMACIÓN HISTÓRICA

 

• El proceso de implementación de la nueva solución deberá contemplar la migración de la información relevante del sistema SORE actual, garantizando la integridad, consistencia, trazabilidad, disponibilidad y preservación histórica de los datos requeridos para la continuidad operativa y funcional de los procesos institucionales.
• El contratista deberá definir, en coordinación con el Conare, la estrategia, alcance, criterios y mecanismos de migración de datos, incluyendo las actividades de extracción, transformación, depuración, homologación, validación, carga y verificación de la información.
• El alcance definitivo de la migración será establecido durante la etapa de implementación, con base en el análisis detallado de las fuentes de información existentes, las necesidades operativas de la nueva solución y los requerimientos de preservación histórica definidos por la institución.
• Como referencia para la planificación de la migración, la solución deberá considerar, entre otros, los siguientes dominios de información:

 

Dominios de información	Descripción
Expedientes y trámites	Información asociada a solicitudes, expedientes, estados, etapas, resoluciones y demás elementos relacionados con la gestión de los procesos de reconocimiento y equiparación.
Personas	Información de solicitantes y demás actores vinculados a los trámites y expedientes.
Instancias	Universidades, unidades académicas, países, carreras, grados, títulos y demás datos académicos relacionados con las solicitudes.
Documentos	Documentos electrónicos, resoluciones, certificaciones, archivos adjuntos y demás evidencias documentales asociadas a los expedientes.
Historial y trazabilidad	Eventos, cambios de estado, asignaciones, actuaciones, observaciones y demás registros necesarios para reconstruir el historial de gestión de cada expediente.
Configuración y parametrización	Catálogos, tablas de referencia, estructuras organizacionales, reglas de negocio y demás elementos de configuración que se determine necesario conservar.
Información estadística e histórica	Datos requeridos para la generación de indicadores, reportes, consultas históricas y procesos de análisis institucional.

 

• La migración deberá contemplar, cuando corresponda, expedientes activos, expedientes concluidos, solicitudes rechazadas, resoluciones emitidas y demás información histórica que la institución determine necesaria para garantizar la continuidad operativa, la consulta histórica y la trazabilidad institucional.

 

• La migración de datos se realizará mediante un enfoque planificado, controlado y validado, que incluirá al menos las siguientes etapas:

 

• Identificación y análisis de las fuentes de información.
• Análisis y evaluación de la calidad de los datos.
• Extracción de información.
• Depuración, normalización y homologación de datos.
• Transformación y mapeo hacia el modelo de datos de la nueva solución.
• Carga de información.
• Validación funcional y técnica de los datos migrados.
• Ejecución de pruebas de consistencia e integridad.
• Migración final y puesta en producción

 

• La solución deberá incorporar la información histórica migrada dentro de los repositorios de información, componentes analíticos y mecanismos de consulta definidos para la nueva plataforma, permitiendo su explotación operativa, estadística e histórica conforme a los permisos y políticas de acceso establecidos por la institución.

 

MODULOS FUNCIONALES

Los módulos y los requerimientos funcionales descritos representan las capacidades mínimas requeridas del sistema. El contratista deberá considerar todas las funcionalidades adicionales necesarias para garantizar el correcto funcionamiento, integridad y consistencia de la solución tecnológica propuesta.

 

Módulo Informativo y de atención a personas usuarias

 

1. Información y orientación previa al trámite

 

• La solución deberá proporcionar a las personas solicitantes una sección informativa y de orientación previa al inicio del registro de la solicitud (por ejemplo, “¿Qué necesito antes de empezar?”), diseñada bajo principios de experiencia de usuario (UX), que facilite la comprensión, preparación y correcta ejecución del trámite.
• El sistema deberá proporcionar al solicitante una sección informativa y de orientación previa al inicio del registro de la solicitud (por ejemplo, “¿Qué necesito antes de empezar?”), diseñada bajo principios de experiencia de usuario (UX), que facilite la comprensión y preparación del trámite.
• La sección informativa deberá ser de acceso público y no requerir autenticación previa.
• La solución deberá presentar de forma clara, accesible y estructurada la información necesaria para completar correctamente el proceso de reconocimiento y equiparación, incluyendo información general, requisitos, condiciones, orientaciones y demás elementos relevantes para las personas solicitantes.
• La solución deberá incluir información relacionada con:
• etapas del proceso;
• requisitos asociados a cada trámite;
• creación y activación de cuentas de acceso;
• uso de la plataforma;
• medios de contacto y atención;
• consideraciones relevantes para la correcta presentación de solicitudes;
• consulta pública de la oferta académica de la Educación Superior Estatal;
• consulta y registro de universidades de origen y país de estudio;
• cualquier otro contenido informativo o institucional definido por la ORE.
• La solución deberá proporcionar recomendaciones e indicaciones orientadas a minimizar errores, omisiones, inconsistencias y reprocesos durante el registro y presentación de solicitudes.

 

1. Gestión de contenidos informativos

 

• La solución deberá incorporar capacidades de gestión de contenidos informativos que permitan a usuarios autorizados crear, editar, publicar, despublicar, programar y administrar contenidos institucionales sin requerir modificaciones al código fuente ni intervenciones de desarrollo.
• La solución deberá permitir administrar distintos tipos de contenido informativo, incluyendo:
• instrucciones generales;
• noticias, comunicados, avisos institucionales;
• preguntas frecuentes;
• guías de usuario y material de apoyo;
• contenido de ayuda;
• y otros contenidos definidos por la institución.
• Para cada contenido informativo, la solución deberá permitir gestionar, como mínimo:
• título;
• contenido principal;
• categoría;
• estado de publicación;
• fecha de publicación;
• vigencia;
• orden de visualización;
• imágenes;
• archivos adjuntos;
• contenido multimedia;
• responsable de publicación.
• La solución deberá incorporar un editor visual de contenido enriquecido (WYSIWYG), que permita administrar:
• texto formateado;
• imágenes;
• tablas;
• listas;
• enlaces;
• contenido multimedia;
• y otros elementos de presentación requeridos por la institución.

 

1. Preguntas frecuentes (FAQ)

 

• La solución deberá permitir la administración dinámica de la sección de preguntas frecuentes, permitiendo a usuarios autorizados:
• crear preguntas y respuestas;
• modificar contenidos;
• activar o desactivar registros;
• ordenar su visualización;
• clasificar preguntas por categorías;
• publicar y retirar contenido según las necesidades institucionales.
• La solución deberá permitir la búsqueda y consulta de preguntas frecuentes mediante palabras clave y categorías.

 

1. Gestión de consultas y sugerencias

 

• La solución deberá disponer de un buzón público de consultas y sugerencias que permita a las personas usuarias remitir consultas, observaciones, solicitudes de información o sugerencias relacionadas con los procesos gestionados por la plataforma.
• La gestión de consultas deberá operar bajo un esquema similar a un sistema de gestión de casos o tickets. La solución deberá permitir:
• asignar un identificador único a cada caso;
• registrar fecha y hora de ingreso;
• clasificar el caso mediante categorías o temas;
• asignar responsables para su atención;
• registrar observaciones y acciones de seguimiento;
• actualizar estados del caso;
• mantener historial completo de interacciones;
• consultar y filtrar casos mediante diferentes criterios.
• Como mínimo, la solución deberá permitir gestionar estados tales como:

abierto;

• en proceso;
• pendiente de información;
• resuelto;
• cerrado;
• u otros estados parametrizables.
• La solución deberá permitir notificar a las personas usuarias sobre la recepción, actualización y resolución de sus consultas mediante correo electrónico u otros mecanismos definidos por la institución.

 

1. Microencuestas y evaluación de experiencia de usuario

 

• La solución deberá permitir implementar mecanismos de retroalimentación mediante microencuestas orientadas a recopilar información sobre la percepción, satisfacción y experiencia de las personas usuarias respecto a los servicios y funcionalidades de la plataforma.
• Las microencuestas deberán ser opcionales y permitir la recopilación anónima de respuestas cuando así lo determine la institución.
• La solución deberá permitir presentar las encuestas en momentos configurables del flujo de atención o tramitación, preferiblemente al finalizar una gestión o interacción relevante.
• Como mínimo, las encuestas deberán permitir evaluar:
• satisfacción general con el servicio;
• facilidad de uso de la plataforma;
• claridad del proceso;
• calidad de la información suministrada;
• observaciones o sugerencias de mejora.
• La solución deberá permitir configurar:
• preguntas;
• tipos de respuesta;
• escalas de evaluación;
• campos de comentarios;
• condiciones de visualización;
• reglas de activación;
• frecuencia de aplicación;
• y demás parámetros requeridos por la institución.

 

• La solución deberá generar reportes, indicadores, estadísticas y mecanismos de análisis que apoyen los procesos de mejora continua, evaluación de la experiencia de usuario y toma de decisiones institucionales.

 

Módulo de registro de solicitudes por el solicitante

Módulo que proporciona las funcionalidades necesarias para la creación, presentación, consulta y seguimiento de solicitudes, así como la gestión de la información y documentación asociada a cada trámite.

 

• El sistema deberá permitir a la persona solicitante crear un nuevo trámite de reconocimiento o equiparación de grados o títulos mediante el registro de la información requerida para iniciar el proceso. Previamente, deberá verificar, con base en la información disponible en la solución, la posible existencia de solicitudes registradas para el mismo trámite y advertir al solicitante cuando identifique posibles coincidencias.

En caso de no detectarse coincidencias, o cuando la información histórica disponible no permita determinar la existencia de un trámite previo, el sistema permitirá el registro de la solicitud. No obstante, la validación definitiva sobre la existencia de trámites previos corresponderá a los funcionarios de la ORE.

Si el sistema identifica una posible coincidencia o, durante la revisión realizada por la ORE, se determina que la solicitud corresponde a un trámite previamente registrado para el mismo reconocimiento o equiparación, la solicitud deberá ser rechazada

• El sistema deberá generar un identificador interno único para cada trámite, el cual deberá asociarse al número de solicitud y al expediente correspondiente para fines de identificación, referencia y trazabilidad.
• El sistema deberá proporcionar a la persona solicitante un proceso guiado paso a paso para la creación de solicitudes de reconocimiento o equiparación de grados o títulos.
• Este proceso deberá estructurarse, al menos, en las siguientes etapas secuenciales:
• Datos personales del solicitante.
• Datos del título a reconocer o equiparar.
• Motivo de la solicitud.
• Carga de documentos requeridos.
• Confirmación y finalización de la solicitud.

 

Durante el proceso:

• El sistema deberá mostrar un indicador visual de progreso que permita al solicitante conocer el estado de avance dentro del formulario.
• El sistema deberá permitir al solicitante avanzar progresivamente entre las distintas etapas del proceso.
• El sistema deberá permitir regresar a etapas anteriores para revisar o corregir la información previamente ingresada, siempre que la solicitud no haya sido enviada para su revisión.
• El sistema deberá permitir guardar la solicitud en estado “Borrador”, conservando la información ingresada para que el solicitante pueda continuar el proceso en otro momento.
• El sistema deberá permitir seleccionar el tipo de solicitante, pudiendo ser:
• a título personal; o
• por medio de representación;
• La selección de una de estas opciones deberá ser obligatoria para poder continuar con el proceso de registro de la solicitud.
• Cuando la persona solicitante indique que el trámite se realiza por medio de representación, el sistema deberá habilitar un formulario para el registro de la información del representante y de la persona titular del trámite. El sistema deberá solicitar, al menos, la siguiente información del representante:
• nombre completo;
• número de identificación;
• fecha de nacimiento;
• nacionalidad;
• dirección;
• correo electrónico;
• número de teléfono;
• tipo de representación o poder (por ejemplo: apoderado, tutor legal u otra persona autorizada).
• El sistema deberá permitir registrar la información de la persona titular del trámite, es decir, la persona a nombre de la cual se solicita el reconocimiento o equiparación. Incluyendo la carga del documento que acredite el poder o autorización que faculta al representante para realizar el trámite en nombre de la persona titular.
• La información del representante y el documento probatorio (poder) deberán quedar asociados a la solicitud registrada, permitiendo su consulta y revisión por parte de los usuarios autorizados durante las etapas posteriores del trámite.
• El sistema deberá permitir registrar la información asociada al título académico que se desea someter al proceso de reconocimiento o equiparación, incluyendo al menos los siguientes datos:
• grado obtenido;
• título obtenido;
• país de estudio;
• universidad de origen;
• fecha de emisión del título.
• El sistema deberá permitir configurar un indicador que especifique si el grado académico requiere estudios previos como condición para su obtención, así como registrar la descripción de los requisitos, condiciones académicas o criterios asociados al grado correspondiente.
• El sistema deberá validar la coherencia de la información académica ingresada por el solicitante, considerando al menos los siguientes elementos:
• país de estudio;
• universidad de origen;
• grado académico obtenido;
• Título obtenido;
• La solución deberá permitir la consulta y utilización de información proveniente de fuentes oficiales o especializadas, tales como la World Higher Education Database (WHED), con el propósito de asistir el registro de universidades, instituciones académicas y demás información asociada a la solicitud.
• La solución deberá incorporar mecanismos de búsqueda, autocompletado, sugerencia y validación de información durante el proceso de registro de solicitudes, orientados a reducir errores, inconsistencias y duplicidades en la captura de datos.
• Cuando la información requerida no pueda obtenerse mediante mecanismos de integración o consulta de fuentes externas, la solución deberá permitir el registro manual asistido por parte de la persona solicitante, aplicando las validaciones, controles y reglas definidas por la institución.
• La información registrada manualmente durante la solicitud deberá conservarse como parte del expediente o trámite, manteniendo el valor originalmente ingresado por la persona solicitante.
• La solución deberá permitir que la información registrada manualmente sea posteriormente validada, normalizada y homologada por usuarios autorizados, asociándola a registros maestros, catálogos institucionales o fuentes de referencia definidas por la institución, manteniendo la trazabilidad entre el valor original ingresado y el registro homologado.
• La solución deberá permitir asociar la información registrada durante la solicitud con catálogos institucionales o registros normalizados, sin que la información ingresada manualmente modifique de forma automática los catálogos oficiales de referencia.
• La disponibilidad y alcance de la información proveniente de fuentes externas estará sujeta a las capacidades de integración, acceso y disponibilidad de dichas fuentes.
• El sistema deberá mostrar de forma dinámica campos o requisitos adicionales en función de la información ingresada por el solicitante. Entre estos casos se deberán contemplar, al menos:
• solicitud de información adicional cuando el trámite sea presentado por un apoderado;
• requerimiento de traducción oficial cuando el título haya sido emitido en un idioma distinto al español;
• mensajes de advertencia cuando el grado o título requiera validaciones especiales según las reglas definidas por la institución.
• El sistema deberá permitir al solicitante indicar si cuenta o no con determinados documentos requeridos para el trámite, incluyendo aquellos que dependan de condiciones específicas del proceso, como por ejemplo la traducción oficial de documentos cuando el título haya sido obtenido en un país de habla no hispana.
• El sistema deberá permitir al solicitante cargar los documentos requeridos para el trámite, conforme a los requisitos definidos por la institución para cada tipo de solicitud. Entre los documentos requeridos podrá incluirse, entre otros, cuando corresponda:
• Título;
• Traducción oficial de título (si aplica);
• Certificación de notas;
• Traducción oficial de notas (si aplica);
• Copia de tesis o trabajo final de graduación (si aplica);
• Plan de estudios;
• Programa de estudios;
• Identificación;
• Títulos previos (si aplica);
• Convenio Internacional (si aplica);
• El sistema deberá permitir al solicitante enviar el trámite registrado para su revisión preliminar por parte de funcionarios de la ORE, una vez que se hayan completado todas las etapas del formulario.
• Al momento de enviar el trámite a revisión preliminar, el sistema deberá generar automáticamente un número único de solicitud, el cual identificará de manera inequívoca el trámite dentro del sistema.
• Al generarse el número de solicitud, el sistema deberá asignar automáticamente el estado correspondiente, de acuerdo con los estados definidos en el flujo del proceso y establecidos durante le ejecución del proyecto.
• El sistema deberá mostrar al usuario el número de solicitud y el estado asignado, permitiéndole identificar y dar seguimiento al trámite dentro del sistema.
• El sistema deberá asociar a la solicitud los documentos cargados por el solicitante durante el proceso de registro, permitiendo su almacenamiento, consulta y gestión dentro del módulo de gestión de solicitudes y expedientes digitales. A partir de este momento, el solicitante no podrá modificar la información registrada ni los documentos adjuntos, salvo que usuarios autorizados de la ORE o de las universidades habiliten de forma controlada la corrección o ampliación de la información.

 

Registro asistido de solicitudes

 

• La solución deberá permitir que usuarios autorizados de la ORE registren solicitudes en representación de una persona solicitante cuando esta no pueda completar el proceso por medios electrónicos o requiera asistencia institucional para la presentación del trámite.
• El registro asistido deberá permitir capturar la misma información, documentos y requisitos contemplados para el registro realizado directamente por la persona solicitante, aplicando las mismas reglas de validación y controles establecidos por la solución.
• La solución deberá mantener trazabilidad completa del proceso de registro asistido, identificando como mínimo:
• la persona solicitante;
• el funcionario que realizó el registro;
• la fecha y hora de creación;
• el canal de recepción de la solicitud;
• y cualquier observación o justificación que la institución defina.
• Las solicitudes registradas por funcionarios de la ORE deberán integrarse al flujo ordinario de gestión del trámite, conservando los mismos estados, validaciones, controles y mecanismos de seguimiento aplicables a las solicitudes registradas directamente por los usuarios externos.

 

Módulo de gestión de solicitudes y expedientes digitales

 

El sistema deberá contemplar un único módulo de gestión de solicitudes y expedientes digitales, el cual deberá ofrecer funcionalidades diferenciadas según el perfil de usuario.

Las funcionalidades mínimas asociadas a este componente se describen en los requerimientos funcionales que se presentan a continuación:

 

• El sistema deberá proporcionar al usuario solicitante una bandeja de solicitudes que permita la consulta, seguimiento y gestión de sus solicitudes, incluyendo la carga de documentos y la atención de requerimientos asociados. La bandeja deberá mostrar, como mínimo, la siguiente información por cada solicitud:
• número de solicitud;
• número de expediente, cuando corresponda;
• nombre de la persona solicitante;
• tipo de trámite;
• fecha de recepción en la ORE;
• estado actual del trámite;
• responsable actual de la gestión;
• estado del proceso;
• fecha y hora de la próxima cita programada, cuando aplique;
• indicadores visuales que permitan identificar solicitudes con acciones pendientes, plazos próximos a vencer o situaciones que requieran atención.

 

• La bandeja proporcionada al usuario solicitante deberá permitir al menos:
• consultar el detalle de cada solicitud, así como el historial de actuaciones, cambios de estado y demás eventos relevantes asociados al trámite;
• dar seguimiento al estado y avance de las solicitudes durante todo su ciclo de gestión;
• identificar de forma clara las solicitudes que requieran alguna acción por parte de la persona solicitante, tales como la atención de prevenciones, la presentación de documentación adicional, la realización de pagos o cualquier otra gestión requerida;
• cargar, actualizar y consultar documentos conforme a los requerimientos y etapas del proceso;
• atender y responder observaciones, prevenciones, solicitudes de subsanación y demás requerimientos emitidos durante la gestión del trámite;
• descargar documentos, constancias, resoluciones y demás representaciones electrónicas disponibles, de acuerdo con los permisos definidos por el sistema;
• consultar las notificaciones, comunicaciones y mensajes asociados a sus solicitudes;
• visualizar de forma destacada aquellas solicitudes que presenten acciones pendientes, plazos próximos a vencer o eventos que requieran atención inmediata por parte de la persona solicitante.

 

• El sistema deberá permitir al usuario solicitante visualizar el historial de acciones asociadas a su solicitud, mediante una línea de tiempo o listado cronológico de eventos. La información deberá presentarse ordenada cronológicamente, permitiendo identificar claramente las acciones realizadas durante el proceso del trámite. Para cada evento registrado en el historial, el sistema deberá mostrar, al menos, la siguiente información:
• fecha y hora de la acción;
• tipo de acción realizada;
• estado del trámite asociado en ese momento;
• documento adjunto relacionado con la acción, cuando corresponda, con opción para visualizar o

        descargar el archivo;

• nombre y rol del funcionario o usuario que realizó la acción.

 

• El sistema deberá proporcionar a los usuarios autorizados de la ORE una bandeja de gestión de solicitudes que permita la revisión, análisis, control y seguimiento integral de los trámites bajo su responsabilidad. La bandeja deberá mostrar, como mínimo, la siguiente información por cada solicitud:
• número de solicitud;
• número de expediente, cuando aplique;
• nombre del solicitante;
• tipo de trámite;
• fecha de recepción en ORE;
• estado actual del trámite;
• responsable actual de la gestión;
• fecha y hora de la próxima cita programada para validación de documentos, cuando aplique;
• indicadores visuales que permitan identificar solicitudes con acciones pendientes, plazos próximos a vencer o situaciones que requieran atención.

 

• La bandeja proporcionada al usuario de la ORE deberá permitir, entre otras funcionalidades:
• acceder al detalle completo de la solicitud y su expediente digital asociado;
• revisar, validar y consultar la documentación vinculada al trámite;
• registrar observaciones, prevenciones, comentarios y demás actuaciones asociadas al proceso;
• gestionar y actualizar el estado de la solicitud conforme al flujo de trabajo definido;
• conformar, consultar y administrar el expediente digital;
• autorizar a la persona solicitante para el agendamiento de citas de validación presencial de requisitos;
• autorizar a la persona solicitante para la realización del pago correspondiente al trámite;
• programar solicitudes para análisis o consulta por parte de la Comisión de Reconocimiento y Equiparación (CRE);
• remitir solicitudes para consulta jurídica;
• remitir solicitudes a las universidades participantes para su análisis o gestión;
• generar documentos asociados al trámite mediante plantillas o mecanismos definidos por la institución;
• descargar documentos y demás representaciones electrónicas asociadas al trámite;
• filtrar solicitudes por estado, tipo de trámite, fecha, rango de fechas, responsable, universidad y otros criterios definidos por la institución;
• realizar búsquedas por número de solicitud, número de expediente, nombre de la persona solicitante u otros criterios habilitados;
• ordenar los resultados según distintos atributos, tales como fecha, universidad, estado, responsable o prioridad;
• consultar el historial completo de actuaciones de cada solicitud, incluyendo cambios de estado, validaciones, observaciones, asignaciones, reasignaciones y demás acciones realizadas; identificar de forma destacada aquellas solicitudes que requieran atención o intervención por parte de la ORE.

 

• Durante las etapas o estados del trámite bajo gestión de la ORE, el sistema deberá proporcionar, al menos, las siguientes funcionalidades:
• la asignación de solicitudes a usuarios específicos de la ORE;
• la reasignación controlada de solicitudes a usuarios de la ORE;
• la asignación o reasignación controlada de solicitudes a las universidades;

 

• La solución deberá permitir a los usuarios autorizados de la ORE realizar la revisión y validación preliminar de las solicitudes recibidas, incluyendo la documentación aportada por la persona solicitante, con el fin de verificar el cumplimiento inicial de los requisitos establecidos y habilitar su avance a las siguientes etapas del trámite.

 

• Como resultado de la validación preliminar de la solicitud y la documentación aportada, la solución deberá permitir a los usuarios autorizados de la ORE habilitar a la persona solicitante para agendar una cita destinada a la validación presencial de los documentos y requisitos establecidos para el trámite.

 

• Una vez realizada la validación presencial por parte de un usuario autorizado de la ORE y verificado el cumplimiento de los requisitos aplicables, la solución deberá permitir habilitar a la persona solicitante la carga y presentación del comprobante de pago correspondiente al trámite.

 

• La solución deberá permitir a los usuarios autorizados de la ORE validar el comprobante de pago aportado por la persona solicitante y registrar datos del comprobante. El funcionario deberá poder:
• aprobar el comprobante;
• rechazarlo;
• solicitar un nuevo comprobante;
• solicitar un depósito adicional;
• cargar el comprobante en nombre del solicitante en casos excepcionales.
• Una vez aprobado el comprobante de pago, la solución deberá actualizar automáticamente el estado de la solicitud conforme al flujo de trabajo definido por la institución, habilitando su incorporación al proceso formal de evaluación y gestión por parte de la ORE.

 

• En caso de rechazo del comprobante o cuando se requiera su corrección, el sistema deberá exigir el registro de una observación que justifique la decisión adoptada y notificar dicha situación a la persona solicitante. Mientras el comprobante de pago del trámite no se encuentre aprobado, el sistema deberá impedir el avance del trámite a las etapas posteriores del proceso.

 

• Una vez aprobado el comprobante de pago, el sistema deberá, como mínimo:
• generar automáticamente el número de expediente conforme a las reglas definidas por la institución;
• conformar el expediente digital mediante la asociación del número de solicitud, la documentación presentada y demás información relacionada con el trámite;
• registrar la trazabilidad de la conformación del expediente y del cambio de estado efectuado;
• permitir el avance automático o controlado de la solicitud hacia la siguiente etapa del flujo de trabajo.

 

• La solución deberá mantener trazabilidad de las validaciones realizadas durante las etapas de revisión documental preliminar, validación presencial y validación del comprobante de pago, registrando como mínimo la fecha, el usuario responsable, el resultado de la validación y las observaciones correspondientes.

 

• El sistema deberá proporcionar a los usuarios autorizados de la Oficina de registro de cada universidad una bandeja de gestión de solicitudes que permita la revisión, análisis, control y seguimiento integral de los trámites bajo su responsabilidad. La bandeja deberá mostrar, como mínimo, la siguiente información por cada solicitud:
• número de solicitud;
• nombre del solicitante;
• tipo de trámite;
• fecha de recepción de la solicitud en la universidad;
• fecha de remisión a la unidad académica correspondiente, cuando aplique;
• estado actual del trámite o caso;
• unidad académica responsable de la gestión;
• responsable actual de la solicitud, cuando corresponda;
• información asociada al cumplimiento de plazos, incluyendo fechas límite, vencimientos y alertas definidas por la institución;
• indicadores visuales que permitan identificar solicitudes con acciones pendientes, plazos próximos a vencer o situaciones que requieran atención.

 

• La bandeja proporcionada a los usuarios de las Oficinas de Registro de las universidades deberá permitir, como mínimo, las siguientes funcionalidades:
• acceder al detalle completo de la solicitud y del expediente digital asociado;
• revisar, validar y consultar la documentación vinculada al trámite;
• registrar observaciones, prevenciones, comentarios y demás actuaciones relacionadas con el proceso;
• gestionar y actualizar el estado de la solicitud dentro de las etapas bajo responsabilidad de la universidad;
• consultar y actualizar el expediente digital, incluyendo la incorporación de documentos, dictámenes, oficios y demás información requerida, conforme a los permisos y reglas de negocio definidos;
• gestionar los comprobantes de pago y autorizar, cuando corresponda, el pago de aranceles asociados al trámite;
• generar documentos asociados al proceso mediante los mecanismos definidos por la institución;
• descargar documentos y demás representaciones electrónicas vinculadas al trámite;
• asignar solicitudes a usuarios específicos de la Oficina de Registro;
• asignar solicitudes a las unidades académicas responsables de su análisis o gestión;
• reasignar solicitudes entre usuarios autorizados de la Oficina de Registro, manteniendo la trazabilidad de las actuaciones realizadas;
• reasignar solicitudes entre unidades académicas, conforme a las reglas y procedimientos definidos por la universidad;
• devolver solicitudes a la ORE cuando se determine que el trámite debe ser gestionado por otra institución, registrando de forma obligatoria la justificación correspondiente;
• visualizar las solicitudes asignadas, en proceso, pendientes y finalizadas;
• identificar el responsable actual de la gestión de cada solicitud;
• filtrar solicitudes por estado, tipo de trámite, fecha, rango de fechas, responsable, unidad académica y demás criterios definidos por la institución;
• realizar búsquedas por número de solicitud, número de expediente, nombre de la persona solicitante u otros criterios habilitados;
• ordenar los resultados según distintos atributos, tales como fecha, unidad académica, estado, responsable o prioridad;
• consultar el historial de actuaciones de cada solicitud, incluyendo cambios de estado, validaciones, observaciones, asignaciones, reasignaciones y demás acciones realizadas;
• identificar de forma destacada aquellas solicitudes que requieran atención o intervención por parte de la universidad.
• consultar la información de control de plazos asociada a cada solicitud, incluyendo fechas límite, días transcurridos, días restantes, vencimientos y prórrogas, cuando correspondan.

 

• El sistema deberá proporcionar a los usuarios autorizados de las unidades académicas una bandeja de gestión de solicitudes que permita la revisión, análisis, atención y seguimiento de los trámites asignados bajo su responsabilidad.

     Como mínimo, la bandeja deberá mostrar para cada solicitud la siguiente información:

• número de solicitud;
• número de expediente, cuando corresponda;
• nombre de la persona solicitante;
• tipo de trámite;
• fecha de recepción de la solicitud en la unidad académica;
• estado actual del trámite o de la gestión académica asociada;
• responsable actual de la gestión;
• unidad académica responsable;
• fecha límite de atención o respuesta, cuando corresponda;
• indicadores visuales que permitan identificar solicitudes con acciones pendientes, plazos próximos a vencer, plazos vencidos o situaciones que requieran atención.

 

• La bandeja proporcionada a los usuarios de las unidades académicas deberá permitir, como mínimo, las siguientes funcionalidades:
• acceder al detalle completo de la solicitud y del expediente digital asociado;
• revisar, validar y consultar la documentación vinculada al trámite;
• registrar observaciones, comentarios, solicitudes de información adicional y demás actuaciones relacionadas con el análisis académico;
• gestionar y actualizar el estado de la solicitud dentro de las etapas bajo responsabilidad de la unidad académica;
• consultar y actualizar el expediente digital, incluyendo la incorporación de dictámenes, oficios, informes, acuerdos y demás documentos generados durante el proceso de análisis;
• generar documentos asociados al trámite mediante los mecanismos definidos por la institución;
• descargar documentos y demás representaciones electrónicas vinculadas al trámite;
• reasignar solicitudes entre usuarios autorizados de la unidad académica, manteniendo la trazabilidad de las actuaciones realizadas;
• remitir solicitudes a otras instancias académicas o administrativas cuando el proceso así lo requiera, dejando registro de la acción y su justificación;
• emitir y registrar criterios, recomendaciones, dictámenes o resoluciones que correspondan dentro del ámbito de competencia de la unidad académica;
• devolver solicitudes a la Oficina de Registro cuando se requiera información adicional, corrección de antecedentes o la realización de actuaciones fuera del ámbito de competencia de la unidad académica, registrando la justificación correspondiente;
• visualizar las solicitudes asignadas, en proceso, pendientes, finalizadas y aquellas con plazos próximos a vencer;
• identificar el responsable actual de la gestión de cada solicitud;
• filtrar solicitudes por estado, tipo de trámite, fecha, rango de fechas, responsable y demás criterios definidos por la institución;
• realizar búsquedas por número de solicitud, número de expediente, nombre de la persona solicitante u otros criterios habilitados;
• ordenar los resultados según distintos atributos, tales como fecha, estado, responsable, prioridad o vencimiento de plazos;
• consultar el historial de actuaciones de cada solicitud, incluyendo cambios de estado, observaciones, asignaciones, reasignaciones, dictámenes y demás acciones realizadas;
• identificar de forma destacada aquellas solicitudes que requieran atención, intervención o respuesta por parte de la unidad académica;
• consultar la información de control de plazos asociada a cada solicitud, incluyendo fechas límite, días transcurridos, días restantes, vencimientos y prórrogas, cuando correspondan.

 

• Como parte del proceso de validación y verificación de la solicitud, el sistema deberá permitir al personal autorizado de la ORE, de Registro y de la Unidad Académica registrar observaciones o comentarios asociados a cada requisito o documento revisado, así como su visualización por parte del solicitante con el fin de que puedan ser atendidas oportunamente.

Dichas observaciones deberán registrarse de manera individual por cada requisito o documento, especialmente en aquellos casos en que se requiera su actualización, corrección o subsanación.

Cada observación deberá quedar vinculada al documento correspondiente y registrar, como mínimo:

• el usuario que la realizó;
• la fecha y hora de su registro;
• la fecha y hora de atención por parte del solicitante;
• el usuario que realizó la atención, cuando aplique.

 

• El sistema deberá permitir al usuario solicitante identificar los documentos o requisitos que han sido marcados para corrección dentro de la solicitud. Únicamente podrán ser corregidos aquellos documentos o requisitos que requiera su actualización, corrección o subsanación, para lo cual el sistema deberá:
• permitir la carga de una nueva versión del archivo correspondiente;
• asociar la nueva versión al documento original dentro de la solicitud;
• conservar las versiones anteriores del documento para efectos de auditoría y trazabilidad.

 

• Una vez que el usuario solicitante haya cargado una nueva versión de un documento marcado para corrección, actualización o subsanación, el sistema deberá:
• permitir el envío de la corrección;
• actualizar automáticamente el estado del documento o requisito a un estado similar a “En revisión” para que pueda ser evaluado nuevamente por el personal autorizado.
• permitir al solicitante agregar un comentario o aclaración al momento de enviar la corrección de un documento o de la información solicitada.
• El sistema deberá permitir a los funcionarios del área de Registro consultar, revisar y gestionar los comprobantes de pago asociados a los trámites que se encuentren bajo su responsabilidad, conforme a los permisos, reglas de negocio y funcionalidades definidas para la gestión de pagos dentro de la solución.

 

• El sistema deberá habilitar un tablero visual tipo Kanban orientado a la gestión y monitoreo de solicitudes y expedientes, permitiendo su visualización según las distintas etapas o estados del proceso. Los expedientes deberán organizarse en columnas representativas del flujo de trabajo institucional, cuya denominación y configuración deberán ser administrables y parametrizables por la institución.

El tablero deberá actualizarse automáticamente cuando se produzcan cambios en los expedientes. La actualización deberá realizarse:

• en tiempo real o
• mediante actualización automática periódica (máximo cada 30 segundos), sin necesidad de recargar a página.

 

• El sistema deberá proporcionar una funcionalidad de revisión documental que permita visualizar y analizar los documentos del expediente sin necesidad de descargarlos. El módulo deberá incluir:
• visor de documentos PDF e imágenes;
• herramientas de zoom, rotación y navegación;
• resaltado de campos clave;
• registro de observaciones internas;
• validaciones automáticas de consistencia documental;

 

• El sistema deberá permitir gestionar los documentos asociados a cada requisito documental del expediente. El funcionario deberá poder:
• aprobar documentos;
• rechazar documentos;
• solicitar correcciones;
• registrar observaciones.
• El sistema deberá permitir mover documentos entre requisitos documentales cuando hayan sido cargados incorrectamente. Asimismo, el sistema deberá permitir reemplazar o eliminar documentos únicamente en etapas autorizadas y bajo condiciones controladas. En todos los casos el sistema deberá conservar el documento original en el historial.

 

• El sistema deberá conservar el historial completo de revisión documental, incluyendo:
• versiones de documentos;
• usuario responsable;
• fecha y hora;
• observaciones registradas.

 

• El sistema deberá permitir registrar observaciones asociadas a documentos específicos del expediente. Cada observación deberá incluir:
• documento afectado;
• descripción del error;
• instrucciones de corrección.

 

• El sistema deberá permitir a la persona solicitante cargar nuevas versiones de los documentos observados, y a los funcionarios revisar las correcciones realizadas y determinar si las observaciones o requerimientos han sido atendidos satisfactoriamente.

 

• El sistema deberá registrar la trazabilidad completa del proceso de observaciones y correcciones documentales.

 

• El sistema deberá permitir marcar un expediente como listo para análisis de la CRE, únicamente cuando:
• todos los documentos estén aprobados;
• el pago esté validado;
• la información obligatoria esté completa;

 

• El sistema deberá permitir al usuario ORE remitir el expediente para análisis de la CRE. Al hacerlo el sistema deberá:
• cambiar el estado del expediente;
• registrar la remisión;
• permitir incluirlo en la agenda de sesiones.

 

• El sistema deberá permitir a los funcionarios autorizados crear, editar y gestionar notas técnicas asociadas a los expedientes. El sistema deberá permitir:
• editor de texto enriquecido
• uso de plantillas
• adjuntar documentos
• registrar normativa aplicada
• registrar recomendaciones del análisis.

 

• El sistema deberá permitir asociar al expediente información relevante para su análisis, incluyendo:
• nota técnica;
• documentos del expediente;
• historial del trámite;

 

• El sistema deberá gestionar versiones de la nota técnica y mantener trazabilidad de los cambios realizados. Asimismo, el sistema deberá garantizar que únicamente los funcionarios autorizados puedan:
• Crear notas
• Editar notas

 

Gestión de sesiones de Comisión CRE: agendas, listado de solicitudes de trámite y en consulta, minutas y acuerdos

 

• El sistema deberá permitir registrar y gestionar las sesiones de la Comisión CRE, encargada de analizar los expedientes de reconocimiento y equiparación.
• Para cada sesión, el sistema deberá permitir registrar, como mínimo:
• número o identificador de la sesión;
• fecha de realización;
• descripción o asunto;
• listado de expedientes incluidos para análisis;
• estado de la sesión (programada, en proceso, finalizada).
• El sistema deberá permitir visualizar los expedientes asociados a cada sesión y su estado dentro del proceso de análisis.
• El sistema deberá generar la documentación correspondiente a cada sesión de Comisión, dejando conformada la agenda de la sesión e incorporando el listado de solicitudes de trámite y el listado de solicitudes en consulta que serán sometidas a análisis, considerando los expedientes asociados, el estado de las solicitudes y el orden de análisis definido para la sesión. Asimismo, deberá permitir la incorporación, exclusión o reordenamiento de solicitudes antes de ser sometida a la CRE.
• El sistema deberá mantener la trazabilidad de todas las solicitudes incluidas en la agenda de la sesión, registrando para cada una su condición final (conocida, aplazada, no conocida u otra que defina la ORE), el motivo correspondiente y, cuando proceda, su incorporación una sesión posterior, conservando el historial de las sesiones en las que fue agendada.
• El sistema deberá permitir registrar los acuerdos adoptados por la Comisión para cada expediente analizado. Para cada acuerdo, el sistema deberá permitir registrar, como mínimo:
• expediente asociado;
• sesión de Comisión en la que se tomó el acuerdo;
• tipo de acuerdo o resolución adoptada;
• fundamentación o referencia normativa aplicada;
• fecha del acuerdo.
• Cada acuerdo deberá quedar vinculado a la solicitud/expediente correspondiente y a la sesión en que fue discutido.
• El sistema deberá permitir agendar o asociar expedientes a una sesión específica de la Comisión, una vez que estos se encuentren en el estado correspondiente para análisis académico. El sistema deberá permitir:
• seleccionar expedientes disponibles para análisis;
• asociarlos a una sesión de Comisión programada;
• visualizar el listado de expedientes agendados para cada sesión;
• mantener registro del orden de análisis o agenda de la sesión.
• El sistema deberá mantener la trazabilidad y consulta del agendado de solicitudes y expedientes en sesiones de Comisión, considerando que un mismo expediente podrá ser asociado y analizado en múltiples sesiones. Para ello, el sistema deberá registrar, como mínimo, el usuario responsable, la fecha y hora de cada acción realizada, así como el historial de sesiones asociadas al expediente.
• El sistema deberá permitir la generación, descarga y gestión de las minutas oficiales derivadas de los acuerdos de Comisión, utilizando exclusivamente la plantilla institucional definida por Conare. Las minutas deberán incorporar automáticamente la información registrada y validada en el expediente, incluyendo la identificación de la sesión de Comisión, los acuerdos adoptados y las solicitudes o expedientes asociados.
• La generación de la minuta deberá realizarse de forma automática a partir del acuerdo de Comisión previamente registrado y validado en el sistema, sin permitir modificaciones sobre la estructura o formato base de la plantilla oficial definida por Conare. Como mínimo, la minuta deberá incluir la siguiente información:
• datos de la persona solicitante;
• identificación del expediente;
• sesión de Comisión asociada;
• acuerdo de Comisión registrado;
• acuerdos preestablecidos aplicables al expediente;
• normativa aplicada;
• fecha de la minuta;
• firmas digitales institucionales, cuando corresponda.
• El sistema deberá permitir la creación, administración y mantenimiento de autotextos institucionales que serán utilizados durante el proceso de generación de la minuta.
• El sistema deberá registrar automáticamente las acciones relacionadas con la generación y gestión de la minuta, incluyendo, tales como usuario que generó la minuta, fecha y hora de la acción.
• Una vez enviada la minuta y siempre que se cumplan las validaciones definidas por la institución, el sistema deberá actualizar automáticamente el estado del expediente definido en el flujo del proceso.
• El sistema deberá permitir vincular las sesiones de Comisión, los acuerdos adoptados y las minutas generadas con los expedientes correspondientes, con el fin de mantener la integridad del proceso de análisis y facilitar la consulta y recuperación de la información.
• El sistema deberá garantizar que cada expediente pueda estar asociado, como mínimo, con:
• la sesión de Comisión en la que fue analizado o visto en consulta;
• el acuerdo de Comisión adoptado respecto al caso;
• la minuta oficial generada a partir del acuerdo correspondiente.
• El sistema deberá permitir visualizar desde el expediente los acuerdos, minutas y sesiones relacionadas, así como acceder a los documentos asociados para consulta o descarga.
• El sistema deberá mantener trazabilidad de las asociaciones realizadas, registrando como mínimo:
• usuario que realizó la vinculación;
• fecha y hora del registro;
• expediente, sesión, acuerdo o minuta asociado.
• El sistema deberá permitir consultar y recuperar sesiones de Comisión, acuerdos adoptados y minutas generadas, manteniendo su vinculación con los expedientes correspondientes.
• El sistema deberá proporcionar funcionalidades de búsqueda y filtrado, al menos por los siguientes criterios:
• número de expediente/solicitud;
• nombre del solicitante;
• número o fecha de la sesión;
• tipo de acuerdo o resultado;
• fecha de la minuta;
• estado de la solicitud o expediente.

      Los resultados deberán permitir acceder directamente a:

• expediente completo;
• acuerdo registrado;
• minuta asociada.
• El sistema deberá proporcionar una funcionalidad de búsqueda avanzada que permita localizar expedientes, acuerdos de Comisión, resoluciones o minutas dentro del sistema. La búsqueda deberá permitir utilizar uno o varios de los siguientes criterios:
• número de expediente;
• número o fecha de sesión de Comisión;
• nombre del solicitante;
• universidad o institución de origen;
• tipo de trámite;
• estado de la solicitud o expediente;
• tipo de acuerdo o resultado de la Comisión;
• fecha de la minuta.
• Título obtenido;
• País donde obtuvo el título;
• El sistema deberá permitir visualizar los resultados en forma de lista consultable, desde la cual se pueda acceder al expediente completo, acuerdos asociados y minutas generadas.
• El sistema deberá permitir exportar resultados de búsqueda o generar listados para fines de seguimiento, control administrativo o auditoría institucional, cuando corresponda.
• La solución deberá almacenar y consultar los acuerdos y las minutas generadas dentro del repositorio documental del sistema, manteniendo su vinculación con los expedientes correspondientes.
• La solución deberá mantener la trazabilidad y consulta de la información asociada a las sesiones de Comisión, permitiendo:
• registrar las sesiones de Comisión con su número, fecha y descripción;
• registrar los acuerdos adoptados en cada sesión;
• almacenar y consultar las minutas oficiales generadas;
• vincular cada acuerdo y minuta con el expediente correspondiente.
• El sistema deberá permitir consultar el historial completo de acuerdos y minutas asociados a un expediente, así como visualizar todos los expedientes analizados en una sesión específica.
• El sistema deberá garantizar la trazabilidad de los registros, incluyendo usuario responsable, fecha y hora de creación o modificación.
• El sistema deberá garantizar la trazabilidad de las acciones relacionadas con la gestión de sesiones, acuerdos y minutas de Comisión. Para ello, el sistema deberá registrar automáticamente:
• usuario que realizó la acción;
• fecha y hora de la acción;
• tipo de acción ejecutada (registro de sesión, agendado de expediente, registro de acuerdo, generación de minuta).

Módulo de Reportes, Consultas, Indicadores y Analítica

• La solución deberá permitir la consulta, análisis, descarga y explotación de información mediante filtros, segmentaciones, agrupaciones y mecanismos de análisis dinámico, generando indicadores, totales, porcentajes, tendencias y valores absolutos. Entre los criterios que deberá incluir:
• Universidad de procedencia de los estudios;
• País de procedencia de los estudios;
• País y nacionalidad de origen del solicitante, con totales de nacionales y extranjeras, y desglose por país

        de nacionalidad;

• Género;
• Tipo de trámite;
• Solicitudes en consulta y tipo de consulta.
• Según año y rango de fechas de las solicitudes recibidas,
• Estado del trámite;
• Carrera;
• Disciplina
• Grado académico;
• Título académico;
• Universidad tramitadora;
• Expediente con procesos administrativos o legales;
• unidad académica o instancia responsable del estudio técnico.
• Reporte de recaudación y distribución de ingresos, incluyendo el detalle y consolidado de los montos recaudados por cada universidad participante, con capacidades de filtrado, agrupación y exportación de la información.
• Reporte de la minuta según sesión.
• Usuario responsable;
• y demás variables configurables por la administración del sistema.
• La solución deberá permitir realizar análisis multidimensionales y cruces de variables sobre la información disponible, facilitando la identificación de tendencias, patrones, correlaciones y comportamientos históricos asociados a los procesos de reconocimiento y equiparación.
• La solución deberá permitir la generación de reportes, consultas, tableros, gráficos dinámicos y visualizaciones analíticas interactivas, incorporando capacidades de búsqueda, segmentación, análisis histórico, análisis comparativo y seguimiento de tendencias.
• La solución deberá permitir la exportación de reportes, consultas y resultados analíticos, como mínimo, en formatos Microsoft Excel (.xlsx), PDF y CSV.
• La solución deberá permitir la visualización e integración de tableros, reportes e indicadores desarrollados mediante Microsoft Power BI u otras herramientas definidas por la institución.
• La solución deberá permitir la generación, consulta y visualización histórica de indicadores relacionados, como mínimo, con:
• cantidad de solicitudes recibidas, aprobadas, rechazadas y archivadas;
• tiempos promedio de atención y resolución;
• cumplimiento de plazos definidos para las distintas etapas del proceso;
• trazabilidad y seguimiento de expedientes;
• volumen de solicitudes por institución, país, universidad, carrera o tipo de trámite;
• métricas e indicadores de gestión institucional definidos por la administración del sistema.
• La solución deberá permitir el análisis histórico y operativo de expedientes y solicitudes, incluyendo como mínimo:
• tiempos de permanencia de los expedientes en cada etapa del proceso;
• evolución histórica de los tiempos de atención y resolución;
• cantidad de expedientes que cambian de estado en períodos determinados;
• tendencias históricas de ingreso, aprobación, rechazo, archivo y resolución de solicitudes;
• comportamiento de trámites por universidad, país, institución, carrera o tipo de trámite;
• seguimiento y medición del cumplimiento de plazos y tiempos definidos para el proceso.
• La solución deberá permitir la consulta, análisis y visualización de resultados asociados a mecanismos de evaluación del servicio y satisfacción de usuarios, incluyendo microencuestas, valoraciones, retroalimentación y demás instrumentos definidos por la administración.
• La solución deberá generar métricas e indicadores relacionados con la utilización de contenidos informativos, preguntas frecuentes, materiales de apoyo, consultas recibidas y resultados de las microencuestas.
• La solución deberá permitir identificar tendencias, temas de mayor interés, contenidos más consultados y oportunidades de mejora en los procesos de atención y orientación a las personas usuarias.
• La solución deberá permitir generar indicadores relacionados con la calidad del servicio, experiencia de usuario y satisfacción de las personas usuarias.

 

MÓDULOS TRANSVERSALES

 

Gestión de Identidad de Solicitantes

 

Este componente deberá permitir la gestión de la identidad digital de las personas solicitantes externas, incluyendo su registro, validación de identidad, administración de perfil y acceso a la plataforma.

• La solución deberá permitir a las personas solicitantes crear una cuenta de usuario para acceder a la plataforma y gestionar sus trámites.
• Como parte del proceso de registro, la solución deberá requerir la aceptación expresa de la política de uso, privacidad y tratamiento de datos personales vigente definida por la institución.
• La solución deberá permitir la administración y actualización controlada del contenido de la política de privacidad y tratamiento de datos personales, incluyendo texto enriquecido, enlaces y demás elementos informativos definidos por la institución.
• La aceptación de la política deberá registrarse de forma auditable, incluyendo como mínimo:
• usuario asociado;
• fecha y hora de aceptación;
• versión o identificador de la política aceptada.
• El sistema deberá impedir la finalización del proceso de registro cuando la persona usuaria no acepte la política vigente.
• Para la creación de una cuenta, la solución deberá registrar como mínimo:
• nombre completo;
• tipo de identificación;
• número de identificación;
• fecha de nacimiento;
• correo electrónico;
• número telefónico;
• nacionalidad;
• género;
• demás datos definidos por la institución.
• La solución deberá validar la integridad y consistencia de la información ingresada durante el proceso de registro. Como mínimo deberá validar:
• formato del correo electrónico;
• formato del número de identificación según el tipo de documento seleccionado;
• obligatoriedad de los campos requeridos;
• unicidad de los identificadores definidos por la institución.
• Para personas nacionales registradas mediante cédula de identidad, la solución deberá permitir la consulta y recuperación automática de información desde las fuentes oficiales del Tribunal Supremo de Elecciones (TSE). Como mínimo, la información recuperada deberá incluir:
• número de identificación;
• nombre;
• apellidos;
• género.
• La información obtenida desde el TSE deberá incorporarse automáticamente al perfil de la persona solicitante.
• Los datos de identidad obtenidos desde el TSE no podrán ser modificados por la persona usuaria.
• La solución deberá integrarse mediante servicios de interoperabilidad, APIs u otros mecanismos habilitados por el TSE.
• Cuando no sea posible recuperar la información desde las fuentes oficiales, la solución deberá permitir mecanismos de validación y registro excepcional definidos por la institución.
• La solución deberá permitir a la persona solicitante actualizar los datos definidos como modificables por la institución. Como mínimo deberá permitir actualizar:
• correo electrónico;
• número telefónico;
• demás datos de contacto autorizados.
• Los datos de identidad obtenidos desde fuentes oficiales no podrán ser modificados por la persona solicitante.

 

Administración de cuentas de solicitantes

 

• Los usuarios autorizados de la ORE deberán poder:

- consultar las cuentas de solicitantes registradas;

- visualizar la información de perfil y contacto;

- consultar las solicitudes y expedientes asociados;

- actualizar información administrativa autorizada;

- mantener trazabilidad de las modificaciones realizadas.

 

Gestión de Usuarios Administrativos

 

Este componente deberá permitir la administración de usuarios internos de la plataforma.

• La solución deberá permitir:
• crear usuarios administrativos;
• consultar usuarios;
• modificar usuarios;
• habilitar y deshabilitar usuarios;
• bloquear y desbloquear usuarios;
• asociar usuarios a instituciones participantes;
• asociar usuarios a una o múltiples unidades organizacionales;
• asignar roles funcionales;
• consultar el estado de las cuentas.
• La solución deberá permitir buscar y filtrar usuarios mediante criterios tales como:
• identificación;
• nombre;
• correo electrónico;
• institución;
• unidad organizacional;
• rol;
• estado de la cuenta.
• La solución deberá validar que los usuarios administrativos utilicen direcciones de correo pertenecientes a dominios institucionales autorizados. Como mínimo deberán contemplarse los siguientes dominios:
• ac.cr;
• ac.cr;
• ac.cr;
• ac.cr;
• ac.cr;
• ac.cr.
• La solución deberá permitir la administración delegada de usuarios dentro del ámbito organizacional autorizado para cada institución.

 

Módulo de Bitácora del Sistema (BIT)

• La solución deberá contar con un módulo de bitácora y trazabilidad destinado al registro, monitoreo y consulta de las operaciones ejecutadas dentro del sistema, con el propósito de garantizar control, seguimiento, auditoría y trazabilidad sobre los procesos de gestión de información crítica del sistema.
• El módulo deberá registrar, como mínimo, las acciones de creación, modificación, habilitación, deshabilitación y eliminación de datos, catálogos, parámetros, formularios, variables, indicadores, usuarios, roles, permisos y demás configuraciones de la solución.
• La bitácora deberá almacenar, como mínimo, la siguiente información asociada a cada evento registrado:
  - Fecha y hora de ejecución de la operación.
  - Usuario responsable de la acción ejecutada.
  - Rol o perfil asociado al usuario.
  - Tipo de operación realizada.
  - Módulo o funcionalidad afectada.
  - Descripción de la acción ejecutada.
  - Resultado de la operación (exitosa, fallida, rechazada o con advertencias).
  - Institución y período asociados, cuando corresponda.
• La solución deberá permitir la consulta y filtrado de los registros de bitácora mediante criterios como usuario, institución, período, módulo, tipo de operación, rango de fechas y estado del evento registrado.
• El acceso al módulo de bitácora deberá estar restringido únicamente a usuarios autorizados, conforme a los perfiles, roles y permisos definidos por la administración del sistema.
• La solución deberá implementar mecanismo de protección frente a la alteración o eliminación no autorizada de registros de bitácora.
• Cada operación de carga o registro de información mediante formularios, incluyendo procesos de sustitución o reemplazo de datos, deberá registrarse en la bitácora de auditoría del sistema, garantizando la trazabilidad de las acciones ejecutadas por los usuarios.

 

Modelo Organizacional, Seguridad y Control de Acceso

• La solución deberá permitir la administración de estructuras organizacionales asociadas a las instituciones participantes.
• La solución deberá permitir definir estructuras organizacionales jerárquicas y parametrizables por universidad.

Como mínimo deberá soportar:

• universidad;
• facultad;
• escuela;
• unidad académica;
• comisión técnica;
• otras dependencias definidas por cada institución.
• Cada universidad deberá poder administrar de forma independiente su propia estructura organizacional.
• La solución deberá implementar un modelo de control de acceso basado en roles y atributos organizacionales (RBAC + ABAC).
• El acceso a la información deberá determinarse mediante la combinación de:
• rol funcional;
• Institución o universidad de pertenencia;
• unidades organizacionales asociadas;
• atributos organizacionales definidos por la institución.
• La solución deberá permitir asociar cada usuario a:
• una institución;
• una o múltiples unidades organizacionales;
• uno o varios roles funcionales.
• Los roles definirán las funcionalidades habilitadas para cada usuario.
• La universidad y las unidades organizacionales determinarán el ámbito de expedientes, solicitudes, documentos, procesos y datos sobre los cuales dichos permisos podrán ejercerse.
• La solución deberá garantizar que los roles no otorguen acceso global a la información sin considerar el ámbito organizacional autorizado.
• La solución deberá permitir asociar expedientes y solicitudes a:
• usuarios;
• roles;
• universidades;
• unidades organizacionales;
• comisiones técnicas.
• La solución deberá permitir segmentar el acceso a funcionalidades e información según criterios como:
• universidad;
• facultad;
• escuela;
• unidad académica;
• comisión técnica;
• rol;
• expediente;
• estado del trámite;
• tipo de solicitud.
• La solución deberá contemplar como mínimo los siguientes roles:

 

Administrador del Sistema	Responsable de la administración global de la plataforma. Tendrá facultades para gestionar la configuración general de la solución, parámetros institucionales, catálogos globales, seguridad, auditoría, estructuras organizacionales, usuarios, roles, permisos y demás componentes de administración de alcance institucional.
Gestor ORE	Responsable de la gestión operativa integral de los procesos de reconocimiento y equiparación. Podrá consultar, administrar y dar seguimiento a solicitudes, expedientes, documentos, asignaciones, resoluciones y demás procesos bajo la competencia de la ORE, con acceso transversal a la información conforme a los permisos definidos por la administración del sistema.
Administrador Universidad	Responsable de la administración delegada dentro de la universidad a la que pertenece. Podrá gestionar usuarios, roles, unidades organizacionales, ámbitos de acceso y demás configuraciones autorizadas para su institución, sin afectar la configuración ni la información de otras universidades participantes.
Gestor Universidad	Responsable de la gestión operativa de solicitudes, expedientes y procesos asociados a la universidad a la que pertenece. Tendrá acceso a la información y funcionalidades correspondientes a los ámbitos organizacionales autorizados dentro de su institución, conforme a los permisos asignados.
Gestor Unidad Académica	Responsable de la consulta, análisis, evaluación y emisión de criterios técnicos sobre los expedientes asignados a las unidades académicas, facultades, escuelas, comisiones técnicas u otras dependencias institucionales definidas por cada universidad. Podrá registrar observaciones, recomendaciones, dictámenes, criterios técnicos y resoluciones conforme a las atribuciones otorgadas por la institución.

 

• La solución deberá permitir la creación de roles adicionales y la configuración granular de permisos, alcances y ámbitos organizacionales, sin requerir modificaciones al código fuente de la solución.
• La solución deberá permitir la asignación de permisos adicionales o excepcionales a usuarios específicos, complementando los permisos otorgados por los roles funcionales asignados, con el fin de atender necesidades operativas particulares sin requerir la creación o modificación de roles existentes.
• Los permisos adicionales deberán administrarse de forma independiente a los roles, manteniendo trazabilidad sobre su asignación, vigencia, modificación y revocación.
• La solución deberá permitir que dichos permisos sean otorgados por usuarios autorizados conforme a las políticas de seguridad definidas por la institución.
• Los permisos adicionales podrán estar sujetos a restricciones de vigencia, ámbito organizacional, tipo de expediente, proceso, funcionalidad o cualquier otro criterio de autorización definido por la institución.

 

Integración con Keycloak

 

• La solución deberá integrarse con el servidor institucional de Keycloak provisto por la institución, el cual actuará como proveedor corporativo de identidad (Identity Provider - IdP) para la gestión centralizada de autenticación, autorización y administración de credenciales de acceso.
• El contratista deberá realizar las configuraciones, desarrollos e integraciones necesarias para que la solución utilice el servidor institucional de Keycloak como mecanismo único de autenticación y gestión de identidad, conforme a las políticas de seguridad y lineamientos técnicos definidos por la institución.
• La integración deberá soportar:
• autenticación centralizada;
• verificación de correo electrónico;
• activación de cuentas;
• recuperación de credenciales;
• cambio de contraseña;
• bloqueo temporal de cuentas;
• gestión de sesiones;
• políticas de contraseñas;
• administración centralizada de usuarios;
• administración centralizada de roles y grupos;
• La solución deberá permitir el reenvío de notificaciones de activación o verificación de cuenta cuando corresponda.
• La solución deberá informar al usuario cuando su cuenta se encuentre bloqueada, suspendida o inactiva.
• La solución deberá permitir aplicar políticas de seguridad institucionales definidas en Keycloak sin requerir modificaciones al código de la aplicación.
• La solución deberá consumir y respetar los roles, grupos, atributos y demás elementos de seguridad administrados en Keycloak, utilizándolos para la aplicación de las reglas de autorización y control de acceso definidas en la plataforma.
• La integración no deberá requerir la implementación de mecanismos paralelos de autenticación ni la gestión independiente de credenciales dentro de la aplicación, salvo aquellos casos excepcionales expresamente autorizados por la institución.
• El enlace enviado al usuario para la recuperación o restablecimiento de contraseña deberá tener un tiempo de vigencia limitado. Una vez expirado dicho plazo, el enlace no deberá permitir el restablecimiento de la contraseña y el usuario deberá solicitar un nuevo enlace.

 

Plataforma de Datos y Analítica

 

• La solución deberá contemplar una plataforma institucional de datos y analítica orientada al almacenamiento, integración, consolidación, procesamiento, explotación y visualización de información asociada a los procesos de reconocimiento y equiparación de grados y títulos.
• La arquitectura deberá permitir la separación entre los componentes transaccionales orientados a la operación del sistema y los componentes destinados al almacenamiento histórico, integración, modelado y explotación analítica de la información institucional.
• La plataforma deberá implementarse utilizando capacidades de Microsoft Fabric, contemplando el uso de OneLake como repositorio centralizado para la administración, integración y explotación analítica de la información institucional.
• La solución deberá permitir la integración, consolidación y reutilización de información proveniente del sistema transaccional, universidades participantes, servicios interoperables, catálogos institucionales y demás fuentes de información requeridas por el proceso.
• La arquitectura deberá permitir la consolidación y explotación analítica de información relacionada con solicitudes, expedientes, resoluciones, estados, trazabilidad, plazos, indicadores de gestión, métricas operativas y demás información institucional generada por la solución.
• La plataforma deberá soportar mecanismos de integración y explotación analítica mediante Microsoft Power BI, facilitando la construcción y publicación de tableros, indicadores, reportes ejecutivos y componentes de inteligencia institucional. Cuando se requiera la visualización de contenidos analíticos directamente dentro de la aplicación SORE, la solución deberá contemplar su integración mediante Power BI Embedded o mediante el mecanismo de integración que resulte técnicamente aplicable y sea aprobado por Conare.
• La solución deberá permitir la definición y administración de estructuras de datos, modelos analíticos y conjuntos de datos orientados al análisis multidimensional, facilitando consultas, segmentaciones y cruces de variables sobre información consolidada.
• La plataforma deberá permitir la incorporación progresiva de nuevas fuentes de datos, procesos institucionales, dominios funcionales, repositorios documentales, indicadores y capacidades analíticas adicionales.
• La arquitectura deberá diseñarse bajo criterios de escalabilidad, interoperabilidad, reutilización, seguridad, trazabilidad y crecimiento progresivo de capacidades analíticas, permitiendo evolucionar hacia escenarios de inteligencia de negocios, gobierno de datos y analítica avanzada a nivel institucional.

 

Gestión del repositorio documental

 

• La solución deberá implementar un repositorio documental centralizado y desacoplado de la base de datos transaccional, como componente diferenciado de la plataforma de datos y analítica, utilizando los servicios de almacenamiento documental en la nube mediante Azure Data Lake Storage Gen2 / Azure Blob Storage, para el almacenamiento y gestión de documentos electrónicos, archivos, imágenes y demás contenidos digitales asociados a las solicitudes, expedientes y procesos gestionados por el sistema.
• La plataforma de datos y analítica podrá utilizar los metadatos y demás información estructurada asociada a dichos documentos para fines de integración y explotación analítica, sin que ello implique trasladar o duplicar innecesariamente los documentos almacenados.
• La arquitectura documental deberá permitir el almacenamiento seguro, escalable y trazable de los documentos, garantizando su consulta, recuperación, clasificación, control de acceso y vinculación con los expedientes digitales mediante metadatos y mecanismos de referencia, sin depender de estructuras físicas de carpetas para su gestión funcional.
• El sistema deberá implementar un repositorio documental centralizado que permita almacenar, gestionar y consultar todos los documentos asociados a solicitudes y expedientes dentro del sistema.
• El sistema deberá garantizar que todos los documentos cargados durante el trámite estén asociados a un único trámite, mediante un identificador común.
• La asignación del número de expediente no implicará:
• traslado de documentos;
• duplicación de archivos;
• modificación manual de registros documentales.
• El sistema deberá gestionar los documentos mediante un modelo basado en metadatos, sin depender de estructuras jerárquicas de carpetas físicas.
• La solución deberá gestionar la clasificación documental mediante tipos documentales, los cuales constituirán un metadato obligatorio asociado a los documentos almacenados en el repositorio documental.
• La solución deberá permitir asociar tipos documentales a los documentos que formen parte de solicitudes, expedientes, trámites, etapas, actividades y demás procesos definidos por la institución, con el fin de facilitar su clasificación, organización, búsqueda, validación y trazabilidad.
• La solución deberá permitir configurar para cada tipo documental los metadatos específicos, formatos de archivo permitidos, validaciones, obligatoriedad documental y demás características requeridas para su gestión documental.
• La solución deberá soportar tipos documentales de alcance institucional y tipos documentales específicos asociados a universidades, unidades organizacionales o procesos particulares.
• La solución deberá garantizar la conservación de la clasificación documental y del tipo documental asociado a cada documento histórico, aun cuando las definiciones de los tipos documentales sean modificadas, reemplazadas o deshabilitadas posteriormente.
• Como referencia para el diseño e implementación de la solución, cada documento deberá estar asociado a un conjunto de metadatos que permita su identificación, clasificación, búsqueda, trazabilidad, validación y gestión dentro del expediente digital.
• La solución deberá permitir la administración, extensión y utilización de metadatos documentales conforme a las necesidades operativas y de gestión definidas por la institución.
• Los metadatos descritos a continuación constituyen un conjunto de referencia y no limitan la incorporación de metadatos adicionales que resulten necesarios para satisfacer los requisitos funcionales, técnicos, archivísticos, documentales, analíticos, normativos o de interoperabilidad definidos durante la ejecución del proyecto.

 

Categoría	Metadato	Descripción
Identificación del documento	Id_documento	Identificador único interno, generado automáticamente por el sistema, preferiblemente en formato UUID o equivalente, Este identificador se utilizará para su gestión lógica, trazabilidad y establecimiento de relaciones dentro del sistema y su base de datos. (ej: 01HZY3J8K9M7X2Q4T6B8C9D0EF).
	id_tipo_documental	Identificador del tipo documental definido en el catálogo institucional. Permite mantener la integridad referencial y la trazabilidad de la clasificación documental utilizada por el sistema.
	nombre_descriptivo	Descripción legible del documento definida por el usuario o generada automáticamente por el sistema. Su uso será opcional y complementario al tipo documental, permitiendo identificar con mayor detalle el contenido del documento cuando sea requerido.
	Nombre_original	Nombre con el que fue cargado el archivo (ej: ced1.pdf);
	Nombre_storage	Nombre físico en el repositorio de almacenamiento, generado automáticamente por el sistema. Este se derivará del identificador único de la versión del documento (UUID o equivalente) y la extensión del archivo. (eje: 01HZY3J8K9M7X2Q4T6B8C9D0EF.pdf)
	ruta_storage	Identifica la ubicación lógica o física del archivo dentro del repositorio de almacenamiento utilizado por la solución. Este metadato será generado y administrado automáticamente por el sistema para efectos de recuperación, gestión y trazabilidad del documento, sin que constituya un mecanismo de clasificación documental ni una estructura de organización visible para los usuarios.
	visible_externo	(boolean)
	identificador del trámite	Permite identificar el trámite al que pertenece el documento.
	número de solicitud	Permite identificar la solicitud a la que pertenece el documento.
	número de expediente	Permite identificar el expediente al que pertenece el documento.
	versión del documento	Número secuencial que identifica cada versión de un documento, incrementándose automáticamente con cada actualización para asegurar su trazabilidad.
	Mime_type	Tipo de archivo según estándar MIME, que identifica su formato (ej.: application/pdf, image/png).
	Tamaño_bytes	Tamaño del archivo en bytes, registrado automáticamente para control y validación.
Identificación de usuario	usuario_carga	Usuario que subió el documento
	fecha_carga	Fecha y hora de carga
Estado y validación	estado_documento	Cargado, en_validación, aprobado, rechazado, anulado.
	usuario_validador	Usuario validador.
	fecha_validación	Fecha y hora de validación.
	checksum_hash	Huella digital única del documento, calculada automáticamente mediante un algoritmo criptográfico definido por la solución.

 

• El sistema deberá permitir la carga y gestión de documentos digitales asociados a solicitudes o expedientes, garantizando la validación, registro y trazabilidad de la información documental. Como mínimo, deberá:

 

• validar que los archivos correspondan a los formatos permitidos por la institución;
• verificar que el tamaño de los archivos no exceda los límites máximos configurados;
• registrar automáticamente los metadatos del documento a partir de la información suministrada en los formularios y su relación con el expediente o solicitud asociada;
• permitir el registro manual de metadatos complementarios cuando se trate de documentos no definidos dentro de los requisitos documentales preestablecidos.
• Una vez formalizado el trámite mediante la validación del pago correspondiente por parte de la ORE y la asignación del número de expediente, la solución deberá incorporar mecanismos de control y versionamiento documental como parte integral del expediente digital. El sistema deberá:
• permitir el registro de nuevas versiones de los documentos asociados al expediente cuando existan correcciones, sustituciones, actualizaciones o incorporaciones de información complementaria;
• mantener el historial completo de versiones de cada documento, garantizando la conservación, integridad y trazabilidad de la información documental durante todo el ciclo de vida del expediente;
• identificar de forma única cada versión documental, registrando como mínimo la fecha y hora de creación, el usuario responsable, el motivo de la actualización y el número de versión correspondiente;
• permitir la consulta y visualización de las versiones históricas de un documento, así como identificar claramente la versión vigente;
• preservar las versiones anteriores sin sobrescribir ni eliminar la información histórica, salvo en los casos expresamente autorizados conforme a las políticas de gestión documental definidas por la institución;
• mantener la relación entre las distintas versiones de un mismo documento para facilitar su seguimiento, auditoría y trazabilidad dentro del expediente digital.
• El sistema deberá permitir la visualización y consulta de documentos mediante distintas vistas lógicas y criterios de organización, con el fin de facilitar la gestión, revisión y seguimiento documental. Estas vistas deberán construirse a partir de metadatos, estados y relaciones asociadas a las solicitudes y expedientes, sin depender de estructuras físicas de carpetas o directorios. Como mínimo, el sistema deberá permitir visualizar:
• documentos asociados a una solicitud;
• documentos asociados a un expediente;
• documentos según su estado;
• documentos pendientes de revisión o validación;
• documentos rechazados, observados o en proceso de corrección.
• El sistema deberá permitir la consulta integral de los documentos asociados a una solicitud o expediente, incluyendo información relacionada con versiones, estados documentales, observaciones registradas e historial de actuaciones y modificaciones realizadas sobre cada documento.
• El sistema deberá incorporar mecanismo de validación de documentos, solo podrán incorporarse al expediente documentos que hayan sido previamente validados conforme a las reglas del proceso.
• El sistema deberá incorporar mecanismos de validación y control documental, de forma que únicamente puedan incorporarse formalmente al expediente digital aquellos documentos que hayan sido previamente validados conforme a las reglas y controles definidos por la institución, impidiendo la inclusión de documentos incompletos, borradores, inconsistentes, rechazados o que no cumplan las validaciones establecidas para el proceso. Asimismo, aunque el repositorio documental pueda resguardar la totalidad de los documentos y versiones asociadas al trámite, la consulta, visualización y descarga del expediente deberá incluir únicamente los documentos aprobados o formalmente incorporados al expediente digital conforme a las reglas institucionales definidas.
• El sistema deberá gestionar los documentos asociados al expediente digital manteniendo un orden lógico, cronológico y de versionamiento, garantizando su adecuada organización, consulta, descarga y trazabilidad durante todo el ciclo de vida del trámite. Para ello, el sistema deberá:
• organizar los documentos conforme al orden definido en el formulario de registro de la solicitud, respetando la secuencia de los requisitos documentales establecidos por la institución;
• incorporar los documentos adicionales según el orden cronológico de registro, considerando la fecha y hora de carga;
• mantener un control de versiones para cada documento, asignando de forma automática un número incremental a cada nueva versión y conservando las versiones previamente registradas;
• ordenar cronológicamente las versiones de cada documento, identificando claramente la versión vigente;
• permitir la visualización estructurada del expediente, diferenciando los documentos según el requisito documental asociado y sus respectivas versiones;
• garantizar que el orden de los documentos y sus versiones no pueda ser alterado manualmente por usuarios no autorizados;
• conservar el historial completo de versiones y modificaciones realizadas, sin eliminar registros anteriores, asegurando la trazabilidad para fines de auditoría, consulta y generación de reportes.
• El sistema deberá gestionar el foliado e integridad documental del expediente digital, garantizando la trazabilidad, el control cronológico y el cumplimiento de principios de auditoría y conservación documental. Para ello, el sistema deberá:
• asignar automáticamente un número de folio consecutivo a cada documento incorporado al expediente, conforme al orden cronológico de registro;
• generar el folio utilizando una estructura definida por la institución, que permita identificar, como mínimo:
  • el número de expediente;
  • un consecutivo incremental del documento dentro del expediente;
• mantener un foliado continuo, único y no reutilizable para todos los documentos incorporados al expediente, incluyendo documentos originales, nuevas versiones y documentos adicionales registrados durante el trámite;
• impedir la eliminación física de documentos una vez incorporados al expediente digital;
• permitir únicamente la anulación lógica de documentos mediante un estado documental que los identifique como “anulado” o equivalente, sin afectar el foliado ni el registro histórico asociado;
• requerir el registro obligatorio de la justificación de anulación, así como del usuario responsable y la fecha y hora de la acción realizada;
• permitir la incorporación de documentos sustitutos o complementarios cuando un documento haya sido anulado, registrándolos como nuevos folios dentro del expediente y conservando la secuencia documental existente;
• garantizar que el historial de foliado, versionamiento y las acciones realizadas sobre los documentos no puedan ser modificados ni eliminados, asegurando su disponibilidad para efectos de auditoría, control, trazabilidad y consulta institucional.
• El sistema deberá permitir la generación, visualización y descarga de representaciones consolidadas de la solicitud y del expediente digital, con el fin de facilitar su consulta, distribución, respaldo documental y trazabilidad institucional. Para ello, el sistema deberá proporcionar, como mínimo, las siguientes modalidades de descarga:
• descarga completa del trámite;
• descarga del expediente;
• descarga del resumen de la solicitud;
• descarga personalizada de documentos;
• descarga individual de documentos asociados.
• El detalle funcional, composición, estructura, contenido y formatos de las modalidades de descarga deberán definirse durante las etapas de análisis, diseño y parametrización de la solución, conforme a las necesidades institucionales y reglas del proceso definidas por Conare.
• El sistema deberá permitir la generación y descarga de un resumen de la solicitud en formato PDF, el cual deberá incluir, como mínimo:
• fecha y hora de generación o descarga;
• datos de la persona solicitante;
• información general de la solicitud;
• acuerdo de la Comisión (CRE), cuando corresponda;
• estado actual del trámite.
• El sistema deberá permitir la generación y descarga del expediente digital en formato ZIP, el cual deberá incluir los documentos formalmente incorporados al expediente, así como una representación consolidada e indexada de su contenido, con el fin de facilitar su consulta, navegación, respaldo documental y trazabilidad. La descarga del expediente digital deberá incluir, como mínimo:
• un índice estructurado de los documentos del expediente, organizado conforme al orden documental y cronológico definido para el trámite;
• identificación del estado del trámite;
• folio asignado a cada documento dentro del expediente digital;
• los documentos asociados al expediente, organizados conforme al orden documental, cronológico y de foliado definido por la institución.

 

Módulo de configuración y parametrización

• El sistema deberá permitir que los usuarios autorizados configuren y mantengan los catálogos, parámetros, estados, reglas y demás elementos parametrizables requeridos para la operación y control de los procesos, sin depender de ajustes técnicos, modificaciones al código fuente o desarrollos adicionales.
• El módulo de configuración y parametrización deberá disponer de una interfaz gráfica, intuitiva y de fácil uso, accesible únicamente para usuarios debidamente autorizados, sin requerir conocimientos técnicos ni programación.
• El sistema deberá permitir, según corresponda al tipo de elemento parametrizable, las operaciones de crear, modificar, consultar, eliminar y activar/desactivar registros o valores configurables.
• A continuación, se describe un conjunto inicial de elementos parametrizables, sin perjuicio de futuras ampliaciones o ajustes requeridos por la institución:

 

1. Nomenclatura: La solución deberá permitir la definición, configuración y administración de la nomenclatura y estructura de identificación de solicitudes y expedientes, incluyendo reglas de generación automática, prefijos, consecutivos, períodos, códigos institucionales y demás componentes definidos por la administración del sistema.

 

1. Dominios de correo electrónico: Dominios autorizados para el registro y usuarios administrativos.

 

1. Tarifas y montos aplicables al trámite

 

• El sistema deberá permitir crear, administrar y publicar todas las tarifas, montos, derechos, timbres, certificaciones, costos por universidad y demás rubros económicos asociados al proceso de reconocimiento y equiparación. La información registrada deberá visualizarse automáticamente en una sección del módulo informativo, sin requerir modificaciones al código fuente.
• Notas aclaratorias:
• El contenido administrado deberá organizarse mediante subsecciones configurables. El usuario administrador podrá crear, modificar, ordenar, activar o desactivar una cantidad ilimitada de subsecciones informativas (por ejemplo: Introducción, Derechos por trámite, Costos adicionales por universidad, observaciones, formas de pago u otras que la institución determine).
• Cada subsección deberá permitir la incorporación de contenido enriquecido, incluyendo texto con formato, tablas, imágenes, documentos, enlaces, contenido multimedia y código HTML seguro, el cual deberá visualizarse correctamente en la sección informativa del sistema.
• El sistema deberá disponer de una subsección específica para la administración de montos adicionales por universidad adscrita al Conare. Para cada institución se deberá permitir registrar uno o más conceptos de cobro, indicando como mínimo la descripción del concepto, el monto aplicable, la vigencia y las observaciones correspondientes.
• Cuando el costo asociado a una universidad sea definido por una entidad externa o corresponda a un monto variable que no administra la institución, el sistema deberá permitir registrar la descripción del concepto y la referencia correspondiente, dejando el campo de monto sin valor. En estos casos, la sección informativa deberá mostrar claramente que el costo se encuentra sujeto a definición por un tercero o a actualización externa.
• Toda modificación realizada sobre tarifas, montos o contenido informativo deberá reflejarse automáticamente en la sección informativa del SORE y conservar un historial de cambios que permita identificar la fecha de actualización, el usuario responsable y el detalle de la modificación realizada.
• El sistema deberá permitir administrar, como mínimo, la siguiente información:

1. Para las secciones generales de la sección informativa:

• Nombre de la sección.
• Contenido de la sección, utilizando las capacidades de contenido enriquecido definidas.
• Orden de visualización de la sección dentro de la página informativa.
• Estado de publicación (activo o inactivo).

1. Para la sección de montos adicionales por universidad:

• Texto introductorio de la sección, utilizando las capacidades de contenido enriquecido definidas.
• Nombre de la universidad.
• Logotipo o imagen representativa de la universidad.
• Descripción del concepto de cobro.
• Indicador que permita determinar si el monto es definido por la universidad o por una entidad externa.
• Nombre o detalle de la entidad que define el monto, cuando corresponda.
• Monto aplicable al concepto de cobro.
• Observaciones o condiciones particulares asociadas al cobro.
• Cuando un monto sea definido por una entidad externa, el sistema deberá permitir registrar la referencia correspondiente y mantener vacío el campo de monto. En la página informativa deberá mostrarse claramente que el valor es determinado por un tercero y que puede estar sujeto a modificaciones externas.
• El sistema deberá permitir administrar los montos asociados a los derechos de trámite según las categorías de solicitantes definidas por la normativa institucional vigente (por ejemplo, nacionales, extranjeros con residencia permanente, refugiados, solicitantes de refugio y extranjeros), así como sus respectivas vigencias.
• El sistema deberá permitir administrar múltiples conceptos de cobro por universidad, incluyendo certificaciones, timbres, publicaciones de edictos, derechos institucionales y cualquier otro rubro que pueda ser requerido durante el proceso de reconocimiento y equiparación.
• La sección informativa deberá mostrar la fecha de última actualización de la información publicada y la vigencia de las tarifas aplicables.

 

1. Gestión de catálogos y tablas maestras

 

• El sistema deberá permitir que los valores iniciales y las posteriores actualizaciones de los catálogos relacionados con universidades, áreas de conocimiento, disciplinas, carreras, grados académicos y demás elementos asociados a la oferta académica del institucional puedan obtenerse, sincronizarse o mantenerse automáticamente a partir de la información disponible en la “PLATAFORMA INTERACTIVA DE CONSULTA DE LA OFERTA ACADÉMICA DE LAS UNIVERSIDADES ESTATALES”, mediante mecanismos de integración, importación o actualización definidos por la institución.
• Asimismo, el sistema deberá utilizar y mantener alineados los códigos, identificadores, estructuras y relaciones de referencia definidos en dicha plataforma, con el propósito de asegurar la consistencia, integridad, homologación y trazabilidad de la información asociada a la oferta académica institucional.
• Como parte de la implementación, la solución deberá contar con los catálogos iniciales requeridos para su operación. Los siguientes elementos se presentan como referencia y podrán ampliarse durante la ejecución del proyecto:

 

Elemento	Descripción
AREAS_CONARE	Áreas de conocimiento asociadas a la oferta académica institucional.
DISCIPLINAS_CONARE	Disciplinas académicas vinculadas a las áreas de conocimiento conforme a la estructura de la oferta académica institucional.
CARRERAS_CONARE	Carreras vinculadas a las disciplinas y a las universidades tramitadores conforme de la oferta académica conforme a la estructura de la oferta académica institucional y susceptibles de reconocimiento y equiparación por parte de las personas solicitantes.
GRADOS_ACADEMICOS	Grados académicos asociados a la oferta académica institucional.
UNIVERSIDADES_TRAMITADORAS	Corresponde a las universidades tramitadoras adscritas al Conare, responsables de realizar el análisis y estudio técnico de las solicitudes de reconocimiento y equiparación, conforme a la estructura y organización de la oferta académica institucional.
AUTOTEXTOS	Corresponde al mantenimiento de autotextos reutilizables que apoyarán el proceso de agendado de expedientes y la generación de minutas derivadas de las sesiones de la Comisión ORE de Reconocimiento y Equiparación. Entre los campos por registrar se deberá incluir: -    identificador del autotexto; -   nombre del autotexto; -   tipo de utilización del autotexto, indicando si será utilizado en agendas, minutas o ambos procesos; -   contenido o detalle del autotexto.
UNIVERSIDADES_NACIONALES	Corresponde al mantenimiento de las universidades nacionales, tanto públicas como privadas. Como mínimo, el sistema deberá permitir registrar la siguiente información: -   Sigla de la institución -   Nombre de la universidad
PAISES	Catálogo de referencia utilizado para la gestión y normalización de los países requeridos por la solución. Su finalidad es proporcionar una nomenclatura estandarizada para la captura, validación, homologación, intercambio y explotación de información relacionada con nacionalidades, universidades de origen, ubicaciones geográficas, estudios realizados y demás datos que requieran identificación geográfica.   La solución deberá utilizar catálogos de países basados en estándares internacionales, preferiblemente ISO 3166 o equivalente, permitiendo administrar como mínimo el nombre del país, códigos de referencia, estado de vigencia y demás atributos requeridos para asegurar la interoperabilidad, consistencia y calidad de los datos institucionales.
NACIONALIDADES	La solución deberá gestionar las nacionalidades o gentilicios de forma derivada del catálogo de países, de manera que la información sea obtenida automáticamente a partir del país seleccionado por el usuario o asociado al registro correspondiente.   No deberá requerirse la administración independiente de un catálogo de nacionalidades cuando dicha información pueda determinarse a partir del catálogo de países, garantizando la consistencia, estandarización y trazabilidad de los datos registrados.
UNIVERSIDADES_EXTRANJERAS	Corresponde al mantenimiento de las universidades las universidades internacionales autorizadas por la UNESCO. Como mínimo, el sistema deberá permitir registrar la siguiente información: -   nombre_oficial -   nombre_normalizado (Nombre homologado por Conare) -   país, desde el catálogo PAISES -   estado_validación (Pendiente, Validado, homologado) -   alias (Variantes conocidas)
TIPOS_DOCUMENTALES	Identifica la clasificación documental asociada al documento conforme al catálogo institucional de tipos documentales (ej.: Diploma, Tesis, Dictamen, Resolución). Este metadato permitirá aplicar reglas de negocio, validaciones, requisitos documentales, búsquedas y mecanismos de organización documental.
TIPO_TRAMITE	Clasificación parametrizable que determina la modalidad de reconocimiento o equiparación solicitada por la persona interesada. Esta clasificación permitirá establecer las reglas de negocio, requisitos documentales, validaciones, flujos de trabajo y demás condiciones aplicables a cada tipo de trámite. De esta forma, hoy puedes tener: _ Reconocimiento del grado. _ Reconocimiento del título. _ Reconocimiento del grado y título.

 

1. Homologación de catálogos

 

• El sistema deberá mantener separados los datos capturados durante el registro de solicitudes y los catálogos institucionales normalizados, de manera que la información ingresada manualmente por la persona solicitante no modifique directamente los catálogos oficiales administrados por la institución.
• La solución deberá conservar el valor originalmente registrado por la persona solicitante, permitiendo posteriormente su validación, homologación y asociación con registros normalizados definidos por la institución, manteniendo trazabilidad entre el dato original y el dato homologado.
• La solución deberá permitir la homologación posterior de información registrada manualmente, incluyendo universidades internacionales, instituciones académicas, países y demás datos relevantes para el proceso de reconocimiento y equiparación.
• La solución deberá permitir asociar la información registrada manualmente con catálogos institucionales o estándares de referencia definidos por la institución, incorporando mecanismos de:
• búsqueda;
• búsqueda aproximada;
• normalización;
• validación;
• y detección de posibles duplicidades.
• La solución deberá mantener un catálogo institucional normalizado de universidades internacionales y demás entidades de referencia, conservando trazabilidad entre:
• el valor originalmente ingresado por la persona solicitante;
• el registro homologado institucional;
• y el estado del proceso de validación u homologación.
• La solución deberá permitir clasificar la información registrada manualmente mediante estados parametrizables definidos por la institución, incluyendo como mínimo:
• pendiente de validación;
• homologado;
• rechazado;
• en revisión;
• u otros equivalentes definidos por la administración.
• La solución deberá permitir registrar equivalencias, alias, variantes lingüísticas y nombres alternativos de instituciones académicas, con el fin de facilitar procesos de:
• búsqueda;
• homologación;
• interoperabilidad;
• integración;
• y explotación analítica de la información institucional.
• La solución deberá permitir relacionar la información capturada en las solicitudes con registros maestros o catálogos institucionales normalizados, conservando tanto el valor original ingresado por la persona solicitante como el identificador homologado institucional correspondiente.
• La captura manual de información deberá garantizar:
• la separación entre datos capturados y catálogos oficiales;
• la conservación y trazabilidad del dato original;
• la validación y homologación posterior de la información;
• y la integridad y consistencia de los catálogos institucionales normalizados.

 

1. Mantenimiento de requisitos documentales del trámite

 

Corresponde a la configuración y administración de los requisitos documentales asociados a los trámites de reconocimiento y equiparación, permitiendo definir los documentos que deberán ser aportados por la persona solicitante o incorporados al expediente digital durante las distintas etapas del proceso.

La solución deberá permitir:

• Registrar, administrar y mantener los requisitos documentales asociados a los distintos tipos de trámite, etapas, estados y procesos definidos por la institución.
• Asociar cada requisito documental a uno o más tipos documentales definidos en el catálogo institucional, con el fin de garantizar la clasificación, normalización y gestión uniforme de la documentación dentro del expediente digital.
• Configurar para cada requisito documental, elementos tales como:
• nombre;
• descripción;
• tipo documental asociado;
• obligatoriedad;
• orden de cronológico de presentación;
• formatos permitidos;
• validaciones aplicables;
• metadatos requeridos;
• observaciones;
• demás condiciones definidas por la institución.
• Definir reglas de negocio que permitan determinar la aplicabilidad de los requisitos documentales según el tipo de trámite, etapa, estado, universidad, país de procedencia, grado académico, modalidad de estudio u otros criterios configurables.
• Configurar la disponibilidad, visualización y habilitación de los requisitos documentales conforme al flujo del proceso, de manera que el sistema permita habilitar, restringir u ocultar la carga de documentos según la etapa o estado en que se encuentre la solicitud.
• Permitir la incorporación de contenido enriquecido asociado a cada requisito documental, incluyendo texto con formato, imágenes, enlaces, documentos de referencia y contenido HTML controlado, para facilitar la orientación y comprensión de los requisitos por parte de las personas solicitantes.
• La definición final de los requisitos documentales, reglas de aplicación, validaciones y condiciones particulares deberá ser revisada y ajustada durante las etapas de análisis, diseño e implementación de la solución.

 

1. Mantenimiento de requisitos de graduación

 

• Corresponde al mantenimiento y administración de los requisitos de graduación asociados a las carreras cursadas en instituciones de educación superior extranjeras.
• La solución deberá permitir registrar y gestionar los distintos requisitos que una persona estudiante debió cumplir para obtener el grado académico correspondiente.
• Asimismo, el sistema deberá permitir mantener el control de vigencia y disponibilidad de los requisitos de graduación registrados para efectos de consulta, análisis y trazabilidad institucional.
• Como mínimo, el sistema deberá permitir registrar la siguiente información:
• nombre del requisito de graduación;
• descripción o detalle del requisito de graduación
• estado del requisito (activo o inactivo).

 

1. Gestión de la trazabilidad y la comunicación

 

El sistema deberá disponer de funcionalidades que permitan gestionar las comunicaciones, notificaciones e interacciones asociadas al trámite, facilitando la coordinación entre las personas solicitantes y las distintas instancias participantes del proceso. Asimismo, deberá garantizar la trazabilidad, control y parametrización de los mecanismos de comunicación, conforme a los perfiles autorizados y las reglas definidas por Conare y las instituciones participantes.

 

Para el cumplimiento de las funcionalidades descritas, el sistema deberá contemplar como mínimo los siguientes requisitos:

 

• El sistema deberá registrar automáticamente la fecha y hora de creación o envío de la solicitud, asociándolas al número de solicitud correspondiente, con el fin de garantizar la trazabilidad y el seguimiento del trámite.
• Permitir la gestión de comunicaciones y notificaciones asociadas a los distintos procesos y trámites de la plataforma.
• Permitir la emisión de notificaciones automáticas y manuales dirigidas a las personas usuarias del sistema y a las personas solicitantes, conforme a las reglas y eventos configurados.
• El sistema deberá soportar distintos mecanismos de comunicación y notificación, incluyendo como mínimo correo electrónico, notificaciones y mensajería internas tipo chat asociada al trámite o expediente, permitiendo la visualización de indicadores de nuevos mensajes, notificaciones e interacciones pendientes dentro de la plataforma.
• Permitir configurar condiciones de envío de notificaciones asociadas a eventos del sistema, tales como cambios de estado, vencimientos, validaciones pendientes, solicitudes de subsanación, resoluciones, recursos administrativos u otras acciones del proceso.
• Permitir parametrizar qué tipos de notificaciones serán enviadas, los perfiles destinatarios y los canales de comunicación aplicables para cada evento o condición.
• Permitir que Conare y cada una de las instituciones participantes configuren y administren, de manera independiente, las reglas de comunicación y notificación aplicables a sus procesos.
• Permitir parametrizar los perfiles de usuario autorizados para establecer comunicación directa con la persona solicitante a través de la plataforma.
• Permitir habilitar, para los perfiles autorizados, funcionalidades de comunicación y colaboración tales como mensajería interna tipo chat, envío y recepción de notificaciones, así como el registro trazable de las interacciones y comunicaciones asociadas al trámite o expediente digital.
• Permitir restringir la comunicación directa con la persona solicitante para determinados perfiles de usuario, de acuerdo con la configuración definida por Conare y por cada una de las instituciones participantes.
• Cuando un perfil de usuario no cuente con autorización para mantener comunicación directa con la persona solicitante, las interacciones, consultas o comunicaciones deberán canalizarse mediante los usuarios autorizados de la Oficina de Registro de la universidad asociada al trámite.
• Registrar y mantener trazabilidad de las comunicaciones, notificaciones e interacciones realizadas en el contexto de cada trámite, incluyendo fecha, hora, usuario emisor, destinatarios y contenido asociado.
• Permitir la configuración y administración de plantillas de mensajes y notificaciones, incluyendo asunto, contenido y variables dinámicas asociadas a la información del trámite o de la persona solicitante.
• Permitir que las plantillas de mensajes y notificaciones puedan ser creadas, modificadas y publicadas por usuarios con perfiles autorizados, sin requerir cambios en el código fuente del sistema.
• Permitir la utilización de variables dinámicas en las plantillas de notificación, tales como nombre de la persona solicitante, número de expediente, estado del trámite, plazos y demás información relevante del proceso.
• Permitir definir cuáles notificaciones serán visibles dentro de la plataforma y cuáles deberán enviarse mediante canales externos de comunicación.
• Permitir consultar el historial de notificaciones y comunicaciones asociadas a cada solicitud o expediente digital.

 

1. Gestión de etapas, estados y plazos del proceso

 

• La solución deberá implementar un modelo de gestión del ciclo de vida de los trámites basado en etapas o estados macro parametrizables, los cuales permitirán agrupar los distintos estados operativos y actividades asociadas al proceso.
• Este modelo deberá proporcionar una visión integral del avance de cada trámite, facilitando su seguimiento, control, trazabilidad, monitoreo, comunicación a las personas usuarias y funcionarios autorizados, así como la generación de indicadores para la gestión institucional.
• Como referencia funcional, la solución deberá considerar las siguientes etapas o estados macro del proceso:

 

Etapa/Estado macro	Descripción
EN_CREACION_SOLICITUD	La solicitud se encuentra en estado de borrador; la persona solicitante aún no la ha presentado formalmente ante la ORE.
EN_ORE	La solicitud se encuentra en revisión y validación por parte de la Oficina de Reconocimiento y Equiparación (ORE).
EN_COMISION_CRE	La solicitud se encuentra en análisis por parte de la Comisión de Reconocimiento y Equiparación.
EN_REGISTRO	La solicitud se encuentra en revisión y verificación por parte de la Oficina de Registro de la universidad correspondiente.
EN_UNIDAD_ACADEMICA	La solicitud se encuentra en análisis y valoración técnica por parte de la unidad académica o comisión competente.
EN_RESOLUCION	La solicitud se encuentra en la etapa de emisión, formalización o comunicación de la resolución correspondiente.
EN_FASE_RECURSIVA	La solicitud se encuentra en trámite de recurso, revisión o reconsideración posterior a la resolución emitida.
FINALIZADA	El trámite ha concluido y cuenta con una resolución o cierre formal registrado en el sistema.

 

1. Gestión de estados operativos

 

• La solución deberá permitir definir y administrar estados operativos asociados a cada etapa o estado macro del proceso, los cuales representarán la situación específica de una solicitud o expediente en un momento determinado.
• Los estados operativos deberán gestionarse mediante un catálogo configurable que permita su creación, modificación, activación, desactivación y parametrización sin requerir cambios al código fuente.
• La solución deberá permitir asociar uno o más estados operativos a cada etapa o estado macro, de manera que reflejen el nivel de avance y la situación particular del trámite dentro del flujo definido.
• La solución deberá permitir configurar las transiciones permitidas entre estados operativos, incluyendo las reglas, validaciones, condiciones y perfiles autorizados requeridos para su ejecución.
• La solución deberá permitir definir estados iniciales y estados finales para cada flujo de trámite.
• La solución deberá restringir transiciones incompatibles, no autorizadas o no contempladas dentro de la configuración del flujo correspondiente.
• La solución deberá mantener la integridad y consistencia del flujo del proceso, evitando cambios de estado que contravengan las reglas de negocio definidas.
• La solución deberá permitir diferenciar los estados asociados a acciones realizadas por la persona solicitante de aquellos relacionados con actividades de revisión, análisis, evaluación o resolución institucional.
• La solución deberá permitir configurar cuáles estados serán visibles para las personas solicitantes y cuáles serán de uso interno institucional.
• La solución deberá contemplar un conjunto base de estados institucionales comunes para todas las universidades participantes y permitir que cada universidad configure estados adicionales asociados a sus procesos internos, conforme a los permisos y ámbitos autorizados.
• Como referencia funcional, el Anexo B contiene un modelo preliminar del flujo de tramitación de la solución, incluyendo estados operativos, transiciones, condiciones de negocio y roles participantes. Este modelo tiene carácter referencial y no constituye una definición definitiva del proceso. La configuración y parametrización final del flujo de trabajo deberá ser refinada, validada y ajustada durante la ejecución del proyecto, con base en las historias de usuario, las necesidades institucionales y las reglas de negocio definidas y validadas conjuntamente con Conare.

 

1. Gestión de recursos, apelaciones e incidencias asociadas al trámite

 

• La solución deberá permitir registrar, gestionar y dar seguimiento a recursos, apelaciones, reconsideraciones, incidencias y demás actuaciones administrativas, institucionales, judiciales o constitucionales asociadas a una solicitud, expediente o resolución.
• Como referencia, la solución deberá soportar el registro y seguimiento de recursos administrativos internos, recursos de apelación, solicitudes de reconsideración, recursos de revocatoria, recursos de amparo, procesos contencioso-administrativos y cualquier otra actuación definida por la institución.
• La solución deberá permitir clasificar los recursos o actuaciones según su naturaleza, tipo, instancia competente, estado de atención y demás atributos definidos por la institución.
• La solución deberá permitir registrar, almacenar y vincular toda la documentación asociada a los recursos o actuaciones, incluyendo escritos, resoluciones, notificaciones, dictámenes, pruebas documentales y demás documentos relacionados, garantizando su correcta clasificación, preservación, consulta y trazabilidad.
• La solución deberá mantener el historial completo de las actuaciones realizadas sobre cada recurso o apelación, registrando fechas, responsables, estados, observaciones y resoluciones emitidas.
• La solución deberá permitir gestionar estados específicos para los recursos o actuaciones, independientes de los estados del trámite principal, así como establecer relaciones entre ambos cuando corresponda.

 

• Gestión de plazos, alertas y prórrogas

 

• La solución deberá permitir configurar parámetros de control de plazos asociados a estados del proceso, definiendo tiempos objetivo, máximos, de seguimiento o de cumplimiento conforme a las necesidades institucionales.
• La solución deberá permitir parametrizar si un estado se encuentra sujeto o no a control de plazo.
• La solución deberá permitir gestionar prórrogas sobre los plazos definidos, incluyendo la ampliación de tiempos, el registro de justificaciones u observaciones y la actualización de las fechas de vencimiento correspondientes.
• La solución deberá mantener trazabilidad completa de las configuraciones de plazo, modificaciones y prórrogas aplicadas, registrando como mínimo la fecha, hora, usuario responsable y justificación asociada.
• La solución deberá generar alertas, notificaciones, semáforos e indicadores de seguimiento relacionados con el vencimiento, proximidad de vencimiento o incumplimiento de los plazos definidos por la institución.

 

Módulo de Gestión de Citas y Calendario

 

• La solución deberá incorporar un módulo de gestión de citas y calendario, orientado a la programación, control y seguimiento de citas asociadas a la validación de documentos dentro del proceso de reconocimiento y equiparación.
• El módulo deberá permitir a los solicitantes agendar citas de manera autogestionada, seleccionando fechas y horarios disponibles definidos por la administración del sistema, asociados a procesos de revisión o validación de documentos, incluyendo:

 

• consultar disponibilidad de citas;
• agendar citas dentro de los espacios habilitados por la ORE;
• reprogramar o cancelar citas dentro de las reglas definidas por la administración;
• visualizar el estado de sus citas;
• recibir notificaciones sobre creación, modificación o cancelación de citas.

 

• La solución deberá garantizar que el solicitante solo pueda interactuar con sus propias citas y con los horarios habilitados por la ORE, sin acceso a la agenda global institucional.
• La solución deberá permitir que los funcionarios de la ORE administren de forma centralizada el calendario institucional, incluyendo:
• creación y configuración de disponibilidad (horarios, bloques y capacidad por franja);
• asignación de citas a solicitantes;
• reprogramación, cancelación y reasignación de citas;
• gestión de inasistencias y reprogramaciones.
• La solución deberá permitir la búsqueda y consulta de citas programadas mediante distintos criterios, incluyendo como mínimo:
• nombre del solicitante;
• número de solicitud;
• número de expediente;
• fecha y estado de la cita;
• La solución deberá permitir la notificación automática a los usuarios sobre la creación, modificación o cancelación de citas, mediante los canales definidos por la administración del sistema.
• La solución deberá proporcionar una interfaz tipo calendario (vista diaria, semanal y mensual), que permita la visualización consolidada de citas, disponibilidad y ocupación de agenda.
• La solución deberá garantizar la vinculación de cada cita con el expediente o solicitud correspondiente, asegurando su incorporación al historial completo del trámite.
• La solución deberá mantener trazabilidad de todas las acciones realizadas sobre el calendario, diferenciando entre acciones realizadas por solicitantes y acciones realizadas por funcionarios de la ORE.

 

PROPIEDAD INTELECTUAL

 

• El sistema SORE, así como los desarrollos específicos realizados para el Conare en ejecución del presente contrato, constituirán propiedad intelectual del Conare en lo relativo a los derechos patrimoniales sobre los entregables desarrollados específicamente para este proyecto.
• En consecuencia, todos los desarrollos, adaptaciones o mejoras para la implementación del SORE pasarán a formar parte de la solución institucional, cediendo el contratista al Conare los derechos patrimoniales de uso, reproducción, modificación, adaptación, mantenimiento, evolución e integración que correspondan.
• El contratista será responsable de verificar el cumplimiento de las condiciones de uso y licenciamiento aplicables a los componentes y recursos incorporados a la solución, así como de asegurar que su utilización, reproducción, modificación o distribución no infringe derechos de propiedad intelectual ni otros derechos de terceros.

En consecuencia, cualquier reclamo, daño, perjuicio, costo o responsabilidad derivada del uso no autorizado de elementos incorporados por el contratista será asumido exclusivamente por este último, manteniendo indemne al Conare frente a cualquier reclamación administrativa o judicial relacionada con dichos incumplimientos.

• El contratista será responsable de asegurar que el uso de componentes, textos, gráficos, fotografías, diseños, imágenes, ilustraciones, animaciones y cualquier otro recurso incorporado en la solución no infringe derechos de propiedad intelectual ni derechos de terceros, eximiendo al Conare de cualquier reclamación, demanda, indemnización o responsabilidad derivada de su utilización.
• Todo desarrollo, mejora o funcionalidad implementada en ejecución del presente contrato deberá ser entregada al Conare junto con el código fuente correspondiente, scripts de configuración, archivos de despliegue, documentación técnica actualizada y cualquier otro elemento necesario para su operación, administración, mantenimiento y evolución futura, sin que ello genere costos adicionales para el Conare.

 

CONFIDENCIALIDAD

 

• El contratista y su personal deberán manejar con estricta confidencialidad toda la información —ya sea escrita, verbal o en formato digital— a la que tengan acceso o que sea generada en el marco de la presente contratación, tanto durante su vigencia como con posterioridad a su finalización. El contratista será responsable de garantizar que su equipo de trabajo cumpla con esta obligación, asumiendo la responsabilidad por cualquier uso indebido, divulgación o acceso no autorizado, ya sea por parte de su personal o de terceros, sin el consentimiento previo y expreso del Conare.
• El contratista deberá implementar y mantener medidas de seguridad de la información acordes con las mejores prácticas y estándares internacionales, orientadas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Estas medidas deberán incluir, al menos, controles de acceso, gestión de credenciales, protección de datos, uso seguro de redes y resguardo de la información almacenada y en tránsito.
• El acceso a bases de datos, documentos y sistemas institucionales, incluyendo, pero no limitado al sistema SORE, estará estrictamente limitado a los fines autorizados por Conare. El contratista no podrá copiar, reproducir, distribuir ni utilizar dicha información para fines distintos a los establecidos en el contrato.
• El uso indebido, irregular o no autorizado de la información, de forma directa o indirecta, se considerará una actuación de mala fe y podrá causar la terminación anticipada del contrato. Además, puede generar consecuencias legales y penales, incluyendo delitos informáticos.

 

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y NO FUNCIONALES

Entorno tecnológico

 

• En esta etapa no se contempla la contenerización integral de la solución. No obstante, el contratista deberá diseñar e implementar la arquitectura de manera que permita la adopción progresiva de tecnologías de contenerización, integración continua, automatización de despliegues, orquestación y prácticas DevOps, sin requerir cambios estructurales significativos en la solución.
• La solución deberá desarrollarse bajo principios de modularidad y desacoplamiento, de manera que sus componentes puedan evolucionar de forma independiente y se favorezcan la escalabilidad, mantenibilidad y sostenibilidad de la solución.
• La arquitectura deberá contemplar la integración segura entre los componentes de la solución desplegados en la infraestructura on-premise de Conare y los servicios cloud, garantizando la interoperabilidad, disponibilidad y trazabilidad de la información. El contratista deberá implementar los mecanismos de conectividad, autenticación, autorización, transferencia e intercambio de datos, sincronización y monitoreo que resulten necesarios, de conformidad con la arquitectura aprobada y los controles de seguridad establecidos por Conare.
• Conare será responsable de habilitar los recursos de infraestructura y servicios cloud que correspondan, dentro de sus ambientes y tenant institucional. El contratista será responsable de la instalación, configuración, parametrización, integración, despliegue y puesta a punto de los componentes de la solución en los ambientes de desarrollo, pruebas y producción, según corresponda, incluyendo los componentes on-premise y cloud contemplados en la arquitectura aprobada. El contratista deberá realizar estas actividades mediante los accesos y permisos autorizados por Conare.

 

1. Infraestructura institucional (Conare - On-premise):

 

Componente	Tecnología base	Uso en la solución
Sistema operativo	Windows Server 2025	Hospedaje de servicios backend o componentes institucionales según diseño de despliegue
Motor de base de datos	MS Server SQL 2025	Persistencia transaccional del núcleo del sistema SORE

 

1. Servicios e innfraestructura Cloud

 

 

Componente	Tecnología base	Uso en la solución
Repositorio documental	Azure Data Lake Storage Gen2 / Azure Blob Storage	Almacenamiento del expediente digital, documentos, imágenes y archivos asociados a los trámites
Plataforma de datos y analítica	Microsoft Fabric (Capacity F4)	Implementación del entorno analítico institucional, incluyendo capacidades de Lakehouse, Data Mart, modelado semántico, procesamiento, transformación y consolidación de datos del sistema SORE
Red y publicación segura	Azure Front Door / WAF	Publicación segura de la plataforma, protección perimetral, control de acceso público, mitigación de amenazas y balanceo de tráfico
Gestión de secretos y credenciales	Azure Key Vault	Administración segura de secretos, llaves, certificados y cadenas de conexión utilizadas por la solución
Monitoreo	Azure Monitor / Log Analytics	Recolección de métricas, logs, trazabilidad técnica, monitoreo de disponibilidad y análisis de eventos del sistema
Servidor virtual	Azure Windows Server	Conare podrá habilitar, una máquina virtual con sistema operativo Windows Server, destinada a proporcionar un ambiente controlado para las actividades de desarrollo, configuración, integración y pruebas. La versión específica será definida durante el diseño técnico de la solución, considerando los requerimientos de compatibilidad, seguridad y soporte de las tecnologías seleccionadas.

 

1. Visualización y analítica institucional

 

Visualización de datos	Tecnología base
Visualización de datos	Power BI
Visualización embebida	Power BI Embedded

 

1. Capa de aplicación (solución SORE)

 

La solución se desarrollará bajo una arquitectura modular, desacoplada y orientada a microservicios, e incluirá al menos los siguientes componentes tecnológicos:

 

• Frontend: Vue.js + Vite / HTML5 / CSS3 / TailwindCSS / Axios
• Backend:NET Core 10+ / Web API / GraphQL / Serilog / JWT
• Gateway: Traefik
• Autenticación y seguridad: Keycloak 26.x (RBAC + ABAC) sobre Linux/Ubuntu
• Caché y rendimiento: Redis
• Arquitectura: Microservicios por dominio funcional

 

Requerimientos no funcionales

 

• La solución deberá ser 100% accesible vía navegador web, estar completamente disponible en idioma español, y mantener estándares de diseño uniformes en todas sus pantallas e informes, garantizando una experiencia de usuario coherente y consistente en toda la aplicación.
• Para acceder a la solución, el equipo del usuario no requerirá de la instalación de ningún componente o librería adicional ya que el acceso a la misma será mediante un navegador. La solución debe ser compatible con al menos las últimas versiones de Microsoft Edge, Safari, Firefox y Google Chrome.
• La solución deberá garantizar tiempos de respuesta adecuados para las funcionalidades de consulta, visualización, reportes y análisis de información. Como criterio general de desempeño, el tiempo total de carga de las páginas no deberá exceder los tres (3) segundos, incluyendo aquellas que incorporen tableros, gráficos, reportes o visualizaciones analíticas embebidas.
• El tiempo de respuesta deberá medirse desde el momento en que el usuario ejecuta la solicitud de consulta o acceso hasta que la información, visualizaciones y componentes interactivos se encuentren completamente cargados, disponibles y operativos en la interfaz de usuario.
• La solución deberá asegurar un desempeño estable y continuo, de manera que la incorporación de nuevas funcionalidades o el acceso concurrente de usuarios no afecten la estabilidad ni el rendimiento del sistema. Como mínimo, deberá soportar 50 usuarios concurrentes sin degradación perceptible en la experiencia de uso.
• La solución deberá integrar de manera efectiva los datos y procesos de los distintos módulos, garantizando que la información común se registre una única vez y sea accesible desde todos los módulos que la requieran, evitando duplicidades y asegurando la consistencia de los datos.
• Todos los campos de las interfaces deberán tener etiquetas (label) explícitas y descriptivas
• Los errores de validación o del sistema deberán presentarse en un formato textual, visible y accesible, con instrucciones para la corrección del error.
• La solución deberá poder visualizarse adecuadamente en distintos tamaños de pantalla, incluyendo dispositivos móviles y tablets, sin pérdida de información ni funcionalidad (responsive).
• Los archivos CSV generados por la solución, así como aquellos utilizados para procesos de carga e intercambio de información, deberán utilizar codificación UTF-8, asegurando la correcta representación y conservación de caracteres especiales, acentos y símbolos propios del idioma español.
• La solución deberá garantizar que los archivos exportados mantengan la integridad, estructura y consistencia de la información presentada en pantalla, incluyendo encabezados, nombres de columnas y formatos de datos aplicables.
• La solución deberá cerrar automáticamente la sesión del usuario tras un período de inactividad configurable por la institución, garantizando que las sesiones no permanezcan activas indefinidamente. Una vez superado dicho período, el sistema deberá invalidar la sesión activa y requerir al usuario autenticarse nuevamente para continuar utilizando la plataforma.
• Asimismo, en casos de cierre del navegador, pérdida de conexión o abandono de la sesión, el sistema deberá invalidar la sesión una vez transcurrido el período de inactividad definido.
• Los formularios deben operar exclusivamente bajo HTTPS e incluir mecanismos de protección contra envíos automatizados (por ejemplo, reCAPTCHA).
• Con el fin de facilitar la navegación y consulta de información, el sistema deberá preservar los filtros y criterios de búsqueda seleccionados por el usuario dentro del módulo, evitando que estos se pierdan al acceder a registros de detalle y retornar posteriormente a la lista de resultados.
• El contenido debe cumplir lineamientos básicos de accesibilidad (contraste, navegación por teclado y compatibilidad con lectores de pantalla)
• La solución deberá mostrar mensajes claros, comprensibles, específicos y diferenciados para las personas usuarias, que permitan identificar de manera precisa la causa del error o la condición presentada, así como orientar sobre las acciones a seguir. Estos mensajes deberán presentarse, como mínimo, en los siguientes casos:

 

• Errores o inconsistencias durante el proceso de autoregistro de solicitantes.
• Errores o inconsistencias durante el proceso de registro o gestión de usuarios administrativos.
• Ingreso de credenciales incorrectas.
• Intento de acceso con cuenta no activada.
• Cuenta bloqueada temporalmente.
• Ausencia de información en campos obligatorios.
• Incumplimiento de las políticas de contraseñas definidas por la institución.
• Incumplimiento en la aceptación de la política de tratamiento o uso de datos.
• Fallo o incumplimiento en mecanismos de validación de acceso, como CAPTCHA u otros definidos por la institución.

 

• La solución deberá garantizar una experiencia de usuario coherente, consistente, eficiente e intuitiva en todos sus módulos y funcionalidades, independientemente del rol del usuario o del tipo de trámite gestionado. Asimismo, deberá asegurar la trazabilidad completa entre las historias de usuario definidas en el Product Backlog, el diseño UX/UI evolutivo validado durante la ejecución del proyecto y la implementación final de las funcionalidades, garantizando la consistencia entre lo especificado, lo diseñado y lo construido.

 

CONSTRUCCIÓN Y HABILITACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA CLOUD

 

• El contratista deberá diseñar, dimensionar, aprovisionar, configurar y habilitar los recursos de infraestructura cloud necesarios para soportar la construcción, pruebas y puesta en operación de la solución SORE, de conformidad con la arquitectura aprobada por Conare, las políticas y controles de seguridad institucionales y los requerimientos funcionales, transaccionales y analíticos de la solución.
• La infraestructura deberá contemplar los recursos necesarios para los ambientes de desarrollo, pruebas y producción, así como las condiciones necesarias para permitir su crecimiento y evolución durante la vigencia contractual, procurando adecuados niveles de disponibilidad, rendimiento, seguridad, escalabilidad y eficiencia en el uso de los recursos cloud.
• Como mínimo, deberá contemplar los siguientes componentes, según las necesidades de cada ambiente:
  1. Cómputo, mediante máquinas virtuales, servicios administrados o servicios equivalentes.
  2. Almacenamiento de datos estructurados y no estructurados, incluyendo Azure Data Lake Storage Gen2, Azure Blob Storage o servicios equivalentes definidos en la arquitectura aprobada.

• Servicios de procesamiento y analítica de datos, incluyendo Microsoft Fabric Capacity F4 o la capacidad que corresponda de acuerdo con el dimensionamiento aprobado.

1. Servicios de red y publicación segura de aplicaciones, incluyendo Azure Front Door, WAF o servicios equivalentes.
2. Servicios de seguridad para la gestión de secretos, credenciales y certificados, incluyendo Azure Key Vault o servicios equivalentes.
3. Servicios de monitoreo, trazabilidad y gestión de registros, incluyendo Azure Monitor, Log Analytics o servicios equivalentes.

• Los demás servicios cloud requeridos por la arquitectura aprobada para garantizar la construcción, integración, seguridad y puesta en operación de la solución.

• Conare proporcionará al contratista los accesos necesarios para la construcción y habilitación de los recursos cloud, de conformidad con las políticas de seguridad institucionales y bajo el principio de mínimo privilegio.
• El contratista deberá habilitar los mecanismos necesarios para que Conare pueda consultar y monitorear el consumo y utilización de los recursos cloud, incluyendo, como mínimo, los recursos aprovisionados, capacidad utilizada, consumo y costos asociados.

Asimismo, deberá habilitar la exportación automática de la información de consumo hacia el repositorio que Conare determine, en el formato y mediante los mecanismos que sean acordados entre las partes.

 

LICENCIAMIENTO MICROSOFT

 

• Conare podrá adquirir del contratista, de forma total o parcial y cuando así lo determine, las licencias, suscripciones y servicios de Microsoft requeridos para la implementación, operación y evolución de la solución SORE. La adquisición y el consumo de estos productos y servicios se realizará según las necesidades de la solución y bajo demanda.
• Cuando Conare determine adquirir licencias, suscripciones o servicios Microsoft por medio del contratista, este deberá acreditar, previo a su suministro, que cuenta con la habilitación vigente para su comercialización y suministro, de conformidad con la modalidad correspondiente del programa Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) – Direct Partner y las condiciones establecidas por Microsoft. Para tal efecto, el contratista deberá aportar documentación oficial emitida o reconocida por Microsoft que permita verificar la vigencia de dicha habilitación. Esta deberá mantenerse vigente durante el período en que el contratista suministre a Conare las licencias, suscripciones o servicios correspondientes.
• En caso de que Microsoft modifique la denominación, modalidad o requisitos de su programa de comercialización, el contratista deberá acreditar la condición, certificación, acreditación o autorización equivalente o similar que lo habilite para suministrar los productos y servicios requeridos por Conare.
• En caso de que Conare determine realizar dicha adquisición por medio del contratista, este deberá presentar una proforma, que indique los precios de las licencias, suscripciones y servicios Microsoft específicamente asociados a la solución SORE que puedan ser requeridos durante la ejecución contractual, indicando, como mínimo: producto o servicio, modalidad de licenciamiento, unidad de medida, cantidad, período de vigencia, precio unitario, impuestos aplicables y precio total.
• La presentación de esta proforma no implica obligación de Conare de adquirirlos del contratista, quedando a criterio de Conare determinar, de acuerdo con sus necesidades y condiciones de contratación, si procede su adquisición.
• La estimación anual para este servicio es de cinco millones de colones (₡5.000.000). Los servicios y costos estimados asociados a las licencias, suscripciones y servicios cloud que eventualmente podrán ser adquiridos en el marco de la contratación se detallan a continuación. Para determinar estos valores se utilizó como referencia la calculadora de precios de Microsoft Azure (Microsoft Azure Pricing Calculator) y la base de precios publicados por Microsoft.

 

Servicio cloud	Costo anual estimado
Azure Windows Server – Máquina virtual	$1,681.92
Microsoft Fabric – Capacity F4	$6,307.20
Azure Data Lake Storage Gen2 / Blob Storage	$471.12
Azure Front Door / WAF	$70.80
Azure Key Vault	$36.00
Azure Monitor / Log Analytics	$180.00
Power BI Pro (2 Licencias)	$144.42

 

Los servicios indicados corresponden a una estimación de las necesidades potenciales de consumo y su adquisición estará sujeta a los requerimientos efectivamente determinados durante la ejecución del proyecto, a la disponibilidad presupuestaria y a las condiciones establecidas en el presente pliego. Los consumos indicados son de carácter referencial y no representan un compromiso de adquisición o utilización permanente por parte de Conare.

Estos servicios y recursos de infraestructura serán utilizados de acuerdo con las necesidades de cada etapa del proyecto y podrán ser apagados, suspendidos o deshabilitados durante los períodos en que no se requiera su utilización, con el propósito de optimizar el consumo de recursos y los costos asociados.

• Cuando Conare adquiera mediante el contratista licencias, suscripciones o servicios Microsoft asociados a la solución SORE, el contratista deberá proporcionar, sin costo adicional para el Conare durante la ejecución contractual, los mecanismos y herramientas necesarios para el seguimiento de su utilización, consumo y costos asociados, incluyendo, como mínimo:
  1. El registro, seguimiento y trazabilidad de tiquetes de servicio.
  2. El seguimiento del consumo y utilización de los servicios y recursos de Microsoft Azure y demás servicios Microsoft asociados a la solución, incluyendo, cuando corresponda, Microsoft Fabric, almacenamiento, servicios de monitoreo y otros recursos contratados.

• La consulta de información relacionada con el consumo, utilización y costos asociados a los servicios y recursos adquiridos mediante el contratista, de acuerdo con las capacidades disponibles en las herramientas de administración, monitoreo y gestión de Microsoft.

1. La generación o disponibilidad de reportes que permitan a Conare dar seguimiento al consumo de los servicios contratados, así como identificar variaciones significativas en su utilización.
2. La disponibilidad de la información necesaria para que Conare pueda verificar el consumo actual e histórico de los servicios y recursos Microsoft suministrados mediante el contratista, así como contrastarlo con las condiciones económicas aplicables a los servicios efectivamente suministrados.
3. Cuando los servicios o recursos se encuentren implementados en el tenant de Microsoft de Conare, el seguimiento deberá realizarse mediante los mecanismos de administración, monitoreo y consulta disponibles para Conare y con los niveles de acceso que Conare autorice al contratista.

 

 

MANUALES Y CAPACITACION

 

El contratista deberá elaborar y entregar los manuales necesarios para garantizar la correcta utilización, administración funcional y operación de la solución por parte de los diferentes perfiles de usuario definidos por la institución. Como mínimo, deberá entregar:

 

1. Manual de administración

 

Deberá describir las actividades asociadas a la administración de la solución, incluyendo la gestión de usuarios, roles, permisos, catálogos, parámetros, flujos de trabajo, contenido informativo, configuraciones generales y demás funcionalidades administrativas disponibles.

 

1. Manual de usuario

 

• Deberá documentar los procesos y funcionalidades disponibles para los distintos perfiles de usuario de la solución, incluyendo, según corresponda, personas solicitantes, personal de la ORE, oficinas de registro, unidades académicas, comisiones y demás usuarios autorizados.
• Los manuales deberán incluir procedimientos operativos, diagramas, imágenes, ejemplos de uso, flujos de navegación y demás elementos que faciliten la comprensión y utilización de la solución.

 

1. Material de capacitación

 

El contratista deberá proporcionar el material utilizado durante las actividades de capacitación, incluyendo presentaciones, guías, ejercicios, demostraciones, grabaciones u otros recursos generados durante el proceso de formación.

 

1. Capacitación

 

• El contratista deberá planificar, coordinar e impartir las actividades de capacitación necesarias para garantizar la adecuada adopción, utilización y aprovechamiento de la solución por parte de los diferentes perfiles de usuario definidos por la institución.
• Como mínimo, deberá impartirse al menos una (1) sesión formal de capacitación para cada perfil de usuario identificado durante la ejecución del proyecto, con una duración mínima de dos (2) horas por sesión.
• La cantidad definitiva de sesiones, participantes, modalidad, duración y cronograma de capacitación será definida en coordinación con el administrador del contrato, de acuerdo con las características de cada perfil de usuario, la cantidad de participantes y las necesidades de adopción de la solución.
• Cuando la cantidad de usuarios, la distribución organizacional o la complejidad funcional lo requieran, el contratista deberá contemplar sesiones adicionales de capacitación. Particularmente, para los usuarios de las universidades y las unidades académicas, deberán realizarse las sesiones necesarias para garantizar una cobertura adecuada de los usuarios participantes.
• Las actividades de capacitación podrán realizarse en modalidad presencial, virtual sincrónica o una combinación de ambas, según lo determine el administrador del contrato.
• El contratista deberá entregar todo el material utilizado durante las capacitaciones, incluyendo presentaciones, guías, manuales, ejercicios, grabaciones y cualquier otro recurso generado para apoyar el proceso de formación.
• Toda la documentación y material de capacitación deberá entregarse en idioma español y en formatos DOCX y PDF.
• Los manuales y materiales de capacitación deberán corresponder a la versión final implementada de la solución. En caso de que durante el proyecto se realicen ajustes funcionales, configuraciones o cambios que afecten los procesos documentados, el contratista deberá actualizar la documentación y los materiales correspondientes antes de la aceptación final del proyecto.

 

DOCUMENTACION TÉCNICA

 

El contratista deberá elaborar y entregar la documentación técnica necesaria para garantizar la instalación, administración técnica, soporte, mantenimiento y evolución futura de la solución. Como mínimo, deberá entregar:

 

1. Manual de instalación y despliegue

 

Deberá describir los procedimientos requeridos para la instalación, configuración, actualización y despliegue de la solución en los ambientes definidos por la institución, incluyendo arquitectura tecnológica, componentes utilizados, dependencias, configuraciones, procedimientos de respaldo y recuperación, así como cualquier otro elemento requerido para su correcta implementación

 

1. Documentación técnica de la solución. Deberá incluir, como mínimo:

• Arquitectura de la solución, incluyendo componentes funcionales y tecnológicos, relaciones, dependencias, mecanismos de integración y distribución lógica y física de la plataforma.
• Diseño y documentación del modelo de datos implementado, incluyendo entidades, relaciones, catálogos, metadatos, estructuras de almacenamiento y demás elementos necesarios para comprender y administrar la información gestionada por la solución.
• Descripción de los módulos, componentes, servicios y funcionalidades implementadas, incluyendo sus responsabilidades e interacciones.
• Documentación de interfaces, integraciones, servicios web, APIs y mecanismos de interoperabilidad implementados.
• Documentación de los mecanismos de autenticación, autorización, gestión de roles y permisos, auditoría y demás controles de seguridad.
• Configuración de la infraestructura tecnológica requerida para la operación de la solución.
• Inventario de componentes tecnológicos, dependencias, versiones y licenciamientos utilizados.

 

1. Documentación de datos y analítica

 

Cuando la solución contemple componentes de integración, almacenamiento, explotación o analítica de datos, el contratista deberá entregar la documentación correspondiente, incluyendo como mínimo:

 

• Arquitectura de datos implementada.
• Repositorios de datos utilizados, incluyendo bases de datos transaccionales, Data Lakes, Data Warehouses, Data Marts o componentes equivalentes.
• Procesos de extracción, transformación y carga de datos (ETL/ELT), reglas de transformación, validaciones y mecanismos de monitoreo.
• Flujos de integración y sincronización de información entre sistemas.
• Modelos semánticos, conjuntos de datos, indicadores, métricas, reportes y tableros de control implementados.
• Componentes de inteligencia de negocios y analítica utilizados para la explotación de información institucional.
• Mecanismos de calidad, trazabilidad, linaje y gobierno de datos implementados.
• Espacios de trabajo, capacidades, pipelines, flujos de datos, modelos analíticos, configuraciones, dependencias y procedimientos necesarios para su administración, operación y evolución.
• Toda la documentación técnica deberá entregarse en idioma español y en formatos DOCX y PDF.
• La documentación técnica deberá reflejar la versión final implementada de la solución y mantenerse actualizada respecto a las configuraciones, componentes, integraciones, modelos de datos y funcionalidades efectivamente entregadas como parte del proyecto.

 

VIGENCIA DEL CONTRATO

 

• El contrato tendrá una vigencia de un año, a partir de la comunicación de la orden de inicio, con posibilidad de prórroga por un período igual, hasta un máximo de cuatro años en total. Al finalizar cada período, el contratista será evaluado por el administrador del contrato, cuyo resultado servirá de base para justificar la eventual prórroga. La continuidad del contrato estará sujeta a que los servicios hayan sido prestados de manera satisfactoria, conforme a lo establecido en el presente pliego de condiciones. En caso de que la institución decida no prorrogar el contrato, lo comunicará por escrito al contratista con la debida antelación.

 

PLAZO DE ENTREGA

 

• El contratista deberá ejecutar la totalidad de las actividades, entregables, desarrollos, configuraciones, pruebas, capacitaciones y demás obligaciones contempladas en el presente pliego de condiciones dentro del plazo contractual establecido.
• La solución deberá encontrarse implementada, operativa y formalmente entregada a satisfacción del Conare a más tardar el 29 de octubre de 2027, incluyendo la validación de los entregables definidos, la atención de observaciones críticas y el cumplimiento de los criterios de aceptación establecidos por la institución.
• Los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, soporte técnico y desarrollo evolutivo de la solución podrán ser requeridos en función de las necesidades que surjan durante el ciclo de vida de la solución, incluyendo mejoras, ajustes, ampliaciones o nuevas funcionalidades que resulten necesarias para atender cambios en las necesidades institucionales, operativas, normativas o tecnológicas, conforme a las condiciones, alcances y mecanismos de contratación establecidos en el presente pliego.

 

SERVICIO DE SOPORTE, MANTENIMIENTO Y MEJORA CONTINUA

• El contratista deberá brindar el servicio de soporte técnico, mantenimiento preventivo, correctivo y adaptativo, así como desarrollo evolutivo y mejora continua del SORE, de conformidad con las condiciones establecidas en el presente pliego de condiciones.
• El servicio se prestará bajo la modalidad de servicios según demanda, mediante dos tarifas diferenciadas, de acuerdo con la naturaleza de las actividades efectivamente ejecutadas.

 

Personal técnico

 

• El contratista deberá disponer, durante toda la vigencia del contrato, del personal técnico especializado necesario para la prestación de los servicios de soporte, mantenimiento, desarrollo evolutivo y mejora continua del SORE.
• El personal técnico que sea asignado para la ejecución de los servicios deberá cumplir, como mínimo, con los perfiles, requisitos de formación académica, experiencia profesional y demás condiciones establecidas para el personal requerido en el presente pliego de condiciones, de acuerdo con las funciones y actividades que le sean asignadas.
• Adicionalmente, el personal deberá contar con experiencia y conocimientos técnicos acordes con los componentes de la arquitectura tecnológica del SORE, incluyendo, según corresponda, desarrollo aplicativo, bases de datos, integración, gestión de identidades, almacenamiento documental, servicios cloud, datos, analítica y demás tecnologías que conformen la solución.
• El contratista deberá garantizar que el personal asignado posea las competencias necesarias para atender tanto los componentes tecnológicos existentes como aquellos que sean incorporados o modificados durante la vigencia del contrato.
• Cuando el contratista requiera sustituir a alguno de los profesionales asignados al servicio, deberá comunicarlo previamente al Conare y garantizar que la persona sustituta cumpla como mínimo con los requisitos del perfil correspondiente establecidos en el presente pliego, así como con las competencias técnicas necesarias para asumir las funciones asignadas.
• La sustitución de personal no deberá afectar la continuidad, calidad ni oportunidad de los servicios contratados.

 

Gestión de solicitudes de servicio

 

• El administrador del contrato designado por el Conare será la persona autorizada para solicitar servicios al contratista. El Conare podrá ampliar o reducir la cantidad de personas autorizadas para realizar solicitudes, previa comunicación al contratista.
• El contratista deberá proporcionar y mantener actualizado un protocolo de atención que incluya, como mínimo:

1. correo electrónico o mecanismo equivalente para el registro de solicitudes e incidentes;
2. teléfono de soporte como canal adicional de atención, cuando corresponda;
3. procedimiento o mecanismo para el reporte, seguimiento y cierre de solicitudes;
4. información de contacto del administrador del proyecto o responsable del servicio por parte del contratista, incluyendo el número de teléfono y correo electrónico. Este recurso será el punto de contacto entre el Conare y el contratista. Asimismo, será responsable de atender oportunamente los aspectos relativos al servicio solicitado, tales como:

 

1. Coordinación
2. Atención a las solicitudes de soporte, desarrollo y mantenimiento

• Solicitud de reemplazo de personal (si fuese necesario)

1. Aspectos relativos a los pagos y cualquier otra situación referente a la supervisión del personal que brinda el servicio.

 

• El contratista deberá mantener la trazabilidad de las solicitudes desde su registro hasta su cierre y proporcionar al Conare la información necesaria para verificar su atención y el consumo de horas correspondiente.

 

Alcance del servicio

• El servicio comprenderá las actividades de soporte técnico, mantenimiento preventivo, correctivo y adaptativo, desarrollo evolutivo y mejora continua requeridas para garantizar la operación, estabilidad, seguridad, disponibilidad y evolución del SORE.
• Para efectos de determinar el valor de las horas efectivamente ejecutadas, se establecen dos tarifas diferenciadas, según la naturaleza de la actividad:

 

Tarifa única 1: Soporte técnico, mantenimiento y desarrollo evolutivo del aplicativo SORE, su base datos, servicios e integraciones.

• Aplicable a las actividades relacionadas directamente con el aplicativo SORE y los componentes tecnológicos que soportan su funcionamiento transaccional, incluyendo:
  • aplicativo SORE y sus módulos funcionales;
  • solicitudes, expedientes digitales y flujos de trabajo;
  • base de datos que soporta el aplicativo, incluyendo la base de datos implementada en la infraestructura on-premise de Conare;
  • servicios, microservicios y demás componentes tecnológicos que soportan la operación del aplicativo;
  • APIs y servicios de integración;
  • mecanismos de identidad, autenticación y autorización integrados con SORE;
  • procesos y reglas de negocio;
  • formularios, validaciones, notificaciones y mecanismos de trazabilidad;
  • reportes, consultas y funcionalidades de seguimiento;
  • integraciones con otros sistemas;
  • demás componentes requeridos para el funcionamiento y evolución del aplicativo SORE, dentro del alcance de esta tarifa.

 

1. Soporte técnico y mantenimiento

 

• Comprende la atención, diagnóstico y resolución de incidentes, consultas, errores y requerimientos técnicos, así como la ejecución de actividades de mantenimiento preventivo, correctivo y adaptativo sobre las funcionalidades existentes del SORE, su base de datos, servicios e integraciones. Incluye, entre otras, las siguientes actividades:
  • diagnóstico y resolución de errores funcionales y técnicos;
  • revisión de logs y análisis del comportamiento de la aplicación;
  • revisión y atención de servicios, APIs, integraciones y procesos;
  • atención de problemas relacionados con solicitudes, expedientes digitales, documentos y flujos de trabajo;
  • soporte a formularios, validaciones, reglas de negocio, notificaciones y trazabilidad;
  • soporte a reportes, consultas y funcionalidades de seguimiento;
  • ajustes menores y configuraciones autorizadas;
  • análisis y atención de problemas de rendimiento, disponibilidad y estabilidad del aplicativo;
  • soporte y mantenimiento de la base de datos que soporta el aplicativo;
  • análisis y optimización de consultas y procesos de base de datos;
  • atención de problemas de conectividad y comunicación entre el aplicativo y la base de datos;
  • mantenimiento preventivo y correctivo de la base de datos;
  • soporte a los mecanismos de autenticación, autorización y gestión de identidades integrados con SORE;
  • aplicación de parches y actualizaciones de seguridad de los componentes comprendidos en esta tarifa;
  • atención de vulnerabilidades que afecten los componentes comprendidos en esta tarifa;
  • correcciones de compatibilidad y ajustes de configuración;
  • demás actividades de soporte y mantenimiento necesarias para preservar la adecuada operación, disponibilidad y continuidad del SORE.

 

b)     Desarrollo evolutivo y mejora continua

• Comprende el análisis, diseño, desarrollo, implementación, modificación, pruebas y optimización de funcionalidades y capacidades del SORE, requeridas para atender nuevas necesidades funcionales, operativas o tecnológicas previamente definidas, priorizadas y autorizadas por Conare. Incluye, entre otras, las siguientes actividades:

 

• desarrollo de nuevas funcionalidades y módulos;
• modificación o ampliación de funcionalidades existentes;
• creación y modificación de formularios;
• modificación de reglas de negocio y validaciones;
• mejoras de experiencia de usuario;
• modificación o creación de flujos de trabajo;
• desarrollo y modificación de reportes y consultas;
• desarrollo o modificación de APIs y servicios;
• desarrollo o modificación de integraciones;
• mejoras de los mecanismos de autenticación y autorización;
• adaptaciones derivadas de cambios normativos, operativos, organizacionales o tecnológicos;
• incorporación o actualización de componentes tecnológicos, librerías y frameworks requeridos por la evolución del aplicativo;
• modificaciones a la estructura o funcionalidades de la base de datos requeridas por los cambios evolutivos del aplicativo;
• actualización de la documentación técnica, funcional y arquitectónica asociada a las modificaciones realizadas; y
• transferencia de conocimiento relacionada con las modificaciones implementadas.

 

Tarifa única 2: Soporte especializado de datos, analítica e infraestructura cloud que forman parte de la solución

 

• Comprende las actividades relacionadas con los componentes de datos, analítica e infraestructura cloud que forman parte de la solución SORE, incluyendo:

 

• servicios cloud utilizados por la solución;
• almacenamiento de datos y documentos, incluyendo Azure Data Lake Storage Gen2 o los servicios que lo sustituyan o complementen;
• Microsoft Fabric y sus componentes;
• procesos de extracción, integración, transformación, carga y procesamiento de datos;
• flujos y mecanismos de integración e intercambio de datos implementados sobre servicios cloud;
• modelos de datos, modelos semánticos y conjuntos de datos;
• reportes, tableros e indicadores analíticos;
• metadatos, estructuras de almacenamiento y demás componentes de la plataforma de datos;
• demás componentes de datos, analítica e infraestructura cloud que formen parte de la solución SORE.

 

Soporte y mantenimiento

 

• Comprende las actividades de soporte especializado, diagnóstico, mantenimiento preventivo, correctivo y adaptativo de los componentes comprendidos en esta tarifa, Incluyendo, entre otras:

 

• administración, configuración y soporte de Microsoft Fabric y sus componentes;
• administración, configuración y soporte de Azure Data Lake Storage Gen2 y demás servicios de almacenamiento comprendidos en la solución;
• configuración, mantenimiento y soporte de los servicios cloud requeridos para la operación de la solución;
• monitoreo y diagnóstico de los servicios cloud, cuando sea requerido por Conare, incluyendo la atención de problemas relacionados con disponibilidad, rendimiento, capacidad, almacenamiento y procesamiento;
• atención de problemas en procesos de extracción, integración, transformación y carga de datos;
• soporte a los flujos y mecanismos de integración e intercambio de datos;
• soporte a modelos de datos, modelos semánticos, conjuntos de datos, reportes, tableros e indicadores analíticos;
• análisis y optimización de procesos de integración, procesamiento y explotación de datos;
• análisis del consumo, utilización y capacidad de los recursos cloud y, cuando sea requerido por Conare, ejecución de acciones o formulación de recomendaciones para su ampliación, reducción, sustitución o redistribución, procurando su uso eficiente y el control de los costos asociados;
• actualización y configuración de componentes cloud, así como aplicación de parches y medidas técnicas de seguridad previamente autorizadas;
• administración y verificación de los mecanismos de respaldo y recuperación definidos para la solución;
• administración de mecanismos de seguridad de la plataforma cloud, incluyendo accesos, roles, políticas y segmentación, de conformidad con los lineamientos establecidos por Conare;
• gestión y análisis de logs, registros de auditoría y mecanismos de trazabilidad de eventos relevantes;
• identificación, análisis y atención de vulnerabilidades relacionadas con los componentes comprendidos en esta tarifa;
• atención y gestión de incidentes relacionados con los componentes de datos, analítica e infraestructura cloud y coordinación de las acciones necesarias para su resolución; y
• demás actividades de soporte y mantenimiento necesarias para preservar la adecuada operación de los componentes de datos, analítica e infraestructura cloud de la solución SORE.

 

Desarrollo evolutivo y mejora continua

 

• Comprende el análisis, diseño, desarrollo, implementación, modificación y optimización de capacidades de datos y analítica, así como la incorporación o modificación de componentes cloud, requeridos para atender nuevas necesidades previamente definidas, priorizadas y autorizadas por Conare. Incluye, entre otras:
  • diseño y construcción de procesos de integración y transformación de datos;
  • desarrollo y modificación de procesos sobre Microsoft Fabric;
  • desarrollo y modificación de estructuras y procesos sobre Azure Data Lake Storage Gen2;
  • desarrollo y modificación de modelos de datos;
  • desarrollo y modificación de modelos semánticos;
  • creación y modificación de conjuntos de datos;
  • desarrollo y modificación de reportes, tableros e indicadores analíticos;
  • implementación de nuevas capacidades de analítica;
  • optimización de procesos de procesamiento y explotación de datos;
  • incorporación o modificación de componentes cloud requeridos por la solución;
  • adecuaciones derivadas de cambios normativos, operativos o tecnológicos;
  • actualización de documentación técnica y arquitectónica asociada a las modificaciones realizadas; y
  • transferencia de conocimiento relacionada con las mejoras implementadas.

 

Informe técnico mensual de operación y consumo cloud

 

• El contratista deberá generar y entregar mensualmente un informe técnico de operación y consumo de la infraestructura cloud, como parte de las obligaciones de seguimiento y control establecidas en el contrato. La elaboración y entrega de este informe no generará por sí misma un consumo adicional de horas, salvo que Conare solicite expresamente trabajos adicionales de análisis, diagnóstico, optimización o elaboración de informes especiales. El informe deberá incluir, como mínimo:

1. Estado y operación de la infraestructura
2. Estado general de la infraestructura y de los principales servicios cloud utilizados por la solución.
3. Uso y capacidad de los principales recursos y servicios.

• Riesgos operativos, de seguridad o de capacidad identificados.

1. Recomendaciones de mejora relacionadas con rendimiento, seguridad, disponibilidad, capacidad y utilización de los recursos.
2. Consumo y costos cloud
3. Desglose del consumo por servicio cloud utilizado.
4. Identificación del consumo por ambiente: desarrollo, pruebas y producción.

• Identificación y explicación de desviaciones relevantes en el consumo.
• La información contenida en los informes de consumo y costos deberá ser consistente con los registros disponibles en el tenant de Conare y con la información generada por los servicios cloud utilizados por la solución.
• El contratista deberá facilitar, cuando sea requerido por Conare, la configuración de mecanismos de consulta, reporte o exportación que permitan verificar y conciliar el consumo de los recursos cloud y los costos asociados.

 

Consumo del servicio

 

• El servicio se prestará bajo la modalidad de servicios según demanda, cuyo consumo se realizará mediante solicitudes registradas a través de los mecanismos establecidos para tal efecto.
• De acuerdo con su naturaleza, las solicitudes se clasificarán como incidentes, solicitudes de servicio o requerimientos de desarrollo evolutivo y mejora continua. Esta clasificación determinará el mecanismo de atención, los controles de autorización y cuando corresponda, la estimación previa de horas.

 

1. Gestión de incidentes y solicitudes de servicio

 

• Comprende la atención de eventos que provoquen o puedan provocar una interrupción, degradación o afectación de la disponibilidad, funcionamiento o desempeño del SORE, cuyo objetivo principal sea restablecer la operación normal del servicio en el menor tiempo posible.

 

• La gestión de los incidentes se realizará conforme a las siguientes condiciones:

 

1. El administrador del contrato o las personas autorizadas por este deberán registrar y reportar el incidente al contratista mediante los canales establecidos.
2. El contratista deberá iniciar la atención del incidente de acuerdo con su prioridad y los tiempos de respuesta establecidos en el contrato, sin requerir una estimación ni aprobación previa de horas para iniciar las actividades de diagnóstico, contención y recuperación del servicio.

• El contratista deberá ejecutar las actividades necesarias para diagnosticar el incidente, contener sus efectos y restablecer la operación normal del servicio.

1. Una vez restablecido el servicio, el contratista deberá remitir un reporte que incluya, como mínimo, la descripción del incidente, las actividades realizadas, la causa identificada, cuando sea posible determinarla, la solución implementada, la fecha y hora de atención, el estado final, la tarifa aplicable y las horas efectivamente utilizadas.
2. Si durante la atención se determina que la solución requiere desarrollo de nuevas funcionalidades, modificación sustancial de funcionalidades existentes, cambios que excedan la recuperación del servicio o actividades que requieran planificación, dichas actividades deberán gestionarse como una solicitud de servicio o un requerimiento de desarrollo evolutivo, según corresponda.
3. El administrador del contrato, en coordinación con el ATIC cuando corresponda, dará seguimiento a la atención y recuperación del servicio.

• Una vez verificado el restablecimiento del servicio y la conformidad de la atención, el administrador del contrato aprobará el cierre del incidente.
• Cuando la atención corresponda a la corrección de un defecto, error, incumplimiento funcional o desviación atribuible a trabajos previamente realizados por el contratista y se encuentre dentro del período de garantía establecido en el contrato, las actividades requeridas para su corrección no generarán costo adicional para el Conare.

1. Gestión de solicitudes de servicio

 

• Comprende la atención de consultas, configuraciones, parametrizaciones, ajustes menores, actividades de mantenimiento, soporte técnico y demás requerimientos relacionados con funcionalidades existentes del SORE, que no correspondan a un incidente.

 

• La gestión de estas solicitudes se realizará conforme a las siguientes condiciones:

 

1. El administrador del contrato o las personas autorizadas por este deberán registrar y remitir la solicitud al contratista mediante los canales establecidos.
2. El contratista deberá analizar la solicitud y determinar las actividades necesarias para su atención.

• Cuando la solicitud corresponda a una atención ordinaria y de alcance conocido, que pueda ser resuelta mediante las actividades habituales de soporte, configuración, parametrización o mantenimiento, el contratista podrá ejecutarla sin requerir una estimación previa, registrando las horas efectivamente utilizadas.

1. Cuando la solicitud requiera un esfuerzo significativo, modificación de componentes, desarrollo, pruebas, varias actividades técnicas o un alcance que no pueda determinarse razonablemente al momento de su registro:
   • El Conare podrá utilizar, para estos efectos, una plantilla de historia de usuario, especificación funcional, formulario de requerimiento o cualquier otro mecanismo institucional definido para documentar la necesidad.
   • El contratista deberá presentar previamente una propuesta de atención que incluya, como mínimo, las actividades requeridas, la estimación de horas, la tarifa aplicable y el plazo previsto.
2. Las actividades sujetas a estimación previa no podrán iniciarse hasta contar con la aprobación del administrador del contrato.
3. Una vez concluida la atención, el contratista deberá remitir un reporte con la descripción de las actividades realizadas, solución implementada, tarifa aplicada y horas efectivamente utilizadas.

• El administrador del contrato verificará la conformidad de los trabajos y aprobará el cierre de la solicitud.

 

1. Desarrollo evolutivo y mejora continua de la solución

 

• Comprende las actividades destinadas a incorporar nuevas funcionalidades, ampliar o modificar las capacidades existentes del SORE, desarrollar nuevos componentes, implementar nuevas integraciones o realizar mejoras que requieran análisis, diseño, desarrollo, pruebas e implementación planificada.

 

• La atención de estos requerimientos estará sujeta a estimación y aprobación previa, conforme a las siguientes condiciones:

 

1. El administrador del contrato remitirá al contratista la descripción o especificación del requerimiento. Conare podrá utilizar, para estos efectos, una plantilla de historia de usuario, especificación funcional, formulario de requerimiento o cualquier otro mecanismo institucional definido para documentar la necesidad.
2. El contratista realizará el análisis correspondiente y presentará una propuesta de atención que incluya, como mínimo:
   • alcance de los trabajos;
   • actividades previstas;
   • entregables;
   • tarifa aplicable;
   • estimación de horas;
   • plazo estimado de ejecución;
   • dependencias o condiciones necesarias;

• El administrador del contrato, en coordinación con el ATIC cuando corresponda, analizará la propuesta y podrá solicitar aclaraciones o ajustes.

1. Ninguna actividad que implique consumo de horas podrá iniciarse sin la aprobación previa del administrador del contrato.
2. Durante la ejecución, el administrador del contrato podrá establecer mecanismos de seguimiento, reuniones de control, validaciones parciales, entregas intermedias e informes de avance, de acuerdo con la complejidad del requerimiento.
3. Una vez concluida la implementación, el contratista deberá apoyar las pruebas funcionales y técnicas requeridas para verificar el cumplimiento de los requisitos y criterios de aceptación.

• Cualquier defecto, error, incumplimiento funcional o desviación respecto de los requerimientos aprobados que sea atribuible a los trabajos realizados por el contratista deberá ser corregido sin costo adicional para el Conare y sin consumo de horas de la bolsa.
• La solicitud se considerará finalizada una vez que el administrador del contrato otorgue la conformidad de los trabajos y entregables correspondientes.

 

Aplicación de tarifas

• Para efectos de facturación, se aplicará la tarifa que corresponda a la naturaleza de las actividades efectivamente ejecutadas:

1. a) Tarifa 1: soporte técnico, mantenimiento y desarrollo evolutivo del aplicativo SORE, su base de datos, servicios e integraciones;
2. b) Tarifa 2: soporte especializado de datos, analítica e infraestructura cloud que forma parte de la solución SORE.

• La clasificación de una solicitud como incidente, solicitud de servicio o desarrollo evolutivo no determina por sí misma la tarifa aplicable. La tarifa dependerá de los componentes tecnológicos sobre los cuales se ejecuten las actividades.
• Cuando una misma solicitud comprenda actividades correspondientes a ambas categorías, el contratista deberá identificar y desglosar las actividades y horas correspondientes a cada tarifa.

 

Priorización y tiempos de respuestas

• Conare definirá la prioridad de los incidentes y solicitudes de acuerdo con su impacto operativo, funcional, técnico o sobre la información institucional.

 

Prioridad	Tiempo máximo para iniciar la atención
Muy alta: Crítica	4 horas
Alta: Grave	24 horas
Media: Normal	72 horas
Baja: Planificada	Según programación acordada

 

• Los criterios de clasificación podrán comprender:
  • Crítica: interrupción total del servicio, indisponibilidad de componentes críticos o imposibilidad de ejecutar procesos esenciales del SORE.
  • Grave: afectación significativa o degradación importante, sin impedir la continuidad de los procesos críticos.
  • Normal: afectación menor, sin impacto significativo en la continuidad de la operación.
  • Planificada: actividades que, por su naturaleza, pueden programarse previamente y no corresponden a una interrupción o afectación del servicio.

 

• El tiempo máximo para iniciar la atención corresponde al plazo máximo para iniciar las actividades de análisis, diagnóstico técnico, intervención o ejecución de acciones relacionadas con la solicitud reportada.

 

Horario de cobertura y tiempo de inicio de atención

1. Registro y reporte de solicitudes

• El Conare podrá registrar y reportar incidentes y solicitudes de servicio las veinticuatro (24) horas del día, los siete (7) días de la semana (24/7), mediante los canales y mecanismos establecidos para la gestión del servicio.
• Los mecanismos establecidos para el registro y reporte de incidentes y solicitudes estarán disponibles 24/7.
• La fecha y hora de registro constituirá la referencia para identificar el momento en que Conare comunicó el incidente o requerimiento.
• La disponibilidad para registrar o reportar una solicitud no implica la prestación de un servicio permanente ni la presencia continua de personal del contratista, dado que el servicio se presta bajo la modalidad de atención según demanda.

 

1. Horario ordinario de atención

• El horario ordinario para el inicio de la atención de los servicios será de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., de lunes a viernes, en días hábiles del Conare.
• El contratista deberá iniciar la atención de los incidentes de acuerdo con el nivel de prioridad asignado y dentro de los tiempos máximos establecidos en el contrato.
• Los reportes registrados fuera del horario ordinario de atención iniciarán el cómputo del tiempo para el inicio de atención a partir de las 8:00 a.m. del siguiente día hábil, salvo aquellos que, por su nivel de prioridad, requieran expresamente atención fuera de dicho horario. En estos casos, la atención fuera del horario ordinario deberá ser coordinada y acordada de común acuerdo entre el contratista y el ATIC, considerando la naturaleza y prioridad del incidente, las actividades requeridas y la disponibilidad de los mecanismos de acceso y recursos necesarios.

 

1. Actividades que requieren coordinación con Conare

• Las actividades que requieran la participación, coordinación, validación, autorización o disponibilidad de personal del Conare deberán programarse dentro del horario que establezca el Conare para tales efectos, preferentemente entre 7:30 a.m. y 4:00 p.m., de lunes a viernes, en días hábiles. Esto incluye, entre otras:
  • reuniones de coordinación y seguimiento;
  • pruebas funcionales y técnicas;
  • validaciones y aceptación de cambios;
  • actividades de mantenimiento planificado;
  • implementación de modificaciones;
  • capacitación y transferencia de conocimiento; y
  • cualquier otra actividad que requiera participación directa del personal del Conare.
• Este horario corresponde a la disponibilidad para coordinación con Conare y no limita la ejecución de actividades técnicas que el contratista pueda realizar de manera autónoma, ni constituye un horario de disponibilidad permanente del personal del contratista.

 

1. Acceso a infraestructura on-premise

• Cuando las actividades requieran acceso a la infraestructura tecnológica on-premise del Conare, el contratista deberá utilizar los mecanismos de conectividad, autenticación y seguridad establecidos por el Conare.
• El acceso remoto estará sujeto a los horarios, condiciones, restricciones y controles de seguridad vigentes definidos por el Conare, los cuales podrán modificarse por razones técnicas, operativas o de seguridad.
• Actualmente, el acceso remoto mediante VPN se encuentra habilitado ordinariamente de 7:00 a.m. a 6:00 p.m., de lunes a viernes, en días hábiles. Esta referencia corresponde a la condición vigente al momento de formalización del contrato y no constituye un horario contractual fijo, por lo que Conare podrá modificarlo durante la vigencia contractual.

 

1. Componentes cloud

• Comprende las actividades relacionadas con la administración, soporte, configuración, monitoreo y mantenimiento de los servicios cloud que forman parte de la solución SORE, incluyendo Microsoft Fabric, Azure Data Lake Storage Gen2 y demás servicios asociados.
• Para la prestación de estos servicios, Conare podrá proporcionar al contratista, previa autorización, los accesos necesarios a los recursos cloud que formen parte de la solución, de conformidad con las políticas, procedimientos y controles de seguridad institucionales.
• Los accesos serán otorgados de acuerdo con el principio de mínimo privilegio, considerando las funciones y responsabilidades asignadas al personal del contratista y podrán gestionarse mediante Microsoft Entra ID, grupos de seguridad, roles, listas de control de acceso (ACL) u otros mecanismos de seguridad definidos por Conare.
• El acceso otorgado se limitará a los recursos necesarios para la ejecución de las actividades contratadas y no implicará acceso general al tenant, suscripciones, recursos o servicios de Conare.
• Conare podrá modificar, suspender o revocar los accesos otorgados cuando existan razones de seguridad, administrativas, técnicas o contractuales.
• El acceso a los servicios cloud no estará sujeto a las restricciones horarias del acceso mediante VPN a la infraestructura on-premise, salvo cuando una actividad específica requiera acceder a recursos o servicios ubicados en dicha infraestructura.

 

Ambientes y gestión de cambios

• Toda modificación deberá realizarse inicialmente en el ambiente de desarrollo y posteriormente en el ambiente de pruebas.
• Una vez verificado su funcionamiento y obtenida la aprobación correspondiente, podrá implementarse en producción.
• Los cambios en producción deberán ejecutarse de manera planificada, con coordinación previa con el personal técnico del Conare y durante una ventana acordada.
• El contratista deberá participar en las sesiones de seguimiento, validación y aceptación que sean requeridas.

 

Control y seguimiento del consumo del servicio

 

• El Conare establecerá un mecanismo de control que permita a Conare verificar la trazabilidad de las horas utilizadas, desde el registro y aprobación de la solicitud hasta su ejecución, validación, cierre y facturación.
• El contratista deberá utilizar el mecanismo definido por Conare y mantener actualizada, completa y consistente la información correspondiente a las actividades ejecutadas.
• Cada incidente, solicitud, requerimiento o actividad ejecutada con cargo al presente contrato deberá contar con un identificador único. Dicho identificador deberá mantener trazabilidad de las actividades asociadas.
• Para las actividades de desarrollo evolutivo y mejora continua, el identificador podrá corresponder al identificador de la historia de usuario asociada al requerimiento.
• Cuando una misma solicitud, requerimiento o actividad comprenda trabajos correspondientes a ambas tarifas establecidas en el contrato, el contratista deberá generar registros diferenciados para cada tarifa, utilizando el mismo identificador, de manera que se puedan identificar claramente las actividades realizadas, las horas utilizadas y la tarifa aplicable a cada una.
• La aplicación de la tarifa se determinará según la naturaleza de cada actividad efectivamente ejecutada y no únicamente por el identificador o requerimiento al que esta se encuentre asociada. Por tanto, un mismo requerimiento podrá generar horas imputables a ambas tarifas, siempre que las actividades realizadas correspondan efectivamente a los alcances definidos para cada una.
• Para efectos de control y trazabilidad, el mecanismo de registro deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
• identificador de la solicitud;
• tipo (incidente, solicitud, requerimiento) y prioridad;
• fecha de registro, inicio de atención y cierre;
• descripción general del caso;
• Descripción general de las actividades;
• cantidad de horas utilizadas;
• tarifa aplicada;
• monto;
• Estado de la solicitud (registrada, en desarrollo, en pruebas, cerrada u otro estado aplicable).
• entregables asociados, cuando corresponda;
• cualquier otra información requerida para verificar la ejecución contractual.
• El administrador del contrato podrá solicitar en cualquier momento información adicional para verificar la correcta ejecución de los servicios.

Documentación y transferencia de conocimiento

• Toda modificación significativa realizada al SORE deberá quedar debidamente documentada.
• El contratista deberá actualizar, según corresponda, la documentación técnica, funcional, arquitectónica, de configuración, operación e integración que resulte afectada por los trabajos realizados.
• Cuando la naturaleza de los trabajos lo requiera, deberá realizar actividades de transferencia de conocimiento al personal técnico designado por el Conare.

 

Garantía de los servicios del servicio de soporte y mantenimiento

• El contratista será responsable por la calidad y conformidad de los trabajos realizados.
• Los servicios y desarrollos ejecutados deberán cumplir los requerimientos, criterios de aceptación y condiciones establecidos por Conare.
• Se establece una garantía de tres (3) meses calendario contados a partir de la recepción conforme del trabajo, para el servicio de soporte y mantenimiento.
• Durante dicho período, cualquier error, defecto o incumplimiento atribuible al trabajo ejecutado deberá ser corregido por el contratista sin costo adicional para el Conare.

 

Presupuesto para el servicio de análisis, diseño, desarrollo e implementación de la solución SORE.

 

El presupuesto estimado para el servicio de análisis, diseño, desarrollo e implementación de la solución SORE es de ¢55.477.458,40.

 

Presupuesto para el servicio de soporte, mantenimiento y desarrollo evolutivo

 

El presupuesto anual estimado para el mantenimiento y desarrollo evolutivo es de ¢10.000.000,00, a consumir según demanda, con una proyección similar para los siguientes periodos presupuestarios, sin embargo, su asignación está sujeta a la aprobación presupuestaria institucional. Se emitirá una orden de compra abierta por período anual presupuestario, de la cual se descargará cada factura presentada por parte del contratista.

SECCION I LLAMADO A COTIZAR Y CONDICIONES GENERALES

 

1. El Consejo Nacional de Rectores (Conare) recibirá ofertas de manera electrónica, por medio de la plataforma SICOP, para la contratación del servicio de análisis, diseño, desarrollo, implementación, soporte y mantenimiento del sistema de reconocimiento y equiparación de grados y títulos del Conare (SORE).

 

1. La oferta se redactará en idioma español y deberá estar firmada por el oferente o su representante autorizado.

 

1. Cuando el oferente sea una persona jurídica, deberá acreditar su existencia mediante certificación notarial, certificación literal expedida por el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional u otro documento oficial idóneo que demuestre dicha condición, siempre que se encuentre vigente. Si estos documentos constan en el Registro de Proveedores de SICOP, no será necesario aportarlos, siempre y cuando su contenido sea exacto y esté vigente, lo cual basta que el oferente lo indique expresamente en su oferta.

 

1. La sola presentación de la oferta se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con la Administración con pleno sometimiento a las normas de la Ley General de Contratación Pública y de su Reglamento, así como a las condiciones generales, las condiciones especiales y las especificaciones de este pliego de condiciones y a las disposiciones reglamentarias pertinentes.

 

1. Dos o más personas, físicas o jurídicas, pueden complementar sus antecedentes y experiencia, por medio de la presentación de una oferta en consorcio, aportando el acuerdo consorcial en el sistema digital unificado; el documento original en caso de haberse suscrito de manera digital o copia certificada si éste fue emitido de forma física. Ese contendrá, al menos, los términos que regularán las relaciones entre las partes y sus relaciones con la Administración, según lo dispuesto en el artículo 129 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública. La responsabilidad entre las partes de este acuerdo será solidaria y le podrá ser reclamada indistintamente a cualquiera de ellos, en su totalidad.
2. Para los efectos de la oferta se adjuntan las condiciones técnicas requeridas. Con la sola presentación de su oferta se entenderá que el oferente acepta conocer las dimensiones, características técnicas del objeto contractual de esta licitación.

 

1. Si algún oferente tiene dudas referentes al pliego de condiciones, encuentra contradicciones u omisiones, deberá notificarlo por escrito en SICOP, durante los tres días hábiles siguientes a la publicación de la licitación. Si no fueran presentadas dentro de ese plazo quedará entendido que el oferente formulará la oferta considerando la condición o interpretación más favorable para el Conare.

 

1. El Conare, por sí mismo o a solicitud de un oferente podrá introducir aclaraciones, correcciones o modificaciones a este pliego de condiciones, las que se comunicarán por los mismos medios en los que fue publicada la convocatoria de esta licitación, hasta dos días hábiles antes de la fecha señalada para la apertura de las ofertas. Si a juicio del Conare una modificación introdujere una alteración importante en la concepción original del objeto de esta licitación, el plazo señalado para recibir ofertas se ampliará conforme lo establece el Reglamento de la Ley de Contratación Pública.

 

1. El oferente debe encontrarse inscrito, activo y al día en los pagos de las cuotas obrero-patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social y del Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (Fodesaf) e impuestos ante la Dirección General de la Tributación Directa. La Administración realizará las verificaciones correspondientes.

 

1. La administración asume que el oferente al estar registrado como proveedor de bienes, servicios y obras en el SICOP, mantiene vigente las declaraciones juradas previstas en el artículo 18 y 29 de la Ley General de Contratación Pública tanto para oferentes como para subcontratistas, por lo tanto, deberá indicar en su oferta que la información contenida en las declaraciones juradas se mantiene invariable.

 

1. En los casos cuando corresponda la ejecución de la contratación mediante la figura de la subcontratación, el oferente debe indicar el listado del (los) subcontratista(s) y el objeto de la subcontratación. Debe indicar el porcentaje de participación del (los) subcontratista (s) el cual no podrá superar el 50% del monto total de la oferta.  El (los) subcontratista (s) no relevará la responsabilidad del contratista en las obligaciones y compromisos de la ejecución contractual.

 

1. De conformidad con el artículo 31 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, tanto el oferente como el subcontratista deben estar debidamente registrados en la plataforma electrónica de compras SICOP.  Así mismo, deberá tener la condición de trabajador independiente/patrono ante la CCSS según corresponda y encontrarse al día con la seguridad social y en materia tributaria nacional. 

 

1. Para esta contratación no se están solicitando documentos que puedan catalogarse como información sensible, por lo que se les solicita a los oferentes no registrar en SICOP la oferta como confidencial. En el caso que un oferente considere que la información aportada es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el sistema digital unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo preceptuado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública. Dentro de los cinco días hábiles siguientes a la advertencia de confidencialidad, mediante acto motivado, la Administración señalará si procede o no la declaratoria de confidencialidad y, en caso de que así proceda, realizará un resumen del contenido de los documentos sin revelar los aspectos confidenciales e indicará por cuánto plazo ha de mantenerse esta. Durante el lapso de los cinco días antes señalado, la información se tendrá como confidencial.

 

SECCIÓN IV SISTEMA DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

 

1. Con las ofertas admisibles para una eventual adjudicación, se procederá a realizar la calificación de cada oferta bajo la siguiente metodología de evaluación:

 

Ítem	Descripción del factor	Puntaje
1	Precio	70
2	Experiencia Específica	30

 

A continuación, se describirá cada uno de los factores y la forma de evaluación:

 

PRECIO

 

El precio a evaluar será el precio total del servicio para el análisis, diseño, desarrollo e implementación de la solución SORE, de acuerdo con lo solicitado en el punto 14 del pliego, el oferente que presente el menor precio total se le denominará oferta base y obtendrá el puntaje máximo, para las restantes ofertas se aplicará la siguiente fórmula:

 

FP= (P_min/P_x) x 70

Dónde:

 

FP= Puntaje obtenido por la empresa para el factor precio

P_min= Precio total de la oferta con el monto total más bajo

P_x= Precio total ofrecido por la oferta en evaluación

 

1. La Administración utilizará las siguientes bandas de tolerancia para determinar la razonabilidad del precio:

 

Banda inferior: ¢52.703.585,48

Precio de referencia: ¢55.477.458,40

Banda superior: ¢66.572.950,08

 

Para las ofertas fuera de estas bandas, la Administración realizará las indagaciones correspondientes en apego con el artículo 106 del RLGCP.

 

EXPERIENCIA ESPECIFICA

 

A partir del cuarto contrato que cumpla con lo solicitado en el punto 19 sección III del pliego de condiciones, se asignará por cada contrato 5 puntos, hasta alcanzar un máximo de 30 puntos.

 

SECCION V DEL ADJUDICATARIO Y CONTRATISTA

 

1. La Administración realizará el estudio formal y técnico, evaluación de ofertas y razonabilidad de precio, para una eventual adjudicación. El Conare se reserva el derecho de verificar la veracidad y autenticidad de la información contenida en la oferta. Como consecuencia de lo anterior, de llegarse a determinar la existencia de información falsa descalificará al oferente.

 

1. El plazo de adjudicación de esta contratación será de dieciséis días hábiles o un plazo mayor por motivos de fuerza mayor o interés público para lo cual se dejará constancia en el expediente mediante resolución motivada.

 

1. Se adjudicará a la oferta con el puntaje más alto de acuerdo con la metodología de evaluación aplicada. En caso de empate, se adjudicará la oferta que demuestre ser una PYME de acuerdo con el servicio solicitado, si persiste el empate se aplicaran los siguientes criterios de desempate: a) Menor precio total. b) Mayor cantidad de contratos de experiencia específica. De persistir el empate se convocará a las partes para decidir la adjudicación mediante la suerte y se levantará un acta al respecto.

 

1. La Administración se reserva el derecho de adjudicar de acuerdo con la disponibilidad presupuestaria, así como declarar infructuosa la contratación si se considera que ninguna oferta conviene a sus intereses o desierta con fundamento en el interés público. También se reserva para su aplicación al momento de la adjudicación las facultades contenidas en el artículo 104 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, en tanto la oferta favorecida se ajuste al contenido presupuestario.

 

1. La garantía de cumplimiento deberá ser rendida electrónicamente a través de SICOP, por un monto equivalente a un ocho (8%) por ciento del monto adjudicado dentro de los ocho días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación, la cual deberá tener una vigencia mínima de doce meses. La garantía se rendirá en su equivalente en moneda nacional al día anterior de la presentación de la oferta, mediante depósito de bono de garantía del INS, o por cualquiera de los bancos del Sistema Bancario Nacional; certificados de depósito a plazo, bonos del Estado o de sus instituciones debidamente endosados; del Sistema Bancario Nacional o depósito, todos a la orden del Conare, cuenta cliente 15100010010547684 con cedula jurídica 3-007-045437 cuenta corriente número 100-01-000-054768-7 del Banco Nacional de Costa Rica.

 

1. Presupuesto detallado. El adjudicatario debe presentar el presupuesto detallado de conformidad con el artículo 103 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública, debe contener al menos los elementos que se detallan en la siguiente tabla:

 

Concepto	Valor Absoluto	Valor Porcentual	Índice de Reajuste	Emisor
Costos Directos
Mano de obra: salarios
Mano de obra: cargas sociales
Insumos (materiales)
Insumos (equipos y herramientas)
Subcontratos (cuando aplique)
Costos Indirectos
Insumos
Mano de obra
Imprevistos			*Imprevistos y utilidad no se reajustan.
Utilidad
Total		100%*

 

*El porcentaje correspondiente al IVA no forma parte del desglose porcentual del precio.

**Es de carácter obligatorio que la suma de las cargas sociales represente el porcentaje de aporte mínimo vigente y establecido por la Caja Costarricense de Seguro Social, mismo que se calculará sobre el monto que sumen los salarios.

De conformidad con lo establecido en el artículo 13 del Reglamento de Reajuste de Precios en Obra Pública y Revisión de Precios en Contratos de Bienes y Servicios N°44937-H-MICITT-MIDEPLAN, el adjudicatario deberá indicar en el presupuesto detallado la vinculación de los índices de precios aportados en su oferta, asociándolo a cada uno de los costos directos e indirectos de dicho presupuesto. Una vez verificada la información, la Proveeduría emitirá la No Objeción a la pertinencia de los índices de precios mediante resolución de acto motivado. 

El adjudicatario debe presentar una declaración jurada que acredite la veracidad y pertinencia de la información aportada en el presupuesto detallado sobre los índices de precios a utilizar y las fuentes oficiales, indicando al menos los aspectos regulados en los artículos 9 y/o 12 del Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

 

La Proveeduría otorgará hasta un máximo de dos prevenciones de subsanación en caso de un único oferente evaluado, para corregir los defectos tantos en los índices como en el presupuesto detallado. De persistir el defecto en este punto, la proveeduría emitirá una resolución administrativa que indicará que, en el supuesto de presentar un reclamo de revisión de precios por parte del contratista, no se podrá tramitar su reconocimiento hasta en el tanto no subsane correctamente previo a la no objeción de la administración.

 

1. El adjudicatario debe presentar la constancia de la póliza de riesgos laborales vigente, la cual debe cubrir al personal que participará en la ejecución del contrato. En caso de actualización o renovación de la póliza, se debe presentar al administrador del contrato la copia de esta inmediatamente se renueve. La póliza deberá mantenerse vigente durante la prestación del servicio.

 

1. Patente municipal. De conformidad con el artículo 88 del Código Municipal, el adjudicatario deberá contar la licencia municipal (patente) atinente y relacionada con el objeto contractual, así como también encontrarse al vigente y al día con el pago de este tributo, debe aportar la documentación correspondiente. La suspensión, inhabilitación por parte del gobierno municipal o mora que detecte esta administración, implicará la insubsistencia de dicha adjudicación o bien será motivo de resolución contractual previo debido proceso en fase de ejecución.

 

1. De conformidad con la Ley General de Salud y el Reglamento para Autorizaciones y Permisos Sanitarios de Funcionamiento otorgados por el Ministerio de Salud, el adjudicatario debe presentar copia del respectivo permiso y deberá estar vigente. En caso de ofertas en consorcio, cada integrante debe cumplir con este requisito.

 

1. El adjudicatario que no comparezca dentro de los ocho días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación en este pliego de condiciones u omita rendir durante ese plazo la garantía de cumplimiento o demás documentación solicitada, se procederá a adjudicar al segundo mejor posicionado con su oferta económica y así sucesivamente.

 

1. Insubsistencia de la contratación. Se entenderá por insubsistente la contratación con las causales indicadas en el artículo 52 de la Ley General de Contratación Pública, para ello la administración podrá optar por las ofertas subsiguientes para una eventual readjudicación mediante resolución motivada.

 

1. La administración a través de la Proveeduría Institucional emitirá la orden de inicio de la ejecución contractual dentro de los quince días hábiles siguientes una vez que cuente con la aprobación interna según corresponda.

 

1. Administrador del Contrato: La administración del contrato estará bajo la responsabilidad de la encargada de la oficina de Reconocimiento y Equiparación (ORE), con el apoyo técnico del ATIC, quien tendrá dentro de sus responsabilidades:

 

• El seguimiento al cumplimiento de las pólizas y cargas sociales del contratista durante la vigencia del contrato.
• Sustitución de personal.
• Supervisar el cumplimiento de los términos y condiciones estipulados en este pliego de condiciones.
• Velar por cumplimiento de los hitos y los entregables definidos en el cronograma del proyecto.
• Avalar solicitudes de cambio.
• Revisar y aprobar los productos entregados por el contratista, validando que la calidad sea la esperada.
• Evaluar el desempeño del contratista y gestionar recomendaciones de mejora.
• Facilitar la comunicación entre el contratista y los grupos de interés.
• Gestionar la disponibilidad del personal clave para las actividades de levantamiento y validación de necesidades.
• Asegurar que las decisiones y ajustes en el proyecto sean comunicados oportunamente a los interesados.

 

El contratista estará obligado a ofrecerle todas las facilidades necesarias para el ejercicio de la fiscalización que estás mantendrán durante la ejecución del contrato.

1. El contratista deberá asistir a las reuniones que sean convocadas por el administrador del contrato. Los gastos concernientes a viáticos por traslado, alimentación o estacionamientos en que debiera incurrir para el cumplimiento de las tareas asignadas correrán por cuenta y riesgo exclusivos del contratista. El Conare no reconocerá ningún costo adicional que no haya sido incluido en el precio ofertado por dichos gastos.

 

1. En el caso que sea necesario, el administrador del contrato podrá solicitar la sustitución de personal asignado a Conare, en dicho caso, el contratista se compromete a remplazar dicho recurso, con las habilidades y competencias necesarias, en un plazo no superior a 15 días hábiles.

 

1. Si el contratista requiere sustituir a un profesional durante la ejecución del contrato, deberá informar y solicitar la aprobación previa del administrador del contrato. El candidato propuesto deberá cumplir con el perfil requerido.

 

1. El contratista acepta la supervisión y vigilancia del administrador del contrato según corresponda y atender las observaciones y/o recomendaciones del equipo de trabajo, ofreciendo las facilidades necesarias para fiscalización del servicio.

 

1. El contratista debe acatar las disposiciones de seguridad, privacidad, discrecionalidad y confidencialidad que solicite el Conare en el marco del servicio que ejecute.

 

1. El contratista deberá asumir la responsabilidad por cualquier daño que se ocasione en los bienes del Conare, tanto tangibles como intangibles, con motivo del servicio que efectúe.

 

1. El contratista se sujetará a las disposiciones contempladas en los artículos 12, 14, 43, 101, 106, 113, 115 siguientes y concordantes de la Ley General de Contratación Pública, y en los artículos 273, 274, 275 del Reglamento, y demás normativas que rige la materia de Contratación Pública.

 

1. El contratista estará obligado a cumplir, plenamente, con todas las condiciones y especificaciones del pliego de condiciones y sus adendas, lo ofrecido en su oferta como en las demás manifestaciones documentadas que consten en el expediente de concurso o aceptado en la formalización o durante la ejecución del contrato. El contratista debe realizar la totalidad del servicio a su entera responsabilidad, no podrá abandonar, retrasar o suspender injustificadamente la ejecución del contrato.

 

1. Forma de pago: por avance. El contratista entregará el servicio el cual tendrá un recibido a conformidad que puede ser un visto bueno en el sistema de cuentas por pagar, un oficio, o acta de recepción definitiva, todo de acuerdo con los términos de este pliego de condiciones. Una vez recibido a conformidad, el contratista enviará la factura mensual con el comprobante de recibido a conformidad al correo facturaelectronica@conare.ac.cr; a su vez el contratista deberá solicitar acuse de recibido de los archivos de factura electrónica (PDF y archivos XML) a este mismo correo, caso omiso, el Conare no se hará responsable por errores en el ingreso de la documentación. El pago se hará efectivo entre los ocho y quince días hábiles después de recibida a satisfacción la factura. Toda factura electrónica deberá desglosar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) de un 2% sobre el precio del servicio, además debe indicar el número de la contratación. El trámite de pago quedará suspendido si el contratista no presenta la recepción a conformidad.

 

La forma de pago se regirá bajo las siguientes condiciones:

 

1. Los pagos se realizarán únicamente por los productos finalizados y aprobados por el administrador del contrato.
2. El pago del contrato se realizará conforme avance efectivo de la solución, contra la entrega, revisión y aprobación de los entregables definidos para el proyecto.
3. Del monto total adjudicado se retendrá un veinticinco por ciento (25%), el cual será liberado únicamente contra la recepción definitiva y a satisfacción de la totalidad de la solución.
4. Los pagos se realizarán conforme a la siguiente estructura:

 

Hito de pago	Entregables asociados	Porcentaje
Análisis, diseño y arquitectura	Documento de visión del proyecto, Product Backlog refinado, plan de ejecución del proyecto. Diseño funcional y UX/UI refinado, diseño técnico y arquitectura de la solución, estrategia de migración e integración.	5%
Núcleo transaccional SORE implementado	Plataforma Web (Núcleo transaccional SORE) y microservicios implementados, funcionalidades, integraciones base y pruebas funcionales.	15%
Plataforma documental implementada	Implementación e integración del repositorio documental basado en Azure Data Lake Storage Gen2 / Azure Blob Storage, incluyendo la gestión del expediente digital, almacenamiento, organización, consulta y recuperación de documentos y metadatos asociados a los trámites, integrado con el núcleo transaccional SORE.	15%
Plataforma de datos, analítica y visualización implementada	Plataforma de datos institucional implementada sobre Microsoft Fabric (Capacity F4), procesos de integración y transformación de datos, migración de información histórica, modelos semánticos, reportes, tableros de control e indicadores desarrollados en Power BI y Power BI Embedded e integrados con la solución	15%
Solución implementada	Integración completa de la solución, configuración de ambientes, documentación técnica, repositorio de código fuente, manuales de usuario, capacitación, pruebas funcionales y  de integración.	25%
Recepción final y cierre del proyecto	Integración completa de la solución, configuración de ambientes, documentación técnica, repositorio de código fuente, manuales de usuario, capacitación, pruebas funcionales, de integración y aceptación. Informe de cierre del proyecto.	25%

 

 Durante el periodo de prórroga del contrato, el pago se realizará según las horas de    servicio consumidas.

 

1. El Administrador del Contrato se reserva la potestad durante la ejecución del contrato de verificar en cualquier tiempo la vigencia de las pólizas y obligaciones correspondientes al régimen de seguro por riesgos del trabajo, así como el cumplimiento de las obligaciones obrero-patronales con la CCSS.

 

1. Revisiones de precio. Con la estructura del precio planteada en la oferta y la información del presupuesto detallado, se aplicará la siguiente fórmula según lo dispuesto en el artículo 51 del Reglamento de reajuste de precios en los contratos de obra pública y revisión de precios en contratos de bienes y servicios, Decreto Ejecutivo N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN:

 

Fórmula matemática para contratos de bienes y servicios

 

 

En donde,

 

Rpc: Representa el monto de la revisión del precio unitario contractual para cada línea o renglón de pago

en un mes calendario específico, conforme a la moneda ofertada.

PC: Representa el monto del precio unitario contractual de la línea o del renglón de pago.

 

Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos directos de mano de obra, que serán revisados mediante índices, multiplicada por la variación de los índices de precios de mano de obra directa. Dicha variación se obtiene de dividir el valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad.

 

                                                    

Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos directos de insumos, que serán revisados mediante índices, multiplicada por la variación de los índices de precios de los insumos directos. Dicha variación se obtiene de dividir el valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad.

 

 

Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos por subcontrataciones, multiplicada por la variación del índice general (IPG), y en su ausencia, siempre y cuando se demuestre que no existe un índice de precio general estrechamente vinculado con la variación de los costos que desea medir para la subcontratación, se podrá utilizar el Índice de Precios al Consumidor (IPC). Dicha variación se obtiene de dividir el valor del IPG, o IPC según corresponda, de un mes calendario específico entre el valor del IPG, o IPC según corresponda, del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad.

 

 

Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos indirectos de mano de obra, que serán revisados mediante índices, multiplicada por la variación de los índices de precios de mano de obra indirecta. Dicha variación se obtiene de dividir el valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad.

 

Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos indirectos de insumos, que serán revisados mediante índices, multiplicada por la variación de los índices de precios de los insumos indirectos. Dicha variación se obtiene de dividir el valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad.

El Conare cuenta con un plazo de 20 días hábiles para resolver acerca de los cobros presentados por concepto de revisiones de precios, contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud mediante el módulo correspondiente en el SICOP.

Todo lo relacionado en materia de revisiones de precios se regirá de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento para el reajuste de precios en los contratos de obra pública y revisión de precios en los contratos de bienes y servicios N°44937-H-MICITT-MIDEPLAN.

1. La garantía de cumplimiento será devuelta a solicitud del interesado, dentro de los veinte días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el objeto contractual, según lo dispone el artículo 113 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública. El contratista deberá enviar un oficio debidamente firmado al correo proveeduria@conare.ac.cr, solicitando la devolución.

 

1. Se considerará incumplimiento grave a las obligaciones contractuales y contrario al interés público el suspender el pago de los seguros sociales y cualquier otra acción u omisión similar que origine para el contratista un enriquecimiento ilícito o el evadir el correcto, completo y oportuno cumplimiento de las obligaciones señaladas por las leyes de seguridad social del país, especialmente del régimen de la Caja Costarricense de Seguro Social. Al constatar el Conare estas circunstancias, ya sea de oficio o a solicitud de parte interesada, se procederá a realizar un máximo de una prevención durante toda la vigencia del contrato para que el contratista formalice una solución de su situación de morosidad. De presentarse más situaciones de morosidad se procederá a resolver unilateralmente el contrato dándolo por terminado sin perjuicio de cualquier otra acción legal que procediere contra la contratista según el caso lo amerite.

 

1. Si existiera por parte del contratista, defectos en la calidad del servicio contratado de acuerdo con lo descrito en este pliego de condiciones, en todo o en parte, se procederá de la siguiente forma:

 

Faltas leves: son aquellas situaciones que, si bien no implican que el servicio se verá interrumpido, de presentarse, van en detrimento de la organización y control del contrato y en consecuencia pone en riesgo la calidad que debe tener el servicio.

 

Eventos:

 

1. Ausencias injustificadas por parte del personal del contratista a las reuniones convocadas por el administrador del contrato.
2. Si se presentan devoluciones a los productos esperados por correcciones.
3. Si existe un atraso injustificado por parte del contratista en la entrega de un producto, de acuerdo con los tiempos definidos o exceda reiteradamente los tiempos estimados de respuesta y/o atención.
4. Por la falta de atención en la ejecución de las recomendaciones de mejora o aclaración de situación señaladas por el administrador del contrato.
5. Atraso en la entrega de informes solicitados por el administrador del contrato.
6. Asignar a un profesional o sustituirlo sin autorización previa del administrador del contrato.
7. Incumplimiento de los tiempos de respuesta solicitados durante la etapa del mantenimiento.
8. Morosidad en las obligaciones patronales con la Caja Costarricense del Seguro Social.

 

Sanción:

 

De presentar alguna de las situaciones descritas anteriormente, se le enviará una notificación de amonestación al contratista. Si durante la ejecución contractual, el contratista recibe tres notificaciones de amonestación, se realizará el debido proceso para la resolución contractual, y/o sanción de inhabilitación simple de 6 hasta 24 meses, según lo estipulado en el inciso i) y p) del artículo 119 de la LGCP.

 

Faltas Graves: son las fallas en el servicio, que pueden impactar en mayor medida la ejecución del proyecto.

 

Eventos:

 

1. Baja calidad de productos del objeto contractual, imputable al contratista.
2. Incumplimiento de los requerimientos de seguridad, privacidad, discrecionalidad y confidencialidad de la información, en el marco del servicio que ejecute.
3. Incumplimiento de las disposiciones indicadas en el pliego sobre propiedad intelectual.
4. Abandono o suspensión injustificada del servicio por parte del contratista.
5. La subcontratación del servicio o subcontratar con personas físicas o jurídicas diferentes de las que señala el listado de subcontratación ofertado.
6. Si la subcontratación manifestada supera el porcentaje definido en este pliego de condiciones, o si el subcontratista no se encuentra al día con las obligaciones de seguridad social, o si se comprueba que el mismo le afecta las causales de prohibición estipuladas en la Ley General de Contratación Pública.

 

Sanción:

 

Reunión previa entre el contratista, administrador del contrato y proveeduría con el fin de corregir los avances y entregables del proyecto, al respecto se elaborará una minuta. De persistir lo defectos por parte del contratista, se enviará un oficio de amonestación para que se corrija el defecto en un plazo de 3 dh. En caso de persistir se realizará el debido proceso para la resolución contractual, ejecución de garantía de cumplimiento y/o sanción de inhabilitación simple de 6 hasta 24 meses, según lo estipulado en el inciso i) y p) del artículo 119 de la Ley General de Contratación Pública.

 

1. La Proveeduría previo al procedimiento sancionatorio, realizará las investigaciones necesarias y reuniones previas con las partes, con el fin de orientar la ejecución de este contrato, por lo cual se reserva la potestad de conciliar con el contratista o bien, aplicar la sanción, así como la ejecución proporcional de la garantía de cumplimiento, según el daño ocasionado a la Administración.

 

1. Para los efectos de este aparte, únicamente se considerará atraso justificado, circunstancias no imputables al contratista, originadas por caso fortuito, fuerza mayor o hechos de la propia Administración, debidamente demostradas por escrito ante la Proveeduría y el administrador del contrato, de acuerdo con los términos ofertados.

 

1. De acuerdo con el artículo 117 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública podrá, sin perjuicio de las demás acciones administrativas en caso de incumplimiento total por parte del contratista, resolver el contrato sin perjuicio de otras responsabilidades administrativas y civiles que se deriven de dicho incumplimiento.

 

1. Resolución de controversias: Si durante la ejecución de un contrato surgen una o varias controversias no susceptibles de solución por negociación directa entre las partes, dicha controversia podrá ser sometida a un comité de expertos sin que la ejecución del contrato se vea suspendida, según lo prevé la Ley General de Contratación Pública (Art. 117).

 

1. Cualquier circunstancia no prevista en este pliego de condiciones, se resolverá de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública y normativa conexa.