Se requiere servicios de salón y alimentación para realización del Encuentro empresarial 2026

• Requisitos de admisibilidad.

La persona física o jurídica oferente deberá cumplir con los siguientes Requisitos:

Para que una persona física o jurídica sea admitida para el proceso de contratación debe cumplir con lo siguiente:

• Experiencia de al menos 2 años en la prestación del servicio para el desarrollo de actividades especiales como talleres, seminarios, conferencias, La experiencia debe ser demostrada mediante Declaración Jurada de acuerdo con el formato (anexo No. 2).

• En el caso que la persona oferente sea la propietaria del hotel: en su oferta la persona oferente deberá presentar una declaración jurada en donde indique: el nombre del Hotel en el que se realizarán las actividades, así como la distancia en Km y ubicación exacta, de acuerdo con el punto de referencia indicado en el apartado 2.1 .1.

• En el caso de que la persona oferente no sea la propietaria de las instalaciones que está ofertando, deberá presentar en su oferta una carta de compromiso por parte de la persona Representante Legal del hotel (que está ofertando), en donde indicará: que en común acuerdo con la empresa oferente, su representada brindará sus instalaciones para la celebración de las actividades descritas en la contratación xxxx, en caso de que la persona oferente quede adjudicada para esta contratación. Para lo anterior debe completarse lo indicado en el Anexo No. 3.

El INAMU a través de la Persona Administradora del Contrato, se reserva el derecho de realizar las verificaciones correspondientes e indicarlo expresamente en la Revisión y Análisis Técnico.

Se requieren los siguientes servicios para la realización de la siguiente actividad: Fecha de la actividad Salón con mesas y sillas Alimentación (1 refrigerio, 1 almuerzo y estación de café)
Jueves 26 de noviembre de 2026
100 personas
100 personas
2.1 Conforme a las siguientes especificaciones:
2.1.1
Salón con mesas y sillas, se debe mantener bien ventilado, sin crear corrientes bruscas de aire. El local debe estar ubicado en San José centro, en un perímetro máximo de 10 kilómetros del centro de San José (Parque Central) y de fácil acceso.
2.1.2
Sistema de sonido que incluya tres micrófonos inalámbricos, computadora, video beam y pantalla de proyección, que sea revisado previo al evento para mayor seguridad de la calidad de servicio para el día de la actividad.
2.1.3
Servicio de internet. La conexión a internet debe permitir la conexión tanto de entrada como de salida mediante los protocolos utilizados por la plataforma Microsoft Office 365.
a)
Servicio continuo de internet, durante el día del evento.
b)
El ancho de banda debe ser garantizado con al menos 50 Mb de bajada y 25 Mb de subida o bien asimétrico de 50 Mb.
c)
El acceso a la red inalámbrica en el salón asignado debe admitir conexiones en 2.4 y 5 GHz y además que cumpla con el estándar 802.11 ac/b/g/n.
d)
En caso de fallas del enlace ofrecido, el lugar deberá contar con una medida
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preventiva de contingencia o redundante de alta disponibilidad del servicio.
e) Para el equipo de cómputo la o el anfitrión, deberá garantizarse
un ancho de banda indicado en el Item 2.3 que permita la
transmisión en tiempo real.
2.1.4 Alimentación para 100 personas que constaría de un refrigerio servido a las
8:30 am, una estación de café, té y agua durante la actividad, así como un
almuerzo servido a la 12:30 pm.
2.1.5 La disponibilidad del proveedor para que el INAMU pueda verificar en sitio el
cumplimiento de los requerimientos expresos en la contratación.
2.2 Características del salón:
El salón debe contar con las siguientes características:
2.2.1 Encontrarse en un perímetro máximo de 6 kilómetros del centro del cantón de San
José (punto de referencia Parque Central) y de fácil acceso.
2.2.2 Debe contar con un salón amplio que permita la ventilación natural sin que esto
signifique algún tipo de riesgo para la salud o seguridad de las participantes (por
ejemplo, demasiado flujo de aire que provoque síntomas de asma o resfrío). En
caso de tener aires acondicionados los mismos deberán tener revisión,
mantenimiento y limpieza adecuada de filtros.
2.2.3 El horario del uso del salón sería de 8:00 am a 1:00 pm.
2.2.4 Debe estar bien iluminado.
2.2.5 Debe cumplir con la Ley 7600, Ley de Igualdad de Oportunidades para las
Personas con Discapacidad.
2.2.6 Contar con parqueo para al menos 25 vehículos.
2.2.7 Proyector de multimedia y contar con tomacorrientes e implementos necesarios
para la conexión, la cual debe garantizar la conexión HDMI.
2.2.8 Se deberá garantizar la conexión HDMI, pantalla de proyección y proyector.
2.2.9 Cinco micrófonos inalámbricos y el sistema de sonido que permita la comunicación
dentro de la sala. El sonido debe probarse media hora antes de iniciar el evento,
así como contar con un técnico de sonido, para asegurar el éxito del evento.
2.2.10 Agua para las participantes durante el desarrollo de cada actividad.
2.2.11 Dos mesas y tres sillas a la entrada de la sala para registro de invitadas.
2.2.12 Mesas y sillas para las y los participantes; montaje tipo banquete con 15 mesas
circulares distribuidas por el salón, con capacidad de entre 6 y 7 personas por cada
mesa; así como un montaje tipo panel o escenario lounge para 5 personas el cual
consiste en colocar sillones, sofás o sillas cómodas en el escenario y una mesa
pequeña para colocar el agua a las expositoras y expositor. De acuerdo con las
indicaciones del INAMU.
2.2.13 El uso de mantelería y cubre sillas debe estar impecable y desinfectado, con
manteles de los colores institucionales blanco, azul oscuro y/o dorado o bien
colores neutros como blanco o negro.
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2.2.14 Contar con las condiciones y los requerimientos para la sesión y aportar los
permisos de funcionamiento ordinario y sanitario correspondientes.
2.2.15 Contar con respaldo de fluido eléctrico en caso de un corte en el mismo.
2.2.16 Contar con las siguientes medidas de higiene:
2.2.17 Las instalaciones y servicios sanitarios deben contar con: lavamanos, papel
higiénico, agua potable, jabón antibacterial, alcohol en gel con una composición de
al menos entre 60° y 80° de alcohol y toallas de papel desechable para el secado
de manos.
2.2.18 Deben desinfectarse el o los micrófonos con alcohol aerosol de entre 60% y 80%
de concentración.
2.2.19 Acatamiento al protocolo de limpieza de superficies comunes, baños y servicios
sanitarios, recolección de residuos sólidos generados por las actividades, entre
otros.
2.2.20 Podio con arreglo floral al frente en el salón del evento.
2.3 Características del equipo audiovisual.:
2.3.1 Se deberá garantizar la conexión HDMI.
2.3.2 Se deberá suministrar pantalla de proyección y proyector de multimedia y contar con
tomacorrientes e implementos necesarios para la conexión, la cual debe garantizar la
conexión HDMI.
2.3.3 Amplificación de sonido con 5 micrófonos inalámbricos.
2.3.4 Servicio de internet WIFI durante todo el evento.
2.3.5 El ancho de banda del internet debe ser garantizado con al menos 50 Mb de bajada y
25 Mb de subida o bien asimétrico de 50 Mb.
2.3.6 El acceso a la red inalámbrica en el salón asignado debe admitir conexiones en 2.4 y
5 Ghrz y además que cumpla con el estándar 802.11 ac/b/g/n.
2.3.7 En caso de fallas del enlace ofrecido, el lugar deberá contar con una medida alterna
que proporcione el servicio de conexión a internet inmediata de contingencia o
redundante de alta disponibilidad del servicio. La conexión a internet debe permitir la
conexión tanto de entrada como de salida mediante los protocolos utilizados por la
plataforma Zoom.
2.4 Características de la alimentación actividad 26 de noviembre 2026 (De 8:00 a.m. a 1:00
p.m.).
2.4.1 Incluye refrigerio y almuerzo, así como una estación de café, tés y agua:
2.4.2 Los alimentos deberán estar frescos y elaborados en condiciones de completo aseo.
2.4.3 Las personas saloneras deben contar con excelente presentación personal y trato
respetuoso con las mujeres asistentes.
2.4.4 Debe proveerse vajilla de porcelana o cerámica, no puede utilizarse plástico,
estereofón ni cartón.
2.4.5 Debe ofrecerse los siguientes tiempos de alimentación: refrigerio y almuerzo,
además de estación de café, tés y agua durante la actividad.
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.
2.5 El refrigerio se servirá a las 8:30 a.m. para 100 personas y debe contener:
2.5.1
Una bebida caliente (té o café), una bebida natural preferiblemente que no sea a base de pulpa procesada, acompañado con alguna de las siguientes opciones:
2.5.2
Tres piezas de repostería (una dulce a base de frutas y dos salada a base de relleno cárnico y/o lácteo), cada pieza debe pesar no menos de 50 gramos y únicamente una pieza puede ser en pasta de hojaldre.
2.5.3
Sandwich o panini de jamón o roast beaf, pollo o mano piedra, y queso procesado, con un gramaje no menor a 115 gramos y una repostería dulce de 50 gramos mínimo.
2.6 El almuerzo se servirá a las 12:30 p.m. para 100 personas y debe contener:
2.6.1
Una porción de ensalada (12 gramos) o sopa; con aderezos y pan.
2.6.2
Plato fuerte que contenga un tipo de carne: en este caso la porción dependerá de si tiene o no hueso. En caso de tenerlo debe ser de aproximadamente 200 gr. Con hueso, dependiendo del tamaño de estos, va de 250gr a 350 gr; dos guarniciones, por ejemplo: arroz: 50gr a 75 gr, otros acompañamientos: para papas, plátanos u otros la proporción puede ir de 225gr a 250 gr.
2.6.3
Postre.
2.6.4
Una bebida natural y agua.
2.6.5
El almuerzo se servirá en un salón o espacio externo al salón donde se realice el evento.
2.7 Se requiere una estación de café, tés y agua, durante toda la actividad para 100 personas.
2.7.1
Se dispondrá de manera continua durante toda la actividad de café, té de diversos sabores, leche y agua para que las asistentes se puedan servir.
Se solicita que al menos 5 días antes de la actividad se remita la lista de opciones de menú para todos los tiempos de alimentación con el fin de que la funcionaria encargada de la actividad escoja el menú exacto de la actividad, tomando en cuenta que existe la posibilidad de tener que incluir en el menú algún caso especial, por ejemplo, un menú vegetariano, sin lactosa o libre de gluten.
2.8 Especificaciones técnicas.
La Actividad se desarrollará el jueves 26 de noviembre del 2026, para lo cual se requiere:
Fecha Refrigerio Estación de café Almuerzos Salón con capacidad para
26 noviembre, 2026
100
100
100
100
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2.8.1 Para el desarrollo de la actividad:
Día jueves 26 noviembre, 2026
1. La llegada de las personas participantes será a partir de las 8:00 am.
2. Dos mesas y tres sillas a la entrada de la sala para registro de invitadas.
3. Un espacio (salón) para el desarrollo de la actividad de 8:00 a.m. a 1:00 p.m.
4. Refrigerios de la mañana servidos a las 8:30 a.m.
5. Almuerzos servidos a la 12:30 p.m.
6. Estación de café, tés y agua permanente durante el desarrollo de la actividad para 100
personas.
7. Parqueo para 25 vehículos.
3 Previsión de verificación de recursos.
La persona responsable general del seguimiento, coordinación, supervisión y recepción
del objeto contratado será la jefatura de la Unidad de FOMUJERES, Sra. Lauren Palma
Rojas.
La funcionaria que le dará seguimiento a la contratación de las actividades será Ericka
López Garro, encargada del proceso, teléfono 2527-8463, correo elopez@inamu.go.cr
La funcionaria constituye el contacto para definir previamente la ubicación de las sillas,
el menú y los posibles cambios que se puedan generar.
Mecanismos o procedimientos de control de calidad (cuando sea pertinente)
El INAMU realizará una inspección previa y durante el desarrollo de la actividad y
corresponde al proveedor acatar las indicaciones emitidas, las cuales deben estar
orientadas a garantizar la seguridad de las participantes y el buen desarrollo de la
actividad.
4 Garantías.
En relación con la Garantía de Cumplimiento, obsérvese detalle en el Pliego de condiciones.

1. Condiciones Generales.

• Presentación de Ofertas.

• Para aquellas personas físicas o jurídicas que deseen presentar su oferta en consorcio, se indica lo siguiente.

• Ofertas en consorcio.

• Podrán participar dos o más personas físicas y/o jurídicas reunidas en acuerdo de Consorcio.

Para tal efecto deberán acreditar, ante la Administración y en los documentos que conforman la Oferta, la existencia de un acuerdo de Consorcio con las formalidades exigidas en el Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

• Una empresa o persona física oferente solo podrá participar en un consorcio para esta contratación. De recibirse para este proceso varias ofertas en las cuales aparezca una misma persona formando parte del consorcio, dichas ofertas serán excluidas del proceso.

• Los requisitos de admisibilidad pueden ser demostrados por una sola de las empresas o personas integrantes del consorcio.

• Cumplir con lo dispuesto en los artículos del 125 al 131 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

• Documentos obligatorios.

• Sí la persona oferente es una empresa, debe presentar una declaración jurada de la naturaleza y propiedad de las acciones. Para ello deberá completar la información que se presenta al final de este documento Anexo NO. 1.

• Adicional al punto anterior, se requiere la presentación de la certificación de personería jurídica sea ésta emitida por el Registro Nacional o bien por una persona Notaria Pública, en caso de ser notarial o protocolizada, deberá cumplir con todos los requisitos que solicita la Dirección Nacional de Notariado.

Debe tomarse en cuenta que la certificación registral tiene como validez quince días naturales desde la emisión y la notarial se mantendrá por el plazo de un mes a partir de su expedición.

• La persona oferente debe aportar la constancia de la póliza contra riesgos del trabajo, que se encuentre vigente y al día.  Lo anterior con base en lo indicado en los artículos 193, 201 y 202 del Título IV del Código de Trabajo. También que las Labores Amparadas sean pertinentes y afines con el objeto contractual.

• La persona oferente deberá aportar el certificado correspondiente al Permiso de Funcionamiento extendido por el Ministerio de Salud, de acuerdo con lo que establece la Ley N° 5395, Ley General de Salud.

• La persona oferente deberá aportar el certificado correspondiente a la licencia municipal, según lo establecido en la Ley N° 7794, Código Municipal, además del comprobante que demuestre estar al día con el pago de los impuestos municipales.

• Haciendo referencia a los tres Ítems anteriores, en caso encontrarse exento o exenta de la presentación de estos requisitos, se deberán presentar los documentos que demuestren la no obligatoriedad de cumplir con los mismos.  Estos documentos deberán ser emitidos por el Instituto Nacional de Seguros, Ministerio de Salud y la Municipalidad correspondiente.

• Requerimientos adicionales.

• El trámite de pago se realizará de acuerdo con lo establecido por la Dirección General de Tributación Directa, mediante la presentación de la Factura Electrónica al correo electrónico facturaselectronicas@inamu.go.cr

• Con base en lo antes indicado y de manera previa, la persona contratista deberá realizar dos trámites por medio del Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP en coordinación con las Personas Administradoras del contrato, la Solicitud de Recepción y posteriormente la Solicitud de Pago.

• Es importante tomar en cuenta que, durante todo el periodo de ejecución contractual, la persona contratista debe estar al día con todo tipo de impuestos, tributos y obligaciones, además de la Póliza contra Riesgos del Trabajo, por lo que el INAMU a través de la Persona Administradora de contrato se asegurará que esta condición se mantenga previo a tramitar los pagos.

• Sí por algún motivo no se pudiera realizar tales verificaciones en las páginas web de las instituciones y no se pueda demostrar que la persona contratista se encuentra al día, se le solicitará una declaración jurada para que realice tal aseveración.

Importante.    Estos trámites poseen carácter de imperativo legal (así indicado en la Circular MH-DCoP-CIR-0031-2024 de la Dirección de Contratación Pública del Ministerio de Hacienda).

De no completarse las gestiones en SICOP, no se tramitará el pago.

• De conformidad con el artículo 24 de la Ley de Creación del Instituto Nacional de las Mujeres Nº 7801, el precio no debe incluir impuestos, salvo aquellos que corresponda cancelar directamente a la persona oferente.

El inciso b) del citado artículo señala, "El Instituto tendrá los siguientes beneficios: (...) b) Exoneración de tributos e impuestos nacionales, directos e indirectos…".

Se exceptúa de tal exoneración, el Impuesto al Valor Agregado IVA, de acuerdo con lo que establece la Ley 9635 Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, por lo que las ofertas que se presenten deberán incluir el IVA.

El pago de esta contratación podría estar sujeto a retención del Impuesto sobre la Renta, según lo establecido en la Ley de Impuesto sobre la Renta.

1. Condiciones Específicas.

• Desglose del Precio.

Para confeccionar sus propuestas económicas, los participantes deberán considerar, que, el precio de la oferta será considerado firme, definitivo y en plaza, y deben indicar el monto del impuesto al valor agregado, así como cualquier tributo que afecte al objeto contractual. Se debe ofertar en colones (de acuerdo con la directriz presidencial N° 044-H), ya que este servicio se ajusta a las circunstancias del mercado, por lo que no causa un perjuicio a la satisfacción del interés público.

Conforme lo dispuestos en los artículos 41 y 42 de la Ley General de Contratación Pública, y el artículo 98 párrafo final y 102 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, el precio deberá desglosarse conforme el siguiente detalle:

Nota: En cuanto al presupuesto detallado, deberá ser remitido únicamente por el adjudicatario dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato, de conformidad con el artículo 103 RLCP.