Adquisición de sistema para modernizar los procesos de la Gestión documental.

1. Requisitos de Admisibilidad

 

1.1 Cumplimiento Integral y Prohibición de Desarrollos desde Cero: Se admitirá únicamente la oferta que cumpla de forma estricta con la totalidad de las condiciones legales y las especificaciones técnicas detalladas en este pliego. No se aceptarán ofertas parciales ni propuestas que condicionen el cumplimiento de los requerimientos base. Se prohíbe taxativamente la presentación de prototipos o desarrollos de software a la medida iniciados desde cero para este concurso. El sistema debe ser una solución estándar ya existente, madura, consolidada en el mercado y en operación real en ambiente productivo en, al menos, cuatro (4) municipalidades.

 

1.2 Arquitectura 100% Web Nativa: Todas las funcionalidades del sistema DMS deben operar de forma nativa en entorno Web mediante protocolos estándar y seguros (HTTPS). No se permitirá el uso de aplicaciones que requieran la instalación de software cliente, componentes ActiveX, librerías DLL locales o configuraciones especiales en las estaciones de trabajo de los usuarios. El acceso debe ser plenamente compatible con las versiones más recientes de los navegadores Chrome, Edge, Firefox y Safari.

 

1.3 Modelo de Licenciamiento Ilimitado Corporativo: El oferente debe certificar y garantizar por escrito que la solución no posee limitaciones de licenciamiento por volumen de usuarios (sean nominales o concurrentes), ni por volumen de datos o transacciones. El sistema se adquiere bajo un costo único y una modalidad de usuarios ilimitados, garantizando que la institución no incurrirá en costos adicionales derivados del crecimiento de su planilla o del aumento en el tráfico de datos y operaciones realizadas en la plataforma.

 

1.4 Certificado Oficial de Propiedad Intelectual y Trayectoria Técnica: El oferente deberá presentar copia del registro oficial emitido por el Registro Nacional de la República de Costa Rica que lo acredite como el titular único y exclusivo de los derechos de autor y propiedad intelectual sobre el sistema DMS propuesto. No se aceptará la reventa, comercialización o distribución de productos de terceros donde el oferente no posea control directo y exclusivo sobre el código fuente base. Adicionalmente, el oferente debe demostrar, mediante Declaración Jurada, una trayectoria técnica mínima de cinco (5) años en el desarrollo de aplicaciones utilizando el mismo stack tecnológico de la solución ofertada.

 

1.5 Declaración Jurada de Autonomía y Capacidad Técnico-Directa: Documento firmado digitalmente donde certifique bajo juramento que:

 

1. a) Posee acceso exclusivo, total y sin restricciones al código fuente original de la herramienta.
2. b) Cuenta con un equipo técnico especializado propio (en planilla directa y no subcontratado) con capacidad de realizar modificaciones de código y actualizaciones evolutivas inmediatas.
3. c) Garantiza que la atención y soporte técnico se realizará de manera directa, sin intermediarios de terceros fabricantes.

 

1.6 Experiencia Institucional, Métricas de Carga Real y Sustento del Sector Municipal: El oferente debe acreditar la ejecución como contratista directo de al menos cuatro (4) proyectos de implementación de su sistema de gestión documental en ambiente productivo dentro del sector municipal, a nivel nacional.

 

1. a) Justificación Técnica y Operativa: La exigencia de al menos cuatro (4) referencias municipales se fundamenta en la alta complejidad del Régimen Municipal, cuyos flujos orgánicos e interactivos entre Concejo Municipal, Comisiones, Alcaldía, Auditoría Interna y dependencias operativas difieren radicalmente del sector privado y del gobierno central. Contar con estas implementaciones exitosas garantiza la madurez técnica y operativa del oferente, asegurando que su personal comprende la normativa municipal, ha superado la curva de aprendizaje y evita que la Institución sea utilizada como un "plan piloto".

 

1. b) Métrica de Carga Operativa (Stress Testing): Las referencias solicitadas deben evidenciar y certificar individualmente una carga operativa real superior a los 100.000 documentos gestionados en la plataforma [1.6]. Este requerimiento responde a un criterio técnico de rendimiento y escalabilidad, asegurando que los algoritmos de búsqueda, la indexación de metadatos y el consumo de recursos del servidor mantengan su eficiencia sin degradación exponencial ante altos volúmenes de información.

 

1. c) Acreditación: El sistema debe encontrarse activo y en uso al momento de la apertura de las ofertas. Se deben aportar certificaciones o constancias emitidas por el cliente (firmadas digitalmente por el encargado del proyecto o el administrador del contrato) que especifiquen: nombre de la entidad, objeto del proyecto, tipo de instalación On-premise, cantidad actual de documentos gestionados, fecha de inicio del servicio y datos de contacto directo (nombre, teléfono y correo electrónico) para la verificación de datos por parte del administrador del contrato de la Municipalidad de Tilarán.

 

1.7 Verificación Funcional Obligatoria y Análisis del Sistema: La institución podrá convocar a cada oferente a una sesión virtual obligatoria de verificación funcional en tiempo real para demostrar el cumplimiento técnico del módulo ofertado. La falta de comparecencia o la incapacidad de demostrar las funciones técnicas requeridas durante esta sesión será causal de desestimación inmediata de la oferta por falta de idoneidad técnica.

 

1.8 Formalidad y Validez de la Firma Digital Certificada: Toda la documentación que integre la propuesta y requiera firma, ya sea emitida por el Representante Legal del oferente o por las instituciones emisoras de constancias y certificaciones, debe presentarse obligatoriamente en formato PDF con firma digital certificada, basada en la jerarquía nacional de Costa Rica (encriptada, válida y verificable).

 

1.9 Perfil Profesional del Equipo Técnico y Funcional Asignado: Para garantizar que la instalación local (On-premise), la seguridad perimetral y la parametrización de las normas nacionales (NTN-001, normativas de la Dirección General de Archivo Nacional, MICITT, etc.) se realicen bajo las mejores prácticas, el contratista debe asignar un equipo de trabajo mínimo [1.9]. Los títulos y certificaciones deben haber sido expedidos con fecha previa a la presentación de la oferta, aportando los currículos respectivos.

 

1. a) Un (1) Coordinador del Proyecto y Gestor del Cambio: Profesional con grado académico de Licenciatura o superior. Debe demostrar conocimiento formal mediante:
   • Gestión de Proyectos: Certificación vigente (PMP o equivalente)
   • Gestión del Cambio: Certificación vigente (Prosci, HCMP o equivalente)
   • Gestión Documental: Presentación de una certificación idónea y oficial en la materia.

Acreditará mediante declaración jurada experiencia laboral mínima de tres (3) años en la dirección de proyectos de TI y haber liderado exitosamente al menos tres (3) proyectos que integren instalación de sistemas de gestión documental y gestión del cambio. La declaración detallará las referencias en el siguiente cuadro:

 

Nombre de la Institución	Descripción general del servicio prestado	Fecha de inicio del servicio	Nombre de una persona de contacto	Correo electrónico y número telefónico de contacto

 

1. b) Un (1) Consultor Funcional: Profesional con grado mínimo de Bachillerato Universitario en Administración o Dirección de Empresas, Ingeniería en Informática, Computación o Tecnologías de la Información [1.9]. Debe demostrar conocimiento formal mediante:

 

* Metodologías de mejora continua y optimización de procesos: Certificación vigente (Scrum Product Owner, Six Sigma o equivalente).

 

Acreditará mediante declaración jurada experiencia laboral en al menos tres (3) proyectos desempeñando este rol específico, detallados en el siguiente cuadro.

 

Nombre de la Institución	Descripción general del servicio prestado	Fecha de inicio del servicio	Nombre de una persona de contacto	Correo electrónico y número telefónico de contacto

 

1. c) Un (1) Especialista Técnico de Implementación: Personal con dominio experto en el stack tecnológico de la solución ofertada. Debe demostrar conocimiento formal mediante:

 

* Desarrollo ágil: Certificación vigente (Scrum Developer, DevOps o equivalente).

Acreditará mediante declaración jurada una experiencia laboral en al menos tres (3) proyectos de instalación de aplicaciones web On-Premise basados en el stack tecnológico de la solución ofertada, detallados en el siguiente cuadro:

 

Nombre de la Institución	Descripción general del servicio prestado	Fecha de inicio del servicio	Nombre de una persona de contacto	Correo electrónico y número telefónico de contacto

 

 

 

 

• d) Un (1) Soportista Técnico: Personal con amplios conocimientos en el stack tecnológico de la solución ofertada a nivel de soporte. Debe demostrar conocimiento formal mediante:
  • Buenas prácticas en soporte técnico: Certificación vigente (HDPC, HDI-SCA o equivalente).
  •  

Acreditará mediante declaración jurada una experiencia laboral en al menos tres (3) proyectos de soporte técnico basados en el stack tecnológico de la solución ofertada, detallados en el siguiente cuadro:

 

Nombre de la Institución	Descripción general del servicio prestado	Fecha de inicio del servicio	Nombre de una persona de contacto	Correo electrónico y número telefónico de contacto

 

 

1.10 Cronograma de Ejecución y Plan de Formación Integral: El oferente debe integrar en su propuesta una hoja de ruta técnica y metodológica compuesta por:

 

1. a) Cronograma de Implementación Detallado: Hoja de ruta para la ejecución On-premise que desglose obligatoriamente las etapas de instalación en infraestructura local, configuración técnica, pruebas de aceptación y puesta en producción. Debe identificar con claridad la ruta crítica, las dependencias entre tareas, la duración estimada en días hábiles y la secuencia lógica de ejecución.
2. b) Plan de Formación y Capacitación Integral: Plan detallado que especifique los contenidos temáticos desglosados por módulo funcional, la duración estimada de cada jornada, la definición de participantes según su rol (usuarios finales, jefaturas, administradores del sistema y personal técnico de TI) y los recursos o materiales didácticos requeridos
3. c) Plan de Gestión del Cambio: Estrategia metodológica orientada a garantizar la óptima adopción tecnológica del sistema ofertado por parte de la Institución. Este documento debe detallar las acciones a implementar e indicar obligatoriamente la cantidad de horas estimadas y necesarias para su realización.

 

La coherencia técnica, el nivel de detalle y la precisión de este cronograma y del plan de capacitación serán factores determinantes en la evaluación cualitativa de la propuesta.

 

 

• Requisitos de Admisibilidad Específicos para la Adjudicación de la Partida 2

 

De conformidad con la independencia jurídica y presupuestaria de los bloques contractuales de este concurso, el oferente que opte por la adjudicación de esta Partida 2 (Horas Técnicas) deberá cumplir y acreditar de forma obligatoria y concurrente los siguientes requisitos estipulados en la Sección 11 de este pliego.

 

1. Propiedad Intelectual y Control de Código: El oferente debe ser el titular o distribuidor exclusivo con control directo sobre el código fuente, garantizando que los nuevos desarrollos o integraciones complementarias mantengan la integridad y estabilidad del sistema central sin depender de terceros.
2. Autonomía Técnica Directa: Certificación jurada de que las horas técnicas serán ejecutadas por personal propio en planilla directa, asegurando atención inmediata y sin intermediación.
3. Idoneidad del Personal Asignado: Presentación obligatoria de los currículos, títulos y declaraciones juradas de experiencia del Especialista Técnico de Implementación y del personal de soporte Técnico, quienes serán los profesionales encargados de ejecutar físicamente las órdenes de servicio por demanda derivadas de esta partida.

 

Los requisitos de software base (tales como arquitectura web, licenciamiento ilimitado, experiencia institucional de la plataforma o el cronograma de despliegue inicial de 3 meses) son de cumplimiento exclusivo para la Partida 1 y no serán evaluados como criterios de rechazo independientes para la presente Partida 2.

 

Para efectos de la adjudicación de esta partida, el oferente deberá cumplir obligatoriamente con los requisitos establecidos en las cláusulas 11.4, 11.5 y los perfiles profesionales de los incisos 11.9.c y 11.9.d del presente pliego de condiciones. Los entregables derivados de la ejecución de estas de horas se regirán bajo los plazos y metodologías de control estipulados en la sección correspondiente.

 

 

 

 

Capítulo II

Especificaciones técnicas

 

1. Descripción del proyecto:

 

La Municipalidad de Tilarán, con cédula jurídica número 3-014-042110, en adelante denominada la Administración, promueve la presente contratación con el objetivo de seleccionar y contratar a una persona física o jurídica para llevar a cabo el suministro, la instalación, la parametrización, la capacitación y la Implementación Integral Llave en Mano de un Sistema para Gestión Documental (DMS – Document Management System) de uso corporativo.

 

1. Especificaciones Técnicas:

 

PARTIDA 1: ADQUISICIÓN, INSTALACIÓN E IMPLEMENTACIÓN INTEGRAL DE UN SISTEMA PARA GESTIÓN DOCUMENTAL

 

2.1 LÍNEA 1: SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE UN SISTEMA PARA GESTIÓN DOCUMENTAL

 

El contratista se obliga a la entrega integral, configuración técnica perimetral, parametrización inicial, ejecución de pruebas de aceptación y puesta en marcha de un Sistema de Gestión Documental (DMS) bajo la modalidad de arquitectura 100% Web e instalación local (On-premise). El alcance abarca el suministro definitivo del licenciamiento permanente, los servicios de configuración del Cuadro de Clasificación Documental, el despliegue técnico dentro de la infraestructura interna de la municipalidad, la transferencia de conocimiento mediante capacitación técnica al personal y el acompañamiento operativo durante la fase de salida a producción.

 

 

1. Cláusula de Prevalencia de las Condiciones del Pliego: De conformidad con los principios de transparencia y seguridad jurídica de la contratación pública costarricense, se establece de forma expresa que de existir cualquier contradicción, discrepancia o diferencia de interpretación entre la descripción automática o genérica de la plataforma SICOP y el texto íntegro de este pliego de condiciones, prevalecerá de forma absoluta lo estipulado en el presente documento técnico.

 

1. Especificaciones Técnicas del Software (Matriz de Admisibilidad): La solución requerida debe ser un software robusto diseñado para operar exclusivamente sobre la infraestructura de servidores y el centro de datos interno de la institución para la persistencia local de la información. El sistema debe garantizar una arquitectura de alto rendimiento que optimice la eficiencia de la gestión documental, operando bajo estrictos protocolos de seguridad.

 

Para ser admitido en el concurso, el software ofertado debe incorporar de fábrica las siguientes capacidades y estándares de cumplimiento obligatorio, alineados estrictamente a los factores operativos institucionales:

 

• Clasificación y Estructura Documental

 

1. Modelos de Clasificación Flexibles: El sistema debe ofrecer la flexibilidad de organizar el fondo documental bajo dos enfoques principales según la necesidad institucional: una clasificación por procesos (orientada a la secuencia lógica de actividades) o mediante esquemas funcionales (basados en las atribuciones legales de cada área). La solución debe asegurar que la estructura del archivo refleje fielmente la dinámica operativa interna de la entidad.
2. Estructura Multinivel: Debe otorgar control total sobre la clasificación multinivel corporativa (Sub-Fondo, Serie, Sub-Serie y Expediente) y permitir la gestión dinámica de Clases y Tipos Documentales, el uso de plantillas para producción estandarizada y formularios de captura de metadatos.
3. Extracción Automatizada de Metadatos en Formato PDF: El sistema debe incorporar la capacidad técnica para identificar, extraer y procesar de manera automática los metadatos nativos e incrustados en los documentos formato PDF al momento de su ingesta o carga en el repositorio.
4. Personalización de Etiquetas: Se requiere que la herramienta facilite la creación de esquemas de etiquetas para los documentos, los cuales deben permitir documentar y evidenciar de forma técnica la clasificación por procesos adoptada por la institución.
5. Elaboración del Cuadro de Clasificación: El proveedor adjudicado debe implementar el Cuadro de Clasificación Institucional (CCI) con un enfoque por procesos como la arquitectura central para la organización de los documentos en el repositorio local.

 

• Arquitectura de Almacenamiento Especializada

 

1. Persistencia en Repositorios Especializados: El sistema debe gestionar la información y los objetos digitales íntegramente dentro de una arquitectura de base de datos y repositorios especializados alojados en la infraestructura local de la institución, eliminando el uso de carpetas convencionales o sistemas de archivos locales del servidor (File System tradicional). Esto garantizará un control de acceso robusto, mayor velocidad de recuperación y evitará la manipulación o alteración externa de los archivos.
2. Encapsulamiento y Optimización mediante Hashes: Integrar un almacenamiento que garantice la clasificación eficiente mediante algoritmos de identificación unívoca (hashes). El sistema debe reconocer archivos idénticos dentro del repositorio local para optimizar los recursos de infraestructura, asegurando que cada objeto digital sea único, íntegro y rastreable.
3. Preservación Integral bajo Modelo OAIS: Para asegurar la conservación integral, la solución debe encapsular tanto el documento como su información contextual en paquetes de información bajo el Modelo de Referencia OAIS (ISO 14721:2015). Esto permitirá que el contenido y sus metadatos se preserven juntos en el almacenamiento local, garantizando su integridad a través del tiempo.
4. Soporte Multiformato de Largo Plazo (Formatos Admitidos): Se requiere que el sistema gestione el almacenamiento y la preservación a largo plazo de documentos en múltiples soportes. Esto incluye de manera obligatoria: documentos PDF/A para preservación; formatos de imagen PNG, BMP, TIFF (multipágina), GIF, JPG y RAW; así como archivos de video y audio en formatos AVI, MOV, MP4, DV, WMV, MPG, FLV, MP3, WMA y WAV, gestionando integralmente toda la producción multimedia de la organización.

 

• Conservación y Persistencia Digital

 

1. Gestión del Ciclo de Vida por Serie: La plataforma debe gestionar el ciclo de vida completo de los documentos por cada nivel de serie documental. Esto facilitará las acciones de eliminación, transferencia o conservación permanente, asegurando que cada decisión esté fundamentada en los tiempos de retención y requisitos legales establecidos por la normativa técnica y las tablas de plazos institucionales.
2. Disposición Final y Actas de Eliminación: El sistema debe permitir ejecutar los procesos de disposición final (eliminaciones o transferencias) exclusivamente de forma manual por el responsable designado. Al concluir un proceso de disposición, la herramienta requerirá la generación de actas de eliminación formales, las cuales estarán vinculadas obligatoriamente a un borrado irreversible de los archivos físicos y lógicos en los servidores locales.
3. Contenedores bajo Estándar METS: Para la transmisión y preservación interna, el sistema debe encapsular la información utilizando el estándar METS (Metadata Encoding and Transmission Standard). Este contenedor debe permitir agrupar de forma jerárquica los metadatos descriptivos, administrativos y técnicos, garantizando que el objeto digital sea autosuficiente y perdurable.
4. Integridad de la Jerarquía Archivística (StructMap): La herramienta debe asegurar la integridad de la jerarquía archivística dentro del apartado de Mapa Estructural (StructMap) del esquema METS. La relación entre los elementos de clasificación documental debe mantenerse intacta dentro del archivo XML, permitiendo reconstruir el orden original de los expedientes y sus componentes en el futuro.
5. Preservación Digital Normada (MICITT): Asegurar la persistencia de la información cumpliendo con las disposiciones para repositorios digitales del Código Nacional de Tecnologías Digitales del MICITT, utilizando obligatoriamente los estándares METS y el Diccionario de Datos PREMIS para documentar de forma inalterable en los servidores locales toda acción técnica ejecutada (validaciones de firma, verificaciones de hashes, modificaciones o accesos).
6. Persistencia de Metadatos Inalterables: Se debe garantizar que los metadatos (contexto, estructura y procedencia) permanezcan inalterables y consultables durante todas las fases del ciclo de vida del documento, impidiendo su borrado o edición no autorizada.

 

 

 

 

 

 

 

• Gestión Archivística y Control de Producción

 

1. Estandarización de Producción (ISO): El sistema debe garantizar el control de la producción documental mediante un repositorio de plantillas oficiales en formato Word vinculadas a cada serie documental, permitiendo la descarga para el uso de formatos normalizados y gestionando automáticamente números de referencia y consecutivos cronológicos diferenciados por departamento para evitar duplicidad de numeración. La solución debe restringir la creación arbitraria de tipos documentales, permitiendo únicamente que el personal competente cargue y valide plantillas, asegurando el cumplimiento de las normas ISO 15489, ISO 30300/30301.
2. Canales de Recepción Centralizada: La solución debe tener la capacidad técnica de integrarse con múltiples canales (ventanilla única digital, conectores de correo institucional o flujos de digitalización certificada) para centralizar de forma oportuna la entrada de documentos al repositorio corporativo.
3. Descripción Archivística Nacional: La herramienta poseerá capacidades para la descripción detallada de documentos (contexto, contenido y estructura) garantizando el cumplimiento total de la Norma Técnica de Lineamientos para la Descripción Archivística emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional de Costa Rica.
4. Estándares de Interoperabilidad Archivística: La solución debe garantizar el etiquetado de la información en paquetes archivísticos bajo los estándares internacionales EAD (Encoded Archival Description), EAC (Encoded Archival Context) y EAG (Encoded Archival Guide), asegurando la interoperabilidad técnica y científica de los datos almacenados con otros sistemas y repositorios de alcance nacional.
5. Interfaces Gráficas Diferenciadas: La solución debe ofrecer tres interfaces gráficas de usuario claramente diferenciadas:

• Funcional: Destinada a la gestión operativa diaria y flujos de trabajo de los usuarios.
• Administrador: Para el control de reglas del sistema, catálogos y gestión de usuarios.
• Técnica: Enfocada en la gestión de almacenamiento, rendimiento y procesamiento en el repositorio local.

1. Ayuda Integrada y Documentación: Entrega de un paquete completo de manuales de usuario en formato digital y guías técnicas de arquitectura. Se requiere la habilitación de servicios de ayuda directamente dentro del sistema para evacuar dudas sobre el funcionamiento de los módulos, vinculados a los flujos de trabajo específicos y respetando los dominios de acceso de cada usuario según su rol.
2. Conformación de Expedientes e Índice Electrónico: La solución debe asegurar la conformación de expedientes electrónicos en estricto cumplimiento con la norma técnica nacional, garantizando la estructura legal requerida para la gestión pública. Para ello, el sistema debe generar de forma automática un índice electrónico que garantice el foliado mediante sello electrónico y bitácoras detalladas, conforme a lo dispuesto en la Norma Técnica Nacional NTN-001.
3. Gestión de Actas Electrónicas de Órganos Colegiados: El sistema debe garantizar la correcta gestión y el ciclo de vida de las actas de órganos colegiados en soporte electrónico, en estricto cumplimiento con la Norma Técnica Nacional NTN-006. La plataforma debe permitir la agrupación anual sistemática de las actas para conformar el “tomo de actas electrónico”. Para asegurar la integridad y el orden cronológico de este tomo, el sistema debe generar automáticamente un índice electrónico que sustituya la foliación tradicional, el cual deberá incluir, como mínimo, el resumen hash de cada documento y su respectiva verificación. Asimismo, la solución tecnológica debe soportar la validación de firmas digitales e integrar los mecanismos necesarios para que la Auditoría Interna, en conjunto con el personal autorizado, realice las fases de autorización de apertura y cierre del tomo de actas en el sistema.

 

• Acceso, Seguridad y Firma Digital Estatal

 

1. Re-sellado Criptográfico Periódico: Se requiere la funcionalidad de re-sellado periódico de documentos para renovar la protección criptográfica antes de que los algoritmos pierdan vigencia, asegurando la preservación de la prueba digital y su valor probatorio en el tiempo de forma ininterrumpida.
2. Estándares de Firma Digital Nacional: El sistema debe utilizar de forma nativa los estándares definidos por la Dirección de Certificadores de Firma Digital de Costa Rica: ETSI TS 102 778 (PadES) para PDF/A, ETSI TS 101 903 (XadES) para XML y ETSI TS 101 733 (CadES), garantizando interoperabilidad plena con el Estado. La herramienta verificará de forma activa certificados, firmas digitales y sellos de tiempo de la Jerarquía Nacional en cada evento de captura, firma y sellado. El sistema no incluye la creación primaria de la firma, sino su archivo y validación.
3. Protección de Datos Personales (Tablas TCA): Para la protección de datos sensibles y personales, se deben implementar Tablas de Control de Acceso (TCA) configurables a nivel de serie documental y expediente de forma granular, asegurando el cumplimiento pleno de la Ley N.° 8968 (Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales).
4. Control de Visibilidad y Búsquedas: El sistema debe disponer de una interfaz de búsqueda por metadatos con recuperación dinámica de resultados según el rol del usuario. Con el fin de resguardar la confidencialidad, la herramienta debe permitir la configuración de un control granular que restrinja la visibilidad total de la información en el repositorio, limitando los privilegios de búsqueda global exclusivamente al perfil del usuario encargado de la administración del módulo y aplicando el principio de mínimo privilegio para el resto de los funcionarios.
5. Monitoreo de Integridad y Auditoría mediante Hash: El sistema debe generar y asignar un algoritmo de hash como huella digital matemática a los archivos depositados. Este valor será provisto por la plataforma para que el personal autorizado ejecute las auditorías y revisiones de integridad correspondientes, permitiendo detectar cualquier alteración no autorizada incluso si los certificados de firma han expirado.
6. Control de Versiones Históricas: El software debe incluir un sistema nativo de control de versiones. Registrará un historial inalterable de todos los cambios aplicados sobre los archivos, garantizando la integridad del documento original y permitiendo la consulta o recuperación de cualquier versión previa de manera segura.
7. Doble Factor de Autenticación (2FA) por Canal Oficial: Como capa extra de seguridad para el inicio de sesión, la plataforma debe ofrecer un Doble Factor de Autenticación (2FA). El sistema enviará de forma automatizada una tarjeta de coordenadas dinámica al correo electrónico institucional del usuario, asegurando que la validación de identidad ocurra dentro de los canales oficiales controlados por la municipalidad.
8. Cifrado de Datos Integrado: El sistema garantizará el cifrado de la información en tránsito mediante el soporte de protocolos seguros (HTTPS). Respecto al cifrado en reposo, al ser una solución local (On-premise), la herramienta estará arquitectada para operar sobre los volúmenes de almacenamiento y motores de bases de datos cifrados por la institución.
9. Previsualización Nativa en Entorno Web: El sistema debe incorporar un visor multimedia nativo que permita previsualizar los archivos (Formatos Office, PDF e imágenes) directamente desde la interfaz del navegador web, sin requerir la descarga física del archivo en la estación de trabajo ni depender de licencias de software de terceros.

 

• Escalabilidad y Previsión Técnica de Futuro (Modularidad)

 

1. Capacidad de Crecimiento y Escalabilidad Latente: Se requiere que el sistema sea entregado con una arquitectura técnica diseñada para la escalabilidad. Si bien la implementación de módulos adicionales (como un módulo de trámites) no es un requerimiento de entrega inmediata, la solución debe estar técnicamente prevista para su futura incorporación. El núcleo del sistema debe permitir la integración nativa de nuevas funcionalidades sin requerir una reestructuración de la base de datos o del repositorio documental.
2. Preparación para la Integración de Trámites: El diseño del sistema debe tomar en cuenta la futura vinculación de un módulo de gestión operativa. Se debe garantizar que la estructura de metadatos y los servicios internos (APIs documentadas) permitan que, en una etapa posterior, cada acción o resolución generada en un flujo de trámite se archive automáticamente en el repositorio local bajo los mismos estándares de seguridad y preservación.
3. Diseño para Expediente Único: El sistema debe estar preparado arquitectónicamente para la consolidación de un expediente único. Aunque la configuración final se realice en fases futuras, la base de datos debe contemplar la capacidad de agrupar documentos mediante identificadores clave (como el número de finca o número de identificación de la persona), asegurando que la información pueda centralizarse en una sola estructura lógica de consulta cuando la organización así lo requiera.

 

• Componentes Integrales de la Adquisición

 

• Suministro del Software: El suministro comprende la entrega de la última versión estable del sistema ofertado, incluyendo de fábrica:

 

1. Licenciamiento Permanente Corporativo: Autorización corporativa de uso sin límite de usuarios nominales o concurrentes, ni restricciones por volumen de documentos almacenados o transacciones ejecutadas. No se aceptarán esquemas de cobro mensual o tarifas variables.
2. Componentes Adicionales Incorporados: Entrega de la totalidad de módulos complementarios requeridos para la operación.

 

2.7.2 Instalación y Configuración Técnica:  El contratista realizará la instalación de la solución de forma directa en los servidores locales destinados por la institución, asumiendo la responsabilidad técnica de:

 

1. Preparación del Entorno: Verificación, calibración y configuración del servidor de aplicaciones y los motores de bases de datos para garantizar un rendimiento óptimo de la plataforma.
2. b) Instalación del Sistema: Despliegue técnico y publicación de la solución asegurando que el acceso sea 100% vía entorno web.

 

2.7.3 Parametrización y Puesta en Marcha

 

La instalación del sistema se considerará completada formalmente únicamente cuando el software se encuentre parametrizado según las necesidades del entorno municipal, incluyendo:

 

1. Configuración del Cuadro de Clasificación Documental Institucional.
2. Creación de los perfiles de usuario, segregación de roles y asignación de permisos de acceso perimetrales.
3. Definición, etiquetado y tipificación de los tipos de documentos e índices por departamento.

 

 2.7.4 Pruebas de Aceptación de Usuario (UAT)

 

Una vez concluido el despliegue y parametrización técnica por parte del contratista, se iniciará un periodo de pruebas obligatorio de quince (15) días hábiles, donde el personal técnico y los usuarios de la municipalidad validarán que la solución tecnológica responde a la totalidad de requisitos técnicos, funcionales y de rendimiento exigidos en este pliego. La firma del acta de recepción definitiva quedará estrictamente sujeta al éxito de estas pruebas y a la entrega completa de la documentación técnica y los manuales de usuario oficiales.

 

• Condiciones Especiales de Licenciamiento y Autonomía de Datos

 

2.8.1 Licencia de Uso Perpetua e Irrevocable:  El pago por el suministro e instalación del sistema otorga a la institución una licencia de uso perpetua e irrevocable. Al finalizar el periodo de mantenimiento técnico contratado (cierre del año 4), la Municipalidad conservará el derecho inalienable de continuar utilizando el software de forma indefinida, con todas sus funciones activas y sin obligación de realizar pagos adicionales por concepto de renovación de licenciamiento para mantener el acceso ordinario a la plataforma.

 

2.8.2 Propiedad Absoluta de los Datos y Prohibición de Bloqueos: La Municipalidad de Tilarán es la única y exclusiva propietaria de la totalidad de los documentos, metadatos, registros de auditoría, bitácoras y bases de datos gestionados por el sistema.

 

1. El contratista reconoce explícitamente que no posee ningún derecho de retención, usufructo o propiedad sobre la información institucional.
2. En ningún caso el software podrá incluir “candados” tecnológicos, rutinas de expiración temporal o líneas de código de bloqueo remoto que restrinjan o impidan el acceso libre a los datos por falta de pago del mantenimiento post-garantía.

 

2.8.3 Portabilidad, Extracción de Datos y Plan de Salida (Garantía de Extracción Final):

Para mitigar el riesgo de secuestro tecnológico (vendor lock-in), el sistema debe contar con herramientas nativas de administración que permitan a la Dirección de TI de la municipalidad exportar de forma masiva e independiente la totalidad de la información (documentos y metadatos asociados) en formatos estándares, estructurados y abiertos (tales como PDF, XML, SQL, JSON) sin costo adicional ni dependencia del proveedor. Si al finalizar los cuatro años la institución decidiera no contratar un nuevo periodo de mantenimiento o cambiar de plataforma, el contratista garantiza que elistemaa permitirá la exportación masiva entregando la información en un estado óptimo que permita su migración inmediata.

 

2.8.4 Cláusulas de Continuidad Tecnológica y Salvaguarda Institucional

 

2.8.4.1 Continuidad por Cese de Operaciones (Garantía de Continuidad): En el evento de que el contratista o fabricante cese sus operaciones comerciales, entre en un proceso formal de quiebra decretado judicialmente, o abandone de manera injustificada el soporte técnico de la herramienta, se compromete formalmente desde el acto de la firma a entregar a la institución el Código Fuente actualizado, las librerías necesarias y la documentación técnica de compilación de la herramienta, permitiendo que la municipalidad pueda, por sus propios medios o mediante la contratación de terceros, dar continuidad técnica y operativa al mantenimiento del sistema.

 

2.8.4.2 Continuidad Operativa ante Terminación Anticipada: En caso de que el contrato se rescinda o resuelva antes de cumplir el plazo de cuatro años, independientemente de la causa que lo oriente, se aplicarán las siguientes disposiciones de salvaguarda institucional:

 

1. a) Vigencia de la Licencia: La naturaleza de la licencia adquirida es perpetua desde el momento de la recepción definitiva del suministro e instalación [1.3]. Por tanto, la terminación anticipada del contrato de mantenimiento y soporte no extingue el derecho de la institución de seguir utilizando el sistema para la consulta, gestión y almacenamiento de sus documentos.
2. b) Entrega de Información y Diccionario de Datos: En un plazo no mayor a diez (10) días hábiles posteriores a la notificación de terminación, el contratista está obligado a entregar:
   • 1) Soporte técnico para extraer una copia de seguridad (backup) completa y actualizada de la base de datos y del repositorio físico de archivos.
   • 2) El Diccionario de Datos detallado y la documentación técnica de la estructura de las tablas, para que el personal de TI o un tercero puedan acceder a la información de manera directa mediante consultas SQL u otras herramientas equivalentes.

1. c) Período de Transición Obligatorio: El contratista se compromete a brindar un periodo de acompañamiento técnico de transición de hasta sesenta (60) días hábiles con el fin de asegurar que la institución pueda asumir el control técnico básico del sistema o preparar la migración de los datos a otra plataforma. Este servicio se mantendrá activo incluso durante la disputa legal de la resolución, priorizando el interés público y la continuidad de los servicios municipales.
2. d) Ejecución de Garantías por Abandono: Si la terminación se debe a un incumplimiento del proveedor, la institución ejecutará de inmediato la Garantía de Cumplimiento depositada en el sistema para resarcir los costos financieros derivados de contratar a un tercero que deba realizar la extracción de datos o el mantenimiento de emergencia de la plataforma informática.
3. e) Responsabilidad Institucional de Backups (Infraestructura Local): Al ser una implementación local (On-premise), la gestión, ejecución y periodicidad de las copias de seguridad automáticas recaerá sobre el departamento de TI de la municipalidad, aprovechar la adquisición de los nuevos servidores locales y el espacio de respaldo en la nube con el que cuenta la institución. El software proveerá las utilidades de extracción necesarias para conectarse a dichas rutinas de respaldo internas de forma transparente.
4. f) Plan de Transferencia de Conocimiento por Perfiles (Capacitación): El proyecto contempla un plan integral de transferencia de conocimientos brindado por el proveedor. Las capacitaciones se estructurarán de forma segregada cubriendo las necesidades específicas y flujos de trabajo de los encargados del archivo central, administradores de TI, supervisores y usuarios finales, asegurando una adopción institucional correcta.

 

2.8.4.3 Finalización del Plazo Contractual y Autonomía Institucional: Dado que el contrato ordinario alcanza su límite máximo de vigencia legal al finalizar el cuarto año, se establecen los siguientes lineamientos de salida para asegurar la continuidad ininterrumpida del servicio público:

 

2.8.4.3.1 Perpetuidad de la Solución Consolidada: Al cumplirse el plazo de cuatro años, y habiendo cumplido la institución con los compromisos de pago del suministro inicial, el derecho de uso (licencia) se consolidará como perpetuo [1.3]. El vencimiento del contrato ordinario de mantenimiento no afectará la disponibilidad de la plataforma DMS ni el acceso diario a la información de los servidores locales.

 

2.8.4.3.2 Protocolo de Transferencia de Conocimiento Final: Seis (6) meses antes de la finalización formal del cuarto año de vigencia, el contratista deberá realizar una actualización tecnológica final (instalando de forma gratuita la última versión estable del mercado) y entregar formalmente a la Dirección de TI de la Municipalidad: manuales técnicos actualizados, copia maestra del diccionario de datos y capacitación intensiva de “Cierre de Proyecto” para administradores de sistemas para la resolución autónoma de problemas de primer nivel.

 

2.8.4.3.3 Proceso de Nueva Contratación de Soporte: La institución conservará la potestad de iniciar un nuevo proceso concursal para la contratación de servicios de soporte y mantenimiento preventivo/correctivo antes del vencimiento de este contrato. El contratista actual, en su condición de titular de la propiedad intelectual, se compromete a cotizar dicho servicio postventa bajo condiciones y precios de mercado razonables si la ley del país así lo faculta en ese momento histórico.

 

2.2 LÍNEA 2: MANTENIMIENTO INTEGRAL Y SOPORTE TÉCNICO POST-GARANTÍA (Líneas 3,4 y 5 del cuadro de cotización)

 

El objeto de esta línea comprende la prestación obligatoria del servicio de Mantenimiento Integral (Correctivo, Preventivo y Evolutivo) y Soporte Técnico Especializado para el Sistema de Gestión Documental (DMS) de la Municipalidad de Tilarán. El contratista adjudicado asume la responsabilidad legal y técnica absoluta de asegurar la estabilidad, seguridad perimetral, compatibilidad tecnológica y continuidad operativa ininterrumpida de la plataforma implementada durante todo el ciclo de vida del contrato, bajo una relación técnica directa y sin intermediarios.

 

1. Alcance del Servicio de Mantenimiento Integral

 

• Mantenimiento Correctivo: Identificación, diagnóstico y subsanación inmediata de cualquier error, defecto de programación, fallos ocultos de software (bugs), caídas del sistema o vulnerabilidades críticas de seguridad que se detecten en la plataforma local, sin costo adicional para la institución.
• Mantenimiento Preventivo: Ejecución de diagnósticos técnicos periódicos, optimización y tuning del motor de bases de datos local, depuración de archivos temporales, y revisión de los logs de seguridad para asegurar que el sistema opere de forma continua en sus niveles óptimos de rendimiento.
• Mantenimiento Evolutivo (Actualizaciones Tecnológicas): El contratista queda obligado a suministrar, configurar e instalar en los servidores locales, de forma completamente gratuita, la totalidad de las actualizaciones, parches de seguridad, nuevas versiones (releases y upgrades) y mejoras funcionales que el fabricante libere al mercado internacional. La Municipalidad siempre contará con la versión más reciente y estable del producto sin cargos adicionales por licenciamiento.

 

1. Soporte Técnico Especializado

 

• Modalidades de Asistencia Directa y Canales: El oferente debe garantizar un esquema corporativo de soporte técnico directo, sin intermediación de terceros, que incluya asistencia remota (canales digitales rápidos) y asistencia presencial obligatoria en las instalaciones municipales cuando la gravedad del incidente lo amerite. Asimismo, brindará acompañamiento técnico obligatorio durante los procesos internos de actualización de infraestructura (servidores, sistemas operativos o bases de datos) que realice la institución y que interactúen con el sistema DMS.
  • Garantía de Funcionamiento y Compatibilidad Activa: El período de mantenimiento obligatorio comenzará a regir a partir de la firma del acta de recepción definitiva de la Línea. Durante el contrato, el contratista es el único responsable de la estabilidad de la solución. Toda incompatibilidad sobrevenida provocada por actualizaciones automáticas de los navegadores web comerciales (Chrome, Edge, Firefox, etc.) o parches de sistemas operativos deberá ser resuelta por el proveedor como parte de sus obligaciones ordinarias, sin costo extra para la institución.
  • Continuidad por Propiedad Intelectual: Dado que el oferente es el titular de los derechos de autor de la solución (según el requisito de admisibilidad de Propiedad Intelectual), este garantiza que cuenta con el código fuente y el personal experto para brindar este mantenimiento de forma inmediata y definitiva, asumiendo la responsabilidad total por cualquier interrupción del servicio derivada de defectos del software. Se prohíbe la cesión de este mantenimiento a terceros.
  • Soporte Local en Idioma Español: Todo el servicio técnico postventa, atención de incidentes y mantenimiento se brindará al 100% en idioma español y operando bajo la misma zona horaria de la Municipalidad de Tilarán, asegurando una comunicación directa dentro de la jornada laboral ordinaria. El proveedor debe demostrar capacidad instalada para brindar servicios de atención en corto plazo.

 

• Estructura Cronológica del Servicio y Modelo de Vigencia

 

• Primer Año: Garantía Técnica Integral: A partir de la recepción definitiva y puesta en producción del sistema, el contratista otorgará doce (12) meses de Garantía Técnica sin costo adicional. Esta garantía cubre la corrección de errores, parches de seguridad y cualquier ajuste necesario para que el sistema cumpla con las especificaciones del pliego y funcione de manera óptima y oportuna sin ningún contratiempo.
• Años Subsecuentes: Servicio de Mantenimiento Obligatorio: Finalizado el primer año de garantía, el contratista queda obligado a brindar el servicio de Mantenimiento Integral (Correctivo, Preventivo y Evolutivo) por periodos anuales renovables hasta un máximo de 3 años (Años 2, 3 y 4 del ciclo de vida del contrato). La prórroga de cada año dependerá de la evaluación discrecional de desempeño del proveedor que realice la institución.

 

• Condiciones de Pago, Verificación y Control de Gestión: Para el trámite de los desembolsos correspondientes al servicio de mantenimiento post-garantía (Ítems de mantenimiento anualizado), la Proveeduría Municipal aplicará estrictamente las siguientes reglas de control previo:

 

• Pagos Anuales Vencidos: La institución realizará los pagos de forma fraccionada al finalizar cada año de servicio efectivamente recibido, previa presentación y aprobación de un Informe Anual de Gestión Técnica emitido por el contratista.
• Requisitos del Informe de Gestión: El documento entregado por el contratista al cierre de cada año deberá detallar de forma exhaustiva:

1. Listado completo de los tickets de soporte atendidos en la plataforma, indicando la hora del reporte y el tiempo exacto de resolución.
2. Certificación de disponibilidad lógica del sistema (Uptime) durante el año. Se hace la salvedad de que, al tratarse de una solución On-premise, la responsabilidad del proveedor sobre la disponibilidad se limitará exclusivamente a interrupciones causadas por fallos lógicos del software o errores de código, eximiéndolo de caídas de la infraestructura física, electricidad o red municipal.
3. c) Detalle de las actualizaciones o parches aplicados (Mantenimiento Evolutivo).
   • Derecho de Retención por Incumplimiento: Si durante el año el proveedor incumplió con los Tiempos de Respuesta o Solución, o si el sistema presentó fallos críticos no resueltos, la Institución podrá aplicar las multas contractuales correspondientes, rebajándolas directamente del pago anual respectivo.
   • Certificación del Administrador del Contrato: Todo pago requerirá de forma obligatoria el visto bueno y la firma de la certificación de servicio recibido por parte del Administrador del Contrato designado por la municipalidad, quien validará técnicamente que el soporte se prestó a entera satisfacción antes de autorizar cualquier desembolso financiero.

 

1. Niveles de servicio (sla) y tiempos de respuesta obligatorios

 

El contratista garantiza la atención del soporte técnico y el mantenimiento integral del sistema bajo los siguientes parámetros de cumplimiento obligatorio. Los plazos comenzarán a computarse a partir del momento en que la municipalidad realice el reporte por cualquier medio comprobable (portal de tickets, correo electrónico o teléfono).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.1 Matriz de Tiempos de Respuesta y Solución Máxima

 

Categoría de Severidad	Definición	Tiempo de Respuesta (Acuse)	Tiempo de Solución / Mitigación
Prioridad 1: Crítica	Sistema totalmente inaccesible, caída del servidor o pérdida de integridad de datos que impide la operación municipal.	Menos de 30 minutos	4 horas máximo
Prioridad 2: Alta	Funciones clave inoperativas (ej. No se pueden cargar documentos o fallan las firmas digitales), pero el sistema es accesible.	1 hora	8 horas hábiles
Prioridad 3: Media	Errores en funciones no críticas, lentitud puntual o fallos que tienen una vía alterna de ejecución (workaround).	4 horas	24 horas hábiles
Prioridad 4: Baja	Consultas de uso, cambios estéticos menores o solicitudes de información general.	8 horas	72 horas hábiles

 

• Definiciones Operativas de los Niveles de Servicio

 

1. Tiempo de Respuesta: Es el plazo máximo otorgado para que un técnico especialista humano (se prohíben respuestas automatizadas de bots o acuses de recibo genéricos del sistema) analice el reporte de la municipalidad y notifique formalmente que ha iniciado el proceso de diagnóstico de la falla.
2. b) Tiempo de Solución: Es el plazo máximo improrrogable para restaurar la funcionalidad afectada en el ambiente productivo. Para incidentes de Prioridad 1, si la solución definitiva requiere un desarrollo prolongado, el proveedor estará obligado a implementar un parche técnico de contingencia que devuelva la operatividad al municipio dentro del plazo de 4 horas.
3. c) Horario de Cobertura Técnico: Las ventanas de tiempo para el cómputo de los plazos de respuesta y los servicios de soporte ordinario y correctivo se aplicarán de forma exclusiva durante el horario de oficina de la Municipalidad de Tilarán de lunes a jueves de 7:00 a.m a 4:00 p.m. y viernes de 7:00 a.m a 3:00 p.m.

 

• Canales de Comunicación Obligatorios para Auditoría: Para garantizar la transparencia y el correcto control de los tiempos de soporte para los procesos de auditoría interna, el contratista adjudicado deberá poner a disposición de la institución, como mínimo:

 

1. Portal Web de Gestión de Tickets: Plataforma digital que registre de forma automatizada y cronológica el ciclo de vida de cada reporte (hora de apertura, respuesta y cierre) para fines de auditoría del SLA.
2. Línea Telefónica de Emergencia Directa: Canal exclusivo de atención telefónica para el reporte de incidencias catalogadas como Prioridad 1 y Prioridad 2.
3. Correo Electrónico Institucional de Soporte: Para notificaciones formales e informes anuales.

 

 

PARTIDA 2: ADQUISICIÓN, INSTALACIÓN E IMPLEMENTACIÓN INTEGRAL DE UN SISTEMA PARA GESTIÓN DOCUMENTAL

 

2.3 LÍNEA 3: HORAS TÉCNICAS DE INGENIERÍA PARA NUEVOS DESARROLLOS Y SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

 

El objeto de esta partida comprende la disponibilidad de una bolsa de horas de ingeniería especializada para la atención de requerimientos técnicos e institucionales sobrevenidos, considerados como servicios independientes y complementarios que no forman parte del alcance del proyecto base ni del mantenimiento ordinario adjudicados en la Partida 1.

 

1. Alcance de los Servicios Complementarios: Contempla el costo derivado de la ejecución de nuevos desarrollos, integraciones con otros sistemas, incorporación de nuevas funcionalidades, jornadas de capacitación adicionales, migración de datos u otros servicios complementarios, constituyendo un monto totalmente aparte de la adquisición, configuración e instalación básica del software. Estos requerimientos no forman parte del alcance del proyecto base, considerándose servicios independientes cuya necesidad y alcance serán evaluados y requeridos de forma específica por la Administración.

 

1. Estructura y Reglas de Cotización

 

1. El oferente deberá cotizar el costo unitario fijo por cada hora de servicio técnico de ingeniería.
2. El oferente debe cotizar un costo único, fijo e invariable por hora técnica. Dicha tarifa unitaria debe coincidir de manera exacta con el valor indicado en el Ítem 6 del Cuadro de Cotización Obligatorio contemplado en la sección 4 del presente pliego de condiciones.
3. Para efectos de la sumatoria y evaluación del precio en el sistema SICOP, esta línea se configura por una cantidad de una hora técnica, utilizándose esta cifra únicamente como escenario uniforme de simulación económica.

 

1. Cláusula de Reserva de Adjudicación Discrecional: De conformidad con los principios de eficiencia y flexibilidad de la contratación pública, la Municipalidad de Tilarán se reserva el derecho irrestricto de adjudicar o declarar desierta la presente Partida 2 de forma total o parcial, según criterios discrecionales de oportunidad, conveniencia institucional o disponibilidad de contenido presupuestario al momento de dictar el acto final de adjudicación. La no adjudicación de esta Partida 2 no afectará en ninguna circunstancia la validez, admisibilidad, ni el proceso de adjudicación de los componentes solicitados en la Partida 1 del presente concurso.

 

1. Metodología de Pago y Naturaleza por Demanda: Los servicios complementarios contemplados en esta partida independiente se cotizarán a precio fijo por hora técnica de ingeniería y se ejecutarán bajo la estricta modalidad por demanda de cuantía inestimable. Por consiguiente, la Administración deja constancia de que:

 

1. Las horas de servicio técnico no constituye un compromiso de compra mínima, un pago fijo mensual, ni una obligación financiera u operativa para la Institución. Su ejecución y consumo efectivo se realizarán de manera variable, conforme a las necesidades reales que determine la Administración durante la vigencia del contrato.
2. La ejecución de cualquier hora requerirá una Orden de Servicio previa, formal y por escrito emitida por el Administrador del Contrato, donde se apruebe con la debida justificación el alcance y el techo máximo de horas asignadas para el requerimiento específico. El pago se realizará única y exclusivamente contra las horas efectivamente laboradas, entregadas y recibidas a entera satisfacción institucional.
3. El costo final dependerá exclusivamente de la cantidad de horas reales que la Administración apruebe y ordene consumir para la atención de requerimientos específicos durante la ejecución del contrato, corriendo por cuenta del contratista cualquier exceso de tiempo derivado de su propia estimación inicial o deficiencias técnicas.

 

1. Condiciones económicas, cuadro de cotización y líneas independientes

 

3.1 Cuadro de Cotización Obligatorio PARTIDA 1 (Sistema y Mantenimiento): Para efectos de admisibilidad y adjudicación de la partida 1, el oferente deberá cotizar conforme la siguiente tabla. Los precios totales deben incorporar la totalidad de los costos directos, indirectos, herramientas, viáticos e implementación, entre otros necesarios para la entrega a satisfacción del objeto contractual:

 

 

Ítem	Descripción del servicio	Plazo	Periodicidad del pago	Costo Total (Moneda)
1	Suministro e Instalación del Sistema: Incluye Licenciamiento migración (si aplica), capacitación y puesta en marcha.	Pago único (Hito final)	Posterior al recibido conforme y a satisfacción	₵
2	Garantía Técnica Integral: Soporte y mantenimiento correctivo/evolutivo sin costo adicional.	Año 1	Sin costo (Incluido)	₵ 0.00
3	Servicio de Mantenimiento y Soporte Técnico: Post- garantía (Correctivo, Preventivo y Evolutivo)	Año 2	1 pago anual	₵
4	Servicio de Mantenimiento y Soporte Técnico: Post- garantía (Correctivo, Preventivo y Evolutivo)	Año 3	1 pago anual	₵
5	Servicio de Mantenimiento y Soporte Técnico: Post- garantía (Correctivo, Preventivo y Evolutivo)	Año 4	1 pago anual	₵
Total	Valor total del proyecto (Ítems 1 al 5)	4 años		Suma total

 

 

 

 

 

 

3.1.1 Mantenimiento Evolutivo: El costo anual cotizado en los ítems 2, 3, 4 y 5 debe cubrir la entrega e instalación de todas las versiones nuevas y actualizaciones del sistema sin cargos adicionales por licenciamiento.

3.1.2 Licenciamiento Ilimitado: En ninguna circunstancia se aceptarán costos adicionales por aumento en la cantidad de usuarios o volumen de documentos durante los años de mantenimiento.

3.1.3 Evaluación: Para efectos de comparación de ofertas y adjudicación, la Administración tomará como base el Valor Total General Evaluado del Proyecto (la sumatoria del costo del sistema y los años de mantenimiento proyectados).

 

3.1.4 Forma de Pago: El ítem 1 se cancelará contra la recepción a satisfacción del sistema operando en ambiente productivo posterior a las pruebas UAT. Los ítems de mantenimiento se cancelarán de forma anual vencida sujeta a la verificación previa del cumplimiento de los servicios

 

La remuneración del proyecto se realizará mediante pagos parciales contra la entrega y aceptación formal de los entregables, distribuidos de la siguiente manera:

 

3.1.4.1 Ítem 1: Adquisición, Configuración e Instalación del Sistema:  Los pagos se realizarán contra entrega y recepción a satisfacción por parte del administrador del contrato y con el visto bueno de la Alcaldía, distribuidos en las siguientes etapas:

 

1. a) Etapa 1 (20% del monto total): Despliegue y habilitación. Se procederá con este pago una vez entregadas las credenciales de acceso al sistema y tras la verificación del correcto funcionamiento inicial de la plataforma.

 

1. b) Etapa 2 (30% del monto total): Configuración estructural. Este desembolso se hará efectivo al finalizar satisfactoriamente la carga de información de la estructura del cuadro de clasificación al gestor documental.

 

1. c) Etapa 3 (50% del monto total): Transferencia de conocimiento y cierre. Pago final que se tramitará tras concluir el servicio de acompañamiento técnico, la finalización de todas las jornadas de capacitación programadas, la entrega formal de los manuales, la comprobación de que el software opera en el ambiente productivo local y tras superar con éxito el periodo obligatorio de 15 días hábiles de pruebas de aceptación.

 

3.1.4.2 Ítems 2, 3 y 4: Mantenimiento Integral Post-Garantía (Años 2, 3 y 4).  Pagos fraccionados de forma anual vencida (un tracto por año). Cada pago anual estará sujeto a:

1. a) La presentación y aprobación de un Informe Anual de Gestión (detalle de tickets atendidos, parches aplicados y disponibilidad técnica del software).
2. b) El visto bueno formal del Administrador del Contrato institucional con aprobación de Alcaldía.
3. c) Si el proveedor incumplió con los tiempos de solución o dejó fallos críticos abiertos, la Municipalidad tiene la facultad de deducir las multas directamente del pago de ese año como derecho de retención.

 

 

 

 

3.2 Cuadro de Cotización Obligatorio - PARTIDA 2 (Bolsa de Horas Técnicas)

 

El oferente deberá cotizar conforme la siguiente tabla:

 

Ítem	Descripción del servicio	Plazo	Periodicidad del pago	Costo Total (Moneda)
1	Horas técnicas (Indicar el costo fijo por cada hora de servicio por tratarse de un servicio por demanda de cuantía inestimable)		Costo por hora	¢
				Total

 

 

3.2.1 Línea Horas Técnicas para Nuevos Desarrollos, Integraciones, Funcionalidades, Capacitaciones y Servicios Complementarios.

El pago se realizará contra avance o entrega a satisfacción de fases, calculado bajo la modalidad de precio por hora técnica por servicios ejecutados de manera efectiva preliminarmente aprobadas por el administrador del contrato y previo informe de justificación por parte del proveedor. El costo final e independiente dependerá exclusivamente de la cantidad de horas que la Municipalidad ordene y consuma para la ejecución de nuevos desarrollos, integraciones con otros sistemas, incorporación de nuevas funcionalidades, capacitaciones adicionales o migración de datos, entre otros requerimientos técnicos institucionales.

Para efecto del pago de las horas, el contratista deberá entregar un Plan de Trabajo y Cronograma Técnico donde justificará por escrito la cantidad de horas estimadas para las tareas solicitadas (tales como análisis de requerimientos, desarrollo, pruebas, parametrización, integraciones, jornadas de capacitación o migración), requiriéndose la aprobación previa de la Municipalidad para fijar un techo máximo de horas para cada fase o requerimiento específico. El proveedor no podrá facturar ni una sola hora que no haya sido autorizada formalmente y por escrito de manera previa por el administrador del contrato.

Si el proveedor requiere más horas de las presupuestadas debido a un error propio de su software, deficiencias en la estimación inicial o falta de pericia técnica, esas horas adicionales correrán por su exclusiva cuenta y riesgo, y no serán reconocidas ni pagadas por la Municipalidad de Tilarán.

 

1. Garantía técnica

4.1 Garantía técnica base: El oferente otorgará una garantía mínima de doce (12) meses a partir del recibido conforme del sistema.  No debe tener ningún costo para la administración al estar incluida en el precio de adquisición del software y debe cubrir el mantenimiento correctivo (fallos y bugs), preventivo (optimización de bases de datos) y evolutivo (actualizaciones y parches de seguridad del fabricante).  Contempla resolver cualquier incompatibilidad por actualización de navegadores web (Chrome, Edge, Firefox) o del sistema operativo del servidor y deberá ser ejecutada directamente por el fabricante o distribuidor autorizado con acceso al código fuente. Se prohíbe la subcontratación o cesión a terceros

4.2 Garantía Técnica de los Servicios por Demanda (Horas técnicas): Todo nuevo desarrollo, módulo o integración ejecutado mediante horas de servicio técnico gozará de una garantía técnica independiente de doce (12) meses a partir de su recibido conforme individual.

 

El contratista corregirá cualquier fallo o bug en estos desarrollos por su cuenta y riesgo. Queda estrictamente prohibido consumir o deducir horas de la bolsa institucional para reparar defectos de entregables bajo garantía.

 

1. Plazo de entrega y vigencia contractual:

 

5.1 Plazo de Entrega e Implementación: El plazo máximo para la instalación, configuración, migración, capacitación, pruebas de aceptación y puesta en operación definitiva del sistema será de tres (3) meses calendario, contados a partir del día hábil siguiente a la notificación formal de la orden de inicio u orden de pedido emitida por el Administrador del Contrato. El sistema deberá quedar operando en ambiente productivo local (On-premise) y debidamente recibido a entera satisfacción de la Municipalidad de Tilarán dentro de este periodo

 

La implementación del sistema deberá realizarse en estricto apego al cronograma de trabajo, plan de despliegue y estrategia de capacitación integral presentados en la oferta adjudicada, los cuales se considerarán parte vinculante e integral del contrato.

 

5.2 Plazos de Entrega para los Servicios por Demanda (Horas técnicas)

 

Debido a la naturaleza variable e inestimable de los servicios complementarios, los plazos de entrega no serán fijos, sino que se determinarán de forma casuística bajo las siguientes reglas obligatorias:

 

1. a) Fijación en el Plan de Trabajo: Para cada requerimiento específico (sea un nuevo desarrollo, integración, migración o capacitación), el plazo de entrega en días hábiles quedará pactado y consignado de mutuo acuerdo dentro del Plan de Trabajo y Cronograma Técnico previo que presente el contratista.
2. b) Activación del Plazo: El cómputo del plazo de entrega acordado iniciará formalmente a partir del día hábil siguiente a la notificación de la Orden de Servicio digital o escrita emitida por el Administrador del Contrato municipal.
3. c) Incumplimiento y Sanciones por Atraso: El plazo definido en la Orden de Servicio será de acatamiento obligatorio y vinculante. Si el contratista entrega las fases o productos con retraso respecto al cronograma autorizado, la Municipalidad de Tilarán aplicará las multas y cláusulas penales correspondientes por cada día hábil de retraso, deduciéndolas directamente del pago de esa orden de servicio o de las facturas anuales de mantenimiento.

 

5.3 Vigencia Total del Contrato: Con el propósito de garantizar la continuidad tecnológica, las actualizaciones evolutivas y el soporte técnico requerido por la institución, la vigencia total del presente contrato será de cuatro (4) años (48 meses calendario), distribuidos de la siguiente manera:

 

1. a) Periodo de Implementación: Tres (3) meses calendario para el despliegue y puesta en marcha inicial del sistema.
2. b) Periodo de Garantía Integral (Año 1): Doce (12) meses de garantía técnica integral sin costo adicional, los cuales comenzarán a regir de forma inmediata a partir del día siguiente de la firma del acta de recibido conforme a satisfacción de la puesta en producción (Etapa 3 de la forma de pago).
3. c) Periodo de Mantenimiento Post-Garantía (Años 2, 3 y 4): Treinta y seis (36) meses de soporte técnico y mantenimiento preventivo, correctivo y evolutivo pagaderos de forma anual vencida, complementados con la disponibilidad de Horas Técnicas por Demanda.

 

1. Procedimientos de control de calidad: Los procedimientos de control de calidad aplicables a la presente contratación deberán verificar que la Infraestructura Tecnológica Convergente cumpla integralmente con las especificaciones técnicas, términos de referencia, condiciones de instalación, configuración, interoperabilidad, seguridad, documentación, garantía, soporte y mantenimiento establecidos por la Municipalidad de Tilarán. Estos controles serán aplicables a todos los bienes, componentes y servicios asociados, incluyendo sistemas CCTV, cableado estructurado, networking, enlaces inalámbricos, fibra óptica, energía para telecomunicaciones, gabinetes, racks, accesorios, materiales y servicios profesionales especializados.

 

Cada entrega realizada por el contratista será recibida por el funcionario responsable designado por la administración, quien verificará que los bies y servicios entregados coincidan con lo solicitado en la orden de pedido.

 

1. Designación de un encargado general del contrato:

 

Nombre completo Teléfono Correo electrónico Dependencia

Alberth López Pérez Tel: 2695-2432 alopez@tilaran.go.cr

 

1. Lugar de entrega del bien o servicio

 

	Los bienes o servicios serán entregados en el edificio municipal Costado oeste de la terminal de buses en Municipalidad de Tilarán, Departamento de Archivo y Tecnologías de Información. Edificio Administrativo Municipalidad de Tilarán, Planta Alta

 

1. Rangos de tolerancia: Para esta contratación y de conformidad con lo establecido en el artículo 44 inciso b) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, se presumirá como razonable todas aquellas variaciones del precio cotizado en relación con el precio estimado que oscilen en un rango de +-20% por unidad para cada línea.

 

En la eventualidad de que los precios ofertados se estimen por fuera de estos parámetros, la administración realizará el análisis correspondiente y solicitará a los oferentes información adicional a fin de determinar su procedencia o no de manera razonada y justificada.

 

Se realizará el análisis correspondiente de razonabilidad de precios, en donde se utilizarán diversos insumos para analizar los precios de cada una de las ofertas, llámese, estudios de mercado, precios de ofertas presentadas, entre otros.

 

1. Modalidad de cotización o de pago y tipo de contrato: Bienes y servicios, cantidad definida y por demanda para las horas de servicio técnico.

 

1. Tipo de cotización y adjudicación: La adjudicación de este concurso se realizará por partidas completas.

 

1. Histórico de Consumo: Se estima un consumo anual de 100 horas técnicas conforme referencia de otros sistemas similares.

 

1. Otras disposiciones:

 

10.1 Los oferentes deben garantizar de forma absoluta que la totalidad de los bienes a suministrar son completamente nuevos de fábrica, originales y que los materiales empleados son de óptima calidad comercial e industrial. Los diseños, la operación, las capacidades analíticas y las eficiencias deben corresponder estrictamente a las asignadas por el fabricante internacional de la marca. No se aceptarán, en ninguna circunstancia, artículos reconstruidos, reciclados, remanufacturados o de "segunda" calidad.

10.2 El proveedor adjudicado quedará obligado a reponer, por su entera cuenta y riesgo, incluyendo los costos de transporte pesado, fletes y cualquier otro gasto logístico adicional, aquellos bienes o licencias que se compruebe que se han dañado o presentan fallas durante el período de vigencia de la garantía técnica como consecuencia de defectos de fabricación, mala calidad de las materias primas o cualquier otra causa imputable al contratista.

10.3 Los componentes tecnológicos que sean sustituidos por las causas indicadas en el punto anterior gozarán de los mismos plazos y condiciones de la garantía técnica original fijada en el pliego de condiciones. Dicha garantía comenzará a regir nuevamente desde cero (0) a partir del momento en que la Municipalidad firme el acta de recibido a conformidad. El tiempo máximo para la entrega física del bien sustituido no podrá ser mayor a siete (7) días hábiles, contados a partir de la fecha del reclamo formal formulado por el municipio.

10.4 Si al momento de la entrega los bienes no son recibidos a entera satisfacción del Administrador del Contrato, o se constata que el proveedor no cumplió con las especificaciones del pliego de condiciones, la Municipalidad de Tilarán tendrá el derecho irrestricto de rechazar el suministro. En tal caso, ordenará al proveedor la corrección o la reposición del equipo sin costo adicional alguno. Los bienes rechazados deberán ser retirados por el contratista en el mismo sitio donde se intentó la entrega y la sustitución conforme se ejecutará en un plazo máximo de siete (7) días hábiles.

10.5 El oferente deberá indicar en su propuesta técnica, de manera detallada y expresa, cada uno de los elementos, coberturas y condiciones técnicas que componen la garantía de fábrica de los equipos de CCTV y networking corporativos.

10.6 El oferente detallará en su oferta las condiciones mínimas y las especificaciones ambientales obligatorias para la manipulación, resguardo térmico y almacenaje correcto de los productos suministrados.

10.7 El precio unitario de los materiales, equipos y servicios cotizados debe contemplar de forma absoluta la totalidad de los costos operativos, incluyendo fletes, acarreos y transporte terrestre hasta el sitio requerido por la administración [4.1].

10.8 La calidad, marcas y modelos de los equipos y materiales entregados serán rigurosamente corroborados contra el listado oficial del pliego de condiciones. El adjudicatario deberá coordinar con el profesional municipal a cargo del proyecto la fecha y hora exacta de las entregas con la debida anticipación. Asimismo, el proveedor será el responsable exclusivo de suplir el personal, el equipo o herramientas necesarias para la descarga segura de los bienes.

10.9 Es requisito obligatorio que el oferente aporte junto a su propuesta la ficha técnica oficial del fabricante, el manual de usuario o el certificado de calidad de los materiales y componentes pasivos, según corresponda.

10.10 Cualquier componente tecnológico o insumo de telecomunicaciones (como mangas de empalme, etiquetas de red o selladores de canalización, etc.) que sea entregado con empaques rotos, húmedos, con marcas alteradas o que presenten una fecha de caducidad menor a un (1) año al momento del recibo, será devuelto de inmediato en el mismo acto de entrega, corriendo los costos de reposición por cuenta del adjudicatario.

10.11 Es obligación perentoria del oferente suscribir y mantener debidamente actualizada la Póliza de Seguro de Riesgos del Trabajo emitida por el Instituto Nacional de Seguros (INS) u otra aseguradora autorizada por la SUGESE. Esta póliza debe cubrir a la totalidad del personal (ingenieros, técnicos, linieros y operarios) necesario para brindar la instalación o los bienes a contratar, conforme a la actividad comercial del concurso. El oferente deberá anexar el comprobante técnico de vigencia de la póliza junto con su oferta en SICOP. Dicha cobertura se mantendrá activa durante toda la ejecución del contrato y sus eventuales prórrogas.

10.12 El contratista será el único responsable de satisfacer los requisitos normativos vigentes relativos a la salud, higiene y seguridad ocupacional de su personal en las áreas de despliegue de las obras. Estará obligado a proveer el equipo de protección personal (EPP) adecuado y a realizar la señalización vial e industrial correspondiente para mitigar accidentes en la vía pública o edificios municipales.

10.13 El contratista adjudicado deberá mantener vigente una Póliza de Responsabilidad Civil por lesión o muerte a terceras personas y daños a la propiedad de terceros. Esta cobertura amparará financieramente cualquier eventualidad derivada del tendido de cables de fibra óptica, anclaje de racks o instalación de cámaras de seguridad periféricas.

10.14 El contratista deberá asumir de forma amplia, total y general el pago de todas las obligaciones, salarios y responsabilidades que le correspondan como patrono por concepto de cargas sociales, de conformidad con el Código de Trabajo, la Ley Constitutiva de la CCSS y regulaciones de FODESAF. Queda expresamente establecido que la responsabilidad patronal será única y exclusivamente del contratista, por lo que no existirá ningún tipo de relación laboral, subordinación jurídica ni nexo de empleo entre la Municipalidad de Tilarán y los trabajadores del adjudicatario o sus subcontratistas. La Municipalidad no asumirá ninguna responsabilidad directa o indirecta de índole laboral ni civil en relación con dicho personal.

10.15 Si durante la vigencia del contrato, mediante los procesos de supervisión del Administrador del Contrato o por denuncia comprobada, se constata que las pólizas de Riesgos del Trabajo o de Responsabilidad Civil se encuentran vencidas, suspendidas o no cubren la totalidad del personal operativo en campo, la Municipalidad de Tilarán procederá con la resolución del contrato por incumplimiento grave imputable al contratista, ejecutando de forma inmediata las garantías del sistema.

10.16 El contratista asumirá toda la responsabilidad civil y la eventual indemnización económica que hubiere que cancelar por los daños y perjuicios causados a su propio personal, a terceras personas, a las propiedades colindantes o a los bienes municipales con ocasión de la ejecución del objeto contratado. Asimismo, asumirá el riesgo por los daños fortuitos o por negligencia que sufran sus medios de transporte, herramientas y equipos de medición especializados durante el traslado y ejecución de las obras. La Administración no asumirá ante el adjudicatario más responsabilidades que las estrictamente previstas en el bloque contractual. En caso de que ocurra un siniestro que sobrepase los montos de cobertura de los seguros contratados, el exceso de los costos financieros correrá de forma exclusiva por cuenta del adjudicatario.

10.17 El contratista garantiza que la totalidad del equipo especial, grúas, camiones de canasta e instrumentos utilizados para el despliegue de la red tecnológica cumplen con todos los requisitos fijados por el ordenamiento vial costarricense y se encuentran al día con el pago de sus obligaciones (Inspección Técnica Vehicular aprobada, derecho de circulación vigente y los permisos especiales de tránsito que correspondan).

10.18 De conformidad con la segregación de funciones, el encargado de la unidad usuaria solicitante (Área de Tecnología e Informática) será el responsable técnico y directo de la recepción definitiva de los bienes y servicios, así como del control exhaustivo de la vigencia de la garantía técnica y del trámite oportuno de los procesos de reclamo o fe de erratas que dicha garantía conlleve.

10.19 La Municipalidad de Tilarán se reserva el derecho irrestricto de verificar de oficio la veracidad de la información y certificaciones suministradas por los proveedores, así como de consultar bases de datos externas autorizadas. Dispondrá de la facultad de solicitar cualquier aclaración, subsanación o documento técnico complementario durante la fase de análisis y evaluación de ofertas, conforme a los plazos legales establecidos en la normativa de contratación pública vigente.

10.20 La Administración se reserva la potestad de solicitar a los oferentes que se encuentren bajo la fase de análisis técnico la presentación de muestras físicas previas de los bienes propuestos (tales como cámaras, conectores, switches o componentes pasivos), con el propósito único de validar su calidad, materiales, acabados y cumplimiento de fichas técnicas antes de emitir el dictamen formal de adjudicación. El plazo otorgado para la entrega de dichas muestras será fijado discrecionalmente por la Administración en la respectiva prevención.

10.21 El contratista adjudicado estará obligado a facilitar a la Municipalidad un canal digital de comunicación propio (adicional a la plataforma oficial SICOP) o una línea de atención telefónica exclusiva para la coordinación operativa de las órdenes de servicio ejecutadas bajo la modalidad por demanda [6.2]. Asimismo, deberá formalizar en el expediente electrónico el nombramiento oficial de un Gestor de Contrato por parte de la empresa, indicando su nombre completo, número telefónico y correo electrónico directo, quien contará con plena autoridad administrativa y técnica para resolver reclamos, devoluciones de equipos o sustituciones en un plazo máximo e improrrogable de veinticuatro (24) horas a partir del reporte generado por el municipio.

 

 

 

 

 

 

Capítulo I

Condiciones Generales

 

1. Objeto contractual: La Municipalidad de Tilarán, cédula jurídica 3-014-042110 en adelante la administración, requiere contratar la adquisición de bienes o servicios de conformidad con lo estipulado en el capítulo II del presente documento.

 

El Encargado de Archivo en coordinación con Departamento de Tecnologías de Información tiene a cargo el presente proceso por lo que cualquier consulta la pueden realizar con el señor Wilberth Ramos al teléfono 26952435 ó Alberth López Pérez al teléfono 26952432, alopez@tilaran.go.cr.

 

El encargado de la unidad usuaria solicitante, será responsable directo de la recepción definitiva, así como del control de la garantía técnica de los bienes solicitados y recibidos, control de plazos de entrega y del proceso de reclamo que dicha garantía conlleve.

 

1. Lugar y forma de entrega: El objeto contractual deberá ser entregado formalmente en el sitio indicado por el funcionario municipal a cargo de este proceso conforme el capítulo II de este pliego de condiciones.

 

1. Fundamento legal:

 

3.1 La presente contratación se establece como Licitación Reducida de conformidad con los artículos 36, 62 y 63 de la Ley  General de  Contratación  Pública, los  artículos 154, 155 y 156  del Reglamento a Ley General de Contratación Pública y  con los umbrales para determinar el procedimiento de contratación  actualizados mediante resolución R-DC-00142-2025 de la Contraloría General de la República publicada en el Diario Oficial La Gaceta No. 237 del 17 de diciembre del 2025 y el Reglamento sobre gastos fijos y adquisición de bienes y servicios, de competencia del Alcalde Municipal.

 

3.2 De conformidad con dicha resolución el monto máximo para este tipo procedimiento, no podrá sobrepasar de ¢ 64.559.795,00 para la adquisición de bienes y servicios. 

 

1. Forma de presentación de la oferta: Se aceptarán únicamente ofertas electrónicas presentadas antes de la hora y fecha de la apertura, por medio del sistema integrado de compras públicas (SICOP). (Requisito de admisibilidad). La información que contiene la oferta debe ser en idioma español, legible, sin cualquier signo de alteración. Todos los documentos relacionados con las ofertas y en general con el concurso, deben ser electrónicos y deberán ser incorporados por el mismo oferente en el SICOP. No se atenderá ninguna gestión realizada por otro medio distinto al anterior y este sistema constituirá el único medio para recibir notificaciones por parte de la Municipalidad.

 

1. Vigencia de la oferta: Todo concursante deberá indicar clara y expresamente la vigencia de su oferta, la cual en ningún caso podrá ser inferior a sesenta días hábiles contados a partir de la fecha de apertura de esta contratación.

 

1. Aclaraciones: Toda solicitud de aclaración a las disposiciones del pliego de condiciones deben ser efectuadas por medios electrónicos, a través del sistema SICOP, mismo sistema informático que será utilizado para toda subsanación, dentro del marco normativo vigente.

 

1. Plazo de Entrega y/o Tiempo de respuesta para entrega: Se refiere al tiempo que requiere el contratista a partir de la comunicación de la orden de pedido en SICOP por parte de la Municipalidad, para hacer la entrega del bien o servicio adjudicado. No se admitirán a concurso aquellas ofertas cuyo tiempo de respuesta de entrega sea mayor a 3 meses calendario, una vez recibida la orden de inicio, para el caso del sistema. En los demás casos se brinda mayor detalle en capítulo II de especificaciones técnicas.

 

No se admitirán a concurso aquellas ofertas cuyo tiempo de respuesta de entrega sea mayor al indicado en el punto anterior u ofertas con plazos en días naturales.

 

De conformidad con el artículo 281 del RCP, respecto al plazo de ejecución del contrato, a solicitud del contratista, la Administración podrá autorizar prórrogas al plazo de ejecución del contrato vigente, cuando existan demoras ocasionadas por ella misma o causas ajenas al contratista originadas por caso fortuito y fuerza mayor. En caso de incumplimiento por parte del adjudicatario, dará derecho a la Administración a rescindir el contrato sin responsabilidad alguna y dará derecho a cobrar los daños y perjuicios que tal incumplimiento causare.

 

La Administración deberá valorar la solicitud de prórroga del contratista considerando las afectaciones en la programación de la ejecución contractual, conforme a lo que le haya acreditado y probado el contratista en su requerimiento. Una vez presentado el evento que ocasiona la solicitud el contratista deberá comunicarlo inmediatamente a la Administración

El contratista solicitará la prórroga dentro de los ocho días hábiles siguientes al conocimiento del hecho que provoca la extensión del plazo y la Administración contará con igual plazo para resolver si procede o no. Si la solicitud se hace fuera de plazo, pero estando aún el contrato vigente, la Administración podrá autorizar la prórroga, en caso de estar debidamente sustentada.

 

1. Precio (Artículos 41, 42 y 43 LCP, Artículo 44 RCP)

 

8.1 Los precios cotizados, serán ciertos, unitarios, definitivos e invariables, en moneda nacional, sin sujeción a condición alguna no autorizada por este pliego de condiciones y libre de todo tipo de impuestos, sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones regulados en el artículo 43 de la Ley de Compras Públicas. Será posible mejorar los precios cotizados de conformidad con lo que disponga el Reglamento y la Ley de Compras Públicas. Si el oferente no señala los tributos que afectan su propuesta, se presume que el monto total cotizado los contiene, incluyendo tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuestos del mercado local.

 

8.2 De darse divergencia entre dos o más formas de expresión, prevalecerá la consignada en la plataforma SICOP. Para la estimación del precio el oferente deberá tomar en cuenta todos los gastos e implicaciones que conlleva la prestación de este servicio, bajo la modalidad de entrega según demanda. Entre dichos gastos deberá tomar en cuenta gastos operativos, gastos administrativos, cargas sociales, seguros, pólizas, mantenimiento, transportes, viáticos, bodegaje, así como cualquier otro gasto en que se incurra el contratista hasta la total entrega de lo solicitado, de manera ágil y eficiente.

 

8.3 En caso de divergencia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo el caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real.

 

8.4 Los oferentes podrán cotizar en cualquier moneda de curso legal en Costa Rica. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, la Administración las convertirá a una misma moneda para efectos de comparación conforme el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura de las ofertas.

 

De conformidad con la Directriz Nº 044-H Uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas dirigidas al sector público en su artículo 1 °, se deberán efectuar todas sus contrataciones de bienes y servicios en moneda nacional, siempre y cuando las circunstancias del mercado lo ameriten y ello no cause un perjuicio a la satisfacción del interés público; por lo que se insta a realizar la cotización del precio en colones, en concordancia con lo establecido en dicho documento.

 

8.5 El pago será en colones costarricenses, salvo lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica. Para ese efecto se utilizará el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la confección del cheque o medio de pago seleccionado. La Administración deberá comunicar al contratista dentro de los cinco días hábiles posteriores a su confección, que el medio de pago acordado se encuentra a su disposición.

 

8.6 Si en el pliego de condiciones se pide un desglose de los tributos que afectan la propuesta y ésta no lo indica, se presume que el monto total cotizado los contempla, incluyendo tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuestos del mercado local todo conforme a lo previsto en el artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública. 

 

8.7 Se deberán cotizar los precios unitarios y totales. Si la sumatoria de los precios unitarios excede el precio total, la oferta se comparará con el mayor precio. La Administración se reserva la posibilidad de adjudicación parcial de una misma línea.

 

8.8 La Administración no se obliga a aceptar la oferta de menor precio si considera que ésta contraviene sus intereses o la misma resulta ruinosa para el oferente.

 

8.9 La oferta no debe incluir el impuesto al valor agregado (IVA), toda vez que la Municipalidad se encuentra no sujeto a este impuesto en virtud de lo dispuesto en el artículo 8 del Código Municipal, Ley N°7794 y lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, Ley N°9635.

 

8.10 En el supuesto de que la Administración presente dudas acerca de la razonabilidad

del precio de una oferta y ese sea el único factor determinante para adjudicar, se podrá adjudicar la contratación siempre y cuando el oferente presente de previo a la adjudicación una línea de crédito o garantía que asegure que cuenta con medios para cumplir con el bien, la obra o el servicio, sin que la Administración cancele un mayor precio que el cotizado.

 

8.11 El oferente podrá ofrecer descuentos y mejoras en su precio. Bajo ningún supuesto

la mejora implicará disminución de cantidades, desmejora de la calidad y condiciones de lo originalmente ofrecido o el otorgamiento de una ventaja indebida para el proponente, ni podrá ser mayor a la utilidad establecida en el precio original.

 

1. Documentación y Declaraciones juradas a aportar:  Toda oferta presentada por un proveedor contendrá las siguientes declaraciones y certificaciones. Las declaraciones se harán bajo la gravedad de juramento y no será necesario rendirlas ante notario público. Deberán estar debidamente firmadas por el oferente mismo, en el caso de personas físicas, o el representante legal en caso de las personas jurídicas:

 

1. Que se encuentra al día en el pago de los impuestos nacionales.
2. Que se encuentra al día en el pago del impuesto a personas jurídicas, de conformidad con la Ley 8024, si así corresponde.
3. Que no se encuentra sujeto a ninguna de las causales de prohibición establecidas en la normativa y de manera particular las contempladas en los artículos 28 de la LGCP y 32 del RLGCP e indicar con cuál institución tiene esta afectación. En caso de encontrarse en alguno de los supuestos de prohibición regulados en los incisos j) y k) del artículo 28 de la LCP, cumple con alguno de los supuestos de desafectación establecidos en el artículo 30 de dicha ley.
4. Estar inscrito y al día como Patrono o trabajador independiente ante la CCSS, de conformidad con el artículo 14 inciso f) de la Ley de General Contratación Pública y artículo 74 de la CCSS (esta información será validada en línea en la página de consulta respectiva). Tal condición se hace extensiva a los subcontratistas conforme artículo 14 inciso g de dicha Ley.

 

Durante la etapa de ejecución del contrato, si un contratista adquiere la condición de morosidad con la Caja, y el contratante tiene pendiente pagos a su favor, este deberá retener su pago y girarle dichos recursos directamente a la Caja. Si una vez honrado el pago de las cuotas obrero-patronales o de trabajadores independientes quedara algún remanente a favor del contratista, el contratante le hará entrega de este.

1. Que cumple estrictamente las obligaciones laborales y de seguridad social, incluyendo el salario mínimo establecido en el decreto de Salarios Mínimos.
2. Tratándose de personas físicas, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final.
3. Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas, según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones y a quién pertenecen. Además, cada proveedor también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el (los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial.
4. Si el oferente subcontrata el servicio a terceros, deberá indicarlo expresamente en su oferta y presentar una constancia y dar fe del tipo de contrato que se tiene para con estos terceros. Igualmente, los subcontratados deberán presentar (al igual que el oferente), una declaración jurada de los artículos 14 y 28 de la Ley General de Contratación Pública, además de encontrarse al día con el pago de los impuestos nacionales, contar con licencia comercial que lo habilite a ejercer la actividad por la que está ofertando, dicho subcontratista debe encontrarse inscrito en la respectiva plataforma SICOP. Adicionalmente, dicha subcontratación deberá cumplir con lo dispuesto en el artículo 14 del este mismo cuerpo normativo.
5. El oferente deberá comprometerse en un actuar ético y un compromiso anticorrupción, según lo establecido en el artículo 24 inciso c) del Reglamento a la Ley de Contratación Pública.
6. La administración queda en potestad de verificar la información aportada por los oferentes respectivos y en caso de detectar inconsistencias se las hará saber al oferente.

 

Si se faltara a la verdad en la declaración jurada, tal hecho dará lugar al delito de perjurio regulado en el artículo 318 del Código Penal.

 

9.1 Adicionalmente, se deberá presentar:

 

1. Declaración jurada de cumplir con todos los requisitos legales para el ejercicio del comercio en el país.
2. Personería jurídica y/o poder especial de quien firma la oferta, así como cédula de identidad, en caso de personas jurídicas.
3. Declaración jurada de cumplir con todos los requisitos legales para el ejercicio del comercio en el país (Tributación Directa, Ministerio de Salud, Municipalidades, Legislación ambiental, INS, entre otros establecidos por el ordenamiento jurídico según la forma en que el oferente ejerza su actividad comercial.
4. Certificación sobre la personería legal del oferente y la naturaleza y documento idóneo de que la sociedad está legalmente inscrita y vigente, con una vigencia de no más de tres meses de emitidas.

 

En todos los casos, la Municipalidad de Tilarán se reserva el derecho de verificar la información suministrada. 

 

De conformidad con los artículos 18 y 29 de la Ley de Compras Públicas y 33 de su Reglamento, la declaración jurada deberá formar parte del Registro de Proveedores en el sistema digital unificado SICOP y es deber de los oferentes, contratistas y subcontratistas mantenerla actualizada y previo a presentar su oferta.  El proveedor deberá actualizar cada veinticuatro meses la información suministrada en ese registro.

Los oferentes y subcontratistas deberán manifestar expresamente en su oferta que la información contenida en la declaración jurada se mantiene invariable.

 

1. Plazo de adjudicación (Articulo 51 LCP, 140 RCP): La Municipalidad de Tilarán tendrá un plazo en días hábiles no mayor al doble del fijado para recibir las ofertas, para resolver este proceso licitatorio. En casos excepcionales, por acto motivado, se podrá prorrogar hasta por un plazo igual al de recibir ofertas, acto que será suscrito por el superior jerárquico o a quien éste delegue para dictar el acto final e incorporado en el sistema digital unificado.
2. Plazo para comunicar el acto final (Artículo 141 RCP). El acto final será comunicado por medio del sistema digital unificado al día hábil siguiente a su dictado. Cuando por caso fortuito o fuerza mayor debidamente acreditados, no sea posible realizarlo mediante el sistema digital unificado, la Administración deberá notificar el acto final a los participantes por el medio electrónico señalado en ese mismo plazo.
3. Órdenes de pedido: Las órdenes de pedido se elaborarán por medio de la plataforma de SICOP y una vez notificadas al contratista inicia la contabilización del “tiempo de entrega”. La Municipalidad tendrá como incumplido el contrato para una entrega específica, cuando el contratista, no solicite al menos un día hábil previo al vencimiento del “tiempo de entrega”, la prórroga del plazo de entrega con la justificación correspondiente, por medio de la plataforma SICOP.

 

1. Recepción provisional y definitiva: El personal designado efectuará la recepción provisional de los bienes entregados, se consignarán las cantidades recibidas, la hora, la fecha y la firma de los presentes. Lo anterior sin perjuicio de los mecanismos de revisión posteriores que la Municipalidad tenga a bien establecer, con el fin de dar la recepción definitiva de los mismos.

 

1. Forma de pago: (Artículo 11LCP) La Municipalidad pagará al contratista por orden de pedido efectivamente emitida y recibida a satisfacción por parte del funcionario municipal a cargo del proyecto, quien debe presentar en cada caso el informe respectivo, así como la solicitud de pago correspondiente. El pago se hará en colones, dentro de los 30 días naturales después de recibir el objeto contractual y será en función del presupuesto disponible. No se tramitará ningún pago cuya gestión no se haya hecho por medio de SICOP, paralelamente la factura electrónica deberá remitirse al correo facturaelectronica@tilaran.go.cr. La administración realizará la retención del 2% de la renta.

 

1. Obligaciones del oferente ante la CCSS: Todo oferente, sea en su condición de patrono o como trabajador independiente, deberá estar registrado, activo y al día en el pago de sus obligaciones obrero-patronales ante la CCSS al presentar su plica. (Requisito de admisibilidad); o bien, bajo arreglo de pago, lo cual deberá demostrar mediante certificación emitida por esa entidad con no más de dos días al momento de su presentación al SICOP. La Municipalidad verificará el estado de morosidad en sistema de consulta del sitio oficial de dicha entidad de seguridad social en todas las etapas del proceso de contratación.
2. Póliza de Riesgos de Trabajo, Responsabilidad Civil y Obligaciones Patronales: El oferente deberá tener póliza de Riesgos de Trabajo al día conforme la actividad comercial contratada y que cubra a todos trabajadores que intervengan en la ejecución contractual. Quien resulte adjudicado debe presentar Póliza de Responsabilidad Civil.

16.1 Es obligación del ofertado suscribir y/o mantener actualizada una póliza de riesgos de trabajo del Instituto Nacional de Seguros, que cubra a todo el personal necesario para brindar el servicio y/o bienes a contratar, conforme la actividad comercial objeto de contratación y presentarla junto con su oferta. En caso de resultar adjudicado dicha póliza deberá de estar vigente durante la ejecución del contrato y sus prorrogas, así como la de Responsabilidad Civil.

16.2 El contratista adjudicado deberá mantener vigentes y al día los pagos por concepto de seguro de riesgos del trabajo y de responsabilidad civil por lesión o muerte a terceras personas.

 

16.3 El contratista deberá asumir y mantener al día en forma amplia total y general todas las obligaciones y responsabilidades que correspondan al patrono por concepto de cargas sociales, derivados del Código de Trabajo o reglamentos y leyes conexas.

 

16.4 Se entiende que la responsabilidad patronal será única y exclusivamente del contratista, por lo que no existirá ninguna relación laboral entre la Municipalidad y los trabajadores o empleados del contratista o subcontratistas.  La contratación será en términos “sin relación de subordinación jurídica laboral”, de modo que la Municipalidad no asumirá ninguna responsabilidad directa o indirecta de tipo laboral ni civil, en relación con el personal del adjudicatario.

 

16.5 Si durante la ejecución del servicio por supervisión propia o denunciada se comprueba que las pólizas no se tienen o están vencidas, la Municipalidad podrá resolver el contrato por el incumplimiento del Contratista.

 

16.6 El contratista asumirá cualquier responsabilidad y la eventual indemnización que hubiere que pagar por los daños causados a su personal, terceras personas o propiedades o bienes ocasionados por la ejecución del objeto contratado. Asimismo, éste asumirá el riesgo por eventuales daños que sufran el transporte, los equipos y herramientas de trabajo en el traslado y ejecución de los servicios.

 

16.7 El contratista será el responsable de satisfacer los requisitos concernientes a la higiene y seguridad ocupacional de su personal en el área de trabajo y de la señalización correspondiente.

 

16.8 La ejecución del contrato se realizará por cuenta y riesgo del contratista y la Administración no asumirá ante él más responsabilidades que las previstas en la contratación. En el caso de que ocurra algún evento que sobrepase los montos asegurados, el exceso de los costos correrá por cuenta del adjudicatario de conformidad con lo indicado.

 

Es decir, que, en el caso de ocurrir algún evento durante la ejecución de los servicios, que ocasione daños por responsabilidad civil a terceras personas, los costos correrán por cuenta del contratista. Por tal motivo, el servicio debe ser realizado en una forma ordenada y cuidadosa.

 

La municipalidad se reserva el derecho de verificar la información aquí solicitada, aunque no se adjunte en la oferta, y de solicitar cualquier información o documentación adicional.

 

1. Obligaciones Tributarias: La Administración verificará en la plataforma Virtual denominada “Consulta Situación Tributaria” del Ministerio de Hacienda, la actividad registrada que sea referente con el objeto contractual, así la condición de estar al día con los impuestos por parte del Oferente. En caso, que el oferente se encuentre en dicha plataforma en estado de morosidad, debe aportar en su oferta la constancia o certificación emitida por el Ministerio de Hacienda, de estar al día con los impuestos tributarios (no se considera para el análisis de la oferta, declaraciones o comprobantes de pago).

 

No se admitirán a concurso aquellas ofertas cuya actividad comercial registrada no sea acorde con el objeto contractual.

 

1. Patente e impuestos municipales:

 

18.1 El oferente debe contar con la licencia municipal (Patente Comercial) vigente, al día y acorde con el objeto contractual de este proceso para lo cual deberá presentar la documentación de respaldo, conforme el artículo 88 del Código Municipal.

 

18.2 Certificación de encontrarse al día en el pago de los impuestos municipales, emitida por parte de la municipalidad del cantón del domicilio de la empresa.

 

1. Formalización del contrato

 

19.1 La firma del contrato se realiza conforme lineamientos del sistema SICOP.

 

19.2 El presente proceso corresponde a una Licitación reducida según Demanda la cual, de acuerdo con la resolución de umbrales vigente, el monto máximo para este tipo procedimiento, no podrá sobrepasar de ¢ 64.559.795,00 independientemente del plazo transcurrido.

 

19.3 Rescisión del contrato: Unilateralmente, la Municipalidad de Tilarán podrá rescindir o resolver el contrato de acuerdo con el Artículo Nº 115 y 116 de la Ley Contratación Pública y 288 de su Reglamento según corresponda, cuando ocurra alguna de las siguientes causas, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que correspondan:

 

1. a) Por transferencia o cesión total o parcial del presente contrato por parte del o los contratistas, sin la correspondiente autorización de la Alcaldía Municipal.
2. b) Por quiebra, insolvencia, convocatoria de acreedores, concurso civil o cualquier circunstancia de incapacidad del o los contratistas.
3. c) Por deficiencias graves y faltas reiteradas que afecten fundamentalmente el desarrollo normal del servicio contratado.
4. d) Por incumplimiento por parte del contratista de alguna de las especificaciones técnicas indicadas en el presente pliego de condiciones.
5. e) Por incumplimiento durante la prestación del servicio de las leyes y reglamentos en materia de salud y ambiente.

 

1. Clausula penal y multas

 

El cobro de la cláusula penal o de las multas no podrá superar el veinticinco por ciento (25%) del precio del contrato, incluidas sus modificaciones, caso en el cual la Administración podrá valorar la resolución del contrato.

 

20.1Clausula Penal: La cláusula penal procede por ejecución tardía o prematura de las obligaciones contractuales. 

 

Si existiera atraso en la entrega de los bienes o servicios, en las cantidades solicitadas en cada orden de pedido y de acuerdo con los términos de la oferta y el presente pliego de condiciones, la Municipalidad rebajará al contratista, por cada día hábil de retraso, un monto equivalente al 2% indicado de la orden de pedido respectiva. Dicho monto no podrá ser superior a un 25% destinado por la Municipalidad para la compra de los bienes objeto de la orden de pedido. Esta disposición no implica que hasta haberse verificado la aplicación de un 25% por concepto de cláusula penal, pueda acudirse a la resolución contractual, pues esta podría justificarse ante la gravedad de un incumplimiento imputable al Contratista, independientemente del porcentaje que se haya aplicado por tal concepto.

 

Si resultare insuficiente del monto pendiente a facturar, se adoptarán las medidas que resulten necesarias para su reintegro, lo anterior de conformidad con lo establecido en los artículos 46 y 47 de la LGCP y 117 del RLGCP.

 

La ejecución de la cláusula penal por demora no exime al contratista de la indemnización a la Municipalidad de Tilarán por los daños y perjuicios que hayan sido ocasionados a la Administración y que fueran debidamente acreditados. Los incumplimientos que se presenten en la ejecución contractual serán valorados al amparo de lo establecido en el Título VI “Régimen Sancionatorio”, Capítulo I “Sanciones a Particulares” de la LGCP.

 

La Municipalidad se reserva la posibilidad de cobrar otros daños y perjuicios derivados del atraso en la entrega de los bienes o servicios, además de iniciar el respectivo proceso administrativo correspondiente, una vez demostrada en instancia administrativa la culpa del adjudicatario.

 

En caso de que por causas ajenas al contratista o bien imputables a la Administración, este no pueda realizar en el plazo estipulado la entrega del objeto pactado, podrá solicitar prorroga aportando para ello la prueba en la que se sustente, y que debe provenir de aspectos absolutamente ajenos al área y riesgo del negocio del adjudicatario, y ser causa mayor o caso fortuito, la cual deberá ser analizada por la Administración, dentro del impostergable plazo de diez (10) días hábiles posteriores a la fecha en que se conoció el hecho que ocasionaría el atraso, de acuerdo con los términos ofertados. El control y trámite atinente a lo aquí dispuesto estarán a cargo de la respectiva Unidad Administrativa respecto a lo cual el Departamento de Proveeduría suministrará la información que le sea requerida.

 

20.2 Multa General por Atraso o Ejecución Defectuosa: Las multas se aplicarán por ejecución defectuosa o incumplimiento en las condiciones del contrato. La Municipalidad no gestionara el cobro de multa, únicamente en el caso de que el incumplimiento del contratista obedezca a motivos de caso fortuito, fuerza mayor o culpa de la Administración debidamente comprobadas.

 

Se aplicará una multa del 2% diaria, sobre el monto total de la orden de pedido y/o de la línea afectada, según lo detallado a continuación:

 

1. a) Por incumplimiento o retraso en la sustitución de los bienes o servicios rechazados por diferencias técnicas, fallas, daños o entrega de objetos defectuosos, equivocados o en mal estado.
2. b) Por la no presentación personal decorosa, falta de identificación o comportamiento inapropiado del personal del contratista en las instalaciones municipales.
3. c) Por entregar una cantidad menor de bienes o servicios a los formalmente solicitados en la orden de pedido o de servicio.
4. d) Por la entrega de componentes, licencias o hardware de inferior calidad, marcas o especificaciones a las ofertadas en el concurso.
5. e) Por cada día de atraso respecto a la fecha de vencimiento establecida en la orden de pedido original o en el cronograma aprobado.
6. f) Por el incumplimiento en la aplicación de las medidas de seguridad, señalización vial, salud e higiene ocupacional o falta de entrega de Equipo de Protección Personal (EPP) a sus trabajadores en campo.
7. g) Por no entregar, canalizar, instalar o configurar los equipos tecnológicos, el cableado de fibra óptica o los sistemas periféricos dentro de los plazos contractuales.
8. h) Si el contratista no entrega el sistema base debidamente instalado, parametrizado, probado (UAT) y con sus respectivos manuales a satisfacción municipal dentro del plazo máximo de tres (3) meses.
9. i) En caso de que la Administración deba adquirir de urgencia con otro proveedor algún bien o servicio no suministrado por negligencia comprobada del adjudicatario, este se obliga a pagar la diferencia económica resultante.

 

20.3 Cláusulas Penales Específicas para Soporte Técnico y Mantenimiento:
Para la fase de soporte técnico (mantenimiento anual o de horas por demanda), se aplicarán las siguientes sanciones específicas:

 

1. a) Por cada hora de retraso en la entrega de la solución o parche de contingencia posterior al límite de las 4 horas establecido en la matriz de servicios, se aplicará una multa equivalente al dos por ciento (2%) del valor del contrato de mantenimiento anual correspondiente al período en ejecución.
2. b) Por cada día natural de retraso en la restauración definitiva del servicio conforme a los plazos estipulados en la matriz, se impondrá una multa fija de cincuenta mil colones (₡000,00) por día.
3. c) Si el proveedor incumple los tiempos de solución establecidos para incidentes de Prioridad 1 en más de tres (3) ocasiones distintas durante un mismo semestre calendario, la Municipalidad de Tilarán quedará facultada para rescindir el contrato por incumplimiento grave, ejecutando la garantía de cumplimiento respectiva.

 

El cobro de las multas podrá hacerse con cargo a las retenciones del precio que se hubieran practicado y los saldos pendientes de pago. En caso de que ninguna de esas dos alternativas resulte viable, se ejecutará la garantía de cumplimiento hasta por el monto respectivo. Para el cobro de las multas, no será necesario demostrar la existencia del daño o perjuicio.

 

De conformidad con el articulo 46 LCP, con el fin de cubrir eventuales sanciones económicas, la Administración podrá practicar retenciones sobre los pagos de un cinco por ciento (5%) del total facturado.

 

En caso de incumplimiento total de las obligaciones por parte del contratista, no procede el cobro de multas, posteriores a ese momento, sino la ejecución de la garantía de cumplimiento y la resolución del contrato, sin perjuicio de otras responsabilidades administrativas y civiles que se deriven de dicho incumplimiento. 

 

1. Garantía de cumplimiento: Al momento que la Municipalidad le notifique al contratista la solicitud de la garantía de cumplimiento por medio de SICOP, el adjudicatario, dentro de los cinco días hábiles posteriores deberá presentar una garantía de cumplimiento estimada de ¢1.500.000,00, un millón de colones, la cual deberá mantenerse vigente por todo el periodo del contrato  y hasta por dos meses adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva del objeto contractual o terminación del plazo de la contratación (Articulo 114 RCP).

 

La garantía de cumplimiento debe de ser rendida en forma electrónica. Cuando se trate de una garantía de cumplimiento otorgada mediante un depósito de bono de garantía, el obligado, para rendir la garantía electrónica deberá acudir a una entidad emisora de este tipo de garantías. La entidad garante deberá transmitirla a SICOP en el mismo acto de su emisión. Cuando la garantía de cumplimiento se rinda mediante certificados de depósito a plazo, bonos del Estado y sus Instituciones y cheques certificados o de gerencia de un banco del Sistema Bancario Nacional, el obligado deberá entregar estos valores al banco asignado para este efecto en las condiciones particulares del pliego de condiciones para que dicha entidad se encargue de su custodia. Cuando la garantía de cumplimiento se rinda mediante dinero en efectivo, el obligado, utilizando el sistema SICOP deberá transferir el dinero a una cuenta domiciliada de la Institución.

 

La garantía de cumplimiento será devuelta a solicitud del interesado, dentro de los veinte días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el objeto contractual, comprobado mediante documento suscrito por el administrador del contrato de conformidad con el artículo No. 113 del Reglamento de Compras Públicas.

 

En ofertas en consorcio se presentará una única garantía que respalde el cumplimiento de manera solidaria. Cuando se trate de una garantía de cumplimiento o colateral otorgada mediante un depósito de bono de garantía, el obligado, para rendir la garantía electrónica deberá acudir a una entidad emisora de este tipo de cauciones. La entidad garante deberá transmitirla a SICOP en el mismo acto de su emisión.

 

En cuanto a las formas de rendir las garantías, deberán ser rendidas electrónicamente a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), de conformidad con lo establecido en el Reglamento de uso del Sistema sobre la rendición de garantías.

 

La devolución de la garantía se realizará mediante nota al departamento de Tesorería Municipal al correo yulloa@tilaran.go.cr, teléfono 26952417 y esta gestionará lo pertinente por el sistema Integrado de Compras (SICOP).

 

 

1. Confidencialidad: El adjudicatario tiene la obligación de proteger la confidencialidad de la información que obtengan de la Municipalidad, con ocasión del presente procedimiento de contratación administrativa. En ninguna circunstancia, la persona adjudicada podrá utilizar la información que la Municipalidad le proporcione con propósitos distintos a los contemplados en la presente contratación. La utilización indebida o negligente de los recursos institucionales por prácticas imputables al adjudicado serán consideradas factores de incumplimiento del contrato por parte de este y objeto de las sanciones administrativas y penales correspondientes.

 

1. Subcontratación (Artículo 133 RCP, 14 y 49 de la LCP): De conformidad con la normativa, el oferente podrá subcontratar hasta en un cincuenta por ciento (50%) del monto adjudicado, lo cual procederá únicamente para la realización de cuestiones especializadas y ello no relevará al contratista de su responsabilidad integral por el objeto contratado, debiendo este también cumplir con todas las obligaciones contraídas con los subcontratistas. Con la oferta se aportará un listado de las empresas subcontratadas, así como el objeto de subcontratación con señalamiento expreso del porcentaje del objeto que asumirá cada uno de ellos. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas las personas físicas y jurídicas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en las prestaciones a realizar y se aportará una certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas.

 

Los subcontratistas deben cumplir con los requisitos establecidos por normativa para el ejercicio del comercio en el país y se deben encontrar al día con las obligaciones de la seguridad social, tanto de la Caja Costarricense de Seguro Social y el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, así como del Ministerio de Hacienda.

 

El contratista no podrá alegar, en ningún caso, cláusulas de confidencialidad con sus subcontratistas para brindar información que le sea solicitada, con las salvedades de esta ley.

 

Una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una oferta ya sea como subcontratista, oferente individual o participar de forma conjunta o consorciada. La condición anterior también resultará aplicable a las personas físicas o jurídicas que conformen un mismo grupo de interés económico.

 

En casos excepcionales, cuando se acredite que en el mercado existe un número limitado de eventuales subcontratistas, la Administración valorará de manera razonada, la posibilidad que un mismo subcontratista sea ofrecido por diferentes oferentes.

 

De resultar adjudicatario, el contratista deberá aportar a la Administración, los contratos que acuerde con los subcontratistas, así como cualquier otra información que requiera la Administración para la toma de decisiones, según la etapa del procedimiento de contratación en la que se encuentre. El tratamiento de la información suministrada se regirá por el principio de transparencia, sin perjuicio de la excepción establecida en el artículo 15 de la presente ley.

 

1. Criterio para revisión de ofertas: En caso de que se reciban más de una oferta se analizaran las tres ofertas de menor precio en orden de mérito para determinar si cumplen administrativa, legal y técnicamente según los requisitos de admisibilidad solicitados en el pliego de condiciones y términos de referencia. Si a partir del análisis realizado se determina que deberán subsanar algún aspecto se realizará la solicitud de subsanación a esas tres ofertas solamente, en caso de que las tres ofertas cumplan con todo lo requerido resultara adjudicado la oferta de mayor puntuación.

 

Si del análisis realizado de las tres ofertas de menor precio se determina que ninguna de ellas cumple con lo requerido y son descalificadas del proceso, se analizará la siguiente oferta de menor precio en orden de mérito y si cumple con todo lo requerido se procederá a adjudicar esa oferta o bien la siguiente por orden de mérito.

 

1. Disponibilidad: Inmediata

 

1. Vigencia de la contratación (Articulo 280RCP, 104 y 105 de la Ley): El período de esta contratación será de un (1) año con posibilidad de prórroga por periodos iguales hasta un máximo de cuatro (4) años.

 

Previo a acordar cualquier tipo de prórroga, ya sea facultativa o automática, con una antelación de al menos dos meses al vencimiento del plazo contractual, la Administración deberá acreditar, mediante acto motivado, su conveniencia, debiendo ponderar la buena ejecución del contrato.

 

En caso de prórrogas automáticas, la Administración deberá comunicar al contratista con una antelación al menos de dos meses, su intención de no prorrogar la contratación. 

 

1. Ofertas en consorcio (Artículo 48 LCP, 125 RCP): Dos o más oferentes podrán participar presentando una oferta en consorcio, sin que ello implique crear una persona jurídica diferente, con el objetivo de cumplir y fortalecer los requisitos dispuestos por la Administración en el pliego de condiciones. Las obligaciones que asume cada uno de los miembros que conforman el consorcio, deberán quedar plasmados en el respectivo acuerdo consorcial. La responsabilidad derivada de la participación consorcial es solidaria.

 

Todas las demás consideraciones y requisitos sobre el tema de consorcios serán reguladas por lo que establece la sección III del Reglamento de Compras Públicas y la Ley de Compras Públicas.

 

La Municipalidad únicamente permitirá que una empresa solo pueda participar en un consorcio para un mismo concurso

 

Consorcios de Pymes (Artículo 77 RCP). Las PYMES podrán participar bajo los consorcios previstos en el artículo 48 de la Ley General de Contratación Pública, así como también podrán utilizar la figura de los consorcios PYME regulados en la Ley para el Fomento de la Competitividad de la PYME mediante el desarrollo de consorcios, Ley N°9576 de 22 de julio de 2018, en cuyo caso, gozará de los mismos beneficios establecidos al amparo de la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas, Ley N°8262 de 2 de mayo de 2002.

 

28. Excepciones y alternativas: Ningún oferente podrá participar con intereses contrapuestos en otra oferta presentada para el mismo proceso de contratación. Si se infringiere esta prohibición, la Municipalidad podrá rechazar todas o cualquiera de las ofertas involucradas.

 

29. Derechos y prerrogativas de la Municipalidad:  La Municipalidad de Tilarán, durante el plazo de estudio de las ofertas o en cualquier etapa del proceso, se reserva el derecho de requerir a los participantes las explicaciones y aclaraciones que considere necesarias, así como de verificar toda la información suministrada por el oferente para el presente concurso y/o de buscar información adicional de la que se aporte entre las instituciones públicas referidas u otras relacionadas con el objeto de contratación.   De comprobarse información negativa, alguna falsedad o intento de fraude será motivo de exclusión inmediata de la oferta.

 

1. Desempate: Artículo 97 RCP: En caso de empate de ofertas, se asignará dos puntos adicionales a la oferta que obtenga la mejor puntuación en el rubro de precio y de persistir el empate la Administración considerará como factor de evaluación de desempate para la contratación, una puntuación adicional a las PYMES que han demostrado su condición a la Administración según lo dispuesto en este Reglamento, la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas y sus reformas, Ley N°8262 de 02 de mayo de 2002 y sus reglamentos, así como el artículo 34 de la Ley de Desarrollo, Promoción y Fomento de la Actividad Agropecuaria Orgánica, Ley N°8591 del 28 de junio de 2007 y sus reglamentos, y el DE-37911-MAG Sistema de Registro del Ministerio de Agricultura y Ganadería para certificar condición de pequeño y mediano productor agropecuario (PYMPA), del 19 de agosto de 2013.

 

El puntaje adicional se asignará conforme el siguiente detalle:

 

1. PYME de industria 5 puntos.
2. PYME de servicio o agropecuaria 4 puntos
3. PYME de comercio 3 puntos

 

En caso de que el empate entre PYMES persista se definirá a la suerte.  La administración convocara por escrito con dos días de antelación a la fecha en que se resolverá el desempate, a los representantes legales de los oferentes que se encuentren en situación de empate, para efectuar una rifa y así seleccionar el adjudicatario, lo cual será efectuado en el Departamento de Proveeduría de la Municipalidad de Tilarán. Cada oferente tomara al azar un papel donde en uno de ellos se detallará la palabra adjudicatario, el resto estarán en blanco; el oferente que tenga el papel con la palabra antes indicada será el adjudicatario. La no asistencia de las partes no impedirá la realización de la rifa; además de lo actuado se levantará un acta que se incorporará al expediente respectivo.

 

31.  Finiquito de contrato: En los contratos de servicios o suministros de bienes se realizará el finiquito dentro del plazo de seis meses, contado a partir de la recepción definitiva del objeto contractual, conforme a lo previsto por el artículo 111 de la Ley General de Contratación Pública y se aplicarán en lo pertinente, los requisitos establecidos en el artículo 190 de este Reglamento para el finiquito del contrato de obra pública.

 

El finiquito deberá formar parte del expediente electrónico de la contratación.

 

Conforme a lo dispuesto en el artículo 111 de la Ley General de Contratación Pública, en

los contratos de obra pública las partes deberán suscribir el finiquito correspondiente, dentro del plazo máximo de un año contado a partir del día siguiente a la recepción definitiva de la obra. La emisión del finiquito no exime de la responsabilidad al contratista por incumplimientos o vicios ocultos de la obra, en los plazos establecidos en el artículo 107 de la Ley General de Contratación Pública, ni del cumplimiento de las garantías de buen funcionamiento de la obra y/o equipos u otras otorgadas por el contratista.

 

1. Presentación de documentos con carácter confidencial: Obligatoriamente y sin excepción todos los documentos que se anexen a la oferta deberán tener el estado “público”, caso contrario la administración procederá con el cambio de estado de confidencial a público, sin perjuicio alguno para sus funcionarios o para la institución. Solamente será respetada tal condición en caso de que el oferente aporte el respaldo legal o técnico que justifique tal condición.

 

1. Ofertas conjuntas: No se aceptará la presentación de ofertas en conjunto.

 

34.  Garantía Técnica:  Se contempla en capítulo II Condiciones Técnicas