MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO PARA PÁNELES SOLARES

1. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD
2. El oferente debe tener experiencia positiva en el mantenimiento preventivo de sistemas para calentar agua con paneles solares. Para acreditarla, debe aportar al menos dos (2) cartas o certificaciones con referencia de contratos diferentes, en donde como mínimo se les brinde mantenimiento preventivo a 30 (treinta) equipos. Los servicios podrán estar en ejecución o bien podrán ya haber sido ejecutados, en ambos casos deben encontrarse dentro de los últimos 5 años contados a partir de la fecha de vencimiento para la recepción de ofertas de esta contratación. La carta debe señalar el nombre de la empresa y el contacto: nombre completo, correo y teléfono de la persona que certifica. El ITCR podría verificar estos datos al contacto.
3. Los oferentes deben ser empresas especialistas en el área de sistemas solares y deberán estar inscritas en el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica (CFIA). Para lo cual deberá presentar la certificación expedida por esa entidad, donde lo acredite como miembro activo del CFIA y la misma debe estar vigente y al día en sus pagos al momento de la apertura de ofertas.
4. El oferente debe tener un profesional responsable en una de las siguientes áreas de Ingeniería: Electromecánica, Eléctrica, Mecánica o Mantenimiento Industrial o carrera afín en energías renovables, como responsables del seguimiento y labores de mantenimiento; por lo que deben indicarlo en la oferta y aportar los títulos correspondientes y aportar hoja de vida donde se especifique su experiencia en instalación y mantenimiento de calentadores de agua por medio de paneles solares. El profesional deberá contar con más de 5 años de estar inscrito como profesional en el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos. Para demostrar esa condición deberá aportar certificaciones emitidas por el CFIA.
5. El oferente debe contar con al menos dos (2) operarios o técnicos con estudios en alguna de las siguientes áreas: Electricidad, Electromecánica, Mantenimiento Industrial, Electrónica o afines, quienes serán responsables de ejecución y soporte de los trabajos requeridos. Para efectos de corroborar la información se debe presentar copia de los títulos académicos o certificaciones de estudios y hoja de vida donde se especifique su experiencia en mantenimiento de calentadores de agua por medio de paneles solares. Para los trabajos cada técnico debe acompañarse al menos por de un ayudante.
6. El personal indicado en el apartado anterior debe tener un curso teórico practico para “Persona Autorizada para Trabajos en Alturas” impartido por un Entrenador Certificado por OSHA en Seguridad y Salud en la Construcción. Se debe presentar los documentos vigentes que lo acreditan como tal. Además, el documento debe estar vigente durante los trabajos a ejecutar durante el periodo de contrato.
7. Además, el oferente debe tener inventario de equipos para calentadores solares que permitan cotizar y entregar de forma eficaz algún repuesto como colectores y tanques de agua. Para verificar esto, deben presentar una declaración jurada o certificación de fabricante donde se indique que tienen inventario de este tipo de equipos para calentar agua por medio de paneles solares.

Los archivos o documentos que se solicitan en los puntos anteriores se deben presentar con la siguiente nomenclatura:

1. El oferente debe presentar declaración jurada indicando que la información de su registro de proveedores se encuentra actualizada referente a las declaraciones juradas y beneficiarios finales. Previo a la participación en todo procedimiento de contratación pública, la declaración jurada deberá formar parte del Registro de Proveedores que conformará la Dirección de Contratación Pública, el cual será de acceso público y estará disponible para su consulta y verificación por parte de cualquier interesado, a través del sistema digital unificado, con fundamento en el artículo 29 Declaración jurada de la LGCP, así como artículo 32. Requisitos para integrar el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas del Reglamento a la LGCP. Aquellos oferentes que en donde no conste en su registro de SICOP las respectivas declaraciones, previo a la apertura de ofertas, serán excluidas del análisis.
2. El oferente debe aportar la documentación técnica que permitan a la Administración verificar de manera objetiva, suficiente y trazable el desempeño de la ejecución contractual según inciso a) Esta documentación debe acreditar de forma inequívoca que la obra alcanzó una terminación normal y fue recibida a entera satisfacción, sin vicios ni procedimientos de resolución pendientes. Por tanto, la simple
   captura o imagen de un contrato suscrito tendrá carácter meramente complementario, ya que por sí solo no demuestra el desempeño real del contratista ni sustituye la certificación exigida en este pliego.

1. FUNDAMENTO DE LA CONTRATACIÓN

Con la finalidad de mejorar el desempeño de los sistemas para calentar agua con paneles solares se gestiona la contratación de servicios para el mantenimiento preventivo y correctivo.

Meta de inversión 1.1.5.11. Objetivo: 5.

1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

Dar mantenimiento preventivo y correctivo a los sistemas para calentar agua con paneles solares, ubicados en diferentes sectores del TEC (Campus Tecnológico Central, Cartago, Campus Tecnológico Local San José y Alajuela)

1. ESTIMACIÓN PRESUPUESTARIA

Partida 1, líneas 1 a la 17: Según las solicitudes de bienes 287217 y 287200, y una vez formalizado el contrato, se elaborará la orden de pedido de los dos (2) mantenimientos preventivos anuales, 1 por semestre de acuerdo con el año calendario, para cada uno de los sistemas. El presupuesto asignado para tal fin es de ¢9.686.000,00 (nueve millones seiscientos ochenta y seis mil colones exactos).

Partida 1, líneas 18, 19 y 20: El monto cotizado por el oferente en estas líneas se tomará como referencia para calcular el costo de la mano de obra los mantenimientos correctivos, por tal razón en el SICOP debe indicar el valor del precio unitario por hora de cada uno de los perfiles profesionales solicitados. Las órdenes de compra y órdenes de pedido se irán generando de acuerdo con el procedimiento indicado en la sección de Mantenimiento Correctivo del presente pliego.

1. ESTABLECIMIENTO DE MARGEN DE TOLERANCIA

A partir de los datos obtenidos en el SONDEO DE PRECIOS y de conformidad con los artículos 44 y 106 del RLGCP, se comunica el porcentaje que será aplicado a la partida para efectos del análisis de razonabilidad de los precios ofertados. Para este procedimiento, se considerarán razonables y aceptables aquellos precios que se encuentren dentro del siguiente rango de tolerancia:

Margen de tolerancia

EXPRESIÓN MATEMÁTICA PARA CALCULAR LOS VALORES

• PMIN = (P- (P * % MTOL))
• PMAX = (P + (P * % MTOL))

Donde:

• PMIN: Precio Mínimo
• PMAX: Precio Máximo
• P: Promedio
• MTOL: Margen de tolerancia

Tomando en consideración el resultado obtenido del sondeo de precios, se establece para la partida un margen de tolerancia, conformado por un precio mínimo y un precio máximo. En consecuencia, se considerarán razonables y aceptables aquellas ofertas cuyos precios se encuentren dentro de dicho margen, por lo que, si su plica se encuentra fuera del rango, debe justificar desde la presentación de la oferta, las razones que derivan esta condición.

1. VISITA AL SITIO

Se convocará a visita al sitio a través de la plataforma SICOP la cual dará inicio en el Departamento de Administración de Mantenimiento, en la fecha y hora dispuesta e indicado en el Sicop. La visita no es obligatoria, quienes no asistan no pueden alegar desconocimiento posterior.

1. SUBCONTRATACIÓN

El oferente debe indicar en su oferta si habrá uso o no de la figura del subcontratista. Si existe en la oferta subcontratistas debe considerar:

1. El porcentaje de subcontratación permitido en la presente contratación será de hasta un máximo de 50% al amparo de lo establecido en el artículo 49 de la LGCP y el artículo 133 del RLGCP.
2. Listado de los subcontratistas con los nombres de todas las personas físicas y jurídicas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en las prestaciones a realizar y se aportará una certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas.
3. Para verificar la información en el inciso b), el oferente debe completar la siguiente tabla:

1. De conformidad con los artículos 14 inciso g) de la LGCP, 122 del RLGCP los subcontratistas deben encontrarse inscritos, activos y al día con las obligaciones obrero-patronales y de seguridad social, así como de los impuestos nacionales. Es responsabilidad del oferente verificar las obligaciones de las calidades de los subcontratistas incorporados en su oferta.
2. La persona subcontratista debe cumplir con la Declaración jurada todo de conformidad al artículo 29 LGCP, de no constarse en el expediente electrónico la oferta será excluida del procedimiento.
3. Todo subcontratista de estar registrado en el sistema digital unificado (SICOP), de conformidad al artículo 18 de la LGCP.
4. PRECIO
5. Es responsabilidad del contratista tener en cuenta las diferentes marcas de panel, la conformación de los sistemas, así como su ubicación (según campus) para efectos de cotizar los precios unitarios. Se realizará una sola visita técnica en el Campus Tecnológico Central, Cartago.
6. Los precios cotizados serán firmes, definitivos y en plaza (Nacionalizados). Lo anterior, sin perjuicio de la aplicación de los mecanismos de revisión de precios vigentes, o que se indiquen, en lo que se refiere únicamente a cotizaciones en colones.
7. El oferente debe detallar con claridad y en forma expresa, todo tipo de erogación a cargo del ITCR que se derive de la adjudicación de esta contratación.
8. El precio total cotizado debe presentarse en números con no más de dos decimales y en letras coincidentes, en caso de duda prevalecerá el precio cotizado en letras.
9. Para la evaluación y análisis del precio presentado en la oferta, el ITCR aplicará lo establecido en el artículo 106 del RLGCP.
10. Las ofertas presentadas en moneda extranjera serán comparadas con respecto a las cotizaciones en moneda nacional, según el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el BCCR, vigente al día de apertura de las ofertas.
11. PRESENTACIÓN DE PRECIO

Para la presentación del monto de la oferta electrónica en SICOP y documento de proforma u oferta (PDF) el precio de los mantenimientos preventivos y precio por hora de correctivo por sistema debe presentarse de la siguiente manera:

1. ESTRUCTURA DE PRECIO

El precio debe indicar desglose completo de su estructura, de conformidad con la naturaleza del bien según el artículo 42 Ley General de Contratación Pública y artículo 102 del Reglamento.

[1] reajustados o revisados mediante el método analítico documental establecido en el artículo 14 reglamento publicado mediante N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN

En caso de que la oferta se presente en diferentes monedas se deben presentar la estructura de precios para cada moneda ofertada.

índice de precios

El oferente debe proponer y presentar en la oferta todos los índices de precios oficiales de los costos directos e indirectos de la estructura de precios ya sea para moneda nacional y/o para los costos en moneda extranjera todo de conformidad a los artículos 8 al 14 del decreto N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN. 

Para ello deberá presentar una declaración jurada donde se acredita la veracidad de la información y se demuestre la pertinencia y concordancia del índice de precio, el costo que será revisado o reajustado y la moneda del costo ofertado.

1. REVISIÓN DE PRECIOS

Para efectos de revisión de precios se utilizará la fórmula de revisión de precios de conformidad al art.51 decreto N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN, según detalla:

Donde:

Para efectos de la aplicación de la fórmula, cada ponderación en valor porcentual de los costos deberá ser expresada en forma decimal con aproximación a la cifra diezmilésima, esto es que la cifra numérica tendrá cuatro dígitos después de la coma.

Las solicitudes de revisión de precio deben ser acompañadas de los siguientes documentos, sin los cuales no serán atendidas por la administración:

1. El desarrollo de la fórmula matemática propiamente dicha que se utiliza para calcular la revisión del precio.
2. La presentación de los documentos en donde consten los índices y cualquier otro documento que demuestre las variaciones en las condiciones del precio.
3. En aquellos casos en que los insumos presenten un aumento considerable según el comportamiento del mercado, se deberá presentar un desglose de los insumos que el contratista utilice donde se demuestre el efecto en el precio y el desequilibrio económico.
4. Las solicitudes de revisión de precios se utilizará los elementos matemáticos de la estructura del precio según el Decreto ejecutivo N°44937-H MICITT-MIDEPLAN

1. FORMA DE PAGO
2. La forma de pago se realizará al finalizar la totalidad de las visitas definidas por ronda. El pago se gestionará 30 días naturales posteriores al recibido a satisfacción por parte del Administrador del Contrato.
3. El Instituto solo tramitará pagos contra la presentación de facturas en formato digital y que hayan cumplido con el proceso de aprobación establecido por el DAM.
4. ADJUDICACIÓN
5. De conformidad con el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
6. El ITCR se reserva el derecho de adjudicar todas las líneas de una misma partida a un único oferente.
7. El ITCR procederá a adjudicar la presente Contratación, en el doble del plazo para recibir ofertas, incluyendo en ese cálculo todas las prórrogas que se hubieren dado. Este plazo podrá prorrogarse por un período igual al plazo de recepción de ofertas y por una sola vez, siempre y cuando se acrediten razones de interés público para tomar esa decisión, todo según lo estipulado en el artículo 140 del RLGCP.
8. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

Como requisito para la formalización de la contratación, el adjudicatario debe depositar a través del Sistema digital unificado, en un plazo de tres días hábiles siguientes a la firmeza de la adjudicación, la garantía de cumplimiento correspondiente a un monto del 5% sobre el monto adjudicado anualmente según el plazo indicado en el pliego de condiciones. La cual debe prorrogarse, anualmente en caso de aplicar prórrogas al contrato.

Nota: Artículo 44 (LGCP) Garantía de cumplimiento. Será facultativa la obligación de exigir garantía de cumplimiento para aquellas contrataciones efectuadas con Pymes derivadas del procedimiento de licitación menor que no alcancen el diez por ciento del umbral de este para obras, bienes y servicios, según el umbral de la institución que promueva la licitación.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

1. DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Mantenimiento preventivo y correctivo de sistemas para calentar agua con paneles solares que almacenan agua y aumentan la temperatura por medio de paneles solares, en los edificios del Campus Tecnológico Central, Cartago y Campus Tecnológico Local San José y Alajuela, según las siguientes especificaciones:

Ejecución del servicio

1. El Contratista debe presentar un programa detallado de mantenimiento preventivo para los sistemas indicados considerando los aspectos mencionados anteriormente. Este programa debe contemplar una frecuencia de mantenimiento anual con visitas semestrales.
2. Durante la ejecución del contrato, el Contratista debe presentar una copia de los formularios de mantenimiento preventivo con todos los datos obtenidos, en cada visita, al administrador del contrato designado por el Departamento de Administración de Mantenimiento, para su correspondiente análisis.
3. Todo servicio debe quedar respaldado por un reporte de trabajo (reporte de servicio). Cuando se realicen visitas de mantenimiento preventivo, correctivo o visitas por llamadas de emergencia se presentará un reporte de trabajo. El visto bueno por parte del funcionario asignado, en el reporte de trabajo y el resumen de inspección del Contratista, debe de darse por la verificación del trabajo (inspección visual y técnica), revisión de documentación para dar la aprobación del trabajo realizado. Sólo en los reportes de mantenimiento preventivo se debe adjuntar el check list o listado de las rutinas de mantenimiento realizadas a cada equipo. Este listado deberá adjuntarse también a las copias del reporte mencionadas anteriormente. El reporte puede ser de manera digital.
4. El Contratista enviará reportes extraordinarios por situaciones anormales o especiales que presente el equipo objeto de este contrato, con observaciones y recomendaciones para el Instituto Tecnológico de Costa Rica.
5. El Contratista debe reportar en forma escrita cualquier modificación realizada a los sistemas en un plazo no mayor a tres días naturales a la ejecución de esta, aunque sea realizada por medio de mantenimiento preventivo. El Contratista deberá reportar en forma escrita cualquier modificación realizada a los equipos de refrigeración en un plazo no mayor a 3 días naturales a la ejecución de esta, sea esta realizada por medio de mantenimiento preventivo.
6. Todos los materiales y equipos necesarios para llevar a cabo la labor contratada serán suministrados por el Contratista. El Contratista debe indicar en su oferta las características técnicas de los materiales a utilizar para la ejecución de las actividades de mantenimiento en general (químicos, lubricantes, etc.). Con base a la información suministrada, el administrador del contrato debe evaluar y aprobar los materiales propuestos, y en el caso que no sean satisfactorios para tal fin, debe acoger los materiales recomendados por el Instituto Tecnológico de Costa Rica para la ejecución de las actividades de mantenimiento. Las calidades y características de los materiales a utilizar durante la vigencia del contrato permanecerán invariables a lo largo del mismo, a excepción, que previa autorización del administrador del contrato, proceda a cambiar la marca o tipo de los materiales utilizados.
7. No habrá interferencia con las labores de operación de los equipos indicados, a no ser que se requiera hacer algún trabajo donde se coordinará con el DAM para hacer el respectivo aviso a los encargados de cada edificio.
8. La duración de las labores de mantenimiento se realizará de tal manera que el tiempo fuera de servicio de las unidades durante la ejecución de dichas labores sea el menor posible.
9. Toda el área de trabajo debe permanecer en perfecto orden, además de dejarla completamente limpia de residuos los cuales deben ser retirados con celeridad de la zona de trabajo una vez finalizados. No habrá almacenamiento de material residual producto de las labores de mantenimiento, es decir, la forma en que se eliminará cualquier material de desecho será asumida por el contratista el cual debe ser un proceso amigable con el ambiente y tratados los respectivos desechos. Para este caso se podría solicitar comprobantes al contratista para verificar dicho fin.
10. Todas las actividades de mantenimiento deben ser realizadas bajo la mejor práctica de ejecución y con la consideración de las recomendaciones hechas por los fabricantes de los equipos y componentes de estos.
11. El servicio de mantenimiento preventivo debe brindarse dentro de lo posible en la jornada de nueve horas a iniciarse a las 07:30 horas y no prolongarse después de las 16:30 horas todos los días, de lunes a viernes; deben considerarse además fines de semana o feriados según solicitud y autorización del Administrador de Contrato.
12. El Contratista garantizará la capacidad del personal que utilizará en este trabajo, asimismo elaborará una lista con sus respectivos nombres y números de cédulas de identidad. El contratista debe tener como prioridad la seguridad de los trabajadores por lo que deben tener equipo de seguridad personal tales como arnés, chaleco reflectivo, preferiblemente como ropa que identifique a la empresa, entre otros.
13. El Contratista será responsable total por cualquier daño realizado a las instalaciones o equipos del Instituto Tecnológico de Costa Rica. El contratista será responsable por cualquier daño que, por acción u omisión propia o de su personal, se ocasione a las instalaciones, infraestructura, equipos o bienes del ITCR durante la ejecución de los trabajos. En tales casos, deberá asumir la reparación, reposición o restitución correspondiente, sin costo alguno para la Institución y a satisfacción de esta.
14. El contratista debe portar las mangueras (al menos de 30 metros) necesarios para el agua, a utilizarse en cada lavado de las carcasas o estructuras.
15. Utilizar equipo de protección personal
16. En caso de lluvia no rayería no se podrán realizar o continuar los trabajos de mantenimiento preventivo y/o correctivo.
17. El contratista debe contemplar los gastos de traslado y otros para las diferentes sedes indicadas (Cartago, San José y/o Alajuela).
18. El ITCR no aportará equipo y/o herramienta alguna para ser usada por el Contratista, así mismo no se responsabiliza por daños, pérdida, robo o deterioro de equipo y/o herramientas, entre otros, propiedad del Contratista. El Contratista es el único responsable por el equipo y la herramienta que utilizará para realizar los trabajos, por lo que debe velar por la seguridad de este, por lo tanto, el TEC quedará exento de toda responsabilidad en caso de extravío de esta dentro de sus instalaciones. El Contratista se compromete a suministrar como parte integral del contrato todas las herramientas, mano de obra y materiales consumibles necesarios para el mantenimiento preventivo y/o correctivo de los equipos objeto de esta contratación. El material consumible es aquel artículo, producto o material que no se puede comprobar posteriormente las cantidades o calidades usadas tales como los detergentes, implementos de limpieza, grasas, aceites para lubricar rodamientos y cables de tracción, penetrantes, desincrustantes, limpiadores dieléctricos, elementos abrasivos, soldadura, y cualquier otro que cumpla con esta característica, que se necesiten para completar las labores de mantenimiento preventivo y correctivo, estos deberán ser inocuos si entran en contacto con alimentos o implementos de uso de preparación o consumo de éstos.
19. El Contratista responsable del servicio de mantenimiento correctivo atenderá llamadas 24 horas al día los 7 días de la semana, para lo cual indicará un número telefónico fijo, un teléfono celular y correo electrónico dispuesto por la empresa. El Contratista tendrá un máximo de 8 horas para atender la falla después de ser reportada (Con excepción de equipos ubicados en San Carlos que se debe coordinar previamente).

1. Repuestos, accesorios y materiales
2. Se entenderá por Repuesto (s) todos aquellos, accesorios y materiales necesarios para el correcto funcionamiento de los sistemas y equipos, y que serán instalados para la corrección de una avería o en caso de detectarse una condición del equipo que se pueda prevenir.
3. Repuestos para stock: son los repuestos básicos, requeridos para cada tipo de equipo, de dotación inmediata para garantizar la continuidad de los servicios; debe indicar el precio unitario, ejemplo carbones, fajas de trasmisión, rodamientos, entre otros.

• Repuestos de Reposición: son aquellos cuyo costo es significativo para la empresa o por su naturaleza no están disponibles de manera inmediata, por lo que deberá de comprometerse a contar con ellos, para hacer el cambio según la vida útil o frecuencia de cambio conocida del mismo en función del tiempo, ejemplo tarjetas electrónicas, motores, entre otros.

1. Para los repuestos, accesorios y materiales y que aplicada la rutina de Mantenimiento Preventivo, se determine la necesidad de cambio, no inmediato y el proveedor no cuente con ellos en existencias, el técnico una vez realizada la rutina, establece en la casilla de “Observaciones” del Reporte de Servicio, el plazo prudencial para hacer el cambio, sin que se llegue al paro por avería, comunicando y programando al Contratista, para que éste garantice su dotación antes del plazo estimado por el técnico.
2. El Contratista se compromete a cotizar los repuestos, accesorios y materiales de manera independiente en un plazo de cinco (5) días hábiles para que el Instituto Tecnológico de Costa Rica haga los trámites de aprobación y compra respectivos por el Departamento de Administración de Mantenimiento. El Contratista emitirá un reporte que contemple el tipo de repuesto a cambiar, sus características, ficha técnica y el costo de este.
3. Todos los repuestos, accesorios y materiales utilizados serán nuevos y originales. En caso contrario, la institución aprobará los repuestos, accesorios y materiales previa presentación de la proforma acompañada de la ficha técnica del repuesto.

• El técnico del Contratista deberá coordinar con el Encargado del Contrato el paro programado para la ejecución de cualquier tipo de mantenimiento que lo requiera o la instalación de repuestos.
• El Contratista será responsable de cualquier daño DIRECTO que ocasione a las instalaciones, infraestructura, mobiliario, equipo y objetos de valor de la Institución, así como a otras propiedades durante la prestación del servicio o como consecuencia del trabajo ejecutado, por lo tanto, deberá contar con un seguro de responsabilidad civil de cualquier Entidad Aseguradora del país para garantizar su responsabilidad. El Instituto Tecnológico de Costa Rica exigirá la indemnización que corresponda, de acuerdo con la valorización del daño que realice el técnico o especialista designado, y dentro del plazo y condiciones que el inspector solicite. Para el reclamo y pago de cualquier indemnización debe prevalecer el debido proceso y las leyes aplicables de Contratación Administrativa y de las leyes de Costa Rica, por lo que, de no estar de acuerdo El Contratista con la indemnización requerida por la institución, deberá recurrir a las entidades Gubernamentales correspondientes.

1. Capacitación

El Contratista brindará dos capacitaciones al año sobre el procedimiento de utilización adecuado, mantenimiento rutinario y precauciones a aquellos funcionarios que tienen contacto directo con el equipo y su operación, así como a los funcionarios de los Servicios de Vigilancia, Administración de Mantenimiento, Seguridad Laboral, etc. Las fechas de la capacitación serán coordinadas con el Administrador del Contrato.

1. Otras consideraciones

• Cualquier acto indebido de comportamiento del personal, extravío o pérdida de objetos, de oficinas u edificios en que haya comprobación de los hechos, se tomará las medidas respectivas por parte de la Unidad de Vigilancia e Inspección, con las respectivas consecuencias para el Contratista de reposición del objeto o artículo y sanciones administrativas.
• El Contratista debe suministrar la certificación de que los desechos producto de esta contratación son depositados adecuadamente en el botadero respectivo, previo a la cancelación de la última factura. Este documento debe de ser entregado a la inspección para su respectiva revisión, para que se pueda proceder con el respectivo trámite de autorización de pago.
• De no atenderse la solicitud de la Inspección, el ítem de pago correspondiente no será cancelado, hasta que sea corregido de conformidad con la inspección.
• El Contratista deberá considerar las actividades indicadas anteriormente como mínimas requeridas, por lo que deberá proponer y considerar cualquier otro tipo de actividad que considere pertinente para mantener en óptimo estado de operación las unidades de refrigeración que abarcará el contrato.

PARTIDA 1, LÍNEAS 1 A LA 17: MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA SISTEMAS PARA CALENTAR AGUA CON PANELES SOLARES

Rutinas de mantenimiento preventivo para los sistemas para calentar agua con paneles solares

El mantenimiento preventivo será el recomendado por el manual del fabricante del equipo, sin embargo, proponen como mínimo requerido para todos los equipos lo siguiente:

1. Revisión general de tubería, válvulas, ánodos de magnesio y accesorios hidráulicos en general (deben ser reparados si se encuentra algún daño o cotizados como correctivo).
2. Limpieza general del panel solar (colector) y/o de tubos (Limpieza externa completa de los tubos al vacío y del cobertor del tanque.
3. Control de fugas (revisar uniones entre la tubería y los accesorios).
4. Revisión general y limpieza del calentador solar y su estructura (pintar).
5. Revisión del controlador (configurar si se requiere y cuando aplique).
6. Revisión de la resistencia, sensores y el termostato (deben reparados si se encuentra algún daño o cotizados como correctivo).
7. Revisar válvulas de retención, alivio y mezcla; probar funcionamiento.
8. Verificar sensores de temperatura y conexiones eléctricas.
9. Probar bomba de circulación de agua (flujo, ruido, vibración).
10. Revisión y reparación de pequeñas fugas en las tuberías de interconexión en el techo.
11. Revisar y, si procede, reemplazar ánodo de sacrificio.
12. Revisión completa de soportes, unión de tubos, pintura anticorrosiva.
13. Se debe revisar la instalación eléctrica de cada equipo y hacer las mejoras necesarias incluyendo los horarios de los temporizadores, contactores, borneras, controladores, accesorios, etc.
14. Optimizar conexión entre los tanques y las duchas para garantizar un mejor suministro de agua caliente de todos los sistemas (cuando se requiera). Si se realiza algún cambio en la hidráulica de las conexiones de los sistemas se podrán reutilizar algunas tuberías y accesorios existentes, pero deben estar en muy buen estado, de lo contrario las tuberías y accesorios deben ser suministrados nuevos en la oferta.
15. Pintar tubería y aislamiento térmico. Además, revisar anclajes y soportes en cubierta.
16. Los equipos que se encuentren dañados deberán quedar identificados para que no se vuelvan a revisar y a futuro ser sustituidos.
17. Contemplar la pintura del Aislante Térmico de Hule (cañuela). Para las cañuelas dañadas se debe cambiar con tela tipo “manta” y con pintura igual o superior a Sur Fastyl.
18. Anotar lecturas iniciales (presión, temperatura entrada/salida) para llevar un registro de los parámetros y tener trazabilidad registrada.
19. Se debe realizar una rutina de mantenimiento tanto a los paneles solares, tanques y sistema de distribución de agua para cada edificio, incluyendo el controlador, distribuidos de la siguiente manera:

Características técnicas de Calentadores solares por medio de paneles solares

PARTIDA 1, LÍNEA 18, 19 y 20: MANTENIMIENTO CORRECTIVO PARA SISTEMAS PARA CALENTAR AGUA CON PANELES SOLARES

1. Para brindar el mantenimiento correctivo, el oferente deberá garantizar que, en caso de resultar adjudicado deberá contar con un sistema de recepción de llamadas para atención de solicitudes (reportes, reparación o corrección de errores) debidamente constituido y mantener actualizados los medios de contacto, donde el ITCR pueda hacer sus reportes y exista una persona que atienda y asigne un consecutivo de control, con un servicio de 24x365 (24 horas, los 365 días del año) incluyendo sábados, domingos, asuetos y días feriados.
2. El oferente deberá indicar los números de teléfono y correo electrónico a los cuales se deberá llamar o escribir para tener acceso al sistema, éstos serán los medios principales de servicio de atención de llamadas y reportes.
3. Cuando se encuentren averías que no permitan el funcionamiento normal de los equipos el encargado técnico por parte del Instituto Tecnológico de Costa Rica hará la verificación del estado del equipo y valorará la necesidad de reportar o no la falla encontrada a la empresa.
4. El personal del ITCR que realice el reporte, dejará constancia vía correo electrónico de la fecha y hora del reporte, datos que a todos los efectos serán considerados válidos y oficiales para efectos del cumplir los plazos que a continuación se señalan. El mantenimiento correctivo deberá realizarse en el lugar donde permanezca los sistemas o equipos objeto de esta contratación, en caso de requerir llevarse algún componente o sistema a su taller, se debe entregar por escrito en el reporte de mantenimiento correctivo o de averías, la información general del componente o sistema para que se tenga la evidencia que el contratista se lleva el equipo a revisión o reparación en taller, y dicho reporte debe ir con nombre, firma y número de cédula del personal del Departamento de Administración de Mantenimiento (DAM) que aprobó la salida y revisión, para lo cual el contratista debe dejar una copia para que sea el respaldo de la administración de que el equipo no está en su sitio.
5. Para el mantenimiento correctivo o avería, la empresa adjudicataria deberá presentarse al sitio a atender la falla en los plazos indicados:

• Área Metropolitana: doce (12) horas máximo.
• Fuera del Gran Área Metropolitana: veinticuatro (24) horas máximo.

1. Cuando exista previa coordinación, El Instituto Tecnológico de Costa Rica no restringirá el horario de atención a El Contratista, para reparaciones e instalaciones de repuestos.
2. Una vez que el contratista verifica la falla del equipo determina si se puede atender la misma en sitio o bien, el equipo debe ser trasladado al taller de la empresa para su reparación, deberá elaborar y presentar a la administración del contrato un diagnóstico técnico detallado que describa la condición encontrada, las posibles causas de la falla y las acciones correctivas recomendadas, así como una cotización o presupuesto correspondiente a las recomendaciones indicadas.
3. El contratista tendrá un plazo de cinco días hábiles a partir de la recepción del “reporte de falla” para presentar ante el Encargado del Contrato el listado de repuestos requeridos, adjuntando cotizaciones de aquellos repuestos y materiales que no estén contemplados en el contrato.
4. Asimismo, deberá presentar una cotización desglosada que incluya, como mínimo, la mano de obra requerida, los repuestos, materiales, insumos, equipos auxiliares y cualquier otro recurso necesario para la correcta ejecución de los trabajos correctivos propuestos.
5. La ejecución de dichas labores correctivas no podrá iniciarse sin la autorización previa y expresa de la administración del contrato. En caso de requerirse una gestión de compra adicional, esta deberá tramitarse conforme a los procedimientos, aprobaciones y disposiciones vigentes aplicables.
6. Si la reparación es aprobada, el administrador del contrato (DAM) debe realizar el trámite interno para el trámite de pago mediante los mecanismos que la institución tiene, entre ellos principalmente la orden de compra, según la necesidad y urgencia de esta.
7. Recepción inicial del mantenimiento correctivo: cuando aplique, el contratista deberá ubicar el equipo, componente o sistema reparado en su posición original. Se realizará una inspección conjunta del encargado técnico por parte del Instituto Tecnológico de Costa Rica. Las partes o piezas que se cambien serán entregadas a la Departamento de Administración de Mantenimiento, mediante la confección de un reporte detallado por parte del Contratista, en que se indiquen los repuestos devueltos por cada equipo, en los casos en que este lo indique, podrán ser desechados por el mismo contratista. Este reporte deberá ser firmado por el encargado del Servicio y el funcionario del DAM que recibe dichas partes, quedando copia en poder de este como comprobante del recibido.
8. Recepción final del mantenimiento correctivo: El equipo se dejará en período de prueba por un lapso de cinco días naturales una vez realizada la recepción provisional. Si se comprueba que el equipo funciona adecuadamente se dará por aprobada la reparación y la empresa podrá iniciar el trámite de facturación respectivo. En caso de que el equipo no funcione adecuadamente no se aceptará el mismo y la empresa deberá hacer las reparaciones correspondientes sin que esto signifique un costo adicional, dejando pendiente las facturas presentadas para su cancelación una vez concluido el trabajo a satisfacción de la Institución.
9. Garantía: Todo mantenimiento correctivo tendrá una garantía mínima de tres meses en mano de obra, repuestos, accesorios y materiales; aunque ésta no se indique en la cotización. El contratista podrá indicar más tiempo de garantía.
10. Todo servicio de inspección, prueba y mantenimiento preventivo y correctivo estará respaldado por el ingeniero solicitado en el pliego de condiciones, esto cuando amerite y en coordinación de la administración.
11. El oferente deberá presentar una lista de precios unitarios de mano de obra técnica y profesional, considerando que la naturaleza y alcance de las reparaciones puede variar según el sistema o equipo intervenido.
12. Los precios ofertados deberán incluir todas las cargas sociales, seguros, herramientas menores, equipos de protección personal y demás costos indirectos asociados a la prestación del servicio.

1. En resumen, los trabajos de mantenimiento correctivo se llevarán a cabo posterior al diagnóstico que se le realice al equipo durante el mantenimiento preventivo y/o visita por avería o falla, el diagnóstico y la cotización por parte del contratista y la aprobación de la administración para valorar si amerita o no la reparación.
2. Reconocimiento de movilización y atención fuera del GAM: Considerando que los servicios podrán ser requeridos en campus o centros académicos, dentro y fuera de la Gran Área Metropolitana (GAM), el oferente deberá incluir en su propuesta económica los costos unitarios asociados a la movilización del personal técnico y profesional. Para tal efecto, deberá incorporar como mínimo los siguientes rubros:

1. La Administración reconocerá únicamente aquellos costos de movilización previamente autorizados y efectivamente requeridos para la atención de las valoraciones y/o los trabajos correctivos.
2. Para obtener un mejor y más amplio diagnóstico de repuestos y mano de obra necesaria para las fallas adicionales que presente el equipo, se solicita que después de realizado el reporte de mantenimiento preventivo (incluyendo el diagnóstico), se cotice a la administración el suministro e instalación de los repuestos y accesorios necesarios para la puesta a punto del equipo. Este mantenimiento correctivo será aprobado y supervisado por el Departamento de Administración de Mantenimiento, por tanto, después del análisis de la oferta presentada por reparaciones, se deberá tramitar las órdenes de compra adicionales con el Departamento de Aprovisionamiento, ya que se tendrá un presupuesto máximo. En resumen, los trabajos de mantenimiento correctivo se llevarán a cabo posterior al diagnóstico que se le realice al equipo durante el mantenimiento preventivo, la cotización por parte del contratista y la aprobación de la administración para valorar si amerita o no la reparación.
3. Aprobación de la cotización para el sistema correctivo: Una vez concluido el mantenimiento preventivo, si se determina que el equipo requiere intervenciones adicionales para restablecer o mantener sus condiciones óptimas de operación, el contratista deberá cotizar el suministro e instalación de los repuestos, accesorios o componentes necesarios para la puesta a punto del equipo.

El contratista mantendrá el compromiso de conseguir o suministrar oportunamente dichos repuestos cuando sean requeridos y de remitir la correspondiente cotización para la aprobación de la Administración antes de ejecutar cualquier trabajo correctivo.

Todo mantenimiento correctivo deberá ser previamente aprobado y supervisado por el Departamento de Administración de Mantenimiento, y su ejecución se tramitará mediante una nueva orden de compra gestionada a través del Departamento de Aprovisionamiento.

1. En los precios ofertados para el mantenimiento preventivo no debe estar incluido el costo de repuestos y/o materiales en caso un mantenimiento correctivo, si se requiere alguna reparación adicional el contratista debe realizar el diagnóstico, preparar la proforma y enviarla al Administrador del Contrato para su respectiva aprobación la cual se tramitará como mantenimiento correctivo.
2. Una vez finalizado el mantenimiento preventivo, en caso de determinarse que el equipo necesite correcciones adicionales para mantener el equipo funcionando correctamente se debe cotizar a la administración el suministro e instalación de los repuestos y accesorios necesarios para la puesta a punto del equipo. Este mantenimiento correctivo será aprobado y supervisado por el Departamento de Administración de Mantenimiento, y se tramitará por medio de una nueva orden de compra a través del Departamento de Aprovisionamiento.
3. En caso de fallas por emergencia, se requiere la presencia de los técnicos con un tiempo de respuesta de 24 horas después del reporte por parte del personal del ITCR ya sea vía correo electrónico o vía telefónica (no es un servicio de disponibilidad 24/7 sino más bien un tiempo de respuesta entre las 7:30 a.m. y las 4:30 p.m. El ITCR gestionará el pago de la visita correctiva.

1. TIEMPO DE ENTREGA

Los servicios de mantenimiento preventivo se realizarán aproximadamente en los meses de abril y octubre de cada año, acorde al cronograma establecido por el Administrador del Contrato y la disponibilidad presupuestaria. Se espera un plazo de entrega de 10 días hábiles.

1. PARTICIPACIÓN EN CONSORCIO
2. En concordancia con los artículos 125 inciso d), 127 al 130 (ambos inclusive) del Reglamento a la Ley General de la Contratación Pública, el ITCR permitirá la presentación de ofertas en consorcio, bajo los siguientes términos:
3. Las personas físicas o jurídicas que participen formando un consorcio, deben presentar sus documentos o atestados en forma individual con la presentación de la plica, para su respectivo análisis.
4. Si uno o varios de los miembros del consorcio fuesen personas jurídicas extranjeras o personas físicas extranjeras, la documentación que presenten para el análisis de la Administración debe venir en original o copia certificada.

• El ITCR podrá solicitar, a su discreción, la ampliación de la información, así como las aclaraciones que considere razonables, en aras de lograr una adecuada comparación entre los oferentes.

1. La documentación debe incluir toda aquella información necesaria para la adecuada interpretación, usando terminología aceptada que pueda expresar mejor su significado y el carácter de dicha información.
2. Para efectos de análisis, cada persona jurídica o persona física que conforme el consorcio, debe ser estudiada en forma separada, para luego determinar su idoneidad en forma conjunta.
3. La experiencia se contabilizará únicamente si el oferente demuestra que fue adquirida estando inscrito en el CFIA, en cumplimiento de lo establecido el artículo 52, de la Ley Orgánica del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos.

• No se autoriza la presentación de ofertas en conjunto.

1. CRITERIOS Y SISTEMA DE EVALUACIÓN

Solo se considera para efectos de evaluación aquellas ofertas que sean elegibles según lo determine los estudios técnicos, administrativos y de razonabilidad de precio, según lo indicado en este pliego. El factor por considerar para la adjudicación será:

Descripción de los Factores y forma de evaluación:

En caso de empate:

Si existe dos o más ofertas que presenten igual precio, los criterios para el desempate se aplicarán de acuerdo con la siguiente jerarquía:

1. La persona física o jurídica con mayor cantidad de años de experiencia mediante la fecha de incorporación ante el CFIA.  La experiencia se contabilizará únicamente si el oferente demuestra que fue adquirida estando inscrito en el CFIA.
2. La persona física o jurídica que demuestre su condición de PYME aportando su respetiva certificación vigente, según ley 8262, obtendrá puntuación adicional según su sector, de conformidad con el artículo 97 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública:

• PYME de industria 5
• PYME de servicio o agropecuaria 5
• PYME de comercio 2

De persistir la igualdad el ITCR convocará por correo electrónico con dos días hábiles de antelación a la fecha en que se resolverá el desempate a los representantes legales de los oferentes que se encuentren en esa situación, la participación será únicamente virtual, por medio de la plataforma Zoom, cuyo ID y enlace será remitido en la convocatoria. Este proceso será dirigido por la persona encargada del procedimiento de contratación, según se indica en artículo 97, del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública. El encargado (a) realizará un sorteo a nombre de cada oferente y tomará al azar un papel donde en uno de ellos se detallará la palabra “adjudicatario”, el resto estarán en blanco; el oferente que tenga el papel con la palabra antes indicada será el adjudicatario. La no asistencia virtual de una de las partes no impedirá la realización del sorteo. De lo actuado se levantará un acta que se incorporará al expediente digital, acompañada de la grabación.

CONDICIONES PARA LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

1. VIGENCIA DEL CONTRATO

Este contrato tendrá una vigencia de un (1) año, y podrá ser prorrogable por un período igual hasta por un máximo de cuatro años, siempre que no se presenten circunstancias que ameriten su rescisión o resolución, a criterio del ITCR.

La prórroga será facultativa, siempre y cuando el Administrador del Contrato por medio de los mecanismos que establezca para tal efecto, compruebe el fiel cumplimiento de las cláusulas contenidas en el contrato, así como, el buen rendimiento que se debe dar en la prestación del servicio por parte del Contratista.

Siempre que fuere necesario, el ITCR podrá aplicar las disposiciones referidas a la rescisión y resolución contractual, de conformidad con lo establecido en los artículos 115 y 116 de la Ley General de Contratación Pública y así como el 288 de su Reglamento.

En caso de que el ITCR considere que no se debe prorrogar el contrato, se comunicará al Contratista con una anticipación de 60 días calendario al vencimiento del periodo en ejecución.

1. FORMALIZACIÓN

El ITCR y el adjudicatario formalizarán este procedimiento a través del Sistema Digital Unificado, todo de conformidad con el art. 275 del RLGCP.

1. Presupuesto detallado

En conformidad con el artículo 103 del RLGCP como parte de la formalización del contrato, el adjudicatario debe presentar el presupuesto detallado de la obra, bien o servicio contratado dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato.

Previo al inicio de la ejecución del proyecto se debe adjuntar el presupuesto detallado del servicio, mostrando el desglose de cantidades de todos los componentes y los precios respectivos del mercado (materiales, MO y subcontratos), además debe indicar el detalle de los impuestos que afectan a cada una de las líneas de materiales a incorporar en el servicio. Debe de presentarse una hoja de cierre separada del desglose del presupuesto, con todas las consideraciones referentes a costos directos, costos indirectos, utilidad, administración de la empresa.  El desglose del presupuesto debe tener la misma secuencia de la tabla de costos unitarios e incluir la descomposición de cada uno de ellos según corresponda.  Se debe mostrar el detalle completo del presupuesto.

1. PÓLIZAS

El contratista debe obtener por su cuenta y presentar como requisito para la formalización el certificado del seguro de riesgos de trabajo de él y de sus empleados, así como una póliza de riesgos a terceros con las siguientes coberturas.

1. Responsabilidad Civil por lesión o muerte de personas por el 10% del monto adjudicado.
2. Responsabilidad Civil por daños a la propiedad de terceros por el 15% del monto adjudicado.

Dichas pólizas deben corresponder propiamente a este proyecto y serán revisadas de forma mensual por el administrador de contrato quien verificará su vigencia, monto de acuerdo con lo adjudicado y planilla, esto con el fin de brindar el correspondiente V°B° al pago de facturas.

Para la debida presentación de los documentos del aseguramiento y pago de las respectivas primas cuando correspondan, es obligatorio presentar la constancia emitida por una aseguradora acreditada, con el siguiente detalle: nombre del proyecto o evento, monto de cobertura y vigencia de la póliza (fecha).

1. ORDEN DE INICIO

La Dirección de la Departamento de Administración de Mantenimiento o a quien este designe girará por escrito la orden de inicio respectiva una vez notificado.

1. ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO Y FISCALIZACIÓN DE LA OBRA
2. La administración del contrato es responsabilidad del director del Departamento de Administración de Mantenimiento con su oficina ubicada en el Campus Tecnológico Central Cartago, o a quien este designe para ello; llevara el control del servicio que brinde el proveedor, el contratista se compromete a aceptar los controles que se establezcan, así como las demás gestiones que se realicen para esta finalidad.
3. Con respecto a los Campus Tecnológicos Locales de San Carlos y San José y los Centros Académicos de Alajuela y Limón, la fiscalización y control del servicio es responsabilidad de los directores de los campus o centros académicos o a quien estos designen para esta labor quien deberá rendir informes al administrador del contrato y reportar aquellos aspectos que no se estén cumpliendo conforme a los términos pactados, para que inicie los procedimientos que correspondan. Según lo establecido en el artículo 106 Fiscalización y control de la LGCP y en el artículo 283 Fiscalización y control del RLGCP. Lo anterior, para que realicen el control necesario y dar visto bueno a los trabajos se servicio de mantenimiento, así como para la aprobación del pago de facturas.
4. El administrador y fiscalizador del contrato, durante la ejecución del contrato, será el responsable de coordinar con el proveedor, por medio correos electrónicos, llamadas telefónicas, los aspectos relacionados con la contratación, entre otros aspectos una vez notificado el contrato.
5. Durante cada entrega, el encargado de la unidad solicitante será el responsable de revisar que el servicio se haya realizado según los términos de esta contratación, así como de supervisar y realizar las revisiones correspondientes, cada vez que se requiera.
6. El Administrador del Contrato debe corroborar que la entrega de los servicios requeridos se realice de acuerdo con las condiciones establecidas en este pliego de condiciones y en la oferta de cada proveedor participante.
7. El Administrador del contrato debe comunicar al Departamento de Aprovisionamiento de aquellos aspectos que no se estén cumpliendo conforme a los términos pactados, para que inicie los procedimientos que correspondan. 
8. ORDEN DE PEDIDO

El ITCR notificará las órdenes de pedido de los mantenimientos preventivos y/o correctivos mediante el SDU

1. GARANTÍA DE FUNCIONAMIENTO

Los insumos utilizados en los mantenimientos preventivos tienen una garantía de 6 meses (180 días naturales), el Servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo tiene una Garantía de 3 meses y en el caso de los repuestos utilizados deben tener una cobertura de Garantía de 1 año (12 meses), los mismos deben ser originales, nuevos de fabricación y actualizados en su producción (no obsoletos en tecnología ni saldos de inventarios).

1. CONTROLES DE CALIDAD

El fiscalizador de contrato se reservará el derecho de realizar los controles de calidad al contratista, bajo los siguientes parámetros: Inspecciones periódicas durante el proceso de ejecución y reuniones a criterio del Administrador del Contrato.

Cuando se requiera sustituir un componente el contratista debe suministrar la ficha técnica del repuesto para su respectivo análisis y aprobación.

1. NORMAS DE SEGURIDAD y ETAS

Se debe acatar de manera obligatoria las normas de seguridad laboral indicadas en el documento NORMAS DE SEGURIDAD y ETAS que apliquen para la presente licitación.

1. PLAN DE COMUNICACIÓN

Se debe acatar lo indicado en el Anexo denominado: Plan de comunicaciones.

1. RECIBO A SATISFACCIÓN

El recibo a satisfacción se ejecutará según los artículos 188 y 189 del RLGCP.

Recepción provisional y definitiva

El Contratista debe notificar por medio del sistema SICOP la solicitud de recepción provisional al Administrador de Contrato, la terminación de la orden de pedido. La Inspección constatará en sitio si el objeto puede ser recibido provisionalmente y podrá dar hasta seis (6) días naturales para que el Contratista corrija los detalles señalados mediante un oficio, entre las partes.

Si al finalizar el plazo adicional otorgado, el Contratista cumplió con todos los aspectos señalados se recibirá el servicio a satisfacción mediante oficio emitido por la Inspección y firmada por ambas partes.

De lo contrario, se procederá a cobrar las multas y sanciones establecidas en este pliego de condiciones a partir del día siguiente al plazo adicional otorgado y hasta la fecha de recepción provisional.

Adicionalmente a la anotación indicada, de esta recepción se levantará un acta que será firmada por el funcionario representante del DAM y por el Contratista, en donde se harán constar todas las circunstancias pertinentes relativas al estado del objeto, y si se hace bajo protesta o a plena satisfacción de la administración.

Una vez generadas las recepciones provisionales del periodo contractual, el Contratista debe notificar por medio del sistema SICOP la solicitud de recepción definitiva a la persona Administradora de Contrato en un plazo no menor a 100 días hábiles previos a la finalización del contrato, el DAM contará con un máximo de treinta (30) días naturales para llevar a cabo todos los estudios técnicos que acrediten el cumplimiento de los términos de contratación, haciéndolo constar por medio de un acta que firmarán el funcionario representante del DAM y por el Contratista. La recepción definitiva de la orden de pedido.

1. SANCIONES ECONÓMICAS
   1. Cláusula Penal

El cobro total por aplicación de estos mecanismos no podrá superar el 25% del contrato.

Para ejecutar las sanciones económicas se aplicarán las disposiciones del procedimiento para la aplicación de las sanciones económicas, es el establecido por la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, mediante sentencia número 8919-2017 de fecha 16 de junio del año 2017.

Parámetro N°1: Plazo de entrega

Este corresponde al plazo de entrega del bien que se ha establecido en el contrato, orden de compra o su similar de la contratación. Para este proceso los bienes se deben entregar máximo (10) días hábiles después de puesta la solicitud al contratista.

Parámetro N°2: Factor del tiempo de entrega

Para evaluar el factor del tiempo de entrega, se asignó la valoración de acuerdo con tiempos de entrega típicos dentro de la institución, donde un tiempo “corto” requiere mucha precisión y planificación, lo cual incrementa el riesgo. Para este factor establece una clasificación de riesgo “bajo” con un valor asociado de 0,33.

Parámetro N°3: Factor de riesgo por incumplimiento de especificación en la entrega

El rango para valorar este parámetro será asignado de acuerdo con la lista de Objetos de gasto que se utiliza en el ITCR.  Al criterio de valoración se le asignó valores entre 1,0 (mayor) a 0,33 (menor).  Con este criterio, se determina el impacto que pueda tener el hecho de que el Contratista suministre un bien con alguna característica que incumpla con las especificaciones técnicas dentro del quehacer institucional. 5-02-99, valor 1.

Parámetro N°4: Factor del monto del contrato

Se evaluará el monto de la contratación, de acuerdo con los límites económicos establecidos por la Contraloría General de la República para los procedimientos de contratación administrativa para el ITCR, según el Estrato correspondiente a la institución.  Para este proceso corresponderá un procedimiento de contratación por Licitación Reducida, con una escala de valuación bajo y un valor asociado de 0.33.

Parámetro N°6: Monto del contrato

Entiéndase este como el valor de intercambio acordado entre las partes por la venta y adquisición de bienes y/o servicios enmarcados en un contrato de común acuerdo entre los interesados, los cuales se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir las condiciones establecidas en este.

Parámetro N°7: Días de atraso en la entrega

Este elemento corresponde a la cantidad de días de atraso en la entrega de los bienes contratados.

Expresión matemática para calcular la sanción económica

De acuerdo con la información anterior, se propone la siguiente expresión matemática para la sanción económica por atraso en la entrega o por el incumplimiento en alguna especificación:

El ITCR aplicará multas cuando el contratista incumpla condiciones esenciales del contrato, definidas como:

1. Multa

Si el contratista incumple con los términos técnicos o cumple defectuosamente, en cuanto a las actividades a su cargo, según los términos de la contratación, se le aplicará una multa, según el siguiente detalle:

1. El cumplimiento se evaluará independientemente y se aplicará sobre el monto facturado
2. La aplicación de la multa no excluye la obligación del contratista de remediar la acción u omisión que generó el incumplimiento.
3. El listado no taxativo de eventuales incumplimientos se encuentra supeditado a la aplicación del parámetro y la determinación de la repercusión del incumplimiento detectado en cada caso.
4. El ITCR mantiene la potestad de aplicar la resolución contractual, sin perjuicio de la ejecución de la garantía de cumplimiento, cuando la gravedad del incumplimiento así lo determine.

Parámetro único: Repercusión del eventual incumplimiento

Alto= 5 puntos: Cuando el incumplimiento de cada norma de buenas prácticas de seguridad ocupacional y/o ambientales, normas laborales, especificaciones técnicas del servicio contratado, afecta o pone en riesgo muy alto la eficacia, eficiencia, continuidad de las labores del ITCR, así como la imagen institucional y con ello afecta los objetivos estratégicos institucionales vinculados a la dependencia usuaria, según PAO.

Medio= 3 puntos: Cuando el incumplimiento de cada norma de buenas prácticas de seguridad ocupacional y/o ambientales, normas laborales, especificaciones técnicas del servicio contratado, afecta o pone en riesgo alto y/o moderado la eficacia, eficiencia, continuidad de las labores del ITCR, así como la imagen institucional y con ello afecta los objetivos estratégicos institucionales vinculados a la dependencia usuaria, según PAO.

Leve= 1 punto: Cuando el incumplimiento de cada norma de buenas prácticas de seguridad ocupacional y/o ambientales, normas laborales, especificaciones técnicas del servicio contratado, afecta o pone en riesgo leve y/o bajo la eficacia, eficiencia, continuidad de las labores del ITCR, así como la imagen institucional y con ello afecta los objetivos estratégicos institucionales vinculados a la dependencia usuaria, según PAO.

Cada incumplimiento debe ser reportado por el Administrador del Contrato

Listado no taxativo de eventuales incumplimientos

Porcentaje de sanciones económicas

El porcentaje aplicable por sanción económica se establece de la siguiente manera:

1. CLÁUSULA DE EXCLUSIVIDAD

El ITCR se compromete a adquirir todos los servicios indicados en la presente licitación de forma exclusiva al Contratista, salvo en los siguientes casos:

1. Que el Contratista no pueda prestar el servicio que se le solicito.
2. Que el Contratista no pueda suministrar el servicio a tiempo y la Institución por razones de urgencia requiere solventar la necesidad de equipo por otro medio.

En los citados casos el ITCR procederá a tramitar el servicio a otros Proveedores sin perjuicio alguno por cuanto los productos son requeridos para suplir las necesidades permanentes de la Institución. Se aplicarán las Sanciones Económicas establecidos en este pliego de condiciones según.

1. EXCLUSIONES DE SERVICIOS

Exclusión

El ITCR comunicará al Contratista con un mínimo de treinta días naturales de antelación la exclusión de cualquiera de los Ítems indicados en el apartado Descripción y Especificaciones Técnicas de las Condiciones Específicas, según lo establecido en el artículo 101 de la Ley de General de Contratación Pública y 276 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, por tanto, el Contratista no deberá de prestar el servicio de los mantenimientos excluidos, salvo lo indicado a continuación.

El ITCR y el Contratista podrán, por mutuo acuerdo durante la vigencia de la contratación, solicitar la sustitución de algún servicio, siempre que el que se proponga sea de características técnicas superiores al adjudicado, lo cual deberá quedar técnicamente probado y documentado. Tal sustitución será aprobada por el ente técnico que lo solicita.

1. TERMINACIÓN DEL CONTRATO

El ITCR podrá aplicar las disposiciones referidas a la rescisión y resolución contractual, de conformidad con lo estipulado en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.

1. CONSULTAS SOBRE EL PROCESO

Las personas funcionarias responsables del proceso darán trámite a consultas únicamente a través de la plataforma SICOP.

CONDICIONES GENERALES PARA LA CONTRATACIÓN
(Incoterm DDP — En plaza)
1. GENERALIDADES
a.
Serán personas oferentes todas aquellas personas físicas o jurídicas que presenten sus ofertas en forma electrónica por medio del Sistema Digital Unificado, actuando por sí mismo o por medio de un representante.
b.
Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, la persona oferente admite:
-
Conocer completamente las condiciones del concurso, sus aclaraciones o modificaciones, y que acepta todos los términos y condiciones que en ellos constan.
-
Cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social de sus trabajadores y que el contrato que se llegue a suscribir entre las partes no generará responsabilidad alguna para el ITCR, en cuanto a dichos rubros.
-
Someterse a la jurisdicción y a los Tribunales Nacionales.
c.
El ITCR verificará la situación de la persona oferente con sus obligaciones con el Ministerio de Hacienda, mediante el sitio https://www.hacienda.go.cr/ATV/frmConsultaSituTributaria.aspx. En caso de duda con la información obtenida, el funcionario encargado de este proceso remitirá la prevención respectiva a la persona oferente.
2. OFERTAS ELECTRÓNICAS
a.
Toda oferta debe ser elaborada y presentada en el Sistema Digital Unificado, a más tardar a la hora y fecha indicada en el pliego de condiciones como cierre de recepción de ofertas.
b.
En los casos cuando se aporten manuales o documentación técnica que no esté disponible en documento electrónico o no cuente con firma digital certificada, este se debe incluir como un archivo PDF o JPG.
c.
La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante deberán presentarse en idioma español, según se indica en el artículo 118 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública (RLGCP), salvo que en el pliego de condiciones se permitan otros idiomas con la traducción debidamente consularizada o se acepte una traducción libre de su texto.
d.
La persona oferente debe tener una cuenta domiciliada, cuenta que utilizará para realizar el pago del monto correspondiente por los timbres y a los depósitos o transferencias en efectivo correspondiente a garantías de cumplimiento o colateral.
e. El acto de apertura de las ofertas se realizará mediante el Sistema Digital Unificado,
en la fecha y hora establecida en el pliego de condiciones.
f. Las personas oferentes podrán efectuar observaciones al acta de apertura de ofertas
en forma electrónica por medio del Sistema Digital Unificado dentro del plazo de un
día hábil posterior a la publicación de la apertura.
g. Todas las unidades de medidas que se utilicen en la oferta deben estar dadas en el
Sistema Internacional (S.I.) de Pesos y Medidas.
h. No se autoriza la presentación de ofertas en conjunto.
i. Oferta Base y Ofertas Alternativas:
- La oferta base es aquella que cumple con los requisitos establecidos en el pliego
de condiciones (Condiciones Generales, Especificaciones Técnicas y Planos
cuando correspondan).
- En el pliego de condiciones se indicará cuando se aceptan ofertas alternativas,
se entenderá por oferta alternativa una propuesta distinta a la definida en el pliego
de condiciones, respetando el núcleo del objeto y la necesidad a satisfacer, que
puede ser conveniente y oportuna para la entidad. La Institución en la sección [5.
Oferta] del pliego de condiciones indicará la cantidad máxima de ofertas base y
alternativas que se permitirán.
j. Cantidad de Ofertas: Para efectos de presentar varias ofertas, la persona oferente
deberá registrarlas de forma separada en el Sistema Digital Unificado.
k. Cuando la Institución requiera muestras del producto a ofertar, en la sección [11.
Información, bien, servicio u obra] en el detalle de línea del pliego de condiciones se
indicará cómo se llevará a cabo la entrega, la custodia, el análisis y la devolución de
las muestras.
3. PÓLIZA
Para contratar con la Administración es obligatorio cumplir con lo establecido en los
artículos 193 y 201 del Código de Trabajo, en cuanto a la obligación de asegurar a sus
trabajadores contra riesgos del trabajo en todas las actividades laborales. Lo cual será
verificado con la presentación de la correspondiente Certificación de Riesgos de Trabajo
al presentar la oferta y durante todo el período de ejecución contractual.
4. GARANTÍA SOBRE LOS BIENES Y SERVICIOS
a. La oferta debe indicar claramente y por escrito el plazo de la garantía de los bienes o
servicios.
b. La garantía debe ser real y domiciliaria (se debe realizar en las instalaciones del
Instituto Tecnológico de Costa Rica). Para efectos de garantía no se aceptarán bienes
o servicios con características o calidades menores a las adjudicadas.
5. EJECUCIÓN DE GARANTÍA DE FUNCIONAMIENTO
a. La persona contratista quedará comprometida a reponer, por su cuenta y riesgo,
incluyendo el transporte y cualquier otro gasto adicional, los bienes o servicios que
se compruebe se han dañado o bien que presenten problemas durante el período de
garantía como consecuencia de defectos de fabricación, por mala calidad de los
materiales empleados, por funcionamiento defectuoso, por deficiente embalaje o por
cualquier otra causa imputable a la persona contratista, incluyendo los faltantes de
fábrica.
b. Los bienes o servicios reemplazados por las causas mencionadas anteriormente
gozarán de las mismas garantías de reemplazo por cuenta de la persona contratista.
Si el daño se repitiera se suspenderá la vigencia del periodo que la persona
contratista tarda en reemplazar el producto adjudicado una vez comprobado que no
existan defectos, la garantía vuelve a correr por lo que resta del periodo de vigencia.
Los bienes o servicios reemplazados gozarán del mismo periodo de garantía
originalmente solicitado.
c. La persona contratista, en todos los casos, cubrirá los costos de envío, sustitución y
devolución.
d. En caso de que corresponda la persona contratista deberá garantizar la existencia y
el suministro de piezas de repuesto, incluyendo los componentes que no sean de su
manufactura.
e. En caso de contratación de servicios, éstos deben responder a los fines expuestos en
el contrato, sin perjuicio de las mejoras que puedan sobrevenir, pero nunca podrá ser
en detrimento de la necesidad pública contratada.
6. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO
a. Debe ser presentada en forma electrónica, en cualquier moneda extranjera o bien en
su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta,
calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día anterior de la suscripción
del contrato. En este último caso la persona contratista está obligada a mantener
actualizado el monto de la garantía.
b. Deberá estar vigente por el plazo indicado en la sección [4. Garantías] del pliego de
condiciones o en su defecto hasta por el plazo de dos meses adicionales a la fecha
probable de la recepción definitiva del objeto contractual.
c. Será devuelta por medio del sistema digital unificado a la persona contratista en el
plazo indicado en las condiciones del pliego de condiciones o en su defecto dentro
de los 20 días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración haya recibido de
forma definitiva y a satisfacción el contrato, comprobado mediante documento
suscrito por el Administrador del Contrato, previa solicitud del contratista.
d. En el caso de que el ITCR se viera obligado a ejecutar la garantía antes del
vencimiento del contrato, la persona adjudicataria rendirá una nueva, de manera que
el contrato en todo momento quede garantizado hasta su ejecución total. En caso de
no rendir la nueva garantía, será motivo suficiente para resolver el contrato.
e. Es una obligación de la persona contratista mantener vigente la garantía de
cumplimiento hasta por el plazo de dos meses adicionales a la fecha probable de la
recepción definitiva del objeto contractual. Si un día hábil antes del vencimiento de la
garantía, la persona contratista no ha prorrogado su vigencia, el ITCR podrá hacerla
efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo custodia, el cual
servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso la persona
contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva.
f. Tanto para la garantía de cumplimiento y colateral, el monto o porcentaje, así como
su vigencia se establecerán en la sección (4. Garantías) del pliego de condiciones.
g. Las garantías de cumplimiento y colateral deberán rendirse por medios electrónicos,
de acuerdo con lo establecido en el artículo 44 del Decreto No. 36242-MP-Plan.
h. Cuando se trate de una garantía de cumplimiento o colateral otorgada mediante un
depósito de bono de garantía, el obligado, para rendir la garantía electrónica deberá
acudir a una entidad emisora de este tipo de garantías. La entidad garante deberá
transmitirla al Sistema Digital Unificado en el mismo acto de su emisión.
i. Cuando la garantía de cumplimiento se rinda mediante certificados de depósito a plazo,
bonos del Estado y sus Instituciones y cheques certificados o de gerencia de un banco
del Sistema Bancario Nacional, el obligado deberá entregar estos valores al banco
asignado para este efecto en las condiciones particulares del pliego de condiciones
para que dicha entidad se encargue de su custodia.
j. Cuando la garantía de cumplimiento se rinda mediante dinero en efectivo, el obligado,
utilizando el Sistema Digital Unificado deberá transferir el dinero a una cuenta
domiciliada de la Institución.
7. PATENTE Y PERMISO SANITARIO DE FUNCIONAMIENTO
a. Patente respectiva donde acredite la actividad comercial, debe ser afín al objeto
contractual y a nombre de la persona física o jurídica que presenta la oferta. Para
comprobar el requisito debe presentar Copia de la Patente o en su defecto la nota
emitida por la Municipalidad respectiva en donde expresamente se indique que se
exonera de la patente para la actividad comercial ofertada. No se aceptan
declaraciones juradas.
b. Todo oferente deberá contar con el Permiso Sanitario de Funcionamiento de la
empresa o persona física, extendido por el Ministerio de Salud, de conformidad con
los Decretos D-34728-S y D-6985-S, Reglamento General de Otorgamiento de
Permisos de Funcionamiento y sus reformas; el mismo debe estar emitido a nombre
del oferente y la actividad autorizada debe ser atinente a lo requerido por la
Administración; asimismo, debe estar vigente, para lo cual deben aportar copia de los
documentos que demuestren tales condiciones. Para los casos que estén exentos de
contar con el Permiso Sanitario de Funcionamiento deben aportar documento del
Ministerio de Salud que así lo acredite.
8. PRECIOS
a. Para la evaluación y análisis del precio presentado en la oferta, el ITCR aplicará lo
establecido en el artículo 44 del Reglamento a la Ley General de Contratación
Pública.
b. Los precios cotizados serán firmes, definitivos y en plaza (Incoterm DDP -
nacionalizados). Lo anterior, sin perjuicio de la aplicación de los mecanismos de
revisión de precios vigentes, o que se indiquen, en lo que se refiere únicamente a
cotizaciones en colones.
c. Cuando se trate de la contratación de obras y servicios la persona oferente deberá
indicar en la sección (Información de bienes servicios u obras) el desglose de la
estructura del precio. En el caso de bienes, cuando se solicite en el pliego de
condiciones. La Administración se reserva la posibilidad de solicitar, en cualquier tipo
de objeto contractual, la documentación que justifique el precio cotizado cuando lo
estime necesario para el análisis de razonabilidad de precios.
d. El precio total cotizado debe presentarse en números con no más de dos decimales
y en letras coincidentes, en caso de duda prevalecerá el precio cotizado en letras.
Las ofertas presentadas en moneda extranjera serán comparadas con respecto a las
cotizaciones en moneda nacional, según el tipo de cambio de referencia para la venta,
calculado por el BCCR, vigente al día de apertura de las ofertas, según lo establecido
en el artículo 98 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.
e. La persona oferente debe detallar con claridad y en forma expresa, todo tipo de
erogación a cargo del ITCR que se derive de la adjudicación de esta contratación.
f. Cuando la persona oferente se encuentre registrada como PYME de conformidad con
el artículo 3, inciso m), de la Ley N.° 6054, deberá indicarlo en su oferta y aportar la
certificación vigente emitida por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio
(MEIC), a efecto de que le sea aplicado el régimen legal correspondiente. Cuando el
objeto contractual sea de producción nacional, el pliego de condiciones podrá asignar
un puntaje de hasta un diez por ciento (10%) en el sistema de evaluación de ofertas,
para lo cual la persona oferente deberá aportar el certificado de Producción Nacional
emitido por el MEIC, conforme al Decreto Ejecutivo N.° 43272-MEIC-H-COMEX.
9. Normativa Interna
a. Los Campus y Centros Académicos del ITCR son 100% Espacios Libres de Humo de
Tabaco, acordado en la sesión ordinaria del Consejo Institucional No. 2754, del 8 de
marzo del 2012, por lo tanto: No se permite fumar dentro de las instalaciones incluido
parqueos y zonas verdes.
b. Se debe acatar lo establecido en el artículo 39 del Reglamento contra el Hostigamiento
Sexual en el Empleo y la Academia del ITCR.
c. Se deben acatar las normas vigentes del "Reglamento contra el Acoso Laboral en el
Instituto Tecnológico de Costa Rica".
d. Todos los Campus y Centros Académicos del ITCR están cubiertos por el
"Reglamento contra la Discriminación por orientación sexual, identidad y expresión
de género", aprobado por el Consejo Institucional, en la Sesión Ordinaria No. 3247,
Artículo 7, del 15 de diciembre de 2021, el cual se encuentra en la página web del
ITCR. En dicho reglamento en el artículo 25 inciso g, se establecen las sanciones que
en incumplimiento de este Reglamento serán aplicadas.
e. Todos los reglamentos mencionados en esta cláusula pueden ser consultados en la
página web del ITCR en la sección reglamentos.
10. PARTICIPACIÓN EN CONSORCIO
a. En concordancia con los artículos 125 inciso d) y del 127 al 130 (ambos inclusive) del
Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, el ITCR permitirá la
presentación de ofertas en consorcio, bajo los siguientes términos:
b. Las personas físicas o jurídicas que participen formando un consorcio, deben
presentar sus documentos o atestados en forma individual con la presentación de la
plica, para su respectivo análisis.
c. Si uno o varios de los miembros del consorcio fuesen empresas o personas físicas
extranjeras, la documentación que presenten para el análisis de la Administración
debe venir en original o copia certificada.
d. El ITCR podrá solicitar, a su discreción, la ampliación de la información, así como las
aclaraciones que considere razonables, en aras de lograr una adecuada comparación
entre los oferentes.
e. La documentación debe incluir toda aquella información necesaria para la adecuada
interpretación, usando terminología aceptada que pueda expresar mejor su
significado y el carácter de dicha información.
f. Para efectos de análisis, cada empresa o persona física que conforme el consorcio,
debe ser estudiada en forma separada, para luego determinar su idoneidad en forma
conjunta.
11. SUBCONTRATACIÓN
Se debe aportar junto con la oferta un listado de las empresas o persona física
subcontratadas. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas las personas físicas
y jurídicas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación
en las prestaciones a realizar y se aportará una certificación de los titulares del capital
social y de los representantes legales de aquellas.
12. IMPUESTOS
a. La persona oferente deberá presentar en la sección (Información de bienes, servicios
u obras) de la oferta un desglose de los bienes o servicios ofrecidos junto con los
impuestos. En caso de que el pliego de condiciones se refiera a algún rubro sujeto a
exenciones o exoneraciones establecidas en alguna ley especial, se entenderá que
esto aplica para el ITCR, salvo si la ley respectiva dispone que la exención o
exoneración aplica también para la persona contratista.
b. Si se omite esta referencia se tendrán por incluidos en el precio cotizado, tanto los
impuestos, tasas, sobretasas y aranceles de importación, como los demás impuestos
del mercado local.
c. Con el fin de verificar el monto de los impuestos correspondientes, la persona
contratista deberá presentar dentro de sus facturas un desglose de los bienes y/o
servicios adquiridos y los impuestos en forma separada.
d. Para el caso de pagos de servicios que se deban acreditar en el extranjero, el ITCR
realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre las Remesas al exterior
vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el
artículo 59 de la Ley de Impuesto sobre la Renta No. 7092.
e. Para el caso de pagos que se deban acreditar en Costa Rica, el ITCR realizará la
retención correspondiente del Impuesto sobre la Renta vigente al momento de
acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo 23 inciso g) de la
Ley del Impuesto sobre la Renta No. 7092.
f. El ITCR es contribuyente del Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA), el cual grava
los bienes y servicios con un 2% para las Universidades Estatales, esto de acuerdo
con el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado, Decreto Ejecutivo
N°41779, artículo 23 inciso e), Aplicación de tarifas reducidas, del Ministerio de
Hacienda. Por lo que los impuestos deben indicarse por separado, según artículo 98
del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, caso contrario se presume
que el monto cotizado los contempla.
13. INFORMACIÓN TÉCNICA
a. Toda oferta debe suministrar la documentación técnica, expedida por el fabricante y
suficiente que permita su análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación.
b. Tratándose de la adquisición de bienes, cuando únicamente puedan ser
caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos
distintivos no universales, o marca, ello se hará a manera de referencia. Únicamente
podrá ser estricta la aplicación de estas referencias cuando el objeto de contratación
se trate de repuestos genuinos o la fabricación de piezas que por su aplicación dentro
del proyecto pueda tener el carácter de "especial".
c. La persona oferente debe indicar marcas, modelos, códigos y descripción del producto
ofrecido según corresponda, de lo contrario su oferta quedará excluida, según
resoluciones RC-006-2000 del 1 de febrero del 2000 y R-DCA-263-2011, ambas de
la Contraloría General de la República.
d. Toda descripción en el pliego de condiciones de: catálogos, nombres, marcas,
especificaciones y otras indicaciones que correspondan a determinadas casas
comerciales deben tomarse únicamente como referencia, ya que han sido citados
solamente con el propósito de identificar, describir e indicar las características del
objeto deseado para mayor claridad de los oferentes. Cuando se mencione la marca
de un objeto o característica inherente a él, se entenderá que puede ser suplido en
forma equivalente, pero de calidad y especificaciones iguales o superiores a las de
las marcas señaladas.
e. En caso de que el oferente detecte en el presente pliego de condiciones que se carece
de algún elemento para su correcta ejecución, funcionalidad o cumplimiento del bien,
deberá advertirlo oportunamente al ITCR antes de la apertura del concurso, de lo
contrario no podrá invocar esa circunstancia para eximirse de responsabilidad
durante una eventual ejecución contractual, en atención a lo dispuesto en el RLGCP.
f. Para la adquisición de bienes todo oferente debe adjuntar la Ficha Técnica en cada
una de las partidas ofertadas.
g. Cuando la naturaleza del bien lo requiera, los empaques y embalajes deben ser
apropiados al tipo de mercancía y garantizar su adecuada conservación durante el
transporte y almacenamiento; el pliego de condiciones podrá detallar las indicaciones
de manejo, riesgo, refrigeración u otra seguridad especial que corresponda, así como
la exigencia de que las etiquetas de la mercadería se presenten en idioma español.
14. NORMAS DE CALIDAD
a. Cuando se trate de la adquisición de bienes o servicios, la persona oferente, deberá
indicar las normas bajo las cuales se rigen los bienes o servicios ofrecidos. Cualquier
discrepancia con lo especificado por la Administración, en cuanto a estas normas,
deberá ser indicada por la persona oferente agregando la norma a utilizar y la
equivalencia con las normas que la Administración indicó en el Pliego de condiciones.
b. Donde quiera que se mencione una norma o especificación, debe entenderse que se
aceptará, a criterio exclusivo del ITCR cualquier otra internacionalmente reconocida
que garantice una calidad igual o superior a lo estipulado.
c. En lo que atañe a las regulaciones de calidad se deberán respetar las regulaciones
de la Ley del Sistema Nacional de la Calidad, de acuerdo con el Artículo 90 del
Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, contenido del pliego de
condiciones, sección 3 inciso a.
15. TRÁMITE DE EXONERACIÓN
a. Cuando el pliego de condiciones habilite expresamente el trámite de exoneración ante
el Ministerio de Hacienda, la persona contratista debe presentar al ITCR la siguiente
documentación:
i. Solicitud escrita de exoneración suscrita por la persona contratista o su
representante, en esta hará referencia a la contratación que da origen a la solicitud
y deberá indicar el número de documento de embarque, el tipo de transporte
(vapor, avión o terrestre), el país de procedencia, el consignatario, el remitente, el
peso bruto en kilos y el valor CIF en dólares moneda de Estados Unidos de
América.
ii. Una copia de la(s) factura(s) del o los suministros a exonerar, la misma debe ser
redactada en español o en su defecto debe venir acompañada con la traducción
correspondiente. En el caso de que en una misma factura se consignen otros
suministros, se debe indicar claramente, cuáles son los bienes que serán
entregados a la Institución.
iii. Cuando un contratista nacional intermedie en la importación: Una copia del
documento de embarque o guía aérea, el cual debe cumplir con todos los
requisitos legales que exigen las aduanas del país, para cumplir con los trámites
de exoneración. Asimismo, debe contener un "Endoso comercial a favor del
ITCR", firmado por el apoderado Generalísimo, o su representante legal,
indicando el nombre, número de cédula y firma.
iv. Cuando un contratista internacional intermedie en la importación: Una copia
del documento de embarque o guía aérea, el cual debe cumplir con todos los
requisitos legales que exigen las aduanas del país, para cumplir con los trámites
de exoneración. Asimismo, puede estar consignado al ITCR o en su defecto
contener un "Endoso comercial a favor del ITCR", firmado por el apoderado
Generalísimo, o su representante legal, indicando el nombre, número de cédula y
firma.
b. El ITCR entregará al contratista o su representante en Costa Rica, la documentación
pertinente a la exoneración para que realicen en la Aduana o Almacén Fiscal los
trámites de desalmacenaje y posterior entrega del bien en las bodegas de la
Institución o en el lugar acordado.
c. Es responsabilidad del contratista cubrir con todos los gastos, que ocasione el
internamiento, desalmacenaje, transporte dentro y fuera del país, hasta entregar el
bien en las bodegas de la Institución.
16. MODALIDADES DE PAGO
a. El ITCR cancelará a la persona contratista el monto respectivo dentro de los 30 días
naturales siguientes a la recepción a satisfacción del contrato. Para ello, una vez
recibido el bien, obra o servicio a satisfacción por el Administrador de contrato, la
persona contratista debe enviar la factura a la dirección de correo electrónico
pagostecapro@itcr.ac.cr (Campus Tecnológico Central Cartago) o
pagostecsc@itcr.ac.cr (Campus Tecnológico Local San Carlos). Se debe contar con
el visto bueno de la persona Administradora del contrato, para así proceder con el
pago correspondiente.
b. Cuando la adjudicación se consigne en moneda extranjera, el pago se realizará en
colones calculados al tipo de cambio interbancario de venta emitido por el Banco
Central de Costa Rica para las operaciones con el Sector Público no bancario, vigente
al día en que se realice la transferencia respectiva, según Directriz N°DFC-001-2017
"Uso del tipo de cambio en las operaciones del ITCR". En caso de que la persona
contratista solicite una prórroga originada por motivos no imputables al ITCR, el pago
se calculará al tipo de cambio establecido en la fecha de entrega inicial.
c. El ITCR indicará en la sección [11. Información de bien, servicio u obra] del pliego de
condiciones, en el detalle de partida las modalidades de pago que utilizará para
cumplir su obligación.
17. MULTAS
a. Se cobrará la multa correspondiente cuando se compruebe la existencia de
incumplimientos parciales, defectos o atrasos en la entrega de los bienes, obras o
servicios, sin que ello implique un incumplimiento grave de las obligaciones
contractuales.
b. La multa será definida por el órgano técnico competente como parte de la solicitud de
contratación o del pliego de condiciones, debiendo constar en el expediente el análisis
técnico que determina su monto o porcentaje, de conformidad con la Ley General de
Contratación Pública, N.° 9986, y su Reglamento.
c. El cobro de la multa se hará mediante acto motivado, con indicación de la prueba que
lo sustente, y se rebajará de la factura pendiente de pago, sin perjuicio de otros daños
que el incumplimiento genere.
18. CLÁUSULA PENAL
a. La cláusula penal sanciona los atrasos o entregas anticipadas no autorizados por la
Administración del contrato en cualquiera de las obligaciones contractuales.
b. Su monto o porcentaje será definido por el órgano técnico designado en cada
contratación, con fundamento en el estudio previo que valore, al menos: el tiempo del
recurso administrativo y técnico involucrado en atender el incumplimiento, el nivel de
criticidad del bien, obra o servicio para la continuidad de las labores institucionales,
el monto del contrato y el plazo pactado.
c. Una vez cubierto el tope del veinticinco por ciento (25%) del monto total del contrato,
el ITCR queda facultado para iniciar el procedimiento de resolución contractual por
incumplimiento, sin perjuicio del cobro de los daños y perjuicios que corresponda.
d. El cobro de la cláusula penal requiere acto motivado, con indicación de la prueba que
lo sustente, tramitado conforme al procedimiento de la Ley General de Contratación
Pública y su Reglamento.
19. PRÓRROGAS DEL CONTRATO
a. Las prórrogas contractuales no operan de forma automática, salvo disposición distinta
prevista expresamente en el pliego de condiciones para el caso concreto, y son
facultativas para la Administración.
b. Previo a resolver sobre una prórroga, el Administrador del contrato deberá verificar: i)
que no exista un incumplimiento grave de las condiciones y plazos pactados; ii) que
subsista la necesidad institucional del objeto contractual; iii) que las condiciones de
precio no resulten excesivas respecto del mercado, para lo cual deberá constar en el
expediente el estudio comparativo respectivo; iv) tratándose de proveedor único o
exclusivo, que dicha condición se mantenga y que no existan alternativas idóneas en
el mercado; v) la existencia de contenido presupuestario suficiente; y vi) que la
persona contratista se encuentre al día en sus obligaciones obrero-patronales con la
Caja Costarricense de Seguro Social, conforme a los artículos 74 y 74 bis de la Ley
Constitutiva de la C.C.S.S., N.° 17, así como en sus obligaciones tributarias y con
FODESAF.
c. De determinarse procedente la prórroga, se notificará a la persona contratista con al
menos 30 días naturales de antelación al vencimiento del contrato, salvo caso fortuito
o fuerza mayor debidamente motivado en el expediente, en cuyo caso podrá variarse
dicho plazo previa coordinación con la persona contratista.
d. Toda decisión sobre prórroga, sea de otorgarla o denegarla, deberá constar mediante
acto motivado dentro del expediente de la contratación.
20. CLÁUSULA ANTISOBORNO
Toda contratación del ITCR está cubierta por esta cláusula antisoborno, que garantiza
que las actuaciones de las partes se han desarrollado en estricto cumplimiento de la Ley
General de Contratación Pública y su Reglamento, la Ley contra la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, N.° 8422, el Código Penal costarricense y
el bloque de legalidad.
La persona oferente, adjudicataria o contratista, sea física o jurídica, así como sus
representantes legales, socios, accionistas o terceros que actúen en su nombre, no
podrán ofrecer, negociar o efectuar pago alguno, dádiva, beneficio, incentivo,
favorecimiento, regalo o cualquier ventaja indebida en relación con los procedimientos
de contratación pública institucionales, ya sea de forma directa, indirecta o por interpósita
persona, funcionaria pública o privada.
La persona contratista se obliga a conducir sus actuaciones durante la planificación,
selección y ejecución contractual con apego a los principios de probidad. El ITCR se
reserva la potestad de realizar la debida diligencia de verificación que corresponda, a
través del Departamento de Aprovisionamiento, y de proceder con las denuncias
respectivas cuando existan indicios de acuerdos colusorios, prácticas monopolísticas,
anticompetitivas o de corrupción.
21. CONFIDENCIALIDAD
La condición de "documento confidencial" suministrada por los oferentes en sus anexos
será regulada acorde al artículo 15 — Excepción a la publicidad de la información — de
la Ley General de Contratación Pública y el artículo 30 — De la información confidencial
en el sistema digital unificado — del Reglamento para la utilización del Sistema Integrado
de Compras Públicas "SICOP":
Artículo 15.- Excepción a la publicidad de la información: En caso de que un
participante considere que existe información confidencial, así deberá indicarlo de
modo expreso en el sistema digital unificado, al momento mismo de presentar o
facilitar la documentación, haciendo señalamiento claro de los folios o archivos que
estima confidenciales y de los motivos y su sustento jurídico (...)
Artículo 30.- De la información confidencial en el sistema digital unificado: En el
supuesto que un participante considere que la información aportada para un
procedimiento de contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el
sistema digital unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de
cumplir lo preceptuado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública,
salvo solicitud de la Contraloría General de República (...)
Por tanto, la condición de "documento confidencial" que brinda el sistema para adjuntar
anexos a su oferta puede ser utilizada en la casilla correspondiente en tanto dichos
documentos cumplan esa condición y el oferente adjunte la justificación correspondiente,
de lo contrario la Administración lo reclasificará como "documento público".
22. RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS, DIFERENCIAS, DISPUTAS O
RECLAMOS
Se podrá acudir al arbitraje en los casos en los que así lo autorice previa y expresamente
el Consejo Institucional o el Departamento de Aprovisionamiento, siguiendo la normativa
dictada por la Ley y su Reglamento.
Todas las controversias, diferencias, disputas o reclamos de carácter patrimonial que
pudieran derivarse de la presente contratación administrativa, su ejecución,
incumplimiento, liquidación, podrán ser resueltas bajo la modalidad de un Proceso de
Arbitraje, el cual se hará de conformidad con la Ley Sobre Resolución Alterna de
Conflictos y Promoción de la Paz Social. El arbitraje será de derecho. Los árbitros serán
designados uno por cada Parte y el tercero en conjunto por los dos árbitros designados
por las partes contratantes. El laudo arbitral se dictará por escrito, será definitivo,
vinculante para las partes e inapelable, salvo el recurso de revisión o de nulidad. Una
vez que el laudo se haya dictado y se encuentre firme, producirá los efectos de cosa
juzgada material y las partes deberán cumplirlo sin demora. Los gastos relacionados con
el arbitraje y los honorarios de los árbitros serán asumidos por las partes en igual
proporción. Los montos y porcentajes de las costas serán los que se establezcan en la
reglamentación del Centro de Arbitraje que al efecto escogieran las partes. En caso de
que las partes no acuerden bilateralmente la realización del arbitraje, deberán acudir a
los mecanismos y procesos administrativos y judiciales previstos en la legislación.
23. DERECHOS DEL INSTITUTO
El oferente autoriza expresamente al Departamento de Aprovisionamiento, para que
verifique si toda la información brindada por su representada se ajusta a la realidad.
24. FINIQUITO
Las partes se encuentran facultadas para acordar la suscripción del finiquito del contrato,
el cual podrá realizarse dentro del año siguiente o plazo aplicable según normativa, a la
recepción definitiva del bien, servicio u obra.
La suscripción del finiquito por quien tenga capacidad legal para ello impedirá reclamos
futuros, salvo la responsabilidad que corresponda por vicios ocultos.
25. TERMINACIÓN DEL CONTRATO
El ITCR podrá aplicar las disposiciones referidas a la rescisión y resolución contractual,
de conformidad con lo estipulado en la Ley General de Contratación Pública según los
artículos del 113 al 116 y su Reglamento.
26. CESIÓN DEL CONTRATO
a. La persona contratista no podrá ceder ni traspasar, total o parcialmente, a terceros los
derechos y obligaciones derivados del contrato sin la autorización previa y expresa del
ITCR, de conformidad con el artículo 102 de la Ley General de Contratación Pública, N.°
9986, y el artículo 277 de su Reglamento.
b. La cesión solo podrá autorizarse cuando no varíen las condiciones que fundamentaron
la selección de la persona contratista original (idoneidad técnica, legal y financiera) y
siempre que no se altere el objeto ni el equilibrio económico del contrato.
c. La cesión realizada sin la autorización correspondiente facultará al ITCR para resolver
el contrato, sin perjuicio de las demás acciones que en derecho correspondan.
27. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
a. Cuando en virtud de la ejecución contractual la persona contratista tenga acceso, trate
o custodie datos personales de estudiantes, funcionarios(as) o terceras personas
vinculadas al ITCR, deberá cumplir con lo establecido en la Ley de Protección de la
Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, N.° 8968, y su Reglamento.
b. La persona contratista se obliga a utilizar dichos datos únicamente para los fines
estrictamente necesarios para la ejecución del contrato, a implementar las medidas de
seguridad técnicas y organizativas correspondientes, y a no transferirlos a terceros sin
autorización previa y expresa del ITCR.
c. Finalizada la relación contractual, la persona contratista deberá devolver o eliminar,
según corresponda, la información y los datos personales a los que tuvo acceso, salvo
obligación legal de conservarlos.
28. CASO FORTUITO Y FUERZA MAYOR
a. Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento total o parcial de sus
obligaciones contractuales cuando este se derive de caso fortuito o fuerza mayor
debidamente acreditado, entendido como todo acontecimiento imprevisible o inevitable,
ajeno a la voluntad de la parte afectada.
b. La parte que invoque el caso fortuito o la fuerza mayor deberá comunicarlo por escrito
a la otra parte dentro de un plazo razonable a partir de su acaecimiento, indicando su
naturaleza y el efecto sobre el cumplimiento de sus obligaciones, y deberá aportar la
prueba que lo sustente.
c. Verificada la situación, el Administrador del Contrato podrá suspender el plazo
contractual mientras subsista la causa, de conformidad con el artículo 106 de la Ley
General de Contratación Pública, N.° 9986, y el artículo 282 de su Reglamento.
d. La invocación del caso fortuito o la fuerza mayor no exime a la persona contratista de
adoptar las medidas razonables a su alcance para mitigar los efectos del hecho, ni de
reanudar el cumplimiento de sus obligaciones tan pronto cese la causa que lo impide.