Servicios de limpieza de tanques e interceptores del sistema de aguas residuales del Hospital Monseñor Sanabria

Los siguientes requisitos constituyen condiciones indispensables para la admisión de las ofertas en el presente procedimiento de contratación. El incumplimiento de cualquiera de ellos implicará que la oferta no sea considerada para la etapa de evaluación técnica y económica, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 119 de la Ley General de Contratación Pública: ES RESPONSABILIDAD DEL OFERENTE PRESENTAR LA DOCUMENTACIÓN COMPLETA. Es responsabilidad exclusiva del oferente presentar la totalidad de la documentación requerida, de forma completa, vigente y conforme a lo solicitado. a) Permiso Sanitario de Funcionamiento El oferente deberá aportar copia vigente del Permiso Sanitario de Funcionamiento emitido por el Ministerio de Salud, correspondiente a la actividad económica relacionada con los servicios objeto de la presente contratación. Cuando el permiso comprenda varias actividades económicas, deberá evidenciarse que estas guardan relación con los servicios objeto del presente procedimiento. b) Autorización para la gestión y disposición de residuos Cuando la naturaleza de los servicios ofertados así lo requiera, el oferente deberá acreditar que la gestión, transporte, tratamiento y disposición final de los residuos derivados de la ejecución del contrato será realizada mediante un gestor, planta de tratamiento o instalación debidamente autorizados y con los permisos vigentes emitidos por las autoridades competentes, de conformidad con la normativa sanitaria, ambiental y demás disposiciones legales aplicables. Para tal efecto, el oferente deberá indicar expresamente en su oferta la planta de tratamiento, instalación o gestor autorizado donde realizará la descarga, tratamiento o disposición final de los residuos derivados de la ejecución del contrato. Asimismo, deberá aportar documentación vigente que demuestre que la planta de tratamiento, instalación o gestor propuesto cuenta con las autorizaciones, permisos o habilitaciones emitidas por las autoridades competentes para recibir, tratar y disponer los residuos objeto de la presente contratación, de conformidad con la normativa aplicable. Cuando el propio oferente sea el gestor autorizado y opere la planta de tratamiento o instalación donde se realizará la gestión de los residuos, deberá aportar la documentación vigente que acredite dicha condición y el cumplimiento de las autorizaciones y permisos correspondientes.

CONDICIONES ESPECIALES PARA EL CONTRATISTA 7.1. Informes del contratista El contratista está obligado a enviar reportes al Servicio de Ingeniería y Mantenimiento: • Informes del trabajo realizado. • Informes extraordinarios de situaciones anormales de los equipos o sistemas abordados. 7.2. Firma del reporte y bitácora del servicio El reporte de servicio y bitácora, deberán ser firmados y sellados por: • Responsable de asignado por el Servicio de Ingeniería y Mantenimiento. • Responsable del servicio médico o administrativo asignado. • Responsable del servicio de mantenimiento efectuado. 7.3. Obligaciones del contratista a) El contratista deberá cumplir con todas las disposiciones reglamentarias vigentes de la institución. b) El contratista obrará de acuerdo con las leyes, reglamentos y normas a nivel nacional en relación con la ejecución del trabajo según haya sido trazado y especificado. c) Corresponde al contratista en forma amplia, total y general, todas las obligaciones y responsabilidades del patrono derivadas del Código de Trabajo y Leyes Conexas y en general del ordenamiento jurídico correspondiente, debiendo cubrir con las obligaciones obrero-patronales de la CCSS, (pago de seguro de enfermedad, invalidez, vejez y muerte) por lo que no existirá ningún tipo de responsabilidad de parte del Hospital Monseñor Sanabria CCSS, con los trabajadores que contrate la empresa. d) El contratista será responsable de cualquier riesgo profesional, así como de daños en las personas o en las cosas que se produzcan con ocasión o motivo del trabajo. Para tal efecto deberá adquirir la respectiva póliza de responsabilidad civil por un monto razonable, en el contexto de la licitación, tanto de los trabajadores como la de daños a terceros. Deberá obtener y suministrar un certificado según los artículos #4 y #18 del Código de Trabajo.

e) Previo a la fecha de inicio de la actividad contratada, el adjudicatario debe presentar ante la jefatura de Ingeniería y Mantenimiento del Hospital Monseñor Sanabria de Puntarenas, una certificación emitida por el Instituto Nacional de Seguros, en la que se haga constar que cuenta con un seguro de riesgos del trabajo vigente y que dicho seguro cubre la actividad adjudicada. f) El contratista asume la responsabilidad sobre cualquier accidente que pueda suceder durante la ejecución del trabajo en el área. g) El contratista será responsable por cualquier daño causado a la propiedad y a terceros durante el transporte de los materiales y la ejecución de los trabajos. h) El contratista se abstendrá de solicitar y utilizar cualquier recurso institucional no autorizado. 7.4. Ámbito de la confidencialidad El adjudicado se compromete a mantener como estrictamente confidencial y tratar en forma discrecional y custodiar toda documentación e información de cualquier naturaleza (escrita, verbal o medios magnéticos), que se les haya proporcionado con el fin de alcanzar los objetivos de la contratación involucrada. 7.5. Normas de comportamiento El personal a cargo del contratista mantendrá un comportamiento adecuado de respeto al personal del Hospital Monseñor Sanabria, paciente y público en general de acuerdo con la “Ley contra Hostigamiento o Acoso Sexual en el Empleo y la Docencia”. El incumplimiento de estas normas por parte de algún trabajador dará derecho a la supervisión de solicitar al contratista la separación inmediata del trabajador de las labores contratadas por el Hospital Monseñor Sanabria y el contratista está en la obligación de acatar dicha disposición sin ningún costo adicional o perjuicio para la Institución. 7.6. Plazo para el cobro de facturas Todas las facturas de cobro deben presentarse en un plazo no mayor a 15 días naturales como máximo después de recibido de conformidad del bien o servicio contratado. Estas facturas deben ser remitidas de forma digital, incluyendo los respectivos reportes de servicios debidamente firmados y el recibido conforme, al Servicio de Ingeniería y Mantenimiento con las funcionarias encargadas de los trámites de pago.

a) Condición funcional del servicio • El servicio deberá restituir la funcionalidad operativa de la totalidad de los elementos intervenidos, garantizando condiciones adecuadas de operación al momento de la entrega. b) Pólizas de seguro y responsabilidad por daños • El contratista deberá presentar una declaración jurada mediante la cual se comprometa a suscribir y mantener vigentes, a partir de la puesta en ejecución del contrato y durante toda su vigencia, incluyendo eventuales prórrogas, las pólizas de seguro necesarias para la adecuada cobertura de los riesgos asociados a la prestación del servicio. • Como mínimo, deberán mantenerse vigentes las pólizas de Riesgos del Trabajo y Responsabilidad Civil, sin perjuicio de cualquier otra cobertura adicional que resulte necesaria conforme a la naturaleza de las actividades contratadas y la normativa aplicable. • Las pólizas deberán garantizar la protección del personal asignado, así como la integridad de los bienes institucionales, equipos, infraestructura y demás activos que pudieran verse involucrados durante la ejecución de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo.

• El contratista será plenamente responsable por cualquier daño, deterioro o afectación que se ocasione a equipos, instalaciones, infraestructura, sistemas o bienes propiedad de la institución como consecuencia de la ejecución de la intervención, debiendo asumir, por su cuenta y riesgo, la reparación, restitución o sustitución de los elementos afectados, sin costo adicional para la Administración. • La declaración jurada correspondiente, así como la documentación que respalde la vigencia de las pólizas requeridas, deberá ser presentada a través de la plataforma electrónica institucional antes de la ejecución de la primera visita de mantenimiento, constituyendo un requisito indispensable para el inicio de los servicios. 3.2. Coordinación y programación de las intervenciones a) Coordinación institucional • Facilidad de accesos por parte del Hospital: El Hospital Monseñor Sanabria facilitará los accesos requeridos para la ejecución de los trabajos contratados, previa coordinación y programación con el contratista. • Responsabilidad del contratista para la gestión de ingresos: Será responsabilidad exclusiva del contratista gestionar oportunamente las solicitudes de ingreso y cumplir estrictamente con los protocolos internos de la institución. Para ello, deberá suministrar de manera anticipada toda la información requerida, la cual incluye, pero no se limita a: nombres completos y números de identificación del personal asignado, números de placas de los vehículos, así como el listado detallado de los equipos y herramientas por ingresar. Toda gestión deberá alinearse con los protocolos de seguridad institucional vigentes al momento de la intervención. b) Canales de comunicación • El oferente deberá indicar en su propuesta al menos dos (2) números telefónicos y una dirección de correo electrónico para la atención de reportes de mantenimiento. • La Administración podrá emitir notificaciones en cualquier momento, en virtud de la operación continua del hospital (24 horas al día, 7 días a la semana). c) Registro y coordinación del personal por cada visita: • El personal del contratista tendrá la obligación de reportarse formalmente previo al inicio de la ejecución de la intervención, bajo las siguientes condiciones: - Dentro del horario hábil: En la recepción administrativa del Servicio de Ingeniería y Mantenimiento.

- Fuera del horario hábil: En el Centro de Control de Instalaciones (conocido como Cuarto BMS) del Servicio de Ingeniería y Mantenimiento o en el lugar que indique la Administración del Contrato. Este reporte es requisito indispensable para registrar la hora de entrada, así como para coordinar con el personal institucional la inspección previa, el acompañamiento técnico y la validación de la correcta ejecución del servicio. d) Horario de trabajo • El horario ordinario será de lunes a jueves de 7:00 a.m. a 4:00 p.m. y viernes de 7:00 a.m. a 3:00 p.m. • Cuando las necesidades operativas de la institución lo requieran, el contratista estará obligado a ejecutar las labores fuera del horario regular, lo cual incluye jornadas nocturnas, fines de semana o días feriados. Estas intervenciones tendrán como objetivo primordial garantizar la continuidad y minimizar la afectación de los servicios hospitalarios, y deberán ser programadas previa autorización y coordinación con la Administración del Contrato. e) Priorización de la ejecución del servicio La ejecución de los servicios de mantenimiento deberá planificarse y ejecutarse considerando el nivel de criticidad de los sistemas intervenidos, en función de su impacto sobre la operación hospitalaria, la continuidad del servicio y el adecuado funcionamiento del sistema de tratamiento de aguas residuales • Prioridad alta: - - - Limpieza de trampas de grasa asociadas al Servicio de Nutrición y áreas de preparación de alimentos, cuando presenten acumulación significativa, obstrucción o riesgo de desbordamiento. Limpieza del tanque ecualizador de la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales (PTAR), cuando la acumulación de grasas, sedimentos o residuos comprometa su capacidad operativa, afecte el flujo hidráulico o genere condiciones que puedan impactar negativamente las etapas subsecuentes del tratamiento. Intervenciones en sistemas cuya condición represente riesgo sanitario inmediato, obstrucciones críticas o afectación directa a la operación institucional.

• Prioridad media: - - Limpieza de tanques sépticos ubicados en edificaciones principales o áreas de alta utilización, cuando presenten acumulación relevante de lodos o reducción de su capacidad funcional. Intervenciones preventivas en sistemas que evidencien deterioro progresivo o disminución en su eficiencia operativa. • Prioridad baja: - - Limpieza de sistemas asociados a áreas de baja criticidad o uso esporádico, tales como tanques sépticos de casetas de guarda, trampa de grasa del comedor del Servicio de Lavandería u otras instalaciones auxiliares, siempre que no presenten condiciones que ameriten una intervención urgente. Ejecución de actividades de mantenimiento programado que no incidan de manera directa en la continuidad operativa ni en el funcionamiento crítico de los sistemas de tratamiento de aguas residuales 3.3. Condiciones de ejecución a) Cumplimiento del Plan de Trabajo y Procedimientos Operativos. • El contratista deberá ejecutar todas las intervenciones de conformidad con el Plan de Trabajo y Procedimientos Operativos presentado con su oferta, de acuerdo con lo establecido en el apartado “5.4. Plan de trabajo y procedimientos operativos” del capítulo “5. GESTIÓN, SUPERVICIÓN Y CONTROL DE LA CONTRATACIÓN”, y aceptado por la Administración durante la evaluación de la oferta. • Los procedimientos, metodologías, equipos, medidas de seguridad, controles ambientales y demás condiciones de ejecución descritos en dicho documento constituirán las condiciones de ejecución comprometidas por el contratista para la prestación de los servicios objeto de la presente contratación, sin perjuicio del cumplimiento de las especificaciones técnicas y demás obligaciones establecidas en el presente pliego de condiciones. • Cualquier modificación a los procedimientos operativos, metodología de trabajo, equipos, maquinaria o condiciones de ejecución propuestas en el Plan de Trabajo deberá contar con la aprobación previa y expresa del Administrador del Contrato. Dichas modificaciones no podrán disminuir el alcance, la calidad, la seguridad, el desempeño ni las condiciones técnicas establecidas en el presente pliego de condiciones.

• El incumplimiento injustificado del Plan de Trabajo y Procedimientos Operativos aprobado constituirá un incumplimiento contractual, sin perjuicio de la aplicación de las cláusulas penales, las demás medidas contractuales y las responsabilidades que correspondan, de conformidad con lo establecido en el presente pliego de condiciones y la normativa aplicable. • Cuando, por razones técnicas debidamente justificadas, el contratista requiera modificar el Plan de Trabajo y Procedimientos Operativos, deberá presentar al Administrador del Contrato la correspondiente solicitud, acompañada de la justificación y documentación técnica que respalde la modificación propuesta. La aprobación de dichas modificaciones no implicará, en ningún caso, la reducción del alcance, la calidad, la seguridad, el desempeño ni las condiciones técnicas mínimas establecidas en el presente pliego de condiciones. b) Condiciones de campo: control, delimitación y limpieza del área de trabajo: • Control de derrames y manejo de sitio: Durante la ejecución de la intervención se deberá implementar medidas de contención adecuadas (plásticos, lonas u otros dispositivos equivalentes) para prevenir derrames y la dispersión de residuos en el área de intervención y zonas circundantes. • Previo al inicio de las labores, el contratista deberá proceder con la adecuada delimitación y señalización del área de intervención, mediante el uso de conos, cintas de advertencia u otros dispositivos idóneos. Asimismo, deberá instalar rotulación informativa visible, de tamaño adecuado para su correcta lectura, en las zonas de trabajo, con leyendas tales como: “Prohibido el paso. Trabajos de limpieza y mantenimiento en ejecución. Disculpe las molestias”. • Asimismo, se deberá delimitar el área destinada al estacionamiento de los vehículos operativos (incluyendo camiones cisterna y vehículos de apoyo), así como las zonas requeridas para la ejecución de maniobras, mediante el uso de dispositivos de señalización y control, tales como conos, barreras u otros elementos equivalentes, a fin de garantizar condiciones seguras para el personal, usuarios y terceros, en previa coordinación con el personal de seguridad del Servicio de Servicios Generales y personal técnico del Servicio de Ingeniería y Mantenimiento asignado. • Limpieza final del área de trabajo: Al finalizar cada intervención, el contratista deberá realizar la limpieza integral del área de trabajo y su entorno inmediato, asegurando condiciones adecuadas de higiene, salubridad y seguridad. • Condiciones logísticas: La Administración no proporcionará espacios para el almacenamiento de herramientas, equipos o materiales, por lo que el contratista deberá gestionar de forma autónoma su resguardo, transporte y custodia durante toda la ejecución del servicio.

) Transporte y disposición final • El transporte y la disposición final del material extraído deberán realizarse en estricto cumplimiento de la normativa sanitaria y ambiental vigente en Costa Rica, incluyendo, entre otras, la Ley N.° 8839 para la Gestión Integral de Residuos y su reglamento, el Decreto Ejecutivo N.° 39316-S (Reglamento para el manejo y disposición final de lodos y biosólidos), la Ley General de Salud (Ley N.° 5395), así como el Reglamento de Vertido y Reúso de Aguas Residuales. • El contratista será responsable de garantizar la trazabilidad, manejo adecuado y disposición final en sitios autorizados, conforme a las disposiciones emitidas por el Ministerio de Salud y las autoridades ambientales competentes. • Los costos de la disposición final correrán por cuenta del adjudicatario. d) Cumplimiento de los requisitos legales para la ejecución del servicio • Durante toda la ejecución contractual, el contratista deberá mantener vigentes los permisos, autorizaciones, licencias, certificaciones y demás requisitos exigidos por la normativa nacional para el desarrollo de las actividades objeto de la presente contratación. • Los vehículos utilizados para la extracción, transporte y disposición de aguas residuales, lodos y demás residuos deberán cumplir permanentemente las condiciones técnicas, sanitarias, ambientales y de circulación establecidas por la normativa vigente, incluyendo la documentación legal, rotulación, dispositivos de seguridad y demás requisitos que resulten aplicables. • Los conductores asignados deberán contar con la licencia de conducir vigente y la categoría correspondiente al tipo de vehículo utilizado durante la ejecución de las intervenciones. • La Administración podrá verificar en cualquier momento el cumplimiento de estas condiciones y solicitar la documentación que considere necesaria para acreditar su vigencia. 3.4. Seguridad ocupacional a) Seguridad ocupacional durante la ejecución de la intervención • El personal asignado para la ejecución del servicio deberá estar debidamente identificado y contar con la capacitación requerida para trabajos en instalaciones de aguas residuales y espacios confinados. • Será obligatorio el uso de equipo de protección personal (EPP), conforme al análisis de riesgos, el cual deberá ser suministrado en su totalidad por el contratista, incluyendo, como mínimo, protección corporal (traje impermeable o hermético, delantal u otro equivalente), botas de seguridad, protección.

respiratoria, gafas de seguridad, gorro, guantes y sistemas de protección contra caídas (arnés, líneas de vida u otros). Asimismo, se deberá utilizar cualquier otro elemento adicional que resulte necesario según las condiciones específicas del sitio y las labores a ejecutar. • Todo el equipamiento requerido para la ejecución de las labores (vehículos, escaleras, plataformas, andamios, líneas de vida, equipos electromecánicos, herramientas eléctricas y manuales, entre otros) deberá ser suministrado por el contratista y mantenerse en óptimas condiciones de operación y seguridad, de forma tal que no represente riesgo alguno para el personal, terceros ni las instalaciones. • Los trabajos se ejecutarán en las instalaciones del Hospital Monseñor Sanabria, en el sitio que disponga el Servicio de Ingeniería y Mantenimiento y en presencia de personal de acompañamiento y supervisión designado. 3.5. Control documental y verificación de los servicios a) Bitácora • La bitácora deberá contener, como mínimo, la información establecida en el Apéndice C del presente pliego de condiciones. Asimismo, deberá consignar la fecha y hora de inicio y finalización de la intervención; la identificación y localización de los elementos intervenidos conforme a la codificación interna del Hospital Monseñor Sanabria; el nombre y firma del personal técnico asignado por el contratista; el nombre y firma del funcionario del Servicio de Ingeniería y Mantenimiento encargado del acompañamiento técnico; el detalle de las actividades ejecutadas conforme al alcance técnico correspondiente a la línea de contratación ejecutada, de acuerdo con lo establecido en el Cuadro 1 y el capítulo “2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS” del presente pliego de condiciones; así como cualquier incidencia, hallazgo u observación relevante detectada durante la ejecución de la intervención. • Cuando durante una misma visita se ejecuten intervenciones correspondientes a dos o más líneas de contratación, deberá elaborarse una bitácora independiente para cada una de ellas. • La bitácora deberá ser remitida en formato digital, junto con el correspondiente Informe Técnico del Servicio, dentro del plazo establecido en el presente pliego de condiciones. La bitácora podrá elaborarse directamente en formato electrónico o mediante documento físico debidamente suscrito por las personas que corresponda, el cual posteriormente será digitalizado para su remisión a la Administración. En ambos casos, deberá garantizarse la legibilidad e integridad de la información registrada.

• Para efectos de control documental y trazabilidad, el contratista deberá utilizar el formato de bitácora que apruebe y suministre la Administración del Contrato previo al inicio de la ejecución contractual. Dicho formato podrá ser actualizado durante la vigencia del contrato cuando resulte necesario para mejorar los mecanismos de control, seguimiento o trazabilidad de las intervenciones, siempre que las modificaciones no alteren la información mínima establecida en el Apéndice C ni las obligaciones de registro y de las demás disposiciones establecidas en el presente pliego de condiciones. b) Informes de servicio • El contratista deberá presentar, para cada intervención realizada, un informe técnico detallado, que incluya la descripción de las actividades ejecutadas, el listado de los elementos intervenidos, los hallazgos relevantes y las condiciones operativas identificadas durante la prestación del servicio. • El informe deberá incorporar un registro fotográfico comparativo, que evidencie de forma clara las condiciones previas y posteriores a la intervención, así como una estimación del volumen y/o peso de residuos extraídos (incluyendo grasas, sólidos y sedimentos), según corresponda al tipo de sistema intervenido. • La documentación presentada deberá permitir la verificación objetiva de la correcta ejecución de los trabajos y constituirá un requisito para la validación y aceptación del servicio por parte de la administración del contrato. • Para efectos de control y trazabilidad, el contratista deberá presentar la documentación correspondiente a los informes utilizando el formato definido por la administración del contrato, según se detalla en el Apéndice B de este pliego. c) Gestión documental Toda la documentación remitida por el contratista deberá presentarse en formato digital para su debida gestión y trazabilidad administrativa. Además, se deberá aportar lo siguiente: • Entregar por correo electrónico al encargado del contrato el escaneo de todos los reportes de servicio o en su defecto los reportes digitales (siempre y cuando existan las condiciones para su uso, lo anterior deberá ser validado por el encargado del contrato para evitar que afecte el afecte el proceso de facturación). La entrega deberá ser en un formato de nomenclatura de nombre por definir cuando inicie en la ejecución contractual, en un máximo de 10 días hábiles posteriores a cada visita de servicio.

• Trámite para inicio de pago: previo a la “solicitud de recepción” en plataforma SICOP, el contratista deberá adjuntar los reportes de servicio escaneados o digitales previamente verificados y aprobados por el encargado del contrato.