CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE ALQUILER, SEGÚN DEMANDA, DE TOLDOS, MESAS, SILLAS Y MANTELERÍA PARA LA ATENCIÓN DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES EN LA SEDE DE OCCIDENTE

CONDICIONES INVARIABLES

REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD

1. El oferente deberá operar en la zona de Occidente.
2. El oferente deberá presentar una declaración jurada donde indique que cuenta con experiencia en la prestación de servicios de alquiler de toldos, mesas, sillas, mantelería u otros servicios logísticos para eventos de naturaleza similar. O bien presentar contratos u órdenes de compra de los últimos dos años, que acrediten experiencia.

 

1. Aportar un mínimo de dos referencias de clientes públicos o privados a quienes haya brindado servicios similares durante los últimos dos años, indicando nombre del cliente, descripción del servicio, fecha de ejecución y persona y datos de contacto.

 

JUSTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS

Considerando que el objeto contractual de esta licitación, implica el suministro, transporte, instalación, armado, desinstalación y retiro de toldos, mesas, sillas, manteles, cubremanteles y cubresillas requeridos para atender actividades académicas como las graduaciones, simposios, conferencias,  jornadas de investigación, jornadas de acción social , congresos, seminarios, clases inaugurales y demás actividades institucionales.

 

La organización implica atender imprevistos con una alta capacidad de respuesta y disponibilidad operativa en cuanto a los horarios para preparar el mobiliario, sin que esto afecte la utilización de las instalaciones universitarias. Se solicita que los oferentes admisibles deban operar en la zona de Occidente. Considerando que un atraso en la instalación o entrega del servicio requerido, puede imposibilitar total o parcialmente la realización de la actividad institucional, afectando el interés público y los recursos invertidos en su organización.

En cuanto a la experiencia, resulta necesario que los oferentes acrediten experiencia previa en la ejecución de servicios similares, a fin de reducir riesgos de incumplimiento, garantizar la disponibilidad de recursos, asegurar una adecuada capacidad de respuesta y verificar que cuentan con los conocimientos operativos necesarios para atender eventos institucionales en forma eficiente.

 

 

GARANTÍA DEL SERVICIO

El contratista garantizará que los toldos, mesas, sillas y mantelería suministrados se encuentran en perfecto estado de funcionamiento, limpieza, conservación y presentación. Asimismo, garantizará la estabilidad estructural y seguridad de los toldos instalados durante todo el período de utilización requerido por la Administración.

En caso de detectarse defectos, daños, suciedad, roturas, inestabilidad, manchas o cualquier condición que afecte la adecuada prestación del servicio, el contratista deberá sustituir los bienes afectados sin costo adicional para la Administración dentro del plazo que establezca el administrador del contrato.

CLAUSULA PENAL POR ATRASO EN LA ENTREGA E INSTALACIÓN

Cuando el contratista incumpla el plazo establecido para la entrega e instalación de los toldos, mobiliario y mantelería requeridos para una actividad institucional, se aplicará una cláusula penal equivalente al 1 % del valor de la orden de pedido afectada por cada hora o fracción de atraso, hasta un máximo del 25% del monto correspondiente al evento.

La oportunidad en la instalación del mobiliario, toldos y mantelería constituye un elemento esencial del contrato, por cuanto las actividades académicas, culturales, protocolares y administrativas se desarrollan en fechas y horarios previamente programados. Un atraso en la instalación puede imposibilitar total o parcialmente la realización de la actividad institucional, afectando el interés público y los recursos invertidos en su organización. Por tanto, se establece la clausula penal indicada anteriormente.

PRECIO Y ESTRUCTURA DEL PRECIO

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 102 del RLGCP, todo oferente tiene la obligación de presentar la estructura del precio tanto en valores absolutos como porcentuales.  Para la presente licitación se establece la siguiente plantilla en la que se debe agregar cada línea en la que se presente una oferta, indicando el porcentaje de ponderación de cada componente dentro del precio total y el monto correspondiente. 

Instrucciones de llenado:

1. La columna “% Ponderación” debe sumar 100 %.
2. La columna “Monto (₡ / $ u otra)” debe coincidir con el precio total ofertado para la línea correspondiente.
3.  
4. Los montos deben incluir todos los costos, cargas, utilidades e impuestos aplicables, conforme a la normativa vigente y lo indicado en SICOP. Impuestos por separado, en caso de no indicarlos se presume que están incluidos; así como indicar si no le afecta el impuesto por el tipo de bien.
5. Si la oferta se presenta en moneda extranjera, utilice el signo correspondiente y observe lo dispuesto en este proceso respecto a tipo de cambio y pagos.

 

 

ESTRUCTURA DEL PRECIO
Rubro	Monto	Porcentaje
Mano de Obra	₡	%
Gastos Administrativos	₡	%
Utilidad	₡	%
Insumos	₡	%
Total	₡	100%
IVA (2%)	₡
TOTAL CON IVA	₡

 

 

 

 

 

 

 

1. Cuando existan subcontrataciones, refleje su costo en el renglón respectivo y asegure consistencia con lo declarado en su oferta técnica y administrativa.

Cuando haya discrepancias entre los valores absolutos y los porcentuales de la estructura de precio presentada por el oferente, prevalecerán los valores absolutos sobre los porcentuales.

PRECIO: De acuerdo con el artículo 98 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública, el precio deberá ser cierto y definitivo. En caso de divergencia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo el caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real.

SISTEMA DE EVALUACIÓN DE OFERTAS

 

De acuerdo con el artículo 96 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública (LGCP), en esta contratación se establecen los requisitos de admisibilidad de los bienes a contratar y en atención al principio del valor por el dinero, con un sistema de evaluación de 100% precio.

 

IMPUESTOS

• Los oferentes deben desglosar el Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA), considerando la tarifa reducida del 2%, conforme al artículo 11.2.d de la Ley 9635 "Fortalecimiento de las Finanzas Públicas". De no presentarse el desglose, se aplicará el artículo 25 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, presumiéndose que el monto total cotizado ya incluye todos los impuestos, tasas, sobretasas y aranceles.
• No se exonerarán materiales o servicios adquiridos por subcontratistas.
• En caso de no presentarse el desglose, se aplicará lo indicado en el artículo 98 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública y se presumirá que el monto total cotizado los contempla, incluyendo las tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuestos del mercado local.

El oferente debe estar al día con sus obligaciones ante la CCSS y FODESAF o, en su defecto, presentar un arreglo de pago vigente al momento de la apertura de las ofertas. Debe verificar su situación tributaria en la página del Ministerio de Hacienda.

El oferente no debe estar sujeto al Régimen de Dedicación Exclusiva de la Universidad de Costa Rica, ni a cualquier otro régimen de prohibición o exclusividad de otra Institución de la Administración Pública, y deberá manifestar bajo declaración jurada, que no le alcanzan las prohibiciones contempladas en el artículo 25, de la Ley General de Contratación Pública, así como las normas concordantes de su Reglamento.

En caso de ser una sociedad mercantil debe presentar certificación que se encuentra al día con el pago de las Sociedades Anónimas. Aporte de la declaración jurada en función del Decreto No. 43433-H

Se cuenta con los recursos suficientes de acuerdo con el artículo 38 de la Ley General de Contratación Pública para enfrentar la erogación respectiva, según el siguiente detalle:

• Tope estimado anual ¢7.000.000,00
• Tope estimado con tres (3) posibles prórrogas ¢28.000.000,00

OBJETO

La contratación comprende el suministro, transporte, instalación, armado, desinstalación y retiro de toldos, mesas, sillas, manteles, cubremanteles y cubresillas requeridos por la Administración durante la vigencia contractual, de conformidad con las necesidades que surjan en actividades académica como simposios, conferencias,  jornadas de investigación, jornadas de acción social , congresos, seminarios, graduaciones, clases inaugurales y demás actividades institucionales.

 

La contratación se ejecutará bajo la modalidad según demanda, por lo que la Institución no garantiza cantidades mínimas ni máximas de consumo.

 

CONDICIONES ESPECIFICAS

PARTIDA 1.

 

LINEA 1. Servicio de alquiler de toldo 3 x 3 m

Presupuesto ₡47.500,00

 

LINEA 2. Servicio de alquiler de toldo 6 x 3 m

Presupuesto ₡65.000,00

 

LINEA 3. Servicio de alquiler de toldo de 6 x 4 m con pared   

Presupuesto ₡65.000,00

 

LINEA 4. Servicio de alquiler de toldos 6 x 6 m

Presupuesto: ₡85.000,00

 

LINEA 5. Servicio de alquiler de toldo de 12 x 6 m

Presupuesto: ₡190.000,00

 

LINEA 6. Servicio de alquiler de mesa rectangular 1.2 m

Presupuesto: ₡3.000,00

 

LINEA 7. Servicio de alquiler de mesa rectangular 1.83 m

Presupuesto: ₡3.900,00

 

LINEA 8. Servicio de alquiler de mesa redonda 1.50 m

Presupuesto: ₡5.750,00

 

LINEA 9. Servicio de alquiler de silla plegable

Presupuesto: ₡525,00  

 

LINEA 10. Servicio de alquiler de silla con cubre silla

Presupuesto: ₡1.300,00

 

LINEA 11. Servicio de alquiler de mantel rectangular blanco

Presupuesto: ₡2.150,00

 

LINEA 12. Servicio de alquiler de mantel redondo blanco

Presupuesto: ₡1.750,00

 

LINEA 13. Servicio de alquiler de cubremantel color azul

Presupuesto: ₡1.250,00,00

 

LINEA 14. Servicio de alquiler de cubre silla con lazo.

 Presupuesto: ₡1.400,00

 

ALCANCE DE LOS SERVICIOS

El adjudicatario deberá brindar:

• Transporte del mobiliario y equipo al sitio indicado.
• Descarga y distribución.
• Armado e instalación.
• Nivelación y aseguramiento de toldos.
• Colocación de mantelería.
• Desinstalación y retiro posterior.
• Sustitución inmediata de artículos defectuosos o en mal estado.

 

 

CONDICIONES DEL SERVICIO

Estado de los bienes

Todos los bienes suministrados deberán:

• Encontrarse limpios y desinfectados.
• Estar libres de manchas, roturas, remiendos o deformaciones.
• Presentar condiciones adecuadas de seguridad.
• Contar con estructuras firmes y funcionales.
• Mantener uniformidad en color y apariencia.

Toldos

Los toldos deberán:

• Ser impermeables.
• Encontrarse en buen estado estructural y en su presentación.
• Incluir sistemas de anclaje según las condiciones del lugar donde se deba colocar.
• Cumplir con medidas de seguridad para uso público.

Mesas y sillas

Las mesas y sillas deberán:

• Encontrarse en buen estado.
• Estar niveladas y ser estables.
• Soportar un uso y peso normal para actividades institucionales.

Mantelería

La mantelería deberá:

• Estar limpia y planchada.
• Libre de manchas o desgaste visible.
• Ajustarse al tamaño de cada mesa.

 

Capacidad de respuesta

El adjudicatario deberá contar con capacidad para atender solicitudes ordinarias y extraordinarias en los siguientes plazos:

1. Solicitudes programadas: mínimo 3 días de anticipación.
2. Solicitudes urgentes o modificaciones: atención máxima dentro de las 2 horas siguientes a la comunicación de la Administración.
3. Sustituciones por daños, faltantes o cambios de último momento: máximo 1 hora desde la notificación.

 

 

Disponibilidad operativa

El adjudicatario deberá mantener durante toda la vigencia contractual una capacidad logística suficiente para atender simultáneamente los requerimientos de la Universidad, incluyendo personal, vehículos, inventario y medios de comunicación que permitan reaccionar de manera inmediata ante cambios en las necesidades institucionales.

En actividades protocolarias, graduaciones y eventos masivos, el adjudicatario deberá ajustarse a los horarios definidos por la Administración, incluyendo jornadas de instalación en horario vespertino, nocturno o fines de semana cuando resulte necesario, para no interferir con la utilización ordinaria de las instalaciones universitarias.

 

 

CONDICIONES GENERALES

1. PRESENTACIÓN DE OFERTAS

 

1. Las especificaciones técnicas válidas son las descritas en el apartado Condiciones específicas.
2. En el apartado [11. Información de bien, servicio u obra] detalle de línea y detalle de partida, se indica la información de modalidad de entrega, esquema y modalidad de pago, pólizas, colegios profesionales, forma de entrega, lugar de entrega, plazo de entrega, garantía técnica, muestras.
3. Revisar, leer y aportar los documentos indicados en el botón de Declaraciones y Condiciones Generales del SICOP.
4. El artículo 40 del Reglamento de El SICOP (Decreto Ejecutivo 41438-H), establece que cada una de las propuestas participará únicamente en el concurso para el que fue presentada, asumiendo el oferente las consecuencias que se puedan generar por su falta de cuidado o cualquier error imputable a él en el momento de ingresar su oferta y la documentación complementaria.

 

1. ASPECTOS GENERALES DE LA EVALUACIÓN

Margen de razonabilidad de precios

La Administración define una base para el análisis de la razonabilidad de precios en relación con el precio estimado que oscilen en un rango de ±20%.

Criterios de Desempate

En caso de presentarse empate en la calificación total de varias ofertas, se utilizará como criterio para el desempate el puntaje mayor en los criterios de evaluación de manera independiente y de acuerdo con el siguiente orden:

 

1. EMPRESA PYMES, deberá presentar la respectiva certificación.
2. MENOR PRECIO

• AL AZAR: SEGÚN EL ARTÍCULO 97 del Reglamento a la Ley General de la Contratación Pública.

 

1. VIGENCIA DE LAS OFERTAS: 45 días hábiles, a partir de la fecha de la apertura de ofertas.

 

1. PLAZO PARA ADJUDICAR: la Administración tiene el doble de días de la invitación, para adjudicar. Contados a partir del día de la apertura de ofertas. No obstante, la Administración, se reserva el derecho de prorrogar este plazo por un período igual al tiempo de invitación, según el artículo 51, de la Ley General de Contratación Pública.

 

1.  

 

1. PLAZO DE LA ENTREGA

 

La administración comunicará con mínimo de tres días hábiles al requerimiento del servicio.

El montaje o entrega deberá estar finalizado en el plazo establecido por la Administración, considerando que se atienda al plazo mínimo de aviso al adjudicatario.

El desmontaje deberá efectuarse dentro de las 24 horas posteriores a su conclusión o en el plazo que indique la Administración del Contrato.

 

1. LUGAR DE ENTREGA DE CADA LÍNEA/PARTIDA

La entrega del bien/servicio deberá realizarse en la Sede de Occidente, Recinto de San Ramón. Museo Regional de San Ramón. Previa coordinación con las Unidades de la Dirección Superior, la Coordinación de Investigación y la Coordinación de Acción Social.

 

1. FORMA DE PAGO

El pago se realizará 30 días naturales siguientes al recibido conforme por parte del usuario final. Cuando se trate de una moneda distinta al colon, el pago se realizará en colones costarricenses y de acuerdo con lo establecido en el artículo 11 de la Ley General de Contratación Pública y 18 Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

1. ASPECTOS PARA EL PAGO
2. Si la oferta se presenta en una moneda distinta al colón, el pago se realizará en colones costarricenses según lo establecido en el artículo 11 de la Ley de Contratación Pública y el artículo 18 de su Reglamento.
3. El proveedor debe indicar si posee una cuenta bancaria registrada ante la Oficina de Administración Financiera de la Universidad de Costa Rica. En caso contrario, deberá adjuntar con su oferta una certificación bancaria que indique:
4. Nombre del proveedor.
5. Número de cédula (física o jurídica).
6. Nombre de la Institución bancaria.
7. Número de cuenta.
8. Número de cuenta cliente.
9. El contratista enviará la factura en formato digital, autorizada por el Ministerio de Hacienda al correo so@ucr.ac.cr
10. Para efectuarse el pago el adjudicatario deberá encontrarse al día con todas las obligaciones tributarias.
11. Para realizar el pago correspondiente es indispensable presentar a la Administración lo siguiente:
    1. Envío de factura digital con los siguientes datos:

• Razón Social: Universidad de Costa Rica  
• Cédula Jurídica: 4-0000-4214936
• Provincia:
• Cantón:
• Distrito:
• Barrio:
• Dirección Exacta:
• Nombre del Representante Legal:  Dr. Carlos Araya Leandro.

1. Correo electrónico para el despacho de la(s) factura (s): so@ucr.ac.cr

 

1. La descripción del bien/servicio facturado debe dejar claro qué tipo de bienes es. Coincidiendo explícitamente con la línea adjudicada.

 

1. DOCUMENTACIÓN IMPRESCINDIBLE EN DECLARACIONES JURADAS (las declaraciones juradas deben estar incluidas en la plataforma SICOP en cumplimiento del artículo 29 de la ley General de Contratación Pública).

 

En cumplimiento de lo indicado en el artículo 32 y 33 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública, que indica “Los proveedores subcontratistas registrados, están obligados a mantener actualizada la información que hayan aportado al momento de solicitar su inscripción en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas para cada proceso de contratación en el que quieran participar”. Por lo tanto, es obligación del oferente mantener actualizada la siguiente información en el registro de proveedores o subcontratistas provista en el sistema en todo el proceso de la contratación:

1. Que se trata de un proveedor nacional o extranjero. En caso de que el proveedor sea una pequeña o mediana empresa, debe aclarar que es una PYME, conforme lo establece la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas, Ley N°8262 del 02 de mayo de 2002, y su Reglamento, así como su categoría, fecha de inscripción y país de origen.
2. Que se encuentra al día con el pago de los impuestos nacionales.
3. Que se encuentra al día de sus obligaciones obrero patronal ante la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) y del Fondo de Desarrollo Social y de asignaciones Familiares (FODESAF), Situación tributaria, en el caso de empresas nacionales. Cualquier contratación en el territorio nacional que realicen entes de derecho público internacional u organismos internacionales, incluidos los contemplados en el inciso a) del artículo tercero de la Ley General de Contratación Pública, así como cualesquiera empresa extranjera, de conformidad con el artículo 14, inciso f) de la ley citada, deberán manifestar que se encuentran al día con las obligaciones tributarias, obrero patronales con la CCSS y FODESAF con respecto a las personas trabajadoras que contraten para realizar los servicios que presten en el país.
4. Que no le alcanza ninguna de las prohibiciones para contratar con la Administración, de conformidad con la Ley General de Contratación Pública y este Reglamento. En caso de que le alcance alguna de dichas prohibiciones, deberá indicar con cuál institución tiene esta afectación.
5. Que se acepta en el caso de proveedor extranjero, someterse a los Tribunales y Leyes de Costa Rica, en todo lo concerniente a los trámites del procedimiento licitatorio; la ejecución del contrato y los reclamos por responsabilidad que se derivan del mismo, con renuncia expresa de su jurisdicción.
6. Tratándose de personas físicas, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final.
7. Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas, según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones y a quién pertenecen. Además, cada proveedor también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el (los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial de acuerdo con el artículo 32, inciso c) numeral vi).
8. La Universidad de Costa Rica, se reserva el derecho de verificación de las declaraciones solicitadas en cualquiera de las etapas del concurso.
9. De existir alguna morosidad, el oferente deberá poner al día la situación o por consiguiente aportar el correspondiente arreglo de pago que deberá estar vigente tanto para la apertura como para la adjudicación y generación del contrato.

 

1. PERMISOS Y PATENTES: De acuerdo con el Código Municipal, la Ley General de Salud y el Reglamento para Autorizaciones y Permisos Sanitarios del Ministerio de Salud, el oferente deberá presentar:
   1. Copia de la patente comercial al día. La cual debe estar estrictamente ligada al objeto de la presente contratación. Asimismo, se requiere que la empresa cuente con una actividad económica debidamente registrada ante la autoridad tributaria, cuyo fin principal sea la provisión, distribución o comercialización de equipos de esta contratación.
   2. Copia del comprobante de pago de impuestos municipales o, en caso de mora, el arreglo de pago correspondiente.
   3. Copia del permiso de funcionamiento sanitario vigente del Ministerio de Salud.

La Universidad de Costa Rica se reserva el derecho de confirmar y evaluar toda documentación presentada para esta contratación.

Este pliego de condiciones se rige bajo la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.