SE- Contratación Directa de Escasa Cuantía, Adquisición de Kit para muestreo de campo de PCBs y pruebas de laboratorio de cromatografías de gases, según demanda // DDYC

Los oferentes deberán cumplir de forma obligatoria con los siguientes requisitos:

1. Declaraciones Juradas y Políticas Corporativas: Con la presentación de la oferta en SICOP, el oferente deberá adjuntar obligatoriamente para las partidas 1 y 2:

• • Las declaraciones juradas solicitadas en el Anexo "Declaraciones Juradas y Certificaciones" del cartel.
  • El Anexo Y "Política Corporativa para la Prevención de la Corrupción" debidamente suscrito.

1. Identificación de los Bienes Cotizados: El oferente debe indicar expresamente en su propuesta la marca, modelo y fotografías claras de los bienes cotizados (Partida 1).
2. Idioma de la Oferta: El oferente debe presentar toda la información requerida, oferta y documentación técnica obligatoria en idioma español. En caso de adjuntar literatura técnica en idioma extranjero, deberá acompañarse de su correspondiente traducción libre al español.
3. Documentación y Literatura Técnica Complementaria: Junto con la oferta, se podrán presentar panfletos, catálogos o folletos del fabricante sobre la empresa y/o productos cotizados, así como cualquier otra información técnica complementaria que muestre detalles de construcción, diseño y operación del equipo/producto ofrecido, que sirva para evidenciar el cumplimiento de todas sus características técnicas.
4. Aceptación de Pruebas e Inspecciones de Recepción: El oferente acepta que los bienes entregados estarán sujetos al procedimiento de pruebas e inspecciones mínimas durante el proceso de recepción en las instalaciones del ICE:

• • Inspección visual: Verificación física exterior para determinar la ausencia de golpes, presencia de agua, posibles defectos o indicios que evidencien mal manejo del producto.
  • Revisión de especificaciones: Comprobación de las principales características de los artículos entregados, tales como marca, modelo, cantidades, empaque y especificaciones técnicas contra lo adjudicado.

Partida 1: Kit para Muestreo de Campo de PCBs en Aceite Dieléctrico

• Objeto: Adquisición de kits portátiles para la determinación cualitativa/semicuantitativa rápida en campo de la presencia de Bifenilos Policlorados (PCBs) en aceite dieléctrico de transformadores de distribución.
• Método Oficial: Debe cumplir estrictamente con el método oficial USA EPA SW-846 METHOD 9079.
• Método de Detección y Nivel de Acción: Determinación mediante la coloración de la solución, discriminando hacia arriba o hacia abajo del nivel de acción de 50 ppm (partes por millón).
• Tiempo de Ensayo: Cada kit debe contener la totalidad de los insumos requeridos para ejecutar la prueba completa en menos de 5 minutos.
• Dimensiones Máximas: El kit de muestreo debe ser portátil y cumplir con las dimensiones máximas de 16 cm de alto × 8,5 cm de ancho × 2,5 cm de profundidad.
• Vencimiento y Reactivos Químicos:
• Todos los componentes y reactivos del kit deben contar con una fecha de vencimiento mínima de un (1) año (12 meses) contados a partir de la fecha de recepción conforme en el Plantel del ICE en Colima.
• Todos los reactivos químicos deben venir sellados exclusivamente en ampollas de vidrio.
• Componentes Mínimos por Kit: Cada kit individual debe estar integrado por:

1. Un (1) tubo de ensayo de plástico con tapa dispensadora (contiene ampolla superior e inferior).
2. Un (1) tubo de ensayo de plástico con tapa conteniendo 7 ml de solución tampón (contiene ampolla superior e inferior).
3. Una (1) pipeta de plástico.
4. Una (1) ampolla de vidrio contenida en funda de cartón.
5. Un (1) tubo de plástico designado como "Ampolla de eliminación".
• Recepción e Inspección: Cada kit entregado estará sujeto a las siguientes pruebas e inspecciones de recepción:
1. Inspección visual: Comprobación del estado físico para descartar golpes, presencia de agua, defectos o indicios de mal manejo.
2. Revisión documental y de especificaciones: Verificación de marca, modelo, cantidades, dimensiones y características contra lo adjudicado.
3. La aprobación de las pruebas de recepción por parte del ICE no exime al contratista de su responsabilidad por defectos o vicios ocultos detectados posteriormente, quedando cubierto por la garantía del producto y la legislación costarricense aplicable.

• Embalaje Sustentable: Se prohíbe el uso de plástico desechable para el empaque y embalaje del producto. Debe embalarse en materiales reciclables como cartón o flejes. En caso de requerir condiciones especiales de almacenamiento, el oferente deberá indicarlo explícitamente.

 

Partida 2: Servicio de Pruebas de Laboratorio de Cromatografía de Gases para PCBs

• Objeto: Contratación de servicios analíticos especializados de laboratorio para determinar con precisión la concentración cuantitativa de PCBs en muestras de aceite dieléctrico de transformadores de distribución.
• Norma Técnica y Tolerancia: Utilizar el método normalizado ASTM D-4059-00 (Prueba Estándar para el Análisis de Bifenilos Policlorados en Líquidos Aislantes por Cromatografía de Gases), garantizando una tolerancia no mayor a ± 2 ppm.
• Forma de Entrega: La entrega del informe de resultados deberá ser en formatos físicos y digitales.
• Logística y Cadena de Custodia: El ICE atenderá la preparación de las muestras de aceite dieléctrico y las enviará o entregará en las instalaciones del contratista.
• Gestión Ambiental de Residuos:
• Una vez recibidas las muestras, el contratista será única y totalmente responsable del tratamiento, manipulación, almacenamiento y disposición final ambientalmente segura del aceite residual y de los recipientes entregados (contengan o no PCBs).
• No se devolverá al ICE ni el aceite ni los recipientes. El contratista responderá por la gestión segura de los desechos conforme a la legislación ambiental vigente.
• Requisitos del Informe Técnico:
• El contratista deberá presentar un informe técnico final (en formato físico y digital) detallando el estado real del aceite en cuanto al contenido de PCBs (en ppm).
• Cada resultado debe estar vinculado e identificado de forma unívoca con el número de activo y/o número de serie del transformador al que corresponde la muestra.
• El contratista velará por no repetir pruebas a muestras duplicadas, ya que estas no serán pagadas por la Administración.

El presente procedimiento corresponde a una Contratación Directa de Escasa Cuantía (modalidad Según Demanda) para la Adquisición de Kit para muestreo de campo de PCBs y pruebas de laboratorio de cromatografías de gases, según demanda // DDYC.

Se pretende con esta contratación:

Partida 1 (Bien): Adquirir kits portátiles para la determinación cualitativa/semicuantitativa rápida en campo de la presencia de Bifenilos Policlorados (PCBs) en aceite dieléctrico de transformadores de distribución, conforme al método oficial USA EPA SW-846 METHOD 9079.

Partida 2 (Servicio): Contratar servicios especializados de laboratorio para la realización de pruebas de cromatografía de gases que determinen cuantitativamente los niveles de PCBs en muestras de aceite de transformadores de la red eléctrica del ICE, bajo la norma ASTM D-4059-00.

Lo anterior permitirá realizar pruebas rápidas preliminares en campo y, posteriormente, corroborar con precisión técnica y criterio del MINAE aquellos casos cuyas concentraciones superen las 50 ppm de PCBs, asegurando el control ambiental y manejo seguro de equipos contaminados.

Modalidad de Contratación (Según Demanda)

La presente contratación se tramita bajo la modalidad de Según Demanda. Las cantidades e hitos de entrega se formalizarán progresivamente mediante órdenes de pedido emitidas por la Administración del Contrato, de acuerdo con las necesidades operativas de la División Distribución y Comercialización del ICE durante la vigencia contractual.

La ejecución efectiva estará sujeta a la disponibilidad presupuestaria institucional.

Requisitos de Facturación y Condiciones de Pago

1. Revisiones de Recepción: El ICE procederá a realizar la revisión cuantitativa y cualitativa de los kits entregados y de los informes de laboratorio recibidos. De existir incumplimientos o inconsistencias, se levantará el reclamo correspondiente para su subsanación.
2. Solicitud de Pago y Facturación Electrónica: La facturación deberá realizarse una vez que el contratista tramite la “solicitud de pago” en SICOP. El proveedor deberá incorporar en el campo “Información de referencia” el número interno (ejemplo: MM-450xxxx) proporcionado por la Administradora del Contrato: Karol Alvarado Segura (Correo electrónico: KAlvaradoSe@ice.go.cr, Teléfono: 2001-1734).
3. Las facturas en formato XML y PDF deberán remitirse al correo oficial: facturasice@ice.go.cr. Todos los comprobantes deben generarse bajo la versión 4.4 del Reglamento de Comprobantes Electrónicos de la DGT o la versión vigente exigida por ley.
4. Plazo de Pago: El pago se realizará mediante transferencia electrónica a 30 días naturales posteriores al recibido a satisfacción por parte de la Administración y a la remisión de la solicitud de pago vía SICOP.
5. Facturación por Resultado (partida 2): Cada prueba de laboratorio se pagará asociada estrictamente a un resultado individual y verificado dentro del informe técnico final aprobado por la Administración del Contrato, el cual debe incluir el número de activo y/o número de serie del transformador. No procederá el pago de pruebas repetidas o sobre muestras duplicadas que no hayan sido autorizadas formalmente.

Cláusula de Desempate

En caso de empate absoluto en el precio final evaluado entre dos o más ofertas recibidas en SICOP, una vez verificado el cumplimiento de los demás requisitos de admisibilidad y evaluación, el desempate se resolverá en forma sucesiva conforme a los siguientes criterios:

1. La oferta que acredite el menor tiempo de entrega ofertado para la Línea 1 o el menor tiempo de respuesta en días hábiles para la emisión de informes técnicos de la Línea 2.
2. De persistir el empate, la oferta que acredite mayor experiencia específica en el suministro de kits de determinación de PCBs o servicios analíticos de cromatografía bajo norma ASTM D-4059-00.
3. Si aún existiera empate, se convocará a un sorteo público mediante el lanzamiento de una moneda, del cual se levantará el acta correspondiente.

Criterios Sostenibles y Ambientales

1. Prohibición de Plásticos Desechables: Queda estrictamente prohibido el uso de plástico desechable para el empaque y embalaje de los kits (Línea 1). El producto debe ser embalado en materiales reciclables como cartón o flejes.
2. Gestión Ambiental de Residuos (partida 2): El contratista para los servicios de laboratorio asume la responsabilidad total sobre el manejo, tratamiento y disposición final ambientalmente segura de los recipientes y el aceite residual (tengan o no presencia de PCBs) conforme a la legislación de Costa Rica. Ningún residuo será devuelto al ICE.
3. Lineamientos Generales: El personal del contratista debe acatar todas las políticas y recomendaciones en materia de Ambiente, Salud Ocupacional y la Ley General de Control del Tabaco (Ley N.º 9028) dentro de las instalaciones del ICE.

1. Forma de Demostración: Para dar cumplimiento a los criterios sostenibles y ambientales anteriores, el oferente deberá presentar adjunto a su propuesta en SICOP una Declaración Jurada rendida por el representante legal (o la persona física oferente), en la cual declare bajo fe de juramento que:

1. 1. Acepta y garantiza que el empaque y embalaje de los kits de la Línea 1 estará totalmente libre de plásticos desechables y utilizará materiales reciclables.
   2. Asume la gestión integral, tratamiento y disposición final ambientalmente segura de los residuos y recipientes de la Línea 2 según la normativa costarricense vigente.
   3. Su personal cumplirá estrictamente con las políticas de Ambiente, Salud Ocupacional y la Ley N.º 9028 en las instalaciones del ICE.

Obligaciones del Contratista

1. Ejecutar las entregas de bienes y la prestación de servicios en los plazos, cantidades y condiciones aceptados en el contrato derivado de este procedimiento.

1. La contratación no originará relación laboral alguna entre el ICE y el personal del contratista. El contratista asume la totalidad de las cargas sociales, salarios, pólizas y garantías laborales de legislación vigente.

2. Seguridad Social, Pólizas y Salud Ocupacional (Norma ICE 32.04.002.2008): El contratista deberá dar estricto acatamiento a la Norma ICE 32.04.002.2008. Para ello, deberá demostrar en todo momento estar al día con la C.C.S.S. y mantener vigente la Póliza de Riesgos del Trabajo del INS con el detalle de la adjudicación, según los incisos 7.1.3 y 7.2.1. Asimismo, le aplica el inciso 7.1.6 (inducción previa obligatoria, reporte de accidentes en un plazo máximo de 8 días hábiles e independencia patronal), la entrega del análisis de riesgos y plan de prevención firmado por un profesional en Salud Ocupacional (inciso 7.2.1.5).

Responsable Técnico y Correspondencia Oficial

Durante la ejecución del contrato, toda la correspondencia técnica y gestión administrativa deberá canalizarse a través de:

• Administradora del Contrato: Karol Alvarado Segura

Dependencia: División Distribución y Comercialización

Correo Electrónico: KAlvaradoSe@ice.go.cr

Teléfono: (506) 2001-1734

• Responsable Técnico: Walter Arias Alvarado / Área Técnica DDYC

Dependencia: División Distribución y Comercialización

Correo Electrónico: WAriasAl@ice.go.cr

Teléfono: (506) 2000-0406

Obligaciones del ICE

1. Coordinación y Entrega de Muestras: El ICE atenderá la preparación de las muestras de aceite dieléctrico y las enviará o entregará en las instalaciones del contratista para la ejecución de la partida 2.
2. Recepciones Técnicas: Realizar las inspecciones visuales y de laboratorio correspondientes para la aprobación o rechazo de los entregables conforme a los plazos establecidos.
3. Procesamiento de Pagos: Tramitar oportunamente la aprobación de facturas e informes en SICOP una vez verificada la recepción conforme de los bienes y servicios recibidos.

Indagatoria de precio ofertado

El ICE solicitará la presentación de la estructura de precios para efectos de analizar la razonabilidad de los precios, mediante solicitud de aclaración vía SICOP como parte de la etapa de indagatoria, únicamente a los oferentes elegibles, conforme el artículo 42, inciso f) del RICA; es decir, ante diferencias de ±15 % entre el monto estimado y el monto ofertado elegible.”

Estructura de precio y Presupuesto detallado:

Disposiciones para presentación de la oferta:

El oferente debe presentar la estructura de precio para las partidas 1 y 2 en conjunto con la oferta, estableciendo los siguientes rubros obligatorios: costos directos de mano de obra, costos directos de insumos, costos indirectos de mano de obra, costos indirectos de insumos, utilidad; las ofertas deben considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta y la dependencia analizará el fondo y determinará el cumplimiento o no de la oferta.  Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. Se anexa el formato a utilizar.  Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios.

Forma de presentar la estructura de precios en la oferta:

Todo oferente deberá presentar la estructura de precio para las partidas 1 y 2 en su oferta.

Forma de presentar el Presupuesto detallado: 

El oferente deberá presentar en su oferta el Presupuesto Detallado para la partida 2, mientras que para la partida 1 lo deberá presentar el adjudicatario, sustentando la estructura de precio presentada en la oferta, desglosando detalladamente los componentes de cada rubro. Se anexa el formato a utilizar.

El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.