Medios de Comunicación para aplicación de Plan de Medios

1.        OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

La Presidencia Ejecutiva requiere la contratación de medios de comunicación colectiva de diferentes formatos para la difusión de mensajes relacionados con la oferta programática y de servicios del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM).

2.        REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

2.1        Especificaciones técnicas

2.2        El Plan de Medios del IFAM - 2026 tiene como objetivo fortalecer la visibilidad y el posicionamiento de la institución, como líder en el acompañamiento y apoyo a los gobiernos locales en temas de planes reguladores, servicios ofrecidos a municipalidades, promoviendo la participación ciudadana y mejorando la percepción pública sobre la gestión local.

2.3        El servicio de publicidad proyectará una campaña en la que se presente la oferta programática del IFAM en financiamientos, asistencias técnicas y acompañamiento en obras de impacto que se desarrollan en los gobiernos locales. Se definieron las necesidades institucionales con cada uno de los proveedores, a quienes se les solicitó aspectos técnicos como la difusión de spots, menciones, cuñas, artes o banners, entre otros, por lo tanto, se incluyeron las especificaciones para cada proveedor por línea.

Cada proveedor seleccionado deberá ofertar en Sicop en la línea que le corresponde. Si un proveedor oferta en una línea diferente a la que le fue asignada, quedará DESCALIFICADO del proceso de contratación, debido a que no se le podrá adjudicar un servicio que no le fue requerido.

Siendo que el procedimiento de contratación se realiza por medio de la aplicación de la excepción artículo 3 de la Ley General de Contratación Pública Nº9986 y el artículo 9 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (RLGCP): “Medios de comunicación social”, la Comisión de Seguimiento y Evaluación de la contratación realizó el análisis de la oferta de cada proveedor seleccionado previo a la formalización del procedimiento en SICOP, por lo tanto, cada proveedor seleccionado deberá presentar su oferta en SICOP conforme el número de línea que le fue asignado en el siguiente cuadro.

No será necesario que ningún proveedor seleccionado adjunte ningún documento adicional a la oferta en SICOP, esto por cuanto, ya el análisis de la documentación se realizó previo a la publicación de SICOP.

Lo anterior, a excepción de los proveedores que son personas jurídicas lo único que deberían adjuntar es la personería jurídica actualizada a la fecha de la apertura, con el fin de verificar que la persona que firme la oferta en SICOP, tenga la investidura y capacidad suficiente para ello.

En caso adjuntar algún documento a la oferta, la información de esos documentos deberá coincidir con la documentación presentada previo a la formalización del procedimiento en SICOP, tampoco puede existir variación en los precios ofertados ya analizados.

3.        ASPECTOS RELACIONADOS CON LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL 

3.1        Controles establecidos por la Comisión de Seguimiento

El IFAM, a través de la Comisión de Seguimiento de la Contratación, supervisará el cumplimiento del contrato en todos sus extremos y específicamente en lo que atañe a la dotación de personal y equipos, según los requerimientos técnicos.

Asimismo, la Comisión de Seguimiento de la Contratación establecerá los controles que considere convenientes para el control de la ejecución de la contratación y una vez iniciada la contratación:

1. Coordinará con el contratista, por medio de correos electrónicos, llamadas telefónicas, los aspectos relacionados con la entrega del objeto contractual, entre otros aspectos.
2. Supervisará el contrato y tiene como obligación velar porque el contratista se ajuste al estricto cumplimiento de lo pactado.
3. En caso de que el plazo de ejecución contractual inicie a partir de la emisión de una orden de inicio, la Comisión de Seguimiento de la contratación tendrá la responsabilidad de emitir dicha orden en el plazo máximo de un mes a partir del día siguiente a la notificación del contrato por SICOP y en caso de no hacerlo, se iniciará el debido proceso para la aplicación de las respectivas sanciones conforme el artículo 125 de LGCP 9986.
4. Coordinará con el contratista las sesiones de trabajo que se requieran con las personas que se incluyeron como parte del equipo de trabajo, el IFAM no aceptará intermediarios, estas sesiones podrán realizarse de forma presencial o virtual, conforme lo que al respecto requiera la Comisión de Seguimiento del IFAM y el contratista. Lo anterior, en caso de que se hayan establecido sesiones de trabajo conforme los requerimientos técnicos.

3.2        Otras obligaciones y responsabilidades del contratista

El contratista tendrá la obligación de cumplir con todo lo establecido en el pliego de condiciones, así como con la normativa que regula la contratación pública, además, deberá cumplir con los siguientes aspectos:

1. Tener su propio control interno de calidad y aportar los informes solicitados por la Comisión de Seguimiento de la Contratación, cada vez que sea requerido.
2. Trabajar en estrecha coordinación con la Comisión de Seguimiento de la Contratación, durante la prestación del servicio y ofrecer a la Administración las facilidades necesarias para fiscalizar el contrato, así como una comunicación adecuada.
3. El contratista debe contar con una vía de comunicación que siempre esté disponible. Por lo tanto, deberá nombrar una persona responsable de recibir los requerimientos de la Comisión de Seguimiento de la Contratación, por lo que, deberá facilitar al Administrador del Contrato el nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico de esa persona contacto.
4. Proveer todos los materiales, equipos e instrumentos que se requieran para el cumplimiento de esta contratación, salvo los aportados por el IFAM, así como contar con los materiales, herramientas o instrumentos necesarios para la seguridad del personal cuando este sea requerido.
5. Manifestar por escrito cualquier situación que afecte la entrega del objeto contractual, para que se realice la respectiva revisión o investigación con el fin de solucionar el problema que se haya generado de forma objetiva y neutral.
6. Si durante la prestación del servicio contratado detecta posibles actos o hechos irregulares o ilegítimos que puedan conllevar responsabilidades, comunicarlos de manera oportuna y mediante un documento aparte, para el trámite que proceda; excepto cuando el jerarca institucional sea el eventual responsable de tales actos o hechos, en cuyo caso esa comunicación deberá cursarse a la instancia superior competente, conforme a la normativa específica que le sea aplicable.
7. Está totalmente prohibido el fumado dentro de las instalaciones del IFAM o cuando actúen en nombre del IFAM para implementar el servicio requerido, así como la permanencia de personas bajo los efectos del alcohol u otras sustancias psicoactivas.

4.        SOBRE LA ENTREGA

4.1        Plazo de entrega

El objeto contractual deberá ser entregado en el plazo máximo que se detalla en el siguiente cuadro:

4.2        Detalle de la entrega

1. El plazo máximo de entrega será de 30 días naturales, por lo tanto, el contratista no debe considerar los tiempos de revisión y correcciones dentro del plazo de entrega del objeto contractual señalados en la tabla anterior. Los plazos de revisión se incluyen eventuales cálculos de multas por incumplimiento, además, los plazos totales se requieren para efectos del SICOP.
2. El plazo de ejecución rige a partir del día hábil siguiente a la notificación del contrato por medio de SICOP. En caso de que se reciban ofertas que coticen en monedas diferentes en una misma línea, el plazo regirá a partir del día hábil siguiente a la notificación de la orden de pedido.
3. El plazo de ejecución rige a partir del día que se indique en la orden de inicio emitida por la Comisión de Seguimiento de la contratación, posterior a la notificación del contrato por medio de SICOP. En caso de que se reciban ofertas que coticen en monedas diferentes en una misma línea, el plazo regirá a partir del día hábil siguiente a la notificación de la orden de pedido.

5.        SOBRE EL PRECIO

5.1        Detalle del precio

1. El proveedor seleccionado, una vez publicado el pliego de condiciones en SICOP, deberá indicar en la oferta económica del SICOP el costo de la contratación, coincidiendo con los precios señalados en los documentos adjuntos y presentados previo a la formalización del proceso de contratación. Además, debe señalar todo tipo de impuestos y timbres, dado que el IFAM no se encuentra exento.
2. El proveedor seleccionado deberá presentar su oferta económica en la moneda nacional, es decir, EN COLONES, de acuerdo con la circular MH-DCoP-CIR-0072-2024 emitida por la Dirección de Contratación Pública como órgano ejecutor de la Autoridad de Contratación Pública, ente rector en esa materia comunicó la Directriz No.44-H denominada "Directriz de uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas, dirigida al Sector Público" emitida por la Presidencia de la Ejecutiva y el Ministerio de Hacienda, conforme las condiciones del mercado y la oferta presentada previo a la publicación del pliego de condiciones, siendo el monto con el cual se analizó la razonabilidad del precio.
3. El monto cotizado debe incluir todos los gastos previstos por el oferente para realizar el objeto contractual, en ningún caso el IFAM reconocerá: tiempo en ruta, ni viáticos, ni kilometraje, tampoco pagará ningún costo adicional al precio indicado en la oferta, costos adicionales por la prestación de esos servicios necesariamente deben ser contemplados en la oferta original.
4. El proveedor seleccionado deberá incluir en su oferta económica los impuestos que afectan el objeto de la contratación, o bien indicar claramente si alguno de ellos se encuentra exento de impuestos, realizando la debida justificación. Caso contrario se aplicará lo dispuesto por el artículo 98 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, presumiéndose en consecuencia que el monto total cotizado los incluye. El IFAM NO está exento del pago de impuestos o timbres.
5. En el pliego de condiciones en SICOP, se indica para cada línea el costo estimado unitario del objeto de la contratación incluyendo todo tipo de impuestos, por ende, ese monto corresponde a la disponibilidad presupuestaria, conforme la cantidad requerida.

5.2        Reajuste y revisiones de precios de servicios

Las revisiones y reajustes de precio son el mecanismo existente que se utiliza para garantizar el equilibrio económico del contrato, para que no se genere un desequilibrio económico del precio originalmente pactado, de acuerdo con el artículo 43 de la Ley 9986, Ley General de Contratación Pública, y los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento a esa Ley.

La definición de los criterios técnicos relacionados con las fórmulas matemáticas, componentes de cálculo, procedimientos, requisitos de información y demás parámetros indispensables para cuantificar el aumento o disminución de los precios, según se demuestre la variación de los costos directos e indirectos, se aplicará lo dispuesto en el “Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios”, vigente.

El reajuste de precios será calculado por período vencido pues revela la variación ocurrida, todo ajuste de precios será retroactivo y nunca prospectivo, pues no se realizará proyección alguna acerca de la evolución que podrían tener los componentes de la fórmula de ajuste de precios establecida.  

La simple variación de los factores que conforman el precio no supone que el ajuste se deba aplicar de forma automática, ya que está sujeto a que el contratista demuestre que existe un incremento o disminución en los costos y que efectivamente le afectó o le afecta para cumplir con el objeto contractual.

De acuerdo con el artículo 107 del RLGCP, bajo ningún supuesto, serán objeto de reajuste ni revisión la utilidad, imprevistos e impuestos, siendo que estos últimos no forman parte de la estructura del precio; tampoco aplica del reajuste o la revisión de precios regulado, debido a la ausencia de información cuando la oferta haya sido presentada en una moneda distinta a la nacional, sin embargo, se podrá interponer el reclamo administrativo cuando se demuestre variaciones sobrevinientes en los costos directos e indirectos, siempre y cuando no sean atribuibles al diferencial cambiario.

El contratista deberá solicitar el reajuste de precios por medio de la plataforma de SICOP, una vez formalizada en SICOP y deberá incluir en la solicitud el desarrollo la fórmula matemática para el cálculo, adjuntando, además, el estudio técnico que respalde que sus costos han sufrido aumento durante el período de ajuste solicitado con base en los índices señalados en la oferta.

De conformidad con el artículo 78 de la Ley General de la Contratación Pública y el artículo 214 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, cuando el servicio requerido este remunerado por medio de tarifas por aranceles obligatorios, no aplicará lo dispuesto en el “Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios”.

5.3        Reajuste y revisiones de precios de bienes

El reajuste o revisión de precio es un mecanismo existente que se utiliza para garantizar el equilibrio económico del contrato que resulta del comportamiento normal del mercado local, para que no se genere un desequilibrio económico del precio originalmente pactado, sin embargo, la simple variación de los factores que conforman el precio no supone que el ajuste se deba aplicar de forma automática, ya que está sujeto a que el contratista demuestre que existe un incremento en los costos y que efectivamente le afectó o le afecta para cumplir con el objeto contractual. En el caso de que los bienes contratados sufran un incremento o disminución imposible de prever en el momento de la presentación de la oferta, el contratista en la solicitud de reajuste que deberá tramitar por medio de la plataforma de SICOP, debe presentar la documentación que demuestre los cambios y el análisis de la razonabilidad de este mediante el aporte de un estudio técnico. En caso de que el contratista no pueda comprobar lo anterior, el reajuste será denegado y se continuará con el precio cotizado originalmente, siempre y cuando se cumpla con lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley General de Contratación Pública y los artículos 102, 107, 108 y 109 de su Reglamento.

5.4        Forma de pago

El IFAM realizará un único pago una vez recibido todo el objeto contractual.

La cancelación de la factura se realizará una vez que el Contratista haya solicitado la gestión de pago en SICOP, misma que podrá solicitar solamente cuando conste en el expediente electrónico el acta de recepción definitiva, trámite que deberá realizar dentro del plazo de treinta días naturales a partir de la presentación de la factura en SICOP.

El IFAM solamente admitirá facturación electrónica que esté debidamente autorizada por el Ministerio de Hacienda, la factura podrá remitirse a la dirección electrónica contrataciones@ifam.go.cr, se aclara que el envío de la factura al correo electrónico no genera ninguna responsabilidad para el IFAM, por lo que el plazo con el que se cuenta para tramitar la factura iniciará una vez que se haya solicitado la gestión de recepción y pago por medio de SICOP, en la cual se incluya la factura vigente, no se realizará el trámite respectivo si no se incluye factura en SICOP.

El IFAM retendrá el 2% de cada pago para efectos del Impuesto sobre la Renta del contratista, de conformidad con la Ley del Impuesto sobre la Renta, Nº7092 de 21 de abril de 1988.

6.        SOBRE INCUMPLIMIENTOS DEL CONTRATISTA

6.1        Cláusula penal

La cláusula penal procederá por ejecución tardía o prematura de las obligaciones contractuales, por lo tanto, en caso de incumplimiento de las fechas de ejecución del objeto contractual se impondrá una sanción que será el costo de cada día de atraso, calculado  de acuerdo con el monto cotizado por producto, dividido entre el número de días en que se debía entregar, el resultado será el monto que se cobre por cada día de atraso por cada producto hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del importe total del contrato, momento en el cual el IFAM podrá analizar la resolución contractual.

Para los efectos de este apartado, únicamente se considerará atraso justificado lo siguiente: circunstancias no imputables al Contratista originadas por caso fortuito, fuerza mayor o hechos imputables al IFAM debidamente demostrados por escrito ante la Comisión de Seguimiento de la Contratación. Lo anterior deberá realizarse dentro del impostergable plazo de un (01) día posterior a la fecha en que debió hacerse efectiva la entrega, de acuerdo con los términos ofertados.

La aplicación de la sanción se realizará de conformidad con el debido proceso, tal cual se establece en el punto denominado “Aplicación de sanciones”.

6.2        Multas

Las multas constituyen una sanción pecuniaria que tiene como finalidad resarcir a la Institución de eventuales incumplimientos del contratista durante la ejecución del objeto contractual; las mismas se imponen por ejecución defectuosa de este, por lo que, el IFAM se reserva la posibilidad de cobrar multas por un eventual incumplimiento para el servicio que se brinde o para el interés público y la posibilidad de incumplimientos parciales o por líneas, por lo tanto, se considerará como incumplimiento lo siguiente:

1. En caso de que, el IFAM deba recurrir a utilizar los servicios de otro oferente por incumplimiento del Contratista, se procederá a realizar el cobro por los gastos que se incurra de más al solicitar el servicio a otro proveedor.
2. En caso de que, el IFAM compruebe que el contratista realizó algún daño al edificio, mobiliario, vehículos o equipo propios de la Institución durante la ejecución del objeto contractual, el costo de la reparación o compra para sustitución, según corresponda, el costo será asumido en su totalidad por el contratista, en el caso de mobiliario o equipo deberá contar con las mismas características y ser de la misma o mejor calidad.
3. Entrega de productos incompletos o que no cumplan con los requerimientos mínimos establecidos. Se aplicará como multa el costo por cada producto entregado en forma incompleta o que no cumpla con los requerimientos mínimos, dividido entre los días de entrega establecidos para ese producto, multiplicado por los días en que se tarde en entregar correctamente los productos.

1. Que no se realicen las correcciones solicitadas, en el tiempo requerido para hacerlas, por lo que, cumplido el plazo establecido en el pliego de condiciones, o en la orden de pedido, para que el contratista realice las correcciones solicitadas por la Comisión de Seguimiento de la Contratación, se podrá cobrar al contratista una multa por día de atraso calculado al dividir el costo del producto, según el desglose de precios del contratista en la cotización, entre el número de días en que debía entregar el producto, el resultado se multiplicará por los días en que tarde en realizar las correcciones requeridas.

1. Que se determine la ausencia del personal ofrecido en el equipo profesional. Se aplicará una multa calculada de acuerdo con el precio cotizado para el profesional faltante entre los días que debía entregar el o los productos, el resultado se multiplica por los días en que el profesional no formó parte del equipo de trabajo.

Las multas señaladas en cada uno de los incisos anteriores se deben a que dichos incumplimientos afectarían los servicios que provee el IFAM y los servicios que presta la institución al sector municipal, así como la imagen institucional, con cada uno de los montos estimados resarcirán a la Institución de las pérdidas que generarían.

Por lo tanto, en caso de que se determine que el contratista incumplió con alguno de los aspectos establecidos anteriormente, se impondrá una multa detallada de acuerdo con el incumplimiento, por producto hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del importe total del contrato, momento en el cual el IFAM podrá analizar la resolución contractual.

La aplicación de la sanción se realizará de conformidad con el debido proceso, tal cual se establece en el punto denominado “Aplicación de sanciones”.

6.3        Aplicación de sanciones

Para efecto de ejecutar la cláusula penal o multa, el rebajo se aplicará directamente a las facturas tramitadas para el pago, siguiendo el debido proceso; en caso de no ser suficiente el monto de la factura para cubrir la suma a cobrar, se tomará de la garantía de cumplimiento o de las retenciones de pagos, en caso de que se haya previsto desde el pliego de condiciones.

En caso de que se ejecute parcialmente la garantía de cumplimiento el contratista tendrá tres (3) días hábiles para restablecer el monto de la garantía de acuerdo con los términos de la contratación, bajo la advertencia de que, de no hacerlo, el IFAM podrá tener por incumplido el contrato sin justa causa de su parte.

El control y trámite atinente a la aplicación de las multas estará a cargo de la Comisión de Seguimiento de la contratación, quien será la encargada de remitir el informe corresponde a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, para que se realice el respectivo proceso de cobro.

Contra la resolución de la aplicación de la multa, procederán los recursos de revocatoria y apelación, previstos en el artículo 47 de la Ley General de Contratación Pública y el 117 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

6.4        Sobre otros daños y perjuicios

El IFAM se reserva la posibilidad de cobrar otros daños y perjuicios, por la vía administrativa o judicial, según corresponda, no derivados del atraso en la entrega de los servicios apartado “Sobre la cláusula penal” o los incumplimientos detallados en el apartado “Sobre las multas”, para ello se realizará el respectivo proceso de cobro, una vez demostrada en instancia administrativa la culpa del contratista.

El control y trámite atinente a la aplicación de otros daños y perjuicios estará a cargo de la Comisión de Seguimiento de la contratación, quien será la encargada de remitir el informe correspondiente a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, para que se realice el respectivo proceso sumario que a continuación se describe:

1. Recibido el informe técnico de la comisión nombrada para el seguimiento de la contratación que indica que requiere el cobro de otros daños y perjuicios adicionales, la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones dará audiencia escrita al contratista por tres (3) días hábiles para que externe los alegatos de descargo que estime pertinentes con respecto al incumplimiento que se le atribuye.
2. Vencido el plazo de la audiencia concedida al contratista, la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones otorgará audiencia por tres (3) días hábiles a la Comisión de Seguimiento de la Contratación para que se pronuncie sobre los alegatos del contratista, en caso de que los hubiera, manifestando si mantiene, revoca o varía su requerimiento.
3. Vencido el plazo de la audiencia otorgada a la Comisión de Seguimiento de la Contratación, la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones resolverá, dentro de los siguientes diez (10) días hábiles siguientes determinará si es procedente el cobro de daños y perjuicios adicionales, gestionados la Comisión de Seguimiento de la Contratación, si rechaza el requerimiento o si lo modifica, decisión que notificará al contratista y al administrador del contrato. Queda a criterio de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones si antes somete a consideración de la Unidad Financiera o Asesoría Jurídica, ambas del IFAM, lo relacionado con el cobro.
4. El cobro de daños y perjuicios adicionales, en los términos resueltos por la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, será rebajado de la garantía de cumplimiento rendida por el contratista o de las retenciones de los pagos en caso de que en el proceso se haya previsto alguna retención en los pagos, en caso de que el monto de la garantía de cumplimiento o las retenciones no sea suficiente se procederá a ejecutar el procedimiento en vía judicial.
5. Contra la resolución de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones que acuerde el cobro de daños y perjuicios adicionales, procederán los recursos ordinarios previstos en los artículos 342 y siguientes de Ley General de la Administración Pública, en los plazos allí previstos, sin efecto suspensivo, según se prevé en el artículo 148 de la Ley General de la Administración Pública.

7.        REQUISITOS DEL PROVEEDOR SELECCIONADO DURANTE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

7.1        Obligaciones de seguridad social

El proveedor seleccionado deberá mantener la póliza de riesgos de trabajo durante toda la ejecución contractual acorde con el objeto contractual requerido. Durante la ejecución contractual, le corresponde a la Comisión de Seguimiento verificar que la póliza se encuentre vigente en todo momento por lo que esa Comisión está facultada a solicitar la póliza en cualquier momento, con el fin de verificar que quienes brindan el servicio a la institución se encuentran debidamente incluidos y al día en dicha planilla o póliza. En caso de que se prevenga la actualización de la póliza y el contratista no lo haga, se considerará incumplimiento contractual, todo conforme el debido proceso.

8.        SISTEMA DE EVALUACIÓN DE OFERTAS 

La calificación se realiza utilizando el único factor de evaluación denominado “Oferta económica”, siendo el proveedor seleccionado con la oferta de menor costo, una vez que se determinó por la Comisión de Seguimiento de la contratación, previo a la publicación del pliego de condiciones, quien realizó el análisis técnico de la oferta técnica y económica presentada por el proveedor seleccionado, así como realizar un sondeo o estudio de mercado para determinar que el proveedor seleccionado cumple a cabalidad con el requerimiento técnico de condiciones de admisibilidad y determinaron la idoneidad de ese proveedor, asimismo, analizaron la razonabilidad del precio ofertado con respecto al mercado existente determinando que es la mejor oferta económica, con todo lo anterior, determinaron aplicar la excepción que permite el artículo 3 de la Ley General de Contratación Pública.

9.        COMISION DE SEGUIMIENTO DE CONTRATACION (CSC)

En caso de que el IFAM decida cambiar a los integrantes de la Comisión de Seguimiento de la contratación mencionada en este apartado, tal situación le será comunicada al contratista, por el Administrador del contrato, sin que sea necesario confeccionar un adendum para esos efectos.

En el apartado de condiciones de admisibilidad y condiciones generales se incluyen todos los aspectos que debe considerar el oferente y potencial adjudicatario relacionadas con los requerimientos técnicos, requisitos de admisibilidad, sistema de evaluación y sanciones, entre otros. Además, se incluyen para mejor comprensión en el documento denominado "Apartado de aspectos generales - Procedimiento Excepción 08-01-2025.pdf" y "Apartado Especificaciones Técnicas - Publicidad varios medios excepción.pdf" adjunto al pliego de condiciones.

1.1PRESENTACIÓN DE OFERTAS

1.1.1 Previo a la publicación del pliego de condiciones en la plataforma de SICOP, la Comisión de Seguimiento de la contratación designada conforme el apartado de especificaciones técnicas realizó el análisis técnico de la oferta técnica y económica, así como requerimientos, requisitos de admisibilidad para determinar que el proveedor seleccionado es el idóneo para brindar el objeto de la contratación al amparo del procedimiento especial.

1.1.2 Las ofertas deben ser presentadas en idioma español, el incumplimiento de esta condición dará lugar a la exclusión de la oferta; se aclara que solamente se aceptará en otro idioma, diferente al español, documentos como: manuales, fichas técnicas u otros documentos que desde el pliego de condiciones y se acepten de ese modo.

1.1.3 El proveedor seleccionado podrá incluir en su oferta electrónica información adicional que a su criterio amplíe o aclare datos relevantes, por lo tanto, los documentos adjuntos en la oferta deberán cumplir con lo siguiente: 

1.1.3.1 Formato de documentos adjuntos: El oferente deberá incluir en un solo archivo toda la documentación que respalde su oferta, en estricto orden y con una tabla de contenidos al principio del archivo.

En caso de que la información no pueda incorporarse en un solo documento, el oferente deberá incorporarlos identificando con un nombre claro el contenido del archivo.

En caso de documentos que contengan firmas digitales deberán remitir esos documentos por aparte para efecto de validar esas firmas.

1.1.3.2 Confidencialidad de documentos: Los documentos que adjunte cada proveedor en la oferta deberán incluirse como “públicos”, lo anterior, considerando que el tipo de contratación que nos ocupa no incluye o solicita información que sea de carácter confidencial, por lo tanto, se debe privilegiar el principio de publicidad y transparencia que rige la contratación administrativa. 

En caso de que el oferente indique como confidencial algún documento, en la oferta deberá incluirse los motivos y sustento jurídico para indicar el estado de confidencialidad de cada documento señalado con ese estado, en caso de que no se demuestre desde la apertura de las ofertas se procederá a cambiar el estado del documento a “público”, siendo el procedimiento estipulado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública (LGCP).

1.1.3.3 Documentos firmados digitalmente: Los documentos deberán estar firmados digitalmente, no se aceptarán documentos a los cuales se incorpore una imagen con la firma o documentos escaneados. En caso de que, el pliego de condiciones y términos de la contratación solicite declaraciones juradas y estas se incluyan en un mismo documento cada una deberá contar con la firma digital en cada espacio que se designe para firma del representante o persona competente.

Todos los documentos incluidos en la oferta que cuenten con firma digital serán validados en el sistema de “Central Directo” del Banco Central de Costa Rica en el siguiente enlace:

https://www.centraldirecto.fi.cr/Sitio/FVA_ValidarDocumentoPublico/ValidarDocumentoPublico

Lo anterior, con el fin de garantizar que cada firma cuente con la garantía de integridad, autenticidad y validez en el tiempo, por lo que se recomienda a cada oferente realizar la validación de la firma digital de cada documento antes de incorporarlo en la oferta del SICOP.

1.1.3.4 Certificaciones emitidas por notario público: Las certificaciones emitidas por un notario público firmadas digitalmente, como: personerías jurídicas, poderes especiales, autentificación de firmas, certificación de copias, entre otras, deberán cumplir con los requisitos establecidos en la normativa vigente. Asimismo, en caso de duda por parte del IFAM podrá requerirse al oferente cualquiera de los siguientes aspectos:

1.1.3.4.1 Indique de forma textual el número de entero o transacción con la cual se realizó el pago de especies fiscales, timbres y derechos.

1.1.3.4.2 Indique el notario de forma textual que da fe, mediante afirmación expresa, de que los timbres cancelados solamente se utilizan para esa certificación.

1.1.3.4.3 Adjuntar el comprobante de pago de timbres fiscales en la certificación.

1.1.3.5 Documentación emitida en el extranjero: En caso de que las ofertas incluyan documentación emitida en el extranjero deberán ser corroboradas por la Comisión de Seguimiento de Contratación se encuentren debidamente autentificada por el Departamento de Autenticaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, para dar fe de la legitimidad de las firmas de todos los documentos para que sean admisibles y reconocidos oficialmente en Costa Rica o bien los documentos deberán estar apostillados de manera que no requieran la autentificación por parte del Ministerio, previo a la formalización del pliego de condiciones.

1.1.3.6 Proveedores extranjeros: En caso de ser proveedor seleccionado extranjero, deberá brindar la información relacionada sobre el domicilio legal, el país, la ciudad, número de teléfono, dirección electrónica, y si es el caso, el código postal, domicilio, dentro del territorio de Costa Rica, en donde recibir notificaciones o el medio para ello. Así como brindar la información del origen de los bienes ofrecidos y la dirección de los fabricantes, incluyendo el país, la ciudad y el código postal e indicar en su oferta qué vía de transporte utilizará para el envío de los bienes o suministros (aéreo, marítimo, terrestre), según el tipo de objeto contractual.

Lo anterior, en el entendido de que deberá someterse a los Tribunales y Leyes de Costa Rica, en todo lo concerniente a los trámites del procedimiento licitatorio; la ejecución del contrato y los reclamos por responsabilidad que se derivan del mismo, con renuncia expresa de su jurisdicción.

Todo lo anterior deberá quedar debidamente analizado técnicamente por la Comisión de Seguimiento de la Contratación previo a la formalización de la selección del proveedor en SICOP.

1.1.4 Patente comercial y permiso sanitario: El proveedor seleccionado deberá presentar el comprobante de patente comercial vigente emitido por la correspondiente Municipalidad para autorizar el ejercicio de una actividad comercial y el comprobante del permiso sanitario de funcionamiento vigente desde antes de la apertura de las ofertas y emitido por el Ministerio de Salud, como comprobantes necesarios previo a la formalización del pliego de condiciones en SICOP, los cuales deberán estar vigentes durante todo el proceso de contratación. En caso de ser presentada dicha documentación vigente previo a la formalización del pliego de condiciones y se encuentre en la solicitud de contratación, no será necesario que sea incluido en la oferta.

1.1.5 Registro de proveedores: Todo oferente o subcontratista interesado en participar del procedimiento de contratación deberá rendir una declaración jurada en el Registro de Proveedores que incluya lo requerido en el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública (LGCP), así como el artículo 32 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (RLGCP), lo cual deberá corroborarse previo a la formalización del pliego de condiciones de SICOP.

1.1.6 Capacidad legal de quien firma la oferta: La oferta debe ser firmada por una persona con capacidad legal para ello, al respecto el oferente deberá considerar lo siguiente:

1.1.6.1 En caso de que la oferta sea presentada por personas jurídicas (sea individual o en consorcio) deberá adjuntarse la personería emitida por un notario público o por el Registro Nacional, que evidencia la vigencia de los poderes de quien firma la oferta, la certificación deberá estar vigente al momento de la apertura de las ofertas.

En caso de que la certificación sea emitida por un notario público deberá cumplirse con lo establecido sobre las certificaciones en el punto 1.1.2.4 de estas condiciones.

El adjudicatario, en caso de que la personaría durante el proceso de análisis de ofertas haya vencido, deberá actualizar ese documento.

En caso de que la persona que firma la oferta en SICOP cuente con un poder especial, dicho poder deberá adjuntarse en la oferta haciendo referencia al número del procedimiento de contratación en el cual está participando, así como las actuaciones que pueden realizar en nombre de la empresa oferente, es decir, las capacidades para la cual se otorga ese poder especial.

1.1.6.2 En caso de que la oferta sea presentada por una persona física deberá ser firmada en SICOP por esa persona y de igual forma deberá firmar los documentos adjuntos a la oferta, cuando corresponda.

1.1.6.3 En caso de que la oferta sea presentada por un consorcio incluyendo personas jurídicas, el acuerdo consorcial deberá ser firmado por los representantes legales de cada consorciado, lo cual deberá comprobarse con la presentación de la certificación de personaría que evidencie la capacidad legal para ello, además, deberá indicarse quien será la persona con la capacidad legal para representar el consorcio.

1.1.7 Ofertas en consorcio: De acuerdo con lo estipulado en el artículo 48 de la LGCP, si el proveedor seleccionado es una oferente en consorcio, previo a la publicación del pliego de condiciones, la Comisión de Seguimiento de la Contratación deberá analizar todos los aspectos estipulado en el artículo 129 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (RLGCP), así como indicar la fecha cierta de la creación y formalización del acuerdo consorcial, expresamente indicada, quien se encargará de la facturación y autorización de pagos, para que, en caso de resultar adjudicatario, se deposite a este los pagos respectivos, así como indicar quien cumple con la experiencia requerida, capacidad de las partes, entre otros. 

En el SICOP se debe seleccionar la modalidad de “Oferta en consorcio”, y debe ser firmarla en ese sistema por todos los consorciados o por el representante del consorcio y adjuntar el documento electrónico que contenga el acuerdo consorcial, firmado también digitalmente por todos los consorciados.  En caso de que no se seleccione la “modalidad de oferta en consorcio” no se tomará como valida la participación del proveedor seleccionado y deberá declararse infructuoso el procedimiento. 

Todos los consorciados deben estar debidamente inscritos en el Registro de Proveedores del SICOP, de lo contrario, no se tomará como valida la participación en consorcio.

1.2 OBLIGACIONES DE SEGURIDAD SOCIAL

La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones revisará, en todos los casos y etapas del proceso de contratación, mediante consulta en línea en el sitio web de la Caja Costarricense de Seguro Social (C.C.S.S), el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF), el Sistema de Administración Tributaria Virtual (ATV) del Ministerio de Hacienda y el Sistema de verificaciones e informes digitales del Registro Nacional República de Costa Rica (este último en caso de ofertas de personas jurídicas), el cumplimiento por parte del oferente, subcontratistas o los integrantes del  equipo de trabajo (en caso de que no formen parte de la planilla del proveedor seleccionado) de las obligaciones ante esas instituciones.

Cuando alguno de los sistemas refleje que el proveedor, subcontratista o los integrantes del equipo de trabajo (en caso de que no formen parte de la planilla del proveedor oferente) no se encuentran al día con el pago de las obligaciones con alguna de esas instituciones, deberá el oferente presentar certificación en la cual se acredite lo contrario.

En caso de que aparezca como “Patrono no inscrito” o “estado inactivo” ante la C.C.S.S deberá explicar el motivo por el cual no se encuentra inscrito como patrono, lo anterior de conformidad con el artículo 122, inciso a), del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, 9986, en caso de resultar la justificación insatisfactoria, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la C.C.S.S., provocará la exclusión del concurso y la denuncia ante las autoridades correspondientes de cobro de esa institución.

1.3 SOBRE LA ADJUDICACIÓN

1.3.1 Plazo para adjudicar:

El IFAM cuenta con un plazo máximo para adjudicar, que, de acuerdo con el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública no podrá ser superior al doble del plazo fijado en el pliego de condiciones para la recepción de ofertas. El IFAM se reserva el derecho de prorrogar tal plazo hasta por un periodo igual al de recibir ofertas, acto debidamente motivado, en cuyo caso el oferente estará obligado a prorrogar la vigencia de su oferta, en caso de ser insuficiente. Para lo anterior, se enviará la comunicación correspondiente por medio del SICOP.

1.3.2 Elegibilidad de ofertas:

La elegibilidad de las ofertas está condicionada al grado de ajuste de las aspectos del apartado de aspectos generales y especificaciones técnicas del pliego de condiciones, tanto administrativas, legales y técnicas, es decir, que todos los oferentes y sus respectivas ofertas deberán cumplir los requisitos de admisibilidad, exigidos en el pliego de condiciones, lo estipulado en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, demás legislación vigente para optar por la adjudicación, de manera que cualquier incumplimiento relativo a condiciones o especificaciones significativas del pliego constituyen motivo de descalificación de la oferta.

Por lo anterior es que, el oferente deberá incluir todos datos, información, documentación necesaria para determinar que cumplen con todo lo requerido para lograr realizar el objeto contractual en todos sus extremos.

Respecto a la información, es claro que el IFAM se reserva el derecho de verificar, en cualquier momento, sin previo aviso, y confirmar los datos que, a su juicio, se considere necesario investigar; la falsedad de algún dato o información descalificará inmediatamente la oferta del concurso.

Una vez que se haya determinado cuáles ofertas son admisibles para una eventual adjudicación, se procederá a realizar la comparación de las ofertas, de acuerdo con el sistema de evaluación de las ofertas, señalado en el apartado de especificaciones técnicas adjunto al pliego de condiciones.

1.4 DERECHOS Y PRERROGATIVAS DEL IFAM

Queda a criterio del IFAM durante el plazo de estudio de la oferta, requerir al proveedor seleccionado, las explicaciones y aclaraciones que considere necesarias. El IFAM se reserva el derecho de verificar si la información brindada por el Oferente se ajusta a la realidad.

En la aplicación del principio de eficiencia, el IFAM pedirá subsanar aspectos que considere necesarios, de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley General de Contratación Pública y 134 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública Nº9986.

1.5 RESCISIÓN Y RESOLUCIÓN DEL CONTRATO

La resolución y rescisión contractual se regirá por lo que establece la Ley General de la Contratación Pública, 9986 y su Reglamento, el pliego de condiciones y las cláusulas del contrato.

Algunas de las causas para iniciar el procedimiento de resolución contractual serán las siguientes:

1.5.1 Que suministre al IFAM información o documentación falsa, en cualquier acto de los indicados en el presente pliego de condiciones.

1.5.2 Por transferencia o cesión total o parcial del contrato por parte del contratista, sin la correspondiente autorización escrita del IFAM.

1.5.3 Por quiebra, insolvencia, convocatoria de acreedores, concurso civil o cualquier circunstancia de incapacidad del adjudicado.

1.5.4 Por deficiencias graves y fallas reiteradas que afecten fundamentalmente el normal desarrollo de la contratación.

1.5.5 Por incumplimiento de los requisitos técnicos y especificaciones exigidas en el liego de condiciones.

1.5.6 Todo incumplimiento del contratista a las especificaciones técnicas o comerciales este proceso, se considerará motivo para resolver el contrato, sin perjuicio de que el IFAM denuncie al contratista por otras vías administrativas y/o judiciales, siempre siguiendo el debido proceso.

1.5.7 En caso de contrataciones por demanda de no llegarse a un acuerdo respecto a la solicitud preliminar de una orden de pedido, el rechazo sin justa causa de una orden de pedido, la Comisión de Seguimiento de la contratación podrá analizar proceder con la resolución contractual.

1.6 CRISTERIOS SUSTENTABLES

La responsabilidad social empresarial o corporativa, es la contribución activa y voluntaria al mejoramiento social, económico y ambiental por parte de los proveedores, que, por lo general, tienen como objetivo el generar acciones para mejorar su situación competitiva y valorativa y brindar algún valor agregado a su gestión.

Se pretende que las labores que desarrollan no sólo busquen su crecimiento, sino también que vayan de la mano con la ética, la moral y con el establecimiento de metas compatibles con el desarrollo sostenible de la sociedad costarricense; preservando los recursos ambientales y culturales para las generaciones futuras, respetando la diversidad y promoviendo la reducción de las desigualdades sociales.

A partir de las anteriores consideraciones, lo que el IFAM pretende es que el proveedor seleccionado, haga conciencia de la necesidad latente de respetar tanto la vida humana, como el entorno que le rodea y que busque no sólo su crecimiento individual, sino que apoye al IFAM y la sociedad costarricense en esa labor.

El IFAM considera importante realizar esfuerzos en dicho campo, por lo que el oferente deberá aceptar las declaraciones juradas en el momento en que presenta la oferta a través del Sistema Digital Unificado (SICOP), todo en total apego y respeto de la normativa nacional vigente, que procura que los habitantes del país vivan bajo las mejores condiciones humanas y sociales posibles.

En caso de que en el apartado de especificaciones técnicas del pliego de condiciones se requiera aspectos sobre esta materia específicas el oferente deberá cumplir con lo requerido en ese apartado.

1.7 ACLARACIÓN DE ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones del IFAM será quien tramitará el procedimiento de contratación y proporcionará cualquier información adicional necesaria respecto a las especificaciones y documentación relacionada con esta contratación, previa coordinación con la Unidad Administrativa Solicitante responsable. Las aclaraciones se recibirán en el plazo establecido en el pliego de condiciones de la contratación, por medio del SICOP.  

Los puntos anteriores fueron transcritos del documento incluido en la solicitud de contratación, en caso de requerir el documento mayor facilidad de lectura.

1.8 CÓDIGO DE ÉTICA EN CONTRATACIÓN PÚBLICA

Todos los oferentes y subcontratistas tienen la responsabilidad de cumplir, en todas las etapas del proceso de contratación pública, con lo dispuesto en el Código de Ética en Contratación Pública, comunicado por la Autoridad de Contratación Pública como ente rector en esa materia, conforme la normativa vigente; publicado en la página del Ministerio de Hacienda; dicho código busca guiar a todos los involucrados en el proceso de compras públicas para asegurar una gestión honesta, íntegra y transparente de los fondos públicos.