Adquisición de artículos promocionales institucionales (toldos y jackets impermeables)

1. REQUISITOS LEGALES:

De acuerdo con el documento GJU-G-001 Requerimientos Legales para el Pliego de Condiciones, con el fin de cumplir con la normativa legal vigente, se comprobará con la presentación de toda la documentación indicada en el anexo.

 

1. EXPERIENCIA:

El oferente deberá acreditar una experiencia mínima de tres (3) años en la fabricación, distribución, comercialización o suministro de artículos promocionales, prendas institucionales, uniformes, jackets impermeables o toldos.

Como parte de dicha experiencia, deberá demostrar que durante ese período ha ejecutado contratos, órdenes de compra o suministros de bienes similares al objeto contractual, alcanzando un volumen acumulado mínimo de cien (100) jackets impermeables y tres (3) toldos.

Para efectos de este requisito, se entenderá por volumen acumulado la suma de las cantidades acreditadas mediante uno o varios contratos, órdenes de compra, o documentos equivalentes que demuestren la entrega satisfactoria de los bienes.

La acreditación de esta experiencia tendrá como finalidad verificar que el oferente cuenta con la capacidad técnica, logística y operativa necesaria para atender adecuadamente las necesidades de la presente contratación.

 

La experiencia será verificada por medio de alguna de las siguientes 3 opciones:

1. Cartas o certificaciones emitidas por clientes, las cuales deberán contener, como mínimo, la siguiente información:

• Nombre del contacto administrador de contrato:
• Número de teléfono:
• Correo electrónico:
• Descripción del bien.
• Unidades adquiridas

 

1. Expediente digital en SICOP, este aplica únicamente si en el expediente de SICOP se logra corroborar la información necesaria, siempre y cuando el expediente este completo, el oferente deberá indicar el número de procedimiento.
2. Ordenes de compra si las ventas fueron para la ESPH, se deberá de indicar los números de Órdenes de Compra, los cuales se revisarán de forma individual para aplicarlos como experiencia válida, siempre y cuando el análisis interno así lo amerite y se pueda demostrar.
3. El oferente deberá presentar, junto con su oferta, la ficha técnica del bien ofertado, emitida por el fabricante o distribuidor autorizado.

La ficha técnica podrá presentarse en idioma español o en su idioma original acompañada de una traducción simple al español. La Administración podrá solicitar una traducción oficial únicamente cuando resulte indispensable para aclarar aspectos técnicos o legales relevantes para la evaluación de la oferta.

La ficha técnica deberá contener, como mínimo, las características, especificaciones y demás información necesaria para verificar el cumplimiento de los requerimientos técnicos establecidos en el presente procedimiento de contratación.

 

Nota: En caso de que se considere necesario la ESPH podrá solicitar mediante correo a la verificación o cualquier aclaración de la información, se otorgará un máximo de 3 días hábiles para obtener respuesta, en caso de no poder corroborar la información se descartará la información.

 

Nota: Toda la documentación técnica, administrativa, legal y financiera presentada por el oferente deberá estar redactada en idioma español. En caso de que algún documento original esté en otro idioma, deberá acompañarse de su respectiva traducción oficial al español, realizada por un traductor autorizado. La falta de cumplimiento con este requisito podrá ser motivo de inadmisión de la oferta.

1. CONDICIONES ESPECIFICAS DEL BIEN O SERVICIO

 

PARTIDA	ITEM	CÓDIGO CLASIFICACIÓN DE SICOP	CÓDIGO IDENTIFICACIÓN DE SICOP	DESCRIPCIÓN BIEN/SERVICIO	CANTIDAD	GARANTÍA del bien o servicio	TIEMPO DE ENTREGA
1	1	53101899	92180090	JACKET  IMPERMEABLE, TELA SHELL DRYVENT 2,5 l  IMPERMEABLE, TRANSPIRABLE Y SELLADO POR CADA COSTURA , 100% PRUEBA VIENTO, CAPUCHA AJUSTABLE, VENTILACIÓN TIPO PIT-ZIP, BOLSILLOS CUBIERTOS CON CREMALLERA	320	12 MESES	30 DÍAS HABILES
2	2	30241704	92245016	TOLDO (MANTEADO )   100 % POLIESTER 3m ANCHO X 3 m LARGO ARMAZON EN ACERO,  RESISTENCIA A LOS RAYOS ULTRAVIOLETA  AL AGUA  ( IMPERMEABLE) AJUSTADORES DE FACIL LIBERACION CON ESTACAS  PARA MAYOR SEGURIDAD	3	12 MESES	30 DÍAS HABILES

 

 

• DESCRIPCIÓN:

 

Especificaciones Técnicas - Jacket Impermeable

 

La jacket deberá cumplir con las siguientes características:

 

• Deberá ser impermeable, contraviento y transpirable de dos capas.
• La jacket o chaqueta acolchada deberá contar con cintas de costura de alta calidad y seguras para el medio ambiente.
• La cinta de costura deberá ser impermeable de películas termoplásticas tipo Bemis o superior.
• La jacket acolchada deberá aislar el aire frío y retener el calor; la parte externa debe repeler el agua.
• La jacket o chaqueta debe ser acolchada con relleno de algodón.
• Debe contar con dos bolsillos frontales con cremalleras.
• El forro interno debe ser de contraste.
• Debe ser ligera.
• Debe contar con material reflectante color plata, tal y como se muestra en la propuesta de diseño, ya que se utilizará en trabajos en vía pública.

 

Confección

• Colores externos: gris con interno negro, o azul marino o rey con interno cian.
• Logos ubicados según propuesta de diseño.
• Los logos deberán ser bordados.
• El logo ESPH deberá tener una altura de 2 cm.
• Adicionalmente, deberá incluir el bordado “DISTRIBUCIÓN ENERGIA” en el lado derecho.

 

Tallas y etiquetado

• La jacket deberá estar identificada con la marca del fabricante y la respectiva talla en la etiqueta correspondiente.
• Deberá confeccionarse en tallas S, M, L, XL, XXL y XXXL, según detalle de la compra y con patronaje ajustado al tallaje que se realizará una vez adjudicada la compra.

Empaque

• El empaque será en bolsas plásticas individuales.
• La etiqueta de la talla de la prenda deberá ser visible en el empaque.

 

El oferente deberá presentar, junto con la ficha técnica, una propuesta gráfica o diseño ilustrativo de la prenda ofertada, en formato de imagen, en el cual se muestre claramente la distribución y ubicación de los logotipos, distintivos, elementos de identificación y cinta reflectiva que serán incorporados y el tipo de jacket. El diseño deberá permitir verificar visualmente la posición, cantidad y dimensiones aproximadas de dichos elementos en la prenda ofertada.

 

 

Especificaciones Técnicas – Toldo

 

• Toldo de alta visibilidad confeccionado en poliéster con protección 100% UV.
• Debe cumplir con el código de incendios CPAI 84.
• Debe ser resistente al agua y al fuego.
• El marco deberá ser de acero, liviano y de fácil transporte.
• No deberá requerir herramientas para su instalación.
• Debe facilitar una instalación rápida.
• Debe contar con almohadillas en las patas a prueba de óxido para brindar una mayor estabilidad en el suelo.
• Debe contar con ajuste de patas mediante pasador de tracción para facilitar el ajuste de altura y la capacidad de nivelación.
• Debe contar con diseño de techo de armadura completo.
• Debe incluir bolso para almacenamiento.

 

Dimensiones y peso

 

• Dimensiones: 10 pies x 10 pies (3,04 m x 3,04 m).
• Altura total: 11 pies (3,35 m).
• Peso: 53 libras (24 kg). (Te recomiendo revisar este dato, ya que 53 libras equivalen aproximadamente a 24 kg, no a 54 kg).

 

 

 

• METODOLOGIA DE EJECUCION

 

Verificación de la calidad (Sistemas de control de calidad):

 

1. La Administración verificará la conformidad técnica, cantidad y calidad de los bienes entregados, pudiendo rechazar total o parcialmente aquellos que no cumplan con las especificaciones técnicas establecidas, sin responsabilidad de pago hasta que se subsane el incumplimiento.

 

1. Se realizarán inspecciones visuales y documentales al momento de la entrega, con el fin de verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas, tallas, dimensiones, materiales, acabados, bordados, rotulación, cantidades y demás requisitos establecidos en el pliego de condiciones.

 

1. La Administración podrá realizar revisiones por muestreo sobre los bienes entregados, seleccionando unidades al azar del lote suministrado para verificar sus características físicas y de calidad. En caso de detectarse incumplimientos, podrá rechazarse parcial o totalmente el lote entregado.

 

1. La Administración podrá rechazar total o parcialmente cualquier bien que presente defectos de fabricación, daño físico, incumplimiento de las especificaciones técnicas, diferencias en las cantidades solicitadas, errores en los bordados o logotipos, o incumplimiento de los requisitos documentales establecidos.

 

1. En caso de rechazo, el contratista deberá sustituir o corregir los bienes no conformes en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la notificación realizada por la Administración.

 

1. Los bienes deberán entregarse debidamente empacados, identificados y protegidos para evitar daños durante el transporte y almacenamiento. Las jackets deberán entregarse en bolsas plásticas individuales con identificación visible de la talla correspondiente.

 

 

Garantía: 

Durante el plazo de la garantía al adjudicatario deberá seguir el siguiente proceso:   

1. Para la atención de garantías, el adjudicatario deberá proporcionar un medio de contacto oficial (teléfono y/o correo electrónico) para el reporte de incidentes, consultas o reclamos relacionados con los bienes suministrados. Una vez recibido el reporte, deberá confirmar su recepción en un plazo máximo de dos (2) días hábiles.
2. El adjudicatario contará con un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para realizar el diagnóstico y evaluación del defecto reportado y determinar la procedencia de la garantía.
3. Cuando corresponda la aplicación de la garantía, el adjudicatario deberá reparar, corregir o sustituir el bien defectuoso en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la comunicación del resultado de la evaluación, salvo causa debidamente justificada y aceptada por la Administración.
4. Todos los gastos asociados a la atención de la garantía, incluyendo transporte, retiro, entrega, sustitución, reparación, materiales y cualquier otro recurso requerido, serán asumidos por el adjudicatario.
5. El adjudicatario deberá reparar, corregir o sustituir, sin costo adicional para la Administración, cualquier bien que presente defectos atribuibles a fallas de fabricación, materiales, confección, acabados, costuras, bordados, estructuras, componentes o cualquier otra condición que afecte su correcto funcionamiento o vida útil.

 

Causas de resolución contractual:

La Administración podrá gestionar la resolución contractual en los siguientes casos:

 

1. Cuando el contratista incumpla los plazos de entrega en tres (3) ocasiones consecutivas o en cinco (5) ocasiones durante la vigencia del contrato.
2. Cuando el contratista entregue bienes que no cumplan con las especificaciones técnicas o los estándares de calidad establecidos en el pliego de condiciones, o presente productos defectuosos o no conformes, debidamente demostrados mediante informe técnico de la Administración, en tres (3) ocasiones durante la vigencia del contrato.
3. Cuando, una vez aplicada la garantía, el contratista no sustituya, repare o corrija los bienes defectuosos dentro de los plazos establecidos por la Administración.
4. Cuando el contratista se niegue injustificadamente a atender una solicitud de garantía o reposición de bienes no conformes.

 

Reglas para excluir un producto:

 

1. Cuando el fabricante descontinúe oficialmente el producto y el contratista aporte documentación emitida por el fabricante que acredite dicha condición, siempre que no exista un producto sustituto que cumpla con las características técnicas y funcionales requeridas por la Administración.
2. Cuando el bien presente defectos de fabricación, fallas recurrentes o un desempeño deficiente debidamente comprobado mediante informe técnico de la Administración, en tres (3) o más ocasiones durante el período de garantía, sin que el contratista logre corregir la situación de manera definitiva.

Obligaciones del contratista: Todo de acuerdo con el artículo 14 de la LGCP y 238 del RLGCP.

1. a) El contratista deberá conocer y cumplir con los lineamientos institucionales contenidos en los anexos SEM-CM-F-012 Guía para la Identificación de Riesgos y Aspectos Ambientales, SEM-CM-I-002 Relación con Proveedores y Contratistas del SGI y SEM-SS-F-004 Reporte de Observaciones.
2. b) Atender y corregir, sin costo adicional para la Administración, cualquier defecto, vicio o incumplimiento detectado durante el período de garantía.
3. c) Garantizar que los bienes entregados sean nuevos, originales, libres de defectos y aptos para el uso requerido por la Administración.
4. d) Mantener al día sus obligaciones patronales y de seguridad social durante la ejecución contractual, cuando corresponda.
5. e) Garantizar el cumplimiento de las disposiciones sobre subcontratación establecidas en la Ley General de Contratación Pública N.° 9986 y su Reglamento, en caso de que recurra a esta figura.
6. f) Designar un responsable y un suplente como canales oficiales de comunicación entre el contratista y la ESPH.
7. g) Presentar para aprobación de la Administración los diseños definitivos, colores, bordados, logotipos, textos y demás elementos de identificación institucional previo al inicio de la fabricación de los bienes.
8. h) Entregar los bienes debidamente empacados, identificados y protegidos para evitar daños durante su transporte, almacenamiento y manipulación.
9. i) Las jackets deberán entregarse empacadas individualmente e identificadas con la talla correspondiente.
10. j) Asumir todos los costos asociados al transporte, carga, descarga, sustitución por defectos y demás gastos requeridos para la correcta entrega de los bienes.
11. k) Sustituir, reparar o corregir, sin costo adicional para la Administración y dentro de los plazos establecidos contractualmente, cualquier bien rechazado por incumplimiento de las especificaciones técnicas o por defectos de fabricación.
12. l) Cuando se oferten bienes equivalentes a los indicados como referencia en las especificaciones técnicas, el contratista deberá demostrar que estos cumplen o superan las características de calidad, desempeño y funcionalidad requeridas por la Administración.

 

Vigencia del contrato: Cuatro (2) años, con posibilidad de hasta dos (2) prórrogas sucesivas, de conformidad con la normativa vigente y previa valoración de la Administración.

Vigencia de la oferta: 30 días naturales.

Entrega de bienes / servicios:

Almacén de la ESPH, S.A. (Heredia, San Rafael, San Josecito, de la iglesia católica 300m Norte, 400m Oeste) en un horario de atención a proveedores de lunes a jueves de 7:00am a 4:00pm y viernes de 7:00am a 2:00pm.

Es requisito para la entrega de los materiales cumplir con los lineamientos establecidos para la generación de los códigos de barras y etiquetado de cada producto para recibir la compra en nuestro Almacén de forma satisfactoria, para más información por favor acceder a la dirección:

https://www.esph-sa.com/proveedores/administracion-de-contratos-y-gestion-de-compras

La ESPH se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente cada uno de estos ítems.

El oferente adjudicado previo a la entrega de los bienes deberá gestionar ante la Plataforma de Compras SICOP la Solicitud de Recepción dirigida al Administrador del Contrato correspondiente.

Es requisito indispensable para la entrega de bienes presentar la copia impresa de la orden de pedido o del contrato cuando se trate de una compra bajo la modalidad de cantidad definida.

Pago: La ESPH realiza el pago a 30 días naturales, desde la presentación de la factura. El administrador de contrato podrá determinar pagos a plazos inferiores al establecido, siempre y cuando aporte una justificación técnica de los beneficios a la ESPH.

Todo trámite de pago deberá realizarse a través de la Plataforma de Compras SICOP, cualquier factura emitida antes de dicho trámite deberá ser anulada y emitida nuevamente.

Plazo de entrega: Todo de acuerdo con los artículos 40 de la LGCP y 96 del RLGCP. La información se detalla en el apartado No.3 de este documento “CONDICIONES ESPECIFICAS”.

Desempate: Todo de acuerdo con el artículo 97 RLGCP. En caso de que se presente un empate se convocará a los oferentes cuya propuesta tenga la misma puntuación a un sorteo público, el cual se realizará en el lugar, fecha y hora que defina la Administración, utilizando para ello los dados, monedas o cualquier otro sistema que cumpla con el principio de transparencia.

De todo ello se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento y posteriormente se adoptará el acto de adjudicación, todo lo anterior deberá constar en el Sistema Digital Unificado.

Mejora de Precios: No.

Precio: Todo de acuerdo con el artículo 98 y 104 RLGCP. El precio deberá ser cierto, definitivo y deberá incluir el impuesto de venta del valor agregado.

Bandas de tolerancia: De conformidad con lo dispuesto en los artículos 34 de la Ley General de Contratación Pública (LGCP) y 44 de su Reglamento (RLGCP), la Administración ha realizado los estudios de mercado correspondientes durante la fase de planificación, a partir de los cuales se ha determinado un precio de referencia para cada ítem.

Con base en dicho análisis, se establece desde el presente pliego una banda de tolerancia de ±30% respecto al precio de referencia definido, la cual será utilizada como parámetro para la verificación de la razonabilidad de las ofertas económicas presentadas.

Desglose del precio: Todo de acuerdo con el artículo 102 RLGCP. El oferente debe indicar el precio de cada ítem (línea) de forma unitaria, total, incluyendo el impuesto al valor agregado, costos indirectos y utilidad.

		Totales		Unitarios
Componente		Monto	Porcentaje	Monto	Porcentaje	Índice de precios asociado	Fuente
Costo directo de MO	CD m
Costo directo de Insumos	CD i
Costo indirecto de MO	CI m
Costo indirecto de Insumos	CI i
Imprevistos
Utilidad
Sub Total
IVA	13%
Total IVAI

 

Presupuesto detallado: Se adjunta propuesta de presupuesto (LOG-PR-F-011 Presupuesto Detallado), que deberá ser adaptado en caso proceso de contratación) que deberá ser adaptado en caso proceso de contratación. Todo de acuerdo con el artículo 103 RLGCP.

Reajuste de Precios: En los contratos en los que procede la aplicación del reajuste o revisión de precios, de conformidad con lo regulado en los artículos 107, 108 y 109 del presente Reglamento.

Se utilizará la siguiente fórmula matemática de reajuste de precios en contratos de obra pública y bienes y servicios: Ver fórmula en Pliego de Condiciones, pág. 11

Descuentos: Todo de conformidad con el artículo 41 de la LGCP.

Contrato: (Se debe indicar una de las opciones)

☐Requiere firma del Contratista

☒No requiere firma del Contratista

Contenido Presupuestario:

   (x) Autorización de Compra.

* ( ) Certificación con Visto Bueno de la Gerencia (aplica en casos de que se inicie el procedimiento sin disponer de recursos presupuestarios).

* Se advierte a los interesados en participar que se ha iniciado el presente procedimiento de contratación sin disponer de los recursos presupuestarios, pero con la debida autorización conforme al artículo 38 de la LGCP, por lo cual la ESPH, S.A. no emitirá adjudicación hasta que cuente con el presupuesto suficiente, disponible y debidamente aprobado.